LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L’ADMINISTRATION
TÉMOIGNAGES
OTTAWA, le jeudi 10 octobre 2024
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui, à 9 heures (HE), conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour l’étude de questions financières et administratives; et à huis clos, conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour l’étude de questions financières et administratives.
La sénatrice Lucie Moncion (présidente) occupe le fauteuil.
[Français]
La présidente : Bonjour. Je m’appelle Lucie Moncion, je suis une sénatrice de l’Ontario et j’ai le privilège de présider le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration.
[Traduction]
Avant de commencer, j’aimerais demander à tous les sénateurs et aux autres participants en personne de consulter les cartons sur la table pour prendre connaissance des directives visant à prévenir les effets Larsen. Veillez à ce que votre oreillette soit toujours éloignée de tous les microphones. Lorsque vous n’utilisez pas votre oreillette, veuillez la déposer sur l’autocollant placé sur la table à cet effet. Merci à tous pour votre coopération.
Je voudrais maintenant faire un tour de table et demander à mes collègues de se présenter.
[Français]
Le sénateur Dalphond : Bonjour. Pierre Dalphond, division De Lorimier, au Québec
Le sénateur Loffreda : Bonjour. Tony Loffreda, de Montréal, au Québec.
[Traduction]
La sénatrice Moodie : Rosemary Moodie, de l’Ontario.
La sénatrice LaBoucane-Benson : Patti LaBoucane-Benson, du territoire du Traité no 6, en Alberta.
La sénatrice Boyer : Yvonne Boyer, de l’Ontario.
[Français]
La sénatrice Saint-Germain : Raymonde Saint-Germain, du Québec.
Le sénateur Forest : Éric Forest, division du Golfe, au Québec. Bonjour.
[Traduction]
La sénatrice MacAdam : Jane MacAdam, de l’Île-du-Prince-Édouard.
Le sénateur Smith : Larry Smith, du Québec.
Le sénateur Quinn : Jim Quinn, du Nouveau-Brunswick.
Le sénateur Boehm : Peter Boehm, de l’Ontario.
[Français]
La sénatrice Audette : [mots prononcés en innu-aimun] Michèle Audette, du Québec.
[Traduction]
Le sénateur MacDonald : Michael MacDonald, de la Nouvelle-Écosse.
[Français]
La sénatrice Seidman : Judith Seidman, de Montréal, au Québec.
[Traduction]
Le sénateur Plett : Donald Plett, du Manitoba.
[Français]
Le sénateur Carignan : Bonjour. Claude Carignan, du Québec, division des Mille Isles.
[Traduction]
La présidente : Merci. Je voudrais également souhaiter la bienvenue à tous ceux qui suivent nos discussions au pays.
Avant de commencer, j’ai reçu pour demande de supprimer le point 4 du rapport, donc si nous sommes tous d’accord, le point 4 sera abordé lors d’une autre réunion du comité. Êtes-vous d’accord?
Des voix : Entendu.
La présidente : Merci.
[Français]
Honorables sénateurs, le premier article à l’étude est l’agenda consenti pour approbation. À titre de rappel, les points de l’agenda consenti ne sont pas controversés, mais nécessitent notre approbation. Pour ces éléments, une note d’information, un formulaire et d’autres documents d’appui sont soumis d’avance, mais aucune présentation n’est requise.
Pour la réunion d’aujourd’hui, nous avons dans l’agenda consenti les éléments suivants : le procès-verbal de la réunion du 26 septembre 2024, partie publique et à huis clos; le rapport annuel du Conseil interparlementaire mixte.
Chers collègues, avez-vous des questions ou des préoccupations sur l’un de ces éléments? N’en voyant pas, est-ce que quelqu’un peut-il proposer que l’agenda consenti soit approuvé? Le sénateur Loffreda fait la proposition. Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?
Des voix : D’accord.
La présidente : La motion est adoptée.
Le deuxième article à l’ordre du jour concerne les états financiers annuels du Sénat du Canada et les résultats de l’audit.
Nous accueillons ce matin Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, Direction des finances et de l’approvisionnement, et Nathalie Charpentier, contrôleuse et dirigeante principale adjointe aux finances, Direction des finances et de l’approvisionnement. Nous recevons également Suzie Gignac et Sonia Leblanc, associées, Certification, d’Ernst & Young. Je vous invite à prendre place.
Bonjour et bienvenue à tous.
Je crois comprendre que le sénateur Forest présentera les états financiers, et ensuite, notre auditeur externe présentera les résultats de l’audit. Pierre sera disponible pour répondre aux questions et, comme d’habitude, les sénateurs auront l’occasion de s’entretenir en privé avec les auditeurs en l’absence du personnel. Nous reprendrons ensuite l’ordre du jour de la réunion.
Sénateur Forest, la parole est à vous.
L’honorable Éric Forest : Merci, madame la présidente.
Je présume que vous avez pris connaissance des résultats de notre année financière 2023-2024. Je vais vous épargner les 24 pages de notre rapport. Je vais vous faire part des principaux points de cette audition.
Dans l’ensemble, les dépenses totales du Sénat soumises aux autorisations de dépenses budgétaires ont atteint 114,1 millions de dollars pour l’année financière 2023-2024. Ces résultats indiquent une augmentation des dépenses de 8,9 millions de dollars, ou une augmentation de 8,4 % par rapport à l’exercice précédent.
Trois principales raisons expliquent cette augmentation. La première est une augmentation des salaires et avantages sociaux de 4,8 millions de dollars, qui s’est faite tout en respectant le plafond d’emplois à temps plein que l’on s’était donné. Deuxièmement, il y a une augmentation de 2,4 millions de dollars attribuable à l’ajustement du régime de retraite des sénateurs, qui a été enregistré sous la direction du Conseil du Trésor. Troisièmement, il y a une augmentation de 1,4 million de dollars des coûts de transport et de communications, principalement en raison de la hausse du nombre moyen de sénateurs et de l’augmentation des prix.
J’ai tenté d’être succinct pour laisser le plus de temps possible pour vos questions. Nous sommes prêts à entendre vos questions. Si vous avez des questions, Mmes Gignac, Charpentier et Leblanc ainsi que M. Lanctôt sont là pour y répondre.
La présidente : Chers collègues, avez-vous des questions sur les états financiers?
[Traduction]
La sénatrice MacAdam : Je m’interroge sur l’ajustement du régime de retraite, pourriez-vous nous en dire plus à ce sujet? Avez-vous des précisions à nous donner sur l’ajustement de 2,4 millions de dollars?
Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, Direction des finances et de l’approvisionnement, Sénat du Canada : Oui. Merci, sénatrice. Le régime de retraite en question est le régime de retraite des parlementaires, et tous les trois ans, l’actuaire en chef du Canada procède à une évaluation du régime et de son financement. L’année dernière, il a établi que le régime était déficitaire. Le Conseil du Trésor, qui est responsable de la gestion du fonds, nous a demandé de prévoir une dépense supplémentaire de 2,4 millions de dollars.
La sénatrice MacAdam : Il s’agit donc d’un déficit actuariel non financé. Est-ce essentiellement de cela qu’il s’agit?
M. Lanctôt : Oui.
La sénatrice MacAdam : Merci.
[Français]
Le sénateur Carignan : En ce qui concerne les services professionnels, l’accueil et les repas, on avait prévu un budget de 8,9 millions de dollars. On a dépensé 3,7 millions de dollars. C’est un écart important. Je ne dis pas que je ne suis pas content de voir cela, mais n’aurait-on pas surbudgété cette dépense? Qu’est-ce qui explique qu’on avait prévu autant?
M. Lanctôt : Merci pour la question, sénateur. Essentiellement, pour les services professionnels et l’hospitalité, on fait un ratio pour les budgets des bureaux de sénateur en se basant sur l’historique. Cette année, il y avait une grande variation en ce qui concerne l’utilisation des budgets pour frais professionnels et salaires. Il y avait moins de dépenses pour les services professionnels que dans les dernières années. C’est la principale explication.
Le sénateur Carignan : En 2023 aussi, c’était 2,8 millions de dollars.
M. Lanctôt : Effectivement. Toutefois, on regardait l’historique sur une plus longue période. Comme vous vous en souvenez sûrement, la pandémie a changé quelque peu nos chiffres. On n’utilise pas la moyenne de l’année d’avant, car il y avait des fluctuations. On utilise une moyenne sur plusieurs années. L’année prochaine, on réévaluera cette formule. On voit une nouvelle tendance par rapport à ce qui existait il y a quatre ou cinq ans.
Le sénateur Carignan : Pour les services professionnels, je comprends bien que si un sénateur embauche un employé à contrat plutôt qu’à titre de salarié, il fait partie des services professionnels, c’est exact?
M. Lanctôt : Si la nature de la transaction est contractuelle, oui, par opposition au statut d’employé. Il y a beaucoup moins transactions de ce type que ce qu’on voyait il y a trois ou quatre ans, par exemple.
Le sénateur Carignan : Je comprends. Merci.
Le sénateur Loffreda : Merci à l’équipe d’être ici.
[Traduction]
Merci à tous pour votre bon travail.
J’ai une petite question. Comme vous le savez, je fais partie du comité sénatorial des prévisions budgétaires et j’y pose beaucoup de questions. Il y en a une qui me vient à l’esprit, suite à la question du sénateur Carignan.
Nous avons un excédent de 10,679 millions de dollars. Premièrement, il y a un excédent de 2 millions de dollars pour les transports et les communications, ce qui représente 19 %, et le surplus est de 33 % pour l’information et les publications. Je me demande pourquoi.
Pour ce qui est de ma question principale, je sais que nous prévoyons une certaine marge de manœuvre dans nos budgets. En entreprise, lorsqu’on établit un budget, on fait l’inverse. On le fixe aussi bas que possible pour inciter à réduire les coûts au minimum. Ici, pour de bonnes raisons, je suppose, nous faisons l’inverse; nous prévoyons un excédent ou une réserve. Pour déterminer le budget de l’année prochaine, allons-nous utiliser les chiffres réels ou le budget comme référent de base? Comment détermineriez-vous le budget de l’année prochaine?
M. Lanctôt : Merci, sénatrice, pour cette question.
Une chose que nous devons garder à l’esprit, c’est que nous prévoyons toujours un budget pour entre 100 et 103 sénateurs. C’est ce que nous avons fait ces trois dernières années, et cela fait une grande différence lorsque nous nous retrouvons avec 90 sénateurs au lieu des 100 que nous avions prévus. C’est l’une des raisons pour lesquelles on observe une telle différence.
Les comités ont également moins voyagé que ce que nous avions prévu dans le budget. C’est la deuxième dépense la plus importante.
En ce qui concerne l’année prochaine et ce que nous allons faire, nous n’allons pas utiliser les chiffres réels de cette année, parce que nous savons, par exemple, qu’il y aura plus de sénateurs; il y a déjà plus de sénateurs cette année. Nous analysons déjà ce qui serait raisonnable pour un nombre cible de sénateurs, et en fonction de la norme, pour les déplacements des comités, par exemple.
Le sénateur Loffreda : D’accord, c’est bon.
Je suis simplement curieux. Si l’on regarde le nombre moyen de sénateurs, année après année, on atteint rarement les 105 ou 100, mais le budget en tient compte. Si l’on prend la moyenne des cinq dernières années — je suis ici depuis cinq ans — je ne pense pas que nous n’ayons jamais atteint les 105 ou 100. Pourquoi ne pas tenir compte de la réalité historique et établir le budget en conséquence? Cela nous inciterait à réduire nos coûts. C’est l’objectif, n’est-ce pas?
M. Lanctôt : Nous avons tendance à regarder ce qui s’est passé dans le passé. Par exemple, un moment donné, nous étions à 105, ce qui est le maximum. Nous avons depuis abaissé le plafond à 103 et à 100.
La réalité, c’est que nous ne savons pas ce qui nous attend concernant les nominations. Ces derniers temps, nous avons accueilli plus de sénateurs. Par conséquent, si nous utilisons la moyenne de l’année dernière, il nous manquera d’argent au début de l’année.
Nous essayons vraiment de tenir compte de la situation actuelle, des départs à la retraite, etc. Là encore, il n’y a pas de tendance. En même temps, nous ne voulons pas être trop justes s’il y a des nominations.
Le sénateur Loffreda : Les conséquences seraient inverses. Je vous remercie.
[Français]
La sénatrice Saint-Germain : Au bénéfice des gens qui nous écoutent et qui n’ont pas accès à tous les documents, pouvez‑vous nous indiquer quelles sont les dépenses réelles par rapport au budget et quelle est la hausse réelle des dépenses par rapport à l’exercice précédent?
M. Lanctôt : Je vous remercie de la question. Nos dépenses réelles sont effectivement ce qui est présenté dans les états financiers pour l’année 2023, qui étaient de 151 137 000 $, y compris les services reçus sans charge.
Si on regarde les dépenses comptant du Sénat, on parle de 114 125 000 $. L’année précédente, comparativement à 114 125 000 $, c’était 105 192 000 $, donc il y a eu une augmentation encore une fois. Le sénateur Forest a donné la principale raison : ce sont les augmentations de salaire. Donc, c’étaient les montants en question.
La sénatrice Saint-Germain : Excellent, merci.
La présidente : Y a-t-il d’autres questions pour cette première section des états financiers?
[Traduction]
Madame Gignac, c’est votre tour. Vous avez la parole.
Suzie Gignac, associée, Certification, Ernst & Young s.r.l./S.E.N.C.R.L. : Merci à tous de nous accueillir aujourd’hui. Nous sommes les vérificatrices de Ernst & Young chargées des états financiers du Sénat.
Je voudrais commencer par remercier rapidement l’équipe de l’administration du Sénat pour son aide et son soutien tout au long de l’audit. Elle a été très réactive, a répondu en temps voulu à nos demandes et nous a fourni toutes les informations dont nous avions besoin.
Je vais passer brièvement en revue notre sommaire et présenter les différents éléments qu’il contient. Nous avons pratiquement terminé l’audit à ce stade. Nous l’avons fini vers le 31 juillet et attendions vos réunions pour le terminer. Nous prévoyons exprimer une opinion non modifiée, c’est-à-dire une opinion d’audit sans réserve. Il nous reste quelques points à régler, mais c’est courant à ce stade. Nous ferons tout cela aujourd’hui, puis nous serons prêts à publier les états financiers.
L’étendue de notre audit est conforme à ce que nous avions présenté dans notre plan au début de l’année. Nous réévaluons constamment la nécessité d’apporter des changements ou des correctifs, si bien que nous réviserons notre stratégie en conséquence, au besoin. Le seuil de signification préliminaire a été établi à 2,9 millions de dollars, ce qui est conforme aux années précédentes; cela représente 2,5 % des dépenses. C’est le seuil à partir duquel une erreur ou une omission devrait avoir un impact sur la décision d’un utilisateur des états financiers.
Les aspects sur lesquels nous avons mis l’accent sont semblables à ceux des années précédentes. Nous nous concentrons sur les dépenses, les charges à payer, les divers avantages accordés par le Sénat, ainsi que sur les services reçus gratuitement. Pour ces différents éléments, nous effectuons principalement un audit de fond, c’est-à-dire des tests détaillés. Nous procédons à des confirmations, à des analyses de fond et à des tests détaillés des dépenses.
Nous prenons également en compte la fraude dans le cadre de notre audit. Nous devons évaluer si nous pensons qu’il existe des risques de fraude. Nous n’avons pas relevé de fragilités particulières, mais il existe toujours un risque présumé de contournement par la direction. Pour cela, nous extrayons l’ensemble des comptes du grand livre général et effectuons diverses vérifications pour voir s’il y a quelque chose d’inhabituel. Rien n’a été détecté. Si quelque chose doit être porté à notre attention, n’hésitez pas à le faire à tout moment.
Nous n’avons relevé aucune anomalie corrigée ou non corrigée. L’audit n’a pas révélé de lacunes en matière de divulgation. Comme je l’ai dit, nous achèverons aujourd’hui ce qu’il reste à faire pour terminer notre audit afin de pouvoir émettre un avis définitif. Nous avons également inclus dans notre rapport certaines annexes, y compris sur les communications requises, que je viens de couvrir en grande partie. J’ajouterai que nous sommes également indépendants du Sénat.
Nous avons inclus à notre rapport une ébauche de lettre de représentation, que nous demanderons à l’administration de signer aujourd’hui pour confirmer qu’elle nous a fourni toutes les informations pertinentes et qu’elle a répondu à toutes nos demandes et questions. Nous y avons également joint une annexe sur le leadership éclairé à l’intention des membres du comité.
Dans le cadre de notre audit, nous pouvons parfois préparer une lettre à l’intention de l’administration, pour indiquer si nous avons relevé des lacunes dans les contrôles dans le cadre de notre audit et les porter à votre attention. Nous ne prévoyons pas vous remettre une telle une lettre. Nous n’avons rien relevé de tel à porter à votre attention.
La présidente : Je vous remercie. Avez-vous des questions pour Mme Gignac?
La sénatrice MacAdam : Je m’interrogeais sur le rapport du vérificateur indépendant, mais vous l’avez expliqué. Vous avez quelques petites choses à terminer pour pouvoir publier ce rapport parce que certaines informations ne figuraient pas dans le document. Je comprends que vous deviez faire certaines choses avant de pouvoir signer. Je suis moi-même vérificatrice. Il y a toutes sortes de procédures à respecter.
Je m’interroge sur le seuil de signification en deçà duquel vous ne demanderiez pas à l’administration de corriger une erreur.
Mme Gignac : Il serait de 5 % de 2,9 millions de dollars, soit d’environ 145 000 dollars.
La sénatrice MacAdam : Vous ne vous attendriez donc pas à un ajustement pour un montant inférieur à cela?
Mme Gignac : En deçà de ce seuil, l’information n’apparaîtrait pas dans le sommaire des déficiences relevées dans le cadre de l’audit. Nous n’avons rien relevé au-delà de cela dans notre sommaire des déficiences.
La sénatrice MacAdam : J’ai une autre question sur les risques observés en matière de cybersécurité. Si j’ai bien compris, selon les dernières normes en matière d’audit, vous accordez une plus grande attention aux risques liés à la cybersécurité dans vos audits depuis quelques années. Ai-je raison?
Mme Gignac : Nous faisons des observations générales, donc il s’agit de comprendre ce que la direction fait du point de vue de la cybersécurité. Si des problèmes surviennent en matière de cybersécurité, des mesures approfondies sont mises en œuvre. Nous n’avons pas relevé de problème particulier en matière de cybersécurité.
La sénatrice MacAdam : C’est une bonne nouvelle. Je vous remercie.
[Français]
Le sénateur Carignan : J’aimerais attirer l’attention sur la note 7a, concernant le déficit actuariel.
Si je comprends bien, une des différences de charge dans les résultats, c’est que le Sénat a dû combler un déficit actuariel dans la pension des parlementaires. Cependant, pour ce qui est des employés, la note 7 dit qu’on n’est pas tenu de verser des cotisations pour l’insuffisance actuarielle du régime des employés. Je vois une différence de régime entre l’obligation de combler le déficit actuariel lorsque ce sont des parlementaires, mais pas lorsque ce sont des employés. Est-ce que je me trompe? Savez-vous pourquoi il y a une différence? De mémoire, quand on a fait la réforme des pensions, on devait avoir un copier-coller du régime de la fonction publique, sauf en ce qui concerne le rendement.
M. Lanctôt : Je vous remercie pour la question. Essentiellement, les employés du Sénat contribuent ou le Sénat utilise le régime de retraite des employés de la fonction publique. On paie un montant fixe au Conseil du Trésor pour ce régime. Le Conseil du Trésor administre le régime. Étant donné qu’il y a des dizaines d’organisations qui contribuent, le côté pratique de réallouer les gains et les pertes actuariels n’existe pas. C’est pour cette raison que le Conseil du Trésor assume les gains et les surplus pour l’ensemble des employés du gouvernement.
Pour ce qui est du régime des parlementaires, c’est un régime plus limité, administré encore une fois par le Conseil du Trésor, mais eux, selon la loi, décident comment ils gèrent les surplus et les déficits.
Depuis que je suis au Sénat, lorsqu’il y a un déficit, le Sénat et la Chambre des communes ajoutent une contribution additionnelle à la demande du Conseil du Trésor.
Le sénateur Carignan : Donc, il y a une différence entre les deux?
M. Lanctôt : Il y a une différence entre les deux.
Le sénateur Carignan : Je comprends que ce sont deux régimes différents. Cependant, dans l’un, il faut combler le déficit actuariel, mais pas dans l’autre?
M. Lanctôt : Exactement. Ce serait très difficile pour le gouvernement de séparer un déficit actuariel entre les différentes organisations.
Le sénateur Carignan : Merci.
[Traduction]
Le sénateur Loffreda : J’aimerais remettre en question le seuil de signification de 2,5 % des dépenses afin de clarifier ce point. Je sais qu’il y a des facteurs quantitatifs qui entrent en ligne de compte, des facteurs qualitatifs et le contexte des diverses parties prenantes. Mais est-ce que ce seuil de 2,5 % est un seuil arbitraire utilisé dans la plupart de vos audits de cette envergure? Comment l’avez-vous déterminé, et pourquoi ne serait-il pas de 1 %, par exemple?
Mme Gignac : C’est tout à fait conforme au seuil utilisé pour d’autres organisations qui mènent des activités semblables à celles du Sénat, quoique je dirais que le Sénat est assez unique. Nous utilisons généralement un taux de 1 à 3 %. Le seuil de 3 % est à l’extrémité supérieure de l’échelle; il est généralement utilisé pour les organisations viables qui reçoivent du financement et qui ne sont pas endettées. Le Sénat se classe dans cette catégorie; il serait donc normal qu’il se situe à cette extrémité de l’échelle. Toutefois, nous n’utilisons pas le seuil maximal de 3 %; nous nous en tenons à 2,5 %.
Le sénateur Loffreda : Je vous remercie.
La présidente : Avez-vous d’autres questions pour Mme Gignac?
Chers collègues, comme je l’ai mentionné plus tôt, il est recommandé que les sénateurs s’entretiennent en privé avec leurs auditeurs à la suite d’un audit. Je propose que nous poursuivions la séance à huis clos. Je prie tous les fonctionnaires et les membres du personnel de quitter la réunion, à l’exception de la représentante d’Ernst & Young, des sénateurs et de la secrétaire de séance, qui jouera le rôle de greffière pour cette partie de la réunion.
(La séance se poursuit à huis clos.)
(La séance publique reprend.)
La présidente : Honorables sénateurs, le sénateur Forest propose :
Que le trente-troisième rapport soit adopté; et
Que les états financiers soient déposés au Sénat; et
Que conformément à la répartition des responsabilités entre CIBA et le Comité permanent de l’audit et de la surveillance (AOVS), le rapport interne sur les points saillants des états financiers audités pour l’exercice terminé le 31 mars 2024 et les états financiers relatifs à l’exercice clos le 31 mars 2024, ainsi que les résultats de l’audit pour l’exercice clos le 31 mars 2024 soient partagés avec les membres du comité AOVS.
Vous plaît-il d’adopter la motion?
Des voix : Oui.
La présidente : La motion est adoptée.
[Français]
L’article suivant est l’article 2b, qui porte sur la cafétéria de l’édifice du Sénat du Canada et de l’édifice de l’Est. C’est le budget des dépenses du Sénat et des comités sur les cafétérias du Sénat. Josée Labelle, directrice générale, Direction des biens et services, se joint à la réunion en tant que témoin. Le sénateur Forest fera des remarques liminaires et Josée sera disponible pour répondre aux questions. Comme d’habitude, la présentation sera suivie de questions.
Le sénateur Forest : Honorables sénateurs et sénatrices, j’ai l’honneur de présenter le 35e rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités, qui fait des recommandations pour les services d’alimentation.
À la demande du Comité de la régie interne le 11 avril 2024, la Direction des biens et services a mené un sondage auprès des sénateurs, du personnel du Sénat et des partenaires parlementaires qui utilisent dans les cafétérias du Sénat à l’édifice de l’Est et à l’édifice du Sénat du Canada, afin qu’ils fassent des commentaires sur les services alimentaires offerts. Le sondage a pris fin le 19 juillet 2024 et a été complété par 369 participants, dont 32 réponses de sénateurs et 260 du personnel des sénateurs et de l’administration. Ce taux de participation est très élevé par rapport à d’autres sondages menés au Sénat, avec un nombre élevé de répondants de l’édifice de l’Est en particulier.
Les commentaires du sondage indiquent clairement que les répondants apprécient et comptent sur les services fournis par les cafétérias. Plusieurs d’entre eux ont déclaré que l’accès aux cafétérias de ces édifices était essentiel, compte tenu des exigences de leur travail. En se fondant sur les résultats de ce sondage, votre sous-comité propose de conserver le statu quo concernant les services alimentaires actuellement disponibles dans les édifices occupés par les sénateurs. Pour maintenir les services alimentaires actuellement offerts, votre sous-comité recommande ce qui suit :
Que le budget de la Direction des biens et services soit augmenté de façon permanente d’un montant de 95 000 $, et de 10 000 $ supplémentaires chaque année financière suivante jusqu’en 2028-2029, et que les besoins de financement soient réévalués par la suite; que le protocole d’entente entre la Chambre des communes et le Sénat pour la fourniture de services de cafétéria et de restauration soit prolongé d’un an, plus trois années d’option jusqu’au 31 mars 2029, pour un total estimé de 1 675 000 $ sur quatre ans, soit 710 000 $ pour la cafétéria de l’édifice de l’Est et 965 000 $ pour la cafétéria de l’édifice du Sénat du Canada; que l’Administration du Sénat communique les résultats du sondage à la Chambre des communes pour qu’elle les prenne en considération, notamment les commentaires sur la qualité de la nourriture et les options offertes pour les différents régimes alimentaires, dans le cadre du protocole d’entente actuel sur les services alimentaires.
Si vous avez des questions, Mme Labelle est avec nous pour répondre avec justesse à vos préoccupations.
La présidente : Josée, avez-vous des remarques à faire?
Josée Labelle, directrice générale, Direction des biens et services, Sénat du Canada : Non, madame la présidente.
La sénatrice Saint-Germain : Merci, monsieur le président du sous-comité. C’est vraiment fort bien présenté et il était important, pour faire suite aux discussions que nous avons eues, d’avoir cet examen et cette proposition. Ma seule question porte sur le montant de 10 000 $ annuel d’augmentation à compter de 2026-2027 et jusqu’à 2029. Pourquoi ne pas s’en tenir à l’inflation? Je ne comprends pas la logique derrière ce montant de 10 000 $.
Mme Labelle : Cela comprend les prévisions pour l’augmentation du coût de la nourriture, les augmentations salariales — car le budget couvre les augmentations salariales des employés syndiqués de la cafétéria de la Chambre des communes — et tout ce qui a trait à l’entretien, la ventilation par exemple. Nous avons des coûts d’entretien liés aux services alimentaires à la fois à la cafétéria de l’édifice de l’Est et de l’édifice du Sénat du Canada.
La sénatrice Saint-Germain : C’était votre façon d’anticiper l’inflation?
Mme Labelle : En d’autres termes, oui.
La sénatrice Saint-Germain : Cela répond bien à ma question. Merci beaucoup.
[Traduction]
La sénatrice Seidman : Merci beaucoup, madame Labelle. Je me dois de vous féliciter — le sondage a enfin été réalisé. J’en suis ravie parce que chaque année, on menace de fermer les cafétérias, particulièrement celle de l’édifice de l’Est. Les résultats du sondage ne me surprennent pas; ils reflètent ce que nous avons entendu. C’est surtout le personnel du Sénat qui fréquente l’édifice de l’Est. Je ne suis pas étonnée que les membres du personnel tiennent à la cafétéria compte tenu de tout ce que nous avons entendu dans le passé, mais maintenant, nous avons des données à l’appui. Cet exemple montre pourquoi les données sont importantes et pourquoi il faut toujours faire les vérifications qui s’imposent et effectuer les sondages nécessaires avant de prendre des décisions.
Je regarde le sondage en tant que tel. Je sais que le nombre de répondants est très élevé par rapport à d’autres sondages, mais je ne sais pas quelle méthodologie vous avez employée. Le rapport ne fournit aucun détail sur votre approche. Avez-vous fait un envoi massif? Avez-vous envoyé le sondage à des personnes ciblées? J’aimerais avoir des détails là-dessus.
Mme Labelle : C’est une excellente question, sénatrice Seidman. D’abord, le sondage ne demandait pas si l’on devrait fermer les cafétérias; les questions portaient plutôt sur les services alimentaires offerts, sur la satisfaction et sur l’utilisation. Nous voulions éviter d’influencer les résultats. Ensuite, le sondage a été envoyé à la liste d’envoi globale du Sénat. Nous avons également travaillé avec les partenaires parlementaires qui ont accès à l’édifice, dont le SPP et la Bibliothèque du Parlement. Essentiellement, toutes les personnes qui ont accès à la cafétéria et qui travaillent dans la Cité parlementaire ont eu la possibilité d’y répondre.
La sénatrice Seidman : Excellent, merci beaucoup.
[Français]
Le sénateur Carignan : Je voyais dans le sondage à l’annexe 4 la question qui a été posée sur la cafétéria de l’édifice de l’Est qui ferme à 14 h 30. Si vous comptez sur la cafétéria de l’édifice de l’Est pour vos repas et collations, que faites-vous généralement si vous avez besoin d’acheter de la nourriture après cette heure? On voit que plusieurs vont à l’extérieur ou apportent des choses de la maison. Près des deux tiers des gens qui utilisent la cafétéria de l’Est font cela. Avez-vous considéré d’offrir un service après 14 h 30, soit en augmentant les heures ou avec une méthode alternative? Je sais que, dans les scénarios de fermeture, on gardait les machines distributrices. Je ne suis pas en faveur de la fermeture, et le sondage nous dit que la majorité des répondants ne la souhaitent pas non plus, mais après 14 h 30, avez-vous envisagé de mettre des machines distributrices pour qu’il y ait une offre alimentaire quelconque? Il y a une fuite de clients.
Mme Labelle : Les données que l’on reçoit sur les ventes nous apprennent qu’elles se font normalement pour le déjeuner, pour l’achat de collations et surtout à l’heure du dîner. C’est à ce moment que les ventes sont les plus élevées, surtout dans les périodes où le Sénat siège. Il y avait très peu de ventes après 13 heures ou 13 h 30.
Toutefois, le sondage posait la question, car effectivement, contrairement à l’édifice du Sénat du Canada, la cafétéria de l’édifice de l’Est ferme à 14 h 30. Les occupants amenaient leur repas pour le souper ou allaient dans une cafétéria, soit de la Chambre des communes ou celle-ci, selon l’endroit où leur travail les amenait au cours de la journée. Le rapport et la recommandation de ne pas surélever les coûts en soi visaient à maintenir le statu quo. Nos recommandations visent seulement à atteindre un seuil de rentabilité, en quelque sorte, et à maintenir le statu quo des services. Il y a toujours une possibilité d’utiliser une machine distributrice. Pour l’instant, ce n’est pas inclus dans les coûts qui sont proposés.
Le sénateur Carignan : Je veux dire après 14 h 30.
Mme Labelle : La machine distributrice, qui était le projet pilote avec la nourriture, n’est pas incluse dans la recommandation. En fait, on recommande simplement de maintenir ce qu’on a actuellement.
Le sénateur Carignan : Je comprends, mais je demande si vous avez étudié l’option d’étendre le service après 14 h 30 soit en personne, soit par machine distributrice. Dois-je comprendre que vous ne l’avez pas étudiée?
Mme Labelle : Lorsque nous avons présenté les sept options au Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités pour la première fois, les options avaient été étudiées à ce moment-là. C’est un quart de travail de plus pour le personnel qui fait fonctionner la cafétéria. Il faudrait payer un quart de travail complet de personnel pour ouvrir la cafétéria après 14 h 30. Il y a donc des coûts associés à cela.
Le sénateur Carignan : Je comprends tout cela. Je suis assez intelligent pour savoir que si on augmente les heures, on augmente le temps de travail du personnel. Je comprends que vous n’avez pas considéré cette option de prolonger les heures d’ouverture après 14 h 30?
Mme Labelle : Pas dans ce contexte, non.
Le sénateur Dalphond : Sur le même point et pour compléter la discussion pour ceux qui n’étaient pas là il y a deux ou trois ans, plusieurs d’entre nous se sont opposés à la fermeture de la cafétéria de l’édifice de l’Est. Je suis content de voir que le sondage a démontré que les employés y tiennent et que cela fait partie de leurs conditions de travail, comme l’avait souligné le sénateur Carignan à l’époque. C’est une évidence.
En ce qui concerne les heures d’ouverture et de fermeture, on en a discuté il y a deux ans. Pour réduire le déficit, on avait convenu de réduire ces heures et de fermer à 14 h 30. Cependant, je sais que ce qui est disponible, ce sont deux machines distributrices : une pour des boissons gazeuses, une pour des croustilles et des barres de chocolat. Pourrait-on ajouter une autre machine distributrice qui comprendrait des sandwichs ou des salades ou d’autres choses? Je sais qu’il faut assumer le risque de perdre de la nourriture. Alors, si cela ne représente pas un coût énorme, il faudrait le considérer. Si cela ne représente pas de pertes et si les revenus compensent les dépenses, il s’agit d’une solution qu’il faudrait examiner. Le corridor est assez large. Ils pourraient ajouter une troisième machine.
[Traduction]
Le sénateur Plett : Mon intervention ira à l’encontre de celle du sénateur Dalphond. D’abord, je suis d’avis que nous devrions clore le dossier. Je pense que le sénateur Forest a proposé l’année 2028 dans son rapport; j’aimerais que ce soit 2038. Nous avons eu des discussions aussi exhaustives là-dessus que sur toute autre question qui me vient à l’esprit.
Le sondage montre clairement que les services offerts répondent aux besoins du personnel. Je ne pense pas qu’on devrait brouiller les cartes en poursuivant la discussion et en proposant d’ajouter des machines distributrices. Il est raisonnable que la cafétéria ferme à 14 h 30. Le Sénat siège pratiquement juste le mardi, le mercredi et le jeudi. Le mercredi, la séance se termine à 16 heures. Après, il y a les réunions de comités. Une grande partie du personnel assiste aux réunions avec les sénateurs. Quand le Sénat ne siège pas, très peu d’employés sont ici à l’heure du souper. Ils sont peut-être dans leurs bureaux jusqu’à 14 h 30. Étant donné les heures de séance, il n’est pas nécessaire de prolonger les heures de la cafétéria pour le personnel ou pour les sénateurs.
Je sais que le sénateur Forest a proposé ou proposera une motion; je l’appuierai. J’aimerais vraiment que nous évitions de brouiller les cartes en essayant d’ajouter des éléments à la discussion pour les quatre prochaines années. Merci.
La présidente : Merci, sénateur Plett.
La sénatrice Moodie : À l’instar de la sénatrice Seidman, je tiens à vous remercier d’avoir mené cette importante étude, grâce à laquelle nous avons maintenant des données. L’annexe 6 montre que 23 personnes ont utilisé la machine distributrice intelligente installée à la Chambre des communes et que 346 personnes n’y ont pas touché. Je pense que ces données montrent que nous n’en avons probablement pas besoin.
[Français]
Le sénateur Carignan : La suggestion est de voir ce qu’on peut faire après 14 h 30. Je serais curieux de voir le coût. Selon moi, le coût est à peu près nul, car les produits sont déjà dans le frigo et sont déjà exposés quand on entre. Il s’agit de les transférer dans la machine distributrice. Je pense que cela vaut la peine de le considérer. Je parle comme un client de l’Est, et non comme un client du Centre. Cela vaudrait quand même la peine.
La présidente : Il y a la proposition de l’honorable sénateur Forest, soit que le 35e rapport du Sous‑comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités soit adopté. Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?
Des voix : Oui.
La présidente : La motion est adoptée. Nous passons maintenant à l’article 2c), portant sur l’ajustement du budget des frais de subsistance des agents supérieurs du Sénat. Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, se joindra encore une fois à nous en tant que témoin. Je crois savoir que le sénateur Forest fera des remarques préliminaires et que Pierre l’aidera à répondre aux questions.
Le sénateur Forest : Honorables sénateurs et sénatrices, lors de sa dernière réunion, votre sous-comité a examiné le budget des frais de subsistance des sénateurs dans la Région du Parlement pour les sénateurs exerçant des fonctions d’agents supérieurs du Sénat. Cette revue s’avérait nécessaire à la suite de demandes de sénateurs qui exercent de telles fonctions et qui confirment que le budget actuel est insuffisant pour couvrir les dépenses encourues pour exercer leurs fonctions additionnelles.
Conformément à la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs, un agent supérieur du Sénat se définit comme suit :
Le Président, le Président intérimaire, le leader ou représentant du gouvernement au Sénat, le leader de l’opposition, le leader ou facilitateur d’un parti reconnu ou d’un groupe parlementaire reconnu, ainsi que leurs leader adjoint et whip respectifs.
Il a été déterminé qu’un budget annuel supplémentaire de 5 000 $ pourra couvrir l’excédent des frais de subsistance lorsque les agents supérieurs séjournent dans la Région du Parlement durant les jours qui tombent en dehors du calendrier régulier des séances.
En conséquence, le comité recommande ceci : que les sénateurs qui exercent un rôle d’agent supérieur du Sénat au sens de la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs reçoivent automatiquement un budget supplémentaire de 5 000 $ au début de l’année financière ou au prorata à n’importe quel moment de l’année en conséquence de la date de leur entrée en fonction, à compter de l’adoption du rapport. Y a-t-il des questions?
Le sénateur Carignan : Il s’agit de combien de personnes?
La présidente : Vingt et une personnes.
Le sénateur Carignan : Une dizaine de machines distributrices?
Le sénateur Smith : J’ai une question pour le sénateur Forest. Pensez-vous que le fait d’ajouter 5 000 $ pour ces personnes fera en sorte que cela deviendra un article ordinaire dans leur budget? En raison du domaine où j’ai travaillé, je préfère que ce soit un cas d’exception, pas nécessairement dans le budget chaque année. Si l’argent ne fait pas partie du budget de l’individu, il peut demander des fonds supplémentaires. Les 5 000 $ n’existent pas dans le budget? Est-ce une mesure ponctuelle ou reviendra-t-elle tous les ans?
Le sénateur Forest : C’était l’objectif du début de l’ajustement des indemnités journalières que nous avons faites cette année, soit d’enlever toutes ces exceptions qui exigeaient une gestion à la pièce de chacun des cas. C’est un budget. Ce n’est pas une allocation automatique. Il faut que la dépense soit engagée et qu’elle soit demandée dans le cadre d’une allocation de dépenses, mais c’est effectivement un budget attribué aux gens qui exercent un poste d’agent supérieur.
Le sénateur Smith : Si je comprends bien, c’est parce qu’il y a des sénateurs qui sont ici quatre ou cinq jours par semaine et qui y passent plus de temps.
Le sénateur Forest : Exactement. Vous avez bien compris.
Le sénateur Smith : Est-ce une mesure ponctuelle, ou fera-t-elle partie du budget tous les ans?
Le sénateur Forest : C’est récurrent annuellement.
La sénatrice Saint-Germain : Pour répondre plus précisément à la question du sénateur Smith, l’argent n’est pas versé dans le budget des sénateurs, mais lorsqu’il a atteint le maximum, le sénateur est autorisé, sans avoir à demander une dérogation particulière et sur présentation des pièces justificatives, à être remboursé au-delà de la somme, jusqu’à concurrence de plus 5 000 $. Il faut que ce soit utilisé sur la base des pièces justificatives. Ce sera pour ceux et celles qui en auront besoin. Ce n’est pas ajouté au budget. Cela devient admissible en sus du budget, si nécessaire.
La présidente : Y a-t-il d’autres questions? Sinon, l’honorable sénateur Forest propose que le 35e rapport du Sous‑comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités soit adopté. Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?
Des voix : Oui.
La présidente : La motion est adoptée. Merci beaucoup, Pierre, et merci beaucoup, sénateur Forest.
[Traduction]
Chers collègues, le point suivant à l’ordre du jour est le rapport du Sous-comité sur la vision et le plan à long terme. Nous accueillons maintenant Mme Josée Labelle, directrice générale, Direction des biens et services; Mme Louise Cowley, directrice, VPLT et locaux, Direction des biens et services; et M. Jasen Webster, directeur adjoint, planification et réalisation des projets de sécurité relatifs à la VPLT.
Chers collègues, nous ne voyons peut-être pas tous du même œil la situation dont il est question dans le rapport, mais le rapport et la recommandation sont très clairs. Essayons de limiter le nombre de questions parce que nous ne pourrons pas régler le problème ici. Nous allons recevoir l’opinion du comité.
Je crois comprendre que le sénateur Plett présentera une déclaration préliminaire, après laquelle les témoins l’aideront à répondre aux questions. Sénateur Plett, la parole est à vous.
L’hon. Donald Neil Plett : Merci, madame la présidente, merci, chers collègues. Je remplace le sénateur Tannas, qui ne pouvait pas se joindre à nous aujourd’hui. Le sénateur Tannas est président du Sous-comité sur la vision et le plan à long terme, mais c’est moi qui ai l’honneur de vous présenter le 11e rapport du sous-comité, qui contient une recommandation.
Comme vous avez tous reçu un exemplaire du rapport, je ne vais pas entrer dans les détails aujourd’hui; vous pouvez lire le rapport. Cependant, je vous rappelle que le printemps dernier, le président du Sous-comité sur la VPLT a informé le comité CIBA que la Chambre des communes considérait la possibilité d’utiliser l’ensemble de l’îlot 2, y compris les 54 bureaux de la tour Est, comme espace provisoire pour les députés devant quitter l’édifice de la Confédération.
Chers collègues, la décision a été prise de faire de ce qu’on appelle aujourd’hui le Complexe des bureaux du Sénat un édifice permanent pour le Sénat une fois les travaux terminés. Au début des années 2030, quand l’édifice de l’Est sera fermé pour les travaux de réhabilitation, 46 unités de bureaux parlementaires des sénateurs déménageront dans le Complexe des bureaux du Sénat. Le complexe comptera aussi trois salles de comités sénatoriaux et il sera doté d’une entrée sécurisée et réservée aux visiteurs du Sénat.
Ces plans sont en cours d’élaboration depuis 2022. Les sénateurs ont pris des décisions relatives à l’emplacement de leurs bureaux en fonction de ces plans, ainsi que des dates prévues pour les travaux de construction dans l’édifice de l’Est et l’édifice Victoria. J’ajouterais, à titre personnel, que nous avons déjà eu à modifier nos décisions à quelques reprises.
La dernière proposition voulant que la Chambre des communes occupe l’ensemble du Complexe des bureaux du Sénat est ce qui préoccupe le plus le sous-comité. Si elle est acceptée, elle pourrait retarder d’au moins sept ans le déménagement des sénateurs de l’édifice de l’Est.
En juin dernier, le sous-comité a demandé au personnel de l’Administration du Sénat de préparer une analyse de haut niveau et de demander à Services publics et Approvisionnement Canada de proposer d’autres solutions pour répondre aux besoins de la Chambre des communes.
Comme vous le verrez dans notre rapport, nous croyons que la Chambre aura besoin d’environ 34 bureaux temporaires pour pallier la pénurie de bureaux à laquelle la Chambre fera face si les députés doivent déménager de l’édifice de la Confédération plus tôt que prévu. Toutefois, SPAC n’est pas en mesure de nous fournir les dates exactes où les députés devront commencer à déménager, où les travaux de construction débuteront et où l’édifice de la Confédération réhabilité pourra être occupé à nouveau.
Étant donné le nombre de variables inconnues, le sous-comité est d’avis qu’il est beaucoup trop tôt pour commencer à discuter de la possibilité d’apporter un changement majeur aux plans à long terme du Sénat en matière de locaux, plans qui sont en place depuis plusieurs années déjà. Nous sommes également d’avis que notre édifice permanent ne devrait pas servir d’emplacement temporaire pour les bureaux de députés. Toutefois, nous sommes prêts à collaborer avec la Chambre des communes et SPAC pour trouver d’autres espaces à mesure que les bureaux du Sénat se libéreront, une fois que les sénateurs commenceront à quitter l’édifice du Sénat du Canada et l’édifice situé au 40, rue Elgin et à s’installer dans leurs bureaux permanents de l’édifice du Centre et du Complexe des bureaux du Sénat.
Ainsi, nous recommandons que, jusqu’à ce que SPAC soit en mesure de confirmer les dates exactes du déménagement, de la construction et de l’occupation de l’édifice de la Confédération, le Sénat conserve sa stratégie actuelle approuvée en matière de locaux, qui établit que l’ensemble des 118 bureaux de sénateurs seront situés en permanence dans l’édifice du Centre, l’édifice de l’Est et le Complexe des bureaux du Sénat; et que le Sénat s’engage à collaborer avec la Chambre des communes et SPAC, en temps opportun, pour fournir à la Chambre des communes 34 bureaux de députés supplémentaires qui pourront servir de bureaux temporaires pour les députés, lorsque les sénateurs quitteront l’édifice situé au 40, rue Elgin et l’édifice du Sénat du Canada et s’installeront dans leurs bureaux permanents.
Honorables sénateurs, voilà qui met fin à mon résumé du rapport. Bien entendu, nous répondrons volontiers à vos questions. Si vous avez des questions techniques, des représentants de la Direction des biens et services sont ici pour y répondre. Après la période de questions, j’aurai une motion à proposer. Sur ce, je conclus mon rapport. Merci.
La présidente : Avez-vous des questions ou des commentaires?
Le sénateur Plett : Formidable. Si vous n’avez pas de questions, je propose que le rapport soit adopté et je demande que le président du Sous-comité sur la VPLT soit autorisé à communiquer cette recommandation à Services publics et Approvisionnement Canada, au nom du comité CIBA.
La présidente : Je vous remercie, sénateur Plett.
Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?
Des voix : Oui.
La présidente : La motion est adoptée.
Nous sommes rendus au point no 5, un point d’information. Vous avez reçu les rapports financiers trimestriels pour le premier trimestre de l’exercice 2024-2025, à titre d’information. Avez-vous des questions ou des commentaires à propos du document? Sinon, nous allons passer au point no 6.
[Français]
Chers collègues, y a-t-il d’autres questions que nous devons aborder en public?
Nous allons maintenant suspendre brièvement la séance pour que la greffière puisse s’assurer que nous sommes à huis clos. Toutefois, avant de le faire, j’aimerais rappeler que toutes les réunions du Comité de la régie interne se déroulent la plupart du temps en public. Ce n’est que lorsque le comité aborde des sujets délicats comme les salaires, les contrats et les négociations contractuelles, les relations de travail et les questions de personnel ou la sécurité qu’ils sont examinés à huis clos. Le comité veut être aussi transparent que possible sur le travail important qu’il fait.
Je demanderais à la greffière d’aviser les membres du comité lorsque nous serons à huis clos.
(La séance se poursuit à huis clos.)