LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L’ADMINISTRATION
TÉMOIGNAGES
OTTAWA, le jeudi 1er décembre 2022
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui, à 9 h 1 (HE), avec vidéoconférence, conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour étudier des questions financières et administratives; et à huis clos, conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour étudier des questions financières et administratives.
La sénatrice Lucie Moncion (présidente) occupe le fauteuil.
[Français]
La présidente : Bonjour. Je m’appelle Lucie Moncion, je suis une sénatrice de l’Ontario et j’ai le privilège de présider le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration.
J’aimerais présenter les sénatrices et sénateurs qui participent à cette réunion : la sénatrice Patricia Bovey, du Manitoba; la sénatrice Yvonne Boyer, de l’Ontario; le sénateur Claude Carignan, c.p., du Québec; le sénateur Dennis Dawson, du Québec; le sénateur Colin Deacon, de la Nouvelle-Écosse; le sénateur Tony Dean, de l’Ontario; la sénatrice Raymonde Gagné, du Manitoba; le sénateur Tony Loffreda, du Québec; la sénatrice Elizabeth Marshall, de Terre-Neuve-et-Labrador; la sénatrice Rosemary Moodie, de l’Ontario; le sénateur Donald Plett, du Manitoba; le sénateur Jim Quinn, du Nouveau-Brunswick; la sénatrice Raymonde Saint-Germain, du Québec; la sénatrice Judith Seidman, du Québec; le sénateur Scott Tannas, de l’Alberta.
Je souhaite la bienvenue à tous ceux et celles qui suivent nos délibérations dans tout le pays ainsi qu’à tous les membres du personnel qui sont ici, dans la salle, et à ceux qui participent à la réunion en mode virtuel.
Nous allons commencer la réunion avec le premier point à l’ordre du jour, soit l’adoption du procès-verbal du 17 novembre 2022.
Honorables sénateurs, le procès-verbal se trouve dans votre trousse de documents. Y a-t-il des questions ou des modifications à apporter?
Est-ce que quelqu’un peut proposer la motion suivante?
Que le procès-verbal du jeudi 17 novembre 2022 soit adopté.
Sénateur Plett, je crois que vous voulez proposer la motion d’adoption du procès-verbal? Le sénateur Plett propose la motion d’adoption du procès-verbal du 17 novembre 2022.
Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?
Des voix : Oui.
La présidente : Merci. La motion est adoptée.
[Traduction]
Le point 2 est une mise à jour du Groupe de travail consultatif sur l’environnement et le développement durable, ou GTC. Bienvenue, sénateur Deacon. Je crois savoir que vous ferez une déclaration préliminaire à titre de président du Groupe de travail consultatif.
L’honorable Colin Deacon : Merci, madame la présidente. Chers collègues, je présente une motion visant à prolonger le mandat du Groupe de travail consultatif sur l’environnement et le développement durable jusqu’au 31 mars 2024.
Le mandat actuel du Groupe de travail consultatif se termine le 31 décembre 2022, soit à la fin de ce mois-ci. Cette prolongation vise à permettre au groupe de travail d’agir à titre de responsable de projet afin de superviser le processus de demande de propositions pour l’obtention d’expertise externe dans le cadre du projet de carboneutralité d’ici 2030 du Sénat. Cette demande est conforme à la recommandation 9 du rapport final du Groupe de travail consultatif précédent, daté de novembre 2021.
La demande de propositions vise à choisir un expert externe, et elle a été publiée après ma dernière comparution sur cette question devant le CIBA, en octobre. Les parties intéressées ont jusqu’au 16 décembre 2022 pour présenter leur candidature. Ensuite, les propositions seront examinées, puis nous reviendrons devant le CIBA pour approbation finale, comme discuté.
La durée prévue du travail est de 12 mois tout au plus. Par conséquent, une prolongation jusqu’au 31 mars 2024 serait appropriée.
La composition du groupe de travail demeurera inchangée, avec les membres actuels : la sénatrice Margaret Dawn Anderson, le sénateur Rob Black, la sénatrice Patti LaBoucane-Benson et moi-même. La composition du groupe pourra être modifiée au fil du temps avec l’approbation du CIBA.
J’aimerais profiter de l’occasion pour inviter les collègues qui ne font pas partie du groupe de travail à se joindre à notre équipe pour examiner les candidatures reçues dans le cadre du processus de demande de propositions. S’ils souhaitent contribuer en offrant leur temps et leur expertise, nous en serons très reconnaissants.
Je vous remercie. Je suis prêt à entendre vos commentaires ou vos questions.
La sénatrice Marshall : Je vous remercie beaucoup de cette présentation, sénateur Deacon. Je comprends la raison d’être de cette prolongation, car il s’agit d’un travail de longue haleine. Comptez-vous présenter des rapports intermédiaires? Il y a beaucoup de temps d’ici 2024. Y aura-t-il des rapports intermédiaires afin que nous puissions prendre connaissance de vos progrès?
Le sénateur C. Deacon : Merci beaucoup de la question, sénatrice Marshall.
La sénatrice Marshall : Et quelle sera la fréquence de ces rapports intermédiaires?
Le sénateur C. Deacon : Je ferai rapport de notre travail collectif avec plaisir, à la fréquence qui sera jugée la plus appropriée. Le comité directeur pourra peut-être me donner quelques conseils à cet égard.
Comme vous l’avez mentionné, la dernière fois, nous avions un ensemble de documents de 113 pages; vous l’avez mentionné à plusieurs reprises dans vos commentaires. Je pense que le CIBA est déjà saisi de nombreux rapports à faire, et je ne veux pas alourdir votre tâche outre mesure. Nous trouverons une fréquence adéquate, et je comprends parfaitement la raison de votre question.
La sénatrice Marshall : Merci beaucoup.
Le sénateur Plett : J’ai une brève question, sénateur Deacon. Cela n’entraîne aucun coût, n’est-ce pas?
Le sénateur C. Deacon : Sénateur Plett, je vous remercie d’avoir précisé ce point. Pour le moment, tout ce que cela sous-tend, c’est notre responsabilité et nos efforts.
Le sénateur Plett : Merci beaucoup.
La présidente : Y a-t-il d’autres questions ou commentaires? S’il n’y en a pas, je demanderais à quelqu’un de proposer ce qui suit :
Que, nonobstant la décision de CIBA adoptée le jeudi 28 avril 2022, la date du rapport final du Groupe de travail consultatif sur l’environnement et le développement durable soit reportée du 31 décembre 2022 au 31 mars 2024.
La sénatrice Bovey propose la motion. Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?
Des voix : D’accord.
La présidente : La motion est adoptée.
[Français]
Le troisième point concerne les modifications au Règlement administratif du Sénat relatives au Comité de l’audit et de la surveillance.
J’invite Anne Burgess, conseillère parlementaire principale, ainsi que Shaila Anwar, greffière adjointe, à prendre la parole.
Je tiens à souligner que c’est Till Heyde qui prendra la place de Shaila Anwar ce matin. La parole est à vous. À la fin de votre présentation, nous passerons à la période des questions.
[Traduction]
Anne Burgess, conseillère parlementaire principale, Bureau du légiste et conseiller parlementaire : Bonjour, sénatrices et sénateurs. Je n’ai rien d’important à ajouter à la note d’information que vous avez dans vos dossiers ce matin. Il s’agit essentiellement d’une question d’ordre administratif découlant de la création du Comité permanent de l’audit et de la surveillance et de son mandat, qui est de superviser les audits internes et externes du Sénat.
Je vais présenter une mise à jour aux membres de CIBA. La note d’information fait référence aux modifications apportées au Règlement administratif du Sénat, ou RAS, qui étaient corrélatives à l’adoption de la Charte d’audit et de surveillance du Sénat. Ces modifications au Règlement administratif du Sénat ont été apportées en juin 2022, suivant l’adoption par le Sénat du sixième rapport du Comité permanent de l’audit et de la surveillance. Donc, les modifications au Règlement administratif du Sénat compléteraient essentiellement le projet d’harmonisation du Règlement administratif du Sénat avec le mandat du Comité sénatorial permanent de l’audit et de la surveillance et avec la nouvelle Charte d’audit et de surveillance du Sénat.
La présidente : Y a-t-il des questions ou des commentaires?
[Français]
La sénatrice Saint-Germain : Ma question s’adresse sans doute aux membres de SEBS, le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat. J’ai lu les modifications et, en ce qui me concerne, cela me semble complémentaire. Il ne semble pas y avoir de dédoublement entre le rôle du Comité de la régie interne et celui du Comité de l’audit et de la surveillance. J’aimerais savoir si c’est bien votre perception.
La présidente : Je vais répondre. Oui, il y a un dédoublement, et on doit justement rencontrer le Comité de l’audit et de la surveillance pour éliminer le travail qui se fait en double par le personnel, qui présente des rapports à SEBS, puis présente les mêmes rapports à AOVS. On veut être en mesure, dans la même année, d’éliminer tous ces dédoublements de travail qui ne sont pas forcément nécessaires. On veut réaligner la charge de travail.
La sénatrice Saint-Germain : Il n’y a pas de conflit si l’on modifie la politique maintenant?
La présidente : À mon avis, c’est ce qui est présenté ce matin, donc non.
La sénatrice Saint-Germain : Parfait. Merci.
[Traduction]
Le sénateur Quinn : J’ai une question sur la formulation recommandée. À la fin du premier paragraphe de la page 2 de 2, on lit ce qui suit : « Tous les congés doivent être saisis avant la fin de l’exercice financier. »
Un des problèmes qui peut survenir, c’est que les gens oublient souvent quand ils ont pris congé. Je me demande pourquoi vous n’avez pas envisagé d’établir une limite pour la saisie des congés — disons deux semaines ou un mois après le retour au travail — afin d’éviter que les gens ne soient en panique à la fin de l’exercice lorsqu’ils essaient de se rappeler quand ils étaient en congé.
Le deuxième point est l’idée de pouvoir réserver les dates de congé une année à l’avance, de s’asseoir avec son superviseur et de dire : « Je veux prendre congé de telle date à telle date. » Il n’y a rien de mal à cela, sauf quand le plan change...
La présidente : Je ne suis pas certaine que nous parlions du même rapport. Parlez-vous du rapport sur les changements apportés au Règlement administratif du Sénat?
Le sénateur Quinn : J’ai mal numéroté mes pages; je m’en excuse.
La présidente : Avez-vous des commentaires sur les changements apportés au Règlement administratif du Sénat?
Le sénateur Quinn : Non, je n’en ai pas.
La présidente : Je vous remercie. C’est une erreur de bonne foi.
Y a-t-il autre chose, chers collègues?
Le sénateur C. Deacon : Je suis favorable à ce changement. Souvent, il m’est difficile de bien interpréter le Règlement administratif du Sénat et les distinctions. J’ai posé des questions lorsque j’étais membre suppléant du SEBS. J’ai posé des questions au CIBA. J’ai obtenu des réponses que j’ai trouvées satisfaisantes. Si les principaux indicateurs de rendement étaient désormais utilisés pour mesurer la productivité dans les différentes directions du Sénat, de qui cela relèverait-il? On m’a répondu que cela relèverait de l’AOVS, ce qui convient parfaitement, à mon avis, puisqu’il s’agit d’une entité externe. Des membres externes siègent à ce comité. L’autre élément important, c’est que c’est nous, en grande partie, qui établissons les règles et le fonctionnement de l’organisation. Je pense que ces résultats devraient être évalués séparément.
Pour la suite des choses, la question de savoir si la reddition de comptes relèverait de l’AOVS fait-elle partie de la réflexion?
Till Heyde, greffier adjoint, Bureau de la procédure et des travaux de la Chambre : C’est ce que je comprends, sénateur Deacon. Cela respecte la répartition générale des tâches : le Sénat établit les règles, le CIBA s’occupe de l’administration et l’AOVS assure la surveillance à l’externe, avec une certaine distance, quelque peu en marge.
Le sénateur C. Deacon : Merci beaucoup.
La présidente : Je vous remercie. J’ai une question sur la partie concernant la responsabilité. Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration, ou CIBA, rend des comptes au Sénat pour certains aspects liés au fonctionnement du Sénat, tandis que le Comité permanent de l’audit et de la surveillance, ou AOVS, est tenu de faire rapport de ses constatations. Il y a deux niveaux. Voilà pourquoi la question de la responsabilité me préoccupe.
Le sénateur C. Deacon : Le mot « responsabilité » est très présent dans le mandat de l’AOVS. Il examine peut-être les effets généraux de l’ensemble des décisions individuelles qui relèvent du CIBA afin de déterminer si nous obtenons les résultats globaux souhaités. C’est ainsi que je vois les choses, mais je veux m’assurer que mon interprétation est bonne.
Je pense que c’est un élément important des mesures que nous devons prendre, en tant qu’organisation, pour optimiser les ressources financières dans le cadre de nos activités collectives.
La présidente : Avez-vous d’autres commentaires ou questions, chers collègues?
Le sénateur Loffreda : En général, les entreprises ont un service de vérification interne et font appel à des vérificateurs externes. Si je comprends bien, l’AOVS serait le service de vérification interne. Auparavant, cette fonction était-elle assurée par le CIBA lui-même? Ce point pourrait être clarifié.
La présidente : Il faut examiner les mandats, qui sont différents. L’AOVS assurera la surveillance et sera doté d’un poste de vérificateur interne. Le titulaire du poste surveillera les activités des diverses directions de l’Administration du Sénat et fera rapport au Sénat.
Le sénateur Loffreda : Donc, il s’agit en quelque sorte d’une fonction de vérification interne.
La présidente : Exactement. Y a-t-il d’autres questions ou commentaires?
[Français]
Il y a une proposition :
Que les modifications proposées au Règlement administratif du Sénat à l’Annexe A soient approuvées;
Que l’ébauche de rapport reproduit à l’Annexe B soit adoptée;
Que la présidente soit chargée d’en faire rapport avec les modifications proposées au Sénat.
Est-ce que quelqu’un peut proposer la motion? Le sénateur Deacon propose la motion.
Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?
Des voix : D’accord.
La présidente : La motion est adoptée. Merci beaucoup, Anne et Till.
[Traduction]
Le point suivant porte sur le déploiement du système électronique de gestion des congés et de temps compensatoire pour le personnel des sénateurs. Nous accueillons maintenant, à titre de témoins, Mme Toni Francis, dirigeante principale des ressources humaines, Direction des ressources humaines, et Mme Monique Daigle, directrice, Opératrice des ressources humaines.
Comme d’habitude, cette présentation sera suivie d’une période de questions. Madame Francis et madame Daigle, la parole est à vous.
Monique Daigle, directrice, Opérations des ressources humaines, Direction des ressources humaines, Sénat du Canada : Bonjour, honorables sénateurs.
[Français]
Nous sommes ici ce matin pour obtenir l’approbation de CIBA afin de mettre en œuvre la fonctionnalité de gestion électronique des congés qui fait partie du système Unit4 et d’apporter les modifications nécessaires à la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs.
L’Administration du Sénat utilise le module électronique des congés du système Unit4 depuis 2019. Celui-ci fonctionne très bien et sans problème.
[Traduction]
L’année dernière, lorsque nous avons présenté le module RH au personnel des sénateurs, en mode consultation seulement, les membres du personnel ont manifesté un grand intérêt quant à la possibilité de saisir leurs congés — congés annuels, de maladie, de deuil, congés compensatoires, et cetera — en temps réel.
Actuellement, conformément à la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs, ou PGBS, chaque membre du personnel doit présenter un formulaire de demande de congé chaque mois, même s’il ne prend aucun congé. Avec le système électronique de gestion des congés, les RH recommandent de modifier la PGBS afin que les membres du personnel n’aient qu’à saisir les congés qui sont pris. En outre, avec ce système, un congé peut être saisi soit à l’avance, soit après qu’il a été pris.
Une fois que le membre du personnel a saisi son congé, un processus de gestion du flux de travail envoie un courriel au sénateur pour l’informer qu’une demande de congé doit être approuvée.
Puisque le formulaire de demande de congé est mentionné dans la PGBS, celle-ci devra être modifiée pour refléter l’automatisation du suivi des congés et, si elle est approuvée, la modification proposée au processus d’approbation des congés.
[Français]
La fonctionnalité du système pourra être mise en place pour le début du nouvel exercice, soit le 1er avril 2023, ce qui coïncide avec l’allocation des nouveaux crédits de congés.
Les sénateurs et les membres de leur personnel recevront des séances de formation avant le lancement de la nouvelle fonctionnalité. Le matériel de formation se trouvera sur IntraSen et comprendra de courtes vidéos explicatives et des guides d’utilisateur.
[Traduction]
Tirer parti de la technologie disponible nous permet d’accroître l’efficacité du processus de gestion des congés pour le personnel des sénateurs. Il est recommandé au CIBA d’approuver le déploiement du système électronique de gestion des congés pour les bureaux des sénateurs et les changements nécessaires à la PGBS.
Je vous remercie de votre temps ce matin. C’est avec plaisir que je répondrai à vos questions.
La présidente : Y a-t-il des questions ou des commentaires?
Le sénateur Quinn : Je vous remercie de cette excellente présentation. Cela clarifie les choses. Je vais revenir aux questions que vous avez probablement déjà entendues. J’ai deux questions, en fait.
Concernant la saisie des congés avant la fin de l’exercice, je crois que vous avez entendu mon commentaire, à savoir que cela pourrait poser problème pour les employés qui ont oublié leurs dates de congés. Je me demande pourquoi on ne précise pas, avec cette modification, que la saisie doit être faite dans un délai donné, disons deux semaines ou un mois après la fin d’un congé.
Mme Daigle : Nous encourageons les employés à inscrire leurs congés d’avance. Nous espérons que les employés qui ont prévu des vacances au cours de l’été saisiront leurs congés dès qu’ils auront reçu leurs crédits de congé, en avril. Cependant, il est nécessaire que tous les congés soient saisis avant la fin de l’exercice. Une bonne pratique de gestion consiste à saisir un congé dès qu’il est pris.
Le sénateur Quinn : Je tiens encore une fois à souligner que je suis d’accord pour dire qu’une bonne gestion permettra d’y arriver, mais la réalité, c’est que les gens sont très occupés. Ils reviennent de congé, des choses les attendent sur leur bureau, il se passe toutes sortes de choses, la routine reprend, puis ils oublient d’inscrire leurs congés. Ensuite, à la fin de l’année, en ma qualité de superviseur, j’ai le devoir de leur demander s’ils ont saisi tous leurs congés. Puis, nous devons essayer de déterminer à quel moment les congés ont été pris.
Ce que je propose, pour des raisons pratiques, c’est d’établir un délai pour la saisie des congés après le retour au travail, comme le font certaines organisations. Cela pourrait aussi être coûteux, mais je dirais qu’il serait tout à fait approprié d’exiger qu’une personne saisisse ses congés dans un délai donné.
Je lance l’idée; je vous invite à l’examiner. D’autres voudront peut-être commenter.
Deuxièmement, avoir la possibilité d’inscrire tous les congés prévus pour l’année est une bonne chose, à mon avis, mais lorsqu’il est précisé que « Tous les congés doivent être inscrits avant la fin de l’exercice », sous réserve de tout changement que les gens pourraient envisager, cela signifie qu’un certain délai est établi, puisque tous les congés ou les modifications doivent être inscrits avant le changement d’exercice.
J’ai travaillé avec le système que vous mettez en place — c’est un excellent système qui facilitera grandement les choses —, et ce sont les deux irritants que nous avons corrigés. Ma proposition est fondée sur mon expérience passée.
Mme Daigle : Je vous remercie, sénateur.
[Français]
La sénatrice Saint-Germain : Bienvenue, Toni et Monique, et merci de votre excellent travail. Mes commentaires vont un peu dans le sens de ceux du sénateur Quinn, et je me fie humblement à mon expérience antérieure.
Ce qui me préoccupe dans la nouvelle formulation, c’est que les employés doivent inscrire dès que possible tout congé compensatoire ou le faire au plus tard à la fin de l’exercice financier, ce qui serait donc conforme. Un employé n’inscrit jamais les congés au cours de l’année. Cela se fait seulement à la fin de l’exercice financier et à ce moment-là, le sénateur peut avoir des surprises.
Personnellement, je ne serais pas aussi permissive et je recommanderais plutôt que l’on demande de les inscrire à la fin de chaque mois. Il faudrait que ce soit une inscription mensuelle.
J’ai une sous-question. Je m’excuse de ne pas avoir eu le temps de relire toute la politique. Est-ce qu’on régit également le temps accordé pour la prise de temps compensatoire dans la politique?
Mme Daigle : Il faudrait que j’aille vérifier dans la politique; je crois que c’est mentionné, mais je vous reviendrai là-dessus.
La sénatrice Saint-Germain : Ma question n’était pas liée directement à l’amendement, mais j’avais cela en tête. C’est une autre question, on en reparlera.
[Traduction]
La sénatrice Marshall : Je vous remercie de votre présentation. Je suis d’accord avec le sénateur Quinn et la sénatrice Saint-Germain. Je ne suis pas favorable à le faire annuellement et je pense que nous devrions continuer sur une base mensuelle. À notre bureau, nous accordons beaucoup d’attention aux dossiers de congé, et je pense qu’attendre la fin de l’année, c’est trop tard. Nous insistons d’ailleurs là-dessus. Au début du mois, nous veillons à ce que les dossiers de congé du mois précédent soient complétés. Je préférerais que cela continue d’être fait mensuellement plutôt qu’annuellement.
Mme Daigle : Merci.
La sénatrice Seidman : Je vous remercie beaucoup toutes les deux de votre exposé. J’ai une question à vous poser sur un autre sujet, mais je voudrais ajouter mon appui. À mon bureau également, il est essentiel de le faire sur une base mensuelle, à la fin du mois. Je pense que c’est très utile pour tout le monde. Je ne crois pas qu’il vaille la peine d’attendre à la fin de l’exercice. J’ajoute donc mon appui à cette demande.
J’ai une autre question. Je suis heureuse de lire, dans la note d’information, que les membres du personnel des sénateurs consultent la PGBS, en particulier l’article 3.7.
Je suis un peu préoccupée par la confusion qui semble régner sur les formulaires de congé, notamment en ce qui concerne le codage des congés. Il y a eu confusion pendant au moins deux semaines au sujet du codage d’un congé. La raison en était qu’on invitait le personnel à se reporter à la clause 15.12 quant à la définition du congé payé pour obligations familiales.
Mme Daigle : Je suis au courant de cette erreur.
La sénatrice Seidman : Je pense qu’il est important de préciser qu’en fait, on invitait le personnel des sénateurs à se reporter au « Guide des conditions d’emploi des employés non représentés de l’administration du Sénat ». Les définitions relatives aux obligations familiales sont très différentes dans ce guide par rapport à la PGBS. Il a fallu que les membres de mon personnel et moi-même fassions des recherches pour découvrir qu’on disait à notre personnel de se référer au guide plutôt qu’à la PGBS.
Je tiens à le signaler parce que je pense que c’est un énorme problème. Nous devons être très clairs sur les différences lorsqu’il s’agit du personnel des sénateurs et de la PGBS et sur ce qu’il faut consulter pour la définition du congé pour obligations familiales.
Mme Daigle : Oui. Il y a matière à amélioration. J’ai été mise au courant de cette situation. Nous allons clarifier les choses dans le document sur les congés payés et non payés pour qu’il soit très clair que l’on doit se reporter à la PGBS pour ces définitions.
La sénatrice Seidman : C’est pour qu’il n’y ait pas de confusion dans les formulaires lorsque les gens essaient de chercher des définitions par voie électronique.
Mme Daigle : Oui. Ils n’utiliseront pas le formulaire. Tout sera dans le système. Il y aura des menus déroulants. Ils pourront choisir le congé qu’ils prendront et un message vous sera envoyé directement à vous, sénatrice, pour que vous l’approuviez. Nous allons travailler à ce document afin de le rendre plus clair, parce que nous nous sommes aperçus que la définition de « famille » n’était pas indiquée — je pense que c’était sous obligations familiales — donc nous allons rendre les choses plus claires.
La sénatrice Seidman : C’est très bien. Je suis ravie de l’entendre. Merci beaucoup.
La présidente : Y a-t-il d’autres questions ou observations? Si ce n’est pas le cas, j’aimerais que quelqu’un propose la motion suivante :
Que la fonctionnalité de gestion électronique des congés pour les bureaux des sénateurs soit mise en œuvre d’ici le 1er avril 2023;
Que la section 3.7.3 de la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs soit modifiée d’ici le 1er avril 2023 comme suit :
« Dans la mesure du possible, les employés réguliers doivent saisir à l’avance toutes les demandes de congés payés dans le système approuvé de gestion électronique des congés, afin de les soumettre pour l’approbation de leur sénateur ou le chef de cabinet. Tous les congés doivent être saisis avant la fin de l’exercice financier.
Dans la mesure du possible, l’employé régulier doit indiquer à l’avance sur la Demande de congé ou sur le Rapport mensuel en format papier tout congé non payé qu’il a pris et soumettre ce document à la Direction des ressources humaines. Ce formulaire doit être signé par leur sénateur ou le chef de cabinet. Tous les congés non payés doivent être soumis avant la fin de l’exercice financier. »
Que la section 3.9.1 de la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs soit modifiée comme suit :
« À la discrétion du sénateur, les employés réguliers peuvent se voir attribuer ou accorder un congé équivalent au nombre d’heures travaillées en dehors de leurs heures de travail normales. Les heures supplémentaires doivent être entrées dans le système approuvé de gestion électronique des congés afin de pouvoir être prises en congé à une date ultérieure. Les employés réguliers doivent entrer tout congé compensatoire qu’ils ont pris dans le système approuvé de gestion électronique des congés, et ce, dès que possible ou au plus tard avant la fin de l’exercice financier, aux fins d’approbation par leur sénateur. Les employés réguliers ne peuvent pas se faire payer les heures supplémentaires travaillées. »
Est-ce que quelqu’un peut proposer cette très longue motion de modification? Y a-t-il des questions ou des observations?
Le sénateur Quinn : J’ai juste une question au sujet du congé compensatoire. Nous sommes dans un endroit très actif. Certains jours, notre personnel est ici pendant 16 ou 18 heures. D’autres jours, ce n’est pas tout à fait le cas. Lorsqu’on est dans le feu de l’action, le défi, ce sera d’avoir une discussion. Par exemple, l’employé dira qu’il a travaillé 12 heures de plus et le superviseur dira qu’il ne pense pas que c’était 12 heures. Il y a des échanges.
Avez-vous déjà pensé à l’idée d’approuver les heures supplémentaires à l’avance? Autrement dit, si la journée s’annonce chargée, l’employé ne devrait-il pas dire au sénateur que la journée s’annonce chargée et qu’il pense qu’il devra travailler jusqu’à 22 heures, par exemple? Le sénateur peut dire à l’employé que tout va bien, qu’il est à une réunion de comité, qu’il n’a pas besoin d’être ici et qu’il peut rentrer chez lui. Si ce genre de condition n’est pas établi, il pourrait y avoir un débat entre l’employé et le superviseur. Si on l’inscrit simplement dans le système, alors c’est dans le système et personne ne sait de quoi il s’agit. Cela peut devenir une question controversée dans une grande organisation qui est extrêmement occupée à certains moments et peut-être moins à d’autres.
Mme Daigle : C’est géré de différentes façons d’un bureau à l’autre. Les sénateurs ont la possibilité de mettre en place des règles et des règlements concernant les heures supplémentaires de leur personnel. Ce n’est pas écrit dans le document afin de permettre cette souplesse, donc chaque bureau peut gérer le tout à sa façon.
Le sénateur Quinn : Je suis pour l’idée que chaque bureau soit un centre de responsabilité, mais ce que je propose c’est de nous assurer que c’est équitable. Si je fais quelque chose pour mon personnel et que ma collègue fait les choses de façon différente, et que les membres du personnel comparent leurs expériences, cela crée des tensions et des problèmes aussi.
Je dis qu’il serait peut-être préférable d’inclure les lignes directrices dans les règles afin que tout le monde sache de quoi il s’agit. L’approbation préalable permet d’éviter qu’il y ait des désaccords entre les membres du personnel sur la façon dont tel patron fait les choses et sur la façon dont tel autre patron fait les choses. Cela pourrait causer de gros problèmes aux Ressources humaines.
Toni Francis, dirigeante principale des ressources humaines, Direction des ressources humaines : Nous pouvons faire des recommandations aux bureaux des sénateurs s’ils ont besoin de conseils sur la façon de gérer cela. Discuter avec son personnel pour définir les attentes aide toujours à rendre les choses un peu plus harmonieuses parce qu’on n’essaie pas de calculer après coup. Nous vous conseillons d’avoir une entente dès le départ et d’essayer d’assurer une certaine cohérence, mais les sénateurs peuvent organiser le fonctionnement de leurs bureaux.
Le sénateur Quinn : J’en conviens. Mes commentaires tiennent, mais vous êtes les spécialistes ici au Sénat.
La présidente : Sénateur Quinn, nous avons vérifié la règle 3.9. Ce n’est pas approuvé à l’avance, donc c’est aux bureaux des sénateurs de décider.
Le sénateur Quinn : C’est ce que je voulais dire. Cela risque de devenir problématique.
La présidente : En effet.
Le sénateur Plett : Eh bien, je sais que je fais partie de ces vieux de la vieille qui disent que si quelque chose n’est pas brisé, il ne faut pas essayer de le réparer. Je ne pense pas que nous ayons besoin de faire un seul changement. Je ne veux pas que des membres du personnel administratif me disent à quel moment mon personnel doit être ici ou ne doit pas être ici et ce que je dois faire pour qu’il soit ici. C’est un endroit où les choses changent. Nous ne savons pas d’un jour à l’autre combien de temps nous allons siéger. Mon personnel sait très bien quand on a besoin de lui. Lorsque je sors du Sénat et que j’arrive à mon bureau, même s’il est 22 heures, je m’attends à ce que certains membres de mon personnel y soient. Si nous commençons à réglementer le tout, nous allons avoir de gros problèmes. Très franchement, si un sénateur veut laisser son personnel rentrer chez lui à 16 heures, c’est son affaire. Je ne pense pas que nous devrions même commencer à mettre en place des règles sur ce plan. S’il vous plaît, ne touchons pas à cela.
La présidente : Merci, chers collègues. Y a-t-il d’autres questions ou observations avant que nous passions au vote?
La sénatrice Bovey : Je suis d’accord avec le sénateur Plett.
La présidente : D’autres interventions? Donc, nous ne toucherons pas à la règle 3.9?
Plaît-il aux honorables sénateurs d’adopter la motion?
Des voix : Oui.
La présidente : Oui? Merci. La motion est adoptée.
[Français]
Merci beaucoup, Toni et Monique.
Le point no 5 concerne un contrat de fournisseur unique pour le soutien et la maintenance du logiciel Unit4.
J’invite Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, et Jennifer Forsyth, directrice, Système d’entreprise et processus, à se présenter à la table des témoins.
Madame Forsyth, la parole est à vous.
Comme d’habitude, nous allons écouter la présentation.
[Traduction]
Un instant, s’il vous plaît. Il y a un rappel au Règlement.
Le sénateur Plett : Je ne sais pas exactement quelles sont nos règles. Je pensais — et je me trompe peut-être complètement — que nous avions discuté du fait que lorsque des membres du personnel ici, à Ottawa, témoignent, ils doivent être présents dans cette salle et non le faire par vidéoconférence, et que nous utilisons la vidéoconférence pour les personnes qui ne peuvent pas venir à Ottawa. Nous n’avons plus de réunions hybrides. Nous n’avons plus de réunions sur Zoom. Je crois que nous pouvons tous être présents dans cette salle. La plupart des employés que nous voyons peuvent être présents dans cette salle. Je pensais qu’on en avait discuté auparavant. Si je me trompe, je m’en excuse, mais je tiens à préciser qu’à mon avis, les membres du personnel qui témoignent devant notre comité devraient le faire en personne.
La présidente : Merci, sénateur Plett. Il ne s’agit pas d’une décision officielle. Je pense qu’il s’agissait plutôt d’une remarque générale. Si ma mémoire est bonne, nous n’avons pris aucune mesure à ce sujet. Cependant, c’est une demande qui peut être présentée.
Le sénateur Plett : Merci. Évidemment, les choses vont se dérouler comme prévu aujourd’hui, mais je demanderais que la question soit mise à l’ordre du jour pour que nous en discutions.
La présidente : Nous le ferons aujourd’hui.
Le sénateur Plett : Merci.
La présidente : Madame Legault, vouliez-vous ajouter quelque chose?
Pascale Legault, dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration : Je veux fournir des explications au sénateur. Je vous remercie de cette observation.
Nous demandons à tous les membres du personnel qui peuvent être présents sur place d’assister en personne aux réunions du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration. Cependant, compte tenu de la situation actuelle, nous demeurons souples lorsque certains membres du personnel — et je ne veux pas discuter de situations personnelles précises — nous disent que leurs enfants ont des symptômes, par exemple. S’ils nous disent qu’ils ont un rendez-vous médical à 10 heures, mais qu’ils pourraient assister à la réunion virtuellement, alors nous acceptons qu’ils le fassent puisque le système est accessible. Je ne parle pas de cette situation spécifique, mais tout le monde fait un effort pour être ici en personne. La grande majorité le fait, mais nous faisons preuve de souplesse lorsque c’est nécessaire.
Le sénateur Plett : Mes observations tiennent toujours.
La présidente : Comme je l’ai dit, nous allons en discuter. Merci. Monsieur Lanctôt, madame Forsyth, la parole est à vous.
Jennifer Forsyth, directrice, système d’entreprise et processus, Direction des finances et de l’approvisionnement : Bonjour. Honorables sénateurs, nous vous demandons d’approuver la prolongation du contrat pour le système de gestion des ressources, ou SGR, du Sénat. Le contrat actuel de sept ans expire le 31 mars 2023. Le renouvellement du contrat à fournisseur unique concerne les services de soutien et de maintenance pour une période de cinq ans et sera renouvelé annuellement.
Le Sénat utilise le SGR depuis 2016 pour les fonctions des finances, de l’approvisionnement et des ressources humaines, et la gestion des demandes de remboursement des dépenses y sera incluse en février 2023.
Nous disposons actuellement de 870 licences d’utilisateur. Nous avons également 180 licences d’utilisateur supplémentaires pour les utilisateurs du Service de protection parlementaire, ou SPP, dont les coûts de soutien et de maintenance sont remboursés annuellement par le SPP.
Le SGR est utilisé par les sénateurs, le personnel des sénateurs et l’Administration du Sénat. Le système répond aux besoins technologiques actuels et futurs du Sénat en matière de gestion des ressources, et je recommande le renouvellement du contrat à fournisseur unique.
Comme le veut la pratique, nous pourrons discuter à huis clos des détails financiers et d’autres détails liés au contrat. Voilà qui conclut mes observations. Je me ferai un plaisir de répondre à vos questions, et vos commentaires seront les bienvenus.
La présidente : Merci, madame Forsyth. Y a-t-il d’autres observations?
Le sénateur Quinn : Je suis au bon endroit.
La présidente : C’est bien. Vous avez les documents?
Le sénateur Quinn : Je les ai lus, et je les ai numérotés correctement.
Aux pages 16 à 31, c’est-à-dire à la page 2 de 2, ici, il est question de l’augmentation par rapport aux frais annuels de soutien et d’entretien actuels. C’est calculé en fonction de l’IPC. Quelle est la justification de l’augmentation de 11,1 % si nous utilisons l’IPC?
Mme Forsyth : Concernant les 11,1 %, c’est une estimation qui nous avait été fournie initialement par le fournisseur actuel. Il s’agit en fait d’une combinaison de l’IPC et d’une augmentation de 2 % par rapport à nos coûts actuels.
Le sénateur Quinn : Donc 9 % pour l’IPC, plus 2 %...
Mme Forsyth : C’est exact.
Le sénateur Quinn : Je pose simplement cette question. Je suppose qu’on en discutera à huis clos.
La présidente : Avez-vous d’autres questions, sénateur Quinn?
Le sénateur Quinn : Non.
La sénatrice Marshall : J’aurai des questions au sujet de l’argent lorsque nous siégerons à huis clos, mais s’agissait-il d’un contrat à fournisseur unique? Rafraîchissez-moi la mémoire.
Mme Forsyth : Oui.
La sénatrice Marshall : Il s’agissait d’un contrat à fournisseur unique. Était-ce le cas en 2016?
Mme Forsyth : Oui.
La sénatrice Marshall : Nous avons dû suivre un processus quelconque pour nous assurer qu’il n’y avait qu’un seul fournisseur.
Mme Forsyth : Oui. En fait, nous avions adopté le système de gestion des ressources à la suite de la recommandation de nos partenaires de la Chambre des communes qui utilisent le même système et qui avaient suivi un processus à cet égard.
La sénatrice Marshall : Je poserai mes questions au sujet de l’argent lorsque nous siégerons à huis clos.
La présidente : Y a-t-il des questions ou des observations?
[Français]
Nous reprendrons donc cette discussion à huis clos, comme prévu.
[Traduction]
Le sixième point à l’ordre du jour est le rapport du Sous-comité du programme et de la procédure. J’ai l’honneur de déposer le 10e rapport du sous-comité qui porte sur des décisions qui ont été prises par le comité de direction, au nom de notre comité, depuis notre dernière réunion. Le rapport vous est présenté à titre d’information.
Y a-t-il des questions ou des observations au sujet du rapport?
La sénatrice Marshall : Je veux seulement que l’on confirme quelque chose. Est-ce que le Bureau de régie interne de la Chambre des communes a approuvé le montant de 350 000 $?
La présidente : Oui. Nous en avons la confirmation.
La sénatrice Marshall : Merci.
La présidente : Très bien. Y a-t-il d’autres questions ou observations au sujet du rapport? Sinon, je vous remercie.
Nous passons au septième point à l’ordre du jour.
[Français]
Chers collègues, y a-t-il d’autres questions ou commentaires pour ce qui est de la séance publique? Sinon, nous allons suspendre la séance quelques minutes, le temps de reprendre la réunion à huis clos.
(La séance se poursuit à huis clos.)