LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L'ADMINISTRATION
PROCÈS-VERBAL
OTTAWA, le jeudi 8 février 2024
(31)
[Français]
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui à 9 h 01, dans la pièce C-128 de l’édifice du Sénat du Canada, sous la présidence de l’honorable Lucie Moncion (présidente).
Membres du comité présents : Les honorables sénateurs Boehm, Boyer, Carignan, c.p., Coyle, Dalphond, Forest, Francis, Loffreda, MacDonald, Moncion, Moodie, Plett, Quinn, Saint-Germain, Seidman, et Tannas (15).
Autre sénateur présent : L’honorable sénateur Cardozo (1).
Participent à la réunion : Pascale Legault, dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration; Gérald Lafrenière, greffier du Sénat et greffier des Parlements par intérim et dirigeant principal des services législatifs; Philippe Hallée, légiste et conseiller parlementaire; hauts fonctionnaires du Sénat et autres employés de soutien.
TÉMOINS :
L'honorable sénateur Éric Forest, président, Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités;
Shaila Anwar, greffière adjointe, Direction des comités;
Nathalie Charpentier, contrôleuse et dirigeante principale adjointe des finances, Direction des finances et de l'approvisionnement;
Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, Direction des finances et de l'approvisionnement;
Matthew Ball, vice-président, Service au Parlement et interprétation, Bureau de la traduction;
Jean-François Lymburner, président-directeur général, Bureau de la traduction.
Ernst & Young s.r.l./S.E.N.C.R.L. :
Suzanne Gignac, associée, Certification;
Niguel Givogue, chef d'équipe senior, Service de certification.
Conformément au paragraphe 12-7(1) du Règlement du Sénat, le comité poursuit son étude des questions financières et administratives concernant l’administration interne du Sénat.
Les sénateurs se sont présentés.
CIBA/2024-02-08/342(P) — Adoption du Procès-verbal du 14 décembre 2023 (public)
Le comité examine le procès-verbal du 14 décembre 2023 (public).
L’honorable sénateur Quinn propose que le procès-verbal du jeudi 14 décembre 2023 (public) soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2024-02-08/343(P) — Rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités — États financiers audités
Le président du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités, l’honorable sénateur Forest, présent le vingt-quatrième rapport du sous-comité :
Le jeudi 8 février 2024
Le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets des comités du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration a l’honneur de présenter son
VINGT-QUATRIÈME RAPPORT
Votre sous-comité a revu les états financiers du Sénat du Canada pour l’année terminée le 31 mars 2023 ainsi que le rapport des résultats de l’audit. Cet audit a été effectuée conformément aux normes d’audit généralement reconnues du Canada par des professionnels de la firme Ernst & Young, LLP.
Cet audit a donné lieu à un rapport sans réserve de l’auditeur dans lequel on peut lire que les états financiers donnent, à tous égards importants, une image fidèle de la situation financière du Sénat au 31 mars 2023 ainsi que des résultats de son exploitation et de ses flux de trésorerie conformément aux normes comptables canadiennes pour le secteur public.
Votre sous-comité recommande l’approbation des états financiers audités et qu’ils soient déposés au Sénat.
Respectueusement soumis,
Le président
ÉRIC FOREST
L'honorable sénateur Forest fait une déclaration.
Suzie Gignac fait une déclaration puis, avec Pierre Lanctôt, répond aux questions.
À 9 h 14, la séance est suspendue.
À 9 h 15, conformément à l'article 12-16. (1), le comité reprend ses travaux à huis clos.
À 9 h 25, la séance est suspendue.
À 9 h 27, le comité reprend ses travaux en séance publique.
Après débat, l’honorable sénateur Forest propose :
Que le vingt-quatrième rapport soit adopté et les états financiers soient déposés au Sénat et que, conformément à la répartition des responsabilités entre CIBA et le Comité permanent de l’audit et de la surveillance (AOVS), le rapport interne sur les points saillants des états financiers audités pour l'exercice terminé le 31 mars 2023 et les états financiers relatifs à l’exercice clos le 31 mars 2023, ainsi que les résultats de l’audit pour l’exercice clos le 31 mars 2023 soient partagés avec les membres du comité AOVS.
La question, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2024-02-08/344(P) — Rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités — Budgets de frais de subsistance
Le président du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités, l’honorable sénateur Forest, présente le vingt-troisième rapport du sous-comité :
Le jeudi 8 février 2024
Le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités (SEBS) du Comité permanent de la Régie interne, des budgets et de l’administration (CIBA) a l'honneur de présenter son
VINGT-TROISIÈME RAPPORT
CONTEXTE
Le 14 décembre 2023, CIBA a approuvé, dans le cadre de son rapport sur le budget principal des dépenses du Sénat, une hausse du budget des frais de subsistance des sénateurs et, par défaut, l’élimination du budget de frais de subsistance additionnel et du budget de séance supplémentaire.
Votre sous-comité a considéré des options ayant trait aux frais de subsistance des sénateurs pour offrir plus de souplesse aux sénateurs et mieux répondre à leurs besoins. Le présent rapport vise à complémenter la décision budgétaire et proposer des changements subséquents à la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs (PGBS) visant à :
- fixer le tarif maximum par nuitée pour l’hébergement commercial dans la Région du Parlement à 275 $ et remplacer le calcul du tarif maximum par nuitée par le coût par nuitée moyen d’un séjour;
- si c’est plus économique, imputer le coût d’un séjour d’une fin de semaine dans la Région du Parlement entre deux semaines de séances parlementaires au système de points de déplacement, en déduisant un point plutôt que d’imputer les dépenses au budget de base des frais de subsistance.
ANALYSE ET CHANGEMENTS À LA PGBS
Tarif maximal par nuitée pour l’hébergement commercial
Selon la PGBS, le coût de l’hébergement par nuitée (dans une chambre d’hôtel ou de motel, une maison de chambres ou autre établissement commercial) lorsque les sénateurs sont en déplacement dans la Région du Parlement est remboursé selon le montant maximum par nuitée, établi par le comité CIBA.
Votre sous-comité a pris compte des préoccupations de certains sénateurs qui ont fait part de la difficulté qu'ils rencontrent actuellement pour obtenir un tarif journalier inférieur au tarif maximum par nuitée. Votre sous-comité recommande donc à CIBA d’augmenter le tarif maximum par nuitée de 250 $ à 275 $.
La règle actuelle du tarif journalier pose aussi problème. Certains hôtels imposent des tarifs différents par nuit (par exemple un tarif plus élevé pour la première nuit et un tarif plus bas pour la deuxième nuit, ou pour les nuits de fin de semaine). Bien que le tarif d'une nuitée puisse dépasser la limite de 250 $ fixée par la CIBA, le coût moyen sur plusieurs nuits peut rester inférieur au maximum de 250 $ par nuitée. Afin d’assurer une application équitable des règles mais reconnaissant que le prix peut varier selon les jours de la semaine, votre sous-comité a étudié l’option visant à modifier la méthode de calcul pour considérer le coût moyen de la nuitée lors d’un séjour dans la Région du Parlement.
Cette formule basée sur le coût moyen de la nuitée permettrait de compenser certaines hausses de coûts et de répondre aux difficultés consistant à trouver un hébergement commercial dans la Région du Parlement, dans les limites permises.
CHANGEMENTS À LA PGBS
Si la proposition est acceptée, les changements suivants en gras et soulignés devront être apportés à la PGBS :
7.2.6 Le CIBA fixe les taux ci-dessous de remboursement par le Sénat :
a. le montant maximum annuel pour les frais de subsistance dans la Région du Parlement;
b. le montant maximum moyen par nuitée pour l’hébergement commercial dans la Région du Parlement;
c. les indemnités pour l’hébergement privé à l’extérieur de la Région du Parlement;
d. les indemnités pour l’hébergement privé dans la Région du Parlement;
e. le taux par kilomètre parcouru au moyen d’un véhicule privé; et
f. les indemnités quotidiennes pour les repas et les faux frais.
7.9 Hébergement dans la Région du Parlement
7.9.1 Les sénateurs peuvent demander que les frais d’hébergement dans la Région du Parlement leur soient remboursés à même le budget pour frais de subsistance pour chacune des quatre catégories de frais suivantes :
a. nuitée (hébergement commercial ou privé) : en situation de déplacement, les frais d’hébergement (résidence privée, hôtel, motel, maison de chambres ou autre établissement commercial) sont remboursés au taux maximum moyen par nuitée d’un séjour fixé par le CIBA. Les sommes excédant le taux d’hébergement commercial maximum moyen par nuitée peuvent être approuvées au cas par cas par le CIBA.
SÉJOUR DANS LA RÉGION DU PARLEMENT PENDANT UNE FIN DE SEMAINE QUI SÉPARE DEUX SEMAINES DE SÉANCE
Selon la PGBS, un sénateur peut demeurer dans la Région du Parlement pendant une fin de semaine qui sépare deux semaines de séances parlementaires, à condition que le coût ne soit pas supérieur à l’aller-retour entre la résidence provinciale ou territoriale du sénateur et la Région du Parlement.
Le coût d’un séjour de fin de semaine (hébergement commercial et indemnités journalières) est imputé au budget de base de frais de subsistance même s’il est plus économique que de retourner à la résidence provinciale ou territoriale en vertu du Système de points de déplacement.
Votre sous-comité a pris compte des préoccupations de certains sénateurs à l’effet que cette approche ne soit pas équitable s’ils doivent passer plus de temps à Ottawa en raison de leur rôle de leadership ou s’ils restent dans la Région du Parlement pendant une fin de semaine entre deux semaines de séance parce qu’il est plus pratique de la faire et/ou plus économique que de retourner à leur résidence provinciale ou territoriale.
Votre sous-comité a considéré l’option qui permettrait que le coût des séjours de fin de semaine entre deux semaines de séances parlementaires, s’il est plus économique, soit imputé au système de points de déplacement en déduisant un point plutôt que d’imputer les dépenses au budget de base des frais de subsistance.
Cette proposition amènerait aux sénateurs plus de flexibilité pour répondre à leurs besoins et responsabilités tout en éliminant la pression supplémentaire sur leur budget de frais de subsistance.
CHANGEMENTS À LA PGBS
Si la proposition est acceptée, les changements suivants en gras et soulignés devront être apportés à la PGBS :
7.3.1 Les sénateurs se voient attribuer des points de déplacement au début de chaque exercice conformément au tableau 7.1.
Pour tout déplacement admissible, le nombre de points correspondant est retranché du solde de points du sénateur conformément à l’article 7.3.2. Les points inutilisés ne peuvent être reportés à un exercice ultérieur.
Tableau 7.1
TYPE POINTS OBSERVATIONS Régulier 64 Pour les sénateurs, les voyageurs désignés et les personnes à charge, pour un itinéraire ayant comme départ et destination la Région du Parlement et la résidence provinciale/territoriale du sénateur, ainsi pour tout déplacement à l’intérieur de la province ou du territoire du sénateur.
Pour le personnel des sénateurs, pour un itinéraire ayant comme départ et destination la Région du Parlement, et un endroit où le sénateur assume des fonctions parlementaires dans la province ou le territoire du sénateur, ainsi pour tout déplacement à l’intérieur de la province ou du territoire du sénateur.
Pour les sénateurs qui séjournent dans la Région du Parlement pendant une fin de semaine qui sépare deux semainesSpécial Des 64 points, 24 peuvent être utilisés pour un voyage spécial Pour les sénateurs, les voyageurs désignés et le personnel, vers toute destination au Canada en vue de l’exercice des fonctions parlementaires.
Pour les sénateurs et les voyageurs désignés, les déplacements pour prendre part à l’activité d’une association parlementaire conformément à l’article 7.5.2.International Des 64 points, quatre peuvent être utilisés pour des voyages à Washington, D.C. et New York, NY. En ce qui concerne les voyages internationaux, seuls les voyages à Washington, D.C., et à New York, NY sont permis. Ces déplacements seront comptabilisés en vertu du maximum de quatre points.
7.3.2 Chaque déplacement correspond à 0,5 point, et un aller-retour correspond à un point.
[…]
Il n’y aura aucune déduction de points pour un déplacement effectué par l’intermédiaire de VIA Rail lorsqu’aucune dépense d’hébergement n’y est associée. Lorsque le voyage génère des frais d’hébergement hors de la région du Parlement, la déduction de points s’appliquera.
[…]
7.3.4 Pour les séjours dans la Région du Parlement pendant une fin de semaine qui sépare deux semaines de séance conformément à l’article 7.10.4, 0,5 d’un point régulier sera déduit.
7.8.4 Seuls les frais de subsistance (indemnités journalières et frais d’hébergement) engagés dans la Région du Parlement par un sénateur dans le cadre de ses fonctions parlementaires peuvent être déduits du budget pour frais de subsistance sauf pendant une fin de semaine qui sépare deux semaines de séance conformément à l’article 7.10.4.
7.10.4 Un sénateur peut demeurer dans la région du Parlement pendant une fin de semaine qui sépare deux semaines de séance, à condition que le coût ne soit pas supérieur à l'aller-retour entre la résidence provinciale / territoriale du sénateur et la Région du Parlement. Les frais de subsistance encourus par les sénateurs sont déduits du budget central suivant le système des points de déplacement.
RECOMMANDATIONS
Compte tenu de ce qui précède, votre sous-comité recommande :
Que le tarif maximum par nuitée pour l’hébergement commercial dans la Région du Parlement soit augmenté à 275 $ et que le calcul soit remplacé par le coût par nuitée moyen d’un séjour;
Que le coût d’un séjour de fin de semaine dans la Région du Parlement entre deux semaines de séances parlementaires, s’il est plus économique que de retourner à sa résidence provinciale ou territoriale, soit imputé au système de points de déplacement en déduisant un point plutôt que d’imputer les dépenses au budget de base des frais de subsistance du sénateur;
Que les changements à la PGBS décrits dans ce rapport et reflétant ces décisions soient adoptés et entrent en vigueur le 1er avril 2024.
Respectueusement soumis,
Le président
ÉRIC FOREST
L'honorable sénateur Forest fait une déclaration.
Après débat, l’honorable sénateur Forest propose que le vingt-troisième rapport du sous-comité soit adopté.
La question, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2024-02-08/345(P) — Rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités — Contrats à fournisseur unique avec la Chambre des communes
Le président du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités, l’honorable sénateur Forest, présente le vingt-cinquième rapport du sous-comité du budget des dépenses relatif au budget principal des dépenses du Sénat 2024-2025.
Le jeudi 8 février 2024
Le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités (SEBS) du Comité permanent de la Régie interne, des budgets et de l’administration (CIBA) a l'honneur de présenter son
VINGT-CINQUIÈME RAPPORT
CONTEXTE
En marge de son étude sur le budget principal du Sénat 2024-2025, votre sous-comité a examiné deux demandes pour des contrats à source unique avec la Chambre des communes. Ceux-ci visaient :
- des services de télédiffusion et services en technologie de l’information (17 261 770$ sur une période de 5 ans);
- le remplacement des composantes multimédias des salles de comité ainsi que de la Chambre du Sénat (645 000$ sur une période de 2 ans).
Les deux demandes ont été présentées en vertu de l’article 1.6.9 de la Politique sur l’approvisionnement qui requiert l’approbation de CIBA pour l’acquisition de biens et/ou de services dont la valeur totale estimative est égale ou supérieure à 125 000 $.
ENJEUX
Un accord sur les niveaux de service (ANS) a été conclu avec la Chambre des communes lors de l’exercice 2019-2020 pour une période de cinq ans (2019—2024). L’accord couvre plusieurs services, notamment les licences et logiciels communs, les services multimédias et le soutien aux évènements, l’accès à Internet et l’entretien de l’équipement réseau. Il comprend aussi les services de télédiffusion pour la Direction des communications, de la télédiffusion et des publications (COM), le module éditeur de PRISM pour le légiste ainsi que les systèmes de sécurité pour la Direction de la sécurité institutionnelle.
Cet accord doit être renouvelé pour éviter toute rupture de services.
Votre sous-comité a également été informé que l’infrastructure et le matériel de diffusion utilisé pour soutenir les activités du Sénat dans les salles de comité et la Chambre du Sénat nécessitent des mises à niveau pour assurer le bon déroulement des opérations ainsi que la diffusion adéquate de ses activités dans les médias et sur le réseau de télévision de la Cité parlementaire (PTN).
Le Sénat se fie également sur l’expertise fournie par la Chambre des communes dans ces domaines car des connaissances particulières sont requises.
Afin d’éviter toute rupture de services, votre sous-comité recommande de permettre les deux contrats à source unique engageant le Sénat et la Chambre des communes. Cependant, votre sous-comité estime qu’il serait approprié, en vue de l’exercice prochain, de procéder à une revue comparative des options disponibles et des coûts afférents pour obtenir un niveau de service équivalent à ce que fournit au Sénat la Chambre des communes.
RECOMMANDATIONS
À la lumière de ce qui précède, votre sous-comité recommande :
Que CIBA approuve le renouvellement du contrat à fournisseur unique pour les services fournis par la Chambre des communes pour : i) la télédiffusion; et ii) la technologie de l’information;
Que CIBA approuve la conclusion d’un contrat à fournisseur unique avec la Chambre des communes pour le remplacement des composantes multimédias dans les salles de comité ainsi que la Chambre du Sénat;
Qu’une étude soit menée en 2024-2025 pour comparer le coûts des services fournis par la Chambre des communes avec d’autres options possibles.
Respectueusement soumis,
Le président
ÉRIC FOREST
L'honorable sénateur Forest fait une déclaration.
Après débat, l'honorable sénateur Forest propose que le vingt-cinquième rapport du Sous-comité du budget du Sénat soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2024-02-08/346(P) — Rapport du Groupe de travail consultatif sur les œuvres d’art et les actifs patrimoniaux
Le président du Groupe de travail consultatif sur les œuvres d’art et le patrimoine, l’honorable sénateur Cardozo, a déposé le quatrième rapport du groupe de travail :
Le 14 décembre 2023
Le Groupe de travail consultatif sur les œuvres d’art et le patrimoine (le Groupe de travail consultatif) du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration (comité CIBA) a l’honneur de présenter son
QUATRIÈME RAPPORT
Depuis le dernier rapport au comité CIBA, le Groupe de travail consultatif s’est réuni le 26 avril 2023, le 7 juin, le 18 octobre et le 29 novembre 2023.
Le sénateur Cardozo (président), la sénatrice Moodie, la sénatrice Ataullahjan et la sénatrice Burey étaient présents aux réunions. Après le départ à la retraite de la sénatrice Bovey, le sénateur Cardozo a été élu président du Groupe de travail consultatif.
Le Groupe de travail consultatif fait maintenant rapport comme suit :
Aux fins d’information
Président du Groupe de travail consultatif
Après le départ à la retraite de la sénatrice Bovey, le sénateur Cardozo a été élu président du Groupe de travail consultatif. Le Groupe de travail consultatif souhaite remercier la sénatrice Bovey pour sa contribution à l’exposition d’œuvres d’art au Sénat du Canada et pour son dévouement et plusieurs contributions à l’avancement des arts et de la culture dans la cité parlementaire.
Vue d’ensemble de l’édifice du Centre et du Centre d’accueil du Parlement
Le Groupe de travail consultatif a examiné la disposition thématique des œuvres d’art dans les espaces clés de l’édifice du Centre et du Centre d’accueil du Parlement. Selon le plan, la disposition historique de certaines œuvres d’art sera maintenue et la représentation des régions du Canada, des femmes, des peuples autochtones et des personnes racialisées sera augmentée. Le plan est conçu pour être flexible tout en garantissant que les exigences du Groupe de travail consultatif sont intégrées dans la revalorisation.
Le Bureau du sculpteur du Dominion a été invité à proposer un concept de sculpture pour la cour intercalaire de l’édifice de l’Est.
Avant la fermeture de l’édifice du Centre, une salle de comité servait à l’exposition des œuvres d’art d’artistes autochtones. Cette pratique se poursuivait jusqu’à l’édifice du Sénat. La revalorisation offre de nouvelles possibilités pour l’exposition des œuvres d’art. SPAC est en train de créer un conseil des Aînés dans le cadre du processus de consultation des Autochtones pour l’édifice du Centre et le Centre d’accueil du Parlement. Une fois, le conseil des Aînés formé, le Groupe de travail consultatif a approuvé l’idée de demander son avis sur l’emplacement de la salle des peuples autochtones dans la version finale de l’édifice du Centre, et a identifié la salle CB256S comme un emplacement approprie pour une telle salle.
Avant d’examiner le plan, le Groupe de travail consultatif a étudié les plans d’étage et les rendus des bâtiments et a visité le chantier de construction. Compte tenu de la durée de la revalorisation, le Groupe de travail consultatif continuera à surveiller le plan pour répondre aux nouvelles initiatives et aux changements de conception.
Plans stratégiques
Afin d’orienter la planification future, les membres du Groupe consultatif ont été invités à faire part de leurs priorités pour le Groupe dans les années à venir. Le Groupe de travail consultatif a approuvé la nouvelle version du plan stratégique sur la base des contributions des membres, de la capacité des ressources et du budget de fonctionnement actuels.
- Veiller à ce que la représentation accrue et la diversité régionale soient des critères primordiaux lors de la sélection de nouvelles œuvres d’art destinées à être exposées dans l’édifice du Sénat;
- Privilégier les collections nationales situées dans la région de la capitale nationale (RCN) pour tous les programmes de prêt pour réduire le coût du transport; garantir la disponibilité des œuvres d’art en faisant en sorte que le Sénat travaille de manière proactive avec les collections de la région de la capitale nationale; procéder à l’emprunt d’œuvres d’art à l’extérieur de la RCN en cas de besoin;
- Élargir les paramètres des « Témoignages visuels » pour inclure la possibilité d’ajouter des emplacements d’exposition dans l’édifice du Sénat ainsi que plus de thèmes liés au travail simultané des comités du Sénat;
- Poursuivre l’exposition d’œuvres d’artistes autochtones dans la salle C128;
- Utiliser les œuvres d’art et les artefacts entreposés actuellement pour les exposer dans les bâtiments occupés par le Sénat. Les Services du patrimoine et de la conservation du Sénat proposent que des efforts soient faits pour retirer certains de ces objets de l’entrepôt afin de les exposer pour le plaisir des utilisateurs de l’espace;
- Dans le cadre du budget de fonctionnement actuel, allouer des fonds pour l’acquisition d’œuvres d’art afin de garnir la Collection d’œuvres d’art et de biens patrimoniaux du Sénat.
Don d’Elvis Antoine
Le Sénat a accepté le don de deux œuvres d’art à la Collection d’œuvres d’art et de biens patrimoniaux du Sénat. Naomi et Jon Gerrard ont fait don de deux œuvres d’art de l’artiste des Premières Nations
Elvis Antoine (1957-2023). Elvis Antoine est né à Brandon, au Manitoba, et a étudié l’art à l’Université du Manitoba. Il était membre de la bande de la nation Sioux Valley Dakota. Il représente souvent dans ses œuvres des empreintes de pattes d’animaux pour symboliser les étapes de la réconciliation. Les œuvres d’art sont maintenant exposées dans la salle C126 de l’édifice du Sénat du Canada.
Honorer les artistes noirs du Canada
En octobre 2023, deux œuvres d’art ont été installées dans la salle B45 de l’édifice du Sénat.
Shanna Strauss est une artiste tanzanienne-canado-américaine spécialisée dans les techniques mixtes et la gravure. Elle est titulaire d’une maîtrise en travail social de l’Université McGill. Elle a exposé au Musée des beaux-arts de Montréal ainsi qu’en Tanzanie, au Sénégal et aux États-Unis. Son œuvre Ajabu na nyuki (Merveille et ses abeilles) rend hommage à Leti, une chef de communauté et apicultrice vénérée qui a inspiré le peuple Nyaturu du centre-nord de la Tanzanie dans sa lutte contre les colonisateurs allemands au début des années 1900. Ce portrait fait partie d’une série qui explore la sagesse ancestrale, la spiritualité et les racines familiales tanzaniennes de l’artiste.
Le travail de Justin Augustine explore l’identité noire en empruntant des détails architecturaux à sa province natale, la Nouvelle-Écosse, et à son pays d’origine dans les Caraïbes, la Dominique. Il crée des décors émouvants baignés d’une chaude lumière tropicale qui donnent au spectateur l’impression d’entrer dans un rêve ou un souvenir d’enfance. L’œuvre The Faith Catchers de Justin Augustine représente deux jeunes Noirs devant un bâtiment austère, blanchi à la chaux, qui contemplent le lointain.
Groupe parlementaire Canada-Japon
Le Groupe de travail consultatif collaborera avec le Groupe parlementaire Canada-Japon à une exposition dans l’édifice du Sénat avec l’ambassade du Japon au Canada. L’exposition mettra en lumière le travail des sénateurs sur les associations parlementaires et marquera le Mois du patrimoine asiatique et la Journée de l’enfant en mai 2024.
Revue de la Collection d’œuvres d’art et de biens patrimoniaux du Sénat, vaisselle
Le Groupe de travail consultatif a terminé l’examen de la vaisselle anciennement utilisée par les présidents du Sénat sur la base des nouvelles exigences stratégiques. Les pièces devant être retirées de l’inventaire ont été offertes à des musées, des galeries et des établissements d’enseignement avec des programmes d’études muséales partout au Canada, tandis que d’autres seront conservées et continueront à être utilisées par le Sénat. Les Services du patrimoine et de la conservation du Sénat coordonnent actuellement les travaux avec comme objectif d’achever le processus d’ici le 31 mars 2024.
Revue de la Collection d’œuvres d’art et de biens patrimoniaux du Sénat, bibliothèque
Une bibliothèque se trouvant dans l’entrepôt du Sénat a été restituée à la Chambre des communes. La bibliothèque avait été inventoriée à tort comme un bien du Sénat lorsque le Sénat et la Chambre des communes partageaient un même bâtiment.
Cordialement,
Andrew Cardozo Salma Ataullahjan Sharon Burey Rosemary Moodie
Président Membre Membre Membre
La présidente fait une déclaration au sujet du quatrième rapport du groupe de travail consultatif sur les œuvres d'art et le patrimoine.
CIBA/2024-02-08/347(P) — Bureau de la traduction : casques d'écoute
Jean-François Lymburner fait une déclaration puis, avec Matthew Ball et Gérald Lafrenière, répond aux questions sur les services de traduction parlementaire.
CIBA/2024-02-08/348(P) — Budget de frais de subsistance pour logement privé
L’honorable sénateur Carignan, c.p., propose :
Que le sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités soit chargé d’examiner l’allocation journalière pour les résidences privées afin de déterminer si un ajustement est nécessaire pour 2024-25;
Que le sous-comité présente son rapport final au Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration au plus tard le 31 mars 2024.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2024-02-08/349(P) — Rapport du Sous-comité du programme et de la procédure : efficiences pour les réunions de sous-comités et de groupes de travail
La présidente du Sous-comité du programme et de la procédure, l'honorable sénatrice Moncion, a présenté le vingt-troisième rapport comme suit :
Le jeudi 8 février 2024
Le Sous-comité du programme et de la procédure du Comité permanent de la Régie interne, des budgets et de l’administration (CIBA) a l'honneur de présenter son
VINGT-TROISIÈME RAPPORT
En juin 2023, les leaders et facilitateurs du Sénat ont rencontré votre Sous-comité du programme et de la procédure (comité directeur) pour demander des solutions afin d’améliorer l’efficacité des réunions de ses sous-comités et groupes de travail consultatifs (GTC), notamment en ce qui concerne la répétition, le chevauchement des mandats, les horaires de réunion peu pratiques, les charges de travail inégales et des difficultés liées à la composition des membres.
Votre sous-comité a ensuite examiné certaines options possibles et soumet maintenant les propositions suivantes à un examen plus approfondi :
PROPOSITION 1 : Mettre en place un calendrier fixe et des ordres du jour prospectifs annuels
Votre comité directeur estime que l'absence d'un calendrier fixe ou d'un ordre du jour prospectif annuel pour les réunions des sous-comités et GTC de CIBA crée de nombreux défis pour les sénateurs et le personnel de l'administration. La planification et la préparation des ordres du jour pour les réunions se fait souvent sur une base ad hoc, ce qui entraîne l'apparition fréquente de points “urgents” qui peuvent surprendre les membres. En raison de diverses contraintes, les réunions sont souvent programmées à la dernière minute, ce qui laisse peu de temps pour se préparer et entraîne des décisions précipitées ou retardées.
En ce qui concerne l’horaire pour les réunions, votre sous-comité a été informé que la recherche d’une heure de réunion convenable pour les membres d’un sous-comité est devenue un exercice fastidieux qui donne souvent lieu à de multiples courriels et appels. Les sénateurs ont exprimé leur préférence pour une plus grande prévisibilité et un meilleur préavis en ce qui concerne l’horaire pour les réunions des sous-comités et des GTC. Plusieurs sénateurs ont exprimé leur préférence pour ne pas se réunir pendant les semaines de pause, lorsque le Sénat siège, ou pendant les jours de voyage traditionnels. Bien que cela limite les options disponibles, votre sous-comité croit que CIBA pourrait néanmoins envisager de mettre en œuvre un calendrier fixe pour ses sous-comités, en désignant un jeudi sur deux (les semaines où le comité ne se réunit pas normalement) comme un créneau horaire rotatif pour chacun de ses sous-comités. CIBA pourrait également désigner les vendredis ou les mardis et jeudis après l'ajournement du Sénat comme jours alternatifs potentiels pour les réunions des sous-comités qui sont urgentes ou non planifiées (sous réserve de la disponibilité des services). Votre sous-comité estime aussi que les GTC devraient être autorisés à se réunir uniquement les lundis ou les vendredis ou pendant les semaines de pause.
En ce qui concerne les ordres du jour prospectifs, votre sous-comité est d’avis que la préparation d’un ordre du jour prospectif sur une base annuelle permettrait à CIBA (ou son comité directeur) d'examiner et les travaux à venir pour ses sous-comités et GTC. Cela donnerait également aux membres une meilleure idée à quoi ils peuvent s'attendre en termes de charge de travail et d'échéances possibles au cours d'une année, réduisant ainsi la perception de points imprévus ou “surprises” à l'ordre du jour. Les fonctionnaires de l'administration et les autres parties prenantes disposeraient aussi d'un délai suffisant pour préparer les documents et le matériel, qui pourraient être fournis longtemps à l'avance aux sénateurs pour qu'ils les examinent et s'y préparent.
Votre sous-comité est confiant que la mise en œuvre d'un calendrier fixe pour ces sous-comités, ainsi que la mise en œuvre des ordres du jour prospectifs sur une base annuelle permettrait de mieux gérer la charge de travail et de réduire les conflits, d'éviter les multiples communications avec les sénateurs et leur personnel, de donner aux sénateurs un préavis suffisant pour planifier leurs travaux et de donner à l'administration le préavis et le temps nécessaires pour bien préparer les documents et planifier l'ordre du jour pour leurs réunions. Cela permettrait également une répartition plus efficace des services de soutien et réduirait les heures supplémentaires du personnel.
PROPOSITION 2 : Mener un projet pilote pour les points à l'ordre du jour des réunions “pour information”
Votre sous-comité a observé que l'ordre du jour des sous-comités de CIBA comprennent souvent plusieurs points qui sont présentés “pour information seulement” ou pour mettre à jour les membres au sujet des programmes et projets en cours ou déjà approuvés. Le sous-comité estime que le nombre et la durée des réunions pourraient être réduits si ces points à l'ordre du jour “pour information” - pour lesquels aucune décision formelle n'est requise - pouvaient être envoyés aux membres par courriel.
Il peut s'agir, par exemple, de l'examen de rapports annuels ou d'autres rapports périodiques, de projets de rapports pour lesquels aucune décision n'est requise et/ou de mises à jour sur des projets ou des propositions en cours. Ces points “pour information” pourraient être regroupés et envoyés par courriel au maximum une fois par semaine et pourraient inclure une option permettant aux membres de contacter directement l’expert en la matière, s'ils ont des questions ou des préoccupations sur un point particulier. En outre, votre sous-comité recommande qu'au début de la prochaine réunion, le/la président(e) de CIBA ou de l’un de ses sous-comités donne aux membres une occasion formelle de poser des questions ou de formuler des commentaires sur les documents diffusés par courriel. Ces documents diffusés par courriel figureraient également dans l’annexe des procès-verbaux de CIBA ou du sous-comité, pour référence ultérieure. Votre sous-comité a été informé que le Sous-comité sur la VPLT a déjà commencé à mettre en œuvre, avec succès, certaines de ces mesures administratives.
En plus, votre sous-comité est d’avis qu’un ordre du jour qui emploie un système de résolutions en bloc pourraient être un outil utile pour CIBA ou un de ces sous-comités à titre de projet pilote. Les conseils d’administration utilisent souvent des résolutions en bloc pour faciliter l’approbation de plusieurs questions non controversées, courantes ou techniques dans une seule motion, à condition que des documents écrits soient envoyés aux membres à l’avance. Dans le contexte de CIBA, cela veut dire que les procès-verbaux des réunions précédentes et une demande de changement de membre pour un GTC pourraient, par exemple, être regroupés ensemble dans la section pour les résolutions en bloc. Au début de la réunion, le/la président(e) demanderait simplement aux sénateurs s'ils ont des questions sur l'un ou l'autre des points regroupés. Si un sénateur soulève une préoccupation ou pose des questions sur un point spécifique lors de la réunion, ce point pourrait être enlevé de la section pour les résolutions en bloc et ajouté à l'ordre du jour pour une discussion plus approfondie. Une seule motion approuverait alors les points qui restent dans la section pour les résolutions en bloc.
Votre sous-comité est d'avis que la mise en œuvre de ces changements, comme un projet pilote jusqu’à la fin de juin 2024, réduirait considérablement la nécessité, la fréquence et la durée des réunions formelles. Le fait de regrouper les points “pour information”, les affaires courantes et les mises à jour éliminerait de longues présentations, ce qui rendrait les réunions plus efficaces. Cela veut dire que les sénateurs recevront l’information et les mises à jour en temps utile et permettrait aux sénateurs de les examiner à leur propre rythme. Plus important encore, cela permettrait aux sénateurs de concentrer leur temps de réunion et de discussion sur les décisions de fond. Sur la base de la rétroaction obtenue et de l'expérience du projet pilote, les membres de CIBA pourraient prendre une décision à plus long terme en septembre 2024.
OPTION 3 - POUR DISCUSSION : Envisager de fusionner ou de modifier les mandats et la composition de certains sous-comités et GTC.
CIBA compte actuellement cinq sous-comités actifs (en plus du comité directeur) et quatre groupes de travail consultatifs. Certains sénateurs ont fait remarquer que des sujets similaires sont souvent présentés à plusieurs sous-comités et GTC, puis répétés à nouveau à CIBA ou devant votre sous-comité. Cela cause une répétition d’information pour certains sénateurs et une duplication du travail pour l'administration. Cela peut également conduire à des décisions contradictoires de la part des sénateurs si un sous-comité prend une décision contraire à celle d'un autre sous-comité qui étudie un sujet similaire.
Votre sous-comité note qu’au début de la présente session, le Sous-comité sur les budgets des comités a été consolidé avec le Sous-comité sur le budget des dépenses du Sénat, car ces deux sous- comités traitent de la distribution et de l'allocation des ressources pour diverses activités du Sénat et avaient un certain nombre de membres qui se chevauchaient. Ce changement a permis de réduire une unité opérationnelle pour CIBA et a permis aux membres de traiter les dépenses globales du Sénat au sein d'un seul sous-comité au lieu de deux.
D'autres regroupements similaires pourraient être envisagés. Par exemple, le comité pourrait envisager de fusionner les fonctions de son Sous-comité sur la diversité avec son Sous-comité sur les ressources humaines, dont les mandats et les membres se chevauchent. Une autre possibilité serait de fusionner le Sous-comité des communications avec le comité directeur. La composition actuelle du Sous-comité des communications comprend déjà deux membres du comité directeur et traite de diverses questions de communication.
Sur les quatre GTC, les travaux du GTC sur la carte de crédit d'entreprise et le GTC sur le régime de retraite des sénateurs sont tous les deux presque terminés. On estime qu'une seule réunion supplémentaire est nécessaire pour chaque GTC, après laquelle ils pourront déposer un rapport final à CIBA et cesser d'exister. CIBA pourrait également envisager de remplacer le GCT sur les œuvres d'art et le patrimoine par un organe consultatif plus ciblé, de lui confier un mandat plus précis et de réduire les exigences de faire rapport à CIBA.
Il pourrait également être utile pour CIBA de réexaminer le mandat de chaque sous-comité et GTC afin de rechercher des possibilités de mieux cibler la portée de leur travail et réduire ou éliminer tout chevauchement de responsabilités. CIBA pourrait également ne confier à ses sous-comités et à ses GTC que des questions très limitées, et avec des paramètres plus étroits qui sont soumises à des ordres de jour prospectifs préapprouvés (comme leur confier l'examen d'une politique ou d'un programme en particulier, au lieu de leur confier un mandat général et étendu). Les mandats pourraient inclure des échéances précises pour le dépôt de rapports, après quoi le sous-comité ou le GTC cesserait d'exister, à moins que CIBA ne leur renvoie d'autres questions à étudier.
La mise en œuvre de cette option aurait pour effet de réduire les unités opérationnelles de CIBA à trois sous-comités (au lieu de cinq) et à deux GCT (au lieu de quatre). Votre comité directeur estime que ces changements pourraient être plus efficaces en réduisant le chevauchement des mandats et en aidant à résoudre des enjeux avec la composition des membres. Cela éviterait également de devoir nommer des sénateurs qui ne sont pas membres de CIBA à ses sous-comités, ce qui peut poser d'autres problèmes en termes de continuité, d'homogénéité et de cohérence des décisions prises.
PROCHAINES ÉTAPES
Votre sous-comité recommande que la proposition 1 soit mise en œuvre immédiatement, car il s'agit d'une mesure administrative qui garantirait un fonctionnement plus efficace et plus équitable pour tous les sous-comités et GTC de CIBA.
Votre sous-comité recommande que la proposition 2 soit mise en œuvre dans le cadre d'un projet pilote afin que les membres et le personnel puissent apporter les ajustements nécessaires aux plans de travail et aux processus. Les membres de CIBA et de ses sous-comités peuvent être invités à fournir une rétroaction et des commentaires d'ici mars 2024 afin de suivre les avantages et défis liés à la mise en œuvre de tous les aspects de cette proposition.
Votre sous-comité recommande que CIBA poursuive la discussion et l’étude de l’option 3. Respectueusement soumis,
LUCIE MONCION
Présidente
La présidente fait une déclaration puis, avec Shaila Anwar, répond aux questions concernant le vingt-troisième rapport du sous-comité.
Après débat, l'honorable sénatrice Saint-Germain propose :
Que la proposition 1 soit mise en œuvre immédiatement, car il s'agit d'une mesure administrative qui garantirait un fonctionnement plus efficace et plus équitable pour tous les sous-comités et GTC de CIBA.
Que la proposition 2 soit mise en œuvre dans le cadre d'un projet pilote afin que les membres et le personnel puissent apporter les ajustements nécessaires aux plans de travail et aux processus et que les membres de CIBA et de ses sous-comités peuvent être invités à fournir une rétroaction et des commentaires d'ici juin 2024 afin de suivre les avantages et défis liés à la mise en œuvre de tous les aspects de cette proposition.
Qu'il y ait une discussion plus approfondie sur la proposition 3.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2024-02-08/350(P) — Résultat du sondage d'automne et plan d'action
Pascale Legault fait une déclaration puis répond aux questions concernant les résultats du sondage d’automne et le plan d’action.
CIBA/2024-02-08/351(P) — Autres affaires
La présidente informe les membres que la question du protocole relatif aux appareils de voyage a été soulevée et qu'elle a été prise en considération.
À 10 h 44, la séance est suspendue.
À 10 h 46, conformément à l’article 12-16(1) du Règlement, la séance se poursuit à huis clos.
À 11 h 01, la séance est levée jusqu’à nouvelle convocation de la présidence.
ATTESTÉ :
La dirigeante principale des services corporatifs
et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration,
Pascale Legault
La secrétaire de séance,
Keli Hogan