LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L'ADMINISTRATION
PROCÈS-VERBAL
OTTAWA, le jeudi 23 juin 2022
(11)
[Français]
En vertu de l'ordre du Sénat du 5 mai 2022, le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration se réunit à huis clos et a ensuite procédé en public, aujourd'hui dans la pièce C128 de l'Édifice du Sénat du Canada, et avec vidéoconférence à 11 h 30, sous la présidence de l’honorable Sabi Marwah (président).
Membres du comité présents : Les honorables sénateurs Bovey, Campbell, Dawson, Dean, Marshall, Marwah, Moncion, Pate, Plett, Saint-Germain, Seidman, Smith et Tannas (13).
Membres du comité présents par vidéoconférence : Les honorables sénateurs Forest, Gagné, et Moodie (3).
Participent à la réunion : Pascale Legault, dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration; Gérald Lafrenière, greffier du Sénat et greffier des Parlements par intérim et dirigeant principal des services législatifs; Philippe Hallée, légiste et conseiller parlementaire; hauts fonctionnaires du Sénat et autres employés de soutien.
TÉMOINS :
L’honorable sénatrice Lucie Moncion, présidente, Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités;
Shaila Anwar, greffière adjointe, Direction des comités;
Charles Feldman, conseiller parlementaire, Bureau du légiste et conseiller parlementaire (par vidéoconférence);
Till Heyde, greffier adjoint, Procédure et travaux de la Chambre;
Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, Direction des finances et de l'approvisionnement (par vidéoconférence);
David Vatcher, directeur, Direction des services d'information (par vidéoconférence).
Conformément au paragraphe 12-7(1) du Règlement du Sénat, le comité poursuit son étude des questions financières et administratives concernant l’administration interne du Sénat.
À 11 h 55, la séance est suspendue.
À 11 h 56, la séance reprend en public.
Le président fait une déclaration.
Le président présente tous les sénateurs participant à la réunion.
CIBA/2022-06-23/124(P) – Adoption du Procès-verbal du 9 juin 2022 (public)
Le comité a examiné le procès-verbal du 9 juin 2022 (public).
L’honorable sénateur Tannas propose que le procès-verbal du jeudi 9 juin 2022 (public) soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2022-06-23/125(P) – Rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités : politique sur la délégation des pouvoirs financiers
La présidente du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités, l'honorable sénatrice Moncion présente le sixième rapport du sous-comité comme suit :
Le jeudi 23 juin 2022
SIXIÈME RAPPORT
CONTEXTE
Aux termes de la Loi sur le Parlement du Canada, le CIBA s’occupe de toutes les questions financières, administratives et de ressources humaines intéressant le Sénat, ainsi que ses biens et ses locaux. Étant donné qu’il serait impossible au CIBA de s’acquitter de toutes les responsabilités relatives au contrôle et à l’affectation des ressources du Sénat du point de vue administratif, certains pouvoirs financiers doivent être délégués à des sénateurs ou des employés de l’Administration du Sénat et des bureaux des sénateurs.
Les postes auxquels des pouvoirs financiers ont été délégués et les limites qui s’y rattachent sont énumérés dans la Politique sur la délégation des pouvoirs financiers.
Dans le cadre du Projet de renouvellement des politiques du Sénat (PRPS), l’actuelle Politique sur la délégation des pouvoirs financiers, laquelle comporte une grille détaillée des pouvoirs délégués, a été revue et mise à jour par la Direction des finances et de l’approvisionnement, après des consultations approfondies avec les directions du Sénat et le SEBS.
La dernière étape du processus consiste à demander l’approbation du CIBA, en vue d’une entrée en vigueur prévue le 1er septembre 2022.
ANALYSE
Le contenu de la politique, de la grille et des notes est conforme aux pratiques actuelles pour les secteurs public et privé. Aux fins de la mise à jour de la politique et de la grille, la Direction des finances et de l’approvisionnement a analysé les bonnes pratiques, a tiré parti de l’expérience et des connaissances que les membres de l’équipe ont acquises auprès d’autres organisations et a examiné la documentation ou a demandé l’avis de la Chambre des communes, de la Bibliothèque du Parlement, de la Commission de la capitale nationale et du Service de protection parlementaire, en plus d’avoir consulté l’actuelle Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers du Conseil du Trésor.
Le projet de politique et la mise à jour de la grille reposent sur les principes essentiels suivants :
- Clarté et caractère concret : La délégation des pouvoirs financiers est claire et concrète pour toutes les personnes qui utilisent et appliquent les pouvoirs.
- Limites fondées sur les besoins et la responsabilité : Les pouvoirs financiers délégués aux employés sont efficaces et correspondent aux besoins de l’organisation. Les montants délégués maximums permettent la prise de décisions judicieuses au niveau approprié et la gestion des risques. Les pouvoirs financiers délégués augmentent selon le niveau hiérarchique et la responsabilité du processus décisionnel est claire.
- Séparation des tâches : Les pouvoirs financiers délégués respectent une séparation appropriée des tâches tout en offrant à l’organisation un contrôle interne rigoureux pour prévenir les erreurs et la fraude.
- Contrôle : Les pouvoirs financiers délégués offrent des contrôles assurant l’utilisation efficace et efficiente des ressources financières et protégeant les biens publics.
Parmi les principaux changements :
- les pouvoirs de dépenser sont renforcés afin de resserrer le contrôle et veiller à ce que les approbations soient faites au niveau hiérarchique voulu;
- des pouvoirs financiers précis sont attribués au CIBA pour tenir compte du rôle décisionnel réel du comité et assurer le contrôle voulu : par exemple, un engagement de dépenses de plus de 125 000 $ nécessiterait l’approbation du CIBA, ce qui serait conforme à l’exigence pour l’approbation des processus d’approvisionnement;
- le pouvoir de signer des engagements et des changements contractuels est restreint, les pouvoirs relatifs aux contrats de grande valeur étant attribués au dirigeant principal des Services corporatifs et au dirigeant principal des Finances;
- des pouvoirs additionnels sont établis pour des opérations financières ponctuelles précises, comme l’aliénation des biens, les radiations, les règlements judiciaires et les transferts budgétaires.
Politique
La politique s’applique à tous les employés de l’Administration du Sénat dont les responsabilités comportent l’utilisation, la gestion et le contrôle des ressources financières du Sénat. Elle s’applique en outre aux opérations de l’Administration assujetties aux pouvoirs financiers exercés par le CIBA.
Les pouvoirs financiers délégués aux sénateurs relativement aux budgets des sénateurs et des agents supérieurs du Sénat sont exclus de la présente politique, étant régis par la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs (PGBS).
La politique vise à ce que :
- la gouvernance et le contrôle des pouvoirs financiers et de dépenser soient efficaces;
- les opérations financières soient approuvées aux niveaux décisionnels voulus;
- les responsabilités relatives aux pouvoirs financiers délégués soient clairement définies;
- la portée et les limites des pouvoirs délégués soient communiquées et comprises correctement.
La politique a été mise à jour afin de tenir compte des principes essentiels susmentionnés ainsi que des changements aux rôles et aux responsabilités, et afin de cadrer avec la structure de gouvernance et les titre des postes.
Grille
La grille présente les pouvoirs associés au contrôle et à l’affectation des ressources du Sénat pour les postes clés relativement aux affaires concernant les ressources humaines, l’administration et la gestion financière.
Pour veiller à ce que l’approbation des opérations soit conforme à la grille, les pouvoirs financiers seront intégrés aux processus d’approbation du Système de gestion des ressources (Unit4).
COMMUNICATION
Les employés du Sénat auxquels des pouvoirs financiers sont délégués et les employés s’occupant de l’utilisation, de la gestion et du contrôle des ressources financières du Sénat devront suivre une formation obligatoire avant la date d’entrée en vigueur.
En outre, ils seront tenus de fournir une attestation écrite dans laquelle ils déclarent comprendre leurs responsabilités, libellée ainsi : « J’accepte et comprends la nature et la portée des pouvoirs financiers qui me sont délégués. J’ai lu et compris la Politique sur la délégation des pouvoirs financiers, la Politique sur l’approvisionnement ainsi que toutes autres politiques applicables. Je comprends que j’ai la responsabilité d’agir conformément à ces politiques. Je confirme avoir reçu le soutien nécessaire pour comprendre les pouvoirs qui me sont délégués et m’aider à les exercer. »
RECOMMANDATIONS
Le projet de politique ainsi que la grille et les notes connexes mises à jour sont conçus pour préciser les pouvoirs délégués, correspondre aux pratiques exemplaires actuelles et renforcer le contrôle financier en appliquant aux pouvoirs financiers délégués une structure dans laquelle l’importance des opérations correspond à la hiérarchie organisationnelle.
Par conséquent, il est recommandé que le projet de politique ainsi que la grille et les notes connexes mises à jour soient adoptés;
Que la date prévue pour l’entrée en vigueur des pouvoirs financiers délégués mis à jour soit le 1er septembre 2022.
Respectueusement soumis,
La présidente
LUCIE MONCION
L'honorable sénatrice Moncion fait une déclaration.
Après débat, l'honorable sénatrice Moncion propose que le sixième rapport du sous-comité soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2022-06-23/126(P) – Rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités
La présidente du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités, l'honorable sénatrice Moncion présente le septième rapport du sous-comité comme suit :
Le jeudi 23 juin 2022
Le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités (SEBS) du Comité permanent de la Régie interne, des budgets et de l’administration (CIBA) a l'honneur de présenter son
SEPTIÈME RAPPORT
CONTEXTE
Votre sous-comité s'est réuni le 24 mai dernier pour examiner les soumissions budgétaires de sept (7) comités. Un rapport du sous-comité recommandant un déblocage de 914 744 $ a été présenté à CIBA et adopté par le comité le 9 juin 2022, laissant donc un solde de 967 256 $ pour le reste de l'année fiscale.
Votre sous-comité s’est réuni de nouveau le 22 juin 2022 pour examiner deux nouvelles demandes budgétaires totalisant 5 294 $ soumises par le Comité sénatorial permanent des droits de la personne (RIDR) et le Comité sénatorial permanent des pêches et des océans (POFO).
ANALYSE - RIDR
Votre sous-comité a d’abord étudié la demande budgétaire de RIDR. La sénatrice Ataullahjan, présidente du comité, et la sénatrice Boyer, membre du comité, ont comparu devant votre sous-comité pour expliquer la demande de budget pour un montant supplémentaire de 3 700 $.
Cette demande est liée à l’étude du Comité sur les droits de la personne en général, mais plus particulièrement au sujet de la stérilisation forcée et contrainte de personnes au Canada et vise des fonds pour permettre à un témoin et son accompagnant de venir à Ottawa pour une journée pour participer à la conférence de presse pour le lancement du rapport du comité sur ce sujet.
Le 9 juin, CIBA a approuvé le déblocage de 313 618 $ afin que le comité puisse tenir une mission d’étude et des audiences publiques au sujet de l'islamophobie au Canada. La demande additionnelle, si approuvée, porterait le total des fonds débloqués pour le Comité des droits de la personne à 317 318 $ pour l'exercice financier en cours.
Bien que votre sous-comité soit sensible aux motivations qui sous-tendent cette demande de budget supplémentaire, votre sous-comité n’est pas à l'aise avec le précédent qu'elle pourrait créer. Les fonds alloués aux activités des comités devraient être utilisées pour tenir des audiences publiques à l'extérieur d'Ottawa et de mener des missions d'études. Étant donné qu'il incombe de veiller à ce que l'affectation de ces fonds soit équitable, transparente et responsable envers la population canadienne, votre sous-comité doit d’abord respecter le Règlement du Sénat qui autorise le déblocage de fonds pour le déplacement des témoins à Ottawa lorsqu'ils sont invités à comparaître à une réunion officielle du comité. Votre sous-comité reconnait également les contributions cruciales des témoins qui informent les activités des comités. Cependant, il rappelle que les rapports des comités sont la voix et contiennent les conclusions des sénateurs.
Bien que les conférences de presse soient des outils importants pour la promotion des rapports des comités et du travail important que font les sénateurs, votre sous-comité est conscient du fait que les comités disposent d'une multitude d'options pour promouvoir leur travail qui ne nécessitent pas l'utilisation des fonds réservés aux activités des comités. La pandémie a permis de tirer parti de l'utilisation des technologies virtuelles. Votre sous-comité encourage donc le comité RIDR à tirer parti de ces options virtuelles, avec lesquelles le public, y compris les médias et les témoins, sont très familiers et à l'aise.
Votre sous-comité souligne qu’en raison de son impact possible sur les demandes futures, il ne souhaite pas prendre cette décision de manière isolée. Pour cette raison, il estime plus approprié de soumettre cette question à CIBA pour obtenir conseil.
ANALYSE - POFO
Votre sous-comité a ensuite rencontré de nouveau le président du Comité des pêches et des océans. Le 9 juin, le comité avait présenté à SEBS une demande de budget contenant des dépenses proposées de 28 587 $ pour permettre à six (6) sénateurs de participer à une conférence de presse à Halifax pour le lancement de son rapport sur la mise en œuvre des pêches fondées sur les droits autochtones au Canada.
Votre sous-comité avait estimé qu'envoyer six sénateurs et deux membres du personnel à une conférence de presse d'une journée était excessif, surtout en raison du fait que les sénateurs ont d'autres options. Par conséquent, votre sous-comité avait recommandé à CIBA d’approuver un déblocage partiel de fonds pour permettre à deux sénateurs et à deux membres du personnel d’assister en personne à la conférence de presse, ce qui avait réduit le montant total pour cette activité à 19 825 $.
Plutôt cette semaine, votre sous-comité a reçu une demande de réexaminer cette décision pour permettre à un autre sénateur représentant la communauté francophone d’accompagner le président et un autre membre du comité entretenant des liens avec la communauté autochtone. Les coûts additionnels pour ajouter un autre membre du comité au voyage serait de 1 594 $. Si ce déblocage partiel est approuvé, le montant total pour cette activité sera de 21 419 $.
Après avoir examiné attentivement cette demande, votre sous-comité reste d'avis que sa décision d'approuver quatre (4) participants pour cette activité est judicieuse et conforme aux principes d'équité, de transparence, de responsabilité et de bonne gouvernance.
Par conséquent, votre sous-comité ne recommande pas l’approbation de cette demande de fonds supplémentaires. Toutefois, votre sous-comité ne voit aucun problème à ce que le comité choisisse plutôt d'inclure trois (3) sénateurs et un (1) employé dans sa délégation.
CONCLUSION ET RECOMMANDATION
Votre sous-comité ne prend pas ses responsabilités à la légère. Il a comme priorité d’examiner le tableau général des dépenses du Sénat. Tel que mentionné, les préoccupations énoncées par votre sous-comité ne portent pas sur les montants spécifiques demandés dans ces deux budgets, mais plutôt sur les précédents qu'ils peuvent créer, à la fois en termes d'élargissement de la portée des dépenses que le Sénat autorisera pour ses comités, mais aussi sur le processus pour l’étude des budgets de comité qui est bien établi. Basé sur le Règlement du Sénat et les Règlements administratif du Sénat, ce processus de longue date requiert de votre sous-comité qu’il examine les demandes, fasse des recommandations et qu’il les présente ensuite à CIBA afin qu’elles soient éventuellement présentées également au Sénat pour approbation.
Votre sous-comité est ouvert aux idées et aux propositions qui peuvent être novatrices et sans précédent. Cependant, il lui incombe de veiller à ce que les demandes de budget soient conformes aux règles et procédures de longue date du Sénat.
En ce qui concerne la demande du Comité des droits de la personne, votre sous-comité reconnaît la nature unique de la demande, mais souligne que celle-ci va au-delà du mandat de votre sous-comité et mérite donc une discussion plus approfondie à CIBA. Votre sous-comité accueillera les conseils de CIBA sur les points soulevés dans ce rapport.
Compte tenu de l'analyse fournie, votre sous-comité recommande l'adoption de ce rapport.
Respectueusement soumis,
La présidente,
LUCIE MONCION
L'honorable sénatrice Moncion fait une déclaration et répond aux questions.
Après débat, l'honorable sénatrice Moncion propose que le septième rapport du sous-comité soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2022-06-23/127(P) – Rapport biannuel du Sous-comité du programme et de la procédure sur les exemptions à la Politique de gestion des bureaux de sénateurs
L'honorable sénateur Marwah dépose le sixième rapport du sous-comité du programme et de la procédure sur les demandes d'exemption et d'exception à la Politique de gestion du bureau des sénateurs qu'il a reçues et les décisions correspondantes depuis le 9 décembre 2021.
Le jeudi 23 juin 2022
Le Sous-comité du programme et de la procédure du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration a l’honneur de présenter son
SIXIÈME RAPPORT
Conformément à l’article 1.6.2 de la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs, le sous-comité dépose maintenant un rapport des demandes d’exemption ou d’exception à la politique qu’il a reçues ainsi que les décisions correspondantes depuis le 9 décembre 2021.
1. Demande de remboursement de frais de voyage
Le sous-comité a reçu une demande de l’honorable sénateur Woo pour une exception à la section 7.1.3 afin de rembourser les frais de voyage et déplacement liés à des fonctions parlementaires. Le sous-comité a approuvé l'exception en raison des circonstances exceptionnelles de la pandémie de COVID-19.
2. Demande de prolongation de déplacement
Le sous-comité a reçu une demande de l’ancien honorable sénateur Doyle relativement à une exception à l’article 8.4.3 pour prolonger l’utilisation des points de déplacement après la retraite. Le sous-comité a convenu de prolonger la date limite jusqu'au 11 novembre 2022 en raison des circonstances exceptionnelles liées à la pandémie de COVID-19.
3. Demande de prolongation de déplacement
Le sous-comité a reçu une demande de l’ancien honorable sénateur Munson relativement à une exception à l’article 8.4.3 pour prolonger l’échéance afin de permettre l’utilisation des points de déplacement après la retraite. Le sous-comité a accepté de prolonger l’échéance afin de permettre la participation de l'ancien sénateur Munson à un événement qui se tiendra du 28 au 30 août 2022, en raison des circonstances exceptionnelles liées à la pandémie de COVID-19.
4. Exemption pour les voyages
Le sous-comité a reçu une demande de l'honorable sénateur Arnot pour une exemption à la section 7.1.7 pour rembourser les frais de déplacements et voyage liés à des fonctions parlementaires. Le sous-comité a approuvé l'exemption en raison des circonstances exceptionnelles de la pandémie de COVID-19, jusqu’à l’expiration de la motion hybride.
5. Deuxième point de départ et d’arrivée
Le sous-comité a reçu et rejeté une demande de l'honorable sénateur Woo pour une exemption à la section 7.1.7 pour la reconnaissance d’une deuxième résidence provinciale/territoriale.
6. Statut de voyageur désigné
Le sous-comité a reçu et a approuvé une demande de l'honorable sénateur Christmas pour une exemption à la section 7.4.2 afin de nommer un membre de sa famille comme son voyageur désigné.
Respectueusement soumis,
Le président,
SABI MARWAH
CIBA/2022-06-23/128(P) – Initiative d’adoption de l’infonuagique du Sénat
David Vatcher fait une déclaration et répond aux questions concernant l'utilisation des services en nuage pour le stockage des informations du Sénat.
Après débat, l'honorable sénateur Dawson propose que la Direction des services d'information soit autorisée à lancer son initiative d'adoption de l’infonuagique au Sénat basé sur le plan de migration.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2022-06-23/129(P) – Politique du Sénat sur l’aide juridique et l’indemnisation
Charles Feldman fait une déclaration et répond aux questions concernant les changements proposés à la politique d'aide juridique et d'indemnisation du Sénat.
Après débat, l'honorable sénateur Dean propose que CIBA approuve la version révisée de la Politique du Sénat sur l’aide juridique et l’indemnisation et modifie la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs en y ajoutant une nouvelle disposition comme suit :
5.17.2 En vertu des articles 8 et 9 du chapitre 4:03 du RAS, les sénateurs ne peuvent pas imputer à leur budget de bureau les frais engagés pour de l’aide juridique ou pour de l’indemnisation telles qu’elles sont définies dans la Politique du Sénat sur l’aide juridique et l’indemnisation. Cependant, ils peuvent imputer à leur budget de bureau les dépenses liées aux services d’un professionnel de droit retenus pour la conduite de recherches juridiques concernant une question liée à leurs fonctions parlementaires. Les sénateurs devraient d’abord consulter le Bureau du légiste et conseiller parlementaire pour toutes questions qui nécessitent un avis juridique.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2022-06-23/130(P) – Demande d'employés supplémentaires à temps plein pour la direction des comités
Shaila Anwar fait une déclaration et répond aux questions concernant une demande d'employés supplémentaires à temps plein pour la direction des comités.
Après débat, l'honorable sénateur Plett propose que la Direction des comités puisse d’embaucher 2,0 équivalents à temps plein (ETP) (un greffier à la procédure, SEN-09, et un adjoint administratif, SEN-05), pour une somme de 185 767 $ par exercice financier, de façon permanente.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2022-06-23/131(P) – Accès à distance aux séances du Sénat pour les services de support
Till Heyde fait une déclaration puis, avec Gérald Lafrenière répond aux questions concernant l'accès à distance aux travaux du Sénat pour la transcription et autres services de soutien.
Après débat, l'honorable sénateur Dean propose que le Sénat continue à permettre au personnel des Débats et des Publications d'accéder à distance aux flux audio et vidéo de toutes les délibérations du Sénat.
La motion, mise aux voix, est adoptée, avec dissidence.
CIBA/2022-06-23/132(P) – Autres affaires
Le président informe les membres que le rapport révisé du groupe de travail consultatif sur les œuvres d'art et les biens patrimoniaux a été inclus dans le procès-verbal du 19 mai 2022.
L’honorable sénateur Marwah a fait une déclaration annonçant sa démission en tant que président du comité.
CIBA/2022-06-23/133(P) – Élection de la présidence
La greffière préside l’élection à la présidence.
L’honorable sénatrice Saint-Germain propose que l’honorable sénatrice Moncion soit présidente de ce comité.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
La présidente fait une déclaration.
Les honorables sénateurs Dean, Plett, Campbell et Dawson font chacun une déclaration.
À 13h 20, la séance est levée jusqu’à nouvelle convocation de la présidence.
ATTESTÉ:
La dirigeante principale des services corporatifs
et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration,
Pascale Legault
La secrétaire de séance,
Keli Hogan