LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L’ADMINISTRATION
TÉMOIGNAGES
OTTAWA, le jeudi 17 novembre 2022
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui, à 9 heures (HE), avec vidéoconférence, conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour étudier des questions financières et administratives; et à huis clos, conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour étudier des questions financières et administratives.
La sénatrice Lucie Moncion (présidente) occupe le fauteuil.
[Français]
La présidente : Bonjour à tous. Bienvenue à cette réunion du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration.
Je m’appelle Lucie Moncion, je suis une sénatrice de l’Ontario et j’ai le privilège de présider ce comité.
J’aimerais maintenant présenter les sénateurs qui participent à cette réunion : la sénatrice Yvonne Boyer, de l’Ontario; le sénateur Claude Carignan, c.p., du Québec; le sénateur Dawson, du Québec; le sénateur Colin Deacon, de la Nouvelle-Écosse; le sénateur Tony Dean, de l’Ontario; le sénateur Peter Harder, de l’Ontario; le sénateur Tony Loffreda, du Québec; la sénatrice Elizabeth Marshall, de Terre-Neuve-et-Labrador; la sénatrice Rosemary Moodie, de l’Ontario; le sénateur Donald Plett, du Manitoba; le sénateur Jim Quinn, du Nouveau-Brunswick; la sénatrice Raymonde Saint-Germain, du Québec; la sénatrice Judith Seidman, du Québec; le sénateur Scott Tannas, de l’Alberta; la sénatrice Michèle Audette, du Québec.
Je souhaite également la bienvenue à tous ceux et celles qui suivent nos délibérations partout au pays.
[Traduction]
Sénateurs, avant de passer à notre ordre du jour, je voulais vous communiquer quelques bonnes nouvelles. Dans le but de rendre notre comité plus écologique, nous n’imprimerons plus de documents supplémentaires à placer dans la salle de comité. Les sénateurs auront plutôt accès à des documents bilingues sur des tablettes. Nous pourrons ainsi économiser une grande quantité de papier au fil du temps. De même, comme vous l’avez peut-être remarqué, nous recommencerons à utiliser des verres, de sorte que des pichets et des distributeurs d’eau seront mis à votre disposition dans les salles de comité au lieu des bouteilles d’eau en plastique. Là encore, cela contribuera à réduire notre empreinte.
[Français]
Honorables sénateurs, le premier point à l’ordre du jour est l’adoption du procès-verbal du 27 octobre 2022, qui se trouve dans votre liasse.
Y a-t-il des questions ou des modifications à apporter au procès-verbal?
Quelqu’un peut-il proposer la motion suivante : Que le procès-verbal du 27 octobre 2022 soit adopté?
Vous plaît-il honorables sénateurs d’adopter la motion?
La motion est adoptée.
[Traduction]
Avant que nous passions au deuxième point à l’ordre du jour, je voudrais proposer que nous nous penchions rapidement sur le cinquième point. Il s’agit d’une demande concernant un contrat à fournisseur unique pour le système des files d’attente téléphoniques. Nous pourrons ainsi passer en réunion à huis clos une seule fois, soit après le rapport de l’auditeur. Il est à espérer que ce sera une façon de procéder un peu plus efficace. Êtes-vous d’accord, sénateurs?
Je vous remercie. Nous passons maintenant au cinquième point. Il s’agit d’une modification apportée à un contrat à fournisseur unique pour un logiciel de gestion des files d’attente téléphoniques. Comme d’habitude, il est recommandé que nous discutions des aspects financiers à huis clos et que nous prenions notre décision à huis clos pour éviter qu’il y ait des répercussions sur la négociation du contrat. M. David Vatcher est ici pour présenter le rapport.
[Français]
David Vatcher, directeur, Direction des services d’information : Merci, madame la présidente.
Honorables sénateurs, la Direction des services d’information (DSI) souhaite obtenir votre approbation afin de renouveler une entente de services relative à la ligne 1-800 du Sénat ainsi qu’au système de gestion de queues téléphoniques utilisé à la DSI et à la Direction des biens et services (DBS) pour son centre de services. Le contrat prévu est d’une durée d’un an avec quatre années d’options.
Cette entente ne représente pas d’augmentation et la DSI a déjà les fonds nécessaires à son renouvellement.
Je vous remercie.
La présidente : Merci, monsieur Vatcher.
[Traduction]
Avez-vous des questions à poser à M. Vatcher ou des observations à faire?
La sénatrice Marshall : Monsieur Vatcher, il n’y a absolument pas d’autres fournisseurs. C’est un fournisseur unique, et les contrats à fournisseur unique m’inquiètent toujours.
M. Vatcher : D’accord. Différents fournisseurs offrent ce type de service. Cependant, puisque nous prévoyons passer à une autre plateforme technologique au cours de la prochaine année ou des deux prochaines années, nous avons décidé d’y mettre un terme progressivement, au moment où nous nous tournons vers la nouvelle plateforme.
La sénatrice Marshall : Et les coûts que vous avez inclus dans la note d’information sont-ils des coûts fixes? Vous ne reviendrez pas demander une augmentation l’année prochaine?
M. Vatcher : Je ne le ferai pas, sénatrice. Les coûts liés à ce contrat sont stables depuis six ans et nous ne prévoyons aucune augmentation.
La sénatrice Marshall : Merci.
Le sénateur C. Deacon : Merci beaucoup, monsieur Vatcher. Je suis heureux de vous voir. Je me demande combien d’appels par jour ce système traite.
M. Vatcher : Je vous remercie de la question, sénateur. Avant la pandémie, c’était environ 40 000 appels par année. Je peux vous donner un prix par appel, mais je ne sais pas s’il convient de le faire en séance publique. Donc, avant la pandémie, nous en étions à environ 40 000 appels par année pour la ligne 1-800, le Centre de services à la clientèle et le Centre de dépannage de la DSI.
Le sénateur C. Deacon : Beaucoup d’autres options s’offrent à nous, des centres d’appels et d’autres ressources. Sur le plan des coûts, les contrats que j’ai émis dans le passé ne correspondent pas à celui-ci. Je suis heureux d’apprendre que vous prévoyez l’abandonner. J’espère que nous allons explorer un grand nombre d’options, car je pense que les coûts par appel au total sont élevés par rapport à bon nombre d’options qui existent aujourd’hui sur la base d’autres technologies. Je suis heureux de savoir qu’il s’agit possiblement d’un contrat d’une durée d’un an.
La présidente : Avez-vous d’autres questions, chers collègues?
[Français]
Merci beaucoup, monsieur Vatcher et madame Bourgoin.
[Traduction]
Honorables sénateurs, le prochain point à l’ordre du jour concerne les états financiers annuels du Sénat du Canada et les résultats de l’audit. Pour en discuter, nous accueillons des représentants de la Direction des finances et de l’approvisionnement : le dirigeant principal des finances, M. Pierre Lanctôt; et la contrôleuse et dirigeante principale adjointe des finances, Mme Nathalie Charpentier. Nous recevons également des représentants du Service de certification d’Ernst & Young : Mme Suzanne Gignac, associée; et M. Niguel Givogue, chef d’équipe.
Je crois comprendre que la sénatrice Marshall sera la première à prendre la parole. Par la suite, M. Pierre Lanctôt et les représentants d’Ernst & Young feront un exposé. Nous passerons ensuite aux questions, puis, comme nous le faisons habituellement, les sénateurs auront l’occasion de s’entretenir en privé avec les auditeurs sans que le personnel soit présent avant que nous passions au prochain point à l’ordre du jour de notre réunion.
L'honorable Elizabeth Marshall : Je vais maintenant prendre quelques minutes pour parler de certains des points saillants de nos résultats pour l’année financière 2021-2022 ainsi que de la situation financière au 31 mars 2022. Au fur et à mesure, j’indiquerai le numéro de page correspondant dans notre documentation, car je serai brève. Donc si vous voulez consulter la page, vous pourrez le faire.
Je vais d’abord parler des nouvelles informations ou d’éléments particuliers qui sont inclus dans les états financiers. Premièrement, l’encaisse en fin d’exercice a été éliminée en 2021-2022. Depuis 2013, le Sénat détenait dans le compte bancaire du Sénat un montant de 416 000 $ à la suite de la décision du Sénat de suspendre trois sénateurs pour leur conduite liée à l’utilisation des ressources du Sénat. À la lumière d’une décision de la Cour suprême du Canada au courant de l’année financière, le Sénat n’est plus exposé à aucune responsabilité potentielle en lien avec cette affaire et, donc, les fonds ont été remis au receveur général. Si vous voulez obtenir plus de renseignements à ce sujet, vous pouvez consulter la page 10 du document de 116 pages.
Deuxièmement, la méthodologie utilisée par le Bureau de la traduction pour calculer la valeur des services de traduction et d’interprétation fournis gratuitement au Sénat a été modifiée en 2021-2022 afin de mieux refléter la valeur réelle de ces services. Par conséquent, les chiffres comparatifs de 2020-2021 ont été ajustés pour refléter la nouvelle méthodologie. Cet ajustement n’a pas eu d’impact sur la situation financière nette ou sur le coût de fonctionnement net après le financement. Pour de plus amples renseignements, consultez la page 11 du document de 116 pages.
Je vais passer aux charges du Sénat. Dans l’ensemble, les charges assujetties aux autorisations des dépenses budgétaires ont atteint 93,5 millions de dollars pour 2021-2022. Mes prochaines observations portent là-dessus et concernent la page 11 du document de 116 pages.
Ces résultats indiquent une diminution des dépenses de 21,2 millions de dollars par rapport à l’exercice précédent. Toutefois, après ajustement des éléments non récurrents de 2020-2021, tels que le redressement au régime de retraite de 19,8 millions de dollars et les paiements rétroactifs de salaires de 5,5 millions de dollars, les dépenses régulières ont augmenté d’environ 4,1 millions de dollars, ce qui représente une augmentation de près de 5 % — en fait, c’est environ 4,6 % — par rapport à l’année précédente.
Deux raisons principales expliquent l’augmentation de 4,1 millions de dollars des dépenses au cours de l’exercice 2021-2022. Premièrement, l’augmentation des salaires et avantages sociaux de 2,6 millions de dollars est principalement attribuable à une augmentation de 1,2 million de dollars résultant de l’augmentation économique des salaires du personnel des sénateurs et de l’Administration du Sénat; aux paiements rétroactifs de 800 000 $ qui ont été approuvés par notre comité en 2021-2022 pour les quatre derniers exercices financiers pour les membres de l’Alliance de la fonction publique du Canada; et à une augmentation de 600 000 $ de la rémunération et de la pension des sénateurs causée par l’augmentation de l’indemnité parlementaire et des taux de pension. Il y a également une augmentation de 700 000 $ des coûts de transports et communications ainsi qu’une augmentation de 500 000 $ pour les services professionnels, l’accueil et les repas, principalement en raison d’un assouplissement des mesures de lutte contre la pandémie et des exigences de confinement.
Je vais maintenant parler plus en détail de certains des faits saillants concernant l’état de la situation financière, ce qui correspond à la page 10 du document de 116 pages. Le montant à recevoir du Trésor de 2 millions de dollars est principalement le résultat de différences temporelles, soit le moment où les transactions sont enregistrées sur les crédits parlementaires et celui où les paiements sont effectués. Les comptes débiteurs et les avances d’un montant de 2,5 millions de dollars comprennent principalement des montants à recevoir de ministères et d’organismes fédéraux, soit 2,4 millions de dollars, et d’autres parties, soit 61 000 $. Ces créances comprennent 1,2 million de dollars à recevoir du Conseil du Trésor pour l’ajustement annuel du régime d’avantages sociaux des employés et 800 000 $ à recevoir de Services publics et Approvisionnement Canada pour le recouvrement de dépenses du projet de la vision et du plan à long terme.
Les comptes créditeurs et les charges à payer, que l’on trouve à la note 4b) des états financiers, sont de 4,5 millions de dollars. Je vais vous dire de quoi ils se composent. Il y a 3,2 millions de dollars de charges à payer liées aux traitements et salaires, qui comprennent 2,5 millions de dollars en salaires et traitements à payer pour les 11 derniers jours ouvrables de 2021-2022 et 600 000 $ pour la rémunération de la performance des cadres supérieurs; et il y a 1,3 million de dollars de comptes à payer envers des parties externes pour l’achat de biens et de services et envers d’autres ministères et organismes gouvernementaux.
La diminution de 6,3 millions de dollars, que vous pouvez voir à la page 10 du document de 116 pages, par rapport à l’année précédente est principalement attribuable à l’augmentation rétroactive des salaires économiques de 5,5 millions de dollars payable au 31 mars 2021 et à une diminution des dettes envers les parties externes de 800 000 $ en raison du calendrier des paiements et de la facturation. Les immobilisations corporelles de 6,6 millions ont diminué de 200 000 $ par rapport à l’année précédente puisque les acquisitions d’immobilisations de 1,8 million de dollars étaient inférieures à la charge d’amortissement de 2 millions de dollars.
Ceci conclut ma présentation. Je peux répondre à des questions si vous en avez. Sinon, je vais céder la parole à Suzanne Gignac, qui est associée chez Ernst & Young et qui peut fournir les résultats de l’audit au comité.
Par la suite — et c’est un moment historique, honorables sénateurs —, je vais proposer que les états financiers audités soient approuvés et déposés au Sénat après que notre comité les aura transmis au nouveau Comité de l’audit et de la surveillance pour qu’ils soient évalués. Ce sera un nouveau processus, et je pense donc qu’il s’agit d’un moment historique pour notre comité et le Sénat. C’est le nouveau processus que nous suivrons dorénavant.
La présidente : Avant que nous entendions les représentants d’Ernst & Young, je vais demander à M. Lanctôt de faire quelques observations s’il le souhaite.
Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, Direction des finances et de l’approvisionnement, Sénat du Canada : La sénatrice Marshall a présenté un excellent résumé des états financiers et je n’ai donc rien à ajouter. Toutefois, si vous avez des questions, je serai ravi d’y répondre.
La présidente : Nous allons commencer par les questions, puis nous entendrons les représentants d’Ernst & Young.
[Français]
La sénatrice Saint-Germain : Je remercie la sénatrice Marshall et M. Pierre Lanctôt pour ces informations; le rapport est très bien détaillé et fort bien présenté.
Ma question porte sur le sommaire des autres informations, juste avant la conclusion, et elle concerne la perte de biens appartenant au Sénat. Entre autres, dans les biens perdus, on dit : —
[Traduction]
[... ] 294 biens, qui n’ont pu être localisés à l’issue d’un inventaire effectué à l’entrepôt du Sénat et à l’édifice du Centre, ont été retirés de l’inventaire. Ces biens, soit 215 pièces de mobilier, 6 ordinateurs portatifs, 65 appareils électroniques et 8 outils et articles de matériel, n’ont pas été retrouvés après une deuxième et une troisième vérification physique.
Y a-t-il des problèmes liés à la manière dont nous effectuons et tenons à jour l’inventaire des biens du Sénat? Je ne sais pas qui souhaite répondre à cette question.
La sénatrice Marshall : J’aimerais commencer, sénatrice Saint-Germain. Je ne cesse de soulever la question de la comptabilisation des biens matériels au Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités. C’est-à-dire que nous devrions avoir des dossiers précis et que quelqu’un devrait vérifier.
Pour ce qui est de la vérification détaillée, je dois demander à M. Lanctôt de répondre, mais c’est une question qui a été soulevée régulièrement au sous-comité.
M. Lanctôt : Je pense que vous parlez du rapport sur les comptes publics, mais je vais répondre à la question.
Nous avons examiné attentivement les contrôles à l’égard des biens et nous avons des procédures détaillées. Le tout a été mis à jour cette année par l’équipe qui s’occupe de la gestion des biens et des services, et nous savons que le contrôle est adéquat. Dans la plupart des cas, les biens ont été perdus lorsque le Sénat a déménagé de l’édifice du Centre. Bon nombre de biens ont été déplacés à ce moment-là. Dans le transport des biens, certains pourraient avoir disparu depuis des années.
C’est essentiellement ce que nous avons pu trouver. Il s’agit de biens plus anciens sans valeur comptable. De plus, nous faisons le suivi de nombreux biens qui ne sont pas nécessairement des actifs capitalisés. C’est un autre élément. Beaucoup de petits actifs sont comptabilisés comme étant des éléments d’actif, mais n’ont pas nécessairement de valeur et n’ont pas de répercussion sur nos états financiers. Cela fait partie de l’inventaire qui a été effectué lors du déménagement à l’extérieur de l’édifice du Centre.
[Français]
La sénatrice Saint-Germain : Envisagez-vous quand même de prendre des mesures pour prévenir ces genres de pertes et de situations?
M. Lanctôt : Merci de votre question complémentaire. Je crois qu’on a les mesures en place maintenant. On a fait un inventaire il y a quelques années. On a mis à jour l’inventaire, avec le groupe des biens et services, qui contenait des actifs qui avaient été déterminés comme manquants. Cela a été nettoyé, si je peux utiliser l’expression. On a enlevé ces actifs qui étaient vieux et qui n’avaient pas de valeur comptable. Nous avons maintenant un inventaire à jour. On continue de faire une prise d’inventaire de façon régulière. Les directeurs sont responsables de signer leur prise d’inventaire.
Lorsqu’il y a des dispositions d’actifs, les finances doivent revoir la liste et signer tous les transactions financières et impacts financiers qui se rapportent aux actifs. Je crois qu’en ce moment, on a tous les contrôles en place pour éviter ce genre de situation. Cependant, on aura toujours quelques actifs, chaque année, qui ne seront pas retrouvables, surtout des petits actifs qui sont renvoyés, mais pas nécessairement identifiés dans le système comme étant renvoyés, parce qu’ils étaient brisés, et cetera. Je pense qu’on a les contrôles en place en ce moment.
La sénatrice Saint-Germain : Parfait, merci.
[Traduction]
Le sénateur Tannas : Je veux poser une question sur les redressements au régime de retraite. Il n’y en a pas eu en 2022, mais il y a eu un montant important en 2021 sur la base d’un rapport actuariel de 2019.
Notre régime n’est pas basé sur des investissements effectifs. Ce sont des investissements théoriques et c’est lié au taux des obligations du gouvernement du Canada à 10 ans qui, évidemment, a augmenté de manière significative ces derniers temps.
Pour l’année en cours, prévoyez-vous une charge rétroactive quelconque, positive ou négative? Est-ce qu’un rapport actuariel est produit chaque année à ce sujet? Si ce n’est pas le cas, quand le prochain rapport actuariel sera-t-il produit?
M. Lanctôt : Une évaluation du régime a lieu tous les deux ans. Il y en a une qui est effectuée pour 2022 pour la fin de l’année — 31 mars — et les résultats de l’analyse seront disponibles au début de 2023. Nous recevons généralement les résultats de l’analyse neuf mois après son exécution. Donc, s’il y a des ajustements, ils seront reflétés dans les états financiers de 2022-2023. Toutefois, lorsque nous tenons compte de l’augmentation — comme vous l’avez mentionné — des taux d’intérêt, qui ont une incidence sur le rendement de l’actif, mais aussi sur le passif futur, nous devons nous attendre à un redressement.
S’il y a un ajustement à faire, il ne devrait pas être du même ordre que les deux ajustements précédents. Cela reste à voir, mais à ce stade, en fonction du marché, c’est ce à quoi nous devrions nous attendre.
Le sénateur Tannas : Merci.
Le sénateur C. Deacon : Merci, monsieur Lanctôt. Au Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités, j’ai posé une question que j’aimerais poser à nouveau ici. Notre audit est un audit de l’exactitude et non un audit d’optimisation des ressources, et je remercie Ernst & Young. Lorsqu’il s’agit de comprendre ce qu’il en est du rendement de notre organisation et de l’optimisation des ressources dans les différentes activités et les divers investissements, cela relèverait du Comité de l’audit et de la surveillance plutôt que de notre comité. Nous nous occupons de prendre les décisions. Est-ce que c’est le bon cadre pour poser des questions à cet égard?
M. Lanctôt : Merci, sénateur. Je dirais que chaque directeur et chaque gestionnaire au sein de l’Administration du Sénat est responsable de veiller à ce que ses activités soient menées en optimisant les ressources. J’ai la responsabilité de m’assurer que le volet des finances est mené de manière efficace et que les objectifs de rendement sont atteints. En ce qui concerne la surveillance, il appartient au Comité de l’audit et de la surveillance d’effectuer ce type d’examen.
Le sénateur C. Deacon : Merci beaucoup.
La présidente : Je vais maintenant céder la parole à Mme Gignac, d’Ernst & Young.
Suzanne Gignac, associée, Certification, Ernst & Young s.r.l/S.E.N.C.R.L. : Je vais utiliser les résultats de l’audit que nous avons fourni, et je vais vous présenter une mise à jour de haut niveau sur ce que nous avons trouvé.
Nos services ont été retenus pour fournir une opinion sur les états financiers eux-mêmes, ce que nous avons fait. Le document sera signé une fois que les états financiers auront été approuvés. Les états financiers qui viennent de vous être expliqués concernent l’exercice qui s’est terminé le 31 mars 2022.
Nous produisons également un rapport si nous relevons des lacunes importantes en matière de contrôle à la suite de notre travail. Nous n’avons rien relevé, de sorte qu’il n’y a pas de rapport particulier à ce sujet.
Nous présentons ensuite nos résultats, et c’est ce que nous vous faisons maintenant. Si nous passons au sommaire — et je suis désolée de ne pas pouvoir vous dire précisément à quelle page il se trouve dans le document de 116 pages, mais c’est à la page 4 de notre rapport —, à gauche, nous avons les considérations importantes. Ce sont les éléments des états financiers sur lesquels nous nous sommes concentrés. Dans le rapport, nous avons fourni de l’information détaillée sur les procédures que nous avons appliquées pour nous familiariser avec ces éléments.
En dessous, nous avons les points à régler. Il est très courant d’avoir des points à régler, et ils correspondent à ce que l’on peut attendre à ce stade. Il reste à les faire approuver, et nous pourrons ensuite les valider. Nous prévoyons d’émettre ce que nous appelons une « opinion non modifiée », c’est-à-dire une opinion sans réserve. Nous n’avons aucune inquiétude concernant les états financiers. Nous pensons qu’ils donnent, à tous égards importants, une image fidèle de la situation. À l’issue de notre examen, nous approuvons la présentation des états financiers et des notes complémentaires fournies par la direction. L’étendue de notre audit a été présentée plus tôt dans l’année dans notre stratégie, et notre travail a été réalisé conformément à ce plan. Nous avons indiqué que le seuil de signification serait de 2,5 % des dépenses, et les ajustements apportés en fonction des chiffres réels ont donné lieu à un seuil de signification de 2,9 millions de dollars.
Nous pensons que les états financiers sont appropriés et que les jugements qui ont été faits sur les estimations sont raisonnables, et nous avons eu une excellente collaboration de la part de l’équipe du Sénat. Aucune anomalie corrigée ou non corrigée n’a été relevée.
Passons à la page 8 de notre document, qui traite des fraudes et des erreurs. Nous n’avons pas constaté de cas de fraude ou d’erreur. Dans le cadre de notre audit, il nous incombe de nous pencher sur cette question, et nous appliquons des procédures spécifiques à cet égard. Nous avons constaté une anomalie non corrigée qui n’est pas nouvelle. Elle concerne des immobilisations corporelles qui ont été passées en charges au cours des années précédentes au lieu d’être capitalisées, de sorte qu’il y a une différence qui subsistera jusqu’à ce que ces immobilisations aient été amorties si elles avaient été capitalisées à l’origine. Le montant n’est pas significatif. Il s’agit d’une sous-estimation des immobilisations corporelles de 211 000 $ et d’une sous-estimation de la charge d’amortissement de 71 000 $, ce qui n’est pas considéré comme significatif. Cela n’a pas d’incidence sur les résultats de notre audit.
Je pense que cela termine mon exposé.
La présidente : Merci, madame Gignac. Est-ce que quelqu’un a des questions ou des observations?
Le sénateur Loffreda : Je vous remercie de votre exposé. J’aimerais remercier la sénatrice Marshall de sa déclaration également. Est-ce qu’il y a eu des changements importants ou notables cette année dans la nature, l’étendue ou le calendrier de l’audit par rapport aux autres années?
Mme Gignac : Il n’y a pas eu de changement notable dans la nature, l’étendue ou le calendrier de nos procédures, si ce n’est que nous avons effectué le travail un peu plus tard dans l’année, principalement en raison de problèmes de personnel du côté d’Ernst & Young.
La présidente : Est-ce qu’il y a d’autres commentaires ou questions pour les auditeurs?
Le sénateur C. Deacon : Madame Gignac, j’ai posé cette question au Comité d’audit et de surveillance, et je pense que c’est important. Pourriez-vous nous parler des meilleures pratiques que vous mettez en œuvre pour la détection des fraudes?
Mme Gignac : Ernst & Young a investi plus de 1 milliard de dollars dans la technologie liée à l’analyse des données. Nous obtenons les transactions du grand livre général auprès de la direction, puis nous exécutons des procédures ciblées. Nous recherchons les transactions inhabituelles, comme les transactions traitées par une source ou par une personne auxquelles nous ne nous attendrions pas, ou les écarts importants entre le moment où elles ont eu lieu et celui où elles ont été saisies. Nous examinons particulièrement ces transactions. Nous recherchons également des mots inhabituels, par exemple. Nous tirons parti de ces analyses afin de réaliser nos procédures en matière de fraude.
La présidente : Chers collègues, comme je l’ai mentionné précédemment, il est de bonne pratique pour les sénateurs de rencontrer en privé leur auditeur après un audit. À ce stade, je demande que nous nous réunissions à huis clos. Je demande à tous les fonctionnaires et au personnel de bien vouloir quitter la séance, à l’exception des représentants d’Ernst & Young, des sénateurs et de la secrétaire de séance qui fera office de greffière pour cette partie de la séance.
(La séance se poursuit à huis clos.)
(La séance publique reprend.)
La présidente : Sénatrice Marshall, pouvez-vous répéter la motion?
La sénatrice Marshall : Je propose :
Que les états financiers audités soient approuvés et déposés au Sénat après que CIBA les aura transmis au Comité d’audit et de surveillance pour leur propre évaluation.
La présidente : Merci, sénatrice Marshall. Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?
Des voix : D’accord.
La présidente : Je vous remercie. La motion est adoptée.
Le point 3, « Plan d’accessibilité et transition du programme », vise à faire le point sur les progrès réalisés par le groupe de travail du Sénat sur l’accessibilité. Il s’agit d’une mise à jour sur les progrès du groupe de travail du Sénat sur l’accessibilité dont le but est de faire en sorte que le Sénat soit en mesure de répondre à la Loi canadienne sur l’accessibilité. Nous accueillons comme témoins Mathieu Beauregard, gestionnaire, Développement des applications et intégration des systèmes, Direction des services d’information; Mélisa Leclerc, directrice, Direction des communications; et Anne Burgess, conseillère parlementaire principale, Bureau du légiste et conseiller parlementaire.
Comme d’habitude, la déclaration liminaire sera suivie d’une période de questions.
[Français]
Monsieur Beauregard, vous avez une présentation pour les membres du comité.
Mathieu Beauregard, gestionnaire, Développement des applications et intégration des systèmes, Direction des services d’information : Merci. En 2019, le Parlement a adopté la Loi canadienne sur l’accessibilité pour faire du Canada un pays exempt d’obstacles d’ici au 1er janvier 2040.
On estime que 6,2 millions de Canadiens ont un handicap, ce qui fait ressortir la nécessité de reconnaître, d’éliminer et de prévenir les obstacles à l’accessibilité.
Je suis heureux d’être ici ce matin avec mes collègues pour vous présenter le premier plan d’accessibilité du Sénat, préparé conformément à la Loi canadienne sur l’accessibilité, et pour discuter de sa mise en œuvre.
Ce plan, qui couvre une période de trois ans, soit de 2023 à 2025, a été préparé par notre groupe de travail sur l’accessibilité composé de représentants de chaque direction du Sénat.
Une firme d’experts-conseils en accessibilité nous a aussi appuyés dans la démarche. Le plan comprend 34 objectifs répartis dans les sept domaines prioritaires énoncés dans la loi.
Ces objectifs ont été définis à la suite d’une série de consultations avec des personnes en situation de handicap menée dans l’esprit de la stratégie « Rien sans nous », qui est un élément central de la Loi canadienne sur l’accessibilité.
En premier lieu, nous avons consulté des organismes canadiens qui représentent des personnes en situation de handicap. Ces organismes nous ont parlé de ce qui était important pour les personnes qu’ils représentent.
Ensuite, nous avons voulu savoir ce que les gens à l’intérieur de notre organisation pensent de l’accessibilité au Sénat. Nous avons donc lancé des consultations internes, en commençant par un questionnaire électronique envoyé à tous les employés et sénateurs, qui a été suivi de rencontres individuelles avec plusieurs personnes en situation de handicap au Sénat.
Enfin, nous avons rencontré des sénateurs qui ont accepté de partager avec nous leur perspective sur l’accessibilité. On prévoit de publier notre plan le 1er décembre prochain, soit juste avant la Journée internationale des personnes en situation de handicap.
Mélisa Leclerc, qui est ici avec nous, va maintenant vous parler de la mise en œuvre du plan et ensuite, on pourra répondre à vos questions.
[Traduction]
Mélisa Leclerc, directrice, Direction des communications, Sénat du Canada : La responsabilité du dossier de l’accessibilité sera transférée à la Direction des communications. Pour assurer ces nouveaux services, j’ai demandé un nouvel équivalent temps plein dans le cadre du processus du Budget principal des dépenses.
La fonction clé de ce nouveau rôle est décrite dans la note d’information. En bref, cette personne sera chargée de superviser la mise en œuvre du plan; de recevoir la rétroaction, d’y répondre et d’en assurer le suivi; d’agir en tant que premier point de contact pour les questions relatives à l’accessibilité; de diriger l’élaboration des six formations décrites dans le plan; de diriger le processus annuel de consultation obligatoire auprès des personnes en situation de handicap; d’élaborer une stratégie de sensibilisation; de préparer les rapports d’étape annuels exigés par la Loi sur l’accessibilité du Canada; et de diriger la création des futures versions du plan. Tous les trois ans, ce plan doit être renouvelé.
Je voulais vous signaler que cette demande passe par le processus du Budget principal des dépenses. Avez-vous des questions?
La présidente : Merci. Est-ce qu’il y a des questions ou des commentaires?
La sénatrice Boyer : Je vous remercie de votre exposé. Je tiens à souligner que novembre est le mois de la sensibilisation aux personnes handicapées autochtones. Nous avons tous reçu des épinglettes. Voici l’épinglette correspondante. Je me demandais si cela avait été pris en compte dans le travail qui a été fait.
M. Beauregard : Je vous remercie pour cette question. Cela n’a pas été spécialement pris en compte, mais il s’agit d’un processus continu. Nous devons faire des consultations chaque année et ajuster notre plan en conséquence. Je veillerai à ce que nous en tenions compte au cours de l’année à venir.
La sénatrice Boyer : Merci.
Le sénateur C. Deacon : Merci beaucoup de votre présence aujourd’hui. J’aimerais comprendre, si possible, madame Leclerc, la raison pour laquelle ce dossier est géré par les Communications et non par les RH. J’ai été vraiment étonné d’apprendre cela. Ce qui me préoccupe en particulier, c’est que lorsque nous n’avons pas de leadership dans un domaine... Je pense à SPAC, aux travaux exécutés sur les entrées de l’édifice de l’Est et à la nouvelle entrée qui n’est pas accessible alors qu’on vient d’y faire des travaux considérables. Je trouve cela surprenant. Je m’attendais à ce que la direction de ce projet soit assurée par les RH. Pouvez-vous nous dire pourquoi? Quel a été le raisonnement?
Mme Leclerc : M. Beauregard et moi avons eu une réunion avec la directrice des RH et nous avons discuté des avantages et des inconvénients. Parmi les 34 objectifs du plan, 20 ont une incidence directe ou indirecte sur la Direction des communications. Il suffit de penser au site Web, par exemple. Tout doit être accessible. Par exemple, quelqu’un peut avoir besoin d’un lecteur d’écran. Il y a des éléments qui touchent les RH, et il y a des incidences sur pratiquement tous les services. Étant donné que la Direction des communications est l’une des plus touchées, on a convenu que nous devions probablement diriger ce projet. Évidemment, les RH joueront un rôle majeur. La stratégie de sensibilisation, par exemple, est une chose sur laquelle nous travaillerons et que nous améliorerons avec les RH.
M. Beauregard a mené la consultation, mais presque partout, le dossier de l’accessibilité ne relève pas des RH. Par exemple, du côté de la Chambre des communes, un secrétariat a été créé et du personnel y est affecté. Dans la plupart des ministères, il s’agit en fait d’un secrétariat distinct ou d’une entité spéciale qui relève des services généraux, par exemple. C’est la même chose pour la Bibliothèque du Parlement.
J’ai également la capacité, au sein des Communications. J’ai une équipe de rédacteurs pour la rédaction du rapport annuel. J’ai déjà mis en place divers systèmes de suivi pour suivre la rétroaction. Nous sommes déjà responsables des demandes de renseignements du public; la ligne téléphonique principale du Sénat passe par mon administration. Nous avons déjà l’expérience de la gestion de toutes ces demandes en temps voulu, du suivi et du compte rendu, et nous avons donc pensé que nous pouvions tirer parti de cette expérience. Il en va de même pour l’animation des six formations. Par exemple, la politique de lutte contre le harcèlement a été élaborée par les RH en consultation avec divers ministères, mais mon équipe a conçu la formation proprement dite en fonction des besoins propres au Sénat. Nous avons fait de même pour la formation sur la délégation des pouvoirs financiers. Le service des finances a élaboré la politique, mais mon équipe a conçu la formation.
Nous pensons que nous pouvons importer certains modules de divers ministères gouvernementaux et autres et les adapter au Sénat. Cela évite de faire appel à un consultant, par exemple. L’objectif est de faire le plus possible à l’interne pour éviter les coûts supplémentaires. Nous avons pensé que ce serait un bon endroit pour harmoniser les choses de manière efficace, mais toutes les directions concernées et les RH joueront un rôle clé, c’est certain.
Le sénateur C. Deacon : Je vous remercie. En ce qui concerne la responsabilité, qui est chargé de s’assurer que nous progressons vers cet objectif global?
Mme Leclerc : La responsabilité incombera à la Direction des communications, mais en fin de compte, toutes les directions sont responsables des objectifs auxquels elles se sont engagées dans ce plan. Ces 34 objectifs ne peuvent pas faire l’objet d’une reddition de comptes si un service ne le fait pas, mais nous allons le rappeler aux gens. Nous enverrons un certain nombre de rappels. Si quelque chose ne peut être réalisé, il y aura une sorte de justification et nous devrons en rendre compte, donc nous le ferons.
La sénatrice Seidman : Merci de votre exposé, madame Leclerc. Je dois dire que je pense comme le sénateur Deacon. Je suis assez étonnée par la possibilité que cela relève des Communications. Je suis une sénatrice qui a participé activement au projet de loi ayant mené à l’adoption de la Loi canadienne sur l’accessibilité. Le Comité sénatorial permanent des affaires sociales, de la science et de la technologie en avait été saisi, et le sénateur Munson et moi-même avions rencontré des intervenants. Nous avons beaucoup participé à la modification de cette loi et à sa mise en œuvre.
À première vue, j’ai du mal à croire qu’il s’agit d’une question de communication. C’est certainement bien plus qu’une question de communication. Lorsque j’examine les responsabilités du nouveau poste, il me semble que huit des neuf responsabilités ne relèvent pas du tout des communications. Lorsque vous parlez de superviser la mise en œuvre du plan en suivant les progrès accomplis par chaque direction, de recevoir la rétroaction, d’y répondre et d’en assurer le suivi, d’agir en tant que premier point de contact pour les questions relatives à l’accessibilité, de se charger des relations et des interactions avec la communauté des personnes en situation de handicap, de préparer et de publier les rapports d’étape annuels et de diriger le processus de consultation obligatoire auprès des personnes en situation de handicap, j’ai beaucoup de mal à voir cela comme une entreprise de communication. Je trouve cela très décevant si c’est à cela que tout se résume. C’est bien plus qu’une entreprise de communication. Il s’agit d’une entreprise proactive, orientée vers l’action, à laquelle le Sénat tout entier doit participer. Si nous nous trompons en pensant qu’il ne s’agit que d’une affaire de communication... D’après moi, ce n’est pas le cas. Je suis désolée, mais j’ai vraiment du mal à accepter cela.
La présidente : Est-ce qu’il y a une réponse à cela ou est-ce que c’est simplement un commentaire?
M. Beauregard : Pour le plan lui-même, je suis d’accord avec vous. Nous nous intéressons aux actions, et le plan comporte 34 objectifs. Certains sont liés à l’emploi et, donc, plutôt liés aux ressources humaines, mais ils sont regroupés dans sept domaines prioritaires différents qui sont très vastes. Nous avons des choses liées à l’environnement bâti, pour lesquelles c’est notre Direction des biens et services qui interviendra et assumera le leadership. Il y a beaucoup de choses liées aux technologies de l’information et des communications, qui impliqueront la Direction des services de l’information et la Direction des communications, qui gère notre site Web. La Direction de l’approvisionnement participe également pour l’acquisition de biens et de services accessibles. Le transport est également sollicité pour notre navette.
Je pense que le rôle de la communication... C’est l’idée d’avoir un chef d’orchestre, un leader qui est capable de s’assurer que toutes les directions atteignent leurs objectifs, de suivre les réactions que nous recevons du public, et de veiller à ce que les mesures que nous prenons en tiennent compte.
Comme l’a mentionné le sénateur Deacon, nous avions besoin d’une organisation, d’une personne ou d’une direction responsable de veiller à ce que tout le travail soit accompli. En examinant les différentes options qui s’offraient à nous, il nous a semblé plus logique de confier cette tâche aux Communications, avec l’ensemble des compétences existantes. Mais il est certain que toutes les directions, y compris la DSI, qui s’occupe beaucoup de technologies et de technologies de l’information, vont participer à la réalisation de tous les objectifs. C’est un effort d’équipe, et tout le monde va y participer.
La sénatrice Seidman : Je comprends ce que vous dites, mais très franchement, je pense que la perception correspond à la réalité, et je pense que cela envoie le mauvais message. Le fait que le leadership vienne des Communications dans ce dossier est une erreur, à mon avis, même en ce qui concerne le message que cela envoie au public et au Sénat lui-même. C’est un mauvais message. Alors je suis désolée, mais je ne suis pas d’accord sur cette question, et je pense, franchement, que nous devrions reconsidérer la façon dont nous allons déterminer la personne responsable et la direction responsable d’un dossier aussi crucial que l’accessibilité. C’est un dossier important pour le Sénat, et nous devrions le traiter comme tel.
La sénatrice Marshall : Merci beaucoup. Je rejoins les commentaires du sénateur Deacon et de la sénatrice Seidman. Je dois dire que, lorsque j’ai lu le document hier soir — je vous remercie d’ailleurs du matériel et de votre exposé —, je suis restée absolument perplexe quant à la raison pour laquelle ce projet devrait relever de la Direction des communications. En y réfléchissant hier soir, je me suis dit que si je devais choisir une autre direction que celle des ressources humaines pour ce dossier, la Direction des communications serait la dernière que je choisirais. Je considère que les Communications s’écartent de leur domaine d’expertise. J’ai le même problème que le sénateur Deacon et la sénatrice Seidman. Je ne vois tout simplement pas cela dans le giron des Communications.
Le sénateur Dawson : C’est peut-être un coup d’épée dans l’eau, mais mon problème est de savoir dans quelle mesure nous nous harmoniserons avec la Chambre des communes. Avec la réalisation de la vision et du plan à long terme pour la Cité parlementaire — la construction du vieux nouveau parlement — nous aurons des zones communes, et il y aura l’accessibilité... Le sénateur Deacon a mentionné l’édifice de l’Est, évidemment. Il est toujours un peu plus difficile de faire du neuf avec du vieux, en ce qui concerne l’accessibilité, mais la vision et le plan à long terme forment un projet commun. Je ne vois pas, dans ce dont vous parlez, comment établir une communication avec le côté de la Chambre des communes. C’est deux tiers ou un tiers environ du nouveau bâtiment que nous utiliserons en commun. De toute évidence, le centre d’accueil est un projet conjoint avec la Bibliothèque, la Chambre et le Sénat. Est-ce qu’il y a un plan?
Si nous abordons cet enjeu sous l’angle des communications et qu’eux le font sous l’angle des ressources humaines, nous pourrions avoir un problème de communication. C’est certainement une bonne chose d’avoir de bonnes communications, mais nous devrions avoir un plan quelconque de la façon dont nous procédons avec la Chambre des communes. Nous voyons que notre dépendance à leur égard pour la traduction et toutes sortes de services peut créer des problèmes majeurs. Puisque nous avons du temps pour le futur bâtiment, existe-t-il un plan à cet égard?
M. Beauregard : Je vous remercie pour votre question. C’est une très bonne question. En fait, nous discutons beaucoup avec la Chambre des communes, la Bibliothèque du Parlement et le Service de protection parlementaire. Nous tenons des rencontres toutes les deux semaines et nous élaborons nos plans en nous consultant mutuellement, particulièrement pour nous assurer que nous nous entendons sur des aspects comme l’interprétation et tout ce qui a trait à la technologie de la radiodiffusion. Nous nous entretenons également avec les trois groupes de travail parlementaires sur l’accessibilité universelle, dont les membres proviennent du Sénat, de la Chambre des communes, de la Bibliothèque du Parlement, du Service de protection parlementaire et de Services publics et Approvisionnement Canada. Le Sénat est déjà représenté au sein de ces comités et il travaille conjointement avec la Chambre des communes et ses partenaires parlementaires.
Notre objectif est de parvenir à une solution commune et de nous assurer que nos objectifs et nos mesures sur le plan de l’accessibilité concordent avec ceux des autres entités.
Le sénateur Dawson : Nous ne voyons cela nulle part dans le document. Il n’est aucunement mentionné qu’il y a des discussions avec la Chambre, la Bibliothèque et, bien sûr, SPAC. Je crois qu’il faudrait l’indiquer afin que nous comprenions qu’il y aura un partage. Nous travaillons maintenant à un kilomètre du Parlement, et nous ne partageons rien avec la Chambre des communes, mais cela va changer. Je ne serai plus ici à ce moment-là, mais comme il y aura un bien plus grand partage dans l’avenir, nous devrions commencer à planifier en fonction de cela, notamment dans les documents.
Mme Leclerc : Nous avons une employée qui se consacre au dossier de la vision et du plan à long terme. Il s’agit de Chantale Lamarche. Elle relève de moi-même et de Josée Labelle à la Direction des biens et services. Nous participons largement à l’examen de la conception schématique du centre des visiteurs. Nous avons déjà soulevé certaines de ces questions, et nous sommes déjà en train d’en discuter avec la Chambre, en collaboration avec la Direction des biens et services.
Le sénateur Quinn : Je partage le point de vue de mes collègues qui ont déjà pris la parole, et je dis cela parce que j’ai occupé des emplois dans le secteur public. Je trouve inhabituel que ce soit les Communications qui s’occupent de cette fonction. Je dis cela en m’appuyant également sur mon expérience de travail au sein de divers ministères. Qui est responsable de la fonction de santé et sécurité au travail, la SST, au Sénat? Qui est le point de contact central relativement à la SST? Est-ce la Direction des communications? L’accessibilité est très liée à la santé et sécurité au travail. Lorsqu’une personne demande qui est responsable de l’accessibilité au Sénat et que nous répondons que c’est la Direction des communications, on pense immédiatement que c’est une façade, car nous évoluons dans un cadre politique. Nous devons être prudents en raison du type d’institution que nous sommes.
À mon sens, au sein d’une organisation, c’est le service des ressources humaines qui coordonne les activités relatives à des aspects comme l’accessibilité. Cela m’inquiète quand on me dit « nous avons les ressources pour préparer un rapport et pour faire ceci et cela. » Vous avez ces ressources et j’aimerais croire que vous ne travaillez pas en vase clos, mais plutôt d’une manière coopérative et horizontale. J’aimerais croire que ces rapports sont préparés en collaboration avec les gens des ressources humaines, qui devraient être responsables de l’accessibilité, de la même façon qu’ils sont responsables de la SST.
Je voulais faire ce commentaire, car j’ai trouvé les propos de mes collègues très pertinents. Nous devons réfléchir à cela au regard de notre image publique.
[Français]
La présidente : Avez-vous un commentaire à ajouter, monsieur Beauregard?
[Traduction]
M. Beauregard : J’ajouterai qu’une importante partie du plan est la relation employeur-employé, et elle est liée à la santé et sécurité au travail. Lorsqu’on examine les obstacles à l’accessibilité et le travail qui doit être été effectué, on constate que nos responsabilités sont bien plus vastes. Une grande partie de nos objectifs et de notre travail concerne l’information. Nous publions plus de 10 millions de mots dans notre site Web chaque année et nous produisons de nombreuses vidéos — 1 500 heures tous les ans — alors la radiodiffusion constitue un aspect important du travail de la Direction des communications. Nous devons nous assurer que toute cette information est accessible aux Canadiens. Il y a des recommandations à l’intention des employés. Cet aspect joue un grand rôle sur le plan de l’accessibilité. Nous produisons tout cela pour les Canadiens, afin que le Sénat soit accessible au public canadien.
Le sénateur Quinn : J’ai surtout un commentaire à formuler. Je ne conteste pas l’importance des communications et de ces 10 millions de mots. Je ne laisse pas entendre que les Communications ne continueront pas d’effectuer ce travail. Toutefois, ce travail sera effectué en collaboration avec une entité qui a — ou devrait avoir — une responsabilité de surveillance à l’égard des aspects comme l’accessibilité et la SST. L’accessibilité implique des éléments de la SST. Alors, nous devons être très prudents.
Mon autre question concerne les échanges avec la Chambre. Quelle entité s’occupe de l’accessibilité à la Chambre? Est-ce que ce sont les Communications?
M. Beauregard : La Chambre des communes, d’après ce que je sais, est en train de mettre sur pied un secrétariat à l’accessibilité, alors, je pense qu’il s’agira d’une entité distincte. Je ne sais pas de quelle direction il relèvera, mais je ne crois pas que ce sera la Direction des ressources humaines.
En ce qui a trait à la Bibliothèque du Parlement, il y a un an, ou même un an et demi, elle a créé un poste de coordonnateur de l’accessibilité, et c’est cette personne qui est responsable de ce dossier. Nous travaillons en étroite collaboration avec elle. Son poste ne relève pas de la Direction des ressources humaines. Elle relève du directeur général du Secteur des services généraux. Je siège à plusieurs comités au sein du gouvernement fédéral, et je peux vous dire qu’à certains endroits, cette responsabilité relève des Ressources humaines, mais ce n’est pas le cas partout. Dans bien des endroits, cette responsabilité appartient au secteur des services généraux. Parfois, elle relève du service des immeubles. C’est différent d’un endroit à l’autre.
La sénatrice Moodie : Je voulais simplement poser une question ou peut-être souligner ce que je considère être une lacune ou un élément qui pourrait être amélioré dans le plan. Nous nous demandons de quelle entité devrait relever cette responsabilité de surveillance, et je suis tout à fait d’accord avec mes collègues à ce sujet. Vous avez mentionné qu’il faut adopter une approche visant l’ensemble du Sénat, et c’est certes l’un des éléments les plus complexes de ce plan. Comment peut-on nous assurer que ce plan soit mené à bien, qu’il y ait une reddition de comptes et que nous mesurions le rendement? Je ne vois pas beaucoup de mesures du rendement dans ce plan. Vous parlez de rétroaction et de suivi. Vous utilisez de bons termes, mais ils ne m’indiquent pas assez précisément comment nous allons évaluer ce plan ni à quels moments et à quelle fréquence nous allons le faire.
Pouvez-vous nous dire comment vous avez prévu de mesurer le rendement de ce plan? Essentiellement, il s’agit de déterminer si les Communications seront en mesure d’assumer cette fonction.
M. Beauregard : Je vous remercie pour votre question. Cette initiative comprend de la rétroaction. Nous ferons le suivi de tous les commentaires que nous recevrons, qu’ils proviennent de l’interne ou de l’extérieur.
Nous devons fournir une réponse. La loi nous oblige à faire état dans notre rapport annuel de la rétroaction que nous obtenons. Tout cela est très bien décrit et expliqué dans le règlement d’application de la Loi canadienne sur l’accessibilité. Nous avons prévu que les Communications se chargeront de cette tâche. Étant donné que les Communications reçoivent déjà les commentaires du public, elles ont déjà les outils nécessaires pour le faire.
Pour ce qui est de suivre la progression de la mise en œuvre du plan, je le répète, nous devons présenter un rapport annuel à ce sujet. Nous avons 34 objectifs. Certains sont très simples et peuvent être facilement réalisés, tandis que d’autres sont des petits projets en soi. Grâce aux processus existants qui servent à suivre la progression des projets, nous serons en mesure de veiller à ce que chacun des projets soit mené à bien, et nous inclurons dans notre plan annuel toute l’information concernant la façon dont ils ont été réalisés. Si un projet a du retard ou si un projet est en avance, nous en donnerons les raisons dans le rapport annuel.
Le sénateur Loffreda : Il y a deux mots clés. Nous parlons de responsabilité, mais il s’agit davantage de « diriger » et « d’appuyer ». Pour défendre votre point de vue, je dois dire que le soutien qu’offrira la Direction des communications sera l’une des clés du succès. Je suis toutefois d’accord avec mes collègues que la perception du public à ce sujet n’est pas idéale. Notre principale préoccupation n’est pas de communiquer les éléments, les questions ou les inquiétudes qui s’imposent, c’est plutôt d’accomplir le travail. Les Ressources humaines détiennent sans doute des renseignements concernant les personnes qui doivent avoir accès aux dossiers et elles connaissent les chiffres, alors pourquoi n’a-t-on pas envisagé une co-direction ou quelque chose du genre? Êtes-vous à l’aise de travailler avec les Ressources humaines malgré le fait qu’elles détiennent des dossiers confidentiels auxquels l’accès doit être élargi ou qui ont une incidence sur le projet sur lequel nous travaillons?
Je conviens que votre rôle est essentiel. Nous le savons tous. Vous êtes une direction qui offre un soutien au Sénat, donc, la co-direction aurait été idéale dans cette situation, ou peut-être que les rênes auraient tout simplement pu être confiées aux Ressources humaines. Vous auriez aussi une responsabilité, mais la Direction des ressources humaines serait le principal responsable.
Mme Leclerc : Nous aurions peut-être dû préciser au début que le titre de ce poste sera « agent d’accessibilité ». Nous n’indiquerons pas que la Direction des communications est le responsable. Le titre du poste en tant que tel sera « agent d’accessibilité ». C’est la personne-ressource qui sera indiquée dans notre site Web externe, par exemple, ou dans le rapport. En ce qui a trait aux Ressources humaines, lorsqu’il y a des dossiers confidentiels, on a parfois recours à mon équipe et on nous donne l’accès. Il est clair que les documents sont correctement identifiés, mais si la question que nous soulevons relève des Ressources humaines et qu’elle concerne un dossier confidentiel, le travail serait entièrement effectué par les Ressources humaines. Notre rôle consisterait à veiller à ce que la question soit traitée en temps opportun et qu’on en fasse état dans le rapport final. Toute l’information qui peut être rendue publique figure dans le rapport que nous déposons au Parlement. Je dirais que tout le monde a une co-responsabilité. Les Ressources humaines sont certes un partenaire clé. D’un point de vue juridique, les services juridiques jouent également un rôle clé dans ce dossier.
Le sénateur Loffreda : Donc, c’est seulement une apparence, une façade. Je crois que vous le comprenez. Je ne veux rien enlever à votre responsabilité, qui est essentielle à la réussite dans ce dossier.
Le sénateur C. Deacon : Un élément qui manque dans le plan selon moi, c’est un passage indiquant que nous devrions examiner les règles, les pratiques et les procédures lorsqu’elles ne permettent pas d’atteindre l’objectif de ce plan et de ce travail. Lorsque nous avons étudié certaines des règles dans l’optique de l’inclusion de la diversité, nous avons constaté qu’elles étaient lacunaires sur ce plan. Je crois que nous devrions envisager d’inclure cela dans le plan, à savoir examiner nos règles, pratiques et procédures pour nous assurer qu’elles traitent de façon satisfaisante des questions de mobilité.
La sénatrice Marshall : Vous nous avez donné tout un document d’information à lire. À ce sujet, je vais m’appuyer sur mon expérience au sein du Sous-comité du budget des dépenses. Habituellement, un tel document est examiné d’abord par un sous-comité avant d’être soumis au comité principal. Est-ce que ce document a été examiné par un sous-comité de notre comité avant qu’il ne soit présenté?
Mme Leclerc : Le comité de direction l’a examiné, sénatrice Marshall.
La sénatrice Marshall : D’accord, mais les Ressources humaines ne l’ont pas examiné par contre.
Mme Leclerc : Non.
La sénatrice Marshall : D’accord. Merci.
La présidente : Y a-t-il d’autres questions ou commentaires à ce sujet? S’il n’y en a pas, nous allons approuver le plan d’accessibilité qui nous a été présenté, comme on nous a demandé de le faire. Voilà la première chose.
[Français]
Mathieu, je sais que vous avez beaucoup travaillé sur ce dossier dans la dernière année et que cela ne faisait pas partie de vos fonctions. Je vous remercie d’avoir pris le temps de constituer l’équipe et d’avoir fait tout le travail associé à ce dossier extrêmement important pour le Sénat.
Deuxièmement, il y a tout ce qui est lié à la conformité du Sénat comme employeur et comme exemple qu’on doit donner aux Canadiens. C’est extrêmement important.
Troisièmement, quant à la recommandation qui nous est faite par les gens chargés du dossier, ceux-ci font partie des opérations du Sénat et ont la capacité de nous dire qui est en mesure de faire le travail à l’heure actuelle. J’ai beaucoup de respect pour les employés lorsqu’ils nous font des recommandations, car ce sont eux qui sont au cœur des opérations. Nous ne le sommes pas, en tant que sénateurs.
J’ai entendu les commentaires relativement au fait que la direction qui devrait mener la charge sur ce dossier est celle des ressources humaines. Je pense qu’à l’heure actuelle, pour nous, il est important que ce soit mis en place. S’il y a des ajustements à faire à l’avenir, il faudrait le faire au moment opportun.
C’est mon commentaire, à la suite de ce que j’ai entendu ce matin. Notre travail est d’approuver le plan d’accessibilité.
[Traduction]
Quelqu’un peut-il proposer la motion suivante :
Que le plan d’accessibilité 2023-2025 du Sénat soit approuvé.
La sénatrice Saint-Germain propose la motion.
Plaît-il aux honorables sénateurs d’adopter la motion? La motion est adoptée.
[Français]
Merci beaucoup, Mélisa. Merci beaucoup, Mathieu et Anne.
Nous passons au point no 4. Notre prochain point ce matin concerne un accord de niveau de service avec la Chambre des communes pour les logiciels, le soutien et la diffusion. David Vatcher, directeur des services d’information, Direction des services d’information et Marie-Jules Morris Bourgouin, conseillère principale, Planification des activités des services d’information, Services d’information, sont avec nous. Chers collègues, comme d’habitude, la présentation sera suivie d’une période de questions.
M. Vatcher : Cette note d’information est de nature annuelle et sert à exprimer les changements de coût relatifs à notre entente quinquennale avec la Chambre des communes qui prendra fin le 31 mars 2024. La nature de l’entente avec notre partenaire parlementaire inclut des contrats où le Sénat profite de réductions de volume obtenues grâce à différentes ententes que la Chambre des communes établit avec des partenaires externes.
C’est ce qui explique pourquoi notre note d’information est présentée à cette date. Par contre, des discussions ont lieu tout au long de l’année avec nos collègues de la Chambre des communes afin de faire des suivis sur différents sujets et renouvellements. L’augmentation pour l’année en cours y est expliquée en détail. Elle sera financée au moyen d’une réallocation budgétaire et aucun financement supplémentaire n’est réclamé. Je suis prêt à répondre à vos questions.
La présidente : Merci beaucoup, David. Y a-t-il des questions pour David? Il n’y en a pas. Merci beaucoup. S’il n’y a pas de questions, est-ce qu’un sénateur accepte de proposer la motion suivante :
Que l’Administration du Sénat soit autorisée à conclure une entente de niveau de service principal entre le Sénat et la Chambre des communes pour un montant total de 2 152 711 $ pour l’exercice 2022-2023.
Ai-je un proposeur? La sénatrice Moodie propose la motion. Plaît-il aux honorables sénateurs d’adopter la motion?
Des voix : D’accord.
La présidente : La motion est adoptée.
Merci beaucoup, David. Je crois comprendre que vous nous assisterez également pour les deux prochains points.
Le point no 5 a déjà été traité et approuvé.
Le point no 6 porte sur l’accord de niveau de service avec Services partagés Canada pour les lignes téléphoniques fixes. La présentation de David sera suivie de nos questions.
M. Vatcher : Merci. Comme vous venez de le dire, madame la présidente, il s’agit d’une entente avec Services partagés Canada et Bell Canada d’une durée de quatre ans pour des services de téléphonie fixe pour les bureaux. Le montant que nous vous présentons montre d’importantes réductions par rapport aux cinq années précédentes, grâce au programme Cut the Cord entamé en 2020.
Le Sénat souscrit à ce service depuis environ 30 ans. Le contrat est très flexible et nous permet d’ajouter ou de retirer des lignes sur une base mensuelle, et ce, sans pénalité. D’ici quelques semaines, je l’espère, la DSI vous proposera un projet de remplacement de cette technologie vieillissante par une solution moins coûteuse. Cela répond à une question posée plus tôt ce matin par le sénateur Deacon. Ce contrat continuera d’être financé par la DSI et aucun financement supplémentaire n’est demandé.
La présidente : Y a-t-il des questions ou commentaires pour David? Puis-je avoir quelqu’un pour proposer la motion suivante :
Que l’Administration du Sénat soit autorisée à conclure un contrat à fournisseur unique pour les services téléphoniques de ligne fixe fournis au Sénat dans le cadre d’un accord directeur avec Services partagés Canada pour quatre ans et d’une valeur de 1 040 700 $.
Ai-je un proposeur? La sénatrice Boyer propose la motion. Plaît-il aux honorables sénateurs d’adopter la motion?
Des voix : D’accord.
La présidente : La motion est adoptée.
[Traduction]
Le point 7 est une mise à jour sur les comptes publics pour l’exercice 2021-2022. Elle vise uniquement à nous fournir des renseignements. Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, Direction des finances et de l’approvisionnement, est de retour pour cette mise à jour.
[Français]
M. Lanctôt : Honorables sénateurs et sénatrices, je vais fournir les faits saillants de l’information financière du Sénat qui fait partie des Comptes publics du Canada pour la fin de l’exercice financier du 31 mars 2022. Ceux-ci ont été déposés au Parlement le 27 octobre dernier.
Les résultats financiers du Sénat révèlent que le Sénat a dépensé 12,8 millions de dollars de moins pendant l’exercice 2021-2022 que ce qui avait été reçu en matière d’autorisations votées, soit 79,1 millions de dollars. L’ensemble des crédits inutilisés du Sénat demeure dans le Trésor et les crédits parlementaires excédentaires du Sénat ne sont pas reportés à l’exercice suivant.
La principale raison de ce surplus budgétaire est liée au niveau d’activité plus faible que planifié en raison des élections fédérales et de la pandémie mondiale.
[Traduction]
Les bureaux des sénateurs et les agents supérieurs ont réalisé un excédent de 8,5 millions de dollars dû au fait que le nombre réel de sénateurs au cours de l’exercice était inférieur au nombre prévu dans le Budget principal des dépenses et à cause du niveau réduit d’activités en raison de la pandémie. En raison de cette même situation, les comités sénatoriaux et le Groupe des affaires internationales et interparlementaires ont dépensé 3,2 millions de dollars de moins que leur budget.
En ce qui concerne l’Administration du Sénat, un excédent de 2,1 millions de dollars a été réalisé en raison de postes vacants et de salaires inférieurs aux prévisions. De plus, un excédent de 1,1 million de dollars est attribuable à la réduction des besoins en matière de services pendant la pandémie. Ces excédents ont permis au Sénat d’autofinancer, à hauteur de 1,2 million de dollars, des améliorations à ses immobilisations corporelles. Un résumé entourant d’autres renseignements publiés dans les comptes publics du Canada est présenté à la page 2 de la note d’information. Ceci conclut mon rapport. Il me fera plaisir de répondre à vos questions et de recevoir vos commentaires.
La présidente : Y a-t-il des questions pour M. Lanctôt?
[Français]
Merci beaucoup, Pierre.
Nous passons au point no 8.
J’ai l’honneur de déposer le huitième rapport du sous-comité du programme et de la procédure qui porte sur les décisions prises par le comité directeur au nom de CIBA depuis notre dernière réunion. Ce rapport vous est présenté à titre informatif.
Est-ce qu’il y a des questions ou des commentaires au sujet du huitième rapport? Sinon, nous passons au prochain point à l’ordre du jour.
[Traduction]
Le sénateur Quinn : J’ai une question à propos des employés qui doivent suivre les directives de Santé publique Ontario. Qu’en est-il des employés qui travaillent au Québec? Est-ce qu’ils suivent ces directives également? Nous suivons les directives de Santé publique Ontario. Est-ce que les employés au Québec suivent également ces directives de l’Ontario?
La présidente : Si je ne m’abuse, lorsque les employés travaillent en Ontario, ils suivent les règles en vigueur en Ontario.
Philippe Hallée, légiste et conseiller parlementaire, Sénat du Canada : C’est exact. Nous avons choisi de suivre les recommandations et les mesures de Santé publique Ontario, car la majorité des édifices du Sénat se trouvent en Ontario.
Le sénateur Quinn : Avons-nous des employés au Québec?
M. Hallée : Oui, il y a un entrepôt au Québec.
Le sénateur Quinn : Donc, ils suivent les directives en vigueur au Québec.
M. Hallée : En général, elles sont assez semblables de toute façon.
Le sénateur Quinn : Je pose la question parce que cela m’a frappé. J’ai vu que nous suivons les directives de l’Ontario, et j’ai pensé qu’il y a des employés au Québec, alors, je voulais savoir quel protocole ils suivent, pour comparer avec les directives de l’Ontario. Si les employés au Québec suivent le protocole en vigueur dans cette province, vous devriez envisager de l’indiquer dans les procédures, de sorte qu’il n’y ait pas de confusion chez les personnes concernées. Si vous travaillez au Québec, vous suivez les règles en vigueur au Québec; si vous travaillez en Ontario, vous suivez celles en vigueur en Ontario. Je conviens avec vous que la majorité de nos activités ont lieu en Ontario, mais nous avons tout de même des employés au Québec.
M. Hallée : Je crois que c’est le comité qui a décidé d’appliquer les directives de Santé publique Ontario par souci d’uniformité dans l’ensemble des secteurs et édifices du Sénat. Généralement, les directives du Québec et de l’Ontario sont essentiellement identiques, à quelques détails près. C’est plutôt sur le plan de la chronologie qu’il y a certaines différences.
La présidente : Je suis d’accord avec vous, sénateur Quinn. Devrions-nous préciser que les employés travaillant au Québec doivent suivre les règles en vigueur dans cette province?
M. Hallée : Nous pourrions le préciser.
La présidente : Je ne crois pas que ce serait un problème de le faire.
Le sénateur Quinn : Merci.
La présidente : Merci, sénateur Quinn. Y a-t-il d’autres questions ou commentaires?
Le point 9 porte sur la clarification de la politique sur l’allocation des locaux. Comme vous vous en souvenez, les sénateurs ont fait remarquer lors d’une réunion antérieure du comité qu’une disposition de la nouvelle politique sur l’allocation des locaux prêtait à confusion.
Depuis, Josée Labelle et Marc Lacelle, qui sont avec nous aujourd’hui, ont examiné la disposition en question, à savoir l’article 1.6.2.1, et ils recommandent d’y apporter une modification pour clarifier son application. Comme d’habitude, les sénateurs pourront poser des questions après l’exposé.
Josée Labelle, directrice générale, Direction des biens et services, Sénat du Canada : Honorables sénateurs, à une réunion du comité CIBA du 22 septembre de cette année, la nécessité de clarifier le libellé dans la politique sur l’allocation des locaux a été soulevée étant donné que le libellé initial pourrait prêter à confusion en ce qui concerne les réservations périodiques pour des réunions dans des salles précises dans le cadre du portefeuille du Sénat.
La Direction des biens et services propose de modifier le libellé de la politique sur l’allocation des locaux, en particulier la section 1.6.2, qui porte sur l’utilisation autorisée des locaux et installations du Sénat, et sa sous-section 1.6.2.1 concernant les réservations périodiques et la date de parution ou d’expiration de ces réservations. La proposition vise à clarifier davantage l’esprit initial et l’application actuelle de la politique. Les ajustements proposés pour le paragraphe 3 se lisent comme suit :
1.6.2.1 Réservations
(3) Les réservations pour les réunions périodiques peuvent être initiées jusqu’à un mois avant le premier jour de séance du Sénat en automne et ces réservations expirent au début des vacances d’été.
La modification proposée ne change pas la sous-section 1.6.2.2 concernant la priorité de réservation. Cette sous-section prévoit toujours que les salles de conférence du Sénat sont réservées selon le principe du premier arrivé, premier servi et notre service d’allocation des locaux continuera d’appliquer ce processus à l’avenir.
Merci de l’attention que vous portez à ce dossier. Nous nous ferons un plaisir de répondre à vos questions.
[Français]
La sénatrice Saint-Germain : Merci de votre présentation. Je dois vous dire que je trouve que l’amendement facilite la commodité administrative, mais ne m’apparaît pas un amendement raisonnable dans le contexte de la réalité actuelle du Sénat.
Je pense que le mode « premier arrivé, premier servi » ne mène pas à l’équité. Je pense aussi qu’il faut considérer la capacité des salles et les besoins des groupes, notamment en ce qui concerne leur nombre.
Je pense qu’il faut ajouter à cette politique un amendement qui est davantage conforme à la fois à l’équité et à l’efficacité, et je vais proposer une modification conséquemment.
Je vais le faire, si vous me le permettez, en anglais.
[Traduction]
Je propose de modifier la section 1.6.2.2 de la politique sur l’allocation des locaux, la priorité de réservation, pour inclure ce qui suit :
La taille du groupe parlementaire du caucus, le statut officiel du parti.
La présidente : Y a-t-il des questions ou des observations sur la deuxième modification proposée par la sénatrice Saint-Germain?
Le sénateur Plett : Eh bien, je ne sais pas si j’ai des observations autres que de simplement dire que j’appuierais ce que la sénatrice Saint-Germain suggère.
J’ai toujours eu un problème avec cette politique du « premier arrivé, premier servi ». Nous faisons tous la queue à la porte lorsque la porte de quelqu’un s’ouvre pour voir qui peut y être le premier. Nous devons mettre en place des politiques et des critères pour expliquer pourquoi un certain caucus ou un certain groupe obtient une certaine salle, et non pas simplement parce qu’il était là le premier. Tout ce qui va se passer, c’est que nous allons commencer à nous battre pour réserver des salles au début d’un mois ou d’une session, et nous allons réserver tout ce que nous pouvons réserver, puis nous en débarrasser si nous n’en avons pas besoin. Il s’agit d’un amendement raisonnable, et je pense certainement que notre caucus l’appuiera.
La présidente : Merci. Y a-t-il d’autres observations ou remarques à ce sujet?
Le sénateur Tannas : Est-il juste de laisser au personnel le soin d’établir les priorités? En cas de désaccord, serait-il préférable que la direction s’en occupe? Ou est-ce seulement tenu pour acquis?
La présidente : Sénateur Tannas, je pense que cela doit être traité par le comité de direction. Y a-t-il des remarques, des observations ou des questions?
Le sénateur Plett : Je pense que si nous allons au-delà du personnel, il faut que ce soit le comité CIBA, et non le comité de direction. Je voudrais suggérer que ce soit le comité plénier si nous voulons changer les règles en ce qui concerne l’allocation des locaux.
La présidente : Nous ne changeons pas les règles. Nous attribuons le pouvoir de décision au comité de direction.
Le sénateur Plett : C’est de bonne guerre. Je crois simplement que le fait d’en saisir quatre personnes n’est pas la bonne façon de faire. Je pense que cela devrait être fait dans cette salle. Ce n’est pas un problème assez important, sénatrice Moncion, pour que j’en fasse toute une histoire, mais c’est une opinion.
La présidente : D’accord. J’ai aussi une opinion. Elle porte sur la question de l’efficacité, mais ce n’est pas un problème d’en saisir le comité CIBA. Y a-t-il d’autres questions ou observations?
La sénatrice Saint-Germain : J’ai seulement une observation supplémentaire. Je pense que si nous décidons d’adopter cet amendement, nous réglerons de nombreux problèmes et nous éviterons d’avoir à les régler très souvent. Il y a des salles pour accueillir tous les groupes. Le problème est qu’il n’y a pas de salles qui peuvent accueillir certains groupes. Je pense que cet amendement permettrait de résoudre ce problème.
La présidente : Dernière chance d’intervenir? Très bien. Pourrais-je avoir un motionnaire pour présenter la motion suivante? Je vous cède la parole, sénatrice Saint-Germain, pour la deuxième modification que vous proposez.
La section 1.6.2.1(3) de la politique sur l’allocation des locaux est donc modifiée comme suit :
Les réservations pour les réunions périodiques peuvent être initiées jusqu’à un mois avant le premier jour de séance du Sénat en automne et ces réservations expirent au début des vacances d’été.
Et que la règle 1.6.2.2 soit modifiée...
La sénatrice Saint-Germain : ... réservée pour inclure ce qui suit : « La taille du groupe ou du caucus parlementaire et le statut officiel du parti. »
La présidente : Proposez-vous cette motion?
La sénatrice Saint-Germain : J’en fais la proposition.
La présidente : Merci. Honorables collègues, vous plaît-il d’adopter la motion?
Des voix : D’accord.
La présidente : Adopté.
[Français]
Le point no 10 traite des modifications à la politique d’approvisionnement.
Merci, madame Labelle et monsieur Lacelle. J’avais oublié de vous remercier. Je vais attribuer cela au fait que je suis encore affectée par le décalage horaire.
Donc, le point suivant concerne les modifications proposées à la politique sur l’approvisionnement. Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, fera sa présentation comme d’habitude. Cette présentation sera suivie d’une période de questions.
Monsieur Lanctôt, vous avez la parole.
[Traduction]
M. Lanctôt : Honorables sénateurs, la nouvelle politique d’approvisionnement est en place depuis environ six mois, et sa mise en œuvre s’est très bien déroulée. Cependant, nous avons relevé quelques domaines où la politique gagnerait à être plus claire ou plus explicite, d’où les changements proposés en jaune dans la note d’information.
[Français]
Je tiens à souligner qu’il ne s’agit pas de nouvelles exigences, mais simplement de précisions. Par exemple, une des modifications apporte plus de détails sur les règles visant des changements à un contrat existant alors qu’une autre précision vise les contrats avec des fournisseurs potentiels pour l’obtention d’informations sur leurs produits et services. Je crois qu’il est important d’apporter ces changements à ce moment afin de maintenir la politique à jour.
Voilà qui conclut mes commentaires.
Je serai heureux de répondre à vos questions.
[Traduction]
La présidente : Chers collègues, vous avez eu accès à l’information dans votre trousse de documents. Y a-t-il des questions ou des observations pour M. Lanctôt?
Le sénateur Quinn : J’ai juste une question, qui se trouve dans l’annexe. Elle stipule qu’aucun résultat qui découle d’un processus concurrentiel ne peut être augmenté de plus de 50 % du total initial. C’est un pouvoir important à avoir. Si vous avez un contrat de 1 million de dollars, vous pouvez l’augmenter de 500 000 $. Je ne suis pas sûr des types de dépenses qui entreraient dans cette catégorie. Nous en avons vu une ce matin. Je ne me rappelle pas quelle est la norme dans les règles du gouvernement du Canada en ce qui concerne l’augmentation de la valeur des contrats. Je sais que certains doivent remonter les lignes à divers niveaux et même aux ministres. Où cela se situe-t-il par rapport aux pouvoirs qui existent ailleurs?
M. Lanctôt : Merci, sénateur. En fait, les 50 % sont ce que le gouvernement utilise. Ce n’est pas une nouvelle application. C’est juste que nous sommes plus explicites pour ce qui est du montant. Mais c’est le maximum, généralement, pour l’appel d’offres public du gouvernement du Canada.
Cependant, toutes les hausses doivent suivre le processus d’approbation standard normal. Si, par exemple, nous avons une transaction supérieure à 120 000 $, elle doit encore être soumise au comité CIBA pour approbation.
La présidente : Y a-t-il d’autres questions ou observations?
[Français]
Est-ce qu’un sénateur désire proposer la motion suivante :
Que les précisions mentionnées aux sections 1.6.5, 1.6.7(2)b), 1.6.8(4), 1.6.15 et 2.3 de la Politique du Sénat sur l’approvisionnement soient approuvées.
Y a-t-il quelqu’un pour proposer la motion? La sénatrice Marshall propose la motion.
Vous plaît-il honorables sénateurs d’adopter la motion?
La motion est adoptée.
Merci, monsieur Lanctôt.
[Traduction]
Le prochain point à l’ordre du jour concerne un protocole d’entente mis à jour entre le Sénat, d’autres partenaires parlementaires et Services publics et Approvisionnement Canada pour le financement de la vision et du plan à long terme, VPLT. Josée Labelle, directrice générale de la Direction des biens et services, et Louise Cowley, directrice, VPLT et locaux, se joindront maintenant à nous en tant que témoins. Comme d’habitude, la déclaration sera suivie d’une période de questions.
Madame Labelle, la parole est à vous.
Mme Labelle : Honorables sénateurs, nous vous demandons d’approuver la mise à jour du protocole d’entente, ou PE, entre le Sénat, nos partenaires parlementaires et Services publics et Approvisionnement Canada, ou SPAC, pour le financement de la vision et du plan à long terme, ou VPLT.
Depuis 2009, cet accord permet à l’Administration du Sénat de recouvrer les coûts des ressources humaines liés aux projets du VPLT. Comme vous vous en souvenez peut-être, la politique de délégation des pouvoirs financiers du Sénat exige l’approbation du comité CIBA pour les accords de recouvrement des coûts supérieurs à 500 000 $. Ce protocole d’entente comprend des recouvrements estimés à un maximum de 3,4 millions de dollars pour les employés de la VPLT, ou ETP, actuellement approuvés par le comité CIBA. Les principaux changements apportés à la mise à jour du protocole d’entente sur le financement des clients bien informés comprennent une approche en matière de financement claire et définie, notamment un processus normalisé de prévisions annuelles et des paiements trimestriels soumis à l’approbation annuelle des parlementaires.
Auparavant, l’Administration du Sénat demandait l’approbation de chaque EPT de la VPLT par l’entremise du processus du budget principal et fournissait des prévisions annuelles à SPAC en fonction de ces ETP et des calendriers de projets à venir. Le financement des clients avertis fera l’objet d’une vérification par une tierce partie qui devrait être effectuée tous les trois à cinq ans, et les conclusions sont présentées par l’entremise de la structure de gouvernance interne que nous avons pour les projets avec SPAC et nos partenaires. Le protocole d’entente mis à jour clarifie les rôles et les responsabilités de SPAC et des partenaires parlementaires en définissant les fonctions de chaque institution, notamment une distinction entre ce que SPAC désigne comme étant les « fonctions essentielles clés » et les « fonctions non essentielles » exécutées par les partenaires parlementaires. Pour plus de clarté, SPAC reconnaît que les partenaires parlementaires doivent participer à la mise en œuvre de la VPLT.
D’un point de vue opérationnel, SPAC appelle ces fonctions « fonctions essentielles ». Ces postes existeraient sans le programme de travail de la VPLT. Notre protocole d’entente établit que les fonctions essentielles sont la responsabilité financière des partenaires parlementaires. SPAC définit les fonctions non essentielles comme étant des fonctions qui permettent à des clients avertis de contribuer aux projets de la VPLT. Ces postes n’existeraient pas en dehors du programme de travail de la VPLT.
Les partenaires parlementaires recouvrent leurs fonds auprès de SPAC. Nous recouvrons actuellement les coûts d’environ 29,6 employés à temps plein auprès de SPAC. Le processus du Budget principal des dépenses de cette année pourrait voir ce nombre augmenter de six ETP.
L’accord de financement pour les clients avertis touche plusieurs directions au sein du Sénat, notamment la Direction des biens et services, DBS, la Direction de la sécurité institutionnelle, DSI, la Direction des services d’information, DSI, et la Direction des communications. Il y a tous les recouvrements de coûts connexes et les efforts requis pour la soumission associée aux feuilles de temps et aux justifications. D’autres directions, comme les ressources humaines et les finances, dépendent également du protocole d’entente relatif au financement pour les clients avertis pour les activités qui apportent un soutien à la VPLT, comme les services de paie ou le traitement des remboursements trimestriels. Ils reçoivent un montant déterminé par l’entremise des frais généraux afin de recouvrer les coûts de ces ressources de base et d’allouer une partie du temps aux activités liées à la VPLT.
Le Bureau du légiste, la Direction des finances et de l’approvisionnement et la Direction de la sécurité institutionnelle ont tous contribué à la mise à jour du protocole d’entente relatif au financement pour les clients avertis. Votre approbation de ce protocole d’entente est requise pour terminer notre processus avec SPAC. Lorsqu’il sera approuvé, nous présenterons les prévisions de 2022-2023 au comité CIBA plus tard au cours de l’exercice financier pour votre approbation. Sur ce, je suis heureuse d’ouvrir la voie à toutes les questions que vous pourriez avoir.
Le sénateur Tannas : En ce qui concerne l’ajout de ces personnes permanentes à temps plein, pouvez-vous nous rappeler la responsabilité finale, ce qui se passe lorsque la vision et le plan à long terme sont terminés, et nous expliquer pourquoi nous devons nous débarrasser d’une trentaine de personnes? Qui couvre les indemnités de départ? Je crois savoir qu’une fois que nous les aurons titularisées au Sénat, c’est nous qui les prendrons en charge. Je sais que le moment venu, nous aurons des plans pour utiliser l’attrition afin d’intégrer les gens, entre autres, mais il s’agit néanmoins d’un passif que nous tenterons de gérer du mieux que nous pouvons, mais c’est un passif que nous assumons. SPAC nous aide-t-il à la fin du projet avec des indemnités de départ?
Mme Labelle : C’est une excellente question, sénateur. Nous n’avons pas d’accord pour cet arrangement. À l’heure actuelle, nous nous contentons d’équilibrer, en offrant des postes à durée indéterminée par rapport à des postes contractuels. Nous avons également de l’aide offerte par des consultants de SPAC. Nous équilibrons tout cela ensemble, et comme nous gérons cela par attrition, nous devons également examiner la planification prospective. En ce moment, nous savons qu’il nous reste probablement une vingtaine d’années, si nous supposons la planification, les déficiences après emménagement. Nous avons encore un certain temps devant nous, mais c’est certainement quelque chose que nous avons à l’esprit, et nous présumons que la stratégie numéro un serait d’examiner l’attrition avant tout et d’essayer de réduire le nombre d’ETP à mesure que les projets se terminent.
La présidente : J’aimerais que quelqu’un propose la motion suivante :
Que le protocole d’entente mis à jour entre le Sénat, d’autres partenaires parlementaires et Services publics et Approvisionnement Canada pour le financement de la vision et du plan à long terme soit approuvé.
La motion est proposée par la sénatrice Boyer. Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?
Des voix : D’accord.
La présidente : Adopté.
[Français]
Merci beaucoup, mesdames Labelle et Cowley.
[Traduction]
Nous avons bien respecté le temps aujourd’hui. Il nous reste un peu de temps pour d’autres questions. J’invite la sénatrice Seidman à nous faire part d’un point dont elle aimerait discuter avec ses collègues.
La sénatrice Seidman : Je ne m’attendais pas à ce que ce soit aujourd’hui, mais je serai brève. J’ai envoyé une note à la présidente après notre dernière réunion au sujet d’une autre question qui avait été soulevée concernant la traduction. Il s’agissait, si j’ai bien compris, des cabines d’interprétation temporaires installées dans un grand nombre de salles de comité, par opposition à l’utilisation de cabines d’interprétation permanentes qui ont été conçues, créées, mises à jour, avec toutes sortes d’installations de haute technologie. La question était de savoir pourquoi les interprètes utilisaient encore ces cabines temporaires au lieu d’utiliser les cabines plus permanentes. Cela créait-il des problèmes supplémentaires pour eux en termes de défaillances concernant la protection de leurs dispositifs d’écoute, etc.? Pourquoi utilisons-nous encore ces cabines temporaires?
La présidente : Pour votre gouverne, les cabines temporaires sont celles qui sont à l’arrière, et les permanentes sont celles qui sont ici.
Ce que nous allons faire avec votre question, sénatrice, c’est que nous la transmettrons à la personne appropriée qui peut fournir une réponse et la communiquerons à la prochaine réunion, si cela vous convient.
La sénatrice Seidman : Absolument.
La présidente : Y a-t-il d’autres points, chers collègues? Nous disposons d’environ 15 minutes.
Le sénateur Plett : Je soulève cette question uniquement en raison des 15 minutes dont nous disposons. Nous n’avons pas vraiment besoin d’en discuter, mais je veux soulever un point dont mon agent de voyage m’a fait part. Cela concerne en partie le nouveau système de carte de crédit que nous avons adopté et ce que font maintenant les sénateurs, selon mon agent.
Comme mes collègues le savent, nous avons le droit d’utiliser notre propre carte de crédit pour réserver nos vols et payer nos hôtels, et nous avons le droit d’utiliser la carte de crédit du Sénat. Lorsque nous utilisions la carte American Express, bon nombre d’entre nous accumulaient évidemment des points. Avec la nouvelle Mastercard, ce n’est pas le cas.
Certains sénateurs utilisent leur propre carte de crédit pour réserver des vols et payer leur hôtel. Je paie mon hôtel avec ma propre carte de crédit, mais j’utilise la carte de l’entreprise pour payer mes vols. L’une des raisons pour lesquelles je fais cela est le système de paiement du ministère des Finances.
Nous avons le droit, comme nous le savons tous, d’acheter des passes de vols. Cela vous donne droit à 10 laissez-passer. Je ne connais pas le coût exact. C’était 900 $ par laissez-passer pour moi; c’est peut-être plus maintenant. Je vois des gens qui hochent la tête. Vous payez 10 000 $ et vous obtenez 10 laissez-passer. C’est beaucoup moins cher que d’acheter des billets individuels.
Mais avec le processus en vigueur au ministère des Finances, si je fais cela et que je dépense 10 000 $ ou 11 000 $, le ministère des Finances me remboursera un laissez-passer seulement lorsque je l’utiliserai, et non pas la totalité des 10 000 $. Pourtant, si j’utilise ma Mastercard, la carte du Sénat, le ministère des Finances paie l’intégralité de mon relevé de carte de crédit.
Ce que mon agent m’a dit — et il fait des réservations pour de nombreux sénateurs —, c’est que les sénateurs n’utilisent pas de passes de vols. Ils achètent des billets individuels à un prix beaucoup plus élevé, en utilisant leur propre carte de crédit et en se faisant rembourser parce que nous ne voulons pas payer la facture du Sénat, et avec raison.
Je n’étais évidemment pas favorable à ce que nous changions de carte de crédit, mais c’est néanmoins ce qui s’est passé. Ce cheval a quitté l’écurie, et je suis d’accord. Madame la présidente, j’aimerais que vous, la direction ou qui que ce soit, parliez aux services des finances. Je ne vois pas pourquoi, si j’achète une passe de vols, on ne me la paie pas. Il existe évidemment des dispositions à ce sujet. Je ne vais pas utiliser ma passe de vols pour prendre un vol personnel.
Au final, ces passes de vols peuvent être restituées si je prends ma retraite ou si j’atteins l’âge de 75 ans, ou quel que soit le cas, avant leur expiration. Ces passes de vols peuvent être rendues. Ce n’est pas un risque que l’on prend, et cela pourrait représenter une économie importante pour le Sénat.
Je vous demande simplement, madame la présidente, de vérifier auprès du service des finances, car lorsque j’utilise la carte Mastercard — et je le fais — et que j’achète des passes de vols, le service des finances paie le relevé de la carte Mastercard à la fin du mois. Mais lorsque j’utilise ma propre carte Visa, American Express ou Mastercard, il ne le fait pas. J’aimerais que le service ou vous vous penchiez sur cette question et que vous examiniez si nous pouvons améliorer cette situation à des fins d’efficacité. Je vous remercie.
La présidente : Nous le ferons. Merci, sénateur Plett, d’avoir soulevé ce point.
Chers collègues, y a-t-il d’autres points à soulever? Comme personne ne se manifeste, sur cette belle note, la réunion est terminée.
(La séance est levée.)