Délibérations du Comité permanent du
Règlement, de la procédure et des droits du Parlement
Fascicule 10 - Témoignages
OTTAWA, le mardi 9 juin 2009
Le Comité sénatorial permanent du Règlement, de la procédure et des droits du Parlement se réunit aujourd'hui, à 9 h 38, pour étudier le système de comités du Sénat établi conformément à l'article 86, en tenant compte de la taille, du mandat et du quorum de chaque comité; du nombre de comités; et des ressources humaines et financières disponibles.
Le sénateur Donal H. Oliver (président) occupe le fauteuil.
[Français]
Le président : Honorables sénateurs, bonjour! J'estime que les discussions que nous avons eues à la dernière réunion, lorsque les sénateurs Kenny, Stratton et Carstairs nous ont fait part de leurs recommandations et de leurs observations, ont été très intéressantes. Des notes d'information seront préparées pour les mettre dans un format pratique et nous les distribuerons dès que nous aurons reçu du sénateur Kenny l'information promise.
Aujourd'hui, nous revenons Heather Lank, greffière principale des comités. Madame Lank nous parlera non seulement des questions et des discussions soulevées ici, mais aussi de son expérience à la tête de la Direction des comités et en tant que greffière de comité.
[Traduction]
Il est difficile pour elle, en tant qu'employée impartiale du Sénat, de donner son opinion sur ce qui pourrait être la meilleure façon pour nous de procéder, mais elle peut tout de même nous donner des conseils factuels très utiles sur les connaissances administratives et procédurales des différentes décisions.
Avant d'inviter Mme Lank à commencer son exposé, je tiens à préciser que le comité ne se réunira pas demain midi, soit mercredi, en raison du barbecue du Président dans le cadre de la Campagne de charité en milieu de travail du gouvernement du Canada. J'espère que vous y serez tous pour encourager cette magnifique œuvre caritative.
Sur ce, je souhaite la bienvenue à Mme Lank. Elle est un des témoins les plus importants que nous allons entendre dans le cadre de cette étude.
[Français]
Heather Lank, greffière principale, Direction des comités, Sénat du Canada : Honorables sénateurs, je vous remercie de m'avoir invitée ce matin à participer à votre examen des comités sénatoriaux. J'ai suivi vos délibérations avec beaucoup d'intérêt et je suis heureuse d'avoir l'occasion de répondre à certaines des questions soulevées.
Jusqu'à maintenant, les échanges ont porté sur une vaste gamme de sujets, notamment la taille des comités, le calendrier des réunions et les ressources. Je tenterai donc d'aborder ces questions du point de vue de l'administration et de la procédure. Vous comprendrez qu'en ma qualité de greffière et d'employée de l'administration du Sénat, je dois éviter les questions politiques qui sont du ressort exclusif des sénateurs.
Pour ce qui est des ressources, le Sénat compte 19 comités permanents dont le Comité de sélection, deux comités mixtes et 12 greffiers. Le Comité de la régie interne a son propre secrétariat et trois comités sont actuellement desservis par des greffiers principaux, Blair Armitage et moi-même. Il reste donc 12 greffiers pour répondre aux besoins de 15 comités permanents.
Il est donc évident que certains comités n'ont pas de greffier attitré. La création des comités spéciaux ou des sous- comités chargés d'étudier des questions de fond vient compliquer davantage la situation. À mon avis, les comités n'ont pas tous besoin d'un greffier à temps plein, par exemple les comités mixtes et le comité de sélection, qui ne prennent que quelques heures de travail par année, tandis que le volume de travail d'un comité justifie parfois l'affectation de plus d'un greffier.
Il est à noter qu'en vertu du Règlement administratif du Sénat, chapitre 5 :03, l'administration du Sénat est tenue d'affecter un greffier à chaque comité. L'affectation de personnel supplémentaire nécessite l'approbation du Comité de la régie interne.
Il ne fait aucun doute que les ressources de la direction sont maigres et utilisées à pleine capacité. Les greffiers accumulent un grand nombre d'heures supplémentaires pendant les périodes occupées, lorsque les comités se réunissent le soir ou lorsqu'ils sont en déplacement. Nous faisons notre possible pour leur accorder des congés durant les périodes d'ajournement afin de liquider les heures supplémentaires accumulées et de réduire au minimum les frais liés au temps supplémentaire.
La quantité d'heures supplémentaires effectuées par les greffiers varie chaque année entre 100 à plus de 300 heures, et parfois même plus. Une moyenne de 215 heures a été atteinte en 2007-2008.
[Traduction]
Le président : Madame Lank, j'essaie de prendre des notes. Vous parlez trop vite.
Mme Lank : Je vais ralentir, monsieur le président.
Le président : Pouvez-vous répéter ces chiffres?
Mme Lank : Oui. Ces chiffres s'appliquent à la période 2007-2008. Comme vous pouvez l'imaginer, sénateur, ils varient d'une année à l'autre, en fonction des prorogations, des dissolutions, des niveaux d'activité. Toutefois, en 2007- 2008, la quantité d'heures supplémentaires effectuées par les greffiers a oscillé entre 100 et 350 heures. Une moyenne de 215 heures a été atteinte au cours de cette période. Cela vous donne une idée du temps supplémentaire qui peut être accumulé.
[Français]
Le sénateur Nolin : La Bibliothèque du Parlement nous a préparé une sorte de résumé factuel. Je ne sais pas si vous l'avez vu.
Mme Lank : Non je ne l'ai pas vu, sénateur Nolin.
Le sénateur Nolin : Je vais vous le montrer. Je peux vous le laisser.
Mme Lank : Je pourrais produire un document semblable si cela vous aidait, sénateur Nolin.
Le sénateur Nolin : S'il reflète bien ce que vous nous décrivez présentement, celui que nous avons fait mon affaire.
Mme Lank : Le document que j'ai devant moi, c'est pour les analystes de la Bibliothèque du Parlement. Moi je parle des greffiers de comité.
Le sénateur Nolin : Je comprends. Mais lorsque la Bibliothèque dit qu'un comité a siégé tant d'heures supplémentaires, je présume que le greffier travaille le même nombre d'heures.
Mme Lank : Cela peut varier quand même.
Le sénateur Nolin : Alors vous devriez nous produire un document à cet effet.
Mme Lank : Absolument, je peux vous fournir ce document. Les périodes d'arrêt telles la prorogation, la dissolution ou l'ajournement servent à produire et mettre à jour des documents à l'intention des sénateurs, de leur personnel et du public, réviser divers manuels de fonctionnement et à mettre au point des outils qui nous permettront de vous offrir un meilleur service.
Un de ces outils est le modèle de budget créé par les greffiers législatifs de la direction qui, la semaine dernière, leur a valu le Prix à l'innovation et à l'initiative au cours de la Cérémonie de reconnaissance et de récompense des employés. J'ai aussi apporté avec moi quelques exemples de documents produits au cours de la dernière prorogation qui sont également affichés sur l'Intrasen.
[Traduction]
Il est important de préciser que même lorsque les sénateurs ou les comités ne siègent pas, il y a beaucoup de travail à accomplir. J'ai apporté avec moi 10 exemples de documents fréquemment demandés pour illustrer ce que nous faisons au cours des prétendues périodes d'arrêt. Nous en profitons pour réviser les manuels de fonctionnement, préparer des documents à l'intention des sénateurs et du public, mettre à jour les guides d'introduction applicables à chaque comité, élaborer des politiques, recruter du personnel, ainsi de suite. Les travaux ne sont que partiellement interrompus au cours des périodes dites d'arrêt.
[Français]
Durant les longues périodes d'ajournement, de prorogation et de dissolution, les employés en profitent pour prendre des vacances bien méritées et faire le plein d'énergie en vue de la période intensive des travaux des comités. Lorsque des employés sont en congé de maladie, en congé parental ou autre, il est difficile de continuer à offrir le niveau de service auquel les sénateurs sont habitués car la profession de greffier fait appel à des compétences qu'on ne trouve pas facilement.
Si les sénateurs décident de créer de nouveaux comités permanents, il est fort probable qu'il faille trouver des ressources supplémentaires. Nous ne sommes pas dans une situation où les greffiers de comité ne travaillent pas à plein temps. C'est quelque chose qu'il vous faudra garder en tête lorsque vous examinerez la structure et le nombre de comités.
[Traduction]
Je vais maintenant dire quelques mots sur l'affectation des greffiers, un sujet qui revient à l'occasion. Quel est le processus suivi? Pourquoi modifie-t-on les affectations?
Dans son exposé, Mme L'Heureux, de la Bibliothèque du Parlement, a dit que l'affectation des analystes était un art et non une science. On peut en dire autant de l'affectation des greffiers. Les greffiers sont généralement affectés à un comité pour plusieurs sessions, et leur affectation peut se prolonger pendant des années. Tout est fait pour éviter de réaffecter des greffiers au milieu d'une session afin de perturber le moins possible les travaux des comités. Toutefois, pour des raisons indépendantes de notre volonté, il est parfois nécessaire d'effectuer un changement, notamment en cas de congé parental ou de maternité.
Un changement crée souvent un effet domino, du fait que nous n'avons pas de greffiers de remplacement — un seul changement peut donc en nécessiter plusieurs autres. Néanmoins, nous essayons généralement d'effectuer les changements entre les sessions ou les législatures, en tenant compte de nombreux facteurs.
Je sais très bien que les comités peuvent être perturbés lorsqu'ils changent de greffier au beau milieu d'une étude. Or, comme les sénateurs le savent pertinemment, bon nombre d'études se poursuivent d'une session et d'une législature à l'autre, de sorte qu'il n'y a jamais un moment idéal pour effectuer un changement de greffier sans causer de dérangement.
Cela étant dit, nous recrutons des greffiers pour qu'ils puissent servir n'importe quels comités — ce sont les spécialistes du processus législatif, tandis que les analystes de la Bibliothèque du Parlement fournissent généralement les connaissances de fond. Pour l'affectation des greffiers, j'ai l'obligation de tenir compte de la situation dans son ensemble et d'utiliser les ressources dont nous disposons de la meilleure façon possible afin d'offrir un service professionnel et efficace à tous les comités.
Il faut tenir compte de nombreux facteurs, entre autres, depuis combien de temps un greffier travaille pour un comité donné. Nous évitons de changer les greffiers trop souvent afin qu'ils puissent se familiariser avec les dossiers et les intervenants clés et utiliser leurs connaissances pour seconder le comité.
Nous devons également nous poser les questions suivantes : les greffiers demandent-ils une réaffectation? Quel est leur niveau d'expérience? Auprès de quel comité leurs compétences seront-elles plus utiles? Sont-ils capables ou intéressés à voyager? Ont-ils besoin d'acquérir des compétences et de les mettre en pratique auprès d'un comité qui élabore des lois? Sont-ils intéressés à acquérir de l'expérience en travaillant pour un comité chargé d'une étude spéciale, en organisant des réunions dans différentes régions? Nous voulons des greffiers qui sont en mesure, au bout du compte, de travailler pour n'importe quel comité, mais pour cela, il faut de l'expérience. Celle-ci peut être acquise via le perfectionnement professionnel, non pour soi, mais pour les sénateurs, les comités, dans le but de les servir de la manière la plus efficace possible.
Bien entendu, il y a d'autres questions que nous devons nous poser : est-il possible d'affecter un greffier sans expérience auprès d'un comité dont le président est très expérimenté? Un comité présente-t-il un défi particulier sur le plan de la procédure ou un autre plan, nécessitant ainsi un greffier d'expérience? Jusqu'à quel point un changement dérangera-t-il les travaux du comité?
Le défi est énorme, et comprend de très nombreux éléments. Naturellement, vu le nombre de greffiers et de comités qui existent, je dois veiller à répartir les ressources de la manière la plus équitable qui soit afin que tous les comités soient bien servis. Bien entendu, parmi les choix que je fais, il y en a toujours que je remets en question. J'essaie de bien expliquer les motifs qui sous-tendent mes décisions, mais, comme vous le savez, la situation est complexe.
Le président : Il y a sans doute des greffiers qui auraient souhaité que vous fassiez d'autres choix.
Mme Lank : C'est possible, monsieur le président.
Un autre point important dont il faut tenir compte est le calendrier des comités. Je ne peux pas affecter un greffier auprès de deux comités qui siègent en même temps ou un à la suite de l'autre. Il faut donc bien planifier les réunions. Ce qui m'amène au sujet suivant.
Les tranches horaires et le calendrier des réunions. Au début de chaque session, les leaders conviennent d'un calendrier de réunions pour les comités. Ce calendrier a été légèrement modifié au fil des ans. L'intervalle entre les rencontres a été porté à 30 minutes afin de permettre le nettoyage des salles et la transition des équipes de télédiffusion. On a également réservé des tranches horaires le lundi pour les nouveaux comités. Donc, dans l'ensemble, le calendrier est demeuré à peu près inchangé.
J'ai pris note avec intérêt de la proposition du sénateur Kenny qui préconise un système de blocs pour les comités. Je suis bien consciente que les conflits d'horaire sont une source de frustration pour les membres des comités.
Il existe de nombreux moyens d'augmenter les tranches horaires mises à la disposition des comités : par exemple, on peut prévoir un plus grand nombre de tranches horaires le lundi, utiliser l'heure du déjeuner le mercredi, ou ajouter des tranches horaires après l'ajournement du Sénat, le jeudi. Il revient toutefois aux sénateurs de décider s'ils souhaitent avoir des réunions de comité à ces moments-là.
Les greffiers savent pertinemment que bon nombre de sénateurs veulent disposer du lundi ou du mardi matin pour se déplacer, car les sénateurs aiment souvent partir dès l'ajournement du Sénat, le jeudi.
Si les sénateurs veulent que les réunions des comités demeurent concentrées entre le mardi matin, 9 h 30, et le jeudi, moment où siège le Sénat, nous pouvons avoir accès à six créneaux de deux heures, en plus de l'heure du déjeuner du mercredi.
Compte tenu des ressources actuelles du Sénat, quatre comités peuvent siéger simultanément. Ainsi, douze comités pourraient utiliser ces tranches horaires, tandis que trois ou quatre autres pourraient disposer d'un créneau de quatre heures, le lundi, pour siéger. Afin d'éliminer les conflits d'horaire du mardi au jeudi, on pourrait regrouper les comités par blocs de quatre qui se réuniraient simultanément.
J'ai ici un calendrier fictif par blocs qui pourrait vous intéresser. Il vous donne une idée de la façon dont le concept serait appliqué. On est en train de le distribuer.
Le comité de sélection, le Comité sur les conflits d'intérêt et la Bibliothèque du Parlement n'auraient probablement pas besoin d'avoir une case horaire fixe. Un sénateur serait assigné à un seul comité dans chaque bloc, ce qui éliminerait les conflits d'horaire. Il serait possible de prévoir des réunions supplémentaires le lundi matin et en début d'après-midi, ainsi que le mercredi à l'heure du déjeuner. Par exemple, le Sous-comité des anciens combattants, les comités spéciaux ou les sous-comités pourraient se réunir à ce moment-là. Il est évident que le choix des comités qui feront partie d'un même bloc est une décision d'ordre politique.
En conservant la taille actuelle des comités, le système de blocs proposé permettrait aux sénateurs de siéger au sein de deux comités au moins, sans conflit d'horaire. Si jamais il était décidé d'augmenter la taille des comités, ce système permettrait aussi aux sénateurs de participer à un plus grand nombre de comités, sans augmenter le risque de conflit d'horaire.
Bien entendu, il serait logique que tout changement apporté au calendrier se fasse entre les sessions et avant que les leaders ne demandent aux sénateurs leurs préférences en matière de comité, afin de minimiser les inconvénients.
Le président : Puis-je vous interrompre? Pouvez-vous nous expliquer ce que veulent dire les différentes couleurs, les lettres alphabétiques A, B, C et D, et les cases de couleur jaune et orange?
Mme Lank : Bien sûr. Merci d'avoir posé la question, monsieur le président. Les lettres A, B, C et D représentent les comités qui sont regroupés par blocs de quatre. Les comités du bloc A disposeraient d'un créneau de quatre heures. Bien entendu, ce calendrier fictif n'est qu'une ébauche. Les sénateurs pourraient, par exemple, décider de se réunir de 15 heures à 19 heures au lieu de 16 heures à 20 heures. L'idée est d'avoir un seul créneau de quatre heures, le lundi
Le président : Les blocs sont de taille différente. Pourquoi?
Mme Lank : Les blocs de couleur bleu correspondent à un créneau de quatre heures, alors que les autres correspondent à un créneau de deux heures. Les blocs en brun illustrent les heures auxquelles le Sénat siège habituellement. Les blocs en jaune représentent les heures durant lesquelles les comités spéciaux ou les sous-comités peuvent siéger, de même que les heures additionnelles dont disposent les comités pour tenir d'autres réunions. Ce sont des plages mobiles.
Les comités regroupés dans le bloc B se rencontrent le mardi matin et le mercredi soir. Bien entendu, on peut décider qu'ils vont siéger les mardis et jeudis matin de 10 h 30 à 12 h 30. Le système est très souple, mais ce qu'il faut surtout retenir, c'est qu'à l'intérieur de chacun des blocs, par exemple le bloc B, les mêmes quatre comités se réunissent pendant cette tranche horaire. Il n'y a pas de recoupements en fonction de la journée. À l'heure actuelle, le Comité des affaires étrangères, en raison de la façon dont l'horaire est organisé, est l'objet de conflits d'horaire parce qu'il y a sept comités qui siègent en même temps, les heures de séance n'ayant pas été réparties selon un système de blocs. En vertu de cette formule, les mêmes comités vont se réunir au cours des deux tranches horaires. Cela vaut aussi pour les comités des blocs B, C et D. Les conflits d'horaire n'existeront plus.
J'ai conçu ce calendrier fictif en tenant compte du fait que les sénateurs préfèrent ne pas se réunir le jeudi, après l'ajournement du Sénat, et le vendredi. Bien entendu, si les sénateurs choisissent de tenir des réunions ces jours-là, les comités vont disposer d'un plus grand nombre d'heures de séance.
Est-ce que vous me suivez, monsieur le président?
Le sénateur Fraser : Je prêche ici pour ma paroisse : vous avez peut-être expliqué le système, mais je n'ai rien compris.
Les comités du bloc D se réunissent le mercredi, de 16 à 18 heures, et le jeudi, de 8 à 10 heures. Pourquoi? Si je pose la question, c'est parce que le Comité des affaires juridique fait partie du bloc D, le mercredi, mais du bloc C, le jeudi. Est-ce que ce choix est arbitraire?
Mme Lank : Tout à fait. On peut déplacer les blocs sans difficulté.
Le sénateur Fraser : Est-ce qu'il y a un élément qui m'échappe?
Mme Lank : Pas du tout. J'essaie de dire que nous ne sommes pas liés par le calendrier actuel. Toutefois, il revient aux sénateurs de choisir les créneaux pour ces deux blocs, de décider de la répartition des comités.
Le président : Un sénateur ne pourra probablement pas siéger et au Comité des banques et au Comité des affaires étrangères en vertu du système de blocs que vous proposez, n'est-ce pas?
Mme Lank : Cela dépend. Si le Comité des banques et le Comité des affaires étrangères se retrouvent dans deux blocs différents, disons que celui des banques est placé dans le bloc B, et celui des affaires étrangères, dans le bloc D, il pourra faire partie des deux comités sans difficulté aucune. Toutefois, si les deux comités se retrouvent dans le même bloc — et vous avez raison, sénateur — , il va y avoir un conflit d'horaire.
Étant donné que les comités sont déjà constitués, les changements au calendrier devraient être effectués entre les sessions pour que les sénateurs, sachant que certains comités se retrouvent dans les mêmes blocs, puissent faire connaître leurs préférences à leurs leaders.
Certaines règles du Sénat influent sur le calendrier des réunions — par exemple, les comités ne peuvent siéger durant les séances du Sénat ou doivent tenir compte de certaines restrictions lors des ajournements de plus d'une semaine. Les autres facteurs qui entrent en ligne de compte dans l'établissement du calendrier sont d'ordre pratique et pragmatique et n'ont rien à voir avec le Règlement. Je songe, par exemple, au rôle des whips dans l'approbation des comités qui siègent en dehors des tranches horaires qui leur sont attribuées.
Il est important de noter que toute modification au calendrier des réunions durant une session entraîne des conséquences sur les ressources. Comme je l'ai mentionné tout à l'heure, l'affectation des greffiers dépend en partie du calendrier. Si l'on décide d'assouplir le calendrier, comme le suggère la sénatrice Carstairs en proposant un système de réservation permettant aux comités de se réunir durant les tranches horaires non utilisées, cela pourrait avoir des répercussions sur les ressources.
Ce serait particulièrement le cas si, à cause d'un changement d'horaire, deux comités desservis par un même greffier se réunissent en même temps. Les sénateurs devraient s'attendre à ce que des greffiers de remplacement soient affectés aux réunions, et reconnaître qu'il sera encore plus difficile de répondre aux besoins de tous les comités.
Ce problème ne se poserait pas si chaque comité avait son propre greffier. Toutefois, comme je l'ai déjà dit, je ne crois pas que le volume de travail de tous les comités justifie un greffier à temps plein.
Après avoir examiné attentivement les besoins de chaque comité, je m'efforce de répartir les ressources de la meilleure façon possible, par exemple, en affectant un greffier législatif, et la direction en compte deux, pour prêter main-forte à ses collègues les plus débordés.
[Français]
Je voudrais aussi parler de la question des sous-comités, qui a été soulevée à plusieurs reprises par les sénateurs. Les sous-comités posent des difficultés du point de vue de l'administration et de la procédure.
Le greffier affecté à un sous-comité chargé d'étudier une question de fond doit répondre à au moins autant de demandes que s'il était au service d'un comité permanent. Cela ajoute une étape à de nombreux processus, étant donné que le sous-comité doit recevoir des pouvoirs du comité parent et lui faire rapport, ce qui réduit le rendement. Cela prolonge de beaucoup le processus parce qu'il y a toujours une étape de plus qui doit se faire quand il y a un sous- comité qui travaille. Tout changement dans la composition des sous-comités est complexe puisqu'il entraîne nécessairement un changement dans la composition du comité parent.
La création des sous-comités soulève des questions de procédure susceptibles d'intéresser les honorables sénateurs : devrait-on officialiser le rôle des leaders ou de leurs remplaçants aux sous-comités? Le Règlement doit-il établir une différence entre les sous-comités administratifs, comme les comités directeurs, et les sous-comités chargés de l'étude d'une question de fond, par exemple, en ce qui concerne le pouvoir de se réunir à huis clos? Le Sénat devrait-il approuver la création des sous-comités chargés de l'étude d'une question de fond, étant donné leur incidence sur les ressources?
En ce qui concerne la taille des comités, la question a été soulevée à plusieurs reprises. Cette question est importante pour les sénateurs, mais je peux vous dire, du point de vue d'un greffier, qu'un comité de neuf ou de 15 membres ne fait pas une très grande différence du point de vue de la charge de travail. C'est sûr qu'il y a moins de photocopies ou d'appels à faire, mais pour ce qui est du travail de base, il y a très peu de différences.
J'ai pris note avec intérêt de la proposition d'accorder au Comité de sélection une certaine marge de manœuvre quant au nombre de sénateurs à nommer dans chaque comité. On a dit que le nombre de sénateurs à nommer au comité, conformément au Règlement, est plus élevé que le nombre de sénateurs intéressés à devenir membres. J'aimerais attirer votre attention sur la décision rendue par le Président, le 9 mai 2007, qui faisait remarquer que bon nombre de comités n'ont pas le nombre de membres prescrit à l'article 86(1) du Règlement et il réitérait une décision du 30 mai 1991 selon laquelle le Règlement fixe le nombre maximal de membres pouvant siéger au sein d'un comité, sans toutefois obliger le comité de sélection à nommer le nombre total de sénateurs dans chaque comité.
Les honorables sénateurs voudront peut-être réviser l'article 86 afin d'indiquer clairement que c'est bien le cas.
[Traduction]
Enfin, sénateurs, il serait possible d'apporter des modifications sans conséquence aux règles relatives aux comités afin de refléter les pratiques courantes et d'en préciser le sens.
Pour vous donner un bref exemple, le Règlement fait mention de deux comités mixtes permanents, celui des impressions et celui du restaurant du Parlement. Or, ces comités ne siègent plus depuis déjà un bon moment.
Il y est également question de projets de loi d'intérêt privé qui ont trait au mariage et au divorce et qui ne sont plus renvoyés au Parlement. Il serait bon, du point de vue de la procédure, de corriger ou de supprimer un certain nombre de mentions jugées mineures et sans conséquence pour tenir compte des changements qui ont eu lieu.
Je n'entrerai pas dans les détails, mais je peux fournir au greffier du comité une liste des modifications qu'il y aurait peut-être lieu de considérer dans le cadre de votre étude.
Sénateurs, je sais qu'il y a d'autres points que je n'ai pas abordés, mais je ne veux pas abuser de votre patience. Je répondrai volontiers à vos questions.
Le président : Vous n'abusez pas de notre patience. Votre exposé était excellent. Comme je l'ai mentionné au début, vous êtes un des témoins les plus importants que nous allons entendre parce que vous êtes responsable des comités et que vous avez des connaissances que peu de personnes possèdent.
J'aimerais avoir des précisions. Vous avez parlé de substitutions aux sous-comités. Je ne comprends pas vraiment quel est le problème. Pouvez-vous nous l'expliquer?
Mme Lank : Vous soulevez un point intéressant. En vertu du Règlement, les membres des comités peuvent être remplacés par des substituts choisis par les leaders ou la personne désignée par ceux-ci, qui est presque toujours le whip. Un avis de changement à la composition d'un comité doit être déposé. Les sous-comités ne sont mentionnés nulle part.
Ce sont les whips qui, depuis toujours, s'occupent des substitutions dans le cas des sous-comités — ceux qui ont pour tâche de mener une étude de fond, comme le Comité des anciens combattants, par exemple. Ces substitutions modifient la composition du comité principal et du sous-comité. Un avis de changement doit être déposé et pour les comités permanents et pour les sous-comités.
Le Règlement ne prévoit pas de dispositions claires pour les substitutions aux sous-comités. Des changements sont apportés pour des raisons d'ordre pragmatique, par exemple, pour permettre à un sous-comité de se réunir plus tard dans la journée.
Les sénateurs savent que les whips ne peuvent remplacer les membres d'un comité de direction ou d'un sous-comité administratif. On se demande si le Règlement ne devrait pas établir une distinction entre les sous-comités chargés de l'étude d'une question de fond et les sous-comités administratifs, car il existe des différences sur le plan de la procédure entre les deux.
Si les sénateurs veulent que les whips aient ce pouvoir, il faut que celui-ci soit clairement défini. Comme vous le savez, la composition d'un sous-comité est décidée via une motion présentée au comité principal. C'est de cette façon que les noms des membres sont proposés.
Le président : Ce n'est pas le Sénat qui le fait.
Mme Lank : Non. On peut se demander si les whips devraient avoir le droit d'effectuer ces changements. C'est quelque chose que vous voudrez peut-être clarifier, monsieur le président.
Le président : Pouvez-vous m'expliquer encore une fois la différence entre un comité chargé d'étudier une question de fond et un sous-comité administratif?
Mme Lank : Il n'existe aucune distinction au niveau de la procédure, parce que le Règlement ne fait mention que des sous-comités. Toutefois, dans la pratique, il y a des sous-comités, comme celui des anciens combattants, qui existent depuis longtemps. Ils tiennent des réunions et entendent des témoins en public. Leurs pouvoirs leur sont conférés par le comité principal, à qui ils font rapport. Leur travail s'apparente, dans l'ensemble, à celui d'un comité permanent : ils recueillent des témoignages, préparent des rapports, ainsi de suite.
Le Sous-comité des anciens combattants publie depuis toujours des avis de ses réunions. Cette façon de faire est différente de celle d'un comité de direction, qui se réunit presque toujours à huis clos, n'entend pas de témoins et soumet des rapports au comité principal, mais habituellement de vive voix — par exemple, voici ce que le comité de direction a décidé. Le sous-comité procède de façon tout à fait différente.
Prenons, par exemple, les réunions à huis clos. Les sous-comités peuvent, en vertu du Règlement, se réunir à huis clos. Comme vous le savez, les comités permanents sont, sur ce point, assujettis à des modalités très strictes, mais les sous-comités peuvent tenir de telles réunions. Cette règle s'applique aussi bien au Sous-comité des anciens combattants qu'au comité de direction, parce que le Règlement n'établit aucune distinction entre les sous-comités chargés d'étudier une question de fond et les sous-comités administratifs.
Voilà la différence qui existe entre les deux, monsieur le président.
Le président : Merci beaucoup.
Le sénateur Joyal : Madame Lank, vous n'avez pas parlé du roulement du personnel, une situation qui a été portée à notre attention par le témoin de la Bibliothèque du Parlement. Le comité a appris que des attachés de recherche chevronnés de la Bibliothèque ont pris leur retraite parce qu'ils avaient le droit de le faire, et qu'ils ont été remplacés par une nouvelle génération d'analystes.
Êtes-vous confrontée au même problème dans le cas des greffiers? Avez-vous de la difficulté à former les nouvelles recrues? Est-ce que la tendance concernant le roulement de personnel est plus ou moins la même, à savoir qu'il y a toujours un roulement, mais faible, où êtes-vous obligée de former de nouveaux employés en très peu de temps?
Mme Lank : Merci pour la question, sénateur Joyal.
Nous avons la chance, au Sénat, d'avoir des effectifs relativement stables. C'est assez remarquable. Les gens qui travaillent au Sénat ont tendance à vouloir y rester. Je devais passer neuf mois ici. Dix-sept ans plus tard, j'y suis toujours. Beaucoup de greffiers pensent qu'ils ne sont que de passage. Toutefois, ils trouvent le travail et l'environnement intéressants et ne partent plus.
Habituellement, il y a une personne ici, une autre là qui part ou qui arrive. Certains, parfois, prennent leur retraite. Si vous jetez un coup d'œil à notre profil démographique, vous allez constater que l'âge des employés varie beaucoup. Je ne connais pas les dates d'anniversaire, mais nous avons des employés qui approchent la fin de la vingtaine, qui sont dans la jeune trentaine, dans la quarantaine et même dans la cinquantaine. Il n'y a pas de départs à la retraite en bloc.
Nous offrons aux nouveaux greffiers un programme d'orientation qui s'échelonne sur plusieurs semaines et qui comprend des réunions, l'examen de documents, des séances de formation. Ces greffiers sont ensuite jumelés à des greffiers expérimentés. C'est au chapitre des congés parentaux et des congés de maternité que nous avons un problème, sénateur Joyal. Nous sommes obligés de jongler avec les ressources pour composer avec les absences de courte durée. Comme la fonction de greffier exige des compétences qui ne se trouvent pas facilement, il peut être difficile de recruter une personne et de la former rapidement. Il m'arrive parfois de combler le poste avec l'aide de Gérald Lafrenière, le greffier principal adjoint, pendant la période de transition.
Notre plus grand défi demeure les congés de courte durée et non le roulement du personnel et les départs. Franchement, la plupart des greffiers veulent continuer de servir les sénateurs et les comités sénatoriaux.
Le sénateur Joyal : Lorsqu'un greffier s'absente pour un congé parental ou un congé de maternité, arrivez-vous à trouver, au sein de vos effectifs, le personnel nécessaire pour le remplacer?
Mme Lank : Cela dépend de la durée du congé. Il arrive parfois qu'un greffier prenne trois mois de congé. Nous trouvons un remplaçant à l'interne. Il est absurde d'entreprendre un processus de recrutement pour trois mois. Toutefois, lorsque quelqu'un part pour un an, nous essayons d'embaucher une personne pour une période déterminée. Plusieurs greffiers se sont absentés, et nous les avons remplacés grâce à une liste d'admissibilité établie par voie de concours. Des gens, par exemple des fonctionnaires, qui voulaient travailler pour le Sénat ont passé un an chez nous. Ils ont été recrutés pour une période déterminée et lorsque la personne qu'ils remplaçaient est revenue d'un congé parental, par exemple, leur intérim a pris fin. Tous savaient, dès le départ, qu'ils retourneraient travailler dans leur ministère.
La dotation des postes est fonction des circonstances et de la durée du congé.
Le sénateur Joyal : Est-ce que chaque comité de la Chambre des communes est secondé par un greffier nommé en permanence?
Mme Lank : Les comités n'ont pas de greffiers permanents. En fait, le roulement de personnel au niveau des greffiers a toujours eu tendance à être plus élevé du côté de la Chambre des communes. Je peux vérifier auprès de mon collègue de la Chambre, mais le roulement des greffiers y est plus élevé qu'au Sénat. Cette situation s'explique en partie par la différence de culture qui existe entre les deux institutions.
Comme il est important pour le Sénat d'assurer une certaine continuité, j'essaie de ne pas changer le personnel tous les ans ou tous les deux ans. Les comités de la Chambre ont tendance à remplacer les greffiers plus souvent.
Le sénateur Joyal : Comment décidez-vous qu'il est temps de procéder à un roulement du personnel au sein de la direction?
Autrement dit, sur quel critère vous fondez-vous pour déterminer que le moment est venu pour un greffier d'être affecté ailleurs, pour dire les choses crûment? Je m'excuse, je ne veux pas vous insulter.
Mme Lank : Comme je l'ai dit dans mon exposé, l'affectation est un art et non une science. Ce n'est pas une tâche facile. Je dois tenir compte, littéralement, d'une douzaine de facteurs. Quelqu'un peut dire : « Vous savez, j'occupe ce poste depuis longtemps et j'ai besoin d'un changement. » Ou encore, « il y a un nouveau bébé à la maison et je ne veux pas travailler pour un comité qui va voyager tout le temps », ou « j'ai besoin d'expérience dans le domaine législatif, je n'ai jamais mené d'étude stratégique à long terme et je pense qu'il serait bon que je pilote un tel dossier », ou « je suis spécialisé dans ce domaine et même si je ne suis pas le principal expert en la matière, j'aimerais vraiment travailler avec ce comité. »
Par ailleurs, bien que nos greffiers soient parfaitement bilingues, il existe des niveaux de bilinguisme. Par exemple, dans le cas du Comité des langues officielles, je dois m'assurer que le greffier du comité maîtrise parfaitement les deux langues officielles. Ce facteur doit être pris en considération. L'expérience compte elle aussi. Compte tenu des plans et des priorités formulés par le gouvernement, je pense que votre comité va être saisi d'un grand nombre de projets de loi. Ce n'est, bien sûr, qu'une supposition éclairée, car je ne sais pas ce qui va arriver au cours de la prochaine session. Je répète, ce n'est qu'une supposition éclairée. Disons que le comité va être particulièrement occupé sur le plan de la procédure. Je dois donc veiller à ce que le greffier affecté au comité possède des connaissances dans ce domaine.
Autres facteurs : la charge de travail et le calendrier de réunions. Les comités, par tradition, ont tendance à avoir un niveau d'activité plus ou moins intense. Or, il est possible de confier deux comités à un greffier. Si je constate, au cours de la session, que c'est trop, je vais réaffecter les ressources ou désigner un greffier législatif qui le secondera dans son travail. Le calendrier de réunions doit lui aussi être pris en compte. Je ne peux demander à un greffier de servir deux comités qui se recoupent.
Il faut que j'analyse tous ces facteurs, sénateur Joyal. J'essaie de ne pas faire trop de changements, car cela décourage les comités. Il faut du temps pour se familiariser avec les dossiers de chaque comité. Il m'a fallu environ 18 mois pour apprendre tous les acronymes qu'utilise le Comité de l'agriculture et des forêts. Ce n'est qu'après avoir assimilé tous ces renseignements que j'ai été en mesure d'apporter une plus grande contribution au travail du comité.
Nous devons tenir compte de la courbe d'apprentissage et du temps qu'un greffier peut consacrer à un comité, en terme de soutien et de rendement maximums.
Le président : Je voudrais poser une question qui découle de celle du sénateur Joyal. Vous avez dit que les deux institutions — la Chambre des communes et le Sénat — ont des cultures différentes. Toutefois, si vous manquez de greffiers pour une raison ou pour une autre, pouvez-vous retenir les services d'un greffier de la Chambre des communes pendant trois, quatre ou cinq mois? Est-ce que vous vous entraidez? Est-ce que les greffiers de la Chambre connaissent assez bien les rouages et les pratiques de notre institution pour remplir le rôle de greffier auprès d'un comité du Sénat?
Mme Lank : Vous posez une excellente question, monsieur le président. Ils sont eux aussi extrêmement occupés, et leurs ressources sont limitées. D'après ce que j'ai pu comprendre, la Chambre des communes doit elle aussi, à l'occasion, composer avec des départs à la retraite, des congés parentaux, et jongler avec ses ressources.
Si nous n'avions aucun candidat sur notre liste d'admissibilité, aucune personne qualifiée à qui faire appel, je n'hésiterais pas à demander à mon collègue à la Chambre, monsieur Gagnon, avez-vous quelqu'un qui serait intéressé à travailler pour nous?
Nous pourrions peut-être nous entendre. Ce n'est pas une pratique courante, monsieur le président. Ce n'est pas quelque chose que nous faisons souvent.
Il y a eu des échanges dans le passé. Cela fait déjà un bon bout de temps que nous ne faisons pas appel aux services de la Chambre, mais en général, nous consultons la liste d'admissibilité qui comporte le nom de personnes qui se sont qualifiées pour le poste.
Il y a de nombreux aspects de la profession de greffier, et je parle des compétences, qui sont les mêmes et pour le Sénat et pour la Chambre des communes. Bien entendu, il faudrait que le greffier apprenne à connaître en profondeur les règles de chaque institution, s'il passe à la Chambre ou vice versa. Toutefois, il s'agit là d'une excellente source potentielle de ressources, à la condition que la Chambre ne se trouve pas dans une situation où elle est obligée de dire, vous savez, Heather, nous aimerions pouvoir vous aider, mais nous sommes coincés nous aussi.
Le Parlement est un milieu où il est souvent difficile de libérer des ressources, en dépit des meilleures intentions.
Le président : Souhaiteriez-vous avoir un système qui vous permettrait de faire appel à un employé nommé pour une période déterminée ou à un greffier sans long préavis? Souhaiteriez-vous avoir des fonds pour pouvoir former une personne qui serait prête à travailler pour vous pendant trois ou quatre mois, au besoin? Vous éviteriez, de cette façon, de vous trouver dans une situation où trois greffiers tombent soudainement malades et doivent s'absenter pendant trois mois, ce qui voudrait dire que les comités sénatoriaux seraient privés de greffiers.
Avez-vous une suggestion à faire au sujet de la structure des comités qui pourrait nous aider à surmonter ce problème?
Mme Lank : Vous proposez une solution intéressante. Je ne connais aucun gestionnaire qui dirait, « Je n'ai pas besoin de ressources ou de ressources additionnelles. » Nous aimerions tous avoir plus de ressources et ce serait bien d'avoir quelqu'un en réserve, mais nous sommes conscients du fait que les ressources sont limitées. Il faut établir des priorités, faire des choix. L'idée d'avoir quelqu'un sur qui compter, même si cela nous simplifierait grandement la vie, n'est pas tellement réaliste, car les ressources sont peu nombreuses. Ce serait un luxe, mais un luxe difficile à justifier.
Je vais réfléchir à la question et vous en reparler, sénateur. Est-il possible de fournir une formation polyvalente à une personne qui a une pleine charge de travail, et justifier le salaire qui lui est versé? Est-il possible de créer un bassin de personnes à qui nous pouvons faire appel, au besoin, au lieu d'avoir quelqu'un en attente? Je le répète : il serait difficile de justifier une telle chose.
Cela dit, il est essentiel d'avoir une liste de personnes de l'extérieur que nous pouvons embaucher pour une période déterminée, et d'éviter ainsi toute situation où nous ne sommes pas en mesure de desservir un comité sénatorial. Nous devons pouvoir vous servir.
Le sénateur Andreychuk : Merci d'avoir abordé un si grand nombre de sujets, madame Lank.
Vous dites que vous aimeriez avoir plus de ressources, mais qu'il faut établir des priorités, faire des choix. Autrement dit, les ressources sont limitées.
Je ne sais pas pourquoi. C'est un problème. Certains ont laissé entendre que les sénateurs, s'ils veulent accomplir leur travail, doivent avoir accès à des ressources. D'autres ont dit que nous ne pouvons pas tout avoir.
Je me demande, encore une fois, si les comités sont traités de manière équitable. Certains comités s'autoréglementent. Ils savent que les ressources sont rares et acceptent d'entreprendre uniquement les études qui ne demanderont l'attention que d'un seul greffier et qui n'exigeront qu'un certain nombre d'heures.
Au cours des 10 dernières années, notamment, j'ai vu le Sénat s'engager dans des voies qui n'ont pas fait l'objet de discussions globales. Le programme était dicté par un comité ou des comités particuliers.
Prenons la structure des sous-comités. Le Sous-comité des anciens combattants a toujours constitué un cas exceptionnel. C'est ce que j'ai appris à mon arrivée ici. Il est composé de membres du comité principal qui ont de l'expérience dans le domaine de la défense et qui s'intéressent aux questions touchant les anciens combattants.
La gamme de sujets examinés par les sous-comités a été étendue, récemment. Elle englobe maintenant des thèmes qui suscitent l'intérêt de plusieurs sénateurs. Les sous-comités relèvent des comités. Est-il vrai que si une véritable structure de sous-comités est mise en place, il n'y aura aucune différence au niveau des ressources qui leurs sont consacrées, par opposition à celles qui sont allouées à un comité principal?
Mme Lank : C'est vrai, sénateur Andreychuk. Il arrive parfois qu'un sous-comité exige plus de ressources qu'un comité permanent. Comme les règles de procédure exigent que toutes les décisions soient prises par le comité principal, tout processus implique une étape supplémentaire. C'est là un lourd fardeau.
J'ai parlé plus tôt des changements apportés à la composition des comités. Dans le cas d'un comité permanent, les choses sont simples. Pour un greffier, soit un sénateur est membre d'un comité, soit il ne l'est pas. Les bureaux des whips et le greffier peuvent le confirmer sans difficulté.
Dans le cas des sous-comités, il est facile d'oublier d'apporter un changement au niveau du comité principal ou du sous-comité, ou les deux. Les sous-comités ont tendance à avoir des lacunes latentes.
D'après le greffier, créer des sous-comités équivaut à avoir un plus grand nombre de comités permanents du point de vue de la charge de travail. Pour ce qui est de la multiplication des études et des dossiers, le Comité des affaires sociales, par exemple, comptait deux sous-comités à un moment donné et six ordres de renvoi. Pour un greffier, le fait de gérer un grand nombre d'ordres de renvoi et d'entités différentes, y compris les rapports qui existent entre elles, d'assurer un suivi sérieux pour faire en sorte, par exemple, que tel pouvoir a été obtenu pour telle tâche, de soumettre des rapports au comité principal est une tâche complexe qui demande beaucoup de temps. Les greffiers doivent également faire en sorte qu'un sénateur représentant le sous-comité siège au comité principal, sauf que cette personne ne peut être déplacée et affectée auprès d'un autre sous-comité.
Vous voulez savoir, monsieur le président, si les comités sont efficaces. Les sous-comités ont tendance à être moins efficaces, sur le plan de la procédure, en raison des démarches supplémentaires qui doivent être entreprises dans leur cas. Cela ne veut pas dire qu'ils ne constituent pas, à l'occasion, un mécanisme idéal. Les sous-comités sont parfois utiles et fonctionnent bien. Je ne dis pas qu'ils ne devraient jamais être utilisés. Toutefois, le sénateur Andreychuk a raison. Il est important de reconnaître le fait que les sous-comités exigent des ressources importantes.
Le sénateur Andreychuk : Il serait préférable de dire, ouvertement, que nous allons soit créer un nouveau comité, soit obliger les comités à choisir les sujets qu'ils vont examiner à l'intérieur des tranches horaires prévues, en tenant compte des ressources dont ils disposent.
Mme Lank : Du point de vue des ressources de gestion, ce serait plein de bon sens.
Le sénateur Andreychuk : Quand j'ai fait mes débuts dans le système, il y avait des greffiers, et on m'a dit que nous avons un greffier pour aider le comité.
J'ai par la suite vu d'autres comités auxquels je ne siégeais pas qui avaient deux greffiers à un moment donné, et ce concept de greffiers législatifs a fait surface. Est-ce qu'il existe des règles sur le nombre de greffiers et de greffiers législatifs qui sont affectés à un comité, et qui procède à cette répartition?
Mme Lang : Pour ce qui est des règles, il y a une règle administrative du Sénat voulant que l'administration assigne un greffier à chaque comité. La règle ne dit pas exclusivement, et je n'ai pas les ressources, comme je l'ai expliqué dès le départ, d'assigner un greffier exclusivement à chaque comité, mais chaque comité a un greffier attitré.
Le Règlement administratif du Sénat stipule aussi que si un comité a besoin de greffiers additionnels, la décision relève du Comité de la régie interne. Je n'ai pas de pouvoir, moi-même, d'affecter un deuxième greffier à un comité. Cette décision, quand elle est prise, l'est par le Comité de la régie interne sur ma recommandation, à la lumière d'une évaluation de la charge de travail et des besoins.
De manière générale, il est peu courant qu'un comité ait plus d'un greffier; ce n'est pas du tout la norme. À l'examen de la charge de travail, j'ai la responsabilité, en tant que gestionnaire, de veiller à ce que mon personnel puisse faire le travail; qu'il ne soit pas submergé au point de ne pas pouvoir s'acquitter de sa tâche parce qu'elle est épuisante et que c'est trop pour une seule personne. Je fais un suivi attentif des heures supplémentaires. Je vérifie auprès de mes greffiers, régulièrement, s'ils ont besoin d'aide et comment ils s'en sortent.
Il y a une chose qu'il faut voir, c'est le plan de travail d'un comité. Prenons un exemple. Si un comité doit voyager toutes les quatre, six ou huit semaines, il a un budget énorme et il a des réunions bien remplies à Ottawa, si la charge de travail le justifie, et s'il faut de l'aide supplémentaire pour permettre à ce comité de réaliser son plan de travail — qui a été approuvé dans le cadre du processus budgétaire et par le Sénat — alors, je dois bien étudier le tout et déterminer s'il faut attribuer un deuxième greffier à ce comité. Le cas échéant, j'ai l'obligation de m'adresser au Comité de la régie interne et de dire voici les besoins; voici ce que nous envisageons; et je pense que dans ce cas-ci, il faut un deuxième greffier au comité.
En fin de compte, il n'y a que 24 heures dans une journée, et parfois il n'est pas possible à une seule personne de faire tout le travail.
C'est néanmoins, comme je l'ai dit, l'exception et non la norme. Je suis heureuse que le sénateur Andreychuk ait parlé des greffiers législatifs. Il y avait des greffiers législatifs quand je suis arrivée au Sénat. Ils y sont depuis bien longtemps. Nous les appelons affectueusement les « baby clerk », mais leur position est fondamentalement une position de greffier qui n'assume pas la responsabilité d'un comité. Ce ne sont pas des greffiers de comité, mais ils offrent un soutien aux comités les plus occupés, aux plans de la logistique, de la recherche et des voyages, et aussi de l'établissement des calendriers d'audiences.
Nous n'en avons que deux à la direction, que nous utilisons comme des ressources. Je les envoie ici et là. Gérald Lafrenière et moi examinons une situation et nous interrogeons sur qui a besoin d'aide. Nous posons la question lors des réunions de greffiers et nous affectons les greffiers aux comités en conséquence. Un greffier législatif peut être affecté à un comité pour seulement un mois ou une partie d'une semaine, ou pour une plus longue période. L'affectation se fait selon les besoins. Ils ne sont pas affectés de manière permanente à un comité.
Le président : Qui sont les deux greffiers législatifs?
Mme Lank : Nous avons du monde en congé de maternité, et un certain ballottement en ce moment, alors différentes personnes tiendront ces rôles, monsieur le président, au cours des prochaines semaines.
Le président : Plus tôt, vous nous avez dit qu'il y en avait deux.
Mme Lank : Jolène Savoie et Matthieu Boulianne sont deux de nos greffiers législatifs, et Mireille Aubé, vous le savez peut-être, a aussi travaillé avec nous. De fait, certains de nos meilleurs greffiers ont aussi suivi ce cheminement professionnel; Till Heyde, Cathy Piccinin et d'autres ont été greffiers législatifs avant de devenir des greffiers à part entière. C'est un rôle important pour nous. Les greffiers législatifs fournissent un soutien au besoin et font souvent les déplacements. S'il y a des audiences publiques condensées, par exemple, une ville après l'autre, alors qu'un comité sillonne le pays, le greffier législatif est parfois envoyé en éclaireur pour la série suivante d'audiences publiques de l'itinéraire.
Comme le sait le sénateur Andreychuk, il arrive que les échéanciers soient extrêmement serrés alors nous affectons le greffier législatif au comité pour qu'il l'accompagne dans ses voyages.
C'est une décision que je prends en consultation avec mon sous-greffier et avec tous les autres greffiers.
Le sénateur Andreychuk : Si je vous comprends bien, c'est une situation inextricable. Il y a toutes sortes de demandes concurrentes, qui émanent du Comité des affaires étrangères, de celui des droits de la personne ou d'autres. Il y a toujours un courriel de quelqu'un, ou une délégation qui dit qu'il faut procéder à une étude sur une question ou une autre.
En ma qualité de présidente d'un comité, je pourrais dire :je vais faire le maximum de déplacements, mener autant d'études que je le peux et j'examinerai le sujet de façon créative parce qu'il le mérite. Si je m'engage à faire cette étude, je vais voir le Comité de la régie interne et je lui dis voici les raisons impérieuses pour lesquelles il faut faire cette étude.
Comme le comité dit vouloir mener dix études sur des sujets importants, vous devrez présenter des arguments convaincants pour démontrer qu'il a besoin de plus de ressources, et vous ferez cette recommandation.
Ce n'est pas la responsabilité du Comité du Règlement, alors, à moins que nous l'intégrions au Règlement d'une façon ou d'une autre pour assurer l'équilibre. Il faut que ce soit clair : le Comité de la régie interne est-il responsable du budget global et de la répartition de ce budget entre les comités? Est-ce que l'accès à ces ressources est une course où il faut arriver premier pour présenter ses arguments, ou y a-t-il un mécanisme qui assure le juste équilibre afin que nous sachions comment les ressources sont utilisées?
En tant que membre de comité et que présidente de comité, ce qui est le plus difficile à savoir, c'est jusqu'où je peux aller, jusqu'où je peux pousser les limites pour ce comité.
Mme Lank : Il y a une chose importante dont il faut se rappeler, c'est que le calendrier des réunions constitue une contrainte naturelle quant à ce qui peut être fait et ce qu'on peut exiger d'un greffier. Ils sont affectés pour quatre heures par semaine, plus les déplacements que les comités choisissent de faire.
Il y a une différence, vous avez raison, pour le greffier, s'il gère un ou dix ordres de renvoi. En fin de compte, la décision sur les ordres de renvoi dont sont saisis les comités relève du Sénat, et non du Comité de la régie interne. Lui, il fait des recommandations relativement aux budgets, mais le travail en tant que tel, à savoir de quels ordres de renvoi est saisi le Comité des droits de la personne, est une décision, au bout du compte, du Sénat. Le Comité de la régie interne doit examiner les demandes de budget, qu'il y ait une étude ou dix, et décider de la manière de procéder.
Il y a autre chose en bout de ligne aussi — comme pour les greffiers — et c'est qu'il n'y a aussi que 24 heures dans une journée et on ne peut y faire qu'une certaine quantité de travail. C'est pareil pour les sénateurs, il y a des limites à ce que peuvent faire les membres de comités, surtout s'ils siègent à plus d'un comité. Le défi, pour un comité, c'est d'essayer de trouver le moyen d'être le plus efficace. Est-ce que le comité sera plus efficace s'il se concentre sur une étude approfondie ou s'il en fait deux, trois ou plus? Vous seul, les sénateurs, pouvez en décider. Au bout du compte, le Sénat sera d'accord avec vous et approuvera votre démarche, ou il ne sera pas d'accord.
Du point de vue du greffier, nous servirons le comité, qu'il décide de faire une étude ou dix. D'après mon expérience, de façon générale — et c'est une généralisation — une démarche plus focalisée tend à donner d'excellents résultats. L'un des grands défis, pour le greffier comme pour moi, c'est l'élément des voyages. Au plan des ressources, les voyages sont exigeants, non seulement à cause du travail que représente l'organisation d'audiences, mais le fait d'être en déplacement. Quand les greffiers sont en déplacement, ils ne font pas d'autre travail. S'ils sont affectés à plus d'un comité, il faut les remplacer, et ils accumulent aussi un grand nombre d'heures supplémentaires.
Les déplacements sont extrêmement exigeants. Je sais qu'ils sont exigeants pour les sénateurs aussi quand ils sont en déplacement. Les sénateurs travaillent pendant ce temps-là. Ils ont de longues journées aussi, et — disons-le franchement — les déplacements sont coûteux. Ils coûtent très cher. Ils peuvent être extrêmement valables, mais, comme pour toute autre chose, nous devons faire des choix. Le Sénat doit faire des choix.
En bout de ligne, quand vous dressez vos plans de travail à la lumière de vos propres réflexions et des conseils reçus, et cetera, nous vous servons, que vous ayez un budget de 20 000 $ ou d'un demi-million de dollars. J'ajusterai la répartition de mon personnel de soutien de manière à ce que vous soyez toujours bien servis, quels que soient les choix que font vos comités.
Le sénateur Andreychuk : J'ai une dernière question.
Le président : J'ai d'autres sénateurs qui ont des questions. Puis-je vous inscrire pour le deuxième tour?
Le sénateur Andreychuk : Je veux être absolument sûre de bien comprendre. Vous avez établi des plages horaires. Si nous les déplaçons, quel en sera le coût, au plan des heures supplémentaires? Combien peut-il coûter de déborder des plages horaires? Ce peut-être sous forme écrite.
Mme Lank : Je vais répondre brièvement. Les coûts dépendent en grande partie de si, par exemple, vous décidez de siéger le vendredi, auquel cas les coûts des heures supplémentaires seront quasiment nuls parce que nous sommes au travail de toute façon. Nous serons là. Nous ferons le travail. Vous pouvez décider de siéger tard le soir et de faire durer une réunion jusqu'à 23 heures le mercredi, et ces greffiers-là doivent être au travail à 8 heures le jeudi matin. Les coûts dépendent des choix particuliers qui sont faits.
Dès que vous dépassez l'horaire de travail normal, cela entraîne des frais supplémentaires, que ce soit pour le service d'autobus qui est prolongé, les sténographes qui restent plus longtemps ou les greffiers qui travaillent plus tard. Il en est de même pour les voyages. Les heures supplémentaires sont accumulées quand les comités sont en déplacement. Vous savez que ces journées sont longues.
Dès que vous débordez de l'horaire de travail normal du lundi au vendredi, cela entraîne des frais d'heures supplémentaires. Cependant, la facture dépend des choix particuliers qui sont faits.
[Français]
Le sénateur Nolin : Avez-vous pris connaissance des résultats du sondage auquel ont répondu les sénateurs? Il s'agissait d'un questionnaire demandant le point de vue des sénateurs envers les comités?
Mme Lank : J'ai lu le texte, mais je n'ai pas nécessairement tout en mémoire.
Le sénateur Nolin : Une des questions posées — et l'appui à cette question était significatif — était de savoir si nous devions faire appel plus souvent aux comités législatifs et spéciaux. Avez-vous réfléchi à la façon dont pourrait s'articuler l'usage plus développé des comités législatifs? Et dans votre réponse, je vous permets tout de suite de déborder du cadre financier, autrement dit, ne me dites pas : puisque j'ai 22 greffiers, je ne peux pas, et autres. Quand on réfléchit, on sort de la boîte, ce qui veut peut-être dire moins de comités dits « politiques » avec un plus grand nombre de sénateurs ou une utilisation de comités législatifs ou autres. Si vous voulez prendre le temps d'y réfléchir, vous pouvez nous écrire ou revenir à notre comité ultérieurement.
Mme Lank : Je commencerai par un bref commentaire et je ferai un suivi détaillé plus tard. J'ai demandé qu'on fasse une recherche sur les comités législatifs. Nous nous sommes aperçus qu'il n'y avait pas d'exemples de comités législatifs. Le Sénat a plutôt décidé, depuis des années, d'utiliser les comités spéciaux pour étudier les projets de loi. Alors, c'est le comité spécial X qui étudie le projet de loi X et ce n'est pas un comité législatif. Il existe dans les règlements, mais on n'a pas d'exemple. Ce qui est intéressant, c'est que le Règlement exige qu'il n'y ait pas plus de 12 membres. L'autre aspect intéressant, quand on regarde la définition des comités, est que le président et le vice-président d'un comité législatif ne seraient pas payés. J'ai fait un peu de recherche là-dessus. Dans le cas des comités spéciaux, ils le sont. C'est une différence procédurale intéressante qui pourrait compter comme un des facteurs.
J'ai été greffière de plusieurs comités spéciaux — le président a dit au début de la réunion que je ne devrais pas donner mon opinion personnelle, mais je vais dévier un peu et vous parler de mon expérience personnelle — et j'ai travaillé, entre autres, avec le sénateur Fraser, sans parler de plusieurs autres. Mon expérience est que ces comités sont extrêmement efficaces, car les membres qui en font partie y siègent pour étudier un sujet pour une période limitée et parce qu'ils y trouvent un intérêt. Alors ils n'étaient pas pris dans de multiples directions différentes, ce qui est un problème pour plusieurs comités.
On peut observer une plus grande efficacité dans les comités spéciaux. Dans le mandat des comités permanents, il y a tellement d'éléments différents qu'on retrouve des membres qui ont divers intérêts. Avec un comité spécial, les gens sont tellement dévoués à leur tâche qu'ils font un travail extraordinaire. Bien sûr, les comités peuvent compter cinq, huit, dix, 15 membres ou comme vous le voulez. Dans un comité législatif, il y a une limite de 12 membres. Le fait que le Sénat n'en a jamais fait, d'après ce qu'on peut trouver — et je ne connais pas la raison pour laquelle le Sénat n'a pas décidé d'avoir de comités législatifs —, est intéressant. Le Sénat a toujours décidé d'avoir les comités spéciaux pour étudier un projet de loi.
Ce serait une belle alternative aux sous-comités. S'il y a un sujet particulier qui intéresse les sénateurs, au lieu de créer un ou plusieurs sous-comités qui peuvent durer longtemps, un comité spécial pourrait parfois être plus utile et efficace pour étudier la question. Je vais certainement y réfléchir.
Le sénateur Nolin : Nous vous invitons à revenir témoigner devant notre comité pour nous faire part de vos recherches.
[Traduction]
Le sénateur Fraser : En ce qui concerne un comité spécial où Mme Lank et moi-même avons travaillé ensemble, si le comité a réussi, c'est dans une large mesure parce que la greffière s'est portée au secours de la présidence à plus d'une occasion.
Pour ce qui est de la question qu'a soulevée la présidence sur la possibilité d'une réserve de personnes auxquelles on peut faire appel, il pourrait y avoir un petit bassin de gens disponibles parmi les retraités. Ces gens touchent déjà une pension et n'ont pas nécessairement besoin d'avoir un contrat. S'il fallait un tel contrat, ce serait minime, pour qu'ils se tiennent au courant des modifications aux règles. Il se pourrait qu'on puisse formaliser quelque chose du genre. Il est inutile de commenter cette observation.
Vous avez parlé de remplacements aux sous-comités. Avez-vous pensé à ce qu'on pourrait faire au sujet de ce nouveau problème épineux de remplacement des présidents quand ils sont absents?
Mme Lank : Oui, j'y ai réfléchi. Je peux expliquer rapidement la procédure en ce qui concerne le remplacement des présidents, puis formuler les questions. Je n'ai pas de réponses pour bon nombre d'entre elles, parce qu'elles sont plus une affaire de politique que de procédure.
En vertu du Règlement du Sénat du Canada, les sénateurs sont nommés pour siéger à des comités pendant la durée de la session parlementaire. Les leaders ou leur substitut peuvent apporter des modifications à la composition des comités. Ces modifications sont consignées dans les journaux, après que nous ayons reçu les formulaires de modification. L'avis est signé par le leader du gouvernement ou son substitut, puis par le leader de l'opposition ou son substitut, pour l'opposition. En vertu de l'article 88 du Règlement du Sénat, les comités doivent élire un président lors de leur séance d'organisation. Ce processus est le premier point à l'ordre du jour. Vous y aurez déjà tous assisté.
J'ai lu certaines références à la question. Le Marleau et Montpetit, le guide de procédure de la Chambre des communes, est aussi une référence pour nous, puisque nous n'avons pas de guide équivalent. On y trouve deux ou trois choses importantes.
L'élection d'un président est le premier article à l'ordre du jour d'un comité [...]
[...] le comité n'est pas constitué comme il se doit avant d'avoir élu son président [...]
Si aucune motion proposant l'élection d'un membre au poste de président n'est adoptée, le comité ne peut se livrer à d'autres travaux [...]
Si le président démissionne du comité ou en est retiré, il faut élire un nouveau président avant que le comité ne puisse se livrer à d'autres travaux.
Le comité cesse d'être dûment constitué jusqu'à ce qu'un nouveau président ait été nommé. C'est le greffier du comité qui procède à l'élection du président. Le vice-président n'a aucun rôle à jouer dans l'élection d'un nouveau président.
N'oubliez pas que cette citation est extraite du Marleau et Montpetit. La Chambre des communes emploie en anglais le terme : « vice-chair » plutôt que « deputy chair ».
Les vice-présidents des comités président les séances en remplacement du président, lorsqu'il doit s'absenter. Tous les pouvoirs du président peuvent être délégués au vice-président, mais celui-ci ne peut présider une séance de comité lorsque le poste de président est vacant [...]
En l'absence du président et des vice-présidents d'un comité, un président suppléant peut être choisi pour présider une séance [...] le greffier du comité préside à l'élection d'un président suppléant au début de la séance... Le président suppléant a tous les pouvoirs et toutes les fonctions du président lorsqu'il préside une séance, mais il ne peut convoquer des séances ni présider le comité lorsque le poste de président est vacant.
Il est absolument essentiel qu'un comité ait un président qui est élu selon cette procédure. Si un président est retiré d'un comité à la suite d'un changement dans sa composition, il n'en est plus membre. Selon le règlement, le poste de président devient vacant. Par conséquent, à la réunion suivante, pour que le comité soit dûment constitué, son premier point à l'ordre du jour doit être l'élection d'un nouveau président.
Cette situation soulève diverses questions importantes. J'en parlerai en réponse à vos questions. Je crains avoir plus de questions à formuler que de réponses. L'une des questions soulevées dans ce contexte concerne les nombres de représentants des divers partis, et si le président doit voter plus ou moins. Du point de vue du greffier, ce n'est absolument pas un problème. Du point de vue du greffier, la ventilation des membres, pour ce qui des votes, n'est pas notre problème. C'est une question d'ordre politique et c'est aux sénateurs qu'il incombe d'y réfléchir. N'oubliez pas que la ventilation des membres au sein des comités change à chaque législature. Parfois, les nombres sont quasi équivalents; d'autres fois, les écarts sont énormes. Il arrive que cela fasse une différence quand il y a des votes; le plus souvent, je soupçone que cela ne fait pas la moindre différence.
Le président : Le greffier est responsable des documents, pour procéder à la substitution avant la mise aux voix.
Mme Lank : Nous sommes responsables du suivi de tous les avis de remplacement que nous recevons des bureaux des whips.
Le président : C'est souvent important.
Mme Lank : Les whips nous en font part, et nous sommes tenus de savoir qui sont les membres actuels, pour pouvoir faire un suivi approprié des votes.
Une question qui se pose, c'est s'il faudrait faire une distinction entre les modifications permanentes et les remplacements temporaires, comme le fait la Chambre des communes. La Chambre a un système différent. Elle désigne ses membres permanents au début, et les changements ne sont faits que pour la journée; ils deviennent caducs à la fin de la journée. Un changement permanent de la composition d'un comité nécessite la présentation d'un rapport à la Chambre. Autrement, les formulaires de modification de la composition font partie de la procédure quotidienne.
Actuellement, quand nous recevons une modification, le nouveau membre reste membre jusqu'à ce qu'il soit retiré. Il n'y a pas de péremption des modifications à la composition des comités, et il arrive souvent que nous ne sachions pas sans le moindre doute que le changement est pour une journée, une semaine ou un mois. Très franchement, je soupçonne qu'il y a des moments où les sénateurs concernés, ou même le bureau du whip, ne savent pas si c'est pour une journée, une semaine ou un mois. Il arrive que le changement ait lieu pour des raisons de voyage, de maladie ou autre chose.
Il est intéressant que, à la Chambre des communes, ils aient le concept des membres associés, qui forment un bassin d'où peuvent être choisis les membres des sous-comités. Il n'est pas nécessaire d'être membre du comité principal pour être membre d'un sous-comité. J'ai parlé plus tôt des difficultés que posent les remplacements, au sein des comités et sous-comités. La Chambre des communes a une structure tout à fait différente qui permet à une personne de siéger au sous-comité sans être membre du comité principal.
Si vous décidez de privilégier le concept de membres permanents qui seraient choisis à la lumière du rapport du comité de sélection, il sera important, chose certaine, que les listes qui seront présentées au comité de sélection comportent les noms de personnes que tout le monde souhaite voir composer le comité. Je sais qu'il arrive que des noms soient inscrits à ces listes sous réserve d'un débat plus approfondi. Des noms sont donnés, et les modifications sont faites ultérieurement.
Avec le système actuel, on a cette flexibilité. Il suffit d'utiliser un formulaire de modification de la composition d'un comité. Même si le rapport du Comité de sélection est adopté par le Sénat, il n'a pas force obligatoire au plan de la capacité de la direction d'effectuer des remplacements ponctuels.
Si la règle est modifiée pour permettre les remplacements temporaires sans rien changer à la composition permanente d'un comité, y compris le poste de président et de vice-président, qu'est-ce que cela implique, compte tenu du fait que ces postes sont rémunérés? Comment structurer cela? Quelles en sont les incidences? Est-ce que c'est le membre permanent qui est payé? Est-ce que le remplacement est à long terme? Il faut réfléchir à ces aspects.
En fait, la seule préoccupation du greffier, c'est que le comité soit dûment constitué. Nous devons savoir que nous dressons le procès verbal d'une réunion qui est menée dans les règles, que les règles sont respectées. Si nous savons qu'un président a été retiré d'un comité, c'est notre responsabilité, en tant que greffiers, de dire : ce comité n'est pas dûment constitué parce que j'ai reçu une formule de modification de sa composition, que le sénateur X est retiré du comité et, par conséquent, en ma qualité de greffier du comité, il est de mon devoir de présider à l'élection d'un président.
Nous avons des préoccupations relativement à la procédure, mais pour ce qui est des enjeux soulevés — la ventilation, les votes, et cetera. — ce n'est pas un problème du point de vue du greffier, parce que peu nous chaut qui l'emporte et qui perd, quand il y a des mises aux voix. Cela ne fait pas la moindre différence pour nous. Tout ce que nous avons besoin de savoir, c'est qui sont les membres du comité qui ont droit de vote.
[Français]
Le sénateur Robichaud : S'il y avait consentement unanime du comité pour que quelqu'un siège comme président, est-ce que cela aurait de la valeur?
[Traduction]
Mme Lank : L'un des concepts fondamentaux, c'est que lorsque le greffier préside à l'élection d'un président, le greffier n'est pas le président. Les greffiers ne peuvent prendre aucune décision relativement à la procédure. Ils ne peuvent rien décider relativement aux rappels au Règlement. Ils ne peuvent pas participer à un débat. Ils se contentent de présider à l'élection.
Si les membres du comité s'entendaient sur le fait que puisque le sénateur X n'est plus président, ils veulent que le sénateur Y soit le président pour la journée, ils devraient demander au greffier de rendre une décision concernant la procédure; de dire si la décision est admissible, parce qu'il n'y a pas de président. Le comité n'est pas dûment constitué. Comment un organe qui n'est pas dûment constitué peut-il prendre une décision? C'est impossible.
Si le comité devait agir ainsi, il mettrait le greffier dans une position très difficile. Deuxièmement, s'il allait de l'avant et quelqu'un contestait la décision et demandait si ce comité était dûment constitué — qui en était le président, quelles décisions ont été prises, si le privilège s'applique et s'il a été couvert — , cela soulèverait des problèmes, alors je le déconseille vivement.
Le président : Cette réponse est assez convaincante.
Vous avez parlé des greffiers qui se tiennent au courant du Règlement. Quand je pratiquais le droit, il était obligatoire de suivre des cours d'appoint en février pour faire une mise à jour sur la loi et d'autres choses qui se passaient avec le barreau.
Avez-vous des cours comme cela pour tous vos greffiers, pour qu'ils puissent être renseignés sur les nouveaux règlements, d'autres modifications administratives et des choses qu'ils devraient savoir au sujet des comités? Dans l'affirmative, quelle forme ces cours prennent-ils?
Deuxièmement, comme le disait le sénateur Kenny, au moment de la mise sur pied d'un comité au début d'une nouvelle législature, il y a toute une marche à suivre. Est-ce que vous avez réfléchi aux moyens de simplifier certaines des procédures?
J'ai demandé à des membres du groupe de 18 sénateurs comment cela se passait, et s'ils avaient eu des surprises. Il y en a qui ont dit avoir trouvé que certaines procédures étaient archaïques.
Troisièmement, vous avez dit que si vous avez décidé qu'un comité doit avoir un deuxième greffier, cette décision doit être entérinée par le Comité de la régie interne. Est-ce qu'il y a une règle qui stipule que c'est au Comité de la régie interne de décider du nombre de greffiers? Est-ce que le pouvoir qu'il assume est d'ordre purement financier?
Mme Lank : Pour ce qui est de tenir les greffiers à jour, il n'y a pas de cours en tant que tel. J'aimerais bien, mais il n'y en a pas. Nous avons des réunions, entre greffiers, toutes les semaines ou les deux semaines. Ces réunions portent en partie sur les mises à jour de la procédure, des éléments intéressants, des choses intéressantes qui sont survenues en comité ou à la Chambre, dont les greffiers...
Le président : Des décisions du Président?
Mme Lank : Des décisions du Président dont ils doivent être mis au courant.
Il n'y a pas longtemps, Till Hyde et Charles Robert ont assisté à une réunion des greffiers où on faisait l'examen du Règlement relativement aux recommandations royales : que signifiait cette décision? En quoi nous concerne-t-elle? En quoi change-t-elle les conseils que nous donnons?
L'instruction sur la procédure fait partie de notre obligation continue à l'égard des greffiers et à votre égard. C'est une obligation continue dont nous nous acquittons dans le cadre des réunions des greffiers. De plus, nous avons des séminaires sur l'évolution de la procédure. Nous avons parfois des formations conjointes avec les greffiers de la Chambre des communes, pour traiter d'enjeux d'intérêt commun relativement aux connaissances de la procédure, à son évolution, aux difficultés, et cetera. Cette formation se fait dans un autre contexte.
Nous avons aussi ce que nous appelons l'arbre de gestion du savoir. Il a vu le jour sous forme de manuel des greffiers, et a par la suite été divisé en modules, grâce aux avantages de la technologie. Nous avons créé une série de modules, y compris des modules de procédure, notamment sur l'organisation des réunions, les présidents des comités et les postes vacants, les divers autres aspects. Nous les avons résumés dans des documents accessibles aux greffiers. Les greffiers ont ces documents de procédure pour leur formation aussi, alors c'est un volet continu de leur perfectionnement professionnel.
Pour ce qui est de simplifier les choses, oui, je peux comprendre que les sénateurs soient parfois frustrés du temps que peuvent prendre certaines choses. Vous avez peut-être remarqué un changement, par exemple. Dans le passé, chaque comité devait aller à la Chambre demander la permission de diffuser ses délibérations. Nous avons recommandé qu'il y ait une motion générale, au début de la session, pour que tous les comités puissent le faire et que les sénateurs n'aient pas à passer par ce processus chronophage d'avis et d'adoption d'une motion. Il en est de même pour l'embauche de personnel pour la législation. Cela se fait au moyen d'une motion générale plutôt qu'en embauchant une personne après l'autre. Ces modifications ont simplifié le début des travaux pour certains comités.
L'autre changement important qui a permis de simplifier le processus, c'est la récente décision du Comité de la régie interne de payer tous les repas pris lors des séances de travail des comités à partir du budget central que je gère au nom des comités, de sorte que vous n'ayez pas à établir un budget pour vos repas. Du point de vue de l'efficacité, cette modification est très bénéfique, puisqu'elle a permis de réduire considérablement le nombre de budgets présentés au sous-comité, au Comité de la régie interne et au Sénat. Le processus demeure tout de même transparent. Dans ce cas, ce n'est pas comme si on vous accordait d'énormes pouvoirs discrétionnaires. Si vous vous réunissez de 18 à 20 heures, il est évident que vous devrez manger, alors ce n'est pas logique de vous imposer cette lourde obligation. Il s'agit d'un autre changement important à la politique.
Pour ce qui est des autres éléments intéressants, selon les règles actuelles, les comités doivent d'abord recevoir un ordre de renvoi du Sénat pour entreprendre leurs travaux. Les comités de la Chambre, comme vous le savez sans doute, sénateurs, se voient confier un mandat résultant d'un ordre de renvoi de la Chambre. Par exemple, le Comité de l'agriculture peut étudier une question, dans le cadre de son mandat, sans demander un ordre de renvoi à la Chambre. Il mène simplement ses travaux et en fait ensuite rapport.
Le Sénat a plutôt choisi d'obliger ses comités, sauf quelques exceptions, dont votre comité, à demander un ordre de renvoi au Sénat. Cette exigence prolonge forcément le processus. Évidemment, si on veut changer la procédure pour permettre aux comités d'amorcer immédiatement leurs travaux, on devra tenir un débat et en arriver à une décision politique d'une façon ou d'une autre.
Certaines lenteurs sont attribuables à des principes fondamentaux que le Sénat a intégrés dans ses règles. Le Sénat devra donc en débattre, puis rendre une décision concernant les ordres de renvoi. Selon le processus budgétaire prévu dans le Règlement administratif du Sénat, l'ordre de renvoi doit être confié avant que le budget ne soit approuvé et soumis au Comité de la régie interne.
Il y a des retards inévitables dans le processus et il faut se demander si c'est une question d'efficacité. Il y a beaucoup de facteurs qui entrent en ligne de compte. L'efficacité en fait certes partie, mais il y d'autres choses — la possibilité de débattre, de discuter et de prendre des décisions — qui nécessitent du temps. Quant aux autres procédures que nous avons réussi à simplifier, nous avons proposé une façon de faciliter les choses qui ne portait aucunement atteinte aux autres principes clés.
C'est ce que j'avais à dire à ce sujet.
Enfin, en ce qui a trait à l'affectation des ressources, monsieur le président, en effet, le chapitre 5.03 du Règlement administratif du Sénat stipule clairement que si je souhaite affecter plus d'un greffier à un comité, je dois m'adresser au Comité de la régie interne, à qui le Règlement administratif du Sénat a conféré ce pouvoir.
Le président : Merci pour ces réponses. Honorables sénateurs, je n'ai pas d'autres noms sur ma liste, mais aux termes du paragraphe 91.1 du Règlement du Sénat, « le sénateur qui n'est pas membre d'un comité est libre d'assister et de participer à ses réunions ». Par conséquent, le sénateur Kenny, qui ne fait pas partie de ce comité, est ici et a demandé à poser quelques questions. Sénateur Kenny, la parole est à vous.
Le sénateur Fraser : Monsieur le président, je ne veux pas invoquer le Règlement, mais simplement faire une remarque. Il y a quelques années, je me souviens d'avoir vécu la même situation — c'est-à-dire d'avoir précisé qu'un sénateur qui n'était pas membre du comité avait le droit d'assister aux réunions et de poser des questions — , et mes collègues m'ont reproché d'avoir pointé du doigt le sénateur en question. Depuis, j'ai vu d'autres présidents agir ainsi. Je ne vous fais pas de reproche. Je dis simplement que nous ne devrions pas insister sur le fait qu'un sénateur soit membre ou non d'un comité. Il n'y a aucun problème à ce qu'il assiste à la séance et pose une question. De toute façon, nous savons tous qui siège au comité, alors cela ne vaut pas la peine de le signaler.
Le président : Je vous remercie de me le dire.
Le sénateur Kenny : Vous pourriez demander à être membre du comité.
Je n'ai que quelques remarques à faire, monsieur le président. J'aimerais revenir sur les propos de Mme Lank au sujet des sous-comités. Dans le cas du Sous-comité des anciens combattants, sachez qu'il effectue les mêmes travaux qu'un comité. Le comité principal a d'ailleurs voté à l'unanimité pour qu'il devienne un comité à part entière étant donné que ses travaux portent principalement sur les soins de santé et les soins de longue durée. Les membres substituts dont Mme Lank parlait sont des gens qui ne s'intéressent pas à la sécurité nationale ni à la défense, mais plutôt aux soins de santé et de longue durée. Ils remplacent régulièrement au sein du comité. Je pense à trois sénateurs en particulier qui sont disposés à le faire pratiquement sur une base régulière.
Le sénateur Smith : Ils font une rotation.
Le sénateur Kenny : Presque. Quatre-ving pour cent des travaux du sous-comité concernent les soins de santé et de longue durée et 20 p. 100 portent sur l'aspect cérémonial, puisqu'il représente notamment le Sénat au cénotaphe. J'ignore si c'est le cas des autres sous-comités, mais dans ce cas-ci, on craint que sa charge de travail s'alourdisse considérablement, en raison du nombre d'anciens combattants qui reviendront d'Afghanistan. Nous appréhendons une énorme vague de cas de syndrome de stress post-traumatique au cours des deux prochaines années. Ce sera un travail à temps plein pour un groupe de sénateurs qui ont un intérêt particulier dans ce domaine.
Dans un autre ordre d'idées, dans le document que Mme Lank nous a distribué, j'ai remarqué que les heures de séance du Sénat n'étaient pas à la disposition des comités. Il peut y avoir d'excellentes raisons de ne pas considérer cette possibilité, mais si deux comités étaient autorisés à siéger en même temps que le Sénat, 12 comités auraient leur tour toutes les deux semaines et deux heures supplémentaires de séance. Je sais qu'on procède ainsi dans l'autre chambre. Je pense que c'est aussi le cas à Westminster et dans bon nombre d'assemblées législatives. Évidemment, les comités ne siègent pas tous en même temps. Ce serait chacun leur tour. Par conséquent, toutes les deux semaines, les comités sauraient qu'ils ont droit à quelques heures le jeudi ou à l'un des jours de séance. J'ignore s'il y a une raison particulière pour laquelle on n'a pas envisagé cette option, mais nous aurions plus de temps, et cela ne créerait pas de conflit d'horaires pour les greffiers. De ce point de vue, on n'aurait pas à assumer des coûts supplémentaires. Il y a toujours des coûts additionnels, mais ils seraient minimes.
Je constate que les créneaux horaires de lundi commencent à 16 heures. Y a-t-il d'autres motifs que les déplacements qui nous empêcheraient de commencer avant cette heure? Si la majorité des membres du comité acceptent de se réunir plus tôt, ce serait possible. Si les sénateurs veulent bien arriver plus tôt à Ottawa pour siéger, par exemple, de 14 à 18 heures, je suis sûr que ce serait beaucoup mieux pour bon nombre d'entre nous que de commencer à 16 heures pour terminer à 19 h 30.
Mme Lank : Pour répondre au sénateur Kenny, tout d'abord, en ce qui a trait à l'horaire de séance du Sénat, je n'ai pas jugé nécessaire, étant donné que le règlement ne l'autorise pas, d'inscrire ces heures sur cette ébauche. J'ai rédigé ce document en fonction des règles actuelles, mais du point de vue des greffiers, comme vous dites, c'est une chose qui serait faisable étant donné qu'il n'y aurait pas d'incidence sur leur horaire.
Toutefois, je sais qu'il y aurait des répercussions sur les sténographes parlementaires, et c'est un aspect que mon collègue, M. Armitage, pourrait aborder.
Du point de vue des greffiers, ce n'est pas du tout un problème. Il y a tout de même d'autres questions qui doivent être prises en considération, mais j'ai établi cet horaire en respectant les règles actuelles.
Le sénateur Kenny : C'est juste. Je croyais que si les sénateurs estimaient que c'était avantageux, nous pourrions également nous pencher sur les inconvénients potentiels et examiner cette proposition dans le contexte, mais je comprends.
Mme Lank : Pour ce qui est de lundi, sénateur Kenny, j'ai inscrit le créneau horaire de 16 à 20 heures pour la simple raison que beaucoup de sénateurs aiment voyager durant cette journée. Cela dit, ce plan n'est qu'une ébauche et, en toute honnêteté, sur le plan administratif, plus tôt on commencera, mieux ce sera. Du point de vue des heures de travail, nous préférons évidemment travailler de 14 à 18 heures plutôt que de 16 à 20 heures, mais nous sommes conscients que beaucoup de sénateurs viennent de l'extérieur et veulent commencer plus tard. Nous jouissons d'une grande souplesse ici. C'est davantage une question de concept.
Le sénateur Kenny : Enfin, j'aimerais savoir si Mme Lank a envisagé la possibilité d'avoir deux blocs le mardi matin : un de 8 heures à 9 h 30 et un autre de 9 h 45 à 11 h 30?
Mme Lank : J'y ai pensé. Toutefois, il est plutôt difficile de prévoir des réunions tôt le matin. Si les sénateurs sont disposés à commencer à 8 heures, les greffiers seront présents sans aucun problème; mais nous savons que certains sénateurs prennent aussi le mardi pour voyager. À cet égard, nous avons voulu respecter l'horaire actuel et l'heure du début des séances de 9 h 30. À mon avis, il serait possible de commencer plus tôt. Il faut simplement savoir si les sénateurs sont prêts à commencer à cette heure le mardi.
Le sénateur Kenny : Monsieur le président, j'aimerais terminer en disant que les sénateurs ont la réputation d'être paresseux et de ne pas accomplir grand-chose. On nous désigne souvent comme des « taskless tanks » pour se moquer de nous. Il serait extrêmement important de structurer les règles de façon à ce que le Sénat ne soit pas perçu comme une organisation qui profite de la semaine, mais plutôt qui mène des travaux. Je crois que notre comité peut contribuer largement à rehausser l'image du Sénat.
Par exemple, si nous avons trois séances de comité le lundi, on ne pourra pas dire que nous ne travaillons que trois jours par semaine. Les médias verront que nous travaillons les lundis. Selon moi, tout ce que le comité du règlement peut faire pour améliorer la perception du public serait bienvenu.
Le président : Le sénateur Andreychuk a une réunion le lundi et, à son avis, il est très difficile de faire participer les sénateurs à ces séances. Par exemple, il serait beaucoup plus facile pour les sénateurs d'assister à des séances du Comité des droits de la personne les mardis, mercredis et jeudis. Le lundi, ce n'est pas l'idéal. Comme Heather Lank l'a dit à plusieurs reprises, de nombreux sénateurs voyagent ce jour-là.
Le sénateur Kenny : Pour être honnête, je dois dire qu'au cours des sept dernières années, j'ai siégé à des comités le lundi, et je comprends les préoccupations du sénateur Andreychuk. La participation se situe néanmoins à plus de 80 p. 100, mais c'est un problème. À une certaine époque, nous siégions du matin jusqu'au soir, et les sénateurs arrivaient la veille. Nous nous réunissions de midi jusqu'à 18 heures, par choix. On ne peut pas obliger les sénateurs à venir s'ils ne le veulent pas, mais nous ne devrions pas leur compliquer la tâche s'ils sont prêts à le faire.
Le président : Honorables sénateurs, avez-vous d'autres questions à poser à notre témoin? Dans ce cas, au nom du comité, Heather Lank, je vous remercie beaucoup. Votre témoignage était excellent et très pertinent, comme je l'imaginais.
Mme Lank : Merci.
Le président : J'espère que vous serez disposée à revenir devant le comité afin de répondre aux questions que nous pourrions avoir à mesure que notre étude progressera et au fil des témoignages que nous recueillerons.
Mme Lank : Avec grand plaisir, sénateur.
Le président : Je crois que vous avez promis de fournir des réponses par écrit aux questions posées par les honorables sénateurs.
(La séance est levée.)