LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L’ADMINISTRATION
TÉMOIGNAGES
OTTAWA, le jeudi 11 avril 2024
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui, à 9 h 1 (HE), avec vidéoconférence, conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour l’étude de questions financières et administratives; et à huis clos, conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour l’étude de questions financières et administratives.
La sénatrice Lucie Moncion (présidente) occupe le fauteuil.
[Français]
La présidente : Bonjour. Je m’appelle Lucie Moncion, je suis une sénatrice de l’Ontario et j’ai le privilège de présider le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration.
J’aimerais maintenant faire un tour de table et demander à mes collègues de se présenter, en commençant par ma gauche.
Le sénateur Dalphond : Pierre Dalphond, du Québec.
[Traduction]
La sénatrice LaBoucane-Benson : Patti LaBoucane-Benson, territoire du Traité no 6, en Alberta.
La sénatrice Boyer : Yvonne Boyer, de l’Ontario.
[Français]
La sénatrice Saint-Germain : Raymonde Saint-Germain, du Québec.
Le sénateur Loffreda : Tony Loffreda, du Québec.
[Traduction]
La sénatrice Moodie : Sénatrice Rosemary Moodie, de l’Ontario.
Le sénateur Smith : Larry Smith, du Québec.
Le sénateur Quinn : Jim Quinn, du Nouveau-Brunswick.
La sénatrice MacAdam : Jane MacAdam, de l’Île-du-Prince-Édouard.
Le sénateur Boehm : Sénateur Peter Boehm, de l’Ontario.
La sénatrice Seidman : Judith Seidman, de Montréal, au Québec.
Le sénateur Plett : Sénateur Donald Plett, du Manitoba.
[Français]
Le sénateur Carignan : Claude Carignan, division des Mille Isles, au Québec.
La présidente : Je souhaite également la bienvenue à tous ceux et celles qui suivent nos délibérations dans tout le pays. Honorables sénateurs, avant de passer au premier point à l’ordre du jour, j’aimerais officiellement souhaiter la bienvenue à Shaila Anwar et la féliciter, au nom du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration, pour sa nomination comme greffière du Sénat. Nous avons bien hâte de travailler avec vous dans ce nouveau rôle à partir du 6 mai prochain. Chers collègues, afin de faciliter sa transition dans ce nouveau rôle, Shaila assistera dorénavant aux réunions de notre comité.
Vous vous souviendrez que lors de la réunion du 8 février 2024, le comité a adopté le 23e rapport du Sous-comité du programme et de la procédure. Une partie de ce rapport comprenait une proposition de projet pilote qui serait mis en œuvre par le Comité de la régie interne et ses sous-comités. L’objectif de cette proposition est de simplifier le travail effectué au comité et à nos sous-comités afin de rendre les réunions plus efficientes et de réduire le nombre de présentations requises pour chaque réunion.
Ce matin, nous entamons le projet pilote avec le premier point, qui est l’ordre du jour consenti pour approbation. À titre de rappel, les points que contient l’ordre du jour consenti ne sont pas controversés, mais nécessitent notre approbation. Pour ces éléments, une note d’information, un formulaire et d’autres documents d’appui seront toujours soumis d’avance, mais aucune présentation ne sera requise.
Si, à la lecture d’un document soumis, vous avez une question ou des préoccupations sur un point, ce dernier sera retiré de la section « ordre du jour consenti » et sera ajouté à l’ordre du jour de la réunion pour être discuté en détail plus tard au cours de la réunion. Les points résiduels dans l’ordre du jour consenti sont ensuite approuvés en bloc par mesure d’efficience.
Pour la réunion d’aujourd’hui, nous avons seulement deux points dans l’ordre du jour consenti, soit le procès-verbal de la réunion du 29 février 2024 — partie publique — et le procès-verbal de la réunion du 29 février 2024 — partie à huis clos. Honorables sénateurs, avez-vous des questions ou des préoccupations sur l’un de ces deux points? N’en voyant pas, quelqu’un peut-il proposer la motion suivante :
Que l’ordre du jour consenti soit approuvé.
La sénatrice Boyer fait la proposition.
Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?
Des voix : D’accord.
La présidente : La motion est adoptée.
Pour le deuxième point, chers collègues, l’ordre du jour fait appel à un rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités concernant les budgets de comités. Je crois comprendre que le sénateur Loffreda fera des remarques préliminaires. Shaila Anwar, greffière adjointe à la Direction des comités du Sénat, et Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, sont présents dans la salle pour répondre aux questions, si nécessaire. Comme d’habitude, cette présentation sera suivie d’une période de questions. Sénateur Loffreda, vous avez la parole.
L’honorable Tony Loffreda : Merci, madame la présidente.
[Traduction]
Bonjour à tous. Honorables sénateurs, j’ai l’honneur de présenter le vingt-sixième rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités qui recommande l’allocation de fonds pour permettre à deux comités de procéder à des missions d’étude.
Le comité sur l’éthique et les conflits d’intérêts des sénateurs a demandé un montant de 162 560 $ pour une mission d’étude à Londres, en Angleterre, dans le cadre de son étude sur des questions liées au code et au privilège concernant des faits survenus lors de la séance du 9 novembre 2023.
Le comité des transports et des communications a demandé un montant de 45 095 $ pour deux missions d’étude — l’une à Montréal et l’autre à Hamilton — dans le cadre de son étude sur les répercussions des changements climatiques sur les infrastructures essentielles.
Le sous-comité recommande que le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration approuve les montants de 207 000 $ et de 655 $ pour ces trois déplacements des comités, ce qui laisse un solde de 1 674 345 $ pour le reste de l’année financière. Le sous-comité encourage les deux comités à chercher des moyens raisonnables de réduire leurs dépenses.
À moins qu’il y ait des questions, je recommande l’adoption du rapport.
La présidente : Y a-t-il des questions ou des observations?
Le sénateur Plett : Le sénateur Loffreda a mentionné que la demande a été faite et approuvée en raison de faits survenus au Sénat. Je pense que c’est inexact. Je pense que les membres du comité menaient une étude, et au moment de demander des fonds, je ne crois pas qu’ils ont mentionné que c’était en lien avec des faits survenus à la Chambre. Ils sont en train de revoir et de modifier le Code régissant les conflits d’intérêts des sénateurs de façon générale, et c’est la raison pour laquelle ils se rendent là-bas. Je pense vraiment que cela devrait être supprimé du compte rendu, car cela n’a rien à voir avec des faits survenus à la Chambre.
Le sénateur Loffreda : Nous allons supprimer cela du compte rendu.
La présidente : Y a-t-il d’autres questions ou observations? Je vous remercie, sénateur Plett.
[Français]
Le sénateur Loffreda propose :
Que le vingt-sixième rapport du Sous-comité des dépenses du Sénat et des budgets de comités soit adopté.
Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’approuver la motion? Allez-y, sénatrice.
La sénatrice Saint-Germain : J’insiste pour que le commentaire du sénateur Plett soit pris en compte et que le rapport amendé soit celui que nous adoptions.
La présidente : D’accord, c’est noté. Donc, le rapport amendé sera approuvé. Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’approuver la motion? La motion est adoptée.
Chers collègues, l’ordre du jour fait appel à un deuxième rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités concernant une mise à jour sur la cafétéria. J’invite Josée Labelle, directrice générale, Direction des biens et services, Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances et Marc Lacelle, directeur, Services aux immeubles, à se joindre à nous en tant que témoins. Je crois comprendre que le sénateur Loffreda fera des remarques préliminaires et que Josée, Pierre et Marc répondront à nos questions. Allez-y, sénateur Loffreda.
[Traduction]
Le sénateur Loffreda : Honorables sénateurs, j’ai l’honneur de présenter le vingt-septième rapport du sous-comité qui présente des recommandations concernant les services alimentaires dans le cadre de son examen d’efficience des activités et des services fournis par l’Administration du Sénat.
Au cours des dernières années, l’Administration du Sénat a été chargée de trouver d’autres options pour les services de cafétéria. Aucune des deux cafétérias ne génère des revenus suffisants pour couvrir ses coûts de fonctionnement en raison de la baisse de la clientèle et de la hausse des coûts de fonctionnement au cours des dernières années.
On nous a dit que la meilleure option consiste à fermer temporairement la cafétéria de l’édifice de l’Est dans le cadre d’un projet pilote et d’y installer un distributeur automatique intelligent. La cafétéria de l’édifice du Sénat demeurera opérationnelle.
Le sous-comité recommande :
Que CIBA approuve la continuité des services de la cafétéria de l’édifice du Sénat du Canada ainsi que la fermeture temporaire de la cafétéria de l’édifice de l’Est à compter du 1er juillet 2024;
Que CIBA approuve la mise en œuvre d’un projet pilote d’un an à l’édifice de l’Est dans le cadre duquel un distributeur automatique intelligent et spécialisé contenant des aliments préparés par la Chambre des communes sera acheté à un coût d’environ 22 000 $;
Que la Direction des biens et services soit autorisée à engager des dépenses estimées à 330 000 $ et que le protocole d’entente avec la Chambre des communes soit renouvelé, pour un (1) an, jusqu’au 30 juin 2025, pour :
la prestation de services de traiteur;
la fourniture de services de cafétéria à l’édifice du Sénat du Canada;
La fourniture de services liés à l’édifice de l’Est pour le projet pilote de distributeur automatique.
À moins qu’il y ait des questions, je recommande l’adoption du rapport.
[Français]
Le sénateur Carignan : Ma question s’adresse aux fonctionnaires. Est-ce que j’ai bien compris qu’il y a un projet pilote en cours à l’heure actuelle à la Chambre des communes?
Josée Labelle, directrice générale, Direction des biens et services, Sénat du Canada : C’est exact. On retrouve la même machine distributrice à l’édifice de la Bravoure.
Le sénateur Carignan : Comme on a une bonne collaboration avec la Chambre des communes, pourquoi ne pas attendre la fin de leur projet pilote, selon son succès ou son échec, pour prendre la décision? Si le projet pilote de la Chambre des communes est un échec, pourquoi s’embarquer là-dedans?
Mme Labelle : L’objectif était d’offrir une alternative à la fermeture de l’édifice de l’Est. La machine distributrice serait en marche 24 heures par jour, 7 jours sur 7, au lieu d’une cafétéria qui fermerait à 14 h 30.
Pour ce qui est de l’édifice de la Bravoure, la cafétéria n’est pas complètement fermée. Les données de l’utilisation de la machine distributrice ne peuvent être comparatives à 100 %, car il y a encore des services ouverts, mais réduits, dans cet édifice.
Le sénateur Carignan : Mais il y a toute la question de l’accessibilité, la facilité, la fraîcheur, les bris de la machine. Tout cela va compter dans l’analyse des résultats du projet pilote. Il me semble sage d’attendre les résultats du projet pilote de la Chambre des communes avant d’arrêter ce service. Je ne sais pas ce que vous avez comme étude de fréquentation, mais le sondage Carignan et Carignan me dit que la majorité des utilisateurs sont des gens de l’entretien ou de la sécurité, de même qu’un peu de travailleurs de la construction. C’est un service qui est offert à notre personnel de soutien et qui semble très apprécié.
Si le volume est un peu moins élevé, c’est qu’il y a plus de monde qui travaille ici que de l’autre côté.
Mme Labelle : Pour ce qui est de l’utilisation, le volume du lundi et du vendredi est environ la moitié de celui du mardi au jeudi, soit les semaines pendant lesquelles le Sénat siège. On voit une augmentation de près du double de l’utilisation.
En général, on ne planifie pas une cafétéria dans un espace qui n’est pas occupé par les sénateurs. Le but principal en ce qui concerne les objectifs de planification est d’implanter une cafétéria là où il y a des sénateurs. Évidemment, l’utilisation est autorisée pour les employés et les autres institutions, comme le Service de protection parlementaire et la Bibliothèque du Parlement dans le cas de ce bâtiment-ci, par exemple.
Le sénateur Carignan : Dans une vision de ressources humaines où l’on essaie d’être un employeur de choix et où il y a de plus en plus d’entreprises qui offrent des repas gratuitement à leurs employés — je ne dis pas nécessairement qu’il faut aller vers ça, mais tendre vers ça —, est-ce qu’on ne devrait pas revoir la philosophie et rendre ce même service à nos employés pour que les sénateurs ou les employés des sénateurs puissent en bénéficier, afin que nos employés soient la priorité? Il me semble que ce pourrait être un aspect intéressant dans une politique en matière de ressources humaines.
Mme Labelle : Effectivement. Quand on a étudié cette situation avec les services alimentaires de la Chambre des communes, l’objectif n’était pas d’éliminer complètement le service alimentaire, mais d’offrir une alternative. De là la suggestion de la machine distributrice qui offre des options de nourriture santé. On y retrouverait les mêmes choses que l’on trouverait, par exemple, dans le réfrigérateur de l’édifice du Sénat : des salades, des repas chauds, des soupes que l’on peut faire chauffer dans un four à micro-ondes. Ces options sont renouvelées chaque jour par un employé qui semble être la moitié d’un équivalent temps plein et qui fait cela sur une base régulière.
En fait, la nourriture santé, l’accès à la nourriture est quand même...
Le sénateur Carignan : Comme un sandwich au jambon.
[Traduction]
La sénatrice Seidman : Je vous remercie beaucoup. Si je me souviens bien, la dernière fois que nous avons discuté de cette question, c’était en avril 2023, et il y a eu beaucoup de discussions au sujet de la cafétéria de l’édifice de l’Est. Je me rappelle avoir demandé si on pouvait faire un sondage auprès de ceux qui l’utilisent pour savoir quel type de services ils aimeraient.
Si on fait un calcul sur l’utilisation, et cela rejoint ce que le sénateur Carignan disait, la plupart des bureaux des sénateurs s’y trouvent et une centaine de leurs employés y travaillent, et il y a aussi le Service de protection parlementaire, le bureau de poste, et leurs employés utilisent aussi la cafétéria, sans parler des employés chargés du ménage et de l’entretien et des travailleurs de la construction. Il y a beaucoup de gens qui utilisent cette cafétéria, et contrairement à celle de l’édifice du Sénat, il y a une cuisine où on prépare des mets. A-t-on fait un sondage auprès des employés du Sénat, comme le sénateur Carignan en a parlé, pour vérifier le type de services alimentaires qu’ils aiment lorsqu’ils utilisent la cafétéria, quels services leur conviennent, et s’ils préfèrent de la nourriture de bonne qualité au lieu de sandwichs au jambon qui se trouvent dans un réfrigérateur ou qui sortent d’une machine distributrice?
Je peux vous donner un exemple à la cafétéria de l’édifice du Sénat. Je suis allée m’acheter une salade, qui se trouvait dans le réfrigérateur, un plat qu’on trouverait dans les machines distributrices, comme vous le dites, et la date de péremption était deux jours plus tôt. J’ai pris chaque salade, et on peut le faire, car c’est ouvert, alors ce n’est pas comme mettre de l’argent dans une machine et obtenir ce qui en sort pour se rendre compte que la date de péremption était deux jours plus tôt. C’était une salade au poulet. On ne mange pas une salade au poulet dont la date de péremption était deux jours plus tôt.
Qui va s’occuper de ces machines? Dans l’édifice du Sénat, le réfrigérateur est ouvert et quelqu’un s’en occupe. Vous pouvez aller voir la personne et lui dire que vous venez d’acheter ce produit, mais que la date de péremption était deux jours plus tôt et elle peut s’en occuper. Que peut-on faire quand on met de l’argent dans une machine et que la date de péremption du produit était deux jours plus tôt?
Je ne suis pas certaine qu’on parle du même service quand on compare des machines distributrices au réfrigérateur ouvert qu’on trouve dans l’édifice du Sénat. Je ne suis pas certaine que vos employés... Je ne parle pas seulement des employés des sénateurs, mais aussi des employés du Sénat qui aiment vraiment cette cafétéria parce qu’ils peuvent s’y procurer des aliments chauds et de bonne qualité.
J’essaie simplement de comprendre si nous faisons ici des économies de bouts de chandelles. Avons-nous effectué un sondage et parlé aux employés pour connaître leurs habitudes et savoir quand ils utilisent la cafétéria? On peut réaliser des économies, bien sûr. Il n’est pas nécessaire que la cafétéria soit ouverte pendant les semaines de relâche parlementaire ou l’été. Ce sont des économies possibles.
Mme Labelle : Je vous remercie, sénatrice. Dans le cadre de nos discussions avec la Chambre des communes, bien sûr, nous avons parlé de la nouvelle machine distributrice qui a été installée dans l’édifice de la Bravoure et encouragé les gens sur place à utiliser cette machine en particulier. Bien entendu, cela est géré par la Chambre des communes.
Dans le cas de l’édifice de l’Est, le service de la Chambre des communes nous a dit et assuré que le contenu serait adapté aux besoins. Si on souhaite emprunter cette voie, l’idée serait alors de procéder à un sondage sur les aliments souhaités et de dresser la liste de ceux que la Chambre des communes peut fournir dans ce genre de distributrice. Dans le cadre du projet pilote pour le Sénat, nous pouvons travailler avec les gens sur place pour adapter le contenu en fonction de leurs besoins particuliers.
La sénatrice Seidman : Toutefois, il s’agit toujours d’une machine distributrice, et il n’y a donc rien à faire quand on obtient un produit dont la date est périmée, et je crois que les produits qui sont dans le réfrigérateur au Sénat proviennent de la Chambre des communes. On parle donc des mêmes produits qui viennent du même endroit.
Très bien. Je vais laisser du temps pour que d’autres prennent la parole, mais avez-vous effectué un sondage auprès des utilisateurs avant de procéder, comme nous en avions discuté l’an dernier?
Mme Labelle : Nous n’avons pas fait de sondage sur l’utilisation de la cafétéria, dont le menu fixe est géré par la Chambre des communes. En général, par exemple, si un plat précis est servi le mardi, il sera le même partout à la Chambre des communes. Nous avons examiné d’autres options, comme hausser les prix, par exemple, mais ce n’est pas une avenue à explorer en ce moment pour une cafétéria. L’approche est semblable pour toutes les cafétérias dans l’ensemble de la Cité parlementaire.
La sénatrice Seidman : Vous n’avez donc pas fait de sondages sur les habitudes et les préférences des clients, mais vous décidez simplement de fermer…
Mme Labelle : Nous avons des statistiques sur l’utilisation. Essentiellement, le lunch est le repas le plus populaire, suivi de près par le petit déjeuner, mais après 14 heures, il n’y a presque plus de ventes, sauf pour du café et des collations, et cela s’applique surtout à cet édifice, parce que la cafétéria de l’édifice de l’Est ferme ses portes à 14 h30 les semaines de séance.
La présidente : Je vais poser deux questions complémentaires. La sénatrice Seidman a mentionné que nous discutons de cette question tous les mois d’avril. Pourriez-vous nous dire pourquoi nous en parlons en avril chaque année?
Mme Labelle : Je vous remercie de la question, madame la présidente. La raison pour laquelle nous discutons de cela chaque année en mars ou avril, c’est parce que nous devons renouveler le protocole d’entente annuel avec la Chambre des communes pour les services de traiteur, les services de cafétéria à l’édifice du Sénat et les services de cafétéria à l’édifice de l’Est. La proposition dans le rapport sur les gains d’efficiences était d’aller de l’avant avec le renouvellement du protocole, bien entendu, pour les services de traiteur et les services de cafétéria à l’édifice du Sénat, et d’explorer le projet pilote de machine distributrice. En passant, au sujet de la machine distributrice, nous savons que nous n’aurons pas de cafétéria dans l’immeuble Chambers, un édifice temporaire pour les sénateurs, au 40, rue Elgin, alors si on ne souhaite pas aller de l’avant à la fin du projet pilote, la machine distributrice pourra être installée et servir dans cet immeuble. Ce ne sera pas une perte en ce sens.
La présidente : Deuxièmement, on n’a pas effectué de sondage sur l’utilisation, mais on a effectué un suivi des coûts et des revenus. On dispose donc d’une analyse des coûts de la cafétéria au cours des quatre ou cinq dernières années, si je ne me trompe pas.
Mme Labelle : Nous le faisons sur une base annuelle, et nous examinons tous les trois mois les dépenses réelles, les factures, avec la Chambre des communes, comme avant la pandémie. Les chiffres concernant la cafétéria de l’édifice du Sénat étaient pires pendant la pandémie, mais nous constatons encore un déficit. Essentiellement, les ventes ne correspondent pas au coût des ventes.
La sénatrice Seidman : Je comprends tout cela, mais ce que je peux dire, et je vais m’arrêter ici, c’est qu’il s’agit d’un lieu de travail. Il s’agit d’un milieu de travail et d’un service offert à tous les employés. L’idée n’est pas de faire des profits, pour autant que je sache. Il y a donc d’autres moyens d’économiser et de faire en sorte que les employés soient bien servis. Je vais en rester là. Je vous remercie.
Le sénateur Boehm : Toutes mes questions ont été posées, mais j’abonde dans le même sens que la sénatrice Seidman. Je vous remercie.
Le sénateur Plett : Il en va de même pour moi, mais je veux, en même temps, défendre un peu ce qui est présenté ici. Je ne pense pas que Mme Labelle soit en train de fermer quoi que ce soit. Son équipe et elle se sont vues confier un mandat par le Sénat et les sénateurs, soit de réaliser des économies, et ce sont leurs propositions. Je tiens donc tout d’abord, madame Labelle, à vous féliciter pour ce travail.
Je pense qu’on utilise un canon pour tuer une mouche ici. Je ne pense pas non plus que le but de la cafétéria dans l’édifice de l’Est n’ait jamais été de faire des profits énormes. Elle y a été installée pour fournir des services.
J’ai passé quelques années dans l’édifice de l’Est, et j’allais régulièrement à la cafétéria. Était-ce suffisant pour qu’elle fasse des profits? Comme je mange beaucoup, elle était sans doute plus susceptible d’en faire à ce moment que maintenant.
Toutefois, nous avons demandé à nos gens qui travaillent ici pour nous de trouver des économies, parce que les dépenses sont hors de contrôle. Je ne veux pas en faire un cas et dire qu’au cours des huit dernières années les dépenses ont monté en flèche, mais c’est un fait. Elles ont beaucoup augmenté, et nous avons demandé à Mme Labelle de trouver des gains d’efficiences, et les solutions sont limitées. Nous pouvons, par exemple, ne plus fournir des serviettes au gymnase. Cela nous fera économiser quelques milliers de dollars par année, parce que le gymnase n’est pas assez souvent utilisé. Encore une fois, le gymnase à l’édifice Victoria a été installé pour offrir un service et non pour faire de l’argent. Il faut que cela soit clair au départ. Ces services ne sont pas offerts pour faire de l’argent.
Madame Labelle, je suis déçu d’entendre que vous n’avez pas effectué de sondage auprès des gens dans ces bureaux. La meilleure chose à faire en premier aurait été de demander à chaque sénateur dans l’édifice de l’Est ce qu’il pense de cela et d’obtenir un point de vue direct. J’aimerais avoir l’opinion de chacun des sénateurs à l’édifice Victoria, parce que je présume qu’ils utilisent la machine distributrice qui se trouve dans l’édifice de la Bravoure. Peut-être. J’aimerais savoir s’ils l’utilisent. À mon avis, ce serait une façon logique... non? Pourquoi?
La présidente : Eh bien, je prends mon café dans mon bureau, et j’apporte mon lunch.
Le sénateur Plett : Oh, d’accord. C’est bien. Vous ne l’utilisez donc pas. Si personne ne le fait, peut-être... Encore une fois, j’ai passé quelque temps dans l’édifice Victoria, et nous avions une petite cafétéria au sous-sol de l’édifice, que j’utilisais aussi. Elle a été fermée. Nous avions le restaurant de l’autre côté, ce qui était bien. Je pouvais m’y rendre à pied. J’utilise la cafétéria ici parce que c’est maintenant où mon bureau se trouve.
J’utilise donc les cafétérias, et je me demande combien de sénateurs le font. Au lieu d’avoir des statistiques et des données sur les coûts, nous devrions savoir qui les utilise, et la décision doit être prise par le Sénat.
Cela dit, madame Labelle, nous vous avons mandatée pour trouver des gains d’efficiences, et c’est ce que nous avons fait. Nous ne devrions donc pas attaquer le messager ici qui essaie de faire ce qu’on lui a demandé de faire et de nous proposer des économies. Je vous remercie.
Je ne suis pas un grand partisan de cela, même si je fais partie du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités, alors j’en assume la responsabilité ici, mais j’ai posé mes questions. Je pose les mêmes questions maintenant, avant de terminer, parce que, projet-pilote ou non, nous savons — et je serai très bref, madame la présidente — que les projets-pilotes finissent par être permanents. Je pense que si nous fermons cette cafétéria et installons des distributrices, cette cafétéria restera fermée. Nous devons en être conscients. Elle ne rouvrira jamais.
Soyons bien certains de prendre la bonne décision, parce que c’est facile de dire que nous allons en faire l’essai pendant six mois ou un an, et si cela ne fonctionne pas, nous reviendrons en arrière. Si elle ferme, il n’y aura pas de retour en arrière.
C’est pour cette raison, à tout le moins, madame la présidente, que je suis très réticent à appuyer cette mesure à ce moment-ci. Je pense que nous devons au moins savoir ce qu’en pense chaque sénateur dans les édifices touchés, et obtenir l’avis du personnel, bien sûr. Je ne sais pas si nous avons l’obligation de fournir des services à de notre personnel. Ils partent habituellement de la maison et peuvent sans doute apporter une soupe et un sandwich. Je le fais moi-même quand je viens ici. Mon épouse, que Dieu la bénisse, me prépare quelques sandwichs pour la semaine, car ils sont meilleurs que ceux que j’achète ici à la cafétéria, et j’achète une soupe. Si j’arrête de le faire, peut-être...
La présidente : Très bien, sénateurs, j’aimerais…
Le sénateur Plett : Je vous remercie, madame la présidente. J’hésite, mais je vais m’en tenir à cela.
La présidente : Je vous remercie. Je vais clore la discussion après l’intervention du sénateur Carignan.
Le sénateur Dalphond : Je vais commencer par dire que j’ai voté contre les fermetures l’an dernier. Je n’ai pas changé d’avis, et ce, même en tant que membre du sous-comité. Ma question s’adresse à vous, madame Labelle.
On dit ici que le coût pour l’année qui vient de se terminer pour l’édifice de l’Est était de 133 000 $. Quelles étaient les prévisions l’an dernier, lorsque nous avons examiné cela? Je crois que c’était un peu plus élevé.
Mme Labelle : C’était un peu plus élevé, sénateur, mais nous avons encore la pression financière de 38 000 $. Il y a deux ou trois éléments. Vous verrez que les prévisions pour le présent exercice financier sont également plus élevées parce que les salaires des employés de la cafétéria sont demeurés inchangés. Nous prévoyons des augmentations de coûts pour cela, et aussi pour l’IPC pendant le présent exercice.
Le sénateur Dalphond : Je comprends que le budget inclut l’augmentation prévue.
Mme Labelle : C’est exact.
Le sénateur Dalphond : Le coût de l’année dernière, ou les subventions que nous avons à fournir, est inférieur aux prévisions. La deuxième page du rapport dit que, bien sûr, si nous optons pour les options qui ont été discutées, il faut acheter de nouvelles machines ou les louer. La proposition consiste à acheter ces nouvelles machines et le coût est d’environ 22 000 $. De plus, on dit que la nourriture dans les machines sera jetée après un jour ou deux. Il y aura donc aussi un coût associé à ce qui sera jeté.
Quelles seront les économies au bout du compte? Si on dit que nous économisons 133 000 $, mais que nous devons dépenser 20 000 $ ou 22 000 $, et ajouter le coût de la nourriture jetée, quelles sont les économies en fin de compte? À combien s’élèvent-elles?
Mme Labelle : À l’heure actuelle, les prévisions seraient — si nous maintenons le statu quo — de 410 000 $ pour une utilisation complète et ce que je viens de mentionner. Vous avez parlé des 22 000 $. Nous proposons d’acheter la machine, car le coût de location est de 15 000 $ par année. Quoi qu’on fasse, achat ou location, il faut tenir compte du fait que nous avons besoin d’un ETP à mi-temps pour remplacer la nourriture, veiller à ce que les dates de péremption ne soient pas dépassées, et faire preuve de la même diligence raisonnable qu’à la cafétéria pour la nourriture, ce à quoi il faut ajouter les frais de fonctionnement et d’entretien des machines, alors il faut prévoir le tout. Tout cela a été pris en compte dans le coût. Essentiellement, je crois qu’environ 60 000 $ a été calculé en tout: salaire, achat, entretien et fonctionnement.
Le sénateur Dalphond : Toutefois, nous parlons de la fermeture de la cafétéria, ce qui représente le tiers des subventions, soit la part du lion.
Mme Labelle : C’est exact.
Le sénateur Dalphond : Les économies seraient de l’ordre de 60 000 $ par année, si tout va comme prévu?
Mme Labelle : En gros, oui. Prévoit-on que les frais d’entretien et de fonctionnement...
Le sénateur Dalphond : On parle d’environ 1 000 $ par semaine pour priver les employés, comme les gens de la sécurité, etc., d’avoir accès à un repas chaud sans sortir, surtout en hiver, ou un jour de pluie, etc.
Je pense que nous obligeons nos employés à venir travailler sur la Colline au lieu de faire du télétravail. J’aimerais leur offrir — le sénateur Carignan et d’autres collègues ont fait valoir le même argument — un environnement qui leur permet d’avoir accès à des repas qui sont, oui, subventionnés, mais ils le sont aussi pour les sénateurs et les députés. Je pense que c’est pour le bien-être des gens qui travaillent sur la Colline. Pour 60 000 $, je ne vais certainement pas voter en faveur de cela.
La sénatrice Moodie : Je suis d’accord avec ce qu’a dit la sénatrice Moodie. Nous devrions effectuer un sondage afin de poser la question au personnel, et aux sénateurs — comme l’a dit le sénateur Plett —, avant que tout changement ne soit apporté.
Je comprends qu’il est raisonnable d’utiliser les données disponibles sur la rentabilité. Il est important d’en prendre compte avant toute décision, mais c’est également important parce que nous nous soucions de la qualité de notre lieu de travail et nous voulons offrir un environnement de travail sain à nos employés. Je pense qu’il est important de poser cette question à notre personnel et aux sénateurs avant de modifier quoi que ce soit.
Je tiens à rappeler que nous n’offrons plus le service alimentaire aux sénateurs lors des séances tardives, ici au Sénat, et que nous n’arrêtons pas d’en entendre parler. Il y a des plaintes continuelles à ce sujet. Je pense que nous devrions tirer les leçons de notre expérience et que nous devrions poser la question et demander au personnel et aux sénateurs ce qu’ils en pensent. Il serait raisonnable de procéder de cette façon.
La présidente : Je vous remercie, madame la sénatrice.
[Français]
Le sénateur Carignan : Non, ça va; d’autres ont déjà parlé de ce point, soit la question d’opération de profit. Quel est l’objectif?
La présidente : Sénateur Loffreda, est-ce que vous voulez faire un commentaire là-dessus ou allons-nous à l’adoption du rapport?
Le sénateur Loffreda : On peut faire un sondage. Si j’écoute la plupart des sénateurs qui ont parlé de ce sujet, je suis d’accord en ce qui concerne le bien-être de nos employés et de tout le monde. On veut les encourager à venir travailler au bureau, malgré le fait —
[Traduction]
Je siégeais au Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités lorsque nous avons adopté ce rapport. Nous voulons réaliser des économies. J’ai toujours dit que celui qui ne se soucie pas d’une pièce de vingt-cinq cents n’en verra pas la valeur. Nous voulons réaliser des économies. Nous en discutons chaque année. Je pense qu’il est juste de mener un sondage et d’écouter ce que les gens pensent. J’ai toujours dit qu’il fallait écouter 80 % du temps et parler et réagir 20 % du temps. Écoutons donc ce que le personnel a à dire.
Les intentions étaient bonnes. Nous voulons que le Sénat soit financièrement responsable. Telles étaient les intentions. Nous disposons d’une cafétéria dont les gens pourraient se prévaloir et qui est à deux pas de l’édifice de l’Est. Nous nous sommes dit que les membres du personnel qui aimeraient manger à la cafétéria — et notre cafétéria est sous-utilisée — pourraient utiliser notre cafétéria, comme les sénateurs. Nous avons estimé que c’était une solution acceptable qui nous permettrait d’économiser. Comme je l’ai dit, celui qui ne se soucie pas d’une pièce de vingt-cinq cents n’en verra pas la valeur. Chaque dollar compte et peut faire réaliser des économies de quelques dollars aux contribuables.
Cela dit, je suis d’accord; réalisons un sondage auprès du personnel et des sénateurs. Cela nous permettra de prendre une décision plus raisonnée et éclairée. Tout le monde a une opinion. Un jugement se fonde sur des faits, des expériences et des recherches. Effectuons les recherches qui s’imposent, menons les sondages, reparlons de cette question et réglons-la une fois pour toutes, car nous en discutons chaque année. Je pense que nous devrions prendre une décision. Ne pas prendre de décision est la pire des décisions, alors prenons une décision. Soit nous conservons cette cafétéria, soit nous encourageons le personnel et les sénateurs à utiliser notre cafétéria ici, ce qui sera beaucoup plus rentable. Cette cafétéria nous sert très bien. J’y mange souvent. On peut facilement s’y rendre à pied.
Si je peux terminer sur une note positive, il est bon de dire à notre personnel et aux sénateurs de marcher, de faire de l’exercice, de dîner et de prendre l’air avant de retourner à leur bureau. Nous avons formulé cette recommandation avec une saine intention.
[Français]
La présidente : J’ai seulement une question : à quel moment devez-vous signer l’entente de renouvellement avec la Chambre des communes?
Mme Labelle : Normalement, la disposition parle de 90 jours avant l’expiration de l’entente en juin. Nous sommes en avril, donc nous sommes pas mal dans la période de 90 jours. La Chambre des communes est au courant du fait que cette discussion a lieu aujourd’hui et qu’on ne pourra pas signer d’entente avant...
La présidente : Le 1er mai?
Mme Labelle : Exactement.
La présidente : À ce moment-là, est-ce que vous avez assez de deux semaines pour faire le sondage?
Mme Labelle : Il faudrait que je travaille avec mes collègues à la Direction des communications, mais cela me semble serré.
La présidente : Ce que je viens d’entendre, c’est avril prochain. Merci pour le rapport, sénateur. D’un commun accord, on va reporter cette décision encore une fois.
Merci, Josée et Pierre. Je crois que vous allez rester avec nous pour les deux prochains points à l’ordre du jour.
Le sénateur Carignan : Je m’excuse, madame la présidente; j’ai juste un point. On vient de dire qu’on renouvelle cette décision chaque année. On ne la reporte pas. L’an prochain, on va se reposer la question, comme pour n’importe quel contrat qui vient à échéance. On ne repousse pas la décision, on la prend annuellement.
La présidente : C’est cela. On la repousse chaque année, sénateur. Cela fait cinq ans que je siège au Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités. Je n’y siège plus, mais cela fait cinq ans que cette conversation revient chaque année.
Le sénateur Carignan : Sur le renouvellement de l’entente; parfait, c’est très bien.
La présidente : Sur le renouvellement de l’entente, oui, et chaque année, on a la même conversation au sujet de la fermeture de cette cafétéria. Le problème qui a été créé au cours des années...
Le sénateur Carignan : On devrait peut-être comprendre qu’il faut la laisser ouverte.
La présidente : Peut-être, mais on peut aussi avoir des divergences d’opinions. Le fait est que lorsqu’on était à l’édifice du Centre, la cafétéria de l’édifice répondait aux besoins de tout le personnel et des sénateurs, alors que depuis que nous siégeons dans des édifices séparés, des coûts supplémentaires se sont ajoutés.
Considérant l’enveloppe budgétaire qui augmente sur le plan des coûts du Sénat, on a demandé aux représentants de l’Administration du Sénat de trouver des efficacités opérationnelles et des diminutions de coûts. Cela fait partie, comme on dit en anglais, des low-hanging fruits, donc des coûts qui font l’objet d’un examen à l’heure actuelle.
[Traduction]
Le sénateur Plett : Je m’excuse — et je remercie sincèrement notre interprète qui essayait de suivre l’échange que vous aviez avec le sénateur Carignan —, mais quand vous parliez tous les deux en même temps, elle ne pouvait pas suivre et je n’ai pas compris. J’aimerais savoir quelle est la décision.
La présidente : Nous ne pourrons pas effectuer le sondage à temps. Nous allons donc reporter la décision, une fois de plus, à l’année prochaine.
Le sénateur Plett : Je vous remercie.
La présidente : C’est ce que je disais. Nous devons la reporter, une fois de plus.
Le prochain point à l’ordre du jour est le troisième rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités sur l’examen d’efficience des activités et des services fournis par l’Administration du Sénat.
David Vatcher, directeur à la Direction des services d’information, se joint à nous à titre de témoin. Encore une fois, je crois comprendre que le sénateur Loffreda prononcera une déclaration liminaire, et MM. Vatcher et Lanctôt l’aideront à répondre aux questions.
Le sénateur Loffreda : Je tiens à préciser brièvement que c’est une solution facile et qu’avec de nombreuses solutions à notre portée, nous parviendrons à réaliser des économies substantielles. Comme je l’ai dit, chaque dollar compte. Je veux que ceux qui nous écoutent sachent qu’il s’agit de solutions faciles. Il est tout de même important d’examiner ces questions et ces solutions faciles, comme celle qui nous est donnée avec la cafétéria.
Je me contenterai de formuler une dernière remarque à ce sujet. Nous pouvons effectuer le sondage et l’année prochaine, lorsque nous reparlerons de cette question, ce sondage exhaustif qui aura été envoyé à tous les sénateurs et à tout le personnel nous permettra de prendre une décision éclairée une fois pour toutes. Nous n’aurons pas à y revenir chaque année au Sous‑comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités. Les membres de ce sous-comité ont décidé de soumettre cette proposition en reconnaissant qu’il s’agissait d’une solution à portée de main. Nous pourrions réduire les dépenses dans ce domaine.
Mon prochain rapport est le vingt-huitième rapport sur les ordinateurs portables du Sénat dans les bureaux des sénateurs.
[Français]
Honorables sénateurs et sénatrices, j’ai l’honneur de présenter le 28e rapport du sous-comité, qui fait des recommandations sur l’attribution des ordinateurs portables du Sénat, toujours dans le contexte de l’examen d’efficience.
La Politique sur la gestion de bureau des sénateurs et l’index des dépenses de bureau des sénateurs indiquent que chaque sénateur et membre du personnel peut recevoir un ordinateur portable prélevé à partir du budget central.
Cependant, bien que certains sénateurs aient un ou deux employés à temps plein, d’autres embauchent du personnel à temps partiel, des étudiants, des stagiaires ou des bénévoles, ce qui veut dire qu’un plus grand nombre d’ordinateurs portables est nécessaire. Le nombre d’ordinateurs portables par bureau de sénateur varie de 1 à 10, excluant les agents politiques.
Des options ont été présentées à votre sous-comité afin d’établir le nombre maximal d’ordinateurs portables alloués par bureau de sénateur. Votre sous-comité recommande que le Comité de la régie interne approuve l’option 1, qui est de limiter le nombre d’ordinateurs portables à un maximum de quatre appareils par bureau de sénateur; que le nombre d’ordinateurs portables par bureau de sénateur soit réduit par attrition; qu’un communiqué soit envoyé pour informer les sénateurs; que l’index des dépenses de bureau des sénateurs soit modifié afin de refléter les changements.
À moins qu’il y ait des questions, je recommande l’adoption du rapport.
La présidente : David, est-ce que vous aviez quelque chose à ajouter?
David Vatcher, directeur, Direction des services d’information, Sénat du Canada : C’était très clair. Merci, sénateur Loffreda.
La présidente : Y a-t-il des questions ou des commentaires?
[Traduction]
Le sénateur Quinn : Voilà qui est bien différent de la dernière discussion. Je ne vais pas y revenir. Je remercie l’équipe pour le travail qu’elle a accompli. Nous avons passé 40 minutes sur ce sujet et nous avons dit que nous sommes un employeur de choix. Nous avons utilisé cette expression lors de la discussion précédente.
Nous disons que nous voulons être un employeur de choix, attirer des gens au Sénat, et probablement un groupe d’employés plus jeunes. Nous leur demandons de venir travailler au Sénat, mais nous n’allons pas leur donner les outils dont ils auront besoin pour faire leur travail. C’est inacceptable. Nous devons absolument repenser cette décision. Je ne sais pas comment nous pouvons être un employeur de choix si nous ne pouvons pas donner aux jeunes qui travailleront au Sénat les outils dont ils auront besoin. Il revient aux sénateurs de décider du nombre d’employés et il incombe au Sénat d’équiper ces employés.
[Français]
La sénatrice Saint-Germain : Je suis d’accord avec cette proposition et je suis étonnée de voir qu’on parle de 10 sénateurs qui seraient non respectueux de la politique. Un bureau de sénateur a 10 ordinateurs et cela, quant à moi, pose des risques de sécurité. Cela veut dire que des stagiaires ont accès à des ordinateurs branchés au réseau du Sénat et je pense que ce n’est pas justifié. Donc, je trouve que cette proposition est raisonnable et je l’appuie.
La présidente : J’aimerais ajouter que, comme dans toute circonstance...
[Traduction]
Sénateur Quinn, mon commentaire répondra probablement à vos préoccupations. Le comité directeur a toujours la possibilité de prévoir des exceptions. Lorsque les circonstances s’y prêtent, des exceptions peuvent être accordées. Nous voulons simplement éviter — j’utilise ce terme avec prudence — une utilisation abusive de l’équipement. C’est ce que nous disons ici, mais des exceptions peuvent être approuvées par le comité directeur.
Le sénateur Quinn : Si vous le permettez, je m’en tiens à mon commentaire précédent. Je veux reconnaître ce que ma collègue a dit, et je pense qu’il est possible d’imposer des restrictions au chapitre de l’utilisation de l’équipement. Mais qu’importe, je pense aussi que les stagiaires ou autres employés pourraient décider d’apporter leurs propres appareils au travail et commencer à les utiliser d’une manière qui pourrait compromettre les renseignements du Sénat. S’il y a un usage excessif de l’équipement, je m’attends à ce que l’on résolve cette situation. Cependant, je ne veux pas que l’on introduise une règle générale indiquant que nous n’allons pas donner à nos employés l’équipement dont ils ont besoin pour faire le travail que nous leur avons demandé d’accomplir.
Le sénateur Loffreda : J’aimerais revenir sur ce que vous avez dit au sujet des renseignements et de la sécurité du Sénat. Cette question a été posée. Elle est très importante. Vous soulevez une question très importante. Nous avons obtenu l’assurance qu’il n’y a pas de problèmes à cet égard. La sécurité de nos systèmes est garantie lorsque ces employés les utilisent. Nous avons donc obtenu une réponse satisfaisante en ce qui concerne la sécurité. Nous ne ferions pas cette recommandation si la sécurité était en jeu. Je tiens à ce que cela soit clair.
La sénatrice LaBoucane-Benson : En lisant le rapport, j’ai constaté qu’on excluait les agents supérieurs de la Chambre dans la mise en contexte, mais pas dans les options 1 et 2. Il n’est pas explicitement dit que cela n’inclut pas les agents supérieurs de la Chambre. Serait-il possible d’ajouter cet élément au moment de voter?
La présidente : Merci.
Le sénateur Quinn : Pourquoi exclurait-on les agents supérieurs de la Chambre, les leaders, et cetera? Je cherche simplement à comprendre.
La sénatrice LaBoucane-Benson : Ils ont plus d’employés. L’opposition a plus d’employés qu’un sénateur.
Le sénateur Quinn : Je comprends cela, mais il peut aussi y avoir plus d’employés temporaires et de stagiaires.
La sénatrice LaBoucane-Benson : Non, on parle d’employés à temps plein.
Le sénateur Quinn : Il n’est donc simplement question que du personnel permanent? D’accord, désolé. Il faudrait donc clarifier cela également, et faire la distinction entre le personnel permanent et le personnel temporaire.
La sénatrice LaBoucane-Benson : Non, on y va par bureau, mais cela exclut simplement les agents supérieurs de la Chambre.
M. Vatcher : Je vous remercie de vos questions. Je viens principalement ici pour traiter d’enjeux de sécurité informatique. Soyez assurés que je ne recommanderais pas quoi que ce soit qui représenterait un risque accru pour le Sénat.
Dans l’ensemble, les sénateurs embauchent un ou deux employés, et tous ces employés devraient disposer d’un ordinateur portable pour faire leur travail. Ce dont nous parlons aujourd’hui, ce sont des employés à temps partiel. J’entends par là des bénévoles ou des employés qui peuvent travailler pendant trois mois, par exemple. Nous offririons à ces employés un moyen sûr de se connecter au système. J’espère avoir répondu à votre question.
Le sénateur Quinn : Seulement dans la mesure où ils utiliseraient leur propre appareil.
M. Vatcher : Ils peuvent utiliser leur propre appareil pour se connecter à un bureau virtuel.
Le sénateur Quinn : Il s’agit d’une politique pour les employés à temps plein?
M. Vatcher : Oui, pour l’essentiel.
Le sénateur Quinn : Peut-être devrions-nous le préciser, alors. Si j’avais deux ou trois employés à temps plein, d’accord, mais ce sont les employés à temps plein qui veulent l’installer.
M. Vatcher : Le nombre d’employés dans les bureaux de sénateurs est régi par le budget de leur bureau. C’est pourquoi ils n’ont pas cinq, six ou sept employés à temps plein.
La présidente : Comme vous l’avez dit, ce ne sont pas tous des employés à temps plein. Certains sont à temps partiel. Lorsque nous embauchons des étudiants, ils travaillent à temps partiel. Ils peuvent être là pour trois ou quatre mois. Le hic, c’est que nous avons établi un seuil de quatre.
Le sénateur Quinn : Je comprends cela, madame la présidente. J’essaie simplement de trouver la logique là-dedans. On vient de dire aux employés à temps plein que les employés à temps partiel ou les stagiaires peuvent utiliser leurs propres appareils parce qu’on a les moyens de leur donner un accès au système.
La présidente : En effet.
Le sénateur Quinn : Je pourrais décider d’engager quatre ou cinq personnes à 30 000 dollars par an. C’est une décision que je pourrais prendre en tant que sénateur qui gère son bureau. Je pourrais décider d’embaucher deux personnes. Ce que je dis, c’est que si nous avons des employés à temps plein, ils doivent être équipés. Nous nous entendons pour dire que quatre personnes, c’est raisonnable, mais moi, je n’en ai pas besoin de quatre dans mon bureau; je n’en ai besoin que de trois. Tout ce que je dis, c’est que nous devons veiller à être perçus comme un employeur de choix en fournissant à nos employés à temps plein l’équipement dont ils ont besoin.
Le sénateur Loffreda : Vous soulevez de bons arguments, sénateur Quinn, mais je pense que quatre employés, c’est raisonnable. Comme nous l’avons dit, nous devons statuer sur un chiffre. Quatre, c’est raisonnable. Je l’ai dit d’emblée et en anglais pour que tout le monde puisse comprendre et que ce ne soit pas sujet à interprétation : nous nous en tenons aux ordinateurs portables du Sénat et aux bureaux des sénateurs. C’est clair. Il n’y a pas lieu d’amender ce rapport. Il y a d’autres besoins en dehors des bureaux des sénateurs. Il y a des besoins à temps plein, à temps partiel et intérimaires. Nous ne pouvons pas limiter ces bureaux. C’est clair depuis le début.
Le sénateur Plett : C’est bon pour moi aussi. Je crois que nous devrions passer au vote. Je pense que c’est très clair. Il faut imposer une limite pour les employés temporaires. Certains sénateurs ont déjà eu 10 stagiaires en même temps, sans aucun contrôle. Nous devons exercer un contrôle. Cela me convient.
La présidente : L’honorable sénateur Loffreda propose :
Que le vingt-huitième rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités soit adopté avec un amendement visant à exclure explicitement les agents supérieurs de la Chambre de la limite de quatre appareils.
Plaît-il aux honorables sénateurs d’adopter la motion?
Des voix : Oui.
La présidente : La motion est adoptée.
Le prochain point à l’ordre du jour est le dernier rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités sur les résidences privées et les indemnités quotidiennes.
Le sénateur Loffreda : Nous avons présenté des économies, et il y a une chanson qui dit : « deux sur trois, c’est pas mal », mais nous continuerons à présenter des possibilités d’économies et à prendre des décisions. Même si certaines solutions sont faciles, il est très important de les présenter pour voir s’il est possible d’économiser de façon substantielle en les accumulant. Nous faisons preuve de responsabilité fiscale au Sénat du Canada.
Je passe maintenant à mon vingt-neuvième rapport sur les résidences privées.
Honorables sénateurs, j’ai enfin l’honneur de présenter le vingt-neuvième rapport du sous-comité, qui fait suite à une demande du comité CIBA d’examiner l’indemnité quotidienne prévue pour les résidences privées afin de déterminer si un ajustement est nécessaire pour l’exercice 2024-2025.
Votre sous-comité a appris que l’indemnité prévue pour les sénateurs qui logent dans une résidence privée lorsqu’ils se trouvent dans l’enceinte parlementaire n’a pas été augmentée depuis 2019. L’indemnité actuelle pour les résidences privées est de 50 dollars par jour. L’application du taux d’inflation à compter du 1 er avril ferait passer l’indemnité quotidienne de 50 à 58 dollars. Votre sous-comité recommande que le comité CIBA augmente l’indemnité quotidienne pour une résidence privée en fonction du taux d’inflation de l’indice des prix à la consommation, ou IPC, selon la moyenne tronquée à compter du 1 er avril 2024.
S’il n’y a pas de questions, je recommande l’adoption du rapport.
Le sénateur Quinn : Le Conseil national mixte a fixé un montant de 50 dollars par jour. Cela s’applique-t-il à l’autre endroit? Ce dernier prévoit-il augmenter son indemnité? Je me demande pourquoi le Sénat s’écarterait des directives du Conseil national mixte.
Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, Direction des finances et de l’approvisionnement, Sénat du Canada : Merci pour cette question. Nous tenons compte du CNM, mais le Sénat a sa propre méthode de calcul pour l’indemnité. Ils se trouve simplement que l’indemnité était la même à une certaine époque. Elle reflétait ce que le comité mixte et le conseil mixte avaient établi. Dans ce cas-ci, nous rattrapons l’inflation, et, à ce que nous sachions, le conseil mixte n’a pas encore révisé ses chiffres.
Le sénateur Quinn : Je me demande simplement si nous devrions nous inquiéter de sortir du cadre du CNM ou de ce que fait l’autre endroit et de créer un précédent en passant de 50 à 58 dollars. Je sais que ce n’est pas beaucoup, mais nous avons déjà parlé de dépenses moins importantes ici. Je me demande simplement pourquoi nous nous écartons du cadre du CNM.
M. Lanctôt : L’idée consiste essentiellement à suivre l’inflation.
Le sénateur Quinn : D’accord, merci.
La présidente : Y a-t-il d’autres questions ou commentaires? Sinon, le sénateur Loffreda propose :
Que le vingt-neuvième rapport du Sous-comité des prévisions budgétaires du Sénat et des budgets de comités soit adopté.
Plaît-il aux honorables sénateurs d’adopter la motion?
Des voix : Oui.
La présidente : La motion est adoptée avec dissidence.
Le troisième point à l’ordre du jour est le rapport sur la Vision et le plan à long terme. Chers collègues, sachez que nous devrons discuter de certains éléments de ce rapport en privé. Nous allons donc reprendre ce point à l’ordre du jour lors de notre séance à huis clos. Ce rapport comporte certaines informations sensibles et des enjeux de confidentialité. Nous en parlerons donc un peu plus tard.
Nous passons maintenant au quatrième point à l’ordre du jour, qui est le rapport du Sous-comité des ressources humaines sur les bureaux régionaux des sénateurs. Nous reprenons notre discussion sur le sujet. Toni Francis, dirigeante principale des ressources humaines, Direction des ressources humaines, Élise Hurtubise-Loranger, conseillère parlementaire principale, Bureau du légiste et conseiller parlementaire et David Plotkin, conseiller parlementaire, Bureau du légiste et conseiller parlementaire se joindront maintenant à nous à titre de témoins.
[Français]
L’honorable Raymonde Saint-Germain : Chers collègues, je vais vous présenter les faits saillants de ce rapport avant que, avec la collaboration de l’équipe de l’administration, nous répondions à vos questions.
En juin 2023, votre sous-comité a demandé au Bureau du légiste et conseiller parlementaire d’analyser la question des bureaux régionaux dans le contexte des discussions plus vastes du comité au sujet de la mise en œuvre par le Sénat des exigences du Code canadien du travail relatives à la santé et à la sécurité au travail. Nous vous avons présenté cette analyse en octobre dernier.
Je vous ressors certains faits saillants.
Les bureaux régionaux sont des lieux de travail du Sénat, et nous proposons d’ajouter à notre politique un nouvel article, l’article 5.14.3 — c’est la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs —, pour préciser que les bureaux régionaux sont des lieux de travail du Sénat pour l’application de la partie II du Code canadien du travail. Ainsi, conformément à cette partie, l’employeur doit assurer la santé et la sécurité au travail de ses employés. Pour l’application de cette partie, c’est le Sénat qui est l’employeur, et les sénateurs sont les superviseurs des membres de leur personnel.
En matière de formation en santé et sécurité du travail, il y a une autre obligation en fonction du code. Conformément à notre Politique sur la santé et la sécurité au travail, les sénateurs et les employés reçoivent déjà de la formation en ces matières. Compte tenu de ces exigences de formation que nous avons déjà mises en œuvre, votre sous-comité estime que les sénateurs et les employés qui travaillent dans les bureaux régionaux n’ont, pour le moment, pas besoin de séance de formation supplémentaire.
Au sujet des représentants en santé et en sécurité au travail, le nouvel article que nous vous proposons, l’article 5.14.4, précise que, conformément au régime du Code canadien du travail, un représentant en matière de santé et sécurité au travail doit être nommé pour chaque bureau régional.
Enfin, les bureaux régionaux doivent être situés dans des locaux commerciaux, conformément au nouvel article 5.14.2.
Tous les bureaux devraient être situés dans des locaux commerciaux loués, ce qui éliminerait la possibilité d’établir un bureau régional dans une résidence privée, notamment celle d’un sénateur. Pour ce qui est des exigences en matière d’accessibilité, le nouvel article que nous vous proposons, l’article 5.14.5, préciserait que la Loi canadienne sur l’accessibilité s’applique aux bureaux régionaux. Ceux-ci doivent être conformes à la loi et accessibles à tous.
Il y a trois autres dispositions obligatoires que nous souhaitons voir incluses dans les baux. Premièrement, les normes d’accessibilité et les exigences en matière de santé au travail ne sont pas statiques et peuvent évoluer au fil du temps. Votre sous-comité recommande que les sénateurs soient tenus d’inclure dans leur bail une clause obligatoire stipulant que le locateur est censé collaborer avec le locataire pour résoudre tout problème de conformité résultant de la modification.
Pour l’autre disposition relative au coût des travaux de rénovation, le coût de la rénovation des aires communes d’un immeuble commercial serait à la charge du locateur, tandis que le coût de la rénovation des locaux à bureaux serait à la charge du locataire, donc du sénateur, selon ce qui serait stipulé dans le bail. Le nouvel article 5.14.8, qui a été ajouté à notre Politique sur la gestion de bureau des sénateurs, prévoit que les frais de rénovation, y compris les frais de construction et les honoraires d’experts-conseils visant à assurer la conformité des lieux aux normes d’accessibilité, de santé et de sécurité au travail qui ne sont pas indiqués dans le bail comme étant assumés par le locateur des locaux commerciaux seront imputés au budget du bureau du sénateur. Enfin, le locateur de locaux commerciaux ne peut pas être un membre de la famille du sénateur pour des raisons évidentes.
Votre sous-comité recommande que les dispositions de la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs qui autorisent des bureaux régionaux et qui ont été adoptées avant que le Sénat ne soit assujetti aux dispositions du Code canadien du travail relatives à la santé et à la sécurité au travail et aux exigences de la Loi canadienne sur l’accessibilité soient modifiées. Nous vous proposons ces modifications en annexe. Je vous ai présenté l’essentiel de celles-ci. Nous vous recommandons d’approuver les modifications proposées en annexe et d’exiger que les sénateurs qui ont un bail en cours se conforment aux nouvelles dispositions relatives aux bureaux régionaux lors du renouvellement de leur bail.
Je termine en précisant qu’à ce jour, quatre sénateurs ont ce genre de bureau. Dans quelques semaines, étant donné qu’un sénateur prendra sa retraite, le nombre passera à trois bureaux.
Je vous remercie.
La présidente : Merci beaucoup, sénatrice Saint-Germain.
Cette conversation a quand même eu lieu à plusieurs reprises. Pour faire suite aux recommandations faites par le comité, certains ajustements ont été apportés à la proposition, et c’est le résultat de votre travail. Je vous remercie du travail que vous avez fait et je remercie tous ceux qui ont travaillé sur ce dossier.
Y a-t-il des questions ou commentaires par rapport à ce dossier?
[Traduction]
Le sénateur Plett : Je n’ai qu’un très bref commentaire à faire. Merci pour le rapport, sénatrice Saint-Germain. Vous avez dit à la fin qu’il y a présentement quatre sénateurs qui disposent de bureaux régionaux, mais qu’il n’y en aura malheureusement plus que trois dans quelques jours. Je ne sais pas qui ils sont, mais ces trois sénateurs pourraient bien être ici pour les 20 prochaines années, et on les autorise à avoir un bureau régional alors que je n’y ai pas droit. Je n’en demande pas. J’utilise mon bureau à la maison. J’ai déjà eu un bureau régional, et je ne cherche pas du tout à en ravoir un. Je suis tout à fait favorable à l’idée de ne pas avoir de bureaux régionaux en dehors de notre domicile pour les raisons que vous avez expliquées, mais j’ai du mal à accepter le maintien de droits acquis pour les autres sénateurs, alors que nous n’avons aucune idée de la durée de ces droits.
Voilà ce que j’avais à dire. Je vais soutenir le rapport, mais j’aurais peut-être aimé que nous discutions de ce point.
La sénatrice Saint-Germain : Mme Hurtubise-Loranger voudra peut-être en dire un peu plus sur l’état actuel des choses. Les trois sénateurs en question appartiennent à trois groupes, à savoir le vôtre, le mien et les progressistes.
Le comité s’est penché sur une question en particulier. Nous ne sommes pas des députés et nous devons veiller à ce que ces bureaux aient des représentants tout au long de la semaine. Sinon, il faut se demander pourquoi nous avons des bureaux vides tous les jours sauf les lundis ou les vendredis. Voilà le premier point.
Je partage votre avis. Pourquoi avons-nous ces bureaux? Les sénateurs concernés devront se conformer aux nouvelles exigences de la politique. Ils doivent avoir les moyens de se payer ce bureau. L’argent doit provenir de leur propre budget sénatorial. Nous verrons quelle sera leur réaction.
On compte une sénatrice autochtone parmi les trois sénateurs concernés. Il semble très important pour sa bande d’avoir ce lieu de rassemblement. Il permet à la sénatrice de rencontrer ses concitoyens, les membres de la bande. C’est une explication que nous avons reçue et dont nous avons tenu compte. Cela dit, peu importe l’endroit où se trouve le bureau régional, il faudra respecter les obligations légales.
Souhaitez-vous ajouter quelque chose, madame Hurtubise-Loranger?
Élise Hurtubise-Loranger, conseillère parlementaire principale, Bureau du légiste et conseiller parlementaire, Sénat du Canada : Non.
Le sénateur Plett : À nouveau, ces bureaux pourraient tous nous être utiles pour diverses raisons. Je pourrais également trouver utile d’en avoir un, mais pour moi, cela ne tient pas la route.
J’aimerais que nous décidions de donner six ou huit mois aux sénateurs qui ont un bureau régional pour tenter de le fermer. Nous faisons des exceptions pour certains sénateurs, et ces exceptions sont faites par une minorité qui dit : « vous avez une bonne raison d’avoir un bureau régional et le reste d’entre nous n’en a pas ». Je ne crois pas qu’il soit judicieux de créer deux catégories de sénateurs. Soit nous avons une politique, soit nous n’en avons pas. J’appuie cette politique. Par contre, je m’oppose au maintien des droits acquis des sénateurs.
Cela dit, je n’ai pas l’intention de voter contre le rapport.
La sénatrice Saint-Germain : Ils devront se conformer à la politique à la fin de leur bail annuel. Il n’y a donc pas de disposition de droits acquis en ce qui concerne le respect de la politique.
Le sénateur Plett : Ce sera mon dernier commentaire; je ne veux pas en faire un débat. Si je voulais avoir un bureau maintenant, je devrais pouvoir avancer le même argument. Tant que je respecte la politique, je devrais pouvoir avoir un bureau.
La présidente : Oui, vous en aurez un ou pourrez en avoir un.
Le sénateur Plett : Je pourrai en avoir un? Même avec...
La présidente : Merci. Nous allons maintenant passer au sénateur MacDonald, suivi de la sénatrice Boyer. Il nous reste beaucoup de points à aborder, chers collègues, et nous en avons déjà discuté à trois reprises.
Le sénateur MacDonald : Je suis surpris d’apprendre que nous avons des bureaux régionaux. Nous discutons ici de la nécessité d’économiser, et je suis curieux de savoir combien coûtent ces bureaux régionaux.
Je suis tout à fait contre. Nous ne devrions pas faire de telles exceptions. Si nous voulons nous montrer à nous-mêmes et au public que nous essayons d’économiser de l’argent, commençons par cela.
Je voterai donc contre, en raison des restrictions.
La présidente : Pour votre gouverne, monsieur le sénateur, ces bureaux sont payés à même le budget des bureaux des sénateurs. On ne leur donne pas de l’argent supplémentaire. Les sénateurs choisissent d’utiliser leur budget ainsi.
[Français]
Le sénateur Carignan : J’ai une question au sujet de la sécurité. J’avais déjà vérifié. Je m’étais posé la question sur l’utilité. Je vais me rallier à la majorité.
Pour ce qui est de la sécurité, on a un programme de système d’alarme, d’installation et d’étude de nos domiciles. Je veux m’assurer que, dans le cas de la personne qui a un bureau à l’extérieur de son domicile, le système de sécurité est concentré sur son bureau, et non sur son domicile, pour ne pas ajouter de frais de sécurité supplémentaires.
Mme Hurtubise-Loranger : C’est une question qui relève de la sécurité institutionnelle. Je vais me tourner vers M. Lafrenière. Je ne sais pas s’il est disposé à répondre à la question. Julie est ici aussi.
Julie Lacroix, directrice, Direction de la sécurité institutionnelle, Sénat du Canada : C’est une très bonne question.
Jusqu’à maintenant, nous n’avons pas fait d’installation de sécurité dans les bureaux régionaux. Cependant, il est parfois arrivé que les sénateurs qui ont un bureau régional nous aient consultés. On a fait une évaluation des menaces et des risques sur l’emplacement et on leur a donné des conseils. S’ils ont des mesures de sécurité en place, ce sont eux qui les ont mises en place et cela relève de leur budget.
[Traduction]
Le sénateur Quinn : Je suis entièrement d’accord avec ce que vous avez présenté. Cela dit, j’aimerais obtenir une petite précision. Vous avez dit que nous ne sommes pas des députés, que nous faisons partie du public. Soit, mais nous faisons partie du Parlement. Nous ne faisons simplement pas partie de la Chambre basse élue.
La sénatrice Saint-Germain : Nos budgets ne sont pas...
Le sénateur Quinn : Tout ce que je dis, c’est que nous faisons partie du Parlement.
La sénatrice Saint-Germain : Merci.
La sénatrice Boyer : Je dis toujours la même chose chaque fois que nous abordons le sujet. Nous parlons d’une sénatrice qui travaille dans une région isolée où le Sénat n’est pas très connu dans la communauté. Il est important d’assurer une présence dans la communauté. Je note également que le bureau est situé sur une réserve, ce qui relève du fédéral. Vous pouvez vous référer à l’article 91(24) de la Loi constitutionnelle de 1982. Si les nouvelles exigences entrent en vigueur, cela va-t-il entraver la mise en œuvre des mesures d’accessibilité ou cela a-t-il été résolu?
La sénatrice Saint-Germain : Cela sera appliqué, oui.
Mme Hurtubise-Loranger : Les obligations demeurent lorsque nous étendons le lieu de travail. Il en va ainsi du régime de santé et de sécurité au travail, que les employeurs ne peuvent en aucun cas sous-traiter. C’est vrai aussi pour la Loi canadienne sur l’accessibilité, qui est une extension de la Loi canadienne sur les droits de la personne. Ces obligations demeurent lorsque nous étendons le lieu de travail en dehors de la cité.
La sénatrice Boyer : Merci.
Mme Hurtubise-Loranger : Je vous en prie.
La présidente : Merci. L’honorable sénatrice Saint-Germain propose:
Que le quatorzième rapport soit adopté et que le douzième rapport, présenté le 9 novembre 2023, soit considéré aux fins d’information seulement.
Plaît-il aux honorables sénateurs d’adopter la motion?
Des voix : Oui.
La présidente : La motion est adoptée.
Vous vouliez voter contre la motion, sénateur MacDonald. Devrions-nous dire qu’elle est adoptée avec dissidence?
Le sénateur MacDonald : Non, je m’opposais au principe.
La présidente : Merci.
[Français]
Le prochain article à l’ordre du jour concerne la politique de stationnement. Julie Lacroix revient à titre de témoin. Je crois comprendre que Julie fera des remarques préliminaires. Toni Francis, dirigeante principale des ressources humaines, et David Groves, conseiller parlementaire, seront aussi présents dans la salle pour répondre aux questions si nécessaire.
Comme d’habitude, cette présentation sera suivie d’une période de questions.
Julie, la parole est à vous.
[Traduction]
Mme Lacroix : Je soumets aujourd’hui à votre examen et à votre approbation la politique du Sénat relative au stationnement.
[Français]
Comme vous le savez peut-être, la politique actuelle du Sénat en matière de stationnement date de 1999 et a dû être révisée pour mieux refléter les pratiques de stationnement actuelles au Sénat.
[Traduction]
Les principes directeurs suivants régissent la mise en œuvre de la présente politique : la transparence, c’est-à-dire que les privilèges de stationnement sont attribués en fonction de critères d’admissibilité établis; l’uniformité, c’est-à-dire que l’attribution des privilèges de stationnement est fondée sur des critères objectifs; et l’efficacité, c’est-à-dire que le stationnement est géré de façon à assurer une utilisation optimale des espaces disponibles à l’appui des fonctions parlementaires.
[Français]
C’est en gardant ces principes à l’esprit et grâce aux commentaires utiles de nos partenaires que je crois que cette politique, telle qu’elle est présentée aujourd’hui, modernise effectivement notre cadre de stationnement pour non seulement répondre aux nouvelles réalités du Sénat, mais aussi refléter les réalités actuelles et les pratiques de stationnement établies, qui ont beaucoup évolué depuis l’approbation de la politique en 1999.
[Traduction]
Permettez-moi de souligner deux éléments clés de cette politique. Premièrement, nous avons intégré des dispositions qui, nous l’espérons, encourageront le covoiturage. L’objectif est d’encourager le personnel à utiliser des méthodes de transport plus écologiques. De plus, l’attribution des places de stationnement doit être effectuée dans le cadre d’une transaction équitable et transparente et garantir que des espaces temporaires sont fournis au besoin.
[Français]
De même, nous avons ajouté de nouvelles dispositions sur les accommodements pour des raisons médicales et d’accessibilité pour que le Sénat continue de respecter ses exigences, engagements et obligations en matière d’accessibilité en vertu de la Loi canadienne sur l’accessibilité, la Loi canadienne des droits de la personne et la politique du stationnement sur les mesures d’adaptation.
[Traduction]
Dans cette politique révisée, nous proposons que les télétravailleurs puissent avoir accès à une place de stationnement les jours où ils travaillent sur place grâce à un système de réservation en ligne, selon la disponibilité des places.
[Français]
Si la politique est adoptée par le Comité de la régie interne aujourd’hui, nous proposons que la politique du Sénat relative au stationnement révisée entre en vigueur le 1er juillet 2024.
[Traduction]
De plus, une période de protection des droits acquis de 12 mois s’appliquera également à tous les titulaires de permis existants qui ont aussi signé une entente de télétravail en vertu de laquelle ils travaillent au moins 50 % du temps à la maison et ne sont plus admissibles à une place de stationnement garantie dans un emplacement de choix selon la nouvelle politique.
[Français]
Le jour de l’entrée en vigueur de la politique, les nouveaux employés qui ne remplissent pas les critères d’admissibilité ne pourront pas bénéficier d’un espace de stationnement permanent garanti.
[Traduction]
Cela indique clairement que les nouveaux employés du Sénat qui concluent ultérieurement une entente de télétravail et qui travaillent à distance au moins 50 % du temps ne seront pas admissibles à une place de stationnement réservée. Cela réduira sans aucun doute la liste d’attente pour le stationnement et offrira une disponibilité accrue des places de stationnement à ceux et celle qui viennent sur place cinq jours par semaine.
[Français]
Honorables sénateurs, le sujet du stationnement peut parfois susciter beaucoup d’intérêt, voire de passion au sein de la communauté du Sénat. Je veux souligner un élément important : tous continueront d’avoir accès au stationnement. Ce ne sera peut-être pas l’espace de stationnement auquel ils sont habitués ni un emplacement de premier choix. Cependant, les nouveaux espaces de stationnement temporaires pourront être réservés au moyen d’un système de réservation en ligne et seront situés à proximité du service de navette.
Je serai heureuse de répondre à vos questions.
La présidente : Je peux vous promettre que j’ai étudié cette politique avec un œil de lynx.
[Traduction]
Le sénateur Quinn : J’ai trouvé cette note d’information très utile. Je dois admettre que je me gare dans l’édifice Chambers. Lorsque je suis entré au Sénat après avoir travaillé de nombreuses années dans la fonction publique, j’ai supposé que je payais ma place de stationnement à même mon chèque de paie ou que je recevais un avantage imposable. Je ne fais pas attention à ces détails, mais quand j’ai lu cette note, je me suis rendu compte que je ne faisais ni l’un ni l’autre. C’est une place de stationnement qui m’est fournie.
Une voix : Non. C’est un avantage imposable.
Le sénateur Quinn : C’est un avantage imposable? Non, ce ne l’est pas.
Mme Lacroix : Pas pour les sénateurs.
Le sénateur Quinn : Pas pour les sénateurs.
Mme Lacroix : Je laisserai M. Groves vous en dire plus à ce sujet.
Le sénateur Quinn : Je terminerai peut-être d’abord mon intervention. J’ai été surpris lorsque j’ai lu cette note, me rendant compte que j’obtenais une place de stationnement gratuite au centre-ville d’Ottawa. J’ai également été étonné quand j’ai compris que c’était pour assurer la sécurité de l’institution — et la mienne, je suppose, mais je n’en suis pas sûr.
Ma question concerne le paragraphe d’introduction, sur les répercussions juridiques. Je les trouve fort intéressantes et j’aimerais en savoir davantage. Notamment, si un sénateur ne possède pas de voiture, mais se voit attribuer une place, il peut choisir de donner cette place à un employé et ce dernier reçoit un avantage non imposable dans un stationnement au centre-ville d’Ottawa. Je ne m’en étais pas rendu compte. Je ne savais tout simplement pas où nous en sommes en ce qui concerne le cadre fiscal juridique. Je voulais simplement poser une question à ce sujet.
David Groves, conseiller parlementaire, Bureau du légiste et conseiller parlementaire, Sénat du Canada : Comme nous parlerons de questions qui concernent les conseils juridiques que nous prodiguons à l’institution, je recommanderais que nous en parlions à huis clos, si vous le voulez bien.
Le sénateur Quinn : Bien sûr.
La présidente : Je vous remercie, monsieur Groves. Avez‑vous d’autres questions, chers collègues?
La sénatrice Moodie : Ma question porte sur le système de pointage. Je suppose qu’il s’applique à la liste d’attente afin de déterminer qui obtient quoi en premier.
Ma question porte sur l’ancienneté. Au chapitre de la disponibilité de places de stationnement pour le Sénat, les membres du personnel voient leur ancienneté reconnue, ce qui leur permet d’éviter la liste d’attente. Comment reconnaissons‑nous l’ancienneté dans le bureau d’un sénateur, en ce qui concerne les directeurs et d’autres postes, par exemple? Reconnaît-on le temps passé ailleurs qu’au Sénat? Dans l’affirmative, comment le fait-on?
Mme Lacroix : C’est une excellente question. Nous reconnaissons l’ancienneté en fonction de la date d’embauche. Nous appliquons cette politique équitablement. Toute personne appartenant à une catégorie de MMG ou supérieure a droit à une place de stationnement garantie, en fonction des besoins opérationnels et de l’exigence d’être au bureau. Pour les SEN10 et les échelons inférieurs, on se base sur l’ancienneté et les dates d’embauche, et cette politique s’applique à tous.
La sénatrice Moodie : Je vous remercie.
La présidente : Merci. Avez-vous d’autres questions, chers collègues?
[Français]
Le sénateur Dalphond : Merci pour ce rapport, qui est très complet. J’aimerais aborder le dernier point à la dernière page, soit la proposition de louer 25 espaces de stationnement au coût annuel de 68 000 $ — ce qui est plus cher que le coût de la cafétéria — pour offrir des places temporaires. Quel est le but de la chose? Il y a des low-hanging fruits, mais aussi des high‑hanging fruits qui apparaissent.
Mme Lacroix : Dans le fond, c’était pour accommoder les gens et minimiser les impacts sur ceux qui ne satisferont plus aux critères, comme les gens qui ont une entente de télétravail. Ces derniers ne savent pas combien de fois ils vont venir au bureau, et ces espaces temporaires leur permettraient de libérer leurs espaces de stationnement existants. Cela permet, pour un an, de voir quelle est l’utilisation que font les gens qui sont en télétravail. Nous allons réviser tout cela à la fin de l’année et déterminer si nous avons besoin de ces espaces.
Ce que je peux vous dire, c’est que nous avons fait une étude des gens qui se trouvent sur la liste d’attente, des ententes de télétravail, etc. Ces 25 espaces pourront non seulement réduire la liste d’attente de façon importante, mais aussi assurer que les gens qui viennent sur place régulièrement pourront avoir accès à un stationnement dans un emplacement de premier choix. Pendant la première année, nous allons faire une étude de l’utilisation et nous ferons des propositions si nous constatons qu’il est possible de réduire le nombre de ces espaces à long terme.
La présidente : C’est bien. Merci. Nous allons revenir à la discussion à huis clos pour les questions du sénateur Quinn.
Je recommande que nous passions aux informations — aux articles à titre d’information. Il faut passer à huis clos. Nous avons une invitée pour la question du Comité de l’audit et de la surveillance. Je passerais rapidement sur l’article 7 et les autres affaires pour passer à huis clos ensuite.
Honorables sénateurs, le prochain article concerne les éléments envoyés à titre d’information. Vous vous souviendrez que lors de la réunion du 8 février 2024, le comité a adopté le 23e rapport du Sous-comité du programme et de la procédure. Une partie de ce rapport comprenait une proposition afin que les éléments ne nécessitant pas de décision soient envoyés par le secrétariat. Le lundi, le secrétariat enverra donc une liasse contenant les documents pour information seulement.
Cette semaine, trois documents ont été envoyés pour information. Il s’agit des trois documents suivants : le rapport du Sous-comité du programme et de la procédure sur les décisions rapportées au Comité de la régie interne; le rapport de la sénatrice Duncan sur ses déplacements en Alaska; les rapports du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités.
Chers collègues, veuillez noter que, comme d’habitude, le rapport financier trimestriel combiné pour les deuxième et troisième trimestres de 2023-2024 sera partagé avec les membres du Comité de l’audit et de la surveillance pour information. Mesdames et messieurs les sénateurs, avez-vous des questions ou des commentaires sur les documents que vous avez reçus à titre d’information?
Merci. Nous passons à l’article 8, soit les autres affaires. Y a‑t‑il des sujets que vous aimeriez porter à notre attention pour qu’on en discute lors d’autres réunions?
N’en voyant pas, nous allons suspendre brièvement la séance pour ensuite passer à huis clos.
(La séance se poursuit à huis clos.)