Rapport du comité
Le mardi 30 mars 2021
Le Comité de sélection a l’honneur de présenter son
SIXIÈME RAPPORT
Le 29 octobre 2020, le Sénat a autorisé votre comité à proposer des recommandations au Sénat sur toute question reliée aux séances du Sénat ou des comités par vidéoconférence. Votre comité présente maintenant un rapport provisoire.
Contexte :
Le Sénat possède normalement les ressources pour répondre aux besoins des comités en fonction du même calendrier qui existe depuis plusieurs années et qui prévoit que les réunions de comités se tiennent dans des salles de comité en personne à Ottawa, durant les semaines de séance. Le calendrier des réunions est préparé conformément à l’article 3, chapitre 5:03 du Règlement administratif du Sénat (RAS), qui donne au greffier principal des comités la responsabilité de préparer un calendrier des réunions en consultation avec tous les leaders et facilitateurs, pour les comités et sous-comités qui se réunissent régulièrement. Cet horaire permettait jusqu’à vingt-six (26) créneaux de réunions de comités par semaine, avec un maximum de quatre (4) réunions de comités se déroulant en même temps.
Cependant, en avril 2020, afin de poursuivre ses activités en toute sécurité durant les phases initiales de la pandémie de la COVID-19, le Sénat n’a autorisé que quatre (4) de ses comités à se réunir par vidéoconférence. Le 17 novembre 2020, le Sénat a adopté une motion autorisant tous les comités sénatoriaux permanents à tenir des réunions hybrides ou des réunions entièrement par vidéoconférence, sous réserve de certaines conditions. Cette motion a ensuite été prolongée le 17 décembre 2020 pour être en vigueur du 1er février au 23 juin 2021. Notamment, cet ordre a suspendu la pratique voulant que les réunions des comités soient limitées à des heures régulières, de même que l’obligation, conformément au RAS, d’établir un calendrier des réunions préétabli pour les comités.
Bien que les sénateurs et témoins puissent participer à distance aux réunions virtuelles des comités conformément à l’ordre du Sénat, le personnel de soutien assure le déroulement des réunions virtuelles sur place, dans les salles de comité du Sénat, afin d’offrir un appui procédural et technologique, ainsi que d’autres services essentiels, tels l’interprétation et les services multimédias. De plus, les réunions virtuelles des comités sénatoriaux sont plus complexes sur le plan de la technologie, de la procédure et de la logistique; il a donc fallu affecter des greffiers, des interprètes, des sténographes et des techniciens supplémentaires pour chacune des réunions.
Capacité actuelle :
Le comité a le plaisir d’annoncer que depuis février 2021, le Sénat a mis à jour ses capacités technologiques et dispose désormais de quatre (4) salles équipées de la technologie Zoom pouvant accueillir des réunions de comités virtuelles ou hybrides. Cependant, même avec la disponibilité de quatre (4) salles de comité entièrement équipées, les Services multimédias de la Chambre des communes peuvent prendre en charge jusqu’à un (1) évènement hybride (y compris les séances hybrides de la chambre) ou deux (2) réunions virtuelles simultanées, compte tenu de leur capacité actuelle en termes de personnel.
En outre, le Bureau de la traduction peut soutenir jusqu’à un maximum de quatorze (14) événements du Sénat par semaine de séance (y compris les séances de la chambre, les réunions de comités et de caucus et les autres réunions de sénateurs) compte tenu de sa capacité actuelle en personnel. En tenant compte des effectifs et des ressources actuelles, le Sénat peut donc assurer le soutien d’un événement hybride à la fois (y compris la chambre hybride) ou de deux (2) réunions de comités virtuelles simultanées, jusqu’à concurrence de quatorze (14) événements du Sénat par semaine de séance.
Votre comité a été informé que le nombre total de réunions des comités ne peut pas être porté au même niveau que le calendrier prépandémique compte tenu des ressources actuelles en personnel. Afin d’augmenter le nombre total de réunions de comité, il faut davantage d’interprètes. Cependant, le Bureau de la traduction a fait savoir que tout le personnel disponible et les pigistes à travers le Canada ont été appelés à servir le Parlement et il n’y a pas de ressources supplémentaires à engager.
Le comité a aussi entendu que, pour augmenter la capacité actuelle du Sénat à supporter des réunions de comités virtuelles simultanées additionnelles, des techniciens supplémentaires sont nécessaires. Nous comprenons que des discussions sont en cours pour augmenter le nombre de techniciens, mais cela pourrait prendre de 2 à 3 mois pour y parvenir. De plus, les services des débats et de la procédure pourraient nécessiter du personnel et de l’équipement supplémentaires, selon le calendrier des réunions et le nombre de comités.
Calendrier des réunions des comités :
Malgré ces enjeux, le comité a appris qu’il pourrait être possible d’augmenter légèrement la capacité de service du Sénat si le Sénat adoptait un calendrier fixe de réunions régulières consécutives, afin de permettre une meilleure planification, une utilisation plus efficace des ressources actuelles, et pour aider à prévoir un excédent de personnel et un nombre de remplaçants adéquats. Tout calendrier du Sénat devrait également tenir compte des conflits potentiels avec le calendrier de la Chambre des communes, étant donné que de nombreuses ressources sont partagées.
Même si un calendrier fixe n’augmenterait pas de façon significative la capacité globale des réunions de comité, le comité est d’avis que cela permettrait néanmoins une meilleure planification, une utilisation plus efficace des ressources actuelles, et permettrait de réduire les conflits d’horaire. Cela réduirait aussi la pression causée par les horaires de travail incertains et permettrait de planifier des pauses et des périodes de récupération pour tous les sénateurs et employés, dont beaucoup travaillent dans des conditions qui sont loin d’être idéales depuis le début de la pandémie. De plus, votre comité croit que les réunions de comité devraient se tenir dans un format entièrement par vidéoconférence pour permettre plus de réunions simultanées, jusqu’à ce que la situation de la santé publique s’améliore.
Recommandations :
Selon l’information reçue, votre comité fait les recommandations suivantes et joint au présent rapport un calendrier proposé pour les réunions virtuelles des comités sénatoriaux, qui, selon nous, offre une voie à suivre qui est juste et équitable pour tous les comités. De plus, ces recommandations permettront aux comités de se réunir en toute sécurité, tout en permettant une planification adéquate et des pauses prévues pour les sénateurs et le personnel de soutien.
Votre comité fait donc les recommandations suivantes :
1.Que, nonobstant toute disposition du Règlement, tout ordre antérieur ou toute pratique habituelle, et à la lumière des circonstances exceptionnelles de la pandémie actuelle de COVID-19, jusqu’à la fin de la journée le 23 juin 2021, les comités du Sénat soient autorisés à se réunir à l’un des moments suivants :
a)du lundi au vendredi inclusivement, à l’exception des périodes du 2 au 16 avril 2021 et du 17 au 24 mai 2021 inclusivement;
b)les jours où le Sénat siège conformément à l’article 12-18(1) du Règlement;
c)quand une réunion est autorisée conformément à l’article 12-18(2) du Règlement.
2.Que, pendant cette période, les comités du Sénat soient autorisés à siéger entièrement par vidéoconférence, selon un calendrier fixe pour les comités, avec jusqu’à quatorze (14) créneaux horaires de réunions virtuelles par semaine, avec un maximum de deux réunions virtuelles simultanées, à condition que :
a)quatorze (14) comités se voient attribuer un créneau de deux heures par semaine, quatre (4) comités se voient attribuer des créneaux en alternance le lundi avant midi (RPRD/SELE/REGS/BILI) et deux (2) comités (CONF/AOVS) se voient attribuer un créneau en alternance le mardi;
b)les réunions des comités sénatoriaux permanents soient prioritaires pour ceux qui se réunissent pour des affaires du gouvernement, sous réserve de la capacité disponible;
c)si un comité choisit de ne pas utiliser le créneau horaire qui lui a été attribué, celui-ci puisse être utilisé par un autre comité (sauf le mardi lorsque le Sénat siège) ou par un sous-comité, sous réserve de l’approbation de l’agente de liaison du gouvernement, le whip de l’opposition et les whips et agents de liaison de tous les partis reconnus et groupes parlementaires reconnus.
3.Que les réunions de comité tenues entièrement par vidéoconférence soient réputées à toutes fins des réunions du comité en question et les sénateurs prenant part à ces réunions soient réputés à toutes fins présents à la réunion.
4.Qu’il soit entendu que, sans limiter le pouvoir général accordé par le présent ordre, lorsqu’un comité se réunit entièrement par vidéoconférence :
a)les membres du comité qui participent font partie du quorum;
b)ces réunions sont considérées comme ayant lieu dans l’enceinte parlementaire, peu importe où se trouvent les participants;
c)le comité est tenu d’aborder les réunions à huis clos avec toutes les précautions nécessaires, en tenant compte des risques inhérents pour la confidentialité à ces technologies.
5.Que sous réserve des variations qui pourraient s’imposer à la lumière des circonstances, la participation à une réunion par vidéoconférence soit assujettie aux conditions suivantes :
a)les sénateurs doivent participer à partir d’un bureau désigné ou d’une résidence désignée au Canada;
b)ils doivent obligatoirement utiliser un ordinateur de bureau ou un ordinateur portatif et un casque d’écoute avec microphone intégré fournis par le Sénat pour les vidéoconférences;
c)ils ne peuvent pas utiliser d’autres appareils, comme une tablette ou un téléphone intelligent personnel;
d)ils doivent être les seules personnes visibles sur la vidéoconférence;
e)ils doivent avoir la fonction vidéo activée en tout temps afin qu’on puisse les voir;
f)ils doivent quitter la vidéoconférence s’ils quittent leur siège.
6.Que lorsqu’un comité se réunit par vidéoconférence, les dispositions de l’article 14-7(2) du Règlement soient appliquées afin de permettre l’enregistrement ou la diffusion de la réunion grâce aux arrangements pris par le greffier du Sénat, et, si une réunion diffusée ou enregistrée ne peut être diffusée en direct, que le comité soit réputé s’être acquitté de l’obligation de tenir une réunion publique en rendant tout enregistrement accessible au public le plus tôt possible par la suite;
7.Que les dispositions des ordres du 17 novembre 2020, et du 17 décembre 2020, concernant les réunions hybrides et entièrement par vidéoconférence cessent d’avoir effet dès l’adoption du présent rapport.
Votre comité propose également une ébauche de calendrier pour les réunions de comités entièrement par vidéoconférence qui est annexé au présent rapport et recommande :
a)qu’il soit mis en œuvre à titre d’essai; et que
b)toute modification ultérieure soit effectuée en consultation avec l’agente de liaison du gouvernement, le whip de l’opposition et les whips et agents de liaison de tous les partis reconnus et groupes parlementaires reconnus.
Respectueusement soumis,
Le président,
TERRY M. MERCER
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