LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L’ADMINISTRATION
PROCÈS-VERBAL
OTTAWA, le jeudi 9 décembre 2021
(3)
[Français]
Conformément à l'ordre du Sénat du 25 novembre 2021, le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration se réunit aujourd'hui dans la salle C128 de l'édifice du Sénat du Canada, et par vidéoconférence à 11 h 30, sous la présidence de l’honorable Sabi Marwah (président).
Membres du comité présents : l’honorable sénateur Bovey, Campbell, Dasko, Dawson, Dean, Gagné, Housakos, Marwah, Moodie, Saint-Germain, et Smith (11).
Membres du comité présents par vidéoconférence : Les honorables sénateurs Boyer, Moncion, Oh and Tannas (4).
Participent à la réunion : Pascale Legault, dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration; Gérald Lafrenière, greffier du Sénat et greffier des Parlements par intérim et dirigeant principal des services législatifs; Philippe Hallée, légiste et conseiller parlementaire; hauts fonctionnaires du Sénat et autres employés de soutien.
Aussi présents : Les sténographes officiels du Sénat.
TÉMOINS :
L'honorable sénatrice Patricia Bovey;
L'honorable sénatrice Raymonde Saint-Germain;
L'honorable sénatrice Lucie Moncion;
Tamara Dolan, conservatrice, Services du patrimoine et de la conservation;
Élise Hurtubise-Loranger, conseillère parlementaire principale, Bureau du légiste et conseiller parlementaire;
Linda Sabourin, conseillère en santé, sécurité et mieux-être au travail, Direction des ressources humaines;
Caroline Morency, directrice générale, Direction des biens et services;
Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, Direction des finances et de l'approvisionnement;
Shaila Anwar, greffière adjointe, Direction des comités;
Anne Burgess, conseillère parlementaire principale, Bureau du légiste et conseiller parlementaire.
Conformément au paragraphe 12-7(1) du Règlement du Sénat, le comité poursuit son étude des questions financières et administratives concernant l’administration interne du Sénat.
Le président fait une déclaration.
Le président présente tous les sénateurs participant à la réunion.
CIBA/2021-12-09/027(P) — Motions organisationnelles supplémentaires de CIBA
Le président fait une déclaration sur les motions organisationnelles supplémentaires de CIBA.
L’honorable sénatrice Saint-Germain propose :
- Présence du personnel de soutien de l’administration du Sénat lors des délibérations à huis clos
Que, sauf si le comité en décide autrement, le personnel de support suivant est autorisé à être présent lors des délibérations virtuelles à huis clos du comité :
- Les membres du Comité exécutif;
- Le secrétaire de séance;
- Un représentant du Secrétariat de la régie interne;
- Un représentant du Bureau du président;
- Un représentant du Bureau du greffier du Sénat et greffier des parlements;
- Un représentant du Bureau du légiste et conseiller parlementaire;
- La conseillère en relation avec les médias et en gestion des enjeux;
- Les interprètes;
- Les sténographes;
- Le personnel de soutien technique;
- Un membre du personnel de sénateur (seulement en personne).
- Distribution des documents de comité
Que, en plus des membres du comité, des membres du Comité exécutif et du secrétaire de séance, les individus suivants soient autorisés à recevoir les documents du comité :
- Le président du Sénat;
- Le leader du gouvernement;
- Le leader de l'opposition;
- Les leaders de tout groupe parlementaire ou parti reconnu;
Que, à l'exception des documents classés comme étant réservés aux sénateurs, les individus suivants soient également autorisés à recevoir les documents du comité :
- Deux membres du personnel pour chaque bureau suivant : le président du Sénat, le leader du gouvernement, le leader de l’opposition et les leaders de tout groupe parlementaire ou parti reconnu;
- Un membre du personnel par membre du comité;
- Les représentants du Secrétariat de la régie interne;
- Chefs de cabinet des membres du comité exécutif ;
- Dirigeant principal des finances ;
- La conseillère en gestion des enjeux et relations avec les médias;
- Les interprètes;
- Les sténographes.
- Distribution des documents du comité aux non-membres
Que les documents de comité soient distribués aux non-membres lorsqu’ils entrent dans la salle de comité ou sont virtuellement admis dans la réunion;
Que les non-membres soient informés de la confidentialité des documents du comité.
- Confidentialité des documents de comité
Que les documents ci-dessous, distribués lors de la portion publique d’une réunion, reçoivent les cotes de divulgation suivantes :
- Confidentiel jusqu’à 1 heure avant le début de la réunion :
- Ordre du jour public
- Confidentiel jusqu’à ce que le point soit abordé :
- Présentations des témoins externes
- Confidentiel jusqu’à l’adoption par le comité :
- Procès-verbaux de la portion publique d’une réunion
- Confidentiel jusqu’à la proposition, le dépôt ou la présentation par le comité :
- Motions
- Rapports de sous-comités et groupe de travail lorsque le rapport ne sera pas déposé ou présenté au Sénat par le comité
- Confidentiel jusqu’au dépôt ou la présentation au Sénat :
- Rapports du comité (incluant les rapports des sous-comités adoptés par le comité, et déposés ou présentés au Sénat)
Que tout autre document distribué dans le cadre de la portion publique d’une réunion soit considéré confidentiel, à moins d’avis contraire du comité;
Que tous les documents distribués aux délibérations à huis clos des réunions soient considérés confidentiels, à moins d’avis contraire du comité;
Que la nature de la confidentialité soit visible sur chaque document avant qu'ils ne soient distribués aux membres.
La question, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2021-12-09/028(P) — Adoption du Procès-verbal du 2 décembre 2021 (publique)
Le comité a examiné le procès-verbal du 2 décembre 2021 (public).
L’honorable sénateur Dean propose que le Procès-verbal du jeudi 2 décembre 2021 (public) soit adopté.
La question, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2021-12-09/029(P) — Mise à jour de l’ancien Groupe de travail consultatif sur les œuvres d’art et les patrimoniaux
L'honorable sénatrice Bovey fait une mise à jour verbale sur les travaux de l’ancien groupe de travail consultatif sur les œuvres d'art et le patrimoine et répond aux questions.
CIBA/2021-12-09/030(P) — Onzième rapport de l’ancien Sous-comité des ressources humaines : politique sur la santé et la sécurité au travail
L’ancienne présidente du Sous-comité sur les ressources humaines, l’honorable sénatrice Saint-Germain, présente le onzième rapport du sous-comité :
Le jeudi 25 novembre 2021
Le Sous-comité des ressources humaines du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration a l’honneur de présenter son
ONZIÈME RAPPORT
Votre sous-comité, qui a été autorisé par le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration (CIBA) à étudier et faire rapport sur les questions concernant les ressources humaines du Sénat, incluant les politiques du Sénat renvoyées par le comité, a reçu une proposition pour examiner et adopter la nouvelle Politique du Sénat sur la santé et la sécurité au travail (la politique) et le Processus de règlement interne des plaintes (le PRIP) qui remplaceront l’actuelle Politique provisoire sur la santé et la sécurité au travail du Sénat de 2019 (la politique provisoire).
Le 29 juillet 2019, la partie II de la Loi modifiant le Code canadien du travail (harcèlement et violence), la Loi sur les relations de travail au Parlement, et la Loi no 1 d’exécution du budget de 2017 (la Loi) est entrée en vigueur et a apporté d’importants changements au cadre juridique régissant la santé et la sécurité au travail au Sénat. La Loi a intégré les exigences en matière de santé et de sécurité au travail de la partie II du Code canadien du travail (le Code) dans la partie III de la Loi sur les relations de travail au Parlement (LRTP), qui pour la première fois oblige le Sénat à se conformer à cette partie du Code. Une autre modification à la LRTP a toutefois créé l’article 88.6 qui précise que même si cette partie du Code s’applique au Sénat, elle ne limite aucunement les pouvoirs, les privilèges et les immunités du Sénat et ne permet aucune entrave, directement ou indirectement, aux travaux du Sénat.
Pour remplir ses obligations juridiques en vertu du Code, le Sénat a dû établir un Comité d’orientation sur la santé et la sécurité au travail (le Comité d’orientation) et le faire participer à l’élaboration de la nouvelle politique. Afin de laisser le temps nécessaire à l’élaboration et à la consultation avec le Comité d’orientation, CIBA a approuvé l’adoption de la politique provisoire au mois de septembre 2019. Au cours des mois suivants, le Comité d’orientation a participé à l’élaboration de la nouvelle politique qui prévoit un mécanisme, conformément aux droits et aux obligations juridiques du Sénat, pour le règlement des problèmes de santé et de sécurité au travail qui pourraient se présenter au Sénat.
Une autre importante modification attribuable à la Loi est l’élargissement de la définition des accidents et des blessures au travail aux termes du Code pour inclure les cas de harcèlement ainsi que les blessures et les maladies psychologiques. La Politique du Sénat sur la prévention du harcèlement et de la violence établit un processus de traitement des plaintes pour gérer les cas de harcèlement et de violence dans le milieu de travail du Sénat, tandis que cette politique porte sur les blessures et les maladies attribuables au milieu de travail, et qui n’ont pas trait au harcèlement ni à la violence. Cette définition élargie se trouve dorénavant dans la politique.
L’objectif de cette politique est de faire en sorte que le Sénat prend toutes les mesures raisonnables pour protéger la santé et la sécurité de chaque employé en prévenant les accidents de travail ainsi que les blessures ou les maladies physiques et psychologiques qui surviennent dans le milieu de travail du Sénat. Elle s’applique à tous les employés du Sénat, y compris les employés de l’Administration du Sénat et le personnel des bureaux des sénateurs. Elle s’applique aussi aux sénateurs, en tant que superviseurs du personnel dans leurs bureaux.
Le PRIP accompagne la politique et décrit les processus à suivre pour déposer une plainte officielle en vertu des paragraphes 127.1(1), 128(1) ou 132(1) du Code et une plainte correspondante en vertu de l’article 1.6.1.2 de la politique. Conformément au PRIP, à la politique et au Code, les employés ont le droit de déposer trois types de plaintes. Le processus à suivre pour déposer chacune de ces plaintes est décrit à l’annexe A du PRIP.
RECOMMENDATIONS
Après un examen attentif de la nouvelle politique et du PRIP, votre sous-comité recommande que :
- la nouvelle Politique du Sénat sur la santé et la sécurité au travail soit approuvée;
- le Processus de règlement interne des plaintes soit approuvé ;
- les deux documents entrent en vigueur immédiatement.
Respectueusement soumis,
La présidente,
RAYMONDE SAINT-GERMAIN
L'honorable sénatrice Saint-Germain fait une déclaration et avec Linda Sabourin et Élise Hurtubise-Loranger, répond aux questions.
Après débat, l'honorable sénatrice Saint-Germain propose que le onzième rapport de l’ancien Sous-comité des ressources humaines soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2021-12-09/031(P) — Demande de proposition : maintenance des imprimantes
Caroline Morency fait une déclaration et répond aux questions concernant une demande de dérogation aux exigences de la politique d'approvisionnement pour l'entretien du matériel d'impression.
CIBA/2021-12-09/032(P) — Rapport de l’ancien Sous-comité du budget des dépenses du Sénat : politique du Sénat sur l'approvisionnement
L’ancienne présidente du Sous-comité du budget, l’honorable sénatrice Moncion, présente le onzième rapport du sous-comité :
Le jeudi 9 décembre 2021
Le Sous-comité du budget du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration a l’honneur de présenter son
DIXIÈME RAPPORT
Votre sous-comité, qui est autorisé par le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration (CIBA) à examiner et à faire rapport sur les questions financières, y compris les politiques du Sénat qui lui sont soumises par le comité, a reçu une demande d'examen et d'approbation d’une mise à jour de la Politique d'approvisionnement du Sénat (la politique).
La politique établit les exigences relatives à l'acquisition de tous les biens et/ou services auprès de tierce partie, d'autres entités parlementaires et d'organismes gouvernementaux, d'une manière efficiente et efficace qui permet d'obtenir le meilleur rapport qualité-prix pour le Sénat tout en atténuant les risques, en améliorant l'accès et en encourageant la concurrence et l'équité pour les fournisseurs.
La politique décrit également les rôles et les responsabilités de CIBA, du Comité exécutif, du dirigeant principal des finances, du gestionnaire, services de l’approvisionnement, du dirigeant principal des finances adjoint et contrôleur, des autorités contractantes, de la Direction de la sécurité institutionnelle, ainsi que des sénateurs, des membres du Comité exécutif et des directeurs et gestionnaires de l'administration qui nécessitent l'acquisition de biens et de services.
Lorsqu'elle a entamé le processus de révision de cette politique, la Direction des finances et de l'approvisionnement a analysé les bonnes pratiques en vigueur dans d'autres organisations, examiné la documentation provenant de la Chambre des communes, de la Bibliothèque du Parlement, de la Commission de la capitale nationale, de la Monnaie royale canadienne ou les a consultées, ainsi que la Politique sur les marchés et la Directive sur les marchés du Conseil du Trésor en vigueur.
Les changements proposés à la politique et à son contenu sont conformes aux bonnes pratiques des organisations publiques. Un résumé des principaux changements, des avantages et des groupes touchés par cette politique se trouve en annexe.
RECOMMANDATIONS
Après un examen minutieux de la politique révisée, votre sous-comité recommande que :
- la Politique d'approvisionnement du Sénat mise à jour soit approuvée ;
- l'annexe A du Règlement administratif du Sénat soit modifiée pour refléter les changements apportés aux seuils de passation de marchés à fournisseur unique énoncés dans la Politique d'approvisionnement du Sénat ;
- la Politique d'approvisionnement du Sénat entre en vigueur le 1er février 2022.
Respectueusement soumis,
La présidente,
LUCIE MONCION
L'honorable sénatrice Moncion fait une déclaration et avec Pierre Lanctôt, répond aux questions.
Après débat, l'honorable sénatrice Moncion propose que le dixième rapport de l’ancien Sous-comité du budget du Sénat soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2021-12-09/033(P) — Attribution des bureaux pendant une période de prorogation ou de dissolution
Shaila Anwar fait une déclaration et avec Anne Burgess, répond aux questions sur l’attribution des bureaux pendant une période de prorogation ou de dissolution.
Après débat, l'honorable sénateur Dawson propose que la présidence soit autorisée à demander l'approbation du Sénat pour modifier le chapitre 4:03, section 2 des SAR, par le biais d'un avis de motion au Sénat, afin de désigner les sénateurs qui étaient membres du comité directeur de la SELE le jour où le Parlement peut être prorogé ou dissous pour attribuer des logements de bureau aux sénateurs pendant une période intersessionnelle.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2021-12-09/034(P) — Rapport du Sous-comité du programme et de la procédure : exemptions biannuelles à la Politique de gestion des bureaux de sénateurs
L'honorable sénateur Marwah dépose le douzième rapport du sous-comité du programme et de la procédure sur les demandes d'exemption et d'exception à la Politique de gestion du bureau des sénateurs qu'il a reçues et les décisions correspondantes depuis le 11 février 2021.
Le jeudi 9 décembre 2021
Le Sous-comité de l'ordre du jour et de la procédure du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration a l’honneur de présenter son
DOUZIÈME RAPPORT
Conformément à l’article 1.6.2 de la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs, le sous-comité dépose maintenant un rapport des demandes d’exemption ou d’exception à la politique qu’il a reçues ainsi que les décisions correspondantes depuis le 11 février 2021.
- Demande de prolongation de déplacement
Le sous-comité a reçu une demande de l’ancienne honorable sénatrice Andreychuk relative à une exception à l’article 8.4.3 pour prolonger la période de départ d’un an. Le sous-comité a convenu de prolonger la date limite jusqu'au 30 juin 2021, en raison des circonstances exceptionnelles liées à la pandémie de la COVID-19.
- Déficit budgétaire du bureau
Le sous-comité a approuvé une augmentation du budget du bureau du sénateur Duffy d'environ 1 650 $ pour couvrir le déficit pour l'exercice 2021-2022 en raison des augmentations économiques salariales compte tenu des circonstances uniques entourant le moment des augmentations économiques salariales et la date de retraite du sénateur Duffy.
- Déficit budgétaire du bureau
Le sous-comité a rejeté une demande du sénateur Klyne pour augmenter le budget de son bureau pour couvrir le déficit pour l'exercice 2021-2022 en raison des augmentations salariales économiques.
- Prolongement au départ du bureau et contrat
Le sous-comité a reçu une demande de l'ancien honorable sénateur Munson relative à une exception à l'article 8.4.2 afin de prolonger la période de transition de deux mois et un contrat pour l'un de ses employés, par deux semaines, afin de l'aider avec la fermeture de son bureau. Le sous-comité a convenu de prolonger la date limite de deux semaines soit jusqu'au 2 octobre 2021, en raison des circonstances exceptionnelles liées à la pandémie de la COVID-19
Respectueusement soumis,
Le président,
SABI MARWAH
CIBA/2021-12-09/035(P) — Comptes publics pour l’exercice 2020-2021
Pierre Lanctôt fait une déclaration et répond aux questions concernant les comptes publics pour l'exercice 2020-2021.
CIBA/2021-12-09/036(P) — Autres affaires
L'honorable sénatrice Moncion soulève une question concernant l'adoption du procès-verbal des délibérations.
Pascale Legault répond aux questions et le président prend la question en délibéré et indique qu'elle sera soulevée auprès des membres du Sous-comité de l'ordre du jour et de la procédure.
CIBA/2021-12-09/037(P) — Rapport de l’ancien Sous-comité de la vision et du plan à long terme
Il est convenu que dans l’éventualité où un seul tunnel est nord-sud est envisagé, ce dernier devrait être situé à un endroit où il peut être facilement utilisé par tous les parlementaires.
À 12 h 28, la séance est suspendue.
À 12 h 30, conformément à l’article 12-16. (1) du Règlement, la séance se poursuit à huis clos.
À 12 h 55, la séance est levée jusqu’à nouvelle convocation de la présidence.
ATTESTÉ :
La dirigeante principale des services corporatifs
et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration,
Pascale Legault
La secrétaire de séance,
Keli Hogan