LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L’ADMINISTRATION
TÉMOIGNAGES
OTTAWA, le jeudi 31 octobre 2024
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui, à 9 h 1 (HE), conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour l’étude de questions financières et administratives; et à huis clos, conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour l’étude de questions financières et administratives.
La sénatrice Lucie Moncion (présidente) occupe le fauteuil.
[Français]
La présidente : Bonjour. Je m’appelle Lucie Moncion. Je suis une sénatrice de l’Ontario et j’ai le privilège de présider le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration.
[Traduction]
Avant de commencer, je demanderais à tous les sénateurs et autres participants en personne de consulter les cartes sur la table pour connaître les directives à suivre afin d’éviter les incidents de retour audio. Veillez à ce que votre oreillette soit toujours éloignée de tous les microphones. Lorsque vous ne l’utilisez pas, placez-la face cachée sur l’autocollant qui se trouve sur la table à cet effet. Merci à tous pour votre coopération.
Je voudrais maintenant faire un tour de table et demander à mes collègues de se présenter.
[Français]
Le sénateur Dalphond : Pierre J. Dalphond, division De Lorimier, au Québec.
[Traduction]
Le sénateur Boehm : Peter Boehm, de l’Ontario.
Le sénateur Loffreda : Tony Loffreda, de Montréal, au Québec. Bonjour.
[Français]
La sénatrice Saint-Germain : Raymonde Saint-Germain, du Québec.
[Traduction]
La sénatrice Boyer : Yvonne Boyer, de l’Ontario.
[Français]
Le sénateur Forest : Bonjour. Éric Forest, division du Golfe, au Québec.
[Traduction]
Le sénateur Tannas : Scott Tannas, de l’Alberta.
Le sénateur Smith : Larry Smith, du Québec.
Le sénateur Quinn : Jim Quinn, du Nouveau-Brunswick.
La sénatrice MacAdam : Jane MacAdam, Île-du-Prince-Édouard.
Le sénateur MacDonald : Michael MacDonald, du Cap-Breton, en Nouvelle-Écosse.
Le sénateur Plett : Don Plett, du Manitoba.
[Français]
La sénatrice Seidman : Judith Seidman, de Montréal, au Québec.
Le sénateur Carignan : Claude Carignan, de la belle province de Québec.
[Traduction]
La présidente : Je souhaite également la bienvenue à tous ceux et celles qui suivent nos délibérations partout au pays.
[Français]
Honorables sénateurs, le premier article à l’étude de notre agenda public est l’agenda consenti pour approbation. À titre de rappel, les points de l’agenda consenti ne sont pas controversés, mais nécessitent notre approbation. Pour ces éléments, une note d’information, un formulaire et d’autres documents d’appui sont soumis d’avance, mais aucune présentation n’est requise.
Pour la réunion d’aujourd’hui, nous avons dans l’agenda consenti l’élément suivant : le procès-verbal de la réunion du 10 octobre 2024, partie publique et à huis clos.
Chers collègues, avez-vous des questions ou des préoccupations sur cet élément? N’en voyant pas, est-ce que quelqu’un peut proposer la motion suivante :
Que l’agenda consenti soit approuvé.
Le sénateur Loffreda propose la motion. Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?
Des voix : D’accord.
La présidente : La motion est adoptée.
[Traduction]
Le prochain point à l’ordre du jour est un rapport du Sous-comité sur la Vision et le Plan à long terme. Josée Labelle, directrice générale, Direction des biens et services, Louise Cowley, directrice, VPLT et locaux, et Julie Lacroix, directrice, Direction de la sécurité institutionnelle, se joignent à nous à titre de témoins. La greffière du sous-comité, Marie-Eve Belzile, est également présente dans la salle.
Je crois comprendre que le sénateur Tannas fera quelques remarques préliminaires et que les témoins aideront à répondre aux questions. Sénateur Tannas, vous avez la parole.
L’hon. Scott Tannas : Chers collègues, j’ai l’honneur de présenter le douzième rapport du Sous-comité sur la Vision et le Plan à long terme, qui contient deux recommandations relatives à la mise à jour de la VPLT 2024 et à la stratégie du tunnel de la Cité parlementaire.
Votre sous-comité a rencontré des représentants de l’Administration du Sénat et de Services publics et Approvisionnement Canada, connus sous le nom de SPAC, le 23 octobre pour faire le point sur la VPLT.
Il s’agit d’une mise à jour importante et attendue de la VPLT de 2006, qui comprend également un cadre actualisé de nouveaux principes directeurs reflétant l’évolution des besoins des parlementaires, les progrès réalisés à ce jour et les travaux futurs nécessaires pour préparer la Cité parlementaire pour les 150 prochaines années, tout en saisissant les occasions de réduire les risques et les coûts d’exploitation en cours de route.
À l’occasion de cette mise à jour, le sous-comité a reçu la confirmation de la part des responsables administratifs que les éléments d’importance capitale pour le Sénat, notamment la sécurité, le stationnement, l’accessibilité et les bureaux parlementaires des sénateurs, ont été pris en considération lors de la préparation du plan actualisé et qu’ils sont alignés sur les exigences précédemment confirmées par le Sénat.
L’actualisation de la VPLT pour 2024 indique également que les bureaux parlementaires des sénateurs sont prévus dans trois bâtiments principaux : l’édifice du Centre, l’édifice de l’Est et le complexe de bureaux du Sénat, dont la construction est sur le point de commencer dans la partie est de l’édifice 2, le même édifice où se trouve le bâtiment Victoria à l’extrémité ouest; le complexe de bureaux se trouve à l’extrémité est de ce même édifice.
Le plan vise à regrouper l’Administration du Sénat dans un seul bâtiment à la fin du projet.
Bien que l’actualisation de la VPLT 2024 ne soit pas un plan directeur fixe pour le programme, à la suite de la présentation reçue, les membres du sous-comité se sentent à l’aise pour recommander l’approbation des principes directeurs et des hypothèses de planification pour les locaux occupés par le Sénat afin que le ministère puisse obtenir le financement nécessaire à la mise en œuvre du plan actualisé.
Le sous-comité a également fait le point sur les hypothèses de planification futures pour la conception du réseau de tunnels de la Cité parlementaire. Les sénateurs se souviendront peut-être qu’en 2022, le Sénat et la Chambre des communes ont approuvé la création d’une boucle souterraine en réseau qui reliera tous les bâtiments parlementaires, au nord et au sud de la rue Wellington. Nous avons fait le point sur l’estimation préliminaire de l’ordre de grandeur des coûts de construction du réseau de tunnels, ainsi que sur une série d’hypothèses de planification concernant leur utilisation, le niveau de sécurité, l’accessibilité, les points de contrôle d’accès et la construction.
Selon les informations qui nous ont été fournies en 2022, l’ordre de grandeur approximatif des coûts de construction des deux tunnels nord-sud était d’environ 180 millions de dollars, mais, à la suite d’une étude de faisabilité, on nous a indiqué que cette estimation était passée à environ 200 millions de dollars. Bien que nous ayons exprimé nos préoccupations quant à l’escalade des coûts, le ministère nous a informés que les gains d’efficacité en matière de conception seront évalués au cours de la phase de conception schématique du projet. Par conséquent, nous sommes à l’aise de recommander au comité de la régie interne d’approuver les hypothèses de planification de SPAC pour la conception du réseau de tunnels de la Cité parlementaire.
Votre sous-comité recommande également qu’il soit autorisé à communiquer ces recommandations à SPAC au nom du Comité de la régie interne, ou CIBA. En conséquence, je demande que le douzième rapport du Sous-comité sur la Vision et le Plan à long terme soit adopté. Je demande également qu’en tant que président du Sous-comité, je sois autorisé à communiquer ces recommandations à Services publics et Approvisionnement Canada au nom du Comité de la régie interne, des budgets et de l’administration.
Je me ferai un plaisir de répondre à vos questions et, comme la présidente l’a mentionné, je suis accompagné de fonctionnaires ici ce matin. Je vous remercie de votre attention.
La présidente : Merci, sénateur Tannas. Avez-vous des questions ou des commentaires, chers collègues?
Le sénateur Plett : J’ai un bref commentaire à faire. Bien sûr, je suis membre de ce comité. Je ne remettrai pas les conclusions en question. J’ai assisté à certaines réunions, mais pas à toutes.
Je m’inscris en faux contre les mots « à l’aise », car je suis tout sauf à l’aise. Je tiens à dire officiellement que je ne suis pas du tout à l’aise de recommander des augmentations de l’ordre de 20 millions de dollars pour ce réseau de tunnels, entre autres. Je trouve inadmissible la façon dont ces chiffres sont lancés, dont les augmentations se succèdent constamment avant même que ne commence la construction, et que nous soyons confrontés à des hausses de ce genre.
Je pense que nous devons au moins choisir nos mots avec soin lorsque nous rédigeons des rapports, car des préoccupations ont été exprimées lors de la réunion du comité, sénateur Tannas, et nous étions loin d’être à l’aise avec cela.
Je sais que vous n’avez pas rédigé vous-même ce rapport. Vous le présentez, mais il s’agit uniquement d’un commentaire et non d’une question. Je vous remercie de votre attention.
Le sénateur Smith : Sénateur Tannas, j’ai lu quelque part qu’il semble y avoir non pas un conflit mais des questions concernant l’endroit où seront aménagés les bureaux des députés compte tenu de l’emplacement des nôtres.
Évidemment, je pense que nous devrions essayer de protéger nos propres acquis tout en étant raisonnables avec les autres.
Disposons-nous d’un plan clair pour la suite des choses à l’heure actuelle, ou se pose-t-il la question de savoir si la Chambre des communes n’est pas en train d’exercer un certain pouvoir sur le Sénat pour accorder à ses membres la préférence sur certains locaux?
Le sénateur Tannas : Il est vrai qu’il a fallu libérer plus rapidement que prévu un des bâtiments de la Chambre des communes, soit l’édifice de la Confédération.
En conséquence, le Sénat a accepté de quitter l’édifice Victoria plus tôt que prévu pour que puisse commencer la construction de l’extrémité ouest du bloc 2 et pour permettre aux députés de s’y installer pendant que l’édifice de la Confédération subit des rénovations majeures.
Pourtant, même si nous quittons l’édifice Victoria plus tôt que prévu et que la partie ouest du bloc 2 est en cours de construction, les locaux pour la Chambre des communes resteront insuffisants à court terme par rapport à ses besoins, jusqu’à ce que tout soit terminé.
Nous avons clairement indiqué à la Chambre des communes que nous disposons de trois bâtiments, de sorte que nous pouvons faire preuve d’une certaine souplesse quant aux locaux que nous occupons pendant que certains de nos bâtiments sont en construction ou en rénovation. Nous pouvons aider la Chambre à résoudre ce problème et nous sommes prêts à le faire.
Nous ne sommes pas prêts à accepter une sorte d’expropriation des bâtiments du Sénat par la Chambre des Communes, puis qu’elle décide de tout. Nous sommes prêts à travailler en collaboration. Nous parlons de quelque chose qui se passera dans six, sept ou huit ans. La situation changera cinq fois d’ici là.
Nous nous sommes mis d’accord. Nous avons un mécanisme. Nous entamerons prochainement des discussions avec nos collègues de l’autre côté. Je ne pense pas que cela pose problème, sénateur Smith.
Le sénateur Smith : D’accord.
Le sénateur Tannas : Je pense que nous saurons nous entendre entre députés et sénateurs. Nous laisserons à Services publics et Approvisionnement Canada le soin de construire les bâtiments. Nous trouverons des solutions pour le reste.
En ce qui concerne le commentaire du sénateur Plett, je suis d’accord avec vous, sénateur. Les mots « à l’aise » étaient probablement mal choisis. Lors de ma révision, j’aurais peut-être dû insister sur le fait que nous avons passé beaucoup de temps à discuter avec SPAC de l’augmentation de 10 % des coûts, surtout à ce stade si précoce, compte tenu de l’expérience que nous avons et du nombre d’années à venir avant la réalisation du projet.
Ce sont des sommes importantes. Nous leur avons signalé — et ils étaient d’accord — que nous tenions à explorer des moyens d’économiser, surtout en ce qui touche le réseau de tunnels, sans toutefois compromettre la réalisation des travaux.
En fin de compte, le réseau de tunnels permet d’accroître considérablement la sécurité, ce qui, en 2006, était nettement moins préoccupant. Le monde a changé.
Il y a des moyens d’y arriver. Je pense également qu’il ne faut pas sous-estimer le montant des coûts d’exploitation qui seront économisés grâce au réseau de tunnels. Nous devrons trouver des solutions.
Il y a tellement de nouvelles constructions. On se demande s’il faut creuser un tunnel sous la rue Wellington ou si des parties du réseau pourraient être intégrées d’emblée dans les nouvelles enveloppes de bâtiments, de sorte que l’on circule à même les sous-sols plutôt que dans des tunnels. Nous verrons bien. Tout est encore sur la table. Votre comité — et le sénateur Plett en est un membre essentiel, tout comme les sénateurs Forest et Boyer — veillera à ce que SPAC explore toutes les possibilités.
[Français]
Le sénateur Carignan : Je vous invite à prendre des solutions de rechange en considération, parce qu’il s’agit d’un montant très élevé simplement pour traverser la rue Wellington. Si vous entrez par l’édifice de l’Est — on peut y accéder par les portes maintenant, même à l’extrémité, quoique j’ignore pourquoi les portes ne sont pas ouvertes —, vous pouvez vous rendre à l’édifice du Centre, toujours par l’intérieur. Si vous partez de l’édifice Victoria et que vous entrez dans l’édifice de l’Ouest, vous pouvez vous rendre à l’édifice du Centre toujours par l’intérieur. Le gain des tunnels, c’est de traverser la rue Wellington. Nous traversons la rue Wellington depuis belle lurette; est-ce que cela vaut 240 millions de dollars de traverser sous la rue Wellington?
[Traduction]
Le sénateur Tannas : Il faut savoir qu’à la toute fin du projet, plus de 50 % des parlementaires auront leurs bureaux au sud de la rue Wellington. Cela découle en partie du fait qu’il faut commencer à prévoir jusqu’à 500 parlementaires à la Chambre des communes. Cela fait partie de la réalité. Plus de la moitié des parlementaires se trouveront de l’autre côté de la rue.
La rue Wellington fait partie du plan. Pour des raisons de sécurité, il est tout à fait justifié que cette rue fasse partie de la Cité parlementaire en tant que telle, à l’instar de ce qui se fait à Washington, à Londres et ailleurs.
Je comprends votre point de vue. Encore une fois, actuellement, nous disposons d’un système de navettes qui absorbe une grande part des coûts d’exploitation. La construction d’un tunnel permettrait de réduire considérablement ces coûts.
Il faut tenir compte de toutes ces choses en plus du volet sécurité.
[Français]
Le sénateur Carignan : Où en sont les discussions? Si la Ville d’Ottawa devient propriétaire de la rue Wellington — je ne sais pas où en sont les négociations — et si la rue Wellington devient piétonnière, la question de la sécurité disparaît presque complètement avec les contrôles connexes. Je pense que si l’on prend une partie des 240 millions de dollars, la Ville d’Ottawa aura peut-être les oreilles assez ouvertes pendant les négociations pour céder cette portion de la rue.
[Traduction]
Le sénateur Tannas : Nous avons posé des questions à ce sujet lors de la réunion, sénateur Carignan. Nous croyons savoir qu’une offre a été présentée à la Ville d’Ottawa et que la ville n’a pas encore répondu.
Nous espérons qu’un accord pourra être conclu assez rapidement. C’est ce que nous entendons depuis un certain temps. Merci.
[Français]
La sénatrice Saint-Germain : Je partage en tous points les interrogations et les commentaires du sénateur Carignan. Je veux simplement ajouter que si on pousse cela à l’extrême avec ces coûts majeurs, on ne règle aucunement le problème de la circulation des parlementaires ailleurs à Ottawa, y compris vers nos hôtels. Je pense que c’est une dépense extrêmement difficile à justifier.
La présidente : Merci. Y a-t-il d’autres commentaires ou questions?
[Traduction]
Il est proposé par l’honorable sénateur Tannas :
Que le douzième rapport du Sous-comité sur la Vision et le Plan à long terme soit adopté et que le sous-comité soit autorisé à communiquer cette décision au ministère des Services publics et de l’Approvisionnement, au nom du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration.
Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion? La motion est adoptée, avec dissidence.
Merci, mesdames Cowley et Lacroix.
Le prochain point à l’ordre du jour fait suite à la demande du comité d’élaborer un cadre pour les commémorations et les événements liés à la diversité, à l’équité et à l’inclusion. Toni Francis, dirigeante principale des ressources humaines à la Direction des ressources humaines, et Annie Carpentier, directrice de l’Optimisation des talents et du bien-être des employés à la Direction des ressources humaines, se joindront maintenant à nous à titre de témoins.
Bonjour, mesdames Francis et Carpentier. Vous pouvez maintenant commencer votre exposé. Comme d’habitude, l’exposé sera suivi d’une période de questions.
Toni Francis, dirigeante principale des ressources humaines, Direction des ressources humaines : Bonjour, honorables sénateurs. Les observations commémoratives et les événements d’inclusion visent à rendre hommage aux membres des groupes en quête d’équité par la célébration de leurs réalisations et de la sensibilisation aux chapitres culturels et historiques de l’histoire du Canada.
Depuis 2021, les Ressources humaines communiquent chaque année des dates commémoratives à diverses dates et divers mois. Ces commémorations reflètent celles de la fonction publique fédérale et célèbrent divers groupes visés par l’équité en matière d’emploi. Nous publions des communiqués au moyen de SenGlobal pour faire connaître les événements commémoratifs et les ressources destinées à accroître la sensibilisation et à offrir des possibilités d’apprentissage.
Outre ces communiqués, les employés du Sénat se sont joints à nos partenaires de la Colline pour former un contingent non partisan de la Colline du Parlement pour le défilé annuel de la fierté de la capitale en 2022 et en 2023. Nous avons conclu un protocole d’entente avec l’École de la fonction publique du Canada, de sorte que les employés peuvent trouver des ressources qui traitent de l’inclusion et la favorisent. L’EFPC propose plus de 50 produits axés sur le savoir autochtone et l’inclusion des Autochtones.
En avril 2024, nous avons établi un partenariat avec le Centre canadien pour la diversité et l’inclusion, un partenariat essentiel à notre objectif d’élargir notre offre en matière d’inclusion et sur les sujets connexes, et de créer de nouvelles commémorations et des ressources supplémentaires pour mettre en valeur des groupes qui ne sont habituellement pas reconnus jusqu’à présent.
Notamment, sénateurs, lorsque les employés participent à des événements en dehors des heures de travail, comme les week‑ends ou après les heures de travail, ils le font sur leur temps libre. Nous créons des événements auxquels ils peuvent participer, mais leur participation n’équivaut pas à des heures de travail, en fait.
Les ressources humaines font également la promotion du Groupe du réseau des employés de la Colline du Parlement. Ce réseau offre aux employés la possibilité de trouver et de former des groupes où ils peuvent échanger sur leurs expériences. Ces groupes sont dirigés par des employés et respectent un cadre établi et mis en œuvre par les responsables des ressources humaines pour l’ensemble de la Cité parlementaire. Il y a actuellement trois groupes en place.
Les RH discuteront bientôt d’une recommandation en vue d’une vision et d’une stratégie d’inclusion pour l’Administration du Sénat lors d’une prochaine réunion avec le Sous-comité de la diversité et le Sous-comité des ressources humaines. Nous recommanderons un cadre pour que l’inclusion fasse partie de la vision envisagée. Cette stratégie ou ce cadre sera présenté au Comité de la régie interne.
Dans l’intervalle, sénateurs, quatre options sont proposées comme solutions provisoires dans la note d’information qui vous a été communiquée, dans l’attente d’une solution à plus long terme. L’administration recommande le statu quo, soit que nous continuions de diffuser l’information sur les événements de commémoration au sein de l’Administration du Sénat.
Merci, honorables sénateurs. Nous serons heureuses de répondre à vos questions.
La présidente : Merci, madame Francis.
La sénatrice Seidman : Merci beaucoup pour cet exposé, de même que pour le travail, la réflexion et la présentation de votre équipe aujourd’hui afin d’élaborer un plan.
J’ai une question. Lorsque je lis « partenariat », je commence à me demander ce que cela signifie. Dans la note d’information, vous mentionnez « le partenariat avec le CCDI ». J’aimerais savoir plus précisément ce que cela veut dire; de quel type de partenariat parlez-vous?
Mme Francis : Il s’agit d’un contrat avec le CCDI. Nous utilisons le mot « partenariat » en raison du genre de contrat que nous avons avec ce centre, concernant l’accès. Le CCDI propose un ensemble de ressources, de webinaires et de ressources clés que les employés ou les gestionnaires peuvent consulter. Il y a aussi un coin des gestionnaires conçu pour les aider à tenir des conversations avec les employés sur les événements d’inclusion, les préjugés inconscients et les différentes formes de formation. Mais il s’agit d’un contrat formel, sénatrice.
La sénatrice Seidman : Pouvez-vous nous expliquer ce qu’est le CCDI?
Mme Francis : C’est le Centre canadien pour la diversité et l’inclusion. Il s’agit d’une entreprise qui se spécialise dans l’apprentissage, l’éducation et la formation en matière de diversité.
La sénatrice Seidman : Il s’agit d’une entreprise privée.
Mme Francis : Oui.
La sénatrice Seidman : Le terme « partenariat » signifie donc en réalité qu’il y a un contrat; nous avons un contrat avec ce centre.
Mme Francis : C’est un contrat, absolument. C’est un contrat.
La sénatrice Seidman : Je voulais m’en assurer. Je vous remercie.
[Français]
La sénatrice Saint-Germain : Je vous remercie, et j’apprécie beaucoup vos remarques liminaires et la précision que vous venez d’apporter.
En ce qui me concerne, je pense que l’option de suivre la pratique établie par la fonction publique fédérale est incontournable, et vous en faites votre première option. Je pense que c’est vraiment très bien.
Vous avez dit qu’il y avait trois groupes en place actuellement qui sont dirigés par des employés, et ces groupes ont un statut spécial. Pouvez-vous nous dire quels sont ces groupes? Je comprends que ce sont des employés du Sénat et que c’est dans une perspective d’inclusion et de diversité au sein de l’institution. Quels sont ces trois groupes?
Mme Francis : Je vous remercie pour la question, sénatrice Saint-Germain. Il y a le Rainbow Table, le Middle Eastern North African Group et le Network for Persons with Disabilities. Ce sont des groupes de la Colline du Parlement, ce qui inclut le Sénat, la Chambre des communes et la Bibliothèque du Parlement.
La sénatrice Saint-Germain : Donc, c’est aussi une initiative collective qui permet de faire des économies d’échelle.
Mme Francis : Exactement.
La sénatrice Saint-Germain : Merci beaucoup.
[Traduction]
Le sénateur Plett : Je tiens à vous remercier, madame Francis, pour votre exposé, mais vous m’avez pris un peu au dépourvu. Je regardais mes notes, m’attendant à entendre parler des quatre options différentes, mais je ne les ai pas entendues. Pourriez-vous, s’il vous plaît, nous répéter ce que vous nous proposez à l’heure actuelle? J’essayais de déterminer laquelle de ces options était préférable et soudain, vous en étiez à la fin de votre rapport. S’il vous plaît, veuillez me faire part de vos réflexions, puis je ferai d’autres commentaires.
Mme Francis : Merci, sénateur. Pas de problème. Voulez‑vous que je passe en revue les quatre options?
Le sénateur Plett : Il est écrit « proposition de plan intérimaire », puis vous dites qu’il y a quatre options possibles. Ne sommes-nous pas là pour discuter de ces quatre options aujourd’hui?
Mme Francis : Nous pouvons certainement discuter de ces quatre options. La première option consiste à maintenir le statu quo et à suivre la fonction publique fédérale. La deuxième option consiste à élargir la liste, et on trouve à l’annexe A la liste des groupes et des dates de toutes les commémorations importantes célébrées ou reconnues par Patrimoine Canada. La gestion tangible de tout cela serait difficile. Nous aurions besoin de ressources supplémentaires. La troisième option consiste à mettre fin à la communication des commémorations sous l’égide de DEI au moyen de SenGlobal. La quatrième option consiste à demander au Comité de la régie interne d’approuver au cas par cas les recommandations relatives aux événements commémoratifs.
Le sénateur Plett : Je suis désolé si je n’ai pas été parfaitement clair. Nous demandez-vous de choisir l’une de ces quatre options?
Mme Francis : Je recommande la première option à l’administration. Telle est notre recommandation, sénateur.
Le sénateur Plett : Vous parlez d’un plan « intérimaire ». Qu’est-ce que cela veut dire? Ce serait pour combien de temps?
Mme Francis : Nous allons recommander l’élaboration d’une vision et d’une stratégie pour l’inclusion de concert avec le Sous‑comité sur la diversité et le Sous-comité sur les ressources humaines. Nous ajusterons ensuite le tir pour la solution à long terme grâce à l’apport de ces sous-comités et, nous l’espérons, aux bons conseils de la greffière.
Le sénateur Plett : J’aurais souhaité que vous ne présentiez pas quatre options. Vous nous parlez de l’option un, mais l’option un ne me plaît pas. Je préfère l’option trois.
Mme Francis : Je sais.
Le sénateur Plett : De toute évidence, on ne nous demande pas de choisir une option. J’ai de la difficulté à comprendre. On nous présente quatre options et on nous dit qu’on ne peut pas en choisir une.
Mme Francis : Vous pouvez le faire. L’option un est seulement celle que nous recommandons.
Le sénateur Plett : D’accord. Je me demande si cela fera l’objet d’un vote. Je n’en ferai pas tout un plat, mais j’aimerais qu’on envisage de cesser de communiquer l’information sur ces commémorations au moyen de SenGlobal. C’est l’option que je préférerais.
Ma prochaine question découle de la question posée par la sénatrice Seidman. Pourquoi devons-nous faire appel à des services externes? Vous êtes compétente, vous disposez d’une bonne équipe et, malgré cela, nous avons recours à des entreprises externes pour nous aider. Je crois que nous serions en mesure de gérer nos propres affaires. Pourquoi devons-nous nous tourner vers des services externes?
Mme Francis : J’ai une équipe formidable. Nous accomplissons beaucoup de travail et nous voulons continuer de le faire. Toutefois, il s’agit d’une petite équipe chargée de la reconnaissance des employés, de l’inclusion, de la gestion du rendement — et de quoi d’autre, madame Carpentier? La liste est longue : la planification de la relève, le soutien aux gestionnaires dans une panoplie de programmes et l’élaboration de politiques. Pour pouvoir faire le travail selon les attentes que nous avons envers nous-mêmes et envers les sénateurs, et selon les attentes que devraient avoir les employés envers nous, nous avons parfois besoin d’un petit coup de main.
Lorsque nous ne pouvons pas nous permettre de passer beaucoup de temps sur un dossier, lorsque nous devons faire une bonne utilisation de notre temps et nous assurer d’être stratégiques, nous devons faire appel à des services externes qui offrent des solutions déjà prêtes. Nous n’avons pas à créer quoi que ce soit, puisque la solution existe déjà. Nous ne voulons pas réinventer la roue. J’ai donc recours à des produits qui existent déjà en complément de l’expertise et des compétences de mon équipe et pour l’aider à bien accomplir ses tâches dans les délais impartis.
Le sénateur Plett : Je vous en remercie. Une fois encore, je veux que mes propos figurent au procès-verbal. Nous avons le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités, présidé par le très compétent sénateur Forest. Nous sommes souvent chargés d’essayer de trouver des économies. Nous trouvons donc des économies, et nous disons que chaque ministère doit trouver des dépenses à réduire, ce qui peut impliquer la perte de quelques employés. Pour moi, c’est une méthode détournée de dire que nous devons perdre du personnel, alors nous préférons faire appel à quelqu’un de l’extérieur pour réaliser les deux objectifs : le travail se fait, et nous économisons de l’argent puisque nous licencions deux personnes, ce qui nous permet d’économiser 200 000 $. Cependant, nous faisons appel à une société privée pour remplacer ces deux employés.
Madame la présidente, avec tout le respect que je vous dois — et je vous remercie, madame Francis, pour votre exposé —, je n’appuie pas la proposition. J’aimerais que nous choisissions l’option 3 qui nous a été proposée. Ce serait mon choix. Merci.
La présidente : Merci, sénateur.
Le sénateur Loffreda : Merci, madame Francis, pour votre exposé. Je suis à peu près sur la même longueur d’onde en ce qui concerne une question sur le Centre canadien pour la diversité et l’inclusion, ou CCDI, bien que je pense que tous les groupes devraient être reconnus. C’est une pratique importante. J’appuie la première option, qui me convient. Mais nous allons ensuite parler d’approvisionnement. Toutes les possibilités ont-elles été explorées? Pourquoi avons-nous besoin d’une société externe? Combien coûtera-t-elle? Comment va-t-elle vous aider? Par exemple, j’ai présenté un projet de loi qui est à l’étude en comité, pour désigner le mois de mars comme Mois du patrimoine hellénique. Je sais que certains groupes ne sont pas encore reconnus, mais il serait impossible de tous les reconnaître. Alors, quand s’arrête ce contrat ou ce service, et pourquoi ne pourrions‑nous pas faire le travail en interne? Nous avons des ressources. Nos analystes de la Bibliothèque du Parlement sont formidables. Je vois tout leur travail en comité et je n’ai jamais vu mieux dans ma carrière. Nous essayons de limiter les dépenses.
Mme Francis : Merci, sénateur. Le contrat prévoit un accès illimité à tous les membres de l’organisation. C’est un contrat de 5 000 $. Nous avons bien réfléchi à la somme que nous investissons dans un projet comme celui-ci, qui peut déjà, comme je l’ai dit, nous donner l’occasion d’organiser des webinaires, de soutenir les gestionnaires dans leurs conversations et d’améliorer la formation. Les préjugés inconscients sont un sujet pour lequel votre comité a approuvé une formation il y a un certain temps. Ces éléments sont toujours à la disposition du personnel.
J’ai parlé de fournir ou de recommander au Sous-comité des ressources humaines et au Sous-comité de la diversité une vision et une stratégie. Entre autres choses, nous décortiquerons tout ce que nous faisons et nous examinerons les recommandations pertinentes qui nous interpellent par rapport aux coûts, même s’ils ne sont pas élevés. Puis, nous examinerons l’ensemble de notre plan dans le cadre de cette démarche.
Il s’agit donc d’une solution provisoire. Nous sommes très conscients de la nécessité d’analyser ce que nous faisons actuellement, même si ce n’est pas compliqué, et de voir ce que nous pouvons faire du point de vue des coûts et de l’efficacité, en utilisant les talents des employés que nous avons ici et en veillant à créer un sentiment d’appartenance pour tout le personnel. En fin de compte, pour être un employeur de choix, c’est l’objectif à atteindre.
Le sénateur Loffreda : Ce qui m’inquiète, c’est que les 5 000 $ deviennent 50 000, puis 150 000 $. J’ai vu ce scénario auparavant — partout, pas seulement ici. C’est donc ce qui me préoccupe.
Mme Francis : J’en prends bonne note. Merci, sénateur.
La sénatrice Boyer : Merci, mesdames Francis et Carpentier, pour votre exposé. Ma question porte sur le CCDI. Vous avez mentionné la possibilité d’accéder à des webinaires et à d’autres activités sur les questions autochtones. Sont-ils offerts par le CCDI?
Mme Francis : Je les ai mentionnés pour l’École de la fonction publique du Canada.
La sénatrice Boyer : Le CCDI peut-il accéder à des activités mettant l’accent sur les Autochtones? Offre-t-il des activités liées aux Autochtones?
Mme Francis : Je crois que oui. Ses activités couvrent absolument tous les groupes.
La sénatrice Boyer : Et il n’y a pas vraiment d’Autochtones qui travaillent dans votre ministère, n’est-ce pas?
Mme Francis : C’est exact.
La sénatrice Boyer : Merci. Il m’importe grandement que notre personnel soit à tout moment sensibilisé aux questions autochtones. Je vous remercie.
Mme Francis : Oui.
La présidente : Y a-t-il d’autres questions ou commentaires?
Le sénateur Plett : J’ai un dernier commentaire. Encore une fois, je suis très frustré par cette démarche. Quelle garantie avons-nous, madame Francis, que d’autres groupes ne seront pas reconnus? Et quelles garanties avons-nous, comme c’est manifestement devenu la pratique, que les groupes les plus bruyants obtiennent la priorité et que les plus petits groupes soient ignorés? Lorsque je regarde la liste à la page 15, je pense voir exactement où tout cela va nous mener, et cela me frustre. Je ne suis pas favorable à cette option, mais quelles garanties pouvez-vous nous donner, madame Francis, que nous nous en tiendrons à la liste des huit groupes qu’on trouve à la page 15?
Mme Francis : La recommandation, sénateur, est le statu quo. Par conséquent, à ce stade, si le comité CIBA nous donne son approbation, nous continuerons à faire exactement ce que nous faisions. Pour la discussion à plus long terme que nous aurons avec les sous-comités des ressources humaines et de la diversité, si nous voyons un besoin ou si nous recommandons une mesure à plus long terme ou de plus grande envergure — si c’est même la voie à suivre à ce stade —, nous en ferons part aux sous-comités et, en fin de compte, au comité CIBA. Mais pour l’instant, il s’agit d’une solution provisoire pour maintenir le statu quo.
Le sénateur Plett : Merci.
La présidente : Est-ce que quelqu’un pourrait proposer cette motion :
Que nous maintenions le statu quo par rapport aux commémorations soulignées par l’administration.
La sénatrice Saint-Germain a proposé la motion.
Est-ce qu’il vous plaît, honorables sénateurs, d’adopter la motion?
Des voix : Oui.
Le sénateur Plett : Madame la présidente, je ne vais pas demander de vote par appel nominal, mais je voudrais qu’il soit consigné au compte rendu que je suis contre cette proposition.
La présidente : D’accord. Merci. La motion est donc adoptée avec une voix contre. Je vous remercie.
[Français]
Merci beaucoup, Toni.
Le prochain article concerne la mise à jour de la Politique sur l’approvisionnement du Sénat. Comme d’habitude, cette présentation sera suivie d’une période de questions. Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, est avec nous en tant que témoin. Bienvenue, Pierre. La parole est à vous.
Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, Direction des finances et de l’approvisionnement, Sénat du Canada : Merci. Honorables sénateurs et sénatrices, nous avons récemment procédé à la revue de la Politique sur l’approvisionnement, qui est entrée en vigueur le 17 novembre 2022. Cette mise à jour visait à ajouter le nouveau poste de greffier du Sénat et à supprimer les références au « Comité exécutif ». Nous visions également à actualiser certaines limites afin de refléter l’inflation des dernières années.
Les principaux changements apportés à la politique comprennent l’augmentation des montants nécessitant le recours à un processus d’approvisionnement concurrentiel; l’augmentation du montant nécessitant l’approbation du Comité de la régie interne pour conclure des contrats avec des tiers et avec d’autres entités parlementaires ou organisations gouvernementales; l’augmentation du maximum permis pour conclure un contrat d’urgence pour les employés autres que ceux de l’approvisionnement; la clarification de certaines exigences spécifiques au Comité de vérification et de surveillance; la normalisation de certains termes et définitions.
[Traduction]
Il est recommandé que le comité CIBA approuve les résultats de la révision de la Politique sur l’approvisionnement. La nouvelle version entrera en vigueur le 1er novembre 2024.
Voilà qui conclut mon rapport. Je suis à votre disposition pour répondre à vos questions et entendre vos commentaires.
[Français]
Le sénateur Loffreda : Merci pour le rapport, Pierre.
[Traduction]
Il y a huit objectifs principaux, qui ont une large portée. J’ai une question sur l’un d’entre eux. Les objectifs, l’harmonisation, la transparence et la responsabilité me conviennent. Il en va de même pour le rapport coût-efficacité et le rapport qualité-prix. La sélection des fournisseurs, la conformité, la mesure du rendement me conviennent, tout comme la technologie et l’innovation.
J’ai une question sur la gestion des risques. Quels processus de gestion des risques sont intégrés dans la politique pour aborder le rendement des fournisseurs, les préoccupations éthiques et les perturbations potentielles de la chaîne d’approvisionnement, dont nous avons été témoins par le passé? Comment la politique atténue-t-elle les risques liés à la dépendance aux fournisseurs ou à une concurrence limitée parmi les fournisseurs?
M. Lanctôt : Merci pour votre question, qui comporte plusieurs volets. Le regroupement des besoins est l’une des mesures que nous avons mises en place pour nous assurer de bien comprendre nos besoins à long terme.
Pour chaque type de service et de produit que nous achetons, nous examinons également une stratégie précise d’approvisionnement. Dans certains cas, par exemple, nous signons des contrats avec plusieurs fournisseurs pour nous assurer, à long terme, de pouvoir compter sur plus d’un contrat ou d’un fournisseur. C’est du cas par cas. Nous n’avons pas de règles précises dans notre politique. Mais nous examinons chaque produit et service que nous nous procurons et nous établissons une stratégie appropriée basée sur le marché.
Le sénateur Loffreda : Cela me rassure. Les autres objectifs ont une rubrique, contrairement à la gestion des risques. Peut-être que, lors de la future révision de la Politique sur l’approvisionnement, nous pourrions en faire une rubrique, d’autant plus que, de nos jours, il y a des risques liés à la gestion des fournisseurs, des risques géopolitiques et un nombre de fournisseurs qui est souvent limité. Je recommanderais que ce soit une rubrique à l’avenir.
M. Lanctôt : Si je puis me permettre, les stratégies évoluent également, et il est donc difficile d’intégrer des stratégies dans une politique, car nous les modifions en fonction de l’évolution des conditions du marché. Par exemple, il y a quelques années, nous passions beaucoup de contrats à prix fixes pour une période plus longue. Aujourd’hui, nous devons nous adapter, car les fournisseurs ne veulent pas signer de contrats de cinq ans à prix fixes; nous avons donc modifié notre stratégie. Si nous intégrons trop d’exigences dans la politique, il devient très difficile de la gérer. Nous devons faire preuve de souplesse.
Le sénateur Loffreda : La situation évolue. Je respecte cette vision. Votre réponse me rassure.
Le sénateur Quinn : Merci, monsieur Lanctôt. J’ai quelques questions de clarification. Pour les biens et services, nous avons mis à jour la politique pour refléter ce qui se passe ailleurs.
Ma question porte sur les contrats que vous lancez, pour prendre un exemple, et qui sont inférieurs à 150 000 $ — disons 50 000 $. Vous n’avez pas besoin de revenir vous adresser au comité CIBA à moins que le coût ne dépasse la limite de 150 000 $. Est-ce exact?
M. Lanctôt : Oui, c’est exact.
Le sénateur Quinn : Que se passe-t-il si un contrat est conclu pour 50 000 $ et que ce montant augmente à 100 000 ou 125 000 $? Cela arrive très souvent dans les services publics. En fin de compte, les personnes assises autour de cette table représentent le Sénat, et ce sont souvent les plus petits contrats qui posent les plus grands problèmes. Quel signal d’avertissement peut nous indiquer qu’un contrat initié sans passer par le comité CIBA a augmenté à un très fort pourcentage, sans pour autant dépasser les 150 000 $, mais qui a peut-être doublé ou qui est une fois et demie supérieur au coût initial? Comment pouvons-nous obtenir cet avertissement?
M. Lanctôt : Merci, sénateur. C’est une question intéressante et pertinente. Si nous passons un contrat à fournisseur unique de 20 000 $ et que nous l’augmentons à 50 000 $, étant donné la limite actuelle de 40 000 $, nous devons revenir au comité CIBA puisque nous dépassons la limite. Nous apportons les ajustements ou la modification au contrat. Nous appliquons quand même les règles et les limites. Si l’augmentation dépasse la limite, nous demandons l’approbation du comité CIBA, comme nous l’aurions fait s’il s’agissait du contrat initial.
En ce qui concerne la somme de 125 000 $ pour la procédure d’approvisionnement, si nous concluons un contrat de 90 000 $, que nous devons augmenter la valeur du contrat et qu’elle dépasse la limite, nous revenons au comité CIBA et nous demandons l’autorisation de procéder à la prolongation ou à la modification du contrat.
Par ailleurs, notre politique fixe une limite à l’augmentation du montant d’un contrat. Ainsi, pour un contrat dans une procédure d’approvisionnement concurrentiel, nous pouvons seulement augmenter le montant de 50 %. Nos politiques comportent de nombreux éléments permettant de s’assurer que nous suivons...
Le sénateur Quinn : Je précise que je parlais des contrats concurrentiels de moins de 150 000 $ qui, comme je l’ai dit, peuvent atteindre 50 000 $ et être augmentés de 50 %. Je le répète : ce sont les petits contrats qui posent problème à notre organisation. Comment pouvons-nous savoir qu’un contrat de 50 000 $ pour la prestation de biens ou de services connaît soudainement une augmentation de 40 %, une augmentation que la population pourrait juger excessive? En effet, une augmentation de 40 % peut être considérée comme excessive. Comment en sommes-nous informés? En fin de compte, ce sont les personnes autour de cette table qui devront rendre des comptes sur les contrats. Et de telles situations surviennent. Comment pouvons-nous être informés si quelque chose a mal tourné et s’il y a un imprévu?
M. Lanctôt : Si un contrat — dans un processus d’approvisionnement concurrentiel inférieur à 125 000 $, la limite actuelle — s’élève à 50 000 $ et passe à 75 000 $, il n’est pas nécessaire d’obtenir une approbation supplémentaire. Si l’augmentation dépasse les 50 %, nous devons nous adresser au comité CIBA.
Le sénateur Quinn : Je ne propose pas d’ajouter des approbations, mais plutôt des notifications pour que nous soyons au courant des augmentations. C’est tout ce que je demande. Le plafond est de 150 000 $, et non de 125 000 $ dans la nouvelle politique. J’ai pensé que je devais soulever ce point parce qu’il semble que les petits détails nous nuisent.
M. Lanctôt : Si le comité estime qu’il est nécessaire de faire rapport sur les modifications apportées aux contrats, nous serions heureux de fournir ces informations. Ces renseignements sont également publiés. Toutes les modifications apportées à nos contrats sont publiées.
Le sénateur Quinn : Je comprends, mais nous n’allons pas nous mettre à examiner les changements. C’est juste pour que nous soyons au courant.
[Français]
Le sénateur Forest : Merci, monsieur Lanctôt. Je comprends qu’on est en train d’actualiser tout cela, compte tenu des modifications ayant trait au greffier. Si on achète sous le seuil de 30 000 $ pour de l’équipement et de 50 000 $ pour les services, on peut y aller de gré à gré. Afin de garder nos gestionnaires alertes et soucieux d’avoir le meilleur produit par rapport au prix, leur demande-t-on de motiver le fait d’aller de gré à gré, même si c’est en deçà des seuils? Par exemple, on va de gré à gré parce que c’est le fournisseur actuel. Doivent-ils motiver la décision d’aller de gré à gré, même en deçà des seuils?
M. Lanctôt : Je vous remercie, sénateur. Effectivement, dans la mesure du possible et du raisonnable, même en dessous du seuil, on encourage toujours l’utilisation d’un processus compétitif — pas nécessairement un processus ouvert, mais on demande certainement de contacter des fournisseurs. Si on décide d’aller de gré à gré, on doit motiver la décision.
Le sénateur Forest : C’est ce qui se fait actuellement. Bravo.
M. Lanctôt : Je vous remercie.
La présidente : Je vous remercie, monsieur Lanctôt.
[Traduction]
Le sénateur Plett : Je serai bref. Au départ, je n’avais aucune inquiétude, mais les réponses que vous avez données au sénateur Quinn m’ont fait réfléchir. J’avais l’impression que, pour le renouvellement d’un contrat à fournisseur unique, il n’était pas nécessaire de revenir devant le comité CIBA si le contrat restait inchangé ou augmentait en fonction de l’inflation. Manifestement, j’avais tort. Vous dites que vous pouvez augmenter le montant d’un contrat de 50 % sans avoir à demander l’approbation du comité CIBA. Ai-je bien compris?
M. Lanctôt : Cela dépend. Encore une fois, il n’y a pas de réponse unique. Pour un contrat à fournisseur unique inférieur au seuil dont l’augmentation le ferait passer au-dessus du seuil, nous devons suivre les règles d’approbation de la politique et revenir devant ce comité.
Le sénateur Plett : Vous pourriez peut-être d’abord répondre à cette question : quel est votre seuil pour les contrats à fournisseur unique? Parlons de chiffres réels.
M. Lanctôt : Actuellement, il est de 25 000 $ pour les biens et de 40 000 $ pour les services. Nous voulons passer à 30 000 $ pour les biens et à 50 000 $ pour les services.
Le sénateur Plett : Vous avez mentionné à quelques reprises le montant de 125 000 $. D’où vient ce nombre?
M. Lanctôt : Le montant de 125 000 $ correspond au processus concurrentiel. Si le montant est inférieur à 125 000 $ dans un processus concurrentiel, nous n’avons pas besoin de nous adresser au comité CIBA. Mais si le processus concurrentiel est supérieur à 125 000 $, nous avons besoin de l’approbation de votre comité.
Le sénateur Plett : Par conséquent, si le montant s’élève à 126 000 $, vous devez revenir nous voir.
M. Lanctôt : Effectivement.
Le sénateur Plett : Et c’est la politique actuelle.
M. Lanctôt : C’est la politique actuelle, et nous ferons passer les 125 000 $ à 150 000 $, car nous augmentons le montant.
Le sénateur Plett : Vous demandez donc que ce montant soit porté à 150 000 $ et, une fois que nous l’aurons approuvé, l’année suivante, si vous signez un contrat de 150 000 $ ou moins, vous n’aurez pas à revenir nous voir. Est-ce bien ce que vous demandez?
M. Lanctôt : Oui, si c’est concurrentiel.
Le sénateur Plett : Merci.
La sénatrice MacAdam : J’ai remarqué quelques exceptions qui ont été mentionnées à plusieurs reprises en ce qui concerne le Comité sénatorial permanent de l’audit et de la surveillance. Je veux simplement m’assurer de bien comprendre comment tout cela s’imbrique. Le comité de l’audit et de la surveillance est-il assujetti aux règles d’approvisionnement actuelles avant que nous approuvions des modifications? Est-il assujetti aux politiques d’approvisionnement en vigueur?
M. Lanctôt : Oui, le Comité de l’audit et de la surveillance, ou AOVS, est assujetti à la politique et continuera de l’être, à quelques exceptions près.
La sénatrice MacAdam : D’accord. Il demeure donc assujetti aux politiques d’approvisionnement qui seront adoptées à l’avenir, sauf dans les domaines où des exceptions ont été notées.
M. Lanctôt : Exactement.
La sénatrice MacAdam : Le comité de l’audit et de la surveillance a-t-il approuvé ses propres politiques pour tenir compte des domaines où nous les retirons de nos politiques?
M. Lanctôt : Le Comité de l’audit et de la surveillance doit se conformer aux politiques et aux processus d’approvisionnement. Il doit respecter tous les seuils. Ce qui est éliminé, c’est l’obligation de demander l’approbation du comité CIBA, car en tant que comité sénatorial, il doit présenter son budget au Sénat. Par conséquent, le fait de s’adresser au comité CIBA a été considéré comme une redondance dans le processus.
La sénatrice MacAdam : Le Comité de l’audit et de la surveillance est donc quand même tenu de respecter les politiques, mais il n’est plus obligé de demander au comité CIBA d’approuver certains contrats d’approvisionnement.
M. Lanctôt : C’est cela. Si ses membres viennent nous voir et veulent, par exemple, conclure un contrat d’un certain montant, disons de 75 000 $, nous allons leur dire qu’ils doivent respecter la politique et lancer un processus concurrentiel. Ils ne peuvent pas contourner les exigences de la politique.
La sénatrice MacAdam : D’accord. Merci.
Le sénateur Quinn : Ma question se rapportait à celle soulevée par la sénatrice MacAdam. Je suis désolé, j’aurais dû la poser lors de ma dernière intervention.
Pourquoi y a-t-il des exceptions pour l’audit? Je comprends la réponse à la question, mais le comité de l’audit et de la surveillance fait partie de l’organisation et, à ce titre, il doit suivre les règles de l’organisation et, d’après mon expérience, les règles organisationnelles s’appliquent aussi à la fonction d’audit. Le comité n’avait pas le pouvoir de créer ses propres politiques d’acquisition; c’est pourquoi il devait suivre les politiques ministérielles. Pourquoi y a-t-il des exceptions au Sénat?
M. Lanctôt : Merci, sénateur. Le comité de l’audit et de la surveillance n’a pas le pouvoir de créer ses propres politiques, mais il doit suivre la politique en matière d’approvisionnement. Celle-ci s’applique toujours. L’exception ne concerne que le processus d’approbation.
Aujourd’hui, si je veux conclure un contrat d’achat d’un certain montant, je dois obtenir l’approbation du comité CIBA. C’est la seule exception qui est accordée dans la politique pour le comité AOVS — celui-ci n’est pas tenu de s’adresser au comité CIBA. Voici la logique : si les membres du comité AOVS veulent effectuer un audit — et un audit est essentiellement le travail que nous faisons collectivement, au comité CIBA et à l’Administration —, ils n’ont pas nécessairement besoin de demander la permission de conclure un contrat pour nous soumettre à un audit. C’est la logique derrière l’exception. Il y a aussi le fait que leur gouvernance exige que leur budget soit approuvé par le Sénat.
Le sénateur Quinn : Encore une fois, ce n’est qu’une observation. C’est la première fois que je vois une exception pour une composante d’un ministère. On suit les règles, mais il y a des exceptions. Je sais que, selon mon expérience, un audit était présenté au comité exécutif par l’entremise du dirigeant principal des finances pour demander une augmentation dans la fonction qu’il exécutait, quelle qu’elle soit, même s’il s’agissait d’un audit visant à critiquer le ministre. Je suis simplement curieux de savoir pourquoi il y a cette exception. Je comprends ce que vous dites, mais je ne suis pas nécessairement d’accord.
M. Lanctôt : La gouvernance est différente pour ce comité.
Le sénateur Quinn : Voilà le problème.
Le sénateur Plett : Je ne veux pas m’éterniser là-dessus, mais j’appuie ce que le sénateur Quinn a dit. Lors de la dernière réunion du comité CIBA, nous avons remis en question certaines des activités du Comité sénatorial permanent de l’audit et de la surveillance. Certaines d’entre elles ne nous ont pas plu, si bien que nous les avons mises de côté. Maintenant, nous sommes en train de dire : « Donnons-leur les coudées franches pour qu’ils fassent comme bon leur semble. » C’est l’impression que j’ai en l’occurrence. Je me demande aussi pourquoi nous leur accordons une permission spéciale. Encore une fois, il s’agit d’une observation.
La présidente : C’est ainsi que leur charte a été conçue, sénateur.
Le sénateur Plett : Je ne suis pas obligé d’aimer cela.
La présidente : En effet.
La sénatrice MacAdam : J’ai une brève question à poser. Il y a une disposition qui dit :
(4) Des modifications peuvent être apportées à un contrat en cours conformément à ce qui suit [...]
c) La durée d’un contrat en cours que le comité CIBA a approuvé précédemment peut être prolongée sans demander une nouvelle approbation du comité CIBA si la valeur dudit contrat n’a pas été atteinte.
Je me demande si les produits livrables peuvent être considérablement retardés, même si la valeur du contrat n’a pas été dépassée et même s’il n’est pas nécessaire de revenir devant le comité CIBA. La raison pour laquelle je pose la question, c’est que, parfois, les fournisseurs sont retenus parce qu’ils peuvent livrer la marchandise avant une certaine date et que certains produits livrables peuvent être plus importants que d’autres. Je pense à la cybersécurité ou à une sorte de contrat où nous devons faire les choses rapidement. Je me demande simplement si c’est assez strict. Pouvez-vous nous expliquer davantage ce que signifie cette disposition?
M. Lanctôt : Voici, en gros, ce que la politique tente de nous faire éviter. Nous voulons avoir des contrôles stricts et rigides, mais en même temps, nous avons besoin de souplesse si nous augmentons la valeur d’un contrat. Si nous changeons la date, par exemple, de quelques semaines, nous ne voulons pas surcharger le système en étant obligés de venir demander une approbation pour une période raisonnable.
C’est pourquoi nous disons que cela s’applique s’il y a un retard important ou un changement important. C’est là qu’il faut faire preuve d’un peu de jugement. Cela dépend de la durée du contrat initial, de la longueur du retard et de la partie du travail qui est retardée. Par le passé, il est arrivé que le retard concerne — et ce n’est qu’un exemple — la préparation d’une présentation au comité CIBA. Le comité avait tardé à recevoir le rapport, et nous avions donc dû prolonger le délai. Nous essayons d’être pratiques, mais nous avons quand même des contrôles assez rigides et rigoureux pour vous donner l’assurance que nous faisons cela.
La sénatrice MacAdam : Je peux comprendre une prolongation de quelques semaines, et je comprends qu’il faut éviter de demander au comité CIBA de s’occuper de petits détails insignifiants, mais je me demande si cela tient suffisamment compte du risque qui pourrait se présenter lorsque quelque chose d’important serait considérablement retardé par un entrepreneur que nous avons retenu, sachant que nous l’avons choisi justement parce qu’il pouvait livrer à temps. Je pense que c’est un élément important à prendre en considération.
La présidente : Merci, sénatrice MacAdam. Ce sont de bons arguments.
Y a-t-il d’autres questions ou observations?
[Français]
Est-ce qu’un sénateur souhaite proposer la motion suivante :
Que les modifications proposées à la Politique sur l’approvisionnement soient approuvées;
Que la date prévue pour la mise en œuvre ciblée de la politique révisée soit le 1er novembre 2024;
Que les changements à l’annexe A du Règlement administratif du Sénat soient approuvés.
Le sénateur Forest fait la proposition.
[Traduction]
Sénateur Quinn, avez-vous une question?
Le sénateur Quinn : Oui. Vous avez vous-même dit que plusieurs bons points ont été soulevés. Plutôt que de l’approuver, ne devrions-nous pas prendre un peu de temps pour réévaluer le dossier afin de voir si un ajustement est nécessaire?
La présidente : Monsieur le sénateur, je comprends que ce sont de bons points. Je fais partie du comité CIBA depuis un certain nombre d’années. Nous évaluons de nombreux contrats qui dépassent les montants prévus, et nous recevons également des renseignements de l’administration lorsque les délais ne sont pas respectés et que les contrats sont prolongés.
Comme l’a dit M. Dalphond, ce n’est pas quelque chose qu’ils laisseront tomber. Ils vont effectuer le suivi nécessaire.
Nous parlions de flexibilité dans le cadre de la politique. Je pense que la politique est ainsi faite. C’est un bon point. C’est une chose que nous pourrions garder à l’esprit si cela se produit au cours des deux prochaines années.
Le sénateur Quinn : Madame la présidente, c’est que j’entends bien ce que vous dites. Mais il s’agit de la politique. C’est l’élément fondamental de cette activité. S’il y a eu une bonne observation malgré le commentaire, n’est-ce pas le moment d’y réfléchir et d’y remédier?
La présidente : Nous pourrions aller en ce sens si tel est la volonté du groupe.
Le sénateur Quinn : C’est au groupe d’en décider.
La présidente : Il s’agit simplement d’ajouter une ou deux phrases à la motion qui a été présentée. Je vous remercie.
Le sénateur Dalphond : Madame MacAdam, merci pour vos commentaires. Ils sont importants à nos yeux.
Ont-ils besoin d’un amendement? Je sais que le dernier paragraphe se lit comme suit : « Tout processus d’approvisionnement considéré par le dirigeant principal des finances » — soit M. Dalphond — « comme nécessitant l’attention du comité CIBA. »
Je pense que M. Dalphond sera bien inspiré de prendre en considération les points soulevés par la sénatrice MacAdam, et de nous saisir de la question si des problèmes de livraison ou des problèmes similaires devaient se produire.
Pour moi, il s’agit de préoccupations importantes.
La présidente : Les renseignements que vous avez fournis sont-ils suffisants pour vous accorder le degré de flexibilité que vous recherchez?
La sénatrice MacAdam : Je pense que certaines des mesures d’atténuation sont très importantes. C’est une bonne chose pour l’avenir. La prochaine fois que les politiques de passation de marchés seront révisées dans leur ensemble, nous pourrions peut‑être revoir la formulation. Je suis d’accord avec la formulation actuelle parce que je pense qu’il y a des mesures d’atténuation.
La présidente : Monsieur le sénateur Quinn, êtes-vous d’accord avec cela?
Le sénateur Quinn : Non.
La présidente : Y a-t-il d’autres personnes qui ne sont pas à l’aise avec ce qui est proposé ici? Non.
Monsieur Quinn, puis-je vous proposer d’adopter la motion avec dissidence?
Le sénateur Quinn : D’accord.
La présidente : Le sénateur Forest a présenté une motion.
Plaît-il aux honorables sénateurs d’adopter la motion?
Des voix : D’accord.
Le sénateur Quinn : Avec dissidence.
La présidente : Je déclare donc la motion adoptée; nous allons en prendre note.
Le sénateur Quinn : Je vous remercie.
[Français]
La présidente : Merci beaucoup, Pierre. Je crois comprendre que vous resterez pour le prochain article.
[Traduction]
L’ordre du jour appelle une mise à jour de la délégation de l’administration du Sénat sur la politique et les mesures en matière d’autorités financières. Pierre, vous pouvez commencer votre présentation et, comme d’habitude, elle sera suivie d’une période de questions.
[Français]
M. Lanctôt : Merci, madame la présidente. Honorables sénateurs et sénatrices, la politique et la matrice détaillée sur la délégation des pouvoirs financiers ont été examinées par la Direction des finances et de l’approvisionnement pour refléter le modèle de greffier unique. D’autres changements ont été effectués en parallèle de la modification de la Politique sur l’approvisionnement, notamment l’augmentation de certains montants afin de tenir compte de l’inflation depuis la dernière mise à jour. Nous avons également noté quelques endroits où la politique gagnait à être encore plus claire et explicite, d’où certains changements proposés dans la note d’information.
[Traduction]
L’autre changement important est l’ajout d’une nouvelle autorisation financière en vertu du paragraphe 6.13 de la matrice, afin d’officialiser la pratique actuelle consistant à offrir des honoraires et des cadeaux aux Premières Nations, aux Inuits et aux Métis qui collaborent avec le Sénat du Canada ou qui l’assistent dans l’exercice de ses fonctions.
Il est important d’apporter ces modifications à ce stade pour que notre politique reste d’actualité. La date de mise en œuvre serait le 1er novembre 2024, comme pour la politique de passation de marchés dont nous venons de discuter.
Ceci conclut mon rapport. Je serais ravi de répondre à vos questions et commentaires.
La présidente : Y a-t-il des questions ou des commentaires?
Le sénateur Plett : Le temps est-il vraiment compté, madame la présidente?
La présidente : Non, nous ne sommes pas si serrés.
Le sénateur Plett : Je demande que cette question soit reportée à la prochaine réunion, quelle qu’elle soit. J’ai quelques questions spécifiques, et je ne suis pas tout à fait prêt à les poser maintenant. Je vois certaines choses ici. Si le temps est compté, nous le ferons, mais je demande que cela soit reporté à la prochaine réunion.
La présidente : Chers collègues, sommes-nous d’accord pour reporter ce point à la prochaine réunion?
Des voix : D’accord.
Le sénateur Plett : Je vous remercie.
La présidente : Il se peut qu’il y ait une limite de temps.
M. Lanctôt : Nous devons mettre en œuvre cette délégation révisée en même temps que la politique d’approvisionnement, car les montants sont alignés. Ici, nous aurions une différence qui poserait des problèmes.
De plus, actuellement, le greffier du Sénat n’a pas officiellement autorité sur les dépenses. Il ne s’agit pas d’une question de temps.
La présidente : Il s’agit de deux politiques complémentaires.
Pouvons-nous suggérer que vous nous fassiez part de vos préoccupations, et nous verrons ce que nous pouvons faire? Nous pourrions approuver cette proposition, puis revenir avec l’avertissement qu’il pourrait y avoir des questions.
Le sénateur Plett : Je peux vous faire part de mes préoccupations. Mais non, je ne suis pas prêt à le faire spécifiquement, et je m’en excuse. Pour certains d’entre nous, nos caucus sont de moins en moins nombreux, donc certains d’entre nous ont beaucoup de choses à lire, et nous ne lisons pas toujours tout aussi rapidement que nous le devrions. C’est ma faute, et celle de personne d’autre.
J’ai un certain nombre de questions à poser sur les points 7 et 9 en particulier. J’aimerais faire une étude à ce sujet et poser quelques questions en dehors du comité.
La présidente : Monsieur Dalphond, seriez-vous d’accord pour fixer une autre date?
M. Lanctôt : La politique d’approvisionnement doit-elle correspondre à cette nouvelle délégation de pouvoirs? Oui, sans problème.
Le sénateur Plett : Je vous remercie, c’est très apprécié.
La présidente : Nous reportons cette question à la prochaine réunion du comité CIBA.
Le sénateur Plett : Soit je n’ai pas de préoccupations, soit je les détaille correctement.
La présidente : Nous en prenons bonne note, monsieur Plett.
Je vous remercie, monsieur Dalphond.
Nous allons passer au point 6, soit la Mise à jour sur le Programme de tests antigéniques rapides
[Français]
Merci, Pierre.
Le prochain point à l’ordre du jour vise à fournir une direction à la Direction des ressources humaines sur le programme offert.
Annie Carpentier, directrice, Optimisation des talents et bien‑être des employés, et Shankar Thaleshvar, conseiller principal en santé, sécurité et mieux-être au travail, sont avec nous en tant que témoins.
Comme d’habitude, cette présentation sera suivie d’une période de questions. Annie et Shankar, la parole est à vous.
Annie Carpentier, directrice, Optimisation des talents et bien-être des employés, Direction des ressources humaines, Sénat du Canada : Bonjour, madame la présidente et honorables sénateurs et sénatrices.
[Traduction]
Nous sommes ici aujourd’hui pour faire le point sur le Programme de tests antigéniques rapides du Sénat pour la détection du COVID-19, ainsi que pour prendre une décision concernant les options proposées.
[Français]
Depuis décembre 2021, les trousses de tests rapides sont fournies gratuitement par Santé Canada. Cependant, en mai 2024, Santé Canada a annoncé la fin de ce programme pour cet automne, ce qui signifie que le Sénat ne pourra plus obtenir ces tests gratuitement.
Le modèle de gestion des maladies transmissibles actuellement en place au Sénat est efficace et comprend plusieurs mesures préventives pour atténuer les risques de transmission au travail. Parmi ces mesures, nous retrouvons le port du masque — les masques sont toujours offerts aux personnes qui en ont besoin — et les outils d’autoévaluation disponibles sur IntraSen pour aider les employés à déterminer si leur présence en milieu de travail est recommandée. Néanmoins, certaines personnes demeurent vulnérables et peuvent avoir besoin de tests rapides.
Nous recommandons donc que le comité approuve l’option 2, permettant au Sénat de maintenir un stock limité de cinq boîtes contenant chacune cinq trousses de dépistage individuelles. Les tests pourront être remis aux sénateurs et aux employés sur demande. La Direction des ressources humaines collaborera avec la Direction des finances et de l’approvisionnement pour constituer un nouveau stock de tests rapides en fonction de leur disponibilité sur le marché. Le programme pourra être réévalué à la fin de l’exercice 2025-2026 et aucun financement supplémentaire ne sera nécessaire.
[Traduction]
Merci, mesdames et messieurs les sénateurs. Nous nous ferons à présent un plaisir de répondre à vos questions.
La présidente : Pour que les collègues le sachent, la direction a discuté de ce point et a recommandé que nous conservions une petite réserve de ces tests antigéniques, environ 25. Juste pour que vous le sachiez.
La sénatrice Seidman : Merci pour cette présentation.
Je tiens à dire que ce programme a joué un rôle très important pendant la pandémie de COVID-19, lorsque les taux de prévalence et d’incidence étaient régulièrement rendus publics au niveau régional. Ce n’est plus le cas aujourd’hui. Nous ne recevons aucune information et les gouvernements provinciaux ne maintiennent pas leurs programmes, comme vous le dites.
Voici ce qui me préoccupe. Premièrement, il n’y a plus de contrôle de la qualité des trousses de dépistage, et il faut donc se les procurer dans le secteur privé. Il pourrait en résulter un faux sentiment de sécurité. Les trousses de dépistage elles-mêmes pourraient produire un nombre élevé de faux négatifs et de faux positifs, étant donné qu’il n’y a pas de contrôle de qualité. De sérieuses questions se posent donc quant à la fiabilité des trousses de dépistage elles-mêmes.
Deuxièmement, je dirais qu’aujourd’hui, la plupart des gens ne se posent tout simplement pas la question de savoir quel type de virus ils ont. Certains le font parce qu’ils ont des problèmes de système immunitaire. C’est un fait. Néanmoins, je dirais que nous devons nous poser de sérieuses questions sur les conséquences involontaires de la distribution de toute trousse de dépistage, et ce, pour des raisons de fiabilité.
Le sénateur Plett : J’aurais dû parler avant que l’épidémiologiste ne prenne la parole, car c’est elle la professionnelle, et j’allais dire à peu près la même chose qu’elle, en partie. On dirait maintenant que j’ai emprunté ses notes d’allocution parce que c’est elle le cerveau en la matière, mais j’aimerais toutefois me faire écho à certain de ses commentaires.
Je vais vous raconter une histoire personnelle. Il y a un mois et demi, ma femme et moi nous sommes sentis assez malades. Nous pensions avoir la grippe. Néanmoins, nous avons voulu agir de façon responsable parce que nous devions aller rendre visite à ma mère dans une maison de soins infirmiers. Nous voulions être responsables et faire un test de dépistage de la COVID, même s’il s’agissait peut-être simplement de la grippe. Je me suis rendu chez Shoppers Drug Mart, comme je l’ai fait par le passé, pour obtenir des trousses de dépistage. On m’a dit là-bas qu’on ne distribuait plus de trousses de dépistage. Je me suis alors rendu à ma pharmacie de quartier, au bout de ma rue, où j’ai pu me procurer des tests. Les médecins de la clinique ne les distribuaient plus non plus, alors ils les avaient tous donnés à la pharmacie. La personne au comptoir m’a dit : « Nous pensons qu’ils sont encore fiables; voici. »
Nous sommes rentrés chez nous et nous avons fait le test. Je n’étais pas trop mal en point, je pensais avoir une grippe. Je n’étais pas en très grande forme, mais ma femme était quand même assez malade. J’ai obtenu un résultat positif, et elle a obtenu un résultat négatif. Nous avons fait le test à plusieurs reprises. Elle a été malade près d’une semaine. Nous avons continué à faire des tests. Les siens étaient toujours négatifs et les miens, positifs. Après un jour ou deux, je me sentais bien et j’ai fait ce que j’avais à faire.
Cela nous ramène à ce que la sénatrice Seidman a dit au sujet de la fiabilité des tests. Si nous faisons cela, si nous donnons de faux espoirs aux gens, je ne pense pas que ce soit juste. Le fait est que nous sommes tous assez bien payés. Je pense que si j’ai besoin d’un test, je peux m’en acheter un, peu importe son prix. Je ne crois pas que nous devrions passer tout ce temps à parler d’un poste budgétaire de 1 250 $ pour donner aux gens un faux sentiment de sécurité.
Je m’oppose certainement à ce que nous fassions cela de quelque façon que ce soit. Qui sait si les trousses de dépistage que nous aurons là-bas seront périmées? Je ne pense pas que ce soit approprié.
La présidente : Merci.
[Français]
Le sénateur Forest : Pour économiser des tests en amont, est-ce qu’il y aura une campagne de vaccination de la COVID-19? Si on a une campagne, il y aura moins de tests à faire.
La présidente : Les 7 et 21 novembre.
Le sénateur Forest : Merci beaucoup.
[Traduction]
La présidente : L’idée derrière ces cinq trousses contenant cinq tests chacune était d’offrir la possibilité aux sénateurs qui le souhaitent d’obtenir des tests, qu’ils soient exacts ou non. Nous ne voyons aucun problème à cesser cette pratique si c’est ce que recommande le groupe. Nous allons mettre fin au programme avec plaisir et demander aux sénateurs et au personnel de se procurer les tests à leur pharmacie locale.
La sénatrice Seidman : Le coût est minime, oui. Ce n’est pas là la question. La question, c’est la responsabilité. C’est ce qui me préoccupe. Vous distribuez des trousses de dépistage.
Certains sénateurs et membres du personnel ont des conditions de santé particulières et ils veulent être certains de leur situation. S’ils se fient à un test que vous leur donnez et que ce test est expiré, qu’il provient d’une société privée qui n’a pas effectué les contrôles de qualité appropriés ou qu’il ne reconnaît pas les nouvelles souches du virus, alors il n’y a aucune notion relative au développement ou à la fiabilité de ces tests. C’est tout ce que je dis.
Je ne m’oppose pas à l’accès à ces tests par les sénateurs et les membres du personnel, je remets simplement en question leur fiabilité, puisqu’aucun contrôle de la qualité n’est effectué.
La présidente : Nous sommes d’accord.
[Français]
Le sénateur Carignan : Il y a quand même des contrôles de qualité dans les entreprises qui manufacturent les tests. On parle de 22 $ et de cinq boîtes, donc de 110 $. Nous avons une clientèle à risque. La plupart des sénateurs ont plus de 60 ou 65 ans. Certains ont des maladies sous-jacentes. Ils sont tous à risque et ont tous reçu la recommandation de leur médecin d’aller se faire vacciner contre la COVID.
Cela m’est arrivé d’avoir des symptômes. J’ai voulu me tester, mais j’étais entre deux réunions et je n’avais pas le temps de courir à la pharmacie et de voir laquelle avait encore des tests. Nous sommes un employeur. Nous avons une obligation en matière de sécurité et de santé envers nos employés d’avoir des tests à proximité pour rassurer ceux qui ont besoin d’être rassurés. Que ceux qui ne croient pas aux tests ne les passent pas et qu’ils soient à risque. Nous avons des membres du personnel en congé à l’heure actuelle à cause de la COVID qui ont manqué plusieurs jours de travail. On est presque rendu à des semaines. Il y a des gens qui sont plus à risque et que cela affecte plus. Tous les corps ne sont pas pareils.
Je ne sais même pas pourquoi on en discute. Je vais faire la proposition et si cela ne passe pas, je vais les payer, les cinq boîtes.
La sénatrice Saint-Germain : Très rapidement, mon angle est complémentaire. C’est aussi un angle de prévention. Nous fournissons des masques, mais très peu de gens les portent. En ce qui me concerne, j’en porte parfois un pour me protéger de ceux qui n’en portent pas et qui le devraient. Je fais une recommandation : lorsque vous offrirez de l’information sur ce programme, qu’il continue ou pas, j’aimerais qu’on rappelle les bonnes pratiques, notamment celle de porter le masque lorsqu’on a des symptômes et encore plus lorsqu’on a la confirmation qu’on a un rhume ou la COVID-19.
[Traduction]
Le sénateur Plett : Je ne veux pas dire le contraire de ce que dit mon collègue et ami, mais nous sommes ici habituellement trois jours ou trois jours et demi par semaine. Si je tombe malade mercredi et que je veux faire un test de dépistage, je devrais rentrer chez moi. Si je suis malade, je devrais rentrer chez moi. Le personnel devrait en faire autant. Nous devrions rentrer chez nous et faire un test à la maison. Nous ne devrions pas rester ici et faire un test ici.
Je suis désolé; cette politique n’a aucun sens. Il y a un risque que ces tests de dépistage nous donnent de faux résultats, et nous les acceptons. Je suis malade et j’accepte un résultat négatif, et je me rends à une réunion du comité en me fiant là-dessus. Je ne devrais pas être ici si je suis malade. Je devrais tout simplement rentrer chez moi, mais nous avons déjà gaspillé plus de 1 250 $ à discuter de cela.
[Français]
Le sénateur Carignan : Je ne serai pas là ce soir, mon nez coule.
La présidente : La proposition que je porte à votre attention... Je vais faire une certaine mise en contexte.
[Traduction]
Si nous avons des tests, nous comprenons qu’ils ne sont peut-être pas aussi précis qu’ils l’étaient. Les responsables de l’approvisionnement veilleront au respect des dates d’expiration et à ce que les tests soient disponibles pour les personnes qui en demanderont. Nous nous en remettrons au bon sens — mon expression préférée — de nos collègues : s’ils sont malades, ils rentreront chez eux et feront ce qu’il faut.
Voici ce que propose le sénateur Carignan :
[Français]
Que la Direction des ressources humaines collabore étroitement avec la Direction des finances et de l’approvisionnement afin de constituer un stock de trousses de tests rapides;
Que le programme soit réévalué à la fin de l’exercice 2025-2026.
Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?
Des voix : Oui.
Des voix : Non.
La présidente : La motion est adoptée avec dissidence.
[Traduction]
Merci. Le point 7 vise les documents transmis à titre informatif.
[Français]
Cette semaine, six documents ont été envoyés pour information : il s’agit du rapport trimestriel sur les demandes de propriété intellectuelle; le rapport d’une sénatrice pour un voyage à l’extérieur; une mise à jour sur la ronde de négociations collectives de 2022 avec l’Alliance de la fonction publique du Canada; le rapport du Sous-comité du programme et de la procédure pour les décisions rapportées au Comité de la régie interne; le rapport de 2022 et 2023 sur la Politique du Sénat sur la prévention du harcèlement et de la violence; une note d’information sur le télétravail.
Honorables sénateurs, avez-vous des questions ou des commentaires sur ces documents?
N’en voyant pas, y a-t-il d’autres questions qui devraient être abordées en public?
Chers collègues, à titre d’information, lors de la dernière rencontre du comité directeur, nous avons donné pour directive à la greffière de tenir un sondage de satisfaction sur les services aux sénateurs en juin 2025.
De ce fait, aucun sondage formel n’aura lieu cet automne. Y a‑t‑il des questions ou des commentaires à ce sujet?
Nous allons maintenant suspendre brièvement la séance pour que la greffière puisse s’assurer —
[Traduction]
Le sénateur Plett : Excusez-moi, madame la présidente, mais vous allez tellement vite que je n’arrive pas à vous suivre.
J’aimerais que l’on m’explique pourquoi — de toute évidence, je n’étais pas à cette réunion du comité — nous avons approuvé le voyage personnel de la sénatrice Pate à Oslo. Je ne demande pas un vote à ce sujet, mais j’aimerais obtenir des explications.
La présidente : C’est une demande qui a été présentée au comité directeur et qui a été approuvée par celui-ci. Voilà ce qu’il en est. C’était au sujet du projet de loi C-64. Elle a été invitée à participer à une rencontre à Oslo, en Norvège, à titre de conférencière et de marraine du projet de loi, afin d’entendre des intervenants d’autres pays du monde qui ont déjà en place des programmes qui fournissent certains médicaments ou drogues pour traiter diverses affections. Il s’agit d’un rapport après un déplacement.
Le sénateur Plett : Donc, le comité directeur a approuvé un voyage pour permettre à la marraine d’un projet de loi d’en discuter à Oslo, en Norvège. Est-ce que la porte-parole a eu la même possibilité?
Je suis consterné d’apprendre que nous approuvions un voyage, que ce soit celui du parrain d’un projet de loi ou d’un porte-parole... Je vais proposer de faire quelques voyages à titre de porte-parole de certains projets de loi dans d’autres pays. Je suis renversé d’apprendre qu’une telle demande a été approuvée et que nous n’ayons pas pu en discuter. De toute évidence, la décision a déjà été prise, mais je tiens à tout le moins à dire, aux fins du compte rendu, que je trouve cela tout à fait déplacé.
La présidente : Merci, sénateur.
La sénatrice Saint-Germain : Premièrement, à titre de précision, je n’étais pas au courant de cette demande. La sénatrice fait partie de mon groupe. La demande a été transmise directement au comité directeur. Je tenais à le préciser.
Deuxièmement, je suis surprise d’apprendre qu’une association qui invite un sénateur à faire une conférence — sur quel que sujet que ce soit — ne prenne pas en charge les frais de déplacement. Cela me surprend.
Le sénateur Tannas : Oui, je dirais que j’ai été moi aussi surpris. J’ai participé aux réunions publiques du comité par le passé où de braves sénateurs venaient présenter une demande de voyage — de façon publique — et voyaient leur demande refusée. Je ne sais pas pourquoi la pratique a changé.
Nous devons peut-être présenter une motion afin de clarifier la situation. Ce serait bien. Comme l’a fait valoir le sénateur Plett, il est trop tard pour cette fois-ci, et c’est très bien, mais nous devrions peut-être le faire pour l’avenir. Si le comité directeur croit qu’il a besoin d’orientation afin de ne pas inviter, encourager ou même accepter une demande de déplacement à l’étranger — nous avons travaillé très fort pour éviter de fermer cette porte et rendre la chose très difficile —, alors je crois que c’est ce que nous devons faire. C’est ce que je souhaite. Merci.
Le sénateur MacDonald : J’ai moi aussi quelque chose à dire à ce sujet. J’ai été surpris d’apprendre qu’une telle décision avait été prise. Lorsque je suis arrivé au Sénat, j’ai siégé au Comité de la régie interne pendant quelques années. Je ne vois rien de mal à ce que nous approuvions les déplacements si c’est approprié. Je pense que nous devrions être ouverts à cela. Je suis surpris qu’une telle demande n’ait pas été présentée à l’ensemble du comité. Nous devrions tous pouvoir en discuter, et je pense que cela doit se faire publiquement. C’est ce qui me préoccupe. Nous avons besoin de clarté et d’orientation à ce sujet. Merci.
La présidente : Merci. Avez-vous d’autres questions ou commentaires à ce sujet?
Merci. Nous en prenons bonne note.
Sénateurs, il n’y a rien que nous puissions faire à ce sujet. Nous en discuterons au comité directeur, mais je ne peux rien faire d’autre. Nous avons entendu vos commentaires. Les membres du comité directeur sont ici. Nous allons en tenir compte.
Le sénateur Plett : Je suis désolé, madame la présidente, le sénateur Tannas a laissé entendre que nous devrions peut-être présenter une motion. Le comité directeur a approuvé le déplacement. Ce même comité décidera maintenant s’il a pris ou non la bonne décision. Je pense que ses membres ont déjà décidé qu’ils avaient pris la bonne décision. Vous entendez ici des commentaires de la part du reste des membres du comité qui croient que ce n’est pas le cas.
Je ne pense pas qu’il soit approprié de simplement renvoyer la question au comité directeur pour qu’il se réunisse de nouveau à huis clos et dise : « Eh bien, nous pensons avoir pris la bonne décision. » La sénatrice Seidman était la porte-parole de ce projet de loi — et une porte-parole très compétente — et ici, un groupe de quatre ou cinq sénateurs a pris une décision.
J’ai assisté à une réunion du comité où une sénatrice avait essuyé un refus. Elle avait fait un voyage qu’elle avait dû payer de sa poche, et nous avions refusé de la rembourser. Elle a voyagé pour une question de droits de la personne qui, à mon avis, était aussi importante que celle-ci.
Pour moi, il est ahurissant que cela se soit produit. Nous allons recevoir des demandes de toutes parts pour des déplacements futurs si nous permettons à quelqu’un de voyager pour discuter d’un projet de loi. Il est très facile d’obtenir une invitation de quelqu’un pour être conférencier... Très facile.
Pourquoi le Sénat envoie-t-il une personne à Oslo, en Norvège, à titre de conférencière?
Le sénateur Quinn : Le sénateur Tannas pourrait peut-être présenter la motion à laquelle il a pensé.
Le sénateur Tannas : Je peux présenter la motion en tant que membre d’office du comité, mais je ne peux pas voter à son sujet. Je le ferais si je le pouvais. Je vais présenter la motion sur laquelle le comité s’est entendu aujourd’hui, voulant que toutes les demandes de déplacement à l’étranger de tous les sénateurs soient présentées publiquement devant l’ensemble du comité, qui devra donner son approbation.
La présidente : Merci.
La sénatrice Saint-Germain : Si je peux me permettre, j’ajouterais à cette motion — que j’appuie — qu’il faudrait établir des critères pour l’approbation de ces déplacements afin que les sénateurs puissent en tenir compte avant de présenter une demande.
Le sénateur Dalphond : À mon souvenir, la décision avait été unanime, mais je vous remercie pour les commentaires qui ont été faits. Il y a eu des commentaires. La décision n’a pas été prise aveuglément. Je crois qu’une telle motion pourrait nous donner des lignes directrices. Je ne m’y oppose pas du tout.
[Français]
Le sénateur Carignan : J’appuie l’idée d’avoir des critères, parce que quand ces exceptions surviennent, on en discute très longtemps. On pourrait gagner du temps. Ces décisions ne sont jamais intéressantes à prendre.
[Traduction]
La présidente : Le sénateur Tannas propose :
Que toute demande de déplacement à l’étranger soit présentée publiquement devant le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration et que des critères d’acceptation soient établis pour de tels déplacements.
Avez-vous des commentaires? Des questions?
Honorables sénateurs, souhaitez-vous adopter la motion?
Des voix : D’accord.
La présidente : La motion est adoptée. Avez-vous autre chose à dire, pour le bien du public?
[Français]
Nous allons maintenant suspendre brièvement la séance pour que la greffière puisse s’assurer que nous sommes à huis clos. Toutefois, avant de le faire, j’aimerais rappeler à tous que les réunions du Comité de la régie interne se déroulent la plupart du temps en public.
Ce n’est que lorsque le comité aborde abordent des sujets délicats comme les salaires, les contrats et les négociations contractuelles, les relations de travail et les questions de personnel ou de sécurité qu’ils sont examinés à huis clos. Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration veut être aussi transparent que possible sur le travail important qu’il fait.
Je demanderais à la greffière d’aviser les membres du comité lorsque nous serons à huis clos.
(La séance se poursuit à huis clos.)