LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L’ADMINISTRATION
TÉMOIGNAGES
OTTAWA, le jeudi 11 mai 2023
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui, à 9 heures (HE), avec vidéoconférence, conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour étudier des questions financières et administratives; et à huis clos, conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour étudier des questions financières et administratives.
La sénatrice Lucie Moncion (présidente) occupe le fauteuil.
[Français]
La présidente : Bonjour à tous. Bienvenue à notre réunion ce matin.
Je m’appelle Lucie Moncion. Je suis une sénatrice de l’Ontario et j’ai le privilège de présider le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration.
J’aimerais maintenant faire un tour de table et demander à mes collègues de se présenter.
[Traduction]
La sénatrice Boyer : Yvonne Boyer, Ontario.
[Français]
Le sénateur Forest : Éric Forest, sénateur de la région du Golfe, au Québec.
[Traduction]
La sénatrice Bovey : Patricia Bovey, du Manitoba.
La sénatrice Dasko : Donna Dasko, sénatrice de l’Ontario.
[Français]
La sénatrice Saint-Germain : Raymonde Saint-Germain, du Québec.
Le sénateur Loffreda : Tony Loffreda, du Québec. Bonjour à tous.
[Traduction]
La sénatrice Moodie : Rosemary Moodie, sénatrice de l’Ontario.
Le sénateur Smith : Larry Smith, de Montréal, au Québec.
Le sénateur Quinn : Jim Quinn, du Nouveau-Brunswick.
La sénatrice Seidman : Judith Seidman, de Montréal, au Québec.
Le sénateur Plett : Don Plett, de Landmark, au Manitoba.
[Français]
Le sénateur Carignan : Claude Carignan, division des Mille Isles, au Québec.
La présidente : Merci beaucoup. Je souhaite également la bienvenue à tous ceux qui suivent nos délibérations partout au pays.
Honorables sénateurs, le premier point à l’ordre du jour est l’approbation du procès-verbal du 20 avril 2023, qui est dans votre trousse. Y a-t-il des questions ou des modifications à apporter au procès-verbal?
Quelqu’un peut-il proposer la motion?
Le sénateur Carignan propose :
Que le procès-verbal du jeudi 20 avril 2023 soit adopté.
Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?
La motion est adoptée.
[Traduction]
Le prochain point à l’ordre du jour est la mise à jour annuelle sur les services de traduction et d’interprétation. Maxime Fortin, greffière principale; Dominic Laporte, président-directeur général du Bureau de la traduction; et Matthew Ball, vice‑président, Services au Parlement et Interprétation, au Bureau de la traduction, seront nos témoins. Comme d’habitude, leur déclaration sera suivie d’une période de questions.
Chers collègues, je vous prie ce matin de tenir compte du temps alloué. Je l’ai déjà souligné aux témoins. Si nous faisons notre travail avec diligence, nous pourrions passer aux autres points à l’ordre du jour dans la demi-heure. C’est donc dûment noté pour tous.
Bienvenue, madame Fortin, monsieur Laporte et monsieur Ball. Madame Fortin, je crois que vous allez commencer ce matin par une déclaration liminaire, qui sera suivie de la mise à jour annuelle de M. Laporte sur les services de traduction fournis au Sénat. Madame Fortin, vous avez la parole.
[Français]
Maxime Fortin, greffière du comité : Merci beaucoup.
Bonjour, honorables sénateurs et sénatrices.
[Traduction]
Je représente aujourd’hui l’Administration du Sénat, qui est responsable de l’entente entre le Sénat et le Bureau de la traduction.
Vous vous souviendrez que, il y a quelques semaines, je suis venue vous communiquer une mise à jour sur les services d’interprétation. Nous savons que, l’automne dernier, des incidents relatifs à l’interprétation ont causé bien de la frustration aux sénateurs, surtout quand ils entraînaient des délais ou l’annulation de la participation de témoins voire d’une réunion de comité. Je tiens à réitérer que des progrès considérables ont été faits au cours des derniers mois. Ces progrès ont été possibles en grande partie parce que les sénateurs ont décidé d’inciter la participation en personne aux travaux parlementaires et de fournir à l’administration les ressources nécessaires pour effectuer des essais techniques préliminaires avec tous les participants en virtuel et pour veiller à ce que ceux-ci disposent d’un casque approuvé.
[Français]
Depuis l’automne, on a remarqué une baisse importante du nombre d’incidents liés à l’interprétation. Depuis la mise en place des prétests au début de mars, nous avons eu 130 réunions de comité avec 525 témoins, dont 140 qui ont comparu virtuellement. Pendant cette période, il y a eu des incidents d’interprétation qui ont retardé sept réunions avec quatre refus de services et une annulation de réunion. La tendance à la baisse est particulièrement marquée depuis la mi-avril.
[Traduction]
Bien que nous soyons heureux de vous transmettre ces progrès, nous devons continuer de collaborer avec le Bureau de la traduction pour mettre en œuvre d’autres solutions et un protocole énonçant clairement les rôles et responsabilités afin d’être prêts à gérer tout problème récurrent relatif à ce service essentiel.
Je vais m’arrêter ici et laisser MM. Laporte et Ball faire leur déclaration. Je pourrai ensuite répondre à toutes vos questions.
[Français]
Dominic Laporte, président-directeur général, Bureau de la traduction : Bonjour, honorables sénateurs et sénatrices.
Puisque nous sommes réunis à Ottawa, je tiens d’abord à reconnaître que nous nous trouvons actuellement sur le territoire traditionnel du peuple algonquin.
Permettez-moi également de saluer et remercier Linda Ballantyne, Josée Beauregard et Najet Glenza, qui font l’interprétation de cette rencontre.
[Traduction]
Honorables membres du comité, c’est un honneur de vous rencontrer pour la première fois, aux côtés de la greffière principale, Maxime Fortin. Je suis accompagné de Matthew Ball, vice-président des Services au Parlement et Interprétation. Je mentionne aussi la présence dans la salle de notre tout premier directeur des Affaires parlementaires et du Bien-être des interprètes, Martin Montreuil, et de Justine Bret, directrice de l’interprétation et Interprète en chef. Nous sommes heureux d’être ici pour notre rendez-vous annuel afin de faire le point sur les services de traduction et d’interprétation offerts au Sénat.
Avant d’entrer dans le vif du sujet, je tiens à souligner l’excellente collaboration entre l’Administration du Sénat et le Bureau de la traduction dans la coordination des services linguistiques. Nous sommes reconnaissants au greffier, Gérald Lafrenière, à Maxime Fortin, à Shaila Anwar et à leur équipe de leur soutien constant.
Du côté de la traduction et de l’interprétation parlementaires, la dernière année s’est inscrite sous le signe de l’amélioration continue. Entre autres, nous avons accru notre effectif et notre recours à la technologie afin de gérer plus facilement les pics de demande. Nous avons intégré une traductrice, Isabelle Rivard, au sein du Bureau du légiste et conseiller parlementaire pour offrir un service de proximité. Et nous avons resserré la surveillance des exigences propres au Sénat dans notre assurance de la qualité.
[Français]
En matière d’interprétation, la collaboration entre le Sénat et le Bureau de la traduction a été un ingrédient essentiel dans la prestation de nos services. En effet, lorsque le Programme du travail a ordonné, en février, que l’utilisation d’un microphone ISO soit obligatoire pour les participants virtuels, la réaction rapide du Sénat a été d’aider le Bureau de la traduction à se conformer rapidement à ces instructions.
Je salue aussi la diligence de l’Administration du Sénat à mettre en place les protocoles requis pour la prévention, le suivi et la résolution des problèmes liés à l’interprétation. D’ailleurs, nous sommes en train de créer un comité directeur composé de cadres du Bureau de la traduction, du Sénat et de la Chambre des communes afin de faciliter la communication des enjeux et l’établissement des priorités.
Enfin, je souligne l’empressement du Sénat à encourager les témoins à comparaître en personne. Grâce à vos efforts soutenus, le temps d’interprétation en personne par rapport au temps d’interprétation en virtuel a considérablement augmenté. Il s’agit du meilleur moyen d’éviter les problèmes de son.
Ces efforts facilitent grandement la prestation de nos services d’interprétation, mais, surtout, ils nous aident à atteindre notre objectif premier, qui est d’assurer la santé et la sécurité de nos interprètes.
[Traduction]
Honorables sénateurs, tout en vous remerciant de votre appui, je tiens à vous remercier de votre patience. Je suis très conscient des difficultés que vous occasionnent, à vous et aux comités, les interruptions de service et les limites à notre capacité d’interprétation.
En ce qui concerne les interruptions, sachez que les interprètes qui prennent la décision difficile de suspendre leurs services savent à quel point cela perturbe vos travaux, et le font vraiment à contrecœur. Nous travaillons actuellement à un protocole afin de guider la prise de cette décision.
Il est important de reconnaître qu’un son qui est adéquat pour les participants ne l’est pas nécessairement pour les interprètes. C’est pourquoi nous poursuivons nos efforts pour améliorer la qualité du son, dans un souci de diminuer les interruptions et de protéger nos interprètes.
Entre autres, conformément à l’instruction du Programme du travail, nous avons commandé au Conseil national de recherches du Canada des tests de son dans toutes les salles de comité du Parlement. Les enregistrements pour ces tests ont eu lieu et nous attendons le rapport des audiologistes.
[Français]
En ce qui concerne notre capacité d’interprétation, la prévention des blessures demeure avant tout la clé pour maintenir notre capacité en interprétation, et nous poursuivons nos efforts acharnés en vue de la préserver.
Cela dit, compte tenu de la pénurie mondiale d’interprètes qualifiés, il est peu probable que notre capacité s’accroisse de manière notable à court terme.
Je suis toutefois très fier de souligner que, grâce au cumul de toutes les mesures qui ont été prises, nous sommes maintenant revenus au nombre d’heures que nous offrions au Sénat avant la pandémie. Cela n’aurait pas été possible sans l’extraordinaire collaboration que nous avons reçue du Sénat et de son administration.
Vous savez déjà que nous offrons un emploi à tous les diplômés en langues officielles des deux universités qui enseignent l’interprétation au Canada. Malheureusement, le nombre de diplômés est très faible. Nous avons d’ailleurs entamé des démarches auprès de plusieurs universités du Québec afin de les inciter à se doter d’un programme d’interprétation pour accroître le nombre de diplômés.
Notre autre voie de recrutement, l’examen d’accréditation, nous a apporté récemment quelques nouveaux pigistes, mais encore une fois, compte tenu du nombre d’interprètes en accommodement de travail et des départs, ce n’est pas assez pour augmenter notre capacité. Néanmoins, dans l’espoir d’attirer plus de candidats, nous tenons maintenant notre examen deux fois par année plutôt qu’une, et le prochain examen aura lieu à la fin de juin.
Nous préparons également un appel d’offres pour notre prochain contrat avec les interprètes pigistes. Le contrat actuel expirera le 30 juin, et nous espérons que le nouveau contrat aura pour effet de stabiliser l’aide que les pigistes nous apportent afin de compléter ce que nos interprètes permanents sont en mesure d’offrir.
Enfin, nous faisons actuellement des démarches pour embaucher une agence de recrutement en vue d’inciter davantage d’interprètes à se joindre au Bureau de la traduction.
[Traduction]
Honorables sénateurs, comme vous pouvez le constater, le Bureau de la traduction travaille sans relâche avec tous ses partenaires, dont l’Administration du Sénat, pour améliorer les services qu’il vous offre. J’espère vous avoir brossé un bon portrait de la situation actuelle. M. Ball et moi nous ferons maintenant un plaisir de répondre à toute question que vous pourriez avoir.
La sénatrice Boyer : Votre partenariat avec l’Université d’Ottawa et la façon dont il pourrait être légèrement amélioré grâce à un programme de stages au Sénat m’intrigue au plus haut point. Par exemple, en tant que juriste, j’ai un accord pour un programme de stages avec l’Université d’Ottawa à titre de professeure associée. Tous les trimestres, je peux accueillir des étudiants, et j’en choisis en général deux ou trois qui étudient en common law. Ils obtiennent trois crédits et travaillent gratuitement pendant 115 heures à mon bureau. Les demandes sont nombreuses. Ce pourrait être quelque chose à envisager et qui pourrait être attrayant pour plus d’étudiants qui veulent travailler avec le Sénat.
M. Laporte : Pour ce qui est de la collaboration avec l’Université d’Ottawa pour le programme de maîtrise en interprétation, nous assumons actuellement une grande part de l’enseignement, donc nos interprètes enseignent dans le cadre de ce programme de l’Université d’Ottawa. Nous offrons également des stages au sein du Bureau de la traduction à la quasi-totalité des candidats de deuxième année. Nous avons déjà un partenariat en place. Franchement, ce programme nous permet d’obtenir de très bons candidats.
La sénatrice Boyer : Est-ce qu’il y a des étudiants qui peuvent traduire à nos réunions?
M. Laporte : Je vais demander à M. Ball de répondre à cette question précise.
Matthew Ball, vice-président, Service au Parlement et Interprétation, Bureau de la traduction, Services publics et Approvisionnement Canada : Oui, en fait, les diplômés du programme de maîtrise de l’Université d’Ottawa font un stage au Bureau de la traduction. Ils sont affectés à toutes sortes d’événements sur la Colline du Parlement, donc il est fort probable qu’ils viennent aussi au Sénat.
La sénatrice Boyer : Super. C’est formidable.
La sénatrice Moodie : J’ai une question à propos du protocole que vous élaborez. Je me demande si vous pourriez nous en parler un peu plus. Est-ce que vous voyez cela comme un mécanisme de reddition de comptes? Comptez-vous y intégrer une sorte de processus en cas d’incidents graves ou extraordinaires qui pourraient être étudiés plus à fond grâce à une boucle de rétroaction ou de signalement incluant les sénateurs qui président les comités qui auraient pu voir leurs travaux perturbés par un incident?
M. Laporte : Merci pour votre question, sénatrice. Actuellement, nous étudions tous les protocoles en place. Je faisais référence à un nouveau comité qui sera mis sur pied. Il regroupera en somme le Sénat, la Chambre des communes et le Bureau de la traduction. L’objectif est de revoir tous les protocoles afin d’en venir à une orientation plus claire.
Dans la foulée, entre autres, des événements imprévus qui sont survenus, nous voulons nous assurer d’avoir des protocoles en place avant que cela se produise. Aussi, on discute de toutes les étapes relatives à une boucle de rétroaction. Vous soulevez un très bon point, sénatrice. Nous voulons nous assurer de pouvoir prévenir tous ces événements, mais aussi cerner de possibles similitudes pour prévenir ces événements à l’avenir. Nous travaillons en étroite collaboration avec M. Lafrenière et son équipe pour nous assurer que ces renseignements sont transmis au bon échelon.
[Français]
Le sénateur Carignan : J’aimerais savoir où nous en sommes avec les technologies de traduction. Je comprends que ce n’est pas encore tout à fait au point. J’ai lu, sur le site Web du gouvernement, qu’il y a certains endroits où vous ne recommandez pas nécessairement d’utiliser ces technologies. Cela dépend des nuances et des contextes, je le comprends, mais je n’en ai jamais vu. À ma connaissance, je n’ai vu aucun comité où on a utilisé ces technologies, mais il y a parfois des comités plus informels où cela pourrait se prêter assez bien.
Deuxièmement, j’imagine que vous êtes le plus gros bureau de traduction au Canada. Je ne crois pas qu’il y a une autre entreprise au Canada qui a un aussi gros système de traduction. J’imagine que vous êtes des précurseurs.
Participez-vous à des projets de recherche avec des entreprises du secteur privé ou à l’interne sur les progrès des technologies en particulier?
M. Laporte : C’est une excellente question, monsieur le sénateur. Je vais commencer par le deuxième aspect.
Sur le plan de la traduction, le bureau participe à des projets de recherche. On a essayé beaucoup d’outils automatisés de traduction. Cela peut nous aider pour certains types de textes.
Pour les textes juridiques, il y a beaucoup plus de recherche à faire. On développe actuellement des projets pilotes. Quand on a justement des traductions de grande envergure où il y a énormément de répétitions, c’est dans les textes généraux qu’il y aura un gain d’efficacité important.
Actuellement, il n’y a pas de solution qui a été mise en place à l’échelle complète du Bureau de la traduction, mais on est en train de mettre à l’essai plusieurs engins et de voir comment on peut faire des gains. Ces outils se sont énormément améliorés au cours des dernières années.
On se tient vraiment à l’affût et on a beaucoup de rencontres avec les universités, car il y a aussi la question de l’enseignement. Il faut que les traducteurs soient formés pour utiliser ces nouveaux outils. Donc, on veut s’assurer que le traducteur de demain aura été formé et sera en mesure de maîtriser ces outils, et qu’on va les utiliser à bon escient.
Je demeure toujours inquiet, parce que je crois que la révision humaine est essentielle, afin de s’assurer qu’on ne perd pas en qualité ni en assurance qualité. Voilà pour le premier aspect.
Pour le deuxième aspect, sur le plan des outils technologiques pour les comités plus précisément, je vais me tourner vers M. Ball pour qu’il réponde à votre question.
M. Ball : Merci.
Effectivement, vous avez raison de dire que les technologies en traduction ont beaucoup évolué au cours des dernières années. Le Bureau de la traduction s’en sert déjà au Sénat. Nos interprètes, dans les cabines qui sont derrière vous, ont accès à la traduction automatique. Lorsqu’on reçoit les notes d’allocution des témoins, on peut les passer rapidement pour faire une première traduction rapide que les interprètes peuvent utiliser.
En janvier 2023, on a mis en place une mémoire de traduction, qui est maintenant utilisée avec un corpus de textes parlementaires par les services des comités parlementaires. On les utilise donc pour toutes les délibérations et les rapports que vous produisez au Sénat.
Le sénateur Carignan : Je comprends cela, mais je voulais aller un peu plus loin dans ma question — quand on parle de remplacer l’humain.
M. Ball : Je pense que notre PDG a déjà dit que l’humain apporte un jugement et un service que la machine ne peut donner pour le moment. Pour l’instant, l’approche du Bureau de la traduction, c’est que les humains peuvent utiliser les outils technologiques pour justement améliorer l’efficacité, le rendement et la qualité. Cependant, pour nous, la machine ne remplacera pas l’humain dans un avenir proche.
Le sénateur Forest : D’entrée de jeu, je voudrais remercier tous les traducteurs et traductrices, parce que j’utilise régulièrement leur excellent service.
J’essaie de penser à l’extérieur de la boîte. Au Canada, il y a plusieurs communautés francophones hors Québec. Faites-vous du démarchage auprès de ces communautés pour encourager les jeunes à réfléchir à une carrière en traduction?
Ce sont déjà des jeunes qui, pour la plupart, sont bilingues dès le départ. Cela pourrait représenter un avenir intéressant, compte tenu des possibilités d’emplois. Avez-vous des stratégies ou faites-vous des démarches dans les communautés francophones hors Québec pour attirer de nouvelles traductrices et de nouveaux traducteurs?
M. Laporte : Je vous remercie de la question. On collabore déjà avec l’Université de Moncton, qui offre un programme de traduction. C’est l’une de mes priorités, comme PDG du Bureau de la traduction : aller chercher des étudiants et les inciter à joindre les programmes de traduction et d’interprétation et demander aux universités de considérer d’offrir un programme d’interprétation, car il s’agit toujours d’un programme de cycle supérieur. Actuellement, il n’y a que deux universités qui l’offrent.
De plus, il faut revaloriser la profession de traducteur et d’interprète. C’est une profession qui est bouleversée — on l’a mentionné, et le sénateur Carignan a parlé des changements technologiques. J’aimerais aussi dire aux traducteurs qu’il y a un avenir dans leur profession. Oui, elle est en train de changer. Les outils prendront peut-être toutes les tâches qui étaient redondantes, comme les tâches techniques qui sont plutôt à l’arrière-plan, mais c’est là que le côté stratégique va ressortir. On a un beau potentiel de talents dans différentes régions.
Le sénateur Forest : Vous allez dans les universités qui offrent déjà le programme, mais je pensais que, selon les besoins, il serait intéressant d’amener un traducteur ou une traductrice originaire de Saint-Boniface et de lui faire rencontrer de jeunes étudiants du premier cycle à l’université. Il s’agit donc de faire des démarches plus proactives, agressives ou positives, pour avoir un bassin plus large que les seuls partenariats avec les universités.
M. Laporte : Tout à fait. On a des discussions avec l’Ordre des traducteurs, terminologues et interprètes agréés du Québec. Pour vous donner un exemple, c’est quelque chose qu’on pourrait répliquer dans d’autres provinces. Ces gens peuvent être en contact avec des conseillers en orientation, même à l’école secondaire, pour dire justement aux jeunes qui réfléchissent à leur carrière future qu’il y a des possibilités d’emploi et qu’elles sont excellentes. Contrairement à ce que les gens pensent, on voit le volume de possibilités qui augmente considérablement. Ce n’est pas uniquement les universités, mais il faut travailler pour valoriser ce métier très tôt, même à l’école primaire, quand les enfants se demandent ce que font les traducteurs et les interprètes. Il faut pouvoir leur dire que oui, il y a des possibilités d’avenir dans ce domaine, que c’est un métier en évolution.
Le sénateur Forest : Merci. Vous avez bien traduit ma pensée.
[Traduction]
La sénatrice Bovey : J’aimerais remercier tous les traducteurs pour leur travail.
J’aimerais reprendre là où mon collègue, le sénateur Forest, s’est arrêté et amener la conversation à l’extérieur du Québec. Au Manitoba, il y a l’Université de Saint-Boniface. Quand je suis arrivée au Sénat, il y a eu une étude sur les universités francophones à l’échelle du pays. De quelle façon collaborez‑vous avec ces universités? Saint-Boniface est une université francophone, comme vous le savez, qui attire des étudiants étrangers, des étudiants francophones du monde entier. Beaucoup décident de rester au Manitoba. Je me demande quelle est votre collaboration avec elles, où en sont leurs programmes de traduction et ce qui est fait auprès des gouvernements provinciaux pour les inciter à concevoir de tels programmes, surtout compte tenu des possibilités d’emploi dont vous parlez.
M. Laporte : Je suis moins au courant des particularités de l’Université du Manitoba, mais peut-être que M. Ball a des renseignements à vous communiquer là-dessus.
La sénatrice Bovey : Je vous demande pardon, mais c’est l’Université de Saint-Boniface, pas l’Université du Manitoba.
M. Ball : C’est un heureux hasard. Je suis moi-même originaire de Winnipeg et j’ai fréquenté l’Université du Manitoba et non l’Université de Saint-Boniface. À l’époque, c’était un collège.
Pour répondre de façon générale à votre question, le Bureau de la traduction collabore beaucoup avec les universités. Nous rencontrons régulièrement les représentants de l’Association canadienne de traductologie. Nous avons rencontré les représentants de l’Ordre des traducteurs, terminologues et interprètes agréés du Québec et de l’Association des traducteurs et interprètes de l’Ontario, ou ATIO, à maintes reprises.
Nous tenons aussi des activités de manière proactive. Quand c’est possible, nous envoyons des interprètes et des traducteurs aux salons des carrières partout au pays. Il y a eu une petite pause pendant la COVID, mais nous prévoyons la reprise de ces activités. Nous faisons aussi des choses à plus petite échelle. Nous avons tenu un atelier d’initiation à l’interprétation à l’intention des pages du Sénat et de l’autre Chambre qui sont invités à y participer et à découvrir la carrière d’interprète. Nous avons beaucoup de projets à petite échelle de même que des discussions de plus grande envergure qui ont cours en même temps.
Dans une certaine mesure, notre rôle est aussi limité. Le mandat du Bureau est de fournir des services au Parlement, et non d’avoir une portée plus large. Nous tentons toutefois de faire notre possible pour veiller à ce que les jeunes canadiens comprennent la valeur des carrières qui s’offrent à eux dans le domaine de l’interprétation et de la traduction.
Je suis un bon exemple. Quand je suis arrivé au Bureau en 1907, je ne croyais pas que j’y serais encore aujourd’hui et, pourtant, voilà où nous en sommes. Je dis simplement que le Bureau de la traduction est un merveilleux endroit où travailler et que nous avons des employés qui sont là depuis des décennies, comme moi. C’est un message que nous essayons de transmettre chaque fois que nous en avons l’occasion.
La sénatrice Bovey : Est-ce que l’Université de Saint-Boniface offre un diplôme en traduction?
M. Ball : Je n’en suis pas certain, pour être franc. Je sais qu’elle offre des cours en traduction. Je ne pourrais pas dire dans le cadre de quel diplôme et si c’est au premier cycle.
La sénatrice Bovey : Je crois que ce pourrait être utile de réunir les traducteurs de partout au pays pour qu’ils tentent de travailler avec le gouvernement du Manitoba et l’Université de Saint-Boniface à la conception de ces programmes.
[Français]
La présidente : Pourriez-vous m’indiquer où en est le projet de traducteur à distance, pour ceux qui seraient en télétravail? On a commencé à faire des tests, mais on n’en a pas entendu parler depuis. Pourriez-vous nous en parler?
M. Laporte : On a un projet pilote au stade embryonnaire avec la Chambre des communes. Les premiers tests ont eu lieu il y a deux semaines. Nous sommes en train de compiler des données pour voir comment cela fonctionne. Nous serons heureux de collaborer avec l’équipe des services multimédias de la Chambre des communes et l’Administration du Sénat, mais tout cela est encore au stade de projet pilote. Nous sommes en train de recueillir plus de données et de voir quelles leçons nous avons apprises, les améliorations nécessaires, le fonctionnement et les répercussions pour les interprètes. C’est là où nous en sommes avec ce projet pilote.
La présidente : Merci. Vous avez parlé de nouveaux traducteurs que vous avez réussi à embaucher. Pouvez-vous me donner leur nombre, et combien vous en manque-t-il?
M. Laporte : En ce qui a trait aux nouveaux traducteurs, nous avons tenu notre examen d’accréditation en janvier. Malheureusement, même si plus de 10 personnes ont réussi, 10 personnes se sont jointes au Bureau de la traduction, non pas à titre d’employés salariés, mais à titre de pigistes. Quand je regarde nos effectifs, on a 54 interprètes salariés qui sont actifs en ce moment. On en a 13 qui sont en congé ou en modification de tâche. On a aussi 63 pigistes. Il y a donc, au total, environ 117 personnes actives qui peuvent offrir leurs services en interprétation à la Chambre des communes et au Sénat.
La présidente : Combien vous en manque-t-il? Ordinairement, vous avez un bassin.
M. Laporte : Il est difficile d’en arriver à un nombre précis. Comme nous avons recours à des pigistes, leurs horaires peuvent varier. Certains sont disponibles deux jours par semaine, et d’autres, cinq jours par semaine. Actuellement, nous avons les ressources nécessaires pour offrir les services que nous offrions avant la pandémie.
Toutefois, quand je regarde la courbe démographique de nos interprètes, je vois qu’il y a beaucoup de gens qui prendront leur retraite au cours des prochaines années. Il y a un besoin criant de recrutement. On veut toujours être en mesure d’augmenter notre offre de service. Chaque interprète de plus qu’on peut attirer pour travailler au Bureau de la traduction, c’est un gros plus pour nous. Évidemment, j’aimerais être en mesure d’augmenter notre effectif de 15 à 20 %; ce serait rassurant. Cela nous permettrait d’offrir une meilleure couverture pour les événements, tant au Sénat qu’à la Chambre des communes.
La présidente : Merci beaucoup. Y a-t-il d’autres questions ou commentaires? Sinon, j’aimerais remercier Maxime de son rapport et MM. Laporte et Ball de leurs questions, réponses et commentaires. Merci beaucoup. Bonne journée.
Chers collègues, le prochain article à l’ordre du jour est le rapport du Sous-comité des dépenses du Sénat et des budgets de comités concernant les budgets de comités.
Shaila Anwar, greffière adjointe à la Direction des comités, va maintenant se joindre à nous en tant que témoin. Je crois comprendre que le sénateur Forest fera des remarques préliminaires et que Shaila aidera à répondre aux questions.
Comme d’habitude, cette présentation sera suivie d’une période de questions. Sénateur Forest, la parole est à vous.
Le sénateur Forest : Merci. Honorables sénateurs, au nom de la présidence du sous-comité, j’ai l’honneur de présenter le 15e rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités, qui comprend des affectations recommandées pour trois budgets de comité.
Avant d’en discuter, je voudrais vous donner le contexte. Les fonds totaux prévus au budget de 2023-2024 seront de 2,2 millions de dollars. Nous allons retenir 320 820 $ pour les dépenses des témoins pour leurs frais de déplacements, ce qui laisse 1,882 million de dollars pour les budgets des comités.
Il s’agit de la troisième allocation des budgets des comités pour le présent exercice financier. Vous vous souvenez peut-être que le Comité de la régie interne a déjà approuvé trois voyages — pour les comités de l’agriculture, des pêches et des affaires étrangères — et un budget de dépenses générales — pour le Comité des peuples autochtones —, pour un montant total de 406 527 $.
Le sous-comité s’est réuni la semaine dernière pour examiner trois demandes de budget.
Le sous-comité a rencontré le président et la vice-présidente du Comité sénatorial permanent de l’agriculture et des forêts, qui a présenté une demande de budget avec des dépenses proposées de 195 560 $ pour deux activités liées à l’étude sur la santé des sols au Canada.
L’activité 1 est une mission d’étude dans l’Ouest canadien pour 128 262 $, y compris des fonds pour les déplacements de 10 sénateurs et de 4 membres du personnel parlementaire.
L’activité 2 est une mission d’étude à Rome, en Italie, pour 66 940 $, y compris des fonds pour les déplacements de deux sénateurs et deux membres du personnel parlementaire.
Les deux activités sont proposées pour l’ajournement de l’été.
Le sous-comité estime que l’activité dans l’Ouest canadien, qui inclut des visites dans divers centres de recherche agricole, des fermes et des installations d’irrigation, s’aligne bien avec cette étude. Le sous-comité apprécie les efforts du comité en vue de s’assurer que les coûts du voyage sont raisonnables.
En ce qui concerne la visite à Rome, le sous-comité a été avisé que l’objectif était de rencontrer des représentants de l’Organisation des Nations unies pour l’alimentation et l’agriculture. Nous avons également appris que les dates de voyage prévues par le comité se situeraient quelques semaines après l’assemblée plénière annuelle du Partenariat mondial sur les sols.
Votre sous-comité a étudié cette demande et, après son étude, il recommande de débloquer des fonds pour l’activité 1, dans l’Ouest canadien, d’une somme de 128 262 $.
En ce qui concerne l’activité 2, à Rome, nous avons été surpris que le comité ne profite pas de l’occasion d’assister à l’assemblée plénière annuelle. Après discussion, le sous-comité a décidé de reporter l’examen de l’activité 2 et encourage le comité à reconsidérer cette activité, afin qu’elle corresponde aux dates auxquelles se tiendra l’assemblée plénière. Le sous-comité estime que la participation aux réunions de l’assemblée plénière ajouterait une plus-value à cette activité.
Ensuite, le sous-comité a rencontré le président du Comité sénatorial permanent des pêches et des océans, qui a présenté deux demandes de budget.
La première demande de budget propose une dépense de 11 003 $ pour une activité de voyage liée au mandat général du comité, qui est d’étudier les questions relatives à la gestion des pêches et des océans du Canada.
Ces fonds permettraient à un sénateur d’assister à la conférence sur l’aquaculture Aqua Nor à Trondheim, en Norvège. Nous avons été avisés qu’il s’agit de la plus grande exposition de technologies aquacoles au monde et que cette conférence offrirait au comité l’occasion de mettre à jour ses connaissances dans ce domaine, depuis son dernier rapport sur l’aquaculture en 2015.
Votre sous-comité a examiné la demande et, après réflexion, recommande le déblocage de fonds d’un montant de 11 003 $ pour l’activité 1.
Le deuxième budget du Comité des pêches concerne une dépense proposée de 98 914 $ pour une mission d’étude et des audiences publiques à Terre-Neuve. Cette activité est liée à son étude sur les populations de phoques au Canada et comprend des fonds pour le déplacement de 8 sénateurs, 2 membres du personnel des sénateurs et 10 membres du personnel parlementaire.
Votre sous-comité note que le comité avait soumis un budget semblable en février dernier, qui prévoyait des fonds pour le déplacement de 12 membres. À l’époque, le sous-comité était d’avis que la situation économique a exigé une approche plus prudente de l’utilisation des fonds publics et a encouragé le comité à envisager de réduire la délégation et à adopter d’autres mesures pour réduire les coûts.
Votre sous-comité a donc été heureux de recevoir une demande révisée, prévoyant une réduction de la délégation à huit sénateurs et une journée de moins pour les audiences publiques. Votre sous-comité note que les audiences publiques tenues à l’extérieur d’Ottawa nécessiteront néanmoins l’utilisation de ressources parlementaires pour l’interprétation et la transcription.
Après réflexion, le sous-comité recommande le déblocage de fonds pour l’activité 1 d’un montant de 98 914 $, à condition que le comité se déplace pendant une semaine où le Sénat ne siège pas. Le sous-comité inclut cette mise en garde afin que les services de soutien, qui fonctionnent déjà à plein rendement, ne soient pas encore plus limités.
Enfin, on note que les fonds déjà approuvés par le Comité de la régie interne en février pour un montant de 116 933 $ et visant à autoriser le Comité des pêches à tenir une activité semblable sur la même étude ne seront pas utilisés par le comité et peuvent être retournés dans l’enveloppe des fonds disponibles pour les travaux des comités.
Donc, pour le présent exercice financier, le déblocage de fonds de 238 537 $ qui est recommandé aujourd’hui nous amène à un total de 553 991 $ pour quatre activités de voyage de comité, une conférence et un budget de dépenses générales, ce qui laisse 1 328 009 $ pour le reste de l’année financière. Nous notons que deux autres budgets sont attendus avant que le Sénat ne s’ajourne pour l’été.
À moins qu’il y ait des questions, je recommande l’adoption de ce rapport.
La présidente : Y a-t-il des questions ou des commentaires pour le sénateur Forest? Pour Mme Anwar? N’en voyant aucune, je vous remercie, sénateur Forest.
Le sénateur Forest propose :
Que le 15e rapport du Sous-comité des dépenses du Sénat et des budgets de comités soit adopté.
Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?
Des voix : D’accord.
La présidente : La motion est adoptée.
Le prochain article à l’ordre du jour est le rapport du Sous‑comité des ressources humaines au sujet du rapport annuel du comité de santé et sécurité. Ce rapport est pour information seulement.
Toni Francis, dirigeante principale des ressources humaines, et Shannon Montgomery, agente en santé, sécurité et mieux-être au travail à la Direction des ressources humaines, vont se joindre à nous en tant que témoins.
Cette présentation sera suivie d’une période de questions.
Sénatrice Saint-Germain, je crois que vous allez nous présenter vos commentaires et ensuite, nous passerons à la période de questions.
La sénatrice Saint-Germain : Ce rapport vous est soumis pour information. C’est le huitième rapport du sous-comité. Ce rapport est le rapport annuel de 2022 sur la santé et la sécurité au travail, qui a été ajouté à votre documentation. Le rapport annuel résume les activités de conformité en matière de santé et de sécurité au travail réalisées par le Sénat en fonction de ses obligations légales.
En raison de l’assouplissement des mesures relatives à la COVID-19 au cours de la dernière année, l’équipe responsable de la santé et de la sécurité au travail et du mieux-être au travail du Sénat a pu se concentrer sur d’autres domaines clés sur le plan de la santé et de la sécurité au travail.
Au nombre des principales activités recensées que vous trouverez dans le rapport, je voudrais mettre l’accent sur le lancement de la formation obligatoire, le lancement de la plateforme LifeWorks du Programme d’aide aux employés et à la famille et le soutien au comité de santé et sécurité au travail, qui a effectué 100 % des inspections requises sur les lieux de travail. Cette identification proactive des risques a contribué à corriger 107 accidents évités de justesse sur les lieux de travail.
Maintenant que ce rapport vous a été présenté, quand vous aurez posé vos questions et que nous en aurons été informés, nous rendrons le rapport annuel public sur IntraSen, dans le même onglet que les rapports précédents.
Je vous remercie.
La présidente : Merci, sénatrice Saint-Germain.
[Traduction]
Madame Francis, aviez-vous des remarques à faire sur le rapport ou quelque chose à ajouter?
Toni Francis, dirigeante principale des ressources humaines, Direction des ressources humaines : Bonjour, sénateurs. Je dirai simplement que je suis vraiment fière du travail effectué par l’équipe. Nous avons des membres très dévoués au sein du comité sur la santé et la sécurité et du comité des politiques.
Cette année, nous avons inspecté 250 emplacements. Nous constatons qu’il y a toujours un grand nombre d’accidents évités de justesse qui sont signalés. Nous sommes emballés de lancer la semaine prochaine la nouvelle version de notre site Web sur l’ergonomie. En 2021, nous avons mentionné que les questions d’ergonomie figureraient dans les accidents évités de justesse, donc nous permettons aux employés d’accéder aux renseignements nécessaires pour travailler de façon sûre et confortable. Aussi, mes collègues, Mmes Montgomery et Sabourin, vont fournir des séances d’encadrement virtuelles pour veiller à ce que l’on aménage l’espace et travaille adéquatement, et à ce que l’on utilise les outils. L’autre jour, elle est entrée dans mon bureau et m’a dit que j’avais besoin d’une évaluation ergonomique. Donc, nous sommes très heureux de pouvoir le faire.
Dans le contexte des employés qui travaillent à domicile, nous pouvons prendre des mesures supplémentaires pour veiller à ce qu’ils puissent tous avoir un accès virtuel aux services et au soutien afin d’obtenir l’encadrement nécessaire à un travail sûr et pour veiller à ce que tous les lieux de travail du Sénat soient efficacement gérés.
Nous constatons un grand recours à nos programmes d’aide aux employés et à leur famille. Nous avons tenu 12 séances cette année, beaucoup d’employés au sein de l’organisation ayant pris part à certaines d’entre elles. Nous en sommes heureux. L’an prochain, nous mettrons l’accent sur le programme de prévention des risques, qui fait partie des obligations que nous impose le Code canadien du travail. Toutes les autres obligations ont été réalisées.
Nous allons poursuivre avec la sécurité psychologique et mettre l’accent sur le mieux-être au cours de la prochaine année, et nous sommes emballés à l’idée d’aborder la question dans notre prochain rapport. Merci beaucoup.
La présidente : Merci.
Le sénateur Loffreda : Merci pour vos déclarations. Madame Francis, merci d’être des nôtres ce matin. Je vois dans les faits saillants de 2022 que vous avez effectué 100 % des inspections requises sur le lieu de travail et que cette identification proactive a contribué à corriger 107 risques dans le lieu de travail. Ce nombre me paraît élevé, et j’aimerais obtenir quelques remarques de votre part. Est-ce une tendance? Est-ce que les risques dans le lieu de travail sont en hausse, et que faisons-nous pour les prévenir? En prévenant les risques dans le lieu de travail, évidemment, nous allons avoir moins d’incidents.
Mme Francis : Nous constatons qu’il y a davantage de signalements, ce qui est certes utile pour cerner les problèmes. Les lacunes, je crois que c’est peut-être là qu’il y a une tendance. Nous recevons plus de signalements. Nous sommes également plus nombreux sur place que l’an dernier, donc peut-être que certaines choses n’étaient pas remarquées en raison de la COVID. Si plus de choses sont remarquées, alors nous avons assurément vu le signalement des incidents augmenter à la lumière du fait que nous sommes physiquement sur place.
Nous avons inclus l’ergonomie parce que nous avons dit l’an dernier que ce serait fait, car nous constatons que, si nous sommes en mesure de cerner les problèmes ergonomiques et d’y remédier grâce à l’encadrement et aux services offerts aux employés ou en remplaçant l’équipement, nous évitons les blessures à long terme, les réclamations à la Commission de la sécurité et de l’assurance des travailleurs, ou CSAT, ce genre de choses. Régler ces cas contribue à limiter les risques de réclamations à la CSAT au bout du compte, mais aussi à augmenter le nombre de lacunes et d’accidents évités de justesse qui sont signalés.
La présidente : Y a-t-il d’autres questions ou commentaires à l’intention de Mme Francis ou de la sénatrice Saint-Germain? Sinon, je vous remercie infiniment.
Chers collègues, le point suivant concerne un amendement au Règlement administratif du Sénat visant à simplifier le traitement par le Sénat des demandes d’utilisation de sa propriété intellectuelle à des fins commerciales. Mélisa Leclerc, directrice, Direction des communications, et David Groves, conseiller juridique, Bureau du légiste et conseiller parlementaire, vont maintenant se joindre à nous à titre de témoins.
Comme d’habitude, cet exposé sera suivi de questions adressées à Mme Leclerc et M. Groves.
David Groves, conseiller juridique, Bureau du légiste et conseiller parlementaire : Merci, sénateurs. Nous comparaissons devant vous aujourd’hui pour vous présenter une proposition de modification d’un article du Règlement administratif du Sénat. La disposition en question, c’est-à-dire l’article 11 du chapitre 3:03 — il figure dans la note d’information, mais je peux vous le lire plus tard si vous le souhaitez — stipule actuellement que l’autorisation du comité directeur est requise pour toute utilisation commerciale de la propriété intellectuelle du Sénat, à moins qu’il s’agisse d’une utilisation équitable, et nous pourrons parler de cette utilisation équitable plus tard si vous le souhaitez. Nous demandons que la disposition soit élargie afin que l’autorisation du comité directeur ne soit requise que lorsque l’utilisation commerciale est importante ou lorsqu’une exception à la protection de la propriété intellectuelle prévue par la loi s’applique.
Le Sénat crée et possède un nombre croissant de droits de propriété intellectuelle. Par exemple, les enregistrements des débats, l’enregistrement de la séance du comité qui se tient en ce moment même, les photographies et les vidéos, y compris les portraits des sénateurs, et les documents affichés sur le site Web par la Direction des communications, entre autres choses. Au cours des dernières années, nous avons observé une augmentation constante des demandes émanant de membres du public qui souhaitent utiliser cette propriété intellectuelle dans un large éventail de contextes, notamment des biographies, des publications universitaires, des documentaires et du matériel promotionnel.
Conformément au Règlement administratif du Sénat, l’administration est chargée de répondre à ces demandes et, pour ce faire, la Direction des communications et notre bureau ont mis au point une procédure d’autorisation au cours des deux dernières années, afin de garantir que les parties appropriées au sein de l’administration sont informées en vue d’obtenir l’approbation nécessaire. En raison de la formulation de la disposition dont vous êtes saisi, nous devons consulter le comité directeur chaque fois qu’une demande comporte un élément commercial, qu’il soit important ou insignifiant. À titre d’exemple, nous recevons souvent des demandes de la part d’universitaires qui publient des biographies d’anciens sénateurs. Ils nous précisent alors qu’ils aimeraient obtenir une photographie et qu’ils ont l’intention de la placer sur une page du livre et de faire imprimer un très petit nombre d’exemplaires de ce livre, allant peut-être de 500 à 1 000.
Comme ils vendront un certain nombre de ces livres, et il s’agit d’une demande commerciale. Mais comme le savent probablement les sénateurs qui ont travaillé dans le monde universitaire, la possibilité qu’ils réalisent des profits est insignifiante. En fait, ils ne réaliseront peut-être aucun profit. De plus, la valeur commerciale de l’article que nous leur avons donné est négligeable, voire inexistante.
Cependant, en raison de la formulation du règlement, nous devons nous adresser au comité directeur et lui demander son autorisation. Chaque fois que nous obtenons une demande de ce genre, nous nous adressons au comité directeur et, franchement, il a des préoccupations bien plus importantes à gérer que ces utilisations très limitées de la propriété intellectuelle du Sénat. Cette modification a pour objet de simplifier et d’accélérer le processus, afin que nous puissions traiter nous-mêmes les demandes d’utilisation négligeable et réduire la charge de travail du comité directeur. Elle nous permettra d’envisager de traiter les demandes d’utilisation négligeable et de demander des directives lorsque la valeur économique ou la nature de l’utilisation est substantielle.
Afin de garantir que nous interprétons le terme « substantiel » — qui est subjectif, je le reconnais — d’une manière qui convienne aux sénateurs, un rapport annuel sur les décisions prises en vertu de ce pouvoir sera remis au Sous‑comité des communications.
Enfin, la disposition mentionne actuellement l’utilisation équitable. L’utilisation équitable est une exception légale à la protection du droit d’auteur. Je peux l’expliquer de façon un peu plus approfondie si vous le souhaitez, mais il ne s’agit que d’une exception légale. Il y a des dizaines d’autres exceptions dans la Loi sur le droit d’auteur. Un exemple qui me vient à l’esprit est celui d’une personne atteinte d’une déficience perceptuelle qui est autorisée à convertir une œuvre dans un format qu’elle peut consommer ou lire, sans avoir à demander l’autorisation du titulaire du droit d’auteur. En élargissant cette disposition pour mentionner les exceptions légales en général, nous ne faisons que rendre compte de la loi telle qu’elle est, et il existe beaucoup plus d’exceptions à la protection de la propriété intellectuelle dans la loi canadienne. Je me tiens à votre disposition pour répondre à vos questions, tout comme Mme Leclerc. Je vous remercie de votre attention.
La sénatrice Bovey : Je vous remercie de votre exposé. Comme vous le savez, dans mon autre vie, j’ai été l’une des personnes qui ont demandé l’autorisation de reproduire des œuvres d’art de la collection du Sénat. C’est un long processus, et si cela permet de l’écourter, je sais que vous contribuerez à de nombreuses publications. Ma dernière demande en date concernait deux œuvres. L’une n’occupait qu’un tiers de page et l’autre, une demi-page dans un livre de 472 pages, ce qui rend leur utilisation négligeable du point de vue de son ampleur et de sa portée. L’une de ces demandes concernait l’œuvre qui se trouve au-dessus de la tête de la sénatrice Seidman et l’autre, le portrait du Président Molgat, un président de l’Assemblée législative du Manitoba.
Au nom de tous ceux qui souhaitent utiliser la collection, je dirais que c’est un moyen extraordinaire de sensibiliser le public à la présence du Sénat — un public qui ne sait pas vraiment ce que fait le Sénat, un public qui est non seulement national, mais aussi international, et j’applaudis vraiment cet effort. Même si je ne crois pas que ces œuvres soient insignifiantes, je peux considérer leur utilisation dans le livre en question comme insignifiante, et je pense que nous devons la considérer comme un outil de relations publiques pour le Sénat du Canada.
J’ai cependant une question à vous poser. Dans ces deux cas, le Sénat n’était pas titulaire du droit d’auteur. Dans le cas de certaines œuvres de notre collection, le droit d’auteur est détenu par l’artiste ou, s’il est décédé, il est détenu par ses successeurs légaux, pendant les 70 années qui suivent sa mort. Comment procédez-vous dans ces cas où, oui, vous êtes titulaire du droit lié à la photographie de l’œuvre et, oui, vous êtes propriétaire de l’œuvre, mais en fait, quelqu’un d’autre est titulaire du droit d’auteur?
M. Groves : C’est une bonne question. La grande majorité des demandes que nous recevons ne concernent pas la propriété intellectuelle des œuvres de la collection patrimoniale, dont les droits appartiennent à d’autres personnes; elles concernent des documents produits par le Sénat. Ce processus est donc beaucoup plus simple, comme vous l’avez fait remarquer.
Notre position a toujours été — et je sais que Mme Dolan et l’équipe des Services du patrimoine font un excellent travail dans ce domaine — que l’artiste doit, au moins, recevoir des informations à ce sujet. Dans certains cas — par exemple, les portraits —, je crois que nous avons acquis les droits d’auteur dans le cadre de l’achat du portrait.
Cela n’a rien à voir, mais la loi comporte des bizarreries intéressantes concernant les portraits et les droits d’auteur. Mais oui, nous nous assurons toujours de ne pas autoriser une demande si elle concerne une œuvre dont nous ne détenons pas les droits de propriété intellectuelle, parce qu’il ne nous appartient pas de l’autoriser et que la demande ne nous est pas destinée. Je sais que Mme Dolan a toujours été très douée pour gérer ces questions.
La sénatrice Bovey : Je le signale simplement, car c’est une raison supplémentaire d’accélérer le processus de traitement des demandes d’utilisation négligeables, au lieu de l’ajouter à l’ordre du jour chargé du comité directeur.
[Français]
La sénatrice Saint-Germain : Merci beaucoup. Je comprends très bien la nécessité d’avoir une approche moins bureaucratique et d’avoir plus de marge de manœuvre dans votre cas.
Ma question porte sur l’autorisation que vous devrez — ou non — demander, lorsque la personne est vivante, au sénateur concerné pour autoriser la publication de sa photo ou de sa biographie, notamment dans le cas de recherches universitaires. Ce n’est pas dans tous les cas que les sénateurs sont associés aux recherches universitaires ou qu’ils sont informés qu’il y a une recherche et qu’ils y seront cités.
Communiquez-vous avec les anciens sénateurs, ou les sénateurs en exercice, dans ces situations? Au-delà de la question du droit d’auteur comme tel, vous assurez-vous d’avoir l’autorisation du sénateur concerné ou que l’université, le recherchiste ou le demandeur a cette permission?
[Traduction]
M. Groves : Pour commencer, en ce qui concerne les documents mis à disposition du public sur le site Web, y compris les portraits des sénateurs en exercice, nous accordons aux membres du public la permission d’utiliser la propriété intellectuelle, pourvu qu’ils respectent les conditions de cette autorisation. Il peut donc arriver que quelqu’un utilise la photo d’un sénateur affichée sur le site Web et l’insère, par exemple, dans les documents qu’il a mis au point pour un exposé. Selon les conditions de l’autorisation publique, nous ne sommes pas mêlés à ces utilisations. Cette question a déjà été réglée.
Cependant, il n’est pas rare que nous recevions des demandes d’utilisation de photos de sénateurs qui n’ont pas été publiées. Quelqu’un communique avec nous et nous dit ce qui suit : « Nous cherchons une photo de tel ou tel sénateur. Nous nous demandons si vous avez des photos du sénateur à tel ou tel moment de sa vie ou lors de tel ou tel événement. » L’équipe de Mme Leclerc se penche alors sur la question, et il se peut qu’elle en trouve une. Toutefois, comme le document n’est pas publié, nous ne pouvons pas nous appuyer sur l’autorisation publique énoncée sur le site Web. Nous devons donc préparer une lettre d’autorisation.
Dans ce cas, nous communiquons avec le sénateur en question. L’article 12 stipule qu’un « sénateur est informé sans délai de toute demande de permission d’utiliser la propriété intellectuelle... [susceptibles] de l’identifier ».
[Français]
Mélisa Leclerc, directrice, Direction des communications : Et si ça touche la Chambre, on consulte aussi le bureau du Président, juste pour s’assurer qu’il n’y a pas de problème.
[Traduction]
La sénatrice Seidman : Je vous remercie de votre exposé. La sénatrice Saint-Germain a posé la question que j’allais vous poser, mais j’ai une question complémentaire.
Quelqu’un surveille-t-il l’utilisation non autorisée de la propriété intellectuelle du Sénat? Car je suis sûre que cela se produit fréquemment. C’est là ma question complémentaire.
M. Groves : C’est une question fascinante — je suis peut-être la seule personne à la trouver fascinante, mais elle m’intéresse énormément.
Il est vrai qu’il y a souvent des utilisations non autorisées. Comme je l’ai déclaré, si des gens tirent parti de nos autorisations publiques, nous n’avons aucune idée qu’ils le font. En toute franchise, en tant que membres d’une institution publique qui publie quotidiennement d’énormes quantités de propriétés intellectuelles, nous ne savons pas comment les gens s’en servent.
De temps en temps, quelque chose attire notre attention. Si l’un d’entre vous voit quelque chose d’inhabituel, je l’encourage à nous écrire au bureau ou à la Direction des communications. Nous rédigeons alors une lettre de renonciation et de cessation. Jusqu’à maintenant, nous avons réussi à gérer les utilisations non autorisées. Parfois, il s’agit de personnes qui pensaient que ce qu’elles faisaient était autorisé par la loi canadienne sur le droit d’auteur; parfois, il s’agit de personnes qui espéraient manifestement que nous ne remarquerions pas ces utilisations.
Du point de vue de l’administration, nous ne disposons pas vraiment des ressources nécessaires pour assurer le suivi de nos documents. Il n’y a aucun moyen de savoir qui copie et colle des documents publiés sur notre site Web. Mais je peux vous assurer que lorsque nous repérons des utilisations problématiques, nous intervenons aussi rapidement que possible, et nous avons réussi à gérer efficacement ce processus au cours des dernières années. Quelqu’un pourrait ne pas être de cet avis, mais je pense que nous avons été très efficaces à cet égard.
La sénatrice Boyer : J’ai une question à vous poser au sujet de la définition du terme « substantiel ». Vous avez également mentionné que, dans le premier rapport annuel, vous alliez indiquer comment ces décisions ont été prises au cours de l’année écoulée, mais pendant cette première année quelqu’un va utiliser son pouvoir discrétionnaire pour déterminer ce qui est « substantiel ».
Je dis cela parce qu’il est possible que la propriété intellectuelle culturelle autochtone soit étiquetée à une étape ou une autre du processus et que quelqu’un ne sache pas si cette utilisation est substantielle ou non, parce qu’elle n’est pas considérée sous l’angle autochtone.
Il s’agit là d’un signal d’alarme et d’un avertissement. Pouvez‑vous répondre à la question de savoir comment le terme « substantiel » sera interprété pendant la première année? Qui prendra cette décision, et comment procédera-t-il?
M. Groves : C’est une excellente question. Lorsque nous avons envisagé de présenter cet amendement, nous sommes passés fréquemment d’une formulation à l’autre, en pensant que la décision pourrait dépendre d’un seuil en matière de valeur économique. Par exemple, si la valeur de l’utilisation s’élève à 100 $, c’est bien; si elle s’élève à 10 ou 15 $... le fait est que vous ne pouvez pas vraiment savoir à l’avance quelle sera la valeur d’une utilisation particulière. Si vous tournez un film, il peut être un échec, mais il peut aussi rapporter 300 millions de dollars.
En fin de compte, après de nombreuses conversations, nous avons senti qu’il convenait d’employer des termes subjectifs, comme vous l’avez reconnu, à savoir « substantiel » et « négligeable ».
La position que l’administration essaie d’adopter — et si vous n’êtes pas d’accord avec moi, dites-le-moi —, c’est que le travail du Sénat doit être mis à la disposition du plus grand nombre de personnes. Ce que les sénateurs veulent, c’est que les Canadiens soient informés de leur travail. Cependant, il ne doit pas être mis à la disposition de personnes qui ont l’intention d’en tirer profit à titre personnel ou privé. Voilà le cadre général dans lequel nous abordons la question.
Par exemple, dans le cas d’un livre qui porte sur un sénateur, il est difficile d’affirmer que des profits substantiels seront réalisés en le vendant. Cette personne ne va pas rentrer chez elle et construire un nouveau garage grâce à la permission que nous lui avons accordée.
Vous avez également soulevé une question intéressante concernant la propriété intellectuelle qui appartient à d’autres personnes et qui figure dans les documents du Sénat. Nous n’avons pas encore eu de problème à ce sujet. Dans le contexte des rapports de comité, le privilège parlementaire limite la protection des droits de propriété intellectuelle des tiers dans ces rapports. Toutefois, ce n’est pas le cas pour les autres documents. Au sein de l’administration, nous prenons très au sérieux les droits de propriété intellectuelle des personnes dont les documents figurent sur notre site Web ou des personnes qui ont créé les œuvres d’art exposées sur les murs. Toutes ces œuvres sont des créations artistiques autochtones, et nous prenons cela très au sérieux.
Malheureusement, vous allez devoir nous faire confiance pendant la première année. C’est... oui, j’en suis désolé.
La sénatrice Boyer : D’accord, mais un signal d’alarme a été émis.
M. Groves : Je peux vous tenir au courant; je peux tenir les membres du comité informés pendant la première année de ce que nous considérons comme « substantiel ». Il est juste de dire que le contrôle aura lieu au bout d’un an. Cependant, nous avons pris ces décisions 11 fois jusqu’à maintenant, et elles ont toujours été acceptées par le comité directeur.
Mme Leclerc : Souvent, la demande n’est pas de nature très délicate. Je vais vous donner un exemple. Les responsables de la revue enRoute d’Air Canada, qui est offerte à bord des avions de la compagnie aérienne, souhaitaient obtenir une photo de l’édifice du Sénat du Canada afin d’encourager les personnes atterrissant à Ottawa à visiter l’édifice. Je paierais pour bénéficier d’une telle publicité.
Il s’agit donc de demandes qui ne sont pas de nature délicate; la photo est déjà présente un peu partout. En fait, nous avons de la chance qu’ils aient demandé la permission. C’est dans ce genre de situations qu’il est évident qu’aucune des utilisations n’est de nature délicate.
Bien entendu, s’il s’agit d’une photo d’un sénateur à la retraite, nous communiquons avec lui à l’avance. Nous nous assurons qu’il n’y voit pas d’objections. Souvent, les sénateurs sont également à l’origine du projet. Par exemple, l’ancienne sénatrice Fraser écrit une autobiographie, et elle avait besoin d’une autorisation pour utiliser ses propres photos. Je savais que les sénateurs approuveraient la demande, car elle provenait d’une ancienne sénatrice. Mais s’il y avait un doute sur la nature du projet, sur ce qu’ils vont faire de ces images, je consulterais certainement le comité directeur ou le Sous-comité des communications afin de m’assurer que nous avons une discussion à ce sujet.
La sénatrice Boyer : Que se passerait-il, par exemple, lorsque quelqu’un pratique une cérémonie de purification? Que feriez-vous?
Mme Leclerc : Pour les cérémonies de purification — par exemple, celle que nous organiserons prochainement pour Voix de jeunes leaders autochtones —, nous demanderons l’autorisation aux anciens. Par exemple, certains d’entre eux ne sont pas à l’aise avec cette idée. En général, des sénateurs interviennent, par exemple le comité directeur du Comité sénatorial permanent des peuples autochtones, qui a recommandé que la photo ne soit diffusée qu’à l’interne. Nous nous en remettons donc également aux sénateurs pour déterminer l’approche de la distribution de ces photos.
La sénatrice Boyer : Merci.
M. Groves : J’ajouterai que le fait d’établir des conditions avant la création de la propriété intellectuelle — en disant que nous ferons ou ne ferons pas telle ou telle chose — est un bon moyen de s’assurer qu’à l’avenir, lorsque la demande nous sera adressée et que nous l’examinerons, nous aurons clairement indiqué, comme condition à l’enregistrement de cette cérémonie, par exemple, que nous ne l’utiliserons pas pour tel ou tel but.
La sénatrice Boyer : Merci.
La présidente : Veuillez limiter la conversation au sujet de l’étude.
Le sénateur Loffreda : Je vous remercie pour votre exposé. La sénatrice Boyer a en fait bien traité le sujet. J’avais mis l’accent sur les utilisations commerciales négligeables. Au cours de ma carrière, j’ai souvent vu des utilisations commerciales « négligeables » se révéler très rentables. Avez-vous envisagé d’étendre cela? Vous avez mentionné le seuil, mais si l’on se projette dans l’avenir, on pourrait peut-être y ajouter un seuil.
Avez-vous d’autres commentaires à formuler quand au fait que vous feriez appel à un expert en cas de doutes sur une utilisation commerciale, et quant à la manière dont vous détermineriez si elle est substantielle ou négligeable? Je suis certain que vous recevrez de nombreuses demandes qui susciteront des doutes.
M. Groves : Nous avons mis en place une procédure en vertu de laquelle, les demandes sont soumises au moyen d’un formulaire. Dans ce formulaire, on demande à la personne de décrire sa demande de façon assez détaillée. Nous communiquerons avec ces personnes pour leur demander de préciser à combien d’exemplaires le livre sera publié, quel est le but du documentaire et combien d’images du Sénat y figureront.
Je suis tout à fait conscient que mes connaissances sont limitées. C’est pourquoi nous essayons toujours de communiquer avec un membre de l’administration pour qu’il nous aide, dans la mesure du possible, à nous assurer que nous disposons d’un ensemble de renseignements aussi complet que possible au moment de la prise de décision.
Le sénateur Loffreda : Merci.
La sénatrice Bovey : J’ai deux petites questions. Tout d’abord, parlons du tableau d’Allen Sapp que nous possédons. Mon éditeur a obtenu l’autorisation de la succession de l’artiste. L’éditeur était-il tenu de vous faire savoir que nous avions obtenu l’autorisation de la famille avant que vous ne publiiez la photographie? Je n’en sais rien. Je vous pose la question.
Plus important encore, participez-vous aux discussions en cours sur la révision de la Loi sur le droit d’auteur? J’ai participé à un certain nombre de réunions sur le droit d’auteur et les questions autochtones dans la Loi sur le droit d’auteur, et sur la nécessité de renforcer certaines dispositions. Participez-vous à ces discussions afin que, lorsque cette loi sera présentée, nous soyons prêts, en tant que Sénat, en tant que comité, à traiter de ces questions?
M. Groves : Pour ce qui est des particularités de cette demande, je vous prie de m’excuser; je ne les connais pas. Il se peut que ce soit arrivé quand j’étais en congé parental. Mme Dolan est peut-être au courant.
La sénatrice Bovey : Ce n’est pas grave. Ce n’est qu’une étape, mais vous pouvez l’inclure au besoin.
M. Groves : En ce qui concerne les amendements à la Loi sur le droit d’auteur, avant de venir ici, j’étais analyste de la Bibliothèque et j’ai travaillé avec l’un des deux comités qui ont procédé à la révision de la Loi sur le droit d’auteur. Je serais heureux de vous parler longuement de cette loi. Je sais que tout le monde est très occupé, mais je serais ravi de vous en parler.
La sénatrice Bovey : Volontiers. Je me suis réunie avec le ministre Miller et...
M. Groves : C’est l’un de mes sujets préférés, en particulier la relation avec la propriété intellectuelle autochtone. C’est très intéressant. Merci, sénatrice.
La présidente : Je suis heureuse de savoir que c’est l’un de vos sujets préférés.
Le sénateur Plett : J’admets volontiers que j’en sais très peu sur le sujet et que je n’allais donc pas poser de question. Mais lorsque quelqu’un répond « faites-moi confiance », je m’inquiète. C’est quelque chose de très dangereux : « Faites-moi confiance, je ferai ce qu’il faut. »
Je pense que nous avons besoin de plus de paramètres pour définir ce qu’est la « nature négligeable ». Je suis tout à fait d’accord avec la sénatrice Boyer. Je pense qu’avant d’approuver une recommandation comme celle-ci, nous devons définir ce qui est « négligeable ». Nous devons le faire à l’avance, et non pas après coup.
Je veux savoir qui va donner l’autorisation. Nous avons deux bons témoins parmi nous aujourd’hui. Est-ce que c’est vous ou est-ce un autre membre de votre bureau qui va déterminer le caractère substantiel ou négligeable d’une utilisation commerciale?
Je suis désolé, madame la présidente et chers collègues. Je ne peux pas appuyer cette recommandation tant que nous n’aurons pas discuté plus en détail de ce qui constitue une utilisation commerciale « négligeable ». Il semble que cela fonctionne bien. On dirait qu’on essaie de réparer quelque chose qui n’est pas brisé, qu’il y a simplement des gens qui ne veulent pas se donner la peine de demander une autorisation et d’attendre parce que le comité directeur pourrait devoir intervenir... Je pense que le comité directeur se réunit assez régulièrement et il ne me semble pas qu’il lui faille beaucoup de temps pour approuver ou rejeter ces demandes.
Madame la présidente, j’espère que nous pourrons discuter de cette question et obtenir plus de renseignements avant de donner notre approbation.
M. Groves : Pour ce qui est de savoir qui prendrait la décision, dans le cadre de la procédure, plusieurs personnes devraient encore donner leur autorisation.
Mme Leclerc : La procédure est également approuvée par le comité directeur. Nous avons présenté une nouvelle procédure d’autorisation de la propriété intellectuelle au comité directeur. Je pense que vous et moi participons à ces travaux. Nous ne déléguons assurément pas ces responsabilités.
M. Groves : Nous consultons des personnes pour cerner les enjeux juridiques à prendre en compte, déterminer à quel membre de l’administration nous devons demander l’autorisation, si cette décision peut être prise par l’administration. Celle-ci a été chargée de cette tâche dans le Règlement administratif du Sénat.
En ce qui concerne l’établissement de critères relatifs à la nature « négligeable », nous évaluons si la demande est susceptible ou non de générer un volume de bénéfices quantifiable pour la personne concernée.
Il y aura toujours ici un aspect spéculatif. Je comprends votre point de vue, sénateur. Nous allons nous assurer que toutes les décisions que nous prenons en vertu de cette disposition soient communiquées à la fin de l’année, mais nous pouvons tout à fait les fournir plus fréquemment au comité directeur si vous le souhaitez. Je comprends votre préoccupation au sujet de la surveillance.
Le sénateur Plett : Le sénateur Loffreda a fait une remarque sur le fait que, souvent, des choses négligeables peuvent en fin de compte avoir une valeur commerciale importante. Là encore, je reste préoccupé. Si c’est ce que vous comptez faire, si vous dites que vous ou Mme Leclerc serez responsables, je suggérerais que vous reveniez avec un plan plus structuré indiquant comment nous allons procéder; voici la procédure que nous allons utiliser; tous les trimestres, nous irons voir le comité directeur pour lui dire ce que nous avons fait. Il nous faut plus d’information. Je pense que c’est beaucoup trop ouvert.
Je ne sais pas si c’est la sénatrice Bovey, mais quelqu’un au tout début, ou peut-être que c’était la sénatrice Saint-Germain, quelqu’un a parlé de la bureaucratie. Je ne suis pas très favorable à l’augmentation de la bureaucratie, permettez-moi de vous le dire. Mais je ne suis pas à l’aise avec la formulation actuelle. Je pense que cette proposition doit être assortie de meilleurs critères qui nous indiqueront qui sera en mesure de prendre les décisions et sur quelle base elles seront prises.
La présidente : Merci, sénateur Plett. Je n’ai pas entendu de question, juste un commentaire. Je pense qu’il a été pris en note.
Le sénateur Quinn : Merci pour cet exposé et pour toutes ces discussions.
Je suis à l’aise avec ce que vous proposez parce que vous avez dit que vous êtes les deux personnes clés de ce processus. Pour revenir sur les propos de mon collègue, le sénateur Plett, je serais d’accord pour que vous présentiez un rapport au comité dans six mois ou un an, ou autre, afin que nous sachions ce qu’il en est. À un moment donné, nous devons laisser les gens faire leur travail et leur demander des comptes. Je suis satisfait de cet exposé.
La sénatrice Boyer : Je suis également à l’aise avec cette idée, mais je préférerais un rapport trimestriel au lieu d’un rapport annuel. Ainsi, des changements pourront être apportés au besoin. Mais je ne vois pas d’inconvénient à ce que, comme l’a suggéré le sénateur Plett, on prévoie des rapports trimestriels.
La présidente : Sommes-nous d’accord avec le changement proposé, chers collègues? Non?
Il y a une procédure à suivre et nous devrons soumettre cette question au Sénat. Il y a une autre étape, car le Sénat doit approuver les changements apportés au Règlement. Je vais demander que quelqu’un propose cette motion et nous verrons ce qui se passera.
Le sénateur Quinn : Je vais la proposer.
La présidente : Le sénateur Quinn propose la motion suivante :
Que la présidence soit autorisée à demander, par voie de rapport au Sénat, l’approbation de modifier l’article 11 du chapitre 3:03 du Règlement administratif du Sénat comme suit :
Nul ne peut utiliser la propriété intellectuelle visée au paragraphe 9(1), sauf dans les cas suivants :
a) il s’agit d’une utilisation équitable ou d’une utilisation visée par une autre exception légale à la protection de la propriété intellectuelle;
b) l’élément commercial de l’utilisation envisagée est négligeable;
c) avec le consentement du comité directeur.
J’ajouterais à la motion qu’un rapport trimestriel sera présenté au comité directeur.
Les honorables sénateurs souhaitent-ils adopter la motion?
Une voix : Avec dissidence.
La présidente : Avec dissidence. Merci, Mme Leclerc et M. Groves, pour cet excellent exposé.
Passons maintenant à d’autres sujets. Chers collègues, souhaitez-vous aborder d’autres questions avant que nous passions à huis clos?
Honorables sénateurs, avant de poursuivre à huis clos, j’aimerais prendre un moment pour remercier notre collègue, l’honorable sénatrice Bovey, pour sa contribution au sein de ce comité et des différents comités dans lesquels elle a occupé un rôle important.
En 2021, le comité a approuvé la mise à jour de la Politique sur les œuvres d’art et les biens patrimoniaux du Sénat. La sénatrice Bovey a dirigé l’examen des politiques, afin de s’assurer que le Sénat dispose du cadre nécessaire pour gérer avec prudence cette collection d’œuvres d’art et d’artefacts au nom des Canadiens.
En tant que présidente du Groupe de travail consultatif sur les œuvres d’art et le patrimoine, la sénatrice Bovey a mis en place des programmes comme Cultiver les perspectives, Musées au Sénat, Honorer les artistes noirs du Canada et Voix visuelles. L’objectif de ces programmes est d’accroître la représentation des Canadiens dans les œuvres d’art exposées au Sénat. La sénatrice Bovey a apporté au Sénat les œuvres d’artistes canadiens importants comme Edward Burtynsky, Tim Whiten, Denyse Thomasos et bien d’autres. En 2022, Roberta Bondar a fait don au Sénat d’une de ses photographies — l’une de mes préférées, soit dit en passant — en l’honneur de la contribution de la sénatrice Bovey aux arts et à la culture au Canada.
La sénatrice Bovey a également supervisé le programme annuel de conservation des œuvres d’art et du mobilier patrimonial du Sénat. Parmi les œuvres qui ont fait l’objet d’un traitement de conservation à ce jour, mentionnons le portrait du roi Édouard VII, le portrait de l’honorable Joseph Édouard Cauchon, premier président du Sénat, et les pupitres de la salle du Sénat.
Sénatrice Bovey, nous avons beaucoup apprécié votre contribution et vos idées. Au nom du comité, nous vous souhaitons beaucoup de réussite dans vos projets futurs. Nous n’en avons pas encore fini avec vous, sénatrice.
Sur ce, je vous cède la parole, sénatrice Bovey.
La sénatrice Bovey : Madame la présidente et chers collègues, je suis très émue. Ce fut un véritable honneur de travailler avec ce comité, avec vous tous au sein de nombreux comités et de tous les sous-comités. Dans certains de ceux-ci, nous nous sommes aventurés sur des territoires inconnus, n’est-ce pas, sénatrice Saint-Germain? Ça a été merveilleux.
Avec le comité sur les œuvres d’art et les biens patrimoniaux, je pars en sachant que les politiques sont bonnes. La discussion précédente sur les droits d’auteur se rapporte à ce travail, et j’en suis heureuse. Je tiens enfin à dire que j’ai eu le plaisir, dimanche, de revenir ici avec entre les mains deux tableaux d’Elvis Antoine que l’ancien député Jon Gerrard et son épouse, l’artiste Naomi Gerrard, offrent au Sénat pour qu’ils soient accrochés dans cette salle, ce qui contribuera à la représentation des Autochtones du Manitoba.
J’aimerais également ajouter que je vais régler quelques détails dans les prochains jours, mais je tiens à ce que vous sachiez, sénateur Tannas, que les travaux liés au retrait d’inventaire se poursuivent et que le prochain rapport qui sera présenté à ce comité contiendra d’autres éléments à ce sujet. J’ai eu à cœur d’accomplir la tâche que vous m’avez confiée et je tiens à vous remercier tous. Voilà qui conclut ce que j’avais à dire à ce comité.
La présidente : Merci, sénatrice Bovey.
Des voix : Bravo!
[Français]
Le sénateur Forest : Je veux proposer une motion pour que le témoignage de la sénatrice Bovey figure officiellement dans le procès-verbal de cette réunion du Comité de la régie interne.
[Traduction]
La présidente : Sommes-nous tous d’accord? Merci.
[Français]
Chers collègues, s’il n’y a pas d’autres questions que nous devons aborder en séance publique, nous allons maintenant passer à huis clos.
(La séance se poursuit à huis clos.)