LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L’ADMINISTRATION
TÉMOIGNAGES
OTTAWA, le jeudi 8 février 2024
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui, à 9 h 1 (HE), conformément à l’article 12-7(1), pour étudier des questions financières et administratives; et à huis clos, conformément à l’article 12-7(1), pour étudier des questions financières et administratives.
La sénatrice Lucie Moncion (présidente) occupe le fauteuil.
[Français]
La présidente : Bonjour, je m’appelle Lucie Moncion. Je suis une sénatrice de l’Ontario et j’ai le privilège de présider le Comité sénatorial permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration. J’aimerais maintenant faire un tour de table et demander à mes collègues de se présenter, en commençant par ma gauche.
Le sénateur Dalphond : Pierre J. Dalphond, du Québec.
La sénatrice Saint-Germain : Raymonde Saint-Germain, du Québec.
[Traduction]
La sénatrice Boyer : Yvonne Boyer, de l’Ontario.
[Français]
Le sénateur Forest : Éric Forest, de la division sénatoriale du Golfe, au Québec.
Le sénateur Loffreda : Tony Loffreda, du Québec.
[Traduction]
Le sénateur Boehm : Peter Boehm, de l’Ontario.
La sénatrice Coyle : Mary Coyle, d’Antigonish, en Nouvelle-Écosse.
Le sénateur Cardozo : Andrew Cardozo, de l’Ontario.
Le sénateur Quinn : Jim Quinn, du Nouveau-Brunswick.
Le sénateur MacDonald : Michael MacDonald, du Cap-Breton, en Nouvelle-Écosse
[Français]
La sénatrice Seidman : Judith Seidman, du Québec.
[Traduction]
Le sénateur Plett : Don Plett, de Landmark, au Manitoba.
[Français]
Le sénateur Carignan : Claude Carignan, du Québec.
La présidente : Je souhaite également la bienvenue à tous ceux et celles qui suivent nos délibérations dans tout le pays.
Honorables sénateurs, le premier point à l’ordre du jour ce matin est l’approbation du procès-verbal du 14 décembre 2023, qui est dans votre trousse. Y a-t-il des questions ou des modifications à apporter au procès-verbal?
[Traduction]
Le sénateur Quinn : La proposition de la motion.
La présidente : Merci.
[Français]
Le sénateur Quinn propose la motion suivante : que le procès‑verbal du jeudi 14 décembre 2023 soit adopté. Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?
Des voix : D’accord.
La présidente : Adoptée.
[Traduction]
Chers collègues, le deuxième point concerne les états financiers annuels du Sénat du Canada et les résultats de l’audit. Nous accueillons ce matin Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, Nathalie Charpentier, contrôleure et dirigeante principale adjointe des finances. Nous recevons également Suzanne Gignac, associée, Certification, et Niguel Givogue, chef d’équipe, d’Ernst & Young. Bonjour et bienvenue.
Je crois comprendre que le sénateur Forest prendra la parole en premier, et que nous entendrons ensuite une présentation de Pierre Lanctôt et du représentant de Ernst & Young. Nous passerons ensuite aux questions et, comme à l’habitude, les sénateurs auront l’occasion de s’entretenir en privé avec les auditeurs en l’absence du personnel. Nous reprendrons ensuite l’ordre du jour de la réunion.
[Français]
L’honorable Éric Forest : Bonjour, honorables sénateurs et sénatrices. Je vais maintenant prendre quelques minutes pour discuter des points saillants des résultats du Sénat pour l’année financière 2022-2023 ainsi que de la situation financière au 31 mars 2023.
D’une part, de nouvelles normes comptables sont entrées en vigueur le 1er avril 2022. Les détails de ces nouvelles normes se trouvent à la note 2(m) des états financiers. Le seul changement qui nous touche dans les états financiers résultant de la mise en œuvre de ces normes est l’ajout de la note 14 relative à la gestion des risques.
Passons maintenant en revue les dépenses du Sénat, qui sont présentées à la page 2. Dans l’ensemble, les dépenses totales du Sénat soumises aux autorisations de dépenses budgétaires ont atteint 105,2 millions de dollars pour 2022-2023.
Ces résultats indiquent une augmentation des dépenses de 11,7 millions de dollars par rapport à l’exercice précédent, ce qui représente une augmentation de 12,5 % par rapport à l’année précédente. Deux raisons principales expliquent l’augmentation de 11,7 millions de dollars des dépenses au cours de l’exercice 2022-2023. Premièrement, l’augmentation des salaires et avantages sociaux de 4,9 millions de dollars.
Deuxièmement, une augmentation de 4,6 millions de dollars des coûts de transport et de communication ainsi qu’une augmentation de 400 000 $ des services professionnels, de l’accueil et des repas, principalement en raison de 27 jours de séance supplémentaires et de l’assouplissement des mesures de lutte contre la pandémie et des exigences en matière de confinement.
Je vais maintenant préciser certains faits saillants de l’état de la situation financière qui se retrouve à la page 1. Le montant à recevoir du Trésor de 3,2 millions de dollars est principalement le résultat de différences temporelles, soit le moment où les transactions sont enregistrées sur les crédits parlementaires et celui où les paiements sont effectués.
Les comptes débiteurs et avances à la note 4(a), d’un montant de 3,8 millions de dollars, comprennent principalement des montants à recevoir de ministères et organismes fédéraux (3,7 millions de dollars) et d’autres parties (96 000 $).
Les comptes créditeurs et charges à payer, à la note 4(b), de 6,9 millions de dollars se composent de charges à payer liées aux traitements et salaires, de comptes à payer à des parties externes pour l’achat de biens et de services, et de comptes à payer à d’autres ministères et organismes gouvernementaux.
L’augmentation de 2,4 millions de dollars par rapport à l’année précédente est principalement attribuable au règlement d’une plainte contre le Sénat, à une augmentation résultant d’une journée de travail supplémentaire payable en fin d’année, à une augmentation résultant de l’augmentation économique des salaires, au retour des services de cafétéria dans le bâtiment de l’édifice de l’Est ainsi qu’à une augmentation des coûts opérationnels.
Les immobilisations corporelles de 5,7 millions de dollars figurant à la note 5 de la page 14 montrent qu’au 31 mars 2023, le Sénat disposait de 5,7 millions de dollars d’immobilisations, ce qui représente une diminution de 900 000 $ par rapport à l’année précédente, puisque les acquisitions d’immobilisations de 1,1 million de dollars étaient inférieures à la charge d’amortissement de 2 millions de dollars.
Cela conclut ma présentation. Si vous n’avez pas de questions, je vais maintenant passer la parole à Mme Suzie Gignac, associée chez Ernst & Young, qui fournira les résultats de l’audit au comité. Si vous avez des questions, je vais inviter M. Lanctôt et Mme Charpentier à y répondre.
[Traduction]
Suzanne Gignac, associée, Certification, Ernst & Young : Merci beaucoup, sénateur. Je vais prendre quelques instants pour vous présenter les résultats de notre audit, qui vous ont été communiqués à l’avance. J’aimerais d’abord vous remercier de nous accueillir ici aujourd’hui et remercier les membres de l’équipe de gestion du Sénat pour le soutien qu’ils nous ont apporté dans la réalisation de l’audit. Ils nous ont fourni les renseignements en temps voulu et ont répondu à toutes nos questions.
Les résultats figurent dans la colonne de gauche de notre sommaire. Nous avons terminé l’audit des états financiers du 31 mars 2023. Nous avons presque terminé. Il reste quelques points à traiter, mais c’est très courant à ce stade. Nous prévoyons actuellement d’émettre une opinion non modifiée, c’est-à-dire une opinion sans réserve. L’opinion indiquera que nous estimons que les états financiers sont présentés fidèlement à tous égards importants, conformément aux normes applicables.
Les aspects importants étaient conformes à notre plan. Je ne vais pas les passer en revue, mais nous appliquons diverses procédures. Nous effectuons notamment une revue générale, pour comprendre le processus, ainsi que différents tests. Nous avons notamment effectué des tests de détail portant sur des éléments clés, qui visaient des montants élevés ou des échantillons aléatoires. Nous pourrions également effectuer des confirmations, mener des procédures analytiques de fond et effectuer des travaux sur des événements postérieurs jusqu’à la date d’approbation des états financiers.
Dans la colonne suivante, nous présentons l’étendue de notre travail. Nos travaux étaient conformes au plan présenté le 9 février 2023. Nous avons adopté une méthode d’audit corroborative, ce qui signifie que nous ne nous sommes pas appuyés sur les contrôles du Sénat. Conformément à notre plan, le seuil de signification préliminaire a été établi à 2,7 millions de dollars, soit 2,5 % des dépenses estimées, et ce chiffre n’a pas changé tout au long de l’audit. Nous avons maintenu ce chiffre tout au long de l’audit.
Les points à régler consistent à terminer les procédures d’examen des événements postérieurs à la date d’approbation, et à effectuer des demandes d’information auprès de l’équipe de gestion et des comités. Nous avons une lettre de représentation que nous avons fournie dans nos résultats, et nous devrons obtenir les éléments probants confirmant l’approbation définitive.
Plus loin dans le résumé, dans les autres points à prendre en considération, nous sommes tenus — conformément aux normes d’audit canadiennes — de prendre en considération la fraude et le risque de contournement par la direction. Nous n’avons relevé aucun risque de fraude autre que le risque de contournement par la direction, et nous avons effectué des tests détaillés sur les écritures de journal pour vérifier la présence d’actifs inhabituels, et nous n’avons rien trouvé.
Nous avons inclus dans nos résultats les anomalies non corrigées. Toutes les anomalies non corrigées concernent des anomalies de l’année précédente qui ont été reportées à l’année en cours. Elles ne sont pas significatives et n’ont pas d’incidence sur notre opinion. Il n’y a pas eu de déficiences concernant les renseignements à fournir.
En ce qui concerne nos annexes, dans les communications requises, nous incluons tout ce que nous sommes tenus de fournir aux responsables de la gouvernance. Je viens de couvrir la majeure partie de ces renseignements, mais à titre de complément, nous n’avons pas constaté d’opérations entre apparentés inhabituelles. Nous avons travaillé sur les questions relatives à l’indépendance et nous ne dépendons pas du Sénat pour formuler notre opinion d’audit. Nous n’avons constaté aucune fraude et aucun manque de conformité aux lois et règlements. Comme nous l’avons indiqué, les nouvelles normes de comptabilité et d’audit ont été appliquées de manière appropriée.
Nous avons également inclus quelques éclairages dans l’annexe C. Ces renseignements proviennent de la réflexion d’Ernst & Young et pourraient vous aider dans votre rôle au sein du comité.
C’est tout ce que j’avais à dire. Merci.
La présidente : Merci, sénateur Forest et madame Gignac. Y a-t-il des questions ou des commentaires pour les témoins?
Le sénateur Loffreda : Ma question s’adresse à nos auditeurs. Habituellement, les tests de conformité des contrôles internes déterminent l’ampleur des tests de corroboration, mais vous avez déclaré que vous ne vous êtes pas appuyés sur les contrôles internes du Sénat, mais sur vos tests de corroboration. Pourquoi?
Mme Gignac : C’est essentiellement parce que nous pouvons ainsi procéder de façon plus efficiente et plus efficace à l’audit des états financiers du Sénat, en particulier. Compte tenu de ce que contiennent les états financiers, il est plus efficace de procéder à un audit basé sur des procédures de corroboration qu’à un audit basé sur des contrôles.
Le sénateur Loffreda : En règle générale, la portée de la vérification de la conformité ne détermine-t-elle pas la portée des tests de corroboration et n’entraîne-t-elle pas une réduction des tests parce que l’on s’appuie sur les contrôles internes?
Mme Gignac : Effectivement, mais les tests des contrôles internes exigent beaucoup de travail. Nous devons donc déterminer s’il est préférable d’effectuer des tests des contrôles internes et de réduire ensuite nos tests de corroboration ou de procéder uniquement à des tests de corroboration. Nous pensons que le fait de procéder uniquement à des tests de corroboration est une méthode d’audit plus efficiente et plus efficace.
Le sénateur Loffreda : Cette méthode ne reflète donc pas les contrôles internes?
Mme Gignac : Pas du tout, non.
Le sénateur Loffreda : Merci.
[Français]
Le sénateur Carignan : Ma question s’adresse à M. Pierre Lanctôt ou à Mme Nathalie Charpentier. J’imagine que c’est une coquille, mais dans l’explication des excédents de salaires de 3 millions de dollars, il est écrit que :
[L’]excédent de 1,9 million [...] a été dégagé du budget pour les salaires des employés des sénateurs, des agents supérieurs de la Chambre des communes.
J’imagine que c’est une coquille et qu’on voulait dire « du Sénat ». On n’a pas de gens qui travaillent à la Chambre des communes ni de partage de revenus ou de salaires avec elle. Je voulais être certain.
Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, Sénat du Canada : Effectivement, mais j’essaie de trouver le passage en question.
Le sénateur Carignan : C’est à la page 11 du procès-verbal.
La présidente : C’est dans la traduction en français.
Le sénateur Carignan : C’était dans la traduction. On a traduit « Sénat » par « Chambre des communes ». C’est un problème de traduction. On va devoir augmenter le budget de traduction.
M. Lanctôt : Effectivement, on n’a pas d’employés de la Chambre des communes.
Le sénateur Carignan : On va les prêter au Bureau du Conseil privé.
La présidente : C’est bien, donc c’est un problème de traduction. Y a-t-il d’autres questions ou d’autres commentaires? Je n’en vois pas.
[Traduction]
Chers collègues, comme je l’ai mentionné précédemment, il est de bonne pratique que les sénateurs se réunissent en privé avec leurs auditeurs à la suite d’un audit. Je demande donc que nous nous réunissions à présent à huis clos. Je prie tous les fonctionnaires et le personnel de bien vouloir quitter la réunion, à l’exception des représentants d’Ernst & Young, des sénateurs et du secrétaire de séance, qui fera office de greffier pour cette partie de la réunion.
(La séance se poursuit à huis clos.)
(La séance publique reprend.)
La présidente : Honorables sénateurs, le sénateur Forest a présenté la motion suivante :
Que le vingt-quatrième rapport soit adopté et que les états financiers soient présentés au Sénat et que, conformément à la répartition des responsabilités entre CIBA et le Comité permanent de l’audit et de la surveillance (AOVS), le rapport interne sur les points saillants des états financiers audités pour l’exercice terminé le 31 mars 2023 et les états financiers relatifs à l’exercice clos le 31 mars 2023, ainsi que les résultats de l’audit pour l’exercice clos le 31 mars 2023 soient partagés avec les membres du comité AOVS.
Plaît-il aux honorables sénateurs d’adopter la motion?
Des voix : Oui.
La présidente : La motion est adoptée.
Merci beaucoup. Nous sommes reconnaissants du travail acharné que vous et vos équipes accomplissez.
[Français]
Chers collègues, le prochain point à l’ordre du jour est le 23e rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités, concernant le budget de frais de subsistance.
Le sénateur Forest, président du sous-comité, présentera le rapport, et Pierre Lanctôt et Nathalie Charpentier l’assisteront dans cette tâche.
Sénateur Forest, vous pouvez commencer par vos remarques liminaires.
Le sénateur Forest : Honorables sénateurs et sénatrices, j’ai l’honneur de présenter le 23e rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités.
Dans le cadre de son rapport sur le budget principal des dépenses du Sénat, CIBA a approuvé une hausse du budget des frais de subsistance des sénateurs et, par défaut, l’élimination du budget de frais de subsistance additionnel et du budget de séance supplémentaire.
Votre sous-comité a considéré des options ayant trait aux frais de subsistance pour mieux répondre aux besoins des sénateurs. Donc, le rapport que vous avez devant vous vise à complémenter la décision budgétaire de CIBA et à proposer des changements à la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs qui vise à fixer le tarif maximum par nuitée pour l’hébergement commercial dans la région du Parlement à 275 $; remplacer le calcul du tarif maximum par nuitée par le coût par nuitée moyen d’un séjour; lorsque c’est plus économique de le faire, imputer le coût d’un séjour d’une fin de semaine dans la région du Parlement entre deux semaines de séances parlementaires au système de points de déplacement, en déduisant un point plutôt que d’imputer les dépenses au budget de base des frais de subsistance.
Votre sous-comité propose donc l’adoption de ces changements et leur entrée en vigueur le 1er avril 2024. Je recommande donc l’adoption du rapport.
Je suis accompagné aujourd’hui de Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, et de Nathalie Charpentier, contrôleure et dirigeante principale adjointe des finances. Ils se tiennent à votre disposition pour répondre à toutes les questions techniques ou précises concernant les changements proposés.
La présidente : Y a-t-il des questions ou des commentaires? Merci, sénateur Forest. Puisqu’il n’y a plus de questions, la motion est proposée par le sénateur Forest :
Que le vingt-troisième rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat concernant le budget de frais de subsistance soit adopté.
Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?
Adoptée.
Le prochain point à l’ordre du jour est le 25e rapport du Sous‑comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités concernant le contrat à source unique avec la Chambre des communes.
Encore une fois, le sénateur Forest, président du sous-comité, présentera le rapport. Pierre Lanctôt et Nathalie Charpentier l’assisteront dans cette tâche.
Sénateur Forest, vous avez la parole.
Le sénateur Forest : Merci. Je vous promets que c’est le dernier rapport que je dépose ce matin.
Honorables sénateurs et sénatrices, j’ai l’honneur de vous présenter le 25e rapport du Sous-comité du budget.
Votre sous-comité a examiné deux demandes de contrats à source unique avec la Chambre des communes. Ceux-ci visaient des services de télédiffusion et des services de technologie de l’information et, deuxièmement, le remplacement des composantes multimédias dans les salles de comité et dans la Chambre du Sénat.
Ces deux demandes sont présentées en vertu de l’article 1.6.9 de la Politique sur l’approvisionnement qui requiert l’approbation de CIBA pour l’acquisition de biens et de services dont la valeur totale estimative est égale ou supérieure à 125 000 $.
La Chambre des communes a une grande expertise dans ces domaines et le Sénat fait affaire avec elle depuis un certain temps. Donc, pour éviter toute rupture de services, votre sous‑comité recommande de permettre les deux contrats à source unique.
Cependant, pour de futurs contrats, votre sous-comité estime qu’il serait approprié de procéder à une revue comparative des options disponibles et des coûts afférents pour obtenir un niveau de service équivalent à ce qui est fourni au Sénat par la Chambre des communes.
Par conséquent, votre sous-comité recommande :
Que CIBA approuve le renouvellement du contrat de fournisseur unique pour les services fournis par la Chambre des communes pour : i) la télédiffusion; et ii) la technologie de l’information;
Que CIBA approuve la conclusion d’un contrat à fournisseur unique avec la Chambre des communes pour le remplacement des composantes multimédias dans les salles de comité ainsi que dans la Chambre du Sénat;
Qu’une étude soit menée en 2024-2025 pour comparer les coûts des services fournis par la Chambre des communes avec d’autres options possibles.
Je recommande donc l’adoption du rapport. Pierre Lanctôt et Nathalie Charpentier sont disponibles, tout comme moi, pour répondre à vos questions.
La présidente : Merci, sénateur Forest. Y a-t-il des questions ou des commentaires?
La motion est proposée par le sénateur Forest que le vingt‑cinquième rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat soit adopté. Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?
Adoptée. Merci, sénateur Forest.
[Traduction]
Chers collègues, le point suivant est un rapport du Groupe de travail consultatif sur les œuvres d’art et les actifs patrimoniaux.
Chers sénateurs, ce rapport est fourni à titre d’information uniquement et a été distribué avant la pause de décembre. Ce même rapport figure également dans votre trousse. Je le trouve remarquable et très clair. Si vous avez des questions, le sénateur Cardozo est ici et nous pourrons y répondre. S’il n’y a pas de questions, je demanderai l’approbation de ce rapport.
Y a-t-il des questions sur le rapport du Groupe de travail consultatif sur les œuvres d’art et les actifs patrimoniaux?
Je n’en vois pas. Sénateur Cardozo, merci d’être parmi nous aujourd’hui. Il n’y a pas de questions.
Nous passons au point suivant. Merci, sénateur Cardozo.
[Français]
Le prochain point à l’ordre du jour concerne les casques d’écoute obligatoires pour les témoins qui comparaissent devant nos comités par vidéoconférence.
Jean-François Lymburner, nouveau président-directeur général du Bureau de la traduction, et Matthew Ball, vice-président des Services au Parlement et de l’interprétation, vont maintenant se joindre à nous en tant que témoins.
Maxime Fortin, greffière principale, et Shaila Anwar, greffière adjointe, sont aussi présentes dans la salle ce matin pour répondre à vos questions.
Bienvenue à vous, M. Lymburner. Je comprends qu’il s’agit de votre première réunion depuis que vous êtes en poste, donc on vous met sur la sellette deux semaines après votre arrivée. Bienvenue à notre comité. Je crois que vous aimeriez faire quelques remarques liminaires avant que je ne cède la parole au sénateur Boehm, ce matin. Vous avez la parole.
Jean-François Lymburner, président-directeur général, Bureau de la traduction : Merci beaucoup, madame la présidente. Honorables membres du comité, merci de cette invitation.
Je tiens à souligner la présence de mon collègue Matthew Ball, vice-président des Services au Parlement et de l’interprétation depuis 1999. Il est ici depuis longtemps.
C’est un honneur pour moi de m’être joint au Bureau de la traduction à titre de président-directeur général. J’admire depuis longtemps le rôle essentiel que joue le bureau à l’appui des fonctionnaires et des parlementaires canadiens. Maintenant que je fais partie du bureau, je suis encore plus impressionné de voir, chaque jour, ses centaines de langagières et langagiers se mobiliser pour vous permettre vos travaux en français, en anglais, dans les langues autochtones, en langage des signes et aussi en langues étrangères.
Le plus impressionnant est de savoir que le bureau effectue ce travail depuis 90 ans. En effet, nous célébrons cette année le 90e anniversaire du Bureau de la traduction, qui existe depuis 1934. C’est aussi un double anniversaire, puisque 2024 marque les 65 ans de l’interprétation au Parlement canadien. D’ailleurs, je prends le temps de saluer Émilie Savard, Bryce Graham et Hélène Régimbald qui sont en cabine pour vous appuyer aujourd’hui.
[Traduction]
Honorables membres du comité, l’une des choses qui n’ont pas changé depuis la création du bureau est son engagement à répondre aux besoins du Parlement. C’est cet engagement qui a guidé le bureau ces dernières années, alors qu’il s’attaquait aux enjeux les plus récents : la santé et la sécurité des interprètes et le renforcement de sa capacité d’interprétation.
Beaucoup de travail a déjà été accompli sur ces deux questions. À mon arrivée, j’ai été très heureux d’apprendre que le nombre et la gravité des incidents liés à la santé et à la sécurité ont diminué de manière significative en 2023 par rapport à 2022, et que le Bureau de la traduction a été en mesure de répondre à toutes les demandes d’interprétation régulières du Sénat cet automne.
Cela dit, tous les problèmes ne sont pas encore réglés. Je sais qu’il est parfois difficile de répondre aux demandes de dernière minute et que des incidents acoustiques se produisent encore de temps à autre. Le service à la clientèle et la santé et la sécurité au travail sont des priorités pour moi, et je continuerai de travailler en étroite collaboration avec les partenaires du Sénat pour résoudre les problèmes et améliorer la situation.
[Français]
Je tiens à remercier les honorables sénatrices et sénateurs de leur compréhension et de leur collaboration. Le fait que vous teniez majoritairement des séances en personne est très utile pour, entre autres, prévenir les incidents et assurer la qualité du son. Je suis très impressionné de voir que la plupart des gens sont ici en présentiel; je dois le souligner. Merci également à l’Administration du Sénat pour son aide dans la recherche de solutions.
Honorables membres du comité, Matthew et moi sommes à votre disposition pour répondre à vos questions. Merci.
La présidente : Merci beaucoup, monsieur Lymburner.
[Traduction]
Le sénateur Boehm : Merci, monsieur Lymburner et monsieur Ball, d’être avec nous aujourd’hui en tant que témoins. Il s’agit d’une question importante que je souhaitais en fait soulever depuis novembre, et je le fais en tant que président d’un comité, le Comité des affaires étrangères et du commerce international.
Le 9 mars de l’année dernière, j’ai écrit au président-directeur général du Bureau de la traduction, Dominic Laporte, au sujet de plusieurs problèmes liés aux services d’interprétation, aux casques d’écoute et au son, qui avaient une incidence sur les travaux de notre comité. Je crois savoir que cette lettre, dont notre présidente, la sénatrice Moncion, a reçu copie, a été abordée lors d’une réunion du comité directeur de ce comité en mars de l’année dernière.
J’ai reçu une réponse de M. Laporte, et la raison pour laquelle je soulève cette question aujourd’hui est que je pense que certains problèmes persistent et que, dans certains cas, les règles relatives aux casques d’écoute me semblent, en tant que président, trop restrictives pour les témoins.
Je m’explique. La santé et la sécurité au travail me tiennent évidemment à cœur. Je pense que c’est notre cas à tous. Nous sommes conscients des incidents sonores — dont certains se sont produits dans cette même salle — et du fait qu’ils persistent dans une certaine mesure. La santé et la sécurité sont donc très importantes et, bien sûr, nos interprètes font un travail remarquable.
Cependant, certaines exigences sont difficiles à satisfaire. Nous avons dû refuser des témoins qui souhaitaient comparaître parce qu’il est très difficile pour Amazon de livrer un casque d’écoute au Soudan. Nous voulions faire comparaître des témoins de Jérusalem dans le contexte de la crise actuelle et nous n’avons pas pu le faire. Je crains que ces problèmes nuisent à l’efficacité de notre comité. C’est aussi un peu gênant et cela nuit à notre réputation. Des témoins du monde entier se joignent à nous. C’est ce qui se passe au sein de notre comité. Étant donné qu’ils ne peuvent pas venir ici, ils comparaissent de façon virtuelle.
Je me demande si le statut des casques approuvés est figé dans le temps. En d’autres termes, pourrait-on faire évoluer les choses d’un point de vue technique tout en respectant la santé et la sécurité de nos interprètes et en permettant aux comités d’exercer leur fonction? Je connais bien les dispositions du Code canadien du travail qui s’appliquent dans ce cas, et nous avons discuté de la question de manière informelle. Cependant, je me demande si cette politique va évoluer. Dans vos commentaires, vous avez laissé entendre qu’il y avait des possibilités d’évolution, mais ces changements créent de la confusion chez beaucoup de nos témoins potentiels. Nous rencontrons également des personnes qui estiment qu’elles n’ont pas à se préoccuper de cette question et que nous devrions simplement accepter les témoins comme ils se présentent. Nous rejetons ces personnes. C’est là une autre raison.
Pour les personnes qui ne peuvent pas obtenir leur casque à temps — les choses évoluent parfois très rapidement, en fonction des enjeux —, cela reste un problème. J’aimerais être rassuré sur le fait que vous travaillez sur cette question et que nous envisageons d’apporter des changements à l’avenir, parce que ce problème a une incidence réelle sur notre travail.
Merci.
M. Lymburner : Sénateur, vous soulevez des points importants. Je connais bien ces deux lettres, celle qui nous est parvenue et la réponse de mon prédécesseur. Certains de ces incidents sont abordés dans cette lettre. En fait, si vous regardez le calendrier — et je suis heureux que vous ayez mentionné le Code du travail — nous avons reçu plusieurs consignes, et à l’époque, elles étaient très sévères quant au type et au modèle des casques à utiliser.
La bonne nouvelle, c’est que le monde continue d’évoluer. Nous travaillons non seulement avec le Canada, mais aussi avec d’autres administrations à travers le monde. Le Sénat et la Chambre des communes utilisent certains modèles, nous essayons de faire en sorte qu’ils soient semblables à ceux utilisés ailleurs. Les techniciens présents dans cette salle qui travaillent pour le Sénat connaissent également ces casques.
Nous cherchons en fait principalement à utiliser des casques dotés de bons microphones. Nous ne nous préoccupons pas vraiment des écouteurs. Cela dit, nous pouvons également confirmer qu’à l’époque — parce que je crois qu’au moins l’un de ces malheureux incidents concernait l’honorable M. Axworthy —, la réglementation relative au modèle était très stricte.
À l’heure actuelle, nous travaillons également avec nos experts et nos partenaires pour examiner la norme ISO de ces casques. Je sais que lorsque des témoins viennent de l’extérieur ou de l’étranger — je ne pense pas qu’il y en ait aujourd’hui — s’ils sortent d’une réunion de l’OTAN, des Nations unies ou autre et qu’ils ont un casque qu’ils jugent être de bonne qualité, je pense qu’il y a une période d’environ 72 heures au cours de laquelle nous travaillons avec nos collègues pour effectuer toutes sortes de tests. Si nous pouvons obtenir la norme ISO du modèle, je crois savoir — et je veillerai à le confirmer — que nous disposons d’un certain délai pour vérifier que le microphone est conforme à la norme ISO. C’est le point le plus important. Je précise simplement — et j’ai pris connaissance de l’autre incident — que bien que nous effectuons des tests même lorsque les casques sont de bonne qualité.
Lorsqu’il y a beaucoup de problèmes de bande passante dans les régions dont vous avez parlé, ils gèrent ce qui passe sur le canal, et le son peut être comprimé. Aujourd’hui, nos interprètes en cabine ont besoin d’un son de haute qualité parce qu’ils parlent, écoutent et vous regardent en même temps. Il peut donc y avoir des problèmes qui ne sont pas liés au casque et qui peuvent les empêcher de faire leur travail.
J’espère avoir clarifié certains points.
Le sénateur Boehm : J’aimerais revenir sur deux points. Une partie du problème réside dans l’évolution des normes. Nous avons accueilli des témoins qui avaient un casque approuvé et lorsque nous les avons rappelés quelques mois plus tard, ils avaient toujours ce casque auparavant approuvé, mais ils ont découvert qu’il ne l’était plus. C’est ce qui s’est passé dans un cas.
D’autre part, le simple fait de mettre tout cela en place et d’effectuer les tests sonores prend beaucoup de temps au comité, et je sais que ce temps a augmenté pendant la pandémie, car nous avons organisé beaucoup de réunions virtuelles.
Encore une fois, je veux juste m’assurer que la situation va évoluer. L’important, c’est la cohérence, que l’on ne change pas les règles du jeu, pour ainsi dire.
M. Lymburner : En effet. Bien sûr, certains casques étaient disponibles dès le début de la crise. J’ai suis retourné en 2020, 2021 et 2022, et j’ai vu qu’ils ont changé au fur et à mesure que nous apprenions à travailler avec nos partenaires. Je tiens à rassurer tout le monde : le bureau travaille avec les meilleurs experts disponibles en ingénierie du son — avec les universités, avec nos collègues du Conseil national de recherches du Canada, ou CNRC, ainsi qu’avec certains audiologistes — pour tenter de comprendre avec précision de quoi il retourne. Cependant, comme je l’ai dit, les connaissances de par le monde progressent aussi dans ce domaine. Nous avons tous connu différents types de systèmes lorsque la crise est arrivée — Zoom, Google Meet. Or, comme pour ces systèmes, nous assistons à une standardisation accrue dans ce domaine et la qualité s’est beaucoup améliorée.
Cela ne veut pas dire qu’il n’y aura pas d’incidents. Je voudrais simplement rappeler qu’il s’agit d’une sorte de chaîne d’approvisionnement. C’est une chaîne de bon aloi, mais cela reste une sorte de chaîne d’approvisionnement. Il y a différents éléments qui, en fin de compte, peuvent avoir une incidence sur le son que nos interprètes reçoivent dans leurs oreilles lorsqu’ils travaillent pour nous.
Le sénateur Plett : Avant la pandémie, nous faisions des appels Zoom et nous avions des témoins qui comparaissaient, et nous n’avons jamais eu ce problème. À l’instar du sénateur Boehm, je comprends les considérations de santé au travail que nous avons et le fait que nous voulons protéger nos interprètes, mais qu’est-ce qui a changé à cet égard? Je ne comprends pas. Ce n’est pas quelque chose que nous avons fait. Nous avions sans arrêt des témoins — des témoins internationaux — qui comparaissaient, et tout fonctionnait. Maintenant, tout d’un coup, nous avons ce problème avec les casques d’écoute.
Bien sûr, le comité du sénateur Boehm est l’un des plus importants en raison de la présence de personnes en provenance de toutes les parties du monde. Je peux comprendre cela. Nous avons des problèmes dans notre propre région. Il y a une semaine, lors d’une réunion du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités, nous avons commencé avec 45 minutes de retard et nous n’étions que quatre ou cinq à participer à l’appel. Il a fallu tout ce temps pour que tout fonctionne. Je peux imaginer la frustration que doit ressentir le président du Comité des affaires étrangères.
Pourquoi avons-nous ce problème maintenant? Pourquoi avons-nous aujourd’hui besoin d’écouteurs différents de ceux dont nous avions besoin il y a trois ans? On pourrait penser que tout le monde a changé. Même en Afrique ou en Israël, les casques seraient de meilleure qualité aujourd’hui qu’ils l’étaient il y a quatre ans, et pourtant, pour quelque raison que ce soit, il nous faut un casque approuvé par notre Parlement plutôt qu’un bon casque qui fait l’affaire ailleurs. Qu’est-ce qui a changé?
M. Lymburner : C’est une très bonne question et un très bon point. Vous présumez qu’à l’époque, certains témoins de l’étranger ou de l’extérieur utilisaient Zoom. Or, on utilisait déjà d’autres systèmes à l’époque.
Cela dit, à l’heure actuelle, contrairement à ce qui se passe ici, 90 % des comités qui se réunissent au sein du gouvernement du Canada ont au moins une personne en ligne lorsqu’ils se réunissent. Ce n’était pas le cas à l’époque. C’était moins fréquent. Les deux instructions que nous avons reçues du Code du travail nous obligent à examiner la cause et à faire une analyse approfondie. Nous ne disposons pas encore de toutes les données, mais nous avons pu réduire le nombre d’incidents.
Fondamentalement, le temps passé avec des témoins extérieurs et la qualité du son semblent avoir une incidence sur la santé, la sécurité et l’audition des interprètes. Comme je l’ai dit, je tiens à vous rassurer : nous travaillons avec les meilleurs experts pour comprendre exactement si c’est le nombre d’heures ou la fréquence accrue des réunions qui sont en cause.
Depuis que je travaille au bureau, j’ai compris que ça fait toute une différence lorsqu’un interprète arrive d’un endroit où on utilise un autre système et qu’il n’a pas l’habitude des outils que nous avons ici, dans les deux Chambres. Nous avons constaté que dans ces cas-là, il y a une certaine dégradation de la santé et de l’audition de l’interprète. Nous essayons de mesurer cela. Comme je l’ai dit, l’une des recommandations était de s’assurer que le microphone était unidirectionnel et de la qualité de ceux qu’on utilise pour la radiodiffusion. Je ne dis pas que certains ne l’étaient pas auparavant, mais le fait est qu’il existe une norme qui peut nous permettre de savoir que nous ne recevons pas les micros, les écouteurs ou le Bluetooth que beaucoup de gens utilisaient. Vous avez sans doute vu certains de ces appareils faire leur apparition. Ils sont très chers, mais ils n’ont pas la qualité requise pour les besoins des interprètes et pour protéger l’audition de ces derniers.
Monsieur Ball, souhaitez-vous ajouter quelque chose à cela?
Matthew Ball, vice-président, Services au Parlement et Interprétation, Bureau de la traduction : Si vous le permettez, madame la présidente, je dirais que les changements sont motivés par des raisons administratives et techniques. Sur le plan administratif, il y a eu une enquête du Programme du travail, puis une directive a été émise par l’enquêteur du Programme du travail du Canada stipulant que les interprètes ne pouvaient fournir le service que lorsque le délégué ou l’intervenant à la conférence utilisait un microphone conforme à la norme ISO. Cela répond en partie à la première question, qui cherchait, entre autres, à savoir si le changement de politique ou de procédure avait été motivé par une raison administrative.
Sur le plan technique — et je ne suis pas un technicien expert, mais je suis interprète et je comprends donc les choses de ce point de vue —, il y a des circonstances où le bon microphone est utilisé, mais pour toutes les raisons que M. Lymburner a expliquées, pour des raisons techniques, même avec le bon microphone, la qualité du son peut se dégrader au cours d’une réunion. Quelqu’un peut faire son test de son et obtenir de bons résultats puis, pour une raison ou une autre — la bande passante, la compression ou les algorithmes utilisés par les plateformes —, se retrouver avec une qualité sonore médiocre. Les interprètes font de leur mieux, mais s’ils n’entendent pas ce qu’il se dit, ils doivent interrompre le service parce que, d’un point de vue éthique, ils ne peuvent pas compenser pour ce qu’ils n’entendent pas.
Pour expliquer pourquoi les sénateurs ont parfois l’impression que la qualité du son est bonne et que, malgré cela, les interprètes ne sont toujours pas en mesure de faire leur travail, il faut se rappeler que les interprètes parlent tout en écoutant, en assimilant et en interprétant ce que vous dites, de sorte qu’il y a un chevauchement sonore qui provient de leur propre voix. J’espère que cela donne une idée du contexte.
Le sénateur Plett : Non, je ne pense pas que cela répond tout à fait à ma question. Monsieur Lymburner, vous avez fait allusion aux réunions à la Chambre des communes où il y a toujours au moins une personne qui participe sur Zoom. Ce n’est pas le cas de nos réunions de comité. Les réunions de notre comité se font en présentiel. Il n’y a pas de réunions sur Zoom. Certains sous-comités le font. Les comités se réunissent en personne, donc les seules personnes sur Zoom seraient les témoins, ce qui n’est pas différent de ce qui se passait avant la pandémie. Au Sénat, nous sommes revenus exactement à cela.
Pendant la pandémie, tout s’est amélioré par nécessité. Oui, nous avons d’excellents interprètes. Lorsqu’un interprète ne peut pas comprendre, il n’est pas rare qu’il demande une interruption, alléguant qu’il ne peut pas comprendre ce qu’il se dit, ce que j’accepte, mais je ne pense pas que ce soit le problème dans le cas qui nous occupe. Si c’était le seul problème, nous pourrions nous en accommoder, mais on nous dit que le casque doit être approuvé par le gouvernement, le Sénat ou quelqu’un d’autre pour des raisons de santé et de sécurité, et non pas parce que l’interprète ne peut pas comprendre correctement.
Les interprètes se blessaient-ils souvent avant la pandémie? C’est la seule chose dont nous devrions nous préoccuper. Nous devons évidemment nous efforcer de nous améliorer. Je ne remets pas cela en question, pas du tout. Cependant, si c’est seulement parce qu’ils ont du mal à entendre, je suis désolé, nous devrions pouvoir continuer. Le sénateur Boehm devrait pouvoir continuer à questionner ses témoins, sans que ceux-ci se voient laissés en plan parce que les interprètes ont un peu de mal à les comprendre. Ces témoins ont pris le temps d’assister à la réunion.
S’il s’agit d’une question de santé et de sécurité, c’est une chose, mais s’il ne s’agit que d’une question de désagrément, je ne suis pas certain de vouloir appuyer la politique proposée.
Les interprètes se blessaient-ils souvent avant la pandémie?
La présidente : Avant de demander aux témoins de répondre, M. Lafrenière aimerait intervenir.
Gérald Lafrenière, greffier du Sénat et greffier des Parlements par intérim et dirigeant principal des services législatifs, Bureau du greffier du Sénat, Sénat du Canada : Je vais laisser le Bureau de la traduction répondre à la question sur les blessures. Il s’agit de leurs employés.
Juste pour revenir à l’époque prépandémique, permettez-moi de revenir au temps où j’étais greffier de comité. Il est vrai qu’il arrivait que les témoins comparaissent virtuellement. Ce dont les sénateurs ne sont peut-être pas conscients, c’est de tout le travail qu’il fallait faire pour leur permettre de comparaître de cette façon. Ils ne comparaissaient pas de chez eux. On leur demandait de se rendre dans un studio qui répondait à certaines normes. Leur système de messagerie multimédia devait arriver deux heures avant la réunion. Il fallait faire des tests de son avec les témoins. Le travail que nous faisons aujourd’hui pour nous assurer de la qualité du son est beaucoup plus efficace que ce que nous faisions à l’époque.
Je ne répondrai pas au nom du Bureau de la traduction et de ses employés, mais pour revenir aux expériences passées, une grande partie du travail que nous faisons maintenant avec Zoom et les nouvelles fonctionnalités, nous le faisions aussi avec l’ancien système, et il était beaucoup plus difficile de faire comparaître les témoins à distance parce qu’ils devaient se rendre dans une ville où il y avait un studio qui répondait à nos normes de qualité. Je tenais à le préciser.
Sénateur Boehm, pour être clair, il ne fait aucun doute que les processus ont changé pendant la pandémie. Nous devions chaque jour faire face à quelque chose de nouveau. À un moment donné, nous avons reçu cet ordre de santé et de sécurité auquel nous devions nous conformer. Nous devions nous assurer de fournir un lieu de travail sécuritaire pour les employés.
J’ai rencontré les gens du Bureau de la traduction lundi pour discuter de ces questions. Il ne fait aucun doute que la flexibilité est plus grande aujourd’hui que par le passé. La raison pour laquelle le Sénat a opté pour les sept casques approuvés, c’est que plus les casques utilisés sont uniformes, plus les interprètes bénéficient d’une meilleure qualité de son. S’il y a 27 casques dans une réunion, ils doivent jouer avec le volume. Ils doivent ajuster certaines choses. L’idée d’avoir un seul type de casque pour tout le monde vise donc à améliorer la qualité du son. Ce n’est pas nécessairement une question de santé et de sécurité, mais nous avons établi un protocole — et Maxime est ici — selon lequel, à des fins exceptionnelles, en particulier avec votre comité, mais cela peut s’appliquer à tous les comités, tant que le casque est conforme à la norme ISO, et que nous le savons d’avance, nous pouvons relayer l’information au Bureau de la traduction et celui-ci peut relayer cette information aux interprètes. Tout le monde saura que nous avons respecté la norme et que nous pouvons commencer.
Les choses ont changé depuis les fois où vous vous êtes plaint, et j’espère que nous avons adopté un processus qui répondra désormais à vos besoins.
Le sénateur Plett : Je suis désolé. Cela ne répond pas du tout à ma question. Ma question portait sur la santé et la sécurité. Y avait-il plus de blessures avant la pandémie qu’aujourd’hui? S’il y a un inconvénient, monsieur Laferenière, cela me laisse indifférent. On n’arrête pas une réunion à cause d’un inconvénient. On arrête une réunion s’il y a un problème de santé et de sécurité. C’est donc la question que je veux aborder. S’il s’agit d’un problème de santé et de sécurité, y avait-il beaucoup de blessures avant la pandémie?
M. Lymburner : Je vais commencer à répondre, puis je passerai la parole à M. Ball pour qu’il nous parle de ce qui se passait avant la pandémie. Le nombre d’incidents liés à la santé et à la sécurité a considérablement augmenté après 2020. Ces incidents sont très divers. Certains sont causés au fil du temps par l’exposition ou la mauvaise qualité du son qui pourrait avoir un impact sur l’audition de l’interprète. L’audition de l’interprète peut se dégrader. C’est une première catégorie. Il y a une autre catégorie dont certains d’entre vous ont peut-être été témoins et que nous appelons le choc acoustique. Cela peut se produire lorsqu’un microphone s’éteint ou que les écouteurs tombent sur le microphone, ce qui fait un grand bruit. Dans certaines réunions, il arrive qu’un microphone soit laissé ouvert, ce qui crée un bourdonnement.
Dans le pire des cas, un interprète a dû être retiré de la cabine d’interprétation et c’est presque comme s’il avait eu une commotion cérébrale. Il y a une certaine gamme d’incidents. Ils étaient évidemment beaucoup plus fréquents pendant la pandémie. Cela nous a permis de mieux contrôler la situation. Maintenant, nous prenons des mesures et, avec nos collègues, nous avons mis en place des protocoles à l’intention des interprètes, de sorte que lorsqu’un choc acoustique se produit, nous suivons un protocole qui prévoit le retrait de l’interprète et la consultation d’un médecin.
Comme je l’ai dit, nous n’avons pas trouvé toutes les réponses et nous ne comprenons pas encore tout ce qu’il y a à comprendre. C’est pourquoi nous travaillons avec des médecins de l’Université d’Ottawa, du CNRC et d’autres endroits dans le monde pour mieux comprendre les effets à long terme de l’exposition à tous ces différents sons qui entrent dans notre système.
Je comprends les inconvénients, et ceux-ci ont été considérablement réduits au cours de la dernière année. La réduction — plus de 60 % — est considérable. Tout le monde comprend mieux la technologie et nous sommes en mesure d’apporter un soutien.
Il reste que ces incidents sanitaires sont bien réels. Or, comme vous le savez, ils sont aussi liés à nos effectifs. La question de l’effectif est un problème récurrent du côté des interprètes du Bureau de la traduction. La perte d’un, de deux ou de trois interprètes a une incidence énorme sur notre capacité à prêter main-forte.
La présidente : Monsieur Ball, avez-vous quelque chose à ajouter?
M. Ball : Non, c’est bon. Je pense que M. Lymburner a bien résumé la situation.
Le sénateur Boehm : Je voudrais poser une question assez précise. Quelle est la chaîne qui préside aux prises de décisions? Dans un cas qui s’est produit au comité dont je suis président, j’ai annulé la réunion dès le début parce que l’interprète a dit que cela ne lui convenait pas. S’agit-il d’une décision prise par l’interprète et relayée ensuite au président? L’interprète peut-il s’adresser à son superviseur ou à vous, selon le cas? Existe-t-il un protocole quant à la prise de décisions à cet égard?
Dans ce cas précis, nous avons perdu tous nos témoins et les membres du comité ont dû partir parce que nous avons annulé la réunion.
M. Lymburner : C’est une très bonne question. J’ai d’ailleurs posé les mêmes au sujet de cet incident particulier. J’ai appris — et c’est assez impressionnant — que c’est presque comme s’il y avait une série de feux verts qui doivent se produire avant qu’une réunion puisse se tenir avec de l’interprétation. La qualité du son en fait partie. Dans cette salle, les microphones sont corrects. C’est le premier feu vert. Lorsqu’ils entrent dans leur système et qu’ils vérifient la qualité du son, il y a une certaine gamme de fréquences qui doit être présente pour qu’ils puissent continuer.
Dans ce cas particulier, je vais laisser M. Ball nous expliquer exactement ce qui s’est passé, mais je crois comprendre que les choses étaient peut-être correctes dans la salle — nous pouvions entendre —, mais que la façon dont ils travaillaient en arrière‑plan et ce que cela donnait comme son n’étaient pas de qualité suffisante.
Par ailleurs, nous avons suivi les procédures très strictes qu’on nous a demandé de suivre pour nous assurer que tout était en deçà du seuil de tolérance et du niveau de son prescrits par ces deux instructions. Je pense qu’aujourd’hui, nous avons une meilleure compréhension.
En ce qui concerne le processus décisionnel, je vais peut-être m’en remettre à vous, monsieur Ball.
M. Ball : Oui, bien sûr.
Nous avons récemment repris les tests de son avant les réunions de comité. C’est l’occasion pour les interprètes de vérifier s’ils entendent bien le son avant les témoignages. Comme je l’ai mentionné plus tôt, dans certains cas, pour une raison technique quelconque, les interprètes estiment ne pas être en mesure d’interpréter comme il faut les propos d’un témoin, et ce, malgré l’utilisation du bon type de casque d’écoute. Le cas échéant, ils le signalent au bureau, puis l’Administration du Sénat et le président de la séance décident de la suite des choses.
Le sénateur Boehm : L’interprète n’appelle donc pas son superviseur?
M. Ball : S’il n’arrive pas à entendre le son à ce moment-là, oui, il communique avec notre bureau pour nous faire part de la situation.
Le sénateur Boehm : J’aimerais simplement ajouter, aux fins du compte rendu, que vous avez devant vous des fiches qui énoncent les pratiques exemplaires en matière de son. Je sais que les présidents de comité lisent généralement, en début de réunion, une déclaration sur les pratiques exemplaires.
Je crois que nous nous soucions tous de ce problème, mais pour conclure — et je n’interviendrai plus —, nous voulons être efficaces et constants, tout en assurant la sécurité, bien entendu.
La présidente : Merci, sénateur Boehm.
[Français]
J’aimerais poser une question au sujet de la réponse que vous venez de donner concernant l’interruption des réunions de comité. Vous venez de mentionner, je crois, que la décision est prise entre le président du comité, le personnel qui s’occupe du comité et les interprètes. Je ne suis pas certaine que cela fonctionne toujours de cette manière.
Je comprends que vous semblez avoir un certain protocole pour déterminer si un comité sera annulé. On sait que, par exemple, il y a des comités où il y a une quarantaine de personnes concernées et en un instant — cela ne prend pas trois minutes — on nous dit qu’il n’y a plus d’interprétation, qu’on ne peut plus fonctionner, donc que le comité est ajourné.
Cela fait en sorte que l’on se retrouve dans des situations comme celle décrite par le sénateur Boehm. Comment va-t-on régler ces problèmes à l’avenir? Parce que cela fait partie de notre travail intégral, au sein du Sénat; on comprend la question de la sécurité, mais il y a cette composante qui est très importante aussi pour notre travail.
M. Lymburner : J’ai eu la chance de voir tous les protocoles qui ont été mis en place et qui ont été mentionnés ici. J’ai aussi eu la chance de visionner et d’écouter la majorité de vos comités en 2020, dont CIBA, où la majorité des gens étaient ligne lors des réunions. Il y a eu beaucoup de discussions et on est vraiment à un autre endroit; les protocoles et les bonnes pratiques sont vraiment exemplaires, donc j’aimerais confirmer cela.
Maintenant, au niveau de l’interruption, il y a des incidents qui peuvent entraîner une variation pendant la rencontre, cela peut être une question d’Internet, d’électricité, d’alarme incendie. Il y a plusieurs raisons qui peuvent changer la situation d’une rencontre en cours de route et à ce moment, on travaille ensemble. C’est un sport d’équipe, parce qu’il y a plusieurs groupes de nos collègues au Sénat qui s’occupent de la technique, on les voit derrière, ici, et il y a les interprètes.
Maintenant, en ce qui concerne la chaîne de commandement et ce qui a été mis en place avec les présidents, je vais demander à M. Ball de donner des précisions.
M. Ball : Je pense que cela dépend du type d’interruption. Une interruption peut surgir pendant quelques secondes où l’interprète dirait simplement « inaudible pour l’interprète », mais les délibérations et le travail du comité se poursuivent pendant quelques secondes. Donc, il faut vraiment avoir une définition commune d’interruption.
Par exemple, lorsqu’il arrive que la qualité du son se dégrade au cours d’une réunion, dans ce cas, l’interprète doit signaler aux membres qu’il n’arrive plus à entendre le témoin et une décision doit être prise. Dans ce cas, l’interprète signale aux greffiers et aux techniciens l’enjeu qu’il vit, mais la décision de poursuivre ou non les travaux du comité est prise par l’administration, finalement.
La présidente : Donc, c’est un protocole que je cherche à avoir. Au lieu que la décision d’annuler la réunion se prenne en un instant, est-ce qu’il ne pourrait pas y avoir un délai de 10 minutes où on refait les tests de son et on revérifie le tout? Pourvu que ce ne soit pas un problème de santé et sécurité.
Cependant, à l’heure actuelle, d’après ce que j’ai compris — j’étais dans un des comités où une réunion a été annulée —, la ligne n’était peut-être pas tout à fait claire entre l’interruption, la fin de la réunion et la reprise des travaux. Finalement, on a mis fin à la réunion.
Pourrait-il y avoir ce fameux protocole d’au moins 10 minutes qui permettrait aux gens de demeurer en place et de continuer à pouvoir travailler?
M. Lymburner : Ce sont de très bons points. Je vais revérifier les protocoles pour m’assurer qu’il y ait une pause pour évaluer la situation dans son ensemble et prendre une décision éclairée avec tous les partenaires. Cela me semble très logique. Qu’en pensez-vous, monsieur Ball?
M. Ball : Tout à fait. Pour nous, il revient au Sénat et aux greffiers de décider de la tenue ou non de la réunion, de l’interruption ou des pauses pendant leurs audiences. Nous sommes là pour vous servir, s’il y a un problème en matière de qualité du son ou d’interruption du service, les interprètes sont là pour travailler avec l’équipe multimédia et les greffiers et greffières pour reprendre le service dès que possible.
Par le passé, il est arrivé que l’on procède avec le prochain témoin ou avec un témoin en personne jusqu’à ce que l’on puisse régler les problèmes techniques, mais comme l’environnement technique ne relève pas du Bureau de la traduction, on travaille toujours de concert avec vous et avec l’équipe des Services multimédia pour tenter de reprendre le service dès que possible.
La présidente : Très bien, merci beaucoup.
[Traduction]
La sénatrice Coyle : Merci beaucoup à nos témoins et à toute votre formidable équipe d’interprètes qui nous fournissent un service inestimable, comme beaucoup d’autres vous l’ont dit aujourd’hui. Je me réjouis de voir que nous faisons déjà des progrès aujourd’hui grâce aux améliorations proposées, car je sais que vous les souhaitez autant que nous.
Ma question est d’ordre plus général. Vous savez quels sont nos besoins de fonctionnement lorsque nous invitons des témoins de tout le Canada ou d’ailleurs, en provenance de régions où il y a, entre autres, des problèmes de connectivité, comme le sénateur Boehm l’a expliqué. Nous avons désespérément besoin des voix de ces témoins du monde entier.
Vous êtes sûrement en communication avec votre réseau professionnel d’interprétation et de traduction à l’échelle mondiale — des gens qui font face aux mêmes problèmes. Ma question porte davantage sur l’aspect proactif et la vision d’ensemble. Compte tenu du travail que nous faisons, des difficultés que nous éprouvons et de la nécessité absolue de faire entendre ces voix dans nos délibérations, nos prises de décisions, et cetera, que faites-vous pour être à l’affût des pratiques exemplaires dans votre domaine afin de répondre aux besoins que vous constatez ici?
M. Lymburner : Merci beaucoup, sénatrice, de votre question, que je trouve d’ailleurs excellente. De toute évidence, la pandémie nous a montré que nous étions tous dans la même situation. C’est l’un des rares dossiers où nous pouvons collaborer avec nos collègues — l’évolution et l’avenir du travail, la mise en place d’un système hybride, tout cela s’est produit en même temps, au même rythme, pratiquement partout dans le monde. Évidemment, en matière de soutien bilingue, le gouvernement canadien ne peut pas se comparer à tous les pays, mais nous savons que certaines organisations fonctionnent dans des conditions similaires. Nous avons mentionné le Parlement européen, les Nations unies et, comme je l’ai dit, nous avons travaillé avec l’Université de Marseille. Nous avons reçu environ 28 études. Vous avez tout à fait raison : les conditions et les analyses comparatives que nous sommes en mesure d’examiner proviennent non seulement d’études locales ou menées au Canada ou aux États-Unis, mais aussi d’études réalisées un peu partout dans le monde, et nous essayons d’en dégager des pratiques exemplaires.
Dans certaines régions, les incidents étaient assez semblables à ceux que nous connaissons. Dans d’autres, ils étaient un peu moins fréquents, et notre équipe s’entretient avec nos homologues de ces pays pour essayer d’en comprendre la raison. Parfois, c’était parce qu’ils ne procédaient pas de la sorte. Comme nous l’avons récemment constaté dans certaines réunions, il arrive que des témoins se trouvent à deux coins de rue d’ici, mais ils choisissent quand même de témoigner à partir de leur bureau, sans porter un casque d’écoute adéquat. Dans certains pays, les témoins sont tenus, dans la mesure du possible, de comparaître en personne.
Chose certaine, nous n’avons pas fini d’apprendre. M. Ball et moi-même, ainsi que mes autres collègues derrière moi, avons nommé un directeur qui s’occupe uniquement de la santé et de la sécurité pour appuyer les deux Chambres. Nous parcourons le monde pour découvrir des pratiques exemplaires que nous pouvons appliquer, et je dirais que ce n’est pas seulement dans le domaine de l’interprétation parce que la technologie évolue, elle aussi, rapidement. Par exemple, l’accès à Internet par satellite, qui posait des problèmes il y a quelques mois, commence maintenant à s’améliorer. Les services s’améliorent également du point de vue de la bande passante et de la connexion. Vous avez ainsi la possibilité d’entendre des témoins, disons, du Nord, alors qu’il y a quelques mois, cela aurait été très difficile. Il en résulte aussi des changements sur le plan de la transmission du son, et nous travaillons avec les meilleurs experts du monde. Je vous remercie de votre question.
La présidente : Je vous remercie. Y a-t-il d’autres questions, chers collègues? Je regarde l’heure.
[Français]
Je vous remercie beaucoup, messieurs Lymburner et Ball, pour les explications. Sénateur Boehm, merci d’avoir soulevé la question. C’est toujours un plaisir de vous recevoir et d’entendre vos explications sur les différents enjeux qui font que l’on fonctionne mieux comme entreprise, comme Sénat. Merci beaucoup.
[Traduction]
Chers collègues, le prochain point à l’ordre du jour concerne une question qui a été soulevée par notre collègue, l’honorable sénateur Carignan, au sujet du budget de frais de subsistance pour logement privé.
Sénateur Carignan, je crois comprendre que vous souhaitez proposer la motion suivante :
Que le sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités soit chargé d’examiner l’allocation journalière pour les résidences privées afin de déterminer si un ajustement est nécessaire pour 2024-25;
Que le sous-comité présente son rapport final au Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration au plus tard le 31 mars 2024.
Y a-t-il des questions à ce sujet, chers collègues? Dans la négative, vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?
Des voix : D’accord.
La présidente : C’est adopté.
[Français]
Le prochain dossier est celui qui touche le rapport du comité directeur sur les efficiences pour les réunions de sous-comités et de groupes de travail. Shaila Anwar, greffière adjointe de la Direction des comités, est avec nous ce matin et pourra nous assister sur ce point, si cela est nécessaire.
Chers collègues, j’ai l’honneur de présenter le 23e rapport du Sous-comité de l’ordre du jour et de la procédure concernant les scénarios pour réduire le nombre de réunions des sous-comités et des groupes de travail.
Honorables sénateurs, le rapport qui vous est présenté découle d’une demande que le comité directeur a reçue de la part des leaders et des facilitateurs du Sénat et qui s’inscrit parfaitement dans le cadre de l’initiative d’examen de l’efficience. L’objectif est de trouver des moyens de rendre les réunions plus efficaces afin de réduire la durée et le nombre des réunions sans empêcher les discussions importantes traitant des décisions clés.
Avant de soumettre nos recommandations aux membres de CIBA, j’ai fait parvenir un courriel aux leaders et aux facilitateurs des différents groupes. Dans cette communication avec les leaders et les facilitateurs, j’ai présenté les trois options qui sont dans notre rapport.
La première proposition vise à mettre en œuvre un calendrier fixe pour les réunions de CIBA et de ses sous-comités et d’établir des ordres du jour prévisionnels annuels.
La deuxième proposition vise à mener un projet pilote introduisant le concept d’ordre du jour consenti et d’ajouter une section qui serait intitulée « Pour information seulement ».
La troisième proposition vise à fusionner et à modifier les mandats et la composition de certains sous-comités et groupes de travail. Nous proposons les regroupements suivants : le comité directeur et le Sous-comité des communications, le Sous-comité sur les ressources humaines et le Sous-comité sur la diversité et le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités et le groupe de travail sur la carte de crédit.
Il nous resterait donc quatre comités : comité directeur et des communications, ressources humaines et diversité, SEBS et cartes de crédit, et Sous-comité sur la vision et le plan à long terme. Il nous resterait deux groupes de travail, environnement et œuvres d’art et patrimoine.
Vous avez le rapport, on propose un projet pilote pour ce qui concerne l’ordre du jour prospectif, on propose également des projets pilotes pour l’ordre du jour consenti et les points pour information. On explique dans le rapport comment on procéderait, et ensuite on parle de la fusion des travaux de certains comités qui ont des mandats qui se ressemblent et de la révision des mandats.
À la fin de l’exercice, on vous propose comme recommandations que votre comité recommande que la proposition numéro 1 soit mise en œuvre immédiatement, car il s’agit d’une mesure administrative qui garantirait un fonctionnement plus efficace et plus équitable pour tous les sous‑comités et GTC de CIBA.
Votre sous-comité recommande que la proposition 2 soit mise en œuvre dans le cadre d’un projet pilote afin que les membres et le personnel puissent apporter les ajustements nécessaires aux plans de travail et aux processus et que les membres de CIBA et des sous-comités soient invités à fournir une rétroaction et des commentaires d’ici mars 2024 afin de suivre les avantages et les défis mis en œuvre de cette proposition.
Troisièmement, votre sous-comité recommande que CIBA poursuivre la discussion et l’étude de l’option 3 avec la fusion des comités et des groupes de travail. En même temps qu’on fait cet exercice, on cherche aussi à établir un ordre du jour des réunions pour que les réunions des sous-comités de CIBA se rencontrent pendant que le Sénat siège le mardi, le mercredi et le jeudi alors que les groupes de travail se rencontreraient les lundis, vendredi ou les semaines de session où le Sénat ne siège pas.
Alors, je vous ai donné quand même rapidement un aperçu du travail qui est fait de ce côté. On vous demande de réfléchir à ce sujet et de fournir vos commentaires; vous avez plus de détails à l’intérieur de la note de service. Je ne voulais pas la lire parce qu’elle est longue, vous avez eu du temps pour la lire.
S’il y a des commentaires ou des suggestions relativement à ce qui est proposé, on peut en discuter ce matin et voir où cela nous mène. Alors, merci.
[Traduction]
La sénatrice Boyer : J’ai été consternée de lire que le Sous-comité sur les ressources humaines et le Sous-comité sur la diversité seraient fusionnés, et je m’y oppose farouchement parce que les questions que nous abordons au Sous-comité sur la diversité sont des enjeux très uniques qui touchent tout particulièrement les Autochtones, les Noirs et d’autres groupes vulnérables. Je crois que si nous fusionnons ce sous-comité avec celui des ressources humaines, ces questions seront intégrées aux dossiers courants, et je m’y oppose complètement.
La présidente : Merci, sénatrice.
Y a-t-il d’autres questions ou observations à ce sujet ou sur toute autre proposition?
Le sénateur Plett : J’ai des réserves, mais je ne dis pas que je m’y oppose. Il s’agit d’étudier cette option ou peu importe ce que vous proposez en ce moment. Il n’y a rien de mal à cela. Par contre, je ne suis pas favorable à ce que les comités ou les sous-comités se réunissent lorsque le Sénat siège. Nous sommes de moins en moins nombreux. Je pense que nous devrions poursuivre avec le même système jusqu’à la prochaine législature et que ce genre de décisions devraient être prises au début plutôt qu’à la fin d’une législature.
Au nom du groupe parlementaire conservateur, je m’oppose à ce que les comités siègent en même temps que le Sénat. Il faut que nos sénateurs soient présents sur le parquet lorsque le Sénat siège.
La présidente : Je suis désolée; je ne voulais pas dire pendant les heures de séance du Sénat, mais bien pendant les semaines où nous sommes ici, à Ottawa. Donc les créneaux horaires...
Le sénateur Plett : Je suis désolé. J’ai mal compris, dans ce cas.
La présidente : Je vous présente mes excuses.
Nous nous réunissons aux deux semaines. Plus précisément, le comité CIBA se réunit toutes les deux semaines, le jeudi. Ainsi, la plage horaire de 9 heures à 11 heures serait réservée ce jour-là pour le comité CIBA et, la semaine d’après, pour les autres comités. De cette façon, les sous-comités du comité CIBA pourront se réunir à un moment précis. L’un des problèmes que nous avons rencontrés au cours des derniers mois tenait justement au fait que nous n’avions pas d’horaire fixe pour les réunions. Nous devions donc reporter sans cesse des points parce que tous les créneaux horaires étaient déjà pris, et notre personnel avait de la difficulté à organiser ces réunions.
Le sénateur Plett : Je suis tout à fait d’accord.
Je pense un peu le contraire de ce que la sénatrice Boyer a dit à propos de la fusion. Selon moi, les comités sont encore maîtres de leur destinée, et si les sous-comités sur la diversité et les ressources humaines sont fusionnés, ils pourront décider des questions à étudier au cours d’une semaine donnée. S’il s’agit de questions relatives à la diversité, ils pourront y consacrer une réunion entière.
Il reste que nous avons trop de sous-comités à l’heure actuelle, et c’est le problème que vous essayez de régler. Pour y arriver, il faudra fusionner certains comités. J’appuie donc cette proposition.
La présidente : Merci, sénateur Plett.
La sénatrice Seidman : En ce qui concerne la deuxième proposition — c’est-à-dire votre projet pilote visant à envoyer à l’avance les points à l’ordre du jour qui seront présentés à titre d’information lors d’une réunion —, je trouve que c’est une excellente idée, tout comme d’ailleurs les autres propositions.
En général, lorsque nous sommes saisis de tels points dans le cadre de nos réunions, nous n’avons pas de mesures à prendre, mais nous pourrions avoir des observations à formuler à leur sujet. Comment procéderiez-vous en pareil cas? Y aurait-il encore un point distinct à l’ordre du jour pour les observations ou les questions à cet égard?
La présidente : Je vais expliquer ce qu’il en est. Cela vaut aussi pour les résolutions en bloc. Au début de la réunion, vous aurez toujours l’occasion de retirer tout ce que vous voudrez de l’ordre du jour parmi la liste des points à titre d’information ou des résolutions en bloc afin d’en discuter au cours de la réunion. Je vous poserai toujours la question. Si, à un moment donné, vous dites vouloir parler de tel ou tel point, c’est ce que nous ferons. Le point figurera à la fin de l’ordre du jour, mais il fera l’objet d’une discussion. Si nous n’avons pas le temps d’en discuter pendant la réunion, nous le ferons la prochaine fois, mais il y aura un suivi.
La sénatrice Seidman : D’accord. Je vous remercie. C’est utile.
Par ailleurs, j’aimerais parler brièvement de l’historique du Sous-comité sur la diversité et de la Direction des ressources humaines.
Le dossier de la diversité à la Direction des ressources humaines a beaucoup évolué au cours des dernières années. En fait, les choses ont énormément évolué. Aujourd’hui, la Direction des ressources humaines est dotée de personnes désignées qui s’occupent du volet diversité au Sénat. Ces employés ont une grande responsabilité, mais aussi une énorme capacité. Ils gèrent ces questions en permanence pour le Sénat.
Je ne trouve pas si alarmant de parler de fusionner ces deux sous-comités. À mon avis, le Sous-comité sur la diversité — et il y avait aussi un comité consultatif sur la diversité — a fait du bon travail. Il s’est bien acquitté de ses tâches. Aujourd’hui, une grande partie de ce travail est pris en charge par des spécialistes au sein de la Direction des ressources humaines. Je tenais simplement à exposer brièvement l’historique et le contexte de cette question. Je ne m’oppose pas à cette fusion. Je vous remercie.
La présidente : Merci, sénatrice Seidman.
[Français]
La sénatrice Saint-Germain : Il me semble qu’il y a un élément manquant dans l’analyse en ce qui concerne l’efficacité. C’est la stabilité des membres des sous-comités, ce qui m’amène à contester fondamentalement cette décision d’avoir, çà et là, une fois de temps en temps, un membre ou un autre d’un autre groupe qui soit membre des sous-comités.
Je veux plaider en particulier pour le Sous-comité sur les ressources humaines. Nous savons tous qu’il discute de questions de ressources humaines sensibles et complexes, pour lesquelles souvent, nous passerons plus d’une réunion sur le même dossier. En ce qui me concerne, je proposerais que cette pratique ne s’applique plus dorénavant au Sous-comité sur les ressources humaines d’une part, et d’autre part, s’il devait y avoir fusion entre le Sous-comité sur les ressources humaines et le Sous-comité sur la diversité, cette fusion ne soit pas en vigueur avant le 1er avril prochain, parce que nous avons des dossiers en cours pour lesquels je crois que seuls les membres actuels devraient être autorisés à siéger au sein du sous-comité.
La présidente : Merci, sénatrice Saint-Germain. C’est noté.
Le sénateur Forest : J’ai une question opérationnelle. Si on fait une fusion entre le groupe de travail et le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités (SEBS), je pensais au comité avec le mandat qu’on vient d’avoir. Si on intègre les cartes de crédit et les évaluations relatives à la télédiffusion, comment pourrons-nous intégrer la composition, le nouveau mandat? Parce que ça modifie le mandat des comités qui sont fusionnés. Est-ce qu’il y aura une nouvelle résolution de la part de CIBA pour modifier le mandat et la composition?
La présidente : En fait, sénateur Forest, c’est une excellente question. Pour chacun des comités, on va vous demander de revoir vos mandats. Vous allez recevoir des propositions sur le travail à faire.
Cependant, il y a aussi le moment où vous allez travailler sur certains dossiers. Il va y avoir aussi un ordre du jour qui va y être associé. Parce que dans les notes, vous avez tout ce qui est relatif aux ordres du jour, qui sont prévisionnels. Donc vous auriez aussi des périodes dans l’année où vous discuteriez de certains sujets.
Par conséquent, oui, les mandats seront révisés et tiendront compte de recommandations qui vous seront soumises, et vous pourrez en discuter à l’intérieur de votre comité, en plus des ordres du jour prévisionnels pour rééquilibrer la charge de travail. Par exemple, le comité SEBS, selon notre compréhension, est un comité qui devrait se réunir trimestriellement et non pas...
Le sénateur Forest : Annuellement.
La présidente : Ad hoc; parfois vous allez vous réunir trois ou quatre semaines de suite et après, il n’y a pas de réunion pendant quatre ou cinq mois. Donc, il y aurait une prévisibilité dans les ordres du jour avec lesquels vous retravailleriez. Par conséquent, dans le cadre de l’exercice que l’on fait ici, il s’agit de revoir les mandats. Je ne sais pas si je réponds à votre question.
Le sénateur Forest : En fait, les mandats seront-ils resoumis à CIBA?
La présidente : C’est cela.
Le sénateur Forest : D’accord, merci.
La présidente : Je voudrais ajouter à la préoccupation —
[Traduction]
Pour revenir à ce que vous disiez, sénatrice Boyer, nous avons songé notamment à diviser, disons, en deux parties le programme du Sous-comité sur les ressources humaines, de sorte qu’une réunion porte sur les questions relatives aux ressources humaines et une autre sur les questions relatives à la diversité. De cette manière, nous ne perdons pas de vue le dossier de la diversité en accordant la priorité aux questions de ressources humaines.
Je pense qu’il est possible de trouver une solution, mais encore une fois, je comprends votre opposition. Nous garderons cela à l’esprit, mais nous voulons examiner différentes options, et je pense que c’est la direction que nous prendrons dans ce dossier.
La sénatrice Boyer : À condition que l’un des sous-comités ne soit pas supplanté par l’autre.
La présidente : Tout à fait.
La sénatrice Boyer : Je vous remercie.
La présidente : Nous comprenons le problème.
La sénatrice Coyle : Merci beaucoup. Si je comprends bien, vous recommandez les deux premières propositions. Vous ne recommandez pas nécessairement la troisième. Vous nous invitez à en discuter et à en débattre, n’est-ce pas? J’aimerais le savoir parce que j’ai moi aussi des réserves, et je suis ici pour représenter la sénatrice Moodie. C’est la dernière chose qu’elle voudrait — je pense qu’elle est ouverte à l’idée de fusionner les sous-comités, mais pas au point que l’un soit submergé ou englouti par l’autre.
Quelles seront les prochaines étapes en ce qui concerne cette troisième proposition, qui n’a pas encore été recommandée? Nous en discutons quelque peu ici, mais que proposez-vous d’autre? Je pense que vous avez demandé que les observations écrites soient examinées avant la prise de décision. C’est ce que j’aimerais savoir.
La présidente : Madame Anwar, je vais vous demander de répondre à cette question.
Shaila Anwar, greffière adjointe, Direction des comités, Sénat du Canada : Sénatrice, je pense que les greffiers informeront chacun des sous-comités lorsque le comité CIBA aura adopté cette proposition. Nous avons reçu l’instruction d’examiner le mandat, de faire des recommandations et de voir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas.
Selon moi, il faudrait commencer par les sous-comités, et la recommandation veut que les sous-comités présentent des propositions. Je crois que cela se fera dans les mois à venir, avant la fin du mois de mai ou le mois de mars. Ensuite, je présume que la discussion aura lieu de nouveau ici.
Le sénateur Quinn : Je constate que le comité sur les cartes de crédit a été créé pour examiner une question très précise. Il a donc une durée de vie limitée. Je ne suis pas sûr qu’il faille y consacrer beaucoup de temps. Son mandat était censé prendre fin en juin dernier, mais nous l’avons prolongé, à mon grand regret, jusqu’en juin 2024. C’est à cette date que son travail devrait être achevé.
La présidente : D’accord.
Le sénateur Quinn : Les choses avançaient à pas de tortue. Le sénateur Downe a maintenant pris ma place au sein de ce comité, mais j’ai fait beaucoup de travail pendant l’été, et il m’a semblé que les questions étaient bien délimitées.
Tout ce que je dis, c’est que je ne vois pas pourquoi nous envisagerions une fusion entre ce comité et un autre. Laissons-le terminer son travail. Laissons-le modifier la date de dépôt du rapport. Son travail doit être presque terminé à ce stade-ci.
La présidente : Nous sommes d’accord. Il s’agissait simplement d’établir l’horaire des réunions pour votre groupe. C’est pourquoi nous disons qu’en cas de fusion avec le sous‑comité SEBS, ce point sera réglé. Par conséquent, il s’agit davantage d’un point de discussion que d’un groupe de travail, mais nous sommes tout à fait disposés à terminer le travail à cet égard.
Le sénateur Quinn : En ce qui a trait à l’observation de la sénatrice Boyer, je siège à ces deux sous-comités et je n’ai pas décelé ou remarqué de problèmes parce que chacune des discussions est tout à fait distincte et importante. Encore une fois, je ne me souviens pas d’avoir rencontré ou constaté des problèmes avec la direction de notre comité, nos présidents, concernant l’organisation des réunions. Nous avons tous fait preuve de souplesse pour répondre à ces exigences.
Je ne sais pas s’il y a un problème de traduction — je l’ignore —, mais j’ai l’impression que nous nous aventurons un peu dans le domaine de la microgestion; c’est probablement dû à mon manque d’expérience, mais je trouve tout cela fascinant. Voilà ce que j’avais à dire.
Le sénateur Francis : Je suis un peu le petit nouveau ici. Je veux appuyer ce qu’a dit la sénatrice Boyer dans son intervention. Les questions de diversité revêtent une grande importance dans le cadre de nos activités. Quelle que soit la manière dont nous procédons, il est important que ces questions ne soient pas éclipsées par celles liées aux ressources humaines. Je tenais à faire cette brève observation.
Mme Anwar : Pour répondre à votre question, sénateur Quinn, nous nous efforçons de réduire la microgestion au bénéfice des sénateurs et de leur personnel. Par exemple, il arrive qu’il faille envoyer entre 60 et 70 courriels pour fixer une date et une heure qui conviennent à l’ensemble des membres du comité. Plusieurs sénateurs reçoivent ce genre de courriels, mais c’est généralement le personnel qui s’en charge, et il s’agit d’un processus assez fastidieux.
J’ai préparé un tableau indiquant les membres du CIBA en date de lundi. Le CIBA se compose d’un grand caucus et de trois petits caucus, en plus des comités directeurs et des présidents d’autres comités. On observe par ailleurs que certains sénateurs siègent également sur quatre autres comités.
Je me souviens d’une semaine en novembre ou décembre où se tenait une réunion du sous-comité SEBS une journée, une réunion du Sous-comité sur la Vision et le Plan à long le lendemain, et une réunion du CIBA le surlendemain. Je crois que les sénateurs concernés ont reçu une masse de courriels s’étalant sur 90 ou 100 pages.
Je n’ai absolument pas le temps de décortiquer une telle quantité de renseignements, et j’ai l’impression que tel est également le cas pour les sénateurs. Nous essayons donc de réduire ces irritants administratifs afin de vous faire économiser du temps.
Si certains sénateurs ne reçoivent pas tous ces courriels superflus, j’en suis ravie, mais je pense que c’est le cas pour la plupart d’entre vous. Réduire les tracasseries administratives, voilà donc notre objectif.
Le sénateur Quinn : Pour ma part, je peux vous confirmer que je ne reçois pas tous ces courriels encombrants.
Mme Anwar : Nous faisons de notre mieux pour réduire la circulation de ce type de courriels.
Le sénateur Quinn : Je tiens à vous féliciter pour votre bon travail. Je suis conscient du grand nombre de comités et de sous‑comités. Il n’est pas nécessaire d’être membre de CIBA pour siéger sur un sous-comité. Nous devons en tirer un meilleur parti. Bien franchement, ce n’est pas parce que je suis membre de CIBA et que je siège sur deux sous-comités que je dois nécessairement me présenter à chaque séance. En cela, je suis d’accord avec ce qu’a dit le sénateur Downe.
Je pense que nous aurions avantage à permettre à des personnes qui ne sont pas membres du CIBA de siéger aux sous‑comités du CIBA. Ce n’est évidemment qu’une observation.
La présidente : C’est un bon point, et je conviens que ce sont des questions dont nous devons discuter.
L’un des éléments importants que Mme Anwar a mentionnés, je crois, est que nous avons demandé à l’Administration du Sénat de réfléchir à des moyens pour réaliser des gains d’efficience. Le comité est par exemple peu efficace dans sa manière de travailler avec ses sous-comités et son groupe de travail. C’est la raison pour laquelle nous cherchons à réaliser des gains d’efficience dans les activités qui demandent beaucoup de ressources.
Par ailleurs, il nous a été demandé de limiter le nombre total des ETP. Par conséquent, chaque fois que nous créons un sous‑comité ou un groupe de travail, la charge de travail de chacun s’en trouve alourdie. Ce sont des facteurs importants à prendre en compte.
Nous allons prendre en considération les renseignements que nous avons entendus ce matin à propos des questions de diversité et de la présence de non-membres au sein des ressources humaines.
Je vais lire le texte de la motion, mais en gardant à l’esprit que les deux points que je viens de mentionner et qui doivent être pris en considération n’y figurent pas. La motion se lit comme suit :
Le sous-comité recommande que la proposition 1 soit mise en place immédiatement, car il s’agit d’une mesure administrative visant à améliorer l’efficacité et l’équité pour l’ensemble des sous-comités et des groupes de travail du CIBA;
Le sous-comité recommande que la proposition 1 soit mise en place sur la base d’un projet pilote afin que les membres du comité et le personnel puissent avoir le temps d’adapter les plans de travail et les processus;
Il est dit que le CIBA et les membres du sous-comité pourraient être invités à fournir de la rétroaction et des observations pour évaluer les avantages et les défis de la mise en place de l’ensemble des éléments de cette proposition. Nous avons proposé une date butoir d’ici mars 2024, mais comme nous sommes conscients que ce délai est très court, nous proposons juin 2024.
Et enfin :
Votre sous-comité recommande au CIBA et aux sous-comités de poursuivre les discussions et l’étude de l’option 3, laquelle prévoit la fusion des sous-comités et des groupes de travail, ainsi que l’évaluation des mandats.
Puis-je avoir un motionnaire pour cette proposition, en gardant à l’esprit les deux autres points que j’ai précisés?
La sénatrice Saint-Germain : J’en propose l’adoption.
[Français]
La présidente : Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?
Des voix : Oui.
La présidente : La motion est adoptée. Merci.
[Traduction]
Le point suivant concerne les résultats du sondage d’automne sur le plan d’action.
[Français]
Je vais demander à David Vatcher, directeur de la Direction des services d’information, et à Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, qui sont aussi présents dans la salle ce matin, de répondre aux questions si cela est nécessaire.
Je tiens à remercier l’Administration pour son travail dans ce dossier et je vous félicite pour les résultats qui sont très positifs.
Madame Legault, vous pouvez considérer que nous avons pris connaissance des résultats ainsi que du plan d’action. Pouvez‑vous nous résumer les résultats du sondage ainsi que les prochaines étapes à venir?
[Traduction]
Pascale Legault, dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration, Sénat du Canada : À l’automne 2023, les sénateurs et leur personnel ont été invités à participer à un sondage visant à déterminer leur niveau de satisfaction à l’égard des services fournis par l’Administration du Sénat.
Nous tenons d’abord à remercier tous ceux et celles qui ont pris le temps de nous faire part de leurs commentaires par rapport à nos services.
Le sondage portait sur trois points : l’expérience générale des sénateurs et de leur personnel par rapport à nos services; la rapidité d’intervention; l’efficacité de la résolution des problèmes. Au total, nous avons reçu 59 réponses; 20 réponses de la part de sénateurs, et 39 réponses de la part de membres du personnel.
Bien que cela ne représente que 15 % du nombre total de répondants, certains bureaux ont décidé de désigner une personne pour répondre au sondage au nom de toute leur équipe, de sorte que cet échantillon est sans doute légèrement plus représentatif qu’il n’y paraît.
Nous avons le plaisir de vous annoncer que les résultats généraux du sondage sont très positifs. Sur les 12 directions de l’Administration du Sénat concernées par le sondage, 10 directions respectent ou surpassent les attentes chez plus de 90 % des personnes interrogées. Le sondage a également identifié des domaines dans lesquels l’Administration pourrait améliorer ses services, notamment le temps d’attente avec le Centre de services des TI, et la transition à l’interne vers Unit4 pour le traitement des demandes de remboursement des dépenses.
Après avoir analysé les résultats du sondage, chaque direction a proposé des mesures ciblées pour donner suite à la rétroaction. Le rapport que vous trouverez dans votre trousse contient un résumé des résultats du sondage, ainsi que la liste des mesures ciblées.
Je peux également confirmer que l’Administration du Sénat a déjà mis sur pied plusieurs mesures concrètes en réponse aux commentaires que nous avons reçus. Il s’agit notamment de la réaffectation du personnel responsable du traitement des demandes. Comme je l’ai dit, il n’y aura pas de nouvelles embauches d’ETP; il s’agit uniquement d’une réaffectation du personnel. Nous avons mis en place un service de réservation en ligne géré par le Centre de services des TI, et nous offrons également des occasions de formation supplémentaire axée sur les améliorations qui ont été apportées à Unit4.
En ce qui concerne les prochaines étapes, nous souhaitons transmettre les résultats du sondage et le plan d’action à l’ensemble des sénateurs et de leur personnel. Nous allons bien sûr continuer à mesurer la satisfaction à l’égard de nos services. Cependant, nous allons veiller à ce que nos prochains sondages soient beaucoup plus ciblés et succincts, selon l’écho que nous avons eu de la part des répondants.
Nous sommes maintenant à votre entière disposition pour répondre à toutes vos questions.
La présidente : Je vous remercie, madame Legault. Cette séance tire à sa fin et il nous reste un certain nombre de points à aborder. Quoi qu’il en soit, nous sommes ouverts à poursuivre cette discussion, et si certains d’entre vous souhaitent aborder ces questions lors d’une prochaine séance, ce sera possible.
Le sénateur Tannas : Merci pour votre ouverture, madame la présidente. J’ai une petite question concernant le fonctionnement des consultations en ligne. S’agit-il d’une sorte de système de billetterie qui permet à l’utilisateur de recevoir une notification lorsque sa demande a été traitée? Est-ce bien cela?
Mme Legault : Pas tout à fait. Nous disposons d’un système de billetterie en cas d’appel. La consultation en ligne est destinée aux personnes qui ont besoin d’un service qui n’est pas nécessairement urgent. On parle par exemple de l’installation d’un nouveau mobilier ou de nouveaux équipements dans un bureau. La personne peut fixer un rendez-vous à 14 heures par exemple. De cette manière, il est possible d’effectuer une réservation en ligne plutôt que d’attendre un service qui n’est pas urgent. La demande sera prise en charge à un moment qui convient au bureau du sénateur, dès qu’un employé est disponible. Cette procédure permet ainsi aux sénateurs et aux membres de leur personnel d’éviter d’attendre en ligne inutilement.
La présidente : Je vous remercie. Y a-t-il d’autres questions ou commentaires?
Je tiens à ajouter que les services fournis par l’équipe des TI sont exceptionnels. Par contraste, lorsque vous essayez d’appeler Bell, on vous répond qu’il faut attendre environ 20 minutes avant de pouvoir être servi. Au Sénat, les techniciens prennent en charge votre ordinateur et effectuent toutes les réparations nécessaires pendant que vous travaillez. Ce n’est pas toujours aussi rapide que nous le souhaiterions, mais je pense que nous bénéficions d’un service exceptionnel de la part des TI et de l’ensemble du personnel qui travaille avec nous.
Le sénateur Dalphond : Effectivement. Communiquer avec Bell, c’est inévitablement se faire répondre : « Votre appel est important pour nous. ».
La présidente : Tout à fait.
Nous allons maintenant aborder le point 8.
Le sénateur Forest : D’ailleurs ce matin, Bell a annoncé la suppression de 10 % de ses effectifs.
La présidente : Cela signifie donc que leurs clients vont devoir attendre une demi-heure de plus.
Chers collègues, nous allons passer au volet « autres affaires » du segment public de la séance. En fait, un seul point nous a été présenté, et nous allons donc l’étudier en comité. Il s’agit de l’utilisation des téléphones jetables lors de déplacements à l’étranger. Cette pratique s’inscrit dans le cadre du protocole associé aux restrictions imposées au Sénat, qui, je le rappelle, sont différentes des restrictions imposées à l’autre endroit. Nous allons donc nous pencher sur ce point et présenter nos conclusions au Comité.
Y a-t-il d’autres points à aborder dans le cadre du volet « autres affaires »? Sur ce, chers collègues, nous allons suspendre la séance pour passer à huis clos.
(La séance se poursuit à huis clos.)