LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L’ADMINISTRATION
TÉMOIGNAGES
OTTAWA, le jeudi 6 octobre 2022
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui, à 9 heures (HE), avec vidéoconférence, conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour étudier des questions financières et administratives; et à huis clos, conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour étudier des questions financières et administratives.
La sénatrice Lucie Moncion (présidente) occupe le fauteuil.
[Français]
La présidente : Bonjour à tous. Je suis une sénatrice de l’Ontario et j’ai le privilège de présider le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration.
J’aimerais présenter les sénateurs et sénatrices qui participent à cette réunion : la sénatrice Patricia Bovey, du Manitoba; le sénateur Claude Carignan, c.p., du Québec; le sénateur Dennis Dawson, du Québec; la sénatrice Gwen Boniface, de l’Ontario; le sénateur Éric Forest, du Québec; le sénateur Tony Loffreda, du Québec; la sénatrice Elizabeth Marshall, de Terre-Neuve-et-Labrador; la sénatrice Rosemary Moodie, de l’Ontario; le sénateur Donald Plett, du Manitoba; la sénatrice Raymonde Saint-Germain, du Québec; la sénatrice Judith Seidman, du Québec; le sénateur Scott Tannas, de l’Alberta; le sénateur Yuen Pau Woo, de la Colombie-Britannique; la sénatrice Raymonde Gagné, du Manitoba.
Je souhaite également la bienvenue à ceux et celles qui suivent nos délibérations dans tout le pays.
Honorables sénateurs, le premier point à l’ordre du jour est l’approbation du procès-verbal du 22 septembre 2022, qui est dans votre trousse de documents.
Y a-t-il des questions ou des modifications à apporter au procès-verbal? Est-ce que quelqu’un veut proposer que le procès-verbal du jeudi 22 septembre 2022 soit adopté?
La sénatrice Bovey propose la motion.
Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?
Des voix : D’accord.
La présidente : La motion est adoptée. Merci.
[Traduction]
Chers collègues, le point suivant porte sur le rapport du Groupe de travail consultatif sur l’environnement et le développement durable. Bienvenue, sénateur Deacon. Je crois savoir que vous ferez la déclaration liminaire en tant que président du groupe de travail consultatif, et nous passerons ensuite aux questions. Je rappelle à mes collègues que le rapport complet du groupe de travail a été remis au comité le 10 février 2022, et qu’il a été adopté par le Sénat.
L'honorable Colin Deacon : Je remercie beaucoup les membres du comité. Chers collègues, je suis ravi d’avoir l’occasion de faire le point sur le rapport et le travail du groupe de travail consultatif depuis le 28 avril de cette année, lorsque CIBA a autorisé à nouveau le groupe de travail consultatif à contribuer à la mise en œuvre de l’engagement que nous avons pris en matière d’environnement et de développement durable.
L’une des recommandations que le Sénat du Canada a adoptées dans notre premier rapport était la mise en œuvre d’un énoncé de politique sur l’environnement et le développement durable. Cet énoncé de politique a été adopté à l’unanimité par le Sénat le 29 mars. L’énoncé de politique avait pour objectif d’affirmer que le Sénat du Canada s’engage à atteindre la carboneutralité d’ici 2030 et à mettre en œuvre des pratiques durables dans ses activités. Nous travaillons actuellement à l’atteinte de cet objectif.
Le mandat du groupe de travail consultatif actuel habilite les sénateurs Anderson, Black, LaBoucane-Benson, Smith et moi-même à examiner la faisabilité de la mise en œuvre de programmes en matière d’environnement et de développement durable au Sénat, ainsi qu’à superviser un processus de demande de propositions pour obtenir une expertise externe. Nous avons expliqué l’importance d’obtenir cette expertise externe dans notre premier rapport. Je tiens à remercier encore une fois le comité de nous avoir confié cette responsabilité, et à remercier mes collègues du groupe de travail consultatif et tout le personnel du Sénat qui a si bien soutenu nos efforts.
Honorables sénateurs, je suis ici aujourd’hui pour présenter le premier rapport de notre groupe de travail, qui comprend un aperçu des progrès accomplis à ce jour, ainsi que des renseignements sur la demande de propositions proposée, pour laquelle j’espère obtenir votre approbation. Mon exposé se fera en deux parties, la première pendant la partie publique de la réunion, où nous discuterons du deuxième rapport, et la deuxième pendant la partie à huis clos, où nous discuterons des détails de la demande de propositions.
Avant de commencer, j’aimerais qu’on se demande pourquoi nous nous sommes lancés dans cette aventure. Plus tôt cette année, j’ai dit à ce même comité que nous devrions demander aux prochaines générations — celles dont les cheveux ne sont pas encore gris ou blancs, à nos petits-enfants, nos enfants, nos nièces et nos neveux — pourquoi c’est important. Il y a 13 jours, ou deux semaines demain, les provinces de l’Atlantique ont été dévastées par l’ouragan Fiona. Des centaines de personnes n’ont toujours pas de maison ou d’accès à leur maison, et des dizaines de milliers de personnes sont toujours privées d’électricité deux semaines plus tard. Le littoral s’est érodé d’une manière que nous n’aurions jamais imaginée aussi rapide. C’est le réchauffement de la température de l’eau le long de la côte atlantique qui fait en sorte que les ouragans accélèrent à mesure qu’ils remontent vers le nord. Ils ne ralentissent pas, comme ils l’ont toujours fait. Nous avons également vu l’ouragan Ian dévaster la Floride et certaines parties de la Caroline du Nord la semaine dernière. Les effets et les coûts se font sentir tout autour de nous.
Le Sénat du Canada a convenu à l’unanimité qu’il lui incombe d’aider à relever les défis du changement climatique en réduisant ses propres activités à forte intensité de carbone, ce qui, par le fait même, lui permet de faire preuve de leadership, d’acquérir une importante expérience de première main et de gagner la crédibilité nécessaire pour demander des comptes au gouvernement. Toutefois, pour y parvenir, nous devons nous donner une feuille de route, puis l’exécuter. C’est ce sur quoi le Groupe de travail consultatif sur l’environnement et le développement durable s’est concentré sous votre autorité.
Quels sont les progrès réalisés à ce jour? Les activités du groupe de travail consultatif sont désormais axées sur deux éléments distincts et étroitement liés. Le premier concerne l’examen de la faisabilité de mettre en œuvre des programmes favorisant l’environnement et le développement durable au sein du Sénat du Canada, y compris l’établissement d’un cadre de responsabilisation et d’un cycle de rapports annuels, la promotion de politiques de transport écologiques et de réduction des déplacements, l’optimisation du recyclage et la réduction du gaspillage, l’adoption d’une approche mettant l’accent sur le numérique et la réduction des impressions, l’obtention de l’appui des organismes centraux pour permettre au Sénat d’acheter des droits d’émissions de carbone dans le cadre d’un Sénat durable, et un processus permettant aux sénateurs et à leurs bureaux de formuler des recommandations favorisant l’environnement et le développement durable.
Des progrès prometteurs ont été réalisés dans le cadre de chacun de ces programmes. Un fait saillant encourageant lors des consultations de l’été entre la Direction des finances du Sénat et le Secrétariat du Conseil du Trésor concernait la possibilité d’obtenir l’appui des organismes centraux pour permettre au Sénat d’acheter des droits d’émissions de carbone dans le cadre de son budget de fonctionnement. Le Sénat a reçu, en effet, la confirmation qu’il a le pouvoir d’acheter des droits d’émissions de carbone. Toutefois, le groupe de travail est d’avis qu’il serait important d’attendre le rapport final du consultant pour s’assurer que nous mettons en place des pratiques qui nous font économiser de l’argent et qui montrent que nous réduisons notre empreinte carbone avant de commencer à utiliser ces économies pour acheter des droits d’émissions de carbone.
Le deuxième élément à souligner aujourd’hui est la recherche d’une expertise externe et la sélection d’un expert externe qui peut nous fournir un système de rapports et nous guider dans nos efforts pour atteindre la carboneutralité. Le système d’analyse comparative et de suivi et l’expertise connexe sont essentiels pour réaliser des progrès efficaces et rentables. Le processus de demande de propositions concurrentiel ne ressemble pas à nos processus d’approvisionnement habituels pour acheter des meubles, des bureaux et des ordinateurs. Il s’agit d’une approche très différente, car nous devions savoir ce dont les fournisseurs pouvaient avoir besoin ou attendre de nous, et ce que nous pouvions attendre d’eux. Nous avons mis en place un processus de demande d’information au cours de l’été afin d’apprendre de ceux qui sont déjà connus comme des experts dans ce domaine comment procéder et comment rédiger notre demande de propositions à la lumière de leur expertise. Nous avons reçu huit réponses instructives. L’information a été cruciale pour rédiger la demande de propositions et s’assurer d’avoir une portée de travail qui pouvait réellement être accomplie de manière efficace et rentable par un fournisseur.
Nous avons divisé le projet en trois phases, la première étant l’analyse comparative, la collecte de données et l’analyse des émissions de gaz à effet de serre de portée un, deux et trois. La deuxième phase consiste à élaborer des objectifs de carboneutralité et un plan de mise en œuvre. La troisième phase est le suivi et le maintien des progrès vers la carboneutralité.
L’entreprise sélectionnée pour ce travail devra d’abord répondre à un certain nombre de critères obligatoires, notamment démontrer sa capacité et son expérience dans le domaine de la réduction des émissions en aidant d’autres organisations, démontrer son bilinguisme et fournir d’excellentes références.
La valeur du contrat relatif à cette demande de propositions, s’il est attribué par le Sénat, sera divulguée publiquement sur le site Web du Sénat dans le cadre du processus habituel de rapports trimestriels. Le groupe de travail consultatif se félicite de cette transparence.
Chers collègues, le groupe de travail recommande que nous procédions à l’émission de la demande de propositions dès maintenant afin de pouvoir commencer à travailler avec l’expertise externe au cours de la nouvelle année. La réalisation de ce projet nécessitera la participation de l’ensemble de l’organisation, une participation qui se manifeste déjà de manière vraiment impressionnante et en étroite collaboration avec nos partenaires parlementaires.
Nous sommes impatients de collaborer, tant pour le plan de l’année prochaine que pour ceux des années à venir. Le Sénat a ainsi l’occasion de faire preuve d’initiative et de leadership, de mettre en œuvre des changements mesurables et d’atteindre ces objectifs vraiment importants.
Je vous remercie, madame la présidente. Je serai heureux de répondre aux questions. Je rappelle à mes collègues qu’ils doivent s’abstenir d’entrer dans les détails de la demande de propositions pendant la partie publique de la réunion et doivent attendre la partie à huis clos pour le faire. Je vous remercie, chers collègues.
La présidente : Je vous remercie, sénateur Deacon.
Comme vous venez de le mentionner, et avant de passer aux questions, je tiens à rappeler à tous que nous discutons de ce rapport en public. Ainsi, veuillez ne pas faire allusion aux sommes d’argent de même qu’aux critères de sélection, car cela pourrait influer sur le processus d’appel d’offres. De plus, veuillez éviter de donner votre opinion sur des fournisseurs potentiels.
Si les sénateurs souhaitent discuter de renseignements sensibles, ils doivent le faire à huis clos lorsque nous prendrons officiellement nos décisions au sujet du rapport et de la demande.
Chers collègues, avez-vous des questions ou des observations pour le sénateur Deacon?
La sénatrice Marshall : Madame la présidente, j’aimerais savoir si ce qui suit devrait être discuté à huis clos. J’ai deux questions au sujet de la recommandation. Les participants aux entrevues ont-ils été choisis? Lorsque nous avons choisi les nouveaux vérificateurs pour le Sénat, il y avait des sénateurs et des fonctionnaires. J’aimerais savoir qui participera aux entrevues.
Le sénateur C. Deacon : Le groupe de travail consultatif s’en remet à des fonctionnaires qui ont plus d’expérience que lui dans le processus d’approvisionnement pour guider ses efforts, mais il s’attend à participer au processus de sélection dans la mesure où le comité le jugera approprié.
La sénatrice Marshall : Au sujet du contrat proprement dit, lorsque le moment sera venu d’accorder le contrat, reviendra-t-il à CIBA d’approuver l’attribution du contrat?
Le sénateur C. Deacon : Je ne sais pas si ce processus en deux étapes est le processus standard à CIBA. Je ne pense pas, mais...
Pascale Legault, dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration, Sénat du Canada : Le processus d’approbation à cette étape s’applique au lancement de la demande de propositions. Lorsque ce sera fait, l’établissement des critères d’admissibilité se fera en étroite collaboration avec le groupe de travail, et tout le processus se déroulera ensuite.
Le dossier ne sera pas renvoyé ici pour une approbation finale lorsque ce sera fait, mais il pourrait l’être à titre d’information, si vous le souhaitez, à la fin du processus.
La sénatrice Marshall : Nous pourrons en discuter lorsque nous serons à huis clos. C’est parfait. Je vous remercie.
[Français]
Le sénateur Forest : Merci pour la présentation. J’ai trois questions, dont une qui va dans le même sens; les grands esprits se rencontrent. Est-ce qu’on peut déjà déterminer, lors de l’adoption de la motion, à titre d’exemple, si on veut que le Comité de sélection soit composé de trois sénateurs et de deux gestionnaires? Est-ce qu’on peut inclure cela dans notre proposition? Oui? J’en fais la suggestion.
L’autre élément, qui est la clé dans ce type de démarche, est la précision du devis, ce que l’on doit recevoir comme ce que doit offrir ce contrat comme résultat. Est-ce que les détails spécifiques du devis sont connus ou si l’on part de zéro pour un processus d’appel d’offres?
[Traduction]
Le sénateur C. Deacon : Il y a beaucoup de détails qui entrent en ligne de compte dans la portée des travaux et les qualifications requises. La demande de propositions, à mon sens, contient des paramètres suffisants pour nous assurer d’obtenir l’expertise dont nous avons besoin. Nous prenons soin toutefois de faire en sorte que cela repose autant que possible sur des principes, car — étant donné qu’il ne s’agit pas d’un processus d’approvisionnement standard et que nous nous attendons à ce que ceux qui répondent soient beaucoup mieux informés que nous sur le sujet — nous voulions nous assurer de ne pas éliminer un expert en ayant une exigence que nous ne comprenions sans doute pas totalement.
C’est la raison pour laquelle nous avons eu un processus de demande d’information. Nous voulons encore être très prudents en ayant une demande de propositions qui repose sur des principes et en ayant un système de pointage très clair basé, dans toute la mesure du possible, sur le mérite. Nous ne visons pas nécessairement le prix le plus bas. Nous voulons les gens les plus qualifiés.
[Français]
Le sénateur Forest : De par mon expérience, puisque le devis ne vise pas à acheter un système d’ordinateurs, par exemple, c’est quand même une zone plus vaste comme expertise; cela me semble très, très important d’être attentif et minutieux en établissant le devis, afin de nous assurer que les livrables sont clairement identifiés. Cela nous permettra, en bout de piste, d’atteindre nos objectifs.
Si jamais on y allait et qu’on atteignait l’objectif, est-ce qu’on serait la première Chambre à être 100 % carboneutre en 2030? Moi, j’aime beaucoup être premier.
[Traduction]
Le sénateur C. Deacon : Je peux vous assurer que c’est bien l’intention, et je pense que c’est tout à fait possible. Toutefois, comme nous le savons tous, au Sénat, il faut que le Sénat et les sénateurs travaillent ensemble pour atteindre un objectif, et à plus forte raison, un objectif ambitieux. C’est un objectif ambitieux, mais aussi important pour faire preuve de leadership. Je ne vois pas pourquoi nous ne pourrions pas l’atteindre, et même le faire plus rapidement.
On ne peut pas sous-estimer cela. Nous devrons travailler ensemble et en faire une priorité que nous considérons, en tant qu’organisation, importante pour le Canada, pour les Canadiens et pour ceux que nous servons principalement, ceux dont les voix sont plus discrètes et ne sont pas toujours entendues dans le processus des politiques publiques.
Donc, oui, absolument; je vois cela comme un objectif que nous atteindrons le plus rapidement possible.
[Français]
Le sénateur Forest : Je ne parle pas de forêts, je suis en conflits d’intérêts.
[Traduction]
Le sénateur Woo : Je vous remercie, sénateur Deacon. Sans compromettre nos discussions à huis clos, pouvez-vous nous parler de certaines des leçons les plus importantes que vous avez tirées du processus de demande d’information?
Le sénateur C. Deacon : La première leçon est qu’il faut être très clair au sujet de l’information que l’on peut fournir et à laquelle nous avons déjà accès. Si les organismes pensent qu’ils doivent recueillir toute l’information et la colliger dans une base de données utile à partir de laquelle ils doivent bâtir notre empreinte carbone, il s’agit alors d’un processus beaucoup plus poussé pour eux. C’est la première leçon. Nous devions mentionner clairement l’information que nous pouvions ou ne pouvions pas fournir à l’appui de leur travail, principalement pour ce qui est de l’analyse comparative.
La deuxième leçon pour moi est la quantité de technologies numériques disponibles pour automatiser le processus — en se basant sur des hypothèses clairement énoncées et fondées sur des preuves — afin d’établir notre empreinte carbone à partir de nos données financières. Lorsque nos données financières sont approuvées, chacune d’elle est associée à une quantité de gaz à effet de serre— un vol de Vancouver, un vol de Halifax — différentes sommes d’argent et différentes quantités de carbone. Ce sont là des exemples.
Ce processus automatisé était donc très intéressant à mon point de vue, car je croyais qu’il existait une solution logiciel qui pourrait nous aider. Encore une fois, combien possèdent l’expertise, comment traiter l’information, comment avoir accès au système logiciel, et cetera? Ce n’était pas tout à fait clair, car nous ne demandions pas ces détails.
Le sénateur Woo : Pouvez-vous nous donner une idée des fournisseurs potentiels pour ces services? S’agit-il de comptables, d’ingénieurs en environnement ou d’économistes? C’est sans doute une combinaison de tous ces gens.
Le sénateur C. Deacon : C’est une combinaison, en effet, ce sont des entreprises de logiciel-service. Les fournisseurs de logiciel-service font leur apparition rapidement et offrent un système en ligne. Nous avons dû réfléchir au stockage des données au Canada par opposition à leur acheminement ailleurs dans le monde dans une autre base de données. Nous avons dû examiner divers facteurs de cette nature.
Le sénateur Woo : C’est ce qui s’en vient.
Le sénateur C. Deacon : Cela va donc du logiciel-service jusqu’à la société d’experts-conseils qui exécute un projet spécialisé précisément pour notre organisation. En raison du caractère unique de notre organisation, cela peut être la bonne voie à emprunter.
Ce serait à l’autre bout — une sorte de société d’experts-conseils standard qui offre un service adapté spécifiquement à nos besoins.
[Français]
La sénatrice Saint-Germain : Dans un premier temps, sénateur Deacon, je veux vous féliciter. Nous sommes tous occupés au Sénat et en comité, vous autant que les autres. Le temps que vous avez consacré à ce dossier est énorme. Je crois que nous devons tous vous être très reconnaissants.
Cela dit, vous nous amenez à agir et à réfléchir à une question très contemporaine de grande importance pour toutes les organisations. Plusieurs de vos recommandations, en ce qui me concerne, sont d’un grand intérêt. L’une d’elles m’interpelle. À votre avis, comment le Sénat devrait-il examiner cette question, tout en gardant un équilibre avec ses besoins internes? De quelle façon estimez-vous que le dossier devrait être confié à un expert externe?
Je parle de la recommandation qui touche la promotion de politiques de transport respectueuses du climat et misant sur la réduction des déplacements, dans laquelle vous dites qu’il faudrait que le Sénat réfléchisse à la possibilité d’offrir un environnement de travail hybride aux membres du personnel, afin de réduire l’empreinte carbone liée à l’occupation des bâtiments et aux déplacements. Cette recommandation m’interpelle, parce que notre premier critère, ce doit être les besoins et services. Le groupe de travail s’est-il penché sur le suivi et l’équilibre qu’il faut assurer entre la réduction de l’empreinte carbone et les besoins de l’employeur?
[Traduction]
Le sénateur C. Deacon : Je pense qu’il s’agit là de discussions qui s’échelonneront sur une période de temps considérable. Nous avons de très bonnes preuves de ce que nous pouvons faire pour réduire les déplacements dans un domaine précis tout en effectuant notre travail de manière efficace, soit les déplacements des témoins pour le travail en comité. Nous avons un budget annuel d’environ un demi-million de dollars pour les déplacements des témoins jusqu’à Ottawa.
Lorsque des témoins devaient se déplacer, l’effet que cela avait pour moi est que souvent le comité n’arrivait pas à avoir ceux que j’aurais vraiment souhaité entendre parce qu’ils devaient se rendre à Ottawa pour témoigner pendant une heure et qu’ils trouvaient que cela n’en valait pas la peine. Les séances hybrides ont donc été très utiles pour nous dans ce genre de situation. Je pense que nous avons fait la preuve que nous voulons poursuivre sur cette voie. Nous avons épargné de l’argent et diminué les émissions de gaz à effet de serre. Les ressources que nous avons libérées sont utiles.
Je n’ai peut-être pas bien entendu l’interprétation.
La sénatrice Saint-Germain : Ma question porte sur les employés du Sénat.
Le sénateur C. Deacon : Les employés?
La sénatrice Saint-Germain : Oui. De quelle façon, selon vous, cette partie de la demande de propositions devrait-elle être confiée à un expert externe?
Le groupe de travail a-t-il eu des discussions sur les critères que, en tant qu’employeur, nous voudrions inclure dans l’évaluation de la pertinence de cette recommandation concernant le transport et le travail en mode hybride pour les employés?
Le sénateur C. Deacon : Parlez-vous de l’élargissement du travail en mode hybride et de la façon de procéder pour le faire?
Je m’excuse, sénatrice Saint-Germain. J’essaie de comprendre la question. Je n’ai pas bien entendu l’interprétation au début.
La sénatrice Saint-Germain : Ma question porte sur les employés du Sénat et votre recommandation d’offrir, dans la mesure du possible, un environnement qui leur permettrait de travailler en mode hybride.
La question porte précisément sur l’équilibre. Comment allons-nous trouver cet équilibre? Le groupe de travail a-t-il discuté de la façon de parvenir à un équilibre entre les intérêts du développement durable et les intérêts de l’employeur à propos du travail en mode hybride?
Le sénateur C. Deacon : Oui. Je pense que cette question d’équilibre suscite un débat dans le monde entier en ce moment, et c’est différent dans chaque organisation.
Je suis désolé de ne pas avoir saisi votre question au début.
C’est un sujet d’actualité à l’échelle mondiale. Là encore, il est sans doute important que nous comprenions en quoi consistent l’équilibre et le compromis à mesure que nous déterminerons les décisions législatives à prendre au pays, car c’est une réalité du contexte de travail, tant au Canada qu’à l’étranger. En effet, beaucoup de gens ne sont pas prêts à travailler à moins d’avoir des possibilités de travail hybride assez régulièrement.
Je connais beaucoup de gens dans ma collectivité qui ont fait ce choix. Ils ont changé d’emploi parce qu’ils veulent un poste où ils ne seront pas tenus de venir au bureau tous les jours. En tant qu’employeur, le Sénat devra faire face à cette situation à un moment donné s’il souhaite aller dans cette direction. Pour demeurer un employeur compétitif, il faut s’adapter.
À mon avis, il s’agit d’une question d’envergure mondiale. La façon dont nous la gérerons à l’interne dépendra, d’abord, de notre compréhension de la norme de référence : où en sommes-nous sur le plan des coûts? Avons-nous la marge de manœuvre nécessaire pour apporter des changements qui favorisent la réduction de notre empreinte carbone et la réduction des coûts au sein de notre organisation et qui nous permettent d’être un employeur efficace?
C’est, en partie, à la lumière de ces éléments de preuve que nous pourrons prendre des décisions. De plus, bon nombre des activités auxquelles nous nous livrons au Sénat pourraient se faire n’importe où au pays, à distance, et elles ne sont pas nécessairement menées par les sénateurs dans le cadre de leur travail en public, mais plutôt en coulisses. On pourrait accomplir ces tâches n’importe où au pays.
Voilà qui correspond assurément à la volonté de certains sénateurs qui travaillent fort pour assurer une répartition plus régionale des employés du gouvernement fédéral dans l’ensemble du pays; c’est donc un objectif auquel nous pourrions contribuer plus fréquemment. Beaucoup de facteurs entrent en ligne de compte, mais nous devons d’abord obtenir les données nécessaires. Ensuite, il faudra déterminer comment nous pouvons optimiser nos investissements. Il y aura peut-être un seul avantage, à savoir la réduction des émissions de carbone, ou peut-être deux avantages — la réduction des émissions de carbone et les coûts — ou encore trois, c’est-à-dire la réduction des émissions de carbone, les coûts et le fait de devenir un employeur qui attire plus de gens talentueux.
La sénatrice Saint-Germain : Je vous remercie.
La présidente : Chers collègues, nous avons beaucoup de points à examiner ce matin, alors je vous prierais de vous en tenir à des questions courtes.
Le sénateur Loffreda : Je vous remercie, sénateur Deacon, de votre travail dans ce dossier important.
Vous avez dit que vous vouliez trouver le fournisseur non pas le moins coûteux, mais le plus qualifié. Nous pourrons en parler plus en détail pendant la portion à huis clos, mais pouvez-vous nous expliquer brièvement si vous êtes satisfait de l’expertise reçue pour déterminer qui était le plus qualifié? Pouvez-vous nous faire part de quelques constatations ou leçons au sujet de ce processus, et y a-t-il des points que vous pourriez porter à notre attention pour nous assurer que le tout a été exécuté en bonne et due forme?
Le sénateur C. Deacon : Si vous le permettez, j’aimerais réserver une partie de cette discussion pour la séance à huis clos. Nous pourrions obtenir des conseils, comme nous l’avons fait tout à l’heure avec le sénateur Forest, sur les intervenants qui participent au processus de prise de décision. Nous pourrions peut-être en parler à huis clos, sénateur Loffreda. C’est une question très importante. Je vous remercie.
La sénatrice Bovey : J’aimerais revenir sur le sujet du transport. Je vis dans l’Ouest, dans le centre du pays, où il y a très peu de vols directs. Dans le cadre de vos travaux futurs, allez-vous tenir compte de l’empreinte carbone que nous, les sénateurs, produisons dans l’exercice légitime de nos fonctions?
Une grande partie de notre travail nous amène à nous rendre dans différentes régions du pays. Je dois dire que je suis bien consciente, chaque fois que je prends l’avion, de l’empreinte carbone qui en résulte. Cela ne concerne pas seulement les employés, mais nous tous.
Le sénateur C. Deacon : Ce sera certainement une question que nous devrons examiner à un moment donné, et cela fait partie des coûts connexes.
Ce qui importe avant tout, c’est de savoir comment nous devons nous y prendre pour faire notre travail incroyablement bien. À mon avis, cette mesure ne peut pas nuire à l’efficacité de notre institution. Elle ne le devrait pas. Elle ne le pourrait pas. Elle n’aura pas cet effet. Je crois que nous avons toutes les possibilités d’accroître notre efficacité, mais je pense qu’il faut tenir compte de tous ces éléments.
La sénatrice Bovey : Il y a de nombreuses régions du pays où nous devons nous rendre si nous voulons représenter les Canadiens d’un océan à l’autre. Nous ne pouvons pas faire certaines choses de façon hybride.
Le sénateur C. Deacon : Je suis tout à fait d’accord.
[Français]
Le sénateur Carignan : J’ai une précision à ajouter pour faire suite à l’intervention du sénateur Deacon en réponse à la question de la sénatrice Saint-Germain. Je crois qu’il est important que le comité actuel garde son pouvoir discrétionnaire de décider. Il s’agit d’une recommandation que l’on nous fera. On devra donc trouver un équilibre d’intérêt entre l’efficacité environnementale et l’efficience. De plus, on devra tenir compte de la marque de l’employeur, à savoir si le Sénat est attractif ou non. Il nous incombera de trouver cet équilibre.
À titre d’exemple, pour ce qui est du transport, on peut fournir des moyens de transport en commun pour retirer des véhicules de la route. Toutefois, si la sénatrice Bovey ne prend plus l’avion de Winnipeg, ce vol pourra-t-il continuer malgré tout? On devra faire des choix d’efficience en fonction de l’effet réel qui en résultera. Le présent comité gardera donc son pouvoir discrétionnaire.
[Traduction]
La présidente : J’ai une question pour vous, sénateur Deacon. C’est au sujet du microsite. Pouvez-vous nous en parler davantage?
Le sénateur C. Deacon : Dans le but de communiquer avec le personnel à l’interne, de même qu’avec ceux qui souhaitent remplir le formulaire de demande de propositions, nous voulions nous assurer que les gens disposaient d’un moyen facile d’accéder à la demande de propositions grâce au travail effectué au Sénat. C’était l’une des principales raisons. Nous avons également un microsite à l’interne pour tenir le personnel au courant de ce qui se passe et pour recueillir des conseils et des renseignements auprès du personnel afin de nous assurer qu’il s’agit d’un processus véritablement inclusif, que les gens ne se font pas imposer cela et que nous travaillons ensemble.
La présidente : Ce qui m’amène à la motion suivante :
Que CIBA autorise la création d’un microsite pour le Groupe de travail consultatif sur l’environnement et le développement durable dans le cadre de sa stratégie de communication.
Il me faut un motionnaire. La sénatrice Moodie en fait la proposition.
Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?
Des voix : D’accord.
La présidente : La motion est adoptée. Merci, sénateur Deacon.
Le sénateur C. Deacon : Merci, madame la présidente, et merci au comité.
La présidente : Nous discuterons d’une partie de ce sujet à huis clos.
Le prochain point à l’ordre du jour porte sur le rapport du Sous-comité sur la diversité. Ce point comporte deux parties. La première concerne les recommandations relatives aux questions de diversité, et la deuxième a trait à une initiative qui a été présentée au Sous-comité sur la diversité. Deux employées de la Direction des ressources humaines sont ici à titre de témoins : Toni Francis, dirigeante principale des ressources humaines, et Prescilla Pivkine, conseillère, Gestion des talents. Nous allons commencer par le rapport.
L'honorable Rosemary Moodie : Honorables sénateurs du Comité sénatorial permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration, je vous remercie de m’avoir invitée à parler aujourd’hui des récents travaux du Sous-comité sur la diversité. Je suis ici en ma qualité de présidente du sous-comité pour présenter notre premier rapport de la première session de la 44e législature.
Comme vous le savez, lorsque CIBA a créé le sous-comité, il lui a confié le mandat général d’examiner les questions de diversité au sein de l’effectif du Sénat et d’en faire rapport. Comme point de départ, notre sous-comité a examiné les travaux récemment réalisés par le Groupe de travail consultatif sur la formation en matière de diversité et d’inclusion. En avril 2021, CIBA a établi le groupe de travail consultatif, qui examine les questions relatives à la formation en matière de lutte contre le racisme, de diversité et d’inclusion au Sénat. En tant que membres du sous-comité, nous avons examiné 22 recommandations formulées dans le rapport final du groupe de travail consultatif. Nous avons consulté le Secteur des services législatifs et la Direction des ressources humaines pour déterminer quelle autorité — par exemple, le Sénat, CIBA ou la Direction des ressources humaines — détenait le mandat voulu pour examiner ou mettre en œuvre les recommandations formulées dans ce rapport.
Pour mieux comprendre le caractère pratique et la faisabilité des recommandations, nous nous sommes également renseignés sur les délais, les progrès réalisés à ce jour et les ressources nécessaires pour chacune de ces recommandations. En se fondant sur ces discussions et après une analyse approfondie, le sous-comité soumet aujourd’hui neuf recommandations à l’examen de CIBA. Avant de mettre en œuvre ces recommandations, CIBA devra les examiner plus en profondeur dans certains cas, et il faudra tenir d’autres consultations avec les sénateurs, ainsi qu’obtenir l’approbation du Sénat dans d’autres cas.
En ce qui concerne les recommandations, le sous-comité a conclu que la mise en œuvre d’initiatives en matière de diversité, d’équité et d’inclusion au Sénat constitue un dossier urgent et qu’il faut maintenant passer de la discussion à l’action. Il est crucial de favoriser une culture respectueuse, inclusive et ouverte à la diversité au sein du Sénat et de son administration afin de s’assurer que leurs employés reflètent la diversité de la population canadienne. Il est également essentiel de veiller à ce que les sénateurs, leurs employés et les membres du personnel de l’Administration du Sénat puissent travailler dans un milieu qui favorise leur point de vue, leur productivité et leur épanouissement, et de faire en sorte qu’ils se sentent valorisés, inclus et habilités à réaliser leur potentiel, quelles que soient leurs origines.
Toutes les recommandations sont axées sur des solutions pratiques qui peuvent être mises en œuvre à court, à moyen et à long terme. Dans le contexte actuel du Sénat, les recommandations du rapport visent à atteindre quatre objectifs.
Le premier est de faciliter la collecte de données de référence concernant les employés du Sénat pour permettre de mesurer les progrès accomplis et d’établir des objectifs. Sur ce point, lors de notre réunion du 13 septembre 2022, la Direction des ressources humaines a informé le sous-comité de son plan et de son approche pour la prochaine campagne d’auto-identification, dont vous entendrez parler sous peu. Nous avons appuyé le plan de la Direction des ressources humaines. Plus précisément, à court terme, il s’agit de mettre à jour les données sur l’équité en matière d’emploi au sein de l’effectif du Sénat en menant une campagne d’auto-identification cet automne; à moyen et à long terme, il s’agit de moderniser les renseignements recueillis dans le cadre de la campagne en vue de rendre le tout plus inclusif.
Le deuxième objectif est de comprendre et de fournir, au besoin, les ressources nécessaires à la mise en œuvre d’un programme solide en matière de diversité, d’équité et d’inclusion au Sénat. Le troisième objectif consiste à assurer des pratiques inclusives d’embauche et de recrutement. Enfin, la quatrième priorité est de fournir des conseils sur les possibilités de formation et d’apprentissage en matière de diversité, d’équité et d’inclusion.
Le sous-comité reconnaît qu’il s’agit d’une période difficile pour mettre en œuvre de telles mesures alors que le Sénat émerge de la pandémie et que les employés reviennent travailler sur place et peuvent de nouveau interagir en personne. C’est pourquoi le sous-comité suggère d’examiner et d’appliquer les recommandations figurant dans le rapport en faisant preuve de souplesse, car la culture du milieu de travail continuera d’évoluer au cours des mois et des années à venir.
En outre, je tiens à préciser que l’adoption de l’une ou l’autre des recommandations figurant dans le rapport constitue une approbation de principe pour que la Direction des ressources humaines commence à travailler sur ces points. Il sera possible de faire toute approbation financière connexe à une date ultérieure, qu’il s’agisse d’appels d’offres, de nouvelles propositions budgétaires et d’autres approbations. Autrement dit, ce rapport n’exige aucune demande de fonds dans l’immédiat.
Chers collègues, comme vous le savez, tout ce travail a commencé à l’hiver 2021, lorsque la question de la formation sur la diversité, l’équité et l’inclusion a été abordée pour la première fois. Les sénateurs, leurs employés et le personnel de l’administration y ont consacré des centaines d’heures de travail. Je tiens à saluer ceux qui ont répondu à l’appel et qui ont donné de leur temps, de leur énergie et de leur savoir-faire. Je veux remercier les sénateurs Anderson, Bernard, Christmas, Pate, LaBoucane-Benson et Petitclerc, qui sont membres du groupe de travail consultatif; les sénateurs Boyer, M. Deacon et C. Deacon, qui ont participé activement aux activités du groupe de travail; enfin, Christine Sentongo-Andersen et Claudia Trites, deux employées qui sont membres invitées du groupe de travail consultatif.
Je sais que, pour beaucoup, ce rapport sera malcommode. Le sous-comité propose que nous fassions de nouvelles choses au Sénat. C’est vrai. Nous partons du principe que le statu quo organisationnel du Sénat ne fonctionne pas et qu’il doit être considérablement amélioré. Certains peuvent penser que nous allons trop loin et d’autres, pas assez. En tout respect, même si je reconnais qu’il y a encore beaucoup à faire, je suis honorée et fière de présenter ce rapport du sous-comité, qui représente un grand pas en avant pour faire du Sénat une institution plus forte qui saura mieux servir les Canadiens et qui sera plus accueillante pour les sénateurs et le personnel.
En conclusion, le Sénat accorde la priorité à la lutte contre la discrimination, à la diversité et à l’inclusion. Les programmes et les pratiques qui combattent la discrimination et qui favorisent la diversité sont une solution à laquelle s’attendent les sénateurs, leur personnel et l’Administration, mais c’est aussi quelque chose que la plupart des Canadiens sont en droit d’attendre de leur Chambre haute.
En terminant, j’aimerais remercier Mme Toni Francis, dirigeante principale des ressources humaines de la Direction des ressources humaines, et son équipe, qui ont aidé le sous-comité à préparer ces recommandations. J’ai hâte de discuter davantage de ce rapport avec les membres du comité. Je vous remercie de votre temps.
La présidente : Merci, sénatrice Moodie.
Chers collègues, avez-vous des questions ou des observations pour la sénatrice Moodie, ou pour Mmes Francis et Pivkine?
Le sénateur Plett : Je me disais qu’il y aurait beaucoup de questions.
En ce qui concerne vos recommandations, sénatrice Moodie, demandez-vous à ce qu’elles soient approuvées aujourd’hui?
La sénatrice Moodie : En principe, s’il y a...
Le sénateur Plett : « En principe ». Vous dites qu’il n’y a pas de demande de financement et, pourtant, chaque recommandation que je lis ici va coûter de l’argent.
Il y a donc deux choses, chers collègues.
Tout d’abord, il s’agit d’un rapport très complet, assorti d’une foule de recommandations détaillées qui, de toute évidence, finiront par coûter de l’argent. Pour que nous approuvions, en principe, quelque chose qui pourrait coûter... je ne vais même pas essayer de deviner le montant.
Je pense que toute cette question doit être discutée à huis clos, car il est absolument irresponsable de notre part d’approuver quelque chose de la sorte, même en principe, sans avoir une idée de ce qu’il en coûtera au Sénat. Lorsque nous examinons la première recommandation — qui dit : « Que le Sénat du Canada conclue un contrat avec un fournisseur externe » —, nous devons avoir une idée, chers collègues, de ce que cela pourrait coûter.
Je ne suis certainement pas prêt, pour ma part, à voter sur ce point aujourd’hui avant d’en discuter avec les membres de mon caucus — chose que je recommande à tous les autres caucus — pour savoir ce qu’il convient de faire. Je propose que nous y revenions lors d’une prochaine réunion pour décider de la manière dont nous souhaitons procéder relativement à une initiative qui coûterait clairement le montant auquel je m’attends. Il ne faut pas croire qu’il y a quelque chose de mal avec l’une ou l’autre des recommandations — je les appuierai peut-être —, mais je ne peux pas le faire en toute bonne conscience sans avoir une idée des coûts pour le Sénat.
La présidente : Merci, sénateur Plett.
La motion serait donc la suivante :
Que le rapport soit adopté en principe, sous réserve d’un complément d’information sur la recommandation 4 concernant les ressources.
Ainsi, nous pourrions adopter le rapport en principe et demander au comité de revenir devant CIBA pour discuter du travail effectué pour établir les coûts précis de ce qui est recommandé dans le rapport.
Le sénateur Plett : Merci, monsieur le président. Je comprends cela, mais si nous approuvons quelque chose qui, en principe, n’a pas vraiment de pouvoir — j’ai lu dans ce que vous avez dit —, je ne vois pas très bien pourquoi il y aurait urgence d’approuver cela avant d’avoir eu l’occasion de le soumettre à nos caucus. C’est quelque chose que je viens de lire; d’aucuns diront que j’aurais peut-être dû le lire avant aujourd’hui, mais cela n’aurait rien changé.
C’est quelque chose que je veux soumettre à mon caucus. Lorsque nous approuvons une chose en principe, nous disons, en principe, que nous sommes d’accord pour dépenser de l’argent, et je ne suis pas sûr que je sois, en principe, d’accord pour dépenser de l’argent. Je ne veux même pas commencer à parler dans une réunion publique de ce que le Sénat du Canada coûtait il y a 10 ans par rapport à ce qu’il coûte aujourd’hui. Or, voici un autre point dont nous venons tout juste d’entendre parler : un rapport que nous allons sûrement approuver plus tard aujourd’hui et qui coûtera beaucoup d’argent au Sénat. Ici, nous voulons faire quelque chose de nouveau, même si c’est en principe.
Monsieur le président, en fin de compte, je n’appuierai pas cette décision aujourd’hui. Rien n’empêche le comité de la sénatrice Moodie — parce qu’il a le mandat d’étudier la question — de revenir nous voir lors d’une réunion à huis clos avec au moins quelques éléments afin que nous puissions avoir une petite idée de la direction à prendre.
Par conséquent, j’encourage la sénatrice Moodie à renvoyer cette question à son comité et à revenir nous voir lors d’une prochaine réunion où nous pourrons en discuter davantage à huis clos, ce qui nous permettra, entre autres, d’être un peu plus ouverts et francs au sujet des chiffres dont il est question.
La sénatrice Moodie : Merci de vos observations, sénateur Plett.
En ce qui concerne la priorité et l’urgence, si vous voulez, nous avons travaillé en étroite collaboration avec la Direction des ressources humaines. Comme elle nous l’a indiqué, son travail en parallèle se poursuit, et elle cherche à obtenir des conseils de notre part sur la façon d’avancer à cet égard. Ce travail guidera son travail et s’ajoutera à sa capacité d’avancer dans la direction qu’elle a déjà choisie.
Ce qui suit présente une partie du travail sur lequel la direction se focalise. Une grande partie du travail qu’elle fait sera sans incidence sur les revenus. Elle cherche déjà des moyens d’inclure le nouveau personnel qui aurait été embauché de toute façon et de se réorganiser d’une manière qu’elle juge appropriée. Or, si nous lui donnions quelque orientation, cela étayerait la direction qu’elle doit prendre.
La direction a demandé qu’on lui donne des conseils dès que possible afin qu’elle puisse avoir une idée de ce qu’elle doit viser.
Donc, il s’agit d’un travail qu’elle fait déjà, comme nous l’avons vu et comme nous le verrons bientôt, mais cela lui donnera aussi le feu vert pour aller de l’avant.
Le sénateur Plett : Si c’est déjà le travail qu’elle fait, il n’y a rien qui l’empêche de poursuivre dans cette voie. Si vous dites que cela signifie un travail supplémentaire, il faut s’attendre à ce qu’il y ait un coût.
La sénatrice Moodie : Il y a peut-être un coût en jeu...
La présidente : Distingués collègues, l’idée ici n’est pas d’avoir une joute verbale.
Le sénateur Woo : Merci, sénatrice Moodie, pour le rapport, et merci au personnel des ressources humaines.
Pouvez-vous nous en dire plus au sujet de la recommandation 5 où il est question de la nécessité d’examiner nos critères d’embauche relatifs à l’éducation? Les critères d’embauche impliquent beaucoup de choses. Pourquoi mettre l’accent sur l’éducation? Quel est le raisonnement qui sous-tend cette décision?
La sénatrice Moodie : Il y a un certain nombre de domaines à prendre en considération concernant l’embauche et, pour commencer, au sein même de la Direction des ressources humaines. Quelles sont les connaissances de base et la formation continue dont aura besoin le personnel des ressources humaines responsable de l’embauche? La direction a-t-elle cette capacité et ainsi de suite? On parle ici du cercle rapproché des ressources humaines et de ses besoins en la matière.
Outre cet aspect, il y a celui des sénateurs et du personnel de ces derniers, où l’embauche se fait. Quelle capacité d’éducation faut-il prévoir pour l’avenir?
L’éducation lors de la socialisation institutionnelle...
Le sénateur Woo : J’ai peut-être mal compris, alors. Il s’agit vraiment de l’éducation du personnel responsable de l’embauche, et non des critères d’embauche.
La sénatrice Moodie : C’est exact.
Le sénateur Woo : D’accord.
La sénatrice Moodie : Il s’agit de notre capacité à intégrer la diversité dans nos pratiques d’embauche.
Le sénateur Woo : Je suis tout à fait d’accord avec cela. Je me demande toutefois si la formulation n’est pas un peu ambiguë.
Le sénateur Tannas : Je pensais qu’il y avait quelque chose dans le rapport qui parlait de l’idée de se débarrasser des diplômes universitaires superflus qui sont exigés. N’est-ce pas de cela qu’il s’agit ici? C’est ce que j’ai compris quand je l’ai lu.
Le sénateur Woo : C’est comme cela que je l’ai interprété.
La sénatrice Moodie : Dans nos discussions — et le groupe de travail en a eu beaucoup —, nous avons aussi cherché à savoir si certaines de nos normes et exigences en matière de qualifications et de scolarité excluaient certains groupes.
Je pense qu’il s’agit d’une question qui a de multiples facettes. Elle porte sur notre capacité et sur les candidats que nous recherchons et sollicitons.
[Français]
La sénatrice Saint-Germain : La sénatrice Moodie est membre du sous-comité et je la félicite pour ce travail qui est d’un grand intérêt pour nous.
J’ai une question qui concerne les recommandations nos 1 et 2 et ce que j’appellerais la « pénalité au succès de l’inclusion ». Je m’explique brièvement. Lorsque j’étais sous-ministre de l’Immigration, nous avons fait des sondages internes sur l’inclusion des employés et de plusieurs employés issus de la diversité nés au Canada et au Québec. Ceux-ci refusaient de répondre aux sondages, y compris les employés issus de l’immigration récente. Je n’ai rien lu à ce sujet dans le rapport.
Considérez-vous que, potentiellement, si des sondages et des évaluations internes sont menés, ce « biais » du succès de l’inclusion doit être considéré? Devrions-nous être informés du nombre d’employés issus de la diversité, de leur pourcentage au sein du Sénat et du fait qu’ils n’ont pas accepté de répondre à des sondages, parce qu’ils se considèrent comme des citoyens et des employés à part entière?
[Traduction]
La sénatrice Moodie : Ce n’est pas une question que le sous-comité et le groupe de travail ont examinée. Nous avons eu des conversations avec la Direction des ressources humaines sur la façon dont elle comprend la démographie des personnes qui postulent des emplois au Sénat. Le plan d’auto-identification en place et qui est proposé aujourd’hui — et dont vous entendrez parler — est l’une des façons qui nous permettraient d’obtenir cette information.
Je pense que vous vous demandez comment il sera possible d’identifier ce groupe particulier que nous n’avons pas inclus. Je vais demander à Toni Francis de me donner un coup de main à ce propos. Les données qu’elle colligerait lui permettraient-elles d’arriver à ce genre de précision?
Ce que j’ai compris, c’est qu’il s’agit d’une déclaration volontaire. Il n’y a rien d’obligatoire là-dedans. En fin de compte, nous allons acquérir un certain degré de compréhension. Toni parlera de la manière dont les données seront partagées.
Toni Francis, dirigeante principale des ressources humaines, Direction des ressources humaines : Sénatrice Saint-Germain, je dirais que cela dépend de la déclaration volontaire. La stratégie de communication que nous employons dans le cadre de cette campagne, et dont je vous parlerai sous peu, est une stratégie qui, nous l’espérons, permettra d’atteindre les gens pour leur rappeler que la façon dont ils s’identifient, qu’ils soient nés ici ou ailleurs, est ce que nous recherchons. Donc, essentiellement, veuillez vous sentir inclus en communiquant vos renseignements dans le cadre du sondage.
Avec un peu de chance, nous réduirons le nombre de personnes qui ne répondent pas. Il est certain que nous courons toujours le risque que des personnes ne répondent pas, qu’elles soient issues de l’immigration ou pas. Nous en sommes conscients.
La sénatrice Moodie : C’est le point de départ du travail qui serait fait quant à la collecte de renseignements. Avec le temps, je crois que la collecte de ce genre de données changera et s’étendra pour nous aider à avoir une meilleure idée de l’état des choses. Ce n’est peut-être pas dans la demande d’information initiale, mais au fil des itérations futures, nous pourrons peut-être en arriver là.
Le sénateur Tannas : C’est un excellent travail. Je suis très favorable aux recommandations. J’ai un certain nombre de questions.
D’abord et avant tout, pour ce qui est des recommandations 1 et 2 — l’évaluation indépendante et le sondage auprès des effectifs —, on serait portés à croire que le sondage auprès des effectifs permettrait d’étayer l’évaluation indépendante, n’est-ce pas? Ne serait-il pas plus judicieux de réaliser le sondage d’abord, puis de faire appel à quelqu’un qui soit vraiment en mesure d’examiner les données?
J’aimerais savoir quel est notre objectif. Devrions-nous avoir un objectif mesurable que nous essayerions d’atteindre? Il y a quelques années, j’ai passé un certain temps au sein du sous-comité sur la diversité. Je me souviens que nous recevions des renseignements sur la diversité, le nombre de personnes, etc. Nous étions une organisation assez diversifiée et nous en sommes toujours une.
Quel est l’objectif? Avoir une plus grande diversité? Quels sont les critères selon lesquels nous allons nous réjouir ou nous sentir mal? Vous comprenez ce que je veux dire? Où cet aspect entre-t-il en jeu? Est-ce la dernière chose que nous allons faire? Est-ce la première chose que nous devrions faire?
Sénatrice Moodie, le comité s’est-il posé cette question? À quoi cela devra-t-il ressembler lorsque nous aurons réussi?
La sénatrice Moodie : Cela est intégralement lié aux objectifs que nous nous fixons. Quelle vision avons-nous de nous-mêmes? Dans ce processus, je dirais qu’il a assurément certains groupes au sein de l’organisation qui ont une idée de ce à quoi nous devons ressembler, de ce que nous devons être. En tant qu’organisation, nous n’avons pas de vision sur ce que nous voulons être.
Si vous parlez aux ressources humaines, vous allez constater qu’elles ont travaillé en ce sens, qu’elles se sont engagées dans cette voie, et qu’elles ont des principes qui guident ce qu’elles croient que nous devrions être. Ce n’est pas le cas dans l’ensemble du Sénat. Il a été reconnu qu’il y avait une lacune à cet égard.
L’évaluation externe — la recommandation 1, l’évaluation indépendante — a été soulevée à la fois par le groupe de travail et fortement soutenue par notre directrice des ressources humaines comme étant quelque chose qui est nécessaire pour aider à étayer cette question bien précise. Quelles sont nos lacunes? Qui sommes-nous? Où en sommes-nous dans ce processus?
Ce que j’ai entendu haut et fort dans l’intervalle, c’est qu’un fournisseur externe permettrait d’apporter de la neutralité. Je vais reprendre les mots de Mme Francis : il apporterait neutralité et objectivité à une évaluation, et il pourrait identifier les lacunes que le personnel interne pourrait négliger. Plus important encore, on estime que, pour le moment, les ressources humaines n’ont pas la capacité requise pour mener à bien ce genre d’examen en profondeur.
Donc, pour commencer — et c’est d’ailleurs la recommandation 1 —, l’examen serait étayé par toutes les données dont nous disposons, y compris l’auto-identification. Or, il s’agit d’un point de départ, un point de départ pour nous aider à comprendre. Quel est notre point de référence? Par rapport à quoi allons-nous évaluer la situation?
Le sénateur Tannas : Exactement.
La sénatrice Moodie : C’est une étape importante. La direction des ressources humaines nous a dit qu’elle pensait que c’était une étape importante et qu’elle n’estime pas avoir la capacité de le faire elle-même.
Le sénateur Tannas : Avons-nous tenu compte de la diversité régionale? Plus précisément, est-ce que les gens, particulièrement en ce qui concerne la technologie — des gens qui ne viennent pas d’Ottawa ou de Gatineau — sont recrutés et embauchés pour travailler à distance et apporter leur savoir-faire pour tel ou tel aspect qui pourrait être pris en charge à partir d’autres parties du pays? Est-ce que cela a été envisagé?
La sénatrice Moodie : Oui, absolument. La question a été soulevée et nous avons discuté longuement de la façon dont nous pourrions surmonter ce problème. Nous avons eu des discussions avec les ressources humaines et c’est une chose qui a été clairement reconnue.
Le sénateur Tannas : Je vous remercie.
La présidente : Encore une fois, distingués collègues, nous avons des contraintes de temps. Nous n’avons pas beaucoup de temps pour nos réunions, alors si vous pouviez vous limiter à des questions et des réponses brèves, ce serait très apprécié. Il y a encore une partie de ce rapport qui doit être présenté.
[Français]
Le sénateur Forest : Je partage les mêmes préoccupations que le sénateur Plett. Dans cet esprit-là, je suggérerais que, dans la recommandation no 4, on y aille de manière plus spécifique pour que le Sénat autorise des fonds afin de financer des initiatives sur la diversité, l’équité et l’inclusion au sein de l’institution qu’est CIBA. On devra, au préalable, évaluer les coûts et bénéfices de l’initiative avant d’autoriser le décaissement des fonds. Aux fins d’adoption du rapport, qui est excellent, et avant que CIBA donne son autorisation pour l’initiative sur la recommandation no 1, 2 ou 3, il faut que le Sénat se réunisse pour présenter les coûts et bénéfices de l’initiative, à chacune des étapes de la démarche qui me semble très bonne.
Il faut avoir cette information. Le sénateur Plett a raison de dire qu’on ne peut pas adopter le rapport aujourd’hui. On n’a aucune évaluation des répercussions financières d’un programme, qui est par ailleurs fort pertinent. De cette façon, je pense que cela pourrait être un compromis qui nous permettrait d’avancer, tout en ayant les garanties que nous poserons les questions nécessaires.
[Traduction]
Le sénateur Loffreda : Une grande partie de ma question a été couverte par la question du sénateur Tannas, mais avez-vous fait des recherches sur les pratiques exemplaires de l’industrie? Ma question allait être : quels sont vos objectifs et vos buts? C’est comme dans un labyrinthe : quand on commence par la porte de sortie, il est toujours plus facile de trouver le chemin vers le début. On ne nous a pas encore dit explicitement s’il était possible d’avoir des faits concrets et des chiffres clairs à ce sujet.
Ce que je dis — et je vais apporter des précisions à ce sujet —, c’est que les objectifs de nombreuses entreprises sont clairs. Là où j’ai travaillé, par exemple, nous avions 10 % de minorités visibles. À un moment donné, nous sommes allés jusqu’à dire qu’il nous en fallait 30 % au niveau de la direction.
Où en sommes-nous, et que faut-il faire pour arriver là où nous voulons être? Si vous n’avez pas ces réponses, nous pourrons peut-être approfondir ce point lorsque vous reviendrez. J’appuie cette initiative. C’est une initiative importante. Sauf que j’aime toujours qu’il y ait des buts, des objectifs. J’aime savoir où nous en sommes et ce qu’il faut faire pour atteindre ces objectifs. Puis il y aurait peut-être lieu d’établir au préalable ce que cela pourrait signifier comme coûts. Sommes-nous un 2 sur 10 ou un 8 sur 10? Où allons-nous? Quels sont les objectifs clairs? Que fait l’industrie? Quelles sont les pratiques exemplaires dans l’industrie? Vous pourriez peut-être nous en dire plus à ce sujet, maintenant ou plus tard.
Mme Francis : Merci, sénateur. Nous reviendrons avec des chiffres précis, mais le premier objectif était de s’assurer que notre travail était aligné sur ce que le sous-comité voulait que nous fassions. En ce qui concerne la campagne d’auto-identification sur laquelle je vais faire une présentation, la dernière date de 2019. Nous avons besoin de chiffres récents. Nous devons connaître la composition de notre organisation.
Notre intérêt est aussi de nous assurer que les employés qui sont ici ont un sentiment d’appartenance; diversité, équité, inclusion et appartenance. Le terme « sentiment d’appartenance » est essentiel. Lorsque nous envisageons de mettre en place des initiatives, des programmes et une planification des ressources humaines, nous voulons que la diversité, l’équité et l’inclusion en fassent partie. Lorsque nous mettons les politiques à jour et que nous en créons de nouvelles, nous voulons savoir quelle est la position de l’organisation. Nous tenons à mettre les politiques et les programmes au diapason de la diversité, de l’équité et de l’inclusion afin que les employés et les candidats qui sont attirés par l’organisation voient leur place au sein de cette dernière ou voient qu’il y a des ouvertures pour eux.
Nous voulons une orientation qui nous permet d’établir avec quels organismes, quelles entités et quelles communautés nous pouvons nouer des liens et comment y arriver. Nous examinons nos stratégies de recrutement et nos offres d’emploi, et nous nous assurons que l’élimination des obstacles est quelque chose que nous voulons faire. Plus tôt, une discussion sur les équivalences a été amorcée. Nous nous mettons au défi, d’une manière saine, d’établir si l’organisation a des obstacles qu’elle ne voit pas, mais que les membres de différentes communautés peuvent voir. Est-ce quelque chose que nous souhaitons faire?
Les cibles sont difficiles à établir. Étant relativement nouvelle, j’essaie encore de savoir si l’organisation veut se donner des cibles et si c’est une bonne idée de le faire. Plutôt, ne sommes-nous pas à un degré de maturité qui nous servirait bien au début de la narration?
Il s’agit de fixer un cap. L’objectif est que nous soyons une organisation qui reflète nos collectivités, les collectivités de tout le pays.
Si nous pouvons envisager des façons de travailler qui sont différentes — pour répondre à la question du sénateur Tannas sur l’embauche régionale — la diversité, le grand D, le petit d. Il s’agit de la diversité de pensée et de la diversité d’expérience, de cette diversité qui nous permettra d’être la meilleure organisation possible et d’assurer que les personnes qui travaillent pour nous peuvent faire entendre leur voix et se sentir aptes à communiquer d’une manière qui est pertinente pour elles du point de vue de l’expérience vécue.
Nous savons clairement où nous voulons aller en tant que membres d’une organisation de ressources humaines. Nous voulons nous assurer que l’employeur — c’est-à-dire CIBA — nous indique la direction à suivre, et que pour chaque initiative ou programme que nous mettons en place, nous ne perdions pas cela de vue pour fixer le cap en vue d’atteindre les objectifs.
Nos chiffres nous indiqueront le travail qu’il nous reste à accomplir et les communautés que nous devons sensibiliser. Lorsque nous affichons des messages sur LinkedIn ou sur des sites d’emploi ou que nous nous rendons à des salons de l’emploi, devrions-nous prêter attention à certaines communautés dans lesquelles nous voulons assurer une présence? Avons-nous une structure de travail? Le travail à distance est-il même possible? Avons-nous une structure qui nous permet de prêter attention à cet aspect, ou devons-nous examiner nos politiques de relocalisation, par exemple?
Nous avons beaucoup de travail à faire. Nous mettons certainement l’accent sur chacun de ces aspects, mais nous voulons savoir quelle est la ligne de conduite — la direction — à adopter pour être sûrs que, pour chaque aspect que nous touchons et auquel nous participons, nous revenons à la direction indiquée et que nos activités ressemblent à celles de CIBA et de notre comité exécutif.
Le sénateur Loffreda : Ce travail est important. Bonne chance. Je soutiens ces efforts.
Mme Francis : Merci.
La sénatrice Marshall : Merci beaucoup.
Je serai brève. Ce que le Sénateur Plett suggère est valable. Tout d’abord, nous devrions tous être sur la même longueur d’onde. Tous les membres du Comité de la régie interne devraient soutenir l’initiative. Toutefois, ces recommandations sont majeures, et nous aurions vraiment intérêt à en discuter davantage.
Il y en a deux qui m’intéressent particulièrement — soit les recommandations 7 et 8 —, mais nous n’avons pas le temps d’en parler aujourd’hui.
J’aimerais avoir une discussion plus approfondie à ce sujet. Comme je fais partie du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat, je pense toujours à l’argent. Nous nous apprêtons à examiner le budget de l’année prochaine. Je peux constater qu’il y aura des coûts importants et qu’ils seront intégrés dans la demande de fonds supplémentaire. Il serait bon de discuter davantage de cette question, afin que nous sachions tous exactement où nous allons et que nous soyons pleinement renseignés avant de nous engager dans cette voie.
[Français]
La présidente : Je vais conclure la discussion en mentionnant — à moins que j’aie un avis contraire — que les membres du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration sont à l’aise avec le rapport tel qu’il est présenté. Les membres du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration demandent cependant d’avoir un peu plus d’information sur les cibles et les coûts qui sont associés au rapport. Les membres du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration aimeraient aussi que cette information revienne au comité, soit en comité plénier, comme en ce moment, ou à huis clos. Je recommande donc que l’on remette l’adoption de ce rapport à une réunion ultérieure, quand nous aurons toute l’information en main, notamment sur les coûts et les cibles. Nous serons en mesure de prendre une meilleure décision en ayant tous les faits en main. Est-ce que les gens sont à l’aise avec cette recommandation?
Des voix : D’accord.
La présidente : Merci. Nous passons au point no 3b) sur la prochaine campagne d’auto-identification. Ce point est pour information seulement. Toni et Prescilla aideront à répondre aux questions. Je vous cède la parole, Toni.
Mme Francis : Merci, madame la présidente. Une campagne d’auto-identification offre la possibilité de demander aux employés du Sénat de déclarer eux-mêmes sur une base volontaire les informations liées à l’identité de genre, à l’identité autochtone, à leur statut de membre d’un groupe de minorité visible ou de personne en situation de handicap.
[Traduction]
La collecte de renseignements sur l’auto-identification est motivée par l’engagement que le Sénat a pris de promouvoir la diversité, l’équité, l’inclusion et l’appartenance en milieu de travail au moyen de programmes pertinents, ainsi que par son obligation d’assurer la conformité à la politique du Sénat sur l’équité en matière d’emploi. Les données sur l’équité en matière d’emploi sont recueillies au moyen du questionnaire d’auto-identification qui est déjà remis aux nouveaux employés au moment de leur embauche, et ces données sont recherchées dans le cadre des campagnes d’auto-identification menées dans l’ensemble du Sénat.
La dernière campagne a été menée en 2019 et, en bonne pratique, nous voulons mener la prochaine campagne au cours du troisième trimestre de l’exercice en cours. Cela permettra de garantir que nos données sur les effectifs sont à jour et aussi précises que possible, en fonction du taux de participation.
[Français]
Nous apporterons les changements nécessaires à la campagne d’auto-identification de 2022-2023, en particulier la manière dont les données sont saisies et la terminologie utilisée dans le sondage. Les changements assureront une analyse précise des données du Sénat et nous progresserons vers les changements requis en deux étapes distinctes.
[Traduction]
Dans un premier temps, nous apporterons quelques modifications aux définitions de questionnaire. Nous ajouterons de plus en plus de colonnes ou de définitions pour nous conformer à la Loi canadienne sur l’accessibilité, et nous veillerons à ce que les personnes qui souhaitent indiquer leur identité sexuelle disposent de cases pour le faire.
Dans un deuxième temps, nous passerons aux révisions de la politique sur l’équité salariale. Au cours de cette étape, nous passerons en revue les examens pour nous assurer qu’ils sont à jour et que la désignation des groupes est conforme à la Loi sur l’accessibilité.
Le fait de disposer d’une image actualisée de la composition de la main-d’œuvre ne servira pas seulement à confirmer le respect de la politique, mais aussi à guider la planification et la programmation des ressources humaines, ainsi qu’à fournir des renseignements au Sénat, qui s’en servira comme d’un point repère quant à la route à suivre.
Nous réaliserons ce travail au cours du troisième trimestre. Il s’agit d’une enquête confidentielle, mais non anonyme. Nous communiquerons avec les employés, et nous utiliserons constamment des moyens différents pour le faire. Nous aurons un point de contact. Ma collègue, Mme Pivkine, est phénoménale, et elle sera en mesure de s’assurer que les gens ont les informations dont ils ont besoin pour pouvoir participer à l’enquête et comprendre les répercussions de leur participation.
Ce travail est important pour notre organisation. Il s’agit d’un portefeuille important, et nous voulions que vous sachiez que nous sommes impatients d’avoir un tableau à jour, de pouvoir répondre à toutes vos questions et de nous assurer que nous sommes en mesure d’orienter notre stratégie en matière de diversité, d’équité et d’inclusion en cours de route. Merci beaucoup. Nous sommes prêtes à répondre aux questions.
La présidente : Je vous remercie de nous avoir exposé rapidement votre rapport. Chers collègues, l’un d’entre vous a-t-il des questions à poser ou des observations à formuler?
Le sénateur Tannas : Je dirais simplement qu’il s’agit d’une initiative importante et que si, dans le cadre de vos communications, vous avez besoin que des sénateurs prennent la parole, afin d’encourager les gens à déclarer leur identité et de leur expliquer pourquoi l’auto-identification importante, je serais tout à fait disposé à inscrire mon nom.
Mme Francis : Nous frapperons à votre porte, monsieur.
[Français]
Le sénateur Forest : Je suis tout à fait d’accord avec le sénateur Tannas. Il y a deux semaines, je suis intervenu alors qu’une dame se faisait agresser. Après enquête, on n’a pas été en mesure de l’identifier. J’ai fait une déposition, on a regardé les bandes vidéo et on n’y est toujours pas arrivé, étant donné l’angle de la caméra.
L’identification étant le but ultime, ne pourrait-il pas y avoir, dans notre sondage, une autre question plus précise — il s’agit d’une agression gratuite — pour voir s’il n’y aurait pas des membres de notre personnel qui auraient des informations? Par exemple, nous n’arrivons pas à joindre cette femme. On pourrait poser la question : avez-vous été victime d’une agression à l’intérieur ou à l’extérieur? Poser la question serait peut-être une bonne façon d’aider nos employés qui ont subi une agression. La femme en question était si affectée et émotive qu’elle n’a même pas voulu me donner son nom. J’aimerais bien qu’on puisse la retrouver.
La présidente : Vous dites que cela pourrait faire partie...
Le sénateur Forest : Cela se trouverait sous la rubrique « Autres ».
La présidente : Est-ce que cela ferait partie de l’auto-identification ou est-ce que ce serait autre chose?
Le sénateur Forest : Je le mettrais en annexe ou carrément sous la rubrique « Autres ». C’est un souhait plus qu’autre chose.
Mme Francis : Merci, sénateur Forest. Je ne crois pas qu’on pourrait le faire avec ce sondage. Toutefois, il est question de lancer un sondage sur l’engagement l’an prochain. On pourra alors ajouter des questions s’adressant à tous les employés à savoir, par exemple, s’ils ont déjà eu une expérience négative ou quelque chose du genre. Il y a de la place pour des questions à l’avenir. Cependant, le présent sondage sert uniquement à des fins d’auto-identification.
Le sénateur Forest : Merci. Vous avez toute ma confiance.
La présidente : Sénateur Forest, peut-on faire mention de votre expérience en guise de suivi? Je crois qu’il serait important de le mentionner. Une communication de la Direction des ressources humaines sera publiée sous peu. On y parlera de la protection à laquelle les employés ont droit lorsqu’ils quittent l’édifice. Si certains d’entre eux ont été victimes d’agression ou de situations comme celle dont vous avez parlé, on leur demanderait de nous l’indiquer. Cela ne veut pas dire que la personne se présentera, mais au moins on lui permettra de le faire. Merci, sénateur Forest.
Le prochain article est le rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités. Nous allons examiner la soumission budgétaire du Comité sénatorial permanent des affaires étrangères et du commerce international. Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, se joint maintenant à nous par vidéoconférence à titre de témoin. La sénatrice Marshall fera des remarques liminaires.
[Traduction]
L'honorable Elizabeth Marshall : Honorables sénateurs, j’ai l’honneur de présenter le huitième rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités, qui comprend les affectations recommandées pour deux budgets de comité. Les deux budgets concernent le Comité des affaires étrangères.
Avant de passer en revue chaque demande de budget, je vais vous donner quelques informations générales. Les fonds totaux prévus au budget de 2022-2023 seront de 2,382 millions de dollars. Nous allons retenir 500 000 $ pour les dépenses des témoins, ce qui laisse 1,882 million de dollars pour les budgets des comités.
Jusqu’à présent, le total de fonds recommandé pour déblocage pour le présent exercice financier s’élève à 964 744 $ (pour trois activités de déplacement de comité, une conférence et trois budgets de dépenses générales, qui ont déjà été approuvés). À ce jour, le total des dépenses et des engagements actuels s’établit à 361 240 $. Toutefois, certaines activités de voyage sont encore en cours ou n’ont été achevées que récemment, de sorte que ce chiffre devrait augmenter légèrement.
Lundi dernier, le sous-comité a rencontré le vice-président du comité des affaires étrangères, qui avait présenté deux demandes de budget totalisant 65 992 $. Leur première demande budgétaire comportait des dépenses proposées de 4 480 $ pour des dépenses générales d’accueil et 480 $ pour une activité de voyage à destination d’Affaires mondiales Canada, à Ottawa. Ces activités sont liées à leur mandat général qui vise à étudier les relations étrangères et le commerce international en général, et le budget comprend des fonds pour le déplacement de 12 sénateurs et d’un membre de leur personnel.
Je précise, à titre d’information, que la demande pour les frais d’accueil comprend 3 000 $, pour permettre au comité de payer des boissons et des collations, et 1 000 $ pour des cadeaux réciproques lorsque le comité reçoit des invités ou des délégations étrangères. Si la demande est approuvée, le comité ne pourra dépenser que les montants figurant dans chacun de ces postes, car il n’est pas permis de transférer des fonds d’autres postes au poste de l’accueil sans l’approbation du comité directeur. L’activité de voyage, bien qu’elle se déroule à Ottawa, nécessite que le comité obtienne l’autorisation du Sénat pour voyager et un budget pour payer le transport jusqu’à l'Administration centrale d’Affaires mondiales Canada.
Le sous-comité a décidé d’approuver ce budget. Cependant, nous notons qu’il pourrait être intéressant pour CIBA d’étudier les recommandations à venir du sous-comité qui pourraient faciliter les activités protocolaires. Compte tenu des informations fournies, le sous-comité recommande donc un déblocage de fonds pour les dépenses générales et une activité de voyage, pour un montant de 4 480 $. Il s’agit de la première demande.
La deuxième demande de budget comportait des dépenses proposées de 1 000 $ pour des dépenses générales liées à l’accueil et de 60 442 $ pour un voyage à Washington. Ce voyage est lié à l’étude du comité sur le service extérieur canadien et vise des fonds pour que 12 sénateurs et un membre du personnel se déplacent.
Pour information, la demande pour les frais d’accueil est de 1 000 $ pour permettre au comité de payer des boissons et collations lorsque le comité reçoit des invités ou des délégations externes. Bien que le sous-comité ne soit pas opposé à ce que le comité demande des fonds à cette fin, nous n’avons pas compris pourquoi les fonds pour les frais d’accueil de leur première demande de budget ne pouvaient pas être utilisés à cette fin, et nous suggérons donc que ces dépenses soient surveillées pour le moment. Le sous-comité n’a aucun problème avec l’activité de voyage proposée, à destination de Washington. Sur la base de ces informations, le sous-comité recommande donc le déblocage des fonds pour l’activité 1 seulement, c’est-à-dire la mission d’étude à Washington, au montant de 60 442 $.
Votre sous-comité recommande par conséquent le déblocage de 64 992 $ aujourd’hui pour deux budgets qui contiennent des dépenses générales et deux activités de voyage, laissant ainsi 852 364 $ pour le reste de l’année financière, sur les 1,882 million de dollars mis de côté pour les dépenses pour les travaux de comité.
Je vous rappelle que les budgets approuvés par le Sénat pour chaque activité de voyage représentent le montant maximal qui peut être dépensé pour cette activité. Les budgets prévoient souvent des fonds pour permettre à tous les membres du comité de voyager. Cependant, en réalité, c’est généralement une délégation réduite qui se déplace et des efforts sont déployés pour réaliser des économies supplémentaires. Par conséquent, les dépenses réelles devraient être considérablement inférieures au budget approuvé.
Chers collègues, à moins qu’il y ait des questions, je recommande l’adoption du rapport. Je suis à votre disposition pour répondre aux questions.
La présidente : Quelqu'un a-t-il des questions à poser à la sénatrice Marshall? Étant donné qu’il n’y en a pas, vous avez proposé la motion.
La sénatrice Marshall : Je recommande l’adoption du huitième rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités.
La présidente : Merci. Honorables sénateurs, vous plaît-il d’adopter le rapport?
Des voix : D’accord.
La présidente : Merci. La motion est adoptée.
Nous allons maintenant passer au point 4b, qui traite des états financiers trimestriels.
[Français]
Comme d’habitude, la présentation sera suivie d’une période de questions. Pierre restera avec nous pour cet article.
[Traduction]
C’est encore votre tour, sénatrice Marshall.
La sénatrice Marshall : Merci. Je préviens mes honorables collègues que j’ai encore des chiffres à leur communiquer.
En tant que vice-présidente du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités, j’ai le plaisir de déposer, à titre d’information, le rapport sur les points saillants financiers du Sénat pour le premier trimestre de l’exercice financier en cours.
Le sous-comité a fait preuve de diligence dans l’examen du rapport et plusieurs questions ont été posées à l’équipe des finances, qui y a répondu de manière satisfaisante.
Le rapport est mis au point tous les trois mois par la Direction des finances et de l’approvisionnement. Il n’est pas mis à la disposition du public et n’est pas audité. L’objectif du rapport est de nous fournir des renseignements continus sur l’utilisation des autorisations budgétaires, les dépenses réelles et les dépenses prévues du Sénat pour l’exercice en cours.
Pour l’exercice 2022-2023, le budget du Sénat s’élève à 121 800 000 $. À la fin du premier trimestre, le Sénat avait dépensé 21,5 millions de dollars, soit 18 % de son budget annuel. D’après les prévisions, le Sénat devrait dépenser 108,9 millions de dollars, soit 89 % de son budget annuel, d’ici la fin de l’exercice financier. Cela dit, un excédent de 12,9 millions de dollars est prévu pour l’exercice en cours, ce qui représente 11 % du budget annuel.
L’excédent est principalement attribuable au fait qu’un peu moins de 80 % du budget de bureau des sénateurs aura été utilisé, étant donné que le nombre moyen de sénateurs est de 12 de moins que ce qui était prévu au budget pour l’exercice, et que la Direction des comités et de la Direction des affaires internationales et interparlementaires prévoient un excédent de 1,7 million de dollars.
Ceci conclut mon exposé des points saillants financiers du premier trimestre, qui a pris fin le 30 juin. Pierre Lanctôt, le dirigeant principal des finances, et moi-même sommes heureux de répondre à vos questions, et vos commentaires sont les bienvenus.
Une fois que nous aurons répondu aux questions, je proposerai :
Que, conformément à la répartition des responsabilités entre CIBA et le comité permanent de l’audit et de la surveillance, les faits saillants financiers et les résultats du premier trimestre de l’exercice financier 2022-2023 soient partagés avec les membres d’AOVS pour information.
Merci.
La présidente : Merci, sénatrice Marshall. Avez-vous des questions à poser à la sénatrice Marshall, ou à M. Lanctôt?
[Français]
La sénatrice Marshall propose :
Que, conformément à la répartition des responsabilités entre CIBA et le comité permanent de l’audit et de la surveillance, les faits saillants financiers et les résultats du premier trimestre de l’exercice financier 2022-2023 soient partagés avec les membres de l’AOVS pour information.
Plaît-il aux honorables sénateurs d’adopter la motion?
[Traduction]
Des voix : D’accord.
La présidente : La motion est adoptée. Merci, sénatrice Marshall.
Le prochain point à l’ordre du jour est le rapport du Groupe de travail consultatif sur les œuvres d’art et les actifs patrimoniaux.
L'honorable Patricia Bovey : Je tiens à souligner la présence de Josée Labelle parmi nous aujourd’hui. Elle est chargée de superviser le travail des personnes qui participent au travail de conservation du Sénat. Je lui souhaite la bienvenue à ce nouveau poste.
J’aimerais commencer par remercier les membres de mon comité, les sénateurs Ataullahjan, Moodie et White, qui vont nous manquer énormément. Je vous suis vraiment reconnaissante des contributions que vous avez apportées au comité.
Madame la présidente, je ferai rapidement le point. Vous disposez du rapport écrit, et j’aimerais en parler. Comme vous le savez, nous en sommes à la deuxième année de la série Cultiver les perspectives, qui est une façon de faire participer tous les Canadiens aux œuvres d’art et aux actifs patrimoniaux du Sénat. La prochaine série de ces essais est maintenant en ligne, et je dois dire qu’ils connaissent un énorme succès. Comme je l’ai indiqué, ils permettent à des porte-parole et des gens possédant des compétences professionnelles en la matière et provenant de l’ensemble du pays de parler des œuvres que le Sénat possède dans ses collections.
Nous sommes maintenant sur le point de passer à un troisième hommage aux artistes noirs du Canada, et nous nous pencherons sur des œuvres d’artistes québécois.
Comme bon nombre d’entre vous le savent, j’ai été très perturbée par l’augmentation des coûts de transport des œuvres d’art. Nous avons ralenti un peu ce travail, afin de nous assurer que ces coûts de transport se stabilisent. Nous allons également nous pencher sur plusieurs artistes de l’ouest du Québec pour pouvoir poursuivre notre travail dans les limites des budgets dont nous disposons. Je ne demande pas de fonds supplémentaires.
En ce qui concerne les musées du Sénat, j’aimerais remercier le Musée des beaux-arts de Winnipeg de nous avoir prêté les œuvres de la collection inuite qui étaient dans la salle B30 l’an dernier. Je précise encore une fois que, compte tenu des coûts de transport, nous envisageons d’emprunter moins d’œuvres de chaque musée.
J’ai travaillé avec des galeries et des musées de tout le Canada, et je vous ferai savoir où nous en sommes au moment de notre prochaine installation. Ce travail est en cours.
En ce qui concerne l’exposition Témoignages visuels, vous savez que les œuvres de Roberta Bondar et Ed Burtynsky, qui ont été demandées par nos collègues qui travaillent à la lutte contre le changement climatique, ont maintenant été installées. Cette installation sera en place jusqu’à la fin de l’exercice financier. Nous serons à la recherche d’idées. L’objectif de cette exposition est de rendre compte de ce dont le Sénat discute dans la salle du Sénat. Ainsi, au cours des deux prochains mois, nous proposerons le prochain thème de l’exposition.
Je crois que nous devons porter attention au droit d’auteur et aux redevances d’exposition. La Loi sur le droit d’auteur du 8 juin 1988 prévoit le paiement de droits d’exposition aux artistes dont les œuvres sont exposées dans des musées ou des espaces publics au Canada. Comme vous pouvez le voir ici, nous avons obtenu l’avis juridique du Bureau du légiste et conseiller parlementaire, qui conclut que la Loi sur le droit d’auteur... Je suis d’ailleurs convaincue que la Loi sur le droit d’auteur s’applique aux œuvres que nous exposons dans les espaces publics de l’édifice du Sénat du Canada, puisque nous avons des visites guidées et que ces œuvres constituent du patrimoine public. Nous payons des droits d’exposition, comme vous le savez.
Je tiens seulement à réitérer que nous devrions payer ces droits aux artistes. Ils sont minimes. C’est à peine les courses pour une journée. Mais l’incidence de ces paiements est très importante. Nous sommes un organe législatif, et je crois que nous devons respecter les lois adoptées par cette institution. En ce qui concerne la Loi sur le droit d’auteur du 8 juin 1988, je l’ai saluée à l’époque et m’en réjouis toujours aujourd’hui. Nous devons continuer à faire ces paiements.
Nous avons revu la politique. Nous y souscrivons. Ainsi, nous travaillons maintenant à la politique relative à la collection. Il y a eu trois ajouts à la collection. D’abord, le fauteuil du Président fabriqué pour l’honorable sir Alexandre Lacoste, un don de l’ancien sénateur Serge Joyal. Sir Lacoste a été sénateur de 1882 à 1891 et a rempli la fonction de Président du Sénat en 1891. Avant 1923, chaque fois qu’un président était nommé, le Sénat lui commandait un nouveau fauteuil qu’il pouvait conserver à sa retraite. Le sénateur Joyal l’a acheté à la famille, puis nous l’a donné, donc je lui en suis très reconnaissante, et je l’en remercie en notre nom.
On nous a également offert une boîte à comptes et pièces justificatives de 1878 utilisée pour le rangement et le transport de documents du Parlement. Comme vous le savez, les comptes et les pièces justificatives du Sénat relevaient du greffier du Sénat à cette époque. La boîte sera installée devant le bureau du greffier actuel à titre de rappel de ces responsabilités.
On nous a également donné la jupe à rubans de la sénatrice Forest-Niesing, confectionnée par sa mère. Elle avait l’intention de la confectionner. Elle avait acheté tout le matériel et créé le patron, mais, malheureusement, son état de santé, puis son décès l’en ont empêchée. Elle était exposée à l’occasion de la réception spéciale donnée en l’honneur de la sénatrice Forest-Niesing. Nous emprunterons une vitrine au Musée des beaux-arts du Canada, puis nous pencherons sur la possibilité de réutiliser le matériel afin de ne pas avoir à en acheter plus. La vitrine est utilisée dans le cadre d’une exposition en cours au Musée des beaux-arts. Nous l’obtiendrons en janvier, puis nous y installerons la jupe et les boucles d’oreille. Ce sera un hommage à la sénatrice Forest-Niesing.
Nous avons également entrepris un examen de la collection. Je me souviens m’y être engagée auprès du sénateur Tannas il y a quelques années, et je suis absolument ravie jusqu’à maintenant. Comme vous le savez, le Sénat est responsable de beaucoup d’objets qui attendent d’être officiellement désignés comme des éléments de la collection du Sénat.
Nous passons ces objets en revue et Tamara Dolan, notre conservatrice, en a désigné un certain nombre à des fins d’acquisition. Vous pouvez voir la liste de neuf objets en attente que votre comité recommande d’ajouter à la collection du Sénat afin de veiller à ce qu’ils soient adéquatement entreposés, entretenus et utilisés. Il y a le portrait de sir Edmund Walker Head peint par Théophile Hamel, un grand artiste québécois, artiste canadien, et je suis emballée que nous l’ayons.
Nous avons un fauteuil de la Chambre du Sénat avant l’incendie de 1916, ce qui me paraît être un objet patrimonial fort important. Le sac de laine fabriqué avant 1889, et que nous avons prêté au Musée des beaux-arts de Winnipeg pour une exposition en cours, a été fabriqué pour le Sénat et servait aux juges de la Cour suprême qui siégeaient sur celui-ci à l’occasion de l’ouverture du Parlement. Il n’est plus utilisé, mais s’avère selon moi un objet patrimonial important.
Nous avons un bureau de l’édifice de l’Est datant de 1830 à 1860; le cabinet de la masse, qui est encore utilisé aujourd’hui; une table conçue par l’architecte de l’édifice du Centre, J. A. Pearson, fabriquée vers 1920; un pupitre de 2001 qui est une réplique du design original qui a survécu à l’incendie de 1916; et une table d’appoint du fauteuil du Président, fabriquée en 2003 afin de correspondre à l’autre, datant de 1923. Elles sont actuellement utilisées. Nous allons d’ailleurs nous pencher sur les besoins de conservation de l’une d’elles, d’ailleurs. Puis il y a une crédence, commandée par le Président du Sénat de l’époque, l’honorable Daniel Hays, d’après les crédences conçues pour la Chambre des communes.
Nous recommandons l’ajout de ces objets à la collection.
La question du déclassement, maintenant; elle vous est probablement plus chère, sénateur Tannas. Combien de ces objets en notre possession prennent de la place et ajoutent à nos coûts généraux? Nous entamons ce processus. J’espère sincèrement, madame la présidente, que nous en aurons fait le tour une première fois avant mon départ à la retraite, de sorte que nous ayons non seulement une politique, mais aussi un processus en place.
Nous commençons par la vaisselle officielle commandée par divers Présidents au fil du temps.
La présidente : Puis-je vous demander s’il y a quoi que ce soit que vous pourriez nous communiquer qui ne figure pas dans le rapport? Je suis désolée de vous interrompre de la sorte, mais nous devons vraiment rencontrer un autre groupe. Je vais remettre à plus tard certains points à l’ordre du jour.
La sénatrice Bovey : Tout ce que vais dire, madame la présidente, c’est que nous suivons le processus et qu’il s’agit d’un rapport de mise à jour.
La présidente : Je suis désolée, sénatrice Bovey.
Honorables collègues, avez-vous des questions? Non. C’est bon.
Je présume, sénatrice Bovey, que vous proposez que le comité se prononce sur votre rapport sur les œuvres d’art et les biens patrimoniaux, soit le deuxième rapport du Groupe de travail consultatif sur les œuvres d’art et le patrimoine?
La sénatrice Bovey : Oui.
La présidente : Souhaitez-vous que nous adoptions le rapport?
La sénatrice Bovey : Oui, s’il vous plaît.
La présidente : Honorables collègues, sommes-nous tous d’accord?
Des voix : D’accord.
La présidente : Merci. La motion est adoptée.
Honorables collègues, nous allons reporter le point 6 de l’ordre du jour. Passons au point 7. Madame Lacroix, je suis désolée, mais vous n’avez que deux minutes pour ce point.
Je vais reporter les points 8, 9 et 10. Nous traiterons ensuite du point 13 à huis clos.
Julie Lacroix, directrice, Direction de la sécurité institutionnelle, Sénat du Canada : Je souhaite aujourd’hui obtenir l’autorisation d’aller de l’avant avec une demande de prolongation d’un contrat à fournisseur unique accordé à Abloy Canada pour l’achat de biens.
Le Sénat travaille avec Abloy depuis 15 ans. J’aimerais continuer à le faire en demandant une prolongation de sorte qu’Abloy puisse continuer à fournir au Sénat l’équipement et les services nécessaires à notre système de verrouillage.
[Français]
Ce contrat à fournisseur unique a permis au Sénat de générer des économies de coûts importantes. Abloy Canada demeure le seul fournisseur de services qui répond avec succès aux exigences de sécurité du Sénat.
[Traduction]
Si le comité a des questions, je serai heureuse d’y répondre à huis clos, puisqu’elles pourraient avoir trait aux finances et à la sécurité.
La présidente : Est-ce qu’il y a des questions ou des commentaires? Nous allons discuter des détails connexes à huis clos. Merci, madame Lacroix.
Dans l’intérêt de son bon déroulement, je vais tenter de réserver cinq minutes à Mme Lacroix et au sénateur Deacon à la fin de la séance. J’estime en outre que certaines discussions sont importantes, mais nous avons dépassé le temps prévu et je dois gérer la séance en conséquence.
Honorables collègues, si vous êtes d’accord, nous allons maintenant poursuivre nos délibérations à huis clos.
(La séance se poursuit à huis clos.)