LE COMITÉ PERMANENT DE L’AUDIT ET DE LA SURVEILLANCE
TÉMOIGNAGES
OTTAWA, le jeudi 19 mai 2022
Le Comité permanent de l’audit et de la surveillance se réunit aujourd’hui par vidéoconférence, à 18 h 30 [HE], pour superviser et faire rapport sur les audits internes et externes du Sénat et les questions connexes.
Le sénateur Marty Klyne (président) occupe le fauteuil.
[Traduction]
Le président : Je suis accompagné ce soir des autres membres du comité : la sénatrice Renée Dupuis, vice-présidente, du Québec; le sénateur David Wells, vice-président, de Terre-Neuve-et-Labrador; le sénateur Percy Downe, de l’Île-du-Prince-Édouard; Mme Hélène Fortin, membre externe du Québec; et M. Robert Plamondon, membre externe de l’Ontario.
À titre d’information, des membres du personnel de chaque membre du comité, ainsi que des membres du personnel de l’Administration du Sénat participent aussi à la séance virtuelle.
Je demanderais à tous ceux et celles qui participent à la réunion au moyen de l’application Zoom d’utiliser la fonction « lever la main » pour demander la parole. Si c’est ce que je choisis de faire, j’en informerai la greffière. Je vous remercie.
Nous avons un seul point à régler ce soir : l’adoption de l’ébauche d’un budget. Vous en avez déjà reçu une copie. Le budget a été établi conformément à nos instructions et il a été examiné par l’administration. Les dépenses serviront à retenir les services d’une agence de recrutement pour la création d’un répertoire de candidats qualifiés pour le poste de dirigeant principal de la vérification.
La question dont vous êtes saisis concerne la demande de budget. Y a-t-il des questions, des commentaires ou des observations?
Plaît-il aux honorables sénateurs d’adopter la motion suivante :
Que la demande de budget d’étude spéciale sur les audits internes et externes du Sénat et les questions connexes, de 100 500 $ pour l’exercice se terminant le 31 mars 2023, soit approuvée et présentée au Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration.
Le sénateur Wells : D’accord.
Le sénateur Downe : J’appuie la motion, mais ce serait peut-être utile de parler un peu de la discussion que nous avons eue sur les agences de recrutement, pour le bien des membres du public. Autrement dit, nous n’agissons pas à la hâte. Nous avons eu une discussion approfondie sur les coûts du recrutement. Nous avons suivi un processus semblable pour recruter nos deux remarquables membres externes actuels.
Nous sommes très satisfaits de ce processus. Il a mené à la création d’une liste des meilleurs candidats représentant toutes les régions du pays et tous les groupes de la diversité, et possédant l’ensemble des compétences requises pour siéger au comité. Ce processus nous a donné nos deux membres actuels.
Nous allons suivre le même processus pour trouver la personne qu’il nous faut. Vous avez peut-être des détails à ajouter avant de mettre la motion aux voix, monsieur le président. Cela dit, je voterai pour la motion.
Le président : Je pense qu’en ce qui concerne les détails, le processus et la méthodologie, je vais probablement m’en remettre à vous et à votre expérience de la dernière recherche. Je vais aussi demander à nos membres externes de nous donner leur avis, plutôt que de décrire en détail le processus que nous suivrons.
Nous aurons l’occasion de discuter de l’approche et de la méthodologie avant de commencer nos recherches.
Le sénateur Wells : J’ai baissé la main. J’appuie la motion.
Le président : D’accord, je vous remercie.
Le sénateur Wells : Je vais attendre que la motion soit mise aux voix.
[Français]
La sénatrice Dupuis : Si vous me permettez de dire quelques mots, je voudrais souligner l’importance de cette opération qu’on s’apprête à entreprendre. Nous avons des responsabilités très précises pour ce qui est de superviser les audits internes et externes au Sénat et, à l’heure actuelle, il n’y a pas d’auditeur interne. Cette opération que nous lançons vise à recruter un premier officier responsable de l’audit interne des opérations du Sénat. C’est donc une opération assez spécialisée et nous serons très heureux de pouvoir profiter, en plus des conseils judicieux de nos deux membres externes, des conseils d’une firme extérieure au Sénat pour mener cette opération de recrutement. Merci.
[Traduction]
Le président : Je vous remercie pour votre intervention.
Le sénateur Wells : Je veux faire écho aux commentaires du sénateur Downe et de la sénatrice Dupuis au sujet du processus rigoureux que nous avons l’intention d’entreprendre.
Je trouve aussi important de souligner que nous avons commencé ce processus en réponse à l’examen du vérificateur général du Canada et à son rapport, qu’il a déposé en 2015 ou 2016, je crois. L’une des recommandations était d’embaucher un auditeur interne. Dans le passé, l’Administration du Sénat a rempli certaines fonctions d’audit interne, mais sur le plan de la gouvernance, ce n’est probablement pas la meilleure façon de procéder.
Nous acceptons la recommandation du vérificateur général d’engager un auditeur interne à temps plein, en plus, bien sûr, des auditeurs externes auxquels nous faisons régulièrement appel. C’est un détail qu’il importe de mentionner comme nous nous apprêtons à accepter ou à rejeter le budget pour le poste d’auditeur interne et pour le processus de recrutement.
Une autre particularité, c’est que le poste relèvera de notre comité et non du Comité de la régie interne ou d’un service administratif de l’Administration du Sénat.
Le président : Je vous remercie pour votre intervention. Je vais vite donner la parole à deux autres personnes pour des questions ou des commentaires, mais avant, je veux juste dire que je ne m’oppose pas à avoir une discussion sur le processus de recrutement très important que nous allons entreprendre. Toutefois, j’hésite à discuter en détail de la sélection d’une agence ou encore des compétences des candidats. Nous ne sommes pas rendus là. Nous aurons le temps d’en discuter, et je ferai appel à vous le moment venu. Nous vous soumettrons la description de travail et la liste de compétences requises, et nous vous demanderons vos précieux avis.
Enfin, je tiens à ajouter que quant à moi, le montant proposé est suffisant.
Robert Plamondon, membre externe du comité : Je ne veux pas entrer dans le détail des qualités des candidats, mais en tenant compte du travail que nous avons accompli ces derniers mois et qui nous a amenés à appuyer un modèle comprenant un poste de dirigeant principal, je tiens à mentionner une qualité essentielle : l’indépendance.
J’appuie le recours à une agence de recrutement externe parce que je pense qu’en plus d’accentuer l’importance de l’indépendance, ce plan d’action établit très clairement que le dirigeant principal de la vérification relève du comité et non de l’Administration du Sénat.
Si le processus de recrutement avait été confié à l’administration centrale... Ce n’est pas qu’elle n’aurait pas proposé d’excellents [difficultés techniques] la mission première du comité est d’agir de manière indépendante. Le recours à une agence de recrutement externe répond à cet objectif.
Je crois que c’est la bonne façon de procéder.
Le président : Je vous remercie.
Hélène Fortin, membre externe du comité : Nous aurons certainement l’occasion de discuter des qualités principales que les candidats devraient posséder. Nous avons mentionné le courage, l’indépendance, les compétences techniques et d’autres compétences de base nécessaires pour remplir les fonctions principales du poste.
J’ajouterais que je suis pour une approche en deux étapes, la première étant le processus de sélection de l’agence à engager et la deuxième étant le processus de sélection des candidats. Ce plan d’action est conforme aux pratiques exemplaires et c’est une bonne façon de recruter les meilleurs candidats.
Enfin, nous savons tous à quel point les défis sont grands en ce moment. Les ressources sont limitées. Au fil des années, la fonction d’auditeur interne est devenue une profession. Comme ces professionnels sont très recherchés, nous augmentons nos chances de recruter le meilleur candidat possible en faisant appel à une agence réputée, et de nombreuses agences pourront s’acquitter de cette tâche avec brio.
Le président : Très bien. Je vous remercie pour vos commentaires. J’appuie tout ce que vous avez dit. Merci beaucoup pour vos avis.
Je ne vois pas d’autres mains levées. J’ai entendu un « d’accord », mais je vais poser la question à nouveau. Vous plaît-il d’adopter la motion suivante :
Que la demande de budget d’étude spéciale soit approuvée et présentée au Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration.
La sénatrice Dupuis : Oui.
Le sénateur Wells : D’accord.
Le sénateur Downe : D’accord.
Le président : Tout le monde est d’accord. Très bien. Merci beaucoup. Le budget était le seul point à l’ordre du jour. Y a-t-il d’autres questions? Comme je n’en vois pas, je vous remercie, madame Fortin, monsieur Plamondon, d’avoir participé à la réunion de ce soir.
Notre prochaine réunion devrait avoir lieu la semaine du 6 juin, mais puisque les affaires du gouvernement sont considérées comme prioritaires, il faudra voir quelle plage horaire sera disponible. Comme vous le savez, la greffière vous tiendra au courant.
Je demanderais aux sénateurs Dupuis et Wells de rester pour la réunion du comité directeur, qui commencera peu après la levée de la séance actuelle. Je vous remercie encore une fois pour votre participation et pour vos commentaires. La séance est levée.
(La séance est levée.)