Délibérations du Comité
permanent de la
Régie interne, des budgets et de
l'administration
Fascicule 1 - Témoignages du 8 octobre 2009
OTTAWA, le jeudi 8 octobre 2009
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration se réunit aujourd'hui à 8 h 34 pour s'occuper de questions administratives et siègera à huis clos pour étudier des questions d'un autre ordre.
Le sénateur George J. Furey (président) occupe le fauteuil.
[Traduction]
Le président : Bonjour chers collègues. Je constate que nous avons le quorum; la réunion peut donc commencer. Le premier point à l'ordre du jour est l'adoption du procès-verbal de la réunion du 1er octobre 2009.
Y a-t-il des questions ou des problèmes relatifs au procès-verbal de la réunion du 1er octobre? Quelqu'un peut-il en proposer l'adoption?
L'adoption est proposée par le sénateur Massicotte. Êtes-vous en faveur de cette motion?
Des voix : D'accord.
Le président : Quelqu'un s'y oppose-t-il? La motion est adoptée.
Le deuxième point concerne la substitution de membres du comité. Bien que le sénateur Dawson soit ici ce matin en remplacement du sénateur Downe, il ne sera plus à l'avenir membre à temps plein de ce comité. Il sera remplacé par le sénateur Fox. Également, le sénateur Cordy prendra la place du sénateur Cook.
Si je ne m'abuse, le sénateur Hubley remplace ce matin...
Le sénateur Hubley : Je remplace le sénateur Munson.
Le président : De plus, le sénateur Fox a accepté de se joindre au Sous-comité du programme et de la procédure, qui est notre comité de direction.
Le sénateur Robichaud : Un brave homme.
Le président : Quelqu'un peut-il proposer une motion pour que le sénateur Fox remplace le sénateur Cook au comité de direction?
La motion est proposée par le sénateur Dawson. Êtes-vous en faveur de la motion?
Des voix : D'accord.
Le président : Quelqu'un s'y oppose-t-il? La motion est adoptée.
Enfin, le sénateur Cordy a accepté, pour des raisons qui m'échappent, de rejoindre le sénateur Robichaud et le sénateur MacDonald au Sous-comité d'examen des budgets des comités et des...
Le sénateur Cordy : On m'a dit que je m'y ferais beaucoup d'amis.
Le président : ... voyages à l'étranger. Êtes-vous d'accord, honorables sénateurs, pour que le sénateur Cordy remplace le sénateur Dawson au sous-comité du sénateur Robichaud?
Des voix : D'accord.
Le président : Tous sont d'accord? Quelqu'un s'y oppose-t-il? La motion est adoptée.
Le troisième point concerne le rapport du Sous-comité d'examen des budgets des comités et des voyages à l'étranger.
[Français]
Le sénateur Robichaud : Monsieur le président, nous avons trois rapports de notre sous-comité. Je commencerai par le 11e rapport, le sous-comité d'examen des budgets des comités. Je pense que vous avez les rapports devant vous : le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration a l'honneur de présenter son 11e rapport. Le sous-comité a examiné une demande que le sénateur Grafstein a présenté le 18 septembre 2009 concernant l'utilisation du système des 64 points de déplacement pour financer sa participation à la conférence de Londres sur la lutte contre l'antisémitisme, qui a eu lieu les 16 et 17 février 2009.
[Traduction]
Le sous-comité recommande de ne pas approuver cette demande pour les raisons suivantes : le voyage a été effectué au cours d'un exercice financier antérieur; la demande a été présentée plus de sept mois après le voyage, tandis que les lignes directrices précisent que les demandes doivent être présentées au moins 30 jours avant la date de départ.
[Français]
Le sous-comité a aussi pris en considération une demande du sénateur Hervieux-Payette pour assister à la réunion du groupe Atlantique, à Fribourg en Allemagne, du 23 au 25 octobre 2009. Le sous-comité a rencontré la sénatrice le 7 octobre 2009 et après avoir examiné attentivement sa demande, il recommande que la sénatrice soit autorisée à utiliser le système des 64 points de déplacement pour couvrir les coûts de son transport aérien et de son transport terrestre pour l'aller et le retour à l'aéroport jusqu'à concurrence de 5 000 $.
Votre sous-comité aimerait rappeler aux sénateurs la décision du 7 mai du Comité de la régie interne, des budgets et de l'administration qui dit que le sénateur remet au Comité de la régie interne, des budgets et de l'administration dans les 30 jours suivant la fin de son voyage à l'étranger un rapport détaillé qui précise les objectifs du voyage, les réunions qui ont eu lieu, les réalisations obtenus, les coûts et les étapes qui vont suivre. Ce rapport sera déposé au Sénat comme annexe d'un rapport du comité. Respectueusement soumis, les membres du sous-comité le sénateur MacDonald, le sénateur Cordy et moi-même. Je propose l'adoption du 11e rapport.
Le sénateur Fox : Est-ce que je peux poser une question?
[Traduction]
Le président : Y a-t-il des questions, chers collègues?
Le sénateur Fox : Ce genre de réunion ne m'est pas familier. Peut-être pouvez-vous m'éclairer?
[Français]
Le sénateur Robichaud : C'est une conférence qui est en fait assez restreinte où l'on invite des gens à venir. Cette conférence traite de la mondialisation et de la situation économique. On parle aussi de l'Otan et de l'Afghanistan.
Dans ce cas-ci, la sénatrice Hervieux-Payette n'en est pas à sa première présence à cette réunion. On ne sait pas qui d'autres sera là parce que ce sont des invitations envoyées individuellement.
Le sénateur Comeau : Vous faites référence à une décision du 7 mai du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration qui demande qu'il y ait un rapport de fait tant de jours suivant le voyage à l'étranger pour préciser les objectifs du voyage, et cetera. Je me pose la question pourquoi on fait cela 30 jours après et non pas avant. Est-ce que le but du voyage, les objectifs sont faits auparavant aussi?
Le sénateur Robichaud : Oui. Définitivement, on a un formulaire approuvé à cette fin. Mais la résolution qui a été adoptée ici demande que dans les 30 jours qui suivent, un rapport soit déposé auprès du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration.
Le sénateur Comeau : Ça va. Merci.
Le sénateur Massicotte : Vous parlez du 12e rapport? Cela fait partie de vos recommandations.
Le sénateur Robichaud : Je n'ai pas encore fait le 12e.
Le sénateur Prud'homme : J'imagine que Mme Hervieux-Payette est au courant qu'elle doit remettre un rapport dans les 30 jours.
Le sénateur Robichaud : Oui. Nous l'avons rencontrée hier. C'est la première réunion où nous considérons une demande pour un voyage international et notre intention est d'inviter les honorables sénateurs qui présentent la demande afin d'avoir toute l'information à propos de cette demande.
Le sénateur Prud'homme : Si ma mémoire est fidèle, vous vous souviendrez, il y a quelques années, j'avais été invité à donner une conférence et devenir docteur honoris causa au Liban. J'avais été honoré par le Parlement. La moitié des dépenses étaient payées et vous avez été le premier à soulever des doutes assez prononcés. Vous savez que j'agis souvent très vite, j'ai dit de laisser faire.
[Traduction]
De toute façon, je m'en charge, un point c'est tout.
[Français]
Le danger avec ces nouvelles demandes — c'est pour l'avenir — c'est, que connaissant souvent mes collègues sénateurs, il est très facile de se faire inviter. Alors attendez-vous à avoir beaucoup de requêtes de sénateurs qui reçoivent des invitations et les critères seront difficiles à appliquer. C'est simplement pour dire que ça sera très difficile. J'en ai deux actuellement, de grandes invitations. J'ai jugé bon de les remettre. Mais je ne sais pas comment vous allez vous en tirer. De la minute que vous ouvrez la porte — et je cite presque textuellement mon ami le sénateur Robichaud.
[Traduction]
« Dès que vous offrez la possibilité, attendez-vous à un vrai raz-de-marée. Tant que vous en êtes conscient, ça va, » a-t-il dit, il y a de ça plusieurs années.
Le président : Y a-t-il d'autres questions, honorables sénateurs?
[Français]
Le sénateur Robichaud : J'assurerais le sénateur Prud'homme que je vais regarder ces demandes avec un œil critique et nous allons essayer de respecter les lignes directrices données par ce comité.
[Traduction]
Le président : Le sénateur Robichaud propose d'adopter le onzième rapport. Êtes-vous en faveur?
Des voix : D'accord.
Le président : La motion est adoptée.
[Français]
Le sénateur Robichaud : Le sous-comité a examiné les demandes pour le 12e rapport. L'administration a l'honneur de présenter son 12e rapport. Selon les politiques actuelles, le personnel qui accompagne le sénateur dans le cadre des travaux des comités doit voyager en classe économique. Le Comité sénatorial permanent des transports et des communications a demandé au sous-comité d'approuver un voyage en classe affaire pour deux employés qui vont l'accompagner en Estonie et en Belgique à la fin novembre aux fins de son étude du secteur sans fil. L'enveloppe actuelle permet d'assumer le coût du remplacement des places en classe économique par des places en classe affaire.
[Traduction]
Le sous-comité recommande d'approuver le changement. Le sous-comité va examiner la politique en vigueur pour voir s'il y aurait lieu de la modifier. Si c'est le cas, il fera rapport de ses recommandations au Comité de la régie interne, des budgets et de l'administration, qui avisera.
Respectueusement soumis, sénateur MacDonald, sénateur Cordy et moi-même.
Je propose d'adopter le rapport.
Le sénateur Prud'homme : Je lis toujours les deux versions. En français, il est dit : « pour deux employés qui l'ont accompagné. » Par contre, en anglais, il est dit : « pour les employés qui l'ont accompagné. » Quelle est la bonne version?
[Français]
Le sénateur Robichaud : Si vous aviez écouté ce que j'ai dit, j'ai fait la correction en disant « Ils vont accompagner ».
Le sénateur Prud'homme : « Ils vont ».
Le sénateur Robichaud : Je vous prie d'excuser mon erreur.
Le sénateur Massicotte : Une explication. Moi, ce n'est pas très pertinent dans mes arguments si l'enveloppe budgétaire est adéquate ou non. C'est l'argent des contribuables. Il y a toujours un débat à savoir si un sénateur doit voyager en classe affaire. On pourra en discuter plus profondément la prochaine fois.
Pourquoi permettre, élargir ceux qui sont éligibles en classe affaire quand c'est déjà discutable alors que les députés de la Chambre des communes voyagent en classe économique, même en Europe? Ce n'est pas tirer un peu trop fort et ce n'est pas attirer des commentaires du public?
Le sénateur Robichaud : Nous avons été informés que lorsqu'il s'agit d'un voyage de plus de neuf heures, à la Chambre des communes, on peut faire la demande pour aller en classe affaire. C'est vrai que c'est l'argent du public et qu'on doit être méticuleux lorsqu'on veut s'en servir, mais lorsqu'on part en voyage, vous avez certainement eu l'occasion de voyager avec des personnes qui vous accompagnent. Les sénateurs sont en classe affaire. Lorsque nous arrivons à destination, les premiers qui frappent le terrain en courant, ce sont les gens qui nous accompagnent. Alors je crois qu'il devrait être permis sur les longs voyages d'avoir le confort de la classe affaire pour qu'ils soient au moins en aussi bonne forme que les sénateurs.
Le sénateur Massicotte : Je suis ouvert au débat mais j'ai demandé personnellement à plusieurs sénateurs qui disent qu'à leurs frais, ils vont en classe économique, mais quand c'est payé par le public, ils vont en classe affaire. J'ai beaucoup de questions à cet égard. Si on étire cela à nos adjoints, c'est tirer trop loin. Je suis ouvert à votre opinion. C'est un point très sensible.
Le sénateur Robichaud : Je conviens que c'est un point sensible. Nous n'avons pas vraiment de politique claire et définie et c'est le président du Comité des transports qui nous a adressé la demande. Dans ce cas-ci, nous avons trouvé qu'il serait raisonnable pour un voyage de cette durée que les deux personnes qui l'accompagnent aient le même confort que les sénateurs. Bien sûr on peut en discuter comme je le dis à la fin de mon rapport, nous pourrions regarder cette situation et revenir avec des recommandations.
Le sénateur Massicotte : Je ne sais pas si ces documents entrent dans nos archives mais si oui, le document devrait être modifié dans sa version française pour refléter les propos du sénateur Prud'homme, effectivement ce que le sénateur Robichaud a lu quand il a fait la présentation.
Sur la question des voyages classe affaire, je dois vous dire que j'ai toujours eu des doutes à ce sujet. Je m'en fais un cas de conscience. J'ai refusé de faire des voyages en classe affaire. Je suis peut-être un des seuls. Pour le congrès du parti libéral à Vancouver, je suis allé en classe économique. Je suis sorti de l'avion et j'étais capable de marcher sur mes deux pieds quand même. Quant à moi, il y a quelque chose qui m'offusque profondément de penser que des billets vont coûter 7 000 $ quand il y a du monde en autobus qui voyage pour 800 ou 700 $. Je ne suis pas d'accord pour des dépenses de ce genre. Sénateur Robichaud, je ne suis pas d'accord avec la recommandation.
Le sénateur Robichaud : Je comprends bien parce que j'essaie de me promener en classe économique.
La demande qui nous a été présentée était pour un voyage de 16 heures. Il faut prendre en considération la durée du voyage.
Le sénateur Massicotte : Je peux comprendre le 16 heures, mais j'espère que dans les voyages habituels Montréal- Paris ou Montréal-Londres que les gens disent non. Aujourd'hui, les prix sont exorbitants, c'est un luxe inouï qui ne devrait pas payé par le contribuable.
Le sénateur Robichaud : Peut-être que la dernière suggestion que j'ai au bas de mon rapport selon laquelle il faudrait réexaminer la politique vis-à-vis les voyages à l'extérieur, je suis entièrement d'accord avec vous.
[Traduction]
Le sénateur Jaffer : Si vous me le permettez, en vue des prochaines demandes, je propose que nous analysions la politique du Comité des affaires étrangères. Si je me souviens bien, si le vol dure plus de huit heures, le personnel vole en classe affaires. Il faudrait adopter une politique semblable. Ainsi, si l'on s'interroge sur notre manière de procéder, nous avons exactement la même politique.
Par ailleurs, si les sénateurs voyagent en classe affaires, je suis mal à l'aise de laisser le personnel voyager en classe économique. Cela sépare vraiment les gens.
Le sénateur Dawson : Je me trouve en conflit d'intérêts étant donné que j'ai fait cette demande, mais j'aimerais bien débattre de cette question.
Nous avons eu trois greffiers différents au cours des derniers mois. La greffière actuelle est enceinte de six mois. Nous avons besoin d'elle, car nous en sommes à finaliser un rapport. Il m'a semblé évident qu'il s'agissait d'une demande raisonnable. Je ne voulais pas changer le système. Il faudrait vraiment préciser certains détails, mais ce n'est pas là le but de ma requête.
Si vous me le permettez, sénateur Fox, pour vous rendre à Vancouver, un surclassement pourrait être utile. Que feriez-vous si vous étiez de l'Alberta ou de Vancouver et que vous deviez faire l'aller-retour chaque semaine? Ce peut être agréable d'agir raisonnablement en voyageant en classe économique si ce n'est qu'une fois par année, mais s'il est question de déplacements bihebdomadaires, c'est un peu moins raisonnable.
Le sénateur Fox : Quand j'étais ministre, je voyageais quand même en classe économique.
Le sénateur Dawson : À cette époque, les avions avaient encore des hélices.
Le sénateur Fox : Cela aurait été encore pire.
Le sénateur Tkachuk : Ma question ne porte pas sur la politique, mais sur l'enveloppe budgétaire. Vous permet-elle d'assumer ces coûts parce que moins de personnes se sont déplacées que ce que vous aviez prévu?
Le sénateur Dawson : Le Comité des transports est sous une nouvelle direction depuis, mais la demande visait effectivement le déplacement de 12 membres. Je crois que nous ne sommes plus que six. Cela dit, nous avons également examiné l'enveloppe totale, et cette requête se situe encore bien en deçà du montant initialement demandé.
Le sénateur Prud'homme : Peut-être devriez-vous changer le libellé, car je crains que nous créions un précédent. Après ce changement, il sera très difficile de retrouver un équilibre. On nous demandera de recommencer, puisque nous l'avons déjà fait une fois. Nous pourrions ajouter, dans le 12e rapport, « en raison de circonstances particulières ». Bien sûr, nous ne pouvons mentionner que c'est parce que la greffière est enceinte. L'expression « circonstances particulières » nous protège et nous permet de refuser à l'avenir. Je vais voter pour l'adoption du rapport seulement si vous acceptez de le modifier en inscrivant la mention « en raison de circonstances particulières ». Enlevez « si c'est le cas » et commencez tout simplement cette phrase par « il fera rapport ». Ainsi, vous allez montrer que vous allez vraiment de l'avant.
Je vous connais très bien et je sais que vous allez le modifier. Le sous-comité va examiner la politique en vigueur pour voir s'il y aurait lieu de la modifier. Il fera rapport de ses recommandations au comité.
Mes deux modifications seraient les suivantes. D'abord, dans le dernier paragraphe, il faut supprimer « Si c'est le cas ». Ensuite, dans le premier long paragraphe, il faut ajouter « en raison de circonstances particulières » ou une autre formulation semblable de votre cru. Ainsi, vous vous protégez pour l'avenir.
Le président : Vous opposez-vous à la modification du rapport, sénateur Robichaud?
La proposition du sénateur Prud'homme sera considérée comme une modification au rapport. Le libellé se lirait donc ainsi : « En raison de circonstances particulières, le sous-comité recommande d'approuver le changement. » Dans le paragraphe suivant, la deuxième phrase commencerait par « Il fera rapport », et l'on supprimerait « Si c'est le cas ». Tous ceux qui sont pour la modification? Ceux qui sont contre? Adoptée.
Le sénateur Cordy : Peut-être ai-je parlé trop vite lorsque j'ai dit vouloir faire partie du sous-comité. Tous les comités doivent toujours garder à l'esprit ce que vous avez dit au sujet de l'argent des contribuables, et c'est particulièrement le cas de notre comité, car nous nous occupons beaucoup des finances.
J'ai assisté hier à ma première séance. Le sénateur Dawson nous a révélé qu'il avait soumis cette demande. Selon moi, il importe que nous nous penchions sur cette question. Le personnel des comités de la Chambre des communes et des groupes interparlementaires est autorisé à voyager en première classe si le voyage dure plus de neuf heures. Cette pratique m'est familière parce que je fais partie de l'Association parlementaire canadienne de l'OTAN. Les employés des comités sénatoriaux, quant à eux, ne peuvent pas suivre cette même politique. De toute façon, un vol direct Montréal-Paris dure moins de neuf heures. Elle ne s'appliquerait donc pas. Le sous-comité a la responsabilité d'étudier la question afin que nos employés soient traités équitablement par rapport aux autres employés de la Colline du Parlement.
Le président : Si vous n'avez rien d'autre à ajouter, chers collègues, nous sommes saisis d'une motion du sénateur Robichaud, qui vise à adopter le 12e rapport tel que modifié. Tous ceux qui sont pour?
Des voix : D'accord.
Le sénateur Fox : Je m'y oppose.
Le président : La motion est adoptée, avec dissidence.
Le sénateur Fox : C'est une bonne chose que nous n'ayons pas parlé de grossesse, car je doute que les hommes qui font partie de ce voyage soient enceintes.
Le sénateur Robichaud : Le sous-comité a examiné une demande du Comité de la sécurité nationale et de la défense pour que soient débloqués des fonds supplémentaires afin de couvrir les frais de consultants jusqu'à la fin de l'exercice financier. En examinant la demande, le sous-comité a pris bonne note du fait que le Sénat a approuvé le premier déblocage de fonds le 27 mai 2009, qui couvre une période de six mois. Ce financement devrait donc être suffisant pour couvrir les dépenses jusqu'à la fin novembre. Par conséquent, le sous-comité recommande que soient débloqués les fonds nécessaires pour couvrir les frais de consultants pendant quatre mois, soit jusqu'à la fin de l'exercice. Le sous- comité propose l'adoption du 13e rapport.
Le président : Avez-vous des questions, chers collègues?
Le sénateur Tkachuk : À l'instar du sénateur Dawson, je suis quelque peu en conflit d'intérêts quant à ce rapport. Je tiens à poser une question qui a été soulevée à ce sujet. C'est une question de politique pour ce comité. Je ne sais pas comment nous pouvons la résoudre, si c'est possible.
Si vous vous en souvenez, il y a quelques années, il y avait ce problème quant au paiement. Ce comité a décidé, si je me souviens bien, que le président et le vice-président doivent cosigner lorsqu'il est question de la valeur des marchés. En cas de contestation, il reviendrait à l'ensemble du comité de trancher. En d'autres termes, il pourrait y avoir un différend quant au paiement du montant d'un marché si l'un d'eux n'a pas signé, même si cette personne atteste que la valeur est exacte. Il reviendrait alors au Comité de la défense de trancher. S'il décidait d'effectuer le paiement, il en serait ainsi.
En raison de cette difficulté, le Comité de la régie interne a déclaré que, désormais, lorsqu'il y a un désaccord entre le président et le vice-président, c'est au comité de direction de décider. Le comité de direction est habituellement composé de trois membres. Les deux parties doivent accepter d'assister à une séance de ce comité. Si l'on n'arrive pas à y régler la question, elle nous est renvoyée.
Depuis, la composition du comité de direction de ce comité en particulier a été modifiée afin d'inclure cinq membres. Il n'est plus nécessaire que le sénateur de l'opposition soit présent pour que le comité de direction puisse se réunir. Par conséquent, l'affaire ne pourrait en aucun cas être portée devant notre comité en cas de différend. Si l'on convoque une réunion du comité de direction, les trois sénateurs majoritaires pourront décider et ce sera un fait accompli.
La politique prévue par le Comité de la régie interne a été bouleversée par l'ajout de membres au comité de direction, ce qui permet de contourner l'exigence de la présence d'un membre de l'opposition aux séances de ce comité. Le président peut donc faire ce qu'il veut et payer la somme qu'il veut. Il n'a jamais besoin de l'authentification du vice- président.
Je crois que nous sommes le seul comité qui connaît cette difficulté. C'est pourquoi je me permets d'en parler, malgré le fait que je suis le vice-président et que je siège au comité. C'est un problème de politique que nous devons résoudre.
Dans le cas présent, le comité a proposé une résolution selon laquelle les conseillers travaillent pour le président, sont sous sa direction, et l'authentification par le vice-président n'est pas nécessaire. Comment puis-je, à titre de vice- président pour le côté minoritaire, authentifier un fait alors que je n'ai pas la moindre idée de ce qu'on leur a demandé de faire ou de ce qu'ils ont fait — ce qui est d'ailleurs ce qui s'est véritablement produit?
En 16 ans d'expérience, je n'ai jamais vu une telle situation, car le président et le vice-président s'entendent sur les tâches des conseillers, des conseillers-médias ou de la Bibliothèque, et ils agissent d'une façon que j'appellerais civilisée. Ce n'est pas le cas ici, et cela pose problème.
Je suis d'accord avec le sénateur Robichaud que le budget a été adopté et, puisqu'il a été publié en partie, il faudrait publier le reste. Je tiens simplement à avertir le comité que nous devrions avoir une discussion à ce sujet, peut-être dans le cadre de notre prochaine séance. Quelles modifications devons-nous apporter à la politique du Comité de la régie interne afin de prendre en considération ce moyen de contourner cette même politique? Je sais que la séance actuelle est publique, et je voulais que ce point figure dans le compte rendu.
Le président : Deux choses : d'abord, sénateur Tkachuk, nous parlons d'une question de financement, et non d'une question d'approbation.
Le sénateur Tkachuk : Je sais.
Le président : Au sujet de votre point, en fait, le Comité de la régie interne a présenté des lignes directrices. Nous ne les avons pas déposées au Sénat, et elles ne forment donc pas une politique. Ce geste était délibéré parce que nous ne voulons pas sembler intervenir avec rudesse dans les rouages de tous les comités. Les comités sont maîtres de leur domaine, comme ils se doivent de l'être, et nous ne voulons pas donner l'impression d'usurper leurs fonctions.
Si un comité en particulier est dysfonctionnel — c'est probablement le terme que j'emploierais pour décrire ce dont vous nous parlez, sénateur Tkachuk —, selon moi, et je suis ouvert aux suggestions des membres du comité, c'est une question de direction qui devrait être réglée entre les deux chefs. Quelqu'un d'autre aimerait dire quelque chose?
Le sénateur Comeau : Nous venons d'entendre le vice-président d'un comité dire que le comité auquel il siège en tant que vice-président est dysfonctionnel, qu'il ne suit plus ce que nous considérerions comme une démarche normale. Le président du comité a répondu que les comités peuvent bien faire ce qu'ils veulent puisqu'ils sont maîtres de leur domaine, et que s'il y a un problème, c'est aux chefs des comités de s'en occuper.
Je ne suis pas certain d'être tout à fait d'accord. Je pense que les sénateurs doivent assumer certains devoirs. Les chefs peuvent certainement essayer d'aider; toutefois, je crois qu'il incombe aussi aux sénateurs d'aborder le problème lorsqu'ils constatent qu'un comité est dysfonctionnel, qu'il ne marche pas ou qu'il ignore son vice-président au point où celui-ci ne peut même pas embaucher d'experts-conseils en communication ou de conseillers militaires principaux ou autres.
Même si nous hésitons peut-être à dire à la Chambre que c'est la procédure qu'il faudrait suivre selon la politique que nous avons suggérée — ou qu'un tel comité ne fonctionne pas et que nous faisons une telle recommandation —, je ne suis pas à l'aise avec l'idée de ne rien faire.
Je ne suis pas à l'aise non plus avec l'explication de la raison pour laquelle nous embauchons un si grand nombre de consultants externes pour faire ce travail alors que nous avons à notre disposition le personnel extrêmement qualifié et tout à fait compétent de la Bibliothèque du Parlement. J'ai entendu à maintes reprises l'argument selon lequel nous avons besoin de l'ancien personnel militaire pour interpréter le jargon militaire. Je ne crois pas avoir besoin d'un militaire pour savoir que 2400 heures équivaut à minuit. Je pense encore que nous parlons les deux mêmes langues officielles.
Je ne suis donc pas très à l'aise avec le rapport.
Le président : Vous avez soulevé deux points, sénateur Comeau. Au sujet du premier, celui qui porte sur l'hésitation, je ne pense pas que nous hésitions à agir ou à aller de l'avant. La question est de savoir si de telles situations relèvent de notre compétence.
Dans le cas du second point, l'affectation de fonds, nous avons l'autorité puisque notre devoir principal touche les finances et l'administration. Si nous voulons débattre, par exemple, l'affectation de fonds à des services professionnels ou autres, cela tombe bien dans les limites de notre ressort. Toutefois, je ne vois pas de quel droit nous, en tant que Comité de la régie interne, pourrions intervenir dans la direction même d'un comité.
Le sénateur Tardif : Je voulais ajouter, sur la question de savoir si la direction devrait examiner la situation, que je peux dire que les équipes des deux chefs ont accepté l'invitation cordiale du Président du Sénat à se rencontrer pour discuter ce genre de points. Je pense qu'il a été convenu que nous continuerions à nous rencontrer plus régulièrement pour nous pencher sur des questions comme le fonctionnement des comités et le décorum dans la Chambre du Sénat.
De plus, je crois avoir entendu le Président dire, dans une décision qu'il a prononcée au sujet d'une question de privilège, que la direction devrait traiter de ce genre de questions avec davantage d'efficacité et que les comités devraient s'occuper des travaux des comités.
Si je comprends bien, nous parlons aujourd'hui d'une question financière; il serait peut-être plus approprié de traiter de cette autre question dans un contexte différent.
Le président : J'apprécie le fait que vous ayez soulevé la question, sénateur Tkachuk, mais je suis d'accord avec le sénateur Tardif; je ne sais pas si nous pouvons faire quelque chose à ce sujet ici ce matin. Je le répète, le point à l'ordre du jour est l'affectation de fonds.
Le sénateur Tkachuk : Je veux qu'il soit clair qu'un de nos membres fait partie du Comité des budgets et que le budget a été approuvé. Le fait que je ne sois pas d'accord ne change rien; je vais appuyer la recommandation du comité. Je voulais soulever une question de politique parce que c'est le seul temps que je voyais à l'ordre du jour où il serait possible de le faire.
Le président : D'accord. Évidemment, nous sommes toujours prêts à entendre et à faire connaître les points que les sénateurs croient devoir présenter au comité. Nous vous remercions d'en avoir parlé.
Le sénateur Prud'homme : Je suis d'accord avec le sénateur Tardif que c'est la direction qui devrait traiter de la question. Toutefois, notre comité peut sûrement exprimer sa préoccupation; ainsi, lorsque la direction se rencontrera à nouveau, elle constatera la préoccupation grandissante. Cela rejaillit sur l'ensemble du Sénat.
J'ai été président du Comité permanent des affaires étrangères de la Chambre des communes pendant 13 ans; le comité était composé de 30 membres, et nous n'avons jamais eu de difficultés. C'était une question de patience et de compromis. Ce comité commence à influer sur l'ensemble du Sénat. Les disputes sont signalées dans les médias. Les membres du comité ont certainement le droit de faire connaître leur préoccupation afin que la direction des comités prenne cela en considération et trouve une solution. Le Comité sénatorial permanent de la sécurité nationale et de la défense est important, mais il ne pourra pas continuer à fonctionner de façon harmonieuse. En passant, ce comité ne compte aucun membre du Québec. Je ne mentionnerai pas ce fait dans mon discours d'adieu, mais l'absence d'un membre du Québec au sein d'un comité d'une telle importance me rend très mal à l'aise. La direction devrait aussi aborder cette question.
Le sénateur Robichaud : Je tiens à assurer au comité que différents points de vue ont été mis en valeur lors de notre étude des budgets. Nous devons toutefois nous en tenir à ce qui a été convenu par le comité. Je comprends bien votre raisonnement. Je veux que vous sachiez que différentes opinions ont pu être exprimées, mais que nous devons nous fier à ce qui nous est transmis. Il nous faut agir en fonction des renseignements qui nous sont fournis et c'est exactement ce que nous faisons.
Le président : Nous avons une motion du sénateur Tkachuk visant l'adoption du 13e rapport du sous-comité. Tous ceux qui sont pour?
Des voix : D'accord.
Le président : Des oppositions? La motion est adoptée.
Le prochain point à l'ordre du jour concerne le marché pour l'équipement d'interprétation simultanée et le soutien technique à cet égard. Je vais demander à Mme Heather Lank de faire le point pour le comité à ce sujet en nous donnant un aperçu des besoins.
Heather Lank, greffière principale : Les honorables sénateurs ont en main une requête de l'administration du Sénat en vue de la passation d'un marché, dont la valeur pourrait dépasser 100 000 $, pour l'équipement d'interprétation simultanée nécessaire aux travaux des comités en déplacement. Nous souhaiterions combler ce besoin au moyen d'une demande de propositions, plutôt qu'en faisant appel à un fournisseur unique. Nous essayons de trouver le meilleur rapport qualité-prix possible pour offrir aux comités qui voyagent l'équipement dont ils ont besoin.
En général, lorsqu'un comité se déplace pour tenir des audiences publiques, il y a toujours une somme prévue au budget pour l'équipement d'interprétation. Cette somme n'approche jamais les 100 000 $ dans le budget d'un comité précis, mais si l'on regroupe l'ensemble des comités au cours d'un exercice financier, on commence à tutoyer la barre des six chiffres. Comme les sénateurs pourront le constater dans la note d'information qui leur a été remise, les sommes totales dépensées pour ces services au cours des derniers exercices ont atteint 86 000 $, 51 000 $ et 95 000 $. En 2009- 2010, selon les budgets que nous avons reçus jusqu'à maintenant, le montant avoisine les 76 000 $. Comme il vaut mieux être prudent, nous soumettons à l'approbation de ce comité une proposition visant à déterminer s'il existe des fournisseurs capables d'offrir ce service au Sénat à un coût moindre, dans un souci d'optimisation des ressources. C'est le but visé par la présente requête.
Le sénateur Massicotte : J'ai quelques questions. L'idée de départ est bonne. Existe-t-il de nombreux fournisseurs nationaux capables de donner suite à cette demande de propositions?
Mme Lank : Cela fait partie des choses que nous allons découvrir dans le cadre de ce processus. ISTS a toujours été notre principal fournisseur. Je ne crois pas qu'il y en aura beaucoup d'autres. Si nous entreprenons cette démarche, c'est notamment pour savoir si d'autres fournisseurs sont en mesure d'offrir ce service au Sénat à moindre coût. Nous aurons notre réponse en menant le processus à terme.
Le sénateur Massicotte : Si le comité donne son aval à cette requête, il doit également approuver tout contrat dont la valeur excède 100 000 $. Une fois qu'on décide d'aller de l'avant, on passe au processus d'appels d'offres. Est-ce que le dossier reviendra devant le comité de direction, auquel on soumettra, par exemple, les trois soumissions reçues pour fins de recommandation, ou laissera-t-on à l'administration du Sénat le soin d'en décider? Comment les choses se dérouleront-elles?
Le président : Normalement, à la suite d'une demande de propositions, l'administration informe le comité de direction de la décision qu'elle compte prendre.
Le sénateur Massicotte : Le comité de direction adopte alors une résolution pour confirmer son accord.
Le président : Quant à savoir si le dossier reviendra devant le comité plénier avant que le marché ne soit octroyé, tout dépend de la mesure dans laquelle le comité de direction est satisfait du déroulement du processus. Les délais varieront en fonction du temps de l'année, selon que le Parlement soit en session ou non. Il y a un large éventail de questions à considérer. Règle générale, le dossier est soumis à nouveau au comité plénier.
Le sénateur Massicotte : Le comité de direction devrait se pencher sur les contrats d'une valeur dépassant 100 000 $. Suivant ce principe, je suis d'accord avec le processus arrêté.
Le président : Cela vise uniquement à assurer l'équité du processus.
Le sénateur Fox : J'ai une question concernant le processus. Comment diffusez-vous la demande de propositions? Est-elle publiée dans la Gazette du Canada ou envoyée aux principaux fournisseurs? Comment procède-t-on?
Mme Lank : J'aimerais bien pouvoir vous répondre. Je ne suis pas très au fait de ces modes de fonctionnement.
Le président : Madame Proulx, directrice des Finances, peut répondre à votre question, sénateur Fox.
[Français]
Nicole Proulx, directrice des finances : Les appels d'offres sont publiés via le système MERX pendant une période de temps donnée. Les gens vont donc soumettre leurs demandes selon les exigences présentées, demandes qui seront ensuite évaluées par un comité.
Le sénateur Fox : N'avez-vous pas une liste de gens qui ont déjà soumissionné, par exemple, et que vous avisez? Je suppose que les gens surveillent MERX de tellement près qu'il n'y a pas d'inquiétude de ce côté.
Mme Proulx : Exactement. Typiquement, les firmes surveillent MERX, mais dans le cas où il y a déjà des fournisseurs, on peut aviser un nombre de fournisseurs, naturellement, pour qu'ils puissent soumettre leurs demandes également.
Le sénateur Fox : Merci.
[Traduction]
Le président : Y a-t-il d'autres questions, sénateurs?
Le sénateur Cordy : Il faut nous assurer que toutes nos opérations sont menées au meilleur coût possible. Est-ce que cela signifie que les petits cabinets de traduction à Halifax ou à Sudbury, par exemple, ne pourront plus obtenir de contrats parce que nous nous en tiendrons à un seul marché national?
Mme Lank : Je ne saurais vous dire quelles seront les répercussions quant à la façon de procéder. Avant d'émettre la demande de propositions, nous devrons dresser une liste claire des critères à remplir et déterminer les besoins des comités du Sénat. Il va de soi que je ne peux préjuger du résultat d'un processus semblable. Comme l'indiquait le sénateur Furey, s'il convient d'examiner certaines questions avant qu'une décision définitive ne soit rendue, il existe une tribune pour ce faire.
Le président : Normalement, la seule chose qui puisse empêcher quelqu'un de présenter une soumission dans le cadre d'un processus public est son incapacité à répondre aux critères établis. Et ces critères sont fixés en fonction des besoins particuliers du marché à octroyer.
Le sénateur Cordy : Est-ce que chaque contrat sera négocié séparément ou y aura-t-il un seul contrat valable pour toute l'année?
Mme Proulx : En principe, nous devrions indiquer dans la portée des travaux et les exigences à remplir si nous sommes spécifiquement à la recherche de services ou de fournisseurs régionaux. Jusqu'à maintenant, le seul fournisseur a été ISTS. Sauf erreur de ma part, ISTS possède d'autres entreprises régionales connues sous des noms différents. Il faut définir l'étendue des travaux et nous collaborerons avec Mme Lank de manière à éviter les répercussions négatives sur les autres entreprises.
Le sénateur Massicotte : Cela me pose problème. Le sénateur Cordy soulève un point pertinent en soulignant qu'on est à la recherche de quelqu'un capable de fournir des services nationaux. Pour être admissible, une entreprise doit donc être en mesure d'offrir ses services partout où l'on en a besoin. Comment une entreprise locale peut-elle être à la hauteur? Une telle entreprise sera exclue de toute évidence à moins qu'elle ne dispose des moyens, du temps et des relations avec des réseaux nationaux qui lui permettraient de soumissionner.
Mme Proulx : Encore là, c'est la portée des travaux qui fait foi de tout. Les éléments que vous faites valoir sont très importants dans la définition de cette portée. Il est possible que l'un des critères utilisés dans le passé ait été la capacité d'offrir des services à l'échelle nationale. Nous conjuguerons nos efforts pour nous assurer de faire le nécessaire à cet égard.
Le sénateur Massicotte : La présente résolution vise à trouver un fournisseur national. On entend par là que le fournisseur doit pouvoir offrir au moins 97 p. 100 des services dont nous avons besoin, ce qui disqualifie 90 p. 100 de nos fournisseurs antérieurs. Je trouve cela problématique. Comment peut-on arriver à satisfaire à ces besoins, en parlant d'un fournisseur national, de soumissions en régime de concurrence et de continuité des opérations, sans toutefois exclure le fournisseur local?
Mme Proulx : Comme ces services ont toujours été offerts à toutes fins utiles par ISTS, l'accès à ce marché n'était pas ouvert aux autres fournisseurs. Si, en définissant l'étendue des travaux, nous souhaitons offrir cette possibilité aux entreprises régionales, il va de soi qu'il nous faudra apporter certaines modifications.
Le sénateur Massicotte : Il faudrait alors changer la résolution. Le but visé ici ne serait pas atteint.
Le président : Il serait atteint, sénateur Massicotte, si une entreprise nationale pouvait compter sur une représentation régionale; elle répondrait aux critères, pour autant qu'elle soit en mesure de satisfaire aux exigences.
Le sénateur Massicotte : Vous parlez d'une entreprise nationale, mais si vous tentez de lancer une demande de propositions pour attirer des entreprises locales à titre de soumissionnaires à prendre sérieusement en considération, vous n'atteignez pas les objectifs visés ici.
Le président : Vous atteindriez les objectifs, même si vous cibliez les entreprises régionales. Si une entreprise nationale présente une soumission plus basse tout en étant représentée dans les régions, vous êtes revenu exactement au point de départ. Tout dépend si la structure mise en place à l'origine est juste et raisonnable. C'est exactement ce que l'on s'efforce de réaliser ici : être juste et raisonnable et faire en sorte que toutes les entreprises du secteur aient une chance d'obtenir le marché.
Le sénateur Massicotte : Je ne suis pas certain de bien comprendre, mais cela me convient.
Le sénateur Hubley : Mes questions allaient un peu dans le même sens et je pense qu'on y a répondu dans une large mesure. Pouvez-vous garantir que le plan permettra l'offre de services à des coûts raisonnables si, par exemple, nous avons besoin d'interprétation en langue autochtone dans le Nord? Pouvez-vous nous assurer que ces services seront offerts?
Mme Lank : Dans le dossier qui nous intéresse, il est question d'équipement et de soutien technique, et non pas des différentes langues dans lesquelles les services d'interprétation peuvent être offerts. Peu importe qu'il s'agisse de langues autochtones, de français ou d'anglais, cela ne change rien pour ce qui est du soutien technique et de l'équipement à mettre en place.
Le sénateur Hubley : Merci.
Le sénateur Comeau : J'aimerais revenir aux interventions des sénateurs Cordy et Massicotte concernant les petits fournisseurs en interprétation, les entreprises familiales. Mon but n'est pas de m'assurer que des entrepreneurs régionaux participent au processus. Ma question porte principalement sur l'interprète qui ne peut pas compter sur une organisation nationale ni sur un réseau de collègues dans les différentes régions pouvant lui permettre de soumissionner. Je n'interviens pas au bénéfice de ma région pour qu'un entrepreneur d'Halifax obtienne le marché. Si c'est quelqu'un de la Colombie-Britannique ou d'Ottawa, je n'ai rien à redire. On pourrait débattre longtemps de la capacité des petites entreprises à offrir de tels services, peu importe l'endroit où elles se trouvent. À moins que nous nous fixions des critères différents, le marché sera octroyé à une firme nationale comptant des bureaux régionaux dans tout le Canada. Il se peut que nous manquions complètement le bateau, étant donné les problèmes que nous avons éprouvés depuis bon nombre d'années à inciter les gens à s'intéresser à l'interprétation, comme nous avons pu le constater ici même à Ottawa. Il est possible que l'on en dissuade certains de créer leur petite entreprise. Je pense que nous devons faire montre d'une grande prudence. À l'instar du sénateur Massicotte, je ne suis pas tout à fait à l'aise avec l'orientation que nous semblons vouloir prendre. J'estime que c'est un aspect qui mérite toute notre attention, car nous ne souhaitons pas décourager ces petits entrepreneurs en leur envoyant un signal à l'effet que, dorénavant, les petits cabinets d'une ou deux personnes ne pourront plus proposer leurs services pour du travail d'interprétation.
Le président : C'est un argument intéressant, mais il ne faut jamais oublier que, dans tout processus d'appel de propositions, l'équité s'impose. On ne peut pas accorder de passe-droit aux petites entreprises en vue de les favoriser par rapport aux plus grandes, car celles-ci feront valoir qu'elles ont investi des millions de dollars dans l'achat d'équipement afin de pouvoir présenter des soumissions plus basses au gouvernement et qu'elles se retrouvent maintenant devant un processus faussé en faveur des petites entreprises qui peuvent inclure le coût d'acquisition de nouveaux équipements pour soutenir leur concurrence. On nous demandera où est passée l'équité dans tout cela.
En dernière analyse, pour autant que le processus de demande de propositions soit juste et raisonnable et ouvert à toutes les entreprises, grandes ou petites, je crois que nous aurons atteint notre but qui se résume essentiellement à cela : être juste et raisonnable. Il faut toujours se demander, sénateur Comeau, si les petites entreprises ne sont pas défavorisées, mais on ne peut tout de même pas, dans un effort pour intégrer ces entreprises, fausser un processus public d'appel d'offres pour les favoriser au détriment des grandes sociétés.
Le sénateur Comeau : Je ne suis pas certain de m'être bien fait comprendre. Je n'ai jamais suggéré, de quelque manière que ce soit, que nous devrions gonfler les coûts des contrats d'interprétation. Je dis simplement que nous devons bien réfléchir à la manière dont nous allons instaurer ce nouveau mode de fonctionnement pour nous et que nous pourrions peut-être profiter de l'occasion pour évaluer sérieusement les résultats obtenus au fur et à mesure. Je ne suis pas en train de proposer un gaspillage des fonds publics de quelque manière que ce soit. C'est bien la dernière chose que je proposerais.
Le président : Je vois où vous voulez en venir, sénateur Comeau. En fin de compte, nous devons nous montrer justes et raisonnables et faire en sorte que les gens nous perçoivent comme tels. Y a-t-il d'autres observations?
Le sénateur Tkachuk : Quelle serait la durée du marché visé un, deux, trois ou quatre ans?
Mme Lank : Nous n'avons pas fixé de période précise. Cela fera partie des aspects dont nous discuterons avant de lancer la demande de propositions. Les montants que j'ai cités s'appliquaient à chacun des exercices financiers. Nous ne savons pas pour le moment si on s'approchera même des 100 000 $ ou si on dépassera ce total, mais c'est une possibilité que nous laissons ouverte.
Le président : Quoi qu'il en soit, chers collègues, le tout sera soumis à l'approbation du comité plénier, toutes les considérations étant prises en compte dans une même mesure, notamment au chapitre des échéanciers.
Pouvez-vous en prendre note, madame Proulx?
Qui voudrait présenter une motion pour que l'on approuve la recommandation? Le sénateur Robichaud en fait la proposition. Tous ceux qui sont pour?
Des voix : D'accord.
Le président : Des oppositions? La motion est adoptée.
Nous allons maintenant poursuivre nos délibérations à huis clos.
(Le comité poursuit ses travaux à huis clos.)