LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L’ADMINISTRATION
TÉMOIGNAGES
OTTAWA, le jeudi 16 février 2023
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui, à 9 heures (HE), à huis clos, avec vidéoconférence, conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour étudier des questions financières et administratives; et en public, conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour étudier des questions financières et administratives.
La sénatrice Lucie Moncion (présidente) occupe le fauteuil.
(La séance se poursuit à huis clos.)
(La séance publique reprend.)
La présidente : Bonjour, chères sénatrices, chers sénateurs. Je m’appelle Lucie Moncion. Je suis une sénatrice de l’Ontario et j’ai le privilège de présider le Comité sénatorial permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration.
La réunion a débuté à huis clos et nous poursuivons maintenant en public. J’aimerais maintenant faire un tour de table et demander à mes collègues de se présenter, en commençant par ma gauche.
Le sénateur Dalphond : Sénateur Pierre Dalphond, du Québec.
[Traduction]
La sénatrice Boyer : Yvonne Boyer, de l’Ontario.
La sénatrice Bovey : Patricia Bovey, du Manitoba.
La sénatrice Moodie : Rosemary Moodie, de l’Ontario.
[Français]
La sénatrice Saint-Germain : Raymonde Saint-Germain, du Québec.
Le sénateur Loffreda : Tony Loffreda, du Québec.
[Traduction]
Le sénateur Tannas : Scott Tannas, de l’Alberta.
La sénatrice R. Patterson : Rebecca Patterson, de l’Ontario.
[Français]
La sénatrice Gagné : Raymonde Gagné, du Manitoba.
[Traduction]
Le sénateur Dean : Tony Dean, de l’Ontario.
La sénatrice M. Deacon : Marty Deacon, de l’Ontario.
Le sénateur Cardozo : Andrew Cardozo, de l’Ontario.
La sénatrice Marshall : Elizabeth Marshall, de Terre-Neuve-et-Labrador.
La sénatrice Seidman : Judith Seidman, de Montréal, au Québec.
Le sénateur Plett : Don Plett, du Manitoba.
[Français]
Le sénateur Carignan : Claude Carignan, du Québec.
La présidente : Merci beaucoup. Je souhaite également la bienvenue à toutes celles et à tous ceux qui suivent nos délibérations dans tout le pays.
Honorables sénateurs, le premier point à l’ordre du jour est l’approbation du procès-verbal du 2 février 2023, qui est dans votre trousse. Y a-t-il des questions ou des modifications à apporter au procès-verbal? Est-ce que quelqu’un peut proposer la motion suivante? Que le procès-verbal du jeudi 2 février 2023 soit adopté?
J’ai vu votre main, sénateur Carignan.
Le sénateur Carignan : Je me grattais, mais je peux la proposer.
La présidente : Je vous ai vu du coin de l’œil. Le sénateur Carignan propose l’adoption de la motion. Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion? Je déclare la motion adoptée.
[Traduction]
Le prochain point porte sur le rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités sur les déplacements. Le dirigeant principal des finances, Pierre Lanctôt, se joint maintenant à nous à titre de témoin. Comme d’habitude, la déclaration préliminaire sera suivie d’une période de questions. Selon ce que je comprends, la sénatrice Marshall fera la déclaration préliminaire et M. Lanctôt l’aidera à répondre aux questions.
L’honorable Elizabeth Marshall : Honorables collègues, merci.
J’ai l’honneur de présenter le douzième rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités, qui contient des recommandations sur le budget de trois comités pour l’exercice 2023-2024.
Avant d’examiner chaque demande budgétaire, je voulais vous présenter une mise à jour sur les dépenses relatives à l’exercice en cours. Au départ, les fonds consacrés aux dépenses des comités pour l’exercice 2022-2023 s’élevaient à 2,382 millions de dollars, moins un demi-million de dollars pour les dépenses des témoins, ce qui laissait 1,882 million de dollars pour les budgets des comités.
Jusqu’à maintenant, les dépenses et engagements pour l’exercice financier en cours s’élèvent à 564 000 $, toutefois, certains déplacements viennent tout juste d’être effectués, alors ce chiffre risque d’augmenter.
Pour l’exercice 2023-2024, les fonds consacrés aux activités du comité CIBA s’élèvent à 2,203 millions de dollars, desquels on soustrait 320 820 $ pour les dépenses des témoins, ce qui laisse 1,882 million de dollars pour les budgets des comités.
Vendredi dernier, le sous-comité a rencontré les comités, dont les demandes budgétaires s’élèvent à 630 000 $ pour le nouvel exercice. Le Comité de l’agriculture et des forêts a présenté une première demande budgétaire de 62 000 $ pour une mission d’étude à Guelph, en Ontario, dans le cadre de son étude sur l’état de santé des sols au Canada. Elle vise le déplacement de 12 sénateurs et 6 membres du personnel du Parlement au printemps 2023.
Dans le cadre de la présentation, on nous a dit que ce ne serait pas tous les membres du comité qui se déplaceraient et qu’on allait songer à réduire les frais associés aux déplacements et à l’hébergement. De plus, bien que les frais associés aux services d’interprétation soient inclus dans la demande budgétaire, on nous a dit que les membres actuels n’auraient probablement pas besoin de ces services.
Toutefois, ces mesures de réduction des coûts ne sont pas reflétées dans la présentation budgétaire du comité. S’il réduisait sa délégation à neuf sénateurs et trois membres du personnel, qu’il réduisait les frais de déplacement et d’hébergement et qu’il éliminait les frais de location de l’équipement d’interprétation, le comité pourrait réduire sa demande budgétaire, qui totaliserait un peu plus de 36 000 $, ce qui représente une réduction de 42 % par rapport à la demande d’origine.
Le sous-comité recommande donc l’approbation de la demande budgétaire, à condition qu’elle soit modifiée pour refléter le nombre de participants réel prévu, et que le comité donne suite à son engagement de réduire les frais de déplacement et d’hébergement et à éliminer les frais d’interprétation. L’affectation totale serait donc de 36 220 $.
La deuxième demande budgétaire a été présentée par le Comité des pêches et des océans et visait des dépenses proposées de 172 560 $ pour une mission d’étude et des audiences publiques à Terre-Neuve, dans le cadre de l’étude du comité sur les populations de phoques et leurs impacts sur les pêches au Canada. La demande vise le déplacement de 12 sénateurs, 2 membres de leur personnel et 10 membres du personnel parlementaire.
Au cours de la présentation, on nous a avisés que le comité comptait actuellement 9 membres, alors que la demande budgétaire visait 12 membres. Le sous-comité est d’avis que la demande budgétaire devrait se fonder sur la composition actuelle du comité, soit 9 personnes, et non 12. Les membres du sous‑comité se préoccupaient également des pressions qui seraient exercées sur les services de soutien et des coûts supplémentaires associés à la tenue d’audiences publiques à l’extérieur d’Ottawa, surtout en ce qui a trait aux services d’interprétation.
Le sous-comité est d’avis que le comité pourrait rencontrer les intervenants et en apprendre davantage sur la chasse aux phoques et la pêche par l’entremise de visites des lieux et de réunions en personne à Terre-Neuve, sans toutefois tenir des audiences publiques dans la province. Le comité pourrait plutôt inviter les témoins à comparaître à Ottawa ou à participer aux audiences publiques avec la vidéoconférence, ce qui n’entraînerait pas de frais supplémentaires pour les services d’interprétation et de transcription.
Comme je l’ai déjà dit, nous nous préoccupons des pressions qui seront exercées sur les services d’interprétation.
Si le comité demandait des fonds pour ses neuf membres actuels seulement, et s’il remplaçait les audiences publiques de Terre-Neuve par des audiences publiques supplémentaires à Ottawa, on pourrait réduire les coûts et le personnel parlementaire requis pour appuyer l’interprétation et la transcription. Avec ces modifications, la demande totale pourrait être réduite à 116 933 $, ce qui représente une réduction de 32 % par rapport à la demande budgétaire d’origine.
Nous sommes donc d’avis que la demande budgétaire du Comité des pêches et des océans peut être réduite de manière significative si elle est modifiée afin de refléter la composition actuelle du comité et si celui-ci tient des audiences publiques à Ottawa, afin de réduire les coûts et les ressources nécessaires aux fins des audiences publiques en dehors d’Ottawa, pour une affectation totale de 116 933 $.
La troisième demande budgétaire a été présentée par le Comité des affaires étrangères, et vise des dépenses de 395 818 $ pour des missions d’étude à Londres, Oslo et Berlin, dans le cadre de son étude sur le Service extérieur canadien. Elle vise le déplacement de 12 sénateurs, un membre de leur personnel et 4 membres du personnel parlementaire en avril 2023.
Au cours de la présentation, on nous a dit que les 12 membres du comité souhaitaient participer aux déplacements. Bien que le sous-comité ne s’oppose pas à l’objectif de l’étude ou de la mission, ses membres croient fermement que la situation économique actuelle requiert une approche plus prudente à l’égard de l’utilisation des fonds publics. Par conséquent, le sous-comité est d’avis qu’il ne peut recommander l’approbation de cette demande budgétaire, surtout pour une délégation aussi importante en vue d’une mission d’étude internationale.
La décision n’a pas été prise à la légère. Toutefois, le sous‑comité a le devoir de veiller à ce que les ressources du Sénat soient utilisées de la manière la plus efficace et la plus responsable possible. Nous avons encouragé le comité à songer à d’autres façons d’atteindre ses objectifs d’étude sans engager de tels frais de déplacement à l’international. Par exemple, si le comité réduisait la taille de sa délégation à six sénateurs, il pourrait aussi réduire sa demande à 241 000 $, ce qui représente une diminution de 39 % par rapport au budget initial. Il pourrait faire des économies supplémentaires en retirant sa demande d’interprètes au Royaume-Uni ou en éliminant l’une des destinations.
Nous avions une autre préoccupation au sujet des dates de déplacement proposées. Les trois comités souhaitaient effectuer leurs déplacements au cours des semaines de séance du mois d’avril. Étant donné les contraintes associées aux ressources qui appuient le travail des sénateurs pendant les semaines de séance, le sous-comité encourage fortement les comités à planifier leurs déplacements pendant les semaines de relâche.
En conclusion, le sous-comité recommande l’octroi de 36 220 $ au Comité de l’agriculture et de 116 993 $ au Comité des pêches, ce qui laisserait 1,728 million de dollars pour le reste du nouvel exercice, sur les 1,882 million de dollars prévus pour les dépenses des comités.
En ce qui a trait à la troisième demande, du Comité des affaires étrangères, le sous-comité n’était pas à l’aise de recommander l’octroi des fonds en vue de la mission d’étude internationale d’une délégation aussi importante. Le comité pourrait songer à une directive générale sur les voyages des comités sénatoriaux à l’étranger.
Je recommande l’adoption du rapport et serai heureuse de répondre à vos questions.
[Français]
La sénatrice Gagné : J’aimerais vous remercier, sénatrice Marshall, de votre rapport. Je tiens à remercier aussi les membres du sous-comité. Les recommandations reflètent mes préoccupations à la lecture du rapport.
J’aimerais soulever deux points et faire écho à vos propos concernant les coûts importants liés aux voyages à l’étranger. Il est important que l’on puisse discuter de cette question, surtout si l’on tient compte des défis économiques auxquels le pays et nous-mêmes faisons face. La prudence devrait être de mise lorsqu’on évalue ou qu’on établit les budgets pour les voyages. Plusieurs intervenants peuvent être rencontrés par vidéoconférence. Le Sénat a beaucoup investi dans les systèmes de vidéoconférence et il est très important de prendre cela en considération. Je souscris donc aux commentaires énoncés dans le rapport à cet effet.
Mon deuxième point est une des préoccupations importantes qui a été relevée dans le rapport. Vous avez mentionné que trois comités ont exprimé le désir de voyager pendant les semaines d’avril où le Sénat ne siège pas.
Cette période serait idéale pour faire ces voyages. Alors que nous sommes en pause, il serait raisonnable de penser que nous pouvons voyager pendant ces semaines. De plus, cela réduirait la pression sur les ressources humaines pour soutenir les travaux en Chambre et ceux des comités, ici à Ottawa.
Il est important de nous rappeler que notre présence en Chambre est de prime importance. Nous avons beaucoup de travail à faire. Nous approchons la période d’avril, mai et juin. Nous savons très bien ce que cela représente en matière de travail. Nous avons tous et toutes la responsabilité, et je dirais même le devoir, d’être présents en Chambre pour débattre et voter.
J’encourage fortement les membres des comités à planifier les voyages durant les semaines où le Sénat ne siège pas. Je vais appuyer le rapport qui a été déposé par le sous-comité et je suis tout à fait d’accord avec les préoccupations qui ont été soulevées.
Merci.
La sénatrice Saint-Germain : Mon commentaire sera très bref, parce qu’il porte sur les points soulevés par la sénatrice Gagné. Je ne répéterai donc pas ce qu’elle a dit. J’y souscris entièrement.
J’irai même plus loin en faisant la recommandation que l’un des critères pour les déplacements des comités soit de faire la démonstration, lorsqu’une demande est déposée durant une semaine de séance, que ce déplacement ne peut pas se tenir lors d’une semaine de relâche du Sénat.
Si on additionne les voyages sous l’égide du Conseil interparlementaire, soit ceux des associations interparlementaires, on voit beaucoup de situations où des sénateurs ne sont pas présents en Chambre, alors que notre première responsabilité est d’être en Chambre.
Je fais donc la recommandation formelle, comme critère, de faire la démonstration de la pertinence des voyages des comités lorsque le Sénat siège.
La présidente : Je puis vous dire que, lors de la réunion du comité, un commentaire avait été fait pour ce qui est des déplacements durant les semaines où le Sénat siège. Nous avons eu une réponse du groupe nous disant que cela ne faisait pas partie des critères. Les gens choisissaient alors de voyager n’importe quand.
Si vous êtes d’accord, on modifierait les règles. On demanderait aux employés de vérifier cette règle et de l’ajouter dans les règles qui touchent les demandes des comités pour des déplacements.
[Traduction]
Le sénateur Plett : Tout comme la sénatrice Saint-Germain, je ne répéterai pas tout ce qu’a dit la sénatrice Gagné. J’appuie l’ensemble de ses propos. En tant que leader d’un caucus qui a rapetissé au fil des années, je sais qu’il est de plus en plus difficile pour nous d’avoir des gens à la Chambre. Aussi, en ce qui a trait au voyage du Comité des affaires étrangères, j’aurais envie de prendre la place de l’un des membres du comité, parce que cela me semble très intéressant.
Je dirai néanmoins deux choses : premièrement, nous devons songer sérieusement aux façons de réduire les coûts. Nous sommes en situation de dépassement des coûts partout et nous devons songer aux façons d’économiser. J’approuve le rapport du sous-comité en ce sens.
J’aimerais toutefois poser une question à la sénatrice Marshall, au sujet des déplacements du Comité des pêches. Je trouve étrange que les frais s’élèvent à 117 000 $ pour des audiences à Ottawa. Pourriez-vous nous expliquer rapidement en quoi consistent les frais pour une réunion à Ottawa, surtout...
La sénatrice Marshall : Je dois me référer à la documentation.
Le sénateur Plett : N’est-ce pas la recommandation, de tenir des audiences publiques à Ottawa plutôt que dans une autre province?
La présidente : Le comité se rendra à Terre-Neuve pour sa mission d’étude.
Le sénateur Plett : Je suis désolé, j’avais mal compris. Vous recommandez donc de simplement réduire le nombre de personnes qui se rendront à Terre-Neuve.
La sénatrice Marshall : Oui, mais elles se déplaceraient tout de même pour la mission d’étude à Terre-Neuve.
Le sénateur Plett : Mais il y aurait moins de sénateurs et moins de personnel.
La sénatrice Marshall : Oui, mais les audiences publiques se tiendraient tout de même à Terre-Neuve, avec la vidéoconférence.
Le sénateur Plett : Excusez-moi; j’avais mal lu. J’avais l’impression que tout se ferait à Ottawa et je ne comprenais pas pourquoi les coûts étaient si élevés.
La sénatrice Marshall : Le sous-comité a longuement discuté de ce sujet. Le comité ne peut réaliser sa mission d’étude sur la pêche du phoque en restant à Ottawa. Ses membres doivent se rendre à Terre-Neuve, et souhaitent y visiter trois communautés. Ils doivent parler à la population. Nous étions d’avis que les audiences publiques pouvaient se tenir à Ottawa.
L’un des enjeux qui ont fait l’objet d’importantes discussions dans le cadre de la réunion du sous-comité, ce sont les pressions sur les services d’interprétation. On a songé à laisser le comité tenir ses audiences publiques à Terre-Neuve s’il pouvait nous garantir que cela n’affecterait pas les services d’interprétation dans les autres régions, notamment à Ottawa. Or, nous ne pourrons pas obtenir une telle garantie, parce qu’il y a un enjeu associé aux services d’interprétation. C’est pourquoi nous recommandons de tenir les audiences publiques à Ottawa.
Le sénateur Plett : J’appuie les recommandations.
La sénatrice M. Deacon : J’aimerais aborder quelques points, rapidement. Je suis une invitée du comité aujourd’hui et je suis également la seule personne dans la salle à être membre du Comité des affaires étrangères.
Je tenais à dire que le comité a tenté de prévoir les déplacements en dehors des semaines de séance et qu’il a tenu compte du moment des déplacements, de leurs coûts et de nombreux autres facteurs. Nous n’avons pas eu d’autre choix, en raison de la nature du travail à faire. D’autres parlements seront également fermés à Pâques. C’est l’une des raisons pour lesquelles il était difficile d’associer une semaine de séance à une semaine de relâche.
Les coûts sont très élevés. J’ai été choquée de voir le prix de l’hébergement et des vols, et la ventilation des frais sur deux ou trois pages. Nous avions en plus éliminé un site et un continent de la demande.
J’aimerais dire deux choses. Bien sûr, le Comité des affaires étrangères pourrait réduire le nombre de participants au voyage, comme l’a fait valoir la sénatrice Marshall dans le document. Est-ce que le comité a la possibilité de présenter une nouvelle demande — je ne le sais pas, et le président est à l’extérieur du pays — étant donné ce qui nous attend pour les trois ou quatre prochaines semaines? Pouvons-nous présenter un budget réduit, un nouveau calendrier et répondre à vos recommandations?
La sénatrice Marshall : Nous nous attendons à recevoir une autre demande du comité. À l’occasion, lorsque le montant réduit a été approuvé, un comité peut nous demander de revoir la demande et de songer à accorder un budget un peu plus élevé.
Or, dans l’intérêt de tous mes collègues qui siège au comité, le Sous-comité du budget des dépenses prend ses responsabilités très au sérieux. Nous passons beaucoup de temps à discuter des budgets, que nous examinons ligne par ligne, avec la présidente ou la vice-présidente.
Donc, oui, nous nous attendons certainement à ce que le comité présente une nouvelle demande de financement.
La sénatrice M. Deacon : Merci beaucoup.
La sénatrice Bovey : Je serai brève. En tant que membre du comité, je tiens à dire que les discussions ont été très sincères et que nous avons examiné les questions sérieusement.
J’aimerais aborder la question de l’interprétation. Nous vivons une réelle crise depuis un an; les problèmes d’interprétation nuisent au travail du comité.
Je suis d’accord avec la sénatrice Saint-Germain au sujet des prochaines étapes et des déplacements des comités lorsque le Sénat ne siège pas. Je crois que nous devons aussi veiller à ce que les comités soient bien informés des pressions qui sont exercées sur les interprètes. La crise n’est pas terminée. Nous savons que les missions d’étude sont moins contraignantes que les audiences publiques. Il nous incombe donc de veiller à tenir le plus d’audiences virtuelles possible. Les missions d’étude nous permettent justement de trouver sur le terrain ce que nous ne pouvons pas obtenir par vidéo.
La sénatrice Moodie : Je voulais simplement reconnaître l’importance des déplacements pour faciliter le travail de bon nombre de nos comités — particulièrement le Comité des affaires étrangères —, mais aussi le besoin de reconnaître les enjeux actuels en matière de coûts et de pressions sur les ressources au Sénat et dans l’ensemble du pays.
J’ai siégé au Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités; je reconnais donc les commentaires de la sénatrice Marshall au sujet de la quantité de travail réalisé par le comité et de la diligence raisonnable dont il fait preuve. J’ai déjà entendu l’appel à des critères ou à des lignes directrices associées aux déplacements. Il n’y a pas encore eu de résolution à cet égard, et on en parle encore.
Quelles sont les possibilités de discussion au sujet des lignes directrices? Il est difficile de placer le sous-comité SEBS en position de prendre de telles décisions en l’absence de lignes directrices appropriées.
La sénatrice Marshall : Nous avons déjà demandé qu’une politique soit mise en place pour répondre aux questions qui surviennent de temps à autre, par exemple au sujet des déplacements à l’étranger et des voyages durant les semaines de séance. Les politiques n’ont jamais fait l’objet d’un examen exhaustif. C’est une possibilité que nous pourrions envisager.
Je trouve le sous-comité SEBS très occupé; il faut y consacrer autant de temps qu’à un comité ordinaire. Néanmoins, c’est un travail que nous pourrions faire.
Une motion pourrait être adoptée pour que le comité CIBA établisse des règles pour le sous-comité SEBS ou pour que le sous-comité SEBS formule lui-même des recommandations sur les politiques. Les deux options sont envisageables. Nous suivons les directives du comité.
La présidente : Je vous remercie, sénatrice Marshall.
D’abord, nous conviendrons d’adopter le rapport. Ensuite, si vous êtes d’accord, chers collègues, avant de renvoyer le travail au sous-comité SEBS — et en attendant que le travail soit fait —, en ma qualité de présidente du comité CIBA, j’enverrai une lettre à tous les présidents des comités pour leur fournir des renseignements sur les séances publiques qui devraient être tenues à Ottawa, les services d’interprétation, les coûts des services et les moyens de réduire les coûts que nous envisageons, les contraintes, ainsi que les semaines de déplacement.
Ces points seront présentés dans une lettre de courtoisie qui précisera également que le sous-comité SEBS examinera les politiques et peut-être aussi les procédures et y apportera des corrections.
Êtes-vous d’accord?
Des voix : Oui.
Le sénateur Plett : Il s’agira d’une recommandation et non d’une règle.
La présidente : Ce sera une recommandation jusqu’à ce que le sous-comité SEBS se penche sur la question et propose des corrections.
Est-ce qu’il vous convient de procéder ainsi, chers collègues? Très bien. Sénatrice Marshall, voulez-vous proposer l’adoption du rapport?
La sénatrice Marshall : Je propose l’adoption du 12e rapport sur les budgets de comités.
La présidente : Plaît-il aux honorables sénateurs d’adopter la motion?
Des voix : Oui.
La présidente : La motion est adoptée.
Avant de passer au point 8 à l’ordre du jour, je vais mentionner que beaucoup de discussions ont eu lieu à l’extérieur du comité. D’après ce que j’ai compris, il y a une volonté de créer un groupe de travail chargé d’étudier les questions relatives aux cartes de crédit. Ainsi, avant d’adopter le 13e rapport et d’examiner le dossier plus attentivement, une motion serait déposée pour mettre sur pied un groupe de travail qui examinerait les questions relatives aux cartes de crédit et qui présenterait des recommandations au comité.
Êtes-vous d’accord, chers collègues?
Le sénateur Plett : Merci beaucoup, madame la présidente. Comme les autres le savent sûrement, j’ai participé aux discussions. J’aimerais que le mandat confié au groupe de travail soit plus large que le seul examen des questions relatives aux cartes de crédit. Je demanderais que le groupe de travail soit également chargé d’examiner la politique du Sénat sur les dépenses de déplacement.
Madame la présidente, le comité de direction a approuvé une légère augmentation de mon budget, car étant donné l’augmentation des coûts, j’allais atteindre la limite encore une fois, et ce, même si je n’ai jamais dépassé, pendant toute l’année, les frais d’hôtel autorisés. Pourtant, j’allais tout de même dépasser de 500 ou 600 $ mon budget pour l’année, à moins de m’absenter du Sénat pendant quelques jours, ce qui n’est pas idéal comme solution.
Il y a d’autres dépenses de déplacement à considérer que les seules questions relatives aux cartes de crédit. Par conséquent, j’aimerais que le groupe de travail examine les pratiques exemplaires d’autres organisations, comme la Chambre des communes et la fonction publique en général, pour qu’il puisse ensuite nous présenter des recommandations exhaustives non seulement sur les cartes de crédit, mais aussi sur l’ensemble de la politique du Sénat concernant les déplacements.
La présidente : Je vous remercie pour votre intervention. Avant de donner la parole au sénateur Dean, je tiens à dire qu’il y a des limites à ce que le groupe de travail peut faire. Le sous‑comité SEBS doit se pencher sur les autres éléments. Vous mélangez les mandats du sous-comité SEBS et du groupe de travail. Il faut confier la tâche soit au groupe de travail, soit au sous-comité. Il doit y avoir une différence entre les deux.
L’intention était que le groupe de travail se penche sur une seule partie de la question. Si vous voulez donner une plus grande envergure à l’examen, il faudra probablement faire appel au sous-comité SEBS. Je tiens à ce que ce soit clair.
Le sénateur Dean : Madame la présidente, j’aimerais vous demander conseil par rapport à ce que nous devrions faire pendant que le groupe de travail accomplit son mandat. Nous sommes quelques-uns à avoir participé aux premières discussions et à avoir déjà modifié notre façon de gérer nos dépenses.
Si je comprends bien, pour l’instant, nous allons maintenir ce qui pourrait être appelé le statu quo.
Par souci de clarté, tous sont libres soit de maintenir le statu quo, soit d’adopter les mesures suggérées durant les premières discussions.
La présidente : Oui. Y a-t-il d’autres interventions?
D’après la greffière, à laquelle je me fie entièrement, pour présenter officiellement une motion, il faut proposer un mandat et une liste de membres. C’est ce que nous ferons dans quelques semaines, quand nous reprendrons ce dossier.
Vous plaît-il de procéder ainsi, chers collègues? D’accord.
[Français]
Le point suivant concerne les contrats annuels pour les licences et les services de soutien et de maintenance. David Vatcher, directeur des services d’information, et Marie-Jules Morris Bourgouin, conseillère principale de la planification des activités de la Direction des services d’information sont avec nous à titre de témoins. Leur présentation sera suivie d’une période de questions.
David Vatcher, directeur des services de l’information, Sénat du Canada : Honorables sénateurs, cette note d’information est soumise annuellement. Elle concerne la continuité des activités et assure la conformité avec la politique d’approvisionnement du Sénat.
Dans la mesure du possible, la Direction des services de l’information (DSI) procède de façon concurrentielle pour l’achat de logiciels de toutes sortes. Toutefois, à long terme, certaines licences et certains services, lorsqu’ils sont renouvelés, dépassent les seuils fixés dans la politique d’approvisionnement.
La note expose les différents cas dans deux annexes. L’annexe A concerne les items de plus de 40 000 $ annuellement, et il n’y a qu’un item cette année. L’annexe B dresse la liste des items qui, au cours de leur utilisation sur plusieurs années, excèdent le seuil de contrats de 40 000 $.
Je tiens à préciser qu’aucun fonds supplémentaire n’est demandé. Ce qui est demandé, c’est votre approbation en vertu de la politique. De plus, je tiens à préciser qu’il ne s’agit pas d’une liste exhaustive de tous les logiciels utilisés au Sénat, mais bien de ceux qui arrivent à ce seuil de 40 000 $.
Je vous remercie et je serai heureux de répondre à vos questions.
La présidente : Merci David. Y a-t-il des questions ou des commentaires pour David et Marie-Jules?
Je vous remercie pour la qualité de l’information, parce que nous avons une meilleure idée d’une foule de petits dossiers qui sont réunis et qui forcent la charge. Je sais que vous en avez beaucoup d’autres, mais je trouve que l’information est claire et nous permet d’avoir une meilleure vue d’ensemble des logiciels.
N’ayant pas de questions, est-ce que les sénateurs souhaitent proposer la motion suivante?
Que l’approbation soit accordée pour l’exercice 2023-2024 pour le renouvellement des contrats relatifs aux logiciels, à la maintenance et aux services de soutien énumérés aux annexes A et B de la note de breffage.
Le sénateur Dalphond : Je propose la motion.
La présidente : Honorables sénateurs, vous plaît-il d’adopter la motion? La motion est adoptée.
[Traduction]
Nous passons maintenant au 10e point à l’ordre du jour. Il s’agit d’une proposition de projet pilote avec l’École de la fonction publique du Canada. Mme Toni Francis, dirigeante principale des ressources humaines, se joint à nous à titre de témoin. Comme toujours, la déclaration sera suivie d’une période de questions.
La parole est à vous, madame Francis.
Toni Francis, dirigeante principale des ressources humaines, Sénat du Canada : Bonjour, sénateurs. Parmi les priorités stratégiques des Ressources humaines, on compte la bonification du programme d’apprentissage et de perfectionnement du Sénat et l’ajout de volets portant sur le développement du leadership, la santé mentale et le bien-être, l’accessibilité, la diversité, l’inclusion et l’appartenance, pour ne nommer que ceux-là.
Les Ressources humaines ont évalué différentes options pour élaborer la stratégie du Sénat sur l’apprentissage et le perfectionnement. Cette évaluation comprenait l’examen des produits d’apprentissage offerts par l’École de la fonction publique du Canada, ou EFPC.
[Français]
Nous dépendons presque exclusivement de fournisseurs externes de services de formation et d’apprentissage pour répondre aux besoins très diversifiés de notre personnel en matière d’apprentissage et de perfectionnement professionnel.
[Traduction]
Ces dernières années, des contrats à long terme avec des fournisseurs externes sont arrivés à échéance. Par conséquent, il a été difficile pour les Ressources humaines d’offrir aux employés des options stables pour leur perfectionnement professionnel. En reconstituant cette banque d’options, les Ressources humaines cherchent à faire des gains d’efficience sur les plans administratif et financier tout en bonifiant l’offre de produits de formation et d’apprentissage pour le plus grand nombre possible d’employés du Sénat, y compris le personnel des sénateurs.
Le mode de fonctionnement de l’EFPC s’accorde bien avec ces objectifs. Au cours des cinq dernières années, l’EFPC a transformé et modernisé son mode de fonctionnement afin que sa structure, la prestation de ses services et le contenu qu’elle offre soient adaptés à d’autres clients que les fonctionnaires.
[Français]
L’adhésion à l’École de la fonction publique du Canada comprend un accès complet et illimité à son catalogue de cours en ligne pour tous les employés du Sénat.
Les Ressources humaines ont analysé les cours et les programmes d’apprentissage offerts par l’EFPC et les ont comparés aux activités de perfectionnement professionnel réalisées par les employés de l’Administration du Sénat.
[Traduction]
Plus de 30 % des activités de formation inscrites dans les plans d’apprentissage de chaque direction générale pour les deux dernières années concordaient parfaitement avec des produits offerts par l’EFPC.
Les Ressources humaines proposent de lancer un projet pilote de deux ans, ce qui permettra au Sénat d’évaluer la mesure dans laquelle les produits offerts par l’EFPC permettent d’atteindre les objectifs fixés en matière d’apprentissage. À l’aide de la rétroaction des employés, les Ressources humaines pourront déterminer si l’EFPC peut devenir un fournisseur de produits d’apprentissage de choix pour le Sénat à long terme. Nous mesurerons la satisfaction des utilisateurs et nous effectuerons des sondages généraux tout au long du projet pilote pour évaluer la viabilité d’une entente à long terme avec l’EFPC.
Le coût d’un protocole d’entente avec l’EFPC est de 168 000 $. Les Ressources humaines proposent d’imputer ce coût à leur budget central de formation existant pour la durée du projet pilote. Aucuns fonds supplémentaires ne sont nécessaires.
Si les résultats du projet pilote sont positifs, les Ressources humaines devront soit demander une hausse permanente du budget central de formation pour continuer d’offrir le service aux employés des sénateurs, soit consulter le comité CIBA pour voir si les sénateurs accepteraient d’imputer le coût à leur budget de bureau.
[Français]
Un projet pilote avec l’EFPC permettrait au Sénat de bonifier grandement l’offre de produits et de programmes d’apprentissage facilement accessibles pour ses employés. La proposition d’un projet pilote de deux ans permettrait une période suffisamment longue pour évaluer l’EFPC en tant que fournisseur d’apprentissage viable pour le Sénat.
[Traduction]
Nous demandons au comité CIBA d’approuver l’établissement d’un protocole d’entente de deux ans pour la période allant du 1er avril 2023 au 31 mars 2025.
Je vous remercie pour votre attention. Je répondrai volontiers à vos questions.
La présidente : Merci, madame Francis. Y a-t-il des questions ou des commentaires?
[Français]
La sénatrice Saint-Germain : Merci beaucoup, madame Francis. Ce projet a été présenté et examiné par le Sous-comité sur les ressources humaines et je l’appuie, notamment parce que l’École de la fonction publique du Canada offre des programmes vraiment adaptés au service public.
De plus, je pense que nous avons une économie d’échelle qui est vraiment importante et nous devons y souscrire. Évidemment, dans la décision que nous avons à prendre, il y a aussi celle de l’élargissement de l’accès au personnel des sénateurs. Il s’agirait d’accepter, si nous souhaitons y souscrire, que pour chacun des employés dont nous recommanderions la participation, nous devions assumer des frais à même notre budget de bureau de 230 $ par employé.
Alors, je souscris à ce programme que nous avons examiné en profondeur au sous-comité et je l’appuie sans réserve.
La présidente : Merci, sénatrice Saint-Germain.
[Traduction]
La sénatrice Moodie : J’appuie le programme proposé. Je trouve que c’est une bonne idée de tirer parti des économies d’échelle pour l’apprentissage.
Comment mesurerez-vous le succès du projet pilote? Vous avez parlé d’un sondage sur la satisfaction des utilisateurs, mais par quelles autres mesures saurons-nous qu’il faut adopter ce programme et l’élargir?
Mme Francis : Merci, sénatrice Moodie. En plus des sondages sur la satisfaction des utilisateurs, nous tiendrons compte du nombre de demandes que nous recevrons pour accéder aux fonds du budget de formation. Nous évaluerons la satisfaction des utilisateurs par rapport à l’accès aux cours et aux occasions de formation qu’offre cette organisation. Nous avons aussi conclu une entente avec la Chambre des communes pour élargir l’accès au catalogue. Nous verrons si nous recevons des demandes qui dépassent ce que nous offrons actuellement au personnel.
La sénatrice Moodie : Vous parlez du volume.
Mme Francis : Oui, le volume sera un indicateur important.
La sénatrice Marshall : Merci beaucoup, madame Francis.
J’appuie le projet pilote, mais j’ai des observations semblables à celles de la sénatrice Moodie. Quand on lance des projets pilotes ou quand on entreprend de nouvelles mesures, l’enthousiasme est à son plus fort au début. Si une évaluation est réalisée à la fin de la période de deux ans, je voudrais qu’elle soit rigoureuse, car j’ai des réserves. Bien que tout le monde accueille la proposition très favorablement aujourd’hui, il se peut que l’on constate au bout de deux ans que dans les faits, le programme est moins utilisé que prévu.
Mon autre observation — et je sais que la décision ne sera prise que plus tard — concerne l’imputation du coût pour le personnel des sénateurs à leur budget de bureau. Il ne s’agit que d’une petite somme; la question n’est pas là.
Puisque tous les employés sont des employés du Sénat, y compris le personnel des sénateurs, je préférerais qu’il y ait un seul point d’entrée et un seul point d’approbation pour l’ensemble des cours, au lieu d’obliger les employés des sénateurs et ceux de l’administration à suivre des processus différents.
Mme Francis : Je vous remercie, sénatrice Marshall. Comme il faudra inévitablement augmenter le budget, nous fournirons une liste des avantages et des inconvénients que présentent les deux options de financement pour vous aider à déterminer laquelle est la meilleure. Je prends note de votre observation.
La sénatrice Marshall : Merci.
La sénatrice Boyer : Je vous remercie, madame Francis, et je remercie les membres du Sous-comité sur les ressources humaines pour leur travail dans ce dossier.
Je tiens à attirer l’attention sur le domaine de l’histoire et de l’actualité des peuples autochtones, car les cours offerts doivent être à jour. Je ne sais pas si ceux-ci le sont. J’ai entendu des commentaires à ce sujet, mais je tiens à souligner l’importance de se pencher sérieusement sur la question et de s’assurer que le matériel présenté est juste et à jour.
Mme Francis : Merci, sénatrice Boyer. L’EFPC nous a assurés que ses produits d’apprentissage ont été créés en collaboration avec des membres de groupes autochtones. C’est l’une des raisons pour lesquelles nous proposons un projet pilote de deux ans : pour nous assurer que la qualité des produits correspond à nos attentes et qu’il n’y a pas de lacunes dans le catalogue qui nous pousseraient à vous recommander d’avoir recours à d’autres fournisseurs pour la formation dans des domaines donnés.
La sénatrice Boyer : Excellent, je vous remercie.
Le sénateur Plett : J’ai deux petites questions. D’abord, à la page 2 de votre document, on peut lire que le Sénat compte 730 employés. Ce nombre comprend-il le personnel du SPP?
Mme Francis : Non, il ne comprend pas le personnel du SPP.
Le sénateur Plett : Merci. Ensuite, si nous décidons d’aller de l’avant, devons-nous absolument payer pour 730 employés ou pouvons-nous inclure seulement les employés qui veulent participer au programme? Est-ce possible de commencer par un nombre limité d’employés, puis d’en ajouter d’autres au besoin, ou l’EFPC exige-t-elle que tous les employés soient inclus dans le programme?
Mme Francis : Nous avons proposé d’autres modalités pour le protocole d’entente, mais nous sommes obligés d’inclure tous les ETP. L’EFPC n’offre pas de programme à la carte. C’est 230 $ par employé de l’organisation.
Le sénateur Plett : Et nous n’avons pas le choix de payer ce montant multiplié par 730?
Mme Francis : C’est exact.
Le sénateur Plett : Je vous remercie.
Le sénateur Cardozo : Merci, madame Francis. Je trouve l’idée très bonne. Je présume que la proposition que vous nous présentez comprend les employés de l’Administration du Sénat, mais pas le personnel des sénateurs.
Mme Francis : En fait, elle comprend et le personnel des sénateurs et le personnel de l’Administration du Sénat.
Le sénateur Cardozo : Et les employés pourront choisir les cours qu’ils voudront suivre?
Mme Francis : Il y a des restrictions pour le personnel des sénateurs. Ils peuvent suivre les cours à rythme libre et les cours en ligne. Les options sont diverses. C’est une autre des raisons pour lesquelles nous proposons un projet pilote de deux ans : parce que les employés des parlementaires n’ont pas accès à l’ensemble du catalogue de l’EFPC. Nous tenons donc à nous assurer que les cours offerts correspondent aussi aux besoins du personnel des sénateurs.
Le sénateur Cardozo : Pourquoi n’ont-ils pas accès à l’ensemble du catalogue?
Mme Francis : C’est une des règles, des dispositions ou des exigences de l’EFPC par rapport à la participation du personnel des parlementaires à ses activités.
Le sénateur Cardozo : J’aimerais en savoir plus sur les raisons qui motivent cette règle.
Mme Francis : Les avocats de l’EFPC nous ont dit que c’était la règle. Je ne sais pas si M. Hallée peut vous fournir d’autres explications.
Philippe Hallée, légiste et conseiller parlementaire, Sénat du Canada : La règle de l’École de la fonction publique du Canada veut qu’elle demeure une organisation non partisane au service de la fonction publique, et elle souhaite donc s’assurer que les forums de formation restent totalement non partisans. C’est pourquoi elle a longtemps limité l’accès des autres employés. Cependant, avec la conception des cours en ligne, le problème n’est plus du tout le même, car il est maintenant possible de suivre la formation dans le confort de son bureau. Il n’y a donc pas d’interaction qui pourrait aboutir à ce que la formation devienne quelque peu entachée d’une optique politique.
Le sénateur Cardozo : Dieu nous en garde.
[Français]
Le sénateur Carignan : Quel est le montant du budget de formation complet? On dit que les sommes seront prises dans le budget de formation, mais quel est le montant total du budget de formation?
Mme Francis : Le montant est de 386 000 $ pour les Ressources humaines, pour le budget central.
Le sénateur Carignan : C’est parfait.
La présidente : Merci. Y a-t-il d’autres questions?
[Traduction]
J’aimerais que quelqu’un propose la motion suivante :
Que l’Administration du Sénat soit autorisée à signer un protocole d’entente avec l’École de la fonction publique du Canada concernant un projet pilote de deux ans, s’échelonnant du 1er avril 2023 au 31 mars 2025, et visant à donner à tous les employés du Sénat accès à un large éventail de produits d’apprentissage.
La sénatrice Saint-Germain propose la motion. La sénatrice Seidman appuie la motion. Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?
Des voix : D’accord.
La présidente : Adoptée.
[Français]
Merci, sénateur Dean. C’est une belle initiative.
[Traduction]
Le prochain point à l’ordre du jour, c’est-à-dire le numéro 11, concerne la révision de la Politique du Sénat concernant les obsèques. Greg Peters, huissier du bâton noir, et Chasse Helbin, agent d’administration, des cérémonies et du protocole et porteur de la masse, vont maintenant se joindre à nous en tant que témoins. Comme d’habitude, la présentation sera suivie d’une période de questions. Monsieur Peters, vous avez des observations à nous faire ce matin. Bienvenue à notre comité.
J. Greg Peters, huissier du bâton noir, Sénat du Canada : Merci, honorables sénateurs. C’est avec plaisir que je vous présente les changements proposés à la Politique du Sénat concernant les obsèques et les modifications proposées à la PGBS.
[Français]
Au cours des dernières années, mon équipe a travaillé sur la mise à jour de la politique. Cette politique est en vigueur depuis 2002.
[Traduction]
Les changements proposés visent à clarifier les autorités d’approbation par rapport au protocole concernant les funérailles et les déplacements concernant les funérailles. Ainsi, la nouvelle politique se concentrerait sur le protocole et serait approuvée par le Président. Une nouvelle section par rapport aux déplacements pour les funérailles serait ajoutée à la PGBS et approuvée par le CIBA. L’ancienne politique couvrait ces deux aspects.
Aux fins du projet de révision de la politique, mon bureau a collaboré avec la Direction des finances et de l’approvisionnement pour déterminer comment le Sénat avait traité la question des frais de déplacement liés aux funérailles dans le passé et comment la Chambre des communes traite les dépenses engagées par les députés pour assister aux funérailles ainsi que lorsque le Manuel des allocations et services aux députés les couvre. L’annexe B de la note d’information couvre en détail cet enjeu.
[Français]
Ces changements visent à apporter plus de précision et de certitude dans l’utilisation des points de déplacement des sénateurs et à réunir l’information sur l’utilisation des points de déplacement dans un seul document, la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs (PGBS). Les changements à la PGBS sont dans l’annexe A de la note d’information.
[Traduction]
Nous recommandons au CIBA d’approuver l’abrogation de la politique actuelle et les changements proposés à la PGBS. Cette version de la politique a été approuvée par le Président, qui est la nouvelle autorité d’approbation. Toutes les mises à jour et les documents connexes entreraient en vigueur en même temps.
Cette politique sera annoncée par un communiqué conjoint du Président et de la présidente du CIBA et transmis aux bureaux des sénateurs dans une liasse contenant la politique mise à jour, les modifications à la PGBS et une fiche d’information.
[Français]
Je vous remercie de m’avoir écouté ce matin et je suis disponible pour répondre à vos questions.
[Traduction]
La présidente : Y a-t-il des commentaires ou des questions? Voilà qui a été facile. J’aimerais que quelqu’un propose la motion suivante :
Que la politique actuelle concernant les obsèques soit abrogée;
que la nouvelle politique soit acceptée comme étant sous l’autorité du Président; et
que les changements proposés à la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs soient approuvés.
La sénatrice Gagné propose la motion. Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?
Des voix : D’accord.
La présidente : Adoptée. Merci beaucoup.
Le prochain point à l’ordre du jour concerne le Cadre de gestion des risques institutionnels et le Registre des risques. Ce point est inscrit à titre informatif seulement. Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances et de l’approvisionnement, et Ronald Prud’homme, conseiller principal, planification et mesure du rendement, se joindront maintenant à nous comme témoins.
Comme d’habitude, la présentation sera suivie d’une période de questions. Chers collègues, je vous demande de vous abstenir de faire des commentaires sur les risques substantiels ou l’exposition du Sénat. Il s’agit d’une discussion publique qui porte sur le cadre. Si les sénateurs souhaitent discuter de risques particuliers, le comité devra revenir à huis clos.
Monsieur Lanctôt, vous pouvez commencer votre présentation, qui sera suivie d’une période de questions.
[Français]
Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, Direction des finances et de l’approvisionnement, Sénat du Canada : Merci, madame la présidente. Honorables sénateurs et sénatrices, la politique actuelle sur la gestion des risques a été créée en 2008 et modifiée en 2010. Nous avons complété un examen de la politique et avons conclu qu’un cadre global de gestion des risques serait plus approprié et mieux aligné sur les pratiques de pointe actuelles.
Le nouveau cadre remplacera la politique actuelle, mais inclura également la méthodologie et les processus basés sur la gestion des risques institutionnels de l’administration.
Il s’agit d’un processus important qui contribue à la réalisation des priorités stratégiques de l’Administration du Sénat, de ses engagements et de ses résultats parlementaires.
[Traduction]
Je vais maintenant partager avec vous certaines des caractéristiques du nouveau cadre :
Le nouveau cadre exige un examen officiel des risques institutionnels et l’établissement d’un registre des risques pour les risques clés, chaque année. Les risques clés sont surveillés tout au long du cycle annuel et mis à jour si nécessaire, avec un examen plus formel à mi-cycle.
Le cadre fournit des détails sur les processus permettant d’identifier, d’évaluer, d’atténuer, de gérer et de surveiller les risques de manière structurée. L’approche comprend des détails sur les critères d’évaluation pour déterminer la probabilité et l’impact de chaque risque, ce qui permet de mieux comprendre la tolérance au risque.
Le cadre prévoit une appropriation et une responsabilité claires, chaque risque individuel étant attribué à une direction.
Enfin, le cadre exige la production d’un registre des risques, qui documente les éléments suivants pour chaque risque : une description du risque, une évaluation déterminant la probabilité et l’impact, un responsable du risque, les mesures d’atténuation existantes et les mesures supplémentaires d’atténuation du risque, si applicables ou exigées.
Une liste des risques, très élevés ou élevés, basée sur le cycle de l’année dernière est incluse dans le cahier d’information de la réunion. Nous débuterons dans les semaines qui suivent un nouveau cycle de gestion des risques.
Voilà qui conclut mes commentaires. Je serai heureux de répondre à vos questions et de recueillir vos commentaires.
La présidente : Merci, monsieur Lanctôt.
La sénatrice Marshall : Merci beaucoup, monsieur Lanctôt, pour le cahier d’information que vous nous avez envoyé. Je n’ai pas lu chaque mot, mais je l’ai parcouru hier soir.
Qu’est-ce qui a motivé cette démarche? S’agissait-il simplement d’une mise à jour de la politique de 2010 ou les choses ont-elles évolué en matière de gestion des risques au cours des dernières années, au point de nécessiter une politique plus costaude? Pouvez-vous nous parler de la motivation derrière ce projet? Il semble que cela représente beaucoup de travail.
M. Lanctôt : Merci, sénatrice Marshall.
Il s’agit des deux facteurs que vous évoquez. Nous procédions à la mise à jour des politiques et des procédures au sein de l’administration. Lorsque nous avons examiné cette politique en particulier, nous avons conclu qu’il nous fallait un cadre plus vaste. Par exemple, les gens se font souvent une idée des risques, de ce qu’ils sont et de la façon dont la politique est appliquée et évaluée. Nous voulions préciser la manière d’y parvenir au sein de l’administration.
Voilà pourquoi nous avons décidé d’adopter un cadre plus vaste, qui correspond d’ailleurs aux pratiques exemplaires du secteur à l’heure actuelle.
La sénatrice Marshall : Cette démarche va impliquer toutes les directions, n’est-ce pas?
M. Lanctôt : C’est exact.
La sénatrice Marshall : Avons-nous suffisamment de personnel pour le faire, ou le SEBS recevra-t-il une demande de personnel supplémentaire? Pouvez-vous le faire dans le cadre de votre budget actuel?
M. Lanctôt : Je suis heureux de dire que nous ne demanderons pas de ressources supplémentaires. Il existe essentiellement des ressources dans ma direction qui sont chargées de la gestion globale des risques. De toute évidence, tout le monde dans toutes les directions, principalement l’équipe de la haute direction, participe au processus de mise à jour des risques.
La sénatrice Marshall : Vous allez préparer le registre des risques dont traite votre document après votre consultation. Qui y a accès? Le CIBA n’y aura pas accès, n’est-ce pas?
M. Lanctôt : Le cahier d’information comprend un sommaire des risques. Si vous voulez avoir accès au registre en entier, c’est qu’il comporte beaucoup de détails. En supposant que chaque risque compte quelques pages, le document peut être long.
Il est néanmoins très utile pour l’administration, car nous avons documenté la stratégie d’atténuation de chaque risque, ce qui est très important pour savoir s’il y a quoi que ce soit à ajouter. C’est un très vaste document. Si vous souhaitez en avoir une copie, nous vous la fournirons volontiers.
La sénatrice Marshall : Quand pensez-vous l’avoir complété? Quand pensez-vous que votre registre des risques sera complété?
M. Lanctôt : Au fait, nous sommes en avance sur le cadre. L’année dernière, nous avons utilisé la nouvelle approche lors de la mise à jour des risques. Nous avons donc un registre des risques qui a été produit dans le cadre du cycle de l’année dernière. Nous suivons cette approche et le registre des risques est achevé. Nous nous lançons maintenant dans le premier cycle officiel avec la nouvelle politique.
La sénatrice Marshall : Merci beaucoup.
La présidente : À titre indicatif, le comité directeur l’a examiné.
La sénatrice Marshall : C’était toute une liasse de documents très étoffés. Merci.
Le sénateur Tannas : Merci pour cela et pour tout le travail que vous avez accompli. Nous comprenons que le comité de vérification est en train d’embaucher un vérificateur interne et qu’il commencera, j’imagine, peu après, à travailler sur le plan de vérification avec ce dernier. Ceci s’inscrira parfaitement dans ce contexte.
Pensez-vous que vous pourriez, au cours de la finalisation du cadre et du reste, inviter le vérificateur interne à fournir ses commentaires? En effet, il s’agit d’un domaine qu’il voudra certainement examiner dans le cadre du plan de vérification à un certain moment. Voyez-vous cela comme une occasion de dialoguer avec le nouveau vérificateur interne et d’avoir une idée de ses attentes?
M. Lanctôt : Merci de votre remarque. Au comité de l’audit et de la surveillance, nous avons eu des discussions à propos du cadre. Ses membres nous ont suggéré d’ajouter un élément pour dire que nous fournirons le registre des risques au nouveau dirigeant principal de la vérification chaque fois que nous ferons une mise à jour, ce que nous avons accepté. Même au sein d’un même cycle, nous travaillerons avec le dirigeant principal de la vérification s’il y a des risques qui doivent être mis à jour ou modifiés.
Quant à savoir si nous participerons réellement à la définition des risques, il faudra en discuter. Le dirigeant principal de la vérification a généralement tendance à vouloir rester plus neutre. C’est ainsi que nous gérons les risques comme administration. Je suppose que le nouveau vérificateur voudra probablement utiliser les résultats, peut-être relever des problèmes s’il en a envie, mais pas nécessairement participer activement à l’évaluation des risques.
Le sénateur Tannas : Je suis d’accord avec vous. Ce n’est pas son rôle de vous dire quels sont les risques. C’est son rôle d’être assuré que vous faites le travail de détection des risques.
Le cadre selon lequel vous cernez les risques sera utile, mais, comme vous l’avez dit, vous ne cherchez pas de permission ou de direction.
La présidente : À titre d’information, sénateur Tannas, une discussion doit avoir lieu entre notre comité et le Comité de l’audit et de la surveillance pour évaluer l’indépendance et d’autres points.
Le sénateur Loffreda : Merci d’être ici ce matin.
J’ai regardé le résumé des risques en octobre 2021 et 2022. Au fait, je vous remercie pour le dossier. Il est très complet. Nous vivons dans un environnement si dynamique. À quelle fréquence vos facteurs d’atténuation et les facteurs d’atténuation supplémentaires sont-ils mis à jour?
Pour revenir sur la vérification, je sais que nous effectuons une vérification de la conformité chaque année et que nous avons maintenant des vérificateurs internes, mais les choses changent si rapidement. S’agit-il d’un rapport qui sera déposé, puis examiné dans un délai d’un an? Quelle est la procédure de suivi pour ce rapport, surtout compte tenu des facteurs d’atténuation que j’examine?
M. Lanctôt : Je vous remercie de votre question. L’objectif est de procéder à un examen officiel deux fois par année. Il y aura un examen semestriel, où nous examinerons officiellement les risques, et un examen annuel, où le cycle recommencera. Au cours de l’année, nous travaillerons avec les directions et le comité de direction. Si nous détectons un nouveau risque, nous en tiendrons compte, nous entamerons l’évaluation de ce nouveau risque et nous mettrons à jour le registre si nécessaire.
Certaines années, il se peut qu’il y en ait un ou deux que, pour une raison ou une autre, que nous devons mettre à jour, et d’autres années, il se peut que ce soit plus statique et que nous n’ayons pas à faire de mise à jour. Nous voulons avoir la possibilité d’être à jour, mais, en même temps, exiger un examen officiel deux fois par année.
Le sénateur Loffreda : Il y a un examen officiel deux fois par année, mais, en cas d’urgence, c’est toujours à l’avant-plan?
M. Lanctôt : Exactement.
Le sénateur Loffreda : Je voulais seulement être rassuré à ce sujet. Merci.
La présidente : Y a-t-il d’autres questions ou observations?
[Français]
La sénatrice Saint-Germain : Merci, messieurs Lanctôt et Prud’homme. J’aurais une question précise sur les risques liés à la stabilité des opérations de la Chambre. Est-ce qu’on les retrouve dans différentes directions? Il n’y a pas un libellé comme « opérations de la Chambre » ou COPO, en d’autres termes. C’est donc au moyen de différentes directions qui soutiennent les travaux de la Chambre et qui assurent la continuité des travaux.
M. Lanctôt : Merci pour la question. Ce que l’on vise, dans la définition de nos risques, ce sont les risques qui pourraient empêcher le Sénat et son administration d’accomplir leur mandat. Dans l’évaluation des risques, on tient compte de la manière dont l’administration peut subir les effets d’une telle façon qu’ils pourraient poser, par exemple, des difficultés pour la Chambre d’exécuter son travail.
L’ensemble, que ce soit sur le plan technique ou du personnel qui soutient directement la Chambre, peu importe les responsabilités des directions, signifie que tous ont un rôle à jouer pour s’assurer que l’administration et le Sénat dans son ensemble livrent le mandat. C’est vraiment la partie importante. Tous les risques qui peuvent affecter les opérations seront considérés, peu importe la direction.
La sénatrice Saint-Germain : Ce sera dans les éléments à risque de chaque direction concernée.
M. Lanctôt : Exactement.
La sénatrice Saint-Germain : Merci.
[Traduction]
La présidente : Y a-t-il d’autres questions ou observations? Il n’y en a aucune. Sénateurs, puisque la Politique de gestion des risques originale a été approuvée par le greffier du Sénat, le comité de direction actuel a le pouvoir d’abroger l’ancienne politique et de la remplacer par ce nouveau cadre. Je crois comprendre que le nouveau cadre entrera en vigueur le 1er avril 2023.
[Français]
Je vous remercie beaucoup, Pierre et Ronald, pour votre excellent travail dans ce dossier.
Chers collègues, y a-t-il d’autres questions que nous pouvons aborder pour le bien de votre réunion?
Je vous remercie tous et toutes d’avoir participé ce matin. Merci pour votre diligence. Merci au personnel qui a participé, toutes les personnes qui font que nos réunions fonctionnent aussi bien. Sur cette jolie note, je vous souhaite une belle journée.
(La séance est levée.)