LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L’ADMINISTRATION
TÉMOIGNAGES
OTTAWA, le jeudi 19 mai 2022
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui à 11 h 30 (HE), avec vidéoconférence, conformément à l’artice 12-7(1) du Règlement, pour étudier des questions financières et administratives; et à huis clos, conformément à l’artice 12-7(1) du Règlement, pour étudier des questions financières et administratives.
Le sénateur Sabi Marwah (président) occupe le fauteuil.
[Traduction]
(La séance se poursuit à huis clos.)
(La séance publique reprend.)
Le président : Bonjour. Je m’appelle Sabi Marwah, je suis un sénateur de l’Ontario et j’ai le privilège de présider le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration.
Nous tenons aujourd’hui une réunion en mode hybride, certains sénateurs participant virtuellement et d’autres en personne. La réunion a commencé à huis clos, et nous poursuivons maintenant avec la diffusion publique.
J’aimerais présenter les sénateurs qui participent à cette réunion. La sénatrice Pat Bovey, du Manitoba; la sénatrice Yvonne Boyer, de l’Ontario; le sénateur Larry Campbell, de la Colombie-Britannique; le sénateur Dennis Dawson, du Québec; le sénateur Tony Dean, de l’Ontario; le sénateur Éric Forest, du Québec; la sénatrice Raymonde Gagné, du Manitoba; la sénatrice Elizabeth Marshall, de Terre-Neuve-et-Labrador; la sénatrice Lucie Moncion, de l’Ontario; la sénatrice Rosemary Moodie, de l’Ontario; le sénateur Donald Plett, du Manitoba; la sénatrice Raymonde Saint-Germain, du Québec; la sénatrice Judith G. Seidman, du Québec; le sénateur Larry W. Smith, du Québec; le sénateur Scott Tannas, de l’Alberta.
Bienvenue à toutes les personnes qui suivent ces délibérations à travers le pays.
Honorables sénateurs, le premier point est l’approbation du procès-verbal public du 5 mai 2022, qui se trouve dans la liasse.
Y a-t-il des questions ou des changements? L’un de vous peut-il proposer la motion suivante?
Que le procès-verbal du jeudi 5 mai 2022 soit adopté.
La sénatrice Bovey propose la motion.
Plaît-il aux honorables sénateurs d’adopter la motion? Si l’un des sénateurs souhaite s’opposer ou s’abstenir, qu’il lève la main. Ne voyant aucune objection, je déclare la motion adoptée.
Chers collègues, passons au point 7, qui concerne un rapport du Groupe de travail consultatif sur les œuvres d’art et les biens patrimoniaux. Tamara Dolan, conservatrice, Services du patrimoine et de la conservation, se joint maintenant à la réunion par vidéoconférence en tant que témoin. Comme d’habitude, sa présentation sera suivie d’une période de questions.
Je crois savoir que la sénatrice Bovey, qui préside le groupe de travail, prononcera les observations préliminaires et que Mme Dolan aidera à répondre aux questions.
L’honorable Patricia Bovey : Chers collègues, je suis heureuse de vous fournir une mise à jour, et j’ai également quelques points à soumettre à votre approbation. Notre comité a été très occupé.
Notre groupe a approuvé le budget de 2022-2023 pour l’acquisition, l’élimination, la réparation et la restauration de biens patrimoniaux et d’œuvres d’art. Nous demandons maintenant à CIBA d’approuver la prolongation de ce budget de 110 000 $, qui a déjà été approuvé. Comme je l’ai dit, étant donné qu’il a été approuvé, cela n’aura aucune incidence sur l’Administration du Sénat, car les fonds sont déjà inclus dans notre budget des Services du patrimoine et de la conservation.
Le premier point dont je veux parler est le mobilier sélectionné en vue de sa restauration. Ces choix sont faits en fonction de leur état, des exigences actuelles relatives à leur utilisation, de leur utilisation future prévue et, ainsi, chaque année, des fonds sont alloués à l’entretien continu de ce mobilier du patrimoine. Au moment de l’ajournement du Sénat pour l’été, une évaluation de l’état des meubles sera effectuée, afin de déterminer l’étendue des travaux nécessaires.
Pendant la pandémie, le mobilier du patrimoine a été utilisé moins activement qu’auparavant. Par conséquent, on a décidé d’augmenter les fonds alloués à la conservation des œuvres d’art et de diminuer les fonds alloués à la restauration du mobilier du patrimoine. La sélection des œuvres d’art en vue d’un traitement de conservation se fait en fonction de l’état des pièces et des projets d’exposition. Cette année, le traitement de conservation prévu comprend quatre portraits d’anciens présidents du Sénat et un portrait royal de grande taille.
Je veux me concentrer sur le portrait du roi Édouard VII. Je ne doute pas que son devis de restauration semble élevé. Il est estimé à 30 000 $, et je voudrais aborder ce point.
Lorsque l’édifice du Centre a fermé, la plupart des portraits royaux qui s’y trouvaient ont été placés en entrepôt. Comme les peintures royales n’avaient reçu aucun traitement de conservation pendant de nombreuses années avant la fermeture de l’édifice, l’an dernier, le Groupe de travail consultatif sur les œuvres d’art et les biens patrimoniaux a approuvé la recommandation d’effectuer un traitement de conservation sur un portrait royal par an pendant la fermeture de l’édifice du Centre. On a demandé à l’Institut canadien de conservation du ministère du Patrimoine canadien, l’ICC, comme nous l’appelons affectueusement, de se prononcer sur la question du traitement du portrait du roi Édouard VII, et de donner son avis sur le traitement proposé par des conservateurs externes.
L’ICC fait la promotion de la conservation des collections du patrimoine dans tout le Canada et fournit des avis à ce sujet en s’appuyant sur son expertise en matière de science de la conservation, de traitement et de conservation préventive, notamment pour déterminer les problèmes principaux, et recommande des méthodes de traitement.
L’examen de l’ICC a révélé que le risque de détérioration supplémentaire du portrait du roi Édouard VII et de tous les autres portraits pendant leur entreposage était faible, mais que tous les portraits royaux devaient subir un traitement de conservation avant d’être réinstallés. Cette constatation appuie la recommandation de notre comité de traiter les portraits pendant la fermeture de l’édifice du Centre à des fins de réhabilitation.
Le Sénat fait appel à des entreprises privées de conservation d’œuvres d’art pour effectuer les traitements. Bien que l’ICC effectue des traitements de conservation, étant donné que son mandat national couvre toutes les collections publiques, il n’effectue pas de traitements de conservation pour le Sénat. Comme je l’ai dit, il a fourni des avis et un soutien dans le passé, afin de s’assurer que la collection du Sénat était entretenue de façon prudente.
Je crois que le rapport d’état et le traitement proposé pour cette œuvre figurent dans la liasse. Le travail de conservation en lui-même n’est pas difficile, mais il nécessite une énorme table chauffante en raison de sa taille, et il existe très peu de tables chauffantes de cette taille. Sa restauration n’est pas compliquée, mais sa taille pose problème.
Je me ferai un plaisir de répondre à vos questions et à celles du comité avant que nous ne votions sur ce point.
Nous disposons de fonds d’urgence d’un montant de 9 000 $ destinés aux travaux non planifiés et aux nouveaux dégâts pouvant survenir au cours de l’exercice et nécessitant un traitement immédiat. Ce fonds d’urgence est utilisé pour ces situations et pour tous les coûts supplémentaires requis pour les travaux prévus. Si ces fonds ne sont pas utilisés, ils seront réaffectés à d’autres projets au sein du budget des Services du patrimoine et de la conservation.
La pandémie continue d’avoir un effet imprévisible sur le travail sur place et l’approvisionnement en matériaux. S’ils sont approuvés, les travaux sur ces quatre œuvres, y compris le portrait, commenceront au printemps 2022. Les travaux non achevés en raison de la pandémie au cours de l’exercice 2022-2023 le seront au cours de l’exercice suivant.
À l’heure actuelle, aucune dépense n’est prévue, ni pour des acquisitions ni pour des éliminations. Cependant, en cas de changement, nous ne manquerons pas de demander l’approbation de CIBA dans le rapport futur.
Chers collègues, notre projet Cultiver les perspectives figure également parmi les points à aborder. C’est la deuxième année que nous invitons des conservateurs de partout au Canada à écrire sur les œuvres d’art et les artefacts du Sénat. Ce nouveau contenu sera publié sur le site Web du Sénat à partir de l’automne 2022, et la plupart de ces essais ont maintenant été soumis.
Comme vous le savez, en 2021, Greg Hill, conservateur principal Audain de l’art autochtone au Musée des beaux-arts du Canada, nous a fourni des recommandations stratégiques pour une représentation adéquate de l’art autochtone au Sénat et dans cette salle, la salle du comité des peuples autochtones, dans laquelle nous nous réunissons actuellement. Nous espérions faire installer très prochainement une œuvre d’un artiste autochtone de la Nouvelle-Écosse et avions convenu du prêt d’une œuvre de Dozay Christmas par le Musée des beaux-arts de la Nouvelle-Écosse; cependant, le devis que nous avons reçu pour les frais d’expédition est exorbitant, et je ne vais pas demander votre soutien. Je donnerai des nouvelles à une date ultérieure et je peux vous assurer que nous cherchons une autre solution.
Nous avions décidé, pour la deuxième installation de notre projet Musées au Sénat, d’inviter un musée de la Nouvelle-Écosse. Cependant, à la lumière des frais d’expédition qui viennent de nous être communiqués pour une seule œuvre de petite taille, nous avons changé d’idée. Je pense que nous allons devoir revoir cette décision et inviter un musée plus proche du Sénat pour la prochaine édition de Musées au Sénat.
Dans le cadre du programme Honorer les artistes noirs du Canada, notre prochaine invitation sera adressée à des artistes du Québec, et nous sommes en train de sélectionner ces deux artistes. Comme vous le savez, jusqu’à présent, nous avons présenté des œuvres de Vancouver, Winnipeg et Toronto, et ce sera la première fois que ce programme présentera des artistes francophones, alors nous y travaillons.
Nous venons d’installer Visual Voices — Artists and the Environment, qui comprend des œuvres de Roberta Bondar et d’Ed Burtynsky et qui reflète les discussions que nous tenons au Sénat sur le changement climatique. Les réactions ont été extraordinaires et, par conséquent, alors que les visites commencent, nous avons décidé de prolonger l’exposition de septembre à mars prochain. Compte tenu de l’augmentation de la durée de l’exposition, nous devrons augmenter les honoraires des artistes de 175 $ chacun pour respecter la grille tarifaire recommandée par le Front des artistes canadiens, et ce, dans les limites de notre budget.
Ces dernières années, pendant la pandémie, nous avons travaillé avec de nombreux artistes et conservateurs à travers le Canada et en guise de remerciement, nous prévoyons d’organiser une réception à l’automne 2022, qui sera financée par nos bureaux individuels. Je ne m’adresserai donc pas à vous au sujet des budgets des comités pour cela. Je suis préoccupée par les budgets, comme vous pouvez le constater.
Je tiens à dire que lors de notre dernière réunion, la famille de la défunte sénatrice Josée Forest-Niesing a offert la jupe à ruban qu’elle avait conçue et dont elle avait choisi les matériaux, et qui a été confectionnée par sa mère après son décès. La famille a offert cette jupe à ruban comme cadeau au Sénat du Canada. Nous avons donné notre accord de principe et nous cherchons maintenant à obtenir des devis pour son installation. Lorsque nous aurons reçu ces coûts potentiels, nous vous en informerons.
Au nom de notre groupe de travail consultatif, j’adresse mes sincères remerciements à la famille de la sénatrice Forest-Niesing.
Chers collègues, je vous remercie. Je vous invite à me poser toutes vos questions sur ce que je viens de dire et sur ce que nous allons faire. Mme Dolan est là pour répondre aux questions lorsque je ne serai pas en mesure de le faire. Merci.
La sénatrice Marshall : Merci beaucoup, sénatrice Bovey. Votre intervention était excellente.
Dans quelle pièce sont exposées les œuvres d’art? Il y en a ici.
La sénatrice Bovey : Oui.
La sénatrice Marshall : Je sais qu’il y en a dans les deux salles du bas et là où nous entrons dans le Sénat. Y en a-t-il ailleurs? Je veux m’assurer que nous ne manquons rien.
La sénatrice Bovey : Nous faisons ce que nous pouvons avec les moyens dont nous disposons.
La salle dans laquelle nous nous trouvons actuellement, la Salle des peuples autochtones, est destinée à l’installation d’œuvres d’art réalisées par des artistes autochtones. Notre objectif est de nous assurer que ces œuvres représentent bien le Canada, ce qui n’est pas encore le cas. Nous avons un plan.
La salle B30 est notre première installation de Musées au Sénat, et il s’agit de l’œuvre inuite du Nunavut et du Musée des beaux-arts de Winnipeg, et elle est en place jusqu’à cet automne. C’est l’installation que nous cherchons à remplacer par des œuvres de la Nouvelle-Écosse, si les prix baissent, ou d’un lieu plus proche de chez nous.
À l’origine, nous voulions également installer des œuvres dans la salle B45, mais le budget alloué à notre groupe ne permettait de le faire que dans une seule salle de comité, et non deux. Il y a donc de la place pour des rêves futurs.
L’exposition Honorer les artistes noirs se trouve actuellement dans le foyer de l’édifice du Sénat du Canada. L’année dernière, elle se trouvait dans l’antichambre du foyer du Sénat, où se trouvent maintenant les deux œuvres de Roberta Bondar et Edward Burtynsky.
Comme vous le savez, les portraits des présidents du Sénat se situent à plusieurs endroits dans le foyer et les couloirs du bâtiment. Honnêtement, maintenant que nous sommes de retour, nous allons faire une évaluation des autres espaces disponibles.
Je peux vous dire que l’un des membres de mon comité nous a demandé, à juste titre, de déterminer ce que nous pourrions faire pour exposer quelques œuvres d’artistes canadiens d’origine asiatique, ce qui me semble être une excellente idée. Nous n’avons pas encore désigné d’espace.
En ce qui concerne la jupe à ruban de la sénatrice Forest-Niesing, sans entrer dans les détails, j’examine comment nous pouvons procéder de façon verticale. Je vais consulter des conservateurs avec lesquels j’ai déjà travaillé sur des textiles et, que nous le fassions dans cette salle ou ailleurs au Sénat, ce sont des discussions que notre comité doit tenir.
La sénatrice Marshall : Quelqu’un assure-t-il un suivi? Nous avons une quantité importante d’œuvres d’art. Il y a quelques années, j’ai effectué une vérification des œuvres d’art pour le gouvernement de Terre-Neuve-et-Labrador. Plusieurs pièces étaient introuvables. Est-ce que quelqu’un assure un suivi?
Les œuvres d’art sont-elles autoassurées? Le gouvernement s’autoassure-t-il?
La sénatrice Bovey : Oui. En ce qui concerne l’assurance, vous avez raison. Mme Dolan me corrigera si je me trompe, mais lorsque nous avons quitté l’édifice du Centre et que nous avons transféré certaines œuvres ici, dans l’édifice du Sénat du Canada, ou dans les nouvelles installations d’entreposage, un inventaire de la collection a été établi.
Je suis d’accord avec vous; c’est très important. Comme vous le savez — et comme l’a approuvé ce comité — notre comité a mis à jour les politiques et procédures. Les procédures comprennent cet aspect administratif essentiel.
Maintenant que nous sommes de retour et que nous pouvons nous déplacer, j’aimerais emmener notre comité dans la zone d’entreposage. Comme vous le savez, il y a quelques années, j’ai fait rapport sur cette zone dans une déclaration au Sénat. Tous ces éléments doivent être coordonnés. Je trouve que la façon dont les choses se mettent en place est très encourageante.
Oui, Mme Dolan maîtrise parfaitement la situation.
La sénatrice Marshall : Merci.
La sénatrice Moodie : Monsieur le président, je vous informe que nous entendons du français sur la chaîne anglaise. On l’entendait par intermittence.
Le président : Le problème vient d’être réglé. Je les ai informés et je crois que maintenant, tout fonctionne correctement.
Je ne vois aucune autre main levée. La sénatrice Bovey propose la motion suivante :
Que le montant de 110 000 $ soit approuvé pour la restauration et la réparation de la collection d’œuvres d’art et du patrimoine du Sénat pour l’exercice 2022-2023.
Plaît-il aux honorables sénateurs d’adopter cette motion? Ne voyant aucune objection, je déclare la motion adoptée.
Chers collègues, le point suivant porte sur les solutions permettant de fournir un soutien en matière de santé mentale et des services de counseling aux témoins invités à témoigner sur des sujets délicats ou traumatisants devant les comités du Sénat.
Toni Francis, dirigeante principale des ressources humaines, Direction des ressources humaines, et Shaila Anwar, greffière adjointe, Direction des comités, se joignent à la réunion par vidéoconférence à titre de témoins.
Allez-y, madame Anwar.
Shaila Anwar, greffière adjointe, Direction des comités : Merci.
Bonjour, sénateurs. Comme beaucoup d’entre vous le savent, les comités sénatoriaux abordent souvent une variété de sujets sensibles ou difficiles. Les témoignages entendus lors de ces réunions peuvent parfois être délicats, dérangeants et difficiles à entendre pour les participants et pour ceux qui suivent nos travaux.
Bien que nous ayons un programme d’aide aux employés et aux familles pour les sénateurs et les employés du Sénat, il n’existe pas de système officiel pour offrir un soutien similaire aux témoins des comités. Récemment, certains comités ont approché le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration pour lui signifier le besoin d’un tel soutien.
Je suis ici aujourd’hui avec ma collègue Toni Francis, dirigeante principale des ressources humaines, pour vous demander votre avis sur la mise en œuvre d’un projet pilote pour mettre en place un processus plus structuré visant à fournir un soutien et des conseils en matière de santé mentale aux témoins invités à parler aux comités du Sénat de sujets délicats et traumatisants.
Toni Francis, dirigeante principale des ressources humaines, Direction des ressources humaines, Sénat du Canada : Mesdames les sénatrices, messieurs les sénateurs, bonjour.
Parler de ce que l’on a vécu, lorsque l’expérience rapportée est traumatisante — même pour ceux qui en parlent délibérément —, cela ne se fait pas nécessairement sans laisser de traces. L’espace le plus sûr, et encore moins devant les parlementaires et le public, peut entraîner, pour certains, un préjudice supplémentaire ou un stress post-traumatique. Il existe des mesures pour réduire les aspects potentiellement traumatisants de tels témoignages. Elles ont été utilisées par le passé et elles pourraient encore répondre aux besoins de certains de nos témoins.
Pour votre information, nous pouvons vous dire que la Chambre des communes a récemment mis en place un programme visant à fournir un soutien sur place aux témoins avant et après leur comparution en comité. Des services de gestion de crise sont offerts à des personnes désignées ayant prononcé une déclaration de victime dans le cadre de leur comparution devant un comité.
Madame Anwar vous présentera nos options.
[Français]
Mme Anwar : Nous avons examiné trois options possibles pour votre étude.
L’option A propose que le Sénat offre des services en matière de santé mentale ou d’autres services de conseils adaptés à la culture comme une dépense admissible au remboursement pour les témoins.
Dans ce scénario, un témoin pourrait choisir un thérapeute — une personne de son choix — ou un autre service de counseling adapté à sa culture et pourrait réclamer jusqu’à 500 $ pour des services de soutien. Ce montant a été déterminé en se basant sur le taux de 175 $ par heure pour trois heures de service de counseling, ce qui correspond au montant arrondi pour les services de counseling offerts aux employés au moyen du Programme d’aide aux employés et à la famille.
Le témoin sera obligé de soumettre une demande de remboursement accompagnée de reçus et sera remboursé conformément au processus établi pour les dépenses de témoins.
L’option A ne nécessite aucun investissement initial. Les dépenses seront variables et se feront en fonction du nombre de demandes soumises.
[Traduction]
Mme Francis : L’option B permettrait d’aiguiller les témoins vers des organismes ou des fournisseurs de services particuliers habilités à fournir des services de santé mentale, un soutien culturellement approprié ou les deux — par exemple, avec les aînés —, moyennant un contrat ou des honoraires. Si cette option est retenue, une demande de propositions officielle serait lancée pour sélectionner ou recenser des prestataires de services qualifiés. Le coût de cette option oscillerait entre 25 000 et 35 000 $ par an.
Dans le cadre de l’option C, le Sénat obtiendrait des services sur place par l’intermédiaire d’un programme de soutien aux témoins offert par un fournisseur de services, comme l’actuel programme d’aide aux employés et à leur famille du Sénat. Dans ce scénario, les témoins auraient accès à un soutien clinique sur place, y compris à un soutien direct en matière de santé mentale et à des ressources avant et après les comparutions devant un comité. Si cette option est retenue, le coût est estimé à 113 300 $. Les deux dernières options sont peut-être les plus aptes à répondre aux besoins des témoins qui ne disposent d’aucun soutien établi.
Il est important de garder à l’esprit que ce ne sont pas tous les témoins qui auront besoin de ce soutien ou qui en feront la demande. Il ne faut pas écarter la possibilité que les témoins aient déjà accès à une personne de soutien ou à un prestataire de services.
Les témoins déjà pris en charge ou qui ont une relation établie et de confiance avec un aîné, un thérapeute ou une personne de soutien peuvent trouver difficile de recourir aux services d’une nouvelle personne, de quelqu’un qui pourrait avoir besoin d’entendre leur histoire depuis le début, encore une fois.
Quelle que soit l’option retenue, il faut veiller à assurer la protection de tout renseignement personnel pouvant avoir trait à la santé des témoins.
Mme Anwar : À la lumière de notre analyse, nous recommandons que le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration envisage de demander à la Direction des comités de mettre en œuvre l’option A dans un proche avenir et dans le cadre d’un projet pilote.
Un projet pilote est quelque chose que nous pourrions mettre en œuvre assez rapidement. Il pourrait être financé à même l’enveloppe budgétaire existante pour les dépenses des témoins et il nous permettrait de suivre et de contrôler les demandes et de rendre compte, au Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration, dans un an.
L’option préconisée permettrait également aux témoins de choisir eux-mêmes leur thérapeute, leur conseiller ou la personne de soutien qu’ils préfèrent. Le fait de choisir l’option A dans l’immédiat n’exclut pas la possibilité d’envisager une option plus complexe ou intégrée à plus long terme. Cela permettra aux comités de travailler avec les ressources humaines afin d’examiner, d’évaluer et d’envisager certaines des options plus complexes et leur faisabilité à plus long terme pour le Sénat.
[Français]
Merci bien. Nous sommes toutes deux disponibles pour répondre à vos questions.
[Traduction]
Le président : Juste pour clarifier, chers collègues, nous ne recommandons pas l’option B ou C. Nous recommandons l’option A, qui est un programme pilote qui fixe un plafond de 500 $ par témoin, jusqu’à concurrence d’un coût annuel maximum, est de 25 000 $. Il y a donc un plafond. Les ressources humaines et la Direction des comités évalueront les options B et C afin de vérifier si l’une des deux est plus viable ou meilleure que l’autre, et ils nous feront part de leurs conclusions. Nous pourrons prendre une décision à ce sujet dans un an.
Le sénateur Plett : Je suis un peu déçu, monsieur le président, que ce point n’ait pas été abordé à huis clos. Je pense vraiment que c’est une question qui devrait être discutée à huis clos et non pas dans le cadre d’une séance publique. Je demanderais qu’on nous achemine par écrit les présentations qui ont été faites ici à notre intention afin que nous puissions les examiner au cours de la prochaine semaine ou des deux prochaines semaines, et que cette question soit remise à l’ordre du jour de la prochaine réunion du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration, mais dans un segment à huis clos.
Le président : Chers collègues, est-ce que c’est ce que vous souhaitez? Est-ce que tout le monde est d’accord pour reporter cette question à la prochaine réunion à huis clos? Très bien. C’est ce que nous allons faire.
Sénateur Tannas, vous aviez une question. Y a-t-il quelque chose que vous souhaitez soulever?
Le sénateur Tannas : Non, ça ira, monsieur le président. C’est une bonne idée. Merci.
Le président : D’accord. Passons au point suivant.
Chers collègues, le point suivant concerne la demande de propositions pour le mobilier et l’ameublement des bureaux des sénateurs et de l’Administration du Sénat. Je noterai que, pour la suite des choses, l’Administration a lancé à l’intention du décideur — c’est-à-dire de nous — un nouveau modèle d’une page où sont résumés les principaux renseignements de la demande de propositions. C’est plus clair et plus succinct qu’une note d’information de trois pages et, à mon avis, c’est une bonne initiative, car tous les renseignements sont là, et ils sont présentés de façon cohérente. Je félicite Mme Morency et Mme Legault de cette initiative.
Caroline Morency, directrice générale de la Direction des biens et services, va se joindre à nous. Elle est ici par vidéoconférence à titre de témoin. Madame Morency, vous pouvez prendre la note d’information et la page unique telle qu’elle a été lue. Y a-t-il quelque chose que vous souhaitez ajouter?
Caroline Morency, directrice générale, Direction des biens et services, Sénat du Canada : Je vous remercie. Honorables sénateurs, je me présente devant vous aujourd’hui pour vous demander d’approuver la mise en œuvre de ce processus concurrentiel visant à établir une nouvelle offre à commandes d’une durée de deux ans avec trois options d’un an pour la fourniture de mobilier de bureau et d’ameublement pour les sénateurs et les bureaux de l’Administration du Sénat.
L’offre à commandes existante arrive à terme le 31 octobre, et bien qu’il reste une option d’un an, nous aurons atteint sa valeur maximale à cette date. Nous vous demandons donc d’approuver l’établissement d’un processus compétitif de demande de propositions visant à obtenir le meilleur prix pour l’achat de meubles et d’articles d’ameublement, et aussi de veiller à ce que nous ayons un mécanisme en place au plus tard à la date d’expiration de l’offre à commandes actuelle.
L’offre à commandes n’est pas un contrat, mais plutôt une offre d’un fournisseur aux termes de laquelle ce dernier s’engage à fournir des biens et services à des prix prédéterminés. Le Sénat n’a aucune obligation d’acheter un nombre fixe d’articles ou de dépenser une somme donnée. Une commande n’est passée que lorsqu’un besoin se présente.
Comme l’a mentionné le président, vous avez dans votre dossier le formulaire de demande de processus d’approvisionnement concurrentiel. La valeur de l’offre à commandes proposée est fonction d’un montant maximal qui pourrait être dépensé; il ne s’agit en aucun cas d’une obligation de dépenser la totalité de ce montant.
Traditionnellement, les dépenses annuelles pour le mobilier et l’ameublement varient d’une année à l’autre, car nous appliquons la stratégie de gestion juste-à-temps des stocks, aux termes de laquelle les biens ne sont acquis qu’au moment où ils sont requis.
[Français]
Compte tenu des pressions courantes sur les prix dans la chaîne d’approvisionnement, nous prévoyons que les dépenses annuelles seront plus élevées que celles des dernières années. De plus, si ce n’était des tables ajustables que nous avons achetées en 2021-2022 pour répondre aux besoins du personnel qui travaille à distance, nous n’aurions pas atteint le montant maximum de l’offre à commandes existante, car les dépenses, durant la pandémie, ont été inférieures aux montants que nous dépensions traditionnellement chaque année.
La conclusion de cette offre à commandes n’aura donc aucune incidence sur les besoins en matière de financement du Sénat, puisque les dépenses liées à l’ameublement peuvent être comptabilisées dans les budgets existants de la Direction des biens et des services.
Ceci met fin à ma présentation. Je suis maintenant disposée à répondre à vos questions. Je vous remercie.
[Traduction]
Le président : Avant de passer aux questions, je tiens à vous rappeler que, comme nous discutons de cette demande de propositions en public, il est important de s’abstenir de mentionner les montants en dollars, de nous faire part de votre opinion concernant un fournisseur donné et de parler des critères de sélection, car cela pourrait avoir une incidence sur le processus d’appel d’offres. Si vous avez des questions à ce sujet, nous pourrons en discuter à huis clos lorsque nous serons rendus là. Cela étant dit, allons-y avec les questions.
La sénatrice Marshall : J’ai une question, mais je ne sais pas si vous préférez que je la pose à huis clos. Je voulais parler du mobilier. Je suis un peu surprise de voir que nous achetons de nouveaux meubles. Je pense simplement à mon propre bureau. Quelqu’un est allé dans un entrepôt, y a pris quelques meubles et les a utilisés. A-t-on vraiment besoin de nouveaux meubles? Je peux comprendre que nous en ayons acheté pour le personnel qui travaille à distance, mais je pense qu’il y a suffisamment de meubles en réserve pour que nous n’ayons pas besoin d’en acheter beaucoup d’autres.
Le président : Je pense que nous pouvons aborder cette question en public. Madame Morency, souhaitez-vous en parler?
Mme Morency : Merci de la question. Effectivement, nous avons quelques meubles dans l’entrepôt, mais nous sommes en rupture de stock. L’état des biens ou des meubles nous a forcés à nous débarrasser de certains d’entre eux. La vérité, c’est qu’il ne nous en reste plus beaucoup.
Depuis toujours, nous gardons nos meubles pendant plus de 15 ans. Nous avons un certain nombre d’articles, mais nous sommes en train de manquer de certaines choses. Ce serait principalement pour les bureaux des sénateurs.
La sénatrice Marshall : Ce serait donc des choses comme des meubles recouverts de tissu? La plupart des meubles en bois du Sénat sont absolument magnifiques. Pouvez-vous me donner une idée de ce que nous achèterions?
Mme Morency : Bien sûr. Ce serait, par exemple, un ensemble de meubles pour les bureaux des sénateurs, ensemble qui comprendrait tous les éléments ou articles que l’on peut retrouver sur un bureau de sénateur. Ce serait des choses comme cela. Il pourrait s’agir de n’importe quoi, d’une chaise à un bureau, d’une bibliothèque, de lampes et d’autres choses du genre, selon les besoins.
La sénatrice Marshall : Je vous remercie.
Le président : Comme il n’y a pas de questions, nous allons approuver ce point officiellement à huis clos, puisque nous pourrons alors parler des montants dont il est question.
Chers collègues, pour le point suivant, Pierre Lanctôt, notre dirigeant principal des finances, se joindra à nous par vidéoconférence à titre de témoin.
Encore une fois, j’ai l’honneur de présenter le cinquième rapport du Sous-comité du programme et de la procédure, qui porte sur les modifications proposées à la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs concernant les points de départ et d’arrivée des sénateurs.
Après avoir discuté de cette question le 7 avril dernier, le comité directeur en a discuté à nouveau et nous avons également entendu ce que M. Lanctôt avait à nous dire à ce sujet. Le comité directeur a conclu que le lieu de départ et d’arrivée dans la province ou le territoire d’un sénateur devrait être limité aux résidants provinciaux-territoriaux officiels déclarés. Le sous-comité était convaincu que les règles de la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs en ce qui a trait aux déplacements permettent une application claire et cohérente par tous les sénateurs.
En formulant sa recommandation, le sous-comité a tenu compte de la complexité de la mise en œuvre d’un nouveau processus et du risque d’atteindre à la réputation du Sénat. La direction recommande donc au Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration d’approuver les modifications proposées et d’adopter le rapport. Cela dit, nous allons passer aux questions que nous aimerions poser à M. Lancôt ou à n’importe quel autre membre du comité directeur.
La sénatrice Marshall : J’ai juste une question. Monsieur Lanctôt, en ce qui concerne le personnel, il est dit que cela se limite aux itinéraires qui commencent et se terminent à Ottawa et à la résidence provinciale-territoriale du sénateur ou de la sénatrice. Ainsi, on ne pourrait pas avoir un membre du personnel à la résidence provinciale-territoriale du sénateur ou de la sénatrice.
Si quelqu’un demandait à un membre de son personnel de venir dans sa province d’origine pour une raison quelconque, on n’enverrait pas cette personne à la résidence du sénateur ou de la sénatrice, n’est-ce pas? Je pense que, de façon générale, cette personne irait rester dans un hôtel ou un gîte ou quelque chose de ce genre. Vous ne diriez pas qu’elle doit voyager entre Ottawa et la résidence du sénateur ou de la sénatrice?
Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, Direction des finances et de l’approvisionnement, Sénat du Canada : Merci, madame la sénatrice. La référence à la résidence provinciale-territoriale ne concerne que le sénateur ou la sénatrice et ses personnes à charge.
La sénatrice Marshall : Ce que l’on voit dans la petite boîte, le tableau 7.1, est-ce que c’est ce qu’il y a actuellement? Il est écrit :
Pour les sénateurs, les voyageurs désignés, les personnes à charge et le personnel, pour un itinéraire ayant comme départ et comme destination Ottawa et la résidence provinciale ou territoriale du sénateur [...]
Le président : Je pense que cela ne concerne que les points de départ et d’arrivée, sénatrice Marshall.
La sénatrice Marshall : Oh, d’accord. C’est seulement pour les points de départ et d’arrivée.
Le président : Je crois que cela fait effectivement référence aux points de départ et d’arrivée. Ai-je raison de croire cela? Je pensais que Mme Legault avait mentionné que c’était pour les points de départ et d’arrivée. Mais je peux vous assurer que le personnel ne viendra pas de résidences provinciales ou territoriales. Nous pourrons clarifier cela lorsque vous établirez les règles définitives.
La sénatrice Marshall : Si vous pouviez faire cela, je vous en saurais gré. Merci.
Le président : Chers collègues, puis-je avoir un motionnaire pour la motion suivante :
Que le cinquième rapport du Sous-comité du programme et de la procédure soit adopté.
Le sénateur Plett propose la motion. Vous plaît-t-il, honorables sénateurs, d’adopter cette motion? Ne voyant aucune objection, je déclare la motion adoptée.
Chers collègues, le point suivant concerne la nouvelle composition du Conseil interparlementaire mixte. Jeremy LeBlanc, greffier adjoint et directeur général, Affaires internationales et interparlementaires, et Marie-Ève Belzile, greffière principale, Échanges parlementaires et protocole, Affaires internationales et interparlementaires, se joindront maintenant à nous par vidéoconférence à titre de témoins.
Chers collègues, pour donner un peu de contexte, vous vous souviendrez que lors de notre réunion du 24 mars, nous avons convenu que j’écrirais une lettre au président du Bureau de la régie interne de la Chambre afin qu’il nous donne son accord quant à la modification de la composition du Conseil interparlementaire mixte, modification ayant pour but de faire en sorte que tous les groupes et partis du Sénat soient représentés.
Je suis heureux de vous annoncer que lors de sa réunion du 12 mai, le Bureau de régie interne a examiné cette question et a accepté un changement qui permettrait la représentation de tous les groupes et caucus parlementaires reconnus tout en maintenant le rapport habituel de 30 % Sénat, 70 % Chambre des communes.
Maintenant que cela est dit, nous pouvons commencer à poser nos questions à M. LeBlanc et à Mme Belzile.
Le sénateur Tannas : Monsieur le président, j’ai une motion à présenter lorsque les questions seront terminées.
Le président : D’accord.
Le sénateur Dawson : La motion du sénateur Tannas pourrait répondre à ma question. J’espère que nous nommerons quelqu’un rapidement, car nous avons des réunions qui s’en viennent. Le plus tôt sera le mieux.
Le président : Cela fait partie de la motion, sénateur Dawson. J’y reviendrai dans une minute. Comme je ne vois pas de questions, puis-je avoir un motionnaire pour la motion suivante :
Que le Conseil interparlementaire mixte soit composé :
d’un membre de chaque parti ou groupe parlementaire reconnu au Sénat — mais d’au moins trois sénateurs — nommé par le Comité sénatorial permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration, et que l’un de ces membres soit nommé par ce comité pour agir à titre de coprésident du Sénat;
de députés de la Chambre des communes nommés par le Président en nombre suffisant pour rendre compte de la répartition 30-70 entre les deux chambres, soit : un occupant du fauteuil qui agira à titre de coprésident de la Chambre des communes; le whip de chacun des partis reconnus ou son représentant; des représentants des présidents ou des vice-présidents d’association ou du Bureau de régie interne, nommés de manière à rendre compte de la représentation respective des partis à la Chambre des communes.
La sénatrice Bovey propose la motion. Vous plaît-t-il, honorables sénateurs, d’adopter cette motion? Ne voyant aucune objection, je déclare la motion adoptée.
Sénateur Tannas, veuillez présenter votre motion pour nommer quelqu’un.
Le sénateur Tannas : Je propose :
Que l’honorable sénateur Downe soit nommé quatrième membre du Conseil interparlementaire mixte, à titre de représentant du Sénat.
Le président : Cela plaît-il à tous? La motion est adoptée.
Chers collègues, y a-t-il d’autres questions que nous devons aborder en public?
Cela met fin au segment public de la réunion. S’il n’y a pas d’autres questions, nous allons passer brièvement à huis clos pendant cinq minutes afin d’approuver la demande de propositions.
(La séance se poursuit à huis clos.)