LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L’ADMINISTRATION
TÉMOIGNAGES
OTTAWA, le jeudi 26 septembre 2024
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui, à 9 heures (HE), conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour l’étude de questions financières et administratives; et à huis clos, conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour l’étude de questions financières et administratives.
La sénatrice Lucie Moncion (présidente) occupe le fauteuil.
[Français]
La présidente : Bonjour. Je m’appelle Lucie Moncion. Je suis une sénatrice de l’Ontario et j’ai le privilège de présider le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration.
[Traduction]
Avant d’aller plus loin, je voudrais demander à tous les sénateurs et autres participants en personne de consulter les cartes laissées sur la table pour prendre connaissance des directives visant à prévenir les incidents de rétroaction audio. Veillez à ce que votre oreillette soit toujours éloignée de tous les microphones. Lorsque vous n’utilisez pas votre oreillette, déposez-la, face vers le bas, sur l’autocollant placé sur la table à cet effet. Nous vous remercions de votre coopération.
Je vais maintenant inviter à mes collègues à se présenter à tour de rôle.
Le sénateur Boehm : Peter Boehm, Ontario.
[Français]
La sénatrice Saint-Germain : Raymonde Saint-Germain, du Québec.
[Traduction]
La sénatrice Boyer : Yvonne Boyer, Ontario.
Le sénateur Loffreda : Tony Loffreda de Montréal, au Québec.
[Français]
Le sénateur Forest : Bonjour. Éric Forest, de la région du Golfe, au Québec.
Le sénateur Smith : Larry Smith, division sénatoriale de Saurel, au Québec.
[Traduction]
La sénatrice Moodie : Rosemary Moodie, Ontario.
Le sénateur Francis : Brian Francis, Epekwitk, Île-du-Prince-Édouard.
[Français]
La sénatrice Audette : [mots prononcés en innu-aimun] Michèle Audette, Nitassinan, au Québec.
[Traduction]
La sénatrice LaBoucane-Benson : Patti LaBoucane-Benson, territoire visé par le Traité no 6, Alberta.
Le sénateur Al Zaibak : Mohammad Al Zaibak, Ontario.
Le sénateur MacDonald : Michael MacDonald, Nouvelle-Écosse.
[Français]
La sénatrice Seidman : Judith Seidman, du Québec.
[Traduction]
La présidente : Je vous remercie. Je voudrais également souhaiter la bienvenue à tous ceux qui suivent nos délibérations dans les différentes régions du pays.
[Français]
Honorables sénateurs, le premier point à l’ordre du jour est l’agenda consenti pour approbation. À titre de rappel, les points de l’agenda consenti ne sont pas controversés, mais nécessitent notre approbation. Pour ces points, une note d’information, un formulaire ou tout autre document d’appui est soumis d’avance, mais aucune présentation n’est requise.
Pour la réunion d’aujourd’hui, l’agenda consenti comporte les points suivants : le procès-verbal de la séance publique et à huis clos du 6 juin 2024, le procès-verbal de la réunion à huis clos du 20 juin 2024, la politique révisée sur la petite caisse, partagée en juin 2024, la fiche d’information relative aux expositions organisées par les sénateurs et le cadre pour une demande d’accès à l’information.
Honorables sénateurs, avez-vous des questions ou des préoccupations sur l’un de ces points? N’en voyant pas, quelqu’un peut-il proposer la motion suivante :
Que l’agenda consenti soit approuvé .
La sénatrice Moodie fait la proposition.
Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion? La motion est adoptée.
Le point no 2 porte sur la Politique sur les cartes d’achat et la Politique sur les cartes de crédit de voyage. J’invite Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, qui est parmi nous, à prendre place à titre de témoin. Cette présentation sera suivie d’une période de questions. Bienvenue, Pierre. Vous avez la parole.
Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, Direction des finances et de l’approvisionnement, Sénat du Canada : Honorables sénateurs et sénatrices, nous avons récemment effectué la mise à jour de la Politique sur les cartes d’achat et de la Politique sur les cartes de crédit de voyage, qui sont entrées en vigueur le 1er avril 2021. Ces mises à jour visaient essentiellement à ajouter le nouveau poste de greffière du Sénat et à supprimer certaines références au Comité exécutif. Nous avons aussi fait la mise à jour de certaines technologies et fait un alignement du format. Il a été déterminé que les deux politiques continuent d’atteindre leurs objectifs, mais que certaines adaptations et corrections mineures étaient requises et permettraient d’assurer une meilleure harmonisation entre les deux politiques, soit celle sur les cartes d’achat et celle sur les cartes de crédit de voyage.
[Traduction]
Je tiens à préciser qu’aucune de ces modifications ne constitue une nouvelle exigence.
Il est recommandé que le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration approuve les résultats de l’examen de la Politique sur les cartes d’achat et de la Politique sur les cartes de crédit de voyage en date du 1er octobre 2024. Ceci conclut mon rapport. Je serais heureux de répondre à vos questions et de recevoir vos commentaires.
[Français]
La présidente : Merci, Pierre. Y a-t-il des questions ou des commentaires?
Le sénateur Forest : J’ai une question. Le sénateur Quinn devait déposer un rapport sur les cartes de crédit. Est-ce qu’il a été déposé?
La présidente : Non.
Le sénateur Forest : On en est encore au crédit.
La présidente : Le sujet est encore à l’étude.
Le sénateur Forest : Merci.
La présidente : Chers collègues, quelqu’un peut-il proposer la motion suivante :
Que les révisions à la Politique sur les cartes d’achat et à la Politique sur les cartes de crédit de voyage soient approuvées et que celles-ci entrent en vigueur le 1er octobre 2024.
Le sénateur Forest fait la proposition.
Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion? La motion est adoptée.
[Traduction]
Nous en sommes rendus au point 3. Cette semaine, cinq documents vous ont été envoyés par courrier électronique uniquement à titre informatif. Il s’agit du rapport sur les forfaits de téléphonie mobile diffusé en juin 2024, qui établissait la comparaison entre les forfaits utilisés par la Chambre des communes et le Sénat; du Rapport annuel 2023 sur la santé et la sécurité au travail qui a également été diffusé en juin 2024; de la nouvelle mise en garde quant au contenu des coupures de presse du Sénat qui date aussi de juin 2024; du Rapport trimestriel sur les demandes de propriété intellectuelle; et enfin, du Rapport du sous-comité du programme et de la procédure sur les décisions prises au nom du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration.
Avez-vous des questions ou des commentaires sur l’un ou l’autre de ces points, chers collègues? S’il n’y en a pas, nous passons aux autres affaires.
[Français]
Chers collègues, y a-t-il d’autres questions que nous devons aborder en public?
[Traduction]
Avant que nous ne poursuivions à huis clos, je souhaite rappeler à tous les sénateurs que, sauf en cas d’urgence, toute nouvelle question de fond qu’un sénateur voudrait que l’on ajoute à l’ordre du jour d’une réunion du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration doit être soumise au secrétariat du comité au moins une semaine avant ladite séance, soit avant la fin des travaux le mercredi précédent. Ainsi, le Sous-comité du programme et de la procédure —le comité directeur —dispose de suffisamment de temps pour bien examiner la demande et finaliser l’ordre du jour avant que la liasse ne soit distribuée aux membres du comité le mardi matin des semaines de réunion.
En outre, sauf en cas d’urgence, toutes les demandes visant à soulever un point sous la rubrique « Autres affaires » lors d’une séance doivent être soumises par écrit à la présidente du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration, avec copie certifiée conforme à la greffière du comité, au moins deux jours avant ladite séance. La demande doit inclure une brève description du sujet, et le comité directeur prendra, au besoin, les dispositions nécessaires pour que des témoins puissent comparaître afin de répondre à des questions.
Votre collaboration continue permettra aux réunions du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration de demeurer efficaces et productives.
Chers collègues, au bénéfice de tous, ce rappel sur la façon de procéder sera envoyé à tous les membres du comité par voie électronique après cette réunion.
[Français]
Nous allons maintenant suspendre brièvement la séance pour que la greffière puisse s’assurer que nous sommes à huis clos. Toutefois, avant de le faire, j’aimerais rappeler à tous que les réunions du Comité de la régie interne se déroulent la plupart du temps en public. Ce n’est que lorsque les points abordés sont des sujets délicats, comme les salaires, les contrats, les négociations, les relations de travail, les questions personnelles ou la sécurité, qu’ils sont examinés à huis clos. Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration souhaite être le plus transparent possible sur le travail important de ce comité. Je demanderais à la greffière d’informer les membres du comité lorsque nous serons à huis clos.
(La séance se poursuit à huis clos.)