Le lundi 17 juin 2024

Le Comité permanent de l’audit et de la surveillance a l’honneur de présenter son

DOUZIÈME RAPPORT

Votre comité qui, dans un esprit d’intégrité, d’indépendance, de transparence et de responsabilisation, est chargé en vertu de l’article 12-7(4) du Règlement, d’agir de sa propre initiative sur certaines questions, notamment à retenir les services d’auditeurs internes et externes et à diriger ces audits, et à faire rapport de ses observations et recommandations au Sénat à intervalles d’au plus un an, fait maintenant rapport de ce qui suit :

Conformément à l’article 6-5 de la Charte d’audit et de surveillance du Sénat, votre comité a adopté un plan triennal d’audit interne axé sur les risques. Tel que recommandé par les meilleures pratiques, ce plan a été élaboré à la suite d’une analyse détaillée de documents clés de l’institution et d’une série de consultations avec des sénateurs et des fonctionnaires de l’Administration du Sénat. Votre comité estime qu’un plan d’audit interne rigoureux et axé sur les risques aidera l’institution à maintenir des processus solides et efficaces de bonne gouvernance, de gestion des risques et de contrôles fondés sur les meilleures pratiques. Au fil du temps, il permettra au Sénat d’avoir des informations sur l’utilisation optimale de ses ressources et de l’atténuation efficace des risques.

Votre comité soutiendra les prochaines étapes de la mise en œuvre du plan d’audit interne axé sur les risques, dans le but de s’assurer que le travail de l’audit interne est positionné de manière à fournir une évaluation et une analyse de l’existence, de l’efficacité et de l’adéquation des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance au sein du Sénat.

Pour l’exercice en cours, votre comité a approuvé l’exécution de deux audits, sous la responsabilité du dirigeant principal de l’audit. Le premier audit porte sur l’examen des données contractuelles. L’objectif est d’identifier les tendances en matière d’approvisionnement auprès des marchés et d’analyser ces activités à l’aide de l’analyse de données. L’audit portera sur les activités d’approvisionnement au sein du Sénat et de l’Administration du Sénat de 2019 à 2024, et examinera les tendances en matière de dépenses contractuelles, de contrats à fournisseur unique, d’amendements et de contrats multiples attribués à des fournisseurs individuels. Cette mission procurera une assurance (limitée) liée aux missions d’examen.

Le deuxième audit porte sur le cadre de contrôle de la gestion financière du Sénat. L’objectif est d’évaluer la conception et l’efficacité du cadre de contrôle de la gestion financière des dépenses des sénateurs, des bureaux des sénateurs et de l’Administration du Sénat. L’audit portera sur toutes les dépenses, y compris celles des sénateurs, de leurs bureaux et de l’Administration du Sénat, à l’exception de celles liées au personnel (salaires, avantages, etc.) et aux partenaires parlementaires. Les procédures comprendront le rapprochement du cadre de contrôle des dépenses et un échantillon de dépenses pour tester la conception et l’efficacité du cadre de contrôle. La mission procurera une assurance (élevée) liée aux missions d’audit.

Le budget de votre comité s’élève à 313 124 $ pour l’exercice financier se terminant le 31 mars 2025, tel qu’octroyé dans le cadre du processus du budget principal des dépenses du Sénat. De cette enveloppe, 120 000 $ sont alloués à la rémunération des deux membres externes du comité, conformément au Premier rapport, adopté par le Sénat le 9 décembre 2021. Un montant additionnel de 28 600 $ est alloué au contrat pour l’audit externe des états financiers du Sénat. Le comité a également autorisé le transfert de 50 000 $ au Bureau du dirigeant principal de l’audit, pour la rémunération d’un employé occasionnel et de 1 277,40 $ à des fins de formation. Votre comité a l’intention de transférer le solde de 113 246 $ du budget alloué pour cet exercice au Bureau du dirigeant principal de l’audit, pour entreprendre le travail d’audit tel que prévu.

Votre comité a pris la décision stratégique d’accélérer le démarrage de ses activités d’audit en sous-traitant les deux premiers audits, sous la supervision du dirigeant principal de l’audit. Cette approche garantira que ce travail d’audit essentiel pourra commencer sans délai. Parallèlement, votre comité demande l’autorisation de créer deux nouveaux postes équivalents temps plein (ETP), soit un gestionnaire de l’audit et un auditeur principal. Votre comité estime que ces deux postes sont essentiels à la mise en œuvre et à la viabilité de la suite du plan d’audit. En intégrant à la fois des services contractuels et du personnel permanent, votre comité vise à maintenir un niveau élevé de qualité et d’efficacité en matière d’audit, tout en garantissant une surveillance et une conformité dans l’ensemble de l’organisation.

Par conséquent, afin de favoriser une fonction d’audit et de surveillance efficace, capable de mener à bien le plan triennal d’audit interne axé sur les risques, tel qu’il a été approuvé par votre comité, et de veiller à ce que la fonction d’audit interne du Sénat soit dotée d’un personnel adéquat, votre comité présente les recommandations suivantes :

1.Que deux nouveaux postes permanents ETP (un gestionnaire de l’audit et un auditeur principal avec une classification anticipée aux niveaux MMG01 et SEN10, respectivement) soient créés, au-dessus du plafond d’ETP approuvé par le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration (CIBA), au Bureau du dirigeant principal de l’audit, avec un financement comme suit :

a)pour l’exercice en cours (2024-2025), un montant estimé à 90 000 $ provenant des excédents budgétaires anticipés des bureaux des sénateurs;

b)pour les années suivantes, pour les deux nouveaux postes, un financement permanent estimé à 249 152 $ (à confirmer par les résultats du processus de classification), à demander dans le cadre du processus du budget principal des dépenses 2025-2026.

2.Que le budget de la rémunération au rendement pour le nouvel ETP de niveau gestionnaire (MMG01) soit alloué au compte corporatif à un montant estimatif de 4 670 $ (notation « a atteint + » à 7 % pour 6 mois) pour l’exercice en cours (2024-2025), à financer à partir des excédents budgétaires anticipés des bureaux des sénateurs et avec un financement permanent estimé à 9 340 $ pour les années suivantes, à demander dans le cadre du processus du budget principal des dépenses 2025-2026;

3.Qu’un budget de formation soit alloué au Bureau du dirigeant principal de l’audit pour ses trois employés, avec un montant de 7 875 $ à financer à partir des excédents budgétaires anticipés des bureaux des sénateurs pour l’exercice en cours (2024-2025), et avec un financement permanent de 10 500 $ pour les années suivantes inclus dans le processus du budget principal des dépenses 2025-2026;

4.Qu’un budget de fonctionnement et d’entretien (F&E) soit alloué au Bureau du dirigeant principal de l’audit, avec un montant de 2 625 $ à financer à partir des excédents budgétaires anticipés des bureaux des sénateurs pour l’exercice en cours (2024-2025), et un financement permanent de 3 500 $ pour les années suivantes inclus dans le processus du budget principal des dépenses 2025-2026;

5.Que les fonds nécessaires pour entreprendre les deux audits internes approuvés, par des ressources externes, à la suite d’un processus d’approvisionnement concurrentiel et estimé à 360 000 $, soient réaffectés au Bureau du dirigeant principal de l’audit, à partir des excédents budgétaires anticipés des bureaux des sénateurs, pour un total de 247 000 $ pour l’exercice financier en cours et se terminant le 31 mars 2025, la différence étant financée par un transfert de fonds de l’enveloppe budgétaire initiale allouée à votre comité;

6.Que le comité CIBA soit chargé d’augmenter le plafond d’ETP pour tenir compte des deux nouveaux postes permanents et de présenter le financement requis dans le cadre du processus du budget principal des dépenses pour l’exercice 2025-2026.

Un sommaire de l’estimation des fonds nécessaires à la mise en œuvre de la première année du plan d’audit interne axé sur les risques est annexé au rapport. Sur la base de l’expérience acquise lors de l’exécution de la première année du plan, votre comité évaluera si des fonds supplémentaires seront nécessaires pour les deuxième et troisième années.

Respectueusement soumis,

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