LE COMITÉ PERMANENT DU RÈGLEMENT, DE LA PROCÉDURE ET DES DROITS DU PARLEMENT
TÉMOIGNAGES
OTTAWA, le mardi 7 novembre 2023
Le Comité permanent du Règlement, de la procédure et des droits du Parlement se réunit aujourd’hui, à 9 h 35 (HE), avec vidéoconférence, conformément à l’article 12-7(2)a) du Règlement, pour étudier des amendements possibles au Règlement.
La sénatrice Diane Bellemare (présidente) occupe le fauteuil.
[Français]
La présidente : Bienvenue au Comité permanent du Règlement, de la procédure et des droits du Parlement. Je suis Diane Bellemare, sénatrice du Québec et présidente du comité. Nous poursuivons aujourd’hui l’étude des mandats et de la structure des comités. Cependant, avant d’entrer dans le vif du sujet, je vais faire un tour de table, en commençant par ma droite.
[Traduction]
La sénatrice Cordy : Jane Cordy, je suis sénatrice de la Nouvelle-Écosse.
[Français]
La sénatrice Mégie : Marie-Françoise Mégie, division sénatoriale de Rougemont, au Québec.
[Traduction]
Le sénateur Oh : Victor Oh, Ontario.
Le sénateur Greene : Stephen Greene, Nouvelle-Écosse.
[Français]
La sénatrice Ringuette : Pierrette Ringuette, du Nouveau-Brunswick.
La sénatrice Saint-Germain : Raymonde Saint-Germain, division sénatoriale De la Vallière, au Québec.
[Traduction]
La sénatrice Omidvar : Ratna Omidvar, Ontario.
Le sénateur Kutcher : Stan Kutcher, Nouvelle-Écosse.
La sénatrice Busson : Bev Busson, Colombie-Britannique.
La sénatrice Ataullahjan : Salma Ataullahjan, Ontario.
Le sénateur MacDonald : Michael MacDonald, Nouvelle-Écosse.
La sénatrice Batters : Denise Batters, Saskatchewan, vice-présidente de ce comité.
[Français]
La présidente : Merci beaucoup d’être avec nous aujourd’hui. Nous allons entendre la greffière adjointe à la Direction des comités. Il ne faut pas se méprendre sur le titre : elle est bien la greffière en chef des comités. Elle est la patronne des autres greffiers. Aujourd’hui, nous allons poursuivre notre discussion, mais nous allons nous interroger plus particulièrement sur l’horaire des comités et nous tenterons de voir combien de comités peuvent siéger en même temps, compte tenu des locaux et des disponibilités du personnel.
En gros, j’espère que cette analyse pourra nous aider à déterminer le nombre de comités qui peuvent siéger. Évidemment, on pourra jouer avec les chiffres, mais cela nous donnera quand même une idée des possibilités. Nous pourrons peut-être en même temps avoir des idées sur le nombre de sénateurs qui peuvent siéger à chaque comité, car s’il y a beaucoup de comités qui siègent en même temps, cela peut avoir des conséquences sur le nombre de personnes siégeant à chaque comité. Sans plus tarder, je vais demander à Shaila Anwar de faire sa présentation.
Shaila Anwar, greffière adjointe, Direction des comités, Sénat du Canada : Merci beaucoup, sénatrice.
[Traduction]
Bonjour, chers sénateurs. Je dois dire que suis très heureuse que vous vous soyez présentés à moi. J’ai tellement l’habitude de donner vos noms que c’était agréable de vous entendre le faire. J’aurais pu faire les présentations si vous le souhaitiez. Je vous remercie. C’est le matin, je n’ai pas encore pris mon premier café, donc c’est apprécié.
Je vous remercie de m’avoir invitée à revenir aujourd’hui. Nous allons revenir sur ce dont nous avons parlé lors des comparutions précédentes. J’ai évidemment suivi vos réunions sur ce sujet avec beaucoup d’intérêt, étant donné que, comme l’a souligné la sénatrice Bellemare, je suis responsable de la Direction des comités. Les sénateurs actuels et les anciens sénateurs vous ont fait part de beaucoup de points intéressants, et la prochaine étape consiste à essayer de rassembler tous ces éléments dans un rapport. J’espère pouvoir vous fournir un peu plus de renseignements aujourd’hui.
[Français]
Premièrement, je vais juste parler des documents que je viens d’énumérer. Le premier est une mise à jour. Je crois que, lors de ma dernière comparution, j’avais fourni des statistiques pour les comités par exercice financier. Aujourd’hui, j’ai avec moi les statistiques pour tous les comités depuis le début de la session. Donc, on ne peut pas comparer un exercice financier avec le début de la session, parce que chaque session dure maintenant à peu près trois ans, trois ans et demi, mais au moins, cela vous donnera un aperçu des activités et de la charge de travail de chacun des comités sénatoriaux.
[Traduction]
Encore une fois, je vous fournis ces renseignements à titre d’information, pour vous donner une idée. Je sais que vous avez beaucoup parlé du fait que certains comités ont plus de travail que d’autres, siègent plus longtemps que d’autres ou ont besoin de réunions supplémentaires. Lorsque l’on examine l’ensemble de la situation, certaines tendances se dégagent : Certains comités siègent plus longtemps, certains se réunissent plus souvent et certains convoquent beaucoup plus de témoins, pour vous donner une idée.
Le deuxième document est une copie de l’horaire approuvé actuel. Je l’ai légèrement modifié en utilisant mon code de couleurs un peu farfelu. Je me suis dit qu’il serait utile de l’expliquer. Il s’agit du document intitulé « Plages horaires possibles avec l’horaire actuel ». C’est exactement l’horaire actuel de vos réunions, mais ici, j’ai utilisé un code de couleurs pour les différentes plages horaires. Par exemple, le mardi matin est en bleu foncé, qui se réunit également le mercredi soir. Les comités du soir d’aujourd’hui, la plage verte, se réunissent aussi le jeudi matin. Vous pouvez donc voir quels comités se réunissent deux fois et quels comités ne se réunissent qu’une fois, en orange. Ensuite, il y a les comités en rose. Dans la plupart des cas, il s’agit d’une plage horaire partagée, à l’exception de celle du Comité de la régie interne, des budgets et de l’administration, le comité CIBA, qui se réunit une fois toutes les deux semaines. Il n’utilise donc pas cette plage horaire toutes les semaines. Ensuite, il y a la copie normale de l’horaire, que vous connaissez peut-être, à titre de comparaison.
Enfin, j’ai inclus une liste des niveaux de dotation en personnel de la Direction des comités de la Chambre et de la Direction des comités du Sénat. Là encore, j’essaie simplement de vous donner une idée des ressources disponibles au Sénat et à la Chambre. Je reviendrai plus en détail sur ce point, car les directions des comités ne sont pas les seules à fournir du personnel à vos comités; il y a beaucoup de personnel, et cela fait partie de l’équation.
Après avoir examiné le résumé des preuves et consulté mes notes sur les nombreuses audiences que vous avez tenues, j’ai décidé d’aborder deux thèmes récurrents aujourd’hui, à savoir l’horaire et le personnel. Ces deux thèmes sont évidemment liés. Ils sont tous deux liés aux décisions des sénateurs, et j’ai pensé que le plus utile aujourd’hui serait de vous donner quelques renseignements sur ces deux points pour vous guider dans vos délibérations et dans la formulation des recommandations que vous ferez dans votre prochain rapport.
[Français]
Il y a deux facteurs qui doivent être pris en considération pour augmenter le nombre d’événements dans le calendrier hebdomadaire : le nombre total d’heures et le nombre d’événements qui se tiennent simultanément. Ces deux facteurs ont une incidence assez importante sur les effectifs et les ressources qui soutiennent les comités.
[Traduction]
Tout d’abord, nous pouvons parler de l’horaire. Il s’agit du document dans lequel j’ai utilisé le code de couleurs dont je parlais. L’horaire des réunions est préparé conformément au Règlement administratif du Sénat, qui exige que le greffier adjoint des comités, c’est-à-dire moi, consulte tous les chefs et facilitateurs, afin d’établir un horaire des réunions et de réserver une salle pour chaque comité et sous-comité du Sénat qui se réunit régulièrement. Ce travail se fait habituellement au début d’une session. Depuis la pandémie, étant donné qu’il y a eu quelques changements, j’effectue généralement ces consultations chaque automne — pardon, je devrais dire à la fin de l’été, en préparation de l’automne — pour voir si les whips et les chefs ont des changements à apporter. Par exemple, il y a quelques semaines, on a créé le Comité mixte spécial sur l’aide médicale à mourir et nous avons dû trouver une plage horaire. Je consulte donc parfois les whips et les chefs sur ce type de choses.
Le Règlement administratif du Sénat exige en outre que le greffier adjoint des comités consulte les porte-parole des caucus afin d’établir un horaire des réunions et de réserver une salle pour chaque caucus qui se réunit régulièrement, en tenant compte de la taille du caucus et de son statut en tant que parti ou groupe reconnu. Je sais que cela ne fait pas partie de votre mandat, mais l’horaire des réunions des caucus a également une incidence sur l’horaire des comités, et je tenais donc à vous le signaler.
L’horaire actuel approuvé, si vous regardez le document qui présente les plages horaires, prévoit trois séances régulières du Sénat. Ce sont les plages rose foncé, soit les mardi, mercredi et jeudi. Il peut y en avoir plus, comme vous le savez, et ces plages sont indiquées en rose plus clair. Ce sont les heures où le Sénat pourrait également siéger au cours d’une semaine de séance.
Ensuite, nous avons quatre plages avec quatre réunions simultanées des comités, soit le mardi matin, le mercredi après-midi et le jeudi matin. Il y a quatre plages au total avec quatre réunions simultanées, puis trois plages avec trois réunions simultanées le lundi après-midi, le mardi soir et le mercredi, la plus tardive des deux plages horaires.
Il y a ensuite trois réunions indépendantes. Il y a une plage horaire partagée par le Comité d’examen de la réglementation et le Comité de la Bibliothèque du Parlement. J’ai une plage horaire qui est partagée par le Comité de vérification et le Comité sur les conflits d’intérêts, puis il y a la plage horaire du comité CIBA, qui est un peu indépendante. Il y a ensuite quatre réunions simultanées de caucus et de groupes le mardi matin et une réunion de groupe unique le mercredi à l’heure du déjeuner.
Cela nous donne un total d’environ 28 réunions hebdomadaires de comité qui totalisent environ 66 heures par semaine, cinq réunions hebdomadaires de caucus pour une durée d’environ 20 heures par semaine, et trois séances du Sénat, soit généralement 10 heures par semaine, mais souvent plus. Cela représente environ 96 heures ou plus de séances par semaine.
[Français]
À titre de comparaison, le Bureau de la traduction a indiqué, en juin dernier, que sa capacité à soutenir les événements de la Chambre des communes serait d’environ 160 heures par semaine de séance, ce qui couvre les séances de la Chambre, de 57 réunions de comités et de 3 réunions de caucus environ. Il faut toutefois tenir compte du fait que la Chambre est beaucoup plus grande que le Sénat. Elle implique plus de membres, plus d’événements, plus de comités, plus d’heures de séances et de réunions. Les services entre les deux Chambres sont donc à peu près proportionnels.
Depuis que le Sénat a repris ses travaux en personne, il n’y a eu que très peu de cas où des réunions prévues à l’horaire normal ont dû être annulées ou ne pouvaient pas avoir lieu à cause d’un manque de ressources. Le plus souvent, les réunions de comités du Sénat sont annulées si la séance de la Chambre est prolongée, étant donné que le Règlement interdit actuellement aux comités de se réunir quand le Sénat siège.
[Traduction]
Parfois, les séances prolongées peuvent entraîner des limitations ou un manque de flexibilité pour les comités qui souhaitent prolonger leurs réunions, mais ce que nous avons perdu, c’est la flexibilité pour les comités qui souhaitent siéger en dehors de leur plage horaire ou organiser des réunions supplémentaires ou des réunions qui se chevauchent avec d’autres plages horaires de comités. À l’heure actuelle, notre capacité est limitée pour ce type d’ajout.
Par exemple, en ce moment, le Comité permanent de la sécurité nationale et de la défense se réunit pour étudier le projet de loi C-21, et il a dû prévoir des audiences supplémentaires. Il utilise donc la plage horaire du sous-comité des affaires des anciens combattants et, une semaine sur deux, il utilise également la plage horaire du comité CIBA, lorsqu’il ne se réunit pas. Ils organisent des réunions supplémentaires, mais ils utilisent des plages horaires qui ne sont pas utilisées.
Le Sénat pourrait envisager d’organiser des réunions supplémentaires à d’autres moments. Encore une fois, dans le document qui montre les plages disponibles, j’ai surligné certaines zones en jaune, et les zones en gris sont tirées des commentaires et des notes. Je dois dire que j’ai vu autant de commentaires sur l’organisation de réunions de comités les lundis et vendredis, que de commentaires disant, « S’il vous plaît, n’utilisez pas les lundis et vendredis ». C’est un peu la situation dans laquelle je me trouve. Il y a des sénateurs qui veulent que nous utilisions ces plages horaires, et il y en a beaucoup qui ne le souhaitent pas. Étant donné qu’il n’y a pas de consensus, j’ai bloqué ces plages horaires, mais dans les autres temps disponibles, il y a de petites poches où nous pourrions ajouter soit des heures supplémentaires, soit un ou deux comités supplémentaires. Il s’agit des plages indiquées en jaune. Je suis consciente que certaines de ces plages ne sont probablement pas les plus souhaitables, mais je voulais au moins vous donner cette possibilité.
D’autre part, le lundi, nous avons actuellement trois comités qui disposent chacun d’une plage de quatre heures et, pour diverses raisons, je ne pense pas qu’ils utilisent tous ces quatre heures. La plupart d’entre eux siègent pendant trois heures. Ce n’est peut-être pas suffisant pour créer une plage horaire, mais si nous prenons une heure à trois comités différents, cela nous donne une autre plage horaire de trois heures à envisager. Je n’ai pas abordé la question des ressources, mais j’y reviendrai plus tard.
Je sais que le mardi soir pose également problème pour les comités du soir. Ils choisissent souvent de ne pas se réunir parce qu’ils ne savent pas si le Sénat siégera ou non et pour éviter de devoir annuler des réunions à la dernière minute, ou ils s’arrangent pour convoquer des témoins locaux ou ne pas convoquer de témoins du tout. Ils organisent des réunions à huis clos, par exemple, pour essayer d’éviter les perturbations, mais ce problème a été soulevé.
Cela dit, ces trois comités se réunissaient autrefois, avant la pandémie, le jeudi matin à huit heures. Ne vous méprenez pas, je ne préconise pas que les comités commencent à huit heures, mais ils ont là une possibilité de siéger une heure de plus le jeudi matin au lieu du mardi soir. C’est une solution que vous pouvez envisager.
Le mercredi soir, quatre comités se réunissent à 16 h 15 et trois à 18 h 45. Il y a longtemps, cette quatrième plage horaire appartenait à ce comité, mais il ne l’utilisait que rarement et, souvent, le Comité des affaires juridiques, qui se réunit à 16 h 15, avait besoin d’une prolongation, de sorte que ce dernier s’est essentiellement approprié cette plage horaire. Et comme le Comité du Règlement a cessé de l’utiliser, elle a peu à peu disparu. Certains comités pourraient peut-être utiliser cette plage horaire ou s’en servir pour avoir un peu plus de flexibilité? C’est une autre question à examiner.
J’aimerais maintenant aborder brièvement la question des ressources. Le Sénat dispose normalement des ressources nécessaires pour répondre aux besoins des comités et des caucus sur la base de cet horaire établi de longue date pour les réunions en personne qui ont lieu à Ottawa pendant les semaines de séance. Le Règlement administratif du Sénat exige que le greffier adjoint — moi-même — affecte un greffier à chaque comité du Sénat et fournisse le personnel supplémentaire nécessaire. Je présume, bien que cela ne figure pas dans le Règlement administratif du Sénat, qu’il s’agit du personnel du Sénat et non d’autres employés.
Bien qu’on me demande d’affecter un greffier à chaque comité, le comité CIBA ne m’attribue qu’un nombre limité de greffiers. Actuellement, il y en a 15 pour soutenir 18 comités, six sous-comités et quatre comités mixtes.
[Français]
Donc, à titre de comparaison, la Direction des comités de la Chambre des communes dispose de 32 greffiers pour appuyer 27 comités, 2 sous-comités et 4 comités mixtes.
[Traduction]
Mon équipe est chargée d’offrir un type très particulier de soutien aux comités. Nous leur apportons un soutien en matière de procédure, d’administration, de logistique et de gestion financière et budgétaire. Mais ce n’est qu’une partie du tableau. Vous serez peut-être surpris d’apprendre que la tenue d’une réunion télévisée classique comme celle-ci peut exiger le soutien de jusqu’à 31 personnes. Ces personnes sont soit dans la salle, soit à proximité de la salle, soit ailleurs sur la Colline, et nous avons même du personnel qui apporte son soutien à distance, en fonction des services requis.
Les comités du Sénat sont soutenus dans leur travail par tout un éventail de membres du personnel, qui ne relèvent pas tous de moi et qui ne sont pas tous des employés du Sénat. Il y a notamment nos collègues de la Bibliothèque du Parlement, de la Chambre des communes, du Bureau de la traduction et de Travaux publics. Beaucoup de ces employés peuvent soutenir plusieurs réunions en même temps, mais un certain nombre de postes ne peuvent pas vraiment être dédoublés ou répétés, ou ne peuvent pas fonctionner pour plusieurs réunions en même temps.
Je vais d’abord parler des greffiers. Nous sommes une ressource spécialisée qu’il est difficile de dédoubler et qu’il est assurément difficile d’affecter à deux réunions en même temps. Il doit y avoir un greffier par réunion, et je ne vois pas vraiment de possibilité de contourner ce problème. Je sais que l’intelligence artificielle et d’autres outils de ce genre sont en train d’apparaître, mais nous n’en sommes pas encore à l’époque des greffiers robots, et je serai prête à prendre ma retraite lorsque nous y arriverons.
Si les comités se réunissent en dehors de leur plage horaire, s’ils voyagent ou s’ils connaissent l’un des nombreux changements qui surviennent au cours du calendrier parlementaire, le fait d’affecter un greffier à deux comités peut poser des problèmes. Nous le faisons parfois, par exemple, avec les comités du lundi parce qu’ils ne se réunissent qu’une fois par semaine. Ces greffiers seront affectés à un autre comité, mais comme je l’ai dit, si l’un de ces deux comités voyage, je dois trouver un remplaçant pour l’autre comité qui n’est pas occupé ou qui ne voyage pas.
En outre, les trois gestionnaires de la Direction des comités soutiennent un comité permanent et au moins un sous-comité du comité CIBA.
C’est moi que gère les greffiers, les agents de la logistique et les adjoints administratifs, mais je ne contrôle que l’affectation et la répartition de ces ressources entre nos différents comités.
Je disais hier, en discutant avec certains membres de mon personnel, que c’est comme si je recevais une tarte chaque année et que j’étais responsable de la façon dont cette tarte est divisée. Parfois, lorsque quelqu’un veut un plus de tarte, la seule chose que je puisse faire est de couper une part en deux, ce qui signifie que nous rationnons un peu les ressources. J’aime cette analogie de la tarte parce qu’elle s’applique à quelques-unes des autres ressources dont nous disposons.
C’est un peu la même chose pour nos analystes de la Bibliothèque du Parlement en ce sens qu’ils ont tendance à être des experts, de sorte que quelqu’un qui a de l’expérience dans le domaine de la pêche et des océans ne pourra peut-être pas se substituer à l’analyste d’Affaires juridiques et constitutionnelles, qui a besoin d’une expertise juridique plus poussée. Il s’agit d’une organisation différente, d’une organisation partenaire. Celle-ci rend des comptes à la direction de la Bibliothèque du Parlement, qui est dirigée par le bibliothécaire parlementaire. Elle soutient également les deux chambres. Il s’agit d’un service conjoint.
Ensuite, nous avons les ressources qui sont un peu plus générales et qui peuvent couvrir plus d’un comité, dans certains cas, en même temps. L’interprétation ne peut pas couvrir plus d’un comité à la fois, ou un interprète individuel ne peut pas le faire, mais ils sont moins spécialisés que les greffiers et les analystes, bien qu’ils aient tendance à très bien connaître le sujet qu’ils interprètent. C’est pourquoi nous aimons avoir les mêmes interprètes pour des réunions similaires, mais ils ont un peu plus de flexibilité que nous. Les services d’interprétation nous ont indiqué qu’ils disposaient d’une marge de manœuvre limitée pour augmenter leur capacité en cas d’ajout, mais qu’ils étaient moins affectés par le nombre d’événements simultanés. J’ai donc dit au début que les deux grands facteurs sont pour nous le nombre total d’heures et le nombre d’événements simultanés. Pour eux, le nombre total d’heures de service qu’ils fournissent est plus important que le nombre d’événements simultanés, mais il n’est pas illimité.
Nos niveaux de service actuels en matière d’interprétation et de traduction sont régis par un accord de partenariat entre le Sénat et le Bureau de la traduction, qui est approuvé par le comité CIBA.
Le soutien technique, multimédia et de diffusion est l’autre service de soutien important dont nous disposons. Il est assuré par les services multimédias, les techniciens et les équipes de télévision, et c’est une ressource fournie par la Chambre des communes. Il s’agit également d’une entente régie par un accord sur les niveaux de service conclu entre le Sénat et la Chambre des communes, qui un accord qui est également approuvé par le comité CIBA.
Je devrais vous faire remarquer qu’un changement important dans les niveaux de service offerts au Sénat est survenu lorsque nous avons quitté l’édifice du Centre pour venir ici, que nous avons commencé à diffuser les délibérations du Sénat et que nous avons également fait passer à quatre le nombre de séances de comité qui se déroulent simultanément pendant une plage horaire. Avant cela, il y en avait seulement trois, et il n’était pas rare que les comités soumettent leurs demandes de télédiffusion. Chaque semaine ou chaque jour, les whips décidaient laquelle des trois ou quatre séances de comité pouvait être télévisée.
Je tenais à le mentionner parce que si le nombre total de réunions qui devaient être télédiffusées devait augmenter, nous serions assujettis aux limites des niveaux de service existants, de sorte que cette part du gâteau devrait à nouveau être réduite de moitié. Lorsque j’ai commencé à travailler au Sénat, toutes les réunions n’étaient pas télévisées. C’est donc un service que nous avons eu la chance de pouvoir soutenir au cours des huit ou neuf dernières années. Cependant, il n’y a pas si longtemps dans le passé du Sénat, certaines séances de comité ne pouvaient pas être télévisées. Sinon, il faudrait renégocier l’accord sur les niveaux de service, ce qui relèverait de la compétence du comité CIBA.
De plus, nous disposons d’un personnel de soutien provenant de l’Administration du Sénat. Il y a nos opérateurs de console, les pages qui soutiennent nos réunions, et notre personnel des TI. Ce sont également des employés qui ne peuvent peut-être pas s’occuper de plus d’une réunion à la fois, mais ils peuvent s’occuper de plusieurs réunions différentes. Ils ne sont pas réservés à un comité particulier, ce qui nous apporte un peu plus de souplesse. Tous ces éléments devront être pris en compte si vous envisagez d’accroître le nombre total de réunions et le nombre de réunions simultanées.
Je vais m’arrêter là, et je suis sûre que vous avez des questions à me poser. Je sais qu’un certain nombre d’autres problèmes ont été mentionnés au cours de vos audiences. Je n’ai pas abordé tous les sujets aujourd’hui, mais si vous avez des questions, j’ai passé en revue tous les documents, et c’est avec plaisir que je vous aiderai.
[Français]
La présidente : Merci beaucoup, madame Anwar. J’ai une liste qui s’allonge, avec la sénatrice Saint-Germain d’abord, la sénatrice Mégie, la sénatrice Ataulahjan, la sénatrice Batters et la sénatrice Omidvar.
La sénatrice Saint-Germain : Merci, madame Anwar, pour ces documents éclairants et fort bien faits. Je vais ajouter des éléments à vos problèmes avant de vous proposer une solution. L’ajout à vos problèmes, c’est le fait que, le vendredi, quand on regarde le tableau en couleur, on a l’impression qu’il n’y a pas véritablement de réunions. Pourtant, en réalité, les cinq sous‑comités du Comité de la régie interne, qui se sont réunis 51 fois au cours de la dernière année, se rencontrent très souvent le vendredi. Il y a aussi le Comité interparlementaire mixte qui se réunit de plus en plus souvent — presque une fois par mois —, soit le lundi matin ou le vendredi.
Donc, cela ajoute des réunions aux plages horaires. On nous dit par ailleurs que généralement, les lundis et les vendredis sont consacrés au temps consacré aux voyages des sénateurs pour rentrer dans leur province de résidence. De plus en plus, on demande quand même plus de disponibilité aux sénateurs cinq jours par semaine. Lorsque je regarde les cinq comités qui ont siégé le plus, aucun des cinq ne se réunit le lundi soir. Il y a sans doute plusieurs explications, comme le fait qu’ils n’ont pas l’autorisation de siéger. Les cinq comités sont les suivants : le Comité sénatorial permanent des affaires juridiques et constitutionnelles, à égalité avec le Comité sénatorial permanent des finances nationales. Ensuite, le Comité sénatorial permanent des affaires sociales, des sciences et de la technologie, puis le Comité sénatorial permanent des peuples autochtones, et enfin, le Comité sénatorial permanent des affaires étrangères et du commerce international.
Voilà pour la série de problèmes additionnels que j’ai identifiés.
La question que je poserais pour apporter des solutions est la suivante : est-ce que vous croyez que, au-delà des cinq comités qui se sont réunis le plus souvent et qui pourraient conserver deux plages horaires par semaine, il serait possible de ne donner aux autres comités qu’une plage allongée, de trois heures disons, et même à certains d’entre eux — ce qui est le cas de notre comité — une réunion aux deux semaines seulement, pour assurer un meilleur équilibre, pour que les sénateurs puissent aussi respecter leurs engagements lorsqu’ils sont membres des comités et pour qu’il n’y ait pas de conflits d’horaire?
Mme Anwar : Merci beaucoup pour les commentaires et les questions.
Je vais commencer par les sous-comités et le Comité interparlementaire mixte. Effectivement, les sous-comités du Comité de la régie interne et le Comité interparlementaire mixte se réunissent normalement les lundis et les vendredis, parce que c’est essentiellement le seul moment qui est disponible. Il faut quand même mentionner que ces entités peuvent toujours continuer de se réunir de façon virtuelle. Les comités permanents du Sénat ne peuvent pas le faire. C’est une flexibilité qui existe pour eux et qui réduit peut-être un peu la pression, à cause du fait que ces deux jours sont des journées de voyage, et parce que c’est possible pour les sénateurs de participer à partir de chez eux ou lorsqu’ils sont en déplacement et ainsi de suite.
Parfois, pour les comités permanents, ce sont des jours qui sont utilisés si, par exemple, un comité doit tenir des réunions supplémentaires, mais c’est très, très rare depuis septembre dernier, parce que les sénateurs utilisent ces jours-là pour voyager.
Pour ce qui est des comités qui siègent le plus souvent, il faut aussi tenir compte du fait que les comités que vous avez mentionnés sont ceux qui étudient le plus grand nombre de projets de loi. Il y a une interaction avec le Sénat; il faut qu’ils fassent rapport sur des projets de loi qui ont un délai fixe ou très urgent, et il faut que les comités fassent rapport au Sénat — le jeudi, par exemple — avant que la semaine soit terminée. Pour eux, c’est important qu’ils finissent leurs travaux pas plus tard que le jeudi, parce que leur travail a une influence sur ce que le Sénat va faire.
Pour les autres comités qui font plutôt des études spéciales, les délais sont essentiellement déterminés par les comités. Parfois, il y a des délais, parce que c’est le mois de juin et que les comités veulent déposer leur rapport avant l’été, avant une élection ou avant la possibilité d’une prorogation, mais les délais sont établis par les comités eux-mêmes.
Est-ce qu’il y a une possibilité de leur donner une plage horaire par semaine, qui serait peut-être plus longue que deux heures? Oui; il faudra faire des ajustements, mais cela signifie que l’on réduit d’un côté pour augmenter de l’autre. C’est quelque chose qu’on pourrait examiner, mais j’ai vraiment besoin d’une décision de la part des sénateurs. Ils doivent me dire si ces quatre comités vont rester comme tels et quels sont les autres comités pour lesquels je peux faire des changements ou proposer un horaire différent. La décision claire et précise doit venir des sénateurs.
La sénatrice Mégie : Vous avez répondu partiellement à la question que je voulais poser et que la sénatrice Saint-Germain a posée, mais je la pose quand même, parce que cela a créé un précédent pour nous. Le Comité des langues officielles siège le lundi après-midi; on se faisait toujours dire que c’est parce que le lundi après-midi est une plage horaire durant laquelle les sénateurs voyagent beaucoup. Quand on fait la comparaison en regardant les tableaux très bien faits que vous nous avez proposés, on voit aussi que les comités mixtes et les comités de l’autre continuent de se réunir en mode hybride. Je vous amène peut-être sur un terrain glissant, mais hier après-midi, on a dû avoir recours à une motion pour autoriser le comité à continuer de recevoir des témoins, si le comité perdait des joueurs en cours de réunion et s’il n’avait plus le quorum.
Donc, pour éviter cela, pour les comités qui siègent dans des zones pas trop litigieuses, mais où on a moins de chance d’avoir le quorum, serait-il possible de considérer pour eux de tenir des réunions en mode virtuel, même si ce sont des comités sénatoriaux?
Mme Anwar : Encore une fois, c’est vraiment aux sénateurs de décider s’ils veulent ouvrir la porte aux réunions hybrides. Ce que je peux vous dire, c’est que c’est l’une des raisons pour lesquelles le nombre de membres pour les comités du lundi est réduit. Je crois que c’est neuf membres pour le Comité des langues officielles et neuf pour le Comité des droits de la personne. Le Comité de la sécurité nationale, de la défense et des anciens combattants compte 9 membres dans le Règlement, mais il y a un ordre sessionnel qui l’a fait augmenter à 12 membres.
C’est l’une des raisons pour lesquelles les nombres sont un peu réduits, parce que ces comités ont été ajoutés il y a 25 ans, donc ce ne sont plus de nouveaux comités. C’est vraiment l’une des raisons pour lesquelles c’est arrivé. L’autre aspect dont j’aimerais parler, c’est que la décision de revenir en personne était aussi liée aux ressources sur le plan de l’interprétation. En effet, pour les services d’interprétation, si le Sénat conservait les réunions de comités et les séances hybrides, on aurait accès à moins de ressources. Donc, c’est aussi une décision qui a été prise pour augmenter notre capacité par rapport aux services d’interprétation.
La sénatrice Mégie : Merci. Je sais qu’on est dans le quantitatif, le nombre de réunions et ainsi de suite. Ma question est plutôt d’ordre qualitatif et a trait au travail des greffiers quand ils choisissent les témoins qui viennent devant les comités. Est-ce qu’ils doivent, à un certain moment, compiler des données, notamment sur le nombre de personnes issues de la diversité qu’on invite comme témoins ou sur le nombre de Noirs par opposition aux autres ethnies? Combien y a-t-il de francophones ou d’anglophones? Comment savoir s’il y a suffisamment de diversité dans le choix des témoins, parce que cela peut influencer le travail du comité, selon les personnes qui viennent témoigner? Est-ce qu’ils font ce travail ou est-ce laissé au choix des sénateurs?
Mme Anwar : Le choix des témoins, c’est vraiment une décision des sénateurs, que ce soit le comité directeur ou l’ensemble du comité. Évidemment, les analystes de la Bibliothèque du Parlement aident les comités en préparant des listes de témoins pour étude pour les sénateurs, mais le choix final d’inviter tel ou tel témoin reste celui des sénateurs.
Pour ce qui est des statistiques sur le plan de la diversité, actuellement, non, nous ne gardons pas de données. C’est peut-être quelque chose que l’on pourrait faire, parce que parfois, les éléments de diversité ne sont pas visibles, alors on a besoin de la collaboration des témoins qui peuvent s’auto-identifier.
C’est un système où c’est le témoin lui-même qui déclare qu’il est membre d’un groupe ou d’un autre, parce que j’aurais peut-être un peu de crainte si c’est le greffier qui est responsable d’identifier des caractéristiques d’un témoin, comme s’ils sont anglophones ou francophones. Parfois, ils sont bilingues, mais on ne connaît pas toujours leur langue maternelle. Donc, on n’a jamais pensé à cela, mais c’est peut-être quelque chose que l’on pourrait faire à l’avenir.
La sénatrice Mégie : Merci.
[Traduction]
La sénatrice Ataullahjan : Je vous remercie. Ma question ressemble à celles des sénatrices Saint-Germain et Mégie. Le comité des droits de la personne est censé se réunir pendant quatre heures le lundi. Nous avons parfois beaucoup de mal à atteindre le quorum. Hier, une sénatrice m’a dit que pour participer à une réunion prévue à 16 h 30, elle devait partir le dimanche, ce qu’elle trouvait injuste. Nous avions l’habitude de nous réunir le mercredi entre 11 h 30 et 13 h 30. Est-il possible d’obtenir ce créneau horaire dans un avenir proche?
Vous avez également mentionné que la plupart des comités n’utilisent pas les quatre heures prévues. En vérité, si vous voyagez le lundi, vous êtes très fatigué, et il est très difficile de siéger jusqu’à 20 heures sans manger. On me pose constamment la question suivante : « Pourquoi n’essayez-vous pas de récupérer le créneau du mercredi? ». Je vous pose donc la question.
Mme Anwar : C’est encore l’analogie de la tarte. Si le Comité des droits de la personne devait se réunir le mercredi, il faudrait retirer ce créneau à un autre groupe, qu’il s’agisse du Sous-comité de la vérification, des conflits d’intérêts ou des anciens combattants. C’est certainement quelque chose qui peut être proposé aux whips. Ce serait la bonne façon de procéder.
Les Sous-comités de la vérification et les conflits d’intérêts sont tous les deux autorisés à siéger pendant que le Sénat siège. De fait, ils ne siègent pas à midi; ils siègent à 13 h 30. C’est en fait le Sous-comité des anciens combattants qui se réunit à ce moment-là.
Certes, un comité aurait habituellement la priorité sur un sous-comité, mais ce serait une question à soulever auprès des whips. Oui, cela pourrait être fait, mais il faudrait que les whips décident quel comité sera déplacé de ce créneau.
La sénatrice Ataullahjan : Je vous remercie.
La sénatrice Batters : Je vous remercie de témoigner aujourd’hui, madame Anwar.
Il y a certaines choses que je voudrais aborder, compte tenu des points que vous avez soulevés dans votre exposé. Vous avez fait remarquer que le Comité de la régie interne, des budgets et de l’administration ne se réunit maintenant qu’une fois toutes les deux semaines. Je me demande quand cette pratique a commencé. J’ai fait partie de ce comité pendant un certain nombre d’années. J’en ai été la vice-présidente pendant les trois dernières années, mais tout a pris fin rapidement après le début de la pandémie de COVID-19. Il est certain qu’à l’époque, nous nous réunissions régulièrement une fois par semaine et que nous avions un programme très chargé, bien sûr, travaillant deux heures chaque fois que nous nous rencontrions. J’imagine que cet horaire a peut-être commencé avec la COVID-19, mais je suis surprise que le comité continue de se réunir une fois toutes les deux semaines. Je m’étonne qu’il puisse abattre tout son travail dans ce laps de temps.
Mme Anwar : À l’heure actuelle, le comité directeur se réunit une semaine sur deux. Le Comité de la régie interne, des budgets et de l’administration lui-même n’utilise pas la plage horaire en entier, ce qui signifie que nous avons une salle disponible avec une équipe de diffusion et des sténographes parce qu’ils sont déjà sur place pour cette plage horaire de toute façon. Voilà ce qui change.
Je ne sais pas exactement pourquoi ce comité est passé à une semaine ou à des semaines alternées, mais c’est quelque chose qui a évolué. La pandémie y est probablement pour quelque chose, mais le simple fait d’avoir déménagé dans cet édifice a fait évoluer les choses au fil du temps. Maintenant, c’est toujours le créneau horaire de ce comité. Si quelque chose d’urgent se présentait et qu’il devait se réunir, il aurait la priorité sur les autres comités, mais il vaut probablement la peine de voir si ce créneau peut être attribué à quelqu’un d’autre de façon plus régulière. Encore une fois, ce serait une plage horaire alternée.
La sénatrice Batters : Le comité directeur avait l’habitude de tenir une longue réunion une fois par semaine. Se réunit-il aux deux semaines également?
Mme Anwar : À ma connaissance. Il se réunit peut-être plus fréquemment ou selon les besoins, mais de façon générale, il procède ainsi depuis au moins deux ans.
La sénatrice Batters : J’ai un ou deux autres points à aborder. J’examine la comparaison avec la Chambre des communes. Nous en avons parlé dans le cadre d’une des premières ébauches d’un rapport dont nous avons parlé. Certains ont proposé de peut-être tenir plus de réunions de comités lorsque la Chambre siège.
Lors d’une récente discussion, j’ai parlé du fait que la Chambre des communes a des heures de séance plus longues que celles de la Chambre du Sénat. Vous avez indiqué, dans votre tableau, que les heures normales de séance du Sénat étaient d’environ 10 heures par semaine, alors que celles de la Chambre des communes étaient plutôt de 35 heures par semaine. Au fil de l’histoire, on constate généralement que la Chambre des communes compte évidemment trois fois plus de membres que le Sénat, voire plus. Et au Sénat, on souhaite généralement que les réunions des comités se tiennent en dehors des heures de séance du Sénat, puisque ce dernier compte moins de membres. Est-ce ainsi que vous considérez les choses du point de vue historique?
Mme Anwar : Certainement. Les cultures et les règles sont différentes. Du côté de la Chambre, les comités sont autorisés à se réunir lorsque leur Chambre siège. Même si l’on voit la Chambre pleine de députés lors de la télédiffusion de la période de questions, il n’y en a pas beaucoup à d’autres moments. Il est certain que les sièges ne sont pas tous occupés parce que, la plupart du temps, les députés assistent à des réunions de comité qui ont lieu à ce moment-là. C’est un choix institutionnel.
Du côté du Sénat, les sénateurs prennent certainement le travail des comités avec grand sérieux. C’est une caractéristique pour laquelle le Sénat est connu. On essaie aussi de ne pas changer cela.
Je peux vous donner des exemples. Chaque année, un projet de loi d’exécution du budget est toujours déposé. Habituellement, une étude préalable est répartie entre plusieurs comités. Le Sénat donne toujours la permission à tous les comités de se réunir lorsque le Sénat siège, et je deviens folle, car si quatre comités se réunissent pendant que le Sénat siège, cela revient essentiellement à retirer 50 sénateurs du Sénat pour des réunions de comités. J’ai l’impression que les sénateurs ne veulent pas donner l’image d’une Chambre vide avec seulement des personnes qui participent à un débat quelconque. Notre culture est très axée sur le fait que lorsque le Sénat siège, les sénateurs devraient être au Sénat, et lorsque les comités se réunissent, les sénateurs devraient être au sein du comité.
Des ajustements pourraient probablement être apportés si les sénateurs le souhaitent. Je ferais toutefois attention au fait qu’un comité compte 12 sénateurs, deux en comptent 24 et ainsi de suite. Cela laisse une impression différente de qui reste à la Chambre et de ce qui se passe. Je ne sais pas si cela répond entièrement à votre question.
La sénatrice Batters : Oui. Il s’effectue beaucoup de travail important à la Chambre également. Il n’y a pas que les comités sénatoriaux qui font un travail important.
Mme Anwar : Comme vous le savez, je suis partiale à l’égard du travail effectué par les comités sénatoriaux, mais je comprends ce que vous voulez dire. Je suis également greffière du Bureau, alors ce n’est pas quelque chose dont je ferai fi.
Si les deux événements avaient lieu en même temps, cela aurait également une incidence sur les ressources dont nous disposons. Quand le Sénat siège et s’il siège tard, nous avons le luxe de consacrer toutes nos ressources pour l’appuyer.
Au Sénat, nous considérons que la Chambre est l’entité prééminente, suivie ensuite par les comités. C’est ainsi que toutes nos structures fonctionnent, que nos Règles fonctionnent et que nos ressources sont réparties.
La seule chose, c’est que puisque le Sénat siège de 14 à 18 heures ou de 14 à 16 heures, c’est la partie de la journée où les comités ne peuvent pas se réunir.
La sénatrice Omidvar : Merci, madame Anwar. J’apprécie votre témoignage et, en particulier, les outils de visualisation que vous nous avez fournis.
En dehors de la question des ressources, lorsque je regarde le tableau des blocs disponibles, ai-je tort de supposer qu’il y a de la place le mercredi matin de 9 à 11 heures?
Mme Anwar : C’est traditionnellement l’heure des caucus nationaux, de sorte que les comités ne se réunissent pas le mercredi matin, pas avant 11 h 30 ou 12 heures au plus tôt. Voilà la raison.
Encore une fois, parce qu’il y a des réunions de caucus en cours, il y a une concentration des ressources ce jour-là. Le caucus du Sénat était toujours le mardi matin, et le caucus national ou de la Chambre se réunissait toujours le mercredi.
Je devrais souligner que c’est l’un des changements évolutifs du Sénat. Nous devions auparavant appuyer deux réunions de caucus. Maintenant, les besoins sont plus grands. N’ayant pas obtenu quatre fois plus de ressources pour appuyer quatre caucus, nous devons être plus souples dans la répartition de ces ressources.
La sénatrice Omidvar : Je vous remercie. Cela répond à ma question.
Le sénateur Kutcher : Merci, madame Anwar. Je voudrais formuler une observation avant de poser ma question afin de vous féliciter. C’est probablement la présentation le plus colorée que j’aie jamais vue dans un comité sénatorial. C’est merveilleux.
Mme Anwar : Vous pouvez voir que je suis gauchère. J’ai besoin d’éléments visuels. Les couleurs rendent certaines personnes folles, mais elles me permettent d’illustrer plus facilement ce dont je parle.
Le sénateur Kutcher : N’étant pas moi-même membre de la génération X, je trouve la présentation vraiment magnifique. Je vous remercie beaucoup.
Mme Anwar : Merci de penser que j’appartiens à cette génération. Cela me va droit au cœur. Vous avez ensoleillé ma journée.
Le sénateur Kutcher : Je veux vous interroger à propos des comités spéciaux. Nous avons discuté de leur utilisation possible. Je vois qu’il y a des créneaux potentiels, mais qu’en est-il des ressources? Si nous mettions sur pied des comités spéciaux sur des sujets d’actualité, de quelles ressources supplémentaires auraient-ils besoin? Ces ressources sont-elles disponibles?
Par exemple, il y a un créneau libre le lundi soir de 16 h à 20 h. Cela veut-il dire qu’il y a déjà des ressources disponibles qu’on peut utiliser à cette fin? Pourriez-vous nous aider à y voir clair? Merci.
Mme Anwar : Juste pour répondre à votre question le plus simplement possible, c’est non pour l’instant. Cela ne veut pas dire que c’est impossible. Il faudrait procéder à une réorganisation et à un examen des ressources. Dans certains cas, il faudrait aller chercher des ressources ailleurs, et dans d’autres, réclamer des ressources supplémentaires au Comité de la régie interne, des budgets et de l’administration. Nous pourrions devoir faire appel à certains de nos partenaires et organismes de soutien pour leur demander des ressources supplémentaires.
Dans le cas du Comité mixte spécial sur l’aide médicale à mourir, nous avons négocié avec la Chambre des communes, qui jouit certainement d’un meilleur accès aux ressources que le Sénat. Nous lui avons demandé d’assurer le soutien administratif de ce comité; les réunions se déroulent donc du côté de la Chambre avec les ressources de la Chambre. Je dois encore fournir un greffier, du soutien administratif et d’autres ressources. Il y a des choses que nous partageons 70-30. Ce comité spécial ayant une date de fin, c’est quelque chose avec laquelle je peux travailler.
Lorsque je parle de la tarte, je n’ai pas de greffier supplémentaire pour ce comité. J’ai donc j’ai pris un greffier d’un autre comité et je lui ai donné une affectation supplémentaire. Il travaillera pour deux comités. Mais si le comité s’en tient à la date limite de fin janvier, nous pouvons gérer la situation. S’il prolonge ses travaux, j’aurai besoin de ressources supplémentaires.
Pour répondre à votre question, si le Sénat créait un comité spécial dont la date de fin coïncidait avec la fin de la session ou qui poursuivrait ses travaux jusqu’à ce qu’il prépare son rapport final — c’est-à-dire jusqu’à une date indéterminée —, j’aurais besoin de greffiers et de ressources supplémentaires. Il faudrait que je parle à nos partenaires de la Bibliothèque du Parlement, de l’interprétation et de la Chambre des communes pour voir quelles ressources ils ont.
Il y en a toujours un peu. S’il s’agit d’un comité éphémère ou à court terme, nous pouvons combler tous des besoins avec les ressources existantes. Si c’est un projet à plus long terme, c’est à ce moment-là que nous devons commencer à examiner quelles ressources supplémentaires peuvent être acquises.
Le sénateur Kutcher : Je vous remercie de ces explications. Pour nuancer un peu les choses, en va-t-il de même pour les comités spéciaux relevant exclusivement du Sénat?
Mme Anwar : Oui.
Le sénateur Kutcher : Ce que je vous entends dire, c’est que ce pourrait être possible, mais que ce serait difficile pour deux comités en même temps.
Mme Anwar : Sans ressources supplémentaires, ce serait difficile. Si vous me disiez que nous avons besoin d’un comité spécial pendant six mois, c’est quelque chose qu’on m’a déjà dit et ce comité n’a pas cessé ses travaux après six mois, alors cela me laisse méfiante. D’autres choses surviennent. Les sénateurs sont également occupés. Si vous créez un comité spécial, il n’y aura pas 10 sénateurs de plus. Quelqu’un fera partie d’un comité supplémentaire. Cela fera du travail supplémentaire pour vous aussi. Les choses se compliquent. Les séances posent des problèmes. Des réunions doivent être annulées. Cela tend à prolonger la vie d’un comité spécial.
Nous avons moins de ressources qu’avant pour travailler, mais nous nous en sortons. Nous pouvons appuyer le Comité sur l’aide médicale à mourir pour le temps qu’il soit censé se réunir. S’il s’agissait d’un comité spécial à plus long terme, j’aurais certainement besoin de greffiers et de ressources supplémentaires, et nous devrions renégocier pour voir ce qui est disponible pour les autres comités.
Le sénateur Kutcher : De plus, s’il y a un seul comité spécial au Sénat pour le Sénat, c’est correct?
Mme Anwar : Oui.
Le sénateur Kutcher : Je vous remercie.
La sénatrice Cordy : C’était une excellente présentation, et j’aime aussi les couleurs. Nous avons peut-être le même âge, sénateur Kutcher. J’aime cette façon de faire. Cela clarifie les choses pour qu’on puisse voir où se trouvent les ressources.
J’aimerais parler des ressources pour l’interprétation. Je sais que la priorité va au Sénat et aux comités. Les membres de mon personnel pour tout notre groupe et la direction aiment tenir une réunion hebdomadaire d’une heure ou quelque chose comme cela. Il n’y a tout simplement pas de ressources. Les réunions se déroulent dans une seule langue, ce qui va totalement à l’encontre de tout ce en quoi nous croyons pour le gouvernement du Canada.
Mme Anwar : Je suis au fait du problème. Nous examinons diverses façons d’accroître notre capacité. L’une d’elles consiste à utiliser l’interprétation à distance, qui est mise à l’essai dans le cadre d’un projet pilote à la Chambre des communes. Nous avons fait des essais avec l’interprétation à distance; les interprètes font leur travail depuis Toronto ou Vancouver par l’intermédiaire de Zoom. Cela a très bien fonctionné. Nous ne l’avons toutefois pas testée en temps réel lors de vrais événements parlementaires. C’est probablement la prochaine étape que nous envisageons.
C’est ce dont vous parlez; c’est l’une des ressources supplémentaires. Nous n’avions tout simplement pas la capacité, car nous nous sommes principalement employés à remettre les activités parlementaires régulières en route. Si je prends la semaine dernière comme exemple, il y a eu un certain nombre d’événements spéciaux, comme le Forum des enseignants et Invitons nos jeunes au travail. Ce sont de grands événements institutionnels. Habituellement, l’interprétation simultanée est offerte. C’est la première année où tout n’était pas entièrement interprété. Nous avons fait des exposés bilingues ou des choses comme cela.
C’est une nouvelle réalité. Nous essayons de trouver des moyens différents. Cependant, c’est là que je dois faire beaucoup de gestion d’horaire chaque semaine, ce que je n’avais pas à faire auparavant, parce que dès qu’un greffier m’avise que son comité ne se réunira qu’une heure cette semaine-là, j’essaie de trouver quelqu’un d’autre qui a besoin de cette heure. Invariablement, il y a quelqu’un qui doit l’utiliser pour je ne sais quelle tâche supplémentaire.
C’est quelque chose dont nous — Maxime, notre représentant du Sénat au Bureau de la traduction, et moi — avons discuté avec cet organisme. Lorsque des comités se réunissent le lundi, par exemple, s’ils n’utilisent pas l’heure en entier, nous voulons pouvoir utiliser cette ressource ailleurs. Quant à la façon de décider, nous n’avons pas encore de proposition solide à vous présenter, honorables sénateurs. La prochaine étape consistera à essayer d’intégrer ces ressources inutilisées et redondantes afin de voir si nous pouvons les utiliser plus efficacement. Nous essayons d’être aussi efficaces que possible.
Même au Sénat, on nous indique parfois en début de journée que le Sénat siégera jusqu’à 22 heures. Nous réorganisions alors les choses pour que la Chambre soit appuyée, mais le Sénat s’ajourne finalement à 18 heures ou à 17 heures. Toutes les ressources ont été réorganisées et déployées en vue d’une séance prolongée, et voilà que nous n’en avons plus besoin. C’est un peu un gaspillage de ressources, mais d’un autre côté, nous devons permettre au Sénat de faire ce qu’il doit faire, et une partie de ce travail organique et non prédéterminé.
La sénatrice Cordy : Manque-t-il d’interprètes dans la région d’Ottawa ou s’agit-il d’une question d’ordre financier?
Mme Anwar : C’est une pénurie d’interprètes. Il y a eu beaucoup de départs à la retraite et de blessures au cours de la pandémie, mais c’est aussi une question démographique. C’est de l’attrition; il y a eu moins de remplacements que de pertes.
La sénatrice Cordy : Des gens ont comparu devant les comités pour parler des possibilités de changement. Certains d’entre eux ont suggéré d’organiser une réunion de comité de trois ou quatre heures par semaine au lieu de deux réunions plus courtes par semaine. C’est particulièrement vrai pour les mardis soir. Vous avez dit tout à l’heure que ces réunions étaient souvent annulées. Par exemple, les réunions du Comité sénatorial permanent des pêches et des océans sont souvent annulées parce que le Sénat siège plus longtemps le mardi soir. Est-ce que cela reviendrait au même, c’est-à-dire qu’il faudrait autant de ressources, ou est-ce que cela changerait la donne?
Mme Anwar : Actuellement, je travaille de manière proactive avec les greffiers pour savoir quels comités se réunissent. Ce soir, par exemple, je sais que le comité de l’agriculture et le comité de l’énergie souhaitent se réunir. Nous ne savons pas si le Sénat prolongera sa séance, et c’est la raison pour laquelle j’ai prévu des ressources pour ces deux comités. Nous en saurons plus lorsque nous saurons si ces comités peuvent ou non se réunir. Si nous avions une plus grande certitude, pourrions-nous utiliser ces ressources ailleurs? Oui, probablement. Pour l’instant, je n’ai pas la possibilité de réattribuer ces ressources jusqu’à ce que nous sachions avec certitude qu’elles ne seront pas utilisées.
[Français]
La présidente : Avant de céder la parole à la sénatrice Busson, pouvez-vous nous dire combien il faut de temps pour entraîner un nouveau greffier?
Mme Anwar : Cela dépend. Le poste de greffier législatif est un poste d’entrée pour quelqu’un qui veut être greffier à la procédure. Si on engage un greffier législatif qui travaille déjà depuis deux ou trois ans dans cette fonction, cela prend probablement moins de temps avant qu’il devienne un greffier autonome.
Par contre, si on engage quelqu’un de l’extérieur qui n’a jamais travaillé sur la Colline du Parlement, c’est sûr qu’il y aura une période d’apprentissage. Lorsqu’on engage quelqu’un de l’extérieur, pour les deux ou trois premiers mois, il travaillera avec un greffier plus expérimenté, qui agira comme mentor et qui l’aidera dans sa formation. On a des points de référence, des choses que l’on surveille pour voir si la personne est capable de faire le travail de façon de plus en plus indépendante.
Je dirais donc que si c’est quelqu’un qui vient l’interne, cela prendra probablement de trois à six mois; si c’est quelqu’un de l’extérieur, cela peut prendre un peu plus de temps. Je ne peux pas dire un an, parce qu’on fera l’exercice après un cycle parlementaire — en fait, si on engage quelqu’un en juin, il ne travaillera pas réellement durant l’été. On essaie donc d’engager du personnel pour commencer en septembre, et en janvier, les gens devraient être assez formés pour devenir autonomes. Par contre, c’est un art; ce n’est pas une science, ce n’est pas exact.
La présidente : Je comprends, merci beaucoup.
[Traduction]
La sénatrice Busson : Plusieurs des questions que je voulais poser ont déjà été abordées, mais j’aimerais entrer dans les détails, si vous me le permettez.
Tout d’abord, j’espère ne pas être la seule personne dans cette salle qui est absolument stupéfaite du niveau de complexité nécessaire pour maintenir toutes ces choses en mouvement et en bon état de fonctionnement. De notre côté, tout semble si bien se dérouler que je me devais de faire un commentaire à ce sujet.
Mme Anwar : Je vous remercie, sénatrice.
La sénatrice Busson : Je dis toujours que si les choses semblent faciles, c’est que quelqu’un accomplit beaucoup de travail en coulisse.
L’autre point que je souhaitais aborder — et je pense que notre présidente en a parlé dans une certaine mesure —, c’est que nous avons 15 greffiers et que l’autre endroit a 32 greffiers. Avons-nous 15 greffiers uniquement en raison de notre budget? Si nous avions un budget plus important, pourrions-nous avoir plus de greffiers? Je comprends qu’il faut donner la formation nécessaire, car il n’y a manifestement pas d’école de greffiers. Il faut donc avoir les ressources nécessaires pour les former. Pourriez-vous me faire part de vos commentaires à ce sujet?
Mme Anwar : Cela dépend réellement des besoins opérationnels. La grande différence entre la Chambre et le Sénat, c’est que la Chambre a un calendrier de rotation des comités qui comprend les blocs A, B, C et D. Il y a sept comités dans chaque bloc. En septembre, la plage horaire du bloc A est, par exemple, de 8 h 30 à 11 h 30. Celle du bloc B sera de 15 h 30 à 17 h 30. Le bloc C aura une plage horaire différente. En janvier, tous les comités changent de place et, pour cette raison, il ne faut assigner qu’un seul greffier par comité, car il y a trop de chevauchement. Cela a aussi une incidence sur le nombre de membres, mais il y a quelque 330 députés pour remplir ces comités. Nous n’avons pas autant de sénateurs et, par conséquent, nous n’avons pas autant de greffiers.
De notre côté, il est certain que les sous-comités du comité CIBA ont fait augmenter notre charge de travail, mais pour y remédier, nous les avons confiés à la gestion. Nous avons aussi connu un changement démographique. Je ne veux pas donner l’impression que des greffiers ont démissionné. Ce n’est pas le cas, mais chaque fois que quelqu’un prend sa retraite ou accepte une promotion ailleurs, tout le monde monte en quelque sorte d’un échelon et nous devons remplacer ces gens. La cohorte de greffiers que nous avons actuellement n’a donc pas beaucoup d’expérience dans ce domaine.
Lorsque j’ai commencé à travailler au Sénat à titre de greffière de comité, j’étais la première personne embauchée par la Direction des comités depuis probablement quatre ou cinq ans. Il a fallu attendre trois ans avant qu’un autre greffier soit embauché. Le roulement du personnel est certainement beaucoup plus rapide aujourd’hui. Le profil démographique a changé. La pandémie a fortement perturbé la main-d’œuvre et nous avons eu de nombreuses promotions à l’interne. Dans notre cohorte actuelle, je pense qu’un ou deux greffiers ont cinq ans d’expérience ou plus. Cela signifie que j’ai un groupe d’employés qui ont peu d’expérience et qui ont donc davantage besoin de notre attention, de nos conseils et de notre soutien. Ils ont besoin d’être encadrés, ce qui nous éloigne des autres tâches que les sénateurs aimeraient que nous accomplissions.
Est-ce que je pense que nous avons besoin de 32 greffiers? Non, je ne le pense pas. Cependant, je n’ai aucune marge de manœuvre en ce moment, et je sais que les sénateurs souhaitent créer deux nouveaux comités. J’aimerais pouvoir vous aider avec des greffiers qualifiés, expérimentés, prêts à l’emploi et autonomes, mais ce n’est pas possible pour l’instant. Je n’ai pas de ressources supplémentaires à vous fournir, ce qui signifie que je dois embaucher de nouveaux employés. Je devrai donc ajouter de nouvelles personnes à mon effectif qui est déjà composé d’un grand nombre de nouveaux employés. J’essaie d’anticiper ce que l’on pourrait nous demander. Si certains des comités envisagés sont créés, j’aurai besoin de temps pour les doter en personnel.
La sénatrice Busson : À des fins d’éclaircissements, il est certain qu’un, deux ou trois greffiers de plus offriraient une plus grande marge de manœuvre, non seulement pour votre planification, mais aussi pour répondre aux besoins du Sénat, n’est-ce pas?
Mme Anwar : Oui, en effet. Cela permettrait également de réduire les heures supplémentaires, ce qui est une autre de mes préoccupations à titre de gestionnaire, car de nombreux greffiers font de nombreuses heures supplémentaires.
La sénatrice Busson : J’ai encerclé ce point sur ma page. Je ne fais pas partie du comité CIBA et je ne voulais pas entrer dans les détails, mais j’aimerais savoir s’il est possible de réaliser des gains d’efficacité pour répondre à ces préoccupations. Je suis certaine que les heures supplémentaires s’accumulent à un rythme effréné.
Mme Anwar : C’est possible. C’est certainement un facteur. Il serait utile d’avoir plus de certitude en ce qui concerne le calendrier et de disposer de créneaux adaptables lorsque les comités doivent avoir des séances supplémentaires.
Nous avions l’habitude de nous attendre à ce que les mois de décembre et de juin soient très occupés. Il nous faut aussi beaucoup de temps pour planifier les déplacements des comités, mais les voyages eux-mêmes représentent de longues journées de travail. Les comités ne se déplacent pas pour s’amuser. Vous avez déjà participé à des voyages de comités. Vous courez du matin au soir et même plus tard, n’est-ce pas? Ce sont des choses qui arrivent, mais ce qui compte, c’est la fréquence à laquelle elles se produisent.
Cela s’explique en partie par le regain d’activité depuis la pandémie, car le niveau d’activité était considérablement moins élevé pendant la pandémie. Les gens s’y habituent. D’après mon expérience, un greffier moins expérimenté n’a pas la même capacité à gérer plusieurs activités et plusieurs comités en même temps. Cela vient avec le temps. Nous avons un groupe composé de gens compétents qui acquiert une grande expérience, en particulier au cours de l’année qui vient de s’écouler, car ils ont fait face à de nombreux défis intéressants sur les plans de la procédure, de la logistique et du budget. Ils s’en sortiront plus forts, mais chaque fois que je dois utiliser plus de ressources, cela affaiblit mon équipe, et c’est une chose que j’aimerais éviter.
La sénatrice Busson : Avez-vous des données sur les heures supplémentaires?
Mme Anwar : J’avais l’intention de les apporter, mais je ne les ai pas sous la main.
La sénatrice Busson : Pourriez-vous les envoyer au comité?
Mme Anwar : Certainement. J’ai ces données, mais je ne les ai pas avec moi aujourd’hui.
La sénatrice Ringuette : Nonobstant le fait que nous avons, à mon avis, trop de comités et trop de membres dans ces comités, ce qui réduit l’efficacité générale, vous nous avez confirmé ce matin que les comités qui se réunissent le lundi soir disposent d’un créneau de quatre heures, mais que la plupart du temps, ils accomplissent leur travail en trois heures.
Cela laisse fortement croire que le travail en comité serait accompli aussi efficacement dans une réunion de trois heures que dans deux réunions de deux heures. Je n’ai aucun doute à ce sujet. Cela représenterait des gains d’efficacité pour les sénateurs, pour le personnel du Sénat, et cetera.
Les deux problèmes dont nous parlent constamment nos témoins, c’est que les réunions du lundi posent problème et que les réunions du mardi posent aussi problème parce que, la plupart du temps, le Sénat siège le mardi soir. Je regarde le très beau tableau que vous nous avez remis aujourd’hui. Si nous passions à des réunions de trois heures le mardi, c’est-à-dire de 8 heures à 11 heures et de 11 heures à 14 heures, et le jeudi de 8 heures à 11 heures et de 11 heures à 14 heures, cela libérerait le mercredi soir pour les comités qui se réunissent actuellement le lundi soir. Selon moi, ce serait très efficace, sans parler de la question de l’alimentation. À ce sujet, je me souviens que le sénateur Lowell Murray a déclaré qu’il ne siégerait pas au comité s’il n’était pas bien nourri. C’était un signe de respect pour le travail des sénateurs.
Si c’était une décision du comité CIBA, elle doit être révisée, car nous sommes ici pour travailler, et si nous devons manger pendant que nous travaillons, qu’il en soit ainsi, afin d’être efficaces et de faire le travail qui nous est demandé.
Compte tenu de toutes les raisons que j’ai énoncées, pourriez-vous nous proposer un bloc de réunion de comité de trois heures qui permettrait d’éliminer les réunions du lundi soir et du mardi soir, celle du lundi pouvant être facilement déplacée au mercredi?
Le Comité sénatorial permanent des affaires juridiques et constitutionnelles et le Comité sénatorial permanent des finances nationales, en particulier, ont une charge de travail plus importante. Cela leur donnerait la possibilité, au besoin, de se réunir aussi le mercredi soir. Je suis prête à collaborer avec vous pour réorganiser le calendrier. Je crois sincèrement, chers collègues, que c’est la prochaine solution que nous devons envisager, même s’il s’agit d’un projet pilote pendant une certaine période. Nous pourrions exécuter ce projet de notre retour en 2024 jusqu’à la fin du mois de septembre et mener une évaluation, demander l’avis des sénateurs et déterminer comment ce nouvel emploi du temps leur permet de mieux contribuer aux travaux des comités.
Je ne sais pas s’il y a une question dans mon intervention.
Mme Anwar : Je sens qu’il y en a une.
La sénatrice Ringuette : J’aimerais peut-être savoir dans combien de temps vous pourriez fournir au comité, aux fins d’examen, une proposition de réaménagement des blocs de réunions des comités, comme je viens de vous le mentionner. Quand pourriez-vous nous fournir cela?
Mme Anwar : Si je n’étais pas en fonction au bureau, je pourrais probablement vous l’envoyer plus tard dans la journée, mais je pourrais certainement l’avoir à temps pour votre prochaine réunion. Ce n’est pas très compliqué de vous fournir des options et des documents visuels, mais j’ai besoin de votre avis sur les options que vous aimeriez avoir, et vous m’avez donné quelques pistes.
Le seul élément que je tiens à mentionner — vous avez parlé du comité des affaires juridiques et du comité des finances, auxquels j’ajouterais probablement le comité des affaires sociales —, c’est que ces comités traitent de nombreux projets de loi. Pour l’étude des projets de loi, le modèle des deux réunions hebdomadaires est probablement plus conforme au type de travail que font ces comités et au rythme et à la fréquence auxquels ils doivent se réunir.
La sénatrice Ringuette : Ils pourraient profiter du créneau supplémentaire du mercredi soir.
Mme Anwar : D’accord. De temps en temps, d’autres comités reçoivent de gros projets de loi du gouvernement et ils auront également besoin de ce temps supplémentaire. Par exemple, le comité de la défense aurait besoin de ce temps en ce moment. Il faudrait donc prévoir une certaine souplesse dans le système pour ces cas.
La chose la plus importante, c’est que les sénateurs, le Sénat, le comité CIBA, les responsables du Règlement et les whips me demandent clairement d’établir un calendrier. Il me faudrait ensuite aborder une étape importante, c’est-à-dire examiner le calendrier révisé avec tous nos services de soutien pour voir comment cela pourrait fonctionner.
Vous proposez plutôt un réarrangement du calendrier.
La sénatrice Ringuette : Je propose des gains d’efficacité.
Mme Anwar : Oui, nous devons donc vérifier si cela fonctionne avec la disponibilité de certains de nos services de soutien. Nous aurons ensuite besoin de temps pour réorganiser tout cela.
Je peux vous proposer des options, des propositions à étudier et des arrangements différents, mais il faut se rappeler que ces propositions n’auront pas été examinées par nos services de soutien.
La sénatrice Ringuette : De mon point de vue, il est évident que l’arrangement actuel est inefficace et je dis cela en particulier pour les réunions du lundi et du mardi soirs. Cela faciliterait toutes nos réunions qui se tiennent pendant les trois jours de séance, ce qui laisserait une certaine marge de manœuvre le mercredi soir pour des réunions supplémentaires.
Quoi qu’il en soit, je pense que nous devons faire quelque chose. Nous devons sortir des sentiers battus et nous en sommes capables. Je vous remercie.
[Français]
La présidente : Je pense qu’on a compris et que les tableaux nous seront fournis très rapidement.
[Traduction]
Le sénateur Yussuff : Je vous remercie du travail que vous faites. La chose évidente qui ressort d’un examen de la Chambre des communes et du Sénat, c’est que si tous les représentants de notre Chambre étaient nommés, il y aurait 105 sénateurs. Il n’y a pas 105 sénateurs, et vous demandez donc à un plus petit nombre de personnes d’assumer les responsabilités d’un groupe qui devrait être plus nombreux, ce qui signifie que la pression est encore plus forte, car les gens font le triple du travail ou toute autre tâche nécessaire.
Si l’on considère le nombre de comités, il n’est pas logique qu’avec moins du tiers des membres — s’ils sont tous nommés —, on s’attende à remplir 18 créneaux horaires de comités. Cela n’a absolument aucun sens. On peut réarranger cela de 50 millions de façons différentes, on aura toujours le même problème. Il y a simplement trop de comités, et les gens essaient de les faire fonctionner, tout en reconnaissant qu’ils ont des champs d’expertise, et cetera. Nous devrions donc nous pencher sur la question. Avons-nous besoin de 18 comités pour que le Sénat fonctionne de manière efficace et accomplisse toutes les tâches qui lui incombent?
Si on regarde la composition du Sénat, on constate que certains groupes n’ont qu’un petit nombre de sénateurs. Certains groupes sont plus grands et d’autres plus petits, de sorte que les petits groupes sont désavantagés. Comment faire pour doter 18 comités de sénateurs lorsqu’on doit composer avec un caucus plus petit?
Mme Anwar : Oui, c’est vrai.
Le sénateur Yussuff : Cela pose un autre problème. En effet, compte tenu de cette situation, on est en droit de se demander dans quelle mesure les débats sont équilibrés au sein des comités. Ce sont des défis évidents et, bien entendu, le plus grand défi consiste à avoir les ressources nécessaires pour fournir à ces comités le personnel d’interprétation dont ils ont besoin. Plus il y a de comités, plus il est difficile d’avoir le personnel nécessaire pour répondre à leurs besoins.
Même si c’est visiblement ce que vous tentez de nous dire, je pense que la question la plus importante est de savoir si nous devrions plutôt nous pencher sur le nombre de comités et s’il existe un moyen de les reconfigurer différemment. Je sais qu’il y a des antécédents, et c’est toujours un défi. Les comités ne sont pas apparus du jour au lendemain. Ils sont apparus tout au long de l’histoire de l’organisme et ils ont un rôle bien défini à jouer.
J’aimerais revenir au comité de la sécurité nationale et au comité de la défense. Nous nous réunissons le lundi. Personnellement, j’aime bien le lundi. Au moins, je sais que je suis libre pour ce comité et que mon travail est bien fait. Nous ne nous réunissons pas deux fois par semaine, sauf ces temps-ci, car nous traitons un projet de loi qui demande plus de temps. Si vous deviez déplacer le créneau horaire de ce comité au mercredi, je me trouverais dans une situation conflictuelle, car je dois assister à la réunion d’un autre comité. Je comprends la situation, mais je soutiens que tout n’est pas facile à réorganiser pour rendre le travail plus efficace. Je dis seulement qu’il faudrait renoncer à quelque chose pour faire les choses différemment, et nous pourrions peut-être réaliser des gains d’efficacité.
Je vous remercie de votre travail, mais je pense que nous devons tout de même nous faire à l’idée que nous avons 18 comités. L’autre endroit compte 338 députés, tandis que de notre côté, dans le meilleur des cas, nous sommes environ 80 sénateurs si nous nous acquittons vraiment de nos tâches, et nous sommes parfois même moins nombreux au départ. Dans une large mesure, il devient difficile d’accomplir le travail requis du Sénat. Je vous remercie. C’est très utile pour les échanges que nous aurons au sein des groupes sur la façon de rendre le tout plus efficace.
Mme Anwar : En ce qui concerne le nombre de postes vacants, vous devrez appeler quelqu’un qui a beaucoup plus de pouvoirs que moi pour régler la question.
La structure des comités est ce qu’elle est depuis... Je suis au Sénat depuis près de 18 ans et elle est restée en grande partie la même. Lorsqu’il y avait deux caucus, l’important était que la majorité se reflète dans la composition du comité, et c’est la façon dont c’était négocié. Maintenant, il y a plusieurs caucus et de très petits groupes. Nous en avons, je crois, trois qui comptent de 15 à 17 membres, et si nous avons 18 comités, alors tout le monde siège à un comité et il est probable que des personnes siègent à plus d’un comité, voire à trois ou quatre comités. Il y a beaucoup de mouvements. Si les sénateurs veulent se pencher sur différentes façons d’affecter des sénateurs à des comités ou changer le nombre de comités, c’est à vous de répondre à ces questions.
En tant que membre de l’administration, mon travail consiste à appuyer les sénateurs dans leurs décisions, quelles qu’elles soient. Si vous décidez que vous voulez 15 ou 20 comités, nous nous adapterons en fonction de votre décision. Si vous décidez que vous en voulez 25, nous nous adapterons. Je m’adresserai alors probablement au comité CIBA parce que j’aurai besoin de plus de personnel, mais notre travail consiste à nous adapter à ce que les sénateurs ont décidé.
Si je relis le résumé des témoignages, certains sénateurs disent qu’il faut augmenter le nombre de comités et d’autres disent qu’il faut le réduire. Il faudra se mettre d’accord sur la question de savoir si l’on augmente ou si l’on diminue le nombre de comités. En attendant, je me contente de ce que nous avons aujourd’hui et je fais des ajustements au fur et à mesure.
Le sénateur Yussuff : J’aimerais répondre en donnant un peu de contexte. Il se peut que des questions qui méritent une attention particulière ne soient pas examinées comme il se doit au sein de certains comités à l’heure actuelle. Il s’agit d’un débat visant à déterminer comment régler ce problème de manière à ce qu’elles puissent être examinées de façon appropriée.
La création d’un comité ne signifie pas nécessairement que l’on est vraiment efficace ou que ce sera pratique sur le plan politique, car une fois que la question a été examinée, que fait-on du comité, à moins que l’on souhaite que la question soit examinée de façon continue au Sénat? L’aide médicale à mourir en est un bon exemple. Nous n’avons pas besoin d’un comité permanent sur cette question. Nous avons besoin que des gens se réunissent, surtout quand ils ont une raison évidente de le faire, mais s’il n’y a pas de projet de loi à l’étude ou de modifications en cours, avons-nous besoin d’un comité sur l’aide médicale à mourir? Je dirais que non.
Certains comités sont créés dans le contexte des questions dont ils sont saisis, mais il arrive que la question ne soit plus aussi brûlante. Faut-il toujours qu’un comité soit en place pour relever ce défi? Il s’agit là de penser à quelque chose d’une manière différente.
[Français]
La présidente : J’ai une question qui est quelque peu liée à ce dont on vient de parler.
Est-ce que les comités qui ont deux périodes les utilisent tout le temps, seulement 20 % ou la moitié du temps?
En ce qui concerne le nombre de membres des comités, est-ce que les comités atteignent leur maximum tout le temps ou si la moyenne des présences est en deçà des chiffres normaux?
Mme Anwar : Si on regarde le tableau, on voit que la vaste majorité des comités ont deux créneaux horaires. Je peux certainement identifier les comités qui ont seulement une plage horaire par semaine ou les comités qui siègent ad hoc ou une fois toutes les deux semaines.
Si je sépare les comités qui ont deux créneaux de ceux qui en ont seulement un, ce sera facile de voir quels sont les comités qui siègent deux fois par semaine au maximum et parfois au-delà de deux fois par semaine.
Par contre, je dirais qu’il faut aussi tenir compte du fait que les comités qui ont le créneau du mardi soir, puisqu’ils ne sont pas capables de siéger... Ce ne sont pas ces comités qui ont pris la décision de ne pas siéger, c’est parce qu’ils ne sont pas en mesure de siéger. Donc, je ne veux pas présumer de la raison pour laquelle certains comités ont moins de créneaux que d’autres, mais je peux certainement identifier des tendances.
[Traduction]
La sénatrice Batters : Tout d’abord, je suis désolée, mais j’ai dû m’absenter lorsque la sénatrice Ringuette parlait de l’option du mercredi. La proposition consistait-elle à déplacer les comités qui siègent actuellement les lundis et les mardis et à faire en sorte que tous ces différents comités siègent le mercredi? Ai-je bien compris? À quel moment ce changement se produirait-il? C’est qu’à l’heure actuelle, nous siégeons au Sénat jusqu’à 16 heures, puis les premières réunions de comités, dont celle du Comité permanent des affaires juridiques, ont lieu de 16 h 15 à 18 h 15, et ensuite les réunions d’un autre bloc de comités, de 18 h 45 à 20 h 45. Est-ce que ce serait après cela ou en plus de cela?
Mme Anwar : La sénatrice Ringuette pourra me corriger si je me trompe, mais je pense qu’elle voulait dire que les réunions de comités de 16 h 15 resteraient telles quelles. Le mardi matin, nous avons d’autres heures à donner à ces comités, ceux qui sont en bleu foncé, et le jeudi matin, nous en avons d’autres à donner aux comités qui sont en vert. Ainsi, les comités en bleu foncé qui sont dans la deuxième plage horaire du mercredi pourraient disposer d’une plage horaire de trois heures le mardi matin, ce qui permettrait aux comités qui siègent le lundi de se déplacer. Est-ce exact?
La sénatrice Ringuette : Je peux préciser les choses. J’ai des copies de l’ébauche très peu professionnelle que j’ai préparée sur la façon dont le tout pourrait fonctionner. Madame la présidente, si vous l’autorisez, je demanderais qu’une copie soit remise à chaque membre du comité pour que chacun ait une idée un peu plus claire de ce que je veux dire. Est-ce que cela vous convient?
La présidente : Est-ce que cela vous va? Aucun problème.
La sénatrice Batters : Très bien. Je peux donc y jeter un coup d’œil. Je vous remercie. Je suis désolée de cette interruption.
J’ai seulement deux ou trois autres questions au sujet de l’horaire. Madame Anwar, vous avez dit que les plages horaires possibles qui sont surlignées en jaune ne représentent pas nécessairement un scénario idéal, parce que dans certains cas, les réunions commenceraient très tôt le matin. Ai-je raison, alors, de dire qu’il y a également ici la possibilité de prolonger les réunions du mercredi soir jusqu’à 22 heures? Est-ce exact?
Mme Anwar : Je ne pense pas que ce soit une solution très pratique, mais je ne peux pas dire qu’elle n’existe pas. Je sais que le Sénat ne siège pas et qu’aucun autre comité ne se réunit à ce moment-là. Est-ce que cela ferait en sorte qu’il y aurait des heures supplémentaires, que tout le monde aurait des journées extrêmement longues et reviendrait à 8 heures le lendemain matin? Bien sûr, mais c’est possible.
La sénatrice Batters : D’accord. Je voulais juste m’assurer que j’avais bien compris.
Mme Anwar : Cependant, si un comité a besoin de prolonger sa réunion de 45 minutes ou d’une heure, il pourrait avoir une telle latitude le mercredi. Je pense qu’il me faudrait trouver un autre emploi si je proposais cette solution aux sénateurs et aux membres du personnel. Je ne pense pas qu’une telle option ferait plaisir à qui que ce soit...
La sénatrice Batters : Je sais que le mercredi, ma première réunion...
Mme Anwar : ... mais nous avons cette marge de manœuvre.
La sénatrice Batters : ... commence à 8 heures, et ma journée se termine à 18 h 30, soit après la réunion du Comité permanent des affaires juridiques.
Mme Anwar : Cela pourrait nous donner un peu plus de temps, c’est plutôt ce que j’envisage.
La sénatrice Batters : Par ailleurs, je pensais que le Comité mixte spécial sur la déclaration de situation de crise et le Comité mixte spécial sur l’aide médicale à mourir se réunissaient auparavant le jeudi soir, mais je vois maintenant sur l’horaire approuvé qu’ils se réunissent le mardi soir. Est-ce que c’était le jeudi soir auparavant et maintenant c’est le mardi?
Mme Anwar : J’essaie de me rappeler. Il y a eu de nombreux changements à cet égard. Cela dépend davantage de l’horaire de la Chambre des communes, car c’est elle qui fournit les salles et les services de soutien. Je crois qu’en fait, à différents moments, le Comité mixte spécial sur l’aide médicale à mourir s’est également réuni le mardi soir et le vendredi matin. Il y a eu de nombreux changements au cours des deux ou trois dernières années.
Le Comité mixte sur la déclaration de situation de crise se réunissait pendant trois heures le mardi. C’est le Comité mixte sur l’aide médicale à mourir qui a été déplacé.
De temps en temps, je pense que le Comité mixte sur la déclaration de situation de crise se réunissait le jeudi, mais comme il ne le faisait pas toutes les semaines, cette plage horaire a été supprimée cet automne.
La sénatrice Batters : Les réunions des 18 comités du Sénat sont-elles toutes télévisées à présent? Je ne le pense pas. Je crois qu’elles ne le sont pas dans quelques cas — évidemment, celles du Comité permanent sur l’éthique et les conflits d’intérêts ne le sont pas, parce qu’on y siège en grande partie à huis clos, ainsi que celles du Comité permanent de l’audit et de la surveillance. Il y en a peut-être d’autres, je n’en suis pas sûre. Je m’interroge sur le Comité mixte permanent de la Bibliothèque du Parlement et le Comité mixte permanent d’examen de la réglementation. Leurs réunions ne sont-elles pas télévisées non plus? D’accord. Les réunions des sous-comités du comité CIBA, je crois, ne sont pratiquement jamais télévisées. Il peut arriver, très rarement, qu’elles le soient, mais ce n’est généralement pas le cas.
Cela a beaucoup à voir avec les greffiers, la diffusion — pas la télévision, mais les services d’interprétation — et à d’autres choses de ce genre. Ces ressources doivent être prises en compte, mais il n’y a pas que la télévision.
Une dernière chose sur laquelle je voulais connaître point de vue : lorsqu’au Sénat, la Chambre et les comités siégeaient en mode hybride, en particulier lorsque, pendant un certain temps, les comités ne pouvaient siéger qu’en mode hybride, pas du tout en personne — même si l’on se trouvait à Ottawa —, il y a eu d’importantes répercussions sur le nombre de comités qui pouvaient se réunir, de même que sur la durée des réunions. Par exemple, je sais que le Comité permanent des affaires juridiques se réunissait normalement par tranches de deux heures, deux fois par semaine, en tout temps. Puis, pendant la COVID, lorsque nous pouvions nous réunir, ce n’était qu’une fois par semaine pendant deux heures, et c’était tout. Les heures ont été réduites de moitié. Je suis certaine que bien d’autres comités se sont retrouvés dans la même situation.
Ensuite, sauf erreur... Il y a eu d’importantes restrictions concernant les ententes sur la diffusion et la traduction avec la Chambre des communes. La Chambre des communes avait la priorité. La Chambre et tous ses comités ont continué à fonctionner en format hybride. Je ne crois pas qu’ils aient eu des restrictions similaires, mais le Sénat en a eu.
Mme Anwar : La situation était changeante. Ce n’est pas une ligne droite, car nous avons connu des hauts et des bas avec la pandémie, confinement, pas de confinement; voyages autorisés, voyages pas autorisés.
Au départ, nous n’avions pas de problèmes de capacité pour ce qui est des services de soutien. Le principal enjeu au début de la pandémie, c’est que nous avons appris, en tant que membre de l’institution, à utiliser Zoom environ deux semaines avant les sénateurs. Nous devions fournir des ordinateurs portables à tout le monde. Il fallait former les gens. Notre personnel devait être formé quant à la façon dont cela interagissait avec notre système de diffusion, et cetera. Dans les phases initiales de la pandémie, on souhaitait qu’il n’y ait pas beaucoup de monde dans l’édifice, un point c’est tout. C’est la raison des restrictions.
De plus, lorsque nous sommes revenus à l’automne, nous ne pouvions pas utiliser la plateforme Zoom dans toutes nos salles de comité au départ. Une salle a été équipée presque immédiatement. Les deux salles du rez-de-chaussée n’ont été converties qu’à l’automne 2020. Nous ne disposions que de trois salles de comité.
De plus, le Sénat fonctionnait en mode hybride à ce moment-là également. Encore une fois, toutes les ressources ont été mobilisées pour assurer la mise en place et le fonctionnement de tout cela. Des comités ont été intégrés. Au départ, les leaders avaient dit qu’il n’y aurait que le Comité permanent des affaires sociales et un autre comité — je ne me rappelle plus lequel — le Comité permanent des finances nationales, je crois. Puis, nous en avons ajouté deux autres. Peu à peu, nous les avons tous ajoutés. C’est à ce moment-là qu’est apparue la question des ressources pour les services d’interprétation et les services multimédias.
Autrefois, lorsque nous n’avions que quatre réunions télévisées, nous avions deux ou trois techniciens qui circulaient. Ils étaient présents s’il fallait recourir à la vidéoconférence. Une fois que nous avons eu Zoom, nous avons eu besoin d’avoir des techniciens spécialisés sur place pour faire fonctionner Zoom. Nous avions besoin de gens des TI, et cetera. Il a fallu un certain temps pour que l’institution atteigne la capacité requise. Les comités ont été intégrés graduellement.
Oui, comme vous l’avez dit, nous tenions des réunions virtuelles au départ, puis nous sommes passés au format hybride. Je dis toujours aux gens que — je suis sur la Colline depuis longtemps —, concernant l’introduction de ce type de changements technologiques, si nous prenons la diffusion au Sénat, par exemple, c’est un projet qui a pris 10 ans, mais nous avons organisé des réunions virtuelles en trois semaines environ, puis des réunions hybrides en à peu près deux mois.
C’est après l’automne 2020 que les défis liés aux services d’interprétation et aux services multimédias sont apparus. Nous étions en communication constante avec le comité CIBA pour augmenter les ressources ici, les diminuer là, et cetera.
C’est une décision délibérée que les leaders ont prise l’été dernier, à l’été 2022. Nous avions reçu l’information des services d’interprétation, c’est-à-dire que si le Sénat revenait siéger en personne, il serait possible de fonctionner à la même capacité qu’avant la pandémie, mais que s’il revenait en format hybride, ce ne serait pas possible. Il a été décidé à ce moment-là que l’on reviendrait sur place. C’était certainement lié à la disponibilité des services, en effet.
La sénatrice Batters : Merci.
Mme Anwar : À la Chambre des communes, je sais que l’on continue à siéger en mode hybride. La plupart des députés se présentent en personne. En général, à chaque réunion, il y a un ou deux députés... Je n’ai pas les chiffres précis, mais la tendance est qu’ils participent en personne, et c’est la même chose pour les témoins.
La sénatrice Batters : Et ils ont encore des problèmes liés à l’interprétation parce qu’ils continuent de siéger en mode hybride.
Mme Anwar : Oui.
La sénatrice Batters : Merci.
Le sénateur Kutcher : Ce sera une observation plutôt qu’une question.
Je pensais à l’idée que proposait la sénatrice Ringuette, soit de faire passer la durée des réunions de quatre à trois heures par souci d’efficacité, ce qui m’a rappelé une phrase tirée de Pogo : « Nous avons vu l’ennemi, et l’ennemi, c’est nous ». Il s’agit bien sûr d’une variante du message qu’a écrit le capitaine Oliver Perry, de la marine américaine, à la suite de la bataille du lac Érié en 1813.
Quoi qu’il en soit, un observateur pourrait soulever entre autres que souvent — et peut-être appartient-il aux comités de direction d’y réfléchir —, nous accueillons de nombreux témoins qui disent tous exactement la même chose. Je peux comprendre l’avantage que représente cette situation sur le plan politique. Cependant, nous travaillerions peut-être plus efficacement si nous recevions moins de témoins qui disent la même chose et si les gens fournissaient des mémoires, qui pourraient ensuite être affichés sur le site Web afin que les gens sachent que leur point de vue est pris en compte.
Il semble que l’on insiste trop pour que certains témoins viennent alors qu’ils disent tous la même chose. Il serait peut-être préférable d’entendre moins de témoins, ce qui réduirait le nombre d’heures de séance du comité, et de demander à de nombreuses personnes de soumettre des mémoires.
Certains pensent que la présentation d’un mémoire sur une question donnée n’équivaut pas à venir en discuter dans le cadre d’une réunion, mais je pense que nous devrions peut-être y réfléchir et demander plus souvent que l’on nous présente des mémoires plutôt que de faire comparaître des témoins qui disent tous la même chose. Dans certains comités, on peut en fait prédire ce que le témoin va dire parce qu’on vient de l’entendre 12 fois.
Mme Anwar : Je vous répondrai, comme je l’ai dit plus tôt, que certaines choses relèvent de l’art et d’autres de la science.
Je peux vous dire que nous envoyons un sondage à tous les témoins après leur comparution devant un comité du Sénat pour leur poser une série de questions, généralement à propos des services, mais aussi à propos de leur expérience, ou pour leur demander s’ils ont des commentaires. L’un des commentaires qui reviennent le plus souvent, c’est qu’ils auraient aimé avoir une meilleure idée de ce que les sénateurs recherchaient et avoir plus de temps pour se préparer.
Parfois, alors qu’ils sont très occupés avec l’organisation des réunions, les greffiers sont en mesure de donner — quand c’est une bonne semaine — une semaine de préavis, mais parfois, c’est moins. Les gens ont moins de temps pour se préparer. Ils disposent de moins de temps pour regarder les séances précédentes et reçoivent moins de conseils. Les membres des comités pourraient envisager de préparer des listes de questions précises auxquelles ils aimeraient que les témoins répondent. Encore une fois, cela exigerait un peu de travail de la part des comités. De plus, les témoins devraient avoir suffisamment de temps pour se préparer.
Le sénateur Yussuff : Ce que vous soulevez est tout à fait pertinent dans le cadre du travail des comités.
Madame Anwar, je pense qu’il serait extrêmement utile, si vous le pouvez, de distribuer ce sondage aux présidents et aux membres des comités. La plupart du temps, nous ne voyons que ce qui se passe pendant la réunion. Nous ne savons pas ce qui se passe après et nous ignorons ce que les gens pensent de leur expérience. Il serait utile d’en savoir plus. Cela pourrait nous aider à réfléchir à la façon de faire notre travail différemment, tout en pensant aux gens que nous accueillons. Devrions-nous pouvoir deviner ce à quoi ils s’attendent? En général, je pense que cela dépend de la personne qui leur demande de témoigner. Cette personne peut leur donner des conseils, mais les membres d’un comité, en général, souhaitent tenir une discussion ou un débat plus rigoureux sur une question donnée.
Mme Anwar : Lorsque j’ai commencé à travailler comme greffière, sénateur, mon comité demandait aux témoins de soumettre un document d’une page énonçant ce qu’ils avaient l’intention de dire pendant leur comparution. On choisissait ensuite les témoins qui seraient invités en fonction de ce document. Cependant, il faut disposer de suffisamment de temps pour pouvoir procéder de la sorte, et les comités n’ont pas toujours ce luxe. Je comprends cela. Nous recevons les projets de loi quand nous les recevons, et nous devons en faire rapport quand nous devons le faire.
On a déjà procédé de cette façon par le passé. C’est certainement quelque chose que les comités pourraient envisager pour les études spéciales. Les témoins seraient ravis de recevoir de plus amples directives.
Toutefois, dans certains cas, je pense que les membres des comités veulent que les témoins se présentent sans que tout cela ne soit nécessaire; ils veulent simplement les entendre. Le rôle des témoins est de leur faire part de leur expertise, de leurs expériences ou de leur point de vue sur un projet de loi ou un sujet précis. Il y a des exceptions, mais les comités disposent d’une grande marge de manœuvre pour ce qui est des témoins qu’ils invitent, des renseignements qu’ils veulent leur donner à l’avance et de ce qu’ils attendent de leur témoignage.
La sénatrice Busson : Je n’allais pas intervenir pendant la deuxième série de questions, mais j’aimerais obtenir quelques éclaircissements. Je regarde à nouveau cette œuvre d’art, ce tableau, et je me demande si vous avez obtenu la nouvelle version que quelqu’un a préparée. Il s’agit d’un détail, mais je constate que la plage horaire du mercredi, de 11 à 14 heures, semble toujours assez vide, malgré les commentaires que nous avons tous formulés.
Ne serait-il pas logique de déplacer les réunions du lundi vers cette plage horaire de 11 à 14 heures? Nous aurions trois heures complètes. C’est un peu égoïste de ma part, car j’aimerais beaucoup siéger au comité de la défense. Je fais déjà des journées de 10 heures le lundi, et je ne peux pas arriver à temps ce jour-là pour une réunion qui a lieu en matinée. Je devrais partir le dimanche. Si j’y tenais tant, j’imagine que je pourrais rester, mais je tenais à ce que cela figure au compte rendu. Si vous pensez changer quoi que ce soit, envisageriez-vous cette possibilité?
Mme Anwar : C’est là où le facteur du nombre total d’heures dans une journée entre en jeu. J’ai dit qu’il y avait deux facteurs : le nombre total d’heures et le nombre de réunions simultanées. Vous avez raison de dire qu’il semble que l’on pourrait avoir plus de réunions simultanées le mercredi, à midi. Cependant, il ne faut pas oublier que le mercredi, il y a quatre réunions de comités et trois comités qui se réunissent plus tard en soirée, en plus de la séance du Sénat.
Cela peut devenir un problème pour ce qui est des services. Je peux certainement vérifier tout cela et voir ce qu’il en est. Il faut toutefois se garder de trop comprimer la semaine de travail. Elle est déjà très comprimée, et c’est la raison pour laquelle nous nous réunissons en soirée et tôt le matin. Comme je l’ai dit, nous pouvons certainement poser cette question. Je ne sais pas ce qu’il en est. Nous n’avons peut-être pas les capacités pour procéder de cette façon. Voilà le problème.
Je voulais également vous dire que Mme Fortin a eu la gentillesse de me fournir les statistiques sur les heures supplémentaires que vous aviez demandées. Pour votre gouverne, pendant l’exercice 2022-2023, nos 15 greffiers ont effectué 2 413 heures supplémentaires, et les trois gestionnaires ont effectué 1 623 heures supplémentaires.
[Français]
La présidente : C’est payé à l’heure?
Mme Anwar : Les greffiers ont une convention collective. Ils ont des congés compensatoires ou bien ils peuvent être payés à temps et demi après un certain moment dans l’année. En ce qui concerne les gestionnaires, on a seulement un plus petit morceau de la tarte.
La présidente : Cela ne laisse pas tant d’argent que cela pour embaucher des gens?
Mme Anwar : On tient compte des heures, parce que je pense que c’est important pour les sénateurs. C’est tout aussi important pour nous de dire aux sénateurs, quand nous demandons des ressources... Les sénateurs ont l’impression qu’on peut soutenir ces demandes supplémentaires, mais on le fait en utilisant des employés qui ne sont peut-être pas payés pour le temps travaillé. Il y a donc un coût pour cela.
[Traduction]
La sénatrice Batters : J’ai un bref commentaire à propos du mercredi. À l’heure actuelle, le sous-comité des anciens combattants, qui est un sous-comité du comité de la défense nationale, siège pendant une partie de la plage horaire du mercredi, en après-midi. En outre, il n’est pas vraiment possible pour nous, qui sommes membres du Caucus national conservateur, de participer à une réunion qui commence à 11 heures, car la réunion de notre caucus se termine généralement vers midi. Ce sont là quelques éléments dont il faut tenir compte.
Mme Anwar : Il me semble que le comité sur la modernisation se réunissait toujours à midi, à l’époque où il existait. Souvent, cela entraînait de nombreux conflits. Ce n’était pas le meilleur moment pour se réunir, mais il s’agissait d’un comité spécial, et c’était la seule disponibilité.
Je pense qu’un autre comité siégeait à midi. Je crois que pendant cette session, le comité des droits de la personne se réunissait aussi ce moment-là. Là encore, tout le monde se dépêchait.
Si je ne m’abuse, le sénateur Yussuff a parlé du lundi, lorsque le Sénat ne siège pas et qu’il y a moins de réunions de comités. Des créneaux sont parfois disponibles.
Sénatrice Batters, vous vous souviendrez des nombreuses études au comité des affaires juridiques. Il n’était pas rare d’étudier un important projet de loi pendant une semaine de relâche, lorsque les sénateurs n’avaient pas d’autres événements ou d’autres réunions. Ils pouvaient alors se concentrer sur un projet de loi de 9 à 17 heures. Nous avons souvent procédé de cette façon.
[Français]
La présidente : Merci beaucoup. Il me reste donc à vous remercier infiniment, madame Anwar. C’était vraiment très judicieux, très approfondi et très artistique en même temps, avec le choix des couleurs. Nous allons encore recourir à vos services, et vous aurez sûrement beaucoup à nous apporter quand nous aurons des décisions à prendre.
[Traduction]
Le sénateur Yussuff : Il n’y avait pas d’interprétation pendant un instant.
La présidente : Je remerciais Mme Anwar de son talent, de son talent artistique, mais aussi de ses connaissances et de son expertise, qui nous seront d’une grande utilité à l’avenir.
[Français]
Merci beaucoup. On ne se reverra pas la semaine prochaine, mais la suivante. Merci.
(La séance est levée.)