LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L’ADMINISTRATION
TÉMOIGNAGES
OTTAWA, le jeudi 28 avril 2022
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui, à 11 h 30 (HE), avec vidéoconférence, conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour étudier des questions financières et administratives; et à huis clos, conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour étudier des questions financières et administratives.
Le sénateur Sabi Marwah (président) occupe le fauteuil.
[Traduction]
(La séance se poursuit à huis clos.)
(La séance publique reprend.)
Le président : Bonjour. Je m’appelle Sabi Marwah et je suis un sénateur de l’Ontario. J’ai le privilège de présider le Comité sénatorial permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration. Aujourd’hui, nous avons une réunion hybride, car certains sénateurs participent virtuellement et d’autres en personne. La réunion a commencé à huis clos, et nous poursuivons maintenant avec la partie publique de la réunion.
J’aimerais vous présenter les sénateurs qui participent à la réunion. Il s’agit de la sénatrice Patricia Bovey, du Manitoba, du sénateur Larry Campbell, de la Colombie-Britannique, du sénateur Dennis Dawson, du Québec, du sénateur Tony Dean, de l’Ontario de la sénatrice Pat Duncan, du Yukon, du sénateur Éric Forest, du Québec, de la sénatrice Raymonde Gagné, du Manitoba, de la sénatrice Elizabeth Marshall, de Terre-Neuve-et-Labrador, de la sénatrice Lucie Moncion, de l’Ontario, de la sénatrice Raymonde Saint-Germain, du Québec, de la sénatrice Judith Seidman, du Québec, du sénateur Larry Smith, du Québec, du sénateur Scott Tannas, de l’Alberta et du sénateur Hassan Yussuff, de l’Ontario. Le sénateur Colin Deacon se joindra à nous sous peu pour le dernier point à l’ordre du jour. Bienvenue à tous ceux qui suivent les délibérations dans tout le pays.
Honorables sénateurs, le premier point à l’ordre du jour est l’approbation du procès-verbal de la réunion publique du 7 avril 2022. Il se trouve dans votre documentation. Y a-t-il des questions ou des changements? Il faudrait que quelqu’un propose la mention suivante:
Que le procès-verbal du 7 avril 2022 soit adopté.
La sénatrice Bovey propose la motion. Êtes-vous d’accord, honorables sénateurs, pour adopter la motion? Puisqu’il n’y a pas d’objection, je déclare la motion adoptée.
Mesdames et messieurs, le prochain point à l’ordre du jour concerne la mise à jour annuelle sur les services de traduction et d’interprétation, ainsi que le renouvellement de l’accord de partenariat entre le Sénat et le Bureau de la traduction pour des services de traduction.
Marie-Eve Belzile, greffière principale, Échanges parlementaires et protocole, Affaires internationales et interparlementaires, Lucie Séguin, présidente-directrice générale, Bureau de la traduction et Matthew Ball, vice-président, Service au Parlement et interprétation, Bureau de la traduction, se joindront à la réunion par vidéoconférence à titre de témoins. Comme d’habitude, les déclarations préliminaires seront suivies d’une période de questions.
Bienvenue, madame Belzile, madame Séguin et monsieur Ball. Je crois que Mme Séguin et M. Ball nous fourniront une mise à jour annuelle dans le cadre de leur déclaration préliminaire. Nous passerons ensuite aux questions.
[Français]
Lucie Séguin, présidente-directrice générale, Bureau de la traduction : C’est un plaisir pour moi d’accompagner aujourd’hui Mme Belzile, avec mon collègue Matthew Ball.
Puisque je suis à Ottawa, je tiens d’abord à reconnaître que je m’adresse à vous depuis le territoire traditionnel non cédé du peuple algonquin anishinabe. Permettez-moi également de saluer nos interprètes en cabine aujourd’hui, Claudette, André et Aleena, qui nous permettent de tenir cette rencontre dans les deux langues officielles.
Honorables membres du comité, merci de nous recevoir aujourd’hui afin de vous fournir notre mise à jour annuelle sur les services que vous offre le Bureau de la traduction de Services publics et Approvisionnement Canada. Notre dernière visite remonte à juin 2021.
À titre de centre d’excellence en services linguistiques, c’est avec fierté que nous appuyons le Parlement, les ministères et organismes fédéraux, la Cour suprême et les tribunaux administratifs de compétence fédérale. Nous nous faisons un honneur de vous fournir des services de la plus haute qualité dans les deux langues officielles, en langues des signes, en langues étrangères et en langues autochtones.
Comme beaucoup de fournisseurs de services au Canada, le Bureau de la traduction doit aujourd’hui composer avec une capacité qui est limitée, alors que la demande ne cesse de croître. Entre autres, depuis novembre 2020, le volume de traduction lié aux travaux des comités parlementaires n’a pas cessé d’augmenter, et nous travaillons fort pour améliorer l’efficacité de nos processus internes, la souplesse de notre approvisionnement et la solidité de notre effectif afin de répondre à la demande.
Du côté de l’interprétation, la situation continue d’être difficile, comme nous en avons discuté lors de nos deux rencontres annuelles précédentes. Malgré une reprise partielle des rencontres en personne, le nombre de séances virtuelles — comme celle d’aujourd’hui — demeure élevé, ce qui continue de limiter notre capacité.
[Traduction]
Heureusement, nos partenaires de l’Administration du Sénat et de la Chambre — qui sont responsables de l’aspect technique des services d’interprétation au Parlement — ont réussi à améliorer les conditions de travail des interprètes. Ils ont notamment installé des consoles d’interprétation conçues pour prévenir les chocs acoustiques, ils distribuent des casques d’écoute appropriés aux participants aux séances et ils veillent à la présence d’un technicien du son. Nous leur en sommes très reconnaissants.
Nous sommes également reconnaissants à vous toutes et tous, honorables sénatrices et sénateurs, car vous respectez avec beaucoup de rigueur les pratiques exemplaires pour favoriser la qualité du son lors des séances virtuelles. Je peux voir clairement aujourd’hui que vous participez tous à distance en utilisant un ordinateur plutôt qu’un téléphone ou une tablette, que vous utilisez une connexion Internet rapide et filaire et que vous utilisez un microphone externe unidirectionnel de bonne qualité, en plus de prendre part à des essais de son avant la séance.
Néanmoins, l’interprétation des séances virtuelles continue à présenter des risques bien réels pour les interprètes, et le nombre d’incidents de santé et sécurité déclarés demeure très élevé.
Comme l’interprétation exige une concentration accrue pour isoler la voix du reste de l’audio, les interprètes sont plus vulnérables à la fatigue occasionnée par les vidéoconférences. Et le phénomène s’aggrave lorsque le son est de mauvaise qualité, ce qui est souvent le cas lors des séances virtuelles.
Le Conseil national de recherches du Canada a constaté que le son reçu par les interprètes lors des séances virtuelles était de moins bonne qualité que celui reçu par les participants virtuels. L’augmentation du nombre de séances virtuelles coïncide d’ailleurs avec une augmentation du nombre d’interprètes qui se plaignent de maux de tête, de fatigue et d’acouphènes.
Pour protéger nos interprètes, nous continuons donc à réduire les heures de travail lors des séances virtuelles. Cela diminue notre capacité et complique la gestion de la demande, compte tenu de la pénurie d’interprètes au Canada et partout dans le monde. Même si nous affectons nos ressources en priorité au Parlement, et même si nous avons toujours eu une équipe d’interprètes dédiée expressément aux besoins du Sénat, nous manquons parfois d’interprètes pour répondre à l’ensemble des besoins.
Honorables sénateurs, nous sommes bien conscients des difficultés que cette situation vous occasionne, et nous partageons entièrement vos préoccupations. Sachez que c’est bien malgré nous que nous devons restreindre les services d’interprétation que nous offrons à tous nos clients, non seulement au Sénat, mais aussi à la Chambre des communes, à la tribune de la presse, au Bureau du Conseil privé, ainsi qu’aux tribunaux et aux ministères et organismes fédéraux.
Nous consacrons beaucoup d’efforts à optimiser l’affectation de nos ressources limitées et nous sommes déterminés à respecter les conditions de notre accord de partenariat avec le Sénat en calculant soigneusement les plages horaires que nous pouvons offrir au Sénat et à la Chambre, et en respectant l’ordre de priorité qui nous est communiqué par l’Administration du Sénat. Nous nous sommes par ailleurs engagés à stimuler la relève et à recruter pour renforcer notre capacité, ainsi qu’à mener des projets de recherche pour éclairer nos décisions.
Nous vous remercions beaucoup de votre patience et de votre collaboration alors que nous travaillons ensemble à faire en sorte que l’offre concorde avec la demande. Soyez assurés que le Bureau de la traduction ne ménage aucun effort afin de demeurer le centre d’excellence sur lequel vous pouvez compter pour tous vos besoins en matière de services linguistiques.
M. Ball et moi-même resterons en ligne afin de répondre à vos questions. Je vous remercie beaucoup.
Le président : Merci, madame Séguin. Avant de passer aux questions, le seul commentaire que je ferai, c’est que même s’il y a visiblement eu quelques problèmes de capacité — et nous en comprenons les raisons —, je dois vous féliciter pour la qualité des services que nous obtenons du Bureau de la traduction, car elle est superbe. Je dois vous remercier, et je remercie tous les interprètes qui nous aident à faire notre travail au jour le jour. La qualité du service est toujours superbe, et je vous en remercie.
Le sénateur Campbell : Je ne peux que me faire l’écho des propos du président en ce qui concerne l’interprétation. Elle a été excellente dans des circonstances extrêmement difficiles. Je tiens donc à remercier toutes les personnes concernées.
On me dit qu’il y a des services de traduction à Ottawa qui font actuellement de la traduction pour le gouvernement dans différents organismes, et je me demande pourquoi nous ne pouvons pas faire appel à ces gens, peut-être par l’entremise d’un contrat. Je ne connais pas les détails. Y a-t-il des personnes que nous pourrions embaucher dans ce domaine? D’après ce que me disent ces organismes, oui, ce serait possible. On me dit également que l’une des spécialités de nos traducteurs est la traduction simultanée, qu’il s’agit de domaines très spécialisés et que les organismes externes n’offrent peut-être pas de ce type de service.
Serait-il possible d’embaucher des personnes de l’extérieur ou de les embaucher à forfait? Je vous remercie.
Mme Séguin : Je vais répondre à cette question. Je vous remercie, sénateur.
Il est très important de souligner que nous assurons en fait la totalité de notre mandat de prestation de services par l’entremise de pigistes. Le Bureau de la traduction est le plus grand employeur d’interprètes.
Je présume, sénateur Campbell, que vous voulez parler d’interprétation et non de traduction. La nuance, c’est que la traduction est la transcription de mots écrits. Je soupçonne que vous parliez de la traduction simultanée de l’oral.
Nous sommes le plus grand employeur d’interprètes au Canada. Nous avons 65 interprètes en langues officielles, ce qui n’est pas un grand nombre pour le plus grand employeur. Nous comptons sur 56 interprètes pigistes qui sont en offre permanente avec nous pour fournir des services au Sénat, à la Chambre et à d’autres clients.
La différence qui caractérise les services offerts par le Bureau de la traduction, c’est le programme d’attestation rigoureux que doivent réussir tous les interprètes du Bureau de la traduction. Nous revenons donc à la capacité, car de trois à cinq étudiants obtiennent un diplôme d’un des deux programmes de maîtrise en interprétation au Canada et nous embauchons tous ceux qui réussissent le programme d’attestation du Bureau de la traduction.
Essentiellement, nous pouvons garantir la qualité. Il est vrai que d’autres cabinets d’interprétation offrent des services dont la qualité ou la garantie de qualité peut varier. Nous faisons de notre mieux pour recruter non seulement à l’interne, en embauchant de nouveaux traducteurs dans les universités, mais aussi pour augmenter le nombre de pigistes. Nous travaillons activement, par exemple, avec les deux universités qui offrent un programme de maîtrise en interprétation. Nous envoyons nos interprètes chevronnés pour enseigner dans le programme d’interprétation, mais la profession d’interprète est un groupe en pénurie, non seulement au Canada, mais aussi partout dans le monde. Nous faisons donc concurrence au reste du monde pour attirer les talents.
Le sénateur Campbell : Si j’ai tous ces titres de compétences et tout le reste, puis-je communiquer avec vous pour passer un genre d’examen et, selon mon résultat, mon nom pourrait-il ensuite être mis sur une liste et pourriez-vous même m’embaucher? Est-ce qu’un tel examen existe?
Mme Séguin : Oui, certainement. Je vais laisser mon collègue, M. Ball, répondre à cette question.
Matthew Ball, vice-président, Service au Parlement et interprétation, Bureau de la traduction : Oui, nous avons un programme d’attestation rigoureux et nous faisons passer des examens chaque année. L’année où nous avons fait la transition vers les événements virtuels, nous sommes aussi passés des examens en personne à une plateforme. Grâce à ce programme d’examen, nous divisons les candidats en deux catégories. La première concerne les personnes qui réussissent notre examen. Ils peuvent fournir des services à titre d’entrepreneurs indépendants ou à titre de pigistes ou nous embauchons les personnes qui réussissent nos examens d’attestation.
Dans la deuxième catégorie, nous avons des candidats qui réussissent assez bien et qui se montrent prometteurs après nos examens, mais qui n’ont pas tout à fait atteint le niveau de compétences requis pour fournir des services directement aux parlementaires. Nous embauchons ces candidats à titre de stagiaires pour une durée de deux ans. Pendant cette période, nous leur offrons un programme de formation intensive, afin qu’ils améliorent leurs compétences et qu’ils puissent réussir notre examen d’attestation.
Le sénateur Campbell : Je vous remercie beaucoup.
M. Ball : Comme je l’ai dit, nous faisons cela chaque année.
[Français]
Le sénateur Forest : Madame Séguin, j’utilise constamment les services d’interprétation. Je vous remercie de vos efforts. Quand on n’a pas les appareils adéquats pour faciliter le travail, je comprends que ça peut être frustrant. Ce n’est pas vraiment une question, mais un commentaire : c’est que certains, généralement des hommes, qui interprètent ont des timbres de voix beaucoup plus bas que lorsque c’est une voix féminine. Y a-t-il des ajustements de la tonalité? Parce que dans certains cas, on comprend très bien et dans d’autres cas, c’est très difficile de comprendre l’interprète. D’un autre côté, il faut le bon équipement, mais de votre côté, faites-vous des tests pour vérifier la tonalité de voix plus graves qu’aiguës?
Mme Séguin : Merci pour cette question très intéressante, sénateur Forest. C’est un plaisir de vous voir. Je vais demander à M. Ball, qui est interprète de conférence, de répondre à cette question que nous recevons fréquemment.
M. Ball : C’est une bonne question que vous soulevez, sénateur Forest. Elle relève du domaine technique. Le Bureau de la traduction fournit les services professionnels d’interprétation. Je fais souvent l’analogie du logiciel par rapport à l’équipement et au matériel. C’est une question que je vous conseille de poser à vos autorités techniques, parce que ce sont elles qui font les manipulations des paramètres dans leur système et leur console d’interprétation. Cela représente bien les enjeux auxquels on fait face dans le domaine virtuel, parce que justement, toutes les caractéristiques du son ont changé depuis ce virage.
[Traduction]
La sénatrice Marshall : Vous avez parlé des défis que posent les séances virtuelles, des grandes difficultés éprouvées par le personnel en matière de recrutement et de l’intensité des réunions virtuelles. Quels autres types de défis cela présente-t-il?
Par exemple, observez-vous une augmentation du nombre des démissions ou un plus grand roulement du personnel et une augmentation de l’utilisation des congés de maladie? Pourriez-vous nous donner plus de précisions à cet égard?
Mme Séguin : Oui. Je vous remercie beaucoup de votre question et de votre intérêt, sénatrice Marshall.
Oui, en ce qui concerne nos efforts en matière de recrutement et de rétention, j’ai mentionné que l’interprétation est un groupe en pénurie, non seulement au Canada, mais aussi à l’étranger. Au cours des trois dernières années, nous avons pu embaucher neuf nouveaux interprètes, mais pendant la même période, douze interprètes ont pris leur retraite. Heureusement, nous pouvons récupérer certains de ces interprètes, car la plupart de nos interprètes pigistes ont d’abord fait carrière au Bureau de la traduction et sont ensuite devenus pigistes. Mais nous avons également perdu des interprètes sur notre liste de pigistes.
Pour vous donner quelques chiffres, à l’heure actuelle, nous avons 56 interprètes pigistes qui offrent des services aux deux Chambres du Parlement. En 2019-2020, nous avions 76 interprètes. Cette situation s’explique en partie par des raisons démographiques. En effet, les interprètes en sont fréquemment à leur deuxième ou troisième carrière. Les nouvelles technologies et le cadre hybride ont également découragé certains interprètes. Cela a donc des répercussions sur l’embauche et la rétention.
Du côté de la santé et de la sécurité, je dirais qu’étant donné que nous avons encore du mal à nous adapter, nous constatons une augmentation des rapports d’incidents liés à la santé et à la sécurité. Depuis 2020, au moins 250 rapports d’incident ont été déposés par nos interprètes salariés et notre personnel signale des incidents comme une augmentation des acouphènes, des maux de tête et des maux d’oreille. Nous avons donc 44 interprètes à temps plein, mais nous avons dû accommoder 10 interprètes avec un horaire à temps partiel et leur donner plus de périodes de repos à la suite des conseils de leur médecin.
Je pense que cela vous donne une idée de la diminution de la capacité, mais je tiens aussi à assurer aux sénateurs que nous mettons les bouchées doubles pour renforcer la capacité de toutes les façons possibles.
La sénatrice Marshall : C’est très important que nous le sachions. Je vous en remercie.
Le sénateur Tannas : Madame Séguin, comment suivez-vous l’activité? Est-ce que vous suivez ou comptez le nombre de séances dans une année? Est-ce que vous comptez le nombre d’heures? Comment assurez-vous un suivi?
Mme Séguin : C’est une très bonne question. Nous travaillons étroitement avec notre client de l’Administration du Sénat, ainsi qu’avec d’autres clients.
De façon générale, nous comptons le nombre d’heures pour l’interprétation et le nombre de mots pour la traduction. Nous suivons également le nombre d’événements à couvrir, mais il y a des fluctuations quotidiennes, car il y a tellement de changements à la dernière minute. Par exemple, aujourd’hui, cinq réunions de comités sénatoriaux sont prévues et, souvent, on nous demande de prolonger nos services à une réunion de comité. Une réunion de comité peut durer deux heures, une autre peut durer quatre ou cinq heures, etc. Nous comptons donc les heures.
Le nombre le plus fiable est le nombre d’heures et nous en faisons donc le suivi. Nous savons combien d’heures de service nous avons fournies à chaque client, y compris au Sénat.
Le sénateur Tannas : Pourriez-vous nous indiquer le nombre d’heures que vous avez fournies au Sénat en 2020-2021 et le nombre d’heures que vous avez fournies à la Chambre des communes en 2020-2021? Serait-ce possible?
Mme Séguin : Je vous remercie beaucoup. Je pense que je vais consulter nos clients à l’Administration du Sénat. Je suis en mesure de fournir le nombre d’heures pour le Sénat sans problème, mais je voudrais m’assurer que je n’empiète sur le territoire de personne en fournissant des renseignements sur l’autre Chambre, c’est-à-dire la Chambre des communes. Ce renseignement est peut-être déjà disponible en ce qui concerne l’Administration du Sénat, et je peux la consulter à cet égard, mais je m’engage à me pencher sur la question, sénateur.
Le sénateur Tannas : Très bien. Merci. Je demanderais à la greffière de bien vouloir me communiquer ces renseignements ou la réponse dès leur réception.
La sénatrice Duncan : Je remercie également le Bureau de la traduction pour son travail partout au Canada. Il a été excellent dans tous les comités où j’ai siégé. Merci beaucoup.
Parlons, un moment, des langues autochtones. Elles sont nombreuses au Canada. Le sénateur Patterson s’est exprimé au Sénat en inuktitut, langue essentielle et parlée par de nombreux locuteurs du Nunavut. J’ai observé les travaux de l’assemblée se dérouler en inuktitut. Je sais que vous êtes incroyablement occupés, et la question relève peut-être de quelqu’un d’autre, mais quelle a été la demande pour la traduction en d’autres langues autochtones? Est-ce que ça fait partie des plans à long terme du Bureau de la traduction?
Mme Séguin : Merci pour la question et pour les témoignages d’appréciation des sénateurs pour l’excellent travail du Bureau de la traduction. M. Ball et moi, nous les communiquerons à toute notre équipe.
Rassurez-vous : les langues autochtones sont bien une priorité du Bureau de la traduction. Actuellement, nous fournissons des services de traduction et d’interprétation ainsi que de terminologie dans ces langues à plus de 20 clients, des services de l’État. Par exemple, pendant la COVID, nous avons fourni à l’Agence de la santé publique du Canada des renseignements sur cette maladie dans plus de 12 langues et dialectes autochtones.
Nous fournissons tout l’appui linguistique nécessaire à la gouverneure générale Mary Simon, l’interprétation en innu ainsi que toute la traduction. Après notre réunion, je rencontre le nouveau commissaire Ignace aux langues autochtones du Canada, à qui nous fournirons des services, et ses directeurs.
Nous avons une grille de roulement d’une centaine de gardiens de la langue et de locuteurs de communautés de partout au Canada et nous sommes en mesure de fournir des services dans 50 langues et dialectes. Nous sommes donc à la disposition des sénateurs pour leur fournir des services au moment voulu, bien que je doive préciser que nous avons peut-être besoin d’un peu plus de temps de planification pour trouver la ressource recherchée.
Mais vous pouvez vous attendre à lire et à entendre encore plus de ces langues importantes dans les deux Chambres du Parlement.
La sénatrice Duncan : Pourriez-vous en dire un peu plus sur une éventuelle collaboration fédéro-provinciale ou entre des provinces et des territoires pour vous épauler dans vos efforts? Par exemple, feriez-vous appel à la collaboration du centre des langues autochtones du Yukon de l’université du Yukon, financé, en partie, par le gouvernement de ce territoire, pour les besoins de votre travail, ou assumez-vous seuls vos propres initiatives?
Mme Séguin : Merci. C’est une excellente question. Le Bureau de la traduction fait partie de Services publics et Approvisionnement Canada, et son mandat législatif précise qu’il doit, quand on le lui demande, fournir un service dans toutes les langues, y compris autochtones. Nous ne sommes donc pas un organisme fédéral dont le mandat est stratégique ou vise des programmes. Ça relève du ministère du Patrimoine canadien ainsi que de Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada et d’autres, avec qui nous travaillons en collaboration très étroite.
Je devrais également dire un mot sur la collaboration qui se resserre avec le commissaire aux langues autochtones, parce que nous sommes toujours à la recherche d’alliés, et j’ai rencontré des sénateurs d’ascendance autochtone. Nous cherchons toujours des alliés pour étoffer notre grille de roulement, élargir et approfondir nos services. Pour certaines langues, nous ne connaissons qu’un ou deux locuteurs.
Il n’existe donc pas d’initiatives ou de programmes fédéraux-territoriaux-provinciaux en tant que tels, faute de mandat stratégique ou de mandat pour des programmes, mais nous collaborons avec les organismes fédéraux chargés de ces responsabilités.
Le président : Comme mes collègues me semblent à court de questions, je terminerai par deux questions de mon cru.
Madame Séguin, vous avez expliqué de façon très éloquente et très méticuleuse l’amoindrissement de vos capacités d’interprétation après le début de la formule des réunions hybrides. J’espère que cette formule continuera de prendre moins de place. Elle ne disparaîtra peut-être pas, mais s’estompera. Quand elle commencera à diminuer, pouvons-nous supposer que vous retrouverez votre capacité d’avant la pandémie? Ou est-ce qu’elle restera faible, comme aujourd’hui?
Mme Séguin : Si vous voulez, je peux répondre à la première question.
Le président : Faites, s’il vous plaît.
Mme Séguin : Actuellement, nous fonctionnons selon l’hypothèse hybride — l’application des conditions de travail mises en place en 2019, en nous adaptant non seulement aux conditions techniques, mais, également, à celles qui régissent l’hygiène et la sécurité.
Un facteur de taille facilitera un certain retour à la normale. C’est la résolution des problèmes de qualité sonore. Elle s’est bien améliorée. Le Conseil national de recherches du Canada a confirmé que les consoles et l’équipement fournissent une excellente protection contre les problèmes d’intensité du son, donc contre les chocs acoustiques, mais nous soumettons nos interprètes à une qualité sonore moins qu’optimale. Sur cette piste nous collaborons beaucoup avec les informaticiens de la Chambre des communes.
Ensuite, pour le retour à la normale, la meilleure garantie de qualité sonore réside dans des séances rassemblant tout le monde dans la même pièce, comme dans le bon vieux temps. Dès qu’un participant, au moins, est ailleurs, et tant qu’on n’aura pas réglé nos problèmes de qualité sonore, la capacité de notre service ne changera pas. Mais nous travaillons également à l’augmenter par l’embauche et le recrutement d’un plus grand nombre d’interprètes.
Le président : Je tiens à bien comprendre. Vous dites que le problème, ce n’est pas que la moitié des participants emploie la formule hybride; il suffit d’un seul pour réduire votre capacité. Mais n’est-elle pas moins réduite? J’aurais espéré que votre capacité aurait augmenté si un seul membre, plutôt que la moitié d’entre eux, participait à distance. Aujourd’hui, par exemple, la moitié est sur place. Si leur proportion passait à 80 %, est-ce que ça n’améliorerait pas votre capacité?
Mme Séguin : C’est une hypothèse très logique. Nous pourrions le supposer, si nous alimentions notre pile technologique avec un son d’un niveau de qualité ISO. C’est exactement ce que nous avons exigé dans nos contrats avec les pigistes. Nous avons défini une formule hybride qui compterait plus de 50 participants en personne ou à distance.
Mais, jusqu’ici, nous avons réglé le problème du volume sonore; il faut maintenant régler la qualité. Nous collaborons avec 20 organisations d’envergure internationale, notamment l’Union européenne, le Parlement européen, l’OTAN, l’OCDE. Elles appliquent toutes plutôt les mêmes exigences techniques, en s’adaptant, dans leur travail, pour trouver une solution, jusqu’à ce qu’elles trouvent celle qui procurera un milieu de travail inoffensif pour leurs employés et leurs pigistes.
Bref, ce n’est pas si facile. Je ne veux pas faire de promesses ambiguës. La situation durera tant que nous n’obtiendrons pas du son de qualité. Mais ça s’améliore. Soyez certains que nous travaillons en collaboration très étroite avec l’Administration du Sénat et avec les informaticiens de la Chambre à la résolution des problèmes de qualité sonore.
Le président : Voilà qui m’amène à ma dernière question, à laquelle vous avez déjà donné un début de réponse. Que peuvent faire de plus le Sénat ou l’Administration du Sénat pour vous aider à augmenter votre capacité? Pourrions-nous envisager de prendre d’autres mesures en ce sens, qui vous permettraient de nous fournir un meilleur service — ou plutôt plus de services, le vôtre est déjà excellent? Ce n’est pas qualitatif mais bien quantitatif. Que pouvons-nous faire d’autre?
Mme Séguin : Je comprends. Merci de l’offre. Depuis le début de la pandémie, les sénateurs ont eu une conduite exemplaire, par l’adoption de comportements favorisant l’hygiène et la sécurité tout en réduisant les interruptions et en apportant leur aide pour augmenter la qualité.
Pour ce qui est d’en faire plus, vous en faites déjà beaucoup. Avec notre client de l’Administration du Sénat, nous avons une entente de partenariat. Nous sommes très au fait de vos priorités. C’est très utile. Nous affectons nos ressources aux priorités que vous avez énoncées dans la Politique d’attribution des salles du Sénat. C’est consacré dans notre entente. Quand nous disposons d’une capacité supplémentaire, c’est à vous que, essentiellement, nous l’attribuons. En substance, nous pourrions demander une planification aussi anticipée que possible. Les demandes de modification avec préavis très court nous compliquent vraiment la tâche. Le facteur de complication, c’est l’envoi assuré de nos effectifs au bon endroit. Mais nous sommes sensibles à votre planification et à votre comportement déjà exemplaires. Soyez-en remerciés.
Le président : Chers collègues, les sénateurs n’ont plus de questions. Le dernier point à l’ordre du jour serait les observations de Mme Belzile. Avez-vous des observations sur la principale interface avec le Bureau de la traduction? Je voudrais connaître votre point de vue.
Marie-Eve Belzile, greffière principale, Échanges parlementaires et protocole, Affaires internationales et interparlementaires : Si vous permettez, je décrirai un peu mon rôle. Mais, d’abord, merci de votre invitation, à mes homologues du Bureau de la traduction et à moi, à venir parler des services de traduction offerts au Sénat et de l’entente révisée de partenariat.
Je voudrais d’abord expliquer brièvement mon rôle de représentante de l’Administration du Sénat chargée de l’entente de partenariat entre le Sénat et le Bureau de la traduction.
Mon rôle est de renégocier l’entente de partenariat; de m’assurer du respect des modalités de l’entente; d’aider le Bureau de la traduction à parfaire son processus de rétroaction de ses clients du Sénat; d’assurer la tenue régulière de réunions entre les gestionnaires de l’Administration du Sénat et le Bureau de la traduction pour discuter de questions à régler pour que les services que ce dernier rend au Sénat répondent aux normes les plus rigoureuses.
[Français]
Depuis le début de la pandémie, ce rôle a pris une nouvelle dimension. Les principaux enjeux du début de la pandémie ont été de s’assurer que les activités parlementaires du Sénat prévues en mode virtuel et hybride pouvaient être desservies par les services de l’interprétation. Un cadre de travail qui présentait plusieurs défis technologiques et logistiques a été élaboré pour résoudre ces défis. Les services ont pu être offerts, permettant la continuité des différentes activités parlementaires du Sénat. Par contre, les services ont rencontré de nouvelles difficultés, particulièrement sur le plan technologique, et nous avons travaillé de concert afin de traiter ces difficultés en cours de route, en mettant en place, comme Mme Séguin l’a mentionné, des mesures de prévention et de protection, telles que les séances de formation sur Zoom, les tests de son avant chaque réunion, le port du casque d’écoute avec micro et ainsi de suite.
Néanmoins, le réel enjeu, au fur et à mesure que la pandémie progressait, se concentrait plutôt sur les ressources disponibles pour soutenir les activités du Sénat, à mesure qu’elles reprenaient un rythme plus soutenu.
[Traduction]
À cet égard, mon rôle était de communiquer les attentes du Sénat ainsi que les problèmes observés et signalés, au Bureau de la traduction pour trouver des façons d’améliorer le service. Avec d’autres gestionnaires de l’Administration du Sénat chargés de l’exécution des fonctions parlementaires de base, j’ai rencontré plus fréquemment les fonctionnaires du Bureau de la traduction à mesure que la pandémie évoluait.
Les réunions mensuelles avec le Bureau de la traduction, pour discuter des niveaux de service et des problèmes qui apparaissaient se sont poursuivies et on y a ajouté des réunions hebdomadaires entre les représentants de l’Administration, le Bureau de la traduction, la Chambre des communes et la Bibliothèque du Parlement, pendant les semaines de séance, pour que toutes les parties puissent se communiquer entre elles leurs calendriers de travaux à venir, pour que le Bureau de la traduction planifie mieux les travaux susceptibles d’être urgents et les charges de travail plus lourdes et s’y prépare et qu’il ait les mêmes préoccupations, ou qu’il fasse connaître ses propres contraintes ou limites.
Les représentants de l’Administration du Sénat ont régulièrement communiqué cette information aux sénateurs pour aider à la prise de décisions sur les travaux du Sénat et sur ses priorités.
Parallèlement, nous avons pu conclure cette année les négociations dans le cadre de l’examen quinquennal de l’entente de partenariat, laquelle établit le genre et le niveau de services que le Bureau de la traduction offre au Sénat et aux sénateurs. Cette entente décrit principalement les rôles et les responsabilités des participants en ce qui concerne les services linguistiques requis, le rendement attendu en fonction des normes de service, la gestion de la relation avec le client et les exigences en matière de présentation de rapports. Elle ne traite pas des ressources offertes au Sénat pour le nombre d’activités parlementaires à interpréter par semaine et n’établit pas de comparaison avec les ressources fournies à l’autre Chambre.
Bien que cette entente joue un rôle utile en orientant le travail du Bureau de la traduction, ce dernier offre des services linguistiques au Sénat au titre des obligations juridiques prévues dans la Loi sur le Bureau de la traduction, qu’il existe une entente ou non.
Grâce à la collaboration étroite avec le Bureau de la traduction, les questions relatives à la disponibilité des ressources pour servir le Sénat ont été prises en compte aux dernières étapes des négociations de l’entente de partenariat. Même si cette entente ne peut encadrer l’affectation de ressources du Bureau de la traduction — un point que seul ce dernier peut régler —, des dispositions y ont été ajoutées pour contribuer à atténuer certaines pressions en instaurant un mécanisme afin d’accorder la priorité aux activités du Sénat conformément aux décisions des sénateurs.
Par conséquent, l’entente prévoit maintenant que la priorité sera d’abord accordée aux séances du Sénat, puis aux séances des comités et aux réunions du caucus et des groupes, et ensuite à une série d’activités énumérées dans la Politique du Sénat sur l’allocation des locaux.
[Français]
L’entente révisée devrait donc offrir plus de clarté et de transparence. Elle donne suite aux recommandations formulées par CIBA en 2018 au sujet des services linguistiques, et elle s’aligne sur les politiques du Sénat. Elle comprend aussi des clauses détaillées concernant la traduction, l’interprétation, les services d’interprétation gestuelle, ainsi que plus de précisions au sujet de la traduction et de l’interprétation dans les langues autochtones ou des langues étrangères.
[Traduction]
Pour la première fois, la nouvelle entente comprend également une annexe décrivant les pratiques exemplaires pour la tenue de séances virtuelles et hybrides afin de prévenir les blessures en milieu de travail chez les interprètes. Étant donné que les blessures en milieu de travail ont une incidence sur la capacité du Bureau de la traduction, comme vous l’avez entendu, il serait utile de maintenir cette pratique exemplaire si et quand des personnes participent à distance à des activités du Sénat.
[Français]
J’aimerais remercier, enfin, le personnel du Bureau de la traduction pour sa persévérance et sa disponibilité dans le cadre de la négociation des nouvelles clauses de l’entente et j’espère qu’elle sera utile à nos deux institutions.
Je suis disponible pour vous, sénateurs, en collaboration avec Mme Séguin et M. Ball, pour répondre à vos questions concernant la nouvelle entente. Merci.
[Traduction]
Le président : Honorables collègues, avez-vous des questions pour Mme Belzile? Je pense que nous avons couvert les questions plus tôt, alors je vous remercie.
J’ai l’entente de partenariat que nous devons renouveler avec le Bureau de la traduction. Je demanderais donc à quelqu’un de proposer la motion suivante :
Que la révision de l’entente de partenariat avec le Bureau de la traduction concernant la prestation de services linguistiques soit approuvée.
Le Sénator Dean propose la motion. Plaît-il aux honorables sénateurs d’adopter la motion? En l’absence d’objection, je déclare la motion adoptée.
Je vous remercie, madame Belzile, monsieur Ball et madame Séguin, d’avoir pris le temps de témoigner.
Honorables collègues, le point 6 concerne la création du groupe de travail consultatif sur l’environnement et le développement durable. Comme vous le savez, le Sénat a approuvé la motion du sénateur Deacon concernant l’énoncé de politique du Sénat en matière d’environnement et de durabilité le 29 mars. CIBA s’est donc vu confier le mandat d’examiner la possibilité de mettre en œuvre des programmes afin de réduire l’empreinte carbone du Sénat pour atteindre la carboneutralité d’ici 2030. Nous devons donc rétablir le groupe de travail consultatif sur l’environnement et le développement durable. Vous trouverez dans votre liasse l’ébauche du libellé de la motion visant à créer ce groupe de travail. Avez-vous des observations ou des questions, sénateurs?
La sénatrice Marshall : Le groupe de travail consultatif doit-il faire rapport à CIBA? J’ai remarqué qu’il est question quelque part — j’essaie de trouver où — d’expertise externe. Il y aura donc des frais, et à titre de membre du Sous-comité du budget des dépenses, je m’intéresse toujours aux questions d’argent.
Laisserons-nous ce groupe agir comme bon lui semble ou devra-t-il faire rapport à CIBA?
Le président : Sénatrice Marshall, en ce qui concerne l’aspect financier, ce groupe ne reçoit pas un chèque en blanc. Il doit demander à CIBA d’approuver les montants. Voilà pour le premier point. Deuxièmement, il doit nous faire rapport au plus tard le 31 décembre.
Mais avant tout, l’embauche d’un conseiller externe...
La sénatrice Marshall : Est-il indiqué que le groupe doit présenter un rapport?
Le président : Oui, c’est indiqué à la fin de la motion. Si vous regardez le point qui concerne la création du groupe dans la pièce jointe à l’avis, vous verrez qu’il est écrit qu’il doit faire rapport au plus tard le 31 décembre.
La sénatrice Marshall : C’est pour le rapport. Qu’en est-il des fonds nécessaires pour l’obtention de l’expertise externe?
Le président : Je présume que le groupe n’a pas de fonds. Il devra donc suivre la politique et le processus d’approvisionnement, puis s’adresser à nous pour obtenir l’approbation.
La sénatrice Marshall : C’est parfait. Je vous remercie beaucoup.
Le président : Quelqu’un pourrait-il proposer la motion suivante :
Que le Groupe de travail consultatif sur l’environnement et le développement durable soit créé et autorisé à examiner la possibilité de mettre en œuvre des programmes pour :
(a) instaurer un cadre de responsabilisation et un cycle annuel de présentation de rapports;
(b) favoriser la promotion de politiques de transport respectueuses du climat et misant sur la réduction des déplacements;
(c) renforcer le recyclage et réduire le gaspillage;
(d) adopter une approche accordant la priorité au numérique et à la réduction des impressions;
(e) obtenir du soutien des organismes centraux pour permettre au Sénat d’affecter des compensations de carbone dans le cadre du fonctionnement d’un Sénat durable;
(f) instaurer un processus permettant aux sénateurs et à leurs bureaux de proposer des recommandations liées à l’environnement et au développement durable;
Que le Groupe de travail consultatif supervise le processus de demande de propositions pour l’obtention d’expertise externe, conformément à la recommandation 9 du rapport du groupe de travail consultatif sur l’environnement et la durabilité, daté de novembre 2021;
Que le Groupe de travail consultatif soit composé de cinq sénateurs travaillant en collaboration;
Que les sénateurs suivants soient nommés comme membres du Groupe de travail consultatif:
l’honorable sénatrice Anderson;
l’honorable sénateur Black;
l’honorable sénateur Deacon;
l’honorable sénatrice LaBoucane-Benson;
l’honorable sénateur Smith;
Que le Groupe de travail consultatif ait le pouvoir de nommer un président;
Que le Groupe de travail consultatif soumet un rapport sur les progrès réalisés, au besoin;
Que le Groupe de travail consultatif présente son rapport final au Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration au plus tard le 31 décembre 2022.
La sénatrice Bovey propose la motion. Plaît-il aux honorables sénateurs d’adopter la motion? En l’absence d’objection, je déclare la motion adoptée.
Honorables collègues, voilà qui nous amène aux autres affaires. Y a-t-il autre chose dans les affaires publiques? Si ce n’est pas le cas, la séance est levée.
(La séance est levée.)