LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L’ADMINISTRATION
TÉMOIGNAGES
OTTAWA, le jeudi 30 mars 2023
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui, à 9 h 1 (HE), avec vidéoconférence, conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour étudier des questions financières et administratives; et à huis clos, conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour étudier des questions financières et administratives.
La sénatrice Lucie Moncion (présidente) occupe le fauteuil.
(La séance se poursuit à huis clos.)
(La séance publique reprend.)
La présidente : Bonjour à tous.
Je m’appelle Lucie Moncion, je suis une sénatrice de l’Ontario et j’ai le privilège de présider le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration.
J’aimerais maintenant faire un tour de table et demander à mes collègues de se présenter, en commençant par ma gauche.
Le sénateur Dalphond : Sénateur Pierre Dalphond, division De Lorimier, au Québec.
[Traduction]
La sénatrice Boyer : Sénatrice Yvonne Boyer, de l’Ontario.
La sénatrice Bovey : Sénatrice Patricia Bovey, du Manitoba.
[Français]
Le sénateur Forest : Éric Forest, sénateur de la division du Golfe, au Québec.
[Traduction]
La sénatrice Moodie : Rosemary Moodie, de l’Ontario.
[Français]
Le sénateur Loffreda : Bonjour. Tony Loffreda, du Québec.
La sénatrice Saint-Germain : Raymonde Saint-Germain, du Québec.
[Traduction]
Le sénateur Tannas : Scott Tannas, de l’Alberta.
Le sénateur Smith : Larry Smith, du Québec.
[Français]
La sénatrice Gagné : Raymonde Gagné, du Manitoba.
[Traduction]
Le sénateur Quinn : Jim Quinn, du Nouveau-Brunswick.
La sénatrice Seidman : Judith Seidman, de Montréal, au Québec.
Le sénateur Plett : Don Plett, du Manitoba.
Le sénateur Dean : Tony Dean, de l’Ontario.
[Français]
La présidente : Je souhaite également la bienvenue à ceux qui suivent nos délibérations partout au pays.
Sénateur Plett, je crois que vous aviez un point à soulever ce matin. Je vous cède donc la parole.
[Traduction]
Le sénateur Plett : Je vous remercie d’avoir acquiescé à ma demande de commencer la réunion en public pour cette raison. Le troisième point, c’est-à-dire le rapport du Sous-comité sur les ressources humaines, ne traite pas, je crois, des contrats — par exemple — et des salaires. Je ne vois rien dans le rapport qui pourrait nous empêcher de veiller à ce que le public soit mis au courant de la politique sur le travail du Sénat et même de la politique sur le travail de l’ensemble du personnel. Je pense que cela devrait être rendu public.
Par conséquent, le fait que le troisième point de la séance à huis clos soit traité à huis clos me pose problème. Je pense qu’il devrait faire l’objet d’une discussion publique, afin que le public ait la possibilité d’assister à nos délibérations et de voir comment nous réglons ces questions. J’ai autrefois formulé quelques critiques à l’égard de certaines augmentations des montants dans nos budgets. J’ai également critiqué certaines augmentations du nombre d’employés. Je pense que le troisième point aborde en grande partie certaines de ces questions.
Je demande donc que le troisième point soit traité en public lorsque nous l’aborderons. Si ce n’est pas possible, j’aimerais au moins présenter une motion pour que la question de savoir si le troisième point sera traité en public fasse l’objet d’un vote. Je comprends que le comité de direction ait décidé, pour une raison ou une autre, que ce point serait traité à huis clos. Je déteste aller à l’encontre de ce que fait un groupe de personnes que nous avons élues ou à qui nous avons demandé de nous représenter, mais cela me pose problème, madame la présidente. Je demande donc que cette partie soit traitée en public.
La présidente : Je vous remercie, sénateur Plett. Avant d’aller plus loin, j’aimerais lire l’article 12-16(1) du Règlement :
[...] un comité ne peut siéger à huis clos que pour discuter d’un des sujets suivants :
a) la rémunération et les autres avantages offerts au personnel;
b) les contrats et négociations contractuelles;
c) les relations du travail et le personnel;
d) un projet d’ordre du jour ou un projet de rapport.
Aujourd’hui, nous discutons des relations du travail et du personnel. C’est donc la raison pour laquelle cette partie est ou devrait être traitée à huis clos.
Y a-t-il des commentaires ou des questions?
Le sénateur Plett : J’aimerais formuler au moins un commentaire au sujet de ce que vous avez dit. Je pense que vous avez utilisé le mot « peut » et non le mot « doit ». Et le mot « peut » ne me dit pas que cela doit se faire à huis clos. Je maintiens donc ce que j’ai dit plus tôt.
[Français]
Le sénateur Carignan : Je suis d’accord avec mon leader à cet effet. D’abord, il est indiqué « may », et ensuite, ce n’est pas un élément stratégique de négociation ou un élément qui touche un individu en particulier. On parle de politiques plus générales, qui n’ont aucun caractère stratégique sur le plan d’une négociation et qui pourraient occasionner un désavantage si les employés ou le syndicat connaissaient le contenu de la discussion. Il me semble donc logique que tout cela doive être public.
La présidente : Je vous remercie. Je voudrais mentionner que vous faites partie du comité directeur également, sénateur Carignan.
Le sénateur Carignan : Je sais; on l’a fait par habitude, tout simplement.
La présidente : Sénatrice Saint-Germain, vous aviez demandé à ce que ce point soit mis à l’ordre du jour pendant la séance à huis clos. Avez-vous des commentaires à faire?
La sénatrice Saint-Germain : Je n’ai aucune objection à ce que les points a) et b) soient discutés en séance publique et je retire le point c) de l’ordre du jour.
Pour les points nos 3a) et 3b) de l’ordre du jour, je n’ai pas d’objection et je retire le point no 3c), même à huis clos.
Le sénateur Forest : Je vais simplement demander à la présidente du comité quelles étaient les motivations pour tenir une séance à huis clos, mais je pense que la réponse est claire et nette.
La présidente : D’accord. L’entente serait que les points a) et b), qui touchent le personnel et qui sont à l’ordre du jour de la partie à huis clos de la séance, seraient discutés durant la partie publique de nos délibérations. Est-ce que cela vous convient, sénateur Plett?
[Traduction]
Le sénateur Plett : Je vous remercie beaucoup.
[Français]
La présidente : En suivant les bons conseils de la greffière, nous allons revoir le procès-verbal de notre dernière réunion et nous passerons immédiatement au point no 3, qui faisait partie de l’ordre du jour de la séance à huis clos et dont on discutera en public. Ce sera donc le premier point dont on discutera.
Allons au procès-verbal de notre réunion du 9 mars 2023, qui est dans votre trousse. Y a-t-il des questions ou des modifications à apporter? Sénateur Plett, j’imagine que vous voulez proposer que le procès-verbal soit adopté?
Le sénateur Plett : Oui.
La présidente : Plaît-il aux honorables sénateurs d’adopter la motion? Motion adoptée.
Nous allons maintenant discuter du deuxième point à l’ordre du jour, soit celui touchant les ressources humaines.
[Traduction]
J’invite maintenant Toni Francis et Élise Hurtubise-Loranger à se joindre à nous pour la réunion. Toni Francis est notre dirigeante principale des ressources humaines et Élise Hurtubise-Loranger est conseillère parlementaire principale. Bonjour.
Comme d’habitude, la déclaration préliminaire sera suivie d’une période de questions. Sénatrice Saint-Germain, je crois que vous ferez une déclaration préliminaire.
La sénatrice Saint-Germain : Bonjour. Le sixième rapport du Sous-comité sur les ressources humaines présente pour adoption un projet de Politique de l’Administration du Sénat sur le télétravail, que l’on appellera « la nouvelle politique ».
La Politique de l’Administration du Sénat sur les régimes de travail souple — connue sous le nom de PRTS — actuellement en vigueur prévoit la possibilité du télétravail pour les employés de l’Administration du Sénat — l’Administration du Sénat et non le personnel des sénateurs —, mais fournit peu d’indications aux gestionnaires dans leur examen des demandes de télétravail.
Cette politique a également été élaborée en 2007, à une époque où les demandes de télétravail au Sénat étaient rares. Après presque trois ans de télétravail imposé par l’employeur, il convient de prendre les mesures nécessaires pour gérer les attentes relatives à une augmentation probable de l’intérêt pour les ententes de télétravail une fois que cette mesure de santé publique, introduite au début de la pandémie, sera levée. Alors que nous nous préparons à mettre fin au télétravail imposé par l’employeur, un cadre plus moderne et plus solide, assorti de critères clairement définis, sera essentiel pour aider les gestionnaires et les employés à faire face aux changements liés à la transition à venir.
L’Administration du Sénat a élaboré une nouvelle politique qui prévoit un cadre clair pour régir les ententes de télétravail de l’Administration du Sénat pour les postes adaptés au télétravail — j’insiste sur le fait qu’il s’agit des postes adaptés au télétravail — et qui garantit que les exigences opérationnelles du Sénat sont pleinement satisfaites.
La nouvelle politique définit des critères clairs qui doivent être pris en compte avant la mise en œuvre d’une entente de télétravail. Comme le précise l’article 1.4.1 de la politique, le supérieur immédiat du salarié est responsable d’examiner et d’approuver la demande de télétravail en tenant compte de ces critères.
Tout d’abord, le supérieur hiérarchique doit s’assurer que le poste se prête au télétravail. Ce critère doit être évalué uniquement sur le fondement des responsabilités liées au poste et de la description du poste. Deuxièmement, si le poste est jugé admissible au télétravail, le gestionnaire doit prendre en considération les circonstances propres aux employés qui demandent une entente de télétravail et à l’unité pour laquelle ces employés travaillent. Il doit fonder son évaluation sur la capacité des employés et de leur unité de travail à répondre à leurs besoins opérationnels, sur l’impact potentiel de l’entente de télétravail sur le rendement de l’employé et sur le bien-être de l’unité de travail. Enfin, lorsqu’un poste est admissible au télétravail, l’entente de télétravail doit être conforme aux conditions et exigences de la nouvelle politique.
La nouvelle politique comprend également une disposition relative au rappel dans les locaux du Sénat les jours de télétravail. Par conséquent, un employé peut être rappelé dans les locaux du Sénat un jour de télétravail pour répondre à des besoins opérationnels ou pour participer à des réunions, des événements ou des séances de formation en personne.
De nombreuses obligations de l’employeur en matière de santé et de sécurité au travail prévues dans le Code canadien du travail s’appliquent aussi au lieu de télétravail, ce qui a également été pris en compte dans la nouvelle politique. La sécurité des informations confidentielles du Sénat auxquelles des tiers pourraient avoir accès sur le lieu de télétravail d’un employé est également prise en compte dans toute entente de télétravail.
En ce qui concerne les dépenses, la nouvelle politique prévoit que l’employé est responsable des coûts liés à l’équipement et à l’entretien de son lieu de télétravail, y compris les coûts liés aux services publics, à l’accès à Internet haute vitesse et au mobilier.
En ce qui concerne la mise en œuvre et les prochaines étapes, votre sous-comité a rencontré les chefs de secteur de l’Administration du Sénat et les membres de l’équipe de gestion pour discuter de la mise en œuvre de la nouvelle politique. Tous ces intervenants étaient présents. On a demandé à l’équipe de gestion de faire un rapport sur le maintien des niveaux de service aux sénateurs, sur la productivité et l’engagement des employés dans un modèle de travail hybride, et sur la gestion des heures supplémentaires et du rendement dans un contexte de télétravail. Votre sous-comité a estimé que tous les enjeux et toutes les questions ont été abordés de manière adéquate lors de la réunion et qu’une approche adaptée est nécessaire en ce qui concerne les employés du Sénat qui travaillent sur place, puisque les exigences opérationnelles varient d’une direction à l’autre.
Les exigences peuvent également varier en fonction du calendrier parlementaire. Le Comité exécutif de l’Administration du Sénat comprend et convient que la présence sur place est essentielle, non seulement pour les besoins opérationnels, mais aussi pour d’autres raisons fondamentales comme la cohésion de l’équipe et le moral des employés, ainsi que la transmission de la culture du Sénat aux nouveaux employés. Une condition d’emploi pour les employés approuvés pour le télétravail inclura l’obligation d’être sur place, comme convenu et comme requis dans des circonstances imprévues.
Le Comité exécutif s’efforcera de trouver un équilibre entre le télétravail et la présence sur place, afin de soutenir au mieux le Sénat et ses employés.
Enfin, le Comité exécutif s’est également engagé à tenir votre sous-comité et le comité CIBA informés de la mise en œuvre de la politique en présentant un rapport d’étape qui indique le nombre d’ententes de télétravail approuvées et les difficultés observées ou les rajustements qu’il est nécessaire d’apporter à ces ententes, d’abord au cours des premiers mois de la mise en œuvre de la nouvelle politique, puis à la fin de la première année.
Je dois ajouter qu’il s’agit d’une occasion d’économiser l’argent des contribuables. C’est la raison pour laquelle, après 18 mois, nous recommanderons par l’entremise d’une motion que la Direction des finances et de l’approvisionnement soit tenue de mener une enquête et de formuler des recommandations sur les économies que nous pouvons réaliser du côté des biens immobiliers.
Compte tenu de ce qui précède, je propose que le comité CIBA :
approuve la nouvelle politique et informe les employés de l’Administration du Sénat de son adoption;
suspende l’application des dispositions de la Politique de l’Administration du Sénat sur les régimes de travail souples qui portent sur le télétravail;
d’une part, demande à l’Administration du Sénat de supprimer les mentions du télétravail dans la Politique de l’Administration du Sénat sur les régimes de travail souples et, d’autre part, que ces changements soient approuvés par le Comité exécutif;
demande à l’Administration du Sénat d’apporter les adaptations nécessaires à la Politique sur la gestion de l’information pour tenir compte de la réalité du télétravail;
abroge le 1er mai 2023 la mesure de santé publique imposant le télétravail aux employés du Sénat et communique immédiatement sa décision aux sénateurs et aux employés du Sénat.
Je vous remercie.
La présidente : Je vous remercie, sénatrice Saint-Germain. Nous allons maintenant passer aux questions.
Le sénateur Tannas : J’aimerais remercier la sénatrice Saint-Germain de sa déclaration préliminaire.
J’ai remarqué que vous avez parlé de productivité à plusieurs reprises. Je regarde le contrat qu’un employé devrait signer et je ne vois aucune mention selon laquelle l’employé pourrait faire l’objet d’une analyse de productivité par l’entremise d’un logiciel ou d’un autre moyen. Je le souligne, car tout d’abord, ce que nous entendons actuellement de la part de l’industrie, c’est qu’il y a une diminution nette, mais seulement anecdotique, de la productivité. Il ne faudra pas attendre longtemps avant que des entreprises de technologies intelligentes comblent cette lacune en offrant leur aide par l’entremise d’algorithmes et de toutes sortes de dispositifs pour étudier et favoriser la productivité en tout temps. Toutes ces choses seront possibles.
Rien, dans le contrat de travail, ne reconnaît cela et n’indique que l’employé comprend ce que cela signifie. C’est un sujet délicat, et je comprends que nous sommes en public, mais cette question mérite de faire l’objet d’une discussion publique. Je pense qu’il serait mal avisé de ne pas au moins reconnaître que la technologie va évoluer en ce sens. Les employés doivent comprendre et accepter qu’ils pourraient être assujettis à des analyses de productivité très sophistiquées à l’avenir.
L’autre question que je me pose concerne le rôle du syndicat dans tout cela et sa capacité de nous dicter ce qui est acceptable et ce qui ne l’est pas au nom des employés.
La sénatrice Saint-Germain : Je vous remercie beaucoup de votre question et je vous remercie d’avoir reconnu que j’ai fait allusion à la question de la productivité.
Vous savez que cela fait maintenant près de trois ans que la majorité des membres de l’Administration du Sénat font du télétravail. C’est un enjeu que les gestionnaires ont eu l’occasion de superviser. C’est la raison pour laquelle cette question importante a été abordée lorsque les membres de votre sous-comité les ont rencontrés. Nous voulions nous assurer que la mesure de la productivité dans un contexte de télétravail serait traitée de manière adéquate. Nous savons qu’il s’agit d’un enjeu pour de nombreuses entreprises publiques et privées, et c’est donc une question déterminante.
Les critères que les gestionnaires et le Comité exécutif nous sont présentés nous ont semblé très convaincants.
Madame la présidente, j’aimerais demander à Mme Francis de nous en dire plus sur les critères de mesure de la productivité qui seront utilisés par les gestionnaires. Je lui demanderais aussi d’aborder la question — et c’est une excellente question — de savoir s’il faut adapter ou améliorer nos contrats de travail relativement aux exigences en matière de télétravail.
Toni Francis, dirigeante principale des ressources humaines, Direction des ressources humaines, Sénat du Canada : Je vous remercie, sénatrice. Bonjour tout le monde.
En ce qui concerne la question de l’utilisation de la technologie, nous n’avons encore rien mis en place à cet égard. Si nous entreprenions une telle démarche, nous aurions la responsabilité d’en informer nos employés à l’avance et d’en aviser les syndicats.
Je ne les ai pas sous la main, mais il y a généralement des dispositions liées à l’utilisation des dispositifs de surveillance ou d’autres dispositifs, y compris pour les cartes d’accès. Il y a habituellement des dispositions qui interdisent l’utilisation de ces dispositifs pour certaines choses et d’autres qui précisent la nature des démarches que nous devons entreprendre auprès des syndicats pour pouvoir apporter ce type de changement ou pour négocier les conditions dans lesquelles nous prendrions de telles mesures.
Nous devrions participer à des discussions sérieuses et certainement donner aux gens un préavis écrit de toute activité de ce type qui serait entreprise.
À l’heure actuelle, nous menons des examens de rendement pour évaluer le travail des employés individuels. Au cours des trois dernières années, nous avons pu observer divers indicateurs. Si un employé utilise Teams, l’indicateur associé à son nom sera vert, jaune ou rouge. On peut voir lorsqu’une personne est en réunion. Dans un tel environnement de travail, la productivité des employés est liée aux échéances pour les projets, aux suivis sur l’exécution de ces projets et au respect des échéances fixées par les superviseurs.
Il existe certainement des responsabilités, des emplois ou des postes dans l’environnement de travail qui justifient un autre type d’évaluation ou de contrôle de la part des gestionnaires. Toutefois, les gestionnaires cherchent avant tout à savoir si les employés répondent aux attentes. Nous avons proposé des formations sur la manière de diriger dans un environnement hybride ou un environnement de télétravail, afin que les gestionnaires disposent des renseignements et de la terminologie nécessaires pour traiter les questions relatives à la productivité et au rendement. La Direction des ressources humaines est toujours prête à discuter avec les employés et les gestionnaires pour les soutenir et les aider à résoudre tout problème lié à la productivité.
Je pense avoir déjà répondu à la question sur les syndicats.
Le sénateur Tannas : D’après ce que j’ai entendu — et corrigez-moi si je me trompe —, cela ne sera pas inscrit dans le contrat des employés, et si nous le faisions, à mesure que les services d’analyse de la productivité des entreprises ou des organismes de technologies évolueront — ce qui se produira certainement —, il faudra d’abord en informer les employés concernés. Je vois que le contrat stipule que toute modification des conditions doit faire l’objet d’un accord mutuel.
Nous renoncerons donc, en quelque sorte, à notre capacité de mettre en œuvre certaine de ces mesures sans obtenir d’abord la permission de l’employé et potentiellement celle du syndicat, et nous devrons faire face à tout ce que cela implique.
Mme Francis : Non. Ce n’est pas ce que je dirais. Les gestionnaires ont encore des droits concernant le télétravail et tous les autres régimes de travail. Ces droits ont encore préséance en quelque sorte. Sur le plan de la gestion des activités, ce sont les gestionnaires — c’est-à-dire l’employeur — qui déterminent les besoins organisationnels et ce qu’il leur faut pour remplir leur mandat. Ils établissent également la structure de la prestation de services selon l’orientation qu’ils veulent leur donner.
Les gestionnaires doivent par contre donner un préavis suffisant aux employés avant d’apporter un changement à l’environnement de travail ou encore au contrôle ou à l’utilisation des systèmes qui permettent d’évaluer la productivité ou le comportement au travail.
Le sénateur Tannas : Vous dites alors que cet aspect n’a pas à être inscrit au contrat, car cela ne fait pas l’objet d’une entente contractuelle.
Mme Francis : Si nous voulons emprunter cette voie, nous devons le signaler à l’avance aux employés. En ce moment, nous n’utilisons pas de technologies. Nous en avons, mais nous ne les utilisons pas à cette fin. Si nous voulions le faire, nous devrions en informer les employés au préalable pour être en mesure de régler les problèmes, le cas échéant. C’est la chose à faire.
La présidente : Merci, sénateur Tannas. Nous passons à la sénatrice Moodie.
La sénatrice Moodie : Je vais poser trois questions rapidement.
Je voudrais d’abord poursuivre la discussion sur la productivité dans l’ensemble du Sénat. Des plans ont-ils été établis pour normaliser l’évaluation et le suivi de la productivité au moyen d’indicateurs qui permettraient aux gestionnaires de réaliser des évaluations objectives et comparables d’une équipe à l’autre? Voilà pour la première question.
La deuxième question porte sur les obligations légales du Sénat. Allons-nous inscrire dans les politiques un processus de plainte et d’appel pour les employés qui travailleront dans le nouvel environnement? La mise en place de ce processus a-t-elle été réalisée ou au moins planifiée? Étant donné que la politique modifiera ou établira concrètement les conditions de l’entente, avons-nous l’obligation légale de le faire?
Je me demande dans quelle mesure les lois ontariennes entrent en jeu étant donné que de plus en plus de dispositions visant à protéger les travailleurs à distance seront promulguées. Dans quelle mesure les lois ontariennes s’appliquent-elles aux travailleurs à distance?
La troisième question porte sur le coût des équipements. Nous avons déjà parlé lors de séances précédentes des équipements appartenant au Sénat qui sont utilisés par les employés en télétravail. Qu’arrivera-t-il avec ces équipements? Que se passera-t-il dans le cas des employés qui ont des équipements à la maison? Quel est le plan?
La sénatrice Saint-Germain : Lorsque nous discutions de productivité, de cybersécurité et de qualité de l’information, vous avez peut-être remarqué que Mme Francis n’a pas insisté sur les critères relatifs à la qualité du travail, car ces éléments restent inchangés, que ce soit en télétravail ou sur place. C’est très important de le dire.
Je pense que nous devrions demander à Mme Hurtubise-Loranger, qui est avocate, de répondre aux questions qui demandent un avis juridique.
Me Élise Hurtubise-Loranger, conseillère parlementaire principale, Bureau du légiste et conseiller parlementaire, Sénat du Canada : Je crois que la deuxième question portait sur l’application des lois de l’Ontario.
La sénatrice Moodie : Je voulais savoir également si un processus de plainte et d’appel clairement défini sera mis en place dans une nouvelle politique.
Me Hurtubise-Loranger : D’accord. Lorsque vous parlez de plainte, à quel type de situation pensez-vous? Voulez-vous parler de plaintes sur les politiques en tant que telles ou sur l’application de...
La sénatrice Moodie : Les employés sentent assez souvent que leur gestionnaire n’est pas...
Me Hurtubise-Loranger : ... n’interprète pas la politique correctement?
La sénatrice Moodie : ... ne comprend pas très bien ce qu’ils font. Ces employés auraient donc besoin d’un mécanisme qui leur permettrait de soulever le problème plus haut dans la hiérarchie.
Me Hurtubise-Loranger : Ils peuvent déjà le faire dans le cadre du processus de grief au titre de la Loi sur les relations de travail au Parlement. Les employés qui veulent contester une décision prise par leur gestionnaire dans le cadre de la politique peuvent passer par ce processus.
Je pense que cela répond à votre première question. Les employés ont des recours à leur disposition.
La sénatrice Moodie : Qu’en est-il des appels?
Me Hurtubise-Loranger : Cette décision se rendrait-elle à la commission? Il faudrait que je relise la loi, car certaines questions ne vont pas au-delà du troisième palier de grief. Les questions relatives aux conditions d’emploi peuvent être renvoyées à la commission — je pourrai le confirmer au comité plus tard —, auquel cas elles font l’objet d’un arbitrage par la Commission des relations de travail et de l’emploi dans le secteur public fédéral.
Pour répondre à votre deuxième question, les lois de l’Ontario sur le travail à distance ne s’appliquent pas aux membres du personnel parlementaire.
La présidente : Merci.
La sénatrice Moodie : Que répondez-vous à la question sur les équipements?
Mme Francis : Les équipements des employés qui retourneraient sur place seraient remis au Sénat. Tous les équipements seraient rendus à l’employeur.
La sénatrice Moodie : Certains employés ont des équipements appartenant au Sénat à la maison, mais il y a un énoncé contradictoire selon lequel les employés seraient tenus d’assumer le coût de l’acquisition et de l’entretien de leurs propres équipements de même que les coûts d’utilisation d’infrastructures et de services comme le Wi-Fi.
Quel est le lien avec les équipements qui se trouvent chez les employés? Les employés auront-ils, tout simplement, le droit de les conserver? Où en sont les choses concernant les équipements?
Mme Francis : Les ententes de télétravail doivent être approuvées par les gestionnaires. Si la nature de leurs tâches le demande, les employés se déplacent avec leur ordinateur portable. Les employés qui ont une chaise à la maison doivent soit rapporter leur chaise dans les locaux du Sénat et s’en acheter une pour la maison, soit conserver la chaise.
Essentiellement, les équipements appartiennent à l’employeur. Les employés qui signent une entente de télétravail sont responsables de l’aménagement de leur bureau à la maison, car ce sont eux qui ont fait la demande de télétravail. Ils ne travaillent pas à distance à la suite d’une demande ou d’une exigence de l’employeur.
Évidemment, les employés doivent se déplacer avec leur ordinateur et les autres équipements de ce type, mais tous ces équipements seront rendus à l’employeur. C’est la manière la plus simple de décrire la situation.
Le sénateur Quinn : Je voudrais revenir à la question du rendement et des outils d’analyse des données qui pourraient être mis en place un jour.
Je présume que les ententes annuelles de rendement qui font habituellement partie du processus d’évaluation comporteraient des indicateurs de rendement, des exigences, des évaluations et tout le reste. Autant les employés qui travaillent sur place que ceux qui travaillent à la maison seront évalués en fonction des tâches qui leur sont assignées, conformément au processus actuel. À l’avenir, des analyses de données pourraient être applicables au télétravail autant qu’au travail sur place. Je ne pense pas que nous en soyons là, mais nous y serons peut-être un jour. Les processus permettront normalement aux gestionnaires de gérer. C’est dans l’ordre des choses.
J’aurais deux questions sur les équipements. Si j’ai bien compris, les employés qui choisissent le télétravail sont responsables de l’aménagement de leur lieu de travail, sauf pour les technologies, qu’ils doivent apporter au bureau et rapporter ensuite à la maison. Ces modalités permettent d’éviter les risques pour la sécurité, car les systèmes du Sénat sont plus sécuritaires qu’un ordinateur acheté à la boutique du coin. Je comprends tout à fait la situation.
J’espère d’ailleurs que le concept du bureau à la carte, qui ne prévoit aucun poste de travail assigné, sera instauré dans le cadre du retour dans les locaux. Certains employés pourraient travailler à la maison le lundi et le mercredi, et d’autres, le mardi et le vendredi. Ce régime de travail souple pourrait entraîner des gains d’efficacité et maximiser la gestion de l’espace, qui constitue une dépense. J’espère que cette possibilité sera étudiée.
Mme Francis : Cet élément figure dans les plans. Il en sera question dans un rapport qui sera présenté prochainement, comme l’a mentionné la sénatrice Saint-Germain.
La sénatrice Saint-Germain : Merci, sénateur Quinn, de parler des ententes annuelles de rendement. Le télétravail ne changera rien à cet aspect primordial. Tous les gestionnaires doivent remettre annuellement à chacun de leurs employés une évaluation de rendement et des objectifs de rendement pour l’année à venir. Certains objectifs seront probablement adaptés aux paramètres de rendement des employés en télétravail. Voilà un autre aspect qui devrait être examiné.
Le sénateur Quinn : Merci, sénatrice, et merci à Mme Francis et à son équipe, car je pense que cette étape est essentielle à la modernisation de nos rapports avec les employés, de nos processus d’embauche et d’autres éléments qui pourraient améliorer le milieu de travail. Il est parfois ardu de changer une vieille institution comme le Sénat, mais il faut reconnaître que cette évolution a lieu dans le secteur privé en ce moment. Merci.
La sénatrice Saint-Germain : Un autre facteur crucial est notre compétitivité comme employeur.
La présidente : Merci, sénateurs.
Le sénateur Loffreda : Merci pour le rapport. Nous avons parlé de productivité, mais je voudrais soulever une autre question importante, soit celle de savoir à quel point le télétravail est nécessaire pour retenir et attirer les employés au Sénat. Les organisations se livrent une concurrence féroce pour attirer et retenir les employés. Pensez-vous que le télétravail est nécessaire? La politique du Sénat en fait-elle assez pour attirer les employés et les retenir?
Nous avons tous entendu parler des problèmes de productivité. Certains soutiennent que les employés en télétravail sont plus productifs, d’autres prétendent le contraire. Le verdict dépend de la personne qui le prononce et de ses objectifs. J’ai l’impression que le télétravail est aussi productif que le travail sur place. Nous devrions laisser les gestionnaires gérer plutôt que de trop miser sur les analyses de données. Il faut gérer les opérations pour que les tâches s’exécutent. Il faut gérer les résultats pour en obtenir.
J’en arrive à ma deuxième question. Vous avez dit que les employés devaient assumer le coût du télétravail. Cette pratique est-elle répandue et acceptable dans le secteur privé au Canada? Cette pratique est-elle exceptionnelle ou est-elle présente partout?
Enfin, est-il possible d’obtenir une estimation du pourcentage d’employés qui seront admissibles au télétravail? Les employés en question seront-ils en télétravail à temps plein, ou à temps partiel à raison de trois jours par semaine... Selon un article paru dans The Economist, dans le secteur Manhattan, à New York, seulement 50 % des employés sont retournés au bureau. Le chiffre d'affaires des restaurants a diminué de 23 %. C’est un article intéressant. Quels seront les effets du télétravail sur l’économie? Quel pourcentage des employés du Sénat y sera admissible?
Mme Francis : Merci. Dans la perspective du recrutement et du maintien en poste de talents, le télétravail rendrait le Sénat beaucoup plus compétitif. Des candidats que nous recevons en entrevue déclinent ce que nous leur offrons parce que nous ne pouvons pas leur donner les réponses concrètes qu’ils recherchent.
Le Sénat compte parmi ses employés une génération qui recherche et réclame cette souplesse et qui se tournera vers des employeurs qui peuvent la lui donner. Le Sénat sera en quelque sorte évincé du marché. Nous devrions nous concentrer sur les talents et nous efforcer de recruter la crème de la crème. Or, les talents les plus brillants ont plusieurs options en ce moment. Ils ont d’excellentes possibilités et ils prennent des décisions en fonction de la souplesse qu’on leur offre. Ils acceptent des emplois où ils pourront gérer leur horaire à leur guise et travailler à différents emplacements et lieux de télétravail qui leur permettront de développer leur acuité ou leur discipline professionnelle dans des environnements propices à la concentration où ils travailleront sans être interrompus.
Nous voyons également le télétravail comme une manière progressiste d’instaurer un environnement diversifié. Le Sénat compte parmi ses domaines d’intérêt et ses priorités stratégiques l’autonomisation des employés. Dans l’optique de la diversité et de l’inclusion, bon nombre d’employés et de candidats nous ont dit que de travailler dans un environnement virtuel depuis les trois dernières années leur avait permis de contrôler la manière dont ils se présentent dans l’environnement de travail. Ils peuvent, par exemple, employer le pronom de leur choix à l’écran. Ils peuvent ainsi s’identifier avant de rencontrer physiquement leur interlocuteur, ce qui permet d’éviter les malaises ou les conversations que certaines personnes ne sont pas prêtes à avoir. Le fait d’offrir ces possibilités nous avantage sur le marché de l’emploi.
Je n’ai pas apporté de chiffres sur le nombre de jours, mais le pourcentage d’employés... Nous les avons vérifiés et diffusés. Je vais vous revenir là-dessus. Les employés ne peuvent pas tous présenter une demande de télétravail. Ceux qui assurent le service à la clientèle, occupent des postes de première ligne et exécutent des tâches physiques qui doivent se faire sur place, ne sont pas admissibles au télétravail. Nous avons l’infrastructure et les technologies pour soutenir les personnes qui peuvent faire une partie de leur travail dans un emplacement de télétravail et qui n’ont pas à être sur place pour le faire.
Nous pouvons tirer profit des leçons que nous avons retenues de la COVID. La politique n’est pas du tout structurée pour que nous poursuivions nos activités comme si nous étions encore en pandémie. Par contre, ce serait irresponsable de notre part de ne pas transposer les leçons tirées de la COVID dans un autre contexte.
Lorsque nous avons voulu atteindre des objectifs liés à l’utilisation accrue des technologies, nous avons dû rebondir rapidement afin de concrétiser le tout. Nos collègues des technologies de l’information à la Direction des services d’information ont réussi à mettre l’infrastructure technologique en place pour que nous puissions tenir des réunions en format hybride dans les salles de conférence et pour que les employés puissent utiliser Teams, Zoom, ou d’autres applications le plus efficacement possible. Tout est plus accessible. Je n’ai plus à courir pour trouver la pièce où se déroule ma prochaine réunion.
Je me suis présentée en retard à des réunions en ligne et je me suis excusée auprès de tout le monde, mais la capacité de passer plus facilement d’une réunion à l’autre me rend plus productive et efficace.
Les possibilités de télétravail attirent les talents. Je mène des entrevues d’embauche et je peux vous dire que c’est un point dont les candidats veulent discuter.
Aviez-vous posé une autre question?
Le sénateur Loffreda : Oui, au sujet du coût. Est-ce une pratique courante?
Mme Francis : Quand la demande émane de l’employé, oui, c’est une pratique courante; c’est différent dans le cas du travail à distance. Si l’employeur demande à l’employé de travailler à partir d’un certain endroit, l’employeur doit assumer le coût de l’aménagement et de l’entretien du lieu de travail. En revanche, quand l’employé demande de travailler à domicile, le télétravail est alors considéré comme un privilège. Il peut aussi être vu comme un avantage peu coûteux dans le cas où l’employé veut faire du télétravail et sa situation personnelle le permet. Ainsi, pour répondre à votre question, il n’est pas anormal ou inhabituel pour les employés de devoir payer de leur poche les coûts liés au télétravail.
Le sénateur Loffreda : Je vous remercie.
La présidente : Merci, madame Francis.
Le sénateur Plett : Merci encore une fois, madame la présidente, d’avoir accepté ma demande concernant la partie publique de la réunion, et merci à la sénatrice Saint-Germain de l’avoir appuyée. Merci beaucoup pour votre rapport.
La majorité de mes observations ne porteront pas sur le rapport. Je l’ai lu, du moins en partie. Une tâche vous a été confiée, et je vous remercie de l’avoir accomplie. Je remercie également ma collègue, la sénatrice Seidman, qui siège au comité.
Ce que je remets en question, c’est la nécessité du rapport, et non le rapport en tant que tel. On vous a demandé de préparer quelque chose, et c’est ce que vous avez fait.
Je ne suis pas de la même espèce que mes collègues ici présents qui croient que le télétravail nous rend plus efficaces. Je sais que certains de mes commentaires révéleront mon âge. Cela dit, d’autres sénateurs se retireront avant moi ou à peu près en même temps que moi; nous sommes donc quelques-uns à être du même âge.
Quand je me suis joint à la population active, je me suis réjoui le jour où mon employeur a enfin annoncé qu’on ne devait travailler qu’une demi-journée le samedi. Ainsi, nous travaillions cinq jours et demi plutôt que six jours. Puis, le samedi est devenu une journée de congé. D’autres entreprises ont fini par établir une semaine de travail de 40 heures. Aujourd’hui, certaines ont des semaines de travail de 32 heures. Nous gagnons sans cesse en efficacité.
Personnellement, je peux accomplir plus de travail en 40 heures qu’en 32 heures. Je ne comprends pas sur quoi les gens se fondent pour affirmer qu’on est plus efficace quand on travaille 32 heures par comparaison à 40 heures.
De plus, c’est impossible d’être aussi efficace en travaillant à domicile qu’en travaillant sur place étant donné toutes les distractions qu’il y a inévitablement à la maison, surtout pour nos nombreux jeunes employés qui ont des enfants. Leur volonté d’élever leurs enfants est toute à leur honneur. Je suis entièrement pour et je veux que nous essayions de mettre des mesures en place pour les soutenir, mais nous devons admettre que ce mode de travail n’est pas aussi efficace.
Sénateur Loffreda, il y a une différence entre le Sénat et les secteurs public et privé. Les banques sont à la recherche du mode de fonctionnement le plus rentable. Soyons très clairs : leur objectif principal n’est pas l’efficacité, mais bien la rentabilité. C’est peut-être aussi le cas ailleurs, mais pas au Sénat.
Si nous écourtons la semaine de travail et nous continuons à verser le même salaire aux employés, nous perdrons de l’argent, car le Sénat ne génère pas de revenus pour compenser. C’est aussi simple que cela.
Dans une partie de son rapport, la sénatrice Saint-Germain a parlé de réaliser des économies. J’aimerais savoir comment le télétravail nous permet d’économiser. Sénatrice Saint-Germain, je pense que vous avez dit — et je sais que ma collègue, la sénatrice Seidman, l’a affirmé durant des discussions — que les changements proposés sont dus en partie au fait que les mesures prises durant la pandémie pour rendre le travail possible sont toujours en place. Il semble revenir au Président de les abroger. Je me demande pourquoi nous n’avons pas plutôt chercher à faire lever ces mesures, et si le rapport — la raison pour laquelle nous sommes ici aujourd’hui — aurait été nécessaire si elles avaient été abrogées.
Je ne savais pas que ces mesures étaient toujours en place. Je croyais que nous avions pris des décisions. Nos réunions ne sont plus hybrides; les séances du Sénat non plus. Je pensais que toutes ces mesures avaient été levées, mais j’ai appris il y a quelques jours qu’il reste encore du travail à faire. Si c’est la raison d’être de la politique, je me demande pourquoi nous n’avons pas plutôt cherché à faire lever ces mesures.
C’est une de mes questions, sénatrice Saint-Germain. Pour gagner du temps, je vais toutes les poser maintenant, si vous le voulez bien. Je les répéterai au besoin.
J’ai aussi une question à propos du rapport. Mme Francis est peut-être la mieux placée pour y répondre. Le rapport indique clairement que c’est le gestionnaire qui décide si un employé peut faire du télétravail. Les gestionnaires sont-ils tous obligés de travailler sur place ou peuvent-ils travailler à domicile? Évidemment, un gestionnaire qui travaille à domicile sera sûrement favorable au télétravail. En revanche, un gestionnaire qui doit se rendre au bureau voudra peut-être que d’autres employés soient aussi présents sur le lieu de travail.
Au sujet du recrutement, encore une fois, je ne trouve pas juste de nous comparer à des organisations qui ont pour objectif principal de générer des revenus; pourtant, c’est ce que nous faisons. À mon avis, nous avons bien réussi à attirer de bons employés. Je trouve que nous avons de très bons employés. Je me suis déjà plaint de leur nombre peut-être trop élevé, mais leur qualité est indiscutable. Nous réussissons bien sur ce plan. D’une façon ou d’une autre, nous sommes parvenus à ajouter 120 employés à notre effectif. Je pense que c’est le chiffre dont il a été question ici il y a quelques semaines. Ainsi, nous semblons bien soutenir la concurrence. Par conséquent, je ne suis pas convaincu qu’il soit nécessaire de modifier notre mode de fonctionnement pour faire face à la concurrence. J’aimerais savoir d’où vient cette idée.
Certes, je ne suis pas du tout du même avis que ceux qui maintiennent que les réunions virtuelles fonctionnent aussi bien que les réunions en personne. C’est tout simplement faux. Oui, les réunions virtuelles permettent de participer à plusieurs réunions à partir du même endroit, mais elles ne sont pas aussi efficaces. Nous l’avons découvert en présidant des réunions virtuelles. Elles ne se déroulent pas aussi efficacement que les réunions en personne. Acceptons-le.
Quant à moi, l’objectif de telles mesures n’est pas d’accroître l’efficacité ou la rentabilité du Sénat. Elles proviennent indubitablement d’employés qui souhaitent travailler de la maison et qui maintiennent pouvoir s’acquitter de leurs tâches aussi bien à domicile que sur place. Des membres de mon propre personnel m’ont dit : « Je peux rédiger un discours de la même qualité chez moi qu’au bureau. » C’est vrai, mais pas quand ils sont distraits par leur enfant de 3 ans. Ce n’est pas possible. C’est la raison pour laquelle nous sortons de la maison. C’est aussi la raison pour laquelle des systèmes de garderies sont mis en place, et c’est également pourquoi nous nous rendons au bureau pour faire notre travail.
Tous les lundis, je dois prendre l’avion de Winnipeg pour venir travailler ici. Je sais que d’après certains d’entre vous, je pourrais utiliser l’application Zoom pour faire mon travail si j’en avais convenu ainsi dès le premier jour, mais d’après moi, ce n’est pas la bonne façon de procéder.
Madame la présidente, je vais m’arrêter là parce que je ne veux pas m’acharner là-dessus. Je tiens à répéter, pour les sénatrices Saint-Germain et Seidman et tous les autres membres du comité, que je ne mets pas en doute la qualité du rapport; je mets en doute sa nécessité. Par conséquent, je ne pourrai pas l’appuyer, pas parce que je m’oppose au rapport même, mais parce que je ne crois pas qu’il soit nécessaire.
Sénatrice Saint-Germain, si le Président avait annulé les mesures toujours en place, le rapport serait-il nécessaire?
La sénatrice Saint-Germain : Je vous remercie pour votre franchise, sénateur Plett. Comme toujours, je ne me sens pas visée personnellement. Vous savez que j’aime travailler avec vous; il n’y a donc aucun problème à cet égard. Je suis convaincue de la grande qualité du rapport.
Premièrement, vous voulez savoir si le rapport aurait été nécessaire dans le cas où le Président aurait abrogé la motion concernant les séances hybrides du Sénat et des comités. La réponse est qu’il n’y a aucun lien entre les deux. La politique porte sur le télétravail pour les employés de l’Administration du Sénat et non pour le personnel des sénateurs. De plus, le télétravail n’est pas lié aux séances hybrides. Ce sont deux choses complètement différentes. Il n’y a aucun rapport entre la motion et la politique.
Pourquoi suis-je d’avis que c’est une bonne politique? Parce qu’elle est adaptée aux exigences modernes des employeurs. En même temps, en vertu de la politique, les gestionnaires auront l’obligation d’évaluer non seulement la quantité, mais aussi la qualité, c’est-à-dire le rendement. En outre, la politique autorise les gestionnaires à rappeler tout employé au lieu de travail au besoin, y compris en cas de problèmes de rendement. En effet, selon la politique sur le télétravail, le gestionnaire détient le pouvoir d’exiger la présence sur le lieu de travail de tout employé dont le rendement laisse à désirer.
Je trouve très important de le souligner. Je tiens aussi à dire qu’un des critères utilisés pour décider de permettre ou non à un employé non seulement de faire du télétravail, mais aussi durant quelles périodes, ce sont les jours de séance du Sénat et de ses comités. Beaucoup d’employés devront travailler sur place quand les sénateurs sont présents et le Sénat siège. Le reste du temps, ils pourraient être autorisés à faire du télétravail parce que c’est plus efficace.
En ce qui concerne les économies, c’est une question très importante qui demande une grande prudence. Nous n’affirmons pas dès aujourd’hui que nous épargnerons 3 millions ou 4 millions de dollars. Ce n’est pas cela. Nous savons qu’il serait possible de réduire les coûts associés aux bureaux et à leur entretien. D’après nous, le télétravail entraînera une réduction du nombre de bureaux requis et des besoins relatifs à l’entretien. C’est pourquoi je déposerai une motion ultérieurement pour demander que la Direction des biens et services soit autorisée à surveiller la situation et à formuler des recommandations en temps et lieu.
Le maintien en poste et le recrutement sont des enjeux importants. Nous sommes à Ottawa, plus précisément sur la Colline. Le gouvernement fédéral et le secteur privé sont nos concurrents principaux. Nous avons présenté des offres d’emploi qui ont été refusées parce qu’elles ne permettaient pas le télétravail à temps plein. C’est un facteur important. Nous devons être un employeur attrayant. Toutefois, nous ne nous contentons pas d’offrir le télétravail à temps plein parce que nous voulons recruter de nouveaux employés. Nous avons établi des critères, et le rendement des gestionnaires dont les employés font du télétravail sera aussi évalué. Nous devons nous moderniser et nous adapter. Alors oui, c’est une question de recrutement — surtout parce que la majorité des fonctionnaires travaillent à domicile — et de maintien en poste. Le recrutement et le maintien en poste font partie des principaux enjeux.
La présidente : Madame Francis, avez-vous quelque chose à ajouter?
Mme Francis : Oui, merci beaucoup, madame la présidente.
L’une des choses que je me disais, c’est que comme vous, sénateur Plett, je préfère les interactions en personne. Ce n’est pas pour rien que je travaille dans le domaine des ressources humaines. Je reconnais l’importance des liens sociaux et leur contribution à l’atteinte de nos buts. Vous avez raison lorsque vous dites que nous avons d’excellents employés.
Depuis mon arrivée, j’ai remarqué que le Comité exécutif, ainsi que bon nombre d’employés, de chefs, de directeurs et de gestionnaires sont résolument déterminés à atteindre notre objectif principal. Dès que nous avons entamé la discussion sur l’avenir du télétravail, ils en ont leur priorité. J’ai déjà parlé de Mme Anwar, directrice des comités; j’ai remarqué l’importance qu’elle y accordait. Le point de départ, c’est l’excellence dans la prestation des services offerts aux sénateurs.
Nous avons parlé, entre autres, de l’importance pour les gestionnaires de centrer leurs discussions sur l’unicité de notre lieu de travail. Nous ne sommes pas le secteur privé. Nous occupons une place centrale au sein de la démocratie canadienne. Au moment d’examiner les demandes, la gestion cherchera avant tout à promouvoir une culture dont nous sommes fiers et qui est propre au Sénat.
Les employés de l’Administration du Sénat ont l’obligation de soutenir les activités du Sénat et de l’aider à exercer ses responsabilités suivant les fonctions qui leur sont confiées. Le télétravail ne changera rien à cela. Nous avons fourni aux gestionnaires les outils nécessaires pour évaluer de manière objective si un emploi se prête ou non au télétravail. Si la politique est adoptée, nous continuerons de leur fournir de tels outils. Par exemple, nous avons créé un profil de flexibilité du poste. Il s’agit d’une feuille de calcul en format Excel qui est jointe à un document et qui contribue à déterminer si un emploi est propice au télétravail. Les gestionnaires doivent ensuite considérer les besoins de l’employé.
L’équipe des ressources humaines est là pour les aider à prendre de telles décisions. Lorsqu’une réunion en personne est exigée ou demandée, elle aura lieu. Même si mon superviseur approuve ma demande de travailler à domicile deux ou trois jours par semaine, je serai sur place plus souvent étant donné la nature de mon travail. Je dois assister à des réunions de comités et rencontrer des employés. Je dois aussi aider la gestion et la direction à prendre des décisions liées aux ressources humaines. Une partie, voire la quasi-totalité de ce travail se fait mieux en personne. Les interactions sociales en personne favorisent la compréhension mutuelle.
Ainsi, une fois les liens de confiance établis, il devient possible de faire la transition vers un milieu virtuel et de discuter de moyens d’accélérer le travail. Si l’on peut avoir l’occasion au préalable — et le télétravail nous offre cette occasion — d’apprendre à se connaître les uns les autres, de comprendre les activités de l’organisation, de savoir où se terminent nos responsabilités et où commencent celles de nos collègues et pourquoi, il devient possible d’accroître la productivité dans un contexte virtuel parce que le rapport a déjà été établi.
Par ailleurs, les employés doivent être en mesure de se rendre au lieu de travail en cas de rappel; travailler à une distance raisonnable fait donc partie des critères.
En outre, le télétravail n’est pas une solution de rechange aux services de garde ou une façon de s’acquitter de ses responsabilités familiales. Nous en parlons très clairement dans nos discussions et nos formations. L’équipe des ressources humaines a créé ou elle fournit des guides sur le télétravail à l’intention des employés et des gestionnaires, sous forme de questions et de réponses. Les guides sont très clairs là-dessus. Les employés doivent prendre des dispositions pour assurer la garde de leurs enfants. Si je fais partie de la génération sandwich — si j’ai des parents âgés et des enfants —, est-ce que c’est plus facile et plus avantageux pour moi de rester à la maison pour pouvoir aller chercher mon enfant à l’arrêt d’autobus à 15 heures? Certainement. Toutefois, je ne devrais pas être distraite par mon enfant quand je dois assister à des réunions ou prendre des décisions. Si une telle situation se produit, le gestionnaire devra en discuter avec l’employé, car c’est un obstacle à la productivité.
Quand il s’agit de comprendre pourquoi nous sommes ici, je suis ici parce que j’aime le Sénat. Je suis ici parce que je comprends la responsabilité que j’ai envers cette organisation. Je vais mieux m’en acquitter, car je comprends la nature du travail des sénateurs, mais les groupes de population que nous servons ont changé. Ils sont en train de changer. Je ne crois pas qu’il soit inhabituel pour eux que nous soyons différents et que nous leur ressemblions davantage. Ils effectuent des opérations bancaires différemment. Ils travaillent dans des espaces différents. Ils utilisent la technologie dans tous les aspects de leur vie. Si nous leur ressemblons, nous répondrons également à l’évolution démographique, aux personnes qui effectuent des opérations bancaires plus souvent. En tant qu’employeur, nous serons mieux en mesure de les attirer, et ils ne seront pas surpris d’apprendre que nous procédons à des changements.
J’espère que nous pourrons conserver l’essence de cette organisation tout en saisissant les occasions de faire mieux et de procéder différemment.
Le sénateur Plett : J’ai demandé si les gestionnaires pourront faire du télétravail. Lorsque les gens viennent travailler, je suppose que la plupart d’entre eux ont une heure de début et une heure de fin. Lorsqu’ils sont en télétravail, attendez-vous d’eux qu’ils travaillent à n’importe quelle heure, de 9 heures à 16 heures, ou peuvent-ils faire le travail comme bon leur semble? Ou leur confie-t-on des tâches, qu’ils accomplissent, et c’est ce que vous évaluez?
Mme Francis : Les gestionnaires peuvent faire du télétravail; ce sont des employés. Il faut que le télétravail soit logique pour leur vie professionnelle et leurs responsabilités professionnelles. Nous avons tous des personnes à qui nous rendons des comptes et qui approuveraient un tel arrangement. Mes heures de travail sont les mêmes. Les horaires de travail d’un gestionnaire sont les mêmes.
Il peut arriver qu’un employé bénéficie d’un aménagement. Dans ce cas, il doit y avoir des documents à l’appui et tout le reste. Si nous passons par ce processus et qu’un arrangement doit être pris pour des raisons médicales, des obligations liées à la situation familiale ou autre, en vertu des droits de la personne, nous avons la responsabilité d’examiner ces demandes, de les gérer au cas par cas et de faire ce qui est approprié ou pertinent et de répondre à nos obligations en tant qu’employeur.
En dehors de cela, nos heures de travail sont des heures de travail. Je dois être disponible lorsque les autres personnes que je soutiens sont là, afin de pouvoir répondre à leurs besoins. Si elles m’appellent à 18 heures et que ce n’est pas dans mes heures de travail, alors je ne suis pas là, et si elles ont besoin de moi et que je travaille à 18 heures, cela n’a pas de sens. Les heures de service sont les heures de service.
Le sénateur Plett : Je vous remercie.
Mme Francis : Je vous en prie.
La présidente : Chers collègues, il reste trois intervenants. Je vous demande de revenir au rapport et de poser des questions qui n’ont pas encore été posées ou auxquelles on n’a pas encore répondu.
[Français]
Le sénateur Forest : Premièrement, je vous remercie. Je suis d’accord avec le sénateur Plett pour dire que c’est un excellent rapport que la Direction des ressources humaines a préparé. Cependant, je ne suis pas d’accord avec lui en ce qui concerne la suite des choses, mais le rapport est vraiment très bon.
Nous avons la responsabilité, en tant que gestionnaires et administrateurs, particulièrement au Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration, de prendre des décisions qui permettent à l’institution de s’adapter aux réalités d’aujourd’hui, et ce, en modernisant notre institution, un peu comme le sénateur Quinn le disait, tout en étant préoccupés par la productivité et l’attractivité dans le marché du travail de 2023, dans le but d’attirer les meilleurs. Je crois que tout cela devrait être notre objectif.
De mon côté, je suis tout à fait rassuré par l’article 1.4.1.2, qui encadre de façon très précise l’admissibilité d’un poste. Je suis rassuré également de constater qu’il y a des critères que le gestionnaire doit respecter grâce à l’article 1.4.1.3. Le gestionnaire a un cadre très précis pour gérer la situation. Cela n’est pas basé sur une préférence ou non par rapport au télétravail; il y a des critères spécifiques.
Ma grande préoccupation est qu’actuellement, on se base sur des perceptions. On n’a pas cette politique. On peut avoir la perception selon laquelle le télétravail est plus ou moins productif, parce qu’on n’a toujours pas mis en place cette politique de télétravail de façon opérationnelle.
Ma question est la suivante : y aura-t-il une évaluation de la politique pour que l’on soit en mesure de s’appuyer sur une réalité qui nous permettra de mesurer l’efficience et le rendement? Y aura-t-il des économies sur le plan de l’organisation?
La question qui me préoccupe beaucoup, bien que je sois très favorable à ce que l’on mette en vigueur cette politique de télétravail, concerne l’évaluation qui nous permettra, pour une période déterminée — on parlait de 18 mois —, de nous rasseoir et d’évaluer le bilan de la politique qu’on a adoptée afin de moderniser notre institution, de la rendre plus productive et plus attrayante dans un marché extrêmement compétitif. Ma question concerne l’évaluation. Je suis rassuré en ce qui concerne l’encadrement des critères d’admissibilité et de gestion des demandes.
La présidente : Sénatrice Saint-Germain, voulez-vous répondre à la question?
La sénatrice Saint-Germain : Votre question est claire, donc je vous donnerai une réponse précise. Les gestionnaires doivent faire rapport tous les trois mois de l’évolution de la mise en œuvre de la politique. S’il y a un problème, les gestionnaires doivent en informer le Comité exécutif. Le Sous-comité sur les ressources humaines sera tenu au courant tous les trois mois par la directrice principale des ressources humaines. Chaque année, il y aura un rapport présenté à votre sous-comité ainsi qu’au Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration, et il y aura un examen de la politique en vue d’une révision éventuelle conformément à l’article 4.2, « au moins tous les trois ans à compter de la date de son entrée en vigueur ».
La présidente : Est-ce que cela répond à votre question, sénateur Forest?
Le sénateur Forest : Tout à fait, merci beaucoup.
[Traduction]
Le sénateur Dean : C’est une décision importante pour nous. Nous avons eu le type de discussion rigoureuse que je pense qu’il fallait avoir. Les sénatrices Seidman et Saint-Germain et d’autres sénateurs ont soulevé certaines de ces questions dans le cadre de discussions au sous-comité. La plupart d’entre elles ont fait l’objet de discussions précédemment. Ce sont des questions très importantes.
Essentiellement, comme certains l’ont déjà dit, il s’agit de trouver un équilibre entre les besoins de l’employeur et un marché du travail compétitif, et de suivre de près comment la situation évolue pour ce qui est de gérer le rendement. À cet égard, si nous ne gérons pas bien le rendement lorsque les gens travaillent sur place, nous ne pouvons pas nous attendre à bien le gérer lorsqu’ils travaillent à distance. Ces deux éléments vont de pair.
Je suis ravi de savoir que nous surveillerons la situation au fur et à mesure. J’ajouterai seulement qu’on nous a rappelé aujourd’hui la chance que nous avons d’avoir Toni Francis comme responsable des ressources humaines.
La présidente : Merci, sénateur Dean.
Mme Francis : Pour répondre au point soulevé par le sénateur Forest sur les mesures, nous suivons également les indicateurs clés de rendement. J’aime beaucoup les récits, et je pense donc qu’il s’agit de tout ce que nous pouvons saisir du point de vue des ressources humaines pour en faire part au comité au fil du temps, car nous avons constaté une diminution des congés de maladie. Nos taux d’attrition vont-ils changer? Il faut prendre en considération tous ces facteurs.
Nous ne perdons pas de vue le nombre d’accords que nous approuvons et la manière dont le rendement des employés est évalué, mais est-il évalué efficacement? Les gestionnaires disposent-ils d’un délai raisonnable pour relever les défis qui pourraient se présenter? Constatent-ils des réussites? Nous espérons que la satisfaction et la participation des employés augmenteront. Nous voudrons également savoir quels sont les autres indicateurs que nous observons du point de vue des ressources humaines et qui pourraient nous éclairer sur notre réussite. Je voulais donc ajouter que nous présenterons au sous-comité nos indicateurs clés de rendement.
La présidente : Merci, madame Francis.
La sénatrice Bovey : Je serai rapide en tant que membre du comité. Sénateur Plett, je ne suis pas d’accord avec vous sur la question de l’âge. Je pense que je serai la prochaine sénatrice à prendre sa retraite ou à atteindre l’âge maximal.
Je ne pense pas que ce soit une décision liée à l’âge; je pense que c’est une décision d’équilibre afin que nous puissions refléter les besoins des Canadiens. Nous sommes ici pour servir les Canadiens. Nous devons nous adapter à l’évolution de la société et comprendre les défis auxquels nous sommes confrontés. C’est certainement ce que fait cette politique ou ce concept. Nous devons équilibrer les besoins de l’organisation afin de continuer à attirer et à retenir les meilleurs employés que le Canada a à offrir, tout en respectant nos objectifs en matière de diversité et les autres objectifs que nous avons établis.
Je voulais dire que l’âge ne veut pas dire que nous voterons d’une manière ou d’une autre; l’âge nous permet d’examiner les questions de manière appropriée.
La présidente : Merci, sénatrice Bovey.
[Français]
Le sénateur Carignan : On a déjà répondu à ma question en répondant aux questions du sénateur Forest et du sénateur Dean. Bravo, madame Francis.
[Traduction]
La présidente : Excellent.
Comme il ne semble pas y avoir d’autres questions, il a été proposé par l’honorable sénatrice Saint-Germain :
Que le sixième rapport du Sous-comité sur les ressources humaines soit adopté.
Vous plaît-il, honorables sénateurs...
Le sénateur Plett : Avant le vote, madame la présidente, je ne veux pas voter contre ce rapport, car je n’y suis pas opposé. Je n’approuve toutefois pas la nécessité du rapport. Je ne demanderai pas un vote par appel nominal, mais je tiens à dire qu’il sera adopté avec dissidence. Ce n’est pas que ce n’est pas un bon rapport; c’est que je n’en vois pas la nécessité. Je demande donc qu’il soit adopté avec dissidence.
La présidente : Je vous remercie. Nous avons tous entendu l’observation du sénateur Plett. Sommes-nous tous d’accord?
Des voix : D’accord.
La présidente : Il est adopté avec dissidence.
Pouvons-nous reporter le point B?
La sénatrice Saint-Germain : La décision vous revient. Cette motion sera pertinente. Nous reviendrons plus tard.
La présidente : Ce que je voudrais faire pour l’efficacité de cette réunion, c’est terminer certains des points qui doivent l’être. Si nous avons du temps à la fin, sénatrice Saint-Germain, je reviendrai à votre section. Je vous remercie de votre compréhension.
Chers collègues, nous allons passer au point 7, qui est le rapport du groupe de travail consultatif sur l’environnement et la durabilité. Le sénateur Colin Deacon présentera le rapport. Il présentera la partie publique. Nous passerons à huis clos lorsque nous discuterons des questions relatives à l’argent et du groupe qui nous est proposé.
Sénateur Deacon, la parole est à vous. Je pense qu’Alison Korn vous aidera, au besoin.
Le sénateur C. Deacon : Bonjour, chers collègues. Je suis ravi d’être ici aujourd’hui pour présenter le rapport de notre groupe de travail, que vous avez dans votre trousse.
Ce rapport est le fruit d’un effort collectif de la part de nombreux sénateurs et membres du personnel depuis deux ans. Beaucoup d’efforts ont été consacrés à ce que j’appellerai notre projet de carboneutralité pour 2030.
Pour situer les choses dans leur contexte, en mai 2021, le comité CIBA a autorisé la création d’un groupe de travail chargé, entre autres, de mettre à jour la politique environnementale du Sénat de 1993. En octobre de la même année, le groupe de travail a présenté son rapport au comité CIBA, qui a été adopté à l’unanimité par le Sénat en mars 2022. L’élément fondamental de ce rapport est le nouvel énoncé de politique en matière d’environnement et de durabilité du Sénat, qui engage notre organisation à devenir carboneutre d’ici 2030.
En avril 2022, le comité CIBA a autorisé un nouveau groupe de travail à aller chercher, par l’entremise d’un processus d’appel d’offres concurrentiel, l’expertise externe nécessaire pour évaluer l’empreinte carbone du Sénat et élaborer un plan pour permettre au Sénat de respecter son engagement à atteindre la carboneutralité d’ici 2030.
Le rapport dont vous êtes saisis recommande au comité CIBA d’approuver la proposition du plus offrant. Je ne donnerai pas de détails sur l’identité de ce soumissionnaire le plus offrant ni sur le prix du contrat avant que nous passions à huis clos.
En ce qui concerne le plan en soi, cette proposition donnera lieu à une analyse comparative de notre empreinte carbone. C’est la phase 1. La deuxième est l’élaboration d’un plan pour que le Sénat s’engage sur la voie de la carboneutralité. Ensuite, toutes les décisions relatives à la mise en œuvre de ce plan reviendront au comité CIBA.
Nous devons comprendre quelle est notre empreinte carbone, comment nous atteignons les objectifs que nous nous sommes engagés à atteindre, puis nous devons prendre ces décisions au comité CIBA et suivre et maintenir les progrès en vue d’atteindre la carboneutralité.
La présidente : Avant d’aller plus loin, je tiens à préciser que le rapport sera présenté à huis clos et que vous en faites donc un résumé.
Le sénateur C. Deacon : C’est exact. Je vous remercie, madame la présidente, de cette importante clarification.
C’est au comité CIBA que nous prendrons les décisions sur la manière dont le Sénat ira de l’avant avec le plan qui sera élaboré en ce qui concerne nos activités et notre empreinte carbone. Ce que nous demandons aujourd’hui, c’est l’approbation de la proposition qui a été classée comme étant la meilleure à l’issue d’un processus d’approvisionnement très exhaustif dans le cadre duquel 10 propositions différentes ont été évaluées. Je vous remercie.
La présidente : Je vous remercie, sénateur Deacon. Y a-t-il des questions?
Le sénateur Quinn : J’ai seulement une précision à apporter. Durant votre déclaration, je pense que vous avez parlé du soumissionnaire le plus offrant. Je pense que vous vouliez dire le soumissionnaire qui offre la meilleure qualité.
Le sénateur C. Deacon : C’est le soumissionnaire le plus offrant. Nous avons pris en considération le prix le plus bas.
Le sénateur Plett : C’était exactement ma question. Je pense que le libellé devrait aller plus loin et faire mention de la qualité la plus élevée et non pas du soumissionnaire le plus offrant. C’était ma question.
Le sénateur C. Deacon : Merci, sénateurs Quinn et Plett.
La présidente : Je me réjouis de voir que vous écoutez.
La sénatrice Saint-Germain : Pendant que nous sommes en séance publique, je tiens à souligner l’expertise et le travail acharné que le sénateur Deacon accomplit pour nous au comité, compte tenu de son expertise unique. Je tiens à le remercier chaleureusement.
Le sénateur C. Deacon : Merci, sénatrice Saint-Germain et collègues. Je peux vous assurer que, sans l’administration du Sénat et sans le travail acharné de nombreux collègues du Sénat, y compris de gens autour de cette table — nous avons le sénateur Carignan, la sénatrice Osler, et évidemment le soutien d’Alison Korn et de mon équipe, le personnel de mon bureau —, rien de tout cela n’aurait pu se concrétiser. Il s’agit d’une vaste équipe constituée de membres de tout le Sénat, alors merci beaucoup, sénatrice Saint-Germain.
La sénatrice Moodie : Je veux seulement faire écho aux propos de la sénatrice Saint-Germain. Sans vos efforts, ce projet n’aurait pas vu le jour. Je tiens à le souligner.
La présidente : Je vous remercie, sénateur Deacon. Nous vous entendrons dans quelques minutes lorsque nous passerons à huis clos. Merci beaucoup.
[Français]
Nous allons passer au point nº 8, soit le financement du client averti. Je demanderais à Josée Labelle, directrice générale, Direction des biens et services, de faire sa présentation. Par la suite, s’il y a des questions ou des commentaires, nous pourrons nous adresser à Mme Labelle.
Merci beaucoup, madame Labelle, de votre disponibilité. Vous avez la parole.
[Traduction]
Josée Labelle, directrice générale, Direction des biens et services, Bureau du directeur général, Sénat du Canada : Merci, madame la présidente.
Honorables sénateurs, conformément aux exigences de la Politique du Sénat sur l’approvisionnement, la DBS, la Direction des biens et services, demandera l’approbation du comité CIBA pour conclure des contrats à fournisseur unique avec SPAC et, conformément à la délégation des pouvoirs financiers, nous aimerions également conclure un engagement des dépenses pour la prestation de services d’entretien de base des immeubles, les frais de location d’équipement et les projets de construction et d’aménagement de locaux usuels pour l’exercice 2023-2024, dont les coûts totaux sont estimés à 176 900 $.
Comme vous le savez sans doute, SPAC est le responsable désigné de la Cité parlementaire et la seule entité autorisée à gérer les édifices de la Cité parlementaire. SPAC est responsable des éléments de base tels que les systèmes électriques et mécaniques. Cependant, en ce qui concerne les coûts qui font l’objet d’une approbation aujourd’hui, nous parlons de l’entretien régulier d’éléments qui sont considérés comme allant au-delà des éléments de base et qui sont en place précisément à la demande des clients, tels que les machines à glaçons, les hottes de cafétéria ou une ventilation spéciale pour les armoires de TI.
Outre ces services spécialisés, des fonds sont également nécessaires pour des projets spéciaux tels que l’installation de portraits et des projets de construction ou des rénovations mineures dans l’ensemble de notre portefeuille.
Au cours des cinq derniers exercices, la DBS a dépensé environ 650 000 $ auprès de SPAC. L’estimation du contrat pour 2023-2024 comprend la somme prévue d’environ 23 000 $ pour des projets tels que la construction et la rénovation au sein de notre portefeuille, une prévision de 25 000 $ pour d’autres projets qui pourraient être relevés tout au long de l’année, 92 000 $ pour les frais d’entretien des immeubles et de l’équipement et la location d’équipement pour les activités du Sénat, et environ 37 000 $ pour la reprise des services de restauration et l’entretien de l’équipement pour assumer les niveaux de service d’avant la pandémie.
La DBS demande l’approbation de procéder à l’engagement des dépenses et de poursuivre les contrats à fournisseur unique avec SPAC pour l’entretien des bâtiments, les frais de location d’équipement et les projets de construction et d’aménagement de locaux usuels pour l’exercice à venir.
Je me ferai un plaisir de répondre à vos questions, sénateurs.
La présidente : Merci, madame Labelle. Comme nous avons été très flexibles dans notre ordre du jour ce matin, Mme Labelle parlait du point 9, au lieu du point 8, si vous regardez votre rapport. Y a-t-il des questions sur le point 9, chers collègues?
Comme il n’y en a pas, j’aimerais un motionnaire pour proposer ce qui suit :
Que l’Administration du Sénat soit autorisée à engager la dépense et à continuer de conclure des contrats à fournisseur unique avec Services publics et Approvisionnement Canada , SPAC, en ce qui concerne l’entretien de base des immeubles, les frais de location d’équipement et les projets de construction de locaux usuels pour l’exercice 2023-2024, pour un coût total évalué à 176 900 $.
Sénateur Quinn, vous proposez cette motion. Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?
Des voix : D’accord.
La présidente : D’accord. La motion est adoptée.
[Français]
Nous allons maintenant passer au point suivant, qui concerne le protocole d’entente que le Sénat a conclu avec d’autres partenaires parlementaires de Services publics et Approvisionnement Canada pour le financement de la Vision et du plan à long terme.
[Traduction]
Mme Labelle : Honorables sénateurs, le Sénat, les partenaires parlementaires et Services publics et Approvisionnement Canada ont signé un protocole d’entente pour financer un soutien spécialisé à ce que nous appelons les ressources non essentielles, qui travaillent précisément au plan de vision à long terme, VPLT, tel qu’approuvé par le comité CIBA en novembre dernier.
Dans le cadre du protocole d’entente mis à jour sur le financement pour clients avertis, les partenaires parlementaires peuvent soumettre des prévisions annuelles qui décrivent le travail prévu pour les ressources non essentielles qui contribuent chaque année à ces projets de VPLT.
La première prévision dans le cadre du protocole d’entente révisé pour l’exercice 2022-2023 s’élevait à 2,8 millions de dollars et représentait les efforts de 25,5 ETP. Le comité CIBA a approuvé la prévision le 2 février 2023. Les retards étaient dus aux retards pour signer ce protocole d’entente.
J’ai maintenant le plaisir de présenter les prévisions de financement pour clients avertis pour l’exercice 2023-2024 pour la Direction des biens et services, la Direction de la sécurité institutionnelle et la Direction des communications.
À partir du programme de travail de la VPLT, qui nous a été fourni par SPAC pour les activités essentielles prévues pour le prochain exercice de 2023-2024 et en consultation avec chaque chef de projet de SPAC, nous prévoyons que 30,9 ETP travailleront sur des projets de la VPLT au Sénat, et nous récupérerons environ 3,5 millions de dollars en dépenses salariales auprès de SPAC.
C’est une augmentation de 5,4 ETP et d’environ 700 000 $ comparativement à l’exercice de 2022-2023. Les augmentations sont dues à l’amélioration du soutien aux communications, au renforcement du soutien à la sécurité, ainsi qu’aux ressources en matière d’occupation, de logistique et de locaux approuvées par le comité CIBA durant le Budget principal des dépenses qui a été fourni pour 2023-2024 le 15 décembre 2022.
Ces prévisions tiennent également compte des travaux supplémentaires requis pour les nouveaux projets tels que l’installation de manutention, l’édifice du Sud, anciennement appelé l’édifice 2, et le projet au 40 de la rue Elgin, dont les travaux sont toujours prévus pour 2023-2024.
Les directeurs de projet de SPAC ont examiné et approuvé ces prévisions, ce qui nous a permis de soumettre cette estimation à SPAC. Nous suivons essentiellement le processus prévu par le protocole d’entente.
Nous recommandons que le comité CIBA approuve les prévisions du financement pour clients avertis pour 2023-2024, estimées à 3,5 millions de dollars.
Je me ferai un plaisir de répondre à vos questions.
La présidente : Merci, madame Labelle. Chers collègues, avez-vous des questions ou des commentaires?
[Français]
Je demanderais qu’un sénateur propose la motion suivante :
Que les prévisions relatives au financement de client averti pour l’exercice 2023-2024, estimées à 3,5 millions de dollars soient approuvées.
Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?
La motion est adoptée.
[Traduction]
Nous passons maintenant aux autres affaires. Nous avons deux points, mais vous pourriez en avoir d’autres.
Le premier point concerne la décision prise par le Sénat le 28 mars 2023. Le comité CIBA s’est vu déléguer le pouvoir d’autoriser des sénateurs qui ne sont pas membres du comité CIBA d’être membres du sous-comité et du groupe de travail du comité CIBA. Actuellement, nous avons un processus qui permet aux whips de modifier la composition des sous-comités. Ce processus sera maintenu et les whips pourront toujours remplacer un membre du sous-comité par un autre sénateur de leur groupe ou de leur caucus qui n’est pas membre du comité CIBA, pourvu que ce sénateur ne soit pas membre du Comité permanent de l’audit et de la surveillance.
Chers collègues, avez-vous des questions ou des commentaires à ce sujet? S’il n’y en a pas, je vous remercie.
Le point suivant est lié au départ du sénateur Tannas en tant que membre du comité CIBA; il y a donc, un poste vacant au Sous-comité du programme et de la procédure. Je crois comprendre que le sénateur Quinn souhaiterait présenter une motion pour pourvoir ce poste.
Le sénateur Quinn : Merci, madame la présidente. C’est avec plaisir que je propose ce qui suit :
Que l’honorable sénateur Smith soit élu vice-président du comité.
La présidente : L’honorable sénateur Quinn propose ce qui suit :
Que l’honorable sénateur Smith soit élu vice-président du comité.
Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?
Des voix : D’accord.
La présidente : Adopté.
Chers collègues, y a-t-il d’autres points dont vous aimeriez discuter ce matin avant que nous passions à huis clos?
Très bien. Je tiens encore une fois à tous vous remercier d’avoir fait preuve de souplesse et de compréhension ce matin. Nous passons maintenant à huis clos.
(La séance se poursuit à huis clos.)
[Français]
La présidente : Nous sommes de nouveau en séance publique.
[Traduction]
Le point suivant porte sur un rapport du Groupe de travail consultatif sur l’environnement et le développement durable. Chers collègues, aux fins de divulgation, ce rapport est présenté au terme d’un processus concurrentiel et propose une recommandation d’approbation pour l’attribution d’un contrat pour obtenir une expertise externe pour le projet de carboneutralité d’ici 2030 du Sénat du Canada.
Ce rapport a fait l’objet de débats, notamment à huis clos ce matin. Le Comité a approuvé la recommandation du Groupe de travail d’accorder le contrat, au montant de 84 060 $, au soumissionnaire retenu, Lemay et Groupe AGÉCO. Cette décision est rendue publique par souci de transparence.
Nous passons maintenant au point 3b), que nous avions retiré de la partie à huis clos, pour en discuter en séance publique.
[Français]
L’ordre du jour fait appel à un rapport du Sous-comité sur les ressources humaines concernant la mise à jour de la Politique de l’Administration du Sénat sur l’emploi occasionnel. Toni Francis apportera son aide sur ce point, ainsi que Monique Daigle, qui est directrice des opérations à la Direction des ressources humaines. Comme d’habitude, cette présentation sera suivie d’une période de questions.
La sénatrice Saint-Germain : Je vous présente le septième rapport des membres de votre sous-comité. C’est un rapport unanime : les sénateurs Seidman, Dean, Quinn et Bovey sont aussi les membres du sous-comité. Nous vous proposons une version révisée de la Politique de l’Administration du Sénat sur l’emploi occasionnel.
Cette révision a été faite dans le cadre du projet de mise à jour et de renouvellement de l’ensemble des politiques du Sénat. La politique dont je vous parle datait du mois d’avril 2011.
Pour rappel, les travailleurs occasionnels ne sont pas considérés comme des employés au sens de la Loi sur les relations de travail au Parlement. Par conséquent, ni notre Guide sur les conditions d’emploi des employés non représentés ni les conventions collectives ne s’appliquent à eux.
La politique établit un cadre pour déterminer dans quelles circonstances il convient d’employer des travailleurs occasionnels, ainsi qu’un processus d’acquisition de talents à l’intention des gestionnaires recruteurs. En outre, la politique énonce les rôles et responsabilités des personnes qui participent à sa mise en œuvre.
Seules des corrections mineures et de concordance ont été apportées à cette version révisée de la politique. Entre autres, il y avait une question de mise à jour de certaines définitions et d’élimination de termes qui ne figurent plus dans la politique. Nous avons clarifié le document et revu le titre. Nous avons également veillé à ce que la politique concorde avec toutes les plus récentes modifications législatives.
Conséquemment, je propose que le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration adopte la Politique de l’Administration du Sénat sur l’emploi occasionnel révisée, qu’elle entre en vigueur dès maintenant et qu’elle soit rendue publique.
[Traduction]
La présidente : Y a-t-il des questions ou des commentaires, chers collègues? Il n’y en a pas. Vous avez entendu la motion présentée par la sénatrice Saint-Germain.
[Français]
Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?
Des voix : oui.
La présidente : La motion est adoptée.
La sénatrice Saint-Germain : Est-ce que vous considérez que je dois présenter maintenant la motion qui est consécutive à l’adoption du rapport sur le télétravail?
La présidente : Allez-y.
[Traduction]
La sénatrice Saint-Germain : Je propose ce qui suit :
Que la Direction des biens et des services soit sommée d’effectuer une analyse en vue de formuler des recommandations en lien avec la politique sur le télétravail pour l’Administration du Sénat, à l’égard des besoins en locaux à bureaux;
Que l’analyse soit axée sur la fourniture d’une estimation des locaux à bureaux que l’Administration du Sénat pourrait libérer à la suite de l’entrée en vigueur de la politique sur le télétravail, par rapport à la superficie totale en pieds carrés actuellement occupée par des locaux à bureaux, y compris l’impact potentiel d’une transition vers une augmentation des postes de travail non attribués (partage des bureaux) sur les exigences opérationnelles, la valeur économique de ces espaces de bureaux libérés et un échéancier pour la libération de ces espaces de bureaux;
Que l’Administration fournisse les résultats de son analyse et les conclusions préliminaires au comité CIBA d’ici le 21 décembre 2023 afin d’obtenir d’autres instructions du comité;
Que l’Administration fournisse une nouvelle norme d’aménagement des locaux à bureaux pour l’Administration du Sénat en raison du télétravail dans un délai d’un an à partir de la mise en œuvre de la politique.
[Français]
La présidente : C’est une nouvelle proposition qui est faite. Je pense qu’elle est faite dans le but de trouver des économies dans l’utilisation des espaces de bureau qui sont inoccupés par le personnel et de trouver des solutions pour rendre encore plus efficient l’usage des locaux du Sénat.
Y a-t-il des questions ou des commentaires par rapport à ce qui a été présenté par la sénatrice Saint-Germain? N’en voyant pas, vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion présentée par la sénatrice Saint-Germain?
Des voix : Oui.
La présidente : La motion est adoptée.
[Traduction]
Chers collègues, y a-t-il d’autres points à aborder? S’il n’y en a pas, je tiens à vous remercier de la compréhension et de la souplesse dont vous avez fait preuve ce matin. Je tiens à remercier le personnel qui est ici avec nous, les caméramans, les gens de la transcription et tous ceux qui sont ici ce matin. Vous avez grandement contribué au bon déroulement de cette séance et à l’excellent travail qui a été fait.
Merci beaucoup.
(La séance est levée.)