LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L'ADMINISTRATION
PROCÈS-VERBAL
OTTAWA, le jeudi 30 novembre 2023
(29)
[Français]
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui à 9 h 01, dans la pièce C-128 de l’édifice du Sénat du Canada, sous la présidence de l’honorable Lucie Moncion (présidente).
Membres du comité présents : Les honorables sénateurs Boehm, Boyer, Dalphond, Forest, Loffreda, Marshall, Moncion, Moodie, Plett, Quinn, Saint-Germain, Seidman, et Smith (13).
Autres sénateurs présents : Les honorables sénateurs Audette et Cotter (2).
Participent à la réunion : Pascale Legault, dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration; Gérald Lafrenière, greffier du Sénat et greffier des Parlements par intérim et dirigeant principal des services législatifs; Philippe Hallée, légiste et conseiller parlementaire; hauts fonctionnaires du Sénat et autres employés de soutien.
TÉMOINS :
L'honorable sénatrice Raymonde Saint-Germain, présidente, Sous-comité sur les ressources humaines;
L'honorable sénateur Larry W. Smith, président, Sous-comité des communications;
L’honorable Sénateur Brent Cotter, président, Comité sénatorial sur les affaires juridiques et constitutionnelles;
Élise Hurtubise-Loranger, conseillère parlementaire principale, Bureau du légiste et conseiller parlementaire;
Jeremy LeBlanc, greffier adjoint et directeur général, Affaires internationales et interparlementaires;
Mélisa Leclerc, directrice Générale, Direction des communications, de la télédiffusion et des publications;
David Plotkin, conseiller parlementaire, Bureau du légiste et conseiller parlementaire;
Julia Zayed, agente, accessibilité, Direction des communications, de la télédiffusion et des publications.
Conformément au paragraphe 12-7(1) du Règlement du Sénat, le comité poursuit son étude des questions financières et administratives concernant l’administration interne du Sénat.
Les sénateurs se sont présentés.
CIBA/2023-11-30/325(P) — Adoption du Procès-verbal du 9 novembre 2023 (public)
Le comité examine le procès-verbal du 9 novembre 2023 (public).
L’honorable sénateur Plett propose que le procès-verbal du jeudi 9 novembre 2023 (public) soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2023-11-30/326(P) — Rapport du Sous-comité des ressources humaines : bureaux régionaux (suite)
L'honorable sénatrice Saint-Germain fait une déclaration puis, avec Élise Hurtubise-Loranger et Philippe Hallée, répond aux questions portant sur le Douzième rapport du sous-comité.
Après débat, l'honorable sénatrice Saint-Germain propose que cette question soit renvoyée au Sous-comité des ressources humaines.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2023-11-30/327(P) — Deuxième rapport du Sous-comité des communications
Le président du Sous-comité des communications, l’honorable sénateur Smith, présente le deuxième rapport du sous-comité :
Le jeudi 30 novembre 2023
Le Sous-comité des communications du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration a l’honneur de présenter son
DEUXIÈME RAPPORT
Votre sous-comité, qui a été autorisé par le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration (CIBA) à étudier et à faire rapport sur les questions de communications du Sénat et de télédiffusion; ainsi qu’à fournir des conseils sur la stratégie de communication du Sénat et son implantation, incluant les approches de communication utilisées pour promouvoir le rôle et le travail du Sénat et des sénateurs, présente aujourd’hui son deuxième rapport.
Le 20 novembre 2023, votre sous-comité s’est réuni pour examiner les quatre éléments suivants :
1. RAPPORT TRIMESTRIEL SUR LES DEMANDES RELATIVES À LA PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE
Votre sous-comité a reçu une présentation de la Direction des communications, de la télédiffusion et des publications (COM) concernant les demandes du public reçues par le Sénat en matière de propriété intellectuelle (PI) pour utilisation commerciale.
Le 11 mai 2023, le Sénat a adopté une modification au Règlement administratif du Sénat afin de permettre à COM, en consultation avec le Bureau du légiste et conseiller parlementaire, de prendre des décisions sur les demandes qui impliquent des utilisations commerciales de la PI du Sénat jugées « négligeables ». Comme ces demandes avaient déjà été évaluées par le Sous-comité du programme et de la procédure (comité directeur) du comité CIBA, le comité CIBA a demandé que COM produise un rapport trimestriel sur ces demandes.
Votre sous-comité a appris que pendant le troisième trimestre de l’exercice 2023-2024, le Sénat a reçu une demande de PI qu’on estimait être une utilisation commerciale négligeable.
Votre sous-comité a présenté le rapport trimestriel suivant au comité CIBA, à titre informatif :
RAPPORT
Au cours du troisième trimestre de l’exercice 2023-2024 (du 1er octobre au 14 décembre 2023), le Sénat a reçu une (1) demande relative à la propriété intellectuelle (PI) impliquant une utilisation commerciale. L’utilisation envisagée était négligeable et ne pouvait être facilement qualifiée d’utilisation équitable.
(L’utilisation équitable est un droit prévu par la Loi sur le droit d’auteur qui autorise l’utilisation de matériel protégé par le droit d’auteur dans certaines circonstances comme l’éducation, la satire et la critique. Le paragraphe 11(a) du Règlement administratif du Sénat autorise spécifiquement l’utilisation commerciale de la PI du Sénat par le biais de l’utilisation équitable.)
Le Direction des communications, de la télédiffusion et des publications et le Bureau du légiste et conseiller parlementaire ont évalué la demande suivante :
- Une photo et un extrait vidéo de 30 secondes du témoignage d’Audrey-Lise Rock-Hervieux pendant une réunion du Comité permanent des peuples autochtones (APPA) dans le cadre du programme Voix de jeunes leaders autochtones 2023.
a. La demande provenait de Pamplemousse Média pour l’émission de télévision « La Soirée Mammouth », qui devait être télédiffusée sur les ondes de Télé-Québec le 8 décembre 2023.
b. La demande, qui a été jugée commerciale, mais dont l’utilisation envisagée a été jugée négligeable, a été approuvée par le sénateur Francis en sa qualité de président du comité APPA.
2. RAPPORT SUR L’ACCESSIBILITÉ
Votre sous-comité a reçu une présentation de l’agente à l’accessibilité du Sénat (AAS) concernant le Rapport d’étape sur le Plan d’accessibilité 2023 du Sénat, dont une copie a été fournie au comité CIBA. Le rôle de l’AAS consiste à coordonner, à prioriser et à communiquer la mise en œuvre, par l’Administration du Sénat, des objectifs liés à l’accessibilité, en consultation avec les intervenants.
Les consultations se sont tenues à l’automne 2023 et comprenaient des témoins qui ont comparu devant un comité pendant son étude du projet de loi C-22, Loi sur la prestation canadienne pour les personnes handicapées. Pendant ces consultations, des accommodements spéciaux ont été mis en place dans le but d’éliminer les obstacles pour les témoins ayant un handicap déclaré. Les consultations ont révélé des points forts (p. ex., la création de gabarits de documents accessibles, la capacité de répondre aux demandes d’accommodements) et des points à améliorer (p. ex., améliorer la sensibilisation aux accommodements disponibles, éliminer les obstacles physiques dans l’environnement bâti, comme les boutons d’accessibilité défectueux). L’Administration donne suite à la rétroaction reçue.
Votre sous-comité estimait que le partage d’information au sein de l’Administration du Sénat pouvait être amélioré afin de mieux soutenir les employés en situation de handicap. Il est essentiel de protéger les renseignements personnels des employés, mais si de l’information anonyme était mise à la disposition de l’AAS à propos de la nature des handicaps que présentent certains employés et des obstacles auxquels ils sont confrontés, la priorisation des initiatives du Sénat en matière d’accessibilité serait plus efficace.
Votre sous-comité est heureux de constater que 11 des 12 objectifs devant être atteints en 2023 l’ont été. L’objectif restant (qui concerne l’orientation et la signalisation) a été repoussé jusqu’à ce que la nouvelle norme nationale de Normes d’accessibilité Canada sur l’orientation et la signalisation soit publiée (elle est maintenant attendue en 2026).
En vertu de la Loi canadienne sur l’accessibilité et de ses règlements, le Sénat doit publier un rapport d’étape annuel sur la mise en œuvre de son plan d’accessibilité d’ici le 31 décembre 2023. Une fois le rapport publié, le Sénat doit en aviser le commissaire à l’accessibilité. Le rapport sera publié sur le site Web du Sénat le 20 décembre 2023, après quoi le commissaire à l’accessibilité sera avisé.
RECOMMENDATION
Par conséquent, votre sous-comité recommande que le Comité sénatorial permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration approuve le rapport d’étape sur le Plan d’accessibilité 2023 du Sénat et demande à l’Administration du Sénat de fournir à l’agente à l’accessibilité du Sénat de l’information anonyme sur la nature des handicaps que présentent les employés du Sénat.
3. ABONNEMENTS PAYANTS AUX MÉDIAS SOCIAUX
Votre sous-comité a reçu une présentation de la Direction des communications, de la télédiffusion et des publications (COM) afin de déterminer si les abonnements payants aux comptes de médias sociaux des sénateurs peuvent être remboursés par le budget de bureau du sénateur aux termes de la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs (PGBS). Il n’y a actuellement aucune disposition de la PGBS qui porte directement sur cette question; il faudrait modifier la PGBS pour que les abonnements payants aux comptes de médias sociaux puissent faire l’objet d’un remboursement.
Les abonnements payants aux médias sociaux peuvent offrir une visibilité accrue aux publications, ainsi que des fonctionnalités supplémentaires, et servent aux sénateurs dans l’exercice de leurs fonctions parlementaires. X (anciennement Twitter), Google (YouTube) et LinkedIn proposent des services premium payants; des compagnies comme Meta (Facebook, Instagram) pourraient adopter un modèle similaire. Un abonnement aux versions premium de X, de LinkedIn et de YouTube coûterait environ 570 $ par année.
Le sous-comité tient à souligner que l’utilisation de médias sociaux financés au moyen du budget de bureau du sénateur devrait respecter le Règlement administratif du Sénat (RAS) et la PGBS. Selon le RAS, les ressources du Sénat peuvent uniquement être utilisées pour « les fonctions parlementaires des sénateurs » et/ou pour « le fonctionnement du Sénat ». Par conséquent, certains types d’activités partisanes et commerciales, par exemple, ne seraient pas permises sur les plateformes de médias sociaux financées au moyen du budget de bureau du sénateur.
L’Administration du Sénat a la capacité de traiter des demandes de remboursement additionnelles si les frais sont traités sur une base annuelle. Le remboursement serait uniquement admissible pour les comptes des sénateurs.
RECOMMENDATION
Par conséquent, votre sous-comité recommande que le comité CIBA :
- Modifie la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs en ajoutant une référence aux médias sociaux au titre de l’article 5.12 et en ajoutant le paragraphe suivant (nouveau texte en italique) après le paragraphe 5.12.4 :
5.12 IT Équipement de TI, logiciels et médias sociaux
…
5.12.5 Les frais d’accès à des plateformes de médias sociaux ou à des fonctionnalités qui en rehaussent l’utilisation sont des dépenses admissibles payées à même le budget de bureau du sénateur, à condition que :
a. ces frais, s’ils sont récurrents, soient payés annuellement;
b. la plateforme ou les fonctionnalités aient été approuvées par la Direction des services de l’information;
c. le compte créé pour accéder à la plateforme ou aux fonctionnalités appartienne au sénateur et soit lié à une adresse électronique du Sénat.
- Demande à l’Administration du Sénat de modifier l’Index des dépenses des bureaux des sénateurs en conséquence pour qu’il reflète la modification susmentionnée.
4. INCLUSION DE SOURCES MÉDIATIQUES DANS LES REVUES DE PRESSE
Votre sous-comité a reçu une présentation de la Direction des communications, de la télédiffusion et des publications (COM) concernant un problème récurrent : déterminer si certaines sources médiatiques devraient être incluses dans la revue de presse du Sénat.
Votre sous-comité a appris que la revue de presse est compilée à partir de sources pour lesquelles un fournisseur de service externe (Critical Mention, une solution Web de surveillance des médias) a des droits de distribution. À l’heure actuelle, la revue de presse englobe toutes les sources de Critical Mention qui mentionnent le Sénat ou le nom d’un sénateur pendant une période donnée. L’inclusion d’une source dans la revue de presse ne constitue pas une approbation de la source médiatique; la revue de presse est fournie à titre informatif seulement.
Des préoccupations ont été soulevées quant à l’inclusion de certaines sources dans la revue de presse. Des demandes ont été faites pour que COM exclut ces sources. Votre sous-comité considère qu’il serait inapproprié que des fonctionnaires de l’Administration du Sénat suppriment des mentions publiques du Sénat, et que des lacunes dans la revue de presse pourraient empêcher le personnel des sénateurs et COM d’offrir les meilleurs conseils possibles aux sénateurs en matière de communication.
RECOMMANDATION
Par conséquent, votre sous-comité recommande que le Comité sénatorial permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration endosse la pratique actuelle qui consiste à inclure dans la revue de presse toutes les sources de Critical Mention avec des mentions publiques du Sénat et demande à COM de modifier comme suit la mise en garde qui accompagne la revue de presse (nouveau texte en italique) :
Les produits fournis par la Direction des communications du Sénat et obtenus grâce à Critical Mention sont réservés à l’usage exclusif des sénateurs, de leurs employés et de l’Administration du Sénat pour une utilisation personnelle, pour de la recherche de même qu’à des fins éducatives et non commerciales. Les sources sont automatiquement incluses si elles se trouvent dans Critical Mention et si l’article ou l’extrait mentionne le Sénat ou le nom d’un sénateur. Il est strictement interdit de procéder à la revente, la redistribution, le téléchargement ou l’archivage de ces produits, en tout ou en partie, pour tout motif autre que la recherche et la référence de nature privée. Il est aussi proscrit de partager ces produits, de les republier, de les diffuser ou de les montrer publiquement à l’extérieur du Sénat de quelque façon que ce soit, notamment par la publication de contenu, de vidéos et de liens dans les médias sociaux ou d’autres sites Internet publics. Le défaut de se conformer pourrait donner lieu à une violation du droit d’auteur ou autre selon les lois applicables.
Respectueusement soumis,
Le président
LARRY W. SMITH
L’honorable sénateur Smith fait une déclaration puis, avec Mélisa Leclerc, répond aux questions concernant le deuxième rapport.
Après débat, il a été convenu que les sections 3 et 4 du deuxième rapport soient reportées et que le sous-comité poursuive l'étude de ces points.
Il a également été convenu d'adopter le deuxième rapport du sous-comité, tel qu'amendé.
CIBA/2023-11-30/328(P) — Demande de budget : Comité permanent des Affaires juridiques et constitutionnelles
L’honorable sénateur Cotter fait une déclaration concernant la demande de budget du Comité sénatorial permanent des affaires juridiques et constitutionnel.
Après débat, l'honorable sénateur Forest propose que la demande de budget du Comité sénatorial permanent des affaires juridiques et constitutionnelles soit approuvée.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2023-11-30/329(P) — Déficit budgétaire : 30e Session annuelle de l’Assemblée parlementaire de l’OSCE
Jeremy LeBlanc fait une déclaration puis répond aux questions concernant le déficit budgétaire de la 30e Session annuelle de l’Assemblée parlementaire de l’OSCE.
Après débat, il est convenu que ce point ferait l’objet d’un examen plus approfondi lors d’une prochaine réunion du comité.
Il est convenu de reporter les points 7, 8, 10 et 11.
À 10 h 31, la séance est suspendue.
À 10 h 34, conformément à l’article 12-16(1) du Règlement, la séance se poursuit à huis clos.
À 11 h 07, la séance est levée jusqu’à nouvelle convocation de la présidence.
ATTESTÉ :
La dirigeante principale des services corporatifs
et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration,
Pascale Legault
La secrétaire de séance,
Keli Hogan