LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L'ADMINISTRATION
PROCÈS-VERBAL
OTTAWA, le jeudi 9 novembre 2023
(28)
[Français]
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui à 9 h 01, dans la pièce C-128 de l’édifice du Sénat du Canada, sous la présidence de l’honorable Lucie Moncion (présidente).
Membres du comité présents : Les honorables sénateurs Boehm, Dalphond, Forest, Marshall, Moncion, Moodie, Plett, Quinn, Saint-Germain, Seidman, et Smith (11).
Autre sénateur présent : L’honorable sénateur Tannas (1).
Participent à la réunion : Pascale Legault, dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration; Gérald Lafrenière, greffier du Sénat et greffier des Parlements par intérim et dirigeant principal des services législatifs; Philippe Hallée, légiste et conseiller parlementaire; hauts fonctionnaires du Sénat et autres employés de soutien.
TÉMOINS :
L'honorable sénatrice Saint-Germain, présidente, Sous-comité sur les ressources humaines;
L’honorable Scott Tannas, président, Sous-comité sur la Vision et le Plan à long terme;
Élise Hurtubise-Loranger, conseillère parlementaire principale, Bureau du légiste et conseiller parlementaire;
David Plotkin, conseiller parlementaire, Bureau du légiste et conseiller parlementaire;
David Vatcher, directeur, Direction des services d'information.
Conformément au paragraphe 12-7(1) du Règlement du Sénat, le comité poursuit son étude des questions financières et administratives concernant l’administration interne du Sénat.
Les sénateurs se sont présentés.
CIBA/2023-11-09/313(P) — Adoption du Procès-verbal du 26 octobre 2023 (public)
Le comité examine le procès-verbal du 26 octobre 2023 (public).
L’honorable sénateur Quinn propose que le procès-verbal du jeudi 26 octobre 2023 (public) soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2023-11-09/314(P) — Rapport du Sous-comité des ressources humaines : bureaux régionaux
La présidente du Sous-comité sur les ressources humaines, l’honorable sénatrice Saint-Germain, présente le douzième rapport du sous-comité :
Le jeudi 9 novembre 2023
Le Sous-comité sur les ressources humaines (HRRH) du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration (CIBA) a l’honneur de déposer son
DOUZIÈME RAPPORT
Le 15 décembre 2021, le comité CIBA a confié au sous-comité HRRH le mandat d’étudier, en vue d’en faire rapport, des questions concernant les ressources humaines du Sénat. Dans le cadre de ce mandat, le sous-comité HRRH s’est penché sur les difficultés liées à l’utilisation de bureaux régionaux, compte tenu des obligations du Sénat au titre du Code canadien du travail (Code) et de la Loi canadienne sur l’accessibilité.
CONTEXTE
Selon la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs, les sénateurs peuvent établir un bureau supplémentaire à l’extérieur de la Cité parlementaire. Ce « bureau régional[1] » doit se trouver dans la province ou le territoire que représente le sénateur concerné. Les sénateurs peuvent louer un local commercial après avoir consulté le légiste et conseiller parlementaire. Le coût du bail est imputé au budget de bureau du sénateur, et les frais afférents, tels que les assurances et les services publics, sont également remboursables. Les sénateurs peuvent aussi utiliser une partie ou la totalité d’une résidence privée pour y établir un bureau, mais ils ne peuvent pas dans ce cas obtenir le remboursement des coûts liés à la résidence ni des frais afférents. Dans les deux cas, l’équipement de bureau, les meubles, les articles d’ameublement et les services publics peuvent être achetés et imputés au budget de bureau du sénateur en fonction de l’Index des dépenses de bureau des sénateurs. La notion de « bureau régional » n’englobe toutefois pas le bureau personnel à domicile ou le lieu de télétravail personnel d’un sénateur, ni le lieu de télétravail d’un membre du personnel d’un sénateur.
Le sous-comité HRRH a demandé au Bureau du légiste et conseiller parlementaire d’analyser la question des bureaux régionaux dans le contexte des discussions plus vastes que tient le comité au sujet de la mise en œuvre, par le Sénat, des exigences du Code relatives à la santé et à la sécurité au travail. Cette analyse a été présentée au sous-comité HRRH et a fait l’objet d’une discussion le vendredi 13 octobre 2023.
Les bureaux régionaux, qui peuvent être situés n’importe où (géographiquement et physiquement, y compris dans des locaux commerciaux loués ou dans la résidence d’un sénateur), présentent plusieurs défis en ce qui a trait au respect des exigences en matière de santé et sécurité au travail et au respect de la Politique du Sénat sur la prévention du harcèlement et de la violence.
ANALYSE
Risques en matière de santé et sécurité au travail associés aux bureaux régionaux
Conformément à la partie II du Code, l’employeur doit assurer la santé et la sécurité de ses employés au travail. Cette obligation s’applique à tous les lieux de travail placés sous l’entière autorité de l’employeur, ainsi qu’à toute tâche qui relève de l’autorité de l’employeur, même si elle est accomplie dans un lieu de travail qui ne relève pas de l’autorité de ce dernier. L’article 125 du Code établit un certain nombre d’obligations que doit remplir l’employeur. Celui-ci doit notamment s’assurer que les édifices et les installations sont sûrs, que les normes relatives à la prévention des incendies et aux mesures d’urgence sont respectées et que les lieux et espaces de travail sont conformes aux normes d’ergonomie. L’employeur doit également enregistrer et signaler les accidents, les incidents de harcèlement et de violence, les maladies professionnelles ainsi que toute autre situation comportant des risques, et faire enquête relativement à ceux-ci. Certaines des obligations énumérées à l’article 125, telles que l’obligation d’inspecter le lieu de travail, s’appliquent seulement aux lieux de travail placés sous l’entière autorité de l’employeur[2].
En tant qu’employeur, le Sénat doit satisfaire dans tous ses lieux de travail aux obligations légales susmentionnées. Officiellement, selon la Loi sur les relations de travail au Parlement, le comité CIBA est le comité qui représente le Sénat dans les situations où ce dernier est considéré comme « l’employeur ». Les bureaux régionaux (au sens de la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs) qui se trouvent à l’extérieur de la Cité parlementaire sont eux aussi considérés comme des « lieux de travail » pour l’application du Code et de la Politique du Sénat sur la prévention du harcèlement et de la violence. Par conséquent, ces espaces sont visés par les obligations relatives à la santé et à la sécurité au travail, dont les suivantes :
- veiller à ce que les représentants en matière de santé et sécurité au travail mènent des inspections afin de déterminer et de recommander des méthodes permettant de remédier aux risques relevés dans le lieu de travail;
- signaler et enregistrer conformément au Code les incidents survenus dans le lieu de travail;
- réaliser des évaluations des risques pour relever les risques — y compris ceux de nature ergonomique — associés au lieu de travail et pour appliquer des stratégies d’atténuation;
- veiller à ce qu’une surveillance puisse être exercée et à ce que des inspections puissent être menées dans le cadre du Programme du travail.
Les bureaux régionaux dans les espaces résidentiels et commerciaux posent des difficultés pour ce qui est de la prévention et de la résolution des cas de harcèlement dans le lieu de travail. Ces espaces isolés par nature, où travaillent un petit nombre d’employés dans des locaux fermés, insonorisés et peu achalandés, peuvent poser des risques accrus de harcèlement dans le lieu de travail. Selon l’évaluation du milieu de travail du Sénat réalisée récemment par le groupe Workplace Fairness International, les lieux de travail isolés comportent des facteurs de risque élevés. En effet, l’« accès aux mesures de protection et de prévention [y est] limité[3] », étant donné que « les gens sont moins contraints par des limites[4] » et que « le nombre moindre de témoins peut faire d’un employé une cible plus facile[5] ». Ces difficultés sont particulièrement importantes lorsqu’un bureau régional se trouve dans un espace résidentiel. Il est à noter que la Chambre des communes ne permet pas qu’un bureau de circonscription se trouve dans une résidence privée. Les bureaux de circonscription doivent être établis dans des locaux commerciaux.
Finalement, vu les défis que suppose la surveillance de ces lieux de travail, il peut arriver que des incidents de santé et sécurité au travail, ou encore de harcèlement et de violence, ne soient pas enregistrés ou signalés comme il se doit. En l’absence d’une surveillance rigoureuse, des manquements aux obligations du Sénat au titre du Code sont susceptibles de survenir. Ces lacunes peuvent également occasionner des complications lors de la défense d’un grief ou dans le cadre de procédures judiciaires, puisque les normes de tenue de documents et de conformité peuvent varier d’un bureau régional à l’autre.
Considérations relatives à l’accessibilité et à la sécurité dans les bureaux régionaux
Les bureaux régionaux peuvent également occasionner des coûts supplémentaires liés à l’accessibilité et à la sécurité. En tant qu’employeur, le Sénat doit rendre tous ses lieux de travail conformes aux obligations de la Loi canadienne sur l’accessibilité en ce qui concerne l’environnement bâti. Ces obligations peuvent nécessiter des investissements dans des espaces physiques — y compris des bureaux régionaux se trouvant dans des résidences de sénateur ou dans des espaces commerciaux — afin de les rendre accessibles aux employés et aux membres du public. En outre, le comité CIBA a récemment approuvé un programme d’évaluation de la sécurité et de mesures de protection pour les résidences de sénateur. La question se pose, dès lors, à savoir s’il faudrait étendre ce programme aux bureaux régionaux, et ce qu’il en coûterait.
RECOMMANDATIONS
Les dispositions de la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs qui autorisent l’établissement de bureaux régionaux ont été adoptées avant que le Sénat ne devienne assujetti aux dispositions du Code canadien du travail relatives à la santé et à la sécurité au travail et aux exigences liées à l’accessibilité de la Loi canadienne sur l’accessibilité.
Après avoir examiné les importants changements apportés à la législation et les autres considérations ci-dessus, le sous-comité HRRH recommande que le comité CIBA :
- examine la question de savoir s’il convient de maintenir les bureaux régionaux de sénateur;
- impose d’ici sa décision un moratoire sur l’ouverture d’autres bureaux régionaux, en accordant une dérogation aux quatre sénateurs qui ont actuellement un bureau régional dans un local commercial;
- modifie la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs pour éliminer la possibilité d’établir un bureau régional dans une résidence;
- le cas échéant, demande au Bureau du légiste et conseiller parlementaire de rédiger les modifications à apporter à la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs et de les lui soumettre pour approbation.
Respectueusement soumis,
La présidente,
RAYMONDE SAINT-GERMAIN
L’honorable sénatrice Saint-Germain fait une déclaration puis, avec Élise Hurtubise-Loranger, Pascale Legault et Philippe Hallée, répond aux questions concernant le douzième rapport.
Après le débat, l’honorable sénatrice Saint-Germain propose :
Que CIBA examine la question de savoir s’il convient de maintenir les bureaux régionaux de sénateur;
Que CIBA impose d’ici sa décision un moratoire sur l’ouverture d’autres bureaux régionaux, en accordant une dérogation aux quatre sénateurs qui ont actuellement un bureau régional dans un local commercial;
Que la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs soit modifiée pour éliminer la possibilité d’établir un bureau régional dans une résidence;
Que le Bureau du légiste et conseiller parlementaire soit chargé de rédiger les modifications à apporter à la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs et de les lui soumettre pour approbation.
Après le débat, l’honorable sénatrice Saint-Germain propose que cette question soit reportée à la prochaine réunion du CIBA.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2023-11-09/315(P) — Protocole de communication en cas d’attaques de cybersécurité
David Vatcher fait une déclaration puis répond aux questions concernant le protocole de communication proposé pour les cyberattaques significatives.
Après débat, l'honorable sénatrice Saint-Germain propose que le protocole de communication pour les cyberattaques significatives, tel qu'il a été modifié en tenant compte de la discussion d'aujourd'hui soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2023-11-09/316(P) — Lettre du Sous-comité sur la vision et le plan à long terme
L’honorable sénateur Tannas fait une déclaration puis répond aux questions concernant les stationnements sur la colline parlementaire.
Après le débat, l’honorable sénateur Plett propose que le président du sous-comité sur la vision et le plan à long terme soit autorisé à répondre au nom du Sénat en reconfirmant ses exigences en matière de stationnement auprès de Services publics et approvisionnement Canada.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2023-11-09/317(P) — Nouvelle composition du groupe de travail consultatif sur l’environnement et le développement durable
La présidente fait une déclaration concernant la composition du groupe de travail consultatif sur l’environnement et le développement durable.
L'honorable sénatrice Saint-Germain propose que l’honorable sénatrice Galvez, remplace l’honorable sénateur Black en tant que membre du groupe de travail consultatif sur l’environnement et le développement durable.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2023-11-09/318(P) — Autres affaires
La présidente fait le point sur la demande d'augmentation temporaire du financement des associations parlementaires.
L’honorable sénateur Plett soulève des préoccupations concernant la sécurité des sénateurs dans la Cité parlementaire.
La présidente fait une déclaration.
Après débat, il est convenu de reporter la discussion sur cette question à une prochaine réunion du CIBA.
La présidente informe les membres que les contrats relatifs aux cartouches d’encre et à la signalisation seront examinés lors de la séance à huis clos.
À 10 h 08, la séance est suspendue.
À 10 h 11, conformément à l’article 12-16(1) du Règlement, la séance se poursuit à huis clos.
À 10 h 46, la séance est levée jusqu’à nouvelle convocation de la présidence.
ATTESTÉ :
La dirigeante principale des services corporatifs
et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration,
Pascale Legault
La secrétaire de séance,
Keli Hogan
[1] Paragraphes 5.14.2 à 5.14.6.
[2]Voir Société canadienne des postes c. Syndicat des travailleurs et travailleuses des postes, [2019] 4 RCS 900. Le principe fondamental est que l’employeur doit être, autant que possible, tenu de se conformer aux obligations prévues dans le Code canadien du travail.
[3] Workplace Fairness International, Sénat du Canada HR_RPT_WFIFINALREPORT_2022-02-08_F_FINAL_C.DOCX, janvier 2022, p. 8.
[4] Ibid., p. 5.
[5] Ibid., p. 5.