LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L’ADMINISTRATION
TÉMOIGNAGES
OTTAWA, le jeudi 2 mai 2024
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui, à 9 h 2 (HE), avec vidéoconférence, à huis clos, conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour étudier des questions financières et administratives; et en séance publique, conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour étudier des questions financières et administratives.
La sénatrice Lucie Moncion (présidente) occupe le fauteuil.
(La séance se poursuit à huis clos.)
(La séance publique reprend.)
La présidente : Bonjour. Je m’appelle Lucie Moncion, je suis une sénatrice de l’Ontario et j’ai le privilège de présider le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration.
J’aimerais faire un tour de table et demander à mes collègues de se présenter, en commençant par ma gauche.
Le sénateur Dalphond : Pierre Dalphond, division De Lorimier, au Québec.
La sénatrice Oudar : Manuelle Oudar, division de La Salle, au Québec.
La sénatrice Saint-Germain : Raymonde Saint-Germain, du Québec.
[Traduction]
Le sénateur Tannas : Scott Tannas, de l’Alberta.
Le sénateur Loffreda : Tony Loffreda, de Montréal, au Québec.
Le sénateur Dean : Tony Dean, de l’Ontario.
La sénatrice MacAdam : Jane MacAdam, de l’Île-du-Prince-Édouard.
La sénatrice Moodie : Rosemary Moodie, de l’Ontario.
Le sénateur Smith : Larry Smith, du Québec.
Le sénateur Francis : Brian Francis, d’Epekwitk, à l’Île‑du‑Prince-Édouard
Le sénateur Quinn : Jim Quinn, du Nouveau-Brunswick.
Le sénateur MacDonald : Michael MacDonald, de la Nouvelle-Écosse.
[Français]
Le sénateur Cormier : René Cormier, du Nouveau-Brunswick.
[Traduction]
Le sénateur Al Zaibak : Mohammad Al Zaibak, de l’Ontario.
La sénatrice Seidman : Judith Seidman, de Montréal, au Québec.
[Français]
Le sénateur Carignan : Bonjour. Claude Carignan, division des Mille Isles, au Québec.
La présidente : Je souhaite également la bienvenue à tous ceux et celles qui suivent nos délibérations dans tout le pays.
Honorables sénateurs, le premier article est l’agenda consenti pour approbation. À titre de rappel, les points dans l’agenda consenti ne sont pas controversés, mais nécessitent notre approbation. Pour ces articles, une note d’information, un formulaire et d’autres documents à l’appui sont soumis d’avance, mais aucune présentation n’est requise. Pour la réunion d’aujourd’hui, nous avons dans l’agenda consenti les articles suivants : le procès-verbal de la réunion du 28 mars 2024 (partie publique), le procès-verbal du 28 mars 2024 (partie à huis clos) et une demande de proposition sur les services d’interprétation lorsque les comités voyagent.
Chers collègues, avez-vous des questions ou des préoccupations sur l’un des articles à l’agenda consenti?
N’en voyant pas, quelqu’un pourrait-il proposer la motion suivante :
Que l’agenda consenti soit approuvé.
La sénatrice Saint-Germain fait la proposition. Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?
Des voix : Oui.
La présidente : La motion est adoptée. Le prochain article concerne les articles envoyés à titre informatif. Cette semaine, cinq documents ont été envoyés pour information, soit le Rapport trimestriel sur les demandes de propriété intellectuelle, le Rapport du Sous-comité du programme et de la procédure sur les exemptions bisannuelles à la Politique de gestion des bureaux des sénateurs, le Rapport du Sous-comité du programme et de la procédure sur les décisions rapportées au Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration, le suivi concernant la question soulevée lors de la réunion du comité du 29 février relative à l’interprétation simultanée et le rapport de la sénatrice Anderson sur ses déplacements en Alaska.
Mesdames et messieurs les sénateurs, avez-vous des questions ou des commentaires sur ce document? N’en voyant pas, je vous remercie.
[Traduction]
Sénateurs, dès lundi, il y aura des changements dans le fonctionnement du Sénat. La nouvelle greffière du Sénat entrera en poste. Afin d’apporter ce changement et de refléter cette nouvelle structure, on nous a demandé de modifier le Règlement administratif du Sénat.
[Français]
Jesse, le page, vous transmettra le tableau qui présente les modifications. Ce ne sont pas de très gros changements, mais cela reflète la structure que l’on remet en place, celle qui existait avant les changements qui se sont produits autour de 2013 ou 2014, il y a une dizaine d’années.
On vous soumet le document pour que vous puissiez voir les ajustements, considérant que ce sont des ajustements mineurs qui pourraient être approuvés ce matin, de façon à ce que cette structure soit en place à partir de lundi prochain. Je voudrais entendre vos commentaires pour savoir si vous êtes à l’aise avec cette approbation ou non.
Je suis consciente que vous recevez le rapport séance tenante; c’est quelque chose que j’essaie d’éviter le plus possible, mais considérant le peu de réunions que nous avons en personne et l’importance de ce changement, je suis prête à entendre vos commentaires à cet effet.
La sénatrice Saint-Germain : J’ai eu le temps de le regarder tout cela et je suis d’accord. Ma question, qui est une proposition si votre réponse est négative, est la suivante : cela autorise-t-il le greffier à faire automatiquement tout autre changement de concordance dans les modalités dans toutes les autres politiques administratives où l’on référerait au Comité exécutif plutôt qu’au greffier? Est-ce que c’est inclus?
Philippe Hallée, légiste et conseiller parlementaire, Sénat du Canada : C’est ce qui sera prévu dans la motion; on fera l’examen de toutes les politiques actuelles de l’Administration du Sénat qui sont applicables au cours des prochaines semaines, et cela prend évidemment un certain temps. En outre, comme autre élément, la motion d’interprétation permettra de lire les politiques en place en substituant le terme « greffier du Sénat » à « Comité exécutif » et « chef de secteur » à « membre du Comité exécutif ». Cela couvre la très vaste majorité des politiques en place et des ajustements minimes seront faits, mais au moins cela nous assure que l’interprétation est déjà prévue. C’est un travail qui sera fait au cours des prochains mois.
La sénatrice Saint-Germain : Au sujet de l’interprétation, quand vous dites que tout cela prendra effet à compter de cette date et jusqu’à ce que les instruments de politiques aient été mis à jour pour refléter la nouvelle structure, voici ma question précise : est-ce que cette motion — j’avais compris que non — vous donne l’autorité requise pour faire les changements dans l’ensemble des instruments de politiques sans revenir chaque fois pour 12 mots au Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration? C’est le sens de ma question.
M. Hallée : Ce sera le cas, effectivement. Il faut l’approbation du Comité de la régie interne. Dans certains cas, des aménagements pourraient être mis en relief, mais de façon générale, c’est l’esprit dans lequel nous faisons ces modifications. On pourrait aussi les consolider à titre informatif pour le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration pour que l’ensemble des modifications soit très transparent. Comme je le disais, dans la vaste majorité des cas, ce que l’on prévoit, c’est que la substitution des termes couvrira toutes les circonstances et quand il y aura des modifications plus précises que l’on pourra porter à l’attention du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration le moment venu.
La sénatrice Saint-Germain : Merci beaucoup.
[Traduction]
La sénatrice Moodie : Quand je compare tout cela à notre dernière structure administrative, est-ce que le greffier précédent disposait de pouvoirs bien différents de ceux de la greffière qui entrera en poste?
M. Hallée : C’est comparable. Au bout du compte, il s’agit des responsabilités de l’administration. Nous parlions du « Comité exécutif », tandis que nous revenons maintenant au terme « greffier du Sénat ».
La sénatrice Moodie : Selon ce que j’entends, la situation reste pratiquement inchangée.
La présidente : Y a-t-il des questions ou des commentaires?
Le sénateur Quinn : Nous apportons un changement pour avoir l’équivalent d’un sous-ministre. Le greffier précédent était‑il aussi l’équivalent d’un sous-ministre? D’accord.
Le sénateur MacDonald : Dans la même veine, est-ce que cette structure ressemble à celle de la Chambre des communes? Y a-t-il des différences considérables?
M. Hallée : La structure est essentiellement la même, car...
Le sénateur MacDonald : Dans la nature des relations?
M. Hallée : ... la greffière est responsable de toute l’administration.
La présidente : Y a-t-il d’autres questions ou d’autres commentaires?
Êtes-vous d’accord que je soumette cette proposition de changement à la Chambre haute?
Des voix : D’accord.
La présidente : Merci, chers collègues. J’ai proposé l’approbation de la motion, et vous y avez donné votre accord. Merci, la motion est adoptée.
[Français]
Le sénateur Carignan : Y a-t-il eu une motion du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration pour féliciter la nouvelle greffière? Est-ce qu’on peut l’ajouter?
[Traduction]
La présidente : Sénateurs, dans une réunion précédente, il a été question des téléphones de voyage. Je tiens à vous informer que l’Administration du Sénat a préparé une analyse de rentabilité pour le comité de direction. Il a été convenu que nous maintiendrions le statu quo pour éviter des coûts supplémentaires.
[Français]
Chers collègues, y a-t-il d’autres questions ou préoccupations que vous aimeriez porter à l’attention du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration?
La sénatrice Saint-Germain : J’aimerais bien, comme comité, que nous adoptions une motion de félicitations sur M. Gérald Lafrenière et sur la manière exemplaire dont il a assumé son mandat dans un contexte difficile, en particulier en étant à la tête de l’Administration du Sénat au moment de la pandémie.
Je pense me faire l’écho de l’opinion de chacun et chacune en soulignant son grand mérite et en lui disant toute notre appréciation pour son grand professionnalisme.
Des voix : Bravo!
Le sénateur Carignan : On vous dit merci, on ne vous remercie pas.
La présidente : Oui, la nuance est importante.
[Traduction]
Nous ajouterons une note en ce sens au procès-verbal.
Le sénateur Quinn : J’en parle simplement parce que vous avez parlé des téléphones de voyage. Est-ce que quelqu’un pourrait jeter un coup d’œil à nos forfaits de cellulaire? Quand nous voyageons à l’étranger, nous n’avons pas l’option de payer un prix fixe pour un certain temps. Je pense que chaque jour d’itinérance coûte 15 $. Je ne connais pas tous les détails que cela comporte, mais par le passé, j’achetais un forfait qui répondait à mes besoins pendant un bon bout de temps, sans qu’on me facture des extras.
Je demande simplement qu’on y prête attention. Peut-être que notre fournisseur n’offre pas ce service, et sinon, pourquoi pas? Je pose la question, parce que la plupart des fournisseurs offrent ce service.
La présidente : D’accord. Nous pourrons préparer une présentation à ce propos. Je crois comprendre que l’itinérance est incluse dans les forfaits des appareils que fournit le Sénat. L’itinérance a un coût, mais il pourrait être ramené à ce niveau.
Le sénateur Quinn : Oui, si vous n’y voyez pas d’inconvénient. Merci.
La présidente : Nous sommes d’accord.
Y a-t-il d’autres questions ou d’autres commentaires dont nous pourrions bénéficier durant la présente réunion? Puisqu’il n’y en a pas, je tiens à tous vous remercier de votre participation, vous ainsi que le personnel de soutien, parce que tous ceux qui nous appuient réalisent un travail fantastique.
Sur ce, je vous souhaite une excellente journée.
(La séance est levée.)