LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L'ADMINISTRATION
PROCÈS-VERBAL
OTTAWA, le jeudi 9 juin 2022
(10)
[Français]
En vertu de l'ordre du Sénat du 5 mai 2022, le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration se réunit aujourd'hui dans la pièce C128 de l'Édifice du Sénat du Canada, et avec vidéoconférence à 11 h 30, sous la présidence de l’honorable Sabi Marwah (président).
Membres du comité présents : Les honorables sénateurs Bovey, Dawson, Dean, Marshall, Moncion, Moodie, Plett, Saint-Germain, Seidman et Smith (10).
Membres du comité présents par vidéoconférence : Les honorables sénateurs Boyer, Campbell, Forest, Gagné, Marwah et Tannas (6).
Autres sénateurs présents par vidéoconférence : l’honorable sénateurs Ataullahjan, Francis (2).
Participent à la réunion : Pascale Legault, dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration; Gérald Lafrenière, greffier du Sénat et greffier des Parlements par intérim et dirigeant principal des services législatifs; Philippe Hallée, légiste et conseiller parlementaire; hauts fonctionnaires du Sénat et autres employés de soutien.
TÉMOINS :
L'honorable sénatrice Elizabeth Marshall, vice-présidente, Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités;
Marie-Ève Belzile, greffière principale, Affaires internationales et interparlementaires;
Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, Direction des finances et de l'approvisionnement (par vidéoconférence);
David Vatcher, directeur, Direction des services d'information (par vidéoconférence);
Jeremy Leblanc, greffier adjoint et directeur général, Affaires internationales et interparlementaires.
Chambre des communes :
Francis Drouin, député, Glengarry—Prescott—Russell (par vidéoconférence).
Conformément au paragraphe 12-7(1) du Règlement du Sénat, le comité poursuit son étude des questions financières et administratives concernant l’administration interne du Sénat.
Le président fait une déclaration.
Le président présente tous les sénateurs participant à la réunion.
CIBA/2022-06-09/102(P) – Adoption du Procès-verbal du 19 mai 2022 (public)
Le comité a examiné le procès-verbal du 19 mai 2022 (public).
Après débat, l’honorable sénatrice Bovey propose que le procès-verbal du jeudi 19 mai 2022 (public) soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
Il est convenu que le point 2 soit reporté.
CIBA/2022-06-09/103(P) – Rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités
La vice-présidente du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités, l'honorable sénatrice Marshall présente le cinquième rapport du sous-comité comme suit :
Le jeudi 9 juin 2022
Le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités (SEBS) du Comité permanent de la Régie interne, des budgets et de l’administration (CIBA) a l'honneur de présenter son
CINQUIÈME RAPPORT
Votre sous-comité recommande que les sommes suivantes soient débloquées pour l’exercice 2022‑2023 :
Agriculture et forêts (AGFO)
(Étude spéciale sur l’état de la santé des sols)
Activité 1 : Glasgow, R.-U. |
|
Congrès mondial des sciences |
|
du sol 2022 |
21 826 $ |
Total |
21 826 $ |
(y compris des fonds pour une conférence et pour les déplacements de 2 sénateurs)
Audit et surveillance (AOVS)
(Étude spéciale sur les audits internes et externes du Sénat et les questions connexes)
Dépenses générales |
100 500 $ |
Total |
100 500 $ |
Peuples autochtones (APPA)
(Étude spéciale sur les responsabilités constitutionnelles, politiques et juridiques et les obligations envers les Premières Nations, les Inuits et les Métis)
Dépenses générales |
11 650 $ |
Total |
11 650 $ |
Affaires juridiques et constitutionnelles (LCJC)
(Législation)
Dépenses générales |
6 000 $ |
Total |
6 000 $ |
Pêches et océans (POFO)
(Étude spéciale sur la mise en oeuvre des pêches fondées sur les droits autochtones au Canada)
Activité 1 : Conférence de presse,
Halifax, NS |
19 825 $ |
Total |
19 825 $ |
(y compris des fonds pour une conférence de presse et les déplacements de 2 sénateurs)
Droits de la personne (RIDR)
(Étude spéciale concernant les droits de la personne en général)
Activité 1 : Vancouver et Edmonton |
166 058 $ |
Activité 2 : Ville de Québec et Toronto |
147 560 $ |
Total |
313 618 $ |
(y compris des fonds pour des missions d’étude et des audiences publiques; y compris des fonds pour les déplacements de 9 sénateurs et 2 adjoints de sénateur)
Sécurité nationale et défense (SECD)
(Étude spéciale sur les questions relatives à la sécurité et à la défense dans l’Arctique)
Activité 1 : Nord du Canada |
381 350 $ |
Activité 2 : États-Unis |
|
(Colorado Springs) |
59 975 $ |
Total |
441 325 $ |
(y compris des fonds pour des missions d’étude, ainsi que l’approbation pour un fournisseur unique pour un vol nolisé; y compris des fonds pour les déplacements de 10 et 12 sénateurs)
Le total des fonds disponibles pour 2022-2023 s’élève à 2 382 000 $, desquels on soustrait 500 000 $ pour les dépenses des témoins, ce qui laisse 1 882 000 $ pour les budgets des comités. La recommandation d’aujourd’hui fait en sorte qu’un montant de 914 744 $ aura été autorisé pour trois activités de déplacement de comité, une conférence et trois budgets de dépenses générales, laissant ainsi 967 256 $ pour le reste de l’année financière.
Les budgets prévoient normalement des fonds pour les déplacements de tous les membres du comité. En règle générale, dans les faits, une délégation réduite se déplace et des efforts sont faits pour réaliser des économies additionnelles. Par conséquent, on s’attend à ce que les dépenses réelles soient grandement inférieures au budget approuvé, et elles feront l’objet d’un rapport au Sénat.
Comme pour les années précédentes, le sous-comité note que les dépenses réelles des comités sont généralement plus proches de 40 % de leur budget total demandé. Tous les fonds restants après un déplacement seront récupérés et peuvent être réattribués aux comités pour d’autres activités.
Des copies de la demande de budget de chaque comité sont annexées à ce rapport.
Respectueusement soumis,
La vice-présidente,
ELIZABETH MARSHALL
L'honorable sénatrice Marshall fait une déclaration et répond aux questions.
Le président a pris en délibéré la suggestion d'établir des paramètres clairs pour les déplacements du comité.
Après débat, l'honorable sénatrice Marshall propose que le cinquième rapport du sous-comité soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée, avec dissidence.
CIBA/2022-06-09/104(P) – Demande d'approbation : conférence de l’Association parlementaire de la francophonie
M. Drouin fait une déclaration et, avec Jeremy Leblanc, répond aux questions sur la demande d'approbation et de financement du Conseil interparlementaire mixte pour accueillir la 49e session annuelle de l'Assemblée parlementaire de la Francophonie.
Après débat, l'honorable sénateur Forest propose :
Que le financement soit approuvé en suivant la répartition suivante :
- 19 448 $ pour 2022-2023
- 214 357 $ pour 2023-2024
- 1 460 165 $ pour 2024-2025
Que le financement temporaire pour l’exercice 2022-2023 soit absorbé à même les surplus budgétaires anticipés des Associations; et
Que le coût total soit réparti selon la formule habituelle (le Sénat 30 % et la Chambre des communes 70 %) entre le Sénat (508 191 $) et la Chambre des communes (1 185 779 $).
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2022-06-09/105(P) – Amendement à la politique de gestion de l'information
David Vatcher fait une déclaration concernant les modifications proposées à la Politique de gestion de l'information et à la Politique sur la gestion du bureau des sénateurs.
Après débat, l’honorable sénateur Campbell propose que la politique de gestion de l’information du Sénat soit modifiée comme suit :
(a) En remplaçant le paragraphe 1.6.5.1 (a) par ce qui suit :
« (a) Les sénateurs et le personnel du Sénat doivent détruire ou supprimer les documents officiels de l’Administration du Sénat, y compris les copies de ceux-ci qui puissent exister, conformément au CCD. Toutefois, les sénateurs peuvent conserver indéfiniment les documents et autres pièces justificatives qui sont liés à leurs propres dépenses financières à des fins de référence. »;
(b) Par le remplacement du paragraphe 2.2(d) par le suivant :
« (d) s’assurer que l’information de l’Administration du Sénat, à l'exception des documents et pièces justificatives qui sont liés à leurs propres dépenses financières que le sénateur choisit de conserver, est détruite ou supprimée conformément au CCD, ou lorsque le sénateur quitte ses fonctions. »
(c) En remplaçant le paragraphe 2.3(b) par le suivant :
« (b) s’assurer que l’information de l’Administration du Sénat est détruite ou supprimée conformément au CCD pendant le mandat de leurs sénateurs respectifs, ou lorsque le sénateur quitte ses fonctions, à l'exception des documents et pièces justificatives qui sont liés aux dépenses financières du sénateur que ce dernier choisit de conserver. »;
(d) Par le remplacement de la section C.5.2, à l'annexe C, par ce qui suit :
« C.5.2 Les sénateurs peuvent demander à l’archiviste et chef de la Gestion de l’information de conserver en lieu sûr toute pièce justificative ou information concernant des dépenses. Ces pièces justificatives ou cette information sont conservées pendant sept exercices financiers, après quoi elles sont détruites par le Service de la GI. »;
Et que la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs soit modifiée en remplaçant la section 2.5.1 par la suivante :
« 2.5.1 L’Administration du Sénat conserve pendant une période de sept ans (exercices financiers complets) un dossier de toutes les pièces justificatives fournies, la confirmation par les sénateurs de la réception des services par les entrepreneurs, factures et données financières relatives à l’utilisation des fonds du Sénat et de tous les contrats. Cette condition demeure en vigueur même après le départ d’un sénateur du Sénat. Les dossiers financiers de tous les documents à l'appui fournis à la Direction des finances et de l'approvisionnement représentent le dossier officiel du Sénat mais les sénateurs peuvent conserver leurs dossiers financiers (copies et pièces justificatives) à des fins de référence. »
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2022-06-09/106(P) – Résumé du quatrième rapport du sous-comité du programme et de la procédure
L'honorable sénateur Marwah dépose le sommaire du quatrième rapport du Sous-comité du programme et de la procédure sur les décisions prises au nom du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration.
Le jeudi 9 juin 2022
Le Sous-comité du budget du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration a l’honneur de dépose le sommaire de son :
QUATRIÈME RAPPORT
HISTORIQUE
Depuis son origine, en 1867, jusqu’en 2015, l’Administration du Sénat a été menée par une seule personne : le greffier du Sénat et greffier des Parlements (greffier du Sénat).
Le rôle traditionnel du greffier du Sénat a temporairement été changé en 2015 et le comité exécutif a été créé, avec la responsabilité de gérer conjointement l’administration du Sénat.
La question du modèle de gouvernance de l’Administration du Sénat a été soulevée lors de nombreuses réunions du Comité permanent de la régie interne depuis 2018.
En 2021, le représentant du gouvernement a confirmé à CIBA que la nomination du greffier suivrait un processus de consultation active avec le Sénat.
RÔLE ET FONCTIONS DU GREFFIER DU SÉNAT
Le greffier est un acteur important au sein des opérations du Sénat; il assume plusieurs rôles, tâches et fonctions aux termes des lois, règlements et politiques qui régissent le Sénat. Comme le précise La procédure du Sénat en pratique, le greffier est le « greffier en chef au Bureau et principal conseiller du Sénat en matière de procédure ». En vertu du Règlement du Sénat, le greffier a de nombreuses obligations en matière de procédure.
PROCESSUS DE NOMINATION
Avant 1967, le greffier était nommé par le gouverneur en conseil par une commission sous le grand sceau signée par le secrétaire d’État (que l’on appelle aujourd’hui le registraire général), conformément à la Loi sur le service civil. Dans le cadre du processus, le Président informait le Sénat de la nomination, puis lisait ladite commission.
Depuis 1967, le greffier est nommé par le gouverneur en conseil (GEC) aux termes de l’alinéa 130b) de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP).
RECOMMANDATION
Votre sous-comité recommande :
Que, sous réserve des règles et de l’autorité du Sénat et du Comité de la régie interne, des budgets et l’administration du Sénat sera placée sous la gestion et relèvera du Greffier du Sénat et greffier des Parlements désigné greffier du Sénat), l’administration du Sénat; et
Que ceci prenne effet dès la nomination par le Gouverneur en conseil d’un nouveau greffier du Sénat, en vertu de la section 130 de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique;
Que le greffier du Sénat se rapporte au président du Sénat sur toutes les questions législatives, procédurales, protocolaires et de sécurité, et au Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration sur toutes les questions administratives;
Que, pour plus de certitude, le Comité permanent de la régie interne, budgets et administration se réserve le droit de restructurer l'administration du Sénat à sa discrétion, et peut choisir de retirer l'autorité de gestion de toute question administrative de l'autorité déléguée au greffier du Sénat;
Que les modifications corrélatives au Règlement administratif du Sénat soient étudiées, en temps opportun, afin de tenir compte de tout changement à la structure de gouvernance;
Que la description de travail et la classification des postes du Sénat touchés fassent l’objet d’un examen attentif, en temps opportun, pour vérifier qu’elles conviennent à la nouvelle structure de gouvernance.
Respectueusement soumis,
Le président,
SABI MARWAH
L’honorable sénateur Marwah fait une déclaration.
CIBA/2022-06-09/107(P) – Demande de proposition : iPads
David Vatcher fait une déclaration et répond aux questions concernant une demande de proposition pour des iPads/périphériques.
CIBA/2022-06-09/108(P) – Autres affaires
L'honorable sénateur Plett a soulevé des préoccupations concernant la façon dont la Direction des services d'information gère les courriels des sénateurs.
David Vatcher répond aux questions et s'engage à faire un suivi sur les préoccupations soulevées.
CIBA/2022-06-09/109(P) – Rapport du Sous-comité de la vision et du plan à long terme
L'Honorable Sénateur Tannas propose que les recommandations suivantes soient approuvées :
Recommandation 1 :
Votre sous-comité recommande donc que le Sénat informe SPAC qu'il est en accord avec la décision de créer une boucle de réseau souterrain qui reliera tous les édifices du Parlement sur la Colline et sur la rue Wellington, avec une entrée réservée aux affaires du Sénat qui sera située au sud de la rue Wellington dans le tour Est de l’îlot 2.
Recommandation 2 :
Votre sous-comité recommande en outre que, maintenant que les trois décisions clés ont été prises concernant le réseau souterrain, l'empreinte du Centre d'accueil du Parlement et la stratégie à long terme des locaux des sénateurs, le Sénat informe SPAC que la tour Est de l’îlot 2 soit confirmée comme un bâtiment permanent du Sénat dans l'état final.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
À 12 h 41, la séance est suspendue.
À 12 h 42, conformément à l’article 12-16(1) du Règlement, la séance se poursuit à huis clos.
À 13 h 33, la séance est levée jusqu’à nouvelle convocation de la présidence.
ATTESTÉ:
La dirigeante principale des services corporatifs et greffière du
Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration,
Pascale Legault
La secrétaire de séance,
Keli Hogan