LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L’ADMINISTRATION
TÉMOIGNAGES
OTTAWA, le jeudi 26 octobre 2023
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui, à 9 heures (HE), avec vidéoconférence, conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour l’étude de questions financières et administratives; et à huis clos, conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour l’étude de questions financières et administratives.
La sénatrice Lucie Moncion (présidente) occupe le fauteuil.
[Français]
La présidente : Bonjour. Je m’appelle Lucie Moncion, je suis une sénatrice de l’Ontario et j’ai le privilège de présider le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration.
Je voudrais maintenant faire un tour de table et demander à mes collègues de se présenter, en commençant par ma gauche.
[Traduction]
Le sénateur Boehm : Peter Boehm, de l’Ontario.
La sénatrice Boyer : Yvonne Boyer, de l’Ontario.
[Français]
Le sénateur Forest : Éric Forest, division du Golfe, au Québec.
La sénatrice Saint-Germain : Raymonde Saint-Germain, du Québec.
Le sénateur Loffreda : Tony Loffreda, de Montréal, au Québec.
[Traduction]
La sénatrice Moodie : Rosemary Moodie, de l’Ontario.
Le sénateur Tannas : Sénateur Scott Tannas, de l’Alberta.
Le sénateur Smith : Larry Smith, de Montréal, au Québec.
Le sénateur Quinn : Jim Quinn, du Nouveau-Brunswick.
Le sénateur MacDonald : Michael MacDonald, de la Nouvelle-Écosse.
La sénatrice Seidman : Judith Seidman, de Montréal, au Québec.
Le sénateur Plett : Don Plett, du Manitoba.
[Français]
La présidente : Je souhaite également la bienvenue à ceux qui suivent nos délibérations dans tout le pays.
Honorables sénateurs, le premier point à l’ordre du jour est l’approbation du procès-verbal du 28 septembre 2023, qui est dans votre trousse. Y a-t-il des questions ou des modifications à apporter au procès-verbal?
Est-ce que quelqu’un peut proposer la motion suivante :
Que le procès-verbal du jeudi 28 septembre 2023 soit adopté.
La sénatrice Moodie en fait la proposition. Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?
Des voix : Oui.
La présidente : La motion est adoptée.
Le point suivant concerne le rapport trimestriel en date du 30 juin 2023 du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités. Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, se joint maintenant à la réunion en tant que témoin. Je crois savoir que le sénateur Forest fera des remarques préliminaires et que Pierre l’aidera à répondre aux questions. Comme d’habitude, cette présentation sera suivie d’une période de questions.
Le sénateur Forest : Bonjour à tous et à toutes.
Le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités a l’honneur de déposer son 20e rapport. Votre sous-comité a reçu le document sur les faits saillants financiers et les résultats du premier trimestre de l’exercice financier 2023-2024, qui couvre la période du 1er avril au 30 juin 2023.
Dans le cadre de ce rapport, j’aimerais porter à votre attention trois points particulièrement intéressants.
Premièrement, pour l’année financière 2023-2024, le budget est de 126 700 000 $. À la fin du premier trimestre, le Sénat avait dépensé 21,7 millions de dollars, soit 17 % de son budget disponible. Il s’agit d’une proportion légèrement inférieure au chiffre de 18 % observé l’année précédente, alors que le montant s’élevait à 21,5 millions de dollars.
En ce qui concerne le point 2, pour l’année financière 2023-2024, on s’attend à ce que le Sénat dégage un excédent global de 8,4 millions de dollars provenant majoritairement du budget de bureau des sénateurs, puisque le taux s’utilisation ne devrait pas dépasser 80 %, selon les tendances actuelles et prévues et en raison du nombre de sénateurs moins élevé que ce qui avait été prévu au budget. On avait prévu 100 sénateurs, mais il y en a 92.
Vous remarquerez que la section 3.4 a été ajoutée au rapport financier trimestriel. La nouvelle section présente les opportunités d’efficience approuvées par le Comité de la régie interne ainsi que les progrès réalisés dans leur mise en œuvre pour l’exercice 2023-2024. Les économies prévues jusqu’à maintenant s’élèvent à 76 000 $.
Après délibération, le rapport a été approuvé par votre sous-comité. Je suis maintenant heureux de procéder au dépôt du rapport financier trimestriel du Sénat du Canada pour le trimestre qui a pris fin le 30 juin 2023, pour votre information.
Merci beaucoup.
M. Pierre Lanctôt est avec nous pour répondre à vos questions sur ce rapport trimestriel.
La présidente : Merci, sénateur Forest. Avez-vous des questions ou des commentaires pour le sénateur Forest ou pour M. Lanctôt?
[Traduction]
Le sénateur Quinn : Bienvenue, monsieur Lanctôt. J’ai une observation et une question. D’abord, c’était un excellent exposé présenté en langage clair. Je vous en remercie.
Des réductions de 15 % s’appliquent à l’ensemble du gouvernement. Le Sénat est-il assujetti à cette mesure ou en est-il exempté?
Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, Direction des finances et de l’approvisionnement, Sénat du Canada : Je vous remercie de votre question, sénateur. Le Sénat n’est pas visé par les réductions de 15 %. Il ne fait pas partie de ce programme.
La sénatrice Seidman : Je suis enchantée de vous voir, monsieur Lanctôt. Je vous remercie de vous joindre à nous. C’est un bon rapport, que j’apprécie. À la page 16 du rapport, il est question des ETP prévus par direction ou secteur. L’avant-dernière ligne présente les « ETP financés par une tierce partie ». Je ne suis pas certaine de comprendre de quoi il s’agit.
M. Lanctôt : Je vous remercie de votre question. Les postes financés par d’autres entités sont, par exemple, ceux qui ne le sont pas par le Sénat, mais par Services publics et Approvisionnement Canada, ou SPAC.
La présidente : Ce ministère finance également la Vision et le plan à long terme, ou VPLT, il me semble.
La sénatrice Seidman : Il y a 43 ETP financés par une tierce partie. Je ne suis toujours pas sûre de comprendre ce que cela signifie. Aidez-moi, s’il vous plaît.
M. Lanctôt : Je suis désolé, je pensais à une situation précise, mais si on examine les faits, la plupart des 43 employés ont un lien avec la VPLT. Les dépenses pour ces employés ne sont pas payées par le Sénat, mais par SPAC. Voilà pourquoi nous les avons isolés. Le nombre d’ETP financés à même le budget du Sénat est de 456.
La sénatrice Seidman : Je me demande simplement ce que signifie vraiment « ETP financés par une tierce partie ». Vous dites que cela concerne principalement la construction, la reconstruction ou la réfection de l’Édifice du Centre?
M. Lanctôt : C’est cela.
La sénatrice Seidman : Ces employés sont financés de l’extérieur, mais ils figurent dans le budget d’ETP du Sénat?
M. Lanctôt : Ils font partie de nos employés, mais il ne sont pas inclus dans le budget comme tel parce qu’on nous rembourse. Ces 43 postes ne sont donc pas comptabilisés dans nos dépenses. Nous en tenons compte parce que nous en sommes essentiellement responsables, ces employés faisant partie de notre effectif.
La sénatrice Seidman : Voilà qui explique tout. Je vous remercie beaucoup.
La présidente : Y a-t-il d’autres questions ou observations?
[Français]
Sinon, merci beaucoup, Pierre.
Chers collègues, pour le prochain point, on m’avise que l’article sera présenté avec un court résumé, mais que la décision sera reportée. Sénatrice Saint-Germain, je vous cède la parole.
La sénatrice Saint-Germain : Merci, madame la présidente.
Il s’agit d’une demande d’ajout de fonds temporaires sur une période de deux ans, donc la présente année et la prochaine année, pour la Direction des affaires interparlementaires, qui sert les deux Chambres et qui s’occupe de la gestion des associations interparlementaires. Son enveloppe budgétaire totale en 2022-2023 était d’un peu plus de 4,3 millions de dollars. Ce montant est le même depuis 2017-2018.
Le Conseil interparlementaire mixte souhaiterait obtenir une augmentation temporaire de l’enveloppe budgétaire des associations parlementaires d’un montant de 430 050 $ pour les exercices 2023-2024 et 2024-2025. Je donnerai plus de détails lors de la prochaine réunion. Ce financement serait partagé entre la Chambre des communes et le Sénat à la hauteur de 70 % pour la Chambre des communes et de 30 % pour le Sénat. Puisque le Bureau de régie interne de la Chambre des communes n’a pas encore pris sa décision et examiné cette question, et compte tenu de l’importance des fonds se rapportant à la contribution du Sénat, je recommande que nous reportions notre décision au moment où la Chambre des communes aura pris la sienne.
[Traduction]
Le sénateur Quinn : Je commence à comprendre à quel point ce travail est important. Ma question porte sur le financement temporaire, et je comprends qu’on en demande. Que se passerait-il si, à l’expiration du financement temporaire, nous devions respecter le budget existant? Quel serait l’impact et quelles décisions devraient être prises en ce qui concerne la diminution de l’activité ou de la présence à différentes choses? A-t-on effectué une analyse pour que nous puissions mieux comprendre ce que cela signifierait si nous ne rendions pas automatiquement le financement temporaire permanent?
La sénatrice Saint-Germain : Le sous-comité du Conseil interparlementaire mixte a étudié la demande supplémentaire afin de créer des associations additionnelles et a décidé d’instaurer un moratoire. Nous maintiendrons le statu quo avec le nombre d’associations. En ce qui concerne les prévisions pour les années à venir — plus de deux ans —, nous n’en sommes pas encore là. Nous croyons que la planification pour les deux prochaines années est des plus réalistes ou pragmatiques, mais d’un autre côté, nous devrons trouver des solutions de rechange. Certaines associations ont déjà trouvé des moyens pour compenser l’augmentation du prix des billets d’avion. Comme il est beaucoup plus cher de prendre l’avion, elles ont dû trouver des solutions de rechange.
Nous cherchons également à maintenir le budget malgré l’inflation pour ne pas dépenser davantage l’argent des contribuables. C’est pourquoi la planification pour les deux prochaines années nous apparaît comme la plus pragmatique et la plus réaliste possible, et nous verrons dans deux ans ce qu’il se passera.
Encore une fois, comme c’est la Chambre des communes qui paie le plus, 70 % des fonds supplémentaires proviendront de la Chambre des communes si elle y consent. Je recommande donc que nous ne prenions pas de décision ici avant de connaître sa décision.
Le sénateur Quinn : Merci. Je ne recommandais pas ou ne demandais pas de prendre une décision maintenant. Je voulais savoir s’il serait utile d’effectuer une petite analyse d’impact au cours des six prochains mois pour que nous sachions, le moment venu, quelles seraient les répercussions si le Sénat décidait de ne pas augmenter le montant du financement temporaire. Quel serait l’impact pour que nous soyons mieux informés lorsque nous reviendrons pour discuter de la question?
La sénatrice Saint-Germain : C’est une très bonne question. Notre analyse d’impact porte sur l’année en cours et la suivante, et l’année prochaine, nous planifierons plus loin pour les deux années suivantes. Nous ne planifions pas sur trois ans parce que nous devons encore reconsidérer les demandes supplémentaires que nous avons et aussi analyser les impacts de certaines associations et de leur travail afin de déterminer comment nous pouvons nous assurer d’être efficaces sur le plan de la diplomatie interparlementaire, nous concentrant sur l’association et les régions les plus influentes. C’est très important et cela précède la planification financière pour les années à venir. Cela doit venir avant.
Le sénateur Quinn : Je vous remercie. Nous continuerons de regarder où nous allons; est-ce ce que vous êtes en train de dire?
La sénatrice Saint-Germain : Exactement.
Le sénateur Quinn : Très bien. Je vous remercie.
La présidente : Nous y reviendrons après que la Chambre des communes aura décidé ce qu’elle fera.
Le sénateur Quinn : D’accord. Je vous remercie beaucoup.
La présidente : De rien. Avez-vous d’autres questions ou commentaires à ce sujet? Sinon, nous passons au point 4 de notre ordre du jour, qui porte sur la Politique sur la délégation des pouvoirs financiers.
Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, se joindra de nouveau à nous à titre de témoin. Comme d’habitude, son exposé sera suivi d’une période de questions.
[Français]
M. Lanctôt : Bonjour et merci, madame la présidente. Honorables sénateurs et sénatrices, la délégation des pouvoirs financiers révisée est en place depuis un peu plus d’une année et sa mise en œuvre s’est bien déroulée.
Cependant, nous avons noté quelques endroits où la politique gagnerait à être encore plus claire ou explicite, d’où les changements proposés dans la note d’information.
[Traduction]
Il ne s’agit pas de nouvelles exigences, mais simplement de clarifications et de mises à jour, ainsi que d’une certaine harmonisation avec d’autres politiques mises à jour. Je crois qu’il est important d’apporter ces changements maintenant pour que notre politique demeure à jour.
Ceci conclut mon rapport. Je me ferai un plaisir de répondre à vos questions ou d’entendre vos commentaires.
La présidente : Y a-t-il des questions ou des observations?
Le sénateur Quinn : Ma question est fort simple. Je comprends très bien ce qui se fait ici, mais dans ma vie antérieure, en qualité de dirigeant principal des finances, j’ai toujours trouvé plus facile d’avoir en main les documents de délégation pour pouvoir voir les postes qui sont ajustés ou ajoutés. Lorsque je lis, je comprends les postes, mais je ne suis pas certain d’en comprendre le lien dans le document de délégation financière lui-même.
Ce que je demande, c’est qu’il serait pertinent de voir les documents de délégation afin que nous comprenions mieux ce qui se passe exactement dans le document. Comme vous le savez, il s’agit d’un document dynamique.
M. Lanctôt : Je vous remercie de la question. Nous n’avons pas inclus le document de délégation complet, car il compte de nombreuses pages. C’est pourquoi nous n’avons pas inclus le document comme tel dans la note d’information. Nous avons tenté de résumer le tout dans le tableau, mais si vous souhaitez voir le document au complet...
La présidente : Le secrétariat enverra le document à tous les sénateurs pour que vous l’ayez.
Le sénateur Quinn : J’allais apporter un éclaircissement. Vous dites que le document fait plusieurs pages. Voilà que je trouve intéressant, car quand j’étais dirigeant principal des finances d’un ministère de 7,5 milliards de dollars, le document ne faisait pas plusieurs pages; il en comptait deux. J’aimerais examiner le document pour voir comment il est structuré. Ce pourrait être quelque chose de nouveau pour moi. J’aimerais le voir. Merci.
M. Lanctôt : Nous vous le fournirons volontiers.
La présidente : Sachez que la matrice est d’une page et la politique en compte de 8 à 10. Vous recevrez tous les documents.
Le sénateur Quinn : Ce qui m’intéresse, c’est le document de délégation comme tel. La politique est intéressante également. Je vous remercie.
La présidente : Nous réduirons au maximum l’information envoyée.
Y a-t-il d’autres questions ou observations pour M. Lanctôt?
Le sénateur Smith : Monsieur Lanctôt, en ce qui concerne le numéro 8 concernant les membres du comité exécutif qui demandent une augmentation de 100 000 à 150 000 $ au chapitre du transfert de fonds, pouvez-vous nous expliquer comment cela a évolué au fil du temps et sur quoi se fonde cette demande?
M. Lanctôt : La dernière fois que nous avons mis à jour la politique, nous avons actualisé des montants très précis; auparavant, la politique était un peu plus ouverte. Nous avons donc proposé des montants précis en fonction de l’expérience. Mais nous avons mis à jour la politique pendant les années pandémiques, au cours desquelles nous n’avons pas eu autant de transactions que d’habitude. Nous nous sommes rendu compte que le montant que nous avions fourni pour les transferts budgétaires n’était que pour transférer des budgets entre directions. Ainsi, s’il y a un surplus dans un groupe — qui ne dépense pas autant que nous le pensions et nous voulons qu’un autre groupe dépense ces fonds —, le comité exécutif est autorisé à approuver ce transfert. Nous nous rendons compte maintenant que le montant prévu dans la politique il y a un an était insuffisant et nous proposons un léger ajustement.
La présidente : Avez-vous d’autres questions ou observations? Si ce n’est pas le cas, est-ce que l’un d’entre vous pourrait proposer la motion suivante :
Que les modifications apportées à la Politique sur la délégation des pouvoirs financiers et à la matrice afin d’améliorer la clarté des pouvoirs délégués soient approuvées;
Que la date prévue pour la mise en œuvre des pouvoirs de délégation financière mis à jour soit fixée au 1er novembre 2023.
Le sénateur Quinn propose la motion.
Plaît-il aux honorables sénateurs d’adopter la motion? La motion est adoptée.
Je vous remercie, monsieur Lanctôt. Je crois comprendre que vous resterez des nôtres pour le prochain point à l’ordre du jour.
[Français]
Le point suivant concerne des modifications à la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs en ce qui concerne l’admissibilité des dépenses encourues pour déplacer des œuvres d’art murales personnelles entre un domicile et la Cité parlementaire.
Cette présentation sera suivie d’une période de questions. Pierre, vous pouvez commencer votre présentation.
M. Lanctôt : Merci. Honorables sénateurs et sénatrices, en août dernier, à la suite de la demande d’une sénatrice, le Sous-comité du programme et de la procédure a demandé à l’Administration du Sénat d’examiner les changements requis à la Politique sur la gestion des bureaux des sénateurs, afin que les dépenses de transport d’œuvres d’art murales personnelles d’un sénateur ou d’une sénatrice de sa résidence à son bureau de la Cité parlementaire ainsi que le transport de retour soient autorisées à l’avenir.
La justification du sous-comité est que cette approche permettrait de réduire les dépenses découlant de la location d’œuvres d’art auprès de fournisseurs approuvés par le Sénat.
[Traduction]
Il est proposé d’ajouter à la politique un nouveau paragraphe — soit le paragraphe 5.11.2 — qui stipule que les frais de transport de l’œuvre murale d’un sénateur de sa résidence provinciale ou territoriale à son bureau dans la région du Parlement sont admissibles à hauteur de 1 000 $. Les frais pour retourner la même œuvre murale à la résidence principale du sénateur sont également admissibles pour le même montant maximal. Ces dépenses ne peuvent être engagées qu’une seule fois pendant le mandat du sénateur.
Le Sénat n’assumera aucune responsabilité en matière d’assurance, de nettoyage, de conservation, de restauration ou de coûts liés à l’art ni aucun dommage, perte ou entretien de biens personnels. Les sénateurs devront signer une décharge de responsabilité concernant l’œuvre d’art, préparée par le Bureau du légiste et conseiller parlementaire.
Cela conclut mes explications. Je répondrai à vos questions avec plaisir.
Le sénateur Plett : Je vous remercie. N’est-ce pas quelque chose qui existe déjà pour déménager ici et retourner chez nous? Je n’ai pas eu de frais de déménagement pour venir ici, mais je crois que j’aurais pu engager des frais pour déménager ici. Si j’avais un condo ici, j’aurais pu faire payer le Sénat pour un déménagement à Ottawa et un retour au Manitoba, n’est-ce pas?
J’ai du mobilier de bureau chez moi, au Manitoba, que j’ai acheté pendant la pandémie de COVID-19, et cet achat a été approuvé par le Sénat. Il a payé pour un bureau, une imprimante, une chaise et d’autres articles. Pendant la pandémie de COVID-9, nous devions travailler de la maison, et je suppose que cela appartient évidemment au Sénat. Je sais que cela s’écarte peut-être de ce dont il est question ici, mais il me semble que c’est un dédoublement de ce que nous avons déjà.
M. Lanctôt : Je vous remercie, sénateur. En fait, la politique actuelle permet le déménagement de meubles de votre domicile à un appartement ou à une résidence à Ottawa, mais elle ne couvre pas les œuvres d’art. La nouvelle politique proposée ne s’applique qu’aux œuvres d’art. C’est un ajout ou un supplément au déménagement. Il se pourrait, dans certains cas, que des sénateurs ne déménagent pas le contenu d’un appartement ou des meubles, mais avec ce nouveau changement, ils pourront déplacer ou transporter des œuvres d’art.
Le sénateur Plett : Monsieur Lanctôt, je suis désolé, mais je ne comprends pas. Si j’avais décidé il y a 13 ans d’avoir un appartement ici et que j’avais déménagé un canapé, une table, un lit et quelques œuvres d’art, êtes-vous en train de me dire que vous ne m’auriez pas permis de déplacer les peintures si vous m’aviez autorisé à déménager le reste?
M. Lanctôt : Si vous déménagez le contenu d’un appartement dans une résidence secondaire à Ottawa et que vous déplacez notamment des œuvres d’art, alors oui, ce serait inclus. Ce ne serait pas inclus si vous transfériez l’œuvre d’art de votre résidence à votre bureau. Ce ne serait pas couvert par la politique actuelle.
Le sénateur Plett : Si au lieu de déménager un canapé, un bureau et une chaise, j’avais déménagé seulement une œuvre d’art, elle aurait été couverte. Pour moi, c’est un point de détail bureaucratique. Nous disons que chaque fois que je veux déménager un tableau, je peux en envoyer un autre ici. J’ai l’impression que je peux déménager dans un sens et dans l’autre.
La présidente : La première directive concerne le bureau, car la plupart des œuvres d’art transférées sont destinées aux bureaux des sénateurs. L’autre concerne le logement personnel. Ce sont donc deux choses différentes.
Le sénateur Plett : Donc, si j’avais déménagé mes meubles, y compris des œuvres d’art, à Ottawa, et que j’y avais un appartement où les meubles avaient été déménagés, je pourrais demander de déménager les œuvres d’art dans mon bureau, ce qui n’aurait pas été permis.
La présidente : C’est permis.
Le sénateur Plett : Mais c’était pour un seul et même déménagement.
La présidente : Tout pouvait être déménagé d’un seul coup, mais un budget est expressément réservé aux sénateurs qui ne veulent déménager que des œuvres d’art.
Le sénateur Plett : Je suis désolé, mais pour moi, quelqu’un essaie de contourner les règles en déménageant quelque chose. Je suis ici depuis 13 ans et, subitement, il nous faut une politique pour déplacer les œuvres d’art.
La présidente : La politique a toujours existé, sénateur Plett.
Le sénateur Plett : Pourquoi nous en occupons-nous maintenant?
La présidente : Parce que nous faisons passer le montant de 500 à 1 000 $.
M. Lanctôt : Avant ce changement proposé, ce n’était pas clair. De la façon dont la Politique sur la gestion des bureaux des sénateurs était rédigée, les frais de transport d’une œuvre d’art d’une résidence personnelle au bureau n’étaient pas clairs. Nous essayons d’être clairs pour qu’il n’y ait pas d’ambiguïté et nous fixons une limite de 1 000 $. Comme dans le cas d’un déménagement, ce n’est qu’une fois vers le bureau et une fois vers la résidence pendant le mandat du sénateur. Nous essayons d’être plus explicites pour que les sénateurs sachent ce qu’ils peuvent et ne peuvent pas faire.
Le sénateur Plett : Ce n’est peut-être que moi, mais je ne pense pas que cela ait rendu les choses plus claires. Je pense que cela a compliqué les choses, mais ça va.
Le sénateur Loffreda : Pour que ce soit plus clair — et je veux clarifier les choses dans la discussion que nous avons —, ce n’est pas une mauvaise politique. Nous plafonnons le montant à 1 000 $. Le déménagement de certaines œuvres d’art pourrait coûter plus de 1 000 $, et nous imposons un plafond à ce montant et une limite quant au nombre de fois où vous pouvez faire une réclamation. S’il n’y avait pas de limite, je conviendrais que c’est une politique qui devrait exister, car nous fixons une limite de 1 000 $. Certaines œuvres d’art sont si précieuses qu’il pourrait coûter plus de 1000 $ pour les déplacer, et elles pourraient être déplacées plusieurs fois. Je pourrais subitement aimer ce qui se trouve dans mon bureau et déménager des œuvres d’art plusieurs fois.
Vous devez avoir une politique puisque dans un cas, il n’existait pas de politique à ce sujet. Vous avez dit qu’un sénateur voulait faire une réclamation. C’est mon point de vue, en tout cas. Je me trompe peut-être, mais c’est ainsi que je vois les choses.
Le sénateur Plett : Je ne veux pas lancer un débat à ce sujet. Je comprends, mais je suis désolé, sénateur Loffreda : il existe déjà une politique qui stipule qu’on ne peut faire qu’une réclamation. Cette mesure est donc superflue. Si tout ce que nous voulons, c’est une limite, adoptons une politique qui ne porte que sur une limite et qui ne prévoit rien d’autre. Je l’appuierais sans réserve.
Le sénateur Loffreda : Le maximum était de 500 $; il est maintenant de 1000 $.
Le sénateur Plett : Excellent, mais nous avons ici un document de 20 pages pour nous apprendre qu’on va faire passer le maximum de 500 $ à 1 000 $. Cela n’est pas nécessaire; on pourrait le dire en une seule phrase.
Le sénateur Loffreda : Je suis bien d’accord, mais nous convenons tous les deux que ce changement est nécessaire.
Le sénateur Smith : Je pense que l’on voulait ainsi éviter les risques de manipulation, alors c’est tout ce qu’il y a de plus simple.
[Français]
La présidente : Est-ce qu’un sénateur accepte de proposer la motion suivante :
Que l’Administration soit autorisée à modifier la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs par l’ajout de l’article suivant :
5.11.2 Le sénateur peut, une fois au cours de son mandat, déplacer des œuvres d’art murales de sa collection personnelle de sa résidence provinciale ou territoriale à son bureau dans la Cité parlementaire. Les frais d’emballage, de transport et d’installation de ces œuvres, ne totalisant pas plus de 1 000 $, constituent des dépenses admissibles payées du budget de bureau du sénateur. De même, les frais, ne dépassant pas 1 000 $, pour retirer et retourner ces œuvres d’art à la résidence provinciale ou territoriale du sénateur, sont des dépenses admissibles. Le Sénat ne prend à sa charge aucuns frais d’assurance, de nettoyage, de conservation ou de restauration liés à l’œuvre d’art, et n’accepte aucune responsabilité en cas de dommage, de perte ou de vol de biens personnels. Le sénateur doit signer une exonération de responsabilité établie par le Bureau du légiste et conseiller parlementaire relativement aux œuvres d’art murales concernées avant d’engager toute dépense visée au présent paragraphe; et
Que ces changements entrent en vigueur immédiatement.
Le sénateur Loffreda propose la motion.
Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?
Des voix : Oui.
La présidente : La motion est adoptée.
[Traduction]
Sénateurs, le prochain point à l’ordre du jour découle d’une question que la sénatrice Ringuette souhaitait soulever lors de la dernière réunion du comité. Vous vous souviendrez que nous avons alors manqué de temps. J’ai donc demandé à la sénatrice Ringuette de transmettre ses préoccupations à notre greffière de telle sorte que nous puissions nous pencher sur la question. Mme Toni Francis, dirigeante principale des ressources humaines, va maintenant se joindre à nous à titre de témoin.
Notre collègue, la sénatrice Ringuette, a notamment souligné à quel point il pouvait être difficile de parler à un représentant de Canada Vie pour régler un problème. Elle a indiqué avoir passé plusieurs heures en attente au téléphone à la fin septembre sans pouvoir parler à un représentant. Il semblerait que la situation se soit même détériorée au cours de la semaine en question, car on ne pouvait même plus la placer en attente lors de ses dernières tentatives parce que le système téléphonique était déjà au maximum de sa capacité.
Le Sénat n’est pas le seul à éprouver des problèmes avec Canada Vie. Vous avez peut-être d’ailleurs noté que l’autre chambre a créé un comité pour enquêter sur la situation.
Madame Francis, auriez-vous l’obligeance de faire le point avec nous sur la situation de Canada Vie en ce qui concerne le Sénat?
Toni Francis, dirigeante principale des ressources humaines, Direction des ressources humaines, Sénat du Canada : Bonjour, madame la présidente et mesdames et messieurs les sénateurs et sénatrices.
La difficile transition vers Canada Vie s’est amorcée il y a 14 semaines. Nous savons qu’environ 99 % des adhérents au régime sont maintenant inscrits auprès de Canada Vie. Il y a encore toutefois un manque à combler.
Le 11 septembre dernier, les Ressources humaines ont informé l’organisation qu’un plan avait été mis au point de telle sorte que tous ceux qui éprouvent des difficultés à communiquer avec Canada Vie pour effectuer leur inscription préalable ou régler des demandes de remboursement puissent entrer en contact avec deux membres de notre équipe, soit Lyne Jaeggi pour les sénateurs et Marie-Josée Maheu pour les employés du Sénat.
Nous nous efforçons de venir en aide au plus de gens possible. Nous vous remercions tous de votre patience. L’équipe s’emploie sans relâche à assurer les communications nécessaires avec Canada Vie et SPAC. Nous participons à des rencontres hebdomadaires afin de mettre de l’avant les préoccupations des gens du Sénat et les expériences qu’ils doivent vivre. Nous apportons le soutien nécessaire pour ce qui est de l’adhésion préalable. On constate récemment de moins en moins de problèmes à ce niveau. La situation est légèrement plus difficile quand vient le temps d’obtenir de l’aide pour régler un problème lié aux demandes de remboursement. Nous faisons vraiment de notre mieux. Jusqu’à maintenant, nous avons réussi à aider ceux et celles qui ont communiqué avec nous.
Ceux qui connaissent Lyne Jaeggi savent à quel point elle est efficace pour nouer des liens. C’est ainsi que nous avons pu établir une relation avec Canada Vie pour que l’entreprise tienne compte des besoins de nos employés et des sénateurs. Nous réclamons que l’on communique immédiatement avec ceux et celles qui se retrouvent dans une situation difficile, notamment en raison de besoins médicaux urgents ou d’ordonnances à renouveler. On a bien accueilli cette requête. L’entreprise fait de son mieux.
Mme Maheu a aussi accompli un excellent travail en apportant son aide aux employés du Sénat. Nous allons au-delà des normes établies de telle sorte que vos problèmes puissent être bel et bien réglés.
Nous sommes en train d’envoyer un message de mise à jour que vous devriez recevoir d’ici la fin de l’avant-midi. Il s’agit de rassurer tous les adhérents à ce régime en leur garantissant que des améliorations sont apportées par Canada Vie, sous la supervision du Conseil du Trésor et de SPAC.
[Français]
Canada Vie reconnaît ses problèmes de service et annonce les changements suivants, que les participants seront en mesure de constater : une augmentation considérable du nombre d’agents disponibles au centre d’appel; une amélioration dans la fonctionnalité du centre de services aux participants; une mise à jour du contenu du site Web pour aider à répondre aux questions courantes des participants; une augmentation des communications avec les pharmacies pour faciliter le traitement des demandes de règlement.
Il y a des améliorations, mais les services ne sont toujours pas à la hauteur des besoins de Canada Vie. La compagnie est convaincue que les participants continueront de voir des progrès. Les ressources humaines continueront à fournir de l’aide aux personnes incapables de rejoindre un agent de Canada Vie : il s’agit de Lyne Jaeggi pour les sénateurs — mais pour les trois prochaines semaines, ce sera Diana Tullio — et de Marie-Josée Maheu, qui fait partie de notre équipe de la paie et des avantages sociaux, pour les employés du Sénat.
[Traduction]
Je serai ravie de répondre à toutes vos questions. N’hésitez surtout pas à communiquer avec nous. Nous allons continuer de faire de notre mieux pour satisfaire à vos besoins.
Le sénateur Plett : Merci, madame Francis. Je peux vous assurer que lorsque j’appellerai ma femme cet après-midi pour lui dire que nous avons trouvé quelqu’un au Sénat qui va pouvoir nous aider, elle va grimper sur le toit pour crier sa joie.
L’épisode de Canada Vie va tout au moins permettre à M. Lanctôt de respirer un peu. On vient en effet de trouver quelque chose qui est pire que le système Unit4. C’est tout simplement la plus mauvaise décision à avoir été prise depuis que je suis au Sénat. Je ne sais pas quel idiot a pensé que cela pouvait être une bonne idée, mais il est impossible d’obtenir des réponses de ces gens-là. Il y a même un représentant de Canada Vie qui a rappelé mon épouse pour lui dire qu’il ne pouvait rien régler par téléphone. On prend le téléphone pour nous dire que rien ne peut se faire par téléphone.
Je ne veux pas trop m’attarder là-dessus. Mon dentiste attend une réponse de Canada Vie depuis le début septembre. Nous ne savons pas à qui nous adresser. Nous n’allons nulle part.
Je vais donc me contenter de vous remercier. Nous allons communiquer avec vous dans le courant de la journée pour obtenir les coordonnées exactes de la personne qui va nous servir d’intermédiaire. Vous pouvez lui dire de se préparer à recevoir beaucoup d’appels et de questions.
Je veux aussi remercier la sénatrice Ringuette d’avoir soulevé cette question, car c’est un système vraiment épouvantable. Tout allait plutôt bien auparavant. C’est encore cette manie de vouloir régler des problèmes qui n’existent pas, et on peut certes affirmer que les choses ne vont pas dans le sens que l’on souhaiterait.
Merci, madame Francis.
Mme Francis : Il n’y a pas de quoi, sénateur Plett.
Pas moins de 1,7 million de personnes ont changé d’assureur. Bien que je ne travaille pas moi-même pour Canada Vie, je peux vous dire que ce n’est pas une mince tâche, et qu’il est malheureux que les choses ne se soient pas déroulées comme prévu. La transition des dossiers devait prendre fin le 30 juin, soit à temps pour la date d’activation du 1er juillet, mais les choses ont vraiment mal tourné. Nous sommes désolés pour eux, et plus encore pour tous les adhérents à ce régime.
C’est ma collègue, Monique Daigle, qui va communiquer avec vous, et nous allons faire le nécessaire pour régler ces questions au meilleur de notre capacité.
Le sénateur Plett : Merci beaucoup. Quant à ce chiffre que vous citez, on savait de part et d’autre qu’il s’agissait de 1,7 million de personnes avant même que la décision soit prise. Cela ne justifie donc rien à mes yeux. Quoi qu’il en soit, les gens de mon bureau vont attendre votre appel. Je vous remercie.
La sénatrice Moodie : Je suis d’accord avec mon collègue. N’entreprenez pas de projet que vous n’êtes pas en mesure de mener à bien. On savait que 1,7 million de personnes étaient touchées, et on a grandement sous-estimé les ressources nécessaires. C’est un gâchis total.
Je vous remercie, madame Francis, de m’avoir aidée personnellement à faire la transition. Voilà toutefois que nous devons maintenant tous composer avec les problèmes qui se posent à l’étape suivante, c’est-à-dire le règlement des demandes de remboursement.
D’après ce que vous pouvez entendre et ce que vous êtes à même de déduire des discussions que vous avez actuellement avec les gens de Canada Vie concernant ces problèmes et les solutions possibles, avez-vous bon espoir que les mesures que l’on prend maintenant vont permettre de déployer des effectifs suffisamment nombreux et compétents pour assurer le bon fonctionnement du système? Croyez-vous vraiment que nous allons pouvoir constater des améliorations?
Merci d’avoir désigné quelqu’un pour nous venir en aide, mais je m’attends à ce que les problèmes demeurent importants. Tout indique que les responsables de Canada Vie ont nettement sous-estimé l’ampleur de la tâche à laquelle ils s’attaquaient.
La présidente : Je ne suis pas sûre que notre témoin puisse vraiment vous répondre à ce sujet.
Mme Francis : C’est justement ce que j’allais souligner.
Merci, sénatrice. Je ne participe pas assez directement aux échanges pour pouvoir vous dire ce qu’il en est. Comme je l’indiquais, ce sont le Secrétariat du Conseil du Trésor et SPAC qui voient à ce que Canada Vie offre un service à la hauteur des attentes.
Comme vous pourrez le lire dans le message que nous envoyons aujourd’hui, nous avons pu constater des améliorations grâce à l’ajout de personnel pour le centre d’appels et les communications avec les pharmacies. Dans l’un des dossiers que nous avons traités, un de nos employés s’en est mieux sorti grâce à ces améliorations. L’entreprise continue d’accroître ses capacités en plus d’offrir maintenant sur son site Web des réponses aux questions les plus fréquemment posées.
Il m’est par ailleurs impossible de vous donner une meilleure idée de la façon dont les choses vont tourner, car je ne participe pas moi-même à ces discussions. Je peux seulement vous dire que nous demeurons prêts à apporter notre soutien. Les membres de notre équipe ont déjà une pleine charge de travail, mais vont continuer d’accorder la priorité à cette aide que nous voulons offrir pour répondre aux besoins des différents membres de l’organisation.
La sénatrice Moodie : Compte tenu de l’importance des effectifs du Sénat et des responsabilités de votre service, est-il vraiment acceptable que l’on vous garde ainsi à distance? Pourquoi n’avons-nous pas droit à des échanges plus directs à ce sujet pour pouvoir comprendre ce qu’il en est et ce que l’avenir risque de nous réserver?
Mme Francis : Je crois que nous nous retrouvons dans une situation où nous sommes adhérents à un régime d’application générale dont le Conseil du Trésor a fait l’acquisition et assume la gestion. À ce titre, nous ne négocions pas avec l’entité avec laquelle on s’est entendu pour mettre en place ce régime. Les différents ministères ne participent pas directement à ces échanges
La sénatrice Moodie : Je comprends cela, mais avez-vous tout de même la possibilité de demander des explications sur ce qui se passe et sur les mesures qui sont prises? Après tout, c’est un marché de services qui a été octroyé.
Mme Francis : Des membres de notre équipe participent aux réunions hebdomadaires, et nous revenons sans cesse à la charge pour faire part de nos préoccupations et de nos expériences. Malheureusement, nous ne sommes pas les seuls à vivre une telle situation. Un grand nombre d’organisations ne manque pas d’exprimer très clairement leurs doléances.
La sénatrice Moodie : Je vous remercie.
Mme Francis : Il n’y a pas de quoi.
Le sénateur Quinn : Je me sens maintenant vraiment soulagé, car je sais à quel point il peut être pénible de composer avec ces transitions et ces fournisseurs de services. La semaine dernière, mon épouse a fait un premier appel à Canada Vie qui a duré une heure et 57 minutes. Pour son second appel, les choses se sont améliorées. Il n’a duré qu’une heure et 38 minutes. C’était un peu mieux.
Je trouve regrettable que nous soyons obligés de demander à des employés du Sénat de trouver du temps dans leur horaire déjà chargé pour régler ces questions. Nous vous sommes tous reconnaissants du soutien que vous nous apportez ainsi, mais les choses ne devraient pas se passer de cette manière. C’est un problème de gestion liée à l’attribution d’un marché. Comme le soulignait le sénateur Plett, ces gens-là savaient combien de personnes allaient devoir faire la transition. Ont-ils embauché un nombre suffisant d’employés supplémentaires pour traiter cet afflux de dossiers?
Notre pharmacien nous a dit qu’il était impossible de traiter avec cette entreprise. Il y a donc aussi de la frustration à ce niveau-là.
J’estime honteux que vous vous retrouviez mêlés à toutes ces histoires alors même que vous êtes déjà si occupés par ailleurs. Selon moi, c’est le Conseil du Trésor qui devrait prendre le taureau par les cornes. C’est le Conseil du Trésor qui doit représenter le gouvernement du Canada et ses employés ainsi que tous ceux qui ont adhéré à ce régime. Il faut demander des comptes à cette entreprise.
Un tel marché de services doit être assorti de normes de rendement. Ce n’est pas un problème qui se limite au Sénat. C’est une question qui relève du Conseil du Trésor parce qu’elle touche l’ensemble du gouvernement et a même des répercussions sur les pharmacies.
La présidente : Merci, sénateur Quinn.
Le sénateur Boehm : Merci beaucoup. Je partage l’avis de mes collègues. À l’écoute des différentes interventions, j’ai un peu l’impression d’être en choc post-traumatique en lien avec un système appelé Phénix, un gâchis qui nous affecte depuis un bon moment déjà et qui n’a pas fini de nous causer des embarras.
Madame Francis, je sais que des membres de votre équipe participent aux discussions et aux échanges avec Canada Vie, mais est-ce que vous-même, en votre qualité de dirigeante principale des ressources humaines, parlez à vos homologues dans l’ensemble du réseau, c’est-à-dire non seulement ici au Parlement, mais aussi au Conseil du Trésor et dans les ministères? À mon avis, si Canada Vie continue d’offrir un service de piètre qualité alors que la proportion d’adhésions préalables atteint 99 %, comme vous l’indiquiez dans vos observations préliminaires, il faudrait déterminer quelle tendance se dessine. Si cet exercice révèle que l’on doit encore attendre deux heures pour obtenir de l’aide, notamment pour les demandes de remboursement, ou que l’on téléphone aux gens pour leur dire qu’il est impossible d’utiliser le téléphone pour leur parler, alors il faut demander des comptes à cette entreprise. J’abonde tout à fait dans le sens du sénateur Quinn à ce sujet.
Je suppose toutefois que vous procédez déjà à un tel exercice en recueillant certaines données et en cherchant à dégager une tendance, car si la situation actuelle devait persister, nous serions vraiment en difficulté.
Mme Francis : C’est aussi ce que je pense. Merci, sénateur. Nous recevons régulièrement des messages du Conseil du Trésor qui fait le point sur la situation, nous transmet de l’information et nous indique les mesures qui sont prises. Il est bien certain que nous pourrions recueillir nos propres données pour renchérir sur l’expérience vécue par nos homologues. C’est assurément une activité que je peux ajouter à la liste des choses à faire. Je vous remercie.
La présidente : Merci, madame Francis. Est-ce que mes collègues sénateurs auraient d’autres questions?
Le sénateur Loffreda : On pourrait sans doute résumer toute la situation par une maxime que j’ai utilisée souvent ces derniers temps. Rien ne sert de chercher une solution à un problème qui n’existe pas. C’est en agissant de la sorte que l’on crée de véritables problèmes. Nous en avons ici un bon exemple.
Je suis conscient que cette décision a été prise par le Conseil du Trésor, mais il nous faut un plan et certaines garanties pour la suite des choses. Comme je le dis toujours à mes collègues, il vaut mieux ne pas entreprendre des projets que l’on ne pourra pas mener à terme. Lorsque cette décision a été prise, je présume que l’on a obtenu de l’entreprise en question des garanties quant à sa capacité d’offrir les services nécessaires à la bonne gestion d’un régime de cette importance. Je pense que le moment est venu d’entériner ces garanties. Je crois que certaines promesses ont été faites au départ. Je voudrais maintenant savoir quelles étaient ces promesses et pour quelles raisons elles n’ont pas été tenues.
J’aimerais bien poser une question au sénateur Quinn concernant un commentaire qu’il a fait, mais je vais m’en abstenir. Il nous a dit que son pharmacien lui avait indiqué qu’il était impossible de traiter avec cette entreprise. Était-ce avant qu’ils assument la gestion de notre régime ou depuis qu’ils s’en chargent? Lorsque vous acceptez un nouveau contrat, les risques pour votre réputation devraient être au sommet de vos priorités ou de vos préoccupations. Il est question ici du Conseil du Trésor. Je suis persuadé que l’on a fait le nécessaire pour s’assurer de la bonne réputation de Canada Vie.
Il nous faut maintenant un plan pour l’avenir. Plutôt que de se contenter de dire que cela relève du Conseil du Trésor, il faut exiger de celui-ci qu’il nous présente un plan. Je vais pour ma part examiner de très près les mesures qui ont été prises et leur demander des comptes. C’est un enjeu d’importance — pas pour nous, mais pour notre personnel, leurs familles et tous les autres. Ce n’est jamais notre situation qui prime. C’est le sort de tous les autres qui nous importe. Nous avons des responsabilités à assumer dans notre rôle ici. J’estime donc qu’il nous faut un plan pour savoir ce que l’avenir nous réserve et déterminer comment les choses ont pu tourner de cette manière et quels sont les moyens à prendre pour éviter que cela se reproduise.
La présidente : Merci, sénateur Loffreda. Madame Francis, avez-vous quelque chose à ajouter?
Mme Francis : Non. Je crois que vous avez tout à fait raison, sénateur Loffreda. Je vais assurément communiquer avec les gens du Conseil du Trésor pour voir s’ils veulent nous donner un aperçu de ce qui nous attend et des précisions sur les exigences à remplir par Canada Vie.
Le sénateur Loffreda : Pourquoi a-t-on pris cette décision? C’est ce que nous voudrions savoir maintenant. Comme je le disais, ce n’est pas pour notre propre compte, mais pour tous ces gens envers lesquels nous avons des responsabilités.
La présidente : Sénateur Quinn, souhaiteriez-vous répondre à la question du sénateur Loffreda?
Le sénateur Quinn : Oui. C’était la semaine dernière. On dirait que tout ce qui importe, c’est d’obtenir le contrat. Les contrats doivent toutefois prévoir des normes de rendement qui n’ont de toute évidence pas été respectées en l’espèce ou qui ont été définies sur la base d’une évaluation erronée au moment de la signature. C’est l’un ou c’est l’autre.
La présidente : Y a-t-il d’autres questions ou commentaires avant que nous passions au point suivant?
Comme il ne semble pas y en avoir, j’aurais une dernière information à vous transmettre avant que nous poursuivions à huis clos. À la suite d’une préoccupation soulevée par la sénatrice Ringuette quant à la nécessité d’être mieux informés relativement à la vague actuelle de cas de COVID, le comité directeur s’est penché sur la question de la fréquence des communications à cet égard.
En conséquence, les Ressources humaines nous ont avisés que l’on allait simplement suivre la succession des différentes vagues afin d’éviter l’alarmisme, un excès de communication risquant de désensibiliser les gens ou des messages superflus lorsqu’une flambée des cas coïncide avec le calendrier des mesures déjà prévues dans la collectivité. Nous vous tiendrons informés au besoin. Y a-t-il des questions ou des commentaires à ce sujet?
[Français]
Chers collègues, y a-t-il d’autres points que nous devons traiter en public?
Sinon, nous allons suspendre brièvement la séance pour que la greffière puisse s’assurer que nous sommes à huis clos. Toutefois, avant de le faire, j’aimerais rappeler à tous que les réunions du Comité de la régie interne se déroulent la plupart du temps en public. Ce n’est que lorsque les membres du comité examinent des sujets sensibles, comme les salaires, les contrats et les négociations contractuelles, les relations de travail et les questions de personnel ou de sécurité que ces points sont discutés à huis clos. Le comité veut être aussi transparent que possible quant au travail important qu’il accomplit.
Je demanderai à la greffière d’informer les membres du comité lorsque nous passerons à huis clos.
(La séance se poursuit à huis clos.)