Délibérations du comité permanent de la
Régie interne, des budgets et de l'administration
Fascicule 3 - Le seizième rapport du comité
Le jeudi 10 mai 2007
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration a l'honneur de déposer son
SEIZIÈME RAPPORT
Votre Comité a adopté le rapport de son sous-comité qui avait été chargé de vérifier si la conduite de certains membres du personnel était adéquate ou acceptable.
Le rapport du Sous-comité figure à l'annexe A du présent rapport.
Respectueusement soumis,
Le président,
GEORGE J. FUREY
Annexe A du seizième rapport
Le jeudi 10 mai 2007
Le Sous-Comité du programme et de la procédure (Comité directeur) du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration a l'honneur de présenter son
TROISIÈME RAPPORT
Ordre de renvoi
Texte de l'ordre de renvoi :
Votre comité a adopté les résolutions suivantes :
le 23 novembre 2006 :
Que le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration soit chargé d'examiner et de déterminer, à la lumière des discussions récentes et à la lumière également du Règlement, des procédures, des pratiques et des conventions en vigueur au Sénat, s'il est correct ou acceptable que des personnes qui travaillent dans les bureaux de sénateurs, y compris les sénateurs qui sont ministres, obtiennent ou tentent d'obtenir des hôtels où logeaient des sénateurs dans l'exercice de fonctions autorisées par le Sénat un état détaillé des repas et autres coûts figurant sur les notes d'hôtel, ainsi que les frais divers liés à ce séjour, et que le Comité rende compte des résultats de son examen au Sénat à la première occasion.
le 23 novembre 2006 :
Que la question soit soumise au Comité directeur, aux fins d'examen et d'enquête, lequel devra par la suite faire part de ses préoccupations et de ses recommandations au Comité plénier.
le 7 décembre 2006 :
Que le comité directeur soit habilité, sauf pendant les périodes de prorogation ou dissolution, à convoquer des personnes, à faire produire des documents et dossiers, à faire prêter serment et à entendre des témoins sous serment;
Que le comité directeur se réunisse à huis clos et tienne compte, dans la conduite de ses délibérations, des principes de justice naturelle, sous réserve toujours de sa discrétion exclusive quant à leur mise en œuvre;
Que, s'il juge opportun de le faire, le comité directeur soit autorisé à fournir une assistance au membre du personnel appelé à témoigner, conformément à la Politique d'aide juridique et d'indemnisation du Sénat.
Portée de l'ordre de renvoi :
L'ordre de renvoi charge essentiellement votre Sous-comité d'examiner et de déterminer deux choses :
.s'il est « acceptable » que des personnes qui travaillent dans les bureaux de sénateurs, y compris les sénateurs qui sont ministres, obtiennent ou tentent d'obtenir certaines informations de voyage concernant les sénateurs;
.s'il est « correct » que des personnes qui travaillent dans les bureaux de sénateurs, y compris les sénateurs qui sont ministres, obtiennent ou tentent d'obtenir certaines informations de voyage concernant les sénateurs.
L'ordre de renvoi précise que dans l'accomplissement de cette tâche, votre Sous-comité doit tenir compte :
.des discussions récentes;
.du Règlement, des procédures, des pratiques et des conventions en vigueur au Sénat.
Votre Sous-comité croit comprendre que les « discussions récentes » mentionnées dans l'ordre de renvoi sont celles qui ont eu lieu au sein de votre Comité le 2 novembre 2006, ainsi que celles qui ont eu lieu au Sénat pendant la période des questions les 2, 3 et 6 novembre 2006, sous la rubrique « Le cabinet du leader du gouvernement — Les révélations aux médias concernant le voyage du Comité de la sécurité nationale et de la défense à Dubaï », de même que pendant les Affaires courantes, le 21 novembre 2006, sous la rubrique « Motion tendant à autoriser le Comité à étudier le bien- fondé des demandes de renseignements du personnel de sénateurs concernant les frais de déplacement d'autres sénateurs ».
La mention à cet effet contenue dans l'ordre de renvoi oblige le Sous-comité à prendre connaissance et à tenir compte « du Règlement, des procédures, des pratiques et des conventions en vigueur au Sénat ».
Découlant d'un incident précis, l'ordre de renvoi vise évidemment à amener le Sous-comité à faire enquête sur cet incident et à en faire le fondement de son analyse et de ses conclusions. C'est ce qui explique l'emploi des termes « discussions récentes » et « au membre du personnel » et l'obligation faite au Sous-comité de tenir compte, dans la conduite de ses délibérations, des principes de justice naturelle. Puisque l'enquête repose sur un incident précis, il est possible que le Sous-comité puisse avoir à formuler des conclusions qui seraient contraires aux intérêts des personnes mêlées à l'incident ou des témoins comparaissant devant lui.
L'ordre de renvoi est cependant formulé en termes généraux. Il charge le Sous-comité de juger si la conduite en question est généralement acceptable ou correcte, mais ne l'autorise pas à imposer des conséquences à qui que ce soit.
Enfin, il faut se rappeler que ce n'est pas le Sénat, mais bien le Comité de la régie interne qui, de son propre chef, a initié cette enquête. Celle-ci se limitera donc aux questions qui relèvent de l'autorité du Comité de la régie interne, lequel a pour mandat de veiller à la bonne administration interne du Sénat, ce qui comprend le droit de déterminer si les ressources du Sénat sont employées à bon escient. Il n'appartient pas au Comité de statuer s'il y a eu atteinte au privilège parlementaire.
Processus
Votre Sous-comité était en tout temps composé de l'honorable George Furey (président), de l'honorable Pierre Claude Nolin (vice-président) et de l'honorable Joan Cook.
Il s'est réuni quatorze fois aux dates suivantes pour accomplir les fonctions indiquées dans l'ordre de renvoi :
le 5 décembre 2006
le 6 décembre 2006
le 18 janvier 2007
le 29 janvier 2007
le 1er février 2007
le 8 février 2007
le 13 février 2007
le 14 février 2007
le 14 février 2007 — audition de témoins
le 22 février 2007 — audition de témoins
le 28 mars 2007
le 17 avril 2007
le 1er mai 2007
le 8 mai 2007
À deux occasions, le Sous-comité a eu l'amabilité de reporter ses audiences afin de permettre à son témoin clé, M. Jeffrey Kroeker, de s'acquitter d'autres obligations en dehors du Sénat. M. Kroeker a comparu le 14 février.
Toutes les réunions du Sous-comité se sont tenues à huis clos.
Le Sous-comité a entendu quatre témoins, à savoir : M. Jeffrey Kroeker, conseiller législatif principal de l'honorable Marjory LeBreton, C.P.; M. Mark Audcent, légiste et conseiller parlementaire du Sénat; Mme Heather Lank, greffière principale et responsable de la Direction des comités du Sénat; et Mme Hélène Lavoie, responsable de la Direction des finances du Sénat. Tous les témoins ont prêté serment ou fait une déclaration solennelle, recueillie par le greffier en vertu de la Loi sur le Parlement du Canada.
Le Sous-comité a préparé un compte rendu des délibérations qu'il a déposé auprès du greffier du Sénat en sa qualité de greffier du Comité, dont le présent rapport est une version abrégée. Dans le compte rendu des délibérations, le Comité a aussi consigné les faits qui ont mené à ses travaux, les preuves qu'il a recueillies et son analyse. Le Sous- comité propose que les membres du Comité puissent consulter le compte rendu des délibérations dans le bureau du greffier, à la condition qu'aucune photocopie n'en soit faite et que des notes ne soient pas prises.
Le Sous-comité est convaincu d'avoir tenu compte, dans la conduite de ses délibérations, des principes de justice naturelle. Il a notamment autorisé M. Kroeker à recevoir une aide juridique et à être accompagné d'un avocat au moment de sa comparution. Une ébauche du compte rendu des délibérations et du présent rapport ont été transmis à l'avocat de M. Kroeker pour qu'il puisse les commenter.
Constatations et recommandations
Conformément à son ordre de renvoi, le Sous-comité a pris connaissance et tenu compte des discussions récentes au Sénat et dans le Comité à savoir s'il est correct ou acceptable que des personnes qui travaillent dans les bureaux de sénateurs, y compris les sénateurs qui sont ministres, obtiennent ou tentent d'obtenir des hôtels où logeaient des sénateurs dans l'exercice de fonctions autorisées par le Sénat un état détaillé des repas et autres coûts figurant sur les notes d'hôtel, ainsi que les frais divers liés à ce séjour, et a également pris connaissance et tenu compte du règlement, des procédures, des pratiques et des conventions en vigueur au Sénat qu'il a jugés applicables dans les circonstances.
Voici les constatations et les recommandations faites par votre Sous-comité :
1. Jeffrey Kroeker est un jeune homme très talentueux et aussi une personne dotée d'un esprit partisan très développé. Pendant toute la période visée par la présente étude, il était un employé du Sénat occupant les fonctions de conseiller spécial principal en matière de questions parlementaires, auprès de l'honorable Marjorie LeBreton, C.P.
2. Pendant les mois de septembre et octobre 2006, M. Kroeker a recueilli des renseignements de voyage sur les sénateurs et le personnel du Comité sénatorial permanent de la sécurité nationale et de la défense qui s'étaient rendus à Londres, La Haye et Dubaï. Tous les renseignements en question étaient confidentiels à ce moment-là et n'avaient jamais été publiés, certains même étaient des renseignements personnels sur des personnes identifiables. En se présentant comme un employé du Sénat lorsqu'il a demandé les renseignements, M. Kroeker a laissé croire aux administrations des hôtels qu'il était en droit d'obtenir ces renseignements.
3. Le 17 octobre et les jours qui ont suivi, M. Kroeker a communiqué les renseignements à des personnes en dehors du Sénat, notamment à Graham Richardson, journaliste à CTV, à John Williamson, de la Fédération canadienne des contribuables, et à Krista Erikson, de la SRC. Ces renseignements ont servi de fond à un reportage national défavorable qui a terni l'image du Sénat et de certains sénateurs.
4. M. Kroeker a affirmé au cours de son témoignage qu'il avait agi seul en tout temps. C'est lui-même qui avait décidé de recueillir des renseignements sur d'autres sénateurs et de les communiquer. Il avait entrepris ses recherches de son propre gré et à l'insu de tous. Ni la sénatrice LeBreton, ni le sénateur Stratton ni aucun membre du personnel de la sénatrice LeBreton n'étaient au courant de ce qu'il faisait.
5. Les employés du Sénat, qu'ils relèvent d'un sénateur ou de l'Administration du Sénat, sont tous des ressources du Sénat. Votre Sous-comité estime que la conduite des employés du Sénat et le Règlement administratif du Sénat qui la régit relèvent de la compétence du Comité de la régie interne.
6. Votre Sous-comité est d'avis que M. Kroeker, en recueillant et en communiquant des renseignements comme il l'a fait, s'est conduit de façon déplacée et contraire à l'éthique. En agissant contrairement aux attentes des sénateurs et des employés du Sénat à l'égard de leurs collègues, M. Kroeker a causé un problème interne significatif qu'il fallait dénouer, ce pour quoi votre Sous-comité a été mandaté.
7. La conduite de M. Kroeker aurait pu l'exposer à des réclamations fondées en droit de la part des personnes lésées. Votre Sous-comité n'a pas cherché à en savoir plus sur ce sujet, ni sur la possibilité que des poursuites judiciaires soient intentées pour tout préjudice ayant pu avoir été causé.
8. Les lois fédérales régissant la gestion de l'information, notamment la Loi sur l'accès à l'information, la Loi sur la protection des renseignements personnels et la Loi sur la protection des renseignements personnels et des documents électroniques, ne s'appliquent pas au Sénat. Ce dernier a cependant adopté son propre régime de gestion de l'information, exposé au chapitre 2 :06, intitulé « Accès à l'information et protection des renseignements personnels », du Règlement administratif du Sénat.
9. En communiquant des renseignements confidentiels, non publiés, voire même personnels, au sujet de sénateurs et d'employés identifiables sans le consentement ou l'autorisation nécessaire, M. Kroeker a contrevenu aux dispositions du chapitre 2:06 du Règlement administratif du Sénat régissant l'usage de ces renseignements.
10. Le Sous-comité conclut, à la lumière du Règlement, des procédures, des pratiques et des conventions en vigueur au Sénat, qu'il ne serait ni correct ni acceptable que des personnes qui travaillent dans les bureaux de sénateurs, y compris les sénateurs qui sont ministres, dans des circonstances telles que celles qu'il a examinées dans la présente affaire, obtiennent ou tentent d'obtenir des hôtels où logeaient des sénateurs dans l'exercice de fonctions autorisées par le Sénat un état détaillé des repas et autres coûts figurant sur les notes d'hôtel, ainsi que les frais divers liés à ce séjour.
11. Votre Sous-comité est satisfait que le Règlement administratif du Sénat régit de façon exhaustive la communication de renseignements publiés ou non, ainsi que de renseignements confidentiels et personnels. Toutefois, il reconnaît que le Règlement ne vise pas la collecte de renseignements, plus précisément de renseignements personnels sur des sénateurs ou d'autres personnes identifiables. L'affaire ayant donné lieu à la présente étude soulève la nécessité d'exposer clairement les attentes des sénateurs en pareilles situations à l'avenir. Votre Sous-comité recommande donc que le chapitre 2:06 du Règlement administratif du Sénat soit modifié par l'adjonction du nouveau paragraphe 9(4) suivant :
(4) Nul ne peut recueillir, ou tenter de recueillir, des renseignements non publiés qui concernent un sénateur identifiable ou un membre identifiable du personnel et qui sont compris dans la définition de « renseignements personnels » à l'article 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, à moins d'en avoir été expressément autorisé par le Sénat, un comité du Sénat, un sénateur ou le greffier du Sénat.
L'information est un élément vital pour le Sénat. Cet ajout proposé au Règlement n'empêchera pas la collecte de renseignements personnels, mais il obligera la personne s'étant livrée à pareil exercice à rendre compte de ses actes. Si le champ d'application de ce nouveau paragraphe semble assez vaste à première vue (le terme « nul » paraissant viser également les bureaucrates et les membres de la presse), il se trouve circonscrit par le paragraphe 2(1), chapitre 1:01, du Règlement administratif du Sénat, suivant lequel :
2. (1) Le présent règlement administratif est un ensemble de règles administratives internes établies pour l'usage exclusif du Sénat.
12. Votre Sous-comité recommande que le greffier transmette à M. Kroeker une copie de tout rapport sur cette affaire adopté par le Sénat.
Respectueusement soumis,
Le président,
GEORGE J. FUREY