LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L’ADMINISTRATION
TÉMOIGNAGES
OTTAWA, le jeudi 28 septembre 2023
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui, à 9 h 1 (HE), avec vidéoconférence, conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour étudier des questions financières et administratives ; et, à huis clos, conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour étudier des questions financières et administratives.
La sénatrice Lucie Moncion (présidente) occupe le fauteuil.
[Traduction]
La présidente : Honorables sénateurs, avant de commencer notre réunion, nous devons adopter la motion suivante :
Que deux photographes de la Direction des communications, de la télédiffusion et des publications du Sénat soient autorisés à prendre des photos pendant la réunion, de manière à déranger le moins possible nos travaux. Les photos seront utilisées pour divers projets et pour mettre à jour des documents désuets.
Y a-t-il des objections? Comme il n’y en a pas, je déclare la motion adoptée.
[Français]
Bonjour, je m’appelle Lucie Moncion. Je suis une sénatrice de l’Ontario et j’ai le privilège de présider le Comité sénatorial permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration.
J’aimerais maintenant faire un tour de table et demander à mes collègues de se présenter.
[Traduction]
Le sénateur Boehm : Peter Boehm, de l’Ontario.
La sénatrice Boyer : Yvonne Boyer, de l’Ontario.
[Français]
Le sénateur Forest : Sénateur Éric Forest, division sénatoriale du Golfe, au Québec.
La sénatrice Ringuette : Pierrette Ringuette, du Nouveau-Brunswick.
Le sénateur Loffreda : Sénateur Tony Loffreda, du Québec.
[Traduction]
La sénatrice Moodie : Rosemary Moodie, de l’Ontario.
Le sénateur C. Deacon : Colin Deacon, de la Nouvelle-Écosse.
Le sénateur Smith : Larry Smith, du Québec.
Le sénateur Quinn : Jim Quinn, du Nouveau-Brunswick.
Le sénateur MacDonald : Michael MacDonald, de la Nouvelle-Écosse.
La sénatrice Seidman : Judith Seidman, de Montréal, au Québec.
Le sénateur Plett : Don Plett, du Manitoba.
[Français]
Le sénateur Carignan : Bonjour. Sénateur Claude Carignan, du Québec.
Le sénateur Dalphond : Pierre Dalphond, division sénatoriale De Lorimier, au Québec.
La présidente : Merci beaucoup. Je souhaite également la bienvenue à tous ceux et celles qui suivent nos délibérations dans tout le pays.
Honorables sénateurs, le premier point à l’ordre du jour est l’approbation du procès-verbal du 15 juin 2023, qui est dans votre trousse.
Y a-t-il des questions ou des modifications à apporter au procès-verbal?
Est-ce que quelqu’un pourrait proposer la motion suivante?
Que le procès-verbal du jeudi 15 juin 2023 soit adopté.
La sénatrice Boyer propose la motion.
Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?
Des voix : Oui.
La présidente : La motion est adoptée.
[Traduction]
Le prochain point à l’ordre du jour est le rapport du Groupe de travail consultatif sur l’environnement et le développement durable. Le sénateur Deacon se joint à nous aujourd’hui à titre de témoin. Il est accompagné de Mme Alison Korn qui s’est occupée de la gestion et de la planification de ce projet, et de M. Hugo Lafrance, associé, Stratégies durables, chez Lemay.
Sénateur Deacon, vous pouvez commencer votre déclaration préliminaire. Il y aura ensuite une série de questions. La parole est à vous.
L’honorable Colin Deacon : Je vous remercie. Je suis ravi de participer à cette réunion aujourd’hui.
Au nom du Groupe de travail consultatif sur l’environnement et le développement durable, je veux faire le point sur le Projet de carboneutralité 2030 du Sénat du Canada.
Nous avons le plaisir de vous informer que la première étape du projet est maintenant terminée. Les consultants externes que nous avons embauchés au début de l’année, avec l’approbation du Comité de la régie interne, ont terminé le Rapport sur les émissions de gaz à effet de serre pour le Sénat. Ce rapport vous a été remis pour votre gouverne. Comme vous pouvez le constater, le rapport sur les émissions contient beaucoup de détails. Il mesure l’empreinte carbone du Sénat à l’heure actuelle. Les calculs ont pris en compte les différentes catégories d’émissions produites par les bâtiments, les déplacements et les activités du Sénat.
Notre consultant principal, M. Hugo Lafrance, qui représente Lemay et le Groupe AGÉCO, participe à la réunion d’aujourd’hui par Zoom, car il est à Montréal. Il pourra répondre à toute question d’ordre technique en lien avec le rapport.
Je vais résumer le rapport très brièvement. Les émissions totales du Sénat sont estimées à 3 577 tonnes d’équivalent CO2. L’analyse a révélé que le chauffage des différents bâtiments que le Sénat occupe représente environ 56 % du total des émissions, que les voyages et les déplacements pour se rendre au travail représentent environ 35 % des émissions et que 8 ou 9 % des émissions proviennent des activités du Sénat.
Enfin, je voudrais rappeler aux sénateurs que cela ne fait que quelques mois que nous avons entamé ce projet. La première étape du projet consistait à achever le rapport sur les émissions. Maintenant que c’est fait, nous disposons de notre point de référence. Nous passons maintenant à l’étape suivante, qui consiste à établir les cibles de carboneutralité et le plan de mise en œuvre.
Vous vous souviendrez que nous avons décrit l’approche que nous adoptons pour ce projet dans notre tout premier rapport, qui a été présenté au Comité de la régie interne le 6 octobre 2022. Les renseignements contenus dans ce premier rapport correspondent au nouveau rapport qui vous est présenté aujourd’hui.
Je vais résumer ce que nous voulons accomplir dans le cadre de ce projet. À la fin du contrat, nous disposerons d’une feuille de route qui comprendra différentes options qui nous permettront de réduire nos émissions et d’atteindre notre objectif de carboneutralité. Ce comité pourra les examiner. Nous recommanderons également une structure de production de rapports et d’activités pour assurer le suivi et la poursuite des progrès vers la carboneutralité d’ici 2030.
Honorables sénateurs, nous vous tiendrons informés à chaque étape du processus. Comme toujours, ce sont les sénateurs, par l’intermédiaire du comité CIBA, qui prendront toutes les décisions quant aux mesures que nous emploierons, au Sénat, pour parvenir à la carboneutralité d’ici 2030.
M. Lafrance, Mme Alison Korn et moi-même sommes prêts à répondre à vos questions. Je vous remercie, chers collègues.
La présidente : Je vous remercie, sénateur Deacon.
[Français]
Le sénateur Forest : C’est un excellent rapport qui brosse un portrait très détaillé de la situation. Dans le contrat qu’on a conclu, est-ce que cela inclut la deuxième phase, qui est le plan d’action? Est-ce qu’on a procédé par appel d’offres pour ce contrat?
[Traduction]
Le sénateur C. Deacon : Oui. Nous allons mener à bien ce contrat. Nous venons tout juste de terminer la première étape. Les étapes deux et trois sont comprises dans le montant initial du contrat et le plan de travail initial.
[Français]
Le sénateur Forest : Pour la deuxième partie, c’est-à-dire le plan d’action comprenant les objectifs à atteindre, qui sont définis dans votre premier rapport, que prévoyez-vous comme échéancier?
[Traduction]
Le sénateur C. Deacon : Le travail est en cours. Madame Korn, quand allons-nous terminer la deuxième étape du projet, selon vous?
Alison Korn, coordonnatrice, Bureau de la dirigeante principale des services corporatifs et greffière de CIBA, Sénat du Canada : Ce travail durera quatre mois, tout au plus. Nous vous fournirons d’autres mises à jour dans la nouvelle année. Nous nous attendons à ce que l’ensemble du projet dure environ un an.
[Français]
Le sénateur Forest : Pouvez-vous me rappeler le montant total du contrat?
[Traduction]
Le sénateur C. Deacon : Le montant total est de 84 060 $. Ces données sont publiques.
[Français]
Le sénateur Forest : Merci.
[Traduction]
La présidente : Avez-vous d’autres questions ou commentaires?
La sénatrice Moodie : Je n’ai pas de questions, mais j’aimerais vous féliciter. Il s’agit d’un excellent projet. Je vous remercie de votre travail acharné.
Le sénateur C. Deacon : Merci beaucoup, sénatrice Moodie. Je dois dire que notre groupe de travail a été ravi de recevoir le rapport préparé par Lemay et le Groupe AGÉCO. Nous avons trouvé qu’il était facile à lire et facile à comprendre pour ceux d’entre nous qui ne sont pas des experts. Il nous donne confiance quant au déroulement du projet. Je vous remercie.
La présidente : Je vous remercie, sénateur Deacon, de votre présentation. J’aimerais également remercier M. Lafrance et Mme Korn. Il s’agit en effet d’un très bon rapport. Je vous remercie de votre excellent travail.
J’aimerais que quelqu’un propose la motion suivante :
Que CIBA autorise la publication du rapport de septembre 2023 du Groupe de travail consultatif sur l’environnement et le développement durable pour le Projet de carboneutralité 2030 du Sénat du Canada intitulé : Rapport sur les émissions de gaz à effet de serre; et permette que le rapport soit affiché sur le site Web du Sénat du Canada.
Le sénateur Carignan propose la motion. Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion? La motion est adoptée.
[Français]
Le point suivant concerne le rapport annuel du Conseil interparlementaire mixte.
J’invite Jeremy LeBlanc, greffier adjoint et directeur général, Affaires internationales et interparlementaires, et Marie-Eve Belzile, greffière principale, Échanges parlementaires et protocole, Affaires internationales et interparlementaires à se joindre à nous.
Bonjour Jeremy et Marie-Eve.
Jeremy, je crois que vous allez faire une présentation sur le rapport et ce sera suivi de questions.
Jeremy, à vous la parole.
Jeremy LeBlanc, greffier adjoint et directeur général, Affaires internationales et interparlementaires, Sénat du Canada : Honorables sénateurs, en tant que greffier du Conseil interparlementaire mixte ou CIM, j’ai le plaisir de vous présenter le Rapport annuel de 2022-2023 sur les activités et dépenses des associations parlementaires.
[Traduction]
Je souhaite vous donner un aperçu général du travail mené par les associations parlementaires pendant cette période, tel que présenté dans ce rapport. Je pourrai ensuite répondre à vos questions.
En mars 2022, le Conseil interparlementaire mixte a levé le moratoire sur l’accueil des délégations étrangères et les déplacements à l’étranger, ce qui a permis aux parlementaires d’assister à des activités en personne pour la première fois depuis le début de la pandémie. En 2020-2021 et en 2021-2022, les activités des associations ont été virtuelles et il y a donc eu très peu de dépenses liées à ces activités. L’exercice 2019-2020 était une année électorale, et il est donc peut-être préférable de faire des comparaisons entre la dernière année et l’exercice 2018-2019, soit l’année la plus récente sans pandémie ni élection.
Au cours de l’exercice 2022-2023, les associations parlementaires ont réalisé 61 voyages, dans 31 pays différents, et le Parlement du Canada a accueilli 26 délégations étrangères.
[Français]
Par rapport à l’exercice 2018-2019, on peut observer une réduction d’environ 25 % du nombre d’activités de déplacement. En outre, le nombre de participants en déplacement est inférieur d’environ 15 % comparé à 2018-2019, bien que le niveau de dépenses soit à peu près égal. Nous pouvons ainsi constater l’impact de l’inflation dans le secteur des voyages sur le niveau d’activités des associations.
Le budget total des associations parlementaires pour 2022-2023 représentait un peu plus de 4,3 millions de dollars, soit le même montant que celui des cinq exercices financiers précédents.
[Traduction]
L’année dernière, plus de 1,57 million de dollars ont été consacrés aux frais d’adhésion aux associations multilatérales. En effet, nous pouvons constater une tendance à l’augmentation de ces cotisations puisque celles de la dernière année représentent une augmentation de presque 100 000 $ par rapport à l’exercice précédent et une augmentation d’environ 150 000 $ par rapport à 2018-2019. Cette variation peut s’expliquer par une légère hausse des frais d’adhésion attribués au Canada pour les associations multilatérales. En outre, comme les factures sont reçues en devises étrangères, ces dépenses peuvent varier en fonction des fluctuations des taux de change.
Les dépenses totales liées aux activités des associations parlementaires en 2022-2023 correspondent à 88 % du financement disponible, ce qui a permis d’enregistrer un solde budgétaire d’un peu plus de 500 000 $ à la fin de l’exercice. Cependant, il importe de souligner qu’une partie de cet excédent budgétaire, soit 177 916 $, a servi à financer la planification et l’organisation de deux conférences internationales au Canada. L’une a eu lieu en juillet 2023 et l’autre aura lieu en juillet 2024.
Le solde budgétaire excédentaire s’explique en grande partie par le fait que certains délégués annulent leur participation à des activités à la dernière minute ou n’obtiennent pas la permission de voyager.
[Français]
Cette année, les associations parlementaires n’ont pas tenu d’assemblée générale annuelle, conformément à la décision du CIM, en raison des difficultés d’accès aux ressources nécessaires pour les réunions — un problème que, je pense, vous connaissez très bien.
Nous avons constaté une réduction importante du nombre de réunions virtuelles et hybrides cette année en raison de la fin du moratoire, bien sûr. Toutefois, les activités virtuelles ont continué à représenter une partie importante du travail des associations, ce qui s’ajoute aux déplacements et à l’accueil de délégations au Canada, et ce, malgré les contraintes de ressources qui limitent les réunions virtuelles ou hybrides pouvant être tenues simultanément dans l’enceinte parlementaire.
Voilà un sommaire très bref des activités des associations au cours du dernier exercice, mais il y a beaucoup plus de détails dans le rapport. Je tiens à vous rappeler qu’après la présentation du rapport aujourd’hui, il sera déposé au Sénat en tant que rapport de ce comité.
Si vous avez des questions sur le rapport annuel ou sur les associations, je me ferai un plaisir d’y répondre.
La présidente : Merci, Jeremy.
[Traduction]
La sénatrice Moodie : Je vous souhaite la bienvenue, monsieur LeBlanc, et je vous remercie d’avoir résumé ce rapport. Le rapport contient des renseignements généraux, et j’aimerais obtenir des renseignements plus précis. Je m’intéresse aux nouvelles initiatives et aux nouvelles relations. Pouvez-vous nous dire si une main a été tendue à différentes communautés, que ce soit par l’intermédiaire de représentants à Washington, D.C., ou ailleurs? Je m’intéresse aux efforts conscients qui sont accomplis en vue de tisser des liens avec des communautés telles que les communautés noires, les communautés autochtones ou d’autres communautés qui ont une grande influence politique ou économique aux États-Unis.
M. LeBlanc : Aux États-Unis, ce travail se ferait en grande partie par l’entremise du Groupe interparlementaire Canada—États-Unis, qui organise des visites bilatérales. Je ne suis pas au courant d’activités particulières qui pourraient viser, par exemple, le Congressional Black Caucus — Black Caucus du Congrès. Ce genre d’activité aurait été organisée par le Groupe parlementaire Canada—États-Unis. Je sais que l’Association parlementaire Canada-Afrique entreprend un certain nombre de missions à l’étranger, qui, la plupart du temps, incluent la participation de parlementaires noirs de pays africains.
Pour la région des Amériques, il peut aussi y avoir des activités au sein de ParlAmericas avec des populations autochtones en Amérique du Sud. En outre, l’Union interparlementaire peut être confrontée à des questions relatives aux droits de la personne et aux droits des populations en situation minoritaire. Pour ce qui est des activités de mobilisation délibérées à l’endroit de groupes précis, ce sont là, de façon générale, celles dont j’ai connaissance.
Le sénateur Boehm : Je vous remercie, monsieur LeBlanc, de votre présentation. Ma question porte sur la structure générale des associations et des groupes. Je me demande si cette structure a changé au cours des dernières années. Vous et moi avons eu des échanges à ce sujet par le passé. Il existe un nombre déterminé de groupes, puis il y a les associations et les groupes d’amitié. Dans certains cas, l’échiquier géopolitique a changé et je pense que nous devrions peut-être envisager d’autres formes d’échanges entre les parlementaires. Les deux exemples qui me viennent à l’esprit visent deux pays que je connais bien. L’un est le Mexique — un autre partenaire de l’ALENA, évidemment —, avec lequel nous avons seulement un groupe d’amitié; et l’autre est l’Allemagne, avec lequel nous avons un groupe interparlementaire, mais là encore, ce groupe ne reçoit pas de soutien financier. Nous nous retrouvons souvent dans la situation où les Mexicains ou les Allemands veulent nous rendre visite puis nous inviter à leur tour dans leur pays, mais nous n’avons pas les moyens d’y aller ou de leur rendre la pareille.
Est-ce qu’on réfléchit à cela? Avons-nous besoin de plus de fonds qui proviennent de l’extérieur, sachant que nous avons des associations et des groupes interparlementaires qui existent depuis longtemps et qui, bien sûr, n’ont qu’un budget limité? Je vous invite à me faire part de vos réflexions.
M. LeBlanc : Je vous remercie, monsieur le sénateur. Le Conseil interparlementaire mixte mène un examen quinquennal de la structure des associations parlementaires et, dans le cadre de cet examen, étudie la représentation du Canada dans les différentes régions du monde, afin de déterminer si de nouvelles associations devraient être créées. Le Conseil interparlementaire mixte a demandé à un sous-comité d’entreprendre cet examen, et il a présenté son rapport en janvier. Le conseil est en train d’examiner les recommandations qui ont été formulées.
À la suite des trois derniers examens de la structure entrepris par le Conseil interparlementaire mixte, on a recommandé de ne pas créer de nouvelles associations bilatérales. L’accent a plutôt été mis sur le renforcement des relations par le biais d’associations régionales existantes — par l’entremise de ParlAmericas pour le Mexique, par exemple, ou de l’Association Canada-Europe pour l’Allemagne — qui offrent des possibilités de dialogue avec certains de ces pays.
Vous avez raison de souligner les difficultés qu’entraînent les ressources limitées dont ces groupes disposent. C’est l’une des principales préoccupations qui est soulevée lorsque nous envisageons la possibilité de créer de nouvelles associations. Si nous n’augmentons pas l’enveloppe budgétaire totale pour les associations parlementaires, il faudra réduire les budgets des associations existantes pour en créer de nouvelles. Je sais que c’est une question qui préoccupe le Conseil interparlementaire mixte et il continue de l’examiner.
Le sénateur Boehm : Je terminerai en disant que les deux pays dont j’ai parlé font partie de nos principaux partenaires en matière de commerce et d’investissement. Je vais m’arrêter là.
Gérald Lafrenière, greffier du Sénat et greffier des Parlements intérimaire, et dirigeant principal des Services législatifs, Bureau du greffier du Sénat et dirigeant principal des Services législatifs, Sénat du Canada : Mme Marie-Eve Belzile pourrait peut-être intervenir à ce sujet, mais en ce qui concerne le Mexique, bien que nous n’ayons pas d’association parlementaire avec ce pays, une relation a été établie entre les Présidents des Chambres du Parlement des deux pays. Il s’agit de liens très importants. Une année, les Présidents des deux Chambres du Mexique viennent au Canada et l’année suivante, nous allons au Mexique. Les Présidents du Sénat et de la Chambre des communes invitent les Présidents des deux Chambres du Mexique au Canada et vice-versa. Ils voyagent avec des délégations — des sénateurs et des députés —, car il s’agit d’un événement conjoint entre le Sénat et la Chambre des communes. Je tenais simplement à préciser qu’une activité est organisée chaque année avec les représentants du Mexique.
Lorsque nous accueillons cette délégation au Canada, nous essayons de le faire pendant une semaine où l’une des Chambres du Parlement ne siège pas, et nous invitons tous les parlementaires à assister à ces réunions s’ils le peuvent. Mme Marie-Eve Belzile a peut-être quelque chose à ajouter à ce sujet.
Marie-Eve Belzile, greffière principale, Échanges parlementaires et protocole, Affaires internationales et interparlementaires, Sénat du Canada : M. Lafrenière a bien résumé la situation. J’ajouterai simplement que nous allons généralement organiser ces réunions pendant une semaine de séance pour que les parlementaires puissent y participer.
La sénatrice Boyer : Je vous remercie de nous avoir présenté ce rapport. Il est très intéressant.
Je voudrais revenir sur ce dont la sénatrice Moodie parlait plus tôt. Vous avez dit que plusieurs associations interagissent avec divers groupes de la population. J’aimerais vraiment voir dans ce rapport — peut-être dans la section « Introduction » et après « L’appui aux associations parlementaires » — comment ces échanges sont entrepris par les différentes associations parlementaires. Je suis certaine que les membres du Caucus des parlementaires noirs ou du Groupe de travail des sénateurs autochtones seraient heureux de vous aider dans ce domaine, au besoin. Vous pourriez peut-être en parler dans le prochain rapport?
M. LeBlanc : Je vous remercie. Nous en prenons bonne note pour l’année prochaine.
La sénatrice Boyer : Je vous remercie.
[Français]
La sénatrice Ringuette : J’aimerais poser une question complémentaire à la question du sénateur Boehm concernant les associations parlementaires régionales. L’Association parlementaire Canada-Europe avait adopté une pratique, mais je ne sais pas si c’est toujours le cas; lorsqu’on visitait certains pays européens et qu’il y avait un groupe d’amitié parlementaire, on faisait des efforts pour inclure ce groupe dans le cadre de sa mission.
Serait-il possible d’adopter une telle pratique de façon permanente? Je pense à l’Union interparlementaire, de façon globale, mais aussi à ParlAmericas. Serait-il possible que cette pratique des organisations régionales soit inscrite dans les règlements?
M. LeBlanc : Effectivement, le CIM a déjà encouragé les associations à collaborer de façon plus étroite avec les groupes d’amitié existants. Vous avez donné un très bon exemple : lorsque les associations effectuent une mission dans un pays en particulier, elles peuvent évaluer quelle participation elles pourraient exercer avec les membres de ce groupe d’amitié.
La difficulté, parfois, en ce qui concerne la sélection des délégués, est une contrainte financière pour les délégations qui sont plus petites, ce qui laisse moins de place.
Dans le cas précis de l’Europe, beaucoup de voyages effectués par l’association ont lieu à l’Assemblée parlementaire du Conseil de l’Europe où doit être suivi un règlement très précis. On doit nommer annuellement un certain nombre de délégués et ce sont uniquement ces gens qui ont l’autorisation de participer à titre d’observateur. Cela entraîne une limitation et, si on veut combiner une visite bilatérale avec une mission vers l’assemblée parlementaire, cela limite nécessairement le nombre de personnes qui peuvent être choisies.
Effectivement, nous encourageons les associations à favoriser cette collaboration; le CIM l’a souligné à quelques reprises. Aussi, lorsque nous accueillons des délégations au Canada, il s’agit là d’une autre occasion — ou encore lorsque les présidents accueillent des délégations au Canada — de travailler avec les groupes d’amitié.
Pour ce qui est d’enchâsser cela dans les règlements des associations, il revient à chacune des associations d’examiner ses statuts, qui peuvent uniquement être modifiés lors de l’assemblée générale annuelle, si on désire faire une telle proposition. C’est un encouragement dont le CIM a déjà entretenu les associations dans le but d’une collaboration plus étroite.
La sénatrice Ringuette : Vous continuez à l’encourager, j’espère. Merci.
[Traduction]
Le sénateur Loffreda : Je vous remercie de votre exposé.
J’aimerais que nous entrions un peu plus dans les détails. Lorsque je regarde votre tableau à la page 11 de votre document de 60 pages, je vois votre budget principal des dépenses et ce qui est prévu pour le transport. En 2018-2019, c’est 38 % et en 2022-2023, c’est 34,5 %. Je regarde ensuite votre figure 2 à la page 12, et le transport bondit à 65 %.
J’ai quelques commentaires à faire. Vous pourriez peut-être m’en dire plus et me fournir des éclaircissements. La nette diminution du nombre d’activités de voyage est une bonne chose, car le Budget principal des dépenses reste le même, n’est-ce pas? En outre, le nombre moyen de participants aux voyages par activité de voyage a augmenté. Pensez-vous que cette tendance va se poursuivre en raison des coûts de transport? S’agit-il d’un enjeu majeur pour l’avenir? Quels sont vos commentaires à ce sujet? Peut-être pourriez-vous m’éclairer sur ces chiffres.
M. LeBlanc : Je pense en effet que le nombre d’activités et la taille des délégations ont tendance à diminuer dans l’ensemble. Vous avez raison de dire que la moyenne par activité a légèrement augmenté. Il y a toutes sortes de facteurs qui entrent en ligne de compte. Il arrive que des personnes annulent à la dernière minute, ce qui est particulièrement fréquent lorsque le gouvernement est minoritaire à la Chambre des communes et que les whips peuvent retirer des participants à la dernière minute. Cela entraîne des difficultés, ou exige un jumelage entre les députés pour leur permettre d’obtenir l’autorisation de leur whip de voyager.
Nous avons constaté une augmentation globale de 25 % à 27 % des frais de voyage — par exemple, le coût moyen d’un voyage à Strasbourg, par rapport à ce qu’il était avant la pandémie. Cela accroît considérablement la pression exercée sur les associations.
Pour ce qui est de la ventilation, je ne suis pas sûr de comprendre exactement ce que...
Le sénateur Loffreda : À la page 11.
M. LeBlanc : À la page 11.
Le sénateur Loffreda : Je divise votre montant pour le transport par votre budget principal des dépenses. En 2018-2019, c’était 38 %, et en 2022-2023, 34,5 %. Les 1,4 million de dollars ne représentent même pas la moitié des 4,3 millions de dollars, n’est-ce pas? Cela correspond à près de 35 %. Je tourne ensuite la page et je vois que les transports représentent 65 % des dépenses. C’est en 2022-2023. Vous ajoutez sans doute d’autres catégories dans le transport. J’aimerais éclaircir ce point. À mon avis, cela n’a aucun sens.
M. LeBlanc : Je pense que la nuance tient à la question de savoir si l’on compte la partie de l’enveloppe consacrée aux cotisations. L’un des points de référence est la partie consacrée aux activités. Sur les 4,3 millions de dollars, environ 1,5 million sert à payer les cotisations versées aux associations internationales. Le point de départ pour les associations n’est pas tant 4,3 millions de dollars que 2,8 millions de dollars. Je pense que c’est probablement là que réside la nuance.
Le sénateur Loffreda : Ce n’est pas dans le Budget principal des dépenses.
M. LeBlanc : Le montant total disponible dans l’enveloppe est de 4,3 millions de dollars, mais 1,5 million de dollars de ce montant vont aux cotisations versées aux associations internationales.
Le sénateur Loffreda : Ce n’est pas clair. Quand on regarde cela, on se dit que quelque chose ne tient pas la route.
M. LeBlanc : C’est la portion des activités.
[Français]
La présidente : Ne voyant plus de questions, quelqu’un peut-il proposer la motion suivante :
Que le rapport du Conseil interparlementaire mixte, Activités et dépenses des associations parlementaires pour l’exercice 2022-2023 soit déposé au Sénat.
La sénatrice Moodie : J’en fais la proposition.
La présidente : Merci.
Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?
Des voix : Oui.
La présidente : La motion est adoptée.
Je crois que Jeremy et Marie-Eve resteront avec nous pour les deux prochains points.
[Traduction]
Chers collègues, le prochain point à l’ordre du jour concerne le surplus de la 65e Conférence parlementaire du Commonwealth. Vous vous souviendrez que le 15 juin dernier, nous avons accueilli la demande visant à affecter cet excédent à la contribution annuelle versée à l’Association parlementaire du Commonwealth, ou APC. Cependant, la Chambre des communes n’a pas accepté cette réaffectation des fonds. L’excédent ne sera donc pas réaffecté puisqu’il faut le consentement unanime des deux Chambres. Je vous dis cela à titre d’information.
Monsieur LeBlanc, avez-vous des observations à formuler?
M. LeBlanc : Votre explication était très claire. Je me ferai un plaisir de répondre aux questions, le cas échéant.
La présidente : Chers collègues, avez-vous des questions sur ce point? Je vous remercie.
[Français]
L’ordre du jour appelle maintenant l’éclaircissement des règles en matière de participation à des activités d’associations en tant que non-membre de délégations officielles.
Vous vous souviendrez que lors de notre dernière réunion, en juin, nous avons approuvé des modifications à la politique de gestion des bureaux des sénateurs concernant l’utilisation des points de voyage pour des activités liées aux affaires internationales et interparlementaires.
À la suite de la mise en œuvre de ces changements, nous avons réalisé que des éclaircissements étaient nécessaires. C’est pourquoi vous avez dans votre pochette la copie d’un communiqué et d’une lettre qui seront envoyés pour informer nos collègues et les présidents d’associations des récents changements.
En bref, il a été décidé que les sénateurs devront obtenir l’approbation préalable du comité exécutif de l’association avant de participer aux réunions des associations en tant qu’observateurs.
D’autre part, nous avons précisé qu’un voyageur désigné peut accompagner le sénateur aux activités de l’association au Canada en utilisant le système de points. De plus, nous avons précisé que le personnel ne peut pas voyager en utilisant le système de points pour soutenir un sénateur participant à une activité d’association.
Avez-vous des questions ou des commentaires? Nous voulions préciser les règles pour que ce soit clair pour tous avant d’envoyer l’information. Désirez-vous poser des questions à Jeremy ou Marie-Eve?
Le sénateur Forest : Quand on lit « le voyageur désigné », est-ce que ça pourrait être un membre de notre personnel?
La présidente : Non. Le mot « désigné » réfère à un conjoint.
Le sénateur Forest : C’est strictement le conjoint. Donc, on ne peut pas engager notre conjointe. D’accord; cela répond à ma question.
La présidente : Y a-t-il d’autres questions d’éclaircissement ou des commentaires? Le communiqué et les lettres seront envoyés par le secrétariat de CIBA aujourd’hui même.
Merci beaucoup, Jeremy et Marie-Eve.
L’ordre du jour fait appel à la feuille de route pour la gestion de l’information et des technologies. Ce point est à titre d’information seulement.
Je vais demander à M. Vatcher, directeur des Services d’information, de se joindre à nous en tant que témoin. Comme d’habitude, cette présentation sera suivie d’une période de questions.
M. Vatcher, vous pouvez commencer votre présentation.
David Vatcher, directeur, Services d’information, Sénat du Canada : Bonjour, honorables sénateurs.
En novembre 2020, j’ai eu le plaisir de présenter à CIBA notre feuille de route pour 2020-2024. Ce matin, je souhaite partager avec vous une mise à jour très positive de la situation.
Nous avons accompli la majeure partie de ce qui avait été annoncé et nous sommes alignés pour terminer le travail à temps. Malgré la forte augmentation des coûts de l’équipement, des logiciels et des services, la Direction des services d’information (DSI) a été en mesure de réaliser ses projets prévus dans les délais prescrits, et souvent, à un coût inférieur à ce qui avait été initialement établi.
La DSI est en mesure de mener à bien d’autres initiatives et projets. Vous pouvez les voir dans le document qui vous a été présenté. La croissance des efforts investis et du nombre d’outils en place pour la cybersécurité a été ressentie par tous et nous continuons nos efforts en ce sens. Le risque perdure, mais nous demeurons très vigilants.
Nous avons aussi profité de plusieurs occasions pour mettre en œuvre davantage de pratiques en matière de saine gouvernance, entre autres en ce qui a trait aux offres permanentes pour les équipements et pratiques de maintien du cycle de vie de l’équipement. Nos politiques ont été mises à jour ainsi que, bien sûr, notre processus d’approbation annuel de licence et de contrat à fournisseur unique.
La DSI est consciente de l’impact de son budget annuel sur le budget total du Sénat. Nous avons cherché et continuons de chercher à réduire nos coûts et nous analysons des mesures d’économie chaque fois que les occasions se présentent.
Nous reconnaissons que notre infrastructure est l’épine dorsale des activités et des opérations du Sénat. Nous continuons à investir dans sa maintenance. Notre propre système Iris a évolué grâce au module sur les amendements et aussi à l’ajout d’autres modules, entre autres pour les témoins externes et les témoins virtuels.
Pendant ces dernières années, la DSI s’est adaptée avec succès à la pandémie mondiale grâce à un engagement total de ses membres, dont je suis très fier, et à la démonstration d’une très grande agilité, ce qui permet à notre institution de continuer son travail très important pour le pays.
Nous continuons à nous adapter aux réalités changeantes et aux défis qui se dressent devant nous. Au cours des prochaines années, nous continuerons nos efforts pour améliorer les services rendus aux sénateurs et à l’institution, et je serai heureux de présenter une nouvelle feuille de route au cours des prochains mois pour les années à venir.
Enfin, je tiens à remercier le comité pour son soutien constant sans lequel nous n’aurions pu effectuer tous ces travaux.
Je vous remercie et je serai heureux de répondre à vos questions.
La présidente : Merci beaucoup. Y a-t-il des questions ou des commentaires?
M. Vatcher, j’aimerais d’abord vous féliciter pour l’excellent travail qui se fait et tous les suivis que vous présentez à ce comité. On a vu une très grande amélioration au cours des dernières années sous votre gouverne et avec votre équipe. On a eu d’excellents résultats, alors bravo!
[Traduction]
Le sénateur Quinn : Merci, monsieur Vatcher. C’est un excellent rapport. J’aimerais simplement obtenir quelques éclaircissements.
Deux des cinq volets d’activités seront inclus dans la prochaine feuille de route. Ma question porte sur les initiatives supplémentaires. Je peux me faire une idée de la nature de certaines d’entre elles, mais pas des autres.
Pourriez-vous nous fournir une brève description afin que nous ayons une meilleure idée de ce que ces sujets peuvent inclure et de ce que nous essayons de réaliser?
Deuxièmement, pourrions-nous avoir une prévision des coûts associés à ces initiatives, un ordre de grandeur ou, si vous voulez, une estimation de catégorie C?
M. Vatcher : Bien sûr. Je vous remercie de votre question, sénateur. Je peux vous fournir de l’information supplémentaire sur nos initiatives à venir. Nous fournirons des estimations de catégorie C. Au fur et à mesure que nous avancerons, nous apporterons plus de précision à ces estimations et nous nous assurerons à chaque étape que ce comité est au courant de nos initiatives et du financement nécessaire pour les réaliser.
Le sénateur Quinn : C’est parfait. Je vous remercie beaucoup, en particulier pour les descriptions. Nous pourrons ainsi avoir rapidement une idée de la nature de certains de ces sujets.
La sénatrice Moodie : Votre rapport est fantastique et vous avez fait du bon travail. Vous avez un modèle robuste, à mon avis. Il nous est utile à tous de comprendre ce que vous faites et ce dont vous avez besoin et, au fur et à mesure que vous avancez, de voir à quel point vous réussissez.
Ma question ne s’adresse peut-être pas à vous, mais aux dirigeants. Est-ce qu’on envisage d’étendre ce type d’approche à d’autres directions, afin que nous puissions suivre plus attentivement nos rapports sur les projets des personnes et la manière dont elles les réalisent? Cela nous aide beaucoup à suivre les choses de manière succincte et à comprendre les progrès accomplis.
Pascale Legault, Dirigeante principale des services corporatifs et greffière du comité, Sénat du Canada : Merci beaucoup de cette question. En fait, chaque direction fournit une vue d’ensemble du plan opérationnel pour l’année suivante au Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités, ou SEBS, qui relève du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration, ou CIBA. L’information est fournie dans un dossier et les directeurs sont là pour répondre aux questions. Cela n’a pas été présenté à ce comité, mais si c’est le souhait du comité, nous serions heureux de présenter cette information à l’ensemble du comité.
La sénatrice Moodie : Je pense qu’avec l’évolution des besoins et le resserrement du financement au fil du temps, nous aurons une meilleure appréciation de ce qui est en place, des objectifs des gens, de la manière dont ils les atteignent et des domaines dans lesquels des changements ou une nouvelle approche s’imposent. Les choses deviendront plus claires pour nous. Si c’est enfoui à un deuxième niveau... Je sais qu’ils font de l’excellent travail, mais il nous a été très utile de suivre une partie coûteuse de notre service qui est essentielle à notre fonctionnement. C’est peut-être quelque chose que nous pourrions envisager.
La sénatrice Seidman : Merci beaucoup de votre exposé, monsieur Vatcher, et de l’énorme travail accompli pour mettre au point les systèmes de la Direction des services d’information.
J’ai une question très précise à vous poser au sujet d’un événement...
La présidente : Sénatrice Seidman, désolée de vous interrompre. Je sais où vous voulez en venir. Je demanderais que nous en parlions lorsque nous serons à huis clos. Nous garderons cette question sous la rubrique « Autres affaires ». Il s’agit de cybersécurité?
La sénatrice Seidman : Oui. C’est à propos d’un incident particulier.
Le sénateur Plett : Pourquoi attendre que nous soyons à huis clos?
La présidente : Il y a de l’information délicate susceptible de compromettre une partie du travail qui est fait. Nous en avons parlé avec M. Vatcher. À moins que vous jugiez important que nous en parlions en public, je pense qu’il est important pour l’intégrité du système et le travail effectué de tenir cette discussion à huis clos.
Le sénateur Plett : Nous recevons des courriels à ce sujet. Ils sont publics. Alors, pourquoi ne pas vouloir en parler? Nous cherchons à être beaucoup trop secrets, dans notre organisation. Je pense qu’il faut en discuter.
La sénatrice Seidman : J’ai une question précise. Si vous voulez discuter à huis clos de certains détails qui comportent peut-être des risques liés à la sécurité, eh bien, soit. À mon avis, la question que je m’apprête à poser n’en comporte pas, mais si vous pensez que c’est le cas, nous pouvons en parler à huis clos.
La Chambre des communes a envoyé tôt lundi matin une alerte à tous les députés et à tous les membres du personnel pour leur signaler — la situation avait été rendue publique et avait été signalée dans les médias — que les systèmes informatiques du Parlement étaient la cible d’une attaque par déni de service distribué. L’attaque touchait tout le Parlement, y compris le Sénat. De fait, les sénateurs et le personnel des bureaux administratifs avaient remarqué des problèmes dans le système ce jour-là. Toutefois, personne au Sénat, que ce soit les bureaux administratifs et les bureaux de sénateurs, n’a reçu d’alerte à ce sujet.
Pourquoi la Chambre des communes a-t-elle reçu une alerte d’attaque par déni de service distribué et pas nous?
M. Vatcher : Merci pour la question, sénatrice.
Le Sénat est l’objet depuis de nombreuses années de multiples attaques provenant de différentes sources. Dans les derniers mois, le Sénat a subi plusieurs attaques ciblées perpétrées par des groupes prorusses.
Lorsque des attaques de cette nature sont détectées, je tiens le comité directeur du comité CIBA au courant de l’évolution de la situation, y compris de la fin de l’attaque, conformément aux procédures. C’est ce qu’on me demande de faire et je m’efforce de le faire le plus rapidement et le plus directement possible.
La sénatrice Seidman : Récapitulons. Vous avez informé le comité directeur du comité CIBA, mais vous n’avez pas envoyé d’alerte au Sénat. Est-ce exact? Aucune alerte n’a été envoyée à tous les employés et aux bureaux du Sénat pour signaler que les problèmes étaient causés par une attaque par déni de service distribué menée contre le système et que l’équipe faisait le nécessaire pour rétablir la performance du service. Aucune alerte n’a été envoyée.
M. Vatcher : J’ai une réponse plus complète à vous donner, mais j’hésite à le faire en public.
La sénatrice Seidman : Comme je l’ai dit, s’il y a des risques liés à la sécurité, je suis tout à fait disposée à en discuter à huis clos. Puisque la Chambre des communes a envoyé lundi matin une alerte à tous les employés, aux bureaux administratifs, aux députés et à leur personnel, je n’aurais pas pensé que d’envoyer la même alerte aux bureaux du Sénat comportait des risques liés à la sécurité.
Si nous devons en discuter à huis clos pour quelque raison que ce soit, faisons-le.
Le sénateur Plett : Je ne vais pas insister sur ce point moi non plus, madame la présidente.
La première partie de la réponse de M. Vatcher m’a quelque peu perturbé. J’ai l’impression que le comité directeur du comité CIBA a reçu les informations, mais qu’il a décidé de ne pas les communiquer. C’est ce que j’ai retenu. Je ne sais pas pourquoi nous devons discuter de ce point à huis clos.
Je suis entièrement d’accord avec vous, madame la présidente, et avec M. Vatcher pour dire que les discussions sur des questions liées à la sécurité et sur le traitement de ces questions doivent parfois être tenues à huis clos.
Nous soulevons plutôt le fait que les 338 députés et les membres de leur personnel ont reçu une alerte, et nous, non. Nous ne parlons pas de l’attaque contre les systèmes, mais plutôt de la procédure à suivre pour envoyer des notifications sur ces attaques. C’est la question qu’a posée la sénatrice Seidman. Je suis troublé par le fait que nous devions en parler à huis clos. Encore une fois, je vais en rester là et je vais voir quelle réponse nous obtiendrons plus tard.
La présidente : Merci, sénateur Plett. Nous passerons à huis clos lorsque nous traiterons de cette question.
Y a-t-il d’autres questions, chers collègues?
[Français]
Le sénateur Forest : J’aimerais avoir un peu plus de précisions quant à votre objectif 1 du plan de travail 2025-2029 : définir le milieu de travail modernisé du Sénat. On fait quoi, on va peinturer nos murs?
M. Vatcher : Merci pour la question. Malheureusement, je suis un piètre peintre!
Le sénateur Forest : Moi également.
M. Vatcher : Nous voulons regarder quelles sont les technologies à la disposition des sénateurs dans leurs bureaux pour assurer un bon fonctionnement. Nous savons qu’il y a des technologies plus vétustes, notamment en matière de téléphonie, que nous voudrions remplacer. Nous nous penchons sur les nouvelles façons de faire. Si demain j’ouvrais une nouvelle entreprise, quelle sorte de téléphonie, de communication unifiée est-ce que je mettrais de l’avant pour mes cadres supérieurs? Dans ce cas-ci, je parle des sénateurs. C’est notre ligne de questionnement. Nous voulons établir un plan pour regarder où nous en sommes, et définir une cible et des étapes pour nous y rendre.
Le sénateur Forest : En français, le terme « environnement » serait plus exact que « lieu ». Le lieu est un espace physique tandis que l’environnement comprend l’ensemble.
M. Vatcher : Je comprends. Merci.
La présidente : Y a-t-il d’autres questions ou commentaires? Nous allons passer au point suivant. Merci beaucoup, David. Nous allons vous revoir dans quelques minutes.
[Traduction]
Le prochain point est une mise à jour sur les comptes publics pour l’exercice 2022-2023. C’est à titre informatif seulement. Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, va venir témoigner.
[Français]
Bienvenue, M. Lanctôt. Est-ce que vous avez une présentation? La parole est à vous.
Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, Sénat du Canada : Honorables sénateurs et sénatrices, je vais vous fournir les faits saillants de l’information financière du Sénat, qui fait partie des Comptes publics du Canada, pour l’exercice qui s’est terminé le 31 mars 2023. Ceux-ci sont généralement déposés au Parlement à l’automne. Nous vous en ferons part à ce moment-là.
La présentation, qui fait partie de la documentation de la réunion, fournit des informations détaillées, mais par souci d’être concis, je vais concentrer mes remarques sur les éléments les plus importants.
Les résultats financiers du Sénat révèlent que le Sénat a dépensé 13,7 millions de dollars de moins pendant l’exercice 2022-2023 que ce qu’il avait reçu pour les autorisations votées, soit 84,5 millions de dollars. L’ensemble des crédits inutilisés du Sénat demeure dans le Trésor. Les crédits excédentaires du Sénat ne sont pas reportés à l’exercice suivant. La principale raison de ce surplus budgétaire est attribuable au nombre moyen de sénateurs qui est inférieur aux prévisions budgétaires et au niveau d’activité moindre que prévu.
[Traduction]
Les bureaux des sénateurs et des agents supérieurs de la Chambre ont réalisé un excédent de 8,6 millions de dollars parce que le nombre de sénateurs pendant l’exercice était inférieur au nombre de sénateurs prévu dans le Budget principal des dépenses. De plus, le taux d’utilisation du budget de bureau de 79 % était similaire à celui de l’année précédente.
Les comités sénatoriaux ont dépensé 2,1 millions de dollars de moins que le montant prévu dans le budget en raison principalement de l’utilisation à 40 % du budget de déplacement des comités et de la comparution à distance des témoins.
Le groupe des Affaires internationales et interparlementaires a dépensé 0,4 million de dollars de moins que le montant prévu dans le budget en raison principalement des fonds inutilisés pour la quarante-septième séance de l’Assemblée parlementaire de la Francophonie et aux dépenses inférieures aux prévisions au titre des échanges et des associations.
Quant à l’Administration du Sénat, un excédent de 2,4 millions de dollars a été réalisé en raison des postes vacants et des départs imprévus. En outre, un excédent de 1,6 million de dollars est attribuable aux frais de services juridiques, professionnels et de formation inférieurs aux prévisions de même qu’à une partie du budget de fonctionnement non dépensée pour les actifs, l’encre, les services d’impression et les autres équipements.
Un sommaire des autres informations publiées dans les Comptes publics du Canada est présenté aux pages 9 et 10 du rapport.
En conclusion, le Sénat a continué de gérer ses dépenses de manière prudente pendant l’exercice 2022-2023. Par conséquent, il a dépensé moins que le financement qu’il a reçu dans le cadre du Budget principal des dépenses.
Voilà qui conclut ma mise à jour. Je me ferai un plaisir de répondre à vos questions et de recevoir vos commentaires.
[Français]
Le sénateur Forest : Merci, Pierre, pour ce rapport fort important. Nous avons dépensé 16 % de moins que le budget prévu en raison d’un moins grand nombre de sénateurs. Par rapport aux dépenses réelles de l’exercice précédent, à quoi cela ressemble-t-il?
M. Lanctôt : Merci pour la question. Prochainement, nous allons présenter les états financiers du Sénat, qui comparent l’année courante à l’année précédente.
Le sénateur Forest : Les états financiers comparent-ils les dépenses réelles?
M. Lanctôt : Ils comparent les dépenses réelles de l’année 2022-2023 à celles de l’année 2021-2022.
Nous allons présenter les renseignements détaillés dans les mois qui suivent, mais je peux vous dire que nos dépenses ont augmenté par rapport à l’année précédente.
Le sénateur Forest : J’ai une question technique. Est-ce que nos règlements nous permettent d’avoir des surplus affectés? Par exemple, dans mon ancienne vie, je pouvais avoir un surplus affecté au renouvellement du parc informatique. Est-ce que nos règles administratives nous permettent cela?
M. Lanctôt : Notre financement ne permet pas de garder les sommes en surplus pour les années suivantes. Tout ce qui est non utilisé retourne au gouvernement ou au Conseil du Trésor.
Le sénateur Forest : Même un surplus affecté à une fonction particulière?
M. Lanctôt : Oui. Nous n’avons pas ce concept de surplus affecté.
Le sénateur Forest : Merci.
[Traduction]
La sénatrice Boyer : Merci de nous avoir présenté cette mise à jour.
Pourriez-vous rapidement décrire ce que désignent les frais et services spéciaux, à la dernière page? C’est à l’annexe B.
M. Lanctôt : Oui. C’est une liste que nous devons fournir dans le cadre des comptes publics. Nous devons fournir la liste des contrats attribués pour les services professionnels. C’est un résumé de tous les contrats signés par le Sénat avec les fournisseurs de services professionnels.
La sénatrice Boyer : Ce serait plus clair de les désigner de la sorte plutôt que de les appeler « frais spéciaux ».
M. Lanctôt : Merci. En fait, c’est le terme employé dans les comptes publics, que nous employons également, mais nous n’avons pas vraiment de services spéciaux. Le terme « services professionnels » est déjà employé.
La sénatrice Boyer : D’accord. Merci.
La présidente : Y a-t-il d’autres questions ou d’autres commentaires?
[Français]
Merci beaucoup, Pierre, pour cette présentation.
Le prochain point concerne le rapport trimestriel sur les demandes de propriété intellectuelle pour utilisation commerciale. Ce point est aussi pour information seulement.
Le rapport est court et factuel. Y a-t-il des questions ou des commentaires concernant ce rapport?
N’en voyant pas, nous allons passer au point suivant à l’ordre du jour.
Chers collègues, y a-t-il d’autres questions que nous devons traiter en public?
Sinon, nous allons suspendre brièvement la séance pour que la greffière puisse s’assurer que nous sommes à huis clos. Toutefois, avant de le faire, j’aimerais rappeler à tous que les réunions de CIBA se déroulent la plupart du temps en public. Ce n’est que lorsque les points traitent de sujets sensibles tels que les salaires, les contrats et les négociations contractuelles, les relations de travail et les questions de personnel ou la sécurité qu’ils sont examinés à huis clos. Le comité souhaite être aussi transparent que possible quant au travail important qu’il accomplit.
Honorables sénateurs, conformément à l’article 12.16.1b) du Règlement, nous discuterons de deux contrats pendant la séance à huis clos de cette réunion : Korn Ferry et Njoyn.
[Traduction]
Le sénateur Quinn : J’ai une question concernant les affaires générales. Si je comprends bien, la documentation envoyée à nos bureaux est la plupart du temps remise personnellement aux sénateurs. Je veux simplement souligner que cette façon de faire nous empêche de bien nous organiser. Pourquoi les chefs de cabinet ne peuvent-ils pas avoir accès à la documentation? Ils pourraient ainsi nous aider à nous préparer aux réunions. Nous recevons une bonne partie de la documentation une journée ou deux à l’avance et nous sommes tous très occupés. Nous avons toujours peur de manquer de temps pour la parcourir.
Je me demande seulement pourquoi les chefs de cabinet ne peuvent pas avoir accès à cette documentation.
Mme Legault : Merci, sénateur, pour la question. La décision prise par le comité CIBA est d’envoyer toute la documentation au sénateur, y compris les documents de nature délicate. Cette documentation est également envoyée à un membre du personnel par bureau, à l’exception des documents portant sur des domaines de nature délicate tels que les litiges ou les relations de travail, qui ne sont pas remis aux chefs de cabinet.
Voilà comment procède le secrétariat du comité CIBA. Chaque mardi matin, les documents sont envoyés à votre bureau. Le dossier intégral est envoyé à votre adresse privée. Votre chef de cabinet le reçoit également, à l’exception des documents renfermant des informations de nature délicate.
Le sénateur Quinn : J’aimerais poser une question complémentaire. Je reviens sur l’envoi de la documentation. Mes collègues et moi-même sommes très occupés. Si vous connaissez les thèmes des réunions qui se tiendront la semaine suivante ou la semaine d’après, je vous conjure de nous faire parvenir la documentation plus rapidement. Nous avons tous siégé à de nombreux conseils au cours de notre carrière. Le Sénat est une des rares organisations que j’ai connue qui envoie la documentation un peu tard — très tard, en fait — au point que cela en est problématique. Si quelque chose pouvait être changé pour que nous obtenions la documentation plus tôt, ce serait formidable.
Mme Legault : La décision prise par le comité CIBA est de fournir les documents le mardi précédant la réunion. Toutefois, lorsque les documents sont très longs, le comité directeur du comité CIBA accepte que ces documents soient envoyés à l’avance. Je pense que c’était le cas pour le rapport environnemental la semaine dernière, mais c’est exceptionnel. Cela fait des années que la documentation est toujours envoyée le mardi matin.
Le sénateur Quinn : Nous pourrions réfléchir un peu à la question et voir si quelque chose peut être fait.
La présidente : Nous l’avons déjà fait. Cette procédure est en place depuis au moins 10 ans. Nous en avons parlé, et en raison de leur nature délicate, les documents sont encore transmis 48 heures avant la réunion.
Je suis tout à fait d’accord avec vous. Il faut du temps pour lire un dossier d’une centaine de pages. Souvent, deux jours ne suffisent pas. Je suis d’accord avec vous.
Nous allons nous pencher là-dessus, mais sachez que je ne suis pas très optimiste. Nous avons déjà essayé d’apporter des changements.
Y a-t-il d’autres commentaires ou d’autres questions concernant les « autres affaires » de la séance publique? Puisque personne ne souhaite intervenir, nous allons poursuivre à huis clos.
(La séance se poursuit à huis clos.)