LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L’ADMINISTRATION
TÉMOIGNAGES
OTTAWA, le jeudi 20 avril 2023
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui, à 9 h 1 (HE), avec vidéoconférence, conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour étudier des questions financières et administratives; et à huis clos, conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour étudier des questions financières et administratives.
La sénatrice Lucie Moncion (présidente) occupe le fauteuil.
[Français]
La présidente : Je m’appelle Lucie Moncion et je suis une sénatrice de l’Ontario. J’ai le privilège de présider le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration. J’aimerais maintenant faire un tour de table et demander à mes collègues de se présenter.
Le sénateur Dalphond : Pierre Dalphond, du Québec.
[Traduction]
La sénatrice Boyer : Sénatrice Yvonne Boyer, de l’Ontario.
La sénatrice Bovey : Patricia Bovey, du Manitoba.
[Français]
La sénatrice Saint-Germain : Raymonde Saint-Germain, du Québec.
La sénatrice Mégie : Marie-Françoise Mégie, du Québec.
Le sénateur Loffreda : Tony Loffreda, du Québec. Bonjour.
[Traduction]
La sénatrice Moodie : Rosemary Moodie, de l’Ontario.
Le sénateur Tannas : Scott Tannas, de l’Alberta.
Le sénateur Smith : Larry Smith, du Québec.
Le sénateur Quinn : Jim Quinn, du Nouveau-Brunswick.
La sénatrice Seidman : Judith Seidman, de Montréal, au Québec.
Le sénateur Plett : Don Plett, du Manitoba.
[Français]
Le sénateur Carignan : Claude Carignan, du Québec.
[Traduction]
Le sénateur Dean : Tony Dean, de l’Ontario.
[Français]
La présidente : Je souhaite également la bienvenue à toutes les personnes qui suivent nos délibérations dans tout le pays. Honorables sénateurs, le premier point à l’ordre du jour est l’approbation du procès-verbal de la réunion du 30 mars 2023, qui est dans votre trousse. Y a-t-il des questions ou des modifications à apporter au procès-verbal? Sinon, j’ai besoin que quelqu’un propose la motion suivante :
Que le procès-verbal du jeudi 30 mars 2023 soit adopté.
Le sénateur Tony Dean propose la motion. Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion? La motion est adoptée.
[Traduction]
Chers collègues, le prochain point à l’ordre du jour est le rapport du Groupe consultatif sur les œuvres d’art et le patrimoine. Je crois comprendre que la sénatrice Bovey fera une déclaration préliminaire et que Josée Labelle, directrice générale, Direction des biens et services et Tamara Dolan, conservatrice, Services du patrimoine et de la conservation, Direction des biens et services aideront à répondre aux questions.
Sénateurs et sénatrices, avant de passer aux questions et avant d’entendre la déclaration préliminaire, je tiens à vous rappeler que nous discutons de ce rapport en public. Nous vous demandons donc de ne pas faire référence à des montants ou aux critères de sélection, car cela pourrait influencer le processus d’appel d’offres. Veuillez également vous abstenir de communiquer votre opinion personnelle sur les fournisseurs potentiels. Sénatrice Bovey, vous avez la parole.
La sénatrice Bovey : Je vous remercie, madame la présidente. Mon rapport contient quelques chiffres, mais ce sont ceux qui ont déjà été approuvés dans le cadre de certaines demandes. Si vous souhaitez que je garde certains d’entre eux pour une séance à huis clos, faites-le moi savoir.
La présidente : D’accord. Les renseignements qui sont déjà connus et approuvés — je pense qu’il y a des montants préapprouvés dans votre rapport — peuvent être mentionnés et les autres peuvent être abordés dans le cadre d’une discussion à huis clos.
La sénatrice Bovey : Chers collègues, notre comité a été très occupé, car il est responsable de nombreux objets d’intérêt public dans cette collection, et donc d’actifs importants détenus par le Sénat.
Depuis son dernier rapport, le Groupe consultatif sur les œuvres d’art et le patrimoine s’est réuni le 13 février et le 22 mars. Nous avons tenu une réunion hier, mais elle fera l’objet d’un rapport ultérieur.
Je présidais ces réunions. Les sénatrices Moodie et Ataullahjan ont participé aux deux réunions. Malheureusement, à la suite du départ à la retraite du sénateur White, le Groupe des sénateurs canadiens n’était pas représenté lors de plusieurs réunions. Je suis donc ravie d’annoncer que la sénatrice Burey a été confirmée comme membre du comité. Le sénateur Cardozo a assisté à ces deux réunions à titre d’observateur.
Comme vous le savez, un montant de 118 000 $ pour l’exercice 2023-2024 a été approuvé pour restauration et réparations, certaines acquisitions et le dessaisissement de certaines pièces de vaissellerie. Nous approuvons ces prévisions. Les activités prévues n’auront aucune incidence sur le financement requis pour le Sénat, car ces coûts sont déjà inscrits dans le budget des Services du patrimoine et de la conservation.
En ce qui concerne les réparations et la restauration, la sélection des œuvres d’art et des meubles devant faire l’objet de travaux de restauration et de réparation est faite en fonction de leur état, des exigences actuelles en matière d’utilisation et de l’utilisation future prévue. Vous avez une liste de tous ces éléments. Il s’agit notamment du traitement d’un portrait du roi George V. Bien que l’édifice du Centre soit fermé, notre comité a approuvé l’envoi d’un portrait royal par année pour un traitement de conservation afin que tous les grands tableaux soient restaurés lorsque le Sénat retournera à l’édifice du Centre.
En 2022, le Groupe de travail consultatif sur les œuvres d’art et le patrimoine a demandé l’avis des conservateurs des beaux‑arts de l’Institut canadien de conservation, ou l’ICC, pour la sélection du portrait royal aux fins de conservation au cours de l’exercice 2022-2023. L’examen de l’ICC a révélé que le risque de détérioration supplémentaire des œuvres d’art pendant leur entreposage était faible, mais que tous les portraits royaux devaient subir un traitement de conservation avant d’être remis en place. Ils ne se détérioreront pas davantage pendant l’entreposage, mais ils ont besoin d’un traitement de conservation avant d’être à nouveau exposés au public.
À titre de préposé personnel et de messager auprès du roi et de la gouverneure générale au Parlement, l’huissier du bâton noir porte un uniforme qui comprend une épée portant le monogramme du monarque régnant. À la suite du décès de la reine Elizabeth II, le Groupe de travail consultatif sur les œuvres d’art et le patrimoine cherche à obtenir l’approbation nécessaire pour acquérir une nouvelle épée portant le monogramme du roi Charles III qui sera utilisée par l’huissier du bâton noir et ajoutée à la collection d’œuvres d’art et de biens patrimoniaux.
En ce qui concerne l’élimination, le Groupe de travail consultatif sur les œuvres d’art et le patrimoine examine actuellement la vaissellerie autrefois utilisée par les Présidents du Sénat. Cette question a été soulevée il y a quelque temps par le sénateur Tannas. Nous en avons grandement tenu compte pendant l’élaboration de la nouvelle politique, et un budget de 5 000 $ a été alloué pour aider les petits musées qui pourraient souhaiter accepter de la vaissellerie du Sénat lorsqu’un ancien Président venait de la région concernée, mais qui n’ont pas le budget nécessaire pour couvrir les frais d’expédition. Si les fonds ne sont pas utilisés, ils seront réaffectés à d’autres projets.
Cette recommandation s’appuie sur le budget prévu et les coûts réels pourraient manifestement varier. Toute modification importante au budget prévu nous sera signalée par l’Administration du Sénat.
Nous avons une recommandation de longue date pour laquelle nous demandons l’approbation du comité CIBA pour lancer un processus d’approvisionnement concurrentiel pour des services de conservation d’œuvres d’art d’une valeur de plus de 125 000 $.
La Collection d’œuvres d’art et de biens patrimoniaux du Sénat comprend de nombreuses œuvres d’art. À titre de gardien de ces objets, le Sénat a la responsabilité envers le public canadien de protéger et de conserver ces éléments uniques du patrimoine canadien. L’offre à commandes actuelle du Sénat pour la conservation des œuvres d’art doit prendre fin en août 2024, mais les fonds devraient être utilisés d’ici le 31 mars 2024.
La nouvelle offre à commandes servira à répondre aux exigences courantes du Sénat en matière de conservation des œuvres d’art, et à sélectionner les peintures en fonction de leur importance historique et de leur état. Ce calendrier courant de conservation n’aura pas d’incidence sur les besoins de financement du Sénat, car ces coûts sont déjà inclus dans le budget des Services du patrimoine et de la conservation.
Cependant, le coût du transport au Canada a considérablement augmenté au cours des 18 derniers mois. Le Groupe de travail consultatif sur les œuvres d’art et le patrimoine s’efforce de soutenir les artistes canadiens et d’accroître la représentation visuelle des Canadiens au sein du Sénat au moyen d’œuvres d’art et, dans de nombreux cas, à la demande d’autres comités sénatoriaux. Bien que le coût du transport ait augmenté, ces programmes demeurent essentiels pour appuyer les arts au Canada et accroître la diversité des œuvres d’art au Sénat. Nous demandons donc de prévoir 30 000 $ supplémentaires pour le budget des Services du patrimoine et de la conservation du Sénat, afin de tenir compte du coût plus élevé du transport des œuvres d’art.
Nous offrons quelques programmes, notamment le programme Hommage aux artistes noirs du Canada, que vous connaissez. À l’occasion de l’exposition de 2023, des artistes du Québec et de la Nouvelle-Écosse seront invités à exposer leurs œuvres. Nous avons choisi les artistes, mais nous n’avons pas encore invité l’une ou l’autre région à participer à ce programme, car nous attendons de recevoir des renseignements sur les budgets de transport. Il en va de même pour le programme Témoignages visuels. En effet, le Comité sénatorial permanent des droits de la personne nous a demandé de consacrer la prochaine édition de Témoignages visuels à l’islamophobie. Là encore, nous avons choisi les artistes à qui nous aimerions faire appel, mais nous ne communiquerons pas avec eux tant que le budget relatif au transport n’aura pas été confirmé.
Nous sollicitons des candidatures dans le cadre du programme Musées au Sénat en publiant sur les sites Web des associations de musées. Autrement dit, nous travaillons en partenariat avec l’Association des musées canadiens et les associations de musées régionales d’un bout à l’autre du pays. Un appel de candidatures sera affiché pour que les musées présentent une demande pour exposer certaines de leurs œuvres dans notre édifice, comme nous l’avons fait l’an dernier pour la collection des œuvres inuites du Musée des beaux-arts de Winnipeg. Encore une fois, nous attendons de connaître les coûts liés au transport.
II en va de même pour le programme Cultiver les perspectives, un projet très réussi dans le cadre duquel des conservateurs professionnels de tout le pays et de toutes les disciplines ont écrit sur les œuvres de la collection du Sénat. Nous lancerons un appel auprès de l’Association des musées canadiens, qui a de nouveau accepté de collaborer avec nous pour solliciter des candidatures de rédacteurs pour ce projet. Un appel à tous sera bientôt publié pour inviter les conservateurs et autres spécialistes des musées à rédiger des essais sur nos œuvres d’art et nos artefacts, et ces essais seront publiés sur notre site Web.
En ce qui concerne nos activités, j’aimerais vous informer que Roberta Bondar — une artiste, astronaute et professionnelle de la santé — a proposé de faire don au Sénat de son œuvre, Ombres menacées, 2018, dans le cadre de notre exposition Témoignages visuels. Vous trouverez une image de cette œuvre dans votre document. J’espère que vous approuvez ce don et que nous pourrons la remercier de sa générosité.
Pour commémorer le jubilé de platine de la reine Elizabeth II, le Président du Sénat a approuvé la conception d’une sculpture de l’emblème canadien du jubilé de platine pour l’édifice du Centre, lorsqu’il sera ouvert. La sculpture finale sera réalisée en pierre et intégrée à la décoration de l’édifice du Centre. La maquette de cette œuvre a été transférée au Sénat et ajoutée à la Collection d’œuvres d’art et de biens patrimoniaux du Sénat par notre groupe de travail.
En ce qui concerne la vaissellerie, en juin 2021, le comité CIBA a approuvé une politique et une mise à jour des exigences relatives à la collecte de la vaissellerie officielle. Ainsi, notre politique indique que le Sénat conservera deux ensembles de la vaissellerie officielle du Président du Sénat une fois qu’elle n’est plus utilisée. Au lieu de conserver l’ensemble complet, on conservera ces deux services. La vaissellerie conservée sera ajoutée à la Collection d’œuvres d’art et de biens patrimoniaux du Sénat et sera désignée bien patrimonial.
En septembre 2022, le Groupe de travail consultatif sur les œuvres d’art et le patrimoine a approuvé le dessaisissement de 755 pièces de vaissellerie de la Collection d’œuvres d’art et de biens patrimoniaux du Sénat. Depuis cette date, nous avons communiqué avec des musées, des galeries d’art et des établissements d’enseignement de partout au Canada qui ont un lien avec les pièces retirées de l’inventaire. En mars 2023, nous avons approuvé le transfert de pièces à des établissements choisis. La priorité a été accordée au transfert de la vaissellerie dans les musées et les galeries. Le reste de la vaissellerie sera conservé par le Sénat et utilisé à des fins opérationnelles ou offert à des établissements postsecondaires ayant des programmes d’études muséales, de conservation ou de gestion des collections. À partir des leçons tirées de la première série d’examens, une stratégie a été élaborée pour examiner le reste de la vaissellerie. Le Groupe de travail consultatif sur les œuvres d’art et le patrimoine continuera d’examiner le reste de la vaissellerie et d’informer le comité CIBA de ses progrès. Les pièces que nous avons déjà examinées se trouvent dans votre annexe.
J’aimerais prendre une minute pour parler de la contrefaçon d’œuvres d’art, car cette question a été soulevée dans nos discussions. En 2004, une œuvre d’art soi-disant d’un artiste autochtone avait été prêtée au Sénat du Canada aux fins d’exposition dans l’édifice du Centre. En 2021, la police de Thunder Bay a communiqué avec le Sénat pour discuter de l’œuvre, car on avait déterminé qu’il s’agissait d’une contrefaçon. L’établissement qui avait prêté l’œuvre a été avisé et il a collaboré avec les autorités. La reproduction illégale d’œuvres d’art a de nombreuses répercussions négatives sur les artistes, notamment en portant atteinte aux droits de propriété intellectuelle et à une importante source de revenus des artistes. Nous devons donc nous assurer que nos œuvres sont originales et qu’elles répondent aux normes les plus élevées.
Les prévisions de 2022-2023 pour l’acquisition, l’élimination, la réparation et la restauration ont été achevées, telles qu’approuvées par le comité CIBA le 19 mai 2022, avant le 31 mars 2023. Les prévisions prévoyaient notamment un montant de 9 900 $ pour les imprévus ou la restauration et réparation d’urgence. Un montant total de 5 662,49 $ a été utilisé au cours de l’exercice. De plus, dans le cadre de la portée des travaux de Services publics et Approvisionnement Canada, ou SPAC, pour le Programme de réhabilitation de l’édifice du Centre, SPAC est responsable de la conservation de tous les vitraux de l’édifice. Le vitrail du jubilé de diamant fait partie de la Collection d’œuvres d’art et de biens patrimoniaux du Sénat et fait l’objet d’un traitement de conservation financé par SPAC dans le cadre de la réhabilitation en cours du Parlement du Canada.
Comme je l’ai déjà mentionné, je tiens à remercier le sénateur White pour les services exceptionnels qu’il a rendus à notre comité. Il a pris sa retraite et il nous manque beaucoup. Je suis ravie que le poste vacant ait été pourvu par la sénatrice Burey.
En ce qui concerne les motions et la conclusion du rapport, nous aimerions que le budget prévu pour la restauration, les réparations, les acquisitions et l’élimination pour l’exercice 2023-2024 soit approuvé à 118 000 $, que le Sénat cherche à conclure un contrat pluriannuel pour des services de conservation d’œuvres d’art par l’entremise d’un processus concurrentiel et que le budget annuel des Services du patrimoine et de la conservation du Sénat soit augmenté de 30 000 $ pour tenir compte de l’augmentation des coûts liés au transport des œuvres d’art au cours de l’exercice 2023-2024.
Pour appui, chers collègues, je demanderais au Sénat du Canada d’acquérir l’œuvre Ombres menacées de Roberta Bondar et de la maquette de l’emblème canadien du jubilé de platine pour l’édifice du Centre de Jean-Philippe Smith, sculpteur du Dominion, que le Sénat se dessaisisse de 755 pièces de vaissellerie de la Collection d’œuvres d’art et de biens patrimoniaux du Sénat et que le Sénat travaille en partenariat avec l’Association des musées canadiens pour recruter des participants aux programmes Cultiver les perspectives et Musées au Sénat. Je vous remercie.
La présidente : Je tiens à vous remercier, sénatrice Bovey, de tout le travail que vous avez accompli avec le groupe de travail. Vous avez fait un travail exceptionnel. Je vous remercie de ce rapport détaillé.
Chers collègues, avez-vous des questions ou des commentaires au sujet du rapport ou souhaitez-vous poser des questions à nos témoins? En l’absence de questions, je remercie la sénatrice Bovey, Josée Labelle et Tamara Dolan. Comme il a été indiqué plus tôt, nous examinerons l’adoption des rapports lorsque nous nous réunirons à huis clos.
Le prochain point à l’ordre du jour concerne le rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités au sujet des budgets des comités. Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, Direction des finances et de l’approvisionnement se joint maintenant à nous à titre de témoin. Comme d’habitude, cette déclaration préliminaire sera suivie d’une période de questions. Je crois comprendre que le sénateur Loffreda fera une déclaration préliminaire et que M. Lanctôt aidera à répondre aux questions.
Sénateur Loffreda, vous avez la parole.
Le sénateur Loffreda : Bonjour, sénateurs et sénatrices. J’ai l’honneur de déposer le 13e rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités sur les faits saillants financiers des deuxièmes et troisièmes trimestres de l’exercice 2022-2023. Je vous remercie.
La présidente : Y a-t-il des questions sur le rapport? Y a-t-il des questions pour M. Lanctôt? Les renseignements vous ont été distribués. Si vous avez des questions sur les montants ou... Puisqu’il n’y a aucune question, je présume que vous proposerez, sénateur Loffreda, que le rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités soit adopté.
Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?
Des voix : D’accord.
La présidente : La motion est adoptée. Je crois que nous avons un deuxième rapport du sénateur Loffreda sur les déplacements des comités.
Le sénateur Loffreda : Honorables sénateurs, j’ai l’honneur de vous présenter le 14e rapport du Sous-comité sénatorial du budget des dépenses et des budgets de comité, qui comprend les allocations budgétaires recommandées pour deux comités. Avant d’examiner chaque demande de budget, je voulais vous donner un peu de contexte.
Pour ce qui est de l’exercice courant de 2023-2024, le total des fonds disponibles pour les dépenses de comité est encore de 2,2 millions de dollars, moins 320 000 $ pour les dépenses liées aux témoins, ce qui nous laisse 1,882 million de dollars pour les budgets individuels des comités.
Il s’agit de la deuxième allocation pour les budgets de comité au cours de cet exercice. Vous vous rappelez sans doute que le comité CIBA a déjà approuvé deux voyages pour les comités AGFO et POFO, avec un budget total de 153 153 $. Le comité s’est réuni le mardi 18 avril dernier pour examiner les deux demandes de budget. Le sous-comité a rencontré le président du Comité des peuples autochtones, qui a présenté un budget assorti d’une dépense projetée de 8 850 $ pour les frais généraux. Cette dépense est en rapport avec leur étude sur les responsabilités constitutionnelles, politiques et juridiques et les obligations envers les Premières Nations, les Inuits et les Métis. Le budget comprend des frais d’accueil de 5 350 $, des honoraires et des dépenses accessoires pour les aînés d’un montant de 1 950 $ et un montant de 1 050 $ pour les services d’un consultant en communication qui aiderait à transcrire les interventions de participants allophones.
Votre sous-comité a examiné la demande et, après étude approfondie, recommande de débloquer les fonds pour les frais généraux à hauteur de 8 850 $.
Votre sous-comité a également rencontré le président du Comité des affaires étrangères, qui a présenté une demande de budget assortie de dépenses projetées de 244 524 $ pour un voyage à l’étranger, comportant plusieurs activités : activité 1A à Londres, au Royaume-Uni, activité 1B à Oslo, en Norvège, et activité 1C à Berlin, en Allemagne. Il s’agit d’une mission d’information en rapport avec leur étude sur le service extérieur canadien qui inclut les frais de déplacement de sept sénateurs et d’un membre du personnel.
Votre sous-comité prend note du fait que le comité avait soumis une demande semblable en février dernier, avec des frais de déplacement pour les 12 membres du comité. À ce moment‑là, les membres du sous-comité ont estimé que la situation économique exigeait une approche plus prudente quant à l’utilisation des fonds publics et avaient encouragé le comité à penser à réduire la taille de leur délégation et à d’autres mesures d’économies.
Votre sous-comité a donc apprécié de recevoir une demande révisée, qui a réduit la délégation à sept sénateurs et un membre du personnel, et a réduit certains des coûts liés à l’interprétation. Tenant compte des informations fournies, le comité recommande par conséquent de débloquer les fonds pour les activités 1A, 1B et 1C, pour un total de 244 524 $.
Avec le déblocage des sommes recommandées aujourd’hui, à savoir de 253 374 $, nous en arrivons, pour l’exercice courant, à un montant de 289 594 $ pour deux voyages de comité, un budget de frais généraux et un budget approuvé de 116 933 $ qui n’a pas encore été présenté au Sénat, nous laissant un solde de 1 475 473 $ pour le reste de l’exercice.
Nous prenons note qu’au moins quatre autres demandes de budget sont attendues avant l’ajournement du Sénat. À moins qu’il n’y ait d’autres questions, chers collègues, je recommande l’adoption de ce rapport.
La présidente : Je vous remercie, sénateur Loffreda. Avez‑vous des questions ou des commentaires à exprimer au sénateur Loffreda? Puisqu’il n’y a pas d’intervention, plaît-il au comité d’adopter le rapport?
Des voix : D’accord.
La présidente : Je vous remercie. Le rapport est adopté.
[Français]
Nous passons maintenant au point no 4 de l’ordre du jour, soit la revue de la Politique sur la gestion de l’information, pour donner suite à sa mise en place il y a maintenant un an. David Vatcher, directeur de la Direction des services d’information, est avec nous ce matin. Il va présenter un bref sommaire des changements recommandés à la politique. Ensuite, nous aurons une période des questions.
Bienvenue, monsieur Vatcher. La parole est à vous.
David Vatcher, directeur, Direction des services d’information, Sénat du Canada : Bonjour à tous.
Comme l’a expliqué la présidente, la Politique sur la gestion de l’information est entrée en vigueur il y a un an. Comme convenu, nous voulons faire le point afin de nous assurer qu’elle demeure en vigueur et à jour.
La politique, qui vise l’information de l’Administration du Sénat uniquement, est mise à jour avec deux buts clairs.
Premièrement, nous allons mettre à jour la politique afin de nous assurer qu’elle traite de l’information de l’administration à distance. Le moment est opportun, puisque la politique sur le télétravail a été adoptée récemment et que la rédaction de la Politique sur la gestion de l’information s’est faite avant la pandémie.
Au cours des trois dernières années, la DSI a transmis des courriels et publié des lignes directrices qui visaient l’utilisation sécuritaire à distance de notre information. Plusieurs de ces notions ont été intégrées à la politique. Deuxièmement, la politique est revue afin de définir avec plus de précision le traitement de l’information dite « restreinte » au Sénat.
Nous donnons plus de détails sur les manières dont cette information est traitée et stockée, tant par écrit que par voie électronique. Ces changements se trouvent surtout à l’annexe B, avec une excellente représentation visuelle. Le document de politique qui vous a été soumis est surligné en jaune, là où nous avons effectué les changements.
Je tiens à préciser que nous ne retirons aucun élément de la politique. Nous allons plutôt ajouter des précisions pour les deux raisons que j’ai déjà mentionnées.
Enfin, un plan de communication est prévu afin d’informer ceux qui ont déjà suivi leur formation des changements à la gestion de l’information. Il ne sera pas nécessaire pour ceux-ci de refaire la formation. Toutefois, la formation sera mise à jour et modifiée en fonction des changements apportés à la politique.
C’est ce que je voulais vous annoncer ce matin. Je vous remercie de votre attention.
La présidente : Merci, monsieur Vatcher. Y a-t-il des questions ou des commentaires pour M. Vatcher?
En fait, j’aurais une question pour vous. Y a-t-il eu des incidents où vous avez eu besoin d’utiliser la politique? Comment faites-vous pour contrôler la circulation de la documentation?
M. Vatcher : Merci de la question.
La politique émet des directives et nous faisons un suivi avec les différentes directions de l’Administration du Sénat, afin de nous assurer que les directions se conforment à la politique. Des suivis sont faits auprès des différentes directions dans ce but.
La présidente : Y a-t-il eu des incidents?
M. Vatcher : Il n’y a eu aucun incident grave. On a constaté une très bonne conformité, si l’on se fie aux suivis que nous avons faits au cours de la dernière année.
La présidente : Merci beaucoup.
[Traduction]
La sénatrice Moodie : L’un des principaux facteurs de réussite de toute mesure de sécurité des TI, est la volonté des gens de signaler et de reconnaître les incidents afin de... de prendre les devants et d’en parler à leurs supérieurs, au service des TI ou aux responsables de la sécurité. Comment nous évalueriez-vous en tant qu’organisation? Notre personnel et nous-mêmes, en tant que sénateurs, au sein du groupe élargi, sommes-nous disposés à signaler les incidents? Nous reste-t-il du travail à faire dans ce domaine pour changer notre approche et faciliter votre travail?
M. Vatcher : Je vous remercie de votre question, sénatrice. En fait, nous avons obtenu une très bonne collaboration tant de l’administration, que des bureaux des sénateurs, en raison de l’attitude que nous avons adoptée avec tout le monde au Sénat, à savoir que nous sommes là pour veiller à ce que vous réussissiez et que vous ne soyez pas facilement contrecarrés dans vos efforts pour accomplir votre travail.
Nous communiquons beaucoup avec les bureaux des sénateurs et le personnel est proactif en ce qui concerne le signalement de possibles incidents de technologie de l’information. Nous disposons aussi d’outils comme le bouton d’hameçonnage dans Outlook, qui permet facilement aux gens de soumettre les courriels douteux, si je puis dire.
Nous disposons de bons outils et nous donnons suite à tous les cas de menace à la sécurité, nous bénéficions, qui plus est, d’une bonne collaboration de la part de tous les bureaux de sénateur et de l’administration.
La sénatrice Moodie : Si l’on pense au travail à distance, il y a manifestement une sorte de conflit. Si je travaille de chez moi, je veux travailler, je veux rester dans cette situation. Si je signale un incident, ma permission de travailler à distance pourrait être remise en question.
Comment allez-vous faire pour encourager la même approche, à savoir que signaler un incident est essentiel? Parce qu’il existe un conflit ou une tension entre dire la vérité et possiblement compromettre le fait de travailler à distance, et de veiller à ce que le signalement soit fait.
M. Vatcher : Je vous remercie de votre question. En fait, dans bien des cas, nous l’apprenons autrement dans nos outils qu’il existe un problème potentiel. Il nous arrive régulièrement de joindre des membres de l’administration, ou des bureaux de sénateurs, ou bien des sénateurs eux-mêmes qui sont les principales cibles de cybermenaces. Nous communiquons avec eux de manière préventive une fois que quelque chose nous a été signalé. Je pense que tout le monde au Sénat comprend que c’est dans leur intérêt que leur sénateur ou leur direction reste à flot et à l’abri de menaces ou de problèmes.
Les gens comprennent que s’ils décidaient de ne pas signaler un problème ou une menace, cela leur porterait préjudice à long terme, et que jouer franc jeu est la meilleure solution pour tout le monde.
Encore une fois, l’attitude que nous avons adoptée avec tout le monde au Sénat n’est pas une approche punitive, c’est plutôt une approche d’aide et de soutien. Nous voulons aider les gens à réussir leur travail quotidien. Je vous remercie.
[Français]
La sénatrice Mégie : J’ai un commentaire à faire au sujet de quelque chose que j’ai déjà vécu sur le plan médical. On nous donnait une clé clicSÉQUR pour le Dossier santé Québec (DSQ). Lorsqu’on se déplaçait dans nos différents milieux de travail pour faire des soins à domicile, on apportait cette clé et notre ordinateur et on avait accès à nos données avec notre propre code de sécurité. Si qui que ce soit prenait notre clé, il ou elle ne pouvait pas avoir accès à l’information, à moins de voler notre code.
Serait-ce quelque chose à envisager?
M. Vatcher : Je vous remercie de votre question, sénatrice.
La façon de traiter ce risque au Sénat est la suivante : bien entendu, les employés et les sénateurs ont chacun leur compte et leur mot de passe privés. De plus, pour toute tentative de connexion à un nouvel ordinateur, il y a ce qu’on appelle la « vérification multifactorielle », où la personne est contactée sur son téléphone cellulaire du Sénat afin de saisir le code approprié pour y accéder. C’est une double vérification qui est effectuée.
Tous les ordinateurs du Sénat sont également cryptés, ce qui empêcherait qui que ce soit d’avoir accès à l’information.
Au cours des derniers mois et de la dernière année, nous avons eu ce qu’on appelle des risky sign-ins. C’est ce qui se produit quand quelqu’un essaie d’ouvrir une session avec votre compte, mais à partir de la Suède, du Mexique ou d’ailleurs, alors que cela n’est pas dans vos habitudes. Nous recevons alors un avertissement de Microsoft et nous pouvons faire un suivi avec le sénateur ou l’employé pour les aviser que nous avons une tentative d’ouverture de session du Guatemala ou de la Russie — peu importe. On demande alors une confirmation : « Est-ce bien vous? » Les employés qui voyagent ou qui ne voyagent pas, c’est une information connue. Nous pouvons bloquer immédiatement la tentative.
Nous avons des outils en place qui permettent de pallier ce risque.
La sénatrice Mégie : D’accord. Je vous remercie.
[Traduction]
La sénatrice Moodie : Sommes-nous soumis à des attaques quelconques? Avons-nous été victimes d’attaques extraordinaires?
M. Vatcher : Le Sénat est la cible de ce que j’envisage comme des risques, des menaces voire des attaques presque quotidiens. Au cours des dernières semaines, nous avons subi une attaque par déni de service distribué sur notre site Web. Bien sûr, nous avons pris des mesures pour y remédier et pour nous assurer que senCanada.ca site revienne en ligne et c’est le cas. Nous sommes tout à fait conscients de tous les risques et de toutes les attaques dont nous faisons l’objet. Nous agissons en conséquence.
La cybersécurité n’est pas une menace en l’air, c’est une menace quotidienne. Nous recevons des communiqués de nos partenaires extérieurs. Nous disposons tous de nos outils internes et nous veillons à ce que notre environnement soit sûr. L’attaque dont nous avons été l’objet au cours des dernières semaines a causé des désagréments à quelques-uns, mais n’a pas du tout posé de menace sérieuse pour nos activités.
[Français]
La présidente : J’ai besoin que quelqu’un propose la motion suivante :
Que la Politique sur la gestion de l’information actualisée soit approuvée.
Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?
Des voix : D’accord.
La présidente : La motion est adoptée. Je vous remercie.
Pour le point no 5, j’ai l’honneur de déposer le 16e rapport du Sous-comité du programme et de la procédure, concernant les décisions prises par le comité directeur au nom du Comité de la régie interne depuis notre dernière réunion. Ce rapport vous est présenté à titre d’information.
Est-ce qu’il y a des questions ou des commentaires sur le rapport qui a été déposé? Sinon, je vous remercie. Nous passons au point suivant.
[Traduction]
La sénatrice Seidman : Je voudrais juste m’assurer que nous parlons bien du 16e rapport? C’est ce dont nous parlions, le nouveau modèle pour les coupures de journaux du Sénat?
La présidente : Oui.
La sénatrice Seidman : Je souhaiterais avoir quelques éclaircissements, si vous me permettez. Donc, nous modifions la façon dont nous livrons les coupures de presse quotidiennes aux bureaux des sénateurs et au Sénat dans son ensemble.
Je ne sais pas si c’est l’endroit approprié pour en parler parce qu’il s’agit d’un contrat, mais j’essaie de le comprendre. Il s’agit d’une société américaine, n’est-ce pas?
Gérald Lafrenière, greffier du Sénat et greffier des Parlements intérimaire, et dirigeant principal des services législatifs, Sénat du Canada : Oui, c’est cela.
La sénatrice Seidman : Quels sont exactement les services qu’elle va fournir? Pouvons-nous en parler en public?
M. Lafrenière : Nous pouvons répondre à cette partie de la question. Ils vont fournir essentiellement le même service que celui que fournissait la Bibliothèque du Parlement. Nous préparons un communiqué à l’intention des sénateurs, qui sera approuvé par le comité directeur afin d’indiquer les changements possibles. Mais ce ne sont pas des changements importants, en ce sens que les informations qui vous sont transmises à l’heure actuelle seront très semblables avec le nouveau fournisseur.
La présidente : La façon dont cela fonctionne, sénateurs, c’est que ce sont des coupures de presse. Nous choisissons les journaux dans lesquels nous voulons consulter les coupures. Ainsi, tout ce qui comportera le nom du sénateur, le Sénat du Canada ou des informations de ce type seront extraits du balayage effectué. À partir de là, l’information sera transmise au personnel des communications qui préparera le rapport que vous recevez tous les jours.
La sénatrice Seidman : Nous aurons accès aux différents articles? Ce n’est pas une série... comme nous le faisons à l’heure actuelle?
La présidente : C’est exact. Le format dans lequel vous les recevrez sera légèrement modifié. Il y aura un peu moins d’information sur le sujet de l’article. Mais vous recevrez encore le titre, ainsi que quelques lignes vous donnant le sujet de l’article et vous aurez accès à l’article.
La sénatrice Seidman : Nous aurons accès à l’article?
La présidente : Oui.
La sénatrice Seidman : D’accord. Je suis simplement curieuse de savoir pourquoi nous nous abonnons par l’intermédiaire d’une société américaine. Le service des communications nous fournissait déjà ce service. Pourquoi ne le fait-il plus désormais?
La présidente : Vous avez pu constater les économies que nous faisons en transférant le processus de la bibliothèque à cette société. Il s’agit d’un contrat. Nous allons l’essayer pendant un an et voir ce que cela donne. Nous recevrons les commentaires des sénateurs. À partir de là, le service des communications les recevra, effectuera le balayage pour vérifier que tout est fait correctement. Aucun coût supplémentaire n’y sera associé, comme c’était le cas avec la Bibliothèque du Parlement. C’est donc une question de rentabilité, de réduction des coûts. Nous avons fait ce changement il y a quelques années et le montant a beaucoup augmenté depuis. C’est donc un processus d’économie que nous mettons en place ici et le service des communications s’en chargera. Il a offert de prendre en charge ce travail pour le Sénat.
La sénatrice Seidman : J’essaie toujours de comprendre pourquoi nous sous-traitons quelque chose que le service des communications est censé faire.
La présidente : C’est le travail de balayage des journaux qui est sous-traité. C’est le même procédé qu’utilisait la Bibliothèque du Parlement et, à partir de là, elle fournissait le même service. Mais il s’agit ici d’une mesure de rentabilité.
La sénatrice Seidman : Je comprends et j’apprécie votre patience ainsi que vos explications, mais j’essaie de comprendre pourquoi nous sous-traitons un service qui relève des communications. Nous avons une Direction des communications au Sénat. Je ne comprends pas pourquoi ils ne fournissent pas ce service, y compris le fait de parcourir les journaux, de faire le résumé et de donner les liens.
La présidente : Pour être en mesure de parcourir les journaux, vous avez besoin de...
M. Lafrenière : Je peux peut-être répondre. Je crois que la présidente essayait de répondre.
On nous a demandé de trouver des moyens d’économiser dans la façon dont nous effectuons notre travail. La Bibliothèque du Parlement, qui nous offre ce service à l’heure actuelle, l’offre à un prix beaucoup plus élevé que celui que nous pouvons payer. Techniquement, ils disent ce sont les ressources nécessaires pour faire fonctionner ce programme. Si nous le rapatrions au service des communications, nous serions alors confrontés au même problème des ressources importantes nécessaires pour effectuer ce travail.
Nous avons cherché un moyen économique d’obtenir l’information et le personnel du service des communications va désormais participer à l’examen des informations et travailler avec la Bibliothèque du Parlement.
Au bout du compte, il s’agit d’une manière très rentable de fournir le même service que celui que nous donnait la Bibliothèque du Parlement. Nous avons pensé que c’était la bonne solution.
La sénatrice Seidman : Je vous remercie. J’apprécie votre patience et vos explications.
[Français]
La sénatrice Saint-Germain : Je note que c’est un contrat à fournisseur unique avec une compagnie américaine.
Quelles démarches administratives ont été faites pour vérifier si un fournisseur canadien pouvait être aussi compétitif? Pourquoi avons-nous fait appel à un fournisseur américain?
M. Lafrenière : L’équipe de la Direction des communications a travaillé avec l’équipe de la Direction des finances pour voir qui étaient les fournisseurs. Il y a très peu de fournisseurs qui offrent des services au Canada. Je pense qu’ils avaient trouvé deux ou trois fournisseurs. La raison pour laquelle nous procédons sous forme de projet pilote, c’est d’abord pour voir si le service sera acceptable pour les sénateurs. Ensuite, l’idée serait d’aller vers une compétition plus ferme à l’avenir. Le prix qu’on nous a offert était exceptionnel pour cette année. Nous avons donc décidé de procéder de cette façon.
Nous étions serrés dans le temps pour prendre une décision. Nous avions été avisés par la Bibliothèque du Parlement très tard dans le processus que les prix allaient augmenter de façon importante. Il fallait trouver une solution en fonction de nos budgets.
La sénatrice Saint-Germain : Dois-je comprendre que vous avez tout de même offert aux quelques compagnies canadiennes qui pouvaient également fournir ce service de faire une soumission?
M. Lafrenière : L’équipe des communications avait fait la recherche auprès des compagnies pour voir ce qu’elles étaient prêtes à offrir. C’est à ce moment-là que nous sommes tombés sur cette compagnie. Nous le faisons maintenant sous forme de projet pilote, mais si nous décidons d’aller de l’avant à long terme avec cette compagnie, nous tiendrons un processus plus officiel.
La sénatrice Saint-Germain : J’aimerais que nous puissions avoir un rapport de mi-étape dans six mois sur l’évolution de ce dossier.
La présidente : C’est noté.
Le sénateur Carignan : J’ai un peu poussé au sein du comité de direction pour ce qui est de la Bibliothèque du Parlement dans ce dossier. Le problème, c’est qu’il faut des bras, des mains et des yeux pour faire le tri. Ce que je comprends de cette entreprise, c’est qu’elle a une technologie très avancée qui permet de faire beaucoup de gains. Nous gagnons en efficacité sur le plan de la main-d’œuvre et c’est ce qui rend cette entreprise très compétitive. Selon mon expérience dans le privé, le prix est excellent. C’est la raison pour laquelle j’ai appuyé cette décision.
Toutefois, j’aimerais rappeler aux dirigeants des différents groupes qu’il est urgent que le Comité de la Bibliothèque du Parlement puisse se réunir au cours des prochains jours ou des prochaines semaines pour voir ce qui se passe là-bas. Il faudrait voir comment nous pouvons continuer à bénéficier de ce service à un prix plus compétitif. La Bibliothèque du Parlement pourrait aussi acheter le système informatique ou la licence pour effectuer ce travail. J’invite les dirigeants des différents groupes à essayer de réunir le Comité de la Bibliothèque du Parlement afin de rendre le processus un peu plus responsable.
[Traduction]
La sénatrice Boyer : Au cours des cinq dernières années, mon bureau a travaillé très assidûment avec la Bibliothèque du Parlement et le service des communications pour veiller à ce que les journaux feuilletés incluent les médias autochtones. Je voudrais m’assurer que ce soit également le cas avec le nouveau processus, s’il vous plaît. Je vous remercie.
La présidente : Je vous remercie de votre commentaire. Nous allons nous assurer de l’inclure.
Le sénateur Plett : Tout d’abord, je voudrais remercier le greffier de ses explications. Cependant j’essaie également de comprendre certaines des questions posées par la sénatrice Seidman.
Qui faisait ce travail et comment? C’est la Bibliothèque du Parlement, donc c’est un travail à l’interne, si je puis dire, c’est-à-dire que, pour donner un chiffre, cinq personnes à la Bibliothèque du Parlement effectuaient ce travail et donnaient ce service. Dorénavant, quelqu’un d’autre va le faire.
Je suppose que ces cinq personnes ont été mises à pied, parce qu’elles n’auront plus de travail à faire. La rentabilité ne sera là que si nous économisons quelque chose... quelqu’un d’autre ne fait pas le travail ou a été affecté à autre chose. Est-ce une façon, chers collègues, d’aller de l’avant en relation avec la question que le sénateur Tannas avait posée il y a assez longtemps quand j’avais parlé de l’augmentation des coûts et que le sénateur Tannas avait répondu « Eh bien, nous devrions geler les embauches », est-ce une façon de contourner le gel des embauches?
Je ne suis pas très à l’aise. J’apprécie les propos de mon collègue, le sénateur Carignan, et je veux également faire des économies. Si une entreprise américaine peut le faire de façon beaucoup plus économique qu’une entreprise canadienne, je suis prêt à accepter. Mais si nous enlevons leur travail à ceux qui faisaient ce travail... Nous avons une équipe de communications au Sénat qui n’a jamais été aussi nombreuse et maintenant nous allons encore chercher à l’extérieur de la Bibliothèque du Parlement et à l’extérieur de notre équipe des communications pour embaucher un entrepreneur indépendant pour faire le travail que nous faisions nous-mêmes.
Je comprends que, s’il s’agit d’un projet pilote, vous préfériez ne pas mettre des gens à pied, parce que cela pourrait mal tourner et ne pas fonctionner, mais quel est le plan au juste? Si nous allons de l’avant avec ce projet, allons-nous être en mesure de retrouver cette efficacité en ayant moins de personnel à la Bibliothèque du Parlement ou à la Direction des communications, selon le cas?
M. Lafrenière : Je vais tenter de répondre uniquement aux questions liées aux enveloppes budgétaires dont je suis responsable. Il va sans dire qu’un protocole d’entente avait été conclu avec la Bibliothèque du Parlement. Les gains d’efficience dont je parle se rapportent au prix que le Sénat a payé pour obtenir ce service dans le passé, à l’augmentation considérable de ce prix pour l’avenir et à la solution à ce problème.
D’après ce que j’ai compris, la Bibliothèque du Parlement avait l’intention d’engager un employé additionnel pour faire ce travail, car elle offre ce service selon le principe de recouvrement des coûts. Quand le temps est venu de renouveler le protocole d’entente, la Bibliothèque du Parlement a présenté le nouveau prix qu’elle allait demander au Sénat de payer. C’est à ce moment-là que nous avons commencé à nous poser des questions par rapport à la rentabilité pour l’avenir.
Quant à la Direction des communications, elle fait maintenant le travail que la Bibliothèque du Parlement effectuait avant. Bien entendu, la Bibliothèque du Parlement utilise un système semblable pour recueillir les coupures, puis produire un rapport. Maintenant, nous faisons appel à la Direction des communications. Elle assume cette fonction supplémentaire, sans demander de nouvelles ressources pour s’en acquitter.
Le sénateur Plett : Je ne vais pas m’éterniser là-dessus; je vais simplement appuyer la proposition de la sénatrice Saint-Germain de demander qu’un rapport soit produit dans six mois. J’espère qu’il sera exhaustif et qu’il sera rendu public afin que la population canadienne sache ce que nous faisons et pourquoi.
La présidente : C’est noté, sénateur Plett.
Le sénateur Dalphond : Je voulais dire que je prends note des commentaires faits par les membres du comité. Je siège depuis peu au comité de direction. Nous avions beaucoup de questions à ce sujet, mais comme le contrat, ou le protocole d’entente, avec la Bibliothèque du Parlement arrivait à échéance le 31 mars, nous devions trouver une solution de rechange. Nous avons opté pour ce projet pilote parce que la Bibliothèque du Parlement voulait nous imposer, tel un ultimatum, un prix plus de deux fois plus élevé que celui de l’année dernière. Le nouveau prix a été établi en fonction du nombre d’employés affectés à la tâche.
Comme je l’ai dit au comité de direction et comme le sénateur Carignan l’a proposé, il faudrait que le Comité mixte permanent de la Bibliothèque du Parlement reprenne ses travaux parce que nous n’arrivons pas à obtenir de renseignements. Nous travaillons à partir de notes de service et d’échanges de ce genre. Or, nous devrions pouvoir avoir une discussion.
À titre d’exemple, la Bibliothèque du Parlement ne fournit pas le service de revue de presse à la Chambre des communes. Puisque ce service n’est pas offert aux deux Chambres, il nous est facturé; s’il était offert aux deux Chambres, il ne nous coûterait rien. Nous posons des questions par rapport à tout cela, et plus nous creusons, plus nous obtenons de l’information. En attendant, nous avons opté pour ce service qui utilise l’intelligence artificielle. Cela fait l’affaire. L’entreprise nous a montré des échantillons de ce qu’elle arrivait à trouver, et c’était beaucoup.
Nous allons l’essayer, et je tiens à vous assurer, sénatrice Saint-Germain, sénateur Plett, qu’il ne s’agit pas exactement du même service. Ce serait la même chose pour la radio et la télévision, mais ce sera différent pour la presse. La revue de presse sera beaucoup plus courte. Le nom du sénateur ou de la sénatrice y figurera, mais le service ne fouillera pas pour trouver exactement ce qu’il ou elle a dit. Ce sera un peu différent. Vous recevrez bientôt une note qui expliquera tout cela.
Si nous avions les chiffres à notre disposition et si les membres du comité mixte pouvaient poser des questions aux représentants et à la gestion de la Bibliothèque du Parlement, nous aurions accès aux renseignements qu’il nous faut. Voilà pourquoi je maintiens que le temps est venu pour le comité mixte de reprendre ses travaux.
La sénatrice Bovey : J’allais dire la même chose. Je suis membre du Comité de la Bibliothèque du Parlement depuis plusieurs années, et nous n’avons tenu aucune réunion.
La présidente : À l’époque où j’y siégeais, le comité s’est réuni quatre fois.
La sénatrice Bovey : En plus de la demande de la sénatrice Saint-Germain concernant la production d’un rapport dans six mois, pouvons-nous enjoindre au Comité de la Bibliothèque du Parlement de se réunir? Je pense que les questions sont nombreuses, et je vais sans doute manquer de temps. J’attendais avec impatience l’occasion de poser des questions à des gens qui s’y connaissent en la matière.
M. Lafrenière : Je sais ce que veulent les sénateurs. Je ne crois pas que le comité CIBA puisse obliger le Comité de la Bibliothèque du Parlement à se réunir; ce n’est pas ainsi que cela fonctionne. Comme les sénateurs le savent sans doute, il s’agit d’un comité mixte. Il nous arrive d’avoir de la peine à organiser des réunions de comités du Sénat et à nous entendre sur des dates; les difficultés ne font que se multiplier quand il faut aussi faire affaire avec la Chambre des communes. Voilà pourquoi nous n’arrivons pas à organiser une réunion du Comité de la Bibliothèque du Parlement. Je vois des leaders du Sénat autour de la table. Je pense que si nous déployons tous des efforts en ce sens, nous y arriverons. C’est ce que je m’engage à faire ici aujourd’hui.
La présidente : La discussion porte sur les gains d’efficience.
[Français]
La sénatrice Mégie : Pour faire suite aux différentes recommandations au sujet du rapport d’étape qui serait présenté dans six mois, est-ce que la Bibliothèque du Parlement pourrait étudier la fiabilité des résultats en matière d’éléments discriminants dans les rapports qui sont publiés? Regardent-ils les éléments que la Bibliothèque du Parlement regardait auparavant?
Je vous donne un exemple — peut-être que vous êtes au courant aussi. Par exemple, il y a un genre de programmation — toujours dans l’intelligence artificielle — qui faisait une discrimination sur le plan des candidatures pour l’immigration, ici au Canada. Dès que c’était un étudiant d’Afrique noire qui remplissait le formulaire, quand on arrivait à la fin, il était refusé automatiquement, sans qu’ils regardent autre chose.
Maintenant, il paraît qu’on examine la question pour apporter des correctifs, mais cela s’est produit pendant un long moment. On se demandait pourquoi les jeunes étudiants d’Afrique noire ne venaient pas ici. C’est parce qu’ils obtenaient un refus catégorique au début, qui était lié à la programmation de leur truc d’intelligence artificielle. N’y a-t-il donc pas d’autres éléments discriminatoires qui pourraient s’infiltrer dans le rapport? Ils devraient vérifier cela.
La présidente : Votre commentaire est lié à celui de la sénatrice Boyer, visant à demander que ce qui est autochtone figure dans les coupures de presse et que ce qui touche la population racialisée soit là, lorsqu’on parle du Sénat ou des sénateurs.
La sénatrice Mégie : Ou d’autres choix du sénateur. La politique américaine, même en ce qui a trait aux sénateurs, n’est pas la même. Comment font-ils un choix pour les sénateurs, députés ou autres? Est-ce que si on faisait cela au Canada, on ferait les mêmes choix, même si ce n’est pas de la discrimination comme telle?
La présidente : C’est noté. Merci beaucoup pour la discussion sur cet élément. Je pense que c’était important de le faire ce matin.
[Traduction]
Je vous remercie, sénatrice Seidman. Nous passons maintenant au sixième point à l’ordre du jour, soit la mise à jour des services du Bureau de la traduction. Mme Maxime Fortin, greffière principale, et Mme Shaila Anwar, greffière adjointe, se joignent à nous à titre de témoins. M. Lafrenière lancera la discussion. Comme d’habitude, une période de questions suivra.
M. Lafrenière : Sénateurs et sénatrices, pour ceux et celles qui ne la connaissent pas, permettez-moi de vous présenter Mme Maxime Fortin, greffière principale à la Direction des comités. Mme Fortin est la nouvelle représentante de l’Administration du Sénat chargée de l’entente de partenariat entre le Sénat et le Bureau de la traduction, en remplacement de Mme Marie-Ève Belzile. Je tiens à remercier Mme Fortin d’avoir accepté cette fonction. Je remercie également Mmes Fortin, Anwar et Belzile pour leur travail acharné dans ce dossier.
Je pense que tous les sénateurs s’intéressent et participent à ce dossier. Je peux vous dire que les nouvelles sont bonnes, en ce qui concerne tant les ressources affectées aux réunions de comité que les distractions durant les réunions. Ces bons résultats sont attribuables en grande partie au travail fait par Mmes Fortin, Anwar et Belzile, ainsi que d’autres employés de l’Administration du Sénat. M. David Vatcher et l’équipe de la Direction des services d’information jouent aussi un grand rôle dans ce dossier. Merci à toutes et à tous.
Je cède maintenant la parole à Mme Fortin. Elle fera brièvement le point sur l’état d’avancement du dossier relatif à l’interprétation.
Maxime Fortin, greffière principale, Direction des comités, Sénat du Canada : Bonjour, sénateurs et sénatrices. Merci de m’avoir invitée à faire le point sur le dossier relatif à l’interprétation.
Comme M. Lafrenière l’a mentionné, des progrès importants ont été réalisés au cours des derniers mois. Vous êtes peut-être déjà au courant des deux directives qui ont été données au Bureau de la traduction le 1er février en vertu du Code canadien du travail. La première exige l’utilisation de casques d’écoute conformes aux normes ISO. La deuxième porte sur les tests des systèmes audiovisuels dans toutes les salles de comité en situation de travail réelle.
Le Sénat s’est conformé à la directive concernant les casques d’écoute dès qu’elle a été donnée. Dorénavant, seuls les participants, les témoins et les sénateurs qui utilisent un casque d’écoute approuvé par le Bureau de la traduction peuvent participer virtuellement à une réunion.
[Français]
Pour ce qui est des tests en situation réelle, dans le cas de la deuxième directive, ils ont commencé à la mi-mars et le processus va se poursuivre jusqu’en mai environ. Les résultats seront partagés avec le Sénat dès qu’ils seront disponibles.
Le 10 février, l’Administration du Sénat a aussi obtenu le rapport d’enquête sur l’événement acoustique qui s’est produit en octobre dernier. Le rapport contient six recommandations pour l’Administration du Sénat qui sont déjà en place ou en voie de l’être. La recommandation la plus importante est la mise en œuvre de tests techniques préalables par un technicien de la Direction des services d’information pour tous les témoins virtuels. Cette nouvelle mesure est en place pour tous les comités depuis la mi-mars.
[Traduction]
Aujourd’hui, nous sommes d’avis que les résultats des nouvelles exigences techniques commencent à montrer que des progrès ont été réalisés et que nos mesures d’atténuation ont une incidence positive.
En ce qui a trait aux cabines portatives, le Bureau de la traduction a accepté de cesser de les utiliser. Elles ont donné lieu à plusieurs plaintes de la part des sénateurs en raison de fuites acoustiques. Étant donné que les étapes nécessaires pour enlever les cabines portatives doivent être coordonnées avec plusieurs services, l’Administration du Sénat a procédé au retrait des cabines portatives dans les salles B30 et B45 pendant la dernière semaine de pause, car la majorité des plaintes étaient liées à ces deux salles. Il faudra attendre l’ajournement d’été pour retirer le reste des cabines portatives puisque nous ne voulons pas risquer de causer des problèmes techniques susceptibles de perturber les travaux parlementaires pendant la période la plus occupée pour le Sénat.
[Français]
Je tiens à souligner que les progrès que j’ai décrits sont le fruit du travail acharné et du dévouement de nos équipes des différentes directions, soit celles des comités, des communications, des services d’information et des biens et services, de même que nos partenaires des services multimédias de la Chambre des communes, qui ont souvent dû faire face à des problèmes en ayant peu de temps pour planifier et mettre en œuvre les changements nécessaires. On garde toujours en tête que l’objectif est de mettre en place des procédures qui garantissent la santé et la sécurité de toutes les personnes concernées, tout en s’assurant du bon déroulement des travaux parlementaires sans interruption.
[Traduction]
Je vais conclure mes observations en disant que les représentants du Bureau de la traduction devraient se joindre à vous au cours des prochaines semaines pour vous présenter leur mise à jour annuelle. Je vous remercie pour votre attention. Mme Anwar et moi répondrons volontiers à vos questions.
[Français]
La présidente : Merci beaucoup pour ce rapport, Maxime. Merci à l’équipe de sa collaboration avec le Bureau de la traduction. Nous suivons ce dossier depuis plusieurs mois. Merci beaucoup pour tout le travail qui a été fait de ce côté.
[Traduction]
Avez-vous des questions ou des observations sur le rapport?
Le sénateur Tannas : Serait-il juste d’affirmer que la capacité de traduction et d’interprétation à laquelle nous avons accès aujourd’hui est la même qu’avant la pandémie, voire supérieure à celle-ci?
Mme Fortin : Oui, nous suivons maintenant le même calendrier qu’avant la pandémie; la capacité est donc la même qu’avant.
Shaila Anwar, greffière adjointe, Direction des comités, Sénat du Canada : Si vous me permettez, puisque l’année financière tire à sa fin, j’ai fait une brève analyse statistique. Elle montre que le nombre de réunions et le nombre d’heures de séance sont comparables à ceux des années « complètes » avant la pandémie. La différence la plus notable, c’est le nombre de témoins. Au cours d’une année normale non marquée par une pandémie, nous recevons en moyenne quelque 2 000 témoins. Or durant la dernière année financière, nous en avons accueilli 2 457, un nombre considérablement plus élevé. Cette augmentation est partiellement attribuable au fait que la vidéoconférence permet de recevoir un plus grand nombre de témoins. Cela dit, la moyenne hebdomadaire d’heures de séance des comités est de 38. Cette moyenne est comparable à celles des années précédentes, qui variaient toujours entre 35 et 40 heures par semaine. Les chiffres sont revenus au niveau où ils étaient avant la pandémie.
Le sénateur Tannas : Je faisais partie du groupe ayant mené la charge contre certains cadres du Bureau de la traduction. Maintenant, je tiens à remercier le Bureau de la traduction de nous avoir aidés à reprendre nos activités dans la mesure qui s’impose. Nous lui sommes reconnaissants de ses services, qui sont essentiels à notre travail.
La présidente : Je vous remercie, sénateur Tannas.
La sénatrice Moodie : Je suis aussi très satisfaite des améliorations que vous avez rapportées.
J’aimerais savoir comment l’effet des changements est mesuré. Suivez-vous les incidents qui entraînent l’interruption des services d’interprétation? Votre rapport est-il fondé sur des nombres réels montrant une diminution?
Mme Fortin : Oui. Depuis le retour de la période des Fêtes, nous utilisons un nouveau formulaire dans le but d’avoir des données très précises. Nous avons aussi des données pour l’automne, mais elles n’ont pas été recueillies au moyen du formulaire. Je vois que Mme Anwar a le rapport. Nous avons des données précises. Depuis janvier, il y a en moyenne un incident notable par semaine. Cette moyenne est inférieure à celle de l’automne. La raison principale, c’est qu’un plus grand nombre de témoins comparaissent maintenant en personne que par vidéoconférence. En effet, durant l’automne, environ 60 % des témoins ont participé en mode virtuel et 40 % en mode présentiel. Maintenant, c’est le contraire : en mars et ces dernières semaines, près de 75 % des témoins ont comparu en mode présentiel et 25 % en mode virtuel. Ce changement a certes un effet important sur le nombre d’incidents.
La sénatrice Moodie : La deuxième partie de ma question porte sur la reddition de comptes en ce qui touche les interruptions de service. C’est vraiment le plus important. Quand un interprète ou un groupe d’interprètes refuse d’offrir ses services durant une réunion de comité, doit-il produire un rapport expliquant pourquoi? Les raisons sont-elles transmises au groupe?
M. Lafrenière : Vous posez des questions très importantes, sénatrice Moodie. Mme Fortin a répondu à votre question sur les données. Maintenant, après chaque réunion de comité, les greffiers remplissent un formulaire de déclaration d’incident qui indique s’il y a eu des interruptions, de sorte que l’information soit accessible à tous.
Sur le plan de la reddition de comptes, nous travaillons presque quotidiennement avec le Bureau de la traduction. Quand des incidents surviennent, nous en discutons et nous tentons de trouver des solutions. Des rapports ont été produits et des recommandations ont été présentées. Nous avons pris des mesures à l’égard de chacune d’entre elles.
Il importe de souligner, par rapport à la reddition de comptes, que le Bureau de la traduction vient d’engager un gestionnaire chargé précisément de ce dossier. Demain, j’aurai ma première réunion avec la direction générale et le nouveau gestionnaire; Mme Fortin y participera aussi. L’objectif sera de définir les pratiques exemplaires à adopter pour l’avenir. Nous avons pris le problème en main et nous nous trouvons en bonne posture. Je pense que toutes et tous sont d’avis que la santé et la sécurité des interprètes, et que les incidents qui se sont produits, surtout quand nous étions en mode virtuel... Je pense que les interprètes s’entendraient pour dire qu’il y a une grande différence quand les gens participent en personne. Nous tenons absolument à prendre toutes les mesures qui s’imposent. Je suis personnellement le dossier. Nous le gérons comme s’il s’agissait d’un projet : nous cernons les enjeux et nous fixons des échéances pour régler les problèmes.
J’ai mentionné M. David Vatcher, de la Direction des services d’information. Des tests sont en cours dans les salles de comité. Des spécialistes indépendants ont été engagés pour vérifier la qualité du son et pour déterminer s’il est possible de l’améliorer. J’ai bon espoir que cela nous permettra d’apporter des améliorations, mais les changements ne s’opéreront pas du jour au lendemain. C’est un projet qui nous occupera durant toute l’année à venir et qui fera probablement toujours partie de nos préoccupations. Cela dit, je pense que nous avons surmonté les plus grands obstacles et que nous nous trouvons en bonne posture.
Je tiens à remercier les sénateurs et les sénatrices, car nous leur avons demandé de prendre des décisions visant à améliorer la situation. Nous avons dit aux whips que les témoins se trouvant à Ottawa devaient comparaître en personne. Cette directive a eu des effets réels, comme on nous l’a dit. Nous avons aussi demandé de faire en sorte que tout le monde au Sénat utilise le même casque d’écoute. Ces mesures étaient nécessaires et elles ont eu des effets réels. Je remercie donc les sénateurs et les sénatrices d’avoir travaillé avec nous à l’atteinte de ces objectifs.
La présidente : Je vous remercie, monsieur Lafrenière.
[Français]
Nous en sommes maintenant au point no 7 de notre réunion en séance publique. Il y a un point dont nous devons discuter. Il concerne le 13e rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités en ce qui a trait au rapport trimestriel. C’est conformément à la répartition des responsabilités entre le Comité de la régie interne (CIBA) et le Comité permanent de l’audit et de la surveillance (AOVS), qui a été approuvée précédemment. Les rapports financiers des deuxième et troisième trimestres de l’exercice 2022-2023 seront partagés avec les membres d’AOVS pour information. Je tenais simplement à vous faire part de ce travail. Nous tiendrons une réunion avec les membres d’AOVS pour voir quelles sont les responsabilités réservées aux deux comités, afin d’éviter le dédoublement du travail.
Nous passons maintenant à la section « Autres affaires ». Est‑ce qu’il y a des points qui doivent être discutés pendant que la séance se tient toujours en public? Sinon, nous allons suspendre brièvement la séance pour permettre à la greffière de s’assurer que nous sommes bien à huis clos. Toutefois, avant de faire cela, je voudrais rappeler à tous que les réunions du Comité de la régie interne se tiennent la plupart du temps en public. Ce ne sont que les sujets sensibles, comme les salaires, les contrats, les négociations contractuelles, les relations de travail et les questions de personnel ou de sécurité, qui sont examinés à huis clos. Le comité veut être aussi transparent que possible sur le travail important qu’il fait. Je demanderais donc à la greffière d’aviser les membres du comité lorsque nous serons à huis clos.
(La séance se poursuit à huis clos.)