LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L'ADMINISTRATION
PROCÈS-VERBAL
OTTAWA, le jeudi 23 mai 2024
(35)
[Français]
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui à 9 h 1, dans la pièce C-128 de l’édifice du Sénat du Canada, sous la présidence de l’honorable Lucie Moncion (présidente).
Membres du comité présents : Les honorables sénateurs Boehm, Boyer, Carignan, c.p., Dalphond, Forest, LaBoucane-Benson, Loffreda, MacDonald, Moncion, Moodie, Plett, Saint-Germain, Seidman, Smith, et Tannas (15).
Participent à la réunion : Pascale Legault, dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration; Shaila Anwar, greffière du Sénat et greffière; Gérald Lafrenière, sous-greffier, Services législatifs; Philippe Hallée, légiste et conseiller parlementaire; hauts fonctionnaires du Sénat et autres employés de soutien.
TÉMOINS :
L'honorable sénateur Scott Tannas, président, Sous-comité sur la Vision et le Plan à long terme;
Louise Cowley, directrice, VPLT et locaux, Direction des biens et services;
Maxime Fortin, greffière adjointe par intérim, Direction des comités;
Josée Labelle, directrice générale, Direction des biens et services;
Mélisa Leclerc, directrice générale, Direction des communications, de la télédiffusion et des publications;
Greg Peters, l’huissier du bâton noir;
Matthew Ball, vice-président, Services au Parlement et interprétation, Bureau de la traduction;
Jean-François Lymburner, président-directeur général, Bureau de la traduction;
Annie Trépanier, vice-présidente politiques et services intégrés, Bureau de la traduction.
Conformément au paragraphe 12-7(1) du Règlement du Sénat, le comité poursuit son étude des questions financières et administratives concernant l’administration interne du Sénat.
La présidente fait une déclaration.
Les sénateurs se sont présentés.
CIBA/2024-05-23/388(P) — Agenda Consenti
La présidente fait une déclaration concernant l'agenda consenti.
Après débat, l'honorable sénateur Forest propose que l'agenda consenti, qui comprend les points suivants, soit approuvé :
- Procès-verbal du 2 mai 2024 (partie publique);
- Procès-verbal du 2 mai 2024 (partie à huis clos);
- Demande de proposition : uniformes.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2024-05-23/389(P) — Présentation annuelle des services du Bureau de la traduction
Maxime Fortin fait une déclaration.
Jean-François Lymburner fait une déclaration puis, avec Matthew Ball et Annie Trépanier, répond aux questions sur les services fournis au Sénat par le Bureau de la traduction.
CIBA/2024-05-23/390(P) — Rapport du Sous-comité sur la vision et le plan à long terme
L’honorable sénateur Tannas, président du Sous-comité sur la vision et le plan à long terme, présente le neuvième rapport du sous-comité comme suit :
Le jeudi 23 mai 2024
Le Sous-comité sur la vision et le plan à long terme du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration a l’honneur de présenter son
NEUVIÈME RAPPORT
Votre sous-comité, qui a été autorisé par le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration (CIBA) à étudier et à faire rapport sur le programme de travail pour la vision et le plan à long terme de la Cité parlementaire, présente maintenant son neuvième rapport avec le texte suivant recommandations.
L’Édifice du Centre et Mise à jour de la conception du Centre d’accueil du Parlement
Votre sous-comité a rencontré des représentants de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) le 8 mai 2024, date à laquelle SPAC a présenté au sous-comité trois mises à jour de conception concernant l'édifice du Centre et le Centre d'accueil du Parlement.
A. Reconnaissance des terres
Les responsables de SPAC ont informé votre sous-comité de leur intention de collaborer avec les intervenants autochtones pour intégrer une reconnaissance foncière à l'entrée extérieure de la Centre d’accueil du Parlement en anglais, en français et en anishinaabemowin. Votre sous-comité a souligné l'importance de consulter largement les nations hôtes ainsi que les organisations autochtones nationales. SPAC nous a donné l'assurance que toute reconnaissance serait élaborée en consultation avec la nation algonquine et les organisations autochtones nationales et que les administrations du Sénat et de la Chambre participeraient au processus de conception. Une fois qu'une conception privilégiée a été établie pour la reconnaissance des terres, elle sera présentée aux parlementaires pour approbation.
Recommandation 1 :
Il convient de noter que la sénatrice Boyer s’est opposée à ce que l’on procède sans examen ou approbation par un conseil des aînés. Néanmoins, votre sous-comité recommande que CIBA approuve que SPAC procède aux engagements proposés avec les intervenants autochtones pour concevoir et incorporer une reconnaissance des terres dans le cadre projet du Centre d'accueil du Parlement, que les deux administrations participent au processus de conception et que la conception préférée soit présentée au le Sénat et la Chambre des communes pour approbation.
B. Aménagement du stationnement autour de l'édifice du Centre
Les représentants de SPAC ont également fourni au sous-comité une mise à jour sur deux propositions visant à intégrer le stationnement en surface dans le paysage autour de l'édifice du Centre. Le sous-comité a été informé que la Commission de la capitale nationale (CCN) pourrait être disposée à accepter l’option deux (2) qui comprendrait 109 espaces de surface situés de chaque côté de la Colline, tout en conservant certains espaces verts. Votre sous-comité estime qu'il s'agit d'un compromis raisonnable qui mérite un examen plus approfondi.
Recommandation 2 :
Par conséquent, votre sous-comité recommande que CIBA conseille à SPAC de poursuivre avec l'option deux (2), l'intégration de l'aménagement du stationnement pour les 109 places de surface autour de l'édifice du Centre dans l'aménagement paysager final, avec les 109 places de stationnement sur deux côtés du bâtiment (est et ouest) et une zone de biodiversité sur le troisième côté (nord).
C. Les ormes
Les responsables de SPAC ont également fourni à votre sous-comité une mise à jour sur un orme d'Amérique centenaire qui était malade au début des travaux de construction sur la Colline du Parlement et a dû être enlevé. Cet arbre a été cloné par l'Université de Guelph et six clones sont maintenant prêts à être transplantés sur l'escarpement est de la Colline du Parlement. Deux clones supplémentaires resteront à l'Université de Guelph.
Recommandation 3 :
Votre sous-comité recommande que CIBA avise SPAC que le Sénat approuve la plantation de six clones d'ormes sur l'escarpement est de la Colline du Parlement.
Programme d’arts décoratifs — Partie 1
Les responsables de SPAC ont présenté une proposition pour cinq emplacements principaux pour les arts décoratifs dans l’édifice du Centre et le Centre d’accueil du Parlement, ainsi qu'un design de conception qui guidera la phase de développement de leur travail, en collaboration avec les conservateurs parlementaires, et sous réserve de la direction et de l'approbation des deux présidents. À l’avenir, toutes les décisions ultérieures seront communiquées au sous-comité.
Recommandation 4 :
Votre sous-comité recommande donc que CIBA approuve les principaux emplacements proposés pour les arts décoratifs pour l'édifice du Centre et le Centre d'accueil du Parlement, et que SPAC continue de travailler avec les conservateurs parlementaires pour identifier les thèmes des principaux emplacements et faire progresser les designs de conception, en coordination avec le bureau de la Présidente.
Finalement, votre sous-comité recommande qu’il soit autorisé à communiquer ces recommandations à Services publics et Approvisionnement Canada, au nom de CIBA.
Le tout respectueusement soumis,
Le président du Sous-comité,
SCOTT TANNAS
L’honorable sénateur Tannas fait une déclaration puis répond aux questions concernant le neuvième rapport.
Après débat, l’honorable sénateur Tannas propose que le neuvième rapport du sous-comité soit adopté et que le président du sous-comité soit autorisé à communiquer les recommandations à Services publics et Approvisionnement Canada, au nom de CIBA.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2024-05-23/391(P) — Rapport du Sous-comité du programme et de la procédure : inclusion de sources médiatiques dans la revue de presse du Sénat
L'honorable sénatrice Moncion, présidente du sous-comité du programme et de la procédure, présente le vingt-huitième rapport comme suit :
Le jeudi 23 mai 2024
Le Sous-comité du programme et de la procédure du Comité permanent de la Régie interne, des budgets et de l’administration (CIBA) a l'honneur de présenter son
VINGT-HUITIÈME RAPPORT
Votre Sous-comité du programme et de la procédure reconnaît la nécessité d’adresser les préoccupations au sujet de l’ajout de certaines sources dans la revue de presse du Sénat.
CONTEXTE
La revue de presse vise à donner un bon aperçu des mentions du Sénat dans les médias canadiens. En pratique, les sources sont limitées à celles pour lesquelles le Sénat ou le fournisseur de services de revue de presse (Critical Mention, un outil de surveillance des médias sur le Web) ont des droits de distribution. Critical Mention met régulièrement à jour sa liste de sources de sa propre initiative.
À l’heure actuelle, la revue de presse englobe toutes les sources canadiennes de Critical Mention qui mentionnent le Sénat ou le nom d’un sénateur (ou d’un sénateur à la retraite depuis moins d’un an).
Au cours de la dernière année, deux sénateurs ont exprimé leurs préoccupations au sujet de l’inclusion d’une source et ont demandé qu’elle soit retirée de la revue de presse. Un membre du CIBA a également demandé s’il était possible d’inclure des sources internationales.
CONSIDÉRATIONS RELATIVES AUX RISQUES
Votre sous-comité est d’avis que d’exclure intentionnellement des sources pourrait être vu comme une ingérence dans l’accès des sénateurs à un bon aperçu des mentions du Sénat dans les médias et qu’il serait inapproprié que l’équipe de la revue de presse décide unilatéralement de supprimer des mentions publiques du Sénat en l’absence de directives explicites de la part du CIBA. Une telle action peut également créer une apparence de partialité.
Des lacunes dans la revue de presse peuvent aussi empêcher le personnel des sénateurs et de l’Administration du Sénat de donner aux sénateurs les meilleurs conseils possibles sur le plan des communications.
La Direction des communications, de la télédiffusion et des publications (COM) a examiné la possibilité d’inclure des sources internationales avec Critical Mention et a été informée que leur inclusion entraînerait un coût supplémentaire d’environ 30 300 $ par an. De plus, l’inclusion de sources internationales augmenterait considérablement la charge de travail liée à la production de la revue de presse puisqu’elle nécessiterait la surveillance de milliers de sources supplémentaires chaque matin. COM n’a présentement pas la capacité de le faire.
CONSIDÉRATIONS SUPPLÉMENTAIRES
Il a été noté que la Bibliothèque du Parlement offre un grand nombre de services gratuits aux sénateurs liés à la surveillance des médias. L'un de ces outils s'appelle « Press Reader », un abonnement gratuit à des milliers de journaux et magazines canadiens et internationaux disponibles en version numérique. Votre sous-comité a noté que de nombreux sénateurs ne connaissent pas ces ressources supplémentaires mises à leur disposition.
RECOMMANDATION
À la lumière de ce qui précède, votre sous-comité recommande :
- Que CIBA appuie la façon de faire actuelle qui consiste à inclure toutes les sources canadiennes de Critical Mention qui répondent aux critères d’une mention publique du Sénat ou d’un sénateur (ou d’un sénateur à la retraite depuis moins d’un an) dans la revue de presse;
- Que la Direction des communications, de la télédiffusion et des publications contacte la Bibliothèque du Parlement afin d’encourager la promotion de l'abonnement de la bibliothèque à Press Reader;
- Que la mise en garde qui accompagne la revue de presse soit modifiée pour indiquer que les sources sont automatiquement incluses si elles répondent aux critères et que la Bibliothèque du Parlement dispose de spécialistes du suivi des médias qui peuvent compiler les nouvelles internationales et d’autres sources d’information pertinentes pour les parlementaires et leur personnel.
Respectueusement soumis,
La présidente,
LUCIE MONCION
La présidente fait une déclaration puis, avec Mélisa Leclerc, répond aux questions concernant le vingt-huitième rapport.
Il a été convenu que Mélisa Leclerc fournisse au comité des informations sur la manière par laquelle le fournisseur de services sélectionne les sources médiatiques à inclure dans sa base de données.
Après débat, l'honorable sénateur Plett propose que le vingt-huitième rapport soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2024-05-23/392(P) — Revue de Charte d'audit interne
La présidente fait une déclaration puis répond aux questions concernant les révisions de la proposition de la Charte d’audit interne.
Après débat, il est convenu que la présidente travaille avec la greffière à la préparation d'une lettre à envoyer au président du Comité permanent de l’audit et de la surveillance en tenant compte des discussions d'aujourd'hui.
CIBA/2024-05-23/393(P) — Lettre de réponse concernant le protocole relatif au décès d'un(e) sénateur(rice) en fonction
La présidente et Greg Peters font chacun une déclaration puis répondent aux questions concernant le protocole relatif au décès d’un sénateur en fonction.
La présidente a pris la question en délibéré.
CIBA/2024-05-02/395(P) — Autres Affaires
À 10 h 46, la séance est suspendue.
À 10 h 48, conformément à l’article 12-16(1) du Règlement, la séance se poursuit à huis clos.
À 11 h 2, la séance est levée jusqu’à nouvelle convocation de la présidence.
ATTESTÉ :
La dirigeante principale des services corporatifs
et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration,
Pascale Legault
La secrétaire de séance,
Keli Hogan