LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L’ADMINISTRATION
TÉMOIGNAGES
OTTAWA, le jeudi 15 juin 2023
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui, à 8 h 31 (HE), à huis clos, avec vidéoconférence, conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour étudier des questions financières et administratives; et en séance publique, conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour étudier des questions financières et administratives.
La sénatrice Lucie Moncion (présidente) occupe le fauteuil.
(La séance se poursuit à huis clos.)
(La séance publique reprend.)
La présidente : Bonjour. Je m’appelle Lucie Moncion, je suis une sénatrice de l’Ontario et j’ai le privilège de présider le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration.
La réunion a commencé à huis clos et nous poursuivons maintenant avec une séance publique.
J’aimerais faire un tour de table et demander à mes collègues de se présenter, en commençant par ma droite.
Le sénateur Carignan : Sénateur Carignan, division sénatoriale de Mille Isles, au Québec.
[Traduction]
Le sénateur Plett : Don Plett, sénateur du Manitoba.
La sénatrice Seidman : Judith Seidman, de Montréal, au Québec.
Le sénateur Quinn : Jim Quinn, du Nouveau-Brunswick.
[Français]
La sénatrice Audette : Michèle Audette [mots prononcés en innu-aimun], division sénatoriale De Salaberry, au Québec.
Le sénateur Dalphond : Pierre Dalphond, division De Lorimier, au Québec.
Le sénateur Cardozo : Andrew Cardozo, de l’Ontario.
[Traduction]
Le sénateur Smith : Larry Smith, du Québec.
Le sénateur Loffreda : Tony Loffreda, du Québec.
Le sénateur Boehm : Peter Boehm, de l’Ontario.
[Français]
Le sénateur Forest : Éric Forest, division du Golfe, au Québec.
[Traduction]
La sénatrice Boyer : Yvonne Boyer, de l’Ontario.
La sénatrice Moodie : Rosemary Moodie, de l’Ontario.
[Français]
La présidente : Je souhaite également la bienvenue à celles et ceux qui suivent nos délibérations dans tout le pays.
Honorables sénateurs, le premier point à l’ordre du jour est l’adoption du procès-verbal de la réunion du 1er juin 2023, qui est dans votre trousse. Y a-t-il des questions ou des modifications à apporter au procès-verbal?
Est-ce que quelqu’un peut proposer la motion suivante :
Que le procès-verbal du jeudi 1er juin 2023 soit adopté.
Le sénateur Forest fait la proposition. Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?
Des voix : Oui.
La présidente : La motion est adoptée.
Le prochain article à l’ordre du jour est le rapport du Sous‑comité sur la Vision et le Plan à long terme.
Josée Labelle, directrice générale, Direction des biens et services, va maintenant se joindre à la réunion en tant que témoin.
Nous avons également dans la salle Julie Lacroix, directrice, Direction de la sécurité institutionnelle, et Shaila Anwar, greffière adjointe, Direction des comités.
Comme d’habitude, cette présentation sera suivie d’une période de questions. Je crois que le sénateur Tannas fera la présentation du rapport.
Sénateur Tannas, la parole est à vous.
[Traduction]
L’honorable Scott Tannas : Chers collègues, j’ai l’honneur de vous présenter le sixième rapport du Sous-comité sur la Vision et le Plan à long terme, qui comprend des recommandations liées à la réhabilitation de l’édifice du Centre et à d’autres projets prévus dans le cadre de la Vision et du Plan à long terme. Comme vous avez tous reçu une copie du rapport, je ne présenterai pas en détail toutes les mises à jour, mais je voudrais souligner quelques points.
Tout d’abord, il s’agit de renommer ce qu’on appelle en ce moment l’îlot 2. Le sous-comité s’est réuni le 9 mai pour examiner les options concernant le changement de nom de l’îlot 2, qui regroupe un ensemble de 11 bâtiments situés sur l’îlot urbain qui fait face à la Colline du Parlement. Les sénateurs se souviendront qu’en juin dernier, le comité CIBA a approuvé la proposition qu’une tour de bureaux dans la section Est de l’îlot 2 — située à l’angle de rue où se trouve actuellement la statue de Terry Fox — soit un bâtiment contrôlé par le Sénat dans son état final. Ce bâtiment comprendra les bureaux des sénateurs et les salles de réunion. Il disposera d’une entrée pour les visiteurs au Sénat, qui fera partie de la boucle du tunnel et qui reliera tous les bâtiments de la Colline du Parlement et de la rue Wellington.
Alors que nous entrons dans la phase de conception du programme de réaménagement de l’îlot 2, le sous-comité a estimé qu’il était important de nommer d’emblée notre bâtiment — notre partie du projet de réaménagement de l’îlot 2 — afin qu’il soit clairement reconnu comme l’édifice du Sénat. Par conséquent, votre sous-comité propose que le comité CIBA informe Services publics et Approvisionnement Canada, ou SPAC, que la tour Est de l’îlot 2 devrait être immédiatement renommée le Complexe des bureaux du Sénat. Je n’essaierai pas de lire la version anglaise, mais sachez que le nom existe en anglais aussi.
Voilà pour la première recommandation.
La deuxième question — la préférée de tous — concerne les toilettes autonomes, ce dont nous allons discuter une dernière fois. L’automne dernier, le sous-comité a fait rapport au comité CIBA sur une décision conjointe de la Chambre des communes d’employer l’expression « unités de toilettes autonomes » pour désigner les toilettes destinées à l’usage de quiconque dans l’édifice du Centre et le Centre d’accueil du Parlement. Nous recommandons aujourd’hui d’étendre ce concept et cette terminologie à tous les projets à venir dans le cadre de la Vision et du Plan à long terme.
Par conséquent, votre sous-comité recommande au comité CIBA d’informer SPAC que tous les futurs programmes de réaménagement et de réhabilitation découlant de la Vision et du Plan à long terme devraient prévoir des unités de toilettes autonomes comme exigence fonctionnelle pour toutes les toilettes.
Enfin, je parlerai de l’infrastructure des séances hybrides et virtuelles. Le sous-comité a appris que la Chambre des communes procède à l’installation de l’infrastructure nécessaire pour assurer la continuité des activités et la reprise en cas de catastrophe dans l’édifice du Centre, ce qui comprend la planification de la tenue possible de séances virtuelles ou hybrides. Il s’agit d’une mesure de sécurité pour le futur qui, nous a-t-on dit, ne nécessitera pas de financement supplémentaire puisqu’elle fait déjà partie de l’étendue des travaux de réhabilitation de l’édifice du Centre.
Par conséquent, votre sous-comité recommande au comité CIBA d’informer SPAC que la Chambre du Sénat, dans l’édifice du Centre, devrait être dotée de l’infrastructure nécessaire pour permettre la tenue de séances virtuelles ou hybrides, à titre de mesure de continuité des activités et de reprise en cas de catastrophe, afin de préparer le Sénat pour l’avenir et de garantir qu’il puisse continuer à siéger sans interruption.
Je me ferai un plaisir de répondre à vos questions. Je suis accompagné de Josée Labelle, directrice générale de la Direction des biens et services. D’autres membres de l’équipe sont également présents dans la salle.
Dois-je proposer l’adoption du rapport tout de suite ou après la période des questions?
La présidente : Attendons la fin des questions.
Le sénateur Plett : J’ai soulevé cette question à plusieurs reprises lors de la réunion du Sous-comité sur la Vision et le Plan à long terme, mais je vais revenir à la charge. Il s’agit davantage d’une observation que d’une question ou même d’une recommandation de changement. Comme je l’ai dit hier au Sénat, pourquoi ne disons-nous pas parfois les choses comme elles sont au lieu de tourner autour du pot? Pour ma part, je ne sais pas pourquoi nous devons employer l’expression « unités de toilettes autonomes ». Pourquoi ne pas les appeler simplement pour ce qu’elles sont, à savoir des toilettes?
Il y a des raisons pour lesquelles nous avons choisi cette appellation, et ces raisons n’ont rien à voir avec le résultat escompté, soit la réduction des temps d’attente. Cela n’a rien à voir avec l’objectif d’augmenter le nombre de toilettes accessibles dans des emplacements plus pratiques et d’en accroître la capacité globale. C’est totalement faux.
Nous essayons d’édulcorer et de contourner le problème que nous avons ici. Chers collègues, tout cela ne concerne qu’une question : celle de l’identité de genre. C’est la seule raison — la seule et unique raison — pour laquelle nous procédons ainsi. Ayons au moins le courage d’admettre que c’est ce que nous faisons — que nous répondons aux besoins d’un groupe de personnes qui disent vouloir utiliser des toilettes où ils n’ont pas leur place. Nous avons donc proposé — et je suis d’accord là‑dessus — de construire des cabines de toilettes fermées avec des murs, plutôt que des cloisons; tout est privé. Mais ayons au moins le courage de les appeler tout simplement des « toilettes ».
La dernière fois, nous étions censés les appeler des toilettes neutres. C’est ce qu’ont proposé les représentants de Travaux publics; appelons-les des toilettes neutres. Je leur ai répondu : « Je n’aurai pas de toilettes où aller si elles sont neutres » — ou « non genrées », ce qui est, me semble-t-il, la terminologie utilisée. J’ai ajouté : « Dans ce cas, je ne pourrai utiliser aucune des toilettes puisque j’ai une identité de genre. » C’est donc ainsi que nous nous retrouvons maintenant avec une expression comme « unités de toilettes autonomes ».
Il s’agit là davantage d’une observation pour expliquer ma frustration. Nous faisons des choses ici qui sont... En tout cas, avant de me laisser emporter, je vais m’arrêter là. J’ai dit ce que j’avais à dire.
La présidente : Je vous remercie, sénateur Plett. Souhaitez-vous répondre, sénateur Tannas?
Le sénateur Tannas : Je vais répondre brièvement. Après avoir réfléchi aux solutions possibles, nous avons proposé différentes options, notamment ce qu’on appelle des toilettes inclusives, c’est-à-dire que tout le monde utilise les mêmes toilettes; des toilettes exclusives pour hommes et femmes; et, enfin, des toilettes autonomes, c’est-à-dire le modèle utilisé dans le Starbucks de votre quartier, au rez-de-chaussée de la plupart des maisons ou dans un avion. Nous avons ainsi contourné tous les problèmes que vous venez d’évoquer, sénateur Plett, et nous avons pu le faire d’une manière efficace. Des experts sont venus nous expliquer comment cela pourrait éliminer les temps d’attente et comment nous pourrions intégrer toutes ces installations et les répartir un peu plus dans l’édifice du Centre. J’estime que nous avons trouvé la bonne solution. Il arrive parfois qu’on tombe sur la bonne solution sans vraiment l’avoir cherchée, et je pense que c’est ce qui s’est passé en l’occurrence. Je vous remercie tout de même de vos observations.
La présidente : Je me permets de dire, en tant que présidente, que j’ai du mal à édulcorer les choses lorsqu’il s’agit de parler des toilettes. Sachez que je dis cela en réponse à votre observation selon laquelle nous édulcorons le choix des mots.
[Français]
La sénatrice Audette : Je veux tout d’abord remercier le sénateur Tannas de l’invitation.
On a assisté à une présentation des efforts ou des résultats afin de voir à quoi ressemblera l’aspect visuel, mais aussi pour constater l’intégration ou l’espace accordé dans ce grand chantier à l’histoire et à la réalité d’aujourd’hui des peuples autochtones. C’est une belle surprise et c’est apprécié.
Je vais vous poser une question sur un autre sujet. On parle d’emplois. Comme la sénatrice Saint-Germain l’a dit, on parle de la réalité actuelle; cependant, dans vos projections, étant donné qu’on arrive peut-être à une situation d’urgence et qu’on a vécu beaucoup de réalités en mode hybride, avez-vous fait des arrimages pour savoir à quoi pourraient ressembler les ressources dont on aura besoin pour qu’elles soient en sécurité, en santé et ainsi de suite dans ce beau chantier? Il sera important que la technologie suive la réalité des ressources humaines. J’imagine qu’il y a eu des discussions?
Mme Labelle : Il y a eu des discussions. En ce qui a trait à la recommandation no 3 sur toute l’infrastructure future, le Bureau de gestion du projet de technologie de l’information (BGPTI) de la Chambre des communes travaille avec la Chambre des communes et est responsable de l’intégration de cette infrastructure dans notre future Chambre. Le travail se fera en étroite collaboration avec nos collègues de la Chambre des communes pour s’assurer que tout est effectué conformément aux normes les plus élevées.
De plus, parce qu’on en est justement à l’étape de la restauration et que nous ne nous trouvons plus dans le bâtiment, et puisqu’on ouvre les murs, c’est maintenant le moment de prévoir tout ce dont on aura besoin et tout ce qu’on peut envisager pour les 50 à 75 prochaines années, afin de s’assurer que, une fois déménagés, on puisse satisfaire à tous les différents scénarios.
Il faut regarder tout cela de façon un peu plus large. On va travailler avec eux pour s’assurer que les bonnes technologies et les bonnes normes sont favorisées.
Le sénateur Carignan : J’aimerais faire une suggestion. Lorsqu’on nous présente une telle réorganisation des plans, on a tendance à penser que tout le monde a les mêmes connaissances que nous et on utilise des termes spécifiques; si c’était possible d’insérer une petite carte la prochaine fois qu’on parlera d’îlot ou autre, cela nous permettrait de visualiser davantage à quel endroit on se situe exactement et de savoir de quel genre de bâtiment il s’agit. C’est une petite suggestion.
Deuxièmes, je comprends qu’il s’agit là d’un nom temporaire pour cette tour et que ce nom vous permet de travailler avec les différents intervenants d’un point de vue pratique. Cependant, je voudrais simplement m’assurer que ce n’est pas le nom qu’on lui donnera pour les 50 prochaines années. Je crois qu’il s’agit là de belles occasions de rendre hommage à un ancien Président ou à quelqu’un qui a été une personne importante pour le Sénat; par exemple, on pourrait attribuer un bâtiment à Raoul Dandurand ou à une autre personne.
[Traduction]
Le sénateur Tannas : Il s’agit maintenant de marquer notre territoire, car il y a beaucoup d’éléments en constante évolution dans ce projet qui s’étend sur plusieurs décennies. Nous avons convenu, dans le cadre de la stratégie globale, que nous occuperons trois bâtiments, à savoir la moitié Est de l’édifice du Centre, l’édifice de l’Est et tout édifice qui sera construit à ce coin de rue. Il y a beaucoup de facteurs qui entrent en ligne de compte pour coordonner le déménagement des 338 députés de la Chambre des communes — où ils doivent aller, quand ils doivent déménager, et cetera, selon les déplacements entre l’édifice de la Justice, l’édifice de la Confédération, l’édifice Victoria, et cetera — et le moment où nous devrons déménager. Nous voulions que les choses soient claires afin que tous ceux qui passent par là puissent savoir, en lisant le nom, que le bâtiment à construire sera l’édifice du Sénat pour en faciliter la planification et qu’il faudra, au minimum, nous consulter pour tout projet éventuel concernant ce bâtiment. Je suis tout à fait d’accord : le nom de « Complexe des bureaux du Sénat » est temporaire, et nous pourrons songer à renommer cet édifice de façon appropriée lorsque nous y aurons emménagé, une fois sa construction terminée.
Le sénateur Carignan : Je vous remercie.
La sénatrice Moodie : J’aurais une brève question pour le sénateur Tannas. Est-ce que toutes les toilettes autonomes auront des dimensions adaptées aux personnes handicapées?
Le sénateur Tannas : C’est une bonne question.
Mme Labelle : Merci de votre question, sénatrice. Les unités ne seront pas toutes des cabines accessibles. Il y en aura un certain pourcentage, conformément aux codes pertinents, au principe de l’accessibilité universelle, et cetera. Ces unités offrent toutes une intimité totale, du sol au plafond, et il y aura aussi des cabines qui répondent aux exigences d’accessibilité et d’universalité.
Le sénateur Cardozo : J’ai quelques brèves observations à faire. Sénateur Tannas et madame Labelle, je suis heureux d’entendre parler des travaux concernant l’îlot 2. Je m’intéresse tout particulièrement au sort de la rue Wellington, en espérant qu’elle sera fermée à la circulation, mais ouverte aux piétons dans un proche avenir. À mon avis, l’usage réservé à ces édifices aura une incidence sur l’avenir de la rue Wellington. Pour ce qui est du dossier des toilettes, je vous félicite et vous remercie d’avoir fait ce travail.
La présidente : Sénateur Tannas, vous proposez l’adoption du sixième rapport du...
Le sénateur Tannas : Oui, j’en fais la proposition.
La présidente : Je vous remercie. Tous ceux qui sont pour? Tout le monde est en faveur de l’adoption du rapport? La motion est adoptée. Merci, madame Labelle.
Le prochain point à l’ordre du jour porte sur une modification de la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs concernant l’utilisation des points de déplacement pour les activités liées aux Affaires internationales et interparlementaires. Jeremy LeBlanc, greffier adjoint et directeur général, va maintenant se joindre à nous à titre de témoin; Marie-Eve Belzile et Pierre Lanctôt sont également présents dans la salle pour nous aider au besoin. Comme d’habitude, l’exposé sera suivi d’une période de questions.
Je crois comprendre que la sénatrice Saint-Germain fera la déclaration préliminaire et que M. LeBlanc l’aidera à répondre aux questions.
[Français]
La sénatrice Saint-Germain : Merci et bienvenue, Jeremy.
Chers collègues, ce matin, à titre de coprésidente du Conseil interparlementaire mixte, je sollicite votre autorisation pour une modification à notre Politique sur la gestion des bureaux de sénateurs, pour assurer l’harmonisation de cette politique avec la politique de la Chambre des communes en ce qui concerne la possibilité d’utiliser les points de voyage de nos bureaux les associations interparlementaires dont des événements se tiennent au Canada.
Je vous donne un bref contexte. Avant novembre 2017, les sénateurs pouvaient utiliser le système de points lorsqu’ils se déplaçaient au Canada pour les affaires d’une association. Cependant, depuis 2017, ils ne peuvent plus imputer à ce système de points de déplacement les frais de déplacement liés aux activités d’une association tenues dans la région du Parlement, ou encore certains frais connexes comme les frais de surclassement et les frais de subsistance et de déplacement vers le point de départ canadien du voyage. Autrement, les sénateurs ne peuvent pas utiliser ces points de déplacement pour participer aux activités d’une association qui se déroulent au Canada.
Tout récemment, le Conseil interparlementaire mixte a créé un sous-comité pour examiner la structure, la gouvernance et la gestion financière des associations parlementaires. Nous avons étudié diverses suggestions en vue de réduire les frais de déplacement assumés par les diverses associations et nous avons constaté cette disparité entre la politique du Sénat et celle de la Chambre des communes en ce qui concerne l’utilisation des points de déplacement auxquels j’ai fait référence.
L’objectif de la modification ce matin est donc de s’assurer que tous les parlementaires puissent utiliser leurs points aux fins des activités des associations au Canada. La motion suivante a été adoptée le 17 février dernier par le Conseil interparlementaire mixte (CIM), afin de demander ceci :
[...] aux deux Chambres du Parlement d’harmoniser leur politique sur les déplacements afin que les parlementaires puissent utiliser, s’ils le désirent, leurs points de déplacement pour les voyages intérieurs liés aux activités des associations.
Spécifiquement, la modification que nous recommandons pour la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs se lirait ainsi :
Lorsque les sénateurs et députés voyagent au Canada pour une association parlementaire, ils peuvent choisir de se servir de leurs points de déplacement disponibles pour défrayer le coût des déplacements. Dans de telles circonstances, le coût de déplacement n’est pas imputé au budget de l’association parlementaire.
Les députés peuvent utiliser le système de points lorsqu’ils se déplacent avec des comités ou des associations parlementaires. Donc, à l’article 7.5.2, on recommande ce qui suit :
Sous réserve de l’exception ci-dessous, si un sénateur voyage aux fins des associations parlementaires ou des échanges parlementaires, les frais de déplacement connexes [...] sont déduits du budget de cette association ou du budget des échanges parlementaires lorsque le sénateur est membre d’une délégation officielle.
J’insiste sur « lorsque le sénateur est membre d’une délégation officielle ». Pourquoi? Parce que pour plusieurs associations, les délégués sont reconnus et admis seulement s’ils sont membres de la délégation officielle.
a. Dans le cas de réunions ou d’activités tenues dans la Région du Parlement, les frais de déplacement sont imputés au système des points de déplacement et les frais de subsistance sont imputés au budget des frais de subsistance.
b. Pour les réunions ou les activités organisées à l’extérieur de la Région du Parlement, les éléments suivants peuvent être imputés au système des points de déplacement en cas de déplacement avec une association parlementaire :
i. Surclassement :
Lorsque l’association défraie un billet qui n’est pas un billet correspondant aux classes que le délégué souhaiterait obtenir, donc surclassement à même ses points de déplacement.
ii. Frais de subsistance :
Lorsque l’association ne paie que les frais de déplacement, les frais de subsistance encourus pendant le voyage peuvent être remboursés en vertu du système des points de déplacement.
iii. Déplacement vers le lieu de départ pour les voyages d’association :
Lorsqu’il est prévu que tous les participants partent du même point de départ canadien...
— par exemple, Ottawa —
... les voyages à l’intérieur du Canada pour atteindre ce point de départ peuvent être imputés au système des points de déplacement s’ils ne sont pas couverts par le budget de l’association parlementaire. En général, le lieu de départ de tous les voyages doit être la province ou le territoire du sénateur, la Région du Parlement ou un endroit où le sénateur exerce ses fonctions parlementaires. Les cas d’exception feront l’objet d’une évaluation si le coût est équivalent ou moindre.
J’ajoute un commentaire en lien avec nos discussions antérieures. Bien évidemment, si nous adoptons ces modifications, il faut être bien conscients que cela apportera une pression sur le budget qui régit nos déplacements, donc sur le nombre de points. Je crois que c’est important d’avoir cela en tête pour être cohérents dans notre prise de décisions. Voilà, madame la présidente.
La présidente : Merci, sénatrice Saint-Germain. Y a-t-il des questions ou des commentaires pour la sénatrice Saint-Germain ou pour M. LeBlanc?
[Traduction]
La sénatrice Moodie : Sénatrice Saint-Germain, j’aimerais obtenir une précision. Lorsqu’on est un membre non délégué ou ce qui serait autrement classé comme un invité officiel ou un observateur officiel de l’association parlementaire, est-ce que ces sénateurs, ces personnes ou ces parlementaires ont le droit d’utiliser leurs points de déplacement?
La sénatrice Saint-Germain : La réponse est généralement « non », parce que c’est à condition que le sénateur soit membre d’une délégation officielle. Je ne crois pas que le statut d’observateur officiel soit reconnu. Dans certaines associations, il n’est même pas possible d’assister aux réunions si l’on n’est pas membre de la délégation officielle.
Madame la présidente, avec votre permission, j’aimerais céder la parole à M. LeBlanc pour qu’il en dise plus sur le statut d’observateur officiel.
Jeremy LeBlanc, greffier adjoint et directeur général, Affaires internationales et interparlementaires, Sénat du Canada : Cela dépend de la nature de l’association. Par exemple, dans certains cas, des observateurs peuvent assister à la conférence et s’y inscrire directement sans avoir à passer sous les auspices d’une association.
Nous parlons d’harmoniser les politiques entre la Chambre et le Sénat. La politique de la Chambre ne prévoit aucune mesure particulière concernant la participation à la délégation officielle. Il n’y a pas vraiment eu beaucoup de cas de parlementaires qui, aux termes de cette politique, ont choisi d’assister à des activités lorsqu’ils ne faisaient pas partie de la délégation de l’association; ce n’est pas fréquent.
La sénatrice Moodie : J’ai cru comprendre que si l’association vous donne le même accès — plaquettes d’identité, possibilités de réservation, séjour au même hôtel dans le cadre du groupe de réservation officiel —, vous serez considéré, dans certaines situations, comme un observateur officiel. Vous êtes déclaré comme tel, et votre hébergement est assuré par le groupe, mais vous ne faites pas partie de la délégation.
M. LeBlanc : Dans un tel cas, je dirais que la personne fait partie de la délégation canadienne. Que votre statut, dans le cadre de la conférence, soit celui d’observateur ou de délégué, vous êtes toujours membre de la délégation canadienne.
La sénatrice Saint-Germain : C’est donc lorsque le sénateur est membre d’une délégation officielle. Je vous remercie, monsieur LeBlanc, d’avoir précisé que l’on peut faire partie de la délégation à titre d’observateur.
[Français]
Le sénateur Dalphond : Je voudrais que ce soit clair que ce que nous faisons, c’est harmoniser avec la Chambre des communes, et non pas avoir un statut particulier. Il ne faut pas qu’il y ait de débat quand il s’agit de décider si un observateur peut participer à un événement — s’il est à la Chambre des communes il peut, mais s’il est au Sénat, il ne peut pas. Il faut que ce soit bien clair que le statut est le même.
La sénatrice Saint-Germain : Ce qui est clair et ce qui tombe sous le sens, c’est que si on n’est pas admis à la conférence, les contribuables n’ont pas à financer un voyage; c’est aussi simple que cela. C’est le même statut; il faut être membre de la délégation et certaines délégations peuvent inclure des observateurs. Comme le signalait le greffier, M. LeBlanc, il y a très peu de cas au Canada qui vont se produire, mais oui, la question est qu’il faut harmoniser.
La présidente : C’est bien, merci.
[Traduction]
Y a-t-il d’autres questions ou observations? Par souci d’efficacité, je me contenterai de lire la modification apportée à l’article 7.5.2 :
b. Dans le cas de réunions ou d’activités tenues au Canada, les frais de déplacement sont imputés au système de points de déplacement.
c. Pour les réunions ou activités organisées à l’extérieur du Canada, les éléments suivants peuvent être imputés au système de points de déplacement en cas de déplacement avec une association parlementaire :
Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?
Des voix : Oui.
La présidente : La motion est adoptée. Merci.
Le prochain point à l’ordre du jour porte sur l’excédent budgétaire provenant de la 65e Conférence parlementaire du Commonwealth. Comme d’habitude, l’exposé sera suivi d’une période de questions.
Je crois comprendre que la sénatrice Saint-Germain fera la déclaration préliminaire et que M. LeBlanc l’aidera à répondre aux questions.
Sénatrice Saint-Germain, la parole est à vous.
[Français]
La sénatrice Saint-Germain : En août 2022, la Section canadienne de l’Association parlementaire du Commonwealth (CCOM) a été l’hôte d’une conférence internationale à Halifax. Le financement de la conférence a été assuré par le Sénat et par la Chambre des communes, ainsi que par les provinces et territoires sous la forme d’une contribution pour la région canadienne.
Après avoir réglé toutes les dépenses liées à la conférence, il reste un excédent de 340 000 $, dont la moitié, soit 170 000 $, représente la part fédérale. Puisqu’une partie du montant total de ces fonds n’a pas été utilisée aux fins pour lesquelles les fonds avaient été approuvés par le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration et par le Bureau de régie interne de la Chambre des communes, il faut demander que cette part fédérale des fonds inutilisés soit retournée respectivement au Sénat et à la Chambre des communes, selon la proportion habituelle de 30 % au Sénat et de 70 % à la Chambre des communes.
Toutefois, si ces sommes sont retournées, ni le Sénat ni la Chambre des communes ne pourront les utiliser en 2023-2024, puisqu’elles sont associées à une dépense pour une année antérieure, et le budget des associations parlementaires est régi selon un autre mode administratif. Donc, le Conseil interparlementaire mixte vous recommande que le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration ainsi que le Bureau de régie interne de la Chambre des communes approuvent une approche en vue d’autoriser que ces fonds excédentaires soient utilisés comme un crédit pour payer la contribution annuelle de la section fédérale à la Section canadienne de l’Association parlementaire du Commonwealth (CCOM) et d’utiliser les économies générées pour financer d’autres activités d’associations, dont nous savons tous que les budgets sont très serrés.
Étant donné que cette contribution annuelle prévue pour les années à venir est connue, les fonds excédentaires de la conférence pourraient couvrir les contributions des deux prochains exercices financiers et une partie de la contribution en 2025-2026. Les économies générées par l’utilisation des fonds excédentaires comme crédit pour cette contribution annuelle au cours des trois prochains exercices resteraient dans l’enveloppe du Conseil interparlementaire mixte et seraient donc disponibles pour financer d’autres activités d’associations; cela représente environ 75 000 $ pour chacune des années 2023-2024 et 2024-2025 et environ 20 000 $ pour 2025-2026.
Jeremy et moi sommes prêts à répondre à vos questions, si vous en avez.
Le sénateur Forest : Si je comprends bien, nos règles financières nous permettent d’avoir des fonds consacrés pour des dépenses à venir?
La sénatrice Saint-Germain : Il s’agit des règles du Conseil interparlementaire mixte. Nous avons un fonds spécifique pour les activités des associations interparlementaires et nous ne sommes pas soumis au système de fonds périmés des services publics et des deux Chambres du Parlement.
Le sénateur Forest : Merci.
La présidente : Y a-t-il d’autres questions ou commentaires?
La sénatrice Saint-Germain : Je crois que M. LeBlanc aimerait compléter ma réponse.
La présidente : Allez-y.
M. LeBlanc : J’aimerais préciser que c’est dans le cas très précis de la Section canadienne de l’Association parlementaire du Commonwealth. Il ne s’agit pas uniquement de fonds fédéraux; les fonds du gouvernement fédéral pour la gestion de la conférence, avec les provinces et les territoires, sont dans un fonds distinct dans ce cas-ci.
Le sénateur Forest : C’est ce qui nous permet de le faire.
[Traduction]
La présidente : Sénatrice Saint-Germain, vous proposez :
Que le Conseil interparlementaire mixte soit autorisé à utiliser la portion fédérale de l’excédent budgétaire provenant de la 65e Conférence parlementaire du Commonwealth, qui s’est tenue à Halifax, en Nouvelle-Écosse, en août 2022, pour payer la contribution annuelle de la Section canadienne à la Région canadienne de l’APC, et à se servir des économies générées pour financer d’autres activités des associations.
La sénatrice Saint-Germain : J’en fais la proposition.
La présidente : Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?
Des voix : Oui.
La présidente : La motion est adoptée. Merci, monsieur LeBlanc.
[Français]
Le prochain article à l’ordre du jour concerne une motion en vue de prolonger le mandat du Groupe de travail sur les cartes de crédit institutionnelles.
[Traduction]
Quelqu’un veut-il proposer la motion visant à prolonger le délai jusqu’en juin 2024? Le sénateur Carignan propose :
Que, nonobstant la décision de CIBA adoptée le jeudi 9 mars 2023, la date du rapport final du Groupe de travail consultatif sur la carte de crédit corporative du Sénat soit reportée du 30 juin 2023 au 30 juin 2024.
Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?
Des voix : Oui.
La présidente : La motion est adoptée. Le prochain point à l’ordre du jour porte sur le rapport du Sous-comité des communications et concerne l’accessibilité et la télédiffusion.
Mme Mélisa Leclerc, directrice des communications; Mme Shaila Anwar, greffière adjointe; et Mme Julia Zayed, agente d’accessibilité du Sénat se joignent à nous à titre de témoins, de même que M. David Vatcher, directeur des services d’information. M. Pierre Lanctôt et Mme Josée Greer sont également présents.
Comme d’habitude, l’exposé sera suivi d’une période de questions. Je crois comprendre que le sénateur Smith fera la déclaration préliminaire et que Mme Leclerc, Mme Anwar, Mme Zayed et M. Vatcher l’aideront à répondre aux questions.
La parole est à vous, sénateur Smith.
L’honorable Larry W. Smith : Honorables sénateurs et sénatrices, j’ai l’honneur de vous présenter le premier rapport du Sous-comité des communications, qui inclut une mise à jour concernant le rapport d’étape sur le Plan d’accessibilité du Sénat et une recommandation relative aux activités et aux infrastructures de télédiffusion.
Vous avez tous reçu une copie de notre rapport, ainsi que du rapport d’étape sur le Plan d’accessibilité du Sénat, et une note d’information sur la télédiffusion. Je ne répéterai pas toute l’information, mais je voudrais souligner quelques points.
En ce qui concerne le rapport d’étape sur le Plan d’accessibilité du Sénat, votre sous-comité a appris que 9 des 12 objectifs prévus pour 2023 sont en cours de réalisation et que les autres débuteront cet été. Votre sous-comité est satisfait des progrès et rappelle au comité CIBA qu’un rapport d’étape annuel lui sera présenté en décembre aux fins d’approbation, comme l’exige la Loi canadienne sur l’accessibilité.
Si les sénateurs ont des questions sur cette mise à jour, je suis accompagné de notre groupe, qui inclut Julia Zayed, agente d’accessibilité du Sénat ainsi que Mélisa Leclerc, directrice des communications.
Deuxièmement, votre sous-comité a rencontré des représentants de l’Administration du Sénat pour examiner les conséquences de troquer le modèle actuel de télédiffusion des réunions de comité du Sénat pour le modèle de webdiffusion de la Chambre des communes. Nous disposons actuellement d’un système de télédiffusion pour nos sept salles de comité. Les réunions télévisées des comités du Sénat sont d’une très grande qualité et nous pouvons tous en être fiers. D’autres assemblées législatives dans le monde l’ont remarqué.
Le système de télédiffusion offre certains avantages. Il y a plusieurs angles de caméra. De plus, on peut voir le nom et l’affiliation du sénateur ou de la sénatrice qui a la parole et le nom des témoins et des organisations représentées, ainsi que le sujet de discussion. Ces renseignements donnent du contexte aux Canadiens qui nous regardent et aux médias qui couvrent la réunion.
La qualité de la télédiffusion répond aux exigences techniques requises pour la diffusion sur CPAC. Il s’agit d’un facteur important à prendre en considération, car nous voulons que les Canadiens de toutes les collectivités puissent avoir accès à nos réunions.
En revanche, la webdiffusion est plus utilitaire. Les salles de comité sont équipées de deux ou trois caméras, sans possibilité de manœuvre simultanée, ce qui offre une vue unidimensionnelle des délibérations.
La transformation de deux salles de comité pour la webdiffusion permettrait au Sénat d’économiser environ 100 000 $ par année. Il s’agit, je le concède, d’une somme considérable. Cependant, nous devons garder à l’esprit que notre but est que le plus grand nombre de Canadiens possible puissent écouter nos délibérations.
Or, il a toujours été difficile pour les collectivités rurales ou autochtones d’avoir accès à Internet. Comme l’a dit la première femme Présidente du Sénat, Muriel McQueen Fergusson, il y a de nombreuses années, les comités sont le cœur et l’âme du Sénat. La télédiffusion est conforme à nos valeurs, à nos pratiques actuelles et aux décisions qu’a prises ce comité en mai et en décembre 2019.
Pour ces raisons, votre sous-comité recommande vivement de poursuivre la télédiffusion des délibérations du Sénat.
J’ajouterai que votre sous-comité examinera très attentivement les progrès technologiques qui pourraient offrir des solutions plus économiques au fil du temps.
Je serai heureux de répondre à vos questions. Comme on l’a dit, je suis accompagné de membres du personnel de l’administration qui pourront nous aider sur les aspects techniques.
La présidente : Merci, sénateur Smith. Avez-vous des questions à poser aux membres de ce groupe ou des observations à faire? D’accord.
Je suppose que vous proposez l’adoption du premier rapport du Sous-comité des communications...
Le sénateur Smith : Puis-je faire une observation? Les membres du sous-comité sont très conscients des coûts et des défis auxquels nous sommes confrontés pour la suite. Nous avons discuté, entre autres, de l’idée de faire une projection sur trois à cinq ans. Je ne crois pas aux projections sur 10 ans. Je suis dans le monde des affaires depuis suffisamment longtemps pour savoir que les gens partent. J’espère être encore en vie dans 10 ans. Si nous élaborons un plan à court terme, il se peut que les coûts soient plus élevés, mais nous aurons plus de souplesse pour analyser nos autres options de sorte que nous ne nous retrouvions pas coincés dans une situation étrange dont nous ne pourrions pas sortir.
J’encourage tous les membres du comité à réfléchir aux bonnes choses que nous faisons. Si nous voulons vraiment que nos réunions soient accessibles à tous les gens que nous représentons, ce qui inclut de nombreuses personnes qui vivent dans différents endroits du Nord et dans les territoires régionaux et qui n’ont pas cet accès, grâce à ce que nous faisons, nous leur offrons cet accès.
C’est aussi un excellent moyen de nous faire connaître.
La présidente : Merci, sénateur Smith.
L’honorable sénateur Smith propose :
Que le premier rapport du Sous-comité des communications soit adopté.
Plaît-il aux honorables sénateurs d’adopter la motion?
Des voix : Oui.
La présidente : La motion est adoptée. Merci.
En ce qui concerne le 12e point à l’ordre du jour, puisqu’il y a une incohérence dans les versions française et anglaise du document qui a été fourni, nous y reviendrons avec les bonnes versions à un autre moment. À titre d’information, ce point est simplement reporté à une autre réunion.
Le 13e point à l’ordre du jour porte sur le transfert d’équipement spécialisé de Services publics et Approvisionnement Canada au Sénat. L’exposé sera suivi d’une période de questions. Mme Josée Labelle va nous donner un aperçu de ce point.
Josée Labelle, directrice générale, Direction des biens et services, Sénat du Canada : Honorables sénateurs, conformément aux exigences relatives à la Politique du Sénat sur l’approvisionnement et à la délégation des pouvoirs financiers, on demande que des dépenses soient engagées pour assurer l’entretien des immeubles et de l’équipement spécialisé pour le présent exercice financier, dont les coûts sont estimés à 145 000 $. Ce montant s’ajoute à celui qui avait été approuvé par le comité CIBA le 30 mars de cette année, ce qui représenterait une somme totale estimée à 321 900 $. Le montant qui avait été précédemment approuvé était de 176 900 $.
SPAC est le gardien désigné de la Cité parlementaire qui fournit des services standards au Sénat dans les immeubles dont l’État est propriétaire ou locataire. Tout ce qui dépasse les services de base pour les immeubles de bureaux — le noyau central et l’enveloppe du bâtiment constituent l’immeuble de base — doit être payé par le client ou le locataire, conformément à la politique sur les services d’immeubles supplémentaires de SPAC.
Bien que cela ait été un usage dans le passé, SPAC a informé la Direction des biens et services qu’il n’est pas chargé, et ne l’était pas auparavant, de payer pour l’entretien de l’équipement et des composants spécialisés des locataires. Par conséquent, SPAC et le Sénat ont commencé à collaborer pour veiller à ce que la responsabilité et le financement connexe soient réattribués à l’organisation appropriée. Le tout sera consigné dans un protocole d’entente entre les deux organisations.
SPAC a accepté de faire un compromis pour 2023-2024 et de continuer à payer pour les contrats d’entretien d’une partie de l’équipement spécialisé à condition que le Sénat soit disposé à indiquer les contrats pour lesquels il commencerait à payer à l’avenir. Cela dit, et afin d’éviter tout risque pour le Sénat, la Direction des biens et services propose de transférer immédiatement l’entretien de deux catégories d’équipement. Pour la première, celle où le risque pour les activités du Sénat est important en cas de défaillance de l’équipement — par exemple, les systèmes d’alimentation sans interruption pour la salle du Sénat et les salles des comités dans l’édifice du Sénat et l’édifice du canal Rideau situé au 1, rue Wellington —, les coûts seraient estimés à 70 000 $. Pour la deuxième catégorie, c’est-à-dire lorsque le Sénat paie pour l’entretien d’une partie de l’équipement dans un immeuble, mais pas dans un autre — par exemple, le système de chauffage, de ventilation et de climatisation et le système à préaction —, les frais seraient estimés à 75 000 $.
Pour les locaux à bureaux, les services standards incluent des systèmes d’extinction alimentés à l’eau. Cependant, l’eau libérée par de fausses alarmes pourrait causer des dommages irréparables aux biens du Sénat. Le Sénat paierait un supplément pour le système à préaction, qui est un système avertisseur d’incendie à deux étapes.
La Direction des biens et services ne dispose pas d’un budget pour ces frais supplémentaires d’entretien des immeubles et de l’équipement, qui s’élèvent à 145 000 $. Nous verrons si des fonds peuvent être réaffectés en raison des postes vacants cette année. Si la Direction des biens et services ne peut pas couvrir la totalité des frais, nous travaillerons avec nos collègues des finances pour réaffecter temporairement des fonds provenant d’autres budgets pour cette année.
Essentiellement, la Direction des biens et services demande à ce que l’Administration du Sénat soit autorisée à engager des dépenses liées aux contrats à fournisseur unique supplémentaires conclus avec SPAC pour assurer l’entretien des immeubles et de l’équipement spécialisé pour le présent exercice.
La présidente : Y a-t-il des observations au sujet de ce qu’a dit Mme Labelle?
[Français]
La sénatrice Saint-Germain : Je constate qu’une fois de plus, ce sont des coûts additionnels qui seront facturés au Sénat et qui sont liés au fait que nous nous trouvons dans une situation d’hébergement temporaire.
Est-ce qu’il serait possible, surtout quand on fait notre reddition de comptes, d’avoir une identification claire de tous ces coûts additionnels et de négocier éventuellement un budget spécial qui nous permettrait, lorsqu’on rend compte de notre administration et de l’augmentation des coûts, de bien faire comprendre que ce n’est pas une situation souhaitée, mais plutôt une situation que nous devons accepter, et que ces coûts ne résultent pas de demandes du Sénat, mais qu’ils nous sont plutôt imposés dans le contexte de la réfection de l’édifice du Parlement?
Je pose la question autant sous l’angle de la bonne gestion et de la clarification de notre ventilation budgétaire que de la reddition de comptes aux parlementaires des deux Chambres et aux contribuables.
Je voudrais qu’on puisse réfléchir à la manière d’identifier et d’isoler l’ensemble de ces dépenses.
La présidente : C’est un commentaire que vous faites?
La sénatrice Saint-Germain : C’est un commentaire et une demande.
La présidente : Madame Labelle, voulez-vous répondre à la question?
Mme Labelle : C’est une excellente constatation. En fait, pour l’alimentation sans interruption, on n’en avait pas à notre emplacement auparavant, à l’édifice du Centre, parce qu’on n’avait pas la télédiffusion à ce moment-là. Il y a certains nouveaux équipements dans le contexte actuel temporaire, mais on les retrouvera dans le contexte permanent.
Je veux faire cette distinction; on peut certainement prendre tous les équipements en note, mais c’est vraiment parce qu’on est dans une nouvelle situation particulière avec l’alimentation sans interruption.
La sénatrice Saint-Germain : Mon commentaire vaut aussi pour l’ensemble des dépenses que nous devons encourir en raison de ce statut de locataire temporaire de l’édifice.
La présidente : Mme Legault voudrait aussi donner une solution alternative.
Pascale Legault, dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration, Sénat du Canada : Dans l’exercice budgétaire, on pourra bien distinguer les informations financières liées à l’équipement spécialisé par rapport à la télédiffusion. Nous serions heureux de rédiger cette section spécifique, et les sénateurs pourront décider de la façon de disposer de cette information.
Le sénateur Forest : C’est une excellente suggestion. Il faut se rappeler que nous avons choisi de déménager ici temporairement, pour éviter des coûts très importants qui auraient été subis en raison de la réfection de l’édifice de l’Est si nous y étions restés. Le choix de nous installer ici était aussi un choix économique avantageux par rapport à l’ensemble des dépenses. Cependant, c’est une excellente idée de ventiler les dépenses qui sont attribuables à ce choix, par rapport à la transparence et aux informations pertinentes.
[Traduction]
La sénatrice Moodie : Je vous remercie de cette excellente suggestion, sénatrice Saint-Germain. Je pense qu’il y a une autre raison importante de le faire, et c’est que, automatiquement, lorsque nous retournerons à l’édifice du Centre, il y aura un retour de ces coûts. Nous reviendrons à la situation antérieure, ce ne sera pas perdu et nous n’absorberons pas ces coûts à l’avenir. En effet, cela pourrait devenir un transfert permanent du Sénat. Il existait une entente antérieurement qui pourrait et devrait être reprise.
Est-il clair dans votre esprit que cela reviendrait?
Mme Labelle : Je vous remercie de la question, sénatrice. L’argument lié à la prise en charge de ces coûts concerne en fait les secteurs spécialisés qui font l’objet d’une demande de la part des clients. Je comprends parfaitement le raisonnement qui sous‑tend la différence faite par SPAC entre les contrats d’entretien des immeubles de base et les contrats d’immeubles spécialisés. Cependant, ce n’est pas quelque chose que nous prévoyons voir disparaître lorsque nous reviendrons dans nos locaux permanents.
Le sénateur Dalphond : Je crois comprendre que nous sommes en train de négocier un protocole d’entente avec SPAC. Cela devrait en faire partie et il devrait y avoir une disposition claire à ce sujet. Je vous remercie de ces deux suggestions. Merci.
Le sénateur Loffreda : Je dis simplement qu’il ne devrait pas s’agir de dépenses à l’avenir. Il s’agit d’équipement et la durée de vie utile doit être de cinq ans. L’équipement devient désuet très rapidement, amorti sur 5 ou 10 ans. Je ne sais pas s’il y a une réponse à cette question.
Mme Labelle : Je vous remercie de la question. À l’heure actuelle, il y a deux choses. Il y a l’actif proprement dit, mais il y a aussi le contrat pour l’entretien de cet actif, donc il y a en quelque sorte deux choses. Pour l’instant, nous n’avons pas transféré ces actifs officiellement. Nous attendons le protocole d’entente et tout le reste. Nous voulons nous assurer qu’un contrat est établi afin d’éviter tout risque pour cet équipement essentiel.
La présidente : J’aimerais que quelqu’un propose la motion suivante :
Que l’Administration du Sénat soit autorisée à maintenir les contrats à fournisseur unique avec Services publics et Approvisionnement Canada et à engager des dépenses afférentes à l’entretien des immeubles et de l’équipement spécialisé pour l’exercice 2023-2024, dont les coûts globaux sont estimés à 145 000 $.
Que le montant soit financé à l’interne par une réaffectation de fonds d’autres budgets au besoin.
Le sénateur Dalphond propose la motion. Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?
Des voix : Oui.
[Français]
La présidente : Chers collègues, j’ai l’honneur de déposer le 17e rapport du Sous-comité du programme et de la procédure concernant les décisions prises par le comité directeur, au nom du Comité de la régie interne, depuis notre dernière réunion.
Ce rapport vous est présenté à titre d’information. Avez-vous des questions ou des commentaires à ce sujet? Merci.
[Traduction]
Sénateurs, comme il s’agit de la dernière réunion du comité CIBA avant la pause estivale, je voudrais vous souhaiter à tous un merveilleux été. Je tiens également à remercier les membres de notre personnel. Sachez que votre excellent travail ne passe pas inaperçu. Je sais que je parle au nom de tous les sénateurs quand je dis que nous vous sommes très reconnaissants de votre soutien et de votre dévouement. Nous espérons que tout le monde passera un bel été.
(La séance est levée.)