LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L’ADMINISTRATION
TÉMOIGNAGES
OTTAWA, le jeudi 24 mars 2022
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui, à 11 h 30 (HE), avec vidéoconférence, conformément à l'article 12-7(1) du Règlement, pour étudier des questions financières et administratives; et à huis clos, conformément à l'article 12-7(1) du Règlement, pour étudier des questions financières et administratives.
Le sénateur Sabi Marwah (président) occupe le fauteuil.
[Traduction]
Le président : Bonjour, je m’appelle Sabi Marwah, je suis un sénateur de l’Ontario et j’ai le privilège de présider le Comité sénatorial permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration. Aujourd’hui, nous allons tenir une réunion hybride, certains sénateurs participant virtuellement et d’autres en personne. La réunion débutera en public et se poursuivra en partie à huis clos.
Avant de commencer, j’aimerais rappeler à mes collègues les meilleures pratiques pour une réunion réussie. Veuillez garder votre microphone en sourdine en tout temps, à moins que vous soyez nommé pour prendre la parole. Les sénateurs qui participent à distance sont responsables d’activer leur microphone pendant le débat. Vous avez le choix au bas de votre écran entre l’anglais, le français ou le parquet, sans traduction simultanée. Pour demander la parole, veuillez utiliser la fonction « lever la main » si vous participez virtuellement, ou aviser le greffier si vous êtes dans la salle. En cas de difficultés techniques ou autres, veuillez le signaler immédiatement au greffier et l’équipe technique s’efforcera de résoudre le problème.
J’aimerais maintenant présenter les sénateurs qui participent à la réunion. Nous avons la sénatrice Patricia Bovey, du Manitoba; la sénatrice Yvonne Boyer, de l’Ontario; le sénateur Larry Campbell, de la Colombie-Britannique; le sénateur Dennis Dawson, du Québec; le sénateur Tony Dean, de l’Ontario; le sénateur Éric Forest, du Québec; la sénatrice Raymonde Gagné, du Manitoba; le sénateur Leo Housakos, du Québec; la sénatrice Elizabeth Marshall, de Terre-Neuve-et-Labrador; la sénatrice Lucie Moncion, de l’Ontario; la sénatrice Rosemary Moodie, de l’Ontario; la sénatrice Raymonde Saint-Germain, du Québec; la sénatrice Judith Seidman, du Québec; le sénateur Larry Smith, du Québec; et le sénateur Scott Tannas, de l’Alberta. Je souhaite également la bienvenue à tous ceux qui suivent ces délibérations dans tout le pays.
Honorables sénateurs, le premier point à l’ordre du jour est l’adoption du procès-verbal de la séance publique du 10 février 2022, qui se trouve dans votre trousse. Est-ce qu’il y a des questions ou des modifications? Est-ce que quelqu’un peut proposer la motion suivante?
Que le procès-verbal du jeudi 10 février 2022 soit adopté.
Le sénateur Campbell : J’en fais la proposition.
Le président : Le sénateur Campbell propose la motion.
À titre de rappel, chers collègues, les votes se dérouleront de la même façon que lors des séances hybrides de la chambre, c’est-à-dire que les sénateurs qui souhaitent s’opposer ou s’abstenir auront l’occasion de le faire. L’absence d’opposition ou d’abstention est interprétée comme un appui à la motion. Plaît-il aux sénateurs d’adopter la motion? Ne voyant aucune objection, je déclare la motion adoptée.
Honorables sénateurs, le point suivant est le premier rapport du Sous-comité sur la Vision et le Plan à long terme concernant la stratégie relative aux locaux du Sénat. S’il y a des questions relatives à la sécurité, je suggère qu’elles soient discutées à huis clos.
Nous aurons comme témoins, par vidéoconférence, Caroline Morency, directrice générale de la Direction des biens et services, Josée Labelle, directrice de la VPLT et des locaux, et Julie Lacroix, directrice de la Direction de la sécurité institutionnelle. Comme d’habitude, l’exposé sera suivi d’une période de questions. Je crois comprendre que le sénateur Tannas fera une déclaration liminaire et que Mmes Morency, Labelle et Lacroix l’aideront à répondre aux questions.
Le sénateur Tannas : Honorables sénateurs, mon exposé sera long et je vais donc vous demander de faire preuve de patience. Nous serons également là pour répondre à toutes les questions. Mes collègues du Sous-comité sur la Vision et le Plan à long terme, les sénateurs Dawson, Forest et Boyer, sont ici et peuvent également répondre aux questions et intervenir s’ils jugent bon de le faire.
Avant de lire mon exposé, j’aimerais que tout le monde regarde le premier rapport, si possible. Si vous regardez la dernière page de ce rapport, vous y verrez ce qu’on appelle la « phase 4 », et il y a une belle étoile dans laquelle il est écrit « état final ». Voilà de quoi il s’agit. Le but de tout ce que je vais lire est de faire le point sur le dossier et de solliciter des conseils afin d’apporter à la stratégie quelques modifications qui nous permettront d’atteindre, mi-2030, l’état final de la « phase 4 ».
Vous pouvez voir ici qu’à notre retour dans l’édifice du Centre, nous aurons 22 bureaux de sénateurs, appelés unités de bureaux parlementaires. Nous aurons 42 bureaux de sénateurs dans l’édifice de l’Est, qui aura été entièrement rénové, et nous aurons 54 bureaux de l’autre côté de la rue dans une toute nouvelle tour qui sera construite sur la rue Wellington, du côté est. Il s’agit de l’îlot 2, qui se trouve juste à côté du Cabinet du premier ministre. Nous sommes là où se trouve maintenant la statue de Terry Fox, pour ceux qui en connaissent l’emplacement. C’est là que nous serons tous, à l’état final. Il y aura des salles de comité et des installations pour les sénateurs qui seront à l’usage exclusif des sénateurs dans ces trois bâtiments. Il y aura des salles de comité dans chacun d’entre eux. En outre — bien que je ne puisse pas encore l’affirmer à 100 % —, SPAC, notre comité, les présidents et le comité homologue de la Chambre des communes travailleraient à un plan de tunnel. Nous serions en mesure de nous déplacer aussi bien dans des tunnels souterrains que dans la rue.
C’est l’état final. Comme je l’ai dit, mon rapport est un compte-rendu des étapes à franchir pour atteindre cet objectif final, de l’endroit où les gens vont déménager ainsi que du moment du déménagement, et ainsi de suite. Il y a eu quelques changements. Je voulais simplement préciser cela dès le départ afin que l’objectif final soit clair dans nos esprits.
Je précise d’emblée que je vais faire rapport sur deux choses. Nous avons le premier rapport sur la stratégie à long terme relative aux locaux. Le deuxième rapport concerne les salles de comité et les unités de bureaux parlementaires dans les bâtiments dont je viens de parler.
Le premier rapport porte sur la stratégie à long terme relative aux locaux. Selon le plan initial de 2012, les sénateurs devaient quitter l’édifice de l’Est dans les deux années à venir afin que le bâtiment puisse être entièrement réhabilité. À ce moment-là, aucun endroit n’avait été désigné pour reloger les sénateurs de l’édifice Victoria. On avait prévu de les installer dans l’édifice de l’Est une fois sa rénovation terminée, ce qui devait coïncider avec l’achèvement de l’édifice du Centre.
Vous vous souviendrez qu’en avril 2021, CIBA a appris que Services publics et Approvisionnement Canada avait présenté au Sous-comité sur la VPLT une nouvelle proposition de stratégie relative aux locaux à soumettre à l’examen du Sénat. Le sous‑comité a recommandé — ce que CIBA a approuvé — que SPAC examine la possibilité de louer tout l’espace supplémentaire disponible, y compris le stationnement, au 40, rue Elgin, l’édifice Chambers, où se trouvent actuellement les sénateurs, afin de l’utiliser comme emplacement temporaire pour les locaux des sénateurs jusqu’à ce que les grands projets de réfection de la Colline du Parlement soient terminés. Le sous‑comité a également été chargé de continuer à examiner les diverses options de calendrier et de séquencement pour la construction et la réfection des autres édifices occupés par le Sénat.
Depuis, en août 2021, des représentants de SPAC se sont de nouveau présentés devant le sous-comité avec diverses options concernant le calendrier et l’enchaînement des déménagements de bureaux pour l’édifice Victoria, l’édifice de l’Est et le 40, rue Elgin. Nous avons également reçu des renseignements supplémentaires sur l’état et la condition de certains autres immeubles, mais plus particulièrement de l’édifice de la Confédération, qui abrite le plus grand nombre de bureaux de députés de la Cité parlementaire. On nous a dit qu’il se trouve que c’est le bâtiment occupé qui a le besoin le plus urgent de réparations dans la Cité parlementaire.
SPAC nous a dit que ses évaluations financières, ainsi que d’autres évaluations de tiers, l’ont amené à conclure que devancer la rénovation de l’édifice Victoria permettrait de réaliser de plus grandes économies et d’autres gains d’efficacité en matière de construction.
Vous pouvez donc voir que l’édifice Victoria ne fera pas partie de notre plan. Les sénateurs n’y retourneront pas. L’édifice Victoria sera utilisé pour loger temporairement les députés. Il deviendra ce qu’on appelle un lieu « transitoire », où les députés s’installeront pendant la rénovation de leurs bureaux et bâtiments permanents actuels et futurs.
Lorsqu’on nous a dit que l’édifice Victoria serait vidé plus tôt que prévu afin qu’il puisse être rénové et que les députés puissent s’y installer, nous avons posé des questions sur les coûts ainsi que sur les locaux temporaires et permanents du Sénat, sur le lien avec l’édifice de la Confédération, sur la recommandation de devancer les échéanciers et les séquences des déménagements relatifs à l’édifice Victoria et sur les répercussions potentielles pour le Sénat, et nous avons choisi de conserver le plan original qui consistait à vider d’abord l’édifice de l’Est.
Puis, en janvier 2022, l’Administration du Sénat nous a fourni une proposition actualisée concernant l’aménagement du 40, rue Elgin, l’édifice Chambers, dans lequel on ajouterait 45 bureaux de sénateurs sur cinq étages aux 18 bureaux de sénateurs qui occupent déjà deux étages, en guise de locaux temporaires pour les sénateurs. Ils nous ont donné des échéanciers estimatifs, y compris pour la relocalisation de plusieurs étages de locaux administratifs en conséquence.
Le sous-comité n’a aucun problème avec ce plan en principe, mais il est entendu qu’il y a de nombreux éléments et détails à examiner et à approuver. En clair, que le premier édifice vidé soit l’édifice Victoria ou l’édifice de l’Est, nous pouvons confirmer que les 63 bureaux du Sénat seront installés temporairement au 40, rue Elgin.
En janvier, les représentants de SPAC ont confirmé que l’intention était toujours de réinstaller les occupants de l’édifice de l’Est dans une nouvelle « tour de l’Est » qui sera aménagée dans le cadre du complexe de l’îlot 2. À titre d’information, concernant le complexe de l’îlot 2 — encore une fois, vous le verrez sur votre carte —, la partie rose est le côté est du complexe de l’îlot 2. Au milieu de ce même îlot se trouve l’espace des peuples autochtones, là où était auparavant l’ambassade des États-Unis. À l’extrémité, comme vous le savez, se trouve l’édifice Victoria.
Nous avons tendance à voir l’îlot 2 comme un seul bâtiment, mais il est important de se rappeler que tout cela va... L’îlot 2 est un réaménagement complet, avec des bâtiments qui restent et d’autres qui seront construits autour.
Le personnel a fait de l’excellent travail avec le nombre de représentations visuelles que vous pouvez voir ici, pour le site et pour le calendrier de tous les déménagements.
Dans le plan initial, les sénateurs devaient continuer d’occuper l’édifice Victoria jusqu’à l’achèvement de la rénovation de l’édifice du Centre et de l’édifice de l’Est. Le réaménagement de l’îlot 2 allait se faire autour. À l’origine, il était prévu de réaménager tout l’espace du côté ouest de l’îlot 2 et de laisser l’édifice Victoria intact et toujours occupé par des sénateurs pendant que les travaux de construction se poursuivraient tout autour.
Le ministère nous a indiqué qu’avec la nouvelle possibilité qui s’offre au 40, rue Elgin, nous pourrions vider l’édifice Victoria plus tôt que prévu. Il serait ainsi possible d’intégrer la rénovation de l’édifice Victoria dans le réaménagement de l’îlot 2, ce qui aurait pour effet d’optimiser un important projet de la VPLT.
Ainsi, au lieu d’avoir un immeuble occupé qui a lui-même besoin d’être rénové, il serait possible d’intégrer cet édifice, désormais vide, dans le projet plus vaste de réaménagement. Il peut s’agir de quelque chose d’aussi simple que d’utiliser uniquement la façade de l’édifice Victoria et de tout réaménager de l’autre côté. Cela pourrait ne pas être le cas, mais la flexibilité et l’efficacité s’en trouveraient accrues.
Devancer la rénovation de l’édifice Victoria serait également avantageux pour la Chambre des communes qui devrait déménager les députés de l’édifice de la Confédération plus tôt que prévu en raison des préoccupations relatives à l’état de cet édifice.
Venons-en maintenant à nos conclusions. Bien que ce plan révisé ne soit pas sans risques pour le Sénat, votre sous-comité estime que la proposition de devancer la rénovation de l’édifice Victoria a un certain mérite. Par conséquent, nous avons consulté le bureau du Président, ainsi que les sénateurs de tous les partis et groupes parlementaires reconnus et, à notre avis, les raisons suivantes sont les plus convaincantes de recommander l’approbation de cette stratégie. Elle va représenter une économie de plus de 200 millions de dollars par rapport au scénario visant à devancer la rénovation de l’édifice de l’Est. Les perturbations pour les sénateurs s’en trouveront réduites, car on va les retirer de l’édifice Victoria, situé dans une zone de construction active. Il ne sera pas nécessaire de trouver des bureaux temporaires pour réinstaller les sénateurs que la présence dans la zone de construction affecterait le plus. De plus, cette stratégie permettra d’achever les locaux des sénateurs au moins 5 ans plus tôt que ce qui était prévu dans la stratégie initiale, et elle accélérera de plus de 10 ans l’achèvement de l’ensemble de l’îlot 2.
Nous avons souligné quelques sujets de préoccupation dans notre rapport en ce qui concerne la Chambre des communes et d’autres décisions connexes : l’absence de données financières précises provenant du ministère, ainsi que les risques de retards et les répercussions sur les bureaux des sénateurs. Soyez assurés que le sous-comité continuera de porter attention à ces préoccupations et de faire rapport au besoin.
Après avoir évalué ces divers facteurs, le sous-comité a conclu que, tout compte fait, le devancement des travaux de rénovation de l’édifice Victoria présente moins de risques pour le Sénat et permet à ce dernier d’atteindre l’un de ses objectifs finaux, à savoir que tous les sénateurs seront installés dans trois édifices situés à proximité de la salle du Sénat, et ce, plus rapidement.
Chers collègues, le scénario parfait n’existe pas, quelle que soit l’option choisie. Nous pouvons nous attendre à ce que tous les sénateurs doivent, à un moment ou à un autre, déménager au cours des 10 prochaines années. Le devancement de la rénovation de l’édifice Victoria a pour effet de réduire le nombre de sénateurs qui seront touchés par la proximité immédiate de la construction. Même si les occupants actuels de l’édifice de l’Est devront rester dans une zone adjacente à la construction plus longtemps que prévu, l’Administration du Sénat continuera de veiller à ce que des mesures soient en place pour atténuer les inconvénients.
En outre, selon le sous-comité, les risques et les écarts de coûts possibles, ainsi que les échéanciers prévus, sont plus favorables au Sénat si l’édifice Victoria est vidé plus rapidement.
Il sera important d’avoir une stratégie bien pensée et un plan de communication interne prévoyant des mises à jour régulières et des consultations avec nos collègues, de manière à gérer les attentes des sénateurs. Les pages 6 à 10 de notre rapport décrivent la séquence et les échéanciers estimatifs des diverses mesures qui nous permettront de faire face aux 10 à 15 prochaines années de construction.
Par conséquent, le sous-comité recommande au Sénat d’aviser SPAC de procéder à la désaffectation de l’édifice Victoria avant l’édifice de l’Est, ainsi qu’à l’aménagement de locaux temporaires pour les sénateurs dans l’édifice Chambers, au 40, rue Elgin.
C’était mon premier rapport, monsieur le président. Si vous êtes d’accord, je propose de poursuivre avec le deuxième rapport, après quoi le personnel, les autres intervenants et moi‑même pourrons répondre aux questions.
Le président : Allez-y.
Le sénateur Tannas : Je vous remercie.
Le deuxième rapport concerne les salles de comité et les unités de bureau des sénateurs. Comme je l’ai fait remarquer plus tôt, le Sénat a expressément demandé à occuper, à l’état définitif, trois édifices situés à proximité de la chambre. Il doit impérativement avoir un total de 118 unités de bureau parlementaire, ou UBP — qui sont des bureaux de sénateurs —, 10 salles de comité avec capacité de télédiffusion et une salle polyvalente.
Pour l’Édifice du Centre et le nouveau Centre d’accueil du Parlement, le Sénat avait initialement demandé un minimum de 25 UBP, la suite du Président, des bureaux pour les fonctions de soutien législatif, six salles de comité avec capacité de télédiffusion et une salle polyvalente. C’est ce qu’il avait initialement demandé pour l’Édifice du Centre rénové, ce qui comprend le Centre d’accueil du Parlement.
Au fil du temps, nous avons été informés que diverses contraintes, comme le manque d’espace, des considérations patrimoniales et les exigences de la modernisation, feraient en sorte qu’il serait difficile de satisfaire toutes les exigences des divers partenaires parlementaires, dont le Sénat, la Chambre des communes, la Bibliothèque du Parlement et les Services de protection parlementaire. Tous les partenaires se sont vu demander de réévaluer leurs exigences afin de déterminer où des économies pourraient être réalisées.
Les membres du comité se souviendront qu’au printemps dernier, le ministère nous a avisés que trois exigences clés du Sénat pour l’Édifice du Centre et le Centre d’accueil du Parlement ne figureraient pas dans son annonce sur l’ampleur de la portée et du coût du projet, la ministre ayant jugé le coût fort préoccupant à l’époque. Avaient été éliminés trois salles de comité du nombre initialement demandé, un aménagement intercalaire qui aurait fourni six bureaux de sénateurs supplémentaires, et une entrée réservée à l’est du Centre d’accueil du Parlement.
Depuis lors, l’Administration du Sénat a collaboré étroitement avec des partenaires parlementaires pour en arriver à un consensus sur une stratégie révisée concernant les bureaux des sénateurs et les salles de comité sur le campus qui permettra au Sénat de conserver certaines de ses exigences initiales dans les limites de l’espace existant, sans impact négatif sur les considérations patrimoniales, et dans le respect de la portée et des coûts du projet envisagés par SPAC. Je tiens à féliciter le personnel d’avoir tenu bon et d’avoir travaillé en collaboration avec nos autres partenaires pour recouvrer certains éléments que nous avions perdu avec les ajustements.
Je soulignerais que ce consensus est le fruit de la collaboration de tous les partenaires parlementaires, et en particulier la Bibliothèque du Parlement, qui ont réduit leurs exigences au chapitre de l’espace. Pour sa part, l’Administration du Sénat a accepté d’éliminer 875 mètres carrés d’espace opérationnel du programme des travaux, ce qui obligera SPAC à travailler avec nos fonctionnaires pour aménager cet espace ailleurs, mais toujours relativement à proximité de l’Édifice du Centre.
Grâce à ces compromis, j’ai le plaisir d’annoncer que le Sénat peut s’attendre à ce que le plan de conception final des espaces qu’il occupera à l’état définitif incluront les éléments suivants, que j’ai déjà mentionnés : l’Édifice du Centre comptera 22 unités de bureau de sénateurs, la suite du Président et trois petites salles de comité. Sachez que ces dernières sont de taille semblable aux salles B45 et B30 situées plus bas. C’est considéré comme une petite salle de comité.
Dans le Centre d’accueil du Parlement, nous disposerons de deux salles de comité, une de taille moyenne et une de taille moyenne-plus, ainsi que d’une salle polyvalente. La salle de taille moyenne est de taille comparable à celle-ci, soit la salle C128 de l’Édifice du Sénat, alors que la salle de taille moyenne‑plus serait légèrement plus grande et pourrait accueillir une table et 36 places assises.
L’édifice de l’Est contiendra 42 unités de bureau du Sénat et deux salles de comité de taille moyenne — ici encore, semblables à celles se trouvant plus bas —, alors que l’îlot 2, soit la tour Est située de l’autre côté de la rue Wellington, comprendra 54 unités de bureau du Sénat et jusqu’à quatre salles de comité, comme vous pouvez le voir aux pages 5 à 8 du rapport. Des questions restent en suspens quant au nombre de salles que pouvons réellement avoir dans l’édifice de l’Est — nous pourrions en avoir une ou deux —, mais peu importe ce que nous ne pouvons pas obtenir dans l’édifice de l’Est, l’édifice du Centre et le Centre d’accueil du Parlement, nous l’aurons dans la nouvelle tour. SPAC a confirmé qu’il y a suffisamment d’espace pour pouvoir accueillir tout ce dont nous avons besoin.
Des échanges sont en cours avec le ministère au sujet de la réintégration d’une troisième exigence éliminée l’an dernier, soit l’entrée d’affaires du côté est du Centre d’accueil du Parlement. Ici encore, notre administration, les responsables de la sécurité et d’autres intervenants continuent de discuter de la question, et nous pourrions en arriver à une résolution. Un certain nombre de scénarios sont envisagés.
J’en arrive à la recommandation. Votre sous-comité croit que cette stratégie révisée permettra au Sénat d’obtenir deux exigences clés à l’état définitif. Nous recommandons donc que le Sénat avise SPAC qu’il accepte une nouvelle stratégie de conception pour le Centre d’accueil du Parlement, dans la mesure où ce dernier inclut au moins deux salles de comité avec capacité de télédiffusion, dont une de taille moyenne et une de taille moyenne-plus, ainsi qu’une salle polyvalente dans le CAP et 22 UBP, ou bureaux de sénateurs, et trois salles avec capacité de télédiffusion dans l’édifice du Centre, tout en assurant la présence du Sénat dans trois principaux édifices, soit l’édifice du Centre, l’édifice de l’Est et la tour Est de l’îlot 2 à l’état définitif. J’ajouterais également — cela ne figure pas dans la recommandation — que tout ce que nous avons fait repose sur l’assurance et la présomption qu’il y aura des tunnels permettant aux sénateurs et aux autres parlementaires de se déplacer efficacement entre les trois édifices.
Je répondrai avec plaisir à vos questions. Comme je l’ai indiqué, Caroline Morency, directrice générale, et Josée Labelle, directrice, VPLT et locaux, de la Direction des biens et services, sont ici, tout comme Julie Lacroix, notre directrice de la sécurité institutionnelle.
Le président : Je vous remercie, sénateur Tannas.
La sénatrice Saint-Germain : Je vous remercie et vous félicite, sénateur Tannas, pour cet excellent exposé qui était clair et pédagogique. Je vous remercie d’avoir fourni des cartes. Je félicite l’administration également. L’information est très claire.
J’ai deux questions. La première concerne ce que vous avez qualifié de compromis que nous avons négocié avec SPAC au sujet du problème que nous avions avec les demandes rejetées par la ministre d’alors. Combien d’argent avons-nous économisé? N’y a-t-il pas de frais supplémentaires? Quelles sont les répercussions financières de ce compromis?
Ma deuxième question concerne le fait que, selon ce que je comprends, nous disposerons de 118 UBP à la fin des travaux, au milieu des années 2030. Ce chiffre inclut évidemment le bureau du Président. Les bureaux des leaders sont parfois doublés, et je crois comprendre qu’il y a également jusqu’à huit bureaux ou suites pour accueillir des sénateurs supplémentaires au besoin. Est-ce bien cela?
Le sénateur Tannas : C’est exact. L’aménagement offre le potentiel constitutionnel d’accueillir huit sénateurs supplémentaires, plus, comme vous l’avez indiqué, les autres agents supérieurs, qui pourraient avoir leurs bureaux également.
En ce qui concerne votre première question sur les frais supplémentaires découlant du compromis auquel nous sommes arrivés, je demanderais à Mme Morency ou à Mme Labelle de fournir les informations dont elles disposent à ce sujet.
Caroline Morency, directrice générale, Direction des biens et services : Je vous remercie, sénateur Tannas.
En ce qui concerne le coût, on nous a répété récemment que le rétablissement des deux salles de comité n’aurait aucune incidence sur le coût total annoncé publiquement en juin. Nous n’avons pas encore reçu l’estimation officielle des coûts de chacune de ces deux salles. Nous avions déjà obtenu une estimation, mais nous ne l’avions pas validée auprès de SPAC. Pour l’instant, je ne peux pas vous donner de réponse sûre sur les coûts de chaque salle, mais nous pouvons certainement demander au ministère de nous fournir l’information.
Je voudrais également formuler une observation sur le nombre d’UBP, qui est de 118. Ce nombre exclut les quartiers ou les bureaux des leaders. Ces UBP s’ajoutent aux bureaux des leaders et peuvent accueillir des personnes occupant des postes de direction et des sénateurs qui pourraient être nommés en vertu de la Constitution. Nous collaborerons avec les hautes instances pour réaffecter des bureaux potentiels au besoin, mais oui, les 118 UBP sont destinées aux sénateurs et aux personnes occupant des postes de direction.
La sénatrice Saint-Germain : Je vous remercie.
Le président : Je ne vois aucune main levée, que ce soit sur vidéo ou en personne. Je mettrai donc les deux rapports aux voix séparément.
L’honorable sénateur Tannas propose que le premier rapport du Sous-comité sur la Vision et le Plan à long terme soit adopté. Plaît-il aux honorables sénateurs d’adopter la motion? Si des sénateurs souhaitent s’y opposer ou s’abstenir, qu’ils lèvent la main.
Des voix : D’accord.
Le président : Je déclare la motion adoptée.
L’honorable sénateur Tannas propose que le deuxième rapport du Sous-comité sur la Vision et le Plan à long terme soit adopté. Plaît-il aux honorables sénateurs d’adopter la motion?
Des voix : Oui.
Le président : Je déclare la motion adoptée.
Je voudrais maintenant remercier le sénateur Tannas, le Sous‑comité sur la Vision et le Plan à long terme et tout le personnel. C’est beaucoup d’effort et de travail, et je sais qu’ils ont tenu de nombreuses réunions et discussions pour en arriver où nous en sommes. Même si la manière dont le sénateur a expliqué les choses peut donner l’impression que c’est simple, croyez-moi, ce ne l’est pas.
Honorables collègues, le point 4 concerne le rapport du Sous‑comité du budget des dépenses du Sénat au sujet des affectations prévues dans les budgets des agents supérieurs. Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, et Nathalie Charpentier, dirigeante principale adjointe des finances, se joindront à la séance par vidéoconférence à titre de témoins. Comme d’habitude, l’exposé sera suivi par une période de questions.
La sénatrice Moncion fera un exposé, puis M. Lanctôt et Mme Charpentier l’aideront à répondre aux questions.
[Français]
La sénatrice Moncion : Je vous présente le premier rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration.
Le Budget principal des dépenses du Sénat pour l’année financière 2022-2023 a été approuvé par CIBA à sa réunion du 25 novembre 2021. Ce budget contient un montant total de 4 896 100 $ pour les caucus et groupes parlementaires. Cependant, ni SEBS ni CIBA n’a conclu sur l’allocation du budget aux différents caucus et groupes parlementaires. À défaut d’une répartition approuvée du budget aux différents caucus et groupes parlementaires, les dispositions des Règlements administratifs du Sénat devraient s’appliquer pour l’exercice financier débutant le 1er avril 2022, ce qui créera des variances comparativement aux budgets de 2021-2022.
Votre sous-comité a été invité à examiner et à fournir des recommandations concernant la répartition du budget global des caucus et des groupes parlementaires pour l’exercice 2022-2023.
Afin de préparer cette discussion, une correspondance a été envoyée à tous les leaders du Sénat leur demandant leurs commentaires sur la répartition des ressources pour leur propre caucus ou groupe. Tous les leaders du Sénat ont convenu que le SEBS devait recommander le statu quo pour l’année fiscale 2022-2023, c’est-à-dire attribuer les mêmes montants à chaque groupe et caucus que pour l’année fiscale 2021-2022. Les réponses des leaders ont été partagées avec les membres du SEBS.
Après un examen attentif, votre sous-comité recommande la répartition suivante du budget global des caucus et des groupes parlementaires pour l’exercice 2022-2023, ce qui représente les mêmes montants pour chaque groupe et caucus que pour l’exercice 2021-2022 :
Pour le Bureau du représentant du gouvernement, 1 308 154 $; pour le GSI, 1 308 154 $; pour l’opposition, 1 279 792 $; pour le GSC, 500 000 $; pour le GPS, 500 000 $.
Votre sous-comité recommande également que la répartition du budget entre les différents caucus et groupes parlementaires fasse partie de l’examen du prochain processus budgétaire.
Respectueusement soumis.
[Traduction]
Le président : Je vous remercie, sénatrice Moncion.
Avez-vous des questions pour la sénatrice Moncion, honorables collègues? Je ne vois aucune main levée.
L’honorable sénatrice Moncion propose que le premier rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat soit adopté. Plaît-il aux honorables sénateurs d’adopter la motion?
Des voix : Oui.
Le président : Je déclare la motion adoptée.
Le prochain point concerne un rapport du Sous-comité du budget de dépenses du Sénat sur l’impact de l’inflation sur les budgets des sénateurs, présenté à titre d’information seulement. Pierre Lanctôt et Mme Charpentier apporteront leur contribution à ce sujet également.
Je crois comprendre que la sénatrice Moncion fera d’abord un exposé, puis M. Lanctôt et Mme Charpentier l’aideront à répondre aux questions.
[Français]
La sénatrice Moncion : Je vous présente maintenant le troisième rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration.
Lors de l’établissement du Budget principal des dépenses de 2017-2018, le Sénat avait approuvé, en vue des exercices suivants, le concept de l’augmentation annuelle du budget de bureau des sénateurs en fonction du taux d’inflation.
Dans le cadre de l’établissement du Budget principal des dépenses de 2022-2023, le précédent Sous-comité du budget des dépenses du Sénat avait recommandé au CIBA d’augmenter le budget de bureau des sénateurs en fonction du taux d’inflation, ce qui correspond à la décision prise lors de l’établissement du Budget principal des dépenses de 2017-2018. Même si CIBA avait approuvé l’augmentation proposée de 2 % du budget de bureau de chaque sénateur en 2022-2023, des membres du comité ont remis en question ce taux, car le dernier taux d’inflation mensuel que Statistique Canada avait publié au moment de la réunion du 25 novembre 2021 était de 4,7 %. Par conséquent, CIBA avait demandé au sous-comité d’évaluer la répercussion que la mise à jour du taux d’inflation à une date rapprochée du mois de mars 2022 entraînerait sur le budget de bureau de chaque sénateur pour 2022-2023. [...]
À l’heure actuelle, la pratique qui a cours pour déterminer l’augmentation annuelle du budget de bureau de chaque sénateur consiste à utiliser le taux d’inflation de l’indice des prix à la consommation (IPC-Tronq) lors de l’établissement du Budget principal des dépenses, à savoir durant le premier trimestre de chaque exercice financier.
On a utilisé le taux d’inflation de 2 % pour établir le Budget principal des dépenses de 2022-2023, ce qui fait passer le budget de bureau de chaque sénateur de 234 940 $ à 239 640 $.
À la suite de la préparation du Budget principal des dépenses de 2022-2023, le taux d’inflation annuel a atteint 3,7 % en date de décembre 2021.
La différence de 1,7 % entre le dernier taux d’inflation annuel, qui était de 3,7 %, et le taux utilisé pour calculer l’augmentation du budget de bureau de chaque sénateur lors de l’établissement du Budget principal des dépenses de 2022-2023 représente 3 995 $.
D’autres facteurs ont été discutés et considérés par SEBS :
• L’inflation est instable à l’heure actuelle : On observe actuellement dans de nombreuses économies dans le monde un taux d’inflation élevé sans précédent depuis des décennies. Toutefois, bon nombre d’économistes et de banques centrales, entre autres, estiment que cette inflation élevée est directement attribuable à la pandémie et qu’elle devrait se stabiliser au cours des mois à venir. Cependant, nul ne peut prédire si elle demeurera élevée, augmentera ou diminuera pour atteindre un taux qui se situera dans la fourchette allant de 1,5 % à 2 %, qui englobe les taux observés dans la plupart des pays industrialisés au cours des dernières décennies.
• Augmentation de salaire du personnel des sénateurs : Aucune décision n’a encore été prise au sujet de l’augmentation de salaire du personnel des sénateurs durant l’exercice financier 2022-2023. Par conséquent, on ne sait pas à combien s’élèveront les fonds nécessaires à cette augmentation de salaire. Il pourrait donc être prudent d’attendre avant d’augmenter le budget de bureau de chaque sénateur de plus de 2 %, car les salaires représentent environ 93 % des dépenses de bureau des sénateurs.
• Faible proportion des dépenses des sénateurs touchées par l’inflation : Environ seulement 7 % du budget des sénateurs est consacré à des dépenses non salariales qui sont touchées par l’inflation. Le reste, à savoir 93 % de leur budget, est consacré aux salaires, dont l’augmentation est approuvée par le CIBA. Le taux d’augmentation des salaires durant l’exercice 2022-2023 n’a pas encore été approuvé, mais si on se fie à la tendance que l’on observe, il sera d’environ 2 %. Ainsi, le taux d’inflation additionnel de 1,7 % qui serait appliqué aux dépenses non salariales représenterait une augmentation budgétaire de 280 $.
Sur la base de ces informations, SEBS recommande de ne pas apporter de modifications au budget de bureau des sénateurs pour le moment, mais continuera à surveiller l’impact de l’inflation sur le budget de bureau de chaque sénateur et discutera de cette question sur une base régulière lors de ses prochaines réunions.
Respectueusement soumis.
[Traduction]
Le président : Avez-vous des questions pour la sénatrice Moncion, honorables collègues? Je vois qu’il n’y en a aucune.
Nous passerons au point 6, soit un rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat concernant les rapports financiers trimestriels. Une fois encore, la sénatrice Moncion fera un exposé, puis M. Lanctôt et Mme Charpentier l’aideront à répondre aux questions. Vous êtes très populaire aujourd’hui, sénatrice Moncion.
La sénatrice Moncion : Aussi populaire que le sénateur Tannas ce matin.
Je vous lirai le deuxième rapport :
Votre sous-comité a reçu le document sur les faits saillants financiers et les résultats des deuxième et troisième trimestres de l’exercice financier 2021-2022.
Dans le cadre de son étude, votre sous-comité a soulevé des inquiétudes quant aux niveaux de ressources disponibles pour soutenir le travail des comités parlementaires en vue d’accroître le nombre de réunions simultanées. Bien qu’il ne s’agît pas d’un enjeu immédiat, votre sous-comité croit qu’il faut se pencher sur cette question avant qu’elle ne devienne un problème.
Votre sous-comité a également soulevé des préoccupations quant à la compétitivité du Sénat sur le marché du travail et se demande si l’offre du Sénat en matière de salaires et avantages sociaux alloués aux employés lui permet d’acquérir et retenir le niveau de talent désiré, et ce, plus spécifiquement pour les cadres supérieurs.
Après délibération, votre sous-comité a approuvé et dépose maintenant le rapport financier trimestriel du Sénat du Canada pour les trimestres se terminant le 30 septembre et le 31 décembre 2021.
Ce rapport vous est respectueusement présenté. Je n’ai pas présenté de chiffres, mais si vous voulez de l’information à ce chapitre, M. Lanctôt et Mme Charpentier sont mieux en mesure que moi d’en fournir, monsieur le président.
Le président : Nous avons là un rapport très exhaustif sur les résultats; je pense donc qu’il contient quantité de détails si jamais quelqu’un en a besoin. Je présume que tout le monde l’a examiné. C’est certainement ce que j’ai fait. Le rapport contient de nombreux détails. Y a-t-il des questions pour la sénatrice Moncion?
Comme il n’y en a pas, nous passerons au point 7, lequel porte sur un sujet qui revient chaque année concernant les services fournis par Services publics et Aprovisonnement Canada. Caroline Morency, directrice générale, Biens et services, se joindra de nouveau à nous à titre de témoin. Ici encore, nous aurons le temps de lui poser des questions après son exposé.
Madame Morency, vous pouvez commencer.
Mme Morency : Je vous remercie, monsieur le président. Honorables sénateurs, je vous demande aujourd’hui d’approuver l’autorisation de conclure des contrats à fournisseur unique avec Services publics et Approvisionnement Canada pour la prestation de services obligatoires dans les édifices occupés par le Sénat. À titre de gardien désigné des édifices de la Cité parlementaire, SPAC a pour mandat de fournir des services d’entretien des édifices pour tous les systèmes mécaniques et électriques, de réaliser des travaux de construction de base et de s’occuper d’autres composantes liées aux bâtiments dans les installations du Sénat, notamment des projets mineurs de construction et de rénovation des lieux.
En outre, à la demande de l’Administration du Sénat, SPAC fournit au Sénat des services d’entretien et de location d’équipement, au titre de contrats à fournisseur unique.
Au cours des cinq dernières années, nous avons dépensé approximativement 600 000 $ avec SPAC. Les dépenses annuelles ont fluctué en raison de la nature cyclique des projets de construction et de rénovation à petite échelle et au rythme de la réalisation des projets. De façon générale, cependant, nous avons dépensé environ 100 000 $ par année pour les services de SPAC.
Au cours du dernier exercice, nous avons dépensé un peu plus que d’habitude, principalement en raison de la location de cabines d’interprétation afin de soutenir les délibérations de la Chambre et des comités. Cette augmentation est également attribuable à la hausse du coût de la main-d’œuvre, au niveau d’effort lié aux contrats d’entretien de l’équipement existants et aux coûts afférents à la résolution de problèmes détectés lors des inspections d’entretien, notamment pour le remplacement de pièces ou des mises à jour de systèmes.
[Français]
Pour l’année financière 2022-2023, nous demandons l’approbation pour conclure des contrats d’une valeur totale de 232 000 $ pour les services de Services publics et Approvisionnement Canada. Cette estimation continue d’être supérieure aux dépenses habituelles, puisqu’elle comprend le prolongement de la location des cabines d’interprétation et l’augmentation des frais d’entretien des bâtiments et de l’équipement, ainsi que la reprise de l’entretien de l’équipement des services alimentaires, en présumant que ces services reviennent au même niveau qu’avant la pandémie. Toutefois, veuillez noter que nous sommes en discussion avec Services publics et Approvisionnement Canada dans le but de conclure une entente qui devrait nous permettre de réduire ou d’éliminer complètement les frais de location des cabines d’interprétation.
Les frais supplémentaires anticipés l’an prochain n’auront aucune incidence sur les besoins en matière de financement des biens et services, puisqu’ils seront financés dans les budgets existants de la direction.
C’est avec plaisir que je répondrai maintenant à vos questions. Merci.
[Traduction]
Le président : Y a-t-il des questions pour Mme Morency, honorables collègues? Je n’en vois aucune. Quelqu’un pourrait-il proposer la motion suivante :
Que l’Administration du Sénat soit autorisée à continuer de passer des contrats à fournisseur unique avec Services publics et Approvisionnement Canada en ce qui concerne l’entretien de base des immeubles, les frais de location d’équipement et les projets de construction de locaux standard pour l’exercice 2022-2023, dont les coûts totaux sont estimés à 232 000 $.
Le sénateur Dean propose la motion. Plaît-il aux honorables sénateurs d’adopter la motion? En l’absence d’objection, je déclare la motion adoptée.
Je vous remercie encore, madame Morency.
Honorables collègues, le point 8 concerne l’ajout d’un membre supplémentaire du Sénat au Conseil interparlementaire mixte. Nous recevons Jeremy LeBlanc, greffier adjoint et directeur général, de la Direction des affaires internationales et interparlementaires, et Marie-Eve Belzile, greffière principale, Échanges parlementaires et protocole, qui comparaissent à titre de témoins.
Honorables collègues, pour vous donner un peu de contexte, le 7 février, le comité directeur de CIBA a reçu une lettre de l’honorable sénatrice Cordy concernant la question de la représentation au sein du Conseil interparlementaire mixte, ou CIM. Le comité directeur a entrepris de déterminer comment on pourrait modifier la représentation au sein du CIM et a demandé à l’Administration du Sénat de préparer une note d’information sur les pratiques antérieures. Cette note figure dans la liasse de documents que vous avez reçue plus tôt cette semaine.
Après avoir examiné cette note, le comité directeur a recommandé que j’écrive au président du Bureau de régie interne de la Chambre des communes afin de lui demander d’accepter de modifier la composition du CIM pour que tous les groupes et les partis du Sénat y soient représentés. Sachez que le Président appuie également cette démarche.
Avez-vous des questions ou des observations à formuler, sénateurs?
Le sénateur Dawson : J’approuve l’objectif. Nous devons trouver une solution, car nous avons déjà déploré que notre nombre ait fluctué de 13 à 14 et à 12 membres cette année. Je pense que nous devrions bénéficier de cette représentation, mais les modifications à apporter au CIM doivent aller plus loin.
Comme vous le savez, le vocabulaire parle du gouvernement du Sénat, où il n’y a pas de représentation du gouvernement. Le choix des coprésidents, des présidents de comité et la composition des comités se fondent souvent sur la représentation du gouvernement à la Chambre, et seuls les membres du gouvernement peuvent présider des comités. Nous devons changer cette façon de faire, car, de toute évidence, le nouveau Sénat ne fonctionne pas en vertu des anciennes règles relatives au gouvernement et à l’opposition.
Je ne veux pas que nous nous restreignions nous-mêmes. C’est le caucus progressiste qui a demandé l’ajout de membres. Je pense que nous avons maintenant un mandat pour restructurer le CIM, en adoptant notamment un vocabulaire qui joue en faveur du nouveau Sénat.
Je conviens que nous devons agir, mais devrions-nous le faire maintenant ou attendre jusqu’à ce que nous réformions le CIM pour tout faire en même temps?
Le président : Sénateur Dawson, nous sommes limités par ce que nous avons le pouvoir de faire. En ce moment, le CIBA a seulement le pouvoir de demander au BRI — au Bureau de régie interne — ou au CIM lui-même d’ajouter un membre au CIM. La question de la réforme du CIM, de sa composition et des différents comités relève du CIM, et non du CIBA. Je recommande que nous fassions la demande d’un membre additionnel auprès du BRI, puis que nous laissions aux membres du CIM le soin de réfléchir à la meilleure façon de réformer les autres éléments que vous avez mentionnés.
Le sénateur Dawson : Je m’incline devant la coprésidence.
La sénatrice Saint-Germain : J’accueille favorablement la proposition. J’aurais souhaité que le GPS — le Groupe progressiste du Sénat — reçoive la même courtoisie lorsqu’il était le quatrième groupe.
Cela dit, il y a aussi une question de proportionnalité et d’équité. Je tiens à souligner que le sénateur Tannas a envoyé une lettre à ce sujet à tous les leaders. En collaboration avec le sénateur Dawson et le sénateur Plett, qui représente le PCC, nous nous pencherons également sur les questions liées à l’équité, à la proportionnalité et à la représentation. Il faut absolument que le tout concorde avec le Sénat d’aujourd’hui. Nous allons prendre des mesures en ce sens.
Le président : Je pense que toutes et tous appuient la proposition qu’une réforme soit mise en œuvre dans le but de mieux représenter le Sénat d’aujourd’hui.
Honorables collègues, quelqu’un pourrait-il présenter la motion suivante :
Que le président du CIBA écrive au président du Bureau de régie interne afin de lui demander d’accepter de modifier la composition du CIM pour que tous les groupes et les partis du Sénat y soient représentés.
Il me faut une motion. La sénatrice Bovey propose la motion. Plaît-il aux honorables sénateurs d’adopter la motion?
Comme je ne vois aucune objection, je déclare la motion adoptée.
Nous passons au point 9. J’ai l’honneur de déposer le deuxième rapport du Sous-comité du programme et de la procédure concernant les décisions prises par le comité directeur au nom du CIBA depuis notre dernière réunion. Ce rapport vous est présenté à titre d’information. Je serai ravi de répondre à vos questions et de recevoir vos commentaires.
La sénatrice Marshall : Le groupe responsable des technologies de l’information pourrait-il nous fournir plus de détails sur le point 2, les licences supplémentaires de TechExcel, et le point 3, le contrat à fournisseur unique accordé à LinkedIn?
Le président : M. David Vatcher participe à la vidéoconférence. Monsieur Vatcher, pouvez-vous nous expliquer les points 2 et 3?
David Vatcher, directeur, Direction des services d’information, Sénat du Canada : Oui. Je vous remercie pour la question, madame la sénatrice.
Tout d’abord, vous avez mentionné LinkedIn. Cependant, la note d’information parle de LogMeIn, un outil qui permet à mon personnel de se brancher aux ordinateurs portatifs et aux iPhone à distance afin de diagnostiquer et de régler les problèmes plus facilement. Le nombre de licences utilisées a augmenté au cours de la dernière année, ce qui reflète la hausse du nombre d’employés.
Le président : Je dois vous interrompre. Je pense que vous parlez d’un sujet que nous allons examiner à huis clos. Le point en question concerne LinkedIn et une demande qui a été approuvée par le comité directeur. Vous vous souviendrez que nous vous avons posé des questions à ce sujet durant la réunion du comité directeur. Il s’agit du contrat avec LinkedIn. Il y a le contrat avec TechExcel que le comité directeur a approuvé, et il y a le contrat avec LinkedIn. Vous parlez d’un autre contrat dont nous traiterons à huis clos.
M. Vatcher : Excusez-moi. Ce sont nos collègues des Ressources humaines qui utilisent LinkedIn.
Le président : Désolé, je croyais que c’était le groupe des technologies. Malheureusement, aucun membre de l’équipe des Ressources humaines ne participe à l’appel. Sénatrice Marshall, si vous le voulez bien, je vais demander à quelqu’un des Ressources humaines de vous appeler pour vous fournir une explication.
La sénatrice Marshall : D’accord. Et le deuxième point, les licences supplémentaires de TechExcel?
Le président : Monsieur Vatcher, pouvez-nous parler de TechExcel?
M. Vatcher : Certainement.
TechExcel est un outil d’un bon rapport coût-efficacité conçu pour les centres d’appels. Les outils conçus pour les centres d’appels sont très coûteux. Nous consignons tous les appels reçus par la DSI et par les Ressources humaines, ce qui nous permet de créer une base de connaissances dans laquelle nos équipes peuvent puiser pour mieux soutenir les utilisateurs qui ont des questions difficiles.
Après un essai fructueux dans le bureau de la DBS, la décision a été prise de fournir cet outil à l’ensemble de son personnel, ce qui nécessite 48 licences. Bientôt, il sera aussi mis en place à la Direction de la sécurité institutionnelle, ce qui prendra 10 autres licences. Comme je l’ai déjà dit, la Direction des services d’information et les Ressources humaines l’utilisent déjà.
La sénatrice Marshall : D’accord, très bien. Merci beaucoup.
Le président : Sénatrice Marshall, je peux vous donner des détails sur le contrat accordé à LinkedIn. De mémoire, il s’agit d’un outil très efficace que l’équipe des ressources humaines utilise pour l’embauchage, surtout lorsqu’elle tente d’atteindre des communautés diverses, ce qui est difficile à faire au seul moyen d’une annonce. Elle a engagé quatre ou cinq personnes, et il lui coûterait beaucoup plus cher d’avoir recours à une agence de placement ou de recrutement que de payer LinkedIn et de le faire elle-même directement. Cela dit, l’équipe des ressources humaines vous fournira plus de détails.
La sénatrice Marshall : Grâce à votre explication, j’ai toute l’information qu’il me faut. C’est parfait. Je vous remercie.
Le président : Avez-vous d’autres questions, chers collègues?
Comme je n’en vois pas, je vais passer au prochain point à l’ordre du jour. Il concerne les contrats annuels pour les licences de logiciels et les services de soutien et de maintenance de la Direction des services d’information. M. David Vatcher, directeur des services d’information, nous fournira de l’information à titre de témoin.
Honorables sénateurs, je devrais mentionner que certains contrats énumérés dans le document allaient prendre fin le 1er avril. Afin d’éviter une interruption de service, le comité directeur du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration a approuvé les contrats en question. Dans le cas où le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration ne se serait pas réuni aujourd’hui, nous voulions nous assurer que ces contrats seraient renouvelés avant leur expiration. Les contrats approuvés par le comité directeur figurent à l’annexe C, à titre d’information.
La déclaration de M. Vatcher sera suivie d’une période de questions. Je rappelle aux sénateurs que si vous avez des questions sur un contrat ou un fournisseur en particulier, ces questions devraient être posées à huis clos, au moment du vote.
Monsieur Vatcher, je vous invite à faire votre déclaration.
M. Vatcher : Je vous remercie, monsieur le président.
Honorables sénateurs, la note d’information que je vous présente est préparée chaque année dans le but d’assurer la continuité des activités et le respect de la politique sur l’approvisionnement du Sénat.
Dans la mesure du possible, la DSI acquiert des licences de logiciels de manière concurrentielle. Toutefois, à long terme, certaines licences et certains services qui sont renouvelés annuellement dépassent les seuils établis au titre de la politique sur l’approvisionnement. Ces cas sont répartis entre trois annexes. L’annexe A dresse la liste des contrats de logiciels et de services dont la valeur annuelle est supérieure à 40 000 $. L’annexe B dresse la liste des contrats de logiciels et de services dont la valeur annuelle est inférieure à 40 000 $, mais qui dépassent le seuil établi pour les contrats à fournisseur unique sur plusieurs années. Finalement, comme le président l’a dit, l’annexe C dresse la liste des contrats approuvés par le comité directeur pour assurer la continuité des services, étant donné que la date de renouvellement approchait.
Avant de terminer, je tiens à préciser qu’aucuns fonds supplémentaires ne sont demandés et que les montants des contrats ont déjà été établis. Tout ce qu’il faut, c’est l’approbation exigée par la politique sur l’approvisionnement.
Je vous remercie pour votre attention. Je serai heureux de répondre à vos questions.
Le président : Chers collègues, avez-vous des questions pour M. Vatcher?
Je demanderais à quelqu’un de proposer la motion suivante :
Que le renouvellement des contrats relatifs aux logiciels, à la maintenance et aux services de soutien énumérés aux annexes A et B de la note d’information soit approuvé pour l’exercice 2022-2023.
Le sénateur Forest propose la motion. Plaît-il aux honorables sénateurs d’adopter la motion? Comme je ne vois aucune objection, je déclare la motion adoptée.
Honorables collègues, nous sommes rendus aux autres affaires. Vous vous souviendrez peut-être que durant la dernière réunion du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration, j’ai pris en délibéré les préoccupations soulevées à propos de l’offre de services de restauration sur place. Vous avez sans doute remarqué que la cafétéria de l’édifice du Sénat du Canada est maintenant ouverte. Elle a été rouverte au début de mars, avec un menu complet, après que les manifestations ont été dispersées et que la Chambre des communes a pu recommencer à recevoir des livraisons. Nous reconnaissons tous l’importance que ce service soit offert dans l’édifice, surtout durant les semaines de séance. Je suis donc très heureux que ce problème passager ait été réglé.
Dans le même ordre d’idées, j’aimerais aussi parler de la cafétéria de l’édifice de l’Est, qui est fermée depuis mars 2020. Comme vous le savez, en décembre 2020, le comité a décidé de ne pas rouvrir la cafétéria de l’édifice de l’Est étant donné la faible présence sur les lieux. Le 31 décembre 2021, le comité directeur a reconduit cette décision. Je propose à nos collègues de l’édifice de l’Est de maintenir cette décision jusqu’à ce que le nombre de personnes sur place augmente. Nous pourrons la réexaminer lorsque plus de personnes fréquenteront l’édifice de l’Est.
Je tenais à le mentionner. Si vous avez des questions, j’y répondrai avec plaisir. Y a-t-il d’autres affaires à traiter en public? Sinon, nous allons poursuivre à huis clos. Nous allons donner quelques minutes à l’administration pour prendre les mesures nécessaires pour continuer à huis clos. Merci à toutes et à tous.
(La séance se poursuit à huis clos.)