LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L'ADMINISTRATION
PROCÈS-VERBAL
OTTAWA, le jeudi 6 juin 2024
(36)
[Français]
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui à 9 h, dans la pièce C-128 de l’édifice du Sénat du Canada, sous la présidence de l’honorable Lucie Moncion (présidente).
Membres du comité présents : Les honorables sénateurs Boehm, Boyer, Carignan, c.p., Dalphond, Forest, LaBoucane-Benson, Loffreda, MacAdam, MacDonald, Moncion, Plett, Quinn, Saint-Germain, Seidman, Smith, et Tannas (16).
Autre sénateur présent : L’honorable sénatrice Oudar (1).
Participent à la réunion : Pascale Legault, dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration; Shaila Anwar, greffière du Sénat et greffière; Gérald Lafrenière, sous-greffier, Services législatifs; Philippe Hallée, légiste et conseiller parlementaire; hauts fonctionnaires du Sénat et autres employés de soutien.
TÉMOINS :
L'honorable Éric Forest, président, Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités;
L'honorable sénateur Scott Tannas, président, Sous-comité sur la Vision et le Plan à long terme;
Josée Labelle, directrice générale, Direction des biens et services;
Mélisa Leclerc, directrice générale, Direction des communications, de la télédiffusion et des publications;
David Vatcher, directeur, Direction des services d'information.
Conformément au paragraphe 12-7(1) du Règlement du Sénat, le comité poursuit son étude des questions financières et administratives concernant l’administration interne du Sénat.
La présidente fait une déclaration.
Les sénateurs se sont présentés.
CIBA/2024-06-06/396(P) — Agenda Consenti
La présidente fait une déclaration concernant l'agenda consenti.
Après débat, l'honorable sénateur Dalphond propose que l'agenda consenti, qui comprend les points suivants, soit approuvé :
- Procès-verbal du 23 mai 2024 (partie publique);
- Procès-verbal du 23 mai 2024 (partie à huis clos);
- Demande de proposition : assurance des véhicules;
- Rapport du Comité permanent de la Régie interne, budgets et administration.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2024-06-06/397(P) — Rapport du Sous-comité sur la vision et le plan à long terme
Le président du Sous-comité sur la vision et le plan à long terme, l’honorable sénateur Tannas, présente le dixième rapport du sous-comité comme suit :
Le jeudi 6 juin 2024
Le Sous-comité sur la vision et le plan à long terme du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration a l’honneur de présenter son
DIXIÈME RAPPORT
Votre sous-comité, qui a été autorisé par le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration (CIBA) à étudier et à faire rapport sur le programme de travail pour la vision et le plan à long terme de la Cité parlementaire, présente maintenant son dixième rapport avec le texte suivant recommandations.
Édifice de manutention du matériel de la Triade
Votre sous-comité a rencontré des représentants de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) le 29 mai 2024, date à laquelle SPAC a présenté au sous-comité une mise à jour sur le projet de l’édifice de manutention du matériel de la Triade qui soutiendra l'édifice de l'Est, l'édifice du Centre, l'édifice de l'Ouest et le Centre d'accueil du Parlement (CAP) et a demandé des directives sur les exigences du Sénat.
Votre sous-comité a rencontré des représentants de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) le 8 mai 2024, date à laquelle SPAC a présenté au sous-comité trois mises à jour de conception concernant l'édifice du Centre et le Centre d'accueil du Parlement.
Recommandation 1 :
Votre sous-comité recommande à CIBA de conseiller à SPAC de poursuivre les exigences affinées du programme du Sénat pour l'édifice de manutention du matériel de la Triade avec les mises en garde suivantes :
- Que SPAC réintègre environ 258 m2 de programme du Sénat précédemment déplacés du projet de l'édifice du Centre dans le Centre d'accueil du Parlement (CAP). Si ces fonctions ne peuvent pas être installées dans le CAP, ils doivent être réincorporés dans le programme fonctionnel de l’édifice de manutention du matériel de la Triade, ainsi que tous les espaces de soutien nécessaires pour faciliter la circulation des personnes et des biens;
- Étant donné que l'étude de faisabilité visant à valider la réduction à trois (3) quais de chargement pour l’édifice de manutention du matériel de la Triade n’est pas encore analysée et achevée, l'exigence des partenaires parlementaires de disposer d’au moins quatre (4) quais de chargement à l’édifice de manutention du matériel de la Triade demeure; et
- Que le SPAC fasse rapport au sous-comité à l'automne 2024 pour confirmer que la conception et l'évaluation de l’édifice de manutention du matériel répondent aux exigences du Sénat.
Stratégie des Unités de l'Office parlementaires pour l’édifice du Centre (UBPs)
Les représentants de l’Administration du Sénat ont également fourni au sous-comité une mise à jour quant aux considérations de planification future pour les unités de bureaux parlementaires des sénateurs (UBPs) dans l'édifice du Centre, le complexe des bureaux du Sénat, et éventuellement l'édifice de l'Est. Le sous-comité a été informé que les considérations de planification future informeront la phase de développement de la conception détaillée des UBPs, et seront basées sur la flexibilité, l’infrastructure requise, le confort, la présence virtuelle, la sensibilité au patrimoine et le mobilier. On s'attend à une orientation vers un environnement sans papier, un mobilier multifonctionnel et ergonomique, et vers des matériaux durables qui n'émettent pas de composés organiques volatils (COVs).
Recommandation 2 :
Par conséquent, votre sous-comité recommande à CIBA que le Sénat approuve les considérations de planification future pour les unités de bureau parlementaire des sénateurs (UBP) afin de poursuivre le développement de la conception de la stratégie modernisée des POU et de faire avancer le développement de la stratégie de mobilier contenue dans les UBP.
Finalement, votre sous-comité recommande qu’il soit autorisé à communiquer ces recommandations à Services publics et Approvisionnement Canada, au nom de CIBA.
Le tout respectueusement soumis,
Le président du Sous-comité,
SCOTT TANNAS
L’honorable sénateur Tannas fait une déclaration puis répond aux questions concernant le dixième rapport.
L’honorable sénateur Tannas propose que le dixième rapport du sous-comité soit adopté et que le président du sous-comité soit autorisé à communiquer les recommandations à Services publics et Approvisionnement Canada, au nom de CIBA.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2024-06-06/398(P) — Rapports du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités : demandes budgétaires de comité
Le président du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités, l’honorable sénateur Forest, présente le trentième rapport du sous-comité comme suit :
Le jeudi 6 juin 2024
Le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration a l'honneur de présenter son
TRENTIÈME RAPPORT
Votre sous-comité s’est réuni le 31 mai 2024, sous la présidence de l’honorable sénateur Éric Forest, pour étudier les deux demandes de budgets suivantes pour l’exercice 2024-2025 :
1. Affaires étrangères et commerce international (AEFA)
(Étude spéciale sur les intérêts et l’engagement du Canada en Afrique)
Activité 1 : Addis-Abeba
(Éthiopie) - Automne 2024
265 400 $
TOTAL
265 400 $
(incluant une demande de fonds pour une mission d’étude et pour le déplacement de 7 sénateurs et une exception à la Politique financière pour les comités sénatoriaux afin d’inclure un membre du personnel d’un sénateur)
Recommandations
En raison des coûts élevés de ce déplacement, votre sous-comité recommande de débloquer des fonds pour permettre à quatre sénateurs de voyager, au lieu des sept demandés, ce qui devrait inclure le président et un représentant de chacun des trois autres partis et groupes parlementaires reconnus. Pour réduire davantage les coûts, votre sous-comité recommande également que la demande de dérogation à l'article 1.5.5.50 de la Politique financière des comités sénatoriaux, pour permettre au personnel d'un sénateur de voyager à l'extérieur du Canada, soit rejetée, ce qui réduirait le nombre de membres du personnel à trois, pour un déblocage total de 178 300 $ pour cette activité.
2. Peuples autochtones (APPA)
(Étude spéciale sur les responsabilités constitutionnelles, politiques et juridiques et les obligations envers les Premières Nations, les Inuits et les Métis)
Dépenses générales
26 850 $
TOTAL
26 850 $
(comprend une demande de fonds pour l'accueil, les consultants et les frais supplémentaires de transport et d'hébergement des participants)
Recommandations
Votre sous-comité recommande d’approuver la demande, pour un total de 26 850 $.
Résumé
Pour votre information, le total des fonds dans l'enveloppe budgétaire disponible pour les budgets des comités du Sénat pour 2024-2025 est de 2,2 millions de dollars, moins 320 820 $ pour les dépenses des témoins, ce qui laisse 1,882 million de dollars à accorder pour les budgets individuels des comités (en excluant le Comité de l’audit et de la surveillance). La recommandation d’aujourd’hui de 205 150 $ pour une activité de déplacement de comité et des dépenses générales, et les 207 655 $ approuvés plus tôt cette année, laissent ainsi 1 469 195 $ pour le reste de l’année financière.
Les budgets approuvés par le Sénat pour chaque activité de voyage sont le montant maximum qui peut être dépensé pour cette activité. Votre sous-comité encourage les deux comités à rechercher des moyens raisonnables de réduire leurs dépenses.
Normalement, les dépenses réelles des comités sont généralement juste en-dessous de 60 % de leur budget total demandé. Tous les fonds restants après un déplacement seront récupérés et peuvent être réattribués aux comités pour d’autres activités.
Des copies de la demande de budget de chaque comité sont annexées à ce rapport.
Respectueusement soumis,
Le président,
ÉRIC FOREST
L’honorable sénateur Forest fait une déclaration puis répond aux questions concernant le trentième rapport.
Après débat, l'honorable sénateur Forest propose que le trentième rapport soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée, avec dissidence.
CIBA/2024-06-06/399(P) — Rapports du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités : analyse comparative des services de diffusion
Le président du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités, l’honorable sénateur Forest, présente le trente-et-unième rapport du sous-comité comme suit :
Le jeudi 6 juin 2024
Le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités (SEBS) du Comité permanent de la Régie interne, des budgets et de l’administration (CIBA) a l'honneur de présenter son
TRENTE-ET-UNIÈME RAPPORT
CONTEXTE
Le 8 février 2024, CIBA a sollicité une évaluation comparative des différentes options disponibles, ainsi que de leurs coûts respectifs, afin de déterminer la possibilité d'obtenir un niveau de service équivalent à celui fourni par la Chambre des communes au Sénat en matière de services de télédiffusion et de technologies de l’information. Cette demande faisait suite à une augmentation significative des coûts associés à l’Entente sur les Niveaux de Service (ENS) en télédiffusion, conclue récemment par le Sénat avec la Chambre des communes.
Sous la présidence de l’honorable Sénateur Éric Forest, votre sous-comité s’est réuni le 31 mai 2024 pour discuter des informations supplémentaires fournies par la Direction des communications, de la télédiffusion et des publications (COM) et la Direction des services de l’information (DSI) à propos de cette demande.
L’ENS inclus la télédiffusion des séances du Sénat, des réunions de comités et des événements parlementaires organisés par le bureau de la présidence du Sénat ainsi que par COM.
ANALYSE
Votre sous-comité a été informé que la hausse des coûts de 56,2% serait principalement attribuable à une analyse plus équitable des coûts effectuée par la nouvelle équipe de gestion à la Chambre des communes, par une réorganisation des effectifs (pour adresser des enjeux de recrutement et de rétention) et par l’inflation.
Votre sous-comité a aussi été informé des nombreux avantages d’utiliser la Chambre des communes comme fournisseur de services (par ex. : ajustements faciles aux horaires imprévisibles du Sénat et de ses comités; coordination de la dotation en personnel, partage avec le Sénat de multiples infrastructures/équipements qu’il serait coûteux de remplacer, partage des coûts associés à ParlVU).
Votre sous-comité a pris note également des risques liés à l’utilisation d’un fournisseur externe et des coûts additionnels que cela pourrait engendrer. Par conséquent, votre sous-comité est satisfait avec les informations supplémentaires fournies et considère qu’une analyse comparative des coûts n’est plus nécessaire.
RECOMMANDATION
À la lumière de l’information supplémentaire sur les services offerts au Sénat dans le cadre de l’Entente sur les Niveaux de Service conclue avec la Chambre des communes et sur les avantages qu’elle représente, il est recommandé de ne pas procéder à une analyse comparative des coûts compte tenu des conclusions hautement prévisibles et des ressources considérables que l’exercice nécessiteraient.
Respectueusement soumis,
Le président,
ÉRIC FOREST
L’honorable sénateur Forest fait une déclaration concernant le trente-et-unième rapport.
L'honorable sénateur Forest propose que le trente-et-unième rapport soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2024-06-06/400(P) — Rapports du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités : mesure d’efficience concernant les lignes téléphoniques
Le président du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités, l’honorable sénateur Forest, présente le trente-deuxième rapport du sous-comité comme suit :
Le jeudi 6 juin 2024
Le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités (SEBS) du Comité permanent de la Régie interne, des budgets et de l’administration (CIBA) a l'honneur de présenter son
TRENTE-DEUXIÈME RAPPORT
Le 15 décembre 2022, votre sous-comité a été chargé par CIBA de mener un examen d’efficience des activités et des services fournis par l’Administration du Sénat. Dans le cadre de cet examen, l'Administration a soumis à l'attention du sous-comité des propositions portant sur 32 opportunités d'économies. Votre sous-comité a demandé que 28 de ces 32 possibilités d'économies fassent l'objet d'une analyse plus approfondie, comme indiqué à l'annexe 1 du dix‑huitième rapport de votre sous-comité. Votre sous-comité s’est réuni le 31 mai dernier, sous la présidence de l’honorable sénateur Éric Forest, et a examiné l'initiative qui suit, proposée par la Direction des services d’information (DSI), qui vise à limiter le nombre de lignes téléphoniques fixes par bureau de sénateur.
CONTEXTE
Par le passé, la DSI fournissait des lignes de téléphone fixes à tous les utilisateurs du Sénat dans le cadre de son offre de services. Elles étaient considérées comme un outil central et essentiel pour tous les sénateurs et leur personnel et permettaient à tous les Canadiens de communiquer avec leurs sénateurs via une ligne centralisée.
Un exercice nommé « cut the cord » a été effectué en 2020-2021 pour réduire le nombre de lignes téléphoniques fixes et les fax. Sur un total de 445 lignes, 258 lignes ont été retirées dans l’Administration (réduction de 58%) et sur 424 lignes dans les bureaux de sénateurs, 106 lignes ont été retirés (réduction de 25%).
Les services offerts aux bureaux de sénateurs sont définis dans la Politique sur la gestion du bureau des sénateurs (PGBS) et l’index des dépenses de bureau des sénateurs où il est indiqué que chaque sénateur et membre du personnel peut avoir des lignes de téléphones fixes prélevé du budget central, sans spécifier de limite. La PGBS a aussi des clauses pour les téléphones satellites et forfaits ainsi que les cartes d’appel TéléCanada, qui ne sont plus utilisées au Sénat.
ANALYSE
Le nombre de lignes téléphoniques fixes distribuées dans les bureaux de sénateurs est souvent directement proportionnel au nombre d’employés embauchés dans leur bureau. Bien que certains sénateurs aient un ou deux employés à temps plein, d’autres embauchent du personnel à temps partiel, des étudiants, des stagiaires ou des bénévoles, ce qui veut dire qu’un plus grand nombre de lignes est nécessaire. Le nombre de lignes par bureau de sénateur varie de 0 à 7, excluant les agents supérieurs.
Outre le personnel à court terme et les étudiants, le personnel des sénateurs dispose d’un téléphone mobile émis par le Sénat, ce qui réduit le besoin de lignes fixes. Un nombre croissant d’employés et de sénateurs utilisent également l’application Microsoft Teams pour passer et recevoir des appels audios ou vidéos sécurisés et cryptés.
Au total, 271 lignes fixes sont actuellement associées aux bureaux des sénateurs, pour une moyenne de 2 lignes fixes par bureau. Les dépenses globales annuelles pour les bureaux de sénateurs et agents supérieurs représente environ 100 000 $. Afin de réduire les coûts pour le Sénat, votre sous-comité propose de limiter le nombre de lignes téléphoniques fixes à un maximum de deux (2) lignes par bureau de sénateur, incluant les bureaux des agents supérieurs. Basée sur la distribution actuelle des lignes, cette initiative représenterait une réduction de 96 lignes, soit une économie annuelle estimée à 34 560 $.
Carte d’appel TéléCanada et Téléphone satellite et forfait
Puisque les cartes d’appels TéléCanada et Téléphones satellites et forfaits sont des services qui ne sont plus offerts par le Sénat, il est proposé de retirer ces items de l’index des dépenses de bureau des sénateurs de la PGBS afin de refléter l’offre de service actuelle.
RECOMMANDATIONS
À la lumière de ce qui précède, votre sous-comité recommande :
Que le nombre de lignes téléphoniques fixes soit limité à un maximum de deux (2) lignes par bureau de sénateur, incluant les bureaux des agents supérieurs;
Que le nombre de lignes téléphoniques fixes par bureau de sénateur soit réduit en date du 1er octobre 2024;
Qu’un communiqué soit envoyé pour informer les sénateurs de cette décision, le cas échéant;
Que l’index des dépenses de bureau des sénateurs soit modifié afin de refléter les changements; et
Que les cartes d’appels TéléCanada et Téléphones satellites et forfaits soient retirés de l’index des dépenses de bureau des sénateurs puisqu’ils ne sont plus utilisés.
Respectueusement soumis,
Le président,
ÉRIC FOREST
L’honorable sénateur Forest fait une déclaration puis, avec David Vatcher, répond aux questions concernant le trente-deuxième rapport.
Après débat, l'honorable sénateur Forest propose que le trente-deuxième rapport soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
À 9 h 57, la séance est suspendue.
À 9 h 59, conformément à l’article 12-16(1) du Règlement, la séance se poursuit à huis clos.
À 11 h 04, la séance est levée jusqu’à nouvelle convocation de la présidence.
ATTESTÉ :
La dirigeante principale des services corporatifs
et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration,
Pascale Legault
La secrétaire de séance,
Keli Hogan