LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L’ADMINISTRATION
TÉMOIGNAGES
OTTAWA, le jeudi 9 juin 2022
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui à 11 h 30 (HE), avec vidéoconférence, conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour étudier des questions financières et administratives; et à huis clos, conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour étudier des questions financières et administratives.
Le sénateur Sabi Marwah (président) occupe le fauteuil.
[Traduction]
Le président : Bonjour à tous. Je m’appelle Sabi Marwah. Je suis un sénateur de l’Ontario et j’ai le privilège de présider le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration.
La réunion d’aujourd’hui sera hybride; certains sénateurs y participeront virtuellement et d’autres en personne. La première partie de la réunion sera publique, puis nous passerons à huis clos.
Avant de commencer, j’aimerais rappeler aux collègues les meilleures pratiques pour une réunion réussie. Veuillez garder votre micro en sourdine en tout temps, à moins que la présidence ne vous ait cédé la parole. Les sénateurs participant à la réunion virtuellement sont responsables d’allumer leur micro pendant les discussions. Au bas de votre écran, vous avez le choix entre le plancher, le canal anglais ou le canal français.
Si vous souhaitez prendre la parole et que vous participez à la réunion virtuellement, je vous prierais d’utiliser la fonction « main levée ». Si vous êtes dans la salle, veuillez en aviser la greffière. Pour tout problème technique ou autre, veuillez en faire part immédiatement à la greffière et l’équipe technique veillera à régler le problème.
J’aimerais maintenant présenter les sénateurs qui participent à la réunion. Nous avons la sénatrice Patricia Bovey du Manitoba, la sénatrice Yvonne Boyer de l’Ontario, le sénateur Larry Campbell de la Colombie-Britannique, le sénateur Dennis Dawson du Québec, le sénateur Tony Dean de l’Ontario, le sénateur Éric Forest du Québec, la sénatrice Raymonde Gagné du Manitoba, la sénatrice Elizabeth Marshall de Terre-Neuve-et-Labrador, la sénatrice Lucie Moncion de l’Ontario, la sénatrice Rosemary Moodie de l’Ontario, le sénateur Donald Plett du Manitoba, la sénatrice Raymonde Saint-Germain du Québec, la sénatrice Judith Seidman du Québec, le sénateur Larry Smith du Québec, et enfin le sénateur Scott Tannas de l’Alberta. Je constate que la sénatrice Salma Ataullahjan se joint également à nous aujourd’hui.
Je souhaite la bienvenue à tous ceux qui sont à l’écoute de nos délibérations au pays.
Honorables sénateurs, le premier point à l’ordre du jour est l’approbation du procès-verbal public de la réunion du 19 mai 2022, qui se trouve dans votre paquet. Il y a eu un changement, chers collègues. Vous vous souviendrez que lors de la dernière réunion, la sénatrice Bovey a informé le comité qu’elle n’avait pas l’intention de poursuivre le prêt avec la Galerie d’art de la Nouvelle-Écosse en raison des frais d’expédition. Cette décision n’est pas incluse dans le rapport fourni à notre comité par le groupe de travail consultatif sur les œuvres d’art et le patrimoine le 19 mai, mais dès que le groupe de travail aura soumis une version mise à jour du rapport pour refléter ce changement précis, ce sera inclus dans le procès-verbal.
Avez-vous des questions, chers collègues? Souhaitez-vous proposer des changements? Sinon, puis-je avoir un motionnaire pour la motion suivante...
Pascale Legault, greffière du comité : Quelqu’un aimerait intervenir, monsieur le président.
La sénatrice Bovey : Je ne suis vraiment pas certaine de comprendre ce qu’est le procès-verbal. Je croyais qu’un procès-verbal était censé refléter ce qui a été dit lors d’une réunion. Le rapport a été soumis bien avant la réunion, avant même que nous n’obtenions certaines estimations. J’ai abordé d’autres sujets lors de la réunion. J’ai également parlé de la raison pour laquelle nous souhaiterions préserver le seul tableau d’Édouard VII. J’avais abordé ce sujet en plus du désir de mettre fin au prêt avec la Galerie d’art de la Nouvelle-Écosse. En ce qui concerne les musées du Sénat, j’ai aussi dit que nous envisagions d’installer le prochain musée plus près d’Ottawa que de la Nouvelle-Écosse en raison des coûts.
Je dois donc dire que j’ai été surprise de constater que le procès-verbal ne reflétait pas ce que j’ai dit, qui se trouve d’ailleurs dans les témoignages de notre comité.
Le président : J’aimerais rectifier une chose, sénatrice Bovey, si je puis me permettre. La transcription de la réunion reflétera exactement ce qui a été dit. Le procès-verbal et les rapports du groupe de travail seront exactement ce que vous avez soumis. Nous ne pouvons pas modifier le rapport, puisque c’est ce que vous avez soumis. Si vous désirez le mettre à jour ou apporter quelconque rectification et le soumettre ensuite à nouveau, nous pourrons soumettre le rapport modifié. Autrement, le rapport doit refléter ce qui a été soumis au comité. La transcription de la réunion reflétera ce que vous avez dit.
La sénatrice Bovey : Si je puis me permettre, monsieur le président, j’approuverai le procès-verbal à condition qu’il soit mis à jour. Notre comité se réunit demain après-midi.
Le président : D’accord. Nous le soumettrons à nouveau au comité une fois que nous aurons reçu votre rapport mis à jour.
La sénatrice Bovey : Merci.
Le président : Je pense que la sénatrice Bovey propose la motion suivante :
Que le procès-verbal des délibérations du jeudi 19 mai 2022 soit adopté.
À titre de rappel, chers collègues, les votes se dérouleront de la même manière que dans la Chambre hybride, c’est-à-dire que les sénateurs qui désirent s’opposer à la motion ou s’abstenir auront l’occasion de le faire. L’absence d’opposition est interprétée comme un appui à la motion. Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion? Je ne vois pas de mains levées. Quelqu’un désire-t-il ajouter quelque chose? Non. Je déclare la motion adoptée.
Chers collègues, le prochain point à l’ordre du jour est la demande d’approbation de l’Assemblée parlementaire de la Francophonie. Je crois qu’un député, M. Drouin, était censé se joindre à nous, mais il a un peu de retard. Si cela vous convient, nous allons passer au troisième point et revenir à ce point-ci plus tard.
Le troisième point à l’ordre du jour est le rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités portant sur les voyages et les budgets des comités. Nous accueillons virtuellement Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, à titre de témoin. Comme d’habitude, l’exposé sera suivi d’une période de questions. J’ai cru comprendre que la sénatrice Marshall a préparé des remarques liminaires et que M. Lanctôt aidera à répondre aux questions.
L’honorable Elizabeth Marshall : Bienvenue, chers collègues. J’ai l’honneur de vous présenter le cinquième rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités, qui comprend les montants alloués recommandés pour sept budgets de comités.
J’aimerais vous offrir une mise en contexte avant que nous passions en revue chaque demande de budget. Pour l’exercice actuel de 2022-2023, le total des fonds disponibles pour les dépenses de comités s’élèvera à nouveau à 2 382 000 $, moins les 500 000 $ prévus pour les dépenses des témoins, ce qui laisse 1 882 000 $ pour les budgets individuels des comités.
Il s’agit de la première allocation budgétaire pour les comités depuis la 42e législature. Le sous-comité s’est réuni le 24 mai dernier pour examiner sept demandes budgétaires. Quatre d’entre elles — celles des comités de l’agriculture, des pêches, de la défense et des droits de la personne — comprenaient des demandes de déplacement au Canada et à l’étranger et deux visaient à embaucher des consultants pour fournir des services spécialisés. Le montant total demandé par ces comités s’élève à 952 597 $. Étant donné que nous n’en sommes qu’aux premiers mois de l’exercice actuel, le sous-comité s’est initialement inquiété à l’idée d’utiliser un peu plus de la moitié de l’enveloppe budgétaire. Cela dit, étant donné que dans la plupart des cas les comités finissent par voyager avec une délégation réduite et que des efforts sont déployés pour économiser davantage, le sous-comité a été avisé que les dépenses réelles de la plupart des comités seraient plus de l’ordre de 40 % de leur demande budgétaire totale.
Étant donné que toute somme non dépensée est récupérée à la fin d’un voyage et est mise à disposition pour d’autres demandes de voyages de comités, le sous-comité était à l’aise pour aller de l’avant avec la majorité de ces demandes.
Nous avons rencontré le président du Comité de l’agriculture, qui a présenté une allocation budgétaire contenant des dépenses proposées de 50 977 $ pour une activité à Glasgow, au Royaume-Uni, soit le Congrès mondial des sciences du sol de 2022. Cette activité est reliée à leur étude sur la santé des sols au Canada et comprend des fonds pour couvrir les déplacements de quatre sénateurs et d’un analyste du comité.
Le sous-comité a examiné cette demande attentivement. En général, les membres du sous-comité ont estimé qu’il était quelque peu exagéré d’envoyer quatre sénateurs et un membre du personnel à une conférence internationale étant donné qu’une conférence n’est pas une activité de comité et qu’il existe des options pour les sénateurs qui désirent participer à des conférences, comme utiliser leur budget individuel pour y participer virtuellement.
Par conséquent, votre sous-comité recommande d’approuver l’octroi de fonds pour envoyer deux participants à la conférence en personne. Cela réduirait le montant total de cette activité à 21 826 $. Nous proposons que le choix des deux participants soit laissé à la discrétion du comité.
Ensuite, le sous-comité a rencontré le président du Comité de l’audit et de la surveillance, qui a présenté une demande budgétaire contenant des dépenses proposées de 100 500 $ pour des frais généraux. Cela est relié au mandat du comité, qui inclut le pouvoir d’embaucher des auditeurs internes. Le comité demande des fonds pour embaucher une firme de recrutement de cadres afin de mener un processus concurrentiel pour sélectionner le directeur de l’audit interne.
Bien que nous comprenions que le processus budgétaire actuel dans le RAS exige que toutes les dépenses des comités soient approuvées par CIBA avant de demander l’approbation du Sénat, votre sous-comité estime qu’il est essentiel que le Comité de l’audit et de la surveillance soit indépendant.
Le sous-comité a été heureux de constater que le Comité de l’audit et de la surveillance a déposé une proposition au Sénat afin de mettre en place un processus budgétaire indépendant pour ses dépenses à l’avenir. En se basant là-dessus, le sous‑comité recommande de verser 100 500 $ au comité pour ses frais généraux.
Le sous-comité a aussi rencontré le président du Comité des peuples autochtones, qui a présenté une allocation budgétaire contenant des dépenses proposées de 11 650 $ pour des frais généraux. Cela est relié à leur étude sur les responsabilités constitutionnelles, politiques et juridiques et les obligations envers les Premières Nations, les Inuits et les Métis.
Le budget comprend des fonds pour l’hébergement à hauteur de 2 100 $, pour les honoraires des aînés à hauteur de 1 050 $, et pour le soutien culturel et en santé mentale des témoins à hauteur de 8 050 $, à raison de 350 $ chacun pour 23 témoins.
Le sous-comité tient à souligner que l’enjeu du soutien et du conseil des témoins est présentement examiné par CIBA. Nous ne souhaitons pas préjuger de cette décision. Cela dit, les membres du sous-comité ont examiné la demande et étaient d’accord pour l’approuver. Par conséquent, le sous-comité recommande de verser 11 650 $ au comité pour ses frais généraux.
Ensuite, le sous-comité a examiné la demande de budget législatif du Comité des affaires juridiques et constitutionnelles qui contenait des dépenses proposées de 6 000 $ pour des frais généraux. Ce montant servirait à l’achat d’exemplaires du Code criminel, qui est une demande annuelle, et c’est pourquoi votre sous-comité recommande de verser 6 000 $ au comité pour ses frais généraux.
Par la suite, votre sous-comité a rencontré le président du Comité des pêches et océans, qui a présenté une allocation budgétaire contenant des dépenses proposées de 28 587 $ pour une conférence de presse à Halifax, en Nouvelle-Écosse. Cette activité est reliée à leur étude sur la mise en œuvre des pêches fondées sur les droits autochtones au Canada et la demande comprend des fonds pour les frais de déplacement de six sénateurs.
Votre sous-comité a examiné la demande attentivement, et est d’avis qu’il est quelque peu exagéré d’envoyer six sénateurs et deux membres du personnel à une conférence de presse d’une journée, surtout parce que les sénateurs ont d’autres moyens de voyager au Canada en utilisant leurs points de voyage. Par conséquent, votre sous-comité recommande d’approuver l’octroi de fonds pour envoyer deux sénateurs et deux membres du personnel à la conférence en personne. Cela réduirait le montant total de cette activité à 19 825 $.
Bien que nous suggérions que le choix des deux sénateurs soit laissé à la discrétion du comité, habituellement le président représente le comité lors d’une conférence de presse. Dans ce cas, en raison du sujet particulier qui est étudié, le comité croit important de suggérer que le président soit accompagné d’un autre membre du comité ayant des liens avec la communauté autochtone.
Le sous-comité a également rencontré la présidente du Comité des droits de la personne, qui a présenté une demande budgétaire comportant des dépenses proposées de 313 618 $ pour deux activités. La première est une mission d’étude comportant des audiences publiques à Vancouver et Edmonton, pour 166 058 $. La deuxième est une mission d’étude comportant des audiences publiques à Québec et Toronto pour 147 560 $.
Ces deux activités sont liées à leur étude sur les droits de la personne qui vise plus particulièrement l’islamophobie au Canada. Les fonds demandés permettraient à neuf sénateurs de se déplacer. Le comité demande aussi les fonds nécessaires pour que le bureau de la présidente et celui de la vice-présidente puissent déléguer chacun un membre de leur personnel.
Après avoir examiné attentivement cette demande, le sous-comité croit que l’inclusion d’un membre du personnel des bureaux de la présidente et de la vice-présidente dans ce budget servira les intérêts du comité. Les autres sénateurs pourront se faire accompagner de leur personnel en utilisant leurs points et fonds de voyage parlementaires, s’ils le souhaitent.
D’après l’information fournie, le sous-comité recommande que le montant de 166 058 $ soit accordé pour l’activité 1, et le montant de 147 560 $ pour l’activité 2.
Finalement, nous avons rencontré le président et le vice-président du Comité de la sécurité nationale et de la défense, qui ont présenté une demande budgétaire comportant des dépenses proposées de 442 325 $ pour deux activités. La première activité serait une mission d’étude dans le Nord du Canada pour 381 350 $. La deuxième activité serait une mission d’étude à Colorado Springs aux États-Unis pour 59 975 $. Cette mission est liée à leur étude sur les questions relatives à la sécurité et la défense dans l’Arctique, et les fonds demandés vont servir aux déplacements de 10 sénateurs pour l’activité 1, et de 12 sénateurs pour l’activité 2.
Le budget comporte aussi une demande d’approbation du recours à un fournisseur unique pour l’obtention d’un vol nolisé. Après avoir examiné attentivement cette demande, le sous-comité croit que l’approbation d’un fournisseur unique pour un vol nolisé servira les intérêts du comité, compte tenu des lieux qui seront visités.
D’après l’information fournie, le sous-comité recommande que le montant de 381 350 $ soit accordé pour l’activité 1, et le montant de 59 975 $ pour l’activité 2.
Votre sous-comité recommande par conséquent l’octroi d’un montant total de 914 744 $ aujourd’hui pour trois déplacements de comités, une conférence et trois budgets de dépenses générales, ce qui laisse un solde de 967 256 $ pour le reste de l’année financière, sur le montant total de 1,882 million de dollars mis de côté pour les dépenses liées aux travaux des comités.
C’est tout pour mon exposé, honorables sénateurs. Je suis prête à répondre à vos questions.
Le président : Merci, sénatrice Marshall.
Chers collègues, nous allons maintenant passer aux questions.
Le sénateur Plett : Merci de ce rapport très complet, sénatrice Marshall.
J’ai deux observations à formuler, qui se contrediront quelque peu, mais les voici tout de même.
J’ai deux problèmes. Le premier, c’est que nous puissions envisager quelque voyage que ce soit pour un comité alors que nous sommes en mode hybride et que nous suggérons aux sénateurs de rester chez eux et de ne même pas venir à Ottawa. Nous avons la moitié des sénateurs ici, et l’autre moitié est à la maison parce que se rendre à Ottawa présente des risques.
Tant que nous ne pourrons pas tous siéger en personne, je pense qu’il est irresponsable de notre part d’approuver tout déplacement de comités. Je ne sais pas comment nous pouvons aller à Glasgow, en Écosse, mais pas à Ottawa. Je ne comprends pas du tout. Je suis donc très mécontent que nous fassions cela.
Cela étant dit, s’il y a des déplacements en comité, au grand dam de certains d’entre nous, le Sénat est entré dans une nouvelle ère. Nous avions deux caucus au Sénat. Lorsqu’un comité se déplaçait, les deux caucus ou les deux partis étaient représentés dans tout voyage. Cette époque est révolue. Nous avons maintenant quatre caucus au Sénat.
Donc, si un comité se déplace, par exemple le Comité de l’agriculture, je serais tout aussi frustré si quelqu’un de l’opposition n’était pas autorisé à faire ce voyage.
Si nous devons choisir quatre personnes — dans ce cas-ci, le président n’est pas membre de l’opposition et je me préoccupe évidemment plus de mon caucus que d’autres —, je crois que les quatre caucus ont le droit d’être représentés dans le cadre d’un voyage s’ils le souhaitent.
Donc, bien que je ne croie pas que nous devions nous déplacer, si nous le faisons, alors je crois que chaque caucus devrait pouvoir choisir un représentant, et c’est ce que le comité proposait, il me semble. Vous avez dit qu’il y aurait quatre représentants et je présume qu’on prévoyait choisir un membre de chaque groupe ou caucus, ce qui serait la façon juste et équitable de procéder.
En tout respect pour le sous-comité, je crois tout d’abord qu’il ne faudrait pas permettre les voyages. Je ne me suis pas proposé pour le voyage en Écosse et je ne prévois pas le faire. Nous avons un autre membre du comité qui souhaite s’y rendre. Bien sûr, pour le voyage en Écosse, je ne pourrais pas puiser dans mon budget personnel de toute façon, mais même au Canada, je ne devrais pas avoir à utiliser mon propre budget si le comité dispose d’un budget pour les déplacements.
En tout respect pour le sous-comité, je m’oppose à deux éléments, qui se contredisent dans une certaine mesure, mais qui devraient tout de même être pris en compte par le comité. Est-ce que nous voulons accepter les demandes avant le 30 juin? Nous tenons des séances hybrides jusqu’au 30 juin. Nous ne devrions pas voyager, mais si nous le faisons, il faut que ce soit juste.
La sénatrice Marshall : Nous vous remercions pour vos commentaires et vos questions, sénateur Plett.
Notre rôle consistait à examiner les budgets du comité. Pour répondre à vos commentaires au sujet des sénateurs qui ne se rendent pas à Ottawa pour participer aux séances en personne, je n’ai aucun contrôle là-dessus. Il y a des sénateurs qui sont ici, à la table, et qui participent aux réunions des comités en personne. Je voyage au pays et à l’international. Si nous n’approuvons pas les déplacements du comité parce que certains sénateurs ne se déplacent pas vers Ottawa pour assister en personne... Je crois que ces deux questions sont mutuellement exclusives.
Le président : Merci.
Le sénateur Plett : Excusez-moi, monsieur le président. J’ai posé des questions à la présidente du sous-comité et elle me répondait.
Le président : Excusez-moi. J’ai de la difficulté à contrôler la réunion à partir d’ici. Allez-y. Nous allons attendre...
Le sénateur Plett : C’est pourquoi nous devrions tous participer aux réunions en personne.
La sénatrice Marshall : Est-ce que je peux finir de répondre au sénateur Plett?
Le président : Oui, s’il vous plaît.
La sénatrice Marshall : Lorsque les comités tiennent des audiences publiques, tous les sénateurs peuvent y participer et c’est pourquoi les budgets du Comité de la sécurité nationale et de la défense et du Comité des droits de la personne étaient si élevés. Dans d’autres cas, comme lorsque le Comité des pêches et des océans voulait tenir une conférence de presse à Halifax, le comité jugeait qu’il était quelque peu excessif d’y envoyer quatre sénateurs. Il revient au comité CIBA de déterminer s’il souhaite augmenter ce nombre. Il en va de même pour vous, sénateur Black. Nous avons proposé que deux sénateurs participent en personne et que les autres participent virtuellement. La participation virtuelle est une option. Nous réalisons toutefois qu’elle ne remplace pas une participation en personne à la conférence.
[Français]
La sénatrice Saint-Germain : D’abord, madame la présidente par intérim du sous-comité, je tiens à vous féliciter, car je trouve que le sous-comité a travaillé dans les limites de sa compétence et est allé au bout de ce qu’il était possible de faire. Cela, je l’apprécie.
Évidemment, on remet toujours en question les coûts les plus élevés. À mon avis, le Comité sénatorial permanent des droits de la personne et, plus particulièrement en ce qui me concerne, le Comité sénatorial permanent de la sécurité nationale et de la défense, ont des budgets extrêmement élevés.
Je suis étonnée que le rapport recommande que nous versions la somme demandée au Comité sénatorial permanent de la sécurité nationale et de la défense. Je me demande si l’on aurait pu faire une analyse et trouver d’autres options, notamment en vérifiant si une partie du travail pourrait être faite en mode hybride. Le nombre de sénateurs qui voyagera me semble élevé dans les deux cas, 12 et 10 respectivement. Cela me semble excessif.
Est-ce que ces comités et les autres auront l’obligation de faire un rapport financier de leurs dépenses dans les 30 jours de leur retour, de telle sorte que nous puissions voir les coûts réels et au besoin, réallouer les montants qui n’auront pas été utilisés?
[Traduction]
La sénatrice Marshall : Merci beaucoup, sénatrice Saint-Germain.
J’ai participé aux déplacements du Comité des finances nationales alors que nous avons participé à une activité dans l’Ouest et à une autre dans l’Est. Bien que la participation virtuelle soit une option, elle ne remplacera pas la participation en personne aux événements.
Vous avez posé la question dans le contexte du Comité de la sécurité nationale et de la défense, par exemple. C’est un enjeu important à l’heure actuelle, étant donné la situation en Ukraine. Vous remarquerez, dans la documentation que vous avez reçue, que nous avons désigné toutes les collectivités dans lesquelles se rendront les membres du comité. Toutes ces collectivités ont des bases ou des exercices militaires. Elles ont un lien avec l’armée canadienne. Au sud, l’activité consiste à visiter le quartier général du Commandement de la défense aérospatiale de l’Amérique du Nord, le NORAD, que vient tout juste de visiter le premier ministre.
Il est important que tous les membres du Comité de la sécurité nationale et de la défense se rendent sur place. Le Comité des finances nationales examine toujours le financement et les nouvelles initiatives budgétaires du NORAD et du Système d’alerte du Nord. Je n’ai toutefois aucune conceptualisation de ces éléments. Je ne peux les visualiser. Je crois qu’il est important pour les sénateurs de se rendre sur place et de voir ce qui s’y trouve, de parler aux militaires et de comprendre ce qui se passe sur le terrain. J’attends le rapport du comité avec intérêt.
J’aimerais aussi souligner que l’enthousiasme des membres des comités à l’égard des voyages est toujours à son plus haut au moment d’établir le budget. Lorsque la date du départ approche, les gens commencent à changer d’idée. Habituellement, le nombre de sénateurs diminue pour la première activité. Au moment de la deuxième activité, les gens ne veulent plus voyager alors leur nombre diminue encore plus.
C’est pourquoi, dans le rapport, nous disons que nous établissons un certain budget, mais que les dépenses représentent environ 40 % de cela. Selon mon expérience, les représentants des finances, les greffiers et le personnel de soutien font tous très attention aux dépenses. Je sais, d’après mon expérience de voyage, qu’ils préfèrent nous mettre dans un autobus pour un trajet de trois heures plutôt que de nous laisser voyager par avion.
Nous avons pris tous ces facteurs en compte. Je les ai pris en compte également. C’est une étude importante et je crois que les membres du Comité de la sécurité nationale et de la défense — tous les sénateurs — devraient avoir le droit de voyager.
Votre dernier commentaire portait sur le rapport financier. Il a été présenté il y a plusieurs années. Je crois qu’il est toujours en vigueur. Est-ce exact? Nous pourrions examiner les prévisions et voir ce qui s’est concrétisé. Nous pourrions faire le suivi.
La sénatrice Saint-Germain : Merci.
Le sénateur Tannas : Je siège au comité depuis un certain temps et je sais que nous avons recommandé — et approuvé — des dépenses qui ne visaient pas le déplacement de tous les membres d’un comité vers une quelconque destination. Dans ces circonstances, je crois qu’il y avait eu des discussions et qu’on avait dit : « Écoutez, ce serait trop cher d’envoyer tout le monde, alors il faudrait que vous vous entendiez sur un nombre de personnes qui pourraient voyager, que vous nous en fassiez part et que nous prenions une décision à ce sujet. » Je me souviens d’un voyage du Comité de l’agriculture et des forêts à une foire en Chine il y a quelques années; c’est ce qu’on avait fait.
J’ai l’impression que nous sommes dans une situation où tous les groupes n’ont pas été pris en compte; certaines personnes sont exclues parce qu’elles n’appartiennent pas au bon groupe ou parce qu’elles veulent voyager, mais que leur groupe n’est pas représenté.
Est-ce que nous créons un précédent? Je me pose des questions au sujet du privilège parlementaire. Monsieur le président, y a-t-il eu des discussions à ce sujet pour veiller à ce que nous soyons du bon côté?
La sénatrice Marshall : Nous avons étudié deux catégories, l’une étant les études régulières des comités. Par le passé, tous les sénateurs qui ont souhaité y participer ont eu l’occasion de le faire.
Nous n’avons pas pris en compte les événements qui n’étaient pas associés aux études ou aux audiences publiques, comme la conférence de presse d’Halifax. Dans le cas de cette conférence de presse, nous étions d’avis qu’il était quelque peu excessif d’envoyer quatre sénateurs à un événement d’une journée. Selon mon expérience avec les conférences de presse du Comité des finances, ce sont habituellement deux ou trois représentants qui se déplacent, et non quatre ou cinq. Il revient au comité CIBA de déterminer si un représentant de chaque groupe devrait participer à ces activités qui ne sont pas liées aux études ou aux audiences publiques des comités.
Le sénateur Tannas : Dans les autres cas, les membres du comité sont parvenus à un consensus. Il n’y a personne qui a fait valoir son droit de participer à un événement pour une raison ou une autre, pour ensuite voir le sous-comité et le comité CIBA décider de qui peut ou non voyager.
La sénatrice Marshall : Nous n’avons pas dit qu’une personne en particulier devait se déplacer. Pour le Comité des pêches, nous nous attendions à ce que ce soit le président et un membre de la communauté autochtone, mais la décision revenait entièrement au comité. Sénateur Tannas, je crois que les répercussions négatives se feraient sentir si nous approuvions le budget le moins élevé pour ces activités qui ne sont pas des études ni des audiences publiques.
Le sénateur Tannas : Merci.
Le président : Sénateur Tannas, si je peux me permettre un commentaire à ce sujet, cette information n’a pas encore été transmise officiellement aux sénateurs de tous les comités. Lorsqu’elle le sera, nous verrons s’il y a des plaintes au sujet de la réduction du nombre de sénateurs. Jusqu’à maintenant, l’information a été confirmée pour le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et pour le présent comité.
Le sénateur Tannas : Les contestations pourraient ensuite être faites par l’entremise du sous-comité SEBS et présentées devant notre comité, n’est-ce pas? Merci.
Le président : Oui, c’est exact. C’est toujours une option.
Le sénateur Campbell : On a répondu à ma question.
Le président : Avez-vous d’autres questions?
[Français]
La sénatrice Moncion : Premièrement, après avoir fait des vérifications, j’ai constaté qu’il n’y a que des pratiques existantes; pas de directives claires, pas de règles, pas de montants maximums qui sont imposés pour les différents comités.
Ainsi, nous avons reçu des demandes de quatre ou cinq groupes et plus de la moitié du budget de l’année est consacré à quatre groupes, et à mon avis, ce n’est pas logique pour les 18 comités permanents que nous avons au Sénat, donc j’ai une préoccupation à ce sujet.
Deuxièmement, quel que soit le nombre de sénateurs qui se déplacent, l’entourage demeure le même. Il n’y a que très peu de différence entre le nombre de personnes qui doivent accompagner les sénateurs pendant leurs déplacements. C’est une réalité parce que cela fait partie de la logistique des déplacements. Tout est organisé, donc il est difficile de changer le nombre de personnes indépendamment du nombre de sénateurs qui voyagent. Il pourrait y avoir des lignes directrices où nous indiquons le nombre minimum de sénateurs qui doivent participer au voyage pour qu’il ait lieu, parce qu’il y a eu des activités où seulement quatre sénateurs ont voyagé et les coûts sont à peu près les mêmes à l’exception d’une ou deux personnes.
Troisièmement, lorsque les documents ont été envoyés aux différents comités parce qu’il n’y avait pas de limites, les gens ont suggéré de voyager partout, et ce n’est pas nécessairement un problème. Si nous examinons les documents, on voit que les documents représentent les montants maximums des prix qui pourraient être facturés. Lorsqu’on nous indique que les dépenses ne seraient peut-être que de 40 %, tant qu’on n’a pas les informations, il est difficile de dire que cela ne va coûter que 40 %, alors qu’on sait que lorsque les gens ont reçu les montants, ils peuvent les dépenser parce que les dépenses ont été approuvées.
Enfin, une dernière chose, il y a une base NORAD que vous pourriez visiter à North Bay et cela serait moins coûteux que d’aller dans d’autres bases NORAD dans le nord du Canada. Nous ne sommes pas obligés de les visiter toutes, et elles sont à peu près les mêmes d’un endroit à l’autre. Des experts du secteur universitaire font des études et des analyses sur la protection du Nord canadien et ils pourraient être consultés.
Je comprends donc la nécessité de voyager et de se rendre dans les différentes communautés pour voir ce qui s’y trouve, mais il y a aussi la question des coûts associés à cela et aussi le temps requis pour toutes les personnes qui participent à ces déplacements. Je crois que ce sont des choses qui ont été prises en compte lors des réunions du sous-comité. Est-ce exact, sénatrice Marshall?
[Traduction]
La sénatrice Marshall : Oui. En ce qui a trait à vos commentaires sur les limites budgétaires, je tiens à dire qu’il n’y en a pas. Chaque budget est examiné de façon distincte. Vous avez raison lorsque vous dites qu’en règle générale, les comités dépensent environ 40 % du budget demandé.
Je ne sais pas si cela permettrait de réduire les coûts, mais comme il s’agit d’une préoccupation, le sous-comité a songé à approuver une première activité seulement pour commencer et à demander au comité de revenir présenter une demande d’approbation pour une deuxième activité. Nous y avons songé et nous avons décidé que, par exemple, le Comité des droits de la personne allait entreprendre son étude au début du mois de septembre pour ensuite passer directement à la deuxième activité. Le comité CIBA devrait faire le même exercice.
En ce qui concerne la troisième question relative au lieu exact des visites, le Comité de la sécurité nationale et de la défense a beaucoup d’expérience... et les membres du comité connaissent bien les enjeux. S’ils souhaitent se rendre à Colorado Springs ou ailleurs, je ne serai pas celle qui dira : « Non, vous ne pouvez pas y aller. Vous devez plutôt aller au nord de l’Ontario. » À moins d’être très familière avec le comité, d’y avoir siégé et de penser être en mesure de faire une suggestion sensée, je ne serais pas à l’aise avec cela.
Nous pourrions songer à votre proposition visant à établir des limites, mais comme vous le savez, nous n’allons pas pouvoir le faire ici, aujourd’hui.
Je dois dire que ce sont les propositions du Comité des droits de la personne et du Comité de la sécurité nationale et de la défense qui semblent être les plus préoccupantes. Nous en avons discuté en détail en sous-comité.
Lorsque nous avons tenu la réunion du sous-comité, nous avons reçu deux groupes de présidents, qui nous ont présenté leurs propositions. Nous leur avons posé des questions et leur avons fait part de nos préoccupations. Nous avons entendu les deux groupes, puis nous avons débattu de chacune des propositions.
Je crois que nos recommandations sont très consciencieuses et nous avons tenté d’être justes avec les comités. Je comprends que les comités reprennent leurs déplacements après la pandémie et que les montants peuvent être surprenants. J’ai moi-même été surprise lorsque je les ai vus pour la première fois.
Je crois que l’exercice serait difficile, mais que le comité SEBS pourrait le faire.
Le président : Merci, chers collègues. Je vois qu’il n’y a pas d’autre intervenant. Je vais faire un commentaire.
Je dois tout d’abord dire que je suis d’accord avec le sénateur Plett. Nous ne pouvons pas dire que nous voulons des séances hybrides parce que nous ne voulons pas nous déplacer et en même temps dire que nous voulons voyager aux fins des études des comités. Ce n’est tout simplement pas acceptable.
La seule chose que j’ajouterais, sénateur Plett, c’est que les déplacements auront lieu une fois que la motion sur les réunions hybrides prendra fin. À mon avis, il est très difficile d’entrevoir le maintien du mode hybride si nous voulons aussi pouvoir voyager. Nous pourrons en discuter une autre fois.
Honorables sénateurs, je vois que les commentaires sur les deux grands budgets sont nombreux. Je propose que nous approuvions les plus petits budgets et que nous passions à autre chose.
Toutefois, pour les deux grands budgets, je propose que nous demandions aux comités de revoir ce qu’ils ont présenté et de tenter de réduire certains coûts, pour nous revenir la semaine prochaine. Nous allons ensuite examiner les propositions de façon prioritaire.
Est-ce que cette approche vous convient, chers collègues?
Le sénateur Plett : Monsieur le président, premièrement, je vous remercie pour votre commentaire. Je sais que quelqu’un fera savoir au leader du gouvernement qu’il peut mettre un frein aux déplacements s’il fait ce que je m’attends qu’il fasse. Quoi qu’il en soit, c’est bien sûr l’opinion d’un seul homme.
Deuxièmement, monsieur le président, j’aimerais beaucoup que le comité CIBA prenne une décision quant à la façon de déterminer si nous permettons... J’ai beaucoup aimé ce que la sénatrice Marshall a dit au sujet d’une conférence de presse; on ne crée même pas de précédent. Il est déjà arrivé, par le passé, que le président et le vice-président y participent... ou dans le cas présent, un autre sénateur, un sénateur autochtone, par exemple. On ne crée certainement pas de précédent en faisant une telle demande. Je ne crois pas que tous les membres d’un comité doivent participer à une conférence de presse.
Qu’il s’agisse d’une mission d’étude ou d’une convention à laquelle nous assistons, je crois que nous devons établir des paramètres sur la façon de déterminer qui doit prendre part à ces voyages. Il est injuste de tirer à pile ou face ou de dire que deux groupes donnés participeront à un événement et deux autres groupes participeront à un prochain événement. Comme je l’ai dit, je suis membre du Comité de l’agriculture. J’en fais partie depuis que j’ai fait mon entrée au Sénat il y a 12 ans et demi, parce que c’est un sujet qui m’intéresse beaucoup. Si je n’étais pas leader, je serais probablement le membre le plus actif du Comité de l’agriculture.
Je serais très contrarié si le Comité de l’agriculture faisait un voyage et que j’étais mis à l’écart alors que je représente une importante communauté agricole; on me priverait de prendre part à un voyage parce que ce ne serait pas mon tour ou celui de mon parti. J’ai du mal à accepter cela, monsieur le président.
Je ne vais pas voter contre une proposition de mon collègue, qui est président du comité. J’ai fait part de mon opposition à cette idée et c’est suffisant. Mais je crois que le comité doit établir des paramètres clairs en matière d’équité.
La proportionnalité ne représente pas une manière juste de déterminer la participation à certains types de voyages. Ce n’est pas la bonne façon de faire. Même si la proportionnalité visait le deuxième plus grand groupe, je ne crois toujours pas qu’il s’agirait de la méthode à préconiser.
Monsieur le président, je ne suis pas certain de ce que je propose ici, si ce n’est que le comité CIBA doit prendre une décision pour faciliter la tâche du sous-comité, qui travaille en fonction des renseignements et des instructions qu’on lui donne, pour économiser de l’argent.
Je vais en rester là. Je commence à me répéter, monsieur le président. Toutefois, j’aimerais qu’on prenne des mesures à cet égard.
Le président : Oui. Je vais prendre la question en délibéré, sénateur Plett, et vous revenir avec certains critères que nous pourrions utiliser à l’avenir.
Je crois qu’il nous reste un dernier intervenant.
La sénatrice Marshall : J’aimerais faire une dernière remarque. Lorsqu’il est question de voyages liés à des études et à des audiences publiques, je serais contre la proposition d’empêcher les membres d’un comité de se déplacer. À mon avis, tous les membres d’un comité se déplaçant pour mener une étude spéciale ou tenir des audiences publiques doivent avoir le droit de participer au voyage.
À titre d’exemple, le Comité des finances nationales, dont je fais partie, s’est déplacé dans le cadre d’une étude sur les changements à apporter au budget. Si l’on m’avait dit que je ne pouvais pas participer aux séances publiques, j’aurais été très mécontente. Nous devons prendre ce facteur en considération dans notre examen des coûts : tous les sénateurs doivent pouvoir se déplacer s’ils le souhaitent.
Il n’est pas équitable pour un comité de choisir les sénateurs qui peuvent se déplacer.
Le président : Chers collègues, voulons-nous approuver le rapport en excluant les deux sommes importantes? Nous pourrons ensuite demander aux présidences des comités s’il est possible de réduire les montants au moyen du mécanisme de leur choix.
Je ne crois pas que ce soit à nous de décider de la meilleure façon de réduire les montants; cette décision appartient aux comités. Nous examinerons leurs demandes le plus rapidement possible une fois que nous les aurons reçues.
Le sénateur Campbell : Je voterai contre la proposition. D’après moi, on ne fait que repousser le problème. La question a été examinée, et nous avons exprimé notre opinion. Franchement, le temps est venu de procéder au vote et de passer à autre chose.
Le président : Chers collègues, que voulez-vous faire? Y a-t-il d’autres réflexions?
Le sénateur Tannas : Je suis du même avis. Nous avons délégué le travail au sous-comité. Nous savons que les montants exorbitants demandés par le Comité de la sécurité nationale et de la défense et par le Comité des droits de la personne ne seront pas les montants réels. Le budget est établi comme tel pour que tous les membres puissent se déplacer s’ils le souhaitent, mais nous savons que ce n’est généralement pas le cas. C’est la bonne façon de préparer le budget. Ce n’est pas la première fois que nous nous penchons sur la question.
Je suis d’accord avec le sénateur Campbell. Nous devrions mettre le rapport aux voix, par respect pour le comité.
Le président : Chers collègues, sommes-nous prêts à mettre le rapport aux voix?
La sénatrice Marshall : Oui, absolument.
Le sénateur Forest : Oui.
Le président : Faut-il procéder à un vote? Y a-t-il des voix contre? Y a-t-il accord unanime?
La sénatrice Moncion : Si le rapport est mis aux voix et rejeté, tous les comités devront soumettre une nouvelle demande au sous-comité. C’est ma première réserve.
La deuxième, c’est qu’il n’a jamais été question d’empêcher des sénateurs de se déplacer. Ce que nous disons, c’est que nous aimerions que les comités de la défense nationale et des droits de la personne réexaminent leurs budgets — même si nous pensons que les montants réels seront inférieurs aux montants proposés — pour voir s’ils peuvent les diminuer, avant même de les soumettre à nouveau. Je suis très réticente devant l’idée d’approuver, selon le rapport actuel, 750 000 $ en frais de déplacement pour deux comités. C’est mon objection.
Si le rapport est mis aux voix, je voterai contre, et nous pénaliserons cinq ou six comités qui ont présenté des budgets acceptables.
La sénatrice Marshall : Je suis d’accord avec le sénateur Campbell; il faisait partie du sous-comité quand nous avons fait notre travail minutieux. Je suis aussi d’accord avec le sénateur Tannas : nous devrions examiner le rapport pour déterminer s’il est acceptable.
Le président : Je dois avouer que je ne suis pas du même avis. Quant à moi, certains montants contenus dans le rapport sont excessifs; ils sont très élevés. Je ne trouve pas raisonnable de dépenser 800 000 $ pour deux voyages. Je voterai contre.
Si la volonté du comité est de mettre le rapport aux voix, procédons au vote.
Le sénateur Plett : Je me suis prononcé contre une partie du rapport et je maintiens mon objection. Toutefois, nous avons confié une tâche à un groupe. Un sous-comité a fait un travail pour nous. Ce serait très irresponsable de ma part de déclarer que j’avais l’intention de voter contre le rapport du sous-comité juste parce que je m’oppose à une partie de son contenu. Et c’est vrai que je m’oppose à une partie du rapport. Franchement, je suis indigné qu’il ait été proposé d’exclure deux montants parce qu’ils sont importants, mais d’oublier le problème soulevé par le sénateur Plett parce qu’il n’est pas important.
Je voterai pour le rapport, et à mon avis, nous rendons un bien mauvais service au comité et au sous-comité en disant que nous allons voter contre. Des sénateurs qui manifestent leur intention de voter contre ont siégé au comité; ils ont fait le gros du travail. On dit ne pas empêcher de sénateurs de se déplacer; je suis désolé, mais c’est exactement ce qu’on a fait dans le cas du Comité de l’agriculture. La décision a été prise par le sous-comité, mais je suis prêt à l’accepter.
J’ai dit que je n’étais pas satisfait, mais nous pouvons repousser la question éternellement, chers collègues. Je suis ici depuis 12 ans et demi. Jamais tous les membres d’un comité n’ont participé à un voyage. Les données que nous avons reçues aujourd’hui reflètent presque exactement la réalité : 40 ou 50 % des membres se déplacent. Toutefois, le budget est établi comme si tous les membres se déplaçaient.
On a toujours procédé de cette façon. Je le répète, nous ne créons pas un précédent. Les comités n’ont pas voyagé pendant quelques années. Si le gouvernement n’avait pas tout dépensé, il y aurait des réserves pour les déplacements des comités.
Chers collègues, nous aurions tort de faire un pied de nez au sous-comité et de lui dire : « Comme nous n’approuvons pas une partie de votre rapport, nous allons voter contre. Recommencez. »
Malgré mes objections, je suis d’avis que nous devrions mettre le rapport aux voix aujourd’hui, et je voterai certainement pour.
Le sénateur Dawson : C’est surprenant, mais je suis d’accord avec le sénateur Plett. Ce n’est pas arrivé souvent au cours des dernières années, et certainement pas ces derniers jours, mais j’approuve la majorité de ce qu’il a dit, à l’exception de sa remarque sur le gouvernement.
Comme lui, je crois qu’en 17 ans, la proportion a toujours été d’environ 40 %. Ce n’est pas une moyenne, c’est un fait. C’est toujours comme cela. Exceptionnellement, il arrive que des comités dépensent un peu plus, mais je suis certainement prêt à voter pour. Je faisais partie du sous-comité. C’est beaucoup de travail, et je tiens à féliciter tous ceux et celles qui y ont participé. C’est beaucoup plus facile de critiquer le travail que de le faire.
[Français]
Le sénateur Forest : J’ai été membre de ce comité et je puis vous dire que c’est un travail qui n’est pas facile. Les gens ont fait une analyse poussée. Deux comités disposent de budgets assez importants. Je compte voter pour le rapport, mais cela démontre qu’il faut fixer certaines balises. Un voyage qui s’inscrit dans le cadre d’un ordre de renvoi à un comité pour l’analyse d’un projet de loi est différent d’un voyage ou d’une mission visant à acquérir des connaissances sur un sujet donné. On devrait réfléchir à la possibilité d’établir certaines balises qui nous éviteraient le genre de discussion que nous avons ce matin. Je compte toutefois voter pour le rapport.
[Traduction]
Le président : Chers collègues, pour le vote, pourquoi ne pas...
Le sénateur Smith : Je serai bref, monsieur le président.
À l’époque où je suis devenu sénateur, j’ai eu le bonheur de me joindre rapidement au Comité de la régie interne et de faire un travail semblable à celui de la sénatrice Marshall. Nous ne décidions jamais qui pouvait se déplacer et qui ne le pouvait pas, mais après avoir établi le budget, nous procédions à une analyse approfondie et nous discutions avec la présidence et la vice-présidence. Nous leur demandions de parler aux sénateurs et d’essayer de comprendre leur motivation avant de prendre des décisions. Tout le monde était au fait de la destination du comité et des règles.
Dans le cas qui nous occupe, étant donné l’importance du dossier, il faut absolument que la présidence et la vice-présidence s’entretiennent avec leurs collègues pour régler ces détails. À titre d’information, pendant les deux ou trois ans où j’ai siégé au comité, le pourcentage que nous utilisions était 48 %. Les dépenses réelles équivalaient à 48 % des montants prévus. Je le répète pour que ce soit bien clair : c’était 48 %. Je ne sais pas quelle est la situation dernièrement, mais cela vous dit exactement à combien s’élevaient les dépenses.
Le sénateur Plett : Mettez le rapport aux voix.
Le président : L’honorable sénatrice Marshall propose :
Que le cinquième rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités soit adopté.
Honorables sénateurs, vous plaît-il d’adopter la motion?
Des voix : Oui.
Le président : Je vais dire « avec dissidence », mais la majorité l’emporte. Je vous remercie, chers collègues.
Nous allons revenir au deuxième point à l’ordre du jour. Il concerne le financement de la 49e session de l’Association parlementaire de la Francophonie. Si j’ai bien compris, nous accueillons virtuellement M. Francis Drouin, député; M. Jeremy LeBlanc, greffier adjoint et directeur général, Affaires internationales et interparlementaires; et Mme Marie-Ève Belzile, greffière principale, Échanges parlementaires et protocole, Affaires internationales et interparlementaires, à titre de témoins.
Comme d’habitude, l’exposé sera suivi d’une période de questions. Je vous souhaite la bienvenue, monsieur Drouin. La parole est à vous.
[Français]
Francis Drouin, député, Glengarry—Prescott—Russell : Tout abord, je vous remercie de bien vouloir nous entendre de nouveau au sujet de notre demande budgétaire afin que la section canadienne puisse présenter la 49e session annuelle de l’Assemblée parlementaire de la Francophonie à Montréal, en 2024. Ma comparution devant vous le 8 octobre 2020 avait pour but de faire la même demande, mais pour la 47e session annuelle, en 2022.
La situation sanitaire qui nous a toutes et tous affligés a aussi eu raison de notre volonté d’accueillir cet événement, qui aurait dû se tenir le mois prochain. En effet, le comité exécutif de la section canadienne a décidé, le 19 janvier dernier, compte tenu des risques, de repousser cette réunion à 2024. Je suis donc de retour devant vous afin de présenter une mise à jour de notre budget pour le même événement, tenu dans la même ville, mais cette fois en 2024.
Il faut noter que l’augmentation des coûts pour 2024 est liée en grande partie à la logistique et à la hausse des coûts en matière de services audiovisuels et de transport. Une série de fusions et d’acquisitions dans l’industrie audiovisuelle canadienne a eu lieu au cours de la pandémie. En plus des pressions inflationnistes, la pandémie a fait grimper le coût de ces services.
Nous avons aussi inclus les réunions de l’Association des secrétaires généraux des parlements francophones (ASGPF) dans notre planification ainsi que le Parlement francophone des jeunes. Ces entités siègent aussi parallèlement à la session annuelle. Je puis vous assurer qu’au même titre que la demande précédente, nous veillons à honorer la gestion des fonds publics pour cet événement de la façon la plus efficiente possible.
Merci beaucoup. Nous sommes prêts à répondre à vos questions.
[Traduction]
Le président : Chers collègues, avez-vous des questions pour M. Drouin, M. LeBlanc ou Mme Belzile? Je n’en vois pas. Je vous remercie pour votre exposé, monsieur Drouin.
Quelqu’un peut-il présenter la motion suivante:
Que la tenue de la 49e Session annuelle de l’APF à Montréal, en juillet 2024, soit approuvée;
Que le financement, excluant le RASE, soit approuvé en suivant la répartition suivante :
19 448 $ pour 2022-2023
214 357 $ pour 2023-2024
1 460 165 $ pour 2024-2025
Que le financement temporaire pour l’exercice 2022-2023 soit absorbé à même les excédents budgétaires anticipés des Associations;
Que le coût total soit réparti selon la formule habituelle (le Sénat 30 % et la Chambre des communes 70 %) entre le Sénat (508 191 $) et la Chambre des communes (1 185 779 $).
La motion est proposée par le sénateur Forest. Honorables sénateurs, vous plaît-il d’adopter la motion?
Si vous désirez vous opposer à la motion ou vous abstenir, veuillez lever la main. Comme je ne vois aucune objection, je déclare la motion adoptée. Merci à toutes et à tous.
Chers collègues, nous passons au quatrième point à l’ordre du jour. Il concerne la modification proposée de la Politique sur la gestion de l’information et de la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs, la PGBS.
Nous accueillons virtuellement M. David Vatcher, directeur, Direction des services d’information, à titre de témoin. M. Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, pourra aussi fournir de l’information à ce sujet.
Monsieur Vatcher, la parole est à vous.
David Vatcher, directeur, Direction des services d’information, Sénat du Canada : Honorables sénateurs, comme on peut le lire dans la note d’information, votre comité a approuvé la Politique sur la gestion de l’information en avril 2021, et elle est entrée en vigueur le 1er avril dernier, après la tenue d’une vaste gamme d’activités de formation et de sensibilisation à l’échelle du Sénat. Ces activités ont donné lieu à une question concernant la période de conservation des documents financiers et autres pièces justificatives des sénateurs. La modification proposée qui vous est présentée aujourd’hui répond à tous les détails liés à cette question.
En deux mots, la politique sera modifiée pour permettre aux sénateurs de conserver les renseignements relatifs à leurs documents financiers et opérations financières aussi longtemps qu’ils le souhaitent, au lieu d’être tenus de les supprimer dès qu’ils ont été traités par la Direction des finances et de l’approvisionnement.
À titre de référence, la période de conservation de l’Administration du Sénat pour tous les renseignements financiers demeurera sept exercices. Comme la politique a été approuvée par votre comité, je suis de retour aujourd’hui pour vous demander d’approuver la modification proposée. Je vous remercie. Je répondrai à vos questions avec plaisir.
Le président : Chers collègues, avez-vous des questions pour M. Vatcher? Je n’en vois pas. Quelqu’un peut-il proposer la motion suivante :
Que la Politique sur la gestion de l’information du Sénat soit modifiée [...]
Me dispensez-vous de lire la suite? La motion se trouve dans la documentation que vous avez reçue. Si vous voulez que je la lise, je le ferai avec plaisir.
La sénatrice Moncion : Nous vous dispensons de la lire.
Le président : Quelqu’un peut-il proposer la motion? La motion est proposée par le sénateur Campbell.
Chers collègues, y a-t-il des objections? N’en voyant aucune, je déclare la motion adoptée.
Nous passons maintenant au sixième point à l’ordre du jour. J’ai l’honneur de déposer le résumé du quatrième rapport du Sous-comité du programme et de la procédure sur la gouvernance de l’Administration du Sénat. Ce rapport vous est présenté à titre d’information.
Pour contextualiser, le sénateur Tannas a soulevé, entre autres, que la version intégrale de la motion avait été approuvée à huis clos et qu’elle n’était donc pas publique. Par conséquent, la version intégrale de la motion a été intégrée au résumé du rapport et le résumé a été déposé durant la partie publique de la réunion afin que toute personne souhaitant prendre connaissance de la motion puisse y accéder. Ainsi, il y a maintenant plus de clarté et de transparence par rapport à la version intégrale de la motion approuvée par le comité, qui est fournie à titre d’information.
Chers collègues, avez-vous des questions ou des commentaires? Sinon, y a-t-il d’autres affaires à traiter en séance publique? Je suis désolé, j’ai sauté le cinquième point à l’ordre du jour. Il concerne une demande de propositions pour des iPad et des périphériques. Encore une fois, M. Vatcher nous fournira de l’information à ce sujet.
M. Vatcher : L’objectif de la proposition qui vous est présentée est de lancer un processus concurrentiel pour établir une offre à commandes visant l’achat d’iPad. Le Sénat continue d’acheter des iPad principalement pour les sénateurs.
Dans le passé, comme vous pouvez le voir, nous avons effectué de petites commandes auprès de différents fournisseurs. En établissant une offre à commandes, nous nous attendons à réaliser des économies et à accélérer l’accès aux appareils lorsque nous en avons besoin. Nos projections concernant les achats sont fondées sur le cycle de vie prévu des iPad. Aucun nouveau financement n’est demandé. Je répondrai à vos questions avec plaisir, honorables sénateurs.
Le président : Je vous remercie, monsieur Vatcher.
Chers collègues, avez-vous des questions pour M. Vatcher? Je n’en vois pas. J’allais vous demander, le cas échéant, de poser vos questions sur les montants durant la partie à huis clos, mais il n’y a pas de questions. Nous mettrons la demande aux voix à huis clos puisque nous pourrons alors parler des montants.
Chers collègues, nous passons au sixième point à l’ordre du jour : les autres affaires. Les sénateurs ont-ils d’autres questions à soulever avant que nous poursuivions à huis clos?
Le sénateur Plett : Monsieur le président, j’aimerais soulever une question.
Le président : La parole est à vous, sénateur Plett.
Le sénateur Plett : Je vais soulever la question, mais je ne sais pas si elle pourra être réglée ici aujourd’hui; je ne sais même pas si c’est ce que je recherche. C’est une question qui me préoccupe grandement; elle se rapporte à la Direction des services d’information et à la gestion de nos courriels.
La situation a été portée à mon attention parce que, comme tous le savent, une course à la direction dynamique est en cours au Parti conservateur du Canada. Bien entendu, les candidats envoient beaucoup de courriels aux différents membres du parti, mais j’ai remarqué que je ne recevais de courriels d’aucun candidat. Certains y verraient un heureux changement, mais pour moi qui fais partie des gens impliqués et souhaitant s’impliquer davantage, c’est devenu une source de préoccupation. Chose étrange, ma femme se plaignait chaque jour de recevoir trop de courriels de la part des candidats; de mon côté, je n’en recevais pas du tout.
J’ai demandé à mon équipe administrative de vérifier ce qui se passait. J’ai appris que quelqu’un — je ne pointe personne du doigt et j’admets que mes connaissances dans ce domaine sont limitées — marquait ces courriels comme frivoles et les bloquait. En même temps, nous avons découvert qu’on avait aussi décidé que le sénateur Don Plett ne voulait probablement pas lire les messages de deux médias canadiens, alors que c’est exactement le contraire : il s’agit précisément du genre de reportages que le sénateur Don Plett aimerait lire.
Monsieur le président, je trouve inquiétant que des gens décident pour nous quels messages nous devrions recevoir. Dans le passé, les parents comme moi installaient des appareils sur leurs téléviseurs pour essayer d’empêcher leurs enfants de regarder certaines chaînes. Je ne crois pas qu’on ait encore besoin de me dire quelles chaînes j’ai le droit de regarder. Monsieur le président, s’il s’agit d’une pratique courante, je m’y oppose fortement. Nous vivons dans une société libre et démocratique, et c’est à moi de décider ce que je peux lire.
Dans tous les cas, depuis que mon personnel a redressé la situation, je suis inondé de courriels que j’aimerais mieux ne pas recevoir, mais c’est mon choix. Je tenais à soulever la question. Je ne sais pas si des mesures peuvent être prises aujourd’hui à cet égard, mais je veux que quelqu’un communique avec moi pour me dire que l’accès à mon compte courriel ne sera plus jamais bloqué.
Le président : Monsieur Vatcher, voulez-vous répondre?
M. Vatcher : Certainement. Je vous remercie pour vos observations, sénateur Plett. D’abord, je tiens à dire que la DSI détourne seulement les messages lorsqu’elle détecte une campagne de courriels, et jamais nous ne supprimons de courriels. Au contraire, nous faisons tout notre possible pour faire en sorte que l’ensemble de la population canadienne puisse communiquer avec les sénateurs; cela fait partie de notre mission.
Je suis choqué d’apprendre que vous avez vécu une expérience différente. Je me pencherai sur la question et je communiquerai avec vous moi-même, sénateur Plett. Je vous remercie pour vos observations.
Le sénateur Plett : Merci beaucoup, monsieur Vatcher.
Le sénateur Campbell : J’ai une question, monsieur Vatcher. Quel seuil doit être franchi pour que la DSI intervienne quand nous sommes inondés de courriels? À quel seuil intervenez-vous?
M. Vatcher : Je vous remercie pour la question, sénateur Campbell. Elle est très pertinente. Si le président ne s’y oppose pas, je préférerais y répondre à huis clos parce que les gentilles personnes qui aiment nous inonder de courriels...
Le sénateur Campbell : Je comprends.
M. Vatcher : ... seraient très heureuses de le savoir.
Le sénateur Campbell : Certainement, je vous remercie.
Le président : Merci, monsieur Vatcher. Nous vous serons reconnaissants de donner suite à la question du sénateur Plett.
Chers collègues, s’il n’y a pas d’autres affaires à traiter en séance publique, nous allons poursuivre à huis clos.
(La séance se poursuit à huis clos.)