Le lundi 8 février 2021

Le Comité de sélection a l’honneur de présenter son

CINQUIÈME RAPPORT

Le 29 octobre 2020, le Sénat a autorisé votre comité à proposer des recommandations au Sénat sur toute question reliée aux séances du Sénat ou des comités par vidéoconférence. Votre comité présente maintenant un rapport provisoire.

Le 17 novembre 2020, le Sénat a adopté une motion autorisant les comités sénatoriaux permanents à tenir des réunions hybrides ou des réunions entièrement par vidéoconférence, sous réserve de certaines conditions. Cette motion a ensuite été prolongée le 17 décembre 2020 pour être en vigueur du 1^er février 2021 au 23 juin 2021. Cependant, ces deux motions ne prévoyaient pas de dispositions relatives aux comités mixtes permanents.

Le 25 janvier 2021, la Chambre des communes a adopté une motion autorisant les réunions virtuelles et hybrides pour les comités mixtes permanents. Par conséquent, votre comité recommande :

a)que le Sénat autorise les comités mixtes permanents à tenir des réunions hybrides ou des réunions entièrement par vidéoconférence;

b)que les réunions de comité hybrides et les réunions tenues entièrement par vidéoconférence soient réputées à toutes fins des réunions du comité mixte permanent en question et que les sénateurs prenant part à ces réunions soient réputés à toutes fins présents à la réunion;

c)qu’il soit entendu que, lorsqu’un comité mixte permanent tient une réunion hybride ou se réunit entièrement par vidéoconférence :

(i)les membres du comité mixte permanent qui participent font partie du quorum;

(ii)ces réunions sont considérées comme ayant lieu dans l’enceinte parlementaire, peu importe où se trouvent les participants;

(iii)les comités mixtes permanents soient tenus d’aborder les réunions à huis clos avec toutes les précautions nécessaires, en tenant compte des risques inhérents pour la confidentialité à ces technologies.

d)que, sous réserve des variations qui pourraient s’imposer à la lumière des circonstances, la participation des sénateurs à une réunion par vidéoconférence soit assujettie aux conditions suivantes :

(i)utiliser un ordinateur de bureau ou un ordinateur portatif et un casque d’écoute avec microphone intégré fournis par le Sénat pour les vidéoconférences;

(ii)ne pas utiliser d’autres appareils, comme une tablette ou un téléphone intelligent personnel;

(iii)être les seules personnes visibles sur la vidéoconférence;

(iv)avoir la fonction vidéo activée en tout temps afin qu’on puisse les voir;

(v)quitter la vidéoconférence s’ils quittent leur siège.

Qu’un message soit transmis à la Chambre des communes pour l’en informer.

Respectueusement soumis,