LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L'ADMINISTRATION
PROCÈS-VERBAL
OTTAWA, le jeudi 30 mars 2023
(21)
[Français]
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit à huis clos et a ensuite procédé en public, aujourd'hui dans la pièce C-128 de l’édifice du Sénat du Canada à 9 h 01, sous la présidence de l’honorable Lucie Moncion (présidente).
Membres du comité présents : Les honorables sénateurs Bovey, Boyer, Carignan, c.p., Dalphond, Dean, Forest, Gagné, Loffreda, Moncion, Moodie, Plett, Quinn, Saint-Germain, Seidman et Smith (15).
Autres sénateurs présents : Les honorables sénateurs Deacon (Nouvelle-Écosse), Osler et Tannas (3).
Participent à la réunion : Pascale Legault, dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration; Gérald Lafrenière, greffier du Sénat et greffier des Parlements par intérim et dirigeant principal des services législatifs; Philippe Hallée, légiste et conseiller parlementaire; hauts fonctionnaires du Sénat et autres employés de soutien.
TÉMOINS :
L’honorable sénateur Colin Deacon, président, Groupe de travail consultatif sur l’environnement et le développement durable;
Josée Labelle, directrice générale, Direction des biens et services;
Toni Francis, dirigeante principale des ressources humaines, Direction des ressources humaines;
Élise Hurtubise-Loranger, conseillère parlementaire principale, Bureau du légiste et conseiller parlementaire;
Alison Korn, conseillère en relation avec les médias et en gestion des enjeux.
Conformément au paragraphe 12-7(1) du Règlement du Sénat, le comité poursuit son étude des questions financières et administratives concernant l’administration interne du Sénat.
À 9 h 05, la séance est suspendue.
À 9 h 07, le comité reprend en séance publique.
La présidente fait une déclaration.
Les sénateurs se sont présentés.
L'honorable sénateur Plett suggère que l’item 3 de l'ordre du jour à huis clos soit discuté pendant la partie publique de la réunion.
Après débat, il est convenu que les items 3a et 3b de l'ordre du jour à huis clos seront discutés pendant la partie publique de la réunion.
Il est également convenu que l’item 3c soit retiré de l'ordre du jour.
CIBA/2023-03-30/223(P) – Adoption du Procès-verbal du 9 mars 2023 (public)
Le comité examine le procès-verbal du 9 mars 2023 (public).
L’honorable sénateur Plett propose que le procès-verbal du jeudi 9 mars 2023 (public) soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2023-03-30/224(P) – Rapport du Sous-comité des ressources humaines – Politique sur le télétravail
La présidente du Sous-comité sur les ressources humaines, l’honorable sénatrice Saint-Germain, présente le sixième rapport du sous-comité :
Le jeudi 30 mars 2023
Le Sous-comité des ressources humaines du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration (CIBA) a l’honneur de présenter son
SIXIÈME RAPPORT
Le 15 décembre 2022, votre sous-comité s’est vu confier par le comité CIBA le mandat d’examiner des questions se rapportant aux ressources humaines au Sénat en vue d’en faire rapport. En conséquence, et en prévision de l’abrogation prochaine de l’obligation de télétravail imposée par l’employeur en réponse à la pandémie de COVID-19, votre sous-comité présente, pour adoption, un projet de Politique de l’Administration du Sénat sur le télétravail (la « nouvelle politique »), annexé au présent rapport.
CONTEXTE
La Politique de l’Administration du Sénat sur les régimes de travail souple (PRTS) actuellement en vigueur offre aux employés de l’Administration du Sénat la possibilité de faire du télétravail. La PRTS prévoit que l’« approbation des demandes de télétravail est laissée à la discrétion du gestionnaire et chaque cas doit être traité séparément ». Or, elle contient très peu d’indications pour aider les gestionnaires à traiter les demandes de télétravail.
La PRTS a été conçue en 2007, à une époque où les demandes de télétravail au Sénat n’étaient pas chose courante. Maintenant que près de trois années se sont écoulées depuis l’imposition du télétravail par l’employeur, on s’attend à une hausse d’intérêt pour les ententes de télétravail après l’abrogation de cette mesure sanitaire instaurée au début de la pandémie. En prévision de la levée de cette mesure, le Sénat doit se doter d’un cadre plus moderne et plus solide, assorti de critères clairs pour aider les gestionnaires et les employés à composer avec les changements qu’apportera cette transition prochaine.
Par ailleurs, vu la pénurie de main-d’œuvre actuelle, le Sénat doit pouvoir demeurer concurrentiel lorsqu’il s’agit de recruter et de retenir les employés qualifiés qui lui permettront de s’acquitter de son mandat. Le bassin de travailleurs éventuels étant modeste, il est de plus en plus difficile de pourvoir des postes vacants. Une nouvelle politique sur le télétravail sera donc un élément clé de la stratégie de recrutement et de maintien en poste des talents.
Pour cette raison, l’Administration du Sénat a élaboré une nouvelle politique. Celle-ci établit un cadre clair pour régir les ententes de télétravail pour les postes qui s’y prêtent, et assure la pleine satisfaction des besoins opérationnels du Sénat.
ÉLÉMENTS CLÉS DE LA NOUVELLE POLITIQUE
Besoins opérationnels
La nouvelle politique prévoit des critères clairs à évaluer avant l’établissement d’une entente de télétravail. Ainsi, les répercussions que pourrait avoir une telle entente sur les besoins opérationnels seront prises en compte et la nouvelle politique sera appliquée de manière équitable à l’échelle de l’Administration. C’est au gestionnaire immédiat de l’employé qu’il revient d’examiner et d’approuver la demande de télétravail à la lumière de ses critères.
Premièrement, le gestionnaire doit déterminer si le poste se prête au télétravail; ce critère est évalué strictement au regard des responsabilités et de la description du poste. Si, à l’issue de cette analyse, on détermine qu’un poste ne se prête pas au télétravail, cette option ne sera pas envisagée. Deuxièmement, le gestionnaire doit examiner les circonstances propres à l’employé qui sollicite une entente de télétravail et à l’unité de travail de ce dernier. L’évaluation porte ici sur la capacité de l’employé et de l’unité de travail à répondre aux besoins opérationnels et sur l’incidence que pourrait avoir une entente de télétravail sur le rendement de l’employé et le bien-être de l’unité de travail.
Rappel dans les locaux du Sénat lorsque l’employé devait télétravailler
La nouvelle politique prévoit qu’un employé censé télétravailler peut être rappelé dans les locaux du Sénat pour répondre à des besoins opérationnels ou pour assister en personne à une réunion, à une formation ou à une autre activité. Dans la mesure du possible, l’employé doit en être avisé dans un délai raisonnable. La nouvelle politique reconnaît toutefois qu’il peut arriver que l’employé soit rappelé à court préavis en raison d’exigences opérationnelles imprévues, notamment pour participer à une réunion de comité ou de sous-comité ou lorsqu’un sénateur sollicite une rencontre. L’employé rappelé dans les locaux du Sénat assume ses propres frais de déplacement, et le temps de trajet ne compte pas comme du temps de travail rémunéré.
Exigences en matière de santé et sécurité
Beaucoup des obligations en matière de santé et sécurité qui incombent à l’employeur aux termes du Code canadien du travail s’appliquent aussi au lieu de télétravail. En conséquence, l’employé qui subit une blessure sur son lieu de télétravail peut présenter une demande d’indemnisation. Aux termes de la nouvelle politique, l’employé doit attester que son lieu de télétravail est conforme aux exigences en matière de santé et sécurité. Une liste de vérification détaillée a d’ailleurs été intégrée à l’entente type de télétravail pour permettre la prise en compte systématique de ces exigences. L’employé doit signaler sur-le-champ à son gestionnaire tout accident, tout incident ou toute blessure qui survient durant ses heures de travail.
Protection de l’information de nature délicate du Sénat
La sécurité de l’information de nature délicate à laquelle des tiers pourraient avoir accès sur le lieu de télétravail de l’employé est aussi prise en compte dans les ententes de télétravail. L’employé doit assurer la confidentialité de toute information dont la divulgation porterait atteinte aux privilèges du Sénat, d’un comité sénatorial, d’un comité mixte ou d’un sénateur. Toutes les politiques du Sénat, y compris la Politique sur la gestion de l’information, continuent de s’appliquer dans le contexte du télétravail. À l’heure actuelle, cette politique exige que les employés du Sénat conservent les documents protégés, confidentiels ou à diffusion restreinte dans des classeurs verrouillés ou dans des pièces ou des bureaux verrouillés. La politique devra être adaptée pour que les employés puissent s’y conformer dans un contexte de télétravail. Ces modifications sont prévues pour bientôt.
Équipement et dépenses
La nouvelle politique prévoit que le télétravailleur recevra un ordinateur portable du Sénat ou l’accès à un ordinateur virtuel sécurisé. En ce qui concerne les dépenses, la nouvelle politique précise que l’employé assume le coût de l’aménagement et de l’entretien de son lieu de travail, y compris les services publics, l’accès à Internet haute vitesse et le mobilier.
MISE EN ŒUVRE ET PROCHAINES ÉTAPES
Présence sur les lieux de travail du Sénat
Le 31 janvier 2023, votre sous-comité a rencontré les chefs de secteur et les membres de l’équipe de gestion de l’Administration du Sénat afin de discuter de la mise en œuvre de la nouvelle politique. À cette occasion, l’équipe de gestion a fait le point sur le maintien des niveaux de services aux sénateurs, la productivité et l’engagement des employés en mode de travail hybride ainsi que la gestion des heures supplémentaires et du rendement dans un contexte de télétravail. Pendant la rencontre, l’équipe de gestion a fourni des détails sur les besoins opérationnels propres à chaque direction et sur la manière dont les gestionnaires entendent mettre en œuvre la nouvelle politique au sein de leurs équipes respectives. L’équipe de gestion a également signalé l’importance d’avoir une approche flexible dans l’application de la politique de télétravail afin de permettre à chaque secteur de bien répondre aux besoins opérationnels du Sénat. L’ensemble des sujets et des questions ont été traités à la satisfaction de votre sous-comité lors de la rencontre. Votre sous‑comité estime qu’une approche flexible par rapport à la présence des employés sur les lieux de travail du Sénat est nécessaire puisque les besoins opérationnels diffèrent d’une direction à l’autre. Les besoins peuvent également varier en fonction du calendrier parlementaire.
C’est d’ailleurs l’approche retenue par la Chambre des communes et la Bibliothèque du Parlement. La Chambre a choisi une approche fondée sur le calendrier parlementaire afin de répondre aux besoins opérationnels des députés. Les gestionnaires gèreront les ententes de télétravail en fonction des besoins opérationnels de leur équipe et des services offerts par celle-ci en appui aux opérations parlementaires. La Bibliothèque a adopté la même approche.
Cette approche flexible semble mieux répondre aux besoins opérationnels des deux organisations. À titre d’exemple, les employés des Services de la procédure de la Chambre doivent travailler un plus grand nombre de jours par semaine dans les locaux de la Chambre lorsque celle-ci siège vu les besoins opérationnels. En revanche, la fréquence du télétravail peut augmenter en période de relâche parlementaire.
La nouvelle politique du Sénat repose également sur cette approche flexible. Le Comité exécutif de l’Administration du Sénat comprend que la présence sur les lieux de travail n’est pas seulement essentielle pour répondre aux besoins opérationnels, mais également pour assurer la cohésion des équipes, soutenir le moral des employés et transmettre la culture du Sénat aux nouveaux employés. L’une des conditions d’emploi des employés auxquels on permettra de télétravailler sera qu’ils devront se rendre sur le lieu de travail comme convenu dans leur entente et par ailleurs lorsque nécessaire. Le Comité exécutif s’efforcera de maintenir un équilibre entre le télétravail et la présence sur les lieux qui sera propice tant au Sénat qu’à ses employés.
Entrée en vigueur et mise en œuvre de la nouvelle politique
La nouvelle politique pourrait entrer en vigueur dès son adoption par le comité CIBA. Pour le moment, la mesure sanitaire imposant le télétravail aux employés du Sénat demeure en vigueur. La décision d’abroger cette mesure pourrait être prise au moment d’adopter la nouvelle politique. Cependant, il serait judicieux de différer l’entrée en vigueur de cette décision pour donner aux employés le temps de prendre les dispositions nécessaires à la réintégration des lieux de travail du Sénat. Un préavis d’au moins un mois est en outre nécessaire puisqu’il s’agit d’une modification des conditions d’emploi. Votre sous‑comité propose que la mesure sanitaire soit abrogée le 1er mai 2023 et que la mise en œuvre de la nouvelle politique s’effectue graduellement jusqu’au 12 mai 2023.
Rapports sur la mise en œuvre
Afin de garder votre sous-comité et le comité CIBA informés de la mise en œuvre de la politique, le Comité exécutif s’engage à faire un rapport intermédiaire sur le nombre d’ententes de télétravail approuvées et les éventuelles difficultés relevées ou modifications nécessaires à ces ententes. Le rapport fera état de la situation au cours des premiers mois suivant l’adoption de la nouvelle politique, soit d’avril à juin 2023. Un second rapport intermédiaire portera sur la première année suivant l’adoption de la nouvelle politique, soit la période d’avril 2023 à mars 2024.
Le Comité exécutif surveillera aussi la mise en œuvre de la nouvelle politique à l’aide de divers outils de mesure comme des indicateurs de rendement clés, des normes de services, des planificateurs à long terme et des consultations en bonne et due forme avec les sénateurs et leur personnel.
RECOMMANDATIONS
Votre sous-comité recommande que le comité CIBA :
- approuve la nouvelle politique et informe les employés de l’Administration du Sénat de son adoption;
- suspende l’application des dispositions de la Politique de l’Administration du Sénat sur les régimes de travail souples qui portent sur le télétravail;
- d’une part, demande à l’Administration du Sénat de supprimer les mentions du télétravail dans la Politique de l’Administration du Sénat sur les régimes de travail souples et, d’autre part, que ces changements soient approuvés par le Comité exécutif;
- demande à l’Administration du Sénat d’apporter les adaptations nécessaires à la Politique sur la gestion de l’information pour tenir compte de la réalité du télétravail;
- abroge le 1er mai 2023 la mesure de santé publique imposant le télétravail aux employés du Sénat et communique immédiatement sa décision aux sénateurs et aux employés du Sénat.
Respectueusement soumis,
La présidente,
RAYMONDE SAINT-GERMAIN
L'honorable sénatrice Saint-Germain fait une déclaration puis, avec Toni Francis et Élise Hurtubise-Loranger, répond aux questions concernant le sixième rapport.
Après débat, l'honorable sénatrice Saint-Germain propose que le sixième rapport du Sous-comité des ressources humaines soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée, avec dissidence.
CIBA/2023-03-30/225(P) – Rapport du Groupe de travail consultatif sur l’environnement et le développement durable
L’honorable sénateur Deacon fait une déclaration puis répond aux questions concernant le deuxième rapport du groupe de travail consultatif sur l’environnement et le développement durable.
CIBA/2023-03-30/226(P) – Accord de service spécifique avec Services publics et approvisionnement Canada : bâtiment de base 2023-2024
Josée Labelle fait une déclaration puis répond aux questions concernant les services fournis par Services public et approvisionnement Canada (SPAC) pour l'exercice 2023-2024.
Après débat, l'honorable sénateur Quinn propose que l'administration du Sénat soit autorisée à engager la dépense et à continuer de passer des contrats à fournisseur unique avec SPAC en ce qui concerne l’entretien de base des immeubles, les frais de location d’équipement et les projets de construction de locaux usuels pour l’exercice 2023-24, pour un coût total évalué à 176 900 $.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2023-03-30/227(P) – Financement de clients avertis (VPLT) : prévisions pour 2023-2024
Josée Labelle fait une déclaration concernant les prévisions relatives au financement de client averti.
Après débat, l'honorable sénatrice Bovey propose que les prévisions relatives au financement de client averti pour l’exercice 2023-2024, estimées à 3,5 millions de dollars soient approuvées.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2023-03-30/228(P) – Autres affaires
La présidente fait une déclaration concernant l'autorisation donnée à CIBA de nommer des sénateurs qui ne sont pas membres du comité à ses sous-comités.
CIBA/2023-03-30/229(C) – Nomination d’un vice-président du comité
L’honorable sénateur Quinn propose que l’honorable sénateur Smith, soit élu vice-président du comité pour représenter le groupe des sénateurs canadiens, à la suite du départ de l’honorable sénateur Tannas.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
À 10 h 31, la séance est suspendue.
À 10 h 32, conformément à l’article 12-16(1) du Règlement, la séance se poursuit à huis clos.
À 10 h 45, la séance est suspendue.
À 10 h 48, le comité reprend en séance publique.
CIBA/2023-03-30/234(P) – Rapport du Groupe de travail consultatif sur l’environnement et le développement durable (divulgation publique)
La présidente fait une déclaration et signale que le comité a approuvé la recommandation du groupe de travail d'attribuer le contrat au soumissionnaire le mieux classé, Lemay et Groupe AGÉCO, pour un montant de 84 060 $.
CIBA/2023-03-30/235(P) – Rapport du Sous-comité des ressources humaines – Mise à jour de la politique sur le travail occasionnel
La présidente du Sous-comité sur les ressources humaines, l’honorable sénatrice Saint-Germain, présente le septième rapport du sous-comité :
Le jeudi 30 mars 2023
Le Sous-comité des ressources humaines du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration (CIBA) a l’honneur de présenter son
SEPTIÈME RAPPORT
Le 15 décembre 2021, le CIBA a confié au sous-comité le mandat d’étudier, en vue d’en faire rapport, les questions concernant les ressources humaines du Sénat. Dans le cadre de ce mandat, votre sous-comité a étudié et mis à jour la Politique de l’Administration du Sénat sur le travail occasionnel (Politique).
CONTEXTE
Dans le cadre du Projet de renouvellement des politiques du Sénat, la Direction des ressources humaines (RH) a entrepris d’examiner la Politique, dont la plus récente révision date du 29 avril 2011. L’initiative de renouvellement des politiques nous permet de moderniser la Politique et de la faire concorder avec les besoins actuels de l’Administration du Sénat et le nouveau gabarit des politiques.
ANALYSE
Les travailleurs occasionnels ne sont pas considérés comme des employés au sens de la Loi sur les relations de travail au Parlement. Par conséquent, ni le Guide sur les conditions d’emploi des employés non représentés de l’Administration du Sénat ni les conventions collectives ne s’appliquent à eux. Cette politique a donc été élaborée en 2011 afin de préciser les conditions d’emploi des travailleurs occasionnels, principalement en ce qui concerne leur rémunération et leur droit à des congés.
La Politique établit un cadre pour déterminer dans quelles circonstances il convient d’employer des travailleurs occasionnels ainsi qu’un processus d’acquisition de talents à l’intention des gestionnaires recruteurs. En outre, elle énonce les rôles et les responsabilités des personnes qui participent à sa mise en œuvre.
RECOMMANDATIONS
Votre sous-comité recommande que le CIBA adopte la Politique de l’Administration du Sénat sur le travail occasionnel révisée et qu’elle entre en vigueur dès maintenant.
Respectueusement soumis,
La présidente,
RAYMONDE SAINT-GERMAIN
L'honorable sénatrice Saint-Germain fait une déclaration concernant le septième rapport.
Après débat, l'honorable sénatrice Saint-Germain propose que le septième rapport du Sous-comité des ressources humaines soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2023-03-30/236(P) – besoins en locaux à bureaux
L'honorable sénatrice Saint-Germain fait une déclaration.
L’honorable sénatrice Saint-Germain propose :
Que la Direction des biens et des services soit sommée d’effectuer une analyse en vue de formuler des recommandations en lien avec la politique sur le télétravail pour l’Administration du Sénat, à l’égard des besoins en locaux à bureaux;
Que l’analyse soit axée sur la fourniture d’une estimation des locaux à bureaux que l’Administration du Sénat pourrait libérer à la suite de l’entrée en vigueur de la politique sur le télétravail, par rapport à la superficie totale en pieds carrés actuellement occupée par des locaux à bureaux, y compris l’impact potentiel d’une transition vers une augmentation des postes de travail non attribués (partage des bureaux) sur les exigences opérationnelles, la valeur économique de ces espaces de bureaux libérés et un échéancier pour la libération de ces espaces de bureaux;
Que l’Administration fournisse les résultats de son analyse et les conclusions préliminaires au comité CIBA d’ici le 21 décembre 2023 afin d’obtenir d’autres instructions du comité;
Que l’Administration fournisse une nouvelle norme d’aménagement des locaux à bureaux pour l’Administration du Sénat en raison du télétravail dans un délai d’un an à partir de la mise en œuvre de la politique.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
À 10 h 55, la séance est levée jusqu’à nouvelle convocation de la présidence.
ATTESTÉ :
La dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration,
Pascale Legault
La secrétaire de séance,
Keli Hogan