LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L’ADMINISTRATION
TÉMOIGNAGES
OTTAWA, le jeudi 2 février 2023
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui, à 9 heures (HE), avec vidéoconférence, conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour étudier des questions financières et administratives; et à huis clos, conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour étudier des questions financières et administratives.
La sénatrice Lucie Moncion (présidente) occupe le fauteuil.
[Français]
La présidente : Bonjour à tous. Merci d’être ici ce matin pour la réunion de notre comité.
Je m’appelle Lucie Moncion, je suis une sénatrice de l’Ontario et j’ai le privilège de présider le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration.
J’aimerais maintenant demander à mes collègues de se présenter, en commençant par ma gauche.
Le sénateur Dawson : Dennis Dawson, sénateur du Québec pour quelques jours.
[Traduction]
La sénatrice Bovey : Sénatrice Patricia Bovey, du Manitoba.
La sénatrice Boyer : Sénatrice Yvonne Boyer, de l’Ontario.
[Français]
Le sénateur Forest : Éric Forest, sénateur de la division sénatoriale du Golfe. Je suis heureux d’être de retour.
Le sénateur Loffreda : Tony Loffreda, sénateur du Québec.
[Traduction]
Le sénateur Tannas : Sénateur Scott Tannas, de l’Alberta.
Le sénateur C. Deacon : Colin Deacon, sénateur de la Nouvelle-Écosse.
La sénatrice Moodie : Sénatrice Rosemary Moodie, de l’Ontario.
Le sénateur Dean : Tony Dean, de l’Ontario.
La sénatrice Seidman : Judith Seidman, de Montréal, au Québec.
Le sénateur Plett : Donald Plett, du Manitoba.
Le sénateur MacDonald : Michael MacDonald, de la Nouvelle-Écosse.
[Français]
La présidente : Merci beaucoup. Je souhaite également la bienvenue à tous ceux qui suivent nos délibérations dans tout le pays.
[Traduction]
Honorables sénateurs, le premier point à l’ordre du jour est l’approbation du procès-verbal du 15 décembre 2022, qui est dans votre trousse. Y a-t-il des questions ou des modifications? Comme il ne semble pas y en avoir, est-ce que quelqu’un peut proposer la motion suivante? Le sénateur Dean propose :
Que le procès-verbal du jeudi 15 décembre 2022 soit approuvé.
Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?
Des voix : D’accord.
La présidente : La motion est adoptée.
[Français]
L’article no 2 concerne la création du Sous-comité des communications. Cet article traite de la reconstitution du Comité des communications. Le comité directeur s’est penché sur la question des communications et a jugé préférable de reconstituer le comité.
J’aimerais savoir si vous avez des questions ou des commentaires au sujet de ce comité. Comme il n’y en a pas, nous allons donc demander que les noms nous soient fournis pour que nous puissions constituer le comité. Lorsque nous aurons ces noms, nous pourrons créer le comité. Nous nous attendons à ce que les leaders des différents groupes nous transmettent ces noms, avec les documents signés par les facilitateurs respectifs. Ces documents seront remis à la greffière du comité, afin que le Sous-comité du programme et de la procédure puisse finaliser la composition du comité et que le sous-comité soit tenu de faire rapport au comité de temps à autre.
Quelqu’un pourrait-il proposer cette motion? Le sénateur Dawson va proposer la motion.
Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?
Des voix : D’accord.
La présidente : Merci. La motion est adoptée.
L’article no 3 concerne la nomination d’un nouveau vice-président. Nous avons un départ imminent ici, au Comité de la régie interne.
Sénateur Dawson, avant de vous céder la parole, je tiens à vous remercier très sincèrement pour votre travail.
[Traduction]
Que ce soit à titre de sénateur depuis près de 18 ans ou encore dans le cadre de votre vie politique qui a été beaucoup plus longue, vous avez fait une contribution remarquable au Québec et au Canada. Merci infiniment. Ici, au Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration, votre point de vue nous a été très utile et, en tant que collègue, je vous remercie énormément pour vos conseils.
[Français]
Je profite de l’occasion pour vous souhaiter une très belle retraite. Amusez-vous et profitez de tous les instants.
Le sénateur Dawson : Merci, madame la présidente.
La présidente : Sénateur Dawson, je crois que vous voulez proposer la motion visant à nommer le sénateur qui vous remplacera.
Le sénateur Dawson : J’aurai certainement l’occasion de dire quelques mots la semaine prochaine au Sénat.
Honorables sénateurs, ma retraite approche à grands pas. Je souhaite informer le comité que, conformément à l’article 12-5 du Règlement, le leader de mon groupe nommera le sénateur Dalphond pour me remplacer au sein du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration.
Si vous me le permettez, j’aimerais présenter la motion suivante :
Que, au moment de devenir membre du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration, l’honorable Pierre J. Dalphond soit nommé vice-président du comité.
La présidente : Avez-vous des questions ou des commentaires?
Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?
Des voix : D’accord.
La motion est adoptée.
Merci, sénateur Dawson.
[Traduction]
Le prochain point porte sur la composition du Conseil interparlementaire mixte. Sénateurs, comme je l’ai dit, avec le départ du sénateur Dawson, il y a un siège qui se libère au sein du comité. Ainsi, la sénatrice Bovey souhaite proposer une motion.
La sénatrice Bovey : Merci, madame la présidente. En cette période de changements, je propose :
Que l’honorable sénateur Dawson soit remplacé comme représentant du Sénat au Conseil interparlementaire mixte par un autre sénateur qui sera nommé par la leader du GPS au moyen d’un avis signé remis au greffier du comité.
Madame la présidente, comme vous le savez, la leader du GPS est à l’extérieur du pays en ce moment, donc, en tout respect pour notre collègue, veuillez attendre qu’elle soit de retour.
La présidente : Y a-t-il des questions ou des commentaires pour la sénatrice Bovey? S’il n’y en a pas, vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?
Des voix : D’accord.
La présidente : La motion est adoptée. Merci.
[Français]
Le point suivant concerne les prévisions relatives au financement de client averti pour les salaires qui seront remboursés par Services publics et Approvisionnement Canada pour le travail effectué par les employés du Sénat dans le cadre de la Vision et du plan à long terme au cours de l’exercice de 2022-2023.
Mme Josée Labelle, directrice générale de la Direction des biens et services, comparaît devant nous ce matin.
Madame Labelle, votre présentation sera suivie d’une période de questions de la part des sénateurs. À vous la parole.
Josée Labelle, directrice générale, Direction des biens et services, Sénat du Canada : Merci, madame la présidente.
[Traduction]
Honorables sénateurs, le 17 novembre 2022, le comité a approuvé le protocole d’entente de financement de client averti, ou FCA, mis à jour avec SPAC. Depuis 2009, ce protocole d’entente permet à l’Administration du Sénat d’obtenir le remboursement des coûts en personnel liés aux projets de la Vision et du plan à long terme, ou VPLT. Les changements clés apportés au protocole d’entente comprennent une approche en matière de financement mieux définie, y compris un processus normalisé de prévisions annuelles et de versements trimestriels assujettis à l’approbation annuelle des parlementaires.
Toujours dans le cadre du projet d’entente mis à jour, le FCA fera l’objet d’un audit indépendant qui devrait être mené tous les trois à cinq ans. Les conclusions de cet audit seront présentées par la gouvernance interne en place pour les projets avec SPAC et d’autres partenaires.
Le protocole d’entente de FCA touche diverses directions au sein du Sénat, dont la Direction des biens et des services, la Direction de la sécurité institutionnelle, la Direction des services de l’information et la Direction des communications. Tous les efforts relatifs au remboursement des coûts s’appuient sur la soumission des feuilles de temps et des pièces justificatives connexes. Dans le cadre de notre exposé de novembre, la Direction des biens et des services a déclaré que la remise au comité des prévisions du Sénat pour 2022-2023 à des fins d’approbation serait la prochaine étape après l’approbation du protocole d’entente de FCA mis à jour.
Selon le processus convenu, ces prévisions sont soumises dans le cadre d’un forum commun de gouvernance où elles sont préalablement approuvées par les partenaires parlementaires et SPAC, puis éventuellement par le sous-ministre. Nous avons d’ailleurs reçu cette approbation préalable la semaine dernière, soit le 24 janvier. Le processus exige ensuite que le régime de gouvernance de chaque partenaire fournisse son approbation finale, d’où notre exposé d’aujourd’hui. Habituellement, cette approbation serait demandée au début de l’exercice financier. Toutefois, c’est un peu différent cette année parce qu’on a terminé la mise à jour et l’approbation du protocole d’entente seulement vers la fin de l’année civile 2022.
Compte tenu de cette information, on estime que 25,5 ETP consacreront environ 40 000 heures à des projets dans le cadre de la VPLT et que le Sénat récupéra donc environ 2,8 millions de dollars en dépenses salariales auprès de SPAC pour l’exercice 2022-2023. Il s’agit ici d’estimations. Il est recommandé que le comité approuve les prévisions de FCA pour 2022-2023, estimées à 2,8 millions de dollars.
En mars 2023, l’Administration du Sénat présentera les prévisions pour 2023-2024 au comité à des fins d’approbation finale avant le début du nouvel exercice financier. Je serai maintenant heureuse de répondre à vos questions.
[Français]
La présidente : Merci beaucoup, madame Labelle.
Pardonnez-moi, madame Cowley. Je ne vous avais pas présentée, mais vous êtes directrice du VPLT à la Direction des biens et services. Bienvenue.
Avez-vous des questions ou des commentaires pour Mmes Labelle et Cowley? Je vois qu’il n’y a aucune question.
J’ai besoin de quelqu’un pour proposer la motion suivante :
Que les prévisions du financement pour le Sénat 2022-2023, estimées à 2,8 millions de dollars dans le cadre de la Vision et du plan à long terme, soient approuvées.
Le sénateur Dean propose la motion. Avez-vous des questions ou des commentaires?
Plaît-il aux honorables sénateurs d’adopter la motion?
Des voix : Oui.
La présidente : La motion est adoptée. Merci, mesdames.
Pour l’article no 6, on parle ici de la réponse que nous avons reçue du Bureau de la traduction à une question soulevée par la sénatrice Seidman lors de notre réunion du 17 novembre dernier.
Sénatrice Seidman, souhaitez-vous faire d’autres commentaires sur les réponses que nous avons reçues? Sinon, les autres sénateurs ont-ils des questions ou des réponses?
[Traduction]
La sénatrice Seidman : Merci. J’ai pris connaissance de la réponse, qui a été fournie il y a un certain temps. La question a été posée le 17 novembre, j’ai la date inscrite ici, et les choses suivent leur cours depuis. Nous sommes maintenant en février.
Je me demande simplement si quoi que ce soit a changé après cette réponse, car cette facture fait référence à la distanciation sociale, au port du masque et à ce genre de choses. Voilà ma question.
La présidente : Je vais demander à M. Lafrenière de vous répondre, sénatrice.
Gérald Lafrenière, greffier du Sénat et greffier des Parlements intérimaire, et dirigeant principal des services législatifs, Bureau du greffier du Sénat et du dirigeant principal des services législatifs, Sénat du Canada : En ce qui a trait à ce mot, rien n’a changé. Il y a eu beaucoup de mouvements dans le dossier de l’interprétation au cours des dernières semaines. Nous avons l’intention de breffer le comité de direction sur certaines de ces questions à notre réunion de la semaine prochaine, ce qui sera probablement suivi d’une séance d’information au comité la semaine suivante à propos, essentiellement, de ce qui s’est passé en janvier.
La sénatrice Seidman : D’accord. Merci.
La présidente : Y a-t-il d’autres questions ou commentaires? S’il n’y en a pas, sachez que ce point était à l’ordre du jour à titre d’information seulement.
Passons maintenant au point 7. Conformément à l’article 1.6.2 de la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs, le Sous-comité du programme et de la procédure doit déposer un rapport semestriel sur les demandes d’exception à la politique qu’il a reçues ainsi que les décisions correspondantes. J’ai l’honneur de déposer le 11e rapport du sous-comité qui précise les exceptions en question ainsi que les décisions correspondantes depuis le 23 juin 2022.
Vous trouverez le rapport devant vous, à titre d’information. Y a-t-il des commentaires ou des questions sur ce rapport?
Le sénateur Plett : Pourriez-vous brièvement expliquer le deuxième point? Je vois que vous avez approuvé la demande des sénateurs Cotter et Manning. J’avais l’intention de soulever une fois de plus au cours des réunions la question du fonctionnement de notre système. Nous avons le droit de réclamer un certain montant pour les frais d’hébergement au cours d’une année. Si nous devons rester le lundi et le vendredi, certains parmi nous vont réclamer 7 500 $ supplémentaires. Je suis l’un d’eux. Ce que je constate cette année, en raison de la hausse des frais d’hébergement, c’est que même cette somme ne nous suffira pas, donc soit je vais prendre quelques jours de congé à un moment donné, soit je vais investir de l’argent de ma poche.
Je ne demande pas que l’on règle le problème, mais est-ce de cela qu’il est question ici? Si ce n’est pas le cas, il n’est pas nécessaire de fournir des éclaircissements. Je soulèverai ce point à une réunion ultérieure.
La présidente : Non, ce n’est pas de cela qu’il s’agit.
Le sénateur Plett : Merci.
La présidente : Y a-t-il d’autres questions sur le rapport? S’il n’y en a pas, nous allons passer au point suivant.
Le point 8 est reporté à la prochaine réunion du comité à la demande de l’un de nos collègues. Passons maintenant au point 9. Y a-t-il des aspects à aborder en public ce matin?
Comme il ne semble pas y en avoir, nous allons poursuivre les travaux à huis clos. Toutefois, avant de procéder, j’aimerais rappeler à tout le monde que les réunions du comité sont pour la plupart publiques. Seulement les points sur des sujets délicats tels que les salaires, les contrats et les négociations, les relations de travail et les questions relatives aux ressources humaines ou à la sécurité sont abordés à huis clos. Le comité souhaite être le plus transparent possible sur le travail important qu’il effectue.
(La séance se poursuit à huis clos.)