Délibérations du comité permanent de la
Régie interne, des budgets et de l'administration
Fascicule 1 - Témoignages du 6 décembre 2007
OTTAWA, le mardi 6 décembre 2007
Le Comité permanent de la Régie interne, des budgets et de l'administration se réunit aujourd'hui, à 8 h 36, pour examiner des questions administratives et autres.
Le sénateur George J. Furey (président) occupe le fauteuil.
[Traduction]
Le président : Honorables sénateurs, je vais dévier de notre ordre du jour parce que le sénateur Oliver va d'abord nous faire un exposé au sujet de l'Union interparlementaire, l'UIP. Eric Janse, des Affaires internationales et interparlementaires, nous entretiendra aussi de ce sujet. Nous allons d'ailleurs ouvrir la séance par M. Janse.
Eric Janse, greffier adjoint et directeur général, Affaires internationales et interparlementaires : Merci, monsieur le président et merci aux membres du comité. Nous allons nous appuyer sur le document d'analyse que nous vous avons fait distribuer.
[Français]
Nous sommes ici aujourd'hui pour demander l'agrément, en principe, du Comité de la régie interne concernant la possibilité que le Parlement du Canada soit l'hôte d'une conférence de l'UIP en 2010.
[Traduction]
La dernière fois que le Parlement du Canada a accueilli une assemblée de ce genre remonte à 1985 et, ce matin, nous venons — surtout le sénateur Oliver et le comité directeur de la direction canadienne — simplement vous demander votre accord de principe pour nous permettre de négocier, avec le secrétariat de l'UIP, à Genève, la possibilité d'accueillir cette conférence au Canada. Je vais céder la parole au sénateur Oliver qui va vous faire un bref exposé à ce sujet.
Le sénateur Oliver : L'union interparlementaire est le plus important groupe et la plus importante assemblée de parlementaires au monde, puisqu'il représente 144 pays. Quelque 1 500 délégués participent aux assemblées de l'UIP, soit beaucoup plus que les 500 ou 700 auxquels nous sommes par ailleurs habitués. Comme le Canada n'a pas accueilli cette conférence depuis 1985, nous avons demandé à l'UIP de nous permettre de le faire en 2010. Anders B. Johnsson, secrétaire général de l'Union interparlementaire, qui était de passage à Ottawa il y a quelques mois a rencontré le président et de nombreux autres délégués. Il a notamment rencontré un grand nombre de personnes au sujet des aspects logistiques de ce genre de conférence. Nous ne sommes ici que pour demander votre accord de principe, mais il est un problème que je désire porter à votre attention. Pour qu'un pays puisse accueillir l'assemblée de l'UIP, il doit signer un contrat avec le secrétariat, contrat stipulant que n'importe quel délégué de n'importe quel pays membre de l'UIP qui désire participer à l'assemblée doit pouvoir obtenir un visa d'entrée dans le pays hôte.
En 2004, le Royaume-Uni voulait organiser cette conférence sur son territoire. Or, après que l'organisation parlementaire britannique eut investi beaucoup d'argent, y compris en réservations de chambres d'hôtel et de salles de conférence, la Communauté européenne lui a indiqué qu'il ne lui serait pas possible de tenir cette activité parce que certains délégués du Zimbabwe et d'autres pays ne recevraient pas de visa. Finalement, le Royaume-Uni n'a pas pu accueillir l'événement.
Nous avons communiqué avec le ministère des Affaires étrangères pour lui demander de déterminer s'il lui était possible, en vertu de la Loi sur les missions étrangères et les organisations internationales d'accorder les visas nécessaires en vertu d'un statut spécial consenti aux membres de l'Union interparlementaire. Cela ne peut se faire que sous le coup de la Loi sur les missions étrangères et les organisations internationales.
Une demande officielle a été adressée au ministre. Nous avons eu plusieurs réunions avec celui-ci et les avocats du ministère continuent d'étudier le dossier. Nous n'avons pas l'intention d'amener le Canada à conclure un quelconque contrat et à dépenser de l'argent tant que ces questions n'auront pas été tirées au clair.
Tout ce que nous cherchons, aujourd'hui, c'est à obtenir une approbation de principe qui nous permettrait de procéder rapidement après avoir éventuellement obtenu le ok du ministère des Affaires étrangères. Il faut savoir que la tenue d'un événement devant rassembler 1 500 personnes en 2010 n'est pas aussi éloignée que cela.
Le président : Donc, si nous résumons, vous voudriez que nous autorisions en principe la négociation de cet événement sous réserve de l'approbation du ministère des Affaires étrangères et du gouvernement en ce qui concerne l'octroi des visas.
Le sénateur Oliver : C'est exact.
Le sénateur LeBreton : Savez-vous déjà combien cet événement va coûter? La Chambre des communes est-elle également concernée?
Le sénateur Oliver : Oui, la Chambre des communes est également concernée, tout comme le Conseil interparlementaire mixte du Sénat et de la Chambre. Nous avons déjà fait un exposé au Conseil interparlementaire mixte et nous en ferons un devant le comité de la Chambre des communes. Et puis, nous sommes en train de vous présenter la situation.
Nous pensons que l'accueil de la conférence devrait coûter en tout de 4,5 à 5 millions de dollars environ.
Le sénateur LeBreton : Avez-vous un budget pour vos démarches à Genève?
Le sénateur Oliver : Pouvez-vous répéter votre question?
Le sénateur LeBreton : Avez-vous prévu une somme dans le budget préliminaire pour vos démarches en vue de promouvoir la candidature du Canada à Genève?
Le sénateur Oliver : Non. Nous n'avons rien dépensé jusqu'ici. Nous n'avons conclu aucun contrat et n'avons subi aucun coût. Les gens du protocole se sont entretenus avec les administrateurs de certaines villes qui voudraient accueillir la conférence, si celle-ci devait se matérialiser, mais jusqu'ici, cela n'a rien coûté pour le Parlement.
Le président : Histoire d'explorer davantage cette question, sénateur Oliver, vous avez parlé tout à l'heure d'une somme globale. Le Sénat devra assumer 30 p. 100 de cette dépense, c'est cela?
Le sénateur Oliver : C'est cela.
[Français]
Le sénateur Massicotte : Le budget préliminaire est de 4,5 millions de dollars. Je vois dans la note B) que cela implique une partie de notre personnel parlementaire et qu'on va inclure, dans ces 4,5 millions, le coût du temps supplémentaire. Est-ce qu'il reste possible que, au moment de la conférence, on se fasse dire qu'il faille ajouter beaucoup de personnel pour satisfaire les besoins, tandis que tout ce coût de personnel ne sera pas inclus dans ces 4,5 millions? Cela peut-il représenter un coût important et, peut-être, une surprise importante?
[Traduction]
Le sénateur Oliver : Les heures supplémentaires, le coût en personnel et les frais de traduction sont compris dans le montant global de 4,5 à 5 millions de dollars que je vous ai mentionné. Ces chiffres ne sont pas définitifs, parce qu'une fois que l'UIP aura conclu un contrat avec Genève, nos agents du protocole devront négocier un certain nombre d'éléments avec le secrétariat central. Par exemple, la majorité du personnel à Genève est employé par l'ONU et sa rémunération est conforme aux échelons en vigueur dans cette organisation. Nous devrons également négocier avec Genève un certain nombre de conditions relativement aux heures supplémentaires. Nous n'en sommes pas encore là. Personnellement, j'aimerais pouvoir participer à ces négociations pour m'assurer que les sommes que nous allons verser demeurent dans les limites de ce que veut la norme canadienne.
[Français]
Le sénateur Massicotte : Pour clarifier ma question, je suis d'accord pour qu'on approuve le concept, mais quand vous nous présentez le budget pour notre approbation finale, j'aimerais beaucoup voir si ce montant de 4,5 millions est correct; et pour ce qui est du coût du personnel, pas seulement le coût du temps supplémentaire, si on faisait une allocation raisonnable pour le coût du personnel impliquée, ce serait un coût additionnel de combien?
[Traduction]
Le sénateur Oliver : Cela revient-il à dire que nous budgétisons les heures supplémentaires?
Le sénateur Massicotte : Non, pas les heures supplémentaires. Dans ce cas, vous dites que la somme globale de 4,5 millions de dollars comprendra les heures supplémentaires. Toutefois, nous aimerions également être tenus au courant des coûts généraux associés à l'affectation de notre personnel, outre les heures supplémentaires, parce que ces gens-là travaillent par ailleurs et que leur mise à disposition représentera forcément un coût direct associé à l'organisation de l'événement. C'est bien de parler de 4,5 millions de dollars, mais pour déterminer vraiment ce qu'il nous en coûtera en main-d'œuvre, il faudra tenir compte de ce que représente le coût additionnel lié à l'organisation de la conférence, pas uniquement en termes d'heures supplémentaires, mais en termes de masse salariale.
Le sénateur Oliver : Nous avons préparé un budget pro forma. Nous ne pouvons pas aller plus loin, parce que nous ne savons même pas où se déroulera la conférence. Il est évident que, quand nous nous représenterons devant vous, nous aurons des chiffres plus solides à vous soumettre.
Le sénateur Massicotte : Pas uniquement pour les heures supplémentaires, mais pour la masse salariale du personnel mobilisé.
Le sénateur Oliver : Oui.
Le sénateur Massicotte : Vous avez parlé d'un exposé que vous avez fait au Conseil interparlementaire mixte.
Le sénateur Oliver : Nous ne pouvons que formuler des hypothèses quant au nombre d'heures supplémentaires qui seront nécessaires en nous fiant sur ce qui a été appris lors d'autres conférences.
Le sénateur Massicotte : Je comprends bien, mais sachez que nous ne vous lâcherons pas.
Le Conseil interparlementaire mixte recommande-t-il la tenue de cet événement?
Le sénateur Oliver : Oui. Nous avons obtenu son accord de principe.
Le sénateur Comeau : C'est la question que je voulais vous poser, autrement dit si le Conseil nous adresse une recommandation en ce sens ou pas.
Vous avez dit que la conférence ne se déroulerait pas forcément à Ottawa. D'autres emplacements au Canada ont-ils été envisagés? Je sais que c'est une énorme conférence, parce que j'ai assisté à des événements de ce genre dans le passé. Il faut des salles équipées pour l'interprétation et ainsi de suite. Est-ce que d'autres villes au Canada pourraient accueillir cet événement?
Le sénateur Oliver : Les agents du protocole ont effectué une recherche préliminaire, puisqu'ils travaillent sur ce dossier depuis plus d'un an. Ils ont établi qu'il existe trois villes au Canada qui pourraient accueillir cette conférence. Malheureusement, Halifax n'en fait pas partie.
Le sénateur Comeau : Nous allons peut-être installer là-bas un merveilleux musée du portrait.
Le sénateur Oliver : L'une des candidates possibles est Vancouver. Comme vous le savez, un autre événement se déroulera dans cette ville en 2010. Il y a aussi Toronto, mais on ne peut pas dire que ce soit le plus grand centre culturel du monde. Et puis, il y a deux villes au Québec, soit Montréal et Québec même. Ce sont là les trois candidates que nous envisageons.
Le président : Y a-t-il d'autres questions ou remarques?
Quelqu'un pourrait-il déposer une motion pour que nous approuvions en principe l'idée d'accueillir une conférence aussi notoire que celle-ci, sous réserve que le sénateur Oliver obtienne gain de cause auprès du ministère des Affaires étrangères? Aucun fonds ne sera débloqué dans l'immédiat.
Le sénateur Jaffer : J'en fais la proposition.
Le président : Qui est pour?
Des voix : D'accord.
Le président : Qui est contre?
C'est adopté.
Si tout le monde a eu l'occasion de jeter un coup d'œil sur le point 2 de l'ordre du jour, celui concernant l'adoption du procès-verbal de la dernière réunion, j'aimerais à présent que quelqu'un me fasse une proposition dans ce sens.
Le sénateur Comeau : Je propose.
Le président : C'est proposé par le sénateur Comeau. Sommes-nous tous d'accord?
Des voix : D'accord.
Le président : Qui est contre?
C'est adopté.
Nous allons maintenant entendre le sénateur Robichaud qui va nous présenter le rapport du Sous-comité des budgets de comité.
[Français]
Le sénateur Robichaud : Honorables sénateurs, avant de proposer l'adoption du premier rapport de notre sous- comité, j'aimerais vous faire part de quelques remarques. Le sous-comité sait que de nombreux comités sénatoriaux se sont dotés de plans de travail ambitieux et il demeure résolu à examiner leurs demandes de façon efficiente et efficace.
Au début de l'exercice, les comités disposait de 3 750 000 $. De ce montant, 400 000 $ ont été mis de côté pour les dépenses des témoins, dont 166 073 $ ont été dépensés avant la prorogation. Par conséquent, il reste 233 927 $ pour les dépenses des témoins.
En ce qui concerne les budgets des comités, 3 531 755 $ leur ont été versés dont 499 584 $ ont été dépensés avant la prorogation.
Par conséquent, il reste environ 2,85 millions de dollars pour les comités.
Jusqu'à présent, nous avons reçu des demandes budgétaires s'élevant à 2, 5 millions $ et d'autres budgets sont à recevoir.
Pour ce qui est des présidents de comité que nous souhaitons entendre, nous avons décidé d'inviter ceux dont les budgets prévoyaient l'embauche de personnel ou des voyages, y compris des conférences. Même s'il reste encore de l'argent pour les comités, il s'agit de fonds publics que nous devons gérer avec une diligence raisonnable. Les rapports postactivités sont un aspect de cette diligence raisonnable. Le sous-comité recevra donc les rapports des finances après chaque activité de comité indiquant quel était le budget et combien d'argent a été dépensé pour chaque point dans l'enveloppe de l'activité.
Après avoir entendu les présidents de comité, nous recommandons le versement de 2 423 810 $, dont 169 420 $ pour les budgets législatifs et 2 254 390 $ pour les budgets destinés aux études spéciales.
Même si nous recommandons le financement complet des comités dans l'exercice en cours, nous sommes conscients qu'il est peu probable que l'approche adoptée cette fois-ci soit reprise pour l'examen des budgets 2008-2009.
[Traduction]
Certains points ont suscité des réactions lors de nos rencontres au début de la semaine. Je donne avis au comité que le sous-comité reverra sa démarche relativement à ces points ainsi qu'à d'autres. Je vous rappelle ce dont il s'agit : tout d'abord, de nombreux comités budgétisent des frais de consultants externes en communication. Or, il y a quelques années de cela, le Sénat a décidé d'investir dans une Direction des communications afin de disposer de ressources maison dans le domaine des communications, surtout pour les mettre à disposition des comités. Comme nous pouvons maintenant recourir à des agents de communication du Sénat, il y a lieu de se demander dans quelles circonstances l'embauche de consultants externes peut se justifier.
Deuxièmement, les demandes de participation à des conférences varient considérablement d'un comité à l'autre. Si certains connaissent d'avance les événements auxquels ils aimeraient envoyer des délégués, ce n'est pas le cas de tous. Devrait-on plafonner les sommes consenties à chaque comité pour la participation à des conférences?
Troisièmement, les comités prévoient toute une variété de montants au titre des dépenses diverses. Comme nous aimerions qu'ils soient plus précis dans leurs demandes, nous tenons à ce qu'ils rendent mieux compte de la façon dont ils utilisent ces fonds. Devrait-on opter pour une somme donnée au titre des dépenses diverses?
Quatrièmement, les sommes budgétisées pour l'engagement de consultants ne sont pas toujours très détaillées. La tâche du sous-comité est compliquée par le fait qu'on lui soumet des montants forfaitaires portant sur l'embauche de plusieurs consultants. Nous aimerions que les comités précisent combien ils ont l'intention de dépenser pour chaque contrat d'expert-conseil, plutôt que de regrouper toutes les dépenses à ce titre dans un seul et même poste.
À ce sujet, je vous rappelle que l'attribution des contrats à des fournisseurs exclusifs ou de tout contrat de plus de 35 000 $ au titre des services d'expert-conseil doit être préalablement autorisée par le Comité de la régie interne au moment de la demande de fonds. Pour les autres catégories de biens et services, la limite est de 25 000 $.
Cinquièmement, l'indexage est un autre sujet qui a fait problème. Deux comités ont prévu des fonds pour des travaux d'indexage ou de codification de mémoires ou de rapports. Nous nous demandons si ce service est vraiment nécessaire et, dans l'affirmative, s'il n'y aurait alors pas lieu de l'offrir à tous les comités. Nous avons demandé au personnel de nous fournir davantage d'informations à ce sujet afin de nous aider à préparer les budgets de la prochaine année.
C'était là quelques-unes des questions auxquelles nous avons été confrontés, mais je suis certain qu'il y en aura d'autres. Je tiens à préciser que le sous-comité disposait de suffisamment de fonds pour honorer toutes les demandes qui lui ont été adressées, si bien qu'il nous a été plus facile dans le passé de rendre des décisions positives, mais nous nous attendons à ce que les choses soient différentes pour le prochain exercice financier. Certes, nous nous attendons à ce que les comités se montrent prudents et responsables dans la gestion de leurs fonds, sans compter que tout surplus budgétaire sera récupéré conformément à la politique du Sénat.
[Français]
Le sénateur Robichaud : Le sous-comité veut remercier Mme Heather Lank, la greffière responsable des comités, pour son aide indispensable.
[Traduction]
D'ici là, je réclame l'adoption du premier rapport de notre sous-comité.
Le président : Avant de passer aux questions, sénateur Robichaud, je suppose que le sous-comité va formuler des recommandations relativement à toutes les questions que vous avez soulevées avant que nous nous lancions dans l'exercice de budgétisation de la prochaine année financière. Ces recommandations seront adressées au comité plénier. Est-ce que je me trompe?
Le sénateur Robichaud : Non, vous avez raison, parce que le sous-comité n'a pas le pouvoir de fixer ses propres critères. Il lui est difficile de refuser certaines dépenses si le comité plénier qui réclame le déblocage de fonds a décidé d'approuver tous les postes budgétaires concernés, comme les experts-conseils, les communications et ainsi de suite. Pour certains, la définition de ce qui est raisonnable est assortie d'un gros point d'interrogation. Nous aimerions pouvoir, dans un proche avenir, adresser des suggestions au comité directeur de la régie interne, puis au comité plénier, afin que celui-ci produise des lignes directrices à l'intention du Sous-comité des budgets de comité qui disposerait alors de réponses plus tranchées. Il n'est pas facile pour les membres du sous-comité, dont certains siègent également aux comités demandeurs, de se retrouver dans la situation où ils doivent réexaminer un budget qui est passé trois fois en comité plénier. En l'absence de véritables lignes directrices, nous nous demandons si nous sommes vraiment bien placés pour contester les choix des comités.
Le président : Nous avons hâte de voir votre rapport, sénateur Robichaud, et de tenir, en comité plénier, un débat plus complet sur les suggestions que vous nous ferez relativement aux prochains exercices de budgétisation.
Le sénateur Robichaud : Si les autres membres du sous-comité — le sénateur Nancy Ruth ou le sénateur Downe — veulent ajouter quoi que ce soit à ce que je viens de dire, je serai très heureux de leur céder la parole.
Le sénateur Downe : Non.
Le sénateur Nancy Ruth : Non.
Le sénateur LeBreton : Pour ce qui est des demandes de fonds en vue de participer à des conférences, j'apprécie que le sénateur Robichaud nous ait fait part des questions que se pose son sous-comité. C'est vrai qu'il convient de se demander s'il n'y aurait pas lieu de plafonner ces dépenses parce que, dans le passé, certains comités ont budgétisé la participation à des conférences à tout hasard avant de se mettre en quête d'événements auxquels ils pourraient bien envoyer des délégués et je pense que cette façon de faire est inappropriée.
Pour ce qui est de la question des dépenses diverses, le sénateur Robichaud a également raison. Il faudrait que les comités fassent rapport de leurs dépenses dans le détail et que l'on fixe un montant type à ce chapitre afin de faciliter le contrôle de ce poste budgétaire.
S'agissant du recours à des experts-conseils dans le domaine des communications, il est vrai que la Direction des communications a pris de l'envergure au point d'être devenue une direction importante. Je me souviens que nous avions dû embaucher des consultants en communication pour notre étude sur les soins de santé présidée par le sénateur Kirby. À l'époque, nous n'avions pas eu d'autre choix, mais la question se pose aujourd'hui de savoir s'il y a lieu de maintenir cette pratique. Personnellement, j'en doute.
Pour ce qui est de l'octroi de marchés à fournisseur unique, eh bien je crois qu'il serait très raisonnable que les comités soient tenus de passer par le comité de Régie interne avant d'attribuer un contrat de plus de 35 000 $ à un fournisseur exclusif.
Chaque comité est appelé à préparer, à débattre, puis à approuver ses budgets. Ensuite, il s'adresse au sous-comité d'examen des budgets du Comité de régie interne. Ce comité demande-t-il alors pour quel motif les sommes prévues sont réclamées? Par exemple, j'ai appris qu'il y avait eu un débat, hier, au Comité sénatorial permanent de l'agriculture et des forêts au sujet d'un voyage dans le Nord en vue d'étudier la pauvreté dans les régions rurales. Je sais que plusieurs comités ont voyagé dans le Nord. Dans le cas de la pauvreté rurale, on peut toutefois avoir de la difficulté à voir une utilité dans à un tel déplacement. Le Nord est frappé par de nombreux autres problèmes, notamment la pauvreté, mais je me demande si l'on peut effectivement limiter cette problématique à la pauvreté en région rurale. Je ne vois pas pourquoi le comité demandeur ne devrait pas fournir des explications au sous-comité d'examen des budgets, puis à notre comité plénier quant aux raisons pour lesquelles il estime que de telles dépenses sont utiles. J'en ai donné un exemple.
Quoi qu'il en soit, le sénateur Robichaud a posé de bonnes questions.
Une fois que tous les comités ont fait leurs présentations, le Comité de la régie interne formule ses recommandations. Je suis consciente que nous parlons ici de l'exercice financier 2007-2008 et que nous allons devoir reprendre tout ce processus. Cependant, sera-t-il possible au Comité de la régie interne d'extraire quelque chose de ce rapport émanant du Sous-comité des budgets de comité pour qu'il en soit question au comité plénier et que nous puissions inviter les présidents des comités à venir s'expliquer?
Le président : Si le comité plénier le jugeait nécessaire, ce serait effectivement possible, sénateur LeBreton. Si le sous- comité nous en faisait la recommandation, nous agirions tout de suite ainsi.
Le sénateur LeBreton : Dans ce cas, je demande que le sous-comité se montre résolu. Si les membres du sous-comité estiment qu'ils ont besoin de plus d'explications, ils doivent recommander au comité plénier de convoquer les présidents des comités.
Le président : Pour être juste envers le sous-comité, il faut reconnaître que celui-ci est saisi d'ordres de renvoi qui ont été adoptés en séance plénière au Sénat. Ainsi, c'est sans doute lors d'une séance plénière de la chambre haute qu'il conviendrait de tenir ce genre de débat plus poussé sur ce que fait ou souhaite tel ou tel comité.
Bien sûr, si le sous-comité veut que nous invitions les présidents des comités, nous serons heureux de nous ranger à son avis.
Le sénateur LeBreton : Il pourrait être mieux, dans certains cas, de débattre certains dossiers à notre niveau avant de le faire en séance plénière au Sénat. Il y aurait toujours cette possibilité.
Le sénateur Robichaud : Permettez-moi de réagir à ce qui a été dit au sujet des communications. Les comités qui ont recours aux services offerts par la Direction des communications du Sénat sont très heureux et satisfaits de la qualité du travail. C'est pour cela que nous vous invitons à étudier cette question.
Quant aux comptes rendus détaillés sur l'ensemble des activités, ceci se fera à l'étape du rapport, après la tenue de l'activité. Nous voulons savoir comment les postes budgétaires ont été employés, s'il y a eu des transferts de fonds d'une enveloppe à l'autre et de quel genre d'activité il était question.
Il faut savoir que le déplacement du Comité de l'agriculture dans le Nord s'inscrira dans le cadre de l'étude sur la pauvreté en milieu rural. Ce dossier a été défendu auprès du Sous-comité des budgets de comité Les membres du sous- comité ont posé des questions au président du comité concerné afin de déterminer pour quelle raison il demandait ce genre de déplacement. Il se trouve que le Comité de l'agriculture a sillonné le Canada sauf les territoires. Il s'est en effet rendu partout au pays, d'un océan à l'autre, pour étudier cette question de la pauvreté en milieu rural. Il a jugé que, s'il laissait le Nord de côté, il n'obtiendrait pas un tableau complet de la façon dont les familles des régions rurales du Canada perçoivent et vivent le phénomène de la pauvreté. Après avoir entendu la position du président à ce sujet, le sous-comité a estimé qu'il y avait lieu d'autoriser ce déplacement, puisque celui-ci avait été approuvé dans un budget antérieur, mais que le Comité de l'agriculture n'avait pas pu effectuer le voyage à cause de la prorogation de la session.
Le sénateur LeBreton : Ces frais de déplacement avaient-ils été entièrement prévus dans le budget précédent ou est-ce que le comité a dû débloquer d'autres fonds?
Le sénateur Robichaud : Je crois savoir que tout avait été inclus. La plupart des budgets dont vous êtes saisi font partie d'un budget qui avait été approuvé dans la première moitié...
Le sénateur LeBreton : Je comprends.
Le sénateur Robichaud : Les nouvelles demandes étaient destinées à permettre de mener à terme ce qui avait déjà été entrepris.
Le sénateur LeBreton : À cause de la nouvelle session.
Le sénateur Jaffer : Je tiens, moi aussi, à vous remercier pour ce rapport détaillé.
J'étais très préoccupé par la question des communications et peut-être devrions-nous mettre sur pied un sous-comité pour assurer un suivi après le rapport. J'ai siégé à de nombreux comités et je peux vous dire que chaque fois que nous nous sommes heurtés à des problèmes de communication, nous avons trouvé très utile de recourir à un membre du personnel de la Direction des communications qui était détaché au comité. Une chose continue de m'interpeller : comment allons-nous parvenir à nous doter d'une véritable capacité au sein de la Direction des communications si nous continuons de recourir à des conseillers externes? Nous devons nous demander, à notre niveau, et pas à celui du sous-comité, comment nous allons y parvenir.
Le président : Je pense que vous avez raison, sénateur Jaffer, et j'ai hâte de voir les recommandations du sous-comité du sénateur Robichaud afin que nous puissions avoir un véritable débat en comité plénier.
[Français]
Le sénateur Massicotte : Le fait que le sénateur Robichaud soulève des questions pour le sous-comité confirme que nous avons bien choisi les membres de notre sous-comité car je trouve les questions très valables et je le félicite. Je suis, moi aussi, impatient que nous tenions les débats sur les points que vous avez mentionnés.
Par exemple, lorsqu'on parle de communication, il y a deux approches; celle qui consiste à dire qu'on va aller à l'extérieur parce que cela coûte peut-être moins cher et cela donne une flexibilité à chaque comité, combiné avec les ressources internes. J'ai hâte de connaître la réponse des gens à l'intérieur.
Un deuxième commentaire me paraît très important : je ne pense pas que le sous-comité devrait trop se reposer — je ne veux pas le décourager — concernant les budgets recommandés par certains comités, sur le fait que ceux-ci comptent peut-être parmi leurs membres des membres du Comité de la régie interne.
Lorsque je siège à des comités, honnêtement, je me fie beaucoup au Comité de la régie interne et surtout à votre sous-comité pour ce qui est de faire une étude approfondie, parce que nous ne le faisons pas.
Lorsqu'on est membre d'un comité, on agit avec ses préjugés pour appuyer des budgets et on n'a pas, d'après mon expérience, une étude très détaillée des besoins. Il faut vraiment se fier à votre sous-comité et à celui de la régie interne pour faire une étude approfondie, parce que ce n'est pas comme cela que cela se passe, selon mon expérience.
Concernant les autres commentaires du sénateur Robichaud, j'ai l'impression qu'il essaye peut-être de limiter sa responsabilité pour ce qui est de ses recommandations mais, le connaissant très bien, je suis certain qu'il a pris sa tâche très au sérieux et j'ai pleine confiance en lui. J'apporte mon soutien à ses recommandations et j'accepterai ces recommandations du premier rapport de son sous-comité.
[Traduction]
Le sénateur Goldstein : Je félicite le comité pour un travail si bien fait, si bien raisonné. Dites-moi, comment se fait-il que le budget du Comité des langues officielles n'apparaisse pas dans ce rapport?
[Français]
Le sénateur Robichaud : C'est tout simplement parce que nous ne l'avons pas reçu.
Le sénateur Goldstein : Vous n'êtes pas sérieux?
Le sénateur Robichaud : Nous avons fait tous les efforts, au sous-comité, pour nous réunir aussitôt que possible afin d'examiner tous les budgets qui avaient été déjà soumis au Comité de la régie interne afin d'en faire rapport aujourd'hui et de permettre aux comités d'entreprendre leurs études, leurs voyages et toutes leurs activités le plus tôt possible.
Mais comme je l'ai dit mentionné dans mes remarques, nous n'avons pas reçu les budgets de tous les comités. Il en reste encore quelques-uns à recevoir.
Le sénateur Goldstein : Je vais faire le nécessaire pour que les budgets vous soit soumis.
Le sénateur Robichaud : Monsieur le président, j'aimerais mentionner le fait que, bien que j'apprécie beaucoup les commentaires du sénateur Massicotte, je ne considère pas que siéger à ce comité soit un emploi à vie pour les sénateurs, en commençant par le président. On n'a pas signé de contrat, à ce que je sache. D'ailleurs, je ne sais pas quel genre de clause on pourrait inclure pour ce faire. Enfin, un moment donné, il faut bien que quelqu'un le fasse.
Il serait important que tous les honorables sénateurs comprennent qu'ils ont une responsabilité aux comités de bien examiner les budgets qui nous sont soumis parce que, qui sommes-nous, trois de nous, pour repousser un budget qui a été approuvé par les comités où siègent 12 ou 15 sénateurs?
Lorsqu'on nous présente un budget, on ne sait pas si tous les sénateurs sont au courant ou pas de ce budget. On nous dit qu'il a été approuvé par le comité, c'est tout. Si des situations extraordinaires se présentaient, on prendrait action, mais c'est exactement les raisons pour lesquelles on veut établir des balises, afin qu'on puisse fonctionner à l'intérieur d'un certain cadre et s'assurer que les présidents et les membres des comités soient au courant de ces balises. Cela simplifierait énormément notre travail.
Pour la prochaine année fiscale, comme cela a été fait dans le passé, nous serons obligés de faire des choix un moment donné, parce que, probablement, toutes les demandes de tous les comités ne pourront être rencontrées, faute d'argent.
Le sénateur Massicotte : Je suis d'accord, chaque comité devrait regarder en détail ces recommandations. Cependant, je suis prêt à parier que cela ne sera jamais le cas ou rarement. On appelle cela un conflit d'intérêts. Les membres des comités veulent bien faire des voyages ou approfondir leurs études, je sais que cela serait souhaitable, mais ce ne sera pas le cas. Malheureusement, la balle retourne dans votre camp et c'est à vous de faire une étude très détaillée et à poser les vraies questions.
Le sénateur Robichaud : Je ne signerai pas le contrat tout de suite.
[Traduction]
Le sénateur Cook : Merci, sénateur Robichaud, de vous être attaqué à ce dossier si impressionnant.
Dites-moi, est-ce que le poste « dépenses diverses » est un gros poste budgétaire? Si nous regroupions tous ces postes de tous les comités, cela représenterait-il beaucoup d'argent?
Deuxièmement, j'estime qu'il faudrait limiter tout ce qui est « divers » à ce seul poste budgétaire dans le cadre de l'exercice de prévisions budgétaires. Le montant devrait être minime et nous pourrions envisager de le plafonner ou de dresser la liste des éléments qui le constituent.
Dans mon emploi précédent, le terme « dépenses diverses » désignait les frais d'affranchissement, le café et des choses du genre. Il faudrait, dans toute la mesure du possible, que ces dépenses soient détaillées s'il n'est pas possible de les attribuer ailleurs dans le budget. Après tout, il s'agit d'argent public. Je n'envie pas votre travail, parce que je pourrais vous raconter des histoires fantastiques au sujet des dépenses diverses.
Le sénateur LeBreton a parlé d'experts-conseils en communication. J'ai siégé au même comité qu'elle. Disons que nous avions un président très zélé et qu'à la fin, nous avons tous fait bloc autour de lui. Comme nous voulions faire passer notre message, nous avons adhéré au principe du recours à des conseillers externes. Toutefois, à bien y songer, force est de constater que l'expérience n'a pas été positive. Ma collègue d'en face s'en souviendra peut-être, mais il se trouve que nous avons dépensé beaucoup pour les consultants en communication sans que notre message soit diffusé dans les Maritimes. Nous avions trois sénateurs des Maritimes qui siégeaient au comité et j'en avais deux autres qui m'appelaient. Or, nos constats n'ont pas été relayés par la presse des Maritimes. Je sais qui appeler dans le milieu des médias là-bas, mais je ne sais pas où dénicher un consultant.
Je crois que nous devons nous montrer parcimonieux dans la façon dont nous recourrons aux consultants. Si nous disposons d'une compétence maison, à ce moment-là pourquoi dépenserions-nous les deniers publics pour engager des experts-conseils? Nous avons ce qu'il nous faut ici.
Enfin, il y a lieu de se poser la question de l'utilité des conférences. Si je me fie, encore une fois, à ma propre expérience au comité, expérience qui n'est qu'un instantané dans le temps, je me souviens que nous avons été envoyés aux quatre coins du pays pour parler de notre système de soins de santé primaire dans un rapport qui a fait date. J'ai souvent participé à des conférences en qualité de conférencière invitée ou de conférencière d'honneur. Il m'arrivait alors de passer deux jours sur place et de m'intégrer à la conférence. J'ai appris en cours de route, parce que j'ai travaillé, ici, sur tel dossier et là, sur tel autre.
Si nous devons prévoir des dépenses pour les conférences, je suggérerai alors, sénateur Robichaud, que les thèmes abordés lors de ces événements soient pertinents aux études que réalisent les comités. Sinon, la participation à des conférences n'est peut-être qu'un gaspillage des deniers publics.
Le sénateur LeBreton : Le sénateur Cook a tout à fait raison. À l'époque, j'étais vice-présidente de ce comité. Nous avions estimé nécessaire de recourir à des consultants et avions engagé deux messieurs qui se sont occupés des principaux médias. Il faut dire qu'à l'époque nous ne bénéficions pas de l'appui de la direction des communications du Sénat.
En fin de compte, ce sont les sénateurs membres du comité et surtout le président qui ont fait la promotion du rapport, et pas les deux personnes responsables des communications. Je suis entièrement d'accord avec le sénateur Cook. C'est ce qui m'amène à penser qu'il faudrait donner à la Direction des communications du Sénat la responsabilité de s'occuper de certains comités de qui elle prendrait ses ordres. Il ne devrait pas être nécessaire d'engager des experts-conseils en communication de l'extérieur.
Le sénateur Comeau : Je tiens, moi aussi, à remercier le Sous-comité des budgets de comité. Nous avons progressé et je l'apprécie.
Je vais répéter ce que d'autres ont dit pour rappeler l'importance d'un service de communication interne par rapport au recours à des consultants extérieurs.
Je suis intimement convaincu, depuis longtemps, que nous devons nous doter d'une capacité du côté des communications, comme l'a dit le sénateur Jaffer. Je ne vois pas pourquoi nous ne nous doterions pas d'une capacité en propre, puisque la plupart de nos comités, sauf quelques-uns, sont des entités permanentes dont le mandat est renouvelé d'une année à l'autre afin d'étudier différentes questions.
Je me souviens qu'une fois, un sénateur en Chambre avait excusé le recours à des consultants extérieurs par la nécessité de traduire dans un langage compréhensible les procédures de l'institution. Eh bien, s'il est question d'un comité permanent appelé à siéger pendant très longtemps, je ne vois pas pourquoi, plutôt que d'embaucher un consultant afin de traduire la terminologie d'une institution en langage accessible — dans ce cas, il s'agissait du domaine militaire — nous ne nous doterions pas d'une capacité maison. Le risque, dans le cas des experts-conseils extérieurs, c'est que la compétence qu'ils apportent disparaisse en même temps qu'ils s'en vont. Je suis tout à fait d'accord avec vous, sénateur.
Le sénateur Downe : À propos des communications, il y a lieu de se demander pourquoi tant de présidents de comité ont, à l'occasion d'un vote, signifié leur confiance à l'endroit de la Direction des communications du Sénat, tandis que d'autres ont estimé que leurs besoins n'étaient pas comblés et qu'il leur fallait recourir à des consultants. Tout cela revient à un rapport coûts-avantages : est-ce moins coûteux de recourir à des consultants extérieurs ou de se doter d'une capacité maison? Telle est la question qu'il faut se poser.
Le sénateur Stollery : Permettez-moi de répondre au sénateur LeBreton et de réagir à ce qu'elle a dit au sujet des présidents de comité qui comparaissent devant le Comité de la régie interne en session plénière. Il n'y a pas si longtemps que cela, tous les présidents étaient censés comparaître devant notre comité plénier parce que c'est ainsi que fonctionnait le processus budgétaire. Je sais de quoi je parle, car lorsque le sénateur John Stewart présidait le Comité des affaires étrangères, il n'aimait pas comparaître devant le Comité de la régie interne sur les questions de budget et que j'avais l'habitude de le remplacer. C'est ainsi que les choses ont fonctionné jusqu'à la création du sous-comité. Je tiens à ce que tout le monde soit bien conscient que nous avons maintenant un sous-comité qui est là pour délester le comité plénier, ce qui peut s'avérer fort utile advenant que tous les présidents doivent comparaître devant ce comité plénier.
J'apprécie le travail qu'a effectué le sous-comité présidé par le sénateur Robichaud sur la question des consultants en communication. Cela fait des années que nous tournons en rond à ce sujet. Le Comité des affaires étrangères a déposé son rapport sur l'Afrique sans avoir eu besoin d'employer des experts-conseils extérieurs. Nous avons fait un excellent travail pour promouvoir ce rapport, sous la gouverne du sénateur Segal et de moi-même avec l'assistance du personnel de la Direction des communications du Sénat. Il se peut que notre comité ait besoin de recourir à des consultants, et je ne suis pas en mesure de commenter cela. Le mieux consiste à laisser ces décisions au soin des comités.
Pour ce qui est des conférences, je vais vous parler de ce qui se passe au Comité des affaires étrangères qui se montre très économe. Nous n'avons jamais dépensé beaucoup d'argent, ce qui n'empêche que nous devons disposer d'un budget pour participer à des événements ayant un lien avec nos travaux. Notre situation est très particulière à ce sujet. Soit dit en passant, il n'est pas rare qu'il nous reste des fonds sur les budgets qui nous sont octroyés. Je ne sais pas ce qu'il en est des autres comités, mais nous sommes très parcimonieux dans la façon dont nous participons aux conférences, par ailleurs fondamentales pour nos travaux. J'ai ainsi dû moi-même payer mes factures à deux ou trois reprises quand le Parlement ne siégeait pas. J'ai déboursé 8 000 $ de ma poche, ce que je trouve anormal en situation de gouvernement minoritaire et de dissolutions multiples.
Le sénateur Joan Cook (présidente suppléante) occupe le fauteuil.
[Français]
Le sénateur Tardif : J'aimerais remercier les membres du sous-comité pour leurs excellents rapport et recommandations. Afin que je puisse bien comprendre une des recommandations que vous avez mises de l'avant, sénateur Robichaud, par rapport à l'indexation de rapports pourriez-vous me donner, ainsi qu'au comité, plus de détails? De quoi s'agit-il exactement?
Le sénateur Robichaud : C'est la question que nous avons posée. Pour certains comités, qui ont écrit une série de rapports, il semble que cela permet d'accéder plus facilement à toute la matière dans les rapports lorsqu'on établi ce système d'indexation, de codification de l'information. De cette façon, il est beaucoup plus facile pour les recherchistes d'y accéder.
La question a été soulevée. Maintenant, peut-être que quelqu'un pourrait nous le dire plus clairement; on nous dit que, avec tous les outils de recherche électroniques que nous avons maintenant, on n'aurait peut-être pas besoin de cela. C'est pour cette raison que nous voulons obtenir de l'information. Quelqu'un pourrait-il nous éclairer sur la question de l'indexation?
[Traduction]
Le sénateur Downe : Il s'agit précisément du genre de décision que vous devrez prendre en matière de politique gouvernementale. La Bibliothèque du Parlement s'occupe de l'indexage, mais elle n'a pas les ressources nécessaires pour faire tout le travail qu'il faudrait. Devrait-on accorder des fonds à la Bibliothèque du Parlement pour qu'elle s'en occupe? Nous, on nous a conseillés d'engager quelqu'un pour l'indexage. Trois comités ont envisagé de recourir à ce service et les autres ne savent sans doute pas qu'il existe.
La présidente suppléante : Merci, chers collègues. Hélène Bouchard, directrice des systèmes d'information au Sénat, va éclairer nos lanternes sur cette question de l'indexage.
Hélène Bouchard, directrice, Direction des systèmes d'information : Je ne suis pas spécialiste en matière de gestion de l'information, bien que j'aie besoin de ressources dans ce domaine. La Bibliothèque du Parlement ne dispose pas des ressources nécessaires pour assurer l'indexage ou pour automatiser le travail, mais quelque chose qu'elle envisage. La gestion de l'information est une question brûlante au sein de la fonction publique fédérale de même qu'au Sénat et à la Chambre des communes qui ne disposent pas des ressources nécessaires pour faire ce travail.
[Français]
Une bonne gestion d'information va donner une bonne prise de décision et va aussi améliorer la recherche et l'information dont on a besoin pour accomplir son travail.
C'est vraiment la question du jour. Je trouve intéressant que vous en parliez; c'est exactement ce que nous vivons au Sénat, parce que l'information n'est pas intelligente. C'est pourquoi il est important de mettre des systèmes en place pour pouvoir l'appuyer.
Je suis d'accord, effectivement, la bibliothèque ne peut pas répondre à cette demande. Je ne réponds pas pour eux, ils sont capables de répondre pour eux-mêmes, mais je sais, pour travailler avec eux, qu'ils n'ont pas les ressources nécessaires pour pouvoir le faire.
[Traduction]
Le sénateur Nancy Ruth : Compte tenu de ce qui vient d'être dit, j'ai l'impression qu'il faudrait que la Bibliothèque du Parlement se dote d'une meilleure capacité et dispose des budgets pour cela, plutôt que de demander aux comités de puiser dans leurs budgets chacun de leur côté.
La présidente suppléante : Quelqu'un veut-il ajouter quoi que ce soit à ce sujet?
Le sénateur Downe : Je ne veux pas relancer la polémique, mais cela s'inscrit dans le cadre d'un problème structurel. Certains comités, au courant de l'existence de ce service, l'ont réclamé, tandis que d'autres l'ignoraient. On pourrait juger nécessaire de convoquer les présidents de comité à une réunion commune avant qu'ils ne préparent leurs budgets. Nous pourrions alors leur remettre un tableau des différents postes budgétaires possibles et il leur suffirait de remplir les espaces vierges. Ce faisant, tout le monde serait traité de façon équitable. À l'heure actuelle, il y a des présidents de comité qui réclament la possibilité d'embaucher des consultants en communication, des assistants de recherche, de recourir à des services d'indexage et ainsi de suite, tandis que d'autres n'ont pas besoin de ces services ou ignorent leur existence.
Le sous-comité a été saisi de toute une série de budgets qui étaient discutables sur le plan des affectations qu'ils proposaient. À l'examen, nous nous sommes rendu compte que les choses n'étaient pas telles qu'elles le paraissaient. Un poste budgétaire de 70 000 $, prévoyant l'embauche d'un aide à la recherche, voulait en fait dire que deux personnes seraient employées.
Personnellement, j'estime que c'est le sénateur Andreychuk et son greffier qui ont présenté le meilleur budget, et de loin. Celui-ci n'était pas articulé autour d'une soi-disant flexibilité. On y trouvait ce dont le comité avait besoin et les informations y étaient très claires, tandis que pour d'autres comités, tout est très vague. Nous devons nous doter d'une formule type pour qu'il n'y ait pas de malentendu au sujet de ce que les comités désirent, outre que cela réduirait considérablement notre charge de travail.
Le sénateur Tardif : Nous reparlerons de tout cela, mais je comprends mieux à présent la nature du problème et ce qu'il sous-entend.
Le sénateur George J. Furey (président) occupe le fauteuil.
Le président : Nous avons hâte de recevoir vos recommandations, sénateur Robichaud, sénateur Downe et sénateur Nancy Ruth.
Je crois savoir que nous sommes saisis d'une motion d'adoption du rapport du comité émanant du sénateur LeBreton. Y a-t-il accord pour l'adopter?
Des voix : D'accord.
Le président : C'est adopté.
La séance se poursuit à huis clos.