LE COMITÉ PERMANENT DU RÈGLEMENT, DE LA PROCÉDURE ET DES DROITS DU PARLEMENT
TÉMOIGNAGES
OTTAWA, le mardi 14 juin 2022
Le Comité permanent du Règlement, de la procédure et des droits du Parlement se réunit aujourd’hui, à 9 h 2 (HE), en séance publique, avec vidéoconférence, conformément à l’article 12-7(2)a) du Règlement, pour étudier des amendements possibles au Règlement; et à huis clos, pour l’étude d’un projet d’ordre du jour (travaux futurs).
La sénatrice Diane Bellemare (présidente) occupe le fauteuil.
[Français]
La présidente : Bonjour à tous. Il s’agit d’une première pour moi qui préside le Comité du Règlement, de la procédure et des droits du Parlement à partir de la salle B30.
Aujourd’hui, nous avons autour de la table la sénatrice Lankin, de l’Ontario, la sénatrice Deacon, de l’Ontario, ainsi que le sénateur Boisvenu, du Québec. La sénatrice Ringuette, du Nouveau-Brunswick, le sénateur Wells, de Terre-Neuve-et-Labrador, la sénatrice Busson, de la Colombie-Britannique, la sénatrice Batters, de la Saskatchewan et la sénatrice Saint-Germain, du Québec, participent à la réunion en ligne.
Puisque l’ordre du jour est assez chargé et que nous devrons terminer à 11 heures tout juste, nous allons commencer à l’instant. L’ordre du jour de la réunion d’aujourd’hui se compose de deux parties. Tout d’abord, nous passerons à travers la liste des modifications au Règlement suggérées par l’Administration du Sénat. On nous demande de revoir certains règlements qui, comme vous le constaterez, ne sont pas vraiment contentieux.
La dernière demi-heure de cette séance sera consacrée à une discussion au sujet des comités, de leur mandat et de leur structure. Nous traiterons de certaines propositions afin de nous préparer à travailler durant l’été.
Sans plus tarder, passons à la première partie de l’ordre du jour. Nous recevons aujourd’hui Gérald Lafrenière, greffier du Sénat et greffier des Parlements intérimaire, et Till Heyde, greffier adjoint. Ils sont accompagnés d’Adam Thompson, qui pourra répondre à nos questions si nécessaire.
Vous avez reçu, dans les deux langues officielles, la liste complète des suggestions de modifications au Règlement. Étant donné qu’il y en a 22, nous n’examinerons pas toutes les suggestions de modifications aujourd’hui, mais commençons tout de même avec le premier point du document.
[Traduction]
Il s’agit de l’article 2-8c) sur l’interdiction de fumer. Je vais lire les paragraphes que vous avez sous les yeux avant de vous demander si vous approuvez les modifications. Si ce n’est pas clair, nous demanderons aux greffiers de nous fournir quelques précisions sur chacune d’entre elles. Ici, on lit :
Cet article interdit de fumer au cours d’une séance du Sénat. Compte tenu de la Loi sur la santé des non-fumeurs, d’abord adoptée en 1988, en vertu de laquelle il est interdit de fumer dans les espaces de travail fédéraux, cet article est désuet et pourrait être supprimé.
[Français]
Est-ce que le comité est d’accord avec la suppression de cette règle? Oui? Nous allons supprimer cet élément. Passons maintenant au point no 2.
[Traduction]
Le deuxième point a trait à l’article 5-1, qui porte sur les préavis d’interpellation :
Cet article renvoie au sénateur qui souhaite « faire une interpellation ». En anglais, le libellé « raise an inquiry » semble étrange. Le comité souhaitera peut-être modifier cette formulation pour l’harmoniser avec le libellé utilisé dans l’article 6-12(1), dans lequel l’expression « initiate an inquiry » est utilisée. La version française n’aurait pas à être modifiée.
[Français]
Êtes-vous d’accord pour modifier ce verbe dans la version anglaise? Je vois que personne ne s’y objecte; c’est donc adopté.
[Traduction]
Le troisième point à notre ordre du jour est l’article 5-5 sur les préavis en vue de l’étude d’un message des Communes :
Bien que l’article 5-7h) permette qu’une motion ayant pour objet l’étude d’amendements apportés par les Communes à un projet de loi d’intérêt public puisse être présentée immédiatement ou à une date ultérieure, sans préavis, nous recevons souvent des questions à propos des exigences de préavis pour l’étude d’autres messages des Communes, — par. ex., pour la mise sur pied d’un comité mixte spécial. Cette question est couverte par l’article 5-5, qui prévoit un préavis d’un jour comme période de préavis par défaut. Toutefois, par souci de clarté, le comité pourrait envisager d’ajouter les messages des Communes qui ne sont pas liés aux amendements apportés aux projets de loi d’intérêt public à la liste des affaires qui exigent un préavis d’une journée.
[Français]
Cette question est couverte par l’article 5-5 du Règlement, qui prévoit un préavis d’une journée comme période de préavis par défaut. Toutefois, par souci de clarté, le comité pourrait envisager d’ajouter les messages de la Chambre des communes qui ne sont pas liés aux amendements apportés aux projets de loi d’intérêt public à la liste des affaires qui exigent un préavis d’une journée.
Êtes-vous d’accord avec cette suggestion ou avez-vous des questions pour les greffiers? J’ai une question qui s’adresse à M. Lafrenière. Vous dites que vous recevez des questions à propos des exigences de préavis, mais est-ce que c’est fréquent?
Gérald Lafrenière, greffier du Sénat et greffier des Parlements intérimaire, dirigeant principal des services législatifs, Sénat du Canada : L’enjeu, c’est que, dans une des règles, il est fait mention des messages de la Chambre des communes, alors que dans l’autre on ne les mentionne pas, ce qui porte à confusion. Pour ce qui est du nombre de demandes que nous recevons, je crois que M. Heyde serait plus en mesure de répondre à votre question.
Till Heyde, greffier adjoint, Bureau de la procédure et des travaux de la Chambre, Sénat du Canada : Effectivement, je dirais que presque chaque fois que nous recevons un message de la Chambre des communes qui ne porte pas sur un projet de loi, nous avons des questions de la part de gens qui veulent obtenir des précisions, et cela nécessite certaines étapes.
Les gens pensent à la disposition que contient l’article 5-7 qui est explicite, donc on peut l’étudier sur-le-champ sans consentement. Cependant, dans cette situation, on doit leur expliquer qu’on parle uniquement des messages qui portent sur des projets de loi. Pour les messages qui ne portent pas sur des projets de loi, il faut se référer à la disposition par défaut, qui est l’article 5-5 et qui nécessite un jour de préavis.
Dans cette situation, on est souvent pressé, les gens cherchent des informations et vont se tourner vers l’article 5-7, mais il faut leur expliquer que cela tombe plutôt sous l’article 5-5.
C’est une petite modification qui nous permettrait d’avoir un point d’ancrage pour conseiller d’aller plutôt vers l’article 5-5 k), par exemple; ce serait plus clair.
[Traduction]
La présidente : Je comprends tout à fait que vous veuillez modifier l’article par souci de clarté. Je crois que cela va de soi. Avez-vous d’autres questions? Les membres du comité ont-ils des questions? S’il n’y en a pas, j’imagine qu’il n’y a pas d’objections et que nous approuvons la modification.
Le prochain point est l’article 10-3, sur le dépôt, la première lecture et l’impression de projets de loi :
Cet article prévoit qu’un projet de loi est imprimé immédiatement après la première lecture. Nous recommandons de remplacer « imprimé » par « publié », afin de tenir compte du fait que les projets de loi ne sont pas toujours imprimés en format papier, mais qu’ils sont plutôt publiés en format électronique.
[Français]
Y a-t-il des objections ou des questions? Alors, c’est tout à fait sensé. C’est adopté. Par contre, on va devoir l’expliquer un peu, tout de même.
Passons maintenant au point no 5 : Article 9-10 – Jour et heure des votes reportés. Puisque c’est assez long, vous pourriez plutôt nous résumer ce point en anglais et en français, messieurs les greffiers.
M. Lafrenière : Je pense que ce qu’on peut retenir de cette règle, c’est que lorsqu’il y a des votes qui sont reportés à une autre journée, le vote est prévu à 17 h 30.
[Traduction]
Essentiellement, les votes reportés le sont jusqu’à 17 h 30 le jour de séance suivant. Ce qui pose problème, c’est que les séances du Sénat ne commencent qu’à 18 heures le lundi; il y a donc dès lors une incohérence entre le Règlement et les heures de séance du Sénat.
La pratique établie, énoncée par le Président dans le paragraphe, veut que, lorsque c’est le cas, le vote ait lieu au début de l’ordre du jour de cette séance. Ici encore, l’enjeu est qu’il y a souvent des questions à savoir quand le vote aura lieu et quand les sénateurs doivent être présents. Nous croyons qu’il serait utile de clarifier dans le Règlement quelles règles s’appliquent quand le Sénat siège après 17 h 30.
L’enjeu avec le vendredi, je le répète, est que le Sénat lève souvent la séance à 16 heures, ce qui correspond à l’heure d’ajournement. S’il devait un jour y avoir un vote à 17 h 30, le Règlement dans sa forme actuelle n’énonce pas clairement ce qui se produirait. Le Sénat suspendrait-il la séance pendant une heure et demie jusqu’à 17 h 30? D’autres règles interviendraient-elles? L’objectif vise à apporter un peu de clarté.
Le vendredi, le vote est normalement reporté à nouveau jusqu’à la séance suivante. Le problème ne se pose donc pas souvent, mais s’il devait un jour ne pas y avoir de report supplémentaire, une petite incohérence ou à tout le moins un manque de clarté entourerait le déroulement du vote.
La présidente : Si je comprends bien, il faudrait envisager de modifier le Règlement.
La sénatrice Batters : Merci beaucoup. Ma première question porte sur la façon dont les scénarios sont décrits dans le document fourni. Il aborde les votes le vendredi et indique que l’heure fixée pour la levée de la séance le vendredi est 16 heures. Si les votes étaient reportés par défaut jusqu’à 17 h 30, il y aurait un décalage théorique d’une heure et demie. Le texte donne deux options, soit de prévoir explicitement la suspension de la séance à 16 heures jusqu’à l’heure du vote — pendant une heure et demie —, soit de prévoir que la sonnerie se fasse entendre à 16 heures.
Par rapport à cette deuxième option, proposez-vous que la sonnerie se fasse entendre pendant une heure et demie ou pendant 15 minutes pour ainsi voter à 16 h 15? J’aimerais qu’on m’éclaire.
Vous mentionnez la possibilité que les votes aient lieu à la fin de l’ordre du jour; pouvez-vous nous indiquer à quel moment cela correspondrait dans le programme actuel? Je sais qu’on ne peut toujours prévoir le déroulement des séances, mais, simplement pour avoir une idée, environ combien de temps après le début de la séance les votes auraient-ils lieu?
M. Heyde : Merci beaucoup, sénatrice Batters. Ce ne sont là que des suggestions pour combler le décalage. Comme le greffier l’a expliqué, ce scénario survient très rarement le vendredi, mais quand 16 heures sonnent le vendredi, le Sénat lève automatiquement la séance, comme le prévoit le Règlement. Si un vote était reporté à un vendredi donné, le Sénat suspendrait-il sa séance?
La sénatrice Batters : Vous avez dit dimanche.
M. Heyde : Toutes mes excuses. Je pensais à la fin de la semaine. Normalement, le Sénat lève automatiquement la séance à 16 heures le vendredi. Si un vote était reporté jusqu’à 17 h 30, que se passerait-il entretemps? L’une des deux approches que nous avons élaborées pour votre examen — et il pourrait y en avoir d’autres — expliciterait que, à 16 heures, la séance serait suspendue pendant une heure et quart et que la sonnerie se ferait entendre à 17 h 15; pour un vote reporté, la sonnerie se fait toujours entendre pendant 15 minutes.
La deuxième suggestion prévoirait d’éviter cette suspension d’une heure et quart; à 16 heures, la sonnerie se ferait tout simplement entendre pendant 15 minutes et le vote aurait lieu à 16 h 15. Dans cette deuxième suggestion, sénatrice Batters, je crois que le greffier entrevoyait toujours une sonnerie de 15 minutes, la durée par défaut, pour que le vote se déroule à 16 h 15. Ainsi, une fois le vote terminé, il ne serait pas nécessaire de patienter jusqu’à 17 h 15, ce qui se produirait normalement un vendredi.
Y a-t-il d’autres questions à ce sujet?
La sénatrice Batters : Pouvez-vous expliquer la question de l’ordre du jour et l’option qui s’offrirait à nous dans ce cas?
M. Heyde : Comme le greffier l’a expliqué, ce scénario s’est produit un lundi, quand la séance du Sénat commence habituellement à 18 heures. La situation est survenue en 2014. À l’époque, le Président Nolin a indiqué qu’il y avait un conflit d’horaire et que le vote aurait lieu au début de l’ordre du jour. En règle générale, les premiers travaux avant l’ordre du jour — les déclarations de sénateurs, les affaires courantes et la période des questions — durent environ une heure. Dans ce cas, l’ordre du jour commencerait aux environs de 19 heures, si la séance du Sénat avait commencé à 18 heures.
Comme vous l’avez décrit, sénatrice Batters, c’est une indication très approximative. Si on écourtait la période des questions, le délai s’en verrait écourté; et si on prolongeait les affaires courantes, le délai s’en verrait prolongé. On peut donc estimer de façon très approximative que le vote aurait lieu une heure après le début de la séance.
La sénatrice Batters : Pourquoi écourterait-on la période des questions?
M. Heyde : C’est très rare, mais c’est possible, en principe.
Le sénateur Wells : Je pense qu’une telle chose devrait être liée à un point inscrit au Feuilleton, comme au début de l’ordre du jour, ou alors juste après le dernier point inscrit au Feuilleton. Voici ce que je propose aux fins d’efficacité.
La sénatrice Ringuette : Je suis d’accord avec ce que le sénateur Wells vient de dire. Nous comprenons la situation et nous nous sommes accommodés des votes à 17 h 30 qui ont souvent perturbé les travaux de comités. Serait-il possible, monsieur Heyde, que les votes différés aient régulièrement lieu après des cloches de 30 minutes suivant la période de questions? La période de questions a lieu chaque jour de séance; ne réglerions-nous pas le problème si les votes différés avaient lieu juste après la période de questions?
M. Heyde : Notre approche visait à minimiser les changements apportés au Règlement et à nous baser sur les précédents qui remontent à 2014, madame la sénatrice. Le problème se posait particulièrement avec les séances du lundi, alors nous n’avons pas analysé la situation du point de vue que vous avez soulevé, c’est-à-dire que nous n’avons pas envisagé de changer tout le système de cloches, ce qui permettrait de s’attaquer au problème des séances du lundi et du vendredi. Nous pouvons certainement examiner cette question.
D’ordinaire, les cloches retentissent pendant 15 minutes pour un vote différé, mais c’est parce qu’il y a un délai fixe. Il pourrait y avoir une certaine variabilité — disons 30 minutes. Je ne vois pas pourquoi ce serait impossible. Nous aurions ainsi un délai fixe cohérent. Comme la sénatrice Batters et vous l’avez dit, la période de questions a lieu au début de la séance, et elle a toujours lieu, donc ce genre de situation va se produire. Nous pouvons certainement examiner cette question. Nous avions simplement décidé d’adopter une approche minimaliste basée sur les précédents. Cela irait un peu au-delà de notre approche initiale, mais cela permettrait certainement de résoudre le problème des lundis et des vendredis.
La sénatrice Ringuette : Cela réglerait le problème des lundis et des vendredis. Je pense aussi que cela nous permettrait d’avoir une certaine cohérence. Nous aurions la même mesure chaque jour de séance, plutôt que d’avoir une mesure distincte pour les lundis et les vendredis et une autre pour les mardis, mercredis et jeudis.
Cela réglerait le problème pour tous les jours de séance. Nous aurions une approche cohérente.
M. Heyde : J’aimerais ajouter une chose qui n’est pas directement liée à cette question. Comme vous le savez, les mercredis, le Sénat a souvent l’ordre d’ajourner ses travaux à 16 heures. J’aimerais rappeler une chose aux sénateurs — et je pense que c’est un peu lié à votre question, sénatrice Ringuette —, et c’est que, par défaut, même si le Sénat ajourne ses travaux à 16 heures, nous avons tout de même des cloches à 17 h 30, ce qui perturberait grandement les travaux des comités, même s’ils ont le pouvoir de se réunir. C’est donc une chose que vous désirerez peut-être garder à l’esprit. Lorsque nous adoptons des motions prévoyant l’ajournement du Sénat à 16 heures, le fait d’avoir une disposition les mercredis stipulant que les cloches pour le vote différé — si nous n’avons pas le système que vous avez décrit, sénatrice Ringuette — commencent à 16 heures signifie qu’il y aura un vote. Les cloches finissent de sonner à 16 h15, et le vote se termine vers 16 h 25, ce qui permet d’éviter de perturber les travaux des comités.
Nous avons fait cela récemment. Je ne sais pas si c’était pendant la dernière session ou celle d’avant, mais c’est quelque chose à garder à l’esprit.
La sénatrice Ringuette : Vous venez de décrire un scénario différent. J’aimerais que nous visions la cohérence, et que tous les sénateurs sachent qu’il y a des cloches de 15 minutes après la période de questions pour les votes différés. Ainsi, ce serait toujours pareil. C’est ce que je préférerais, mais je ne suis qu’une voix du comité parmi d’autres.
La sénatrice Lankin : Votre voix est très influente, cela dit, sénatrice Ringuette. Je suis d’accord avec tous ceux qui m’ont précédée, mais surtout avec le sénateur Wells et avec la sénatrice Ringuette qui ont proposé cette option. J’aimerais demander aux greffiers de proposer quelques options lorsqu’ils reviendront avec un libellé. Personnellement, je suis pour l’idée d’avoir une heure fixe chaque jour, et d’avoir des cloches de 15 minutes après la période de questions. Ainsi, au début de la période de questions, tous les sénateurs auront suffisamment de préavis pour l’heure probable de la sonnerie et pourront donc arriver à temps.
La sénatrice M. Deacon : J’ai tenté de tenir compte de l’histoire institutionnelle de cette partie du rapport, et comme d’autres collègues avant moi, j’insiste sur la cohérence. Avec le nombre de personnes et de changements pour diverses raisons, ce devrait toujours être à la même étape dans nos travaux — la période de questions me convient —, afin que nous sachions quand les cloches retentiront, et ce, peu importe le jour de la semaine. La méthode actuelle sème la confusion et, franchement, perturbe une grande partie des travaux qui se déroulent après 16 h 30 au Sénat.
La présidente : Je pense que nous vous demanderons de proposer un libellé précis pour cette règle dans les deux langues officielles d’ici la prochaine réunion du comité. Je pense que nous nous entendons sur le fait que nous voulons de la cohérence, et le fait d’avoir un vote après la période de questions, même si le Sénat ne siège techniquement plus, permettrait d’avoir une certaine cohérence et prévisibilité. Ce serait logique.
[Français]
Nous allons maintenant passer au point no 6 : Article 10-10 – Amendements aux projets de loi. Encore là, je vais vous demander de résumer ce point en anglais et en français, s’il vous plaît.
[Traduction]
M. Lafrenière : Le sixième point a été soulevé à la demande du Bureau du légiste et conseiller parlementaire. Cette règle est plutôt désuète et concerne les aspects techniques de la rédaction des projets de loi, qui ne sont essentiellement plus suivis par le ministère de la Justice et le Bureau du légiste et conseiller parlementaire. Le Règlement de la Chambre des communes a été modifié pour tenir compte des changements rédactionnels. Le Bureau du légiste nous a demandé de soulever cet enjeu au comité pour veiller à ce que les projets de loi qu’ils rédigeront à l’avenir soient conformes au Règlement.
J’aimerais également souligner qu’avec l’adoption de la Loi canadienne sur l’accessibilité, de nouvelles mesures seront mises en place pour rendre les textes parlementaires plus accessibles en matière de police et de style. Selon nous, il serait utile d’avoir une règle qui permettrait une certaine flexibilité pour des changements futurs.
[Français]
La demande que nous étudions a été préparée par le Bureau du légiste. Ils ont remarqué que la règle date essentiellement des années 1920. La façon dont les projets de loi sont rédigés aujourd’hui, surtout par le ministère la Justice et le Bureau du légiste, n’est plus conforme au Règlement du Sénat. Il y a eu des changements dans la façon de rédiger les projets de loi. À la Chambre des communes, ils ont changé leur Règlement pour assurer une modernisation de ce côté-là. Le Bureau du légiste demande que l’on reproduise les dispositions de la Chambre des communes avec des modifications pour le Sénat afin d’assurer un peu plus de flexibilité.
Je veux simplement mentionner que la nouvelle Loi canadienne sur l’accessibilité, qui a été adoptée par le Parlement au cours des dernières années, aura des effets sur les projets de loi quant à leur rédaction et à leur accessibilité pour tous les citoyens canadiens. Nous pensons que les règlements devaient être assez flexibles pour permettre de faire ces changements sans devoir revenir devant le comité.
Si vous avez besoin de plus de détails, Charles Feldman, du Bureau du légiste, est ici. Il pourrait répondre à des questions plus spécifiques sur la rédaction des projets de loi.
La présidente : Merci. Encore là, on aurait besoin d’une proposition spécifique. Néanmoins, j’ai une question. Dans cette pratique, est-ce qu’on pourrait prévoir également une façon d’informer, si vous le croyez nécessaire, les parlementaires des modifications qui ont été entreprises, selon les pouvoirs qui seraient accordés aux légistes et aux greffiers? Ce serait simplement pour les aviser de ce que nous avons fait. Croyez-vous que ce soit nécessaire?
M. Lafrenière : Je crois que je vais demander à M. Charles Feldman de répondre à la question. Il a une grande expérience au Bureau du légiste en ce qui a trait aux modifications qui sont faites en comité et le fait que le temps d’exécution est court. On doit produire des rapports pour le Sénat dans des délais très courts, et il arrive qu’il y ait des fautes de frappe ou des omissions. Ce ne serait certainement pas des changements substantiels. Cependant, la communication des changements effectués est très importante. Je vais demander à M. Feldman de vous donner plus de détails.
Charles Feldman, conseiller parlementaire, Bureau du légiste et conseiller parlementaire, Sénat du Canada : Merci, madame la sénatrice. En fait, on a suggéré de faire un copier-coller de l’article 156 du Règlement de la Chambre des communes.
La première partie de cet article parle des changements administratifs mineurs techniques, mais au paragraphe 156(2) on indique ce qui suit, et je cite :
Sur demande du greffier de la Chambre, le légiste de la Chambre lui fait rapport des corrections effectuées au titre du paragraphe (1).
Si on fait un copier-coller, oui, on devra faire rapport pour informer les sénateurs. On peut changer le libellé pour dire que c’est automatique et que toutes les corrections doivent être déposées au Sénat. Ce n’est pas un problème de souligner ces changements si nécessaire.
La présidente : Je crois qu’il serait utile de le faire, de cette façon personne n’aurait de surprise. Y a-t-il des questions ou d’autres commentaires?
[Traduction]
La sénatrice Batters : Voilà exactement le type de suggestion de changements apportés au Règlement que j’espérais voir, alors je remercie tous ceux qui l’ont proposée. Cela me semble être un bon changement, notamment pour améliorer notre travail dans la Chambre de second examen objectif. Merci.
La présidente : Merci. Nous attendrons que vous reveniez avec une description en bonne et due forme, et nous l’ajouterons à l’examen que nous mènerons lors de la prochaine session.
[Français]
Passons maintenant au point no 7. Il s’agit de l’article 11-3(1), qui identifie le greffier principal des comités ou un autre fonctionnaire désigné par le greffier du Sénat pour remplir les fonctions d’examinateur des pétitions. À la fin de 2020, la Direction des comités a été restructurée et est maintenant dirigée par un greffier adjoint.
Il conviendrait de modifier cet article pour faire écho à ce changement.
[Traduction]
Je souligne ceci aux fins de conformité :
En vertu de l’article 11-3(1) du Règlement, [le] greffier principal des comités ou un autre fonctionnaire désigné par le greffier du Sénat remplit les fonctions d’examinateur des pétitions [...]. Fin 2020, il y a eu restructuration de la Direction des comités, afin qu’elle soit dirigée par un greffier adjoint. Cette règle devrait être modifiée pour refléter ce changement.
[Français]
Avez-vous des questions?
[Traduction]
Le sénateur Wells : Ma question s’adresse à M. Heyde ou à M. Lafrenière. Qui nomme le greffier adjoint? Si c’est le greffier du Sénat, je ne vois pas la nécessité de changer la règle, puisque le texte dit : « [le] greffier principal des comités ou un autre fonctionnaire désigné par le greffier du Sénat ». Cet autre fonctionnaire pourrait très bien être le greffier adjoint qui fait le travail présentement.
M. Lafrenière : C’est le greffier qui nomme le greffier adjoint à la suite d’un concours au Sénat. La seule chose que je noterais, c’est que le Sénat utilise le titre « greffier principal » depuis le début, mais les titres ont été changés il y a environ trois ans. Je ne prévois pas de changement pour le poste de greffier adjoint à l’avenir. Nous avons une nouvelle structure qui nous servira pendant de nombreuses années. Il s’agit donc essentiellement d’un simple changement de titre. À l’heure actuelle, pour vous nommer les principaux concernés, Shaila Anwar est la greffière adjointe, et elle a deux greffiers principaux qui travaillent pour elle. Présentement, la règle telle que rédigée n’indique pas le bon niveau.
Le sénateur Wells : Je vous remercie de votre intervention, mais la règle mentionne tout de même « un autre fonctionnaire désigné par le greffier du Sénat », ce qui décrit essentiellement la situation actuelle. Ai-je raté quelque chose, ou est-ce que la question porte simplement sur les mots « greffier du Sénat » par rapport à « greffier principal »?
M. Lafrenière : Je dirais tout d’abord que la règle telle que rédigée présentement me permettrait de nommer qui je veux à ce poste. Il s’agit essentiellement de corriger les titres qui ont changé au sein des comités.
Le sénateur Wells : Parle-t-on du titre « greffier principal » par rapport à « greffier du Sénat »?
M. Lafrenière : Je parle du titre « greffier adjoint ».
Le sénateur Wells : Je ne comprends toujours pas, alors, parce que le greffier adjoint demeure un « autre fonctionnaire désigné par le greffier du Sénat ».
M. Lafrenière : Oui.
Le sénateur Wells : À moins que quelque chose ne m’échappe, je ne vois pas la nécessité d’un changement, puisque la règle stipule que le « greffier principal [...] ou un autre fonctionnaire désigné par le greffier du Sénat » peut servir à titre de greffier adjoint, et c’est exactement ce qui s’est passé. C’est ainsi qu’on a décrit la situation actuelle.
M. Lafrenière : Je pense qu’à l’origine, la règle a été rédigée de sorte à stipuler qu’il revenait au greffier principal — désormais appelé le greffier adjoint — d’assumer cette responsabilité. Je crois que l’idée était de permettre au greffier de nommer un autre fonctionnaire en cas de vacance ou si le greffier principal se voyait dans l’incapacité d’agir. C’était pour permettre une certaine flexibilité, mais, historiquement, c’est toujours le chef de la Direction des comités qui a été nommé pour assumer cette responsabilité, et le titre que nous utilisons maintenant est celui de greffier adjoint.
Le sénateur Wells : L’article 11-3(1) du Règlement l’indique déjà.
La présidente : D’après ce que j’ai compris, sénateur Wells, les titres ont changé, et le greffier principal est en dessous du greffier adjoint.
La sénatrice Busson : Je pensais avoir compris cette demande de changement avant que le sénateur Wells se mette à poser des questions. Je parlerai pour la plupart d’entre nous. Nous ne sommes pas nécessairement confus, mais nous ne comprenons pas clairement ce que stipule cette règle. Nous devrions saisir l’occasion de l’épurer et de la rendre un peu plus élégante — afin que tous comprennent qui est qui et qui nomme qui à quel poste — si l’occasion se présente. Merci.
La sénatrice Lankin : D’après ce que j’ai compris, sénateur Wells, il s’agirait simplement de remplacer les mots « greffier principal » par les mots « greffier adjoint ». Le greffier pourrait toujours nommer quelqu’un d’autre. On ne ferait qu’énoncer clairement que la responsabilité revient d’ordinaire au greffier adjoint. Je crois que les titres sèment la confusion, parce qu’en anglais, personnellement, le titre « greffier principal » me semble plus haut dans la hiérarchie que le titre « greffier adjoint », et ce titre m’est peut-être plus facile à comprendre en anglais. Tout cela pour dire que je comprends ce que vous dites, sénateur Wells, mais je crois qu’il s’agit simplement de changer deux titres. Le greffier pourrait toujours nommer quelqu’un d’autre en l’absence du greffier adjoint.
La sénatrice M. Deacon : Dans la même veine, après avoir entendu les questions du sénateur Wells, je me suis demandé si vous pouviez nous donner une suggestion de reformulation pour cet énoncé afin de refléter la situation en 2022.
J’essaie simplement de m’assurer de bien comprendre les différents titres et ceux qui ont été changés. Comment modifieriez-vous le libellé actuel?
M. Lafrenière : À l’heure actuelle, l’article 11-3 du Règlement stipule que, par défaut, le greffier principal des comités est la personne qui assume cette responsabilité au Sénat.
En 2022, le greffier principal des comités est désormais un cadre intermédiaire et non plus le chef de la direction. En 2019, nous avons créé le poste de greffier adjoint, ce qui s’harmonise avec d’autres parlements de type Westminster. Cela s’harmonise aussi avec les titres utilisés à la Chambre des communes. Voilà pourquoi nous avons procédé à une restructuration.
Oui, cela peut prêter à confusion au Sénat. Il peut être difficile de savoir qui est qui. Cela dit, les niveaux de postes sont désormais plus clairs pour nos collègues d’autres institutions lorsque nous faisons affaire avec eux. L’idée serait donc simplement de remplacer le titre « greffier principal » par celui de « greffier adjoint », afin que cette personne soit celle qui assume cette responsabilité par défaut.
Je conserverais le droit de nommer un autre fonctionnaire si jamais je le jugeais approprié.
La sénatrice M. Deacon : Merci. Ces mots se trouvent dans la première ligne?
M. Lafrenière : Oui.
La sénatrice M. Deacon : Merci.
La sénatrice Batters : Merci. J’avoue qu’il est difficile de s’y retrouver avec ces titres.
Pour être franche, je suis d’accord avec ce que le sénateur Wells a dit. Plutôt que d’avoir « [le] greffier principal des comités ou un autre fonctionnaire désigné par le greffier du Sénat remplit les fonctions d’examinateur des pétitions », on propose de dire quelque chose comme « le greffier adjoint ou un autre fonctionnaire désigné par le greffier du Sénat remplit les fonctions d’examinateur des pétitions ».
À l’instar du sénateur Wells, j’estime que le libellé « un autre fonctionnaire désigné par le greffier du Sénat » est tout à fait approprié. Je ne crois pas qu’il soit nécessaire de le changer.
Le sénateur Wells : Je comprends mieux, maintenant, en soulignant le greffier. C’est peut-être la façon dont c’est formulé. Je comprends mieux « le greffier adjoint ou un autre fonctionnaire désigné par le greffier remplit les fonctions d’examinateur des pétitions ». Si c’est l’intention, et si c’est le résultat, alors cela me convient.
Cela dit, j’aimerais revenir à ce que la sénatrice Busson a dit. Je pense qu’il serait utile pour les membres du comité d’avoir l’organigramme complet des opérations de la Chambre, ou de ce qui se passe au Sénat, afin que nous puissions voir quels sont les titres, les postes et toutes les tâches qui y sont affiliées.
M. Lafrenière : Merci, sénateur Wells. Je m’emploierai à vous fournir un organigramme.
Étant donné que nous comparaissons devant le Comité du Règlement aujourd’hui, je peux vous fournir un organigramme de l’équipe de la procédure; il englobera les travaux de la Chambre et les comités. Cela vous donnera une image plus complète de tous ceux dont le travail est lié à la procédure au Sénat.
La présidente : Nous allons nous arrêter ici, et nous reviendrons sur ce sujet, ou en avons-nous terminé de cette question? Je pense que la façon dont le sénateur Wells a proposé d’apporter le changement est plus claire; si nous procédons de cette façon, le changement sera compris, tout en reconnaissant que nous connaissons la charte des travaux de la Chambre du Sénat.
Le point no 8 concerne la publication des règles régissant les préavis relatifs aux projets de loi d’intérêt privé. Pouvez-vous nous expliquer ce point?
[Français]
M. Lafrenière : Le Règlement du Sénat demande au greffier de faire publier chaque semaine, dans la Gazette du Canada et le journal officiel de chaque province, les règles régissant les avis de demandes de projets de loi d’intérêt privé.
On a fait la recherche sur ce point et, depuis 1984, ces avis ne sont plus publiés dans la Gazette du Canada. Une des choses que l’on a remarquée aussi, c’est que le fait d’acheter 40 % d’une page dans la Gazette du Canada coûte environ 150 $. Si l’on additionne ces frais et les frais liés au fait de publier les avis dans le journal officiel de chaque province, on parle d’un coût de 1 000 $ à 2 000 $ par semaine pendant les dissolutions ou les prorogations.
On ne sait pas qui a pris cette décision. On pense que ce serait peut-être le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration, en collaboration avec le Président de l’époque, mais on ne publie plus ces avis depuis 1984.
[Traduction]
Le Règlement exige que le greffier publie chaque semaine dans la Gazette du Canada et le journal officiel de chaque province les règles régissant les avis de demandes de projets de loi d’intérêt privé. Je tiens à souligner que cela n’a pas été fait au Sénat depuis 1984.
Nous ne savons pas exactement qui a pris la décision à ce moment-là; je suppose que cela a été fait en collaboration avec le Comité permanent de la régie interne ou avec le Président du Sénat.
Il convient de noter que la couverture d’environ deux cinquièmes de page dans la Gazette du Canada coûte 150 $ par semaine. Si nous devions envisager de le faire dans chaque province et territoire, nous parlerions de coûts de l’ordre de 1 000 $ à 2 000 $ par semaine que le Sénat devrait assumer pendant la dissolution et la prorogation du Parlement.
La présidente : Merci beaucoup. Nous recommandons que cette règle soit abrogée. Êtes-vous d’accord? Y a-t-il des objections, ou cette recommandation est-elle sensée? Depuis 1984, je recommande que nous adoptions ce changement.
Cela nous amène au point no 9, qui traite du fait que le Comité de sélection n’est ni un comité permanent ni un comité spécial. Pouvez-vous nous en dire plus à ce sujet?
M. Lafrenière : La raison pour laquelle cette question figure sur notre liste, c’est que nous tenons à souligner que, depuis la première session de la 42e législature, le Sénat a adopté un ordre visant à suspendre cette règle. Cette adoption s’est poursuivie pendant plusieurs législatures consécutives.
Ce que nous vous faisons observer, c’est que, lorsque nous remarquons l’adoption continuelle, session après session, d’ordres de suspension d’une règle, nous tenons à le souligner pour savoir si les sénateurs estiment que cette règle devrait être examinée à ce moment-là.
La présidente : Quelqu’un souhaite-t-il formuler des observations à ce sujet? Quelles sont les conséquences de la suspension de cette règle? Quelles sont les considérations plus importantes?
M. Heyde : Sénatrice Bellemare, jusqu’en 2013, le Comité de sélection était, par défaut, traité comme un comité permanent. Des modifications ont été apportées au Règlement cette année-là pour en faire un comité de nature sui generis, ce qui signifie qu’il n’est ni permanent ni spécial; c’est en quelque sorte une catégorie de comité à part. Ensuite, comme l’a indiqué le greffier, depuis le 7 novembre 2017, des ordres ont été adoptés pour le considérer régulièrement comme un comité permanent.
Je crois que l’effet pratique principal se fera sentir au niveau de la rémunération du président et du vice-président du comité. Il faudrait donc que vous meniez des consultations pour examiner ce point, honorables sénateurs.
En pratique, les exigences en matière de préavis sont les mêmes pour un rapport du Comité de sélection, qu’il relève du paragraphe 12-2(4) du Règlement ou qu’il soit traité comme un comité spécial; le préavis est d’un jour pour ses rapports. Les règles à ce sujet sont en fait formulées explicitement à l’article 5-5 pour les rapports d’un comité permanent ou d’un comité de sélection.
Lorsque nous avons apporté le changement en 2013, nous avons veillé à ce que tout soit en place pour que, du point de vue de la procédure, le Comité de sélection continue d’être soumis aux mêmes exigences que celles qui prévalaient auparavant, c’est-à-dire les exigences d’un comité permanent.
Je pense donc que l’effet principal serait celui que j’ai mentionné.
La présidente : Quel est le sentiment des membres du comité à ce sujet?
La sénatrice Ringuette : Je dirais que j’aime la souplesse de cette règle. D’une session à l’autre, il pourrait y avoir une raison de ne pas transformer le comité en comité spécial ou de le transformer en comité permanent.
Je crois comprendre que, depuis 2013, le Comité de sélection est un comité permanent. Je ne me souviens pas pourquoi cela a été changé, mais je trouve que cela nous donne une certaine marge de manœuvre. Je ne pense pas qu’en ce moment, les sénateurs désirent qu’il devienne un comité permanent officiel. Voilà mon point de vue. Merci.
La présidente : Merci. Quelqu’un d’autre souhaite-t-il formuler des observations à ce sujet?
Le sénateur Wells : Merci. Comme j’ai été nommé sénateur en 2013, je m’en remets à M. Heyde à ce sujet, mais je crois — je ne veux pas dire que la « tradition voulait », mais — qu’il était d’usage que le président du Comité de sélection soit le whip du gouvernement. Je sais qu’à l’époque où les dépenses du Sénat faisaient l’objet d’un examen approfondi, cette fonction n’était pas liée à celle de whip. Je pense que la situation ressemblait à cela; j’essaie simplement de me souvenir de l’histoire qui circulait lorsque je suis arrivé ici, et je ne sais pas si je l’ai bien comprise.
Monsieur Heyde, vous souvenez-vous de la façon dont la situation était structurée?
M. Heyde : Dans l’ensemble, vous avez décrit la situation avec précision, sénateur Wells, sous réserve de variations possibles. En général, le whip du gouvernement présidait le comité. Dans les circonstances actuelles, la situation a changé de manière assez significative; il y a donc eu une variation de la situation à compter d’environ 2015, date à laquelle nous nous sommes éloignés de la pratique précédente.
La présidente : Je suggère que nous gardions la règle telle qu’elle est pour l’instant et que nous en reparlions plus tard. Nous pourrons y réfléchir pendant l’été, afin de déterminer la meilleure façon de traiter cet élément. Est-ce que cela vous convient?
Le point no 10 concerne l’article 12-7 et le rôle du Comité de l’audit et de la surveillance.
[Français]
Pouvez-vous préciser ce point, monsieur Lafrenière?
M. Lafrenière : Pour le point no 10, nous suggérons que des éléments nous ont dépassés à ce sujet. Le Comité permanent de l’audit et de la surveillance va déposer un rapport au cours des prochains jours, qui porte sur les modifications au Règlement qu’il veut proposer. Nous recommandons au comité d’attendre de voir les travaux de ce comité.
[Traduction]
Pour être clairs, honorables sénateurs, nous devrions probablement reporter la discussion concernant le point no 10, car j’ai été informé que le comité est sur le point de présenter un rapport au Sénat portant sur les modifications au Règlement qui sont recommandées et qui pourraient, par la suite, être examinées par le comité. Ce serait la bonne approche à adopter pour le moment. Lorsque nous avons rédigé la lettre, nous ne savions pas que les travaux avançaient aussi rapidement.
[Français]
C’est la même chose pour le point no 11.
La présidente : Nous allons discuter des points nos 10 et 11 plus tard. Je crois qu’il en va de même pour le point no 12 : Séances de comité à huis clos. Nous aurons aussi d’autres informations afin d’en discuter plus en profondeur au retour à l’automne. C’est la même chose pour le point no 13, qui traite de l’article 12-18(2) : Séances de comité en période d’ajournement prolongée du Sénat.
[Traduction]
Chers membres du comité, vous noterez que ce point figure sur la liste des points que nous voulons examiner, mais nous ne commencerons pas cet examen aujourd’hui, car nous devons approfondir la question.
Nous passons donc au point no 14 sur notre liste.
M. Lafrenière : En ce qui concerne le point no 14, je me réfère à la discussion que nous avons eue au sujet du premier point, qui concernait le tabagisme au Sénat. Je crois que lorsque nous avons abordé ce premier point, les sénateurs ont convenu de supprimer cette allusion. Nous faisons la même recommandation pour le point no 14.
[Français]
La présidente : Nous allons donc abroger cet élément, comme nous l’avons fait au début pour le point no 1.
Point no 15, qui a trait à l’article 12-22(6): Débat sur un rapport déposé.
M. Heyde : C’est un point plutôt technique, madame la présidente. Dans le cas de rapports déposés — tabled reports en anglais —, où une décision par le Sénat est facultative et non pas obligatoire, on a une disposition permettant de débattre du rapport sans en proposer l’adoption. Conformément à l’article 12-22(6) du Règlement, on pourrait, au cours du débat, en proposer l’adoption. Dans ce cas, les sénateurs qui sont déjà intervenus pourraient intervenir encore une fois, mais seulement durant cinq minutes.
Dans la version française, en révisant le Règlement, on s’est rendu compte que même si la note marginale est claire sur le fait que cela touche les rapports déposés, le texte lui-même dit ceci: « Lorsqu’une motion portant adoption d’un rapport est présentée après que le débat [...] ». Le texte devrait plutôt dire : « [...] portant adoption d’un rapport déposé et présenté [...] ».
Il manque une précision pour dire que cela ne touche que les rapports déposés qui figurent dans la version anglaise, to adopt a tabled report. C’est très technique.
La présidente : C’est technique, mais c’est une correction à la version française?
M. Heyde : Oui, seulement à la version française, et simplement pour assurer une concordance entre les deux versions.
La présidente : Parfait. Est-ce que tout le monde est d’accord avec cette modification technique? Adopté.
Cela nous amène au point suivant : Article 12-23(6) – Signature du projet de loi amendé. Qu’en est-il de ce point?
M. Heyde : Merci encore une fois, madame la présidente. En vertu de cet article du Règlement, lorsqu’un comité propose des amendements à un projet de loi, il faut annexer ces amendements à une copie du projet de loi qui accompagne le rapport du comité. Par la suite, nous le recevons au Bureau de la procédure et des travaux de la Chambre. Cela ne va nulle part et le tout reste dans les archives à perpétuité. La pratique s’est poursuivie pendant des années.
[Traduction]
En 2006, nous avons réalisé que l’impression d’une copie de la Loi fédérale sur la responsabilité — c’est-à-dire du projet de loi C-2 — exigeait énormément de temps; je pense que cela a pris deux ou trois jours. De nos jours, si nous imprimions des copies des projets de loi, ce travail serait très long pour certains projets de loi.
[Français]
Afin d’éviter ce délai inutile, la pratique adoptée est simplement d’agrafer une copie du rapport à une version du projet de loi, qui est par la suite envoyé à mon bureau et qui se retrouve aux archives sans aller nulle part ensuite. Dans la proposition que vous étudiez, si vous voulez simplement éviter cette pratique, vous pouvez simplement dire que le rapport du comité est disponible en ligne ou en version papier, qu’il est lu dans la salle du Sénat ou qu’il est débattu à la Chambre par les sénateurs.
Au lieu de garder de petits morceaux de papier qui flottent ici et là et qui se perdent, on pourrait simplement éliminer cette obligation de conserver une copie de quelque chose qui ne sert à rien, en fin de compte.
La présidente : Merci, monsieur Heyde.
[Traduction]
Le sénateur Wells : Je vous remercie, monsieur Heyde, de votre explication. Il s’agit d’un commentaire général sur des questions de ce genre. Je regarde la dernière ligne du point no 16 où il est mentionné ce qui suit: « Cette disposition est inutile et devrait être supprimée ». Il y a de nombreuses mesures que nous prenons qui pourraient être considérées comme inutiles si l’on ne tient pas compte de la tradition ou de l’usage. Le Sénat existe depuis 156 ans et a une riche histoire. Ce commentaire ne concerne pas directement l’approbation des amendements du comité. Je ne pense toujours pas que ce soit une mauvaise idée d’obtenir l’approbation écrite de la présidente ou de la vice-présidente, une approbation qui indique que nous avons examiné la question et que le comité est d’avis que ces changements devraient être apportés. Je n’estime toujours pas que l’idée de faire approuver ces modifications soit mauvaise. Je reconnais que cette approbation peut ne servir à rien d’autre qu’à son but premier, qui est de dire que le comité a examiné la question, que je parle au nom du comité et que le présent document fait allusion à cela.
Je ne veux simplement pas supprimer trop rapidement certaines mesures que nous prenons pour respecter l’histoire ou la culture du Sénat.
La présidente : Merci, sénateur Wells. Vous faites valoir un bon argument.
M. Lafrenière : Puis-je répondre à l’argument du sénateur Wells avant que nous poursuivions notre discussion? Je ne pense pas que nous proposerions des changements qui modifieraient fondamentalement l’histoire du Sénat ou des pratiques importantes.
Je tiens à souligner que le rapport présenté au Sénat et qui contient tous les amendements est signé par la présidente du comité. Essentiellement, la raison pour laquelle nous soutenons que cette règle n’est plus nécessaire, c’est que tout se faisait auparavant entièrement sur papier au Sénat. Les seuls documents officiels dont nous disposions dans le passé étaient ceux qui étaient conservés au bureau du greffier. Maintenant, compte tenu du monde électronique dans lequel nous vivons, il est probablement plus efficace et plus transparent de mettre ces documents à la disposition de tous par voie électronique.
L’idée que la présidente signe le document avant qu’il ne soit transmis au Sénat ne changerait pas. Elle serait simplement couverte par une règle différente. Je vais revenir sur ce que M. Heyde a déclaré au sujet de la Loi fédérale sur la responsabilité qui a été présentée. J’étais greffier du Comité des affaires juridiques lorsque nous avons étudié ce projet de loi. Si je me souviens bien, il y avait plus de 700 amendements à ce projet de loi. Nous avons dû couper chacun des amendements, les coller dans le projet de loi et rayer le texte qui avait été supprimé.
Après tout ce travail, M. Heyde m’a rappelé que j’ai travaillé pendant 24 heures consécutives pour que tout soit prêt. Nous devions ensuite nous rendre au bureau du président, qui devait parapher chaque modification apportée au projet de loi. Nous pensons que le rapport qui est présenté au Sénat par la présidente couvre bien tous ces aspects.
La sénatrice Lankin : Merci. Votre explication est utile. Cette proposition supprimerait l’obligation d’inscrire clairement les amendements sur une copie du projet de loi et remplacerait la pratique actuelle, selon laquelle le rapport signé par le comité est le document qui est versé au dossier.
Pour donner suite à la préoccupation du sénateur Wells, y a-t-il une raison de ne pas modifier la règle pour préciser que le rapport est constitué par le rapport signé par le comité et les amendements annexés? Il suffirait de substituer votre explication de la pratique à la règle actuelle.
M. Heyde : Cela fonctionnerait, je pense. Très franchement, ce sont des copies qui ne vont nulle part et qui finissent dans les archives, entreposées dans des boîtes que personne ne regarde. Les choses seraient certainement plus claires ainsi. Si vous voulez conserver les dispositions du paragraphe 12-22(6) pour que les copies soient disponibles, il serait plus clair de le reconnaître explicitement. Comme l’a indiqué M. Lafrenière, il a fallu que trois personnes travaillent pendant 24 heures pour faire la copie, lorsque nous respections strictement la lettre des dispositions, et cela a entraîné un très long délai dans les procédures au Sénat.
Honorables sénateurs, vous devriez peut-être réfléchir à l’utilité de faire tout cela. Nous avons le rapport. Comme l’a indiqué le sénateur Wells, le rapport est signé par la présidente ou sa remplaçante. C’est la copie officielle. Elle est facilement accessible maintenant, et elle est conservée dans les archives. Nous n’envisagerions jamais de nous débarrasser de cette copie. Cependant, la copie, créée en vertu de l’article 12-22(6), ne va nulle part et ne sert à rien. Peut-être qu’à un moment donné, elle a servi à quelque chose au XIXe siècle, mais ce n’est plus le cas aujourd’hui. Nous archivons ces copies, et elles se retrouvent à Hull, où les archives sont situées. Elles restent là à moins que nous ne voulions les consulter, ce qui n’arrive jamais.
La sénatrice Lankin : J’approuve alors la recommandation visant à supprimer ces dispositions. Merci.
[Français]
La sénatrice Petitclerc : Je n’ai rien de plus à ajouter, car les dernières réponses ont bien répondu à mes questions. Comme le sénateur Wells, j’avais envie d’exprimer, de façon très générale, un désir de prudence lorsqu’on modifie des choses, lesquelles — c’est bien vrai — ne sont plus d’actualité sur les plans de la productivité, de la technologie et de l’efficacité, mais qui sont et qui peuvent rester intéressantes et importantes pour ce qui est de la tradition, de l’histoire et d’un certain décorum.
Cela dit, je remplace un autre sénateur aujourd’hui et c’est simplement un commentaire général que je fais.
La présidente : J’ai une question. Peut-être vouliez-vous prendre la parole avant, mais je voulais poser une question liée à tout cela.
Ma question est la suivante et a notamment trait aux archives. Le fait d’éliminer cette procédure et de se reposer davantage sur le rapport du comité ne mériterait-il pas d’obliger le comité, dans son rapport, à comprendre la liste des amendements qui ont été proposés, mais pas adoptés?
M. Lafrenière : Je vais revenir à la question des archives, car je crois que c’est important. Je ne pense pas que l’on veut indiquer que le document ne se trouvera plus dans les archives du Sénat. Ce qu’on dit, c’est que cela ne serait plus nécessairement joint au projet de loi.
Tous les comités du Sénat détiennent leurs propres archives, donc le rapport contenant tous les amendements se retrouverait là. Essentiellement, les documents du Sénat seraient protégés. Selon le règlement actuel, le rapport se retrouve deux fois dans nos archives.
Les rapports des comités ont toujours porté sur les décisions de la majorité des membres du comité. Si on pense aux débats du comité, au hansard, ou si on regarde les procès-verbaux des réunions de comité où les amendements qui ont été défaits sont clairement identifiés, il y a une sauvegarde historique de toutes les propositions qui ont été faites. Les rapports déposés ou présentés au Sénat représentent la voix de la majorité des membres du comité; je ne pense donc pas qu’il serait nécessairement approprié d’inclure les motions qui n’ont pas été adoptées.
La présidente : Merci, cela répond à ma question.
S’il n’y a pas d’autres commentaires, nous acquiesçons à cette recommandation. Voilà, c’est adopté.
Point no 17 : Article 12-25 – Remboursement des frais des témoins.
[Traduction]
M. Lafrenière : En ce qui concerne le point no 17, j’aimerais fournir un peu de contexte historique. Lorsque la règle a été adoptée pour la première fois, elle permettait au greffier du Sénat de payer les frais de subsistance et de déplacement des témoins qui comparaissaient devant un comité.
Au fil des ans, le Comité de la régie interne a autorisé le greffier à assumer d’autres dépenses lorsque des témoins viennent à Ottawa. Je vais vous donner un exemple : pendant la pandémie, les casques d’écoute des témoins ont été couverts pour assurer la santé et la sécurité des interprètes. Le Comité de la régie interne a pris des décisions pour permettre la couverture des frais de garde d’enfants, selon des conditions très strictes. De plus, je pense que les sénateurs sont au courant du projet pilote qui a été adopté par le Comité de la régie interne — je crois que c’était la semaine dernière ou il y a deux semaines —, en ce qui concerne le soutien thérapeutique des témoins qui comparaissent devant le comité.
Étant donné que les règles sont assez restrictives, en ce sens qu’elles ne couvrent que les frais de déplacement et de subsistance, il pourrait être utile de mettre à jour la règle pour qu’elle couvre également toute autre dépense autorisée par le comité, de sorte que ce ne soit pas à moi, le greffier, de déterminer les dépenses qui sont acceptables. Le Comité de la régie interne serait donc autorisé à prendre des décisions et à établir la liste des dépenses, engagées à même les fonds du Sénat, qui sont acceptables.
Le sénateur Wells : Merci, monsieur Lafrenière. Je constate la lourdeur des tâches qui vous incombent à cet égard, car des dépenses qui dépassent les frais de subsistance et de déplacement peuvent survenir.
Vous avez mentionné les frais de garde d’enfants, les écouteurs et la thérapie. Est-ce que cela comprend — et si cette tâche est confiée au Comité de la régie interne, c’est lui qui en décidera — le temps des témoins? Et est-ce une dépense que nous avons assumée dans le passé, ou que nous assumons normalement ou occasionnellement?
M. Lafrenière : Non, je ne sais pas si quelqu’un a déjà reçu des honoraires pour se présenter devant un comité du Sénat. Je ne sais même pas si cela a été discuté. Je pense que c’est une question qui devrait être soulevée auprès du Comité de la régie interne ou ici. Mais, à ma connaissance, cela ne s’est pas produit.
Le sénateur Wells : Merci. Cette proposition permettrait de transférer certains pouvoirs du greffier du Sénat au Comité de la régie interne. Est-ce essentiellement ce que nous disons?
M. Lafrenière : Je pense que la proposition que nous recommandons est liée à la règle qui indique très clairement qu’en tant que greffier, je peux autoriser la couverture des frais de subsistance et de déplacement des témoins. Mais pour moderniser la règle et tenir compte du fait que le Comité de la régie interne a pris plusieurs décisions au fil des ans en vue d’élargir cette couverture, nous reconnaîtrions le fait que le greffier peut approuver également les dépenses qui ont été autorisées par le Comité de la régie interne. Il s’agirait simplement de mentionner toute dépense autorisée par le Comité de la régie interne.
Le sénateur Wells : Cela me va. Merci
La sénatrice Batters : Je ne vois pas pourquoi nous devrions apporter un changement, étant donné que le greffier verse déjà ces montants autorisés par le Comité de la régie interne. Je me demande ce que nous pourrions dire exactement. Proposez-vous de dire autre chose que « frais de subsistance et de déplacement »? Proposez-vous une somme raisonnable pour leurs dépenses autorisées par le Comité de la régie interne? Ou voulez-vous que nous laissions les frais de subsistance et de déplacement? Étant donné que l’un des éléments que vous avez mentionnés n’est qu’un projet pilote, je ne pense pas qu’il faille l’inclure, car il ne s’agit pour l’instant que d’un projet pilote.
Je suis surprise d’entendre ce qui a été dit au sujet des casques d’écoute, car je fais partie du Comité des affaires juridiques, et de nombreux témoins ont eu des problèmes avec leur casque. Vous devriez peut-être vous assurer que les gens comprennent bien qu’ils peuvent y avoir accès. J’ai participé à de nombreuses réunions dans lesquelles même des personnes dont je me serais attendue à ce qu’elles disposent d’un bon casque d’écoute n’ont pas pu témoigner, notamment le commissaire à la magistrature fédérale lors d’une réunion du Comité des affaires juridiques et constitutionnelles.
Mon autre commentaire concerne ce que demandait le sénateur Wells — le temps accordé aux témoins. Nous ne le faisons pas. Si nous faisions cela, par exemple, au sein du Comité des affaires juridiques, nous dépenserions une énorme quantité d’argent parce que les avocats — et je les remercie de le faire — donnent de leur temps pour préparer pour nous des mémoires détaillés sur des sujets compliqués, et ils font tout cela uniquement pour aider le Canada à créer de meilleures lois. Nous ne le faisons pas et je ne pense pas que nous devrions le faire. Nous n’avons pas reçu de demande en ce sens. Nous comptons sur l’aide très aimable que ces personnes nous ont apportée en prenant sur leur temps personnel, du temps qu’elles pourraient facturer à leurs clients.
M. Lafrenière : Merci, sénatrice Batters, pour ces questions et ces commentaires.
Pour que les choses soient claires, le changement recommandé ne constituerait pas à dresser une liste des dépenses. Nous n’avons pas l’intention de le faire. Il s’agirait plutôt d’ajouter un libellé général pour que la règle soit plus évolutive; donc toute autre dépense autorisée par le Comité de la régie interne. De cette façon, nous ne limiterions pas ce comité dans sa prise de décisions aujourd’hui ou à l’avenir; il s’agirait simplement de fixer des paramètres sur ce qui est couvert.
En ce qui concerne les casques d’écoute, je comprends que le problème est que tous les témoins qui comparaissent devant le comité ne portent pas l’un des casques d’écoute recommandés. Nous pourrions demander à Mme Anwar de venir témoigner, mais le problème vient parfois d’un manque de temps. Parfois, un témoin n’est confirmé que quelques jours avant sa comparution devant le Sénat, et il se peut que nous ne soyons pas en mesure de lui faire parvenir le casque d’écoute à l’avance. Il ne s’agit que d’une recommandation; en fin de compte, nous ne pouvons pas vraiment forcer les témoins. Nous avons également eu quelques problèmes à cet égard. Je peux vous assurer que les greffiers font tout leur possible pour s’assurer que le plus grand nombre possible de témoins portent ces casques d’écoute, et que ces exigences sont communiquées à plusieurs reprises aux témoins avant leur comparution devant le comité.
La sénatrice Petitclerc : Je suis curieuse de savoir si cette modification proposée couvrira l’exigence d’offrir un soutien aux témoins vivant avec un handicap; je pense que c’est le cas. Comme vous l’avez dit, il ne s’agit pas d’avoir une liste de définitions, mais j’ai vu, lorsque nous avons étudié le projet de loi C-81, par exemple, des témoins handicapés qui avaient des besoins très spécifiques et qui avaient peut-être même besoin d’une personne de soutien avec eux. Je veux simplement m’assurer que ces soutiens sont couverts pour ces témoins.
M. Lafrenière : Encore une fois, pour que les choses soient claires — et je vous remercie, sénatrice Petitclerc, pour ce point — le Comité de la régie interne a autorisé la couverture des dépenses des témoins qui ont besoin de soutien pour assister aux réunions des comités. Il s’agit de l’une des dépenses couvertes. La liste que je vous ai fournie ne se voulait pas exhaustive. Je vais peut-être m’engager à travailler avec la Direction des comités pour fournir une liste des autres dépenses couvertes, afin que les sénateurs puissent savoir clairement desquelles il s’agit.
[Français]
La présidente : S’il n’y a pas d’autres commentaires, je conclurais sur ce point en disant que nous sommes d’accord pour que vous nous proposiez une modification à cet effet, c’est-à-dire un libellé que nous pourrons réexaminer lors d’une prochaine rencontre.
Passons au point no 18 : Articles 12-26(2) à 12-26(4) – Dépôt d’un rapport sur les dépenses d’un comité.
M. Lafrenière : C’est un point un peu plus complexe. Si l’on décide de garder dans le Règlement l’obligation pour les comités de déposer leurs rapports financiers, on remarquera qu’il y a une différence entre le français et l’anglais. En anglais, on parle de sitting days, et en français, de jours ouvrables. On recommanderait, si l’on décide de conserver cette règle, de corriger le français pour s’assurer qu’on parle plutôt de jours de séance du Sénat.
[Traduction]
Ce que j’aimerais dire au sujet de cette exigence est que l’obligation pour les comités de déposer des rapports financiers fondés sur les sessions ne date pas d’hier. Ces exigences ont été mises en place avant l’adoption de la divulgation proactive pour les comités. En vertu de la législation fédérale, les comités sont désormais tenus de divulguer de manière proactive, sur une base trimestrielle, toutes les dépenses liées à un comité. J’aimerais également souligner que la Direction des comités prépare un rapport annuel dans lequel les dépenses sont divulguées par exercice fiscal. Tout le monde utilise habituellement l’année fiscale.
Le besoin de transparence et de responsabilisation du Sénat s’est donc considérablement accru au fil des ans compte tenu de la législation fédérale. Notez que la Chambre des communes n’a jamais exigé des comités qu’ils fournissent une ventilation détaillée de leurs dépenses, comme nous l’avons fait au Sénat. Nous estimons que cette règle a été remplacée par nos exigences de divulgation proactive, qui exigent en fait que les comités fournissent désormais des renseignements beaucoup plus détaillés dans leurs rapports financiers. Le fait que la règle exige que les comités déposent ces rapports au Sénat pour chaque session a également engendré beaucoup de confusion, parce que nous produisions des rapports trimestriels et annuels et parce que nous faisions rapport sur des sessions qui ne correspondaient pas nécessairement à un exercice financier, selon la session du Parlement.
Nous ne nous présenterions jamais devant le comité pour faire valoir que nous devrions supprimer toute transparence ou responsabilité en matière de production de rapports financiers des comités. Ce que nous voulons dire ici est que la règle a été remplacée par d’autres exigences en matière de production de rapports financiers.
[Français]
La présidente : Si je comprends bien, vous nous proposez d’avoir une concordance entre le français et l’anglais et de songer à abroger certains articles.
Vous nous confirmez que l’abrogation de ces articles n’entacherait pas notre devoir de transparence, parce que cela est pris en compte dans d’autres processus.
Est-ce qu’il y a des questions ou commentaires sur ce point?
À ce moment-là, nous donnons notre aval pour que vous nous rédigiez un point encore plus précis pour dire que le français est modifié pour les articles qui sont abrogés. Cela nous amène-t-il à une décision définitive lors de la prochaine réunion?
[Traduction]
La sénatrice Lankin : Je comprends pourquoi vous parlez de prendre la décision lors de la prochaine réunion. Je pense qu’il y a consensus pour l’abroger, pour que nous n’ayons pas à nous soucier du libellé. Je vous remercie.
[Français]
La présidente : Nous en sommes au point no 19. S’agit-il d’un point complexe? Je regarde l’horloge, et je me dis que nous pourrions peut-être mettre fin à l’étude des points à l’ordre du jour qui concernent l’administration et discuter du résumé.
Je propose que la première partie de notre réunion prenne fin maintenant et que nous abordions maintenant la deuxième partie de notre ordre du jour, qui était de procéder à une discussion. Nous allons passer à huis clos pour ce point.
[Traduction]