LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L’ADMINISTRATION
TÉMOIGNAGES
OTTAWA, le jeudi 9 décembre 2021
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui, à 11 h 30 (HE), avec vidéoconférence, conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour l’étude de questions financières et administratives; et à huis clos, conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour l’étude de questions financières et administratives.
Le sénateur Sabi Marwah (président) occupe le fauteuil.
[Traduction]
Le président : Bonjour, je m’appelle Sabi Marwah, et je suis un sénateur de l’Ontario. J’ai le privilège d’être président du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration.
Notre séance d’aujourd’hui se déroule en formule hybride; certains sénateurs y participent virtuellement et d’autres sont présents dans la salle. La première partie de la séance sera publique, et nous nous réunirons ensuite à huis clos.
Avant d’aller plus loin, j’aimerais rappeler à mes collègues quelques consignes à respecter pour que tout se déroule bien.
Veuillez mettre votre micro en sourdine en tout temps, à moins que l’on vous accorde la parole. Il incombe aux sénateurs qui participent à distance d’allumer et d’éteindre leur micro pendant nos délibérations. Au bas de votre écran, vous avez le choix entre l’anglais, le français ou la diffusion sans interprétation simultanée.
Si vous souhaitez prendre la parole, utilisez la fonction « Lever la main » si vous participez virtuellement ou avisez notre greffière si vous êtes sur place.
Si vous éprouvez des difficultés techniques ou autres, veuillez en aviser immédiatement la greffière et l’équipe technique essaiera de régler le problème.
J’aimerais maintenant présenter les sénateurs et sénatrices qui participent à la séance : la sénatrice Patricia Bovey, du Manitoba; la sénatrice Yvonne Boyer, de l’Ontario; le sénateur Larry Campbell, de la Colombie-Britannique; la sénatrice Donna Dasko, de l’Ontario; la sénatrice Raymonde Gagné, du Manitoba; le sénateur Tony Dean, de l’Ontario; le sénateur Leo Housakos, du Québec; la sénatrice Lucie Moncion, de l’Ontario; la sénatrice Rosemary Moodie, de l’Ontario; le sénateur Victor Oh, de l’Ontario; la sénatrice Raymonde Saint-Germain, du Québec; le sénateur Larry Smith, du Québec; et le sénateur Scott Tannas, de l’Alberta.
Je veux aussi souhaiter la bienvenue à tous ceux qui nous regardent dans les différentes régions du pays.
Honorables sénateurs, nous devons d’abord régler quelques questions de régie interne faisant suite aux motions que nous avons adoptées à notre séance de jeudi dernier. Il faut noter que toutes ces motions vont dans le sens de nos façons de faire déjà établies. J’aimerais toutefois vous soumettre de légers changements dont le comité de direction a convenu après discussion plus tôt cette semaine. La première modification porte sur la motion no 1 relativement au personnel de soutien pouvant être présent durant nos délibérations à huis clos.
Nous proposons qu’un membre du personnel de chaque sénateur puisse assister en personne à nos délibérations à huis clos. Comme nos réunions précédentes se sont déroulées en format virtuel, le personnel des sénateurs ne pouvait assister qu’à la portion publique de ces séances.
Le second changement concerne la motion no 4 qui porte sur la confidentialité des documents du comité. Nous proposons ici l’ajout des rapports du groupe de travail consultatif au point 4. Ce qui est prévu ferait en sorte que ces rapports seraient rendus publics automatiquement s’ils sont présentés dans la portion publique de l’une de nos séances. Ces rapports demeureront confidentiels s’ils sont par la suite déposés ou présentés au Sénat par le comité. Cette pratique serait conforme à celle adoptée par le passé pour les rapports des sous-comités.
Y a-t-il des questions ou commentaires?
S’il n’y en a pas, quelqu’un peut-il présenter la motion suivante :
Que, à moins qu’il en soit décidé autrement, le personnel de soutien suivant soit autorisé à être présent lors des délibérations à huis clos :
Me dispensez-vous de lire la suite?
Des voix : Oui.
Le président : L’honorable sénatrice Saint-Germain propose la motion.
Je vous rappelle que les votes se dérouleront de la même manière qu’au Sénat en formule hybride, à savoir que les sénateurs qui souhaitent s’opposer ou s’abstenir auront l’occasion de le faire. L’absence de toute forme d’opposition est interprétée comme un appui à la motion.
Plaît-il aux honorables sénateurs d’adopter la motion?
Comme je ne vois aucune objection, je déclare la motion adoptée.
Le prochain point à l’ordre du jour est l’approbation du procès-verbal de notre séance du 2 décembre 2021 que vous trouverez dans votre documentation. Y a-t-il des questions ou des changements proposés?
Quelqu’un peut-il présenter la motion suivante :
Que le procès-verbal du jeudi 2 décembre 2021 soit adopté.
Le sénateur Dean propose la motion. Plaît-il aux honorables sénateurs d’adopter cette motion?
Des voix : D’accord.
Le président : La motion est adoptée.
Chers collègues, nous allons maintenant entendre une présentation du Groupe de travail consultatif sur les œuvres d’art et le patrimoine. Cette mise à jour nous est offerte simplement à titre informatif.
Mme Tamara Dolan, conservatrice, Services du patrimoine et de la conservation, va se joindre à nous comme témoin par vidéoconférence.
Comme à l’habitude, l’exposé sera suivi d’une période de questions.
La sénatrice Bovey : Je suis ravie de pouvoir faire le point avec vous sur notre travail. Je tiens d’abord à transmettre mes condoléances à la famille de la sénatrice Josée Forest-Niesing. Elle était une membre très estimée de notre comité qui se démarquait par son dévouement et son engagement, et j’ai énormément de respect pour tout ce qu’elle a accompli.
Où en sommes-nous rendus dans notre travail? Nous avons reformulé nos politiques et procédures dont la nouvelle version est maintenant mise en œuvre. Nous tiendrons notre prochaine réunion dès que l’effectif du comité sera complet. Il ne reste maintenant que le sénateur White et moi-même à la suite du départ à la retraite de la sénatrice Carolyn Stewart Olsen et du décès de la sénatrice Forest-Niesing. Il faut bien sûr être trois pour avoir un quorum.
Les projets que nous avons entrepris avec votre approbation visent tous à mettre en lumière les objectifs et le travail du Sénat. Il y a d’abord la réconciliation. Nous avons changé les œuvres exposées dans la salle où nous nous trouvons, la Salle des peuples autochtones, pour offrir une meilleure représentation de l’art autochtone. Cela s’inscrit dans notre projet « Cultiver les perspectives » dans le cadre duquel les 13 premiers essais rédigés par des conservateurs des différentes régions du pays et portant sur autant d’œuvres d’art ont été affichés sur notre site Web le 14 juin dernier.
Dès que notre groupe de travail pourra se réunir à nouveau, nous pourrons demander l’approbation de la liste des 13 prochains conservateurs du Sénat. Les 13 premières œuvres retenues peuvent maintenant être vues dans la Chambre haute, dans l’édifice du Sénat du Canada.
Nous sommes pleinement conscients qu’il nous faut offrir une meilleure représentation de l’art autochtone dans le contexte de nos objectifs de réconciliation. Nous suivons les recommandations formulées par Greg Hill dans le rapport qu’il nous a soumis avec votre assentiment. Nous inviterons sous peu trois conservateurs d’art autochtones à nous appuyer bénévolement à titre de conseillers.
Toujours dans le cadre du cheminement du Sénat vers la réconciliation, le premier musée du Sénat est maintenant installé dans la salle B30. On peut y voir de l’art inuit en provenance du Musée des beaux-arts de Winnipeg et du Nunavut. Comme je le disais au Sénat l’autre jour, les réactions sont vraiment au-delà de nos attentes.
La seconde installation de notre série Honorer les artistes noirs du Canada, mettant en vedette les œuvres de Denyse Thomasos et Tim Whiten de l’Ontario, peut maintenant être visitée, ce qui concrétise encore davantage notre engagement envers le Groupe afro-canadien du Sénat, le Caucus des parlementaires noirs et le mouvement Black Lives Matter.
Nous avons bénéficié des conseils de Mme Gaëtane Verna, directrice de la galerie d’art contemporain The Power Plant à Toronto, et les œuvres ont été prêtées par la galerie Olga Korper de Toronto également. Je dois dire que Mme Verna est une directrice et conservatrice noire de renommée internationale.
Je veux aussi faire le point avec vous concernant nos objectifs de conservation pour cette année, monsieur le président. Nous n’effectuerons pas au cours du présent exercice les travaux de conservation prévus sur nos bureaux du Sénat étant donné que nous ne les avons pas utilisés l’an dernier avec la tenue de nos séances hybrides. Le montant de 7 750 $ approuvé par le Comité de la régie interne ne sera donc pas dépensé au cours du présent exercice.
Plusieurs collègues m’ont récemment demandé de les aider à trouver des œuvres d’art pour illustrer la contribution du Groupe de travail sur les changements climatiques.
Ma suggestion est de faire une rotation des œuvres — une ou deux à la fois — en fonction des principaux enjeux dont les sénateurs discutent. La crise climatique pourrait être le premier de ces enjeux.
Je recommande que l’on emprunte pour cette installation des œuvres d’artistes reconnus au Canada et à l’échelle internationale. J’ai deux artistes en tête. Il faudra des fonds pour le transport — et je vais voir ce que je peux faire —, l’installation, les cachets des artistes et les droits d’auteur conformément aux ententes nationales conclues avec la Fédération des artistes canadiens ou le Front des artistes canadiens.
Le Président du Sénat a donné officieusement son accord pour l’utilisation de l’espace mural requis. Avec l’approbation du Comité de la régie interne, le Groupe de travail consultatif sur les œuvres d’art et le patrimoine profitera de sa prochaine réunion pour adresser des demandes officielles au Président et aux artistes retenus.
Je prévois que le budget nécessaire à cette fin ne dépassera pas 2 500 $ à 3 000 $. Je crois que mon évaluation est d’ailleurs plutôt généreuse. Tout dépendra si l’on choisit de le faire avec une seule œuvre ou bien deux. Si le projet est accepté, je pense que le tout pourrait être mis en marche au début février.
J’en ai parlé aux deux sénateurs qui se sont adressés à moi à ce sujet. Je crois qu’ils seraient aux anges si nous pouvions procéder comme je viens de l’indiquer.
Je veux aussi remercier le personnel des communications. On a élaboré un nouveau plan de communication qui est vraiment excellent pour notre groupe consultatif. On y fait ressortir les messages à transmettre, plutôt que les segments de la population canadienne qui sont visés. Je tiens à remercier tous ceux qui y ont contribué.
Monsieur le président, tous nos projets sont maintenant présentés sur le site Web du Sénat, y compris celui sur l’art inuit et l’initiative Honorer les artistes noirs du Canada. Nous espérons que les médias en parleront sous peu. Notre travail continue de susciter d’excellentes réactions au sein de la population, et je veux remercier tous ceux qui y ont contribué. L’énergie est vraiment contagieuse. Merci.
Le président : Y a-t-il des questions pour la sénatrice Bovey ou pour Mme Dolan?
La sénatrice Boyer : Merci, sénatrice Bovey. Vous avez accompli un travail vraiment formidable. Je vous en suis reconnaissante.
Je me demandais si vous aviez pensé aux artistes métis. Est-ce que des œuvres métisses ont été incluses dans cette collection?
La sénatrice Bovey : Il y a effectivement des œuvres d’art métis qui sont maintenant exposées dans la Salle des peuples autochtones. Comme vous le savez sans doute, je suis régulièrement en contact avec des artistes inuits, métis et des Premières Nations. Je peux donc vous répondre par l’affirmative, mais reste quand même que nous devons en faire davantage. Nous n’avons aucune œuvre d’un artiste autochtone de la côte Est, et je m’emploie à combler cette lacune. Je pense également que nous devrions faire une plus grande place à l’art contemporain. Nous avons encore quelques points à améliorer, et nous allons faire le nécessaire.
La sénatrice Boyer : Merci.
Le président : Est-ce qu’il y a d’autres questions? S’il n’y en a pas, je vais remercier encore une fois la sénatrice Bovey ainsi que Mme Dolan pour le travail effectué dans ce dossier. Nous espérons bien que vous pourrez nous tenir au fait des progrès réalisés.
La sénatrice Bovey : Monsieur le président, est-ce que le comité est d’accord pour que nous allions de l’avant en donnant suite aux requêtes des sénateurs à la recherche de quelques œuvres d’art pour mettre en lumière le travail sur les changements climatiques?
Le président : Je ne sais pas ce que mes collègues en pensent?
La sénatrice Bovey : Nous aurons besoin d’un peu d’argent pour donner suite à cette requête. Ce n’est pas prévu dans le budget de fonctionnement que vous avez déjà approuvé. Comme je l’indiquais, cela ne devrait pas dépasser 2 500 $ ou 3 000 $. De plus...
Le président : Sénatrice Bovey, je suggérerais que vous nous reveniez avec une demande officielle précisant de quoi exactement on a besoin, et nous nous ferons un plaisir de l’examiner.
La sénatrice Bovey : Merci.
Le président : Nous passons maintenant au point 4 de notre ordre du jour. Il s’agit du rapport de notre Sous-comité des ressources humaines concernant l’adoption de la nouvelle Politique de santé et sécurité au travail. Mmes Linda Sabourin, conseillère en santé, Sécurité et mieux-être au travail, Direction des ressources humaines; et Élise Hurtubise-Loranger, conseillère parlementaire principale, Bureau du légiste et conseiller parlementaire, se joignent maintenant à nous par vidéoconférence à titre de témoins.
Comme à l’habitude, l’exposé sera suivi d’une période consacrée aux questions. Je crois que c’est la sénatrice Saint-Germain qui va présenter les observations préliminaires, après quoi Mmes Sabourin et Hurtubise-Loranger vont l’aider à répondre aux questions.
[Français]
La sénatrice Saint-Germain : Votre Sous-comité des ressources humaines, qui a été autorisé par CIBA à étudier les questions et faire rapport sur les enjeux qui concernent les ressources humaines du Sénat, incluant les politiques du Sénat renvoyées par le comité, a reçu une proposition d’examiner et d’adopter la nouvelle politique du Sénat sur la santé et la sécurité au travail ainsi que le processus de règlement interne des plaintes, qui remplaceront l’actuelle politique provisoire sur la santé et la sécurité au travail du Sénat que nous avions adoptée en septembre 2019.
Le 29 juillet 2019, la partie 2 de la Loi modifiant le Code canadien du travail (harcèlement et violence), la Loi sur les relations de travail au Parlement, et la Loi no 1 d’exécution du budget de 2017 est entrée en vigueur et a apporté d’importants changements au cadre juridique régissant la santé et la sécurité au travail au Sénat. La loi a alors intégré les exigences en matière de santé et de sécurité au travail de la partie 2 du Code canadien du travail et la partie 3 de la Loi sur les relations de travail au Parlement.
Une autre modification à la loi oblige le Sénat à se conformer pour la première fois à cette partie du Code canadien du travail. La loi a aussi permis de créer l’article 88.6, qui précise que même si cette partie du code s’applique au Sénat, elle ne limite aucunement les pouvoirs, les privilèges et les immunités du Sénat, et ne permet aucune entrave, directement ou indirectement, aux travaux du Sénat.
Chers collègues, avant d’aller plus loin, je veux inscrire officiellement à la transcription de cette présentation qu’après la traduction, nous avons fait une modification à la version anglaise, dont la concordance n’a pas été effectuée dans la version française. Ce n’est pas une erreur de traduction. Je tiens à le dire. Cette traduction qui n’a pas été faite en français réfère, dans la version française, à la définition d’employés. Il s’agit d’employés de l’Administration du Sénat, alors qu’en réalité, il faut lire qu’il s’agit d’employés du Sénat, ce qui comprend, bien entendu, les employés des sénateurs et des bureaux de sénateurs. La version que nous proposons pour l’adoption inclura cette modification à la version française.
[Traduction]
Pour satisfaire aux obligations juridiques qui lui incombent en vertu du Code du travail, le Sénat a dû créer le Comité d’orientation sur la santé et la sécurité et collaborer avec ce comité à l’élaboration de la nouvelle politique. Afin de prévoir le temps nécessaire pour créer ce comité d’orientation et le consulter, le Comité de la régie interne a approuvé l’adoption d’une politique provisoire en septembre 2019.
Au cours des mois qui ont suivi, le comité d’orientation a participé à l’élaboration de cette nouvelle politique qui offre un mécanisme conforme aux droits et aux obligations politiques du Sénat pour le règlement des problèmes liés à la santé et la sécurité pouvant survenir sur les lieux de travail relevant du Sénat.
Une autre importante modification découlant du projet de loi est l’élargissement de la définition des « accidents et blessures au travail » au terme du Code du travail pour inclure les cas de harcèlement ainsi que les blessures et les maladies psychologiques. La Politique du Sénat sur la prévention du harcèlement et de la violence établit un processus de traitement des plaintes pour gérer les cas de harcèlement et de violence dans le milieu de travail du Sénat, tandis que cette politique porte sur les blessures et les maladies attribuables au milieu de travail qui n’ont pas trait au harcèlement ni à la violence.
Comme vous le savez, nous avons une politique spéciale pour la prévention et la gestion des situations impliquant du harcèlement ou de la violence.
Cette définition élargie a été intégrée à la nouvelle politique. Celle-ci vise à s’assurer que le Sénat prend toutes les mesures raisonnables pour protéger la santé et la sécurité de tous les employés via la prévention des accidents en milieu de travail ainsi que des blessures et des maladies physiques et psychologiques pouvant survenir dans le contexte du travail au Sénat. Cette politique s’applique à tous les employés du Sénat, y compris ceux de l’Administration et le personnel des bureaux des sénateurs. Elle s’applique aussi aux sénateurs en leur qualité de superviseurs du personnel travaillant dans leurs bureaux.
Le processus de règlement interne des plaintes accompagne la politique et décrit la marche à suivre pour déposer une plainte officielle en vertu des articles 127.1, 128 ou 132 du Code canadien du travail et une plainte correspondante en vertu de l’article 1.6.1.2 de la politique.
Conformément à ce processus, à la politique et au Code du travail, les employés ont le droit de déposer trois types de plaintes. La marche à suivre pour le traitement de chacun de ces types de plaintes est énoncée à l’annexe A de la politique. Je veux souligner qu’il y a trois droits distincts pouvant être invoqués pour porter plainte en matière de santé et sécurité au travail, à savoir le droit de déclarer une situation dangereuse, le droit de refuser un travail dangereux et les droits particuliers des employées enceintes ou allaitantes.
Chers collègues, votre Sous-comité des ressources humaines recommande donc à l’unanimité, et ce, à la suite d’un examen minutieux, que la nouvelle politique du Sénat en matière de santé et sécurité au travail soit approuvée, que le processus de règlement interne des plaintes soit également approuvé et que les deux entrent en vigueur immédiatement.
Je vous remercie. Je suis maintenant prête à répondre à vos questions avec l’aide très compétente des représentantes de l’Administration qui ont travaillé dans ce dossier. Je tiens à souligner le travail des membres du comité d’orientation et à les remercier. Comme vous le savez, cette politique a été préparée et révisée avec l’aide du représentant des employés syndiqués et non syndiqués ainsi que de notre représentant du personnel des sénateurs. Merci à tous.
Le président : Merci, sénatrice Saint-Germain. Nous passons maintenant aux questions.
[Français]
La sénatrice Moncion : J’ai deux questions, monsieur le président. La première touche les risques liés à l’ergonomie du travail. Les bureaux des sénateurs et la majorité des bureaux des employés, qu’ils soient à l’administration ou ailleurs, sont des bureaux patrimoniaux ou ce sont des bureaux qui sont utilisés depuis un bon nombre d’années.
Ce ne sont pas des bureaux qui sont ergonomiques. Les fauteuils qui sont utilisés ne sont pas non plus ergonomiques.
Pourriez-vous nous expliquer comment vous allez vous assurer que les risques liés à l’ergonomie du travail sont pris en compte dans le cas, justement, de cette portion? Dans la politique, elle est à la page 4 de 15, au point 1.6.2.
La sénatrice Saint-Germain : Merci de cette question, madame la sénatrice. Vous parlez au futur et je vais parler au présent et au passé.
Nous nous assurons déjà que ces risques sont bien gérés. Il est toujours possible d’en faire davantage, mais nous avons une pratique dans les situations où il est démontré qu’il y a des besoins d’avoir non seulement des fauteuils, mais d’autres outils de travail ergonomiques, et nous fournissons ces outils aux employés. Comme vous le savez, durant la pandémie, nous avons même autorisé les employés ayant des besoins particuliers et possédant cet équipement dans leur bureau, dans l’un des édifices contrôlés par le Sénat, à transférer leur équipement à leur résidence.
Monsieur le président, je souhaiterais aussi laisser l’occasion à notre employé de pouvoir compléter ma réponse si on juge qu’elle n’est pas suffisamment détaillée.
[Traduction]
Linda Sabourin, Sécurité et mieux-être au travail, Direction des ressources humaines : Je vous remercie et je confirme la réponse que la sénatrice vient de donner. Nous offrons des séances-conseils en ergonomie à tous les employés et sénateurs, et nous pouvons faire appel au besoin à un ergonome externe pour une évaluation plus approfondie.
[Français]
La sénatrice Moncion : Maintenant, pourriez-vous définir « if required », parce que la sénatrice Saint-Germain aussi a parlé de situation démontrée?
[Traduction]
Mme Sabourin : Si la séance-conseil offerte — à titre de première étape à partir de l’équipement existant au poste de travail de l’employé — ne permet pas de régler le problème ou s’il y a des aménagements à apporter pour répondre à un besoin en santé, nous payons pour les services d’un ergonome externe qui effectue l’évaluation nécessaire.
[Français]
La sénatrice Moncion : D’accord, merci.
Ma deuxième question concerne la page 15 de 15 et concerne l’organigramme. Vous déterminez le Président du Sénat comme étant celui qui peut présenter des preuves. Je trouvais cela curieux de voir que le Président du Sénat était engagé dans des opérations qui sont liées à la santé et à la sécurité au travail.
Alors, pourriez-vous m’indiquer pourquoi le Président du Sénat est indiqué là, et non, par exemple, le président de CIBA ou quelqu’un faisant vraiment partie des opérations?
La sénatrice Saint-Germain : Merci de cette question, madame la sénatrice.
Vous me donnez l’occasion de rappeler que certaines responsabilités de la gouvernance du Sénat sont confiées à son Président, notamment les responsabilités en matière de sécurité et de protection des parlementaires. C’est dans ce contexte que celles de ces responsabilités qui relèvent du Président de notre institution sont celles pour lesquelles il est l’ultime responsable. Les autres responsabilités, celles que nous connaissons comme étant de la gouvernance plutôt administrative du Sénat, relevant du président de CIBA, sont donc sériées et c’est le président de CIBA qui est responsable de s’assurer que la politique est respectée et d’en rendre compte.
La sénatrice Moncion : Merci.
[Traduction]
La sénatrice Moodie : J’ai quelques questions à poser. La première porte sur le processus associé au droit de refuser un travail dangereux. Lorsque le refus de travailler interfère avec les travaux du Sénat, la politique prévoit l’une de deux possibilités. Le Président du Sénat ou le président du comité peut être appelé à prendre la décision, et je me questionne à ce sujet. Est-ce que les présidents recevront la formation et le soutien nécessaires à la prise d’une telle décision? Parce qu’il s’agira d’une décision exécutoire et définitive.
La deuxième question porte sur la mesure du rendement. Je vois que vous avez plusieurs indicateurs qui semblent liés au volume. Je ne vois aucun indicateur associé au processus ou aux résultats. Est-ce qu’on prévoit établir de tels indicateurs? Je pense aux indicateurs des résultats... aux enquêtes sur la satisfaction du personnel, au nombre de départs et aux procédures juridiques qui ont pu s’ensuivre.
La troisième question a trait au processus formel de plaintes. Je me questionne au sujet de la possibilité qu’un membre du personnel ait des problèmes avec son gestionnaire ou son supérieur immédiat, et à la possibilité d’un conflit d’intérêts dans le processus. Que pensez-vous de cette possibilité, qui n’est pas énoncée dans le processus formel de plaintes, et de la façon dont on peut gérer la situation?
La sénatrice Saint-Germain : Je vais commencer à répondre aux questions, puis je demanderai à l’équipe de continuer. En ce qui a trait à votre question au sujet des supérieurs, y compris les sénateurs qui agissent à ce titre avec les membres de leur personnel, oui, une formation sera offerte. Nous avons un plan de formation. Tous ceux qui joueront un rôle de supervision actif dans la mise en œuvre de la politique recevront une formation et seront appuyés par l’administration lorsqu’ils devront se référer à la politique dans le cadre de leurs fonctions.
Pour ce qui est des indicateurs de la mesure du rendement, en vertu de la loi, nous devons rendre des comptes. Des travaux ont été réalisés — et d’autres restent à faire — pour élaborer et mettre à jour les indicateurs dont nous aurons besoin.
En ce qui a trait au processus formel de plaintes en matière de santé et de sécurité — qui diffère de celui en matière de harcèlement et de violence, puisque nous avons une autre politique à cette fin, comme vous le savez —, il s’agit toujours d’une bonne pratique. Il est prévu qu’en cas de problème impliquant un supérieur direct ou un conflit d’intérêts, l’employé s’adresse au directeur de son supérieur. S’il n’y a pas de directeur — dans le cas d’un sénateur, par exemple —, alors une autre option est offerte à ces employés. Mais je vais laisser la représentante du légiste parlementaire compléter ma réponse. Je vous remercie pour ces excellentes questions.
Élise Hurtubise-Loranger, conseillère parlementaire principale, Bureau du légiste et conseiller parlementaire : Je peux compléter la réponse de la sénatrice Saint-Germain. En ce qui a trait au refus de travailler dans le contexte des délibérations, par exemple, oui : on aviserait le président du comité ou le Président du Sénat, selon le cas. Notre bureau serait en mesure d’offrir des conseils juridiques sur le privilège dans ce contexte. Les ressources en place chargées de traiter les questions de privilège — notre bureau et l’équipe de la procédure — gèreraient la situation, et le processus suivrait son cours.
Lorsqu’il y a un conflit d’intérêts entre un employé et son supérieur, il est possible de se sortir de cela en vertu de la politique sur le harcèlement dans le contexte de la santé et de la sécurité au travail, comme l’a fait valoir la sénatrice Saint-Germain. Oui, l’employé peut s’adresser au directeur de son superviseur et passer à l’échelon supérieur de la chaîne de commandement. L’autre option consiste à déposer une plainte officielle, qui suivra son cours et sera évaluée par le Comité de santé et de sécurité au travail. Pour ce qui est des indicateurs, je vais céder la parole à Mme Sabourin, qui peut vous renseigner à ce sujet.
Mme Sabourin : La politique décrit précisément nos obligations juridiques en matière de déclaration et donc le nombre de réunions que nous avons tenues, les travaux réalisés par les comités et le nombre d’incidents qui sont survenus. Toutefois, au fil du développement de notre programme en matière de sécurité, nous élaborons des lignes directrices et des procédures, qui présenteront des mesures clés nous permettant de juger de la réussite des programmes, indépendamment de la politique.
Le président : Avez-vous d’autres questions, chers collègues?
Le sénateur Smith : Est-ce qu’un employé qui veut porter plainte contre un supérieur a accès à un numéro d’urgence ou une ligne directe pour obtenir des conseils sur-le-champ?
La sénatrice Saint-Germain : Le processus est annexé à la politique. Je ne crois pas que nous ayons accès à un numéro d’urgence. Le processus est toutefois confidentiel. Si un employé souhaite d’abord obtenir des renseignements avant de porter plainte, il pourra le faire de façon tout à fait confidentielle, pour ensuite prendre une décision. L’accès à l’information se fait de façon confidentielle, mais il n’y a pas de numéro d’urgence, à ce que je sache. Si je me trompe, les membres de l’équipe d’administration pourront compléter ma réponse.
Le sénateur Smith : La raison pour laquelle je pose la question, c’est que je me demande si les personnes à l’autre bout du spectre comprennent autant l’importance d’agir rapidement que l’employé. Parfois, dans les grandes organisations — et même les plus petites —, on ne porte pas attention à ce détail. Mon but n’est pas de critiquer, mais bien de soulever un point opérationnel.
La sénatrice Saint-Germain : L’un des critères que nous harmonisons, selon la situation, consiste à agir rapidement. Disons qu’il y a quelque chose de dangereux devant l’entrée de l’édifice. Le danger existe aujourd’hui. Il faut s’y attaquer maintenant. On ne parle pas de régler le problème dans les 24 heures. C’est une urgence. Cependant, s’il y a d’autres problèmes que l’on pourrait raisonnablement régler dans un délai de 48 heures ou même d’une semaine, c’est ce qui sera fait. Non, il n’y a pas de ligne d’urgence, si je ne m’abuse. Je n’ai jamais entendu parler d’une ligne d’urgence.
La pratique que nous avons choisie consiste à intervenir rapidement et à donner accès à un responsable formé qui peut réagir aux différentes situations dans un délai raisonnable.
Le sénateur Dean : C’est une excellente question, monsieur le sénateur. Je pense que dans la pratique, il faudrait tout d’abord signaler le problème à un superviseur. On pourrait ensuite, en parallèle, le soulever auprès des représentants de la santé et de la sécurité du comité local. Ils ont reçu une formation et sauraient à qui s’adresser et quoi faire. Cela dit, c’est une excellente question. Je pense qu’il est important de pouvoir répondre à ce genre de questions dans les communications à ce sujet. Cela pourrait très bien faire partie d’une fiche de questions et réponses.
J’ajouterais juste de manière générale que beaucoup d’entre vous savent que les lois et les règlements en matière de santé et de sécurité au travail ont vu le jour, ce qui n’est pas surprenant, dans le secteur minier et les secteurs des ressources du Canada. Au fil des ans, elles se sont répandues dans d’autres milieux de travail, y compris les milieux administratifs et de cols blancs. Les codes ont tendance à être de plus en plus adaptés à la nature de ces milieux de travail. C’est le cas ici. Nous avons des questions. Il nous faut les réponses. Cependant, le fondement de ces codes demeure le droit d’être informé des dangers — et d’être rapidement mis au courant lorsqu’ils sont signalés — ainsi que le droit à la participation par l’entremise des comités en milieu de travail. Grâce au processus de la politique sur le harcèlement, nous avons maintenant un milieu de travail et un comité d’orientation beaucoup plus sensibilisé et actif qu’ils ne l’étaient, et sans aucun doute une bonne représentation des employés. Il y a finalement le droit de refuser. Lorsqu’on ne peut pas obtenir le soutien qu’on estime nécessaire, et qu’on croit qu’il y a un danger, on a le pouvoir de se retirer.
C’est une autre énorme étape. C’est un important jalon de notre progrès, pour créer un milieu de travail sécuritaire. Il suit de près la mise en œuvre de notre politique sur le harcèlement en milieu de travail. Je pense que cela témoigne du travail du Comité de la régie interne et du Sous-comité sur les ressources humaines. Je remercie la sénatrice Saint-Germain de son leadership dans ce dossier.
La sénatrice Saint-Germain : Merci, sénateur Dean.
J’aimerais compléter la réponse. Dans l’annexe, de la page 11 à 18, vous trouverez les différents délais et processus concernant les trois droits. Pour ce qui est du droit de refuser un travail dangereux, la situation doit être examinée sur-le-champ, sans délai, par le superviseur. De plus, le dirigeant principal des ressources humaines peut être convoqué et donner suite à une situation dangereuse en tout temps. Je pense que c’est important, et c’est dans l’optique de ce que vous recherchez, sénateur Smith. Je crois que c’est très important.
Le sénateur Smith : Mon point se rapportait à un conflit interpersonnel qui pourrait exister entre un superviseur ou un sénateur et une personne, et l’intervention rapide à cet égard. Lorsqu’on est à la place de l’employé, on est beaucoup plus sensible au résultat qu’à la place d’un sénateur ou d’un superviseur qui parcourt le guide des politiques. Nous nous sommes penchés sur la question des conflits interpersonnels au cours des dernières années avec certains sénateurs et employés. À mon avis, il nous faut une sorte de déclencheur lorsque c’est lié — je ne parle pas de substances ou de situations dangereuses — à une situation interpersonnelle qui pourrait être très préjudiciable pour l’employé. Vous pourriez peut-être envisager l’ajout d’un petit passage qui parle d’une « intervention immédiate », pour qu’un mécanisme s’enclenche aux ressources humaines.
Le président : Le sénateur Dean a soulevé un bon point en disant que dans votre fiche de questions et réponses, ou dans vos communications lorsque vous mettez en œuvre cette politique ou que vous la diffusez, vous pourriez aborder précisément le point du sénateur Smith sur la meilleure façon pour les employés de gérer une question urgente à laquelle il faut accorder de l’attention. C’est peut-être la meilleure façon de procéder.
La sénatrice Saint-Germain : Exactement. Cela fonctionne aussi pour notre plan de mise en œuvre de la politique de gestion et de prévention du harcèlement. Merci, monsieur le sénateur. Nous partageons vos préoccupations.
Le président : Chers collègues, je ne vois aucune autre main levée. L’honorable sénatrice Saint-Germain propose :
Que le onzième rapport de l’ancien Sous-comité sur les ressources humaines soit adopté.
Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion? La motion est adoptée.
Chers collègues, le prochain point est une demande d’approbation d’un contrat à fournisseur unique pour la maintenance de l’équipement d’impression en série. Il y a eu une demande de propositions ouverte au public, mais nous n’avons malheureusement reçu aucune réponse qui remplissait les exigences. Mme Caroline Morency, qui est directrice générale à la Direction des biens et services, se joindra à nous par vidéoconférence en tant que témoin.
Caroline Morency, directrice générale, Direction des biens et services, Sénat du Canada : Merci, monsieur le président. Honorables sénateurs, bonjour. Je suis ici aujourd’hui pour demander votre approbation afin de donner suite à un contrat à fournisseur unique pour la maintenance de l’équipement d’impression en série et la licence d’utilisation d’un logiciel après avoir fait une demande de propositions ouverte au public et n’avoir retenu aucune offre pendant la période d’affichage.
Le récent appel d’offres a permis à la Direction des finances et de l’approvisionnement de s’assurer que le fournisseur actuel, Konica Minolta Business Solutions (Canada), est le seul fournisseur dans la région à être autorisé à offrir les services de maintenance de cet équipement spécialisé. Ce fournisseur fournit également la solution logicielle nécessaire pour exploiter l’équipement d’impression en série. Il n’existe aucune solution de rechange ni aucun produit ou service de remplacement pour assurer la maintenance ou fournir le logiciel. L’équipement fonctionne selon un modèle d’établissement du coût par copie, ce qui comprend le coût de l’encre en poudre et de la maintenance en fonction du nombre de pages imprimées par machine. La base de paiement du nouveau contrat serait similaire.
Dans nos prévisions sur cinq ans, présentées au Comité de la régie interne le 1er avril 2021, pour lancer la demande de propositions, nous avions envisagé un coût unitaire uniforme et des niveaux d’activité prépandémiques, ainsi qu’un fonds de prévoyance de 10 %. Dans l’éventualité où le fournisseur unique est approuvé par le Comité de la régie interne, l’équipe d’approvisionnement du Sénat négociera le meilleur prix possible.
En résumé, nous voulons votre approbation afin de conclure un contrat à fournisseur unique pour la maintenance de l’équipement d’impression en série et la licence du logiciel sur une période de trois ans, avec possibilité de deux renouvellements d’un an. Je serai heureuse de répondre à vos questions. Merci, monsieur le président.
Le président : Chers collègues, conformément à la pratique établie, comme le contrat final n’a pas été négocié avec le fournisseur, je vous rappelle de ne pas faire allusion à des montants d’argent ou à de l’information délicate. Si vous souhaitez plus de détails à ce sujet, nous devons procéder à huis clos.
Sur ce, passons aux questions.
La sénatrice Dasko : J’aimerais obtenir une précision. L’entrepreneur avec qui vous souhaitez aller de l’avant a-t-il répondu à la demande de propositions? Je ne sais pas trop à quoi m’en tenir. Merci.
Mme Morency : Merci de poser la question, madame la sénatrice. En fait, on a invité le fournisseur à participer, mais il n’a présenté aucune soumission, car il savait qu’il était le seul fournisseur admissible pour offrir les services. Il s’est donc abstenu de présenter une soumission.
La sénatrice Dasko : Merci. Mais pourquoi n’en a-t-il pas présenté une? Je ne suis pas trop certaine de comprendre pourquoi.
Le sénateur Smith : C’est le seul fournisseur en ville.
La sénatrice Dasko : Je veux bien, mais j’aimerais tout de même savoir pourquoi il n’a pas présenté de soumission dans le processus public.
Le sénateur Smith : Il a l’avantage dans le contexte.
La sénatrice Dasko : Je vois. Merci.
Le président : Chers collègues, s’il y a des questions plus délicates, je propose de les régler à huis clos. Nous allons accorder l’approbation à huis clos, en précisant pour vous tous le montant à approuver.
Chers collègues, nous allons passer au point 6, soit le rapport de l’ancien Sous-comité du budget des dépenses du Sénat au sujet des modifications à la Politique d’approvisionnement du Sénat. M. Pierre Lanctôt, notre dirigeant principal des finances, se joindra à nous par vidéoconférence en tant que témoin. J’ai cru comprendre que la sénatrice Moncion fera une déclaration liminaire et que M. Lanctôt l’aidera à répondre aux questions. Sénatrice Moncion, je vous en prie.
[Français]
La sénatrice Moncion : Votre sous-comité, qui est autorisé par le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration à examiner et à faire rapport sur les questions financières, y compris les politiques du Sénat qui lui sont soumises par le comité, a reçu une demande d’examen et d’approbation de la mise à jour de la Politique d’approvisionnement du Sénat.
La politique établit les exigences relatives à l’acquisition de tous les biens et services auprès de tierces parties, d’autres entités parlementaires et d’organismes gouvernementaux d’une manière efficiente et efficace, qui permet d’obtenir le meilleur rapport qualité-prix pour le Sénat tout en atténuant les risques, en améliorant l’accès et en encourageant la concurrence et l’équité pour les fournisseurs. La politique décrit également les rôles et responsabilité de CIBA, du comité exécutif, du dirigeant principal des finances, du gestionnaire du service de l’approvisionnement, du dirigeant principal adjoint et contrôleur, des autorités contractantes, de la Direction de la sécurité institutionnelle, ainsi que des sénateurs, des membres du comité exécutif et des directeurs et gestionnaires de l’administration qui nécessitent l’acquisition de biens et de services.
Lorsqu’elle a entamé le processus de révision de cette politique, la Direction des finances et de l’approvisionnement a analysé les bonnes pratiques en vigueur dans d’autres organisations, a examiné la documentation provenant de la Chambre des communes, de la Bibliothèque du Parlement, de la Commission de la capitale nationale et de la Monnaie royale canadienne, ou elle l’a consultée, ainsi que la Politique sur les marchés et la Directive sur les marchés du Conseil du Trésor en vigueur.
Les changements proposés à la politique et à son contenu sont conformes aux bonnes pratiques des organisations publiques. Un résumé des principaux changements, avantages et groupes touchés se trouve en annexe. Après un examen minutieux de la politique révisée, votre sous-comité recommande que la Politique d’approvisionnement du Sénat mise à jour soit approuvée, que l’annexe A du Règlement administratif du Sénat soit modifiée pour refléter les changements apportés au seuil de passation des marchés à fournisseur unique énoncé dans la Politique d’approvisionnement du Sénat, et que la Politique d’approvisionnement du Sénat entre en vigueur le 1er février 2022.
Respectueusement soumis.
[Traduction]
Le président : Y a-t-il des questions?
La sénatrice Moodie : Ma question porte sur les services offerts par des tiers. En tant qu’organisation, le Sénat oblige-t-il ces tiers à respecter ses normes et ses règles? Avons-nous une méthode ou un processus pour examiner la qualité de leur rendement et d’autres préoccupations qui pourraient nous aider à atténuer le risque?
La sénatrice Moncion : Je vais demander à M. Lanctôt de répondre à la question.
Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, Direction des finances et de l’approvisionnement, Sénat du Canada : Merci, monsieur le sénateur. Oui, tous nos contrats avec des fournisseurs tiers comprennent des dispositions relatives à des lois ainsi qu’à des pratiques et politiques du Sénat. C’est donc indiqué. De plus, avant d’approuver les factures et de faire des paiements, nous nous assurons toujours d’avoir la qualité à laquelle nous nous attendons.
Le président : Y a-t-il d’autres questions, chers collègues? Je vois qu’il n’y en a plus.
L’honorable sénatrice Moncion propose :
Que le dixième rapport de l’ancien Sous-comité du budget des dépenses du Sénat soit adopté.
Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?
Le prochain point, chers collègues, porte sur une solution permanente à l’attribution des bureaux pendant une période de prorogation ou de dissolution. Mme Shaila Anwar, greffière adjointe, et Mme Anne Burgess, conseillère parlementaire principale, se joindront à nous par vidéoconférence en tant que témoins. Comme d’habitude, l’exposé sera suivi d’une période consacrée aux questions. Madame Anwar, je vous en prie.
Shaila Anwar, greffière adjointe, Direction des comités, Sénat du Canada : Mesdames et messieurs les sénateurs, bonjour.
Je me joins à vous ce matin pour expliquer brièvement cette proposition. Depuis 2017, le Règlement administratif du Sénat prévoit que les bureaux qui ne sont pas sous la responsabilité d’un caucus ou d’un groupe soient considérés comme vacants et que le Comité de sélection les attribue aux sénateurs et à leur personnel en fonction de l’ancienneté et des besoins particuliers.
Depuis 2018, le Comité de sélection a délégué cette responsabilité à son comité de direction et suit une série de principes qui accordent la priorité à certains critères pour aider le comité de direction à prendre des décisions. Le comité de direction fait ensuite rapport de ses décisions sur l’attribution des bureaux au Comité de sélection de temps à autre.
[Français]
Le problème est que ni le Comité de sélection ni son comité directeur n’existent pendant des périodes de dissolution ou de prorogation. Pour régler cette lacune, CIBA a, depuis la dissolution en 2019, créé un groupe de travail consultatif et nommé des sénateurs qui étaient membres du comité directeur de SELE au moment de la dissolution ou de la prorogation, comme étant le groupe responsable de l’attribution des bureaux des sénateurs vacants.
Le groupe de travail fait rapport au comité directeur de CIBA de temps en temps en présentant une liste de décisions prises. Ce système fonctionne bien et permet des décisions rapides pendant de longs ajournements du Sénat, et cela diminue les délais de déménagement. Le but est d’assurer un peu de continuité et de stabilité dans le processus. Par contre, il faut que CIBA adopte une motion à cet effet à toutes les prorogations ou dissolutions. Cet été, le comité directeur de CIBA nous a demandé de trouver une solution permanente à ce problème.
[Traduction]
La note propose donc une modification au Règlement administratif du Sénat qui rendra automatique et permanent ce processus temporaire et ponctuel.
Ce qui est recommandé, c’est que le Comité de la régie interne autorise le président à demander l’approbation du Sénat pour modifier l’article 2 du chapitre 4:03 du Règlement administratif du Sénat, au moyen d’un préavis de motion la prochaine fois que le Sénat se réunira, afin de désigner les sénateurs qui faisaient partie du comité de direction du Comité de sélection au moment de la prorogation ou de la dissolution du Parlement pour attribuer des bureaux aux sénateurs pendant une intersession.
Mme Burgess et moi-même serons maintenant heureuses de répondre à vos questions.
Le président : Chers collègues, y a-t-il des questions pour Mme Anwar ou Mme Burgess. Cette recommandation réglerait le problème que nous avons temporairement. Chaque fois que le Parlement est dissous, il y a une période de deux à quatre mois pendant laquelle les sénateurs qui sont nommés ne peuvent pas obtenir de bureaux. Ce serait donc utile pour régler le problème qui survient à chaque dissolution.
Cette recommandation règle pour de bon un problème que nous gérons de manière ponctuelle.
Le sénateur Housakos : Le comité serait formé de sénateurs membres du Comité de sélection lors de la dissolution du Parlement, n’est-ce pas?
Le président : Oui.
[Français]
La sénatrice Moncion : J’ai une question simple. À qui ce sous-comité rend-il des comptes?
Mme Anwar : Pendant une session, c’est le comité directeur de SELE qui fait rapport au Comité de sélection, lequel a des représentants de tous les partis et groupes parlementaires.
Pendant une période de dissolution ou de prorogation, les membres de ce groupe consultatif font rapport au comité directeur de CIBA.
[Traduction]
Le président : Quelqu’un peut-il proposer la motion suivante :
Que le président soit autorisé à demander l’approbation du Sénat pour modifier l’article 2 du chapitre 4:03 du Règlement administratif du Sénat, au moyen d’un préavis de motion au Sénat, afin de désigner les sénateurs qui faisaient partie du comité de direction du Comité de sélection au moment de la prorogation ou de la dissolution du Parlement pour attribuer des bureaux aux sénateurs pendant une intersession.
Le sénateur Dawson propose la motion.
Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion? La motion est adoptée.
Chers collègues, conformément à l’article 1.6.2 de la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs, le Sous-comité du programme et de la procédure doit déposer un rapport bisannuel des demandes d’exception qu’il a reçues ainsi que les décisions correspondantes. J’ai l’honneur de déposer le 12e rapport du sous-comité, qui décrit les demandes d’exemption et les décisions correspondantes depuis le 11 février 2021. Le rapport vous est remis à titre informatif, et je serai heureux de répondre aux questions.
Comme il n’y en a pas, nous allons passer au point 9, soit une mise à jour sur les comptes publics pour l’exercice 2020-2021. Ce point n’est abordé qu’à titre informatif. M. Pierre Lanctôt, notre dirigeant principal des finances, se joindra à nous par vidéoconférence en tant que témoin. Je vous en prie, monsieur Lanctôt.
M. Lanctôt : Mesdames et messieurs les sénateurs, je vais vous présenter les faits saillants de l’information financière du Sénat qui fait partie des Comptes publics du Canada, qui sont habituellement déposés au Parlement à l’automne. Les notes d’information qui se trouvent dans la documentation de la réunion fournissent de plus amples détails.
Les résultats financiers révèlent que le Sénat a dépensé 10,9 millions de dollars de moins pendant l’exercice 2020-2021 que ce qu’il avait reçu pour les autorisations votées, soit 79,7 millions de dollars. L’ensemble des crédits inutilisés du Sénat demeure dans le Trésor, et les crédits excédentaires du Sénat ne sont pas reportés à l’exercice suivant.
La principale raison de ce surplus budgétaire est reliée au niveau d’activité plus faible que planifié en raison de la pandémie. Cette explication vise également les dépenses des comités et du groupe des Affaires internationales et interparlementaires.
[Français]
Les bureaux des sénateurs et les agents supérieurs ont réalisé un excédent de 8,6 millions de dollars parce que le nombre réel de sénateurs au cours de l’exercice était inférieur au nombre prévu dans le Budget principal des dépenses, ainsi qu’en raison du niveau réduit d’activités à cause de la pandémie
En ce qui concerne l’Administration du Sénat, un excédent de 3,4 millions de dollars a été réalisé en raison de départs imprévus, de salaires inférieurs aux prévisions et du fait que certains postes n’ont pas été pourvus pendant la pandémie. De plus, un excédent de 1,9 million de dollars est attribuable à la réduction des besoins en matière de services pendant la pandémie. Ces excédents ont permis au Sénat d’autofinancer, à hauteur de 1,7 million de dollars, des améliorations sur le plan des immobilisations corporelles.
En conclusion, le Sénat a continué de gérer ses dépenses de manière prudente au cours de l’exercice financier 2020-2021, et par conséquent, a dépensé moins que le financement qu’il a reçu dans le cadre du Budget principal des dépenses.
Ceci conclut mon rapport. Je répondrai avec plaisir à vos questions et commentaires.
[Traduction]
Le président : Y a-t-il des questions, chers collègues? Merci, monsieur Lanctôt.
Chers collègues, y a-t-il d’autres points à aborder pendant la partie publique de la séance?
La sénatrice Moncion : J’ai une brève question à poser. Pour le compte rendu, je mentionne que nous avons eu des réunions pendant l’intersession. Nous en avons eu une la semaine dernière, et les procès-verbaux ne se trouvent pas dans la documentation qui a été fournie cette semaine. Pouvez-vous expliquer la règle concernant les procès-verbaux dressés pendant l’intersession et indiquer comment le Comité de la régie interne en est saisi — ou pas — pendant ses réunions ordinaires?
Le président : Je vais demander à Mme Legault, la greffière du comité, de passer en revue le nombre de procédures suivies d’un Comité de la régie interne à un autre.
[Français]
Pascale Legault, dirigeante principale des Services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration : Merci de votre question, sénatrice. La réunion du 25 novembre de CIBA a été tenue avec des membres d’un comité qui n’existe plus. Le procès-verbal de la portion publique de la rencontre est, comme d’habitude, disponible sur le site du Sénat, tout comme les transcriptions. Par contre, le huis clos est confidentiel et de ce fait, il n’est pas remis aux membres du nouveau comité de CIBA. Ce procès-verbal est donc accessible, comme par le passé, seulement aux gens qui étaient présents lors de la réunion à huis clos.
La sénatrice Moncion : Ces procès-verbaux ne sont jamais approuvés?
Mme Legault : Ils sont revus en détail par la greffière, et ils sont conservés. J’en soumettrai une copie aux anciens membres avec plaisir, s’ils désirent en revoir le procès-verbal.
La sénatrice Moncion : Oui, mais c’est la question d’approbation. C’est une question de gouvernance, c’est la raison pour laquelle je vous le mentionne.
[Traduction]
Le président : Sénatrice Moncion, cela ne s’est jamais fait avant, mais si vous voulez modifier des passages des procès‑verbaux qui ne vous conviennent pas, nous allons trouver la manière de procéder.
La sénatrice Moncion : Il n’est pas question de passages qui me conviennent ou pas. Le problème, c’est que les procès‑verbaux n’ont jamais été approuvés par l’ancien Comité de la régie interne ou le nouveau. Ils ne sont pas approuvés. C’est tout.
Le président : Le comité n’existe pas. C’est ce qui pose problème. Nous pourrions saisir le comité du procès-verbal de la partie publique d’une séance, mais ce ne sont pas tous les membres actuels qui siégeaient à ce moment-là. Qu’approuveront-ils alors? La partie à huis clos de la séance demeure confidentielle ici aussi.
La sénatrice Moncion : Mais beaucoup de décisions importantes auxquelles le comité actuel doit donner suite ont été prises à ce moment-là, et nous nous penchons sur l’approbation des états financiers et du budget. Ce que je dis, c’est que nous devrions nous pencher là-dessus.
[Français]
Mme Legault : Sénatrice, c’est avec plaisir que je porterai cet enjeu à l’attention du comité directeur au regard des procédures en place, et on pourra discuter avec les membres pour voir quelle solution les membres veulent proposer ou mettre en place.
La sénatrice Moncion : Merci.
[Traduction]
Le président : Y a-t-il des commentaires avant de passer au huis clos, chers collègues? Dans la négative, la greffière nous avisera lorsque nous serons prêts.
(La séance se poursuit à huis clos.)