LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L'ADMINISTRATION
PROCÈS-VERBAL
OTTAWA, le jeudi 11 avril 2024
(33)
[Français]
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit à huis clos et a ensuite procédé en public, aujourd'hui dans la pièce C-128 de l’édifice du Sénat du Canada à 9 h 01, sous la présidence de l’honorable Lucie Moncion (présidente).
Membres du comité présents : Les honorables sénateurs Boehm, Boyer, Carignan, c.p., Dalphond, LaBoucane-Benson, Loffreda, MacAdam, MacDonald, Moncion, Moodie, Plett, Quinn, Saint-Germain, Seidman, et Smith (15)
Participent à la réunion : Pascale Legault, dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration; Gérald Lafrenière, greffier du Sénat et greffier des Parlements par intérim et dirigeant principal des services législatifs; Philippe Hallée, légiste et conseiller parlementaire; hauts fonctionnaires du Sénat et autres employés de soutien.
TÉMOINS :
L'honorable sénateur Tony Loffreda, membre, Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités;
L’honorable sénatrice Raymonde Saint-Germain, présidente, Sous-comité sur les ressources humaines;
Tony Francis, dirigeante principale des ressources humaines, Direction des ressources humaines;
David Groves, conseiller parlementaire, Bureau du légiste et conseiller parlementaire;
Élise Hurtubise-Loranger, conseillère parlementaire principale, Bureau du légiste et conseiller parlementaire;
Josée Labelle, directrice générale, Direction des biens et services;
Marc Lacelle, directeur, Exploitation des immeubles et gestion des biens, Direction des biens et services;
Julie Lacroix, directrice, Direction de la sécurité institutionnelle;
Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, Direction des finances et de l'approvisionnement;
David Plotkin, conseiller parlementaire, Bureau du légiste et conseiller parlementaire;
David Vatcher, directeur, Direction des services d'information.
Conformément au paragraphe 12-7(1) du Règlement du Sénat, le comité poursuit son étude des questions financières et administratives concernant l’administration interne du Sénat.
La présidente fait une déclaration.
Les sénateurs se sont présentés.
CIBA/2024-04-11/369(P) — Agenda Consenti
La présidente fait une déclaration concernant l'agenda consenti.
Après débat, l'honorable sénatrice Boyer propose que l'agenda consenti, qui comprend les points suivants, soit approuvé :
- Procès-verbal du 29 février 2024 (partie publique);
- Procès-verbal du 29 février 2024 (partie à huis clos).
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2024-04-11/370(P) — Demandes budgétaires de comité : Comité permanent sur l’éthique et les conflits d’intérêts des sénateurs et Comité sénatorial permanent des transports et des communications
L’honorable sénateur Loffreda, membre du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités, présente le vingt-sixième rapport du sous-comité comme suit :
Le jeudi 11 avril 2024
Le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités du Comité permanent de la Régie interne, des budgets et de l’administration a l'honneur de présenter son
VINGT-SIXIÈME RAPPORT
Votre sous-comité s’est réuni le 21 mars 2024, sous la présidence de l’honorable sénateur Éric Forest, pour étudier les deux demandes de budgets suivantes pour l’exercice 2024 2025 :
1. Éthique et conflits d’intérêts des sénateurs (CONF)
(Questions ayant trait au Code régissant l’éthique et les conflits d’intérêts des sénateurs)
Activité 1 : Londres, Royaume-Uni
162 560 $
TOTAL
162 560 $
(incluant des fonds pour une mission d’étude et pour les déplacements de 6 sénateurs)
2. Transports et communications (TRCM)
(Étude spéciale sur l’incidence des changements climatiques sur les infrastructures essentielles)
Activité 1 : Montréal, Québec
18 910 $
Activité 2 : Hamilton, Ontario
26 185 $
TOTAL
45 095 $
(incluant des fonds pour une mission d’étude et les déplacements de 12 sénateurs)
Résumé
Pour votre information, le total des fonds dans l'enveloppe budgétaire disponible pour les budgets des comités du Sénat (sauf pour le Comité de l’audit et de la surveillance) pour 2024‑2025 est de 2,2 millions de dollars, moins 320 820 $ pour les dépenses des témoins, ce qui laisse 1,882 million de dollars à accorder pour les budgets individuels des comités. La recommandation d’aujourd’hui de 207 655 $ pour trois activités de déplacement de comité, laisse ainsi 1 674 345 $ pour le reste de l’année financière.
Les budgets approuvés par le Sénat pour chaque activité de voyage sont le montant maximum qui peut être dépensé pour cette activité. Les budgets prévoient normalement des fonds pour les déplacements de tous les membres du comité. En règle générale, une délégation réduite se déplace et des efforts sont faits pour réaliser des économies additionnelles. Votre sous-comité encourage les deux comités à rechercher des moyens raisonnables de réduire leurs dépenses.
Normalement, les dépenses réelles des comités sont généralement plus proches de 40 % de leur budget total demandé. Tous les fonds restants après un déplacement seront récupérés et peuvent être réattribués aux comités pour d’autres activités.
Des copies de la demande de budget de chaque comité sont annexées à ce rapport.
Respectueusement soumis,
Membre du sous-comité,
TONY LOFFREDA
L’honorable sénateur Loffreda fait une déclaration puis répond aux concernant le vingt-sixième rapport.
Après le débat, l’honorable sénateur Loffreda propose que le vingt-sixième rapport soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2024-04-11/371(P) — Rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités — Mise à jour sur la Cafétéria
L’honorable sénateur Loffreda, membre du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités, présente le vingt-septième rapport du sous-comité comme suit :
Le jeudi 11 avril 2024
Le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités (SEBS) du Comité permanent de la Régie interne, des budgets et de l’administration (CIBA) a l'honneur de présenter son
VINGT-SEPTIÈME RAPPORT
Le 15 décembre 2022, votre sous-comité a été chargé par CIBA de mener un examen d’efficience des activités et des services fournis par l’Administration du Sénat. Dans le cadre de cet examen, l'Administration a soumis à l'attention du sous-comité des propositions portant sur 32 opportunités d'économies. Votre sous-comité a demandé que 28 de ces 32 possibilités d'économies fassent l'objet d'une analyse plus approfondie, comme indiqué à l'annexe 1 du dix‑huitième rapport de votre sous-comité. Votre sous-comité s’est réuni le 21 mars dernier, sous la présidence de l’honorable sénateur Éric Forest, et a examiné l'initiative qui suit, proposée par le secteur corporatif, qui vise les services alimentaires offerts à l’édifice de l’Est et à l’édifice du Sénat du Canada.
CONTEXTE
Au cours des dernières années, l’administration du Sénat fut mandatée de trouver différentes options pour les opérations des cafétérias. Aucune des deux cafétérias du Sénat ne génère suffisamment de revenus pour couvrir les coûts de fonctionnement. En raison de la baisse de la fréquentation et de l'augmentation des coûts opérationnels des cafétérias au cours des dernières années, le prix de vente d'un article ne couvre plus son coût d'achat, ce qui entraîne une augmentation des dépenses versées par le Sénat à la Chambre des communes, qui fixe les prix de vente. La subvention annuelle des cafétérias a donc augmenté dans les dernières années pour atteindre 371 000 $ en 2022-2023, soit 133 000$ pour la cafétéria de l’édifice de l’Est et 238 000$ pour la cafétéria de l’édifice du Sénat du Canada.
ANALYSE
La plupart des options proposées et considérées par votre sous-comité ne résoudraient pas complètement le déficit de financement en raison de la manière dont les cafétérias sont gérées. Les prix ont été établis originalement pour couvrir le coût de la nourriture mais pas les salaires des préposés des services alimentaires. Les augmentations de prix ayant suivi un calendrier fixe, elles n'ont pas augmenté au même taux que le coût de la nourriture dans l'industrie, ce qui a entraîné des pertes plus hautes que celles observées précédemment. Les hausses salariales contribuent aussi à l’augmentation de la subvention requise.
Si le statu quo est maintenu, il est à prévoir que les pressions financières actuellement subies ne feront qu'augmenter chaque année, étant donné que le coût de la nourriture, des opérations et des salaires des employés augmentent alors que le budget de 310 000 $ par année demeure inchangé. La Chambre des communes négocie actuellement avec ses employés, ce qui pourrait également conduire à une éventuelle augmentation des échelles salariales du personnel, augmentant encore la pression financière sur les budgets de l'Administration.
L'option la plus efficace pour réduire la subvention est la fermeture de la cafétéria de l'édifice de l'Est en raison des pertes qu’elle subies qui sont plus hautes que celles observées à la cafétéria de l’édifice du Sénat du Canada. Une comparaison des ventes et du coût des ventes indépendamment des autres dépenses de fonctionnement et entretien, la cafétéria de l’édifice de l’Est soutient le prix de la nourriture à un taux de 20% comparé à celle de l’édifice du Sénat du Canada à 0%.
Votre sous-comité a étudié des options pour continuer à offrir un service alimentaire aux sénateurs à l’édifice de l’Est, à un coût d’opération moindre. L’une d’elle consiste à installer une machine distributrice intelligente et spécialisée contenant des aliments préparés par la Chambre des communes et des options similaires à celles offertes dans les cafétérias, disponibles en tout temps pendant que le Sénat siège. La cafétéria de l'édifice de l'Est ferme actuellement à 14 h 30 les semaines de séance, ce qui signifie que ce distributeur offrirait une nourriture de qualité cafétéria (bien qu'avec un menu limité) pendant des heures plus longues que ce qui est actuellement disponible. La machine distributrice peut être achetée ou louée comme partie d’un projet pilote pour évaluer les mérites à long terme de cette option, et exploitée par 0,5 ETP ainsi que les coûts de fonctionnement et d'entretien (environ 18 000 $, applicables aux options de location ou d'achat). Étant donné le prix d'achat de 22 000 $ par rapport aux frais de location annuels de 15 000 $, il est plus rentable d'acheter la machine, même dans le cadre d'un projet pilote; si le projet pilote à l'édifice de l'Est n'est pas couronné de succès, la machine pourrait être réinstallée dans l’édifice Chambers, où il y a des bureaux de sénateurs, mais pas de services de restauration.
Cette option pourrait entraîner une réduction nette annuelle de 60 000 $ par rapport aux coûts salariaux actuellement remboursés dans le cadre du statu quo, tout en tenant compte des augmentations salariales susceptibles d'intervenir au cours de l'année à venir. Cela permettrait d’éviter le paiement de plus de 30 000 $ pour remplacer des équipements de restauration vieillissants qui ne seraient pas utilisés pendant toute leur durée de vie utile avant la fermeture de l'édifice de l’Est pour réhabilitation, au milieu des années 2030. Cela réduira également la probabilité que l'Administration du Sénat soumette une capsule de budget principal demandant un financement supplémentaire lorsque la Chambre des communes aura achevé ses négociations salariales.
RECOMMANDATIONS
À la lumière de ce qui précède, votre sous-comité recommande :
Que CIBA approuve la continuité des services de la cafétéria de l'édifice du Sénat du Canada ainsi que la fermeture temporaire de la cafétéria de l'édifice de l'Est à compter du 1er juillet 2024;
Que CIBA approuve la mise en œuvre d'un projet pilote d'un an à l'édifice de l'Est dans le cadre duquel un distributeur automatique intelligent et spécialisé contenant des aliments préparés par la Chambre des communes sera acheté à un coût d'environ 22 000 $;
Que la Direction des biens et services soit autorisée à engager des dépenses estimées à 330 000 $ et que le protocole d'entente avec la Chambre des communes soit renouvelé, pour un (1) an, jusqu'au 30 juin 2025, pour :
- la prestation de services de traiteur;
- la fourniture de services de cafétéria à l’édifice du Sénat du Canada;
- la fourniture de services liés à l'édifice de l’Est pour le projet pilote de distributeur automatique.
Respectueusement soumis,
Membre du sous-comité,
TONY LOFFREDA
L’honorable sénateur Loffreda fait une déclaration puis, avec Josée Labelle, répond aux questions concernant le vingt-septième rapport.
Après le débat, l’honorable sénateur Loffreda propose :
Que la Direction des biens et services soit autorisée à engager des dépenses et que le protocole d'entente avec la Chambre des communes soit renouvelé, pour un (1) an, jusqu'au 30 juin 2025, pour :
- la prestation de services de traiteur;
- a fourniture de services de cafétéria à l’édifice du Sénat du Canada;
- la fourniture de services de cafétéria à l'édifice de l’Est.
Qu'un sondage soit effectué sur l'utilisation des services de cafétéria à l'édifice de l'Est.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2024-04-11/372(P) — Rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités — Demande budgétaire de comité : Examen de l'efficience : ordinateurs portables
L’honorable sénateur Loffreda, membre du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités, présente le vingt-huitième rapport du sous-comité comme suit :
Le jeudi 11 avril 2024
Le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités (SEBS) du Comité permanent de la Régie interne, des budgets et de l’administration (CIBA) a l'honneur de présenter son
VINGT-HUITIÈME RAPPORT
Le 15 décembre 2022, votre sous-comité a été chargé par CIBA de mener un examen d’efficience des activités et des services fournis par l’Administration du Sénat. Dans le cadre de cet examen, l'Administration a soumis à l'attention du sous-comité des propositions portant sur 32 opportunités d'économies. Votre sous-comité a demandé que 28 de ces 32 possibilités d'économies fassent l'objet d'une analyse plus approfondie, comme indiqué à l'annexe 1 du dix‑huitième rapport de votre sous-comité. Votre sous-comité s’est réuni le 21 mars dernier, sous la présidence de l’honorable sénateur Éric Forest, et a examiné l'initiative qui suit, proposée par le secteur corporatif, qui vise à limiter le nombre d’ordinateurs portables par bureau de sénateur.
CONTEXTE
La Direction des Services Informatiques (DSI) fournit un ordinateur portable à tous les utilisateurs du Sénat dans le cadre de son offre de services. Ils sont considérés comme un outil essentiel et important pour tous les sénateurs et leur personnel. La main-d’œuvre du Sénat est distribuée et mobile, et ces outils permettent aux sénateurs et à leur personnel de travailler à la fois dans le lieu de travail traditionnel et à partir d’autres bureaux à l’extérieur de la région.
Les services offerts aux bureaux des sénateurs sont définis dans la Politique sur la gestion du bureau des sénateurs (PGBS) et l’index des dépenses de bureau des sénateurs où il est indiqué que chaque sénateur et membre du personnel peut recevoir un (1) ordinateur portable prélevé du budget central.
Le nombre d’ordinateurs portables distribué aux bureaux de sénateurs est directement proportionnel au nombre d’employés embauchés dans leur bureau. Bien que certains sénateurs aient un ou deux employés à temps plein, d’autres embauchent du personnel à temps partiel, des étudiants, des stagiaires ou des bénévoles, ce qui veut dire qu’un plus grand nombre d’ordinateurs portables est nécessaire. Le nombre d’ordinateurs portables par bureau de sénateur varie de 1 à 10, excluant les agents politiques.
ANALYSE
Les ordinateurs portables du Sénat sont remplacés sur un cycle de vie de quatre ans puisque les efforts de soutien et les coûts connexes augmentent à mesure que l’équipement vieillit. Cette meilleure pratique augmente la fiabilité de l’équipement et réduit le nombre de problèmes, d’appels de service requis et de remplacements imprévus, qui, par définition, prennent plus de temps que les remplacements prévus. Tout aussi important, il permet à la flotte d’ordinateurs portables d’être facilement mis à jour avec une nouvelle version du système d’exploitation et accueille de nouvelles mises à jour de sécurité qui sont maintenant fréquentes.
Les ordinateurs portables et les licences d’utilisateurs coûtent environ 5 000 $ par unité pendant leur cycle de vie de quatre ans (1 250$ par année). Dans l’ensemble, 318 ordinateurs portables sont actuellement distribués dans les bureaux de sénateurs (excluant les agents politiques), pour une moyenne de 3,3 ordinateurs portables par bureau.
Selon le coût estimé par unité, les 318 ordinateurs portables attribués aux bureaux de sénateurs représentent un coût annuel de 397 500 $. Afin de réaliser des gains d’efficiences, de réduire les coûts et l’empreinte carbone du Sénat, votre sous-comité a considéré deux options.
Option 1 — Établir un maximum de 4 ordinateurs portables par bureau de sénateur
Limiter le nombre d’ordinateurs portables à un maximum de quatre (4) appareils par bureau de sénateur. Une règle similaire existe pour les forfaits de téléphonie mobile dans les bureaux de sénateurs. Avec la distribution actuelle des équipements, cette option représente une réduction de 18 ordinateurs portables, soit une économie annuelle estimée à 22 500 $. 10 bureaux de sénateurs utilisent actuellement plus de 4 ordinateurs portables.
Option 2 — Établir un maximum de 3 ordinateurs portables par bureau de sénateur
Limiter le nombre d’ordinateurs portables à un maximum de trois (3) appareils par bureau de sénateur. Une règle similaire existe pour les forfaits de téléphonie mobile dans les bureaux de sénateurs. Avec la distribution actuelle des équipements, cette option représente une réduction de 54 ordinateurs portables, soit une économie annuelle estimée à 67 500 $. 36 bureaux de sénateurs utilisent actuellement plus de 3 ordinateurs portables.
Si l'option 1 ou 2 était retenue, la DSI fournirait aux employés des sénateurs qui ne peuvent recevoir un ordinateur portable du Sénat un accès sécurisé et à distance au réseau du Sénat, accessible à partir d'un ordinateur personnel, afin que leur travail puisse être effectué sans interruption, à distance ou depuis les locaux du Sénat du Canada.
RECOMMANDATIONS
Après analyse des options proposées, votre sous-comité recommande :
Que l’option 1 soit retenue;
Que le nombre d’ordinateurs portables par bureau de sénateur soit réduit par attrition;
Qu’un communiqué soit envoyé pour informer les sénateurs; et
Que l’index des dépenses de bureau des sénateurs soit modifié afin de refléter les changements.
Respectueusement soumis,
Membre du sous-comité,
TONY LOFFREDA
L’honorable sénateur Loffreda fait une déclaration puis, avec David Vatcher, répond aux questions concernant le vingt-huitième rapport.
Après le débat, l’honorable sénateur Loffreda propose que le vingt-huitième rapport soit adopté, étant entendu que les agents politiques soient exclus du maximum de quatre (4) appareils.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2024-04-11/373(P) — Rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités — Résidence privée : allocation quotidienne
L’honorable sénateur Loffreda, membre du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités, présente le vingt-neuvième rapport du sous-comité comme suit :
Le jeudi 11 avril 2024
Le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités (SEBS) du Comité permanent de la Régie interne, des budgets et de l’administration (CIBA) a l'honneur de présenter son
VINGT-NEUVIÈME RAPPORT
Le 24 février 2024, le CIBA a demandé que le Sous-comité soit chargé d’examiner l’indemnité quotidienne pour un logement privé afin de déterminer la nécessité de l’ajuster en 2024-2025, et que le Sous-comité présente son rapport final au CIBA au plus tard le 31 mars 2024.
CONTEXTE
Conformément à la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs, les sénateurs peuvent demander que les frais d’hébergement dans la Région du Parlement (RP) leur soient remboursés à même le budget pour frais de subsistance pour un logement privé. Un sénateur qui possède un logement dans la RP reçoit une indemnité pour ce logement privé au taux fixé par le CIBA pour chaque journée où celui-ci peut être occupé par le sénateur ou la sénatrice, à condition que, pendant cette période, le logement ne soit pas loué à une autre personne et qu’il ne fasse pas l’objet d’une demande de remboursement par un autre sénateur.
Le taux actuel pour un logement privé est de 50 $ par jour.
Le taux quotidien a été révisé pour la dernière fois en 2019 et est passé de 40 à 50 $. Le taux suit le taux établi par le Conseil national mixte pour l’hébergement privé non commercial, qui se définit comme un logement privé ou des installations non commerciales où le voyageur n’habite habituellement pas (tel que la résidence d’un membre de la famille ou d’un ami).
Il y a actuellement quinze (15) sénateurs qui sont propriétaires d’une résidence dans la RP.
ANALYSE
Coûts du logement et des services publics à Ottawa
Au cours des cinq dernières années, les coûts des services publics à Ottawa, tels que l’électricité, le chauffage, l’eau et les taxes municipales, ont augmenté.
Selon une enquête sur les dépenses des ménages en Ontario menée par Statistique Canada, les dépenses ont augmenté de 12 % pour le logement principal et de 9 % pour les services publics entre 2019 et 2021.
Directive sur les voyages du Conseil national mixte
La Directive sur les voyages du Conseil national mixte s’applique aux fonctionnaires de la fonction publique et à d’autres personnes voyageant en service commandé, y compris à des fins de formation.
La Directive précise que, pour les déplacements de plus de 120 jours civils consécutifs au même endroit, lorsque le fonctionnaire opte pour un logement privé non commercial, l’indemnité de 50 $ par jour est réduite à cinquante pour cent (50 %), soit à 25 $ par jour.
Chambre des communes (CdC)
Les députés propriétaires d’une résidence secondaire peuvent demander un taux pour ce logement pour chaque journée où celui-ci peut être occupé par les députés et qu’il n’est pas loué à une autre personne. Le taux actuel est de 50 $ par jour et n’a pas été révisé depuis le 1er avril 2017.
Le Sénat du Canada
Au Sénat, le taux pour un logement privé n’a pas été révisé depuis le 1er avril 2019. Votre sous-comité a considéré l’option visant à augmenter le taux pour un logement privé en fonction du taux d’inflation (indice des prix à la consommation-moyenne tronquée (IPC-tronq)).
L’application du taux d’inflation au 1er avril ferait passer le taux quotidien de 50 à 58 $ (arrondi à l’unité inférieure). Le montant annuel supplémentaire admissible pour chaque sénateur propriétaire d’une résidence s’élèverait à 2 920 $. Comme le budget pour frais de subsistance de chaque sénateur est passé de 26 850 à 37 000 $ pour l’exercice 2024-2025, les fonds devraient être suffisants pour couvrir l’augmentation des coûts.
RECOMMANDATION
À la lumière de ce qui précède, votre sous-comité recommande d’augmenter le taux quotidien pour un logement privé en fonction du taux d’inflation (indice des prix à la consommation-moyenne tronquée (IPC-tronq)) à compter du 1er avril 2024.
Respectueusement soumis,
Membre du sous-comité,
TONY LOFFREDA
L’honorable sénateur Loffreda fait une déclaration puis, avec Pierre Lanctôt, répond aux questions concernant le vingt-neuvième rapport.
Après le débat, l’honorable sénateur Loffreda propose que le vingt-neuvième rapport soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée avec dissidence (sénateur Quinn).
Il a été convenu de reporter le point 3 à la partie à huis clos de la réunion.
CIBA/2024-04-11/374(P) — Rapport du Sous-comité des ressources humaines : bureaux régionaux des sénateurs (suite)
La présidente du Sous-comité sur les ressources humaines, l’honorable sénatrice Saint-Germain, présente le quatorzième rapport du sous-comité :
Le jeudi 11 décembre 2024
Le Sous-comité sur les ressources humaines (HRRH) du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration (CIBA) a l’honneur de présenter son
QUATORZIÈME RAPPORT
Le 15 décembre 2021, le comité CIBA a confié au sous-comité HRRH le mandat d’étudier, en vue d’en faire rapport, des questions concernant les ressources humaines du Sénat. Dans le cadre de ce mandat, votre sous-comité s’est penché sur les difficultés liées à l’utilisation de bureaux régionaux, compte tenu des obligations du Sénat au titre du Code canadien du travail (CCT) et de la Loi canadienne sur l’accessibilité (LCA).
CONTEXTE
Selon la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs (PGBS), les sénateurs peuvent avoir un bureau supplémentaire à l’extérieur de la Cité parlementaire. Ce « bureau régional[1] » doit se trouver dans la province ou le territoire que représente le sénateur concerné. Les sénateurs peuvent louer des locaux commerciaux après avoir consulté le légiste et conseiller parlementaire. Le coût du bail est imputé au budget de bureau du sénateur. Les frais afférents, tels que les assurances et les services publics, sont également remboursables. Actuellement, les sénateurs peuvent aussi utiliser une partie ou la totalité d’une résidence privée pour y établir un bureau régional, mais ils ne peuvent pas dans ce cas obtenir le remboursement des coûts liés à la propriété ni des frais afférents.
En juin 2023, votre sous-comité a demandé au Bureau du légiste et conseiller parlementaire (BLCP) d’analyser la question des bureaux régionaux dans le contexte des discussions plus vastes du comité au sujet de la mise en œuvre, par le Sénat, des exigences du CCT relatives à la santé et sécurité au travail. Le BLCP a présenté cette analyse à votre sous-comité en octobre 2023.
Les bureaux régionaux peuvent être situés n’importe où dans la province ou le territoire que représente le sénateur (géographiquement et physiquement, y compris dans des locaux commerciaux loués ou dans la résidence d’un sénateur). Cela occasionne plusieurs défis liés au respect des exigences en matière de santé et de sécurité au travail — notamment en ce qui a trait à la Politique du Sénat sur la prévention du harcèlement et de la violence — ainsi qu’aux exigences en matière d’accessibilité. Étant donné ces défis, votre sous-comité a recommandé, dans son douzième rapport, présenté le 9 novembre 2023 au comité CIBA, que ce dernier examine la question de savoir s’il convient de maintenir les bureaux régionaux des sénateurs. Le 30 novembre 2023, le comité CIBA a décidé de maintenir les bureaux régionaux, mais a renvoyé le dossier à votre sous-comité, pour qu’il se penche sur les modifications qu’il conviendrait d’apporter à certaines dispositions de la PGBS, adoptées avant que le Sénat ne soit assujetti à la partie II du CCT et à la LCA. À la suite de discussions tenues par les membres du sous-comité HRRH le 1er décembre 2023, le BLCP a reçu la consigne de rédiger des modifications aux dispositions de la PGBS concernant les bureaux régionaux pour refléter le cadre législatif auquel le Sénat doit aujourd’hui se conformer. Les modifications apportées dans ce contexte à certaines dispositions de la PGBS sont jointes au présent rapport (annexe A), et les changements importants sont expliqués ci-après.
ANALYSE
Les bureaux régionaux sont des lieux de travail du Sénat
Le nouvel article 5.14.3 dont l’ajout est proposé à la PGBS préciserait que les bureaux régionaux sont des lieux de travail du Sénat pour l’application de la partie II du CCT et des instruments de politique adoptés par toute instance du Sénat pour assurer la conformité aux exigences de cette loi. Les instruments en question sont actuellement les suivants : la Politique du Sénat sur la santé et la sécurité au travail, le Processus de règlement interne des plaintes du Sénat, qui concerne les plaintes en matière de santé et sécurité, et la Politique du Sénat sur la prévention du harcèlement et de la violence.
Conformément à la partie II du CCT, « l’employeur » doit assurer la santé et la sécurité au travail de ses employés. Pour l’application de cette partie, c’est le Sénat[2] qui est « l’employeur », et les sénateurs sont les « superviseurs » des membres de leur personnel. Ainsi, sous le régime de la partie II du CCT, le Sénat, représenté par le comité CIBA, demeure responsable de tous les lieux de travail du Sénat, y compris des bureaux régionaux. Le nouvel article 5.14.3 précise que, en sa qualité de superviseur des membres de son personnel, un sénateur qui établit un bureau régional doit s’acquitter des obligations qui incombent à un superviseur au titre des instruments de politique susmentionnés, tant dans son bureau de la Cité parlementaire que dans son bureau régional.
On peut présumer que, dans chaque province, la plupart des lieux de travail situés dans des immeubles commerciaux sont, tout comme les autres employeurs qui y exercent leurs activités, assujettis à la législation provinciale en matière de santé et sécurité au travail. Comme les régimes fédéral et provinciaux de santé et sécurité au travail sont généralement uniformes partout au Canada, l’obligation de se conformer à la législation provinciale applicable aux autres employeurs situés dans des immeubles commerciaux peut atténuer la majorité des risques liés à la santé et à la sécurité au travail dans les aires communes d’un immeuble. Sous le régime de la partie II du CCT, le Sénat sera néanmoins responsable de toute activité professionnelle exercée par un employé dans le bureau régional d’un sénateur, que cette activité soit exécutée dans les aires communes de l’immeuble ou dans les locaux à bureaux loués par un sénateur.
Puisque les bureaux régionaux sont situés à l’extérieur de la Cité parlementaire, l’Administration du Sénat ne dispose actuellement pas des ressources nécessaires pour évaluer chaque bureau régional et s’assurer ainsi de la conformité à toutes les normes pertinentes prescrites à la partie II du CCT. À moins que des ressources supplémentaires ne soient allouées, le Sénat ne dispose que de deux moyens pour parvenir à respecter ses obligations légales. Ces deux moyens sont la formation en santé et sécurité au travail dispensée aux sénateurs et à leur personnel, et la nomination, dans chaque bureau régional, de représentants en matière de santé et de sécurité au travail.
Formation en santé et sécurité au travail
Conformément à la Politique du Sénat sur la santé et la sécurité au travail, les sénateurs et les employés reçoivent de la formation sur la santé et sécurité au travail. Sous le régime du CCT, les sénateurs et les employés doivent également suivre de la formation sur la prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail, et être informés de leurs droits et obligations au titre du CCT en ce qui a trait au harcèlement et à la violence. Les sénateurs et les membres de leur personnel sont informés de cette formation obligatoire dans le cadre de leur processus d'accueil au Sénat et ils disposent de trois mois pour compléter les modules de formation. La Direction des ressources humaines veille au respect de ces exigences de formation et s'assure qu'un suivi est effectué auprès des sénateurs et des membres du personnel qui n'ont pas complété la formation. Des rapports de conformité sont également fournis au comité CIBA. Compte tenu de ces exigences de formation déjà mises en œuvre au Sénat, votre sous-comité estime que les sénateurs et les employés qui travaillent dans les bureaux régionaux n’ont pour le moment pas besoin de séances de formation supplémentaires.
Représentants en santé et en sécurité au travail
Le nouvel article 5.14.4 proposé précise que, sous le régime du CCT, un représentant en matière de santé et de sécurité au travail doit être nommé pour chaque bureau régional. L’article 136 du CCT prévoit que, pour chaque lieu de travail occupant habituellement moins de vingt employés, l’employeur doit nommer un tel représentant. Cette exigence s’applique à chaque bureau régional. Ces représentants ont des obligations précises sous le régime du CCT; ils jouent essentiellement le rôle d’un comité local de santé et sécurité dans leur lieu de travail.
Les bureaux régionaux doivent être situés dans des locaux commerciaux
Suivant le nouvel article 5.14.2 qu’il est proposé d’ajouter à la PGBS, tous les bureaux régionaux devraient être situés dans des locaux commerciaux loués, ce qui éliminerait la possibilité d’établir un bureau régional dans une résidence privée. De nouvelles définitions établiraient une distinction, dans le glossaire de la PGBS, entre un bureau régional où les employés du Sénat peuvent travailler et auquel les membres du public ont accès, et le bureau à domicile d’un sénateur, qui est réservé à l’usage personnel de ce dernier.
Comme votre sous-comité l’a mentionné dans son douzième rapport présenté au comité CIBA, les bureaux régionaux situés dans des résidences privées et des locaux commerciaux posent des difficultés particulières pour ce qui est de la prévention et de la résolution des cas de harcèlement dans le lieu de travail. Selon l’évaluation du milieu de travail du Sénat réalisée récemment par le groupe Workplace Fairness International, les lieux de travail isolés comportent des facteurs de risque élevés, car l’« accès aux mesures de protection et de prévention [y est] limité[3] », étant donné que « les gens sont moins contraints par des limites[4] » et que « le nombre moindre de témoins peut faire d’un employé une cible plus facile[5] ». Ces difficultés sont particulièrement importantes lorsqu’un bureau régional se trouve dans une résidence privée.
En général, il est de surcroît plus difficile d’aménager un bureau régional conforme à la LCA dans une résidence privée que dans un immeuble commercial. La plupart des résidences privées ne satisfont pas aux normes d’accessibilité relatives à l’environnement bâti. Il est probable que l’installation d’un bureau régional dans un espace résidentiel nécessite d’importantes rénovations afin de rendre l’environnement bâti accessible aux employés ou aux membres du public. Si le comité CIBA décide que des bureaux régionaux peuvent encore être établis dans des résidences privées, il devra déterminer qui sera responsable des coûts de construction nécessaires pour rendre ces bureaux résidentiels accessibles et conformes aux exigences en matière de santé et sécurité.
Compte tenu de ces facteurs, votre sous-comité estime que les bureaux régionaux devraient toujours être établis dans des locaux commerciaux. Cette décision politique concorderait avec les pratiques de la Chambre des communes, qui exige que les bureaux de circonscription soient situés dans des locaux commerciaux.
Actuellement, les sénateurs peuvent acheter de l’équipement de bureau et des meubles pour leur bureau à domicile selon les dispositions de la PGBS applicables aux bureaux régionaux. Bien qu’il puisse devenir impossible pour un sénateur d’établir un bureau régional dans sa résidence privée, les modifications proposées aux articles 5.9.2, 5.10.2, 5.12.1 et 5.12.5 confirment que les sénateurs pourront continuer d’acheter des fournitures, de l’équipement et du mobilier pour leur bureau à domicile situé dans leur résidence privée aux termes de la PGBS.
Accessibilité
Le nouvel article 5.14.5 précise que la LCA s’applique aux bureaux régionaux. Ceux-ci doivent par conséquent être accessibles à tous. Comme votre sous-comité l’a mentionné dans son douzième rapport, les bureaux régionaux situés dans des locaux commerciaux suscitent également des risques et occasionnent des coûts liés à l’accessibilité. Puisque les bureaux régionaux sont situés hors de la Cité parlementaire, l’Administration du Sénat ne dispose pas des ressources et de l’expertise nécessaires pour évaluer la conformité des immeubles concernés aux exigences en matière d’accessibilité. En règle générale, dans le cadre d’un bail, le locateur de l’immeuble commercial doit veiller à ce que les aires communes des locaux commerciaux soient conformes aux exigences en matière d’accessibilité, tandis que le locataire (en l’occurrence le sénateur) est responsable de la configuration des locaux à bureaux loués, et de leur conformité avec ces mêmes exigences. Lorsqu’un sénateur prend des locaux à bureaux à bail « en l’état », le locateur est généralement responsable de la conformité des locaux à bureaux loués aux exigences en matière d’accessibilité.
En ce qui concerne les aires communes de l’immeuble commercial, il faudra modifier la PGBS pour assurer la conformité aux obligations du Sénat aux termes de la LCA. Il est donc proposé d’ajouter le nouvel article 5.14.6 pour prévoir que les sénateurs doivent inclure certaines clauses obligatoires dans leur bail. La première clause obligatoire exigerait que le locateur de l’immeuble commercial fasse en sorte que les aires communes des locaux loués respectent ou excèdent les exigences du Code national du bâtiment du Canada et la norme nationale du Canada CSA/ASC B651:23 (Conception accessible pour l’environnement bâti). Cette clause préciserait en outre que le locateur assume à lui seul le coût des éventuels travaux de rénovation nécessaires pour rendre les aires communes de l’immeuble conformes à ces normes. Le BLCP rédigerait cette clause obligatoire et l’adapterait au besoin. (Voir la clause A à l’annexe B du présent rapport).
En ce qui concerne les locaux à bureaux loués, le nouvel article 5.14.5 proposé prévoit que le sénateur est responsable de la configuration de ces locaux et qu’il doit faire en sorte que ceux-ci respectent ou excèdent les exigences du Code national du bâtiment du Canada et la norme nationale du Canada CSA/ASC B651:23 (Conception accessible pour l’environnement bâti). Comme indiqué plus haut, le bail devrait normalement permettre au sénateur de faire de telles modifications à ses frais. Pour ce faire, il pourrait devoir faire appel à des experts-conseils. Le nouvel article 5.14.8 proposé prévoit que les honoraires seront imputés au budget du bureau du sénateur.
Les édifices du Sénat situés dans la Cité parlementaire doivent être conformes aux normes susmentionnées. En outre, étant donné les engagements contenus dans le plan d’accessibilité du Sénat concernant l’environnement bâti, votre sous-comité estime que les bureaux régionaux devraient respecter des normes d’accessibilité similaires.
Autres clauses obligatoires à inclure dans le bail
Comme nous l’avons mentionné, l’une des modifications proposées à la PGBS (nouvel article 5.14.6) prévoit que les sénateurs doivent inclure certaines clauses obligatoires dans leur bail. Trois autres clauses sont recommandées. Premièrement, les normes d’accessibilité et les exigences en matière de santé et sécurité au travail ne sont pas statiques et peuvent évoluer au fil du temps. Votre sous-comité recommande donc que les sénateurs soient tenus d’inclure dans leur bail une clause obligatoire stipulant que le locateur est censé collaborer avec le locataire pour résoudre tout problème de conformité résultant de la modification des exigences légales. Deuxièmement, votre sous-comité recommande que les sénateurs soient également tenus d’inclure une clause obligatoire stipulant que le locateur doit offrir au locataire une assistance commercialement raisonnable pour que ce dernier puisse satisfaire aux exigences en matière d’accessibilité ou de santé et sécurité au travail qui pourraient se poser pendant la durée bail. Enfin, le bail devrait contenir une clause stipulant que le sénateur est exonéré de toute taxe de vente provinciale. Le BLCP rédigerait ces clauses obligatoires et les adapterait au besoin. (Voir les clauses B, C et D à l’annexe B du présent rapport).
Coût des travaux de rénovation
Comme nous l’avons indiqué, le coût de la rénovation des aires communes d’un immeuble commercial serait à la charge du locateur, tandis que le coût de la rénovation des locaux à bureaux serait à la charge du locataire (le sénateur) selon ce qui serait stipulé dans le bail. Le nouvel article 5.14.8 qui serait ajouté à la PGBS prévoit que les frais de rénovation — y compris les frais de construction et les honoraires d’expert-conseil pour assurer la conformité des lieux avec les normes d’accessibilité et de santé et sécurité au travail — qui ne sont pas indiqués dans le bail comme étant supportés par le locateur des locaux commerciaux seront imputés au budget de bureau du sénateur.
Tout contrat établi pour des honoraires d’expert-conseil ou l’exécution de travaux de rénovation nécessaires doit être conforme à la Politique sur l’approvisionnement du Sénat.
Le locateur de locaux commerciaux ne peut pas être un membre de la famille du sénateur
L’article 4.3.8 de la PGBS prévoit qu’« aucun membre de la famille du sénateur ne doit rendre de services ou recevoir de paiements en vertu d’un contrat relatif à ce sénateur ». Un bail de location de locaux commerciaux pour l’établissement d’un bureau régional serait un contrat au sens de cet article de la PGBS. L’ajout d’un nouvel article 5.14.9 est en outre proposé pour confirmer que cette restriction s’applique bien dans le contexte des bureaux régionaux. Le terme « membre de la famille » est défini dans le glossaire de la PGBS[6].
RECOMMANDATIONS
Les dispositions de la PGBS qui autorisent les bureaux régionaux ont été adoptées avant que le Sénat ne soit assujetti aux dispositions du CCT relatives à la santé et sécurité au travail et aux exigences de la LCA. Compte tenu des importants changements juridiques survenus et des autres considérations susmentionnées, votre sous-comité recommande que le comité CIBA :
- approuve les modifications à la PGBS proposées en annexe;
- exige des sénateurs qui ont un bail en cours qu’ils se conforment aux nouvelles dispositions de la PGBS relatives aux bureaux régionaux lors du renouvellement de leur bail.
Respectueusement soumis,
La présidente,
RAYMONDE SAINT-GERMAIN
L’honorable sénatrice Saint-Germain fait une déclaration puis, avec Élise Hurtubise-Loranger et Julie Lacroix, répond aux questions concernant le quatorzième rapport.
Après le débat, l’honorable sénatrice Saint-Germain propose que le quatorzième rapport soit adopté et que le douzième rapport, présenté le 9 novembre 2023, ne soit qu’à titre d’information.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2024-04-11/375(P) — Politique de stationnement
Julie Lacroix fait une déclaration puis, avec David Groves, répond aux questions concernant la révision de la Politique du Sénat relative au stationnement.
Il a été convenu que ce point soit discuté plus en détail pendant la partie à huis clos de la réunion.
Il a été convenu de différer le point 6.
CIBA/2024-04-11/376(P) — Items à titre d'information envoyés par courriel
La présidente fait une déclaration concernant les items envoyés par courriel aux membres à titre d'information.
À 10 h 24, la séance est suspendue.
À 10 h 26, conformément à l’article 12-16(1) du Règlement, la séance se poursuit à huis clos.
À 10 h 55, la séance est levée jusqu’à nouvelle convocation de la présidence.
ATTESTÉ :
La dirigeante principale des services corporatifs
et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration,
Pascale Legault
La secrétaire de séance,
Keli Hogan
Annexes au quatorzième rapport du Sous-comité des ressources humaines
Annexe A
Glossaire
Bureau à domicile : Bureau établi dans la résidence privée d’un sénateur et utilisé par ce dernier pour effectuer du travail lié aux activités du Sénat.
Bureau régional Local commercial loué qui est utilisé par un sénateur ou les membres de son personnel pour effectuer du travail lié aux activités du Sénat.
4.1 Règles générales
4.1.3
Lorsqu’il commande des fournitures pour son bureau de la Cité parlementaire, le sénateur doit soumettre sa commande à l’un des fournisseurs approuvés par le Sénat. Pour son bureau à domicile ou son bureau régional, même si la méthode privilégiée consiste à faire appel à l’un des fournisseurs approuvés par le Sénat, le sénateur peut aussi effectuer l’achat au moyen :
- d’un bon de commande; ou
- de ses fonds personnels et d’une demande de remboursement.
Voir l’article 5.9 pour connaître les autres règles concernant les achats de fournitures de bureau.
5.9 Fournitures de bureau
5.9.2
L’achat d’articles qui ne sont pas en stock ou qui sont requis pour le bureau à domicile ou le bureau régional du sénateur est permis conformément au chapitre 4. Les coûts sont payés à même le budget de bureau du sénateur[7].
5.10 Équipement de bureau, meubles et articles d’ameublement
5.10.2
Le coût de l’ensemble de l’équipement de bureau, des meubles et des articles d’ameublement pour un bureau à domicile ou un bureau régional est imputé au budget de bureau.
5.12 Équipement de TI, logiciels, lignes terrestres et forfaits Internet
5.12.1
Le coût de l’équipement de TI, des logiciels, des lignes terrestres et des forfaits Internet est imputé au budget central ou au budget de bureau du sénateur tel qu’il est indiqué dans l’Index des dépenses de bureau des sénateurs et conformément aux dispositions ci-dessous.
5.12.5
Le coût des lignes terrestres et des forfaits Internet pour un bureau à domicile ou un bureau régional est imputé au budget central ou au budget de bureau du sénateur tel qu’il est indiqué dans l’Index des dépenses de bureau des sénateurs.
5.14 Bureaux
5.14.1
Le coût d’entretien des bureaux de sénateur dans la Cité parlementaire est imputé au budget central.
5.14.2
Les sénateurs peuvent avoir un bureau régional à l’extérieur de la Cité parlementaire. Ce bureau doit être situé dans la province ou le territoire qu’ils représentent. Ils doivent louer un local commercial pour leur bureau régional conformément à l’article 5.14.6.
5.14.3
Il est entendu qu’un bureau régional est un lieu de travail du Sénat pour l’application du Code canadien du travail et des instruments de politique adoptés par toute instance du Sénat pour assurer la conformité au Code. À ce titre, les obligations qui incombent aux sénateurs en leur qualité de superviseurs de leur personnel sous le régime de ces instruments continuent de s’appliquer dans un bureau régional.
5.14.4
Conformément à l’article 136 du Code canadien du travail, un représentant en matière de santé et de sécurité doit être nommé pour chaque bureau régional.
5.14.5
Il est entendu que la Loi canadienne sur l’accessibilité s’applique aux bureaux régionaux et que le plan d’accessibilité que le Sénat met en œuvre conformément à cette loi s’applique à ces bureaux. Les bureaux régionaux doivent être accessibles à tous. C’est au sénateur qu’il incombe de configurer les locaux à bureaux qu’il loue et de veiller à ce que ceux-ci respectent ou excèdent les exigences du Code national du bâtiment du Canada et la norme nationale du Canada CSA/ASC B651:23 (Conception accessible pour l’environnement bâti).
5.14.6
Le sénateur qui entend louer des locaux commerciaux pour y établir un bureau régional doit consulter le légiste et conseiller parlementaire avant de conclure un bail. Le bail doit comporter des clauses obligatoires sur l’accessibilité et la santé et sécurité au travail, qui doivent être rédigées par le Bureau du légiste et conseiller parlementaire. Le Sénat n’est partie à aucun bail pour la location de locaux à bureaux en dehors de la Cité parlementaire. Le sénateur doit en outre souscrire une assurance convenable pour les lieux.
5.14.7
Les frais de location de locaux à bureaux commerciaux sont imputés au budget de bureau du sénateur. Les autres frais connexes comme l’assurance et les services publics sont admissibles à un remboursement.
5.14.8
Sont également imputés au budget de bureau du sénateur les frais de rénovation des locaux à bureaux loués qui ne sont pas indiqués dans le bail comme étant supportés par le locateur — y compris les frais de construction et les honoraires d’expert-conseil nécessaires pour des raisons de sécurité ou pour assurer la conformité des lieux avec les exigences en matière d’accessibilité et de santé et sécurité au travail.
5.14.9
Conformément à l’article 4.3.8, le locateur des locaux commerciaux qui accueillent le bureau régional d’un sénateur ne peut pas être un membre de la famille de ce dernier.
8.4 Sénateurs sortants
8.4.5
Les sénateurs sortants doivent rendre tous les biens mis à leur disposition par le Sénat dans leur bureau à domicile ou bureau régional avant le jour de leur départ. Les frais d’empaquetage et d’expédition liés à la fermeture d’un bureau à domicile ou d’un bureau régional sont imputés au budget central.
Si les frais engagés pour rendre le bien sont supérieurs au coût lié à son remplacement, la Gestion et logistique du matériel décidera conjointement avec le dirigeant principal des finances si le retour du bien est justifié.
Index des dépenses de bureau des sénateurs
Fournitures de bureau (p. 7)
Toutes les autres fournitures de bureau, y compris pour le bureau à domicile et le bureau régional (p. ex., papier à en-tête, cahiers, instruments d’écriture, classeurs, agrafeuses, etc.)
Équipement et mobilier pour les bureaux (p. 7)
Mobilier pour le bureau à domicile et le bureau régional du sénateur
Matériel de TI, télécomm et sites Web (p. 9)
Lignes téléphoniques terrestres pour les bureaux à domicile et les bureaux régionaux des sénateurs (Limite de 2 lignes)
Plans de services Internet pour les bureaux à domicile et les bureaux régionaux des sénateurs (Limite de 1 plan)
Équipement additionnel pour le bureau à domicile et le bureau régional des sénateurs (p. ex., casques d’écoute, téléphone, etc.)
Dépenses pour les nouveaux sénateurs et suite au départ d’un sénateur (p. 21)
Frais d’empaquetage et d’expédition liés à la fermeture d’un bureau à domicile ou d’un bureau régional
Annexe B
Voici des exemples de clauses qui devraient obligatoirement figurer dans les baux des bureaux régionaux des sénateurs pour garantir le respect des exigences en matière d’accessibilité et de santé et sécurité au travail. Ces clauses peuvent être modifiées par le Bureau du légiste et conseiller parlementaire pour refléter l’évolution des lois, règlements et normes applicables ou pour satisfaire aux exigences des lois provinciales applicables. Des modifications peuvent également être nécessaires pour refléter les conditions convenues par les parties en ce qui concerne les locaux à bureaux loués (par exemple, les clauses peuvent devoir être adaptées si le sénateur loue les locaux « en l’état ») ou encore pour reprendre la terminologie du bail.
Clause A : Malgré toute autre disposition des présentes, le Locateur déclare et convient que, en tout temps pendant la durée du présent Bail, les aires communes des lieux loués respecteront ou excèderont les exigences du Code national du bâtiment du Canada et la norme nationale du Canada CSA/ASC B651 :23 (Conception accessible pour l’environnement bâti). Le Locateur assume à lui seul le coût de la rénovation des aires communes des lieux loués pour les rendre conformes à ces exigences et à cette norme. [Nota : Si le sénateur loue les locaux à bureaux « en l’état », le locateur doit supporter le coût des rénovations nécessaires pour rendre les lieux conformes aux exigences en matière d’accessibilité.]
Clause B : Malgré toute autre disposition des présentes, advenant l’adoption ou la prise, après l’entrée en vigueur des présentes, d’une loi, d’un règlement, d’une ordonnance ou d’une autre règle fédérale, provinciale, municipale ou autre qui ait pour effet de modifier de quelque manière que ce soit les lois qui régissent actuellement soit (i) l’accessibilité des lieux loués, soit (ii) les obligations en matière de santé et de sécurité au travail du Locateur, les parties tenteront, promptement et de bonne foi, de parvenir à une solution mutuellement acceptable en réponse au changement et à ces conséquences éventuelles pour l’utilisation des locaux loués par le Locataire.
Clause C : À tout moment pendant la durée du présent Bail, le Locateur offrira au Locataire une assistance commercialement raisonnable pour que celui-ci puisse satisfaire à toutes les exigences applicables en matière d’accessibilité et de santé et sécurité au travail.
Clause D : Le Locataire est exempté du paiement de la taxe de vente provinciale en vertu de la licence d’exemption suivante : (indiquer le numéro de la licence).
[1] Articles 5.14.2 à 5.14.6.
[2] Selon l’article 87 de la Loi sur les relations de travail au Parlement (LRTP), « employeur » s’entend, au Sénat, de « la personne ou le comité qu’il désigne pour l’application de la présente partie par une règle ou un ordre ». Le Sénat n’a procédé à aucune désignation pour l’application de cette partie de la LRTP, et c’est donc le comité CIBA qui remplit la fonction d’employeur au titre de l’article 19.3 de la Loi sur le Parlement du Canada, lequel prévoit que le comité CIBA est responsable des questions financières et administratives intéressant le Sénat, y compris son personnel.
[3] Workplace Fairness International, Sénat du Canada HR_RPT_WFIFINALREPORT_2022-02-08_F_FINAL_C.DOCX, janvier 2022, p. 8.
[4] Ibid., p. 5.
[5] Ibid., p. 5.
[6] Membre de la famille : Désigne, à l’exception des personnes exclues sur demande par le CIBA :
(a) l’époux ou le conjoint de fait;
(b) le fils, la fille, le petit-fils ou la petite-fille;
(c) le père, la mère, le grand-père ou la grand-mère;
(d) le frère ou la sœur;
(e) quiconque a un lien décrit en (b), (c) ou (d) du fait d’un mariage ou d’une union de fait; ou
(f) quiconque est reconnu par le CIBA, sur demande, comme l’équivalent d’un membre de la famille.
[7] Cet article est suivi d’un encadré « Conseil » qui sera modifié pour refléter l’ajout des bureaux à domicile.