LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L’ADMINISTRATION
TÉMOIGNAGES
OTTAWA, le jeudi 30 novembre 2023
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui, à 9 h 1 (HE), conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour l’étude de questions financières et administratives; et à huis clos, conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour l’étude de questions financières et administratives.
La sénatrice Lucie Moncion (présidente) occupe le fauteuil.
[Français]
La présidente : Bonjour et bienvenue à cette réunion du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration. Je m’appelle Lucie Moncion, je suis une sénatrice de l’Ontario et j’ai le privilège de présider ce comité. J’aimerais maintenant faire un tour de table et demander à mes collègues de se présenter, en commençant par ma gauche.
La sénatrice Audette : [mots prononcés en innu-aimun], Michèle Audette, sénatrice du Québec.
Le sénateur Dalphond : Bonjour. Pierre Dalphond, division De Lorimier, au Québec.
[Traduction]
La sénatrice Boyer : Yvonne Boyer, de l’Ontario.
[Français]
La sénatrice Saint-Germain : Raymonde Saint-Germain, du Québec.
Le sénateur Forest : Bonjour. Éric Forest, de la division du Golfe, au Québec.
Le sénateur Loffreda : Bonjour. Tony Loffreda, de Montréal, au Québec.
[Traduction]
La sénatrice Moodie : Rosemary Moodie, de l’Ontario.
[Français]
Le sénateur Smith : Bonjour. Larry Smith, de Montréal, au Québec.
[Traduction]
Le sénateur Quinn : Jim Quinn, du Nouveau-Brunswick.
La sénatrice Marshall : Elizabeth Marshall, de Terre-Neuve-et-Labrador.
Le sénateur Plett : Don Plett, du Manitoba.
[Français]
La présidente : Je souhaite également la bienvenue à tous ceux qui suivent nos délibérations dans tout le pays.
Honorables sénateurs, le premier point à l’ordre du jour est l’approbation du procès-verbal de la réunion du 9 novembre 2023, qui est dans votre trousse. Y a-t-il des questions ou des modifications?
[Traduction]
Sénateur Plett, je présume que vous voulez déposer la motion en vue d’adopter le procès-verbal de la réunion du 9 novembre 2023. Le sénateur Plett dépose la motion.
Chers collègues, sommes-nous tous d’accord?
Des voix : Oui.
La présidente : La motion est adoptée.
Nous poursuivons maintenant nos discussions sur le 12e rapport du Sous-comité sur les ressources humaines qui porte sur les bureaux régionaux. Me Élise Hurtubise-Loranger, conseillère parlementaire principale, ainsi que M. David Plotkin, conseiller parlementaire, participeront à titre de témoins. Soyez les bienvenus.
La sénatrice Saint-Germain fera une déclaration et Me Hurtubise-Loranger et M. Plotkin répondront aux questions.
[Français]
Sénatrice Saint-Germain, la parole est à vous.
L’honorable Raymonde Saint-Germain : Bienvenue, Élise et David.
Lors de notre dernière réunion le 9 novembre, vous vous souviendrez que j’ai présenté le douzième rapport du Sous-comité sur les ressources humaines, qui portait sur les difficultés liées à l’utilisation des bureaux régionaux, compte tenu des obligations du Sénat au titre du Code canadien du travail et de la Loi canadienne sur l’accessibilité.
[Traduction]
Au cours des discussions qui ont suivi le dépôt du rapport, la vice-présidente du Sous-comité sur les ressources humaines, la sénatrice Seidman, a proposé un amendement aux recommandations originales. Cet amendement semblait avoir été avalisé par les autres membres avant que nous n’ayons décidé de repousser la décision sur les recommandations afin de pouvoir en discuter au sein de nos caucus et groupes respectifs. L’amendement prévoit que les sénateurs qui louent des locaux commerciaux en vertu d’un bail pourront continuer à le faire jusqu’à l’échéance du bail.
Nous devions consulter les membres de chacun de nos groupes. Moi-même, j’en ai parlé avec les membres de mon groupe, le Groupe des sénateurs indépendants. Les avis étaient partagés.
[Français]
Le sénateur de mon groupe qui a un bureau régional dans un édifice commercial aimerait continuer d’utiliser ce bureau. Il ne s’oppose pas à un moratoire et il est satisfait du fait que le bail sera respecté jusqu’à sa date d’échéance.
Des sénateurs de mon groupe, en particulier des sénateurs autochtones — et je vais laisser le soin à une collègue de s’exprimer clairement à ce sujet — soulèvent le fait que, pour les sénateurs autochtones notamment, c’est important d’avoir un lieu de rencontre qui soit un bureau régional, et non pas leur lieu de résidence. Dans le cas du Groupe des sénateurs indépendants, cette consultation suscite quelques réserves quant à la proposition. J’aimerais entendre mes collègues sur ce point. J’aurai ensuite — cela dépendra de notre conversation — une recommandation, une motion modifiée à vous présenter.
[Traduction]
Le sénateur Plett : Je n’ai pas vraiment de commentaire, mais j’ai une question. Bien sûr, il se peut que j’aie quelque chose à dire si la sénatrice Saint-Germain propose que certains sénateurs conservent leurs bureaux régionaux. Il se peut que l’on entende les raisons qui motiveraient une telle décision. Cependant, je ne m’exprimerai pas tant que je n’aurai pas entendu les raisons.
Nous en avons aussi parlé au sein de notre caucus, tel qu’il a été proposé. Personne ne s’est opposé à l’idée de la fermeture des bureaux régionaux. Deux de nos sénateurs en ont. L’un d’entre eux prendra sa retraite prochainement et il a dit qu’il ne s’y opposerait pas si on lui enlevait son bureau régional. L’autre était du même avis. Cependant, les gens voulaient surtout connaître les raisons. J’ai expliqué aux membres du caucus que lorsque j’ai posé la question pour savoir pourquoi les députés pouvaient avoir des bureaux régionaux, mais pas les sénateurs, on m’avait répondu que les gens qui travaillent aux bureaux des députés étaient des employés des députés de la Chambre des communes, alors que les employés des sénateurs relevaient plutôt du Sénat, et non pas des sénateurs, comme vous et moi. De nombreux sénateurs de mon caucus n’étaient pas d’accord et se sont exprimés vivement.
Je ne sais pas qui pourrait nous expliquer tout cela. Je le répète, les réactions ont été plutôt vives de la part des sénateurs qui sont en poste depuis longtemps, et qui n’étaient pas d’accord pour dire que leurs employés n’étaient en fait pas leurs employés. J’ignore s’il incombe à Me Hallée ou aux autres témoins de le faire, mais j’aimerais que l’on m’explique en termes clairs pourquoi ces gens ne sont pas nos employés. Nous les embauchons, nous leur offrons un contrat, et nous leur proposons un salaire. Parfois, on nous impose d’autres conditions, comme par exemple offrir une hausse de salaire de façon rétroactive à nos employés, et je ne comprends pas trop pourquoi. Je voudrais qu’on m’explique tout cela.
Me Élise Hurtubise-Loranger, conseillère parlementaire principale, Bureau du légiste et conseiller parlementaire : La question a déjà été posée plusieurs fois. Nous avons préparé des documents d’information dans le passé à ce sujet. Nous devons respecter la Loi sur le Parlement du Canada. Le Sénat, représenté par votre comité, est l’employeur de tout le personnel du Sénat. C’est ce que prévoit la loi. Aux termes du chapitre 3 de la PGBS, c’est le directeur des Ressources humaines qui en principe recrute et congédie les employés des sénateurs, conformément à la volonté de ces derniers. Voilà le cadre dans lequel nous évoluons en vertu de la loi et de nos politiques.
La présidente : Est-ce que cela vous suffit, sénateur Plett?
Le sénateur Plett : Non, mais je ne pense pas obtenir une meilleure explication. Je trouve que notre façon de fonctionner ici est bizarre. La Loi sur le Parlement du Canada s’applique à la fois aux députés et aux sénateurs.
Je ne suis pas sûr que cela constitue un point à régler. Nous allons voter sur la question à un moment donné. Je ne sais pas pourquoi l’on y accorde autant d’urgence, car il paraît qu’il existe seulement quatre bureaux régionaux, dont un qui fermera ses portes prochainement. Nous sommes d’accord pour que le sénateur garde son bureau et de ne pas prendre plus de temps pour obtenir un avis juridique. Je ne suis pas sûr d’être d’accord avec l’explication qu’on vient de me donner, mais je vais me désister.
Le sénateur Quinn : Pour donner suite au commentaire de mon collègue, j’ai compris que si un sénateur embauche un employé pour son bureau régional, le contrat lie le sénateur et la personne recrutée. Ai-je raison? Ou est-ce un contrat entre le Sénat et la personne?
Me Hurtubise-Loranger : Votre question concerne le bail ou le contrat d’embauche?
Le sénateur Quinn : C’est le contrat signé par la personne qui travaille pour un sénateur dans un bureau régional. Est-ce bien le sénateur qui l’embauche et qui est responsable du contrat ou est-ce la maison mère?
Me Hurtubise-Loranger : La personne fait toujours partie du personnel du Sénat recruté conformément à la PGBS, ce qui en fait un employé du Sénat. Le sénateur est son gestionnaire, mais la relation contractuelle lie l’employé et le Sénat.
Le sénateur Quinn : Justement, lorsque le Sénat engage un fournisseur, par exemple, le fournisseur tombe-t-il sous l’égide du Code canadien du travail et des autres protections qui incombent à l’employeur, comme les consignes de santé et de sécurité au travail?
Me Hurtubise-Loranger : Si l’employé se trouve dans les locaux du Sénat, certaines dispositions du code s’appliqueront. Le code vise la relation employé-employeur. Si quelqu’un se blesse dans les locaux du Sénat, il se peut que le Sénat soit tenu responsable.
Le sénateur Quinn : Je m’intéresse au contrat. C’est ce que je veux qu’on m’explique.
La sénatrice Boyer : J’ai soulevé la question des personnes autochtones et la possibilité de ne pas exclure le cas de figure selon lequel un sénateur aurait un bureau en région, par exemple dans une réserve. Je songe notamment au sénateur Christmas. Lorsque je suis allée à Membertou, j’ai vu à quel point il était formidable de rencontrer toute la communauté qui s’était rendue au bureau du sénateur Christmas.
Il faut également reconnaître la relation particulière entre le Canada et les peuples autochtones. C’est la raison pour laquelle nous devrions songer à faire exception à la règle qui interdira les bureaux régionaux à l’avenir. La relation particulière découle de l’article 35 de la Loi constitutionnelle de 1982, qui reconnaît les Premières Nations, les Métis et les Inuits. Seuls les peuples autochtones du pays ont des droits qui sont protégés par la Constitution.
C’est important pour moi. Je tiens à dire que si nous sommes en mesure de prévoir une exception et appliquer cette exception à toute politique future qui concernera les bureaux régionaux, ce sera utile, car cela améliorera les relations entre le Sénat et les peuples autochtones. Merci.
La présidente : Merci, sénatrice Boyer. Voulez-vous une réponse ou vouliez-vous simplement faire une déclaration?
La sénatrice Boyer : C’était une déclaration qui servira à alimenter le débat.
La présidente : Merci, sénatrice.
Le sénateur Quinn : Ma question découle du fait que chacun d’entre nous, à titre de sénateur, dispose d’un budget. Nous avons des responsabilités de gestion à titre de sénateurs. Mais je me demande toujours pourquoi, puisque nous sommes des GCR, nous ne sommes pas tenus responsables de la gestion de notre budget. Si un sénateur choisit d’avoir un bureau régional afin de faciliter l’exercice de ses fonctions, pourquoi l’interdire? Il faudrait cependant que le sénateur prenne les mesures nécessaires afin de respecter le Code canadien du travail à l’égard des personnes qui travailleront dans son bureau régional et tienne compte de la façon dont le bureau sera organisé et géré avec les fonds de son budget. Pourquoi ne pas offrir cette possibilité?
Me Hurtubise-Loranger : Voilà le choix en matière de politique que votre comité doit prendre. Nous avions comme rôle de souligner la complexité de la mise en œuvre d’un cadre en matière de santé de sécurité au travail dans les bureaux régionaux, car il existe des risques et facteurs complexes. Comme nous l’avons dit devant le Sous-comité sur les ressources humaines, si le comité est prêt à assumer ces risques, qu’il le fasse. C’est un choix.
Le sénateur Quinn : Il y a donc un risque associé à mon bureau actuel, j’imagine.
De toute façon, on retrouve chez les sénateurs des gens responsables qui ont l’habitude de gérer leur vie professionnelle. Tant que les sénateurs sont prêts à assumer les dépenses nécessaires pour respecter les règles, pourquoi imposer des limites? Voilà une question dont il faut tenir compte lorsque nous discutons de ce sujet.
La présidente : Merci, sénateur Quinn.
Le sénateur Smith : Hier, l’un de nos nouveaux sénateurs, Paul Prosper, est venu me voir. Le sénateur Prosper m’a parlé de la possibilité d’avoir un bureau. Il était chef à Truro, en Nouvelle-Écosse. Il m’a demandé gentiment et poliment s’il serait possible d’avoir un bureau.
Nous en avons discuté et ses propos étaient semblables à ceux de la sénatrice Boyer et de la sénatrice Audette quant à l’importance d’un bureau régional pour assurer une présence dans une communauté. J’ai indiqué à mon collègue que j’en parlerais au comité et que nous en discuterions. Il m’a dit humblement qu’il se plierait à la décision du comité, mais qu’il voulait bien avoir un bureau.
Je tenais à le dire devant tout le monde, car cela ressemble à certains cas qui ont été évoqués. Je suis d’accord avec la sénatrice Boyer pour dire qu’il est important d’entretenir des relations particulières. Le sénateur Prosper a cette relation particulière qu’il a cultivée au fil des ans et qui devrait être maintenue. Il m’a dit d’emblée qu’il pouvait obtenir un bon loyer, car il connaissait les propriétaires. Le loyer serait raisonnable. Je lui ai dit qu’avant de parler de loyer raisonnable, il faudrait voir quelles seraient les règles de base.
La présidente : Merci, sénateur.
Le sénateur Plett : J’ai une question et un commentaire.
J’en ai déjà touché un mot. Il y a un an ou deux, on nous a dit subitement que nous devions augmenter de façon considérable le salaire de nos employés. Une partie de l’augmentation rétroactive a été prise en charge par le Sénat, mais désormais, nous devons prévoir toute la somme. Nos budgets n’ont pas été modifiés, et certains sénateurs dépensaient déjà tout leur budget. Soudainement, des sénateurs devaient racler les fonds de tiroir pour payer les augmentations de salaire de leurs employés. Ce ne sont pas les employés qui ont demandé l’augmentation, et ce n’était certainement pas les sénateurs, mais quelqu’un, un mandarin du Sénat, a décidé qu’il fallait le faire en raison des négociations avec les syndicats. Nous devions alors accorder une hausse de salaire.
Or, on vient de nous dire que nous ne sommes pas les employeurs; nous ne sommes que des gestionnaires. Dois-je demander une approbation quelconque si j’embauche quelqu’un? Ai-je le droit de mettre la personne à la porte? J’ai l’impression que si je ne suis qu’un gestionnaire, je dois téléphoner à quelqu’un pour leur dire que la personne ne fait pas l’affaire et leur demander la permission de la remplacer.
Il faudrait que j’obtienne la permission de le faire. Voilà ce qui m’incite à dire non à tout, parce qu’on vient de me dire que je ne peux pas recruter ou congédier quelqu’un, puisque je ne suis qu’un gestionnaire.
Chers collègues, c’était nous autrefois qui prenions les décisions, mais notre temps est révolu. La gestion du Sénat au grand complet est confiée au personnel du Sénat. Cela me pose problème.
Pour ce qui est de faire une exception pour certains bureaux régionaux, j’y suis farouchement opposé, car moi aussi, j’ai une relation particulière avec le groupe de personnes que je représente, même si cette relation n’est pas garantie par la Constitution. Mais si nous faisons quelque chose pour un groupe, il n’y aura pas un bureau par province. Il pourrait y avoir trois bureaux dans une province. Le Québec est divisé en régions; le reste des sénateurs ne représente que leur province.
Le Manitoba compte six sénateurs. Tous les six pourraient dire qu’ils entretiennent une relation particulière avec un certain groupe. Au final, je serais éventuellement prêt à approuver des bureaux régionaux, mais pas des bureaux régionaux pour certains sénateurs, mais pas pour d’autres. Tout d’abord, ce n’est pas juste. Ensuite, je ne suis pas d’accord lorsqu’un employé me dit que je suis le gestionnaire et pas le patron. Je ne vois pas la logique. Cela ouvre une boîte de Pandore qu’il vaudrait mieux éviter, et c’est ce que je viens d’entendre, madame la présidente.
La présidente : Merci, sénateur Plett. Voulez-vous une réponse, ou simplement faire un commentaire?
Le sénateur Plett : Si quelqu’un veut bien me répondre, je lui serai reconnaissant.
La présidente : D’accord, merci.
La sénatrice Moodie : J’ai une question. On discute de la possibilité que les sénateurs aient des employés dans leur région. Je veux être sûre de bien comprendre. Si nous mettons la question aux voix, les sénateurs auront-ils toujours la possibilité d’avoir du personnel dans la région?
Me Hurtubise-Loranger : Oui. Certains sénateurs ont des employés qui travaillent à domicile dans leur province. Rien de cela ne changera.
Me Philippe Hallée, légiste et conseiller parlementaire, Bureau du légiste et conseiller parlementaire : J’aimerais réagir aux préoccupations du sénateur Plett. Pour mettre les choses en perspective, nous n’avons pas notre mot à dire sur la façon dont vous gérez vos bureaux. Ce n’est pas sur cet aspect-là que nous nous sommes penchés. Nous sommes ici parce que nous devions fournir un avis juridique sur les éventuels risques juridiques associés aux bureaux régionaux. Voilà ce que nous avons fait. Nous avons remis l’avis juridique au Sous-comité sur les ressources humaines et vous avez le rapport devant vous. C’est tout.
Le sénateur Plett : Merci. Ce n’est pas cela que je conteste.
J’ai posé une question; en fait, c’était peut-être le sénateur Quinn qui l’a posée. La réponse, c’était que je ne suis qu’un gestionnaire, pas un patron. Si je veux mettre quelqu’un à la porte pour quelle que soit la raison, admettons que la personne ne fait pas son travail ou je dois la mettre à pied, je dois obtenir la permission de quelqu’un, je ne sais pas qui, pour renvoyer la personne. On m’a répondu que je suis un gestionnaire, pas un employeur.
Me Hallée : En votre qualité de sénateur et de gestionnaire, vous avez beaucoup de latitude en ce qui concerne votre personnel. C’est déjà bien établi dans le cadre juridique du Sénat. Il faut juste se souvenir que nous gérons les employés du Sénat d’une façon plutôt uniforme, et le DPRH vous aidera par tous les moyens possibles à recruter et aussi à congédier les employés.
Le sénateur Plett : J’ai donc une certaine latitude tant que quelqu’un m’en donne la permission.
Je regrette, ce n’est plus la peine d’en discuter. La réponse était limpide : je suis un gestionnaire, pas le patron.
[Français]
La sénatrice Audette : Je vais m’exprimer en français. Pour commencer, je veux juste vous rappeler que, il y a peut-être un an et quelques lunes, à la grande joie que mon petit bureau, soit Nadine Gros-Louis et moi, nous avons appris que nous pouvions ouvrir un bureau à Wendake; un gros merci à ceux et celles qui ont travaillé en faveur de cela. Merci aussi d’avoir discuté de cette situation et d’avoir consulté vos groupes respectifs; cela aussi, je le comprends.
Vous savez, avec mes nouveaux mocassins, je ne suis attachée à aucun groupe et je vais apprendre, en faisant des lectures et en discutant avec ma collègue la sénatrice Saint-Germain, que le sujet se discute. Je suis attentivement ce qui se passe et je vois que des décisions seront peut-être prises pour avoir une clause de droits acquis pour ceux et celles qui ont des bureaux et peut-être éventuellement les retirer.
Évidemment, je vais réagir, dans le sens où la question autochtone est importante, en effet, sénateur Plett, mais il y a aussi la question, quand on regarde tout cela et qu’on est nommé au Sénat, de l’importance, pour tout sénateur, de rayonner auprès des gens que l’on côtoie au quotidien lorsqu’on n’est pas à la Chambre. Pour moi, le fait d’avoir un bureau était important pour plusieurs raisons; c’était la période de la COVID, souvenez-vous, puis les travaux se sont déroulés en mode hybride, pour enfin reprendre tranquillement à la Chambre en personne à temps plein.
J’avais 51 ans à cette époque-là; j’ai des enfants, j’ai des petits-enfants. Il y a des gens chez nous, c’est vraiment innu chez nous, c’est plein de membres de la famille qui arrivent et qui partent. Il y a un côté professionnel qu’il est important de maintenir, à mon avis. Il y a une ligne à définir pour assurer la confidentialité de nos documents, de nos dossiers et des travaux que l’on mène. Ce bureau est devenu pour moi une solution et m’a permis de sortir le côté hybride de ma maison dans un espace professionnel et sécuritaire et dans une communauté à Wendake. Cet espace est un édifice dans lequel il faut utiliser des puces électroniques et des clés électroniques pour entrer. C’est une organisation qui œuvrera auprès de 22 communautés de Premières Nations; on est donc dans un espace où l’on va collaborer avec des gens qui ne connaissent pas nécessairement le Sénat. Cela fait partie de notre mandat.
Cependant, du côté de la santé et de la sécurité des lieux, je me suis assurée de trouver un espace où l’on allait respecter les règles, où l’on serait conforme et où l’on s’assurerait que nos documents seraient aussi protégés. C’est comme si je sortais mon bureau du Sénat et qu’il fallait que je retrouve le même espace. On a refusé d’aller à des endroits qui voulaient absolument nous avoir pour choisir un autre espace qui répondait à mes critères et à ce que le Sénat nous demandait.
De plus, on va payer une assurance pour être sûr que même si l’édifice a une assurance de responsabilité civile, et j’en ai aussi ajouté une. Je vous ai envoyé une lettre pour indiquer combien cela me coûtera par année à même le budget du Sénat au cas où il arriverait quelque chose. Pour ce qui est de la clause de droits acquis, je peux comprendre, mais dans 5 ans, dans 10 ans — moi j’en ai encore pour 22 ans, si la santé le veut. Il ne faut pas se fermer à quelque chose qui serait peut-être un jour un Sénat hybride — je ne sais pas ce qui va se produire. Il sera peut-être difficile de défaire ce qu’on propose de faire maintenant.
Si je réponds à toutes les règles, si mon bureau répond à toutes les règles en matière de santé et sécurité au travail, en matière de sécurité des lieux... Mon équipe a suivi la formation, on répond chaque mois et depuis ce temps, tout cela a même eu une influence personnelle, il y a des choses que je ne fais plus à la maison, parce que j’ai appris grâce à la formation qu’on ne pouvait pas. Puisque ma maison a brûlé il n’y a pas très longtemps, je suis manifestement devenue très vigilante sur ces choses.
Je nous encourage, Premières Nations, Métis et Inuits du Manitoba, de l’Île-du-Prince-Édouard, peu importe... Si on répond aux règles et aux critères qui sont importants, je ne vois pas pourquoi il faut tout de suite fermer ces bureaux quand on sait qu’on va vers un Sénat hybride, peut-être pas de mon vivant, mais cela se fera éventuellement — je me le souhaite de mon vivant. Je nous invite... Ceux et celles qui suivent les règles à la lettre et qui font attention devraient être célébrés et encouragés, parce que cela a un effet positif.
J’aimerais terminer sur une note plus... Les gens n’aimaient pas le Sénat dans mon espace, dans mon milieu. Aujourd’hui, parce qu’il y a quelqu’un à temps plein, il y a une pédagogie qui se fait. On les voit aujourd’hui comme témoins, ils viennent nourrir quelque chose dans nos débats, ce qu’on n’avait pas auparavant. Je ne parle pas des Autochtones, je parle de gens du gouvernement du Québec, de gens qui font partie de la société québécoise et qui ne comprenaient pas pourquoi le Sénat existe. Maintenant, quand ils viennent nous voir, qu’on échange et qu’on améliore des projets de loi qui viennent d’eux, cela a un effet sur ceux et celles qui viennent du Québec et qui disent : « Bof, le Sénat ». Aujourd’hui, ils vont nous suivre ou participer un peu plus aux travaux. Merci.
[Traduction]
Le sénateur Quinn : Merci de vos observations, chers collègues. C’est très utile.
Je voudrais revenir sur quelque chose que Me Hallée a dit en réponse au commentaire du sénateur Plett, à propos de ce dont nous sommes saisis... Il semble que le groupe ait demandé qu’on évalue le risque d’un point de vue juridique. D’après mon expérience au gouvernement, nous ne recevrons jamais un rapport qui ne comporte pas un certain élément de risque. Il s’agit de savoir comment établir un équilibre et si l’on est prêt à accepter le risque. Il semble que l’on nous présente ici une situation où tout est noir ou blanc. Soit nous aurons des bureaux, soit nous n’en aurons pas. Est-il acceptable de courir le risque? Voilà mon premier point.
L’autre point que je voudrais soulever, et c’est le sénateur Plett qui l’a dit, c’est que c’est presque comme si nous étions le Conseil du Trésor. On insiste sur des augmentations dans différents secteurs et on les absorbe, ce qui commence à nuire à la capacité des sénateurs à, peut-être, bien faire leur travail comme ils le font d’habitude, parce que lorsqu’on gèle les budgets et qu’on établit de nouvelles exigences, les budgets entraînent une perte d’efficacité quelque part dans la chaîne.
C’est une tout autre question, mais je me suis senti obligé de parler de l’élément de risque. J’ai des années d’expérience avec le ministère de la Justice et pas une seule fois on ne m’a pas dit que c’était dans une proportion de 80/20, ou de 75/25, par exemple. Il y a toujours un élément de risque. Quel degré de risque sommes-nous prêts à accepter? Bien franchement, avec 40 bureaux régionaux, je ne crois pas que les sénateurs vont travailler dans un bureau sans qu’on y ait mis en place des procédures dans l’intérêt des employés et de leur sécurité.
Je pense que c’est une question d’équilibre. Tout n’est pas noir ou blanc à cet égard, mais si nous en faisons une décision tranchée, nous en revenons à ce qu’a dit le sénateur Plett : soit nous le faisons, soit nous ne le faisons pas, malgré les observations très valables, à mon avis, de nos collègues qui sont des membres des Premières Nations et qui représentent des régions dans lesquelles il y a ces gens.
Pour revenir à ce qu’a dit le sénateur Plett, je suis un sénateur du Nouveau-Brunswick. Je ne représente pas Saint John. Je représente les gens du Nouveau-Brunswick. J’ai choisi de ne pas avoir de bureau régional. Quelqu’un d’autre peut déterminer qu’il accomplira son travail de manière plus efficace dans une région peut-être plus éloignée du Nouveau-Brunswick et décider d’avoir un bureau régional. Je ne contesterai jamais son choix. C’est le sien. Laissons les personnes qui font ce choix gérer leurs budgets, et nous devrons alors assumer les responsabilités relatives à l’absorption des coûts. C’est ce que fait le Conseil du Trésor avec les ministères, et cela ne fonctionne pas.
La présidente : Si je peux me permettre, cela nous ramène à un commentaire que j’ai fait la semaine dernière, c’est-à-dire qu’au lieu de ne pas pouvoir avoir de bureaux, on devrait établir les paramètres dans le cadre desquels nous pouvons avoir un bureau. Ainsi, nous permettons à ceux qui le souhaitent d’en avoir un, mais je vais céder la parole à Me Hallée.
Le sénateur Plett : Je voudrais intervenir à ce sujet lorsque Me Hallée aura terminé, s’il vous plaît.
Me Hallée : Très brièvement, je suis d’accord avec le sénateur Quinn. Je ne suis pas du tout en désaccord avec vous. C’est pourquoi Me Hurtubise-Loranger a souligné qu’il s’agit d’une décision en matière de politique. Ce sont les sénateurs qui élaborent les politiques. On nous a demandé d’apporter un éclairage juridique et c’est ce que nous avons fait. C’est tout.
Il en va de même pour la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs. Essentiellement, comme son nom l’indique, c’est une politique qui a été mise en place par les sénateurs pour la gestion des sénateurs. C’est pourquoi nous disons maintenant que c’est là le cadre juridique dans lequel nous travaillons, c’est-à-dire les décisions qui ont été prises avant nous et selon lesquelles, essentiellement, le personnel des sénateurs fait partie du personnel du Sénat. C’est une différence par rapport au personnel des députés, mais il s’agit essentiellement d’une décision qu’a prise le Sénat.
Le sénateur Plett : Je voudrais seulement ajouter une observation à ce que vous avez dit, madame la présidente, si je vous ai bien comprise. J’appuierais l’idée que nous demandions au comité de la sénatrice Saint-Germain, ou à qui que ce soit d’autre, de nous présenter un plan en fonction de ces paramètres. On peut avoir un bureau, mais on doit respecter tels paramètres. Il nous appartiendra alors de décider si nous voulons tenir compte de ces paramètres ou non, mais si l’on me dit simplement que je ne peux pas... La sénatrice Audette a fait une très bonne observation. Elle vit dans une province qui n’appuie pas vraiment le Sénat. Elle a de bonnes raisons. Elle représente non seulement les Autochtones, mais aussi de nombreuses autres personnes.
Si nous avons plus de difficultés pour des raisons d’assurance ou peu importe, à cause des codes du travail, revenez nous dire si les paramètres ont été respectés. Si c’est le Sénat qui s’occupe du bail et que l’on doit l’inclure dans le budget ou peu importe, j’appuierais cela volontiers. Je ne me contenterai pas de me faire dire non.
Je n’ai pas non plus de bureau régional et je n’ai pas l’intention d’en avoir un, mais je pense que si nous donnons la possibilité à quelqu’un, nous devrions la donner à tout le monde et respecter des critères rigoureux, madame la présidente. Merci.
[Français]
La sénatrice Saint-Germain : Merci, sénateur Plett. J’allais exactement conclure dans le même sens que vous. L’origine du mandat du Sous-comité des ressources humaines est liée au changement au Code du travail, et nous nous sommes rendu compte que notre politique de gestion des bureaux de sénateurs n’est pas adaptée à ces changements, qu’il y a une confusion entre un bureau de sénateur à la maison et un bureau régional.
Les conversations que nous avons eues cette semaine et la semaine dernière au comité sont très éclairantes pour le sous-comité. Demain matin, le sous-comité se réunit. Je propose de mettre cette conversation sur pause afin que le sous-comité, à la lumière des commentaires que nous avons entendus et avec la collaboration de notre équipe de juristes, revoie la situation et fasse une nouvelle proposition lors de la prochaine rencontre du Comité de la régie interne.
La présidente : Cela vous convient-il, chers collègues?
Merci beaucoup, sénatrice Saint-Germain, Élise et David.
[Traduction]
Chers collègues, le prochain point à l’ordre du jour est un rapport du Sous-comité des communications. Mme Mélisa Leclerc, directrice générale de la Direction des communications, de la télédiffusion et des publications, et Mme Julia Zayed, qui est agente à l’accessibilité, se joindront à nous en tant que témoins. Comme d’habitude, l’exposé sera suivi d’une période de questions.
Sénateur Smith, je crois comprendre que vous ferez une déclaration préliminaire et que Mme Leclerc et Mme Zayed vous aideront à répondre aux questions. Bienvenue, mesdames. La parole est à vous, sénateur Smith.
Le sénateur Smith : Merci, madame la présidente. Honorables sénateurs, j’ai l’honneur de présenter le deuxième rapport du Sous-comité des communications. Il y est question d’un rapport sur les demandes relatives à la propriété intellectuelle; d’un rapport sur l’accessibilité; de la question du remboursement des abonnements payants aux médias sociaux; et d’une question relative aux revues de presse. Le rapport sur les demandes relatives à la propriété intellectuelle vous est présenté à titre informatif seulement. Le comité devra prendre une décision au sujet des trois autres éléments. Entrons dans le vif du sujet.
Le premier élément est le rapport trimestriel sur les demandes relatives à la propriété intellectuelle. Vous vous rappellerez qu’en mai 2023, nous avions décidé de laisser la Direction des communications, de la télédiffusion et des publications et le Bureau du légiste et conseiller parlementaire traiter les demandes qui impliquent des utilisations commerciales de la propriété intellectuelle du Sénat jugées « négligeables ». Ces demandes avaient déjà été évaluées par le comité directeur du comité CIBA. Par souci de transparence, nous avons demandé à la direction des communications de fournir des rapports trimestriels sur les demandes. Votre sous-comité a appris que pendant le troisième trimestre de l’exercice 2023-2024, le Sénat n’a reçu qu’une seule demande, qui a été approuvée. Les détails figurent dans le rapport, mais il s’agissait de la diffusion de témoignages de jeunes qui ont comparu devant le Comité permanent des peuples autochtones dans le cadre du programme Voix de jeunes leaders autochtones, une bonne nouvelle pour le Sénat. Je tiens à souligner ici que la direction des communications a soumis la demande au sénateur Francis, qui l’a approuvée à titre de président du comité.
Nous avons donc un bon système en place. Nos fonctionnaires font leur travail et s’assurent de demander l’approbation du sénateur concerné lorsque de telles questions surgissent. Votre sous-comité est satisfait de ce processus de surveillance et nous ne croyons pas qu’il soit nécessaire de changer quoi que ce soit pour le moment.
Le deuxième élément est le rapport sur l’accessibilité. Votre sous-comité a reçu une présentation de l’agente à l’accessibilité du Sénat concernant le rapport d’étape sur le Plan d’accessibilité 2023 du Sénat. Une copie se trouve dans votre liasse.
Comme vous le savez, le Sénat est confronté à un certain nombre d’exigences juridiques en matière d’accessibilité. Votre sous-comité a appris que l’Administration du Sénat travaillait d’arrache-pied pour atteindre ses objectifs. Les directeurs conviennent de l’importance de ce travail et l’agente à l’accessibilité du Sénat coordonne les efforts déployés pour que nous allions tous dans la même direction.
Le rôle de l’agente à l’accessibilité du Sénat consiste à coordonner, à prioriser et à communiquer la mise en œuvre, par l’Administration du Sénat, des objectifs liés à l’accessibilité. Ce rôle a été créé parce que l’accessibilité est une entreprise énorme qui touche toutes les directions de l’administration. Nous parlons ici de tout : de l’accessibilité des gabarits de documents, aux protocoles pour les sites Web, en passant par les portes automatiques. L’agente à l’accessibilité du Sénat a une vue d’ensemble et demande des comptes aux directions. En retour, cela favorise la transparence de la part de l’administration, car l’agente à l’accessibilité du Sénat connaît le dossier, elle sait ce qui fonctionne et ce qui doit être priorisé et elle peut répondre à nos questions. C’est la bonne nouvelle que nous apporte ce rapport. Votre sous-comité a appris que les consultations avaient permis de recueillir un grand nombre de renseignements sur ce qui fonctionne et sur ce qui ne fonctionne pas auprès de visiteurs et des témoins handicapés, ainsi que de notre personnel.
Parmi les personnes consultées, il y a eu des témoins qui ont comparu devant le Comité permanent des affaires sociales pendant son étude du projet de loi C-22, Loi sur la prestation canadienne pour les personnes handicapées. Des accommodements spéciaux ont été mis en place pendant les consultations. L’une des principales conclusions est que nous disposons déjà d’un grand nombre d’outils utiles, mais que nous devons passer le mot. L’administration a déjà pris des mesures pour tenir compte de ces commentaires et d’autres encore.
Par ailleurs, le rapport décrit les progrès qui ont été accomplis dans la réalisation des objectifs de cette année. Votre sous-comité est très heureux de constater que 11 des 12 objectifs ont été atteints. L’objectif restant concerne les normes sur l’orientation et la signalisation. SPAC et l’administration espéraient utiliser les normes nationales établies par Normes d’accessibilité Canada, mais ces normes ne sont attendues qu’en 2026.
Votre sous-comité souligne qu’en vertu de la Loi canadienne sur l’accessibilité, le Sénat doit publier le rapport d’étape d’ici le 20 décembre 2023 et en aviser le commissaire à l’accessibilité, de sorte que votre sous-comité vous demandera d’approuver le rapport aujourd’hui.
Avant que je lise les recommandations, je veux souligner qu’une autre question a été soulevée au cours des discussions de votre sous-comité. Il a appris que l’agente à l’accessibilité du Sénat n’avait pas facilement accès aux renseignements sur les handicaps et les obstacles auxquels nos propres employés peuvent être confrontés. Il ne fait aucun doute que la vie privée des employés doit être protégée, mais votre sous-comité souhaiterait que l’on communique de l’information anonymisée à l’agente à l’accessibilité. Entre autres, cela pourrait vraiment aider à prioriser les objectifs internes afin que notre personnel ait le soutien dont il a besoin pour faire son travail dans un environnement sans obstacle.
Par conséquent, votre sous-comité recommande que le Comité sénatorial permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration approuve le rapport d’étape sur le Plan d’accessibilité 2023 du Sénat et demande à l’Administration du Sénat de fournir à l’agente à l’accessibilité du Sénat de l’information anonyme sur la nature des handicaps que présentent les employés du Sénat.
Le troisième élément du rapport concerne la question de savoir si les abonnements payants aux plateformes de médias sociaux devraient pouvoir être remboursés par le budget de bureau d’un sénateur. À l’heure actuelle, la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs ne contient aucune disposition sur la question. Je n’utilise pas beaucoup les médias sociaux, mais je sais que beaucoup d’entre vous sont actifs sur différentes plateformes. Votre sous-comité comprend que le fait de payer pour les médias sociaux peut vous donner des avantages qu’un compte gratuit n’offre pas. Sur Twitter ou X — ou quel que soit le nom qu’on lui donne cette semaine —, plus de gens voient vos messages si vous payez, et vous bénéficiez également de fonctionnalités supplémentaires.
Étant donné que les médias sociaux peuvent servir aux sénateurs dans l’exercice de leurs fonctions parlementaires, votre sous-comité est d’avis qu’il serait approprié de modifier la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs pour permettre le remboursement. Les répercussions financières sont relativement mineures. L’abonnement aux versions premium de X, de LinkedIn et de YouTube coûterait environ 570 $ par année et l’administration peut se charger du traitement des demandes de remboursement additionnelles s’il s’agit d’abonnements annuels et si le remboursement est uniquement admissible pour les comptes des sénateurs.
Avant que vous ne disiez « inscrivez-moi », je dois souligner que vous devrez peut-être changer la façon dont vous utilisez les médias sociaux si vous acceptez l’argent. Le Règlement administratif du Sénat stipule que les ressources du Sénat ne peuvent être utilisées que pour les fonctions parlementaires des sénateurs ou pour le fonctionnement du Sénat. Autrement dit, certains types d’activités partisanes, comme les collectes de fonds et les activités commerciales, ne seraient pas autorisées si le Sénat payait pour vos médias sociaux. Malheureusement, votre sous-comité croit qu’il s’agit d’un choix que les sénateurs doivent faire eux-mêmes et on nous a informés qu’il serait nécessaire de modifier la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs pour que les abonnements aux médias sociaux soient considérés comme une dépense admissible. Par conséquent, votre sous-comité recommande au comité de modifier la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs, ce qui figure au troisième point de notre deuxième rapport.
Passons au quatrième et dernier élément. Je m’attends à ce que ce point suscite quelques discussions, mais en fin de compte, je pense qu’il est assez simple. Votre sous-comité a été informé que certains sénateurs ont indiqué qu’ils s’opposaient à l’inclusion de certaines sources médiatiques dans la revue de presse du Sénat. C’est compréhensible. Depuis l’époque où j’étais éditeur de la Gazette il y a 20 ans, le paysage médiatique est devenu de plus en plus fragmenté, la distinction entre les nouvelles et les opinions est devenue plus floue et il est maintenant plus difficile de déterminer quelles sources sont probablement les plus fiables. C’est la situation dans laquelle nous nous trouvons aujourd’hui. Les Canadiens lisent, regardent, écoutent les informations à partir d’une plus grande variété de sources qui ne suivent pas le modèle traditionnel et ils s’y abonnent. La revue de presse a pour but de fournir aux sénateurs un aperçu des mentions relatives aux sénateurs et au Sénat dans les médias. Il s’agit d’un instantané dans le temps, ni plus ni moins. Il ne s’agit pas d’une approbation du contenu. Dieu merci — je m’adresse ici au sénateur Plett —, parce que les journaux de Toronto et de Winnipeg ont eu l’air assez ridicules d’avoir prédit la défaite des Alouettes pendant les séries éliminatoires. Je suis désolé, je n’ai pas pu m’en empêcher.
Concrètement, la revue de presse est compilée à partir de sources pour lesquelles notre fournisseur de services externes a des droits de distribution. Votre sous-comité sait que les sénateurs demandent régulièrement des ajouts à la revue de presse. Ces demandes peuvent être satisfaites lorsque notre fournisseur de services a les droits de distribution. Il s’agit d’une question purement juridique qui n’a rien à voir avec la qualité, la source ou le penchant politique de la publication. La pratique actuelle consiste à inclure la couverture médiatique de toutes les sources auxquelles notre fournisseur de services a accès.
Bien que nous puissions débattre de la valeur d’une source ou d’une autre, votre sous-comité croit qu’il est important de savoir ce qui se dit dans tout l’éventail. Votre personnel, et certainement le personnel des communications, doit savoir de quels sujets il est question et de qu’elle façon on en parle afin de pouvoir nous fournir les meilleurs conseils et le meilleur soutien possibles.
Par conséquent, votre sous-comité recommande que le comité sénatorial permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration endosse la pratique actuelle qui consiste à inclure dans la revue de presse toutes les sources de Critical Mention avec des mentions publiques du Sénat et demande à la Direction des communications, de la télédiffusion et des publications de modifier la mise en garde qui accompagne la revue de presse en ajoutant :
Les sources sont automatiquement incluses si elles se trouvent dans Critical Mention et si l’article ou l’extrait mentionne le Sénat ou le nom d’un sénateur.
Avant que je passe à l’adoption du rapport, Mélisa Leclerc, qui est la directrice générale des communications et des publications, et Julia Zayed sont prêtes à répondre à toutes vos questions sur les quatre éléments du rapport. Je vous remercie de votre temps et de votre patience.
La présidente : Merci.
La sénatrice Seidman : Je vous remercie beaucoup, sénateur Smith, de votre excellent rapport. Je dois dire que je suis heureuse de constater que 11 des 12 objectifs à atteindre en 2023 en ce qui concerne les questions liées à l’accessibilité ont été atteints. Je suis très heureuse de l’apprendre, car je sais que c’est un grand projet sur lequel travaille le Sénat et qu’il est essentiel de le réaliser. Je vous remercie.
J’ai une question sur les abonnements payants aux médias sociaux. Dans les notes d’information que j’ai reçues, on parle des « avantages des abonnements payants aux médias sociaux ». Toutefois, dans un autre paragraphe, on indique ce qui suit:
[...] certains types d’activités partisanes et commerciales, par exemple, ne seraient pas permises sur les plateformes de médias sociaux financées au moyen du budget de bureau du sénateur.
Je ne suis pas certaine de ce que cela signifie, car comme nous le savons, les sénateurs qui utilisent X ou Twitter — quel que soit le nom qu’on lui donne maintenant — publient toutes sortes de choses. Allons-nous commencer à surveiller et à filtrer leurs publications et à déclarer qu’ils publient certains types d’activités partisanes qu’ils ne sont pas autorisés à publier et qu’ils ne peuvent donc plus payer leur abonnement à Twitter à partir de leur budget de bureau? Je ne suis pas certaine de ce que cela implique.
Mélisa Leclerc, directrice générale, Direction des communications, télédiffusion et publications : Nous avons consulté notre équipe juridique à ce sujet. Il s’agit d’une interprétation juridique de certaines règles du Règlement administratif du Sénat selon lesquelles les fonds du Sénat ne peuvent pas être utilisés à des fins partisanes ou politiques. Je pense que certaines ressources du Sénat ont déjà été utilisées pour promouvoir certaines choses, et l’équipe juridique a dû fournir une analyse à ce sujet.
En ce qui concerne la surveillance, nous ne pouvons pas surveiller chaque compte et chaque publication, mais si certaines choses sont portées à notre attention, je présume que je devrai les communiquer au Sous-comité des communications ou au comité directeur du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration, et qu’une décision devra être prise à cet égard. Ce n’est pas moi qui prendrais cette décision. Je pense que les règles indiquent clairement que les fonds du Sénat ne peuvent pas être utilisés pour… Je ne sais pas si Philippe ou Gerry ont quelque chose à ajouter.
Le sénateur Smith : Le principe de base, c’est qu’il faut faire confiance aux sénateurs. Je pense que nous nous attendons tous à ce que nous soyons des personnes honorables. Pour être honorable, une personne doit notamment s’assurer qu’elle fait preuve de bon jugement dans tout ce qu’elle fait. D’après ce que j’ai compris lorsque nous avons examiné la question, la dernière chose que nous souhaitons, c’est qu’on nous surveille en permanence et qu’on nous dise que nous ne devrions pas faire ceci ou cela. Ce qui nous intéresse, c’est de veiller à ce que les informations appropriées soient diffusées. Nous avons une façon de travailler ensemble tout en tentant d’avoir les mêmes objectifs.
C’est tout ce que je peux dire, à l’exception du point technique que pourrait soulever Mme Leclerc.
La sénatrice Seidman : Je pense que c’est dangereux. Si nous commençons à surveiller les médias sociaux des sénateurs parce qu’ils ont un abonnement payant, nous ne devrions peut-être pas payer d’abonnement. Je pense qu’il est extrêmement dangereux de commencer à surveiller les médias sociaux des sénateurs et de décider ensuite que l’une de leurs publications est en quelque sorte inappropriée. On peut utiliser toutes sortes de motifs pour justifier une telle décision. Qui prendra cette décision? Nous devrions réfléchir sérieusement à ce que nous sommes en train de faire. C’est tout ce que j’ai à dire sur le sujet.
Le sénateur Plett : On a répondu à la question, mais j’aimerais me faire l’écho de ce qu’a dit la sénatrice Seidman. Sénateur Smith, je suis tout à fait d’accord avec votre commentaire au sujet de l’importance de faire confiance aux sénateurs. Je suis tout à fait d’accord pour dire que nous sommes des gens honorables.
Lorsque j’ai été nommé au Sénat, j’ai parlé à — je ne suis pas sûr de son titre, mais cela n’a pas vraiment d’importance — quelqu’un d’assez haut placé dans le personnel du Sénat qui m’a expliqué ce que je pouvais et ne pouvais pas faire à titre de sénateur, et ainsi de suite. Nous avons parlé des voyages. Bien entendu, j’étais autorisé à voyager pour les affaires du Sénat. Je lui ai alors demandé qui était responsable de déterminer ce que sont les affaires du Sénat et je me souviens très bien de sa réponse, car il m’a dit que c’était moi qui devais en décider, car j’avais reçu le titre d’« honorable », ce qui signifie que l’on peut compter sur moi pour agir comme il se doit.
Depuis ce jour, nous avons eu des propositions visant à suspendre certains sénateurs, ainsi que des enquêtes et des investigations du Sénat. Des sénateurs ont écrit des lettres pour signaler que certaines personnes n’avaient pas agi de manière conforme à l’éthique et ces personnes ont donc été amenées, sur la foi de certains sénateurs, à comparaître devant le commissaire à l’éthique et le comité sur l’éthique. Je pense que cette époque est malheureusement révolue. Dans le cas d’une recommandation comme celle que nous pouvons lire dans le document... Ne nous faisons pas d’illusions, certains d’entre nous sont plus partisans que d’autres. Cela ne fait aucun doute. Des plaintes seront donc régulièrement déposées auprès de Mme Leclerc, qui a dit qu’elle les renverra au sous-comité. Cette recommandation représente donc une pente savonneuse et dangereuse. Mme Leclerc affirme que nous ne sommes pas censés utiliser nos publications à des fins partisanes ou qu’il faut suivre les règles à cet égard. Le fait est que je suis payé tous les mois, et à peu près à temps, pour faire mon travail au Sénat. Toutefois, si je décide de participer à la campagne électorale d’un candidat, on ne me demande pas de rembourser une partie de mon salaire pour cette période. Il s’agit donc d’une activité partisane qui, d’une manière détournée, est maintenant payée par le Sénat.
Chers collègues, il s’agit d’un terrain glissant. Je ne peux pas soutenir un rapport qui contient cette recommandation. Encore une fois, je tiens à féliciter Mme Leclerc, le sénateur Smith et le comité d’avoir produit ce rapport. Dans l’ensemble, je pense que c’est un bon rapport, mais cette recommandation est certainement assujettie à l’opinion d’une personne qui dépose une plainte et vous, madame Leclerc, ou quelqu’un d’autre devra alors traiter cette plainte, que cela vous plaise ou non. Quelqu’un devra ensuite décider que c’est un comportement inapproprié.
En résumé, chers collègues, j’espère que nous pourrons envisager de retirer ce paragraphe du rapport.
Le sénateur Boehm : Je tiens à remercier le sénateur Smith et l’équipe des communications pour cet excellent rapport. J’aimerais seulement formuler un commentaire sur le premier point, c’est-à-dire le point soulevé par les sénateurs Seidman et Plett.
Pour ceux d’entre vous qui utilisent Twitter, vous pouvez obtenir le crochet gris non binaire, comme je l’ai fait, et cela signifie que vous obtenez Twitter X gratuitement, sans avoir à payer quoi que ce soit. Toutefois, cela vous place dans la catégorie de la zone grise. Certains d’entre nous s’y sentent à l’aise, mais d’autres moins.
J’aimerais maintenant me concentrer sur le quatrième point et sur l’inclusion de sources médiatiques dans les revues de presse. Grâce à l’entreprise Critical Mention, nous disposons d’une nouvelle approche en matière d’analyse. Même si je conviens qu’il est important d’obtenir toutes les sources et toutes les mentions, Critical Mention ne tient pas compte des médias internationaux et des sources internationales. Toutefois, notre Sénat et nos sénateurs sont de plus en plus souvent mentionnés dans des publications internationales importantes. Ces occurrences ne sont tout simplement pas prises en compte par cet outil, mais les lettres à la rédaction écrites par des Canadiens mécontents sur n’importe quel sujet le sont.
Je recommanderais donc de vérifier auprès de Critical Mention s’il est possible d’apporter quelques rajustements pour inclure aussi les sources internationales, car elles mentionnent certaines des grandes affaires concernant le Canada dans le monde — l’Inde, la Chine et d’autres sujets. Si nous disposons d’un service de revue de presse, nous devrions veiller à ce que son champ d’action s’étende au-delà de nos frontières.
[Français]
La sénatrice Saint-Germain : Bonjour, Mélisa et Julia. Je m’excuse de vous poser une question sur un montant de 210 $ par année, mais je dois vous la poser. Est-ce que, dans la proposition que vous faites, l’abonnement maximum à Twitter de 105 $ par site sera autorisé? Actuellement, nous avons une demande en suspens et en attente de la décision de la Direction des finances et de l’approvisionnement, parce qu’on nous indique qu’il est possible qu’on ne puisse plus s’abonner au niveau supérieur de Twitter, qui permet d’utiliser un plus grand nombre de caractères. En français, pour nous, c’est important. Avez-vous une limite? Il y a deux niveaux d’abonnement à Twitter : le maximum et le régulier. Je comprends que le maximum serait autorisé, mais je veux en être certaine, car il n’y a pas de spécification.
Mme Leclerc : Je ne sais pas si la Direction des finances approuve un montant minimal actuellement, mais je ne crois pas.
La sénatrice Saint-Germain : En attendant cette décision, ils refusent d’approuver notre demande à hauteur de 210 $ par année.
Mme Leclerc : Il faudrait que je pose la question à la Direction des finances pour savoir si c’est approuvé actuellement, mais je ne crois pas.
La présidente : Merci, Mélisa. Nous allons vérifier.
La sénatrice Saint-Germain : Merci.
[Traduction]
La sénatrice Moodie : Je vous remercie beaucoup de cet excellent rapport et du travail que vous avez accompli. Ma préoccupation concerne le troisième point. J’adopte un point de vue légèrement différent de celui qui a déjà été exprimé.
Je pense que la question à laquelle nous faisons face aujourd’hui et avec laquelle nous avons déjà éprouvé quelques difficultés est celle des médias sociaux. Actuellement, le Sénat n’a aucun droit de regard sur les activités des sénateurs ou des membres du personnel sur les médias sociaux. Cela a été testé. Aucun règlement ne nous permet de régir ce que nous pourrions considérer comme un comportement déshonorant.
Je suis préoccupée par le fait que nous nous apprêtons à payer l’accès aux médias sociaux alors que nous n’avons aucune capacité d’agir, aucun contrôle et aucune influence sur ce que font les personnes qui les utilisent. Cela me préoccupe beaucoup.
Nous allons au-delà des publications politiques. Il y a des publications abusives et vexatoires. Choisissez le mot ou la langue que vous souhaitez. Le fait est que nous sommes en train de tester tout cela actuellement. Nous verrons les résultats dans une semaine ou deux, mais nous n’avons aucun contrôle. Nous pouvons donc nous demander pourquoi nous nous engagerions à financer et à appuyer une activité sur laquelle notre organisme n’a aucun contrôle.
Je suggère donc fortement de réexaminer la recommandation formulée dans le troisième point et de ne pas offrir de payer pour les publications dans les médias sociaux.
Le sénateur Loffreda : C’est une discussion intéressante. Je suis d’accord avec la sénatrice Seidman. La confiance est le fondement de toute relation, et je pense que chaque sénateur est digne de confiance — c’est la raison pour laquelle nous sommes ici au Sénat —, mais les motifs peuvent varier d’un sénateur à l’autre. Je reconnais que certains sont plus partisans que d’autres, et si on doit s’attaquer à un sénateur, on visera son point faible. Si nous adoptons ces règles, je pense que nous ouvrirons une boîte de Pandore. C’est très dangereux.
Si vous souhaitez mettre en œuvre une stratégie efficace en matière de médias sociaux, vous n’avez qu’à vous inspirer de ce que disent de nombreuses personnes, par exemple que nous diffusons nos réunions de comité, que nous montrons aux Canadiens ce que font les sénateurs et que nous publions presque toutes les interventions des comités et du Sénat. Je pense que les Canadiens aiment cela. Je reçois des commentaires à cet égard.
Une stratégie efficace consiste également à humaniser une personne ou un sénateur. Par exemple, si je publie une photo avec Danny Maciocia et Anthony Calvillo en les félicitant d’avoir gagné la Coupe Grey et de l’avoir enfin ramenée à Montréal, s’agit-il d’une activité du Sénat? Si quelqu’un n’est pas content parce que j’ai voté contre son projet de loi ou parce que je n’ai pas voté pour son projet de loi, il pourrait m’attaquer en disant que j’ai publié quelque chose sur les médias sociaux qui ne relève pas des affaires du Sénat. Ce n’est qu’un tout petit exemple. Nous ne faisons pas souvent ce genre de chose, mais les gens me disent que nous devrions le faire beaucoup plus, car ces types de photos et de publications reçoivent la plus grande rétroaction positive. Nous pouvons essayer de sauver le monde, mais ce type de photo obtiendra toujours plus d’attention que les efforts déployés pour sauver le monde. C’est la réalité des médias sociaux.
Je pense donc qu’il peut être dangereux d’établir des règles strictes à cet égard, car on ouvrira une boîte de Pandore. Je n’ai aucun problème à payer moi-même pour cet accès. Je suis responsable de ma propre image. Je ne publierai jamais quelque chose qui pourrait nuire au Sénat, car si cela nuit à l’institution, cela nuit aux sénateurs. Comme vous l’avez dit, sénateur Smith, la confiance est le fondement de toute relation. Pourquoi devrions-nous établir des règles strictes?
Chaque sénateur a une voix. Nous sommes ici pour parler et parfois pour agir de façon partisane. Il faut regarder les choses en face. Nous avons parfois une raison de faire preuve de partisanerie, et nous devrions le faire. Je pense que nous ouvrons une boîte de Pandore. Je le répète, j’aimerais mieux payer moi-même mon abonnement que d’adopter une telle politique.
La sénatrice Marshall : Madame Leclerc, que fait-on à la Chambre des communes? Les députés imputent-ils ce type de dépenses au budget de leur bureau? Exerce-t-on une surveillance quelconque là-bas? Savez-vous ce qui se passe? J’aimerais savoir comment cela fonctionne dans l’autre endroit.
Mme Leclerc : Je ne sais pas. J’ai l’impression qu’on ne couvre pas ce type de dépenses, mais il faudrait vérifier pour répondre avec certitude. Je regarde ma responsable des médias sociaux pour voir si elle connaît la réponse, mais elle ne la connaît pas non plus. Je ne sais pas si Pierre connaît la réponse. Nous pouvons vérifier et vous revenir avec la réponse.
Le sénateur Plett : J’ai bien l’impression qu’ils paient ce type de dépense.
La présidente : Il faudrait vérifier.
La sénatrice Marshall : J’aimerais bien savoir s’ils peuvent imputer ce genre de dépenses à leur budget et surtout s’ils assurent une surveillance quelconque dans ce domaine. Je doute que ce soit le cas, mais il serait intéressant de savoir si c’est le cas et comment cela fonctionne.
La présidente : Je vous remercie, sénatrice Marshall. Je vais clore la discussion, si vous voulez bien, car il y a d’autres points à l’ordre du jour et je pense que nous avons une bonne idée de notre position dans ce cas-ci.
[Français]
Le sénateur Forest : Merci pour la présentation; je voudrais confirmer que je comprends bien, parce qu’en réalité, certains sont effectivement plus partisans que d’autres. Dans mon compte payé par le Sénat, je ne peux pas afficher de publications partisanes. Si à côté j’ai un compte que je paie moi-même, est-ce que je peux alors avoir une activité partisane? Est-ce que je comprends bien l’esprit de votre politique?
Mme Leclerc : Ce serait une bonne interprétation; je pourrais comparer avec les droits d’auteur. Si un sénateur décide d’utiliser l’emblème du Sénat pour une campagne politique, on ne fait pas de surveillance pour savoir comment l’emblème est utilisé — je ne peux pas vraiment le savoir, ce serait impossible, car je n’ai pas les ressources pour faire cela. Par contre, parfois, certaines choses sont portées à notre attention — par exemple, tel sénateur a publié cela, est-ce correct? On me demande mon opinion. Je vérifie alors auprès du Bureau du légiste et habituellement j’en fais part au Sous-comité des communications ou au Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration pour avoir une décision. C’est possible que certaines choses soient portées à notre attention, mais je n’ai pas la capacité de faire de la surveillance.
Si vous décidiez d’aller de l’avant et d’approuver cette nouvelle politique, cet amendement, je n’ai pas la capacité de faire de la surveillance et d’aller vérifier tous les comptes. Par contre, si quelqu’un porte quelque chose à mon attention, je me dois de le porter à l’attention du comité pour qu’une décision soit prise. Je n’ai pas d’opinion très définitive sur ce problème; je voulais le porter à votre attention justement pour avoir une décision, car je vois plusieurs problèmes. C’est arrivé à la Direction des finances, qui a reçu une demande pour savoir si une demande était admissible. Comme ce n’était mentionné nulle part, on a décidé de porter le problème à l’attention du Sous-comité des communications pour en discuter, car on voit des problèmes qui pourraient survenir et on voulait que les sénateurs prennent la décision.
Le sénateur Forest : Merci.
[Traduction]
La sénatrice Boyer : Je vous remercie de ce rapport. J’aimerais appuyer l’intervention du sénateur Boehm au sujet de l’inclusion des sources internationales dans les revues de presse. Je pense que c’est très important et que cela ajouterait à l’ensemble de ce que nous devons savoir. Par exemple, j’ai donné plusieurs entrevues un peu partout dans le monde sur les crimes et les injustices en matière de santé génésique. Je pense qu’il serait très important que le Sénat soit au courant et, en fait, que le Canada soit au courant. De même, je suis certaine que le sénateur Boehm a de nombreux autres exemples de choses importantes que tout le monde devrait savoir. Je vous remercie, sénateur Boehm, d’avoir soulevé cette question. J’espère que nous pourrons nous engager dans cette voie.
Le sénateur Plett : Je serai bref. Je voudrais répondre à la question de la sénatrice Marshall au sujet de la Chambre des communes. Sans vouloir briser la confidentialité des caucus, je participe régulièrement à la réunion du caucus du Manitoba, par exemple, et nous discutons des publications que feront les députés. On leur rappelle régulièrement qu’ils peuvent faire ces publications dans le cadre de leur budget parlementaire. Il s’agit de publications partisanes de toutes sortes. C’est leur travail. En effet, leur travail, plus que le nôtre, est 100 % partisan. Leurs abonnements sont donc très certainement payés pour eux. Toutefois, madame Leclerc, je vous suis reconnaissant d’avoir dit que vous alliez vérifier, et j’attendrai votre réponse.
En ce qui concerne le commentaire de la sénatrice Moodie au sujet de certaines publications injurieuses, racistes ou autres, il existe déjà des lois et des règlements qui ne nous permettent pas de publier ce type de propos, et j’appuie certainement ces lois et ces règlements. Pour revenir à ce que disait le sénateur Loffreda, il existe de nombreux types de comportements partisans. Il peut s’agir de partisanerie politique ou de partisanerie au sujet de valeurs sociales ou d’enjeux sociaux, avec des opinions bien arrêtées de part et d’autre. Supposons que, tout à coup, je publie quelque chose qu’une autre personne désapprouve fortement et que cette personne dépose une plainte. Cela ressemble à lorsque je m’énerve au Sénat et que je fustige le gouvernement pour ses actions, et que je publie ensuite mes propos. C’est aussi partisan que possible.
Nous sommes donc presque au point où je ne peux pas publier ce que je dis au Sénat. Madame la présidente, je pense qu’il s’agit d’une pente tellement savonneuse que nous devrions au moins réexaminer ce paragraphe très attentivement avant d’adopter le rapport.
La présidente : Nous sommes d’accord. Sénateur Dalphond, vous êtes le dernier intervenant, je vous le promets.
Le sénateur Dalphond : Mettons-nous dans la peau de ceux qui lisent ces gazouillis. Ils ne se soucient guère de savoir si c’est le Sénat ou le sénateur qui paye l’abonnement à la plateforme. Il s’agit d’un sénateur qui fait des commentaires. Peu importe s’il s’agit de commentaires de nature politique ou non. C’est un sénateur qui écrit des commentaires. Au bout du compte, je suis tenté de croire, pour faire suite aux discussions que nous avons eues, que nous devrions payer tous les abonnements aux comptes de médias sociaux. Certains les utiliseront à des fins politiques, d’autres non. Ce serait difficile. Le lecteur ne se soucie pas de savoir qui paye les abonnements. Il ne fait que recevoir le message.
La présidente : Chers collègues, après la discussion que nous avons eue ce matin, j’aimerais savoir si vous aimeriez adopter le rapport. Toutefois, nous reviendrons sur les points 3 et 4. Les membres du comité proposeront des modifications à ce qui nous a été présenté. Cela vous convient-il, chers collègues?
Des voix : D’accord.
La présidente : Quelqu’un peut-il proposer cette motion?
La sénatrice Boyer : Je propose la motion.
La présidente : Vous êtes d’accord? C’est adopté. Merci, chers collègues.
[Français]
Merci, mesdames Leclerc et Zayed, pour votre travail sur le dossier de l’accessibilité. C’est vraiment très bien.
Le point no 4 concerne une demande de budget.
[Traduction]
Sénateur Cotter, je pense que vous êtes ici pour nous présenter le prochain point à l’ordre du jour. Il s’agit d’une demande d’autorisation de budget pour mettre à jour les documents juridiques que vous utilisez.
L’hon. Brent Cotter : Merci, madame la présidente. Je suis quelque peu intimidé par ce public. Je n’ai jamais été dans cette situation, et j’espère que c’est la première et la dernière fois.
Chaque année, les membres du Sénat et de l’autre endroit apportent des modifications au Code criminel. Chaque année, le Code criminel devient plus volumineux, plus à jour — pour m’exprimer ainsi — et, je l’espère, est amélioré. Comme vous le savez, le Comité sénatorial permanent des affaires juridiques et constitutionnelles passe beaucoup de temps à étudier le droit criminel, et le Code criminel est une source précieuse pour tous les membres de ce comité. Nous demandons des fonds pour obtenir des copies de l’édition la plus récente du Code criminel pour que nous puissions nous en prévaloir.
Je ne pense pas que notre comité dépense beaucoup d’argent. Il s’agit, selon moi, d’une dépense de base justifiée. J’espère que vous serez d’accord, et que vous approuverez cette demande.
[Français]
La présidente : Est-ce que quelqu’un peut proposer la motion?
Le sénateur Forest : Je propose la motion.
La présidente : Le sénateur Forest a levé la main en premier. Je trouve cela fantastique.
[Traduction]
Le sénateur Cotter : Est-ce préférable que le sénateur Forest propose la motion, plutôt que le sénateur Dalphond? Le sénateur Dalphond bénéficiera de cette initiative, tout comme moi.
[Français]
La présidente : Le sénateur Forest propose que la motion concernant la demande de budget pour le Comité des affaires juridiques et constitutionnelles soit adoptée.
Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?
Des voix : D’accord.
La présidente : La motion est adoptée.
[Traduction]
Je vous remercie de votre participation ce matin, sénateur Cotter.
Le sénateur Cotter : Merci. Si vous me le permettez, je vais quitter la réunion. Je dois poursuivre mon travail dans une autre salle, au nom des agriculteurs canadiens.
Le sénateur Plett : Bravo!
[Français]
La présidente : Nous passons maintenant au point no 5.
Chers collègues, cet article à l’ordre du jour concerne un déficit budgétaire ayant trait à la 30e session annuelle de l’Assemblée parlementaire de l’OSCE, soit l’Organisation pour la sécurité et la coopération en Europe.
Jeremy LeBlanc, greffier adjoint et directeur général, Affaires internationales et interparlementaires, se joint à nous à titre de témoin. Comme d’habitude, cette présentation sera suivie d’une période de questions.
Bienvenue, monsieur LeBlanc. La parole est à vous.
Jeremy LeBlanc, greffier adjoint et directeur général, Affaires internationales et interparlementaires, Sénat du Canada : Merci, madame la présidente.
[Traduction]
En juillet, le Parlement du Canada a été l’hôte de la 30e Session annuelle de l’Assemblée parlementaire de l’OSCE à Vancouver. Des délégués de 49 pays y ont assisté pour prendre part à des débats et adopter des résolutions sur un éventail de sujets, allant de la guerre menée par la Russie contre l’Ukraine à la migration, en passant par la pollution par le plastique et l’intelligence artificielle.
Bien que la conférence ait été couronnée de succès, plusieurs facteurs ont contribué au dépassement du budget approuvé par le comité CIBA et son comité équivalent de la Chambre des communes. Il s’agit d’une situation exceptionnelle, car le coût des conférences que le Parlement organise ne dépasse jamais le budget alloué. En effet, l’utilisation moyenne du budget lors de ces conférences est d’environ 80 %. Tout excédent est renvoyé au Trésor.
La Session annuelle de l’Assemblée parlementaire de l’OSCE a été confrontée à des défis uniques et sans précédent qui se sont soldés par un important déficit budgétaire.
[Français]
Comme c’est le cas pour toute conférence organisée par le Parlement du Canada, nous avons l’obligation de réserver des blocs de chambres pour les participants dans divers hôtels situés à proximité des réunions. Afin de conserver ces chambres, l’administration a signé des contrats avec cinq hôtels leur garantissant un certain niveau de revenus. Comme c’est souvent le cas pour les réservations de cette envergure, les contrats prévoyaient certaines pénalités pour dédommager les hôtels si un certain niveau d’occupation n’était pas atteint. La responsabilité de ces frais d’hébergement est transférée aux participants à la conférence au fur et à mesure qu’ils réservent des chambres. Le budget de chaque conférence que nous organisons comprend un montant pour les pénalités d’attrition, ce qui représente généralement de 15 000 à 20 000 $, au cas où les seuils d’occupation convenus ne seraient pas atteints.
Dans ce cas-ci, les pénalités d’attrition étaient bien supérieures aux montants habituels, en partie en raison d’une participation à la conférence plus faible que prévu, mais aussi parce que de nombreux délégués ont choisi de se loger dans d’autres hôtels plus éloignés du centre-ville.
[Traduction]
L’entente que nous avons signée avec l’Assemblée parlementaire de l’OSCE exigeait que le Parlement prévoie l’accueil de 700 participants — nous nous sommes fondés sur le nombre de participants lors des dernières conférences —, mais seulement 365 délégués ont participé à la conférence. À cela s’ajoutaient 163 participants, dont des membres du corps diplomatique et du personnel de soutien, pour un total de 528 participants. C’est déjà 25 % de moins que ce que nous avions prévu.
Ensuite, un tiers des participants ont décidé de loger dans d’autres hôtels, plus loin du Centre des conférences, et non dans ceux avec lesquels nous avions signé un contrat. Nous n’avions jamais vu cela. Cette situation est peut-être attribuable au fait que d’autres Parlements ressentent des pressions semblables à celles que ressentent certaines de nos associations parlementaires, et essaient d’utiliser leur budget de façon plus efficace en raison de l’augmentation des frais de déplacement. Cela peut être particulièrement vrai dans le cas de l’Assemblée parlementaire de l’OSCE, où les délégués devaient se rendre à Vancouver, très loin de l’Europe, où la conférence a normalement lieu.
[Français]
Notre expérience de l’accueil de la Conférence parlementaire du Commonwealth à Halifax, en août 2022, où la participation a été plus élevée que prévu et où les blocs de chambres d’hôtel étaient complètement vendus, nous a portés à croire que la participation à la conférence était revenue à son niveau d’avant la pandémie. Cela ne s’est pas avéré être le cas pour la session annuelle de l’Assemblée parlementaire de l’OSCE et, par conséquent, le Parlement n’a pas été en mesure d’atteindre le seuil contractuel d’occupation pour quatre des cinq hôtels.
Bien que nous ayons pu prendre un certain nombre de mesures pour réduire notre responsabilité, qui sont résumées dans la note d’information, les pénalités combinées dans ces quatre hôtels étaient pour 1 400 nuitées, pour une valeur totale de 596 000 $.
[Traduction]
De plus, les coûts associés au soutien technique et audiovisuel au Centre des conférences de Vancouver ont été plus élevés que prévu. Comme on l’a déjà soulevé dans d’autres présentations, les fusions au sein de l’industrie audiovisuelle ont entraîné une augmentation des coûts pour plusieurs conférences. C’est le deuxième facteur qui a contribué au coût de l’organisation de la session annuelle cette année.
Des économies ont été réalisées dans d’autres catégories budgétaires, y compris dans des catégories plus importantes comme les salaires et l’accueil, mais elles n’ont pas été assez importantes pour effacer le niveau exceptionnellement élevé des pénalités associées à l’attrition et les frais supplémentaires liés à l’équipement audiovisuel. Par conséquent, la conférence s’est achevée avec un déficit de 649 000 $, que nous prévoyons d’être en mesure d’absorber avec les fonds existants. Comme pour tous les budgets interparlementaires, ces coûts sont partagés entre la Chambre des communes et le Sénat. Le Sénat doit payer 30 % de cette somme.
Je tiens à vous dire, mesdames et messieurs les sénateurs, que mon équipe et nos partenaires prennent ces dépassements de coûts très au sérieux et je tiens à vous assurer que des mesures sont prises pour éviter que de telles situations ne se reproduisent lorsque nous organiserons des conférences à l’avenir.
Bien que notre marge de manœuvre en matière de négociation de contrats avec les grandes chaînes hôtelières dans les marchés populaires en haute saison soit, peut-être, quelque peu limitée, nous travaillons en étroite collaboration avec notre équipe de Gestion du matériel et des contrats afin de cerner les domaines où des améliorations sont possibles. Nous faisons également preuve d’une plus grande prudence dans nos prévisions du taux de participation aux conférences, en particulier compte tenu de nos expériences très différentes lors de la conférence de l’Association parlementaire du Commonwealth à Halifax et de la conférence de l’OSCE à Vancouver. Même si nous offrons toujours aux délégués un choix d’hôtels de différentes catégories, nous tiendrons davantage compte du fait que les participants accordent parfois une plus grande importance au prix qu’à la distance entre leur hôtel et le Centre des conférences.
[Français]
Je vous remercie de m’avoir donné l’occasion d’expliquer ces circonstances exceptionnelles et je me tiens à votre disposition pour répondre à vos questions.
La présidente : Merci, monsieur LeBlanc.
[Traduction]
La sénatrice Marshall : Je vous remercie de votre présentation, monsieur LeBlanc. Le budget initial était considérable. Nous parlons d’un dépassement des coûts de 35 %. D’après votre note d’information, la Chambre des communes — selon le partage des coûts — devra verser 454 000 $. A-t-elle déjà payé cette somme?
M. LeBlanc : La question devait être soulevée au Bureau de la régie interne la semaine passée, mais nous n’avons pas eu le temps d’aborder ce point à l’ordre du jour. Nous le ferons la semaine prochaine.
La sénatrice Marshall : Que se passera-t-il si nous n’approuvons pas les fonds supplémentaires qui correspondent à la part que le Sénat doit verser? Je serais tentée de ne pas l’approuver. Il s’agit d’un dépassement des coûts assez important, et je ne comprends pas vraiment comment nous en sommes arrivés là. Que se passera-t-il si nous n’approuvons pas ce montant?
M. LeBlanc : Nous ne demandons pas de fonds supplémentaires. Le problème, c’est que nous avons signé des contrats et selon nos obligations contractuelles, nous devons payer ces sommes. Nous les avons payées, et c’est ce qui a entraîné le déficit.
La sénatrice Marshall : Vous nous dites seulement que nous avons dépassé de 35 % le budget prévu.
M. LeBlanc : C’est juste, nous vous informons que le déficit a augmenté.
La sénatrice Marshall : Je pense qu’il y a un problème avec l’établissement du budget. Je dois admettre que cela m’inquiète beaucoup, surtout en raison de la conjoncture économique. Des gens font la queue aux banques alimentaires et nous parlons d’un événement qui a coûté 1,8 million de dollars et qui a entraîné un dépassement des coûts de 35 %. Cette situation ne donne pas une bonne impression du Sénat ou de la Chambre des communes.
Le sénateur Boehm : Je vous remercie de votre rapport, monsieur LeBlanc. J’ai participé à cette conférence en tant que délégué. Je tiens à vous féliciter, vous et votre équipe, pour l’excellent travail que vous avez accompli et qui a contribué au succès de l’événement. Néanmoins, comme mes collègues, je suis moi aussi préoccupé par ce dépassement de coûts et j’ai quelques questions à ce propos.
Ma première question a trait au nombre de délégués qui ont participé à la conférence. L’Assemblée parlementaire de l’OSCE s’attendait à ce qu’il y ait beaucoup de délégués. Nous savions probablement que les parlementaires russes et bélarusses ne viendraient pas. Pourquoi? Parce que nous leur avons imposé des sanctions et qu’ils n’auraient pas pu obtenir leurs visas. D’autres ne voulaient peut-être pas faire le long voyage jusqu’à Vancouver. A-t-on communiqué avec l’Assemblée des parlementaires de l’OSCE à Vienne pour lui dire qu’il pourrait y avoir moins de participants?
À ce sujet, le Canada organise constamment des conférences et d’importants événements internationaux. Nous avons acquis une certaine expertise en la matière. Bien qu’il puisse être intéressant d’établir une comparaison avec la conférence de l’Association parlementaire du Commonwealth qui a eu lieu à Halifax, nous devons convenir que le prix d’une chambre d’hôtel n’est pas le même à Vancouver qu’à Halifax. Ce sont deux marchés très différents. Est-ce que vous ou votre équipe de gestion des contrats avez eu l’occasion de consulter des gens, à l’extérieur du Parlement, comme au sein du gouvernement du Canada, à propos de ce qu’ils savaient des taux d’attrition? Je me souviens qu’en 2018, nous avons organisé un grand événement dans Charlevoix, au Québec. Nous avions réservé toutes les chambres d’hôtel entre la ville de Québec et le fjord du Saguenay, pour ensuite annuler ces réservations lorsque nous nous sommes rendu compte que nous n’aurions pas besoin de toutes ces chambres. Souvent, nous avons besoin de ces espaces pour le personnel de sécurité de différents pays.
Au Canada, nous disposons de nombreuses pratiques exemplaires dont nous pouvons nous inspirer. Je me demande si vous avez pu en discuter avec d’autres ou si vous avez l’intention de le faire. En 2025, il y aura le sommet du G7. Ce sera un autre événement important.
M. LeBlanc : Je vous remercie de ces deux questions. Oui, nous établissons les projections pour les conférences en étroite collaboration avec le Secrétariat international. Ces projections étaient en grande partie fondées sur ce que nous avions observé lors d’autres conférences de l’OSCE où il y avait eu en moyenne, si ma mémoire est bonne, 670 ou 650 participants, délégués, observateurs et membres du personnel du Secrétariat international. Une prévision de 700 participants n’était rien d’étonnant. D’ailleurs, la dernière fois que nous avons organisé cette conférence à Toronto, le nombre de participants avait été plus élevé que prévu. Certains pourraient penser que les délégations seront plus petites si nous organisons ces conférences au Canada, mais ce n’est pas ce que nous avons observé. De toute évidence, le climat économique a changé depuis la dernière fois que nous avons organisé la conférence en 2008, et je pense que cela a influencé les décisions des délégués.
En ce qui concerne les consultations, nous travaillons étroitement avec notre équipe de gestion des contrats pour négocier ces contrats avec différentes chaînes hôtelières. Vous avez tout à fait raison de dire que les marchés sont différents, de sorte que les modalités d’un contrat dans le cadre d’un événement qui aura lieu à Vancouver à la mi-juillet seront différentes de celles d’un contrat dans le cadre d’un événement qui aura lieu dans une autre région du pays à un autre moment de l’année. Mais les contrats que nous avons conclus ne sont pas différents de ceux que nous avons signés dans le cadre d’autres conférences. Je ne sais pas si nous avons consulté le gouvernement au sujet d’événements qu’il a organisés, mais vous avez raison de dire que nous possédons une bonne expérience dans l’organisation de grands événements et que nous ne nous sommes jamais heurtés à de tels problèmes.
Le cas particulièrement unique des délégués qui choisissent de séjourner dans d’autres hôtels est surprenant et frustrant pour nous. Nous voulons voir s’il existe des moyens d’imposer davantage d’obligations aux délégués. Certains de ces coûts sont attribuables aux délégués qui ont annulé leur participation à la conférence. Plutôt que de leur faire payer ces frais — parce que les chambres n’étaient pas occupées —, c’est nous qui avons dû les absorber. C’est ce que notre contrat stipulait, s’ils annulaient avant une date donnée. En ce moment, nous examinons la possibilité de modifier l’équilibre entre les responsabilités des délégués et celles de l’organisateur.
Nous examinons également, avec les secrétariats internationaux, la possibilité de partager la responsabilité entre le Parlement et le Secrétariat international. Le Secrétariat international nous impose certaines conditions que nous devons respecter pour organiser la conférence. Il est possible de négocier ces accords avec le Secrétariat international afin de partager de façon plus équitable le risque associé à l’organisation de ces conférences.
La présidente : Chers collègues, nous avons besoin d’une demi-heure pour traiter d’un dernier point. À moins que vos questions ne soient essentielles à la discussion, je vous demanderais de limiter vos interventions. Nous avons vraiment besoin de cette demi-heure à huis clos. Je suis désolée d’écourter votre temps. Sénateur Boehm, je suis désolée de vous interrompre. Allez-y.
Le sénateur Boehm : Ce n’est pas grave. Je pourrais parler de ce sujet pendant encore longtemps. Cela me va. Merci.
Le sénateur Loffreda : Je serai bref. Il y a de quoi être inquiet lorsque l’on parle d’environ 1,9 million de dollars et d’un dépassement de 35 % des prévisions budgétaires. Nous ne sommes pas là pour approuver ce montant; il a été réparti. J’aimerais savoir — peut-être que vous pourriez nous envoyer une réponse par écrit — ce que vous ferez pour que cette situation ne se reproduise plus? Vous avez parlé de facteurs auxquels ce dépassement de coûts est attribuable. Pourquoi n’y avait-il pas de catégorie pour les économies, comme par le passé? Pourquoi sommes-nous passés d’un excédent à un tel déficit? Est-ce à cause de la période de l’année, de l’intérêt ou des contrats avec les hôtels? J’ai lu que les modalités du contrat étaient strictes. J’ai beaucoup de questions, alors vous pourriez peut-être nous envoyer une réponse écrite plus tard.
Il s’agit d’un dépassement de 35 % du budget. Nous en sommes informés alors que nous traversons une période exceptionnelle. Nous devons poser ces questions. C’est la raison pour laquelle nous siégeons à ce comité.
La présidente : Chers collègues, je ne veux pas vous bousculer. Si vous êtes d’accord, nous pourrions demander à M. LeBlanc de revenir et nous pourrons terminer cette discussion. Nous voulons seulement obtenir des renseignements. Nous pourrions probablement poursuivre cette discussion à la prochaine réunion.
[Français]
Le sénateur Forest : C’est urgent dans le sens où nous allons accueillir l’Assemblée parlementaire de la Francophonie en juillet. Je suis très inquiet. Je m’attends à ce que, lors de notre prochaine réunion, il y ait carrément des mesures spécifiques mises en place pour ne pas avoir à assumer cela. À mon avis, c’est totalement inacceptable, compte tenu de l’ampleur du déficit des fonds publics que nous gérons. C’est à très court terme : on parle de juillet 2024. Cela m’inquiète.
La sénatrice Saint-Germain : J’aimerais conclure avec une solution, mais je veux tout d’abord remercier M. LeBlanc de sa franchise. J’aimerais souligner que notre décision ce matin devrait prendre acte de la situation; donc, dans la mesure où la Chambre des communes décidait d’assumer sa quote-part de 70 %, à hauteur de 454 300 $, le Sénat assumerait la sienne, à hauteur de 30 %, soit 194 700 $.
Pour ce qui est de l’avenir, je ne connais plus de conférence internationale qui se tient sans que le participant soit tenu responsable d’assumer lui-même les frais de sa chambre d’hôtel et les pénalités s’il ne se présente pas. Il est exact, notamment dans le cas de la Francophonie, que des associations ont des fonds de subvention pour favoriser la participation de délégués de pays en développement, auquel cas ce sont ces associations qui doivent garantir le paiement. Le Canada ne devrait en aucun cas, comme pays hôte, prendre le risque d’assumer les frais des chambres d’hôtel. Je conteste même cette nécessité d’avoir une marge budgétaire dans nos prévisions pour assumer les frais d’hébergement de ceux qui ne se présenteront pas. Il faut gérer cela autrement, et il y a des solutions.
La présidente : Si vous êtes à l’aise, on peut demander à M. LeBlanc de revenir pour lui poser des questions sur le dossier. Cela vous convient-il? Merci.
[Traduction]
Le sénateur Plett : S’il revient la semaine prochaine, cela me convient.
La présidente : Dans deux semaines.
Le sénateur Plett : Il reviendra dans deux semaines. Il faudrait que cette question fasse partie des premiers points à l’ordre du jour, pour que nous puissions avoir une discussion approfondie. Je trouve, moi aussi, cette situation très malheureuse.
La présidente : Merci. Chers collègues, nous allons reporter les points 6 et 7 à la prochaine réunion. Nous allons passer à huis clos. Nous allons modifier quelque peu notre ordre du jour pour ne traiter que d’un point pendant les 30 prochaines minutes. Êtes-vous d’accord pour procéder de cette façon, chers collègues?
Des voix : D’accord.
(La séance se poursuit à huis clos.)