LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L'ADMINISTRATION
PROCÈS-VERBAL
OTTAWA, le jeudi 19 mai 2022
(9)
[Français]
En vertu de l'ordre du Sénat du 5 mai 2022, le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration se réunit à huis clos et a ensuite procédé en public, aujourd'hui dans la pièce C128 de l'Édifice du Sénat du Canada, et avec vidéoconférence, à 11 h 30, sous la présidence de l’honorable Sabi Marwah (président).
Membres du comité présents : Les honorables sénateurs Bovey, Dean, Marshall, Marwah, Moncion, Plett, Saint-Germain et Seidman (8).
Membres du comité présents par vidéoconférence : Les honorables sénateurs Boyer, Dawson, Forest, Gagné, Moodie, Smith et Tannas (7).
Participent à la réunion : Pascale Legault, dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration; Gérald Lafrenière, greffier du Sénat et greffier des Parlements par intérim et dirigeant principal des services législatifs; Philippe Hallée, légiste et conseiller parlementaire; hauts fonctionnaires du Sénat et autres employés de soutien.
TÉMOINS :
L’honorable sénatrice Patricia Bovey, présidente, Groupe de travail consultatif sur les œuvres d’art et les biens patrimoniaux;
Shaila Anwar, greffière adjointe, Direction des comités;
Marie-Ève Belzile, greffière principale, Affaires internationales et interparlementaires (par vidéoconférence);
Tamara Dolan, conservatrice, Services du patrimoine et de la conservation (par vidéoconférence);
Toni Francis, dirigeante principale des ressources humaines, Direction des ressources humaines (par vidéoconférence);
Caroline Morency, directrice générale, Direction des biens et services (par vidéoconférence);
Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, Direction des finances et de l'approvisionnement (par vidéoconférence);
Jeremy Leblanc, greffier adjoint et directeur général, Affaires internationales et interparlementaires (par vidéoconférence).
Conformément au paragraphe 12-7(1) du Règlement du Sénat, le comité poursuit son étude des questions financières et administratives concernant l’administration interne du Sénat.
À 12 h 18, la séance est suspendue.
À 12 h 19, la séance reprend en public.
Le président fait une déclaration.
Le président présente tous les sénateurs participant à la réunion.
CIBA/2022-05-19/094(P) – Adoption du Procès-verbal du 5 mai 2022 (public)
Le comité a examiné le procès-verbal du 5 mai 2022 (public).
L’honorable sénatrice Bovey propose que le procès-verbal du jeudi 5 mai 2022 (public) soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2022-05-19/095(P) – Rapport du Groupe de travail aviseur sur les œuvres d’art et les actifs patrimoniaux
La présidente du Groupe de travail consultatif sur les œuvres d’art et le patrimoine, l'honorable sénatrice Bovey, a présenté le premier rapport du groupe de travail consultatif comme suit :
Jeudi le 19 mai 2022
Le Groupe de travail consultatif sur les œuvres d’art et les biens patrimoniaux (GTCOAP) du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration (le CIBA) a l’honneur de présenter son
PREMIER RAPPORT
Le 10 février 2022, le GTCOAP a été rétabli et autorisé à :
Que le Groupe de travail consultatif sur les œuvres d’art et les biens patrimoniaux soit établi et autorisé à exercer un pouvoir délégué en agissant au nom du comité pour les questions relatives à la Politique sur les biens patrimoniaux et les œuvres d’art du Sénat;
Que le Groupe de travail consultatif se compose de quatre sénateurs travaillant collectivement;
Que le Groupe de travail consultatif ait le pouvoir d’élire un président; Que le Groupe de travail consultatif remette au CIBA, pour approbation, un plan annuel concernant l’acquisition, l’élimination, la réparation et la restauration de biens patrimoniaux et d’œuvres d’art, accompagné de prévisions financières annuelles;
Que le Groupe de travail consultatif fasse rapport de ses décisions et recommandations au CIBA tous les trimestres.
La composition du Groupe de travail consultatif est la suivante :
- L’honorable sénatrice Ataullahjan;
- L’honorable sénatrice Bovey;
- L’honorable sénatrice Moodie;
- L’honorable sénateur White.
Le Groupe de travail consultatif fait maintenant rapport comme suit :
Points à faire approuver
Budget
Le GTCOAP a donné son aval à une prévision de 110 000 $ pour des travaux de réparation et de restauration au cours de l’exercice 2022-2023. À l’heure actuelle, il n’y a pas de coûts projetés pour l’acquisition ou l’élimination.
Résumé des coûts projetés
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Prévisions des activités pour l’exercice 2022-2023 |
Coûts |
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Restauration et réparation |
Oeuvres (voir l’annexe A)
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66 550 $ |
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Ameublement patrimonial (voir l’annexe B)
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7 750 $ 25 000 $
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Travaux de restauration ou de réparation imprévus ou urgents |
9 900 $ |
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Acquisition |
Aucune activité prévue |
0 $ |
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Élimination |
Aucune activité prévue |
0 $ |
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Total |
110 000$ |
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Les activités prévues n’auront pas d’impact sur les besoins de financement du Sénat, car ces coûts sont déjà inclus dans le budget des Services du patrimoine et de la conservation. Ces choix sont faits en fonction de leur état, des exigences actuelles relatives à leur utilisation, de leur utilisation future prévue et, ainsi, chaque année, des fonds sont alloués à l’entretien continu de ce mobilier du patrimoine. Au moment de l’ajournement du Sénat pour l’été, une évaluation de l’état des meubles sera effectuée, afin de déterminer l’étendue des travaux nécessaires.
Pendant la pandémie, le mobilier du patrimoine a été utilisé moins activement qu’auparavant. Par conséquent, on a décidé d’augmenter les fonds alloués à la conservation des œuvres d’art et de diminuer les fonds alloués à la restauration du mobilier du patrimoine. La sélection des œuvres d’art en vue d’un traitement de conservation se fait en fonction de l’état des pièces et des projets d’exposition. Cette année, le traitement de conservation prévu comprend quatre portraits d’anciens présidents du Sénat et un portrait royal de grande taille.
Compte tenu de l’état des portraits royaux britanniques qui étaient auparavant exposés dans le foyer de l’édifice du Centre, le GTCOAP a commencé, au cours de l’exercice 2021-2022, à faire la conservation d’un portrait par an pendant la fermeture de l’édifice du Centre. Comme les peintures royales n’avaient reçu aucun traitement de conservation pendant de nombreuses années avant la fermeture de l’édifice, l’an dernier, le Groupe de travail consultatif sur les œuvres d’art et les biens patrimoniaux a approuvé la recommandation d’effectuer un traitement de conservation sur un portrait royal par an pendant la fermeture de l’édifice du Centre. On a demandé à l’Institut canadien de conservation du ministère du Patrimoine canadien, l’ICC, de se prononcer sur la question du traitement du portrait du roi Édouard VII, et de donner son avis sur le traitement proposé par des conservateurs externes.
L’ICC fait la promotion de la conservation des collections du patrimoine dans tout le Canada et fournit des avis à ce sujet en s’appuyant sur son expertise en matière de science de la conservation, de traitement et de conservation préventive, notamment pour déterminer les problèmes principaux, et recommande des méthodes de traitement.
L’examen de l’ICC a révélé que le risque de détérioration supplémentaire du portrait du roi Édouard VII et de tous les autres portraits pendant leur entreposage était faible, mais que tous les portraits royaux devaient subir un traitement de conservation avant d’être réinstallés. Cette constatation appuie la recommandation de notre comité de traiter les portraits pendant la fermeture de l’édifice du Centre à des fins de réhabilitation.
Le Sénat fait appel à des entreprises privées de conservation d’œuvres d’art pour effectuer les traitements. Bien que l’ICC effectue des traitements de conservation, étant donné que son mandat national couvre toutes les collections publiques, il n’effectue pas de traitements de conservation pour le Sénat. Il a fourni des avis et un soutien dans le passé, afin de s’assurer que la collection du Sénat était entretenue de façon prudente. Pour plus d’informations sur la proposition de traitement du portrait du roi Édouard VII, voir l’annexe C.
La recommandation est fondée sur un budget projeté; les coûts réels pourraient varier. L’Administration du Sénat signalera au GTCOAP tout changement important au budget projeté.
À titre informatif
Cultiver les perspectives
Le 28 janvier 2022, le comité directeur du CIBA a approuvé une deuxième édition de Cultiver les perspectives. Des invitations ont été envoyées à 13 conservateurs pour participer au programme. Chaque conservateur rédigera un essai sur une œuvre d’art, un artefact ou un meuble patrimonial exposé au Sénat. Une fois les essais des conservateurs terminés, le contenu sera publié sur le site Web du Sénat afin de le partager avec le public.
Analyse du nombre insuffisant d’œuvres d’art autochtone au Sénat
Le 28 janvier 2022, le comité directeur du CIBA a approuvé une demande de prêt d’une œuvre d’art d’Arlene « Dozay » Christmas (1954-2019) : Gloosecap’s Return (2000), auprès du Musée des beaux-arts de la Nouvelle-Écosse pour l’exposer dans la salle C128. La salle du Comité des peuples autochtones de l’édifice du Sénat du Canada rend hommage au travail artistique et aux perspectives des artistes autochtones. S’inspirant des recommandations de Greg Hill, conservateur principal Audain de l’art indigène au Musée des beaux-arts du Canada, le GTCOAP cherche à accroître la représentation des artistes autochtones de la côte Est du Canada. Arlene « Dozay » Christmas a grandi au Nouveau-Brunswick, dans la réserve Tobique du peuple malécite, et a travaillé au Cap-Breton, en Nouvelle-Écosse. Le Musée des beaux-arts de la Nouvelle-Écosse possède deux de ses œuvres dans sa collection.
En raison du cout élevé du transport, d’autres options sont à l’étude. Le GTCOAP fournira une mise à jour dans un prochain rapport.
Musées au Sénat
À l’automne 2021, le Musée des beaux-arts de Winnipeg a prêté au Sénat du Canada huit œuvres d’artistes inuits pour qu’elles soient exposées dans la salle B30. L’exposition comprend des œuvres de Mary K. Okheena, Pitaloosie Saila, Kenojuak Ashevak et Andrew Qappik, entre autres. La sélection d’œuvres d’art fait entendre les voix du Nord dans la salle de comité du Sénat et dépeint les thèmes de la nature, de la spiritualité et de la vie familiale. C’est Darlene Wight, conservatrice d’art inuit au Musée des beaux-arts de Winnipeg, qui a sélectionné les œuvres pour le Sénat. Elles seront exposées jusqu’en juillet 2022.
Le GTCOAP avait l’intention de s’associer à un musée de la Nouvelle-Ecosse pour la prochaine édition du programme. En raison du cout du transport des œuvres d’art, la décision est en cours de révision et un musée situe plus près du Senat sera envisagé.
Hommage aux artistes noirs du Canada
À l’automne 2021, le GTCOAP a approuvé l’installation d’œuvres de Denyse Thomasos et de Tim Whiten dans l’édifice du Sénat du Canada. Denyse Thomasos est née à Trinité-et-Tobago et s’est plus tard installée à Toronto puis à New York. Ses œuvres sont abstraites et portent un regard sur les systèmes d’oppression de la diaspora africaine. Pour sa part, Tim Whiten est un créateur d’images de Toronto. Ses œuvres ont été exposées au Musée des beaux-arts du Canada, au Musée des beaux-arts de l’Ontario et au Musée des beaux-arts de Hamilton. Les deux œuvres sont prêtées au Sénat par la Galerie Olga Korper de Toronto.
Le GTCOAP prévoit actuellement d’inviter des artistes du Québec pour la prochaine édition d’Hommage aux artistes noirs du Canada.
Voix visuelles - Les artistes et l’environnement
Le 28 janvier 2022, le comité directeur du CIBA a approuvé une demande d’exposition d’œuvres d’art sur le changement climatique, en attendant que le GTCOAP approuve la sélection des œuvres d’art. Le choix de l’œuvre a été approuvé par le GTCOAP en mars et l’œuvre a été installée en avril.
Roberta Bondar est astronaute, neurologue et photographe. Les photos de Roberta Bondar captent la beauté spectaculaire du monde naturel. Ses œuvres ont été exposées dans des musées et des galeries du Canada, notamment au Musée des beaux-arts du Canada, à Science Nord et à la Galerie Buhler.
Edward Burtynsky est un photographe canadien connu pour ses images de paysages industriels. Ses œuvres explorent l’impact des humains sur les paysages naturels. Ses œuvres font partie des collections de grands musées et galeries, notamment le Musée des beaux-arts du Canada, le Musée des beaux-arts de l’Ontario, le Musée d’art Guggenheim et le Tate Modern.
Activité de remerciement
Le GTCOAP prévoit tenir une activité pour remercier les artistes, les conservateurs et les autres personnes ayant contribué à ses récentes initiatives. L’activité devrait se tenir à la fin de l’automne 2022.
La jupe à rubans de la sénatrice Forest-Niesing
La famille de la sénatrice Forest-Niesing a offert de faire don de sa jupe à rubans au Sénat du Canada pour qu’elle soit exposée dans la salle C128. Après avoir appris son héritage métis, l’ancienne sénatrice a acheté le tissu nécessaire pour se faire une jupe à rubans. Malheureusement, elle a été emportée avant d’avoir pu terminer sa jupe, mais sa mère a pu terminer de la coudre.
Le GTCOAP est en train d’élaborer une stratégie pour exposer la jupe dans la salle C128 en l’honneur de la sénatrice. La sénatrice Josée Forest-Niesing a été membre du GTCOAP sur l’égalité des sexes de 2020 à 2021.
Audit de l’espace
Le GTCOAP effectuera une évaluation des possibilités d’expositions d’œuvre d’art futures. à l’heure actuelle, des œuvres d’art sont exposées par le Sénat dans la salle de comité des peuples autochtones, dans le Musée au Sénat dans la pièce B30, dans le foyer pour l’Hommages aux artistes noirs du Canada, dans l'exposition Témoignages visuelles près de l’antichambre et des portraits d’anciens présidents du Sénat situés à travers le bâtiment.
Le GTCOAP explore des options pour une future exposition d’œuvres d’artistes asiatiques canadiens.
Assurance, inventaire et suivi
Les politiques et les procédures de gestion des collections sont essentielles. En 2021, le GTCOAP s’est concentré sur ces domaines et a approuvé une politique actualisée. Comme l’exige la politique, le Sénat assure lui-même la collection et en tient un inventaire dans une base de données.
Le GTCOAP prévoit de visiter l’entrepôt du Sénat lorsque la situation de sante publique la permettre.
Respectueusement soumis,
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Patricia Bovey |
Salma Ataullahjan |
Rosemary Moodie |
Vern White |
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Présidente |
Membre |
Membre |
Membre |
L’honorable sénatrice Bovey fait une déclaration et répond aux questions.
Après débat, l’honorable sénatrice Bovey propose que le montant de 110 000 $ soit approuvé pour la restauration et la réparation de la collection d'œuvres d'art et du patrimoine du Sénat pour l'exercice 2022-2023.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2022-05-19/096(P) – Recommandation à court terme pour l'assistance psychologique aux témoins
Shaila Anwar et Toni Francis font une déclaration puis répondent aux questions concernant le soutien et les conseils en santé mentale aux témoins invités à témoigner devant les comités du Sénat.
Après débat, l'honorable sénateur Plett propose que ce point soit discuté plus en détail à la prochaine réunion du CIBA pendant la partie à huis clos.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2022-05-19/097(P) – Demande de proposition - Contrat de mobilier
Caroline Morency fait une déclaration et répond aux questions concernant une demande de proposition pour le mobilier et l'ameublement des bureaux des sénateurs et de l'administration du Sénat.
CIBA/2022-05-19/098(P) – Rapport du Sous-comité du programme et de la procédure : points de départ et d'arrivée des sénateurs
Le président du sous-comité du programme et de la procédure, l'honorable sénateur Marwah présente le cinquième rapport comme suit :
Le jeudi 19 mai 2022
Le Sous-comité du programme et de la procédure du Comité permanent de la Régie interne, des budgets et de l’administration a l'honneur de présenter son
CINQUIÈME RAPPORT
Le Sous-comité du programme et de la procédure reconnaît la nécessité de clarifier la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs (PGBS) concernant les points de départ et d'arrivée des sénateurs dans leur province/territoire.
Le Sous-comité est d'avis que le lieu de départ et d'arrivée dans la province/territoire d'un sénateur doit être limité à la résidence provinciale/territoriale officielle déclarée, et recommande donc les changements suivants à la PGBS :
1. Section 7.1.7:
Sauf si expressément exprimé autrement, les déplacements doivent avoir pour point de départ et d’arrivée :
a. la résidence provinciale ou territoriale la province ou le territoire du sénateur;
b. la Région du Parlement; ou
c. un endroit où le sénateur assumait des fonctions parlementaires.
2. Tableau 7.1:
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TYPE |
POINTS |
OBSERVATIONS |
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Regular |
64 |
Pour les sénateurs, les voyageurs désignés, les personnes à charge et le personnel, pour un itinéraire ayant comme départ et comme destination Ottawa et la résidence provinciale ou territoriale la province ou le territoire du sénateur, ainsi pour tout déplacement à l’intérieur de la province ou du territoire du sénateur. |
3. Section 7.4.4:
Les déplacements effectués par les voyageurs désignés sont limités aux déplacements réguliers et spéciaux effectués au Canada; ils ne doivent être effectués qu’aux fins suivantes :
a. pour accompagner le sénateur;
b. pour rejoindre le sénateur;
c. pour revenir dans la province ou le territoire à la résidence provinciale ou territoriale du sénateur ou à la résidence du voyageur désigné après avoir rejoint le sénateur; ou
d. pour les déplacements autorisés en vertu d’une exemption conformément à l’article 7.1.7.
4. Section 7.4.5:
Les déplacements des personnes à charge doivent se limiter aux déplacements réguliers et n’être effectués que pour l’une des raisons suivantes :
a. pour accompagner le sénateur;
b. pour rejoindre le sénateur;
c. pour revenir dans la province ou le territoire à la résidence provinciale ou territoriale du sénateur après avoir rejoint le sénateur dans la Région du Parlement.
Le sous-comité croit fermement que les règles relatives aux déplacements dans la PGBS doivent être claires et simples pour assurer une application uniforme par tous les sénateurs. Plus précisément, le changement recommandé précisera que les sénateurs ne peuvent réclamer que les déplacements en provenance ou à destination de leur résidence principale dans leur province ou territoire. Cette approche est conforme à la pratique actuelle et évite d'avoir à gérer de multiples points de départ et d'arrivée ainsi qu'une méthode pour déterminer les coûts maximums pour chaque sénateur.
La limitation des déplacements à partir et à destination de la résidence provinciale/territoriale ne s'applique pas dans les cas où les sénateurs sont rappelés dans la Région du Parlement pour des séances imprévues du Sénat, des réunions de comités sénatoriaux ou des réunions de caucus (article 7.1.7).
En outre, conformément à l'article 7.1.7 actuel, les sénateurs peuvent également demander une exemption lorsqu'ils ont besoin d'utiliser régulièrement un mode de déplacement spécifique, plus pratique et plus commode, et dont le coût est équivalent ou inférieur. Ces exemptions doivent être demandées en soumettant une justification écrite et des documents justificatifs, y compris une comparaison des coûts. Les exemptions doivent être approuvées au préalable par écrit par le CIBA.
En formulant sa recommandation, le sous-comité a pris en considération la complexité de la mise en œuvre d'un nouveau processus, le risque pour la réputation du Sénat de financer les segments d'un voyage personnel et l'intention initiale des dispositions de la PGBS.
Le sous-comité recommande que le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration approuve les modifications proposées concernant les points de départ et d'arrivée des sénateurs à la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs et autorise l’Administration du Sénat à modifier la politique en conséquence.
Respectueusement soumis,
Le président,
SABI MARWAH
Le président fait une déclaration et répond aux questions relatives à la clarification de la politique de gestion du bureau des sénateurs en ce qui concerne les points de départ et d'arrivée des sénateurs dans leur province/territoire.
Après débat, l'honorable sénateur Plett propose que le cinquième rapport du sous-comité soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2022-05-19/099(P) – Nouvelle composition du CIM
Le président fait une déclaration relative à la nouvelle composition proposée pour le Conseil interparlementaire mixte.
Après débat, l'honorable sénatrice Bovey propose que le Conseil interparlementaire mixte soit composé d’un membre de chaque parti ou groupe parlementaire reconnu au Sénat, mais pas moins de trois sénateurs, nommé par le comité sénatorial permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration, dont l’un sera désigné par ce comité pour assurer la coprésidence du Sénat;
Que des membres de la chambre des communes désignés par le Président, en nombre suffisant pour refléter le rapport de 30-70 entre les deux Chambres, à savoir :
- un occupant du fauteuil qui fait office de coprésident de la Chambre des communes;
- les whips de chacun des partis officiellement reconnus ou leurs représentants;
- des représentants des présidents d’association, des vice-présidents d’association et/ou du Bureau de régie interne, désignés en fonction de la répartition des sièges au sein de la Chambre.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
L'honorable sénateur Tannas propose que l'honorable sénateur Downe soit nommé quatrième membre du Conseil interparlementaire mixte (CIM) représentant le Sénat.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
À 12 h 54, la séance est suspendue.
À 12 h 55, conformément à l’article 12-16(1) du Règlement, la séance se poursuit à huis clos.
À 12 h 58, la séance est levée jusqu’à nouvelle convocation de la présidence.
ATTESTÉ:
La dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration,
Pascale Legault
La secrétaire de séance,
Keli Hogan
Annexes au premier rapport du Groupe de travail aviseur sur les œuvres d’art et les actifs patrimoniaux