COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L'ADMINISTRATION
PROCÈS-VERBAL
OTTAWA, le jeudi 24 mars 2022
(5)
[Français]
En vertu de l'ordre du Sénat du 25 novembre 2021, le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration se réunit aujourd'hui dans la pièce C128 de l'Édifice du Sénat du Canada, et avec vidéoconférence à 11 h 30, sous la présidence de l’honorable Sabi Marwah (président).
Membres du comité présents : Les honorables sénateurs Bovey, Dawson, Dean, Marwah, Moncion, Saint-Germain et Tannas (7).
Membres du comité présents par vidéoconférence : Les honorables sénateurs Boyer, Campbell, Forest, Gagné, Housakos, Marshall, Moodie, Seidman et Smith (9).
Autres sénateurs présents : L’honorable sénateur Dalphond (1).
Participent à la réunion : Pascale Legault, dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration; Gérald Lafrenière, greffier du Sénat et greffier des Parlements par intérim et dirigeant principal des services législatifs; Philippe Hallée, légiste et conseiller parlementaire; hauts fonctionnaires du Sénat et autres employés de soutien.
TÉMOINS :
L’honorable sénateur Scott Tannas, président, Sous-comité de la vision et du plan à long terme;
L'honorable sénatrice Lucie Moncion, présidente, Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités;
Nathalie Charpentier, contrôleuse et dirigeante principale adjointe des finances, Direction des finances et de l'approvisionnement (par vidéoconférence);
Josée Labelle, directrice, VPLT et locaux, Direction des biens et services (par vidéoconférence);
Julie Lacroix, directrice, Direction de la sécurité institutionnelle (par vidéoconférence);
Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, Direction des finances et de l'approvisionnement (par vidéoconférence);
Caroline Morency, directrice générale, Direction des biens et services (par vidéoconférence);
David Vatcher, directeur, Direction des services d'information (par vidéoconférence);
Jeremy Leblanc, greffier adjoint et directeur général, Affaires internationales et interparlementaires (par vidéoconférence);
Marie-Eve Belzile, greffière principale, Affaires internationales et interparlementaires (par vidéoconférence).
Conformément au paragraphe 12-7(1) du Règlement du Sénat, le comité poursuit son étude des questions financières et administratives concernant l’administration interne du Sénat.
Le président fait une déclaration.
Le président présente tous les sénateurs participant à la réunion.
CIBA/2022-03-24/051(P) – Adoption du Procès-verbal du 10 février 2022 (public)
Le comité a examiné le procès-verbal du 10 février 2022 (public).
L’honorable sénateur Campbell propose que le procès-verbal du jeudi 10 février 2022 (public) soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2022-03-24/052(P) – Premier rapport du Sous-comité de la vision et du plan à long terme : plan à long terme pour les locaux du Sénat
Le président du Sous-comité de la Vision et du plan à long terme, l'honorable sénateur Tannas présente le premier rapport du sous-comité comme suit :
Le jeudi 24 mars 2022
Le Sous-comité de la Vision et du plan à long terme du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration a l'honneur de présenter son rapport
PREMIER RAPPORT
Votre sous-comité, autorisé par le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration (CIBA) à examiner le programme de travail de la Vision et du plan à long terme pour la Cité parlementaire afin d’en faire rapport, présente maintenant son premier rapport.
Plan à long terme pour les locaux du Sénat
Contexte
En avril 2021, les membres de votre sous-comité ont informé le CIBA d’un changement possible du plan à long terme pour les locaux du Sénat. Dans le cadre de ce plan, certains sénateurs occupant des postes de direction ont déménagé leur bureau de l’édifice du Centre à l’édifice du Sénat du Canada, tandis que d’autres sénateurs ont été relocalisés dans des bureaux de l’édifice Chambers, au 40, rue Elgin. Les autres sont restés dans les bureaux de l’édifice de l’Est et de l’édifice Victoria. À l’heure actuelle, l’édifice de l’Est fait également l’objet de la première phase d’importants travaux de rénovation.
Selon le plan à long terme de 2012, un projet de réaménagement du quadrilatère directement en face de la Colline du Parlement, appelée « îlot 2 », est prévu. Celui-ci comprendra la transformation de plusieurs édifices vieillissants et de deux parcelles de terrains vacantes situées de chaque côté de l’ancienne ambassade des États-Unis, maintenant connu comme l’espace des peuples autochtones, en un seul complexe. Nous avons tendance à considérer l’îlot 2 comme un seul édifice, mais il est important de se rappeler que ce réaménagement comprendra la construction de deux nouveaux édifices principaux, intégrés à la plupart des édifices existants à l’intérieur de l’îlot. Une fois terminé, le complexe devrait comprendre une tour de bureaux à l’angle est de l’îlot, laquelle comporterait un nombre important de bureaux parlementaires et quelques salles de comité.
Le plan pour les locaux de 2012 prévoit aussi que les occupants de l’édifice de l’Est déménageront dans la tour Est de l’îlot 2 dans quelques années, afin que l’édifice de l’Est puisse être pleinement restauré. On s’attendait à ce que, une fois la construction de la Colline du Parlement terminée, tous les sénateurs de l’édifice du Sénat, de l’édifice Victoria et du 40, rue Elgin déménagent dans de nouveaux locaux rénovés situés dans l’édifice du Centre et l’édifice de l’Est, et dans un troisième édifice situé dans la portion est de la rue Wellington (très probablement dans le complexe de l’îlot 2). Cela permettrait d’atteindre l’un des objectifs à long terme du Sénat, soit relocaliser tous les sénateurs à l’est de la Tour de la Paix et à proximité de l’édifice du Centre.
Toutefois, en avril 2020, Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) a présenté à votre sous- comité une nouvelle proposition fondée sur l’état et la condition de l’édifice Victoria, ainsi qu’une occasion de déménager temporairement l’ensemble des bureaux de sénateurs de l’édifice Victoria au 40, rue Elgin, permettant ainsi d’intégrer l’édifice Victoria dans une seule et même phase de réaménagement de l’îlot 2. Cette nouvelle proposition entraînerait la modification de l’ordre de la stratégie relative aux locaux en faisant passer la rénovation de l’édifice Victoria de quelques années avant celle de l’édifice de l’Est.
À l’époque, nous avions exprimé plusieurs inquiétudes quant aux raisons pour lesquelles SPAC proposait de devancer la rénovation de l’édifice Victoria, en raison des déménagements additionnels que cette proposition engendrerait, les effets domino potentiels et les nouveaux faits entourant la condition de l’édifice Victoria. Nous lui avons demandé une estimation des coûts et un calendrier plus complet pour les diverses séquences de déménagement proposées, ainsi que de la documentation sur l’état des édifices de l’Est, Victoria et de la Confédération, afin d’assurer une utilisation responsable et économique des deniers publics. On lui a également demandé d’examiner d’autres scénarios possibles, comme le devancement de la rénovation de l’édifice de l’Est, étant donné que des travaux importants y sont déjà en cours et que le devancement des rénovations de l’édifice pourrait permettre de devancer le parachèvement de l’ensemble des travaux impliquant les édifices qui seront occupés par le Sénat sur la colline parlementaire.
Sur la base de la recommandation de votre sous-comité, le CIBA a approuvé que SPAC saisisse l’opportunité de louer tout l’espace supplémentaire disponible (y compris le stationnement) au 40, rue Elgin afin de l’utiliser comme espace pour les sénateurs, jusqu’à ce que les grands projets de réhabilitation de la Colline du Parlement soient terminés. Il a demandé à votre sous-comité de continuer à examiner les diverses options de calendrier et de séquencement pour la construction et la réhabilitation d’autres immeubles occupés par le Sénat.
Devancement de la rénovation de l’édifice Victoria
En août 2021, des représentants de SPAC se sont présentés devant votre sous-comité avec diverses options concernant le calendrier et l’enchaînement des déménagements pour l’édifice Victoria, l’édifice de l’Est et le 40, rue Elgin. Nous avons également reçu des renseignements supplémentaires sur l’état et la condition de l’édifice de la Confédération, qui contient le plus de bureaux de députés dans la Cité parlementaire.
Votre sous-comité a été informé que l’édifice de la Confédération avait un besoin urgent de réparations, ce qui, d’après ce que nous avons compris, est l’un des facteurs qui ont motivé la recommandation de SPAC de donner la priorité à la rénovation de l’édifice Victoria par rapport à celle de l’édifice de l’Est. En outre, l’inclusion de l’édifice Victoria dans le réaménagement de l’îlot 2 permettra à SPAC de réaliser des gains d’efficacité en matière de construction en plus de réaliser des économies substantielles, lesquelles ont été validées par une tierce partie.
Cependant, à ce moment-là, les sénateurs avaient encore des questions sur les coûts, les espaces temporaires et permanents pour le Sénat, les logistiques pour la réhabilitation de l’édifice de la Confédération et la recommandation de devancer la rénovation de l’édifice Victoria, le calendrier des déménagements et leur séquence, ainsi qu’une confirmation que l’Est de l’îlot 2 sera entièrement réservé pour le Sénat pour le long terme.
Le 24 janvier 2022, nous avons rencontré des représentants de SPAC et de l’Administration du Sénat pour recevoir une mise à jour sur les plans d’aménagement.
Tout d’abord, les responsables de l’Administration du Sénat nous ont donné un aperçu d’un plan préliminaire visant à aménager le 40, rue Elgin pour y ajouter 45 bureaux parlementaires sur cinq étages (en plus des 18 bureaux parlementaires qui s’y trouvent actuellement, sur deux étages) en tant que bureaux provisoires pour les sénateurs, avec une estimation des délais, et à déménager l’Administration de plusieurs étages en conséquence. Votre sous-comité n’a aucun problème avec ce plan en principe, étant entendu qu’il reste de nombreux éléments et détails à examiner et à approuver.
Indépendamment du fait que le Sénat décide de prioriser la rénovation de l’édifice Victoria ou celle de l’édifice de l’Est, nous pouvons confirmer que le 40, rue Elgin est l’espace provisoire prévu pour 63 bureaux de sénateur pendant que l’édifice Victoria ou l’édifice de l’Est sera libéré et rénové. Dorénavant, nous nous attendons à être tenus au courant du plan et du calendrier et entendons veiller à ce que les inconvénients et les perturbations pour les sénateurs soient réduits au minimum.
Recommandation de SPAC concernant l’édifice Victoria
Les responsables de SPAC ont confirmé qu’ils avaient toujours l’intention que les occupants de l’édifice de l’Est déménagent dans une nouvelle tour Est du complexe de l’îlot 2.
SPAC a informé votre sous-comité que l’utilisation du 40, rue Elgin comme espace provisoire pour les bureaux des sénateurs permettrait de vider l’édifice Victoria plus tôt que prévu. Cela leur permettrait d’intégrer la rénovation de l’édifice Victoria au réaménagement de l’îlot 2, ce qui contribuerait à optimiser un projet de rénovation majeur, à réduire un certain nombre de risques liés à la construction et à réaliser des économies importantes, d’environ 200 millions de dollars.
Ce plan révisé n’est pas sans risques pour le Sénat, mais nous estimons que la proposition de devancer la rénovation de l’édifice Victoria a du mérite. Par conséquent, nous avons consulté le Bureau du Président, ainsi que les sénateurs de tous les partis et les groupes parlementaires reconnus. Votre sous-comité a également formulé les observations suivantes pour votre étude :
Observations du sous-comité
Chambre des communes – Votre sous-comité est d’avis que l’un des principaux bénéficiaires du devancement de la rénovation de l’édifice Victoria serait probablement la Chambre des communes. La construction du côté ouest de l’îlot 2 ainsi que la rénovation de l’édifice Victoria font partie de la stratégie de déménagement de l’édifice de la Confédération. Il sera important pour votre sous-comité de reprendre les consultations avec ses homologues de la Chambre des communes, car il pourrait y avoir d’autres questions qui pourraient être mises à profit dans les discussions avec eux et qui pourraient être avantageuses pour le Sénat (comme la sélection d’options de tunnel améliorées).
Information financière – Les porte-paroles du ministère ont déclaré qu’il y avait d’importantes économies de coûts, mais il n’était pas clair d’emblée pour nous que ces économies seraient attribuables au Sénat, en soi, étant donné que l’édifice Victoria ne serait pas un édifice du Sénat à la fin des travaux. Nous leur avons demandé plus de précisions sur les données financières qui permettent d’expliquer les sommes qui pourront être économisées.
Gains d’efficacité — Néanmoins, il peut y avoir d’autres gains d’efficacité au fait de choisir de libérer l’édifice Victoria plus tôt. Cela pourrait contribuer à minimiser la nécessité d’effectuer les travaux en dehors des heures de pointe, car il n’y aurait pas d’inquiétude quant à la perturbation des sénateurs et du personnel, à réduire les coûts liés au maintien de l’opérationnalité de cet édifice plus longtemps, et à éliminer la nécessité de protéger l’édifice contre les répercussions du fait d’être entouré d’activités de construction. Le devancement de la rénovation de l’édifice Victoria diminuera la complexité globale du projet d’aménagement de l’îlot 2 en permettant la rénovation de l’édifice Victoria alors que le réaménagement de l’îlot est déjà en cours, plutôt que d’avoir des projets d’aménagement distincts. Cela permettrait à SPAC de mobiliser une seule équipe de construction pour l'ensemble du complexe de l’îlot 2, au lieu de mobiliser deux équipes de construction distinctes si Victoria était traité dans une phase ultérieure. En outre, nous avons reçu l’assurance que la construction de la tour Ouest ou le réaménagement de l’édifice Victoria ne retarderait pas la construction de la tour Est.
Calendrier – L’espace au 40, rue Elgin deviendra disponible par phases s’échelonnant sur quelques années. L’un des avantages de devancer la rénovation de l’édifice Victoria est que le Sénat obtiendrait ses locaux définitifs au moins cinq ans plus tôt que l’option de devancer la rénovation de l’édifice de l’Est. Quelle que soit l’option choisie, nous pouvons nous attendre à ce que, au cours des 10 prochaines années, tous les sénateurs doivent, à un moment ou à un autre, changer d’immeuble : ceux qui se trouvent dans l’édifice du Sénat reviendront dans l’édifice du Centre y compris quelques sénateurs se trouvant dans 40, rue Elgin, si le projet de l’édifice Victoria est devancé, ses occupants s’installeront dans le 40, rue Elgin, ceux de l’édifice de l’Est, dans l’îlot 2, puis, lorsque l’édifice de l’Est sera terminé, ceux dans le 40, rue Elgin y déménageront.
Perturbations pendant la construction – Nous restons préoccupés par le potentiel de perturbation pour certains sénateurs, qui pourraient avoir à subir de multiples déménagements, tandis que d’autres devraient rester dans des bureaux adjacents aux zones de construction plus longtemps que prévu. Cependant, nous avons été informés que le fait de rester dans l’édifice Victoria signifierait qu’au moins 12 bureaux de sénateurs devraient être déménagés vers un endroit indéterminé (il n’y a pas d’espace d’actuellement disponible dans les limites géographiques du Sénat) en raison de leur proximité des perturbations causées par la construction de l’îlot 2 (le 40, rue Elgin ne peut accueillir tous les occupants de l’édifice de l’Est et 12 bureaux ou plus de l’édifice Victoria).
Conclusion
En pesant ces différents facteurs, nous concluons que, tout compte fait, le devancement du déménagement du Sénat hors de l’édifice Victoria présente moins de risque pour le Sénat.
Le devancement de l’édifice Victoria entraîne la réduction du nombre de sénateurs qui pourraient subir d’importantes répercussions du fait de se trouver juste à côté du chantier de construction entourant l’îlot 2. Même si les occupants actuels de l’édifice de l’Est devront rester dans une zone adjacente à la construction plus longtemps que prévu, l’Administration continuera d’appliquer les mesures en place pour atténuer ces répercussions ou d’en instaurer d’autres.
De plus, les risques potentiels et les écarts de coûts, ainsi que les calendriers prévus sont, selon nous, plus avantageux pour le Sénat si nous devançons le déménagement de l’édifice Victoria.
RECOMMANDATION
Nous recommandons donc de conseiller aux responsables de SPAC de procéder au déménagement de l’édifice Victoria avant celui de l’édifice de l’Est, ainsi qu’au réaménagement de l’édifice Chambers, qui sera utilisé comme hébergement provisoire pour les sénateurs et ce, jusqu’à l’achèvement de la rénovation de l’édifice de l’Est.
Votre sous-comité a également annexé à ce rapport plusieurs images du développement de l’îlot 2 et de la séquence des mouvements.
Le tout respectueusement soumis,
Le président du Sous-comité,
SCOTT TANNAS
L'honorable sénateur Tannas fait une déclaration puis, avec Caroline Morency, répond aux questions.
Après débat, l'honorable sénateur Tannas propose que le premier rapport du sous-comité soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2022-03-24/053(P) – Deuxième rapport du Sous-comité de la vision et du plan à long terme : salles de comité et unités de bureau parlementaire
Le président du Sous-comité de la Vision et du plan à long terme, l'honorable sénateur Tannas présente le deuxième rapport du sous-comité comme suit :
Le jeudi 24 mars 2022
Le Sous-comité de la vision et du plan à long terme du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration a l'honneur de présenter son rapport
DEUXIÈME RAPPORT
Votre sous-comité, autorisé par le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration (CIBA) à examiner le programme de travail de la Vision et du plan à long terme pour la Cité parlementaire afin d’en faire rapport, présente maintenant son deuxième rapport.
Réhabilitation de l’édifice du Centre – salles de comité et unités de bureau parlementaire
Contexte
Votre sous-comité a signalé à ce comité, dès 2016, que l'une des exigences fondamentales du Sénat était d'occuper trois bâtiments (édifice du Centre, édifice de l'Est et l’îlot 2) dans l'état définitif, à proximité immédiate de la Chambre du Sénat. D'autres exigences clés du Sénat comprenaient avoir de l'espace pour un total de 118 unités de bureau parlementaires (UBP), 10 salles offrant la capacité de télédiffusion et une salle polyvalente, qui seraient situées dans ces trois bâtiments principaux. Dans le cadre du programme de réhabilitation de l'édifice du Centre, le Sénat avait initialement demandé un minimum de 25 UBP, la suite du Président, des bureaux pour les fonctions législatives clés, 6 salles de comité avec la capacité de télédiffusion et la salle polyvalente soient inclus dans l'édifice du Centre et le nouveau Centre d'accueil du Parlement (CAP).
Au fil des années, votre sous-comité a été informé que diverses contraintes, telles que l'espace disponible, les considérations patrimoniales et les exigences de modernisation (p. ex. le code de prévention des incendies, les systèmes de bâtiment de base, l'accessibilité universelle et la durabilité), feraient en sorte qu'il serait difficile de satisfaire à toutes les exigences de programme des divers partenaires parlementaires pour l'édifice du Centre et le CAP. On a demandé au Sénat, ainsi qu'à ses partenaires parlementaires, de réévaluer toutes leurs exigences pour voir où des économies pourraient être réalisées.
Basé sur des plans de conception initiaux de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) qui ne prévoyaient que 22 UBP plus la suite du Président dans l'édifice du Centre (au lieu des 25 UBP demandés), CIBA a demandé à SPAC, en juillet 2020, d'envisager un aménagement intercalaire partiel de la cour Est de l'édifice du Centre afin de fournir 6 UBP supplémentaires, pour un total de 28 UBP dans l'édifice du Centre. Ce rapport exprimait également l'exigence du Sénat d'avoir un point d'entrée d’affaires à l’Est au CAP pour le Sénat, séparé et sécurisé. L'exigence initiale du Sénat d’avoir 10 salles de comité dans l’état définitif, avec la capacité de télédiffusion, a été adoptée pour la première fois par CIBA en mai 2019. Cette exigence a été peaufinée en septembre 2020 pour préciser que 6 salles de comité devaient être incluses dans le projet de réhabilitation de l'édifice du Centre, avec 3 salles réhabilitées dans l'édifice du Centre et 3 salles nouvellement construites dans le CAP.
Cependant, en mai 2021, la Ministre des Services publics et de l'Approvisionnement du Canada a envoyé une lettre aux Présidents du Sénat et de la Chambre des communes ainsi qu'au président de CIBA, les informant de l'élimination de trois éléments physiques importantes pour le Sénat. Plus précisément, le Sénat a été informé que les fonctions du Sénat auparavant approuvées impliquant l’aménagement intercalaire partiel de la cour est de l'édifice du Centre, la création de six UBP supplémentaires, trois salles de comité du CAP et l'entrée est du CAP ne seraient pas inclus dans l'annonce sur la portée et les coûts du projet prévue par le ministère, car ces trois éléments étaient jugés « les plus grandes préoccupations du point de vue des coûts » par la ministre.
Développements récents
L'été dernier, votre sous-comité avait tenu une réunion avec le secrétaire parlementaire des Services publics et Approvisionnement Canada et nos homologues de la Chambre des communes. En plus de ces consultations, une collaboration approfondie entre SPAC, Centrus, les partenaires parlementaires et l'Administration du Sénat au cours des derniers mois a mené à un consensus sur une stratégie révisée pour consolider l’ensemble des bureaux des sénateurs et de salles de comité sur le campus qui permettra au Sénat de conserver certaines de ses exigences originales dans les limites de l'espace existant, sans impact négatif sur les considérations patrimoniales, et en s'alignant davantage avec la portée et les coûts du projet envisagés par SPAC.
Ce consensus a été atteint en partie grâce à tous les partenaires parlementaires, mais en particulier la Bibliothèque du Parlement, qui ont réduit leurs exigences en termes d’espace. Cela comprend aussi l'Administration du Sénat, qui a accepté de déplacer de UBP, une salle de comité, certaines fonctions opérationnelles et de manutention des matériaux (environ 875 m2), qui nécessiteront des locaux ailleurs dans la Cité parlementaire, tout de même à proximité de l'édifice du Centre/CAP. Ces compromis permettront d'aménager une salle de comité du Sénat de taille moyenne et une salle de comité du Sénat de taille moyenne-plus dans le CAP, au lieu des trois salles initialement demandées. Le Sénat conservera toujours une salle polyvalente dans le CAP, ce qui permettra également de réduire l'utilisation de nos salles de comité pour les événements spéciaux. Cela permet également de respecter l'empreinte de 32 600 m2 du CAP, déjà approuvée par le Parlement au cours de l'été 2020 et d'éliminer la nécessité d'un aménagement intercalaire partiel de la cour Est.
Il convient également de noter qu'il existe une liste de fonctions du Sénat qui n'ont pas encore été intégrées dans les plans de conception et pour lesquelles l'administration du Sénat attend une solution, notamment les espaces de soutien pour les sénateurs, tels que les alvéoles de recherche et les bureaux privés supplémentaires.
Recommandation
Votre sous-comité croit que cette approche permettra au Sénat d'atteindre un équilibre optimal entre les besoins futurs de l'institution et les contraintes d'espace existantes, les répercussions sur le patrimoine et les exigences respectives de nos partenaires parlementaires. Enfin, votre sous-comité est content de signaler que le Sénat peut s'attendre à ce que la conception schématique finalisée pour tous les espaces occupés par les sénateurs dans l'état définitif comprenne les éléments suivants :
- Édifice du Centre : 22 UBP, des espaces pour des fonctions législatives clés, la suite du président et 3 petites salles de comité ;
- Le CAP : 2 salles de comité, de taille moyenne et moyenne plus, et une salle polyvalente ;
- Édifice de l’Est : un minimum de 42 UBP et jusqu'à 2 salles de comité de taille moyenne ;
- L’îlot 2 : 54 UBP et jusqu'à 4 salles de comité (voir annexe 1).
Votre sous-comité est convaincu que cette stratégie révisée permettra au Sénat de satisfaire à deux exigences fondamentales de l'état définitif, d’avoir: 1) 118 bureaux des sénateurs, et 2) 10 salles de comité capables de télédiffusion et une salle polyvalente, toutes à proximité de la Chambre du Sénat. En conséquence :
Votre sous-comité recommande donc au Sénat d'informer les SPAC qu'il accepte une nouvelle stratégie de conception pour l'édifice du Centre et le CAP, à condition qu'elle comprenne au moins 2 salles de comité, dont une de taille moyenne et une de taille moyenne plus capable de télédiffusion et une salle polyvalente dans le CAP, avec 22 UBP et 3 salles de comité de petite taille capable de télédiffusion dans l'édifice du Centre, tout en maintenant le Sénat dans les trois bâtiments principaux (édifice du Centre, édifice de l'Est et la tour Est de l’îlot 2) dans l'état définitif.
Le tout respectueusement soumis,
Le président du Sous-comité,
SCOTT TANNAS
L'honorable sénateur Tannas fait une déclaration puis, avec Caroline Morency, répond aux questions.
Après débat, l'honorable sénateur Tannas propose que le deuxième rapport du sous-comité soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2022-03-24/054(P) – Rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités : budgets des agents supérieurs pour 2022-2023
La présidente du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités, l'honorable sénatrice Moncion présente le premier rapport du sous-comité comme suit :
Le jeudi 24 mars 2022
Le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités (SEBS) du Comité permanent de la Régie interne, des budgets et de l’administration (CIBA) a l'honneur de présenter son
PREMIER RAPPORT
Le budget principal des dépenses du Sénat pour l’année financière 2022-2023 a été approuvé par CIBA à sa réunion du 25 novembre 2021. Ce budget contient un montant total de 4 896 100 $ pour les caucus et groupes parlementaires. Cependant, ni SEBS ni CIBA n’a conclu sur l’allocation du budget aux différents caucus et groupes parlementaires. À défaut d’une répartition approuvée du budget aux différents caucus et groupes parlementaires, les provisions des Règlements administratifs du Sénat devraient s’appliquer pour l’exercice financier débutant le 1er avril 2022, ce qui créera des variances comparativement aux budgets de 2021-2022.
Votre sous-comité a été invité à examiner et à fournir des recommandations concernant la répartition du budget global des caucus et des groupes parlementaires pour l'exercice 2022-2023.
Afin de préparer cette discussion, une correspondance a été envoyée à tous les leaders du Sénat leur demandant leurs commentaires sur la répartition des ressources pour leur propre caucus ou groupe. Tous les leaders du Sénat ont convenu que le SEBS devait recommander le statu quo pour l'année fiscale 2022-2023, c'est-à-dire attribuer les mêmes montants à chaque groupe et caucus que pour l'année fiscale 2021-2022. Les réponses des leaders ont été partagées avec les membres du SEBS.
Après un examen attentif, votre sous-comité recommande la répartition suivante du budget global des caucus et des groupes parlementaires pour l'exercice 2022-2023, ce qui représente les mêmes montants pour chaque groupe et caucus que pour l'exercice 2021-2022:
|
Groupes / Caucus |
Membres anticipés au 1er avril 2022 |
Budget alloué |
|
BRG |
3 |
1 308 154 |
|
GSI |
42 |
1 308 154 |
|
OPP |
16 |
1 279 792 |
|
GSC |
12 |
500 000 |
|
GPS |
14 |
500 000 |
|
TOTAL |
4 896 100 |
|
Votre sous-comité recommande également que la répartition du budget entre les différents caucus et groupes parlementaires fasse partie de l'examen du prochain processus budgétaire.
Respectueusement soumis,
La présidente,
LUCIE MONCION
L'honorable sénatrice Moncion fait une déclaration.
Après débat, l'honorable sénatrice Moncion propose que le premier rapport du sous-comité soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2022-03-24/055(P) – Rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités : impact de l'inflation sur les budgets des sénateurs
La présidente du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités, l'honorable sénatrice Moncion dépose le troisième rapport du sous-comité comme suit :
Le jeudi 24 mars 2022
Le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration a l'honneur de déposer son rapport
TROISIÈME RAPPORT
CONTEXTE
Lors de l’établissement du Budget principal des dépenses de 2017-2018, le Sénat avait approuvé, en vue des exercices suivants, le concept de l’augmentation annuelle du budget de bureau des sénateurs en fonction du taux d’inflation.
Dans le cadre de l’établissement du Budget principal des dépenses de 2022-2023, le précédent Sous-comité du budget des dépenses du Sénat avait recommandé au CIBA d’augmenter le budget de bureau des sénateurs en fonction du taux d’inflation, ce qui correspond à la décision prise lors de l’établissement du Budget principal des dépenses de 2017-2018. Même si CIBA avait approuvé l’augmentation proposée de 2 % du budget de bureau de chaque sénateur en 2022-2023, des membres du comité ont remis en question ce taux, car le dernier taux d’inflation mensuel que Statistique Canada avait publié au moment de la réunion le 25 novembre 2021 était de 4,7 %. Par conséquent, CIBA avait demandé à SEBS d’évaluer la répercussion que la mise à jour du taux d’inflation à une date rapprochée du mois de mars 2022 entraînerait sur le budget de bureau de chaque sénateur pour 2022-2023.
ANALYSE
À l’heure actuelle, la pratique qui a cours pour déterminer l’augmentation annuelle du budget de bureau de chaque sénateur consiste à utiliser le taux d’inflation de l’indice des prix à la consommation (IPC‑Tronq) lors de l’établissement du Budget principal des dépenses, à savoir durant le premier trimestre de chaque exercice financier[1].
On a utilisé le taux d’inflation de 2 % pour établir le Budget principal des dépenses de 2022‑2023, ce qui fait passer le budget de bureau de chaque sénateur de 234 940 $ à 239 640 $.
À la suite de la préparation du Budget principal des dépenses de 2022‑2023, le taux d’inflation annuel a atteint 3,7 % en date de décembre 2021.
La différence de 1,7 % entre le dernier taux d’inflation annuel (3,7 %) et le taux utilisé pour calculer l’augmentation du budget de bureau de chaque sénateur lors de l’établissement du Budget principal des dépenses de 2022‑2023 représente 3 995 $.
D’autres facteurs ont été discutés et considérés par SEBS :
- L’inflation est instable à l’heure actuelle : On observe actuellement dans de nombreuses économies dans le monde un taux d’inflation élevé sans précédent depuis des décennies. Toutefois, bon nombre d’économistes et de banques centrales, entre autres, estiment que cette inflation élevée est directement attribuable à la pandémie et qu’elle devrait se stabiliser au cours des mois à venir. Cependant, nul ne peut prédire si elle demeurera élevée, augmentera ou diminuera pour atteindre un taux qui se situera dans la fourchette allant de 1,5 % à 2 %, qui englobe les taux observés dans la plupart des pays industrialisés au cours des dernières décennies.
- Augmentation de salaire du personnel des sénateurs : Aucune décision n’a encore été prise au sujet de l’augmentation de salaire du personnel des sénateurs durant l’exercice financier 2022‑2023. Par conséquent, on ne sait pas à combien s’élèveront les fonds nécessaires à cette augmentation de salaire. Il pourrait donc être prudent d’attendre avant d’augmenter le budget de bureau de chaque sénateur de plus de 2 %, car les salaires représentent environ 93 % des dépenses de bureau des sénateurs.
- Faible proportion des dépenses des sénateurs touchées par l’inflation : Environ seulement 7 % du budget des sénateurs est consacré à des dépenses non salariales qui sont touchées par l’inflation. Le reste, à savoir 93 % de leur budget, est consacré aux salaires, dont l’augmentation est approuvée par le CIBA. Le taux d’augmentation des salaires durant l’exercice 2022‑2023 n’a pas encore été approuvé, mais si on se fie à la tendance que l’on observe, il sera d’environ 2 %[2]. Ainsi, le taux d’inflation additionnel de 1,7 % qui serait appliqué aux dépenses non salariales représenterait une augmentation budgétaire de 280 $.
Sur la base de ces informations, SEBS recommande de ne pas apporter de modifications au budget de bureau des sénateurs pour le moment, mais continuera à surveiller l'impact de l'inflation sur le budget de bureau de chaque sénateur et discutera de cette question sur une base régulière lors de ses prochaines réunions.
Respectueusement soumis,
La présidente,
LUCIE MONCION
L'honorable sénatrice Moncion fait une déclaration.
CIBA/2022-03-24/056(P) – Rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités : rapport financier trimestriel (Q2 & Q3)
La présidente du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités, l'honorable sénatrice Moncion dépose le deuxième rapport du sous-comité comme suit :
Le jeudi 24 mars 2022
Le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration a l'honneur de déposer son rapport
DEUXIÈME RAPPORT
Votre sous-comité a reçu le document sur les faits saillants financiers et les résultats des deuxième et troisième trimestres de l’exercice financier 2021-2022.
Dans le cadre de son étude, votre sous-comité a soulevé des inquiétudes quant aux niveaux de ressources disponibles pour soutenir le travail des comités parlementaires en vue d'accroitre le nombre de réunions simultanées. Bien qu’il ne s’agît pas d’un enjeu immédiat, votre sous-comité croit qu’il faut se pencher sur cette question avant qu’elle ne devienne un problème.
Votre sous-comité a également soulevé des préoccupations quant à la compétitivité du Sénat sur le marché du travail et se demande si l’offre du Sénat en matière de salaires et avantages sociaux alloués aux employés lui permet d’acquérir et retenir le niveau de talent désiré, et ce, plus spécifiquement pour les cadres supérieurs.
Après délibération, votre sous‑comité a approuvé et dépose maintenant les rapports financiers trimestriels du Sénat du Canada pour les trimestres se terminant le 30 septembre et le 31 décembre 2021.
Respectueusement soumis,
La présidente,
LUCIE MONCION
L'honorable sénatrice Moncion fait une déclaration.
CIBA/2022-03-24/057(P) – Services fournis par Services publics et Approvisionnement Canada (2022-2023)
Caroline Morency fait une déclaration et répond aux questions concernant les services offerts par Services publics et Approvisionnement Canada.
Après débat, il est proposé par l'honorable sénateur Dean que l’Administration du Sénat sois autorisée à poursuivre de passer des contrats à fournisseur unique avec Services public et Approvisionnement Canada en ce qui concerne l’entretien de base des immeubles, les frais de location d’équipement et les projets de construction de locaux standard pour l’exercice 2022-2023, pour lesquels les coûts totaux sont estimés à 232 000 $.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2022-03-24/058(P) – Membre additionnelle du Conseil interparlementaire mixte
Le président fait une déclaration puis répond aux questions concernant la composition du Conseil interparlementaire mixte.
Après débat, il est proposé par l'honorable sénatrice Bovey que le président de la CIBA écrive au président du Bureau de la régie interne pour demander l'accord du Bureau pour modifier la composition du Conseil interparlementaire mixte afin de permettre la représentation de tous les groupes et partis parlementaires reconnus au Sénat.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2022-03-24/059(P) – Rapport du Sous-comité du programme et de la procédure : décision rapportée à CIBA
L'honorable sénateur Marwah dépose le deuxième rapport du Sous-comité du programme et de la procédure sur les décisions prises au nom du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration.
Le jeudi 24 mars 2022
Le Sous-comité du budget du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration a l’honneur de présenter son
DEUXIÈME RAPPORT
Votre sous-comité souhaite rendre compte des décisions suivantes qui ont été prises le 10 mars 2022.
- Membres du Conseil interparlementaire mixte (CIM)
Il a été convenu que l'honorable sénatrice Saint-Germain, l'honorable sénateur Dawson et l'honorable sénateur Plett soient nommés membres du Conseil interparlementaire mixte (CIM) représentant le Sénat ; et que l'honorable sénatrice Saint-Germain soit la coprésidente du Sénat.
- Licences supplémentaries de TechExcel
Il est convenu d’approuver un contrat à fournisseur unique pour l’achat de 58 licences supplémentaires de TechExcel ServiceWise et les services de soutien et de maintenance au prorata correspondants au cours du présent exercice, à un coût estimé à 65 946 $.
Il est aussi convenu d’approuver un virement budgétaire unique de 54 576 $ de la Direction des biens et des services à la Direction des services de l’information pour couvrir le coût des licences.
- Contrat à fournisseur unique : LinkedIn
Il est convenu d’approuver un contrat à fournisseur unique avec LinkedIn pour une période d’un an, avec quatre options d’un an, pour un montant total de 60 000 $.
Respectueusement soumis,
Le président,
SABI MARWAH
L’honorable sénateur Marwah et David Vatcher répondent aux questions concernant le rapport.
CIBA/2022-03-24/060(P) – Contrats annuels pour les licences de logiciels et les services de soutien et de maintenance
David Vatcher fait une déclaration concernant les contrats annuels permanents de logiciels, de soutien et de services d'entretien.
Après débat, il est proposé par l'honorable sénateur Forest que l’approbation soit accordée pour le renouvellement des contrats de logiciels, de maintenance et/ou de services de soutien, pour l’exercice 2022-2023 :
- Blackberry estimé à 65 396 $
- Microsoft estimé à 60 788 $
- Blancco Technology Group estimé à 15 800 $
- Druide Informatique estimé à 5 367 $
- Global Publishing estimé à 38 040 $
- Just Systems estimé à 18 615 $
- LogMeln estimé à 20 104 $
- Netaphor estimé à 22 963 $
- Sliq Media Technologies estimé à 9 070 $
- Softchoice estimé à 61 841 $
- TechExcel estimé à 76 173 $
- Teramach Technologies estimé à 8,934 $
- TerraNova Worldwide estimé à 9,365 $
- Umbra LTD estimé à 6 270 $
- Zoom Video Communications estimé à 22 100 $
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2022-03-24/061(P) – Autres affaires
Le président fait une déclaration au sujet de la question qu'il a prise en délibéré lors de la réunion du comité du 10 février 2022 concernant l'interruption des services fournis aux services alimentaires dans l’édifice du Sénat du Canada en raison de la manifestation et des défis de circulation qui ont eu lieu au centre-ville d'Ottawa en février ainsi que la suspension des services alimentaires dans l’édifice de l’Est.
Le président a reconfirmé la décision du Sous-comité du programme et de la procédure de maintenir la cafétéria de l'édifice de l'Est fermée jusqu'à nouvel ordre.
À 12 h 27, la séance est suspendue.
À 12 h 29, conformément à l’article 12-16(1) du Règlement, la séance se poursuit à huis clos.
À 12 h 45, la séance est levée jusqu’à nouvelle convocation de la présidence.
ATTESTÉ :
La dirigeante principale des services corporatifs et
greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration,
Pascale Legault
La secrétaire de séance,
Keli Hogan
1 Indicateurs des pressions s’exerçant sur la capacité de production et l’inflation au Canada, Banque du Canada,
[2] Principaux règlements salariaux par secteur et par année, Emploi et Développement social Canada.