LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L’ADMINISTRATION
TÉMOIGNAGES
OTTAWA, le jeudi 25 novembre 2021
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui, à 11 h 30 (ET), par vidéoconférence, conformément à l’article 12-7(1) pour l’étude de questions financières et administratives; et, à huis clos, conformément à l’article 12-7(1) pour l’examen de questions financières et administratives.
Le sénateur Sabi Marwah (président) occupe le fauteuil.
[Traduction]
Le président : Bonjour. Je m’appelle Sabi Marwah, et je suis un sénateur de l’Ontario. J’ai le privilège d’être président du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration. Aujourd’hui, les sénateurs participent en personne à la réunion et les témoins comparaissent de façon virtuelle. La première partie de la réunion sera publique et nous nous réunirons ensuite à huis clos.
Bienvenue, chers collègues. C’est la première réunion en personne que nous avons depuis presque deux ans, et je suis donc très heureux de vous voir tous ici. J’aimerais d’abord présenter les sénateurs et les sénatrices qui participent à la réunion : sénatrice Patricia Bovey, du Manitoba, sénateur Larry Campbell, de la Colombie-Britannique, sénateur Claude Carignan, du Québec, sénateur Dennis Dawson, du Québec, sénateur Tony Dean, de l’Ontario, sénatrice Pat Duncan, du Yukon, sénatrice Raymonde Gagné, du Manitoba, sénatrice Mobina Jaffer, de la Colombie-Britannique, sénateur Paul Massicotte, du Québec, sénatrice Lucie Moncion, de l’Ontario, sénateur Victor Oh, de l’Ontario, sénateur Don Plett, du Manitoba et sénatrice Raymonde Saint-Germain, du Québec. Bienvenue à tous. La sénatrice Ratna Omidvar, de l’Ontario, participe également à titre d’invitée. J’aimerais aussi souhaiter la bienvenue à toutes les personnes qui nous regardent virtuellement d’un bout à l’autre du pays.
Chers collègues, avant de commencer la réunion, j’aimerais prendre un moment pour rendre hommage publiquement à notre chère collègue et sénatrice, l’honorable Josée Forest-Niesing, qui est décédée beaucoup trop tôt la fin de semaine dernière. Comme de nombreuses personnes l’ont dit au cours des derniers jours, elle était fière d’être franco-ontarienne, elle était une avocate chevronnée et elle défendait ardemment nos langues officielles. Josée était une collègue formidable. En plus de ses nombreux autres rôles, elle participait activement à notre comité et elle était une membre dévouée du Sous-comité sur la vision et le plan à long terme.
En notre nom à tous, j’aimerais offrir nos plus sincères condoléances à la famille de la sénatrice Forest-Niesing pendant cette période difficile. Elle nous manquera beaucoup.
Honorables sénateurs, le premier point à l’ordre du jour est l’adoption du procès-verbal de la partie publique de la réunion du 10 juin 2021; il se trouve dans votre document. Y a-t-il des questions ou des suggestions de modifications? Comme je n’en vois aucune, quelqu’un peut-il proposer une motion pour adopter le procès-verbal de la réunion du jeudi 10 juin 2021? Le sénateur Dean propose la motion. Convenez-vous, honorables sénateurs, d’adopter la motion? D’accord. La motion est adoptée.
Mesdames et messieurs, le point suivant concerne les états financiers annuels du Sénat du Canada et les résultats d’audit. Nous accueillons donc, de façon virtuelle, Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, Nathalie Charpentier, contrôleuse et dirigeante principale adjointe des finances, ainsi que Suzie Gignac, associée, Certification, et Celina Salamani, comptable principale, Services de certification à Ernst & Young.
Bienvenue à tous. L’exposé des témoins sera suivi d’une période de questions. Si je comprends bien, la sénatrice Moncion prendra d’abord la parole, et elle sera suivie de Pierre Lanctôt et des représentantes d’Ernst & Young, qui feront un exposé.
[Français]
L’honorable Lucie Moncion : Le Sous-comité du budget et des dépenses du Sénat du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration a l’honneur de présenter son neuvième rapport.
[Traduction]
Votre sous-comité a approuvé les états financiers vérifiés du Sénat du Canada pour l’exercice financier se terminant le 31 mars 2021. L’audit a été mené conformément aux normes canadiennes d’audit généralement reconnues par l’entreprise de services professionnels Ernst & Young s.r.l..
[Français]
Cet audit a donné lieu à un rapport de l’auditeur sans réserve, dans lequel on pouvait lire que les états financiers donnent dans tous leurs aspects significatifs une image fidèle de la situation financière du Sénat au 31 mars 2021 ainsi que de sa performance financière, la variation de sa situation financière nette, la variation de sa dette nette et ses flux de trésorerie pour l’exercice clos à cette date, conformément aux normes comptables canadiennes pour le secteur public.
[Traduction]
Votre sous-comité recommande l’approbation et la présentation au Sénat de ces états financiers, et c’est ce que je propose respectueusement moi-même.
Je vais maintenant passer aux explications qui accompagnent les résultats financiers.
[Français]
Je vais prendre quelques minutes pour discuter des points saillants des résultats du Sénat pour l’année financière 2020-2021 ainsi que de la situation financière au 31 mars 2021.
Je vais d’abord commencer par de nouvelles informations ou des éléments inhabituels inclus dans les états financiers.
Premièrement, une dépense de redressement de 19,8 millions de dollars a été enregistrée pour tenir compte d’un déficit actuariel relatif au régime de retraite des sénateurs. Ce déficit a été comptabilisé comme une dépense de redressement du régime de retraite dans l’état des résultats. La note 8b) fournit des détails sur la situation actuarielle et l’ajustement.
Deuxièmement, une dépense de paiements spéciaux de 600 000 $ a été enregistrée pour tenir compte des indemnités versées aux employés d’un ancien sénateur telles qu’elles ont été approuvées par CIBA en octobre 2020. La note 9 fournit les détails sur ces paiements.
[Traduction]
Enfin, les services de traduction et d’interprétation reçus gratuitement du Bureau de la traduction au cours de l’exercice sont maintenant déclarés dans l’état des résultats d’exploitation et représentent au total 2,5 millions de dollars pour l’exercice 2020-2021. Ces services n’étaient pas comptabilisés dans les états financiers du Sénat lors des périodes de déclaration précédentes, car ces renseignements n’étaient pas disponibles.
Je vais maintenant aborder les dépenses. Dans l’ensemble, les dépenses totales du Sénat assujetties aux autorisations des dépenses budgétaires ont atteint 114,7 millions de dollars pour l’exercice 2020-2021. Ces résultats indiquent une augmentation de 17,4 millions de dollars par rapport à l’exercice précédent, ce qui représente une augmentation de 17,9 %, qui est essentiellement attribuable aux éléments non récurrents suivants : le rajustement de 19,8 millions de dollars au régime de retraite des sénateurs, l’augmentation salariale économique rétroactive de 5,5 millions de dollars qui a été approuvée par le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration en mars 2021 et qui vise les quatre derniers exercices et enfin, la dépense liée au paiement spécial de 600 000 $. Après rajustement pour les éléments non récurrents, les dépenses courantes totales s’élèvent à 88,8 millions de dollars, ce qui représente une diminution de 8,7 % par rapport à l’année précédente en raison d’un niveau d’activité plus faible à cause de la pandémie.
[Français]
Je vais maintenant préciser certains faits saillants de l’état de la situation financière, qui se trouve à la page 1.
Les comptes créditeurs et charges à payer — note 4b) — de 10,8 millions de dollars ont augmenté de 2,9 millions de dollars comparativement à l’année précédente, principalement en raison de l’augmentation salariale économique rétroactive approuvée par CIBA en mars 2021.
Les immobilisations corporelles — note 5 — de 6,8 millions de dollars ont augmenté de 1,2 million de dollars comparativement à l’année précédente, principalement en raison de l’acquisition et du transfert d’immobilisations totalisant 3,2 millions de dollars.
Ceci conclut ma présentation. Je voudrais mentionner tout le travail fait par les employés et la qualité de vos interventions. Le comité est très heureux de travailler avec les employés de l’administration. Nous vous remercions et nous transmettons également nos remerciements à la firme Ernst & Young pour leur excellent travail.
[Traduction]
Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, Direction des finances et de l’approvisionnement, Sénat du Canada : La sénatrice Moncion a présenté un très bon résumé des états financiers de 2020-2021, et je vais donc passer aux questions.
Le président : Y a-t-il des questions pour M. Lanctôt?
[Français]
Le sénateur Massicotte : Monsieur Lanctôt, merci d’être ici ce matin. Dans votre rapport, il y a les états financiers. Ensuite, il y a plusieurs éléments où vous faites des recommandations, qu’on appelle votre « audit report ».
Y a-t-il quelque chose dans votre rapport ou dans votre supervision qui cloche ou qui vous inquiète? Je sais que votre rapport a fait référence à plusieurs instances, mais y a-t-il quelque chose de particulier que vous voulez partager avec nous?
M. Lanctôt : Sénateur, est-ce que votre question s’adresse aux auditeurs?
Le sénateur Massicotte : Oui, exact.
[Traduction]
Suzie Gignac, associée, Certification, Ernst & Young s.r.l. : Je vous remercie beaucoup, sénateur. Nous n’avons rien de particulier à vous signaler. Nous pouvons passer en revue les résultats de notre audit si vous le souhaitez. Toutefois, il n’y a rien qui nous saute aux yeux ou qui nous inquiète. Selon nous, les jugements formulés et la comptabilité, tels que présentés, sont appropriés.
Le sénateur Massicotte : Lorsque vous fournissez des services au Sénat, en soi, vous formulez évidemment des conseils et vous participez en quelque sorte aux opérations. Cela vous place-t-il dans une situation de conflit potentiel, dans la mesure où l’année suivante, vous auditerez essentiellement vos propres recommandations et résultats?
Mme Gignac : Non, car nous suivons des procédures rigoureuses pour garantir notre indépendance à titre d’auditeurs. Nous présenterons et fournirons de la rétroaction si nous remarquons quoi que ce soit au cours de notre examen des procédures et des processus. Mais nous faisons très attention à ne pas auditer notre propre travail et à ne rien faire qui pourrait compromettre notre indépendance.
Le sénateur Massicotte : Je vous remercie.
[Français]
La sénatrice Saint-Germain : J’aurais simplement un complément d’information. Comme le veulent les meilleures pratiques, nous, les membres du sous-comité, sous la présidence de la sénatrice Moncion, avons rencontré à huis clos les auditeurs sans aucun membre du personnel. Nous leur avons demandé s’ils avaient des questions, des commentaires ou des problèmes à soulever. Leur réponse a été très claire. Ils avaient eu l’occasion de prendre connaissance de tous les documents, de poser toutes leurs questions, et ils n’avaient aucune inquiétude ou aucun problème à soulever qui n’était pas déjà dans le rapport.
Je crois que c’est rassurant pour l’ensemble des collègues.
[Traduction]
Le président : Cela m’amène à ma prochaine question. S’il n’y a pas d’autres questions, c’est toujours une bonne pratique pour les sénateurs de rencontrer en privé l’auditeur après un audit interne.
À ce moment-ci, nous devrions brièvement nous réunir à huis clos. Je demande donc à tous les représentants et au personnel de bien vouloir quitter la réunion, à l’exception des sénateurs, de la secrétaire de séance et des auditeurs d’Ernst & Young.
(La séance se poursuit à huis clos.)
(La séance publique reprend.)
Le président : Mesdames et messieurs, nous abordons maintenant le troisième point à l’ordre du jour. Il s’agit du 11e rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat sur le Budget principal des dépenses de 2022-2023. Encore une fois, la sénatrice Moncion, présidente du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat, formulera des observations préliminaires. Notre dirigeant principal des finances, Pierre Lanctôt, ainsi que Nathalie Charpentier, notre dirigeante principale adjointe des finances, nous aideront avec ce point.
La sénatrice Moncion : Le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration a l’honneur de présenter son 11e rapport (Autorité intersessionnelle).
Le 20 novembre 2020, votre sous-comité s’est vu confier par le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration le mandat d’étudier et de faire rapport sur les questions financières, incluant tout budget proposé, en tenant compte de la nécessité pour le Sénat et son administration de faire preuve d’une gestion responsable des fonds publics alloués à l’institution. Votre sous-comité s’est réuni de façon virtuelle au cours des derniers mois pour planifier la stratégie financière du Sénat en vue de la présentation du budget principal des dépenses du Sénat pour l’exercice 2022-2023. Il a ensuite tenu des réunions au mois de novembre 2021 pour étudier les demandes financières de l’institution.
Lors de ces réunions, votre sous-comité, formé des sénateurs Bovey, Marshall, Moncion, Saint-Germain et Tannas, a entendu le témoignage de 11 personnes au total, y compris chacun des membres du comité exécutif. Votre sous-comité a formulé des questions de clarification sur différents éléments du budget, questions auxquelles il a reçu des réponses satisfaisantes avant et pendant les réunions. Le document présenté au sous-comité décrit les besoins financiers pour les sénateurs, les comités, les Affaires internationales et interparlementaires, l’Administration du Sénat et l’ensemble du Sénat. Toute demande de fonds supplémentaires devait être appuyée par une documentation détaillée et faire l’objet d’une présentation devant le sous-comité, afin de justifier la nouvelle demande. Votre sous-comité remercie toutes ces personnes de leur présentation, ainsi que les responsables de chaque direction d’avoir préparé les renseignements présentés.
Tout au long de son étude, votre sous-comité a manifesté son intention d’approuver un budget qui tient compte de la réalité économique canadienne après plus de 20 mois de pandémie. Les mesures prises par le Sénat pour protéger la santé et la sécurité des sénateurs, des membres du personnel, des partenaires sur la Colline et du public ont eu des répercussions considérables sur les activités opérationnelles du Sénat. Votre sous-comité souligne l’importance d’équilibrer l’accroissement possible des besoins opérationnels compte tenu de la nouvelle politique de vaccination, de la levée progressive des restrictions en matière de santé et de sécurité et de la bonne gérance des fonds publics.
Bien que la reprise des activités à la suite de la pandémie soit tributaire en partie de la situation sanitaire canadienne et de la façon dont le Sénat choisira de mener ses activités, la planification financière 2022-2023 s’appuie sur l’hypothèse selon laquelle le calendrier parlementaire et les activités du Sénat seront semblables à ceux d’une année normale, et que les effets de la pandémie seront minimes.
Le budget proposé repose sur les principes suivants : continuer de fournir des services de haute qualité aux sénateurs, investir dans les actifs et remplacer ceux qui ont atteint la fin de leur vie utile, se concentrer uniquement sur les activités nécessaires et assurer la saine gestion des fonds publics.
Au cours de ses délibérations, votre sous-comité a souligné certains éléments clés qu’il estime utile de mettre en évidence, afin d’assurer une continuité dans l’élaboration et l’étude des besoins financiers à venir.
En ce qui concerne les technologies de l’information, votre sous-comité soulève l’importance de maintenir à jour l’infrastructure et la sécurité des systèmes qui soutiennent les technologies de l’information nécessaires au bon fonctionnement des travaux quotidiens du Sénat. Cet argument est d’autant plus valable puisque la communauté du Sénat travaille en grande partie à distance depuis le début de la pandémie.
Du côté des ressources humaines, votre sous-comité souligne l’importance pour le Sénat des activités menées par la Direction des ressources humaines, car elles ont un impact sur toutes les sphères de l’institution. Des changements ont été particulièrement présents dans la planification et la prestation des programmes de formation institutionnelle, dans l’encadrement visant la reclassification de certains postes au Sénat et dans les efforts à l’appui du cadre législatif de l’équité salariale.
En ce qui concerne le contexte juridique, votre sous-comité reconnaît que le Sénat a changé considérablement au cours des cinq dernières années et prend note de l’évolution du travail effectué au sein du Bureau du légiste et conseiller parlementaire, notamment dans le cadre d’une série de nouvelles dispositions juridiques et législatives qui s’appliquent au Sénat.
Enfin, en ce qui concerne les capacités et les ressources, votre sous-comité prend acte des renseignements présentés par les divers secteurs de l’Administration en ce qui a trait aux ressources limitées pour soutenir les activités parlementaires du Sénat. Étant donné le contexte actuel, votre sous-comité reconnaît les efforts de l’Administration pour circonscrire les nouvelles demandes budgétaires sans compromettre les services offerts aux sénateurs. Votre sous-comité indique également que des demandes de financement supplémentaire pourraient être présentées en raison de l’augmentation des niveaux d’activités, notamment dans le cas du soutien accordé à la plateforme de réunions virtuelles ou hybrides.
[Français]
Votre sous-comité constate néanmoins que le nombre de postes au sein de l’administration augmente depuis les cinq dernières années, tel qu’il est présenté à l’annexe C.
Malgré la stabilité des responsabilités fondamentales de l’institution pendant cette période, votre sous-comité a entendu, au cours des présentations, que des changements fondamentaux sont survenus à la base du soutien nécessaire pour maintenir les activités, notamment en ce qui a trait à divers domaines de recherche, à la sécurité, et aux conseils procéduraux et juridiques. Votre sous-comité ne remet pas en cause ces changements, mais souhaite soutenir un cadre qui maintient un équilibre respectant le besoin de ressources supplémentaires pour répondre aux besoins opérationnels : l’équilibre travail-vie personnelle et la gestion prudente des fonds publics. L’atteinte de cet équilibre sous-tend un effort collectif des sénateurs et de l’administration.
Le budget total du Sénat étudié par votre sous-comité pour l’exercice 2022-2023 s’élève donc à 121 821 702 $, voir l’annexe A. Cela représente une augmentation de 5,4 % par rapport à l’exercice précédent. Le budget des sénateurs a été augmenté de 1,9 %, et celui des comités et de l’AII de 51,5 % et 10,4 % respectivement. Les nouvelles démarches de financement de l’Administration du Sénat s’élèvent à 665 928 $, soit une augmentation de 1,6 %, en plus de la création d’un nouveau programme de jeunes stagiaires autochtones établi à 176 500 $, alors que les changements approuvés par CIBA au courant de l’année, incluant les économies non récurrentes, représentent la somme globale de 2 990 642 $. De plus, le budget pour le régime d’avantages sociaux des employés a augmenté de 164 996 $.
Il convient de noter que seulement 1,3 million de dollars de l’augmentation totale est destiné aux nouvelles demandes, alors que 800 000 $ sont liés aux dépenses législatives et 4,1 millions de dollars représentent les dépenses déjà approuvées par CIBA. Cela inclut les économies non récurrentes de l’exercice 2021-2022, dont 2,6 millions de dollars pour les augmentations économiques salariales des années précédentes. En excluant les augmentations salariales rétroactives, le budget total augmente de 3,1 % ou de 3,6 millions de dollars.
Plus précisément, en ce qui a trait aux dépenses pour les sénateurs, une augmentation totale de 1,1 million de dollars est prévue, et représente l’augmentation économique des allocations des pensions aux sénateurs et le taux d’inflation de 2 % pour le budget des dépenses de bureau. Aucune augmentation n’est prévue pour le budget des déplacements. Le budget des télécommunications est réduit de 32 000 $ à la suite de la suppression des lignes terrestres. Le budget des frais de subsistance augmente de 100 800 $ pour refléter les augmentations de coût au cours des deux dernières années.
Le budget des comités du Sénat augmente de 810 000 $ pour refléter le niveau de financement original prépandémique. Une augmentation de 329 000 $ est prévue pour la Direction des affaires internationales et interparlementaires pour couvrir le coût de la 47e session annuelle de l’Assemblée parlementaire de la Francophonie. Des dépenses additionnelles de 165 000 $ à l’échelle du Sénat reflètent les avantages sociaux qui s’appliquent au personnel des sénateurs et aux employés de l’administration et résultent de l’augmentation de 0,2 % du taux de cotisation et des dépenses salariales, alors que des dépenses additionnelles de 321 877 $ à l’échelle de l’administration couvriront les reclassifications de poste et un projet pilote de jeunes stagiaires autochtones.
À cet égard, votre sous-comité reconnaît l’importance de l’initiative mise de l’avant par la Direction des ressources humaines qui est fondée sur une recommandation énoncée dans le 30e rapport du Sous-comité sur la diversité de CIBA, au sujet du programme de jeunes stagiaires autochtones, mais aussi le stade précaire du projet. Une progression prudente et bien orchestrée, au moyen d’un projet pilote, est recommandée.
Enfin, les nouvelles demandes de financement de l’administration proposées incluent : 6,5 postes supplémentaires équivalents temps plein (ETP), dont 3,3 ETP pour le programme de jeunes stagiaires autochtones. Il est également proposé que neuf postes à durée déterminée liés au Programme de travail de la Vision et le plan à long terme (VPLT), et financé par Services publics et Approvisionnement Canada soient convertis en postes à durée indéterminée.
Finalement, après tout cela, voici les recommandations.
À la suite de l’étude exhaustive du Budget principal des dépenses proposées pour l’exercice 2022-2023, votre sous-comité formule les recommandations suivantes : que le budget du Sénat pour l’exercice 2022-2023 soit de 121 821 702 $ à l’annexe A, ce qui représente une augmentation de 5,4 % par rapport à l’exercice 2021-2022; que les ajustements budgétaires pour l’exercice 2022-2023, énumérés en annexe B, soient approuvés; que la stratégie budgétaire proposée soit acceptée.
Respectueusement soumis.
[Traduction]
Le président : Je vous remercie, sénatrice Moncion. Nous allons maintenant passer aux questions.
Le sénateur Plett : Selon mon interprétation de ce document, sénatrice Moncion — et n’hésitez pas à me corriger si je me trompe avant de poser mes questions —, les budgets des sénateurs ont fait l’objet d’une augmentation de 2 % fondée sur l’inflation, mais les budgets des agents supérieurs du Sénat n’ont obtenu aucune augmentation. J’aimerais savoir comment vous avez obtenu un taux d’inflation de 2 %, car selon les derniers chiffres qu’on nous a fournis, le taux d’inflation est plus près de 5 % que de 2 %, mais nous voyons ici une augmentation du coût de la vie de 2 %.
Mon autre question concerne les agents supérieurs du Sénat. En effet, on ne prévoit aucune augmentation pour eux, et j’aimerais savoir comment cela est cohérent. Par exemple, à titre d’agent supérieur du Sénat, je compte un certain nombre de membres du personnel du Sénat qui font partie de mon personnel à titre de sénateur. Je les ai amenés avec moi, et ils font partie de mon personnel du Sénat. Si je n’étais plus le leader de notre caucus, ces gens feraient partie de mon personnel de sénateur.
Je me trompe peut-être, mais d’après ce que je comprends, ils obtiendraient une augmentation de 2 %, mais le reste de mon personnel qui travaille pour moi à titre de leader n’obtiendrait aucune augmentation. Pourtant, ces gens font face aux mêmes augmentations du coût de la vie que les autres.
Ce sont donc mes deux questions, et je pense que vous savez où je veux en venir. En résumé, comment obtenez-vous 2 % lorsque ce taux atteint au moins 4,7 % — et probablement 5 % — et comment se fait-il que cette augmentation s’applique seulement aux budgets des sénateurs et non aux budgets des agents supérieurs du Sénat?
La sénatrice Moncion : Je vous remercie de votre question. Tout d’abord, l’augmentation de 2 % n’est pas liée aux salaires, mais au budget du bureau. Les membres du personnel pourront me corriger si je me trompe, mais en raison de la façon dont les augmentations sont accordées à notre personnel — elles sont rétroactives —, nous n’ajoutons aucun renseignement ou augmentation dans le budget en ce qui concerne les salaires. Cela concerne seulement les dépenses de nos bureaux.
Il n’y a aucune augmentation prévue pour les agents supérieurs du Sénat. En effet, votre comité a jugé que les allocations offertes actuellement étaient amplement suffisantes sans prendre les augmentations en compte. C’est donc l’approche prudente qui a été envisagée lorsque nous avons examiné l’allocation.
Monsieur Lanctôt ou madame Charpentier, si vous avez des renseignements supplémentaires, je vous invite à nous les communiquer.
M. Lanctôt : L’inflation dont nous parlons ces jours-ci, à un taux de 4 ou 5 %, se fonde sur les changements récents qui se sont produits au fil des mois, ce qui s’apparente aux changements d’une année à l’autre, mais pour un mois en particulier. Nous utilisons l’inflation d’une année à l’autre sur une période plus longue. Lorsque nous avons produit le document au deuxième trimestre, l’inflation n’était pas au même niveau, et il y a donc un certain écart entre l’inflation que nous observons ces dernières semaines et l’inflation que nous utilisons pour nos prévisions.
Le sénateur Plett : Je vous remercie de votre réponse.
Je ne veux pas trop insister sur ce point, mais on nous demande d’approuver quelque chose aujourd’hui, et le taux d’inflation est de 5 %. Le taux d’inflation était peut-être de 2 % lorsque ce document a été produit, mais je ne le pense pas. Aujourd’hui, on nous demande d’approuver quelque chose qui se fonde sur un taux d’inflation de 2 %.
Je préférerais que nous disions simplement que nous augmentons les indemnités et les pensions des sénateurs. Sénatrice Moncion, lorsque vous dites que cela ne concerne pas les salaires — je crois que c’est ce que je vous ai entendue dire —, j’aimerais vous rappeler que le document parle de « l’augmentation économique des allocations et des pensions aux sénateurs et le taux d’inflation de 2 % ». Le taux d’inflation n’est pas de 2 %, mais c’est ce qu’on dit ici. Si nous ne voulons pas suivre le taux d’inflation, nous devrions peut-être simplement retirer le mot « inflation » de ce document. Nous avons un budget de 121 millions de dollars dans le budget du Sénat, ce que je ne considérerais certainement pas comme très prudent, car il a augmenté comparativement aux 85 millions de dollars prévus il y a quelques années. En effet, on parle maintenant de 121 millions de dollars; ce n’est pas très prudent.
D’une façon ou d’une autre, j’ai encore une fois exprimé mes inquiétudes. Je pense que si nous voulons prévoir des augmentations qui suivent le taux d’inflation, nous devons utiliser le taux véritable. De plus, à titre d’agent supérieur du Sénat, je crois que je fais face aux mêmes augmentations qu’à titre de sénateur.
Ce sont donc les commentaires que je tenais à formuler. Je vous remercie de vos réponses.
La sénatrice Moncion : J’aimerais seulement préciser que ces 2 % représentent le taux de 2 % prévu par règlement, c’est-à-dire celui qu’on utilise pour les sénateurs. Il s’agit donc d’un taux d’inflation prévu par règlement et non du taux d’inflation qui est à la hausse actuellement.
[Français]
Le sénateur Massicotte : Je vous remercie, sénatrice Moncion, ainsi que votre comité. C’est beaucoup de travail et beaucoup de détails. Tout le monde a droit à une opinion, mais c’est évident que vous cherchez toujours l’équilibre, qui est difficile à établir. Mes félicitations pour votre travail.
Pour ma part, lorsque je regarde le rapport qui s’appelle Rapport sommaire des budgets législatifs et votés par secteur d’activité, lorsque vous dites 2021-2022 « estimations principales », c’est l’estimation des dépenses engagées pour l’année 2021-2022?
La sénatrice Moncion : C’est pour celle en cours.
Le sénateur Massicotte : Ce n’est pas le budget de l’année passée? Ce sont les dépenses actuelles probables que nous allons engager, c’est bien cela?
La sénatrice Moncion : Quel rapport regardez-vous, sénateur?
Le sénateur Massicotte : Votre Rapport sommaire des budgets législatifs et votés par secteur d’activité, à la page 6 de 10, la colonne à gauche. Sous « Secteur d’activité », c’est bien pour l’année 2021-2022, les estimations principales?
La sénatrice Moncion : Oui.
Le sénateur Massicotte : Est-ce le budget de 2021-2022 ou les dépenses probables?
La sénatrice Moncion : Non, c’est le budget.
Le sénateur Massicotte : On établit un budget en s’appuyant sur le budget de l’année antérieure.
La sénatrice Moncion : Oui.
Le sénateur Massicotte : Quelles sont les dépenses actuelles probables en 2021-2022? Est-ce près de 115 millions de dollars?
La sénatrice Moncion : Non. Je vais demander à M. Lanctôt de répondre parce qu’on a fait des économies, aussi. Cela se retrouve dans les rapports trimestriels lorsqu’ils sont présentés. M. Lanctôt pourrait peut-être nous montrer où nous sommes rendus dans le budget — quelles sont les sommes actuelles?
M. Lanctôt : Oui. Je vous remercie de cette question. Malheureusement, je n’ai pas le chiffre exact, mais effectivement, les prévisions pour 2021-2022 sont légèrement inférieures au budget parce qu’il y a des postes de sénateurs vacants, et d’autres raisons qui expliquent pourquoi nous obtenons un montant inférieur à ce que nous avions prévu.
Pourquoi montrons-nous la comparaison? C’est pour avoir une base cohérente, parce que nous créons toujours notre budget en fonction d’un certain nombre de sénateurs, car nous ne savons jamais quand les sénateurs seront nommés.
Donc, notre budget comprend toujours un nombre de 103 sénateurs, pour nous assurer que nous avons le budget. Si nous utilisions le nombre réel de sénateurs, avec une dizaine de sièges vides, nous n’aurions pas suffisamment de budget. C’est pourquoi nous nous comparons toujours au même chiffre de base, ce qui signifie que nos prévisions sont moins élevées que notre budget, pour le moment.
Le sénateur Massicotte : En conséquence, lorsqu’on dit qu’on a une augmentation de 5,4 %, c’est en fait plus que ça?
M. Lanctôt : Le chiffre de 5,4 % est cohérent lorsqu’il est comparé à notre budget actuel. Lorsque nous aurons les vrais chiffres de l’année — et nous pensons que nos dépenses seront inférieures —, comme je l’expliquais, en raison des sièges de sénateurs vides et de la réduction des activités qui n’ont pas repris au rythme que nous avions prévu l’an passé, nous pourrons voir pourquoi nos prévisions n’étaient pas exactes cette fois-ci.
Le sénateur Massicotte : L’augmentation du nombre de sénateurs à 103 a-t-elle un effet sur le budget de 58,816 millions de dollars de cette année? Lorsqu’on fait l’hypothèse du nombre, est-ce que cela a un effet sur ce chiffre?
Est-ce que le nombre de sénateurs affecte le budget de l’administration?
M. Lanctôt : Pas celui de l’administration, mais nous constatons une grande variation en ce qui concerne le nombre de sénateurs. Il y a quelques dépenses pour l’administration, par exemple, l’équipement des sénateurs payé par l’administration. Donc, oui, il y a un effet sur les dépenses indirectes, mais il s’agit d’un montant inférieur.
[Traduction]
Le président : Au cours des dernières années, depuis que je fais partie de CIBA, nous avons présenté le budget comme un chiffre budgétaire plutôt que comme une comparaison aux chiffres réels. Comparativement au budget, les chiffres réels sont nettement inférieurs. Nous avons économisé de 8 à 10 millions de dollars chaque année au cours des dernières années, en raison de nos prévisions en fonction d’un nombre moins élevé de sénateurs et de la pandémie et des séances hybrides. Si vous établissez un budget fondé sur des chiffres réels plutôt que budgétaires, comme le font de nombreuses entreprises, vous obtiendrez des chiffres faussés, car les choses changent considérablement d’une année à l’autre.
Chaque trimestre, nous rendons compte des dépenses réelles par rapport au budget, mais la planification se fonde sur les budgets consécutifs. Chaque trimestre, nous rendons compte à votre comité et à des organismes externes des dépenses réelles par rapport aux prévisions du budget, et nous économisons environ 10 millions de dollars.
Le sénateur Massicotte : J’en suis conscient. Ce qui me pose problème, c’est que lorsqu’on élabore un budget en se fondant sur un autre budget, toute erreur ou économie est intrinsèquement perdue. Autrement dit, les chiffres sont de plus en plus gonflés, car on n’apporte aucun rajustement pour tenir compte de la réalité. On ne fait que comparer un budget à un autre. Si l’on parle d’une augmentation de 5,4 % ou de 8,6 %, il y a une différence de quelques points de pourcentage.
Le président : En effet, mais l’inverse est encore pire, car les chiffres augmenteraient de 20 % une année, puis diminueraient de 8 % pour augmenter de nouveau de 15 % au gré des réalités de la pandémie et des multiples différences qui se manifestent d’une année à l’autre, particulièrement au chapitre de la planification du nombre de sénateurs, que l’administration ne peut pas vraiment prévoir.
Le sénateur Massicotte : Ce qui me préoccupe, c’est que, comme c’est typiquement le cas au gouvernement, il y a dans toute organisation une demande inhérente pour augmenter le nombre d’employés. Tout le monde a d’excellentes idées pour expliquer pourquoi nous devrions employer plus de gens pour offrir de meilleurs services. Cela ne finit jamais.
Au gouvernement, une récession se produit tous les 10 ans, puis il y a un processus de nettoyage. La situation se rétablit enfin et on observe une réduction notable des coûts, car on n’a pas le choix. Les entreprises privées n’ont pas le choix, car elles sont continuellement en concurrence. Une grande quantité de chiffres sont rendus publics et on peut les examiner pour vérifier si les entreprises privées sont efficaces et dépensent chaque dollar judicieusement.
C’est difficile au gouvernement, car les arguments sont valides. La sénatrice Moncion cherche l’équilibre, mais où est-il? C’est une tâche ardue. C’est difficile. Je n’interviens pas pour que vous posiez un jugement. Il y a un risque que cela continue encore et encore. Quand on voit des augmentations de 5,4 et 8,6 %, ce sont des chiffres élevés.
Le président : Mieux vaut donc s’attarder à la dotation, car c’est le poste responsable de la vaste majorité des dépenses. La dotation est étroitement contrôlée par le sous-comité. Je pense que c’est là où les chiffres ont le plus d’incidence. Si on observe la dotation au cours des dernières années, on voit qu’elle a augmenté, mais les hausses substantielles que vous observez viennent du report des augmentations salariales rétrospectives. Malheureusement, nous étions aux prises avec la COVID en 2021, et c’est en 2022 que nous en ressentirons pleinement l’effet. C’est à la dotation que nous devons porter attention.
Le sénateur Massicotte : L’annexe C — qui a été interne pendant plusieurs années — est excellente. Ce sont de nouveaux renseignements, et c’est révélateur.
À cet égard, si on s’intéresse aux augmentations importantes par rapport à il y a cinq ans, il y a une hausse notable à la Direction des biens et services. On remarque une augmentation à la Direction des finances et de l’approvisionnement, ainsi qu’au secteur juridique. Pourriez-vous nous fournir une explication? Pourquoi, dans ces domaines, les chiffres augmentent-ils tant, ce qui pourrait expliquer les différences entre le budget de cette année et ceux des années antérieures?
La sénatrice Moncion : Je vous remercie de la question.
La première chose que je vous dirai, c’est que le Sénat a considérablement changé au cours des cinq dernières années. Ce sont les commentaires que nous avons reçus de nos directeurs. Quand nous cherchons à accroître l’effectif, nous avons habituellement des motifs expliquant pourquoi ces augmentations sont nécessaires. Bien souvent, c’est en raison des heures supplémentaires effectuées par les employés. C’est une explication. M. Lanctôt vous en fournira d’autres. Notre comité s’est toujours montré prudent quand il s’agit d’augmenter l’effectif. Je dirais toutefois que le Sénat a dramatiquement changé depuis cinq ans.
Notre comité a vu les chiffres augmenter et cela le préoccupe, mais chaque nouvel employé a été engagé pour une bonne raison.
Monsieur Lanctôt, souhaitez-vous ajouter quelques observations? Je sais que vous vouliez répondre à certaines interventions, notamment à celle-ci.
M. Lanctôt : Je vous remercie, sénatrice.
D’abord, en ce qui concerne la Direction des biens et services, je commencerai avec les ETP. Ces derniers sont approuvés chaque année. Les chiffres sont examinés par le comité et mis aux voix par CIBA. Les augmentations à la Direction des biens et services s’expliquent par deux raisons principales. Quand le Sénat a emménagé dans le nouvel édifice, il est devenu en partie responsable de son entretien, alors qu’il ne payait pas directement l’entretien quand il était au Parlement. En outre, nous utilisons plus de navettes depuis notre installation dans le nouvel édifice, et nous avons besoin de services de navettes pour nous rendre à plusieurs de nos propriétés. C’est pour ces deux raisons que la Direction des biens et services fait l’objet d’une augmentation substantielle.
Si nous passons à la Direction des finances et de l’approvisionnement, comme vous l’avez souligné, l’augmentation est attribuable à deux motifs principaux. Les premières années, nous avons ajouté le nouveau système de gestion des ressources, lequel constituait une nouvelle responsabilité. Ce nouveau système permet de gérer, de configurer et de tenir à jour l’ensemble des systèmes de gestion des ressources humaines, des finances, de l’approvisionnement et des biens, tout en offrant de la formation à leur sujet. Voilà qui explique en grande partie l’augmentation des ETP.
Je ne suis pas certain d’avoir saisi les autres dont vous avez parlé, sénatrice. Le troisième...
La sénatrice Moncion : C’était les services juridiques.
M. Lanctôt : Le volume des activités juridiques s’est accru ces dernières années. Il y a deux ans, des ressources précises ont été demandées. Un certain nombre de ressources ont été réclamées. Nous avons procédé graduellement : trois ont été approuvées il y a deux ans et une autre l’a été cette année, mais cette augmentation se justifie par les activités que le groupe doit accomplir.
[Français]
Le sénateur Carignan : J’essaie de comprendre et je trouve que ce n’est pas tout à fait évident. Notre budget de bureau augmenterait de 2 %. Toutefois, nous avons dû verser une rétroaction pour une augmentation salariale de 8 %. En principe, il me reste 8 % moins d’argent que l’an dernier. Or, les besoins sont les mêmes.
Comment dois-je gérer mon bureau? Puis-je accorder des augmentations salariales ou dois-je couper des heures par personne pour pouvoir offrir des augmentations salariales à d’autres personnes? Vais-je congédier des employés pour en embaucher d’autres à des salaires moins élevés? Dans un contexte où les coûts de la main-d’œuvre augmentent, comment puis-je fonctionner avec un budget de 8 % inférieur cette année?
La sénatrice Moncion : Vous avez trouvé toutes les réponses, parce que vous avez trouvé des façons de diminuer vos dépenses, soit en coupant dans les heures ou ailleurs. Je vais demander à Pierre de répondre plus précisément.
Le sénateur Carignan : Votre message est donc de couper nos horaires et de congédier nos employés?
La sénatrice Moncion : On ne parle pas de congédier, mais plutôt de trouver des solutions, justement pour gérer de façon plus proactive les budgets des sénateurs et des bureaux.
Le sénateur Carignan : Je vais écouter ce que Pierre a à dire. J’aimerais toutefois lui souligner que son montant de 2,3 millions de dollars, qui équivaut à 8 %, il l’ajoute au budget du Sénat. Il s’ajoute également des ETP pour les postes dont il a besoin.
J’écouterai maintenant les propos de Pierre.
M. Lanctôt : Dans les budgets, on voit une différence dans l’allocation des augmentations salariales pour les bureaux des sénateurs par rapport à ceux de l’administration. Pour les bureaux de sénateurs, on a une augmentation annuelle, dans son ensemble, qui inclut les dépenses salariales et non salariales. Au cours des dernières années, l’augmentation était d’environ 2 % par année, ce qui équivaut au taux d’inflation. Pour l’administration, au fil des ans, aucune augmentation n’a été accordée pour ce qui est des salaires.
Lorsqu’une convention collective est signée ou que CIBA approuve des augmentations salariales, alors l’administration reçoit un montant pour ces augmentations. C’est pourquoi nous voyons ici une augmentation plus élevée, étant donné que cette année nous rattrapons quatre années de retard.
Pour les bureaux des sénateurs, l’augmentation du budget global, incluant la partie salariale, a été faite chaque année.
Par contre, il y a quand même une variance si on regarde les augmentations salariales cumulatives pour les quatre ou cinq dernières années par rapport à ce qui a été autorisé en raison de l’inflation ou de l’augmentation des budgets de bureau. Il y a une variance d’environ 2,5 % pour laquelle le financement n’aurait pas été émis. Il s’agit d’une décision qui avait été prise au printemps dernier. Si vous vous souvenez bien, le comité s’était penché sur cette question, et la décision avait été prise de ne pas ajouter cette augmentation.
Le sénateur Carignan : Si je comprends bien, vous nous forcez à donner des augmentations de salaire, rétroactivement, à notre personnel. Parce que c’est ce qui s’est passé cette année. Nous avons négocié des ententes avec nos employés, avec notre personnel. Puis, quelqu’un de l’autre bord est arrivé et a dit que finalement, il faut leur donner 8 % d’augmentation de salaire, plus les augmentations qui ont déjà été versées. Si vous n’arrivez pas, coupez leurs heures ou congédiez-les, et embauchez des gens pour moins cher.
Il faudrait que ce soit une seule personne qui gère son budget. Soit on gère le budget, et il n’y a pas de tiers qui vient s’ingérer dans le montant avec des augmentations externes, et qui vient contredire ce qu’on établit, ou bien vous le gérez vous-même. Il faut que ce soit un des deux, parce que nous, on prend des décisions en fonction des paramètres qu’on a, puis vous, vous arrivez et vous modifiez les paramètres par la suite, ce qui nous place dans des situations extrêmement difficiles.
Maintenant, on est obligé de réduire les heures de notre personnel. Moi, j’ai dit à quelqu’un : « Je ne peux plus vous prendre à temps plein, trouvez-vous une nouvelle job ». J’ai embauché quelqu’un à temps partiel. C’est pas correct; ça me faisait de la peine, et à elle aussi. On ne peut pas être deux mains à gérer le personnel.
Deuxième point : l’inflation; je comprends que le comité s’est penché là-dessus. L’inflation était alors à 2 %. Maintenant, on sait que le taux d’inflation sera à 5 %. Alors au lieu de s’enligner vers un mur, en sachant que le mur approche très rapidement, ne serait-il pas plus sage de modifier le taux d’inflation, de ne pas mettre 2 % mais plutôt un montant plus élevé de réserve de façon à éviter de frapper le mur? On sait que le mur s’en vient.
La sénatrice Moncion : La décision de votre comité, cette année, a été de garder le taux d’inflation à 2 %. On a quand même eu des discussions au sujet de la gestion prudente des fonds qui sont utilisés par le Sénat, et on croit qu’on est en mesure de gérer avec les fonds que l’on vous présente.
Le sénateur Carignan : On pourra alors faire la suggestion de ne pas suivre la recommandation du comité tout à l’heure?
La sénatrice Moncion : Vous pouvez.
[Traduction]
Le président : Sénateur Carignan, pour être juste, vous soulevez un point valide. Le problème s’est fait jour au début de l’année. À l’époque, le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et CIBA l’ont examiné attentivement et ont décidé de suspendre l’augmentation. Vous soulevez un point valide, car le Conseil du Trésor a formulé une recommandation et nous en ferons une également. En un certain sens, le personnel a reçu une augmentation supérieure aux prévisions. C’était donc un problème. CIBA a sciemment décidé de ne pas augmenter le budget. Avec le recul, on peut remettre cette décision en question, mais CIBA a décidé de ne pas augmenter le budget. Vous avez toutefois soulevé un point valide et je pense que de nombreux autres sénateurs ont formulé une observation semblable.
La sénatrice Omidvar : J’ai soulevé ce point au cours de séances précédentes de CIBA, faisant remarquer que cela a causé des perturbations dans les bureaux du personnel. Je comprends le processus de prise de décisions, mais j’imagine que CIBA souhaite trouver une solution systémique au fait qu’il y a « trop de cuistots dans la cuisine », car ce problème reviendra encore et encore, particulièrement avec la tendance qu’empruntera l’inflation. Nous ouvrons peut-être la porte à une autre augmentation de 5 % ou plus dans deux ans au sein de nos bureaux du personnel. Cette hausse est certainement justifiée pour le personnel, mais si nos budgets ne permettent pas de l’offrir, nous minons la capacité des sénateurs de gérer leur personnel. Une solution systémique s’imposerait à cet égard.
Le président : Je pense que votre remarque est pertinente. C’est un problème, et j’en prends acte. Je recueillerai d’autres conseils pour voir quelle solution systémique nous pouvons utiliser en continu. Vous avez tous les deux soulevé un point pertinent.
Y a-t-il d’autres questions? Puis-je demander à quelqu’un de proposer la motion suivante :
Que le onzième rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat concernant le Budget principal des dépenses de 2022-2023 soit adopté.
La sénatrice Moncion propose la motion. Honorables sénateurs, la motion est-elle adoptée? Avec dissidence?
[Français]
Le sénateur Carignan : Est-ce que je peux proposer un amendement?
[Traduction]
Le président : Oui, vous le pouvez.
[Français]
Le sénateur Carignan : Je propose que le budget, en ce qui a trait au taux d’inflation retenu, présente un taux d’inflation de 3,5 % au lieu de 2 %.
[Traduction]
Le président : Honorables collègues, voulez-vous augmenter le taux à 3,5 %? Personnellement, je pense que ce n’est pas juste envers le sous-comité. Si c’est quelque chose que vous voulez faire, plutôt que de mettre cet amendement aux voix ici, nous pouvons demander au sous-comité de se pencher de nouveau sur la question pour voir si c’est quelque chose que nous devrions faire, mais je suis prêt à accueillir des suggestions.
Je pense que le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat a utilisé un taux prudent. L’augmenter accroîtrait les budgets encore plus que ce que nous proposons.
[Français]
Le sénateur Carignan : Est-ce qu’on peut suggérer au comité et aux fonctionnaires de refaire l’exercice avec l’option du taux d’inflation à 3,5 %, afin de voir l’effet que cela aura sur les chiffres, et d’y revenir, à une autre réunion lors de laquelle on pourra voir le résultat en chiffres réels, d’un taux d’inflation de 3,5 %?
Il me semble que ce serait plus sage de cette façon, pour prendre une décision éclairée.
La sénatrice Saint-Germain : Je partage les préoccupations du sénateur Carignan et le comité les partage aussi.
Je pense qu’il y a une autre solution. Le taux d’inflation est établi par le Conseil du Trésor pour l’ensemble des organismes publics. Je propose que nous fassions une revue de mi-année et que nous voyions l’état de l’évolution de l’inflation et son impact sur les budgets. Au moment de cette revue, nous pourrions amender notre budget; cela sera d’autant plus possible que nous avons quand même une bonne réserve financière, grâce à la manière dont le budget a été planifié.
Nous avons d’abord cette planification pour 103 sénateurs toute l’année, ce qui, en soi, nous donne une réserve. Depuis que je suis ici, il n’y a jamais eu 103 sénateurs à temps plein. Il y a aussi l’incertitude relativement à l’évolution de la pandémie; il y a possiblement des économies, notamment pour le budget des comités.
Je pense que cela pourrait être une solution que la revue de mi-année; cela nous permettrait effectivement, selon l’évolution de la situation, d’apporter un correctif, et nous aurions les moyens de le faire. C’est ma proposition.
Le sénateur Carignan : Je trouve ça sage, sauf que compte tenu des délais, la mi-année devrait être le 1er avril, parce qu’on va connaître le taux d’inflation au 31 décembre. Le temps de réviser la situation, il y aura également les mises à jour économiques du gouvernement, alors on devrait viser une révision vers le 1er avril.
La sénatrice Saint-Germain : En fait, à la mi-année, nous aurons encore un budget d’ici la fin de l’année et notre façon de faire, à ce moment-là, serait de vérifier, entre le budget effectivement dépensé en mi-année, quelle est l’évolution de l’inflation et les budgets qui ont été alloués, afin de voir quel est l’écart. Comme nous aurions — en fait, je l’affirme — nous aurons une réserve tout de même significative, nous pourrons alors prendre cette décision et puiser à même la réserve pour éviter des déficits budgétaires selon les directions, les bureaux et les caucus et groupes d’ici la fin de l’année.
[Traduction]
Le président : Sénatrices, sénateurs, plutôt que de débattre du moment auquel nous devrions examiner ce point, pourquoi ne m’occuperais-je pas de cette affaire pour déterminer la date la plus opportune, compte tenu de la situation, et vous la soumettre ensuite? Nous déciderons du moment approprié avec le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et nous vous en ferons part à un moment donné, selon le calendrier, les données et d’autres facteurs.
Honorables collègues, souhaitez-vous adopter la motion?
Des voix : Oui.
Le président : Je déclare la motion adoptée. Comme d’habitude, chers collègues, je présenterai le rapport sur le budget principal des dépenses au Sénat.
Chers collègues, nous passons au point 4. Sénatrice Saint-Germain, nous accusons un léger retard et je crains que nous ne puissions aborder certains points très importants figurant plus loin dans l’ordre du jour. Si vous n’y voyez pas d’inconvénient, je voudrais reporter ce point à la prochaine séance de CIBA.
La sénatrice Saint-Germain : J’y consentirais, mais j’insiste pour que nous examinions le point 19 quand...
Le président : Oui. C’est ce que je dis. Voilà pourquoi je veux accélérer le mouvement. Je vous remercie.
Chers collègues, si cela vous convient, nous reporterons le point 4 à une autre séance.
Le point 5 concerne le partage des responsabilités entre CIBA et le nouveau Comité sénatorial permanent de l’audit et de la surveillance. Shaila Anwar, greffière adjointe; Anne Burgess, conseillère parlementaire principale; et Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, participent à la séance par vidéoconférence.
Sachez, chers collègues, qu’avec la création du Comité sénatorial permanent de l’audit et de la surveillance, il importe de clarifier le partage des rôles et des responsabilités entre CIBA et ce comité en ce qui concerne les rapports financiers et d’audit. Sénateur Massicotte, c’est une question que vous avez également soulevée.
Au cours des derniers mois, j’ai rencontré plusieurs fois le sénateur David Wells, président d’AOVS, pour discuter du sujet, et nous avons collaboré très étroitement pour établir avec clarté les tâches des deux comités. Le tableau que contient votre liasse précise le rôle de chaque comité pour les activités anticipées. Tous les membres du comité directeur de CIBA et les membres du comité AOVS sont satisfaits des responsabilités qui leur sont attribuées. La recommandation est maintenant présentée à CIBA aux fins d’approbation. Avez-vous des questions ou des observations, chers collègues?
Le sénateur Massicotte : J’aimerais que quelqu’un m’explique très brièvement comment on considère notre comité, comme une sorte de conseil d’administration — ce qui signifie que nous sommes responsables de la planification et de la gestion des résultats tangibles —, et le comité de l’audit. Comment se répartissent les responsabilités? Puisque nous gérons l’institution...
Le président : C’est exactement ce que montre le tableau, mais je me ferai un plaisir d’examiner la question avec vous, car c’est un point que plusieurs membres ont soulevé et dont j’ai discuté à plusieurs reprises avec le sénateur Wells. Nous en sommes arrivés à un compromis. D’une certaine manière, nous devons résoudre la question, et bien des points ont été réglés, notamment dans ce tableau. Je suis certain qu’il sera modifié à mesure que nous prenons de l’expérience.
Le sénateur Massicotte : Le budget de 800 000 $ attribué au comité de l’audit découle de cette définition?
Le président : Pour l’instant, il s’agit plus d’une somme réservée qu’autre chose.
Le sénateur Massicotte : Je vous remercie.
Le président : Est-ce que quelqu’un peut proposer la motion suivante :
Que le partage recommandé des rôles et des responsabilités soit approuvé;
Que le Bureau du légiste et le conseiller parlementaire, en consultation avec la Direction des comités, se voient demander de rédiger les modifications corrélatives au Règlement administratif du Sénat afin de mettre en œuvre ces recommandations.
La sénatrice Moncion propose la motion. Si un sénateur souhaite s’abstenir, qu’il lève la main ou me le fasse savoir. Voyant qu’il n’y a aucune objection, je déclare la motion adoptée.
Chers collègues, le prochain point concerne la modification proposée de la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs pour autoriser le versement d’avances de fonds pour les frais engagés dans le cadre de programmes d’études et de formation par les employés des sénateurs avant l’achèvement desdits programmes. Nous recevons Isabel-Andrée Lavigne, directrice, Personnes, culture et inclusion; Geneviève Garneau, conseillère principale; ainsi que Pierre Lanctôt et Marc-André Roy, du Bureau du conseiller parlementaire, qui se joindront également à nous. Comme d’habitude, nous aurons le temps de poser des questions. Pouvez-vous nous présenter un bref exposé, je vous prie?
Geneviève Garneau, conseillère principale, Gestion des talents, Direction des ressources humaines, Sénat du Canada : Bonjour, honorables sénateurs. La note devant vous est une proposition du comité directeur afin de modifier la PGBS pour accorder plus de souplesse afin de soutenir les employés qui souhaitent suivre des programmes de formation externes. À l’heure actuelle, les employés paient d’abord les droits de scolarité et les frais pour le matériel didactique, puis présentent une réclamation pour leurs dépenses une fois leurs cours achevés avec succès. Voilà qui constitue un fardeau financier prohibitif pour certains d’entre eux. Pour corriger la situation, le comité directeur propose de modifier la PGBS pour pouvoir effectuer des remboursements à l’avance, tout en veillant à ce que les employés demeurent tenus de terminer leurs études. S’il y a des questions, j’y répondrai avec plaisir. Je vous remercie.
Le président : Y a-t-il des questions, chers collègues? Cette mesure vise en fait à nous accorder une plus grande souplesse, car certains employés doivent verser un certain montant avant d’aller à l’université, et nous voulons leur permettre de le faire plutôt que d’attendre s’ils ne disposent pas des fonds nécessaires pour effectuer un versement pour de nombreux cours. Nous jugions qu’il s’agit d’une manière prudente de leur accorder plus de souplesse. Ils doivent encore signer un document indiquant qu’ils rembourseront le Sénat s’ils décident de ne pas terminer leurs études.
Chers collègues, quelqu’un peut-il proposer la motion suivante :
Il est recommandé de modifier la PGBS, par adjonction, après l’article 5.2.6, de ce qui suit :
5.2.7 Nonobstant l’alinéa 2.4.2d, un membre du personnel d’un sénateur peut demander une avance de fonds pour payer ses frais d’inscription, ses droits de scolarité ou son matériel didactique s’il a préalablement obtenu l’approbation écrite du sénateur.
Une entente entre le Sénat et le membre du personnel, par laquelle ce dernier s’engage à rembourser entièrement le Sénat si le cours n’est pas complété avec succès, doit être signée avant qu’une avance de fonds puisse lui être versée.
Le sénateur Dean propose la motion. Y a-t-il des objections, sénateurs? En l’absence d’objections, je déclare la motion adoptée.
Sénateurs, sénatrices, si vous n’y voyez pas d’inconvénient, je sauterai le point 7, car nous devons vraiment passer à la partie à huis clos de la séance. Nous reporterons le point 7 à la prochaine séance.
Le point 8 porte sur une décision concernant les voyages pour le Conseil interparlementaire mixte. Sénateur Dawson, vous vouliez traiter de la question.
Le sénateur Dawson : Très brièvement, j’ai parlé au président du Conseil interparlementaire mixte. Comme vous le savez, l’Assemblée parlementaire de la Francophonie tient une conférence en juillet, et les réunions préparatoires ont lieu en janvier et en février. Or, le Canada ne pouvait y participer à moins que le Conseil interparlementaire mixte n’autorise les membres à y prendre part. Comme nous dépensons des fonds pour tenir la conférence, nous devrions être présents, mais je pense que le président du Conseil interparlementaire mixte peut confirmer qu’il veillera à ce que l’organisation d’activités au Canada soit autorisée.
Le sénateur Plett : Il vous assurera qu’il fera tout en son pouvoir pour le faire.
Le sénateur Dawson : Je n’en demande jamais plus de quiconque.
Le président : Devons-nous adopter une motion à ce sujet?
Le sénateur Dawson : Si le président est d’accord, il n’y a pas de problème.
Le président : D’accord. Passons au point 9, soit l’ordre du jour prospectif du Sous-comité sur la vision et le plan à long terme. Il s’agit en fait d’un survol des points qui seront abordés cet automne par le sous-comité à propos de la vision et du plan à long terme. L’ordre du jour est simple et fourni à titre de renseignement seulement.
Sénatrices, sénateurs, avez-vous des questions pour le sénateur Plett, Shaila Anwar ou Caroline Morency, qui participent à l’appel? Comme je l’ai indiqué, c’est à titre de renseignement seulement, donc si vous avez des questions, vous pouvez en informer ces trois personnes.
Chers collègues, les points 10 à 12 ne sont pas vraiment urgents, et je considère que nous devrions passer à la partie à huis clos de la séance, puisque nous devons nous attaquer au plus tôt à trois points qui doivent y être abordés. Avec votre indulgence, nous reporterons les trois autres points à la prochaine séance et nous passerons à la partie à huis clos de la séance.
Les sénatrices et les sénateurs souhaitent-ils soulever d’autres questions pendant la partie publique de la séance? Comme aucune main ne se lève, nous poursuivrons à huis clos. Merci à tous.
(La séance se poursuit à huis clos.)