LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L’ADMINISTRATION
TÉMOIGNAGES
OTTAWA, le jeudi 5 décembre 2024
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui, à 9 h 1 (HE), conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour l’étude de questions financières et administratives; et à huis clos, conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour l’étude de questions financières et administratives.
La sénatrice Lucie Moncion (présidente) occupe le fauteuil.
[Français]
La présidente : Bonjour. Je m’appelle Lucie Moncion, je suis une sénatrice de l’Ontario et j’ai le privilège de présider le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration.
[Traduction]
Avant de commencer, j’aimerais demander à tous les sénateurs et aux autres personnes qui participent à la séance en personne de consulter les cartes apposées sur la table afin de prendre connaissance des directives à suivre pour éviter les incidents de rétroaction acoustique. Veillez à toujours tenir votre oreillette éloignée de tous les microphones. Lorsque vous n’utilisez pas votre oreillette, déposez-la à l’envers sur l’autocollant placé sur la table à cet effet. Je vous remercie tous de votre coopération à cet égard.
J’aimerais maintenant faire un tour de table pour demander à mes collègues de se présenter.
[Français]
Le sénateur Loffreda : Bonjour. Tony Loffreda, du Québec.
[Traduction]
La sénatrice LaBoucane-Benson : Bonjour. Je suis Patti LaBoucane-Benson, et je viens du territoire visé par le Traité no 6 Treaty 6, en Alberta.
La sénatrice Boyer : Yvonne Boyer, sénatrice de l’Ontario.
La sénatrice Moodie : Rosemary Moodie, sénatrice de l’Ontario.
[Français]
La sénatrice Saint-Germain : Raymonde Saint-Germain, du Québec.
Le sénateur Forest : Éric Forest, de la division du Golfe, au Québec.
[Traduction]
La sénatrice MacAdam : Jane MacAdam, sénatrice de l’Île‑du-Prince-Édouard.
Le sénateur Smith : Larry Smith, sénateur du Québec.
[Français]
La sénatrice Audette : Kuei. Michèle Audette, du Québec.
Le sénateur Dalphond : Kwe. Pierre Dalphond, division De Lorimier, au Québec.
La sénatrice Seidman : Judith Seidman, du Québec.
[Traduction]
Le sénateur Plett : Don Plett. Je viens de Landmark, au Manitoba.
[Français]
Le sénateur Carignan : Bonjour. Claude Carignan, de la Belle Province.
[Traduction]
La présidente : J’aimerais souhaiter la bienvenue à tous ceux qui suivent nos délibérations partout au pays.
[Français]
Honorables sénateurs, le premier élément de notre séance publique est l’agenda consenti pour approbation. À titre de rappel, les points de l’agenda consenti ne sont pas controversés, mais nécessitent notre approbation. Pour ces éléments, une note d’information, un formulaire et d’autres documents d’appui sont soumis d’avance, mais aucune présentation n’est requise.
Pour la réunion d’aujourd’hui, nous avons dans l’agenda consenti les éléments suivants : le procès-verbal de la réunion du 31 octobre 2024 (parties publique et à huis clos), le procès‑verbal de la réunion du 21 novembre 2024 (partie à huis clos) et le contrat à fournisseur unique pour des serrures de haute sécurité.
Honorables sénateurs, avez-vous des questions ou des préoccupations sur ces éléments? N’en voyant pas, est-ce que quelqu’un peut proposer la motion suivante :
Que l’agenda consenti soit approuvé.
La sénatrice Saint-Germain propose la motion.
Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?
Des voix : D’accord.
La présidente : La motion est adoptée.
Le prochain élément à l’ordre du jour est le 37e rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités concernant le Budget principal des dépenses de 2025-2026. Le sénateur Forest, président du sous-comité, présentera le rapport. Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, et Nathalie Charpentier, contrôleuse et dirigeante principale adjointe aux finances, Direction des finances et de l’approvisionnement, l’assisteront dans cette tâche.
Sénateur Forest, vous pouvez commencer par vos remarques préliminaires.
L’honorable Éric Forest : Honorables sénateurs et sénatrices, j’ai l’honneur de présenter le 37e rapport du Sous‑comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités, portant sur le Budget principal des dépenses de 2025-2026.
Les sénateurs ont reçu la copie du rapport dans leur dossier de préparation à la réunion, donc je m’en tiendrai à l’essentiel.
Dans un premier temps, j’aimerais remercier les membres du sous-comité, qui sont les sénateurs Dalphond, Loffreda, Plett et Quinn, qui ont fait un travail sérieux pour vous présenter le budget le plus équilibré possible, budget qui a d’ailleurs été adopté unanimement par les membres du comité.
Le Budget principal des dépenses de 2025-2026 s’élevait à 139 258 436 $, ce qui représente une augmentation de 4,4 millions de dollars, ou de 3,3 %, par rapport à l’exercice précédent. De cette augmentation, 2,2 millions de dollars correspondent à des hausses de dépenses législatives non discrétionnaires. Cela inclut les ajustements liés aux indemnités et aux frais de déplacement des sénateurs, ainsi que la contribution aux avantages sociaux des employés.
Je tiens à souligner que, au cours des cinq dernières années, le Sénat a dépensé environ 86 % de son budget annuel. Le nombre de postes au sein de l’Administration du Sénat reste sous le cap des 449 employés à temps plein, tel qu’il a été approuvé par le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration. L’administration continue de chercher des gains pour améliorer l’efficience des opérations, et ce, sans compromettre la qualité des services rendus aux sénateurs et aux citoyens canadiens. Une diminution globale du budget des frais de subsistance des sénateurs de 595 000 $ par rapport à l’exercice précédent s’inscrit également dans cette optique de gestion prudente des fonds publics.
Je recommande l’adoption du rapport. Je suis disposé à répondre aux questions. Je suis accompagné de Pierre Lanctôt et Nathalie Charpentier, qui pourront répondre à vos questions plus techniques.
[Traduction]
La présidente : Merci, sénateur Forest. Avez-vous des questions ou des commentaires à adresser à nos témoins au sujet du budget?
Le sénateur Plett : Je n’ai pas de questions à poser, mais je vais demander au comité d’être indulgent en me permettant de faire quelques commentaires à ce sujet. Comme le sénateur Forest l’a déclaré, j’ai certainement participé à la préparation du rapport, et je l’ai appuyé. J’ai appuyé ce que nous avons fait.
Pendant la séance du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités, j’ai soulevé des questions concernant certains des processus que nous utilisons et la façon dont nous préparons nos budgets. Mon intervention est donc davantage liée à ces questions.
Comme la plupart d’entre vous le savent probablement, je quitterai le Sénat en mai prochain. C’est donc, selon toute vraisemblance, le dernier budget du Sénat sur lequel je voterai. J’aimerais donc formuler quelques observations à ce sujet. Après avoir passé 15 années ici, j’ai remarqué certaines tendances importantes dans la manière dont notre budget est préparé et présenté, et je voudrais faire quelques commentaires à ce sujet.
Permettez-moi tout d’abord de dire que j’ai le plus grand respect pour notre service des finances. Des professionnels y travaillent, et — au cours de la dernière année, en tout cas — j’ai vraiment aimé travailler avec eux. Ce sont eux qui préparent nos budgets. Je suis certain qu’ils sont dévoués à leur tâche, qu’ils travaillent dur et qu’ils donnent le meilleur d’eux-mêmes. Je tiens à féliciter tout particulièrement Pascale Legault, Pierre Lanctôt et Nathalie Charpentier. C’est un plaisir de travailler avec eux, car ils sont assidus et font du bon travail pour le Sénat du Canada, et je leur en suis reconnaissant. Je tiens également à indiquer clairement que je ne doute pas que tous les gestionnaires du Sénat participent pleinement à la préparation des budgets. Cependant, je crois que notre processus budgétaire présente certaines lacunes et que nous devrons y remédier le plus tôt possible, à mon avis.
Premièrement, il me semble que notre système crée une certaine distorsion liée à l’écart important qui existe entre ce qui est inscrit au budget et ce qui est dépensé. D’aussi loin que je me souvienne, nos dépenses ont toujours été inférieures à celles prévues au budget, et j’estime qu’il est tout à l’honneur des personnes responsables des dépenses que ces dépenses aient été inférieures au budget. Les membres du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités ont longuement débattu de cette question au cours de notre dernière réunion.
L’une des raisons de cet écart n’est pas imputable à nos responsables des finances, mais plutôt au fait que le Conseil du Trésor veut que nous budgétions le maximum de dépenses possibles — ou qu’il nous oblige à le faire — au lieu d’évaluer ce que seront les chiffres réels. Nous savons tous que les médias parlent de notre budget, mais pas de nos dépenses réelles. Je crois que nous devrions essayer d’avoir un budget qui reflète, autant que possible, ce que seront nos dépenses et non le pire des scénarios, car c’est ce sur quoi les médias se concentrent.
Par ailleurs, je sais que nos responsables des finances ne partagent pas toujours mon avis à ce sujet, mais j’estime qu’une sérieuse tentative de réduction du gonflement des budgets devrait faire partie du travail que le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités entreprend dans le cadre de l’examen du budget. Je crois que notre système, comme toutes les bureaucraties, peut avoir un certain penchant pour le gonflement des budgets. Comme je l’ai indiqué, cela peut être dû aux règles du Conseil du Trésor ou peut-être à une réticence à demander des fonds supplémentaires par l’intermédiaire de la procédure de financement supplémentaire. Il se pourrait aussi que ce gonflement des budgets permette de libérer des sommes du budget qui peuvent être utilisés pour financer d’autres initiatives tout au long de l’année sans avoir à demander un financement supplémentaire. Enfin, il se pourrait que le rendement des gestionnaires et leur rémunération soient évalués en fonction de la réalisation des objectifs budgétaires.
Je ne prétends certainement pas connaître toutes les réponses à ces questions, mais il est clair que notre sous-comité doit y réfléchir.
Mon deuxième argument concernant le processus budgétaire sera également contesté par certains de mes collègues du service des finances, mais je crois que je dois le faire valoir. J’estime que le processus budgétaire n’impose pas un examen approfondi de toutes nos dépenses. Nous semblons savoir, plus ou moins, que le budget de l’année précédente sert de base; c’est une évidence. Il peut à peine être réduit, voire pas du tout, et nous l’avons remarqué lors de notre réunion de la semaine dernière.
Nous pourrions partir de zéro — et je pense que nous devrions le faire — et demander à chaque service de justifier chaque dollar qu’il souhaite obtenir. Je comprends que ce travail serait très lourd et peut-être irréaliste, mais pourquoi ne pourrions-nous pas mettre en place un processus par lequel le service entreprendrait ce travail au moins tous les trois ou quatre ans?
Nous pourrions également partir des dépenses réelles, puis exiger que chaque service justifie l’augmentation des fonds demandés pour l’année prochaine par rapport au budget de l’année en cours. L’augmentation est-elle attribuable à l’inflation, ou à de nouveaux programmes? De quoi s’agit-il? Pourquoi demandent-ils des hausses de leur budget?
Dans notre système, la remise en question de toute dépense est considérée comme une attaque contre quelqu’un ou comme une menace pour la qualité du travail accompli au Sénat — ou du moins, c’est ce que cette remise en question semble être. Chers collègues, permettez-moi de m’exprimer clairement : le fait de remettre en question la nécessité d’un poste ne revient pas à remettre en question le travail acharné de la personne qui occupe ce poste. Ce n’est pas une remise en question du fait que cette personne apporte une valeur ajoutée. C’est une remise en question de la nécessité de cette dépense pour le Sénat.
Il n’y a pas de limite à la nécessité d’engager des dépenses, et je ne soutiens pas qu’il faille sabrer d’énormes sommes, mais permettez-moi de vous faire part des réflexions suivantes avant de partir. Nous devons encourager une culture de remise en question de la nécessité des dépenses. Nous devons aborder chaque dépense en nous demandant si elle est nécessaire pour que le Sénat puisse remplir son rôle. Je pense que les sénateurs eux-mêmes devraient déployer davantage d’efforts à cet égard.
Ma deuxième série de commentaires qui ont été faits porte sur les exposés que la direction a faits au Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités, ou le comité SEBS. J’aurais aimé que la directrice générale ou la greffière présente plus longuement ses objectifs globaux pour l’année suivante. J’aurais attendu de chaque service qu’il fasse de même. Seuls les services qui demandaient davantage d’argent ont fait un exposé au comité SEBS. Nos discussions étaient donc axées sur l’augmentation des dépenses, et non sur les objectifs globaux. Cela ne nous permet pas de discuter du travail de chaque service, et cela ne nous permet pas de déterminer s’il est possible de réduire les dépenses du Sénat.
Le budget est essentiellement un corollaire du plan annuel. Le fait que la discussion est presque exclusivement axée sur le budget et les augmentations de dépenses nous empêche d’avoir une discussion de plus haut niveau sur la teneur du plan pour l’Administration du Sénat dans son ensemble et pour chaque service. J’invite donc le comité SEBS à revoir la façon dont le budget est présenté.
Enfin, madame la présidente, je dois dire que je suis légèrement déçu du contenu du trente-septième rapport et de la manière dont nous devons l’examiner. Le projet de rapport a été envoyé lundi vers 14 heures. Le lundi est un jour de déplacement pour la plupart d’entre nous. J’étais à bord d’un avion jusqu’à 21 heures lundi soir. On nous a ensuite demandé de faire part de nos commentaires avant 9 heures le lendemain matin. C’est inacceptable. On ne peut pas s’attendre à ce que nous fassions cela. Cela ne nous a pas laissé le temps de consulter notre personnel ou même d’ouvrir le courriel après notre déplacement. Je crois que ces attentes à l’égard des membres du comité sont injustes.
Je suis également mal à l’aise par rapport au ton intéressé du rapport. Même si je remercie le personnel qui a travaillé à l’élaboration du budget et des préparatifs, je ne crois pas qu’il soit nécessaire de dire que leurs exposés étaient complets et ciblés — ce sont des opinions. Je ne pense pas que nous puissions dire que notre budget continue de démontrer une gestion prudente des fonds publics, et je ne pense pas que nous puissions dire le contraire.
Chers collègues, cela ressemble à un discours de la ministre des Finances. Le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités n’est pas le dirigeant principal des finances du Sénat. Ce n’est pas nous qui préparons et présentons le budget. Notre sous-comité est chargé d’examiner le budget.
Je n’approuve pas l’idée de louer ou de critiquer l’intention avec laquelle un budget a été préparé ou la question de savoir s’il atteint des objectifs nobles et subjectifs, tels que la prudence ou la rigueur, le maintien de l’excellence et l’investissement dans des services essentiels, entre autres choses. J’ai trouvé que la tentative de l’administration d’imposer une formulation au sous‑comité — en faisant l’éloge de la même administration — était pour le moins inélégante. Je pense que les sénateurs, en leur qualité de membres des comités SEBS et CIBA, sont suffisamment intelligents pour se faire leur propre opinion du budget, sans être contraints d’accepter de rendre hommage aux gens à tout bout de champ.
Madame la présidente, il est peut-être trop tard pour modifier le rapport. Si c’est le cas, permettez-moi de dire que j’aimerais que le compte rendu indique que le rapport aurait dû être adopté avec dissidence par le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités.
Pour conclure ce qui est probablement ma liste de commentaires concernant la manière d’améliorer notre processus budgétaire, en tant que membre des comités SEBS et CIBA bientôt à la retraite, j’ajouterais que je mets en garde le personnel de l’administration contre la tentation de se féliciter dans ces rapports. Je pense qu’ils devraient nous laisser les féliciter, car ils valent tous mieux que cela.
Je vous remercie de votre attention, madame la présidente.
La présidente : Je vous remercie, sénateur Plett.
Avez-vous d’autres commentaires ou d’autres questions à formuler?
La sénatrice Saint-Germain : Je mentionne très brièvement que je partage évidemment les préoccupations et les ambitions du sénateur Plett en ce qui concerne la capacité du Sénat à continuer de gérer efficacement notre budget — et même à le faire plus efficacement. Je salue également notre équipe de l’administration — M. Lanctôt et Mme Charpentier — et tous les membres de vos équipes.
En même temps, j’ai une observation à formuler. Les gens assis autour de la table — et autour de la table du Comité du règlement et peut-être d’autres comités — ont soulevé des questions et présenté des propositions qui auraient permis d’économiser l’argent des contribuables. Je pense notamment à la répartition des bureaux des sénateurs. Il serait possible de réaliser d’énormes économies si la gestion de ces bureaux était centralisée et si les sénateurs n’étaient pas libres de choisir un beau bureau, puis, deux ans plus tard, un bureau encore plus beau. Je ne crois pas qu’il s’agisse là d’une bonne gestion de l’argent des contribuables.
Nous voulions également réexaminer le calendrier des séances de comité afin de réaliser les économies les plus efficaces sans perdre la possibilité d’étudier dûment et efficacement les projets de loi.
Voilà des exemples de propositions auxquelles l’administration n’a malheureusement pas été en mesure de donner suite, parce que des gens autour de cette table ou d’une autre n’approuvaient pas ces propositions.
Comme je partage les préoccupations du sénateur Plett et que je garde également à l’esprit que les médias, comme il l’a si bien dit, ne mettront pas l’accent sur le fait que nous n’avons pas dépensé tout l’argent que nous étions autorisés à dépenser, je pense que nous devons soutenir davantage l’administration lorsqu’elle présente des propositions, faire nos devoirs et donner l’exemple des mesures que nous, les sénateurs, pourrions prendre pour mieux économiser l’argent des contribuables.
Je vous remercie de votre attention, et je précise que j’appuie le rapport.
[Français]
Le sénateur Forest : À titre de président du sous-comité, je tiens à remercier le sénateur Plett de ses commentaires. Effectivement, on dépense, bon an mal an, 86 % du budget. Ce sont les dépenses réelles et nous allons en prendre bonne note, sénateur Plett. Il est de ma responsabilité de vous dire, et ce sont mes valeurs les plus profondes, que le travail a été fait sérieusement par l’ensemble des membres du comité, avec l’appui de notre personnel de la Direction des finances, et ce, sans aucune pression. Personne ne s’est senti obligé ou n’a subi de pressions pour voter. Le budget a été adopté à l’unanimité, comme l’a indiqué le sénateur Plett. Peut-être aurait-il dû être adopté avec dissidence, mais il a été adopté à l’unanimité au moment du vote. À titre de président, je m’engage à prendre bonne note de vos commentaires, sénateur Plett. J’ai toutefois la certitude, avec tous les membres du comité, que le travail a été fait sérieusement, avec l’objectif d’avoir la meilleure gestion possible des fonds publics. Ce sont là des valeurs qui me sont fondamentales.
[Traduction]
Le sénateur Plett : Je vous remercie. Je ne veux pas insister sur cette question, qui a été soulevée surtout pour me permettre de vous faire part de mes commentaires et de mes opinions. Je ne voterai pas contre ce rapport. Soyons absolument clairs à cet égard. J’ai participé à la préparation de ce rapport; je l’ai approuvé ce soir-là, sénateur Forest, et je l’approuverai aujourd’hui.
Je voudrais utiliser un exemple particulier, parce que c’est un exemple qui préoccupe beaucoup mon cher collègue et mon fouet, à savoir la façon dont nous avons géré et continuons de gérer, par exemple, notre indemnité de subsistance. Ceux d’entre nous qui étaient présents à la réunion du comité SEBS savent que nous n’avons pas pu terminer nos délibérations pendant la première soirée parce que nous avons passé une heure ou plus à parler de cette question. Nous avons mis notre directeur des finances dans une position très délicate parce qu’il devait établir un budget en se basant sur un montant maximal que nous n’avons jamais atteint pendant toutes les années que j’ai passées ici.
Chers collègues, nous avons demandé à notre membre... je ne crois pas enfreindre les règles en discutant de ce sujet. J’espère que je ne les enfreins pas, madame la présidente.
Nous avons demandé à M. Lanctôt...
La présidente : Il se pourrait que vous les enfreigniez, sénateur, parce que ces discussions ont eu lieu à huis clos pendant la séance du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités.
Le sénateur Plett : Permettez-moi d’en parler dans des termes hypothétiques. Nous aurions pu demander à M. Lanctôt d’utiliser le budget de l’année dernière, c’est-à-dire le chiffre hypothétique de 40 000 $ d’indemnité de subsistance par sénateur. Certains sénateurs dépensaient 40 000 $, d’autres dépensaient peut-être même 42 000 $, mais la majorité des sénateurs dépensaient 25 000 $. Nous avons peut-être demandé à M. Lanctôt de nous dire combien de personnes dépensaient 25 000 $ et combien de personnes dépensaient 40 000 $, et quel était le montant total. M. Lanctôt pourrait avoir donné ou non une réponse du genre suivant : « Notre budget total s’élève à 500 000 $, et nous n’avons dépensé que 400 000 $ ». Il se pourrait que nous ayons divisé ce montant par 100 et que nous ayons déclaré que le budget devrait correspondre à ce montant.
Nous voyons maintenant dans le rapport que nous avons apporté un changement par rapport à ce que nous avions décidé précédemment, à savoir que les membres et les agents supérieurs du Sénat recevraient automatiquement une majoration, mais comme le service des finances exige que M. Lanctôt utilise le chiffre le plus élevé, M. Lanctôt ne pouvait pas dire que nous n’utilisions que ce montant d’argent. Nous allons donc inscrire ce montant d’argent au budget.
Ce que nous aurions peut-être dû faire ou non — et il est indiqué ici que nous l’avons fait —, c’est de modifier la décision, en annulant la décision du comité CIBA d’accorder 5 000 $ de plus aux agents supérieurs du Sénat. En réalité, ce n’est pas ce que nous avons fait. Nous l’avons fait ici en raison des méthodes comptables que nous devons utiliser.
Ce n’est pas la faute du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités. Ce n’est pas la faute de Pierre Lanctôt. C’est la faute de quelqu’un, quelque part — au Trésor —, qui dit que c’est ce que nous devons faire.
Je ne comprends pas, parce que nous avons un gouvernement — et ce que je vais dire est sans parti pris, car les gouvernements conservateurs font aussi des déficits, je le comprends — qui est autorisé à faire tous les déficits qu’il veut, alors que nous ne sommes pas autorisés à faire des budgets avec quelque déficit que ce soit. Cela fait en sorte que nous ne dépensons pas. Nous devons inscrire le montant prévu, mais nous ne l’utilisons pas. Cela n’est pas rapporté. Puis, Blacklock’s arrive et dit : « Vous dépensez 40 000 $ par pièce et certains d’entre vous vivent à 160 km d’Ottawa. » Eh bien, non, ils ne dépensent pas autant d’argent.
C’est l’un des problèmes dont je parle lorsque je dis qu’il en est ainsi, parce que nous ne l’avons pas fait. Ma whip est venue me voir et m’a demandé : « Pourquoi avez-vous réduit ce montant? » Nous ne l’avons pas fait. Ils m’ont répondu : « Eh bien, si, vous l’avez fait. La preuve? Lisez ceci. » Oui, c’est écrit. Sauf qu’en réalité, nous ne l’avons pas fait.
C’est l’une des choses que nous avons pris du temps à comprendre, et c’est la décision que nous avons prise en fin de compte. Je tiens à rassurer ces personnes : nos fonctionnaires savent que nous n’avons pas réduit votre budget. Vous aurez toujours le droit de réclamer exactement ce qu’il vous faut.
Je vous remercie.
La présidente : Merci, sénateur Plett. Y a-t-il d’autres questions ou observations?
[Français]
Le sénateur Forest propose :
Que le trente-huitième rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat concernant le Budget principal des dépenses pour l’exercice financier 2025-2026 soit adopté et présenté au Sénat.
Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?
Des voix : D’accord.
La présidente : La motion est adoptée.
Merci à Pierre et Nathalie.
Le prochain article à l’ordre du jour porte sur une demande de budget du Comité sénatorial permanent de la sécurité nationale, de la défense et des anciens combattants.
Le sénateur Forest, président du sous-comité, présentera le rapport.
Le sénateur Forest : Honorables sénateurs et sénatrices, j’ai l’honneur de présenter le 38e rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités, qui recommande le déblocage de fonds pour permettre à un comité d’entreprendre une mission d’étude à Mirabel, au Québec.
Le Comité sénatorial permanent de la sécurité nationale, de la défense et des anciens combattants demande 6 730 $ pour une mission d’étude d’une journée à Mirabel, dans la province de Québec, pour 12 sénateurs et 4 membres du personnel parlementaire. Cette activité est liée à leur étude sur l’approvisionnement en matière de défense et pour l’industrie de la défense.
Votre sous-comité recommande que le Comité de la régie interne approuve la demande et débloque les fonds demandés.
À moins qu’il y ait des questions sur le rapport et la demande, nous demandons votre appui.
La présidente : Avez-vous des questions ou des commentaires sur cette demande?
N’en voyant pas...
Le sénateur Forest : Je propose l’adoption du rapport.
La présidente : Merci, sénateur Forest.
Le sénateur Forest propose :
Que le trente-huitième rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat concernant la demande de budget du Comité sénatorial permanent de la sécurité nationale, de la défense et des anciens combattants soit adopté.
Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?
Des voix : Oui.
La présidente : La motion est adoptée.
[Traduction]
Le point 3 porte sur le rapport du Sous-comité sur la vision et le plan à long terme, dont nous parlerons lors de la séance à huis clos. Si vous êtes d’accord, nous allons reporter ce point à la fin de la séance publique. Merci.
Le point 4 est « Attribution de bureaux : résultat de la consultation des whips et des Leaders ». Pour ce point, Josée Labelle, directrice générale de la Direction des biens et services, se joint à nous en tant que témoin. Plus particulièrement, le sujet porte sur l’efficacité potentielle de l’attribution des bureaux.
[Français]
Merci beaucoup, madame Labelle. Bienvenue; la parole est à vous.
Josée Labelle, directrice générale, Direction des biens et services, Sénat du Canada : Je vous remercie de me donner l’occasion de présenter cette proposition et des détails supplémentaires sur ce dossier important, qui est une proposition d’efficacité en matière d’attribution de bureau pour votre considération.
Pour donner un peu contexte, en avril 2024, nous avons reçu le mandat de consulter les leaders et les whips de tous les groupes et caucus afin d’identifier des mesures d’efficience pour les déménagements des bureaux de sénateurs.
Nous pouvons confirmer que nous avons consulté tous les whips et leaders des caucus et groupes ainsi que les leaders du gouvernement et le bureau de la présidente. Afin de donner un ordre de grandeur, on peut rappeler que le comité directeur du Comité de sélection avait attribué l’année dernière 19 unités de bureau parlementaire à des sénateurs au cours de l’année. Ces attributions de bureau qui proviennent du bassin général sont au‑delà des déménagements liés aux attributions internes au sein de chaque caucus ou groupe qui sont gérées par les représentants de ces caucus et groupes. D’une manière ou d’une autre, tous les déménagements, peu importe lesquels, impliquent la même équipe du service aux locataires.
Nous sommes bien conscients que certains sénateurs considèrent que le temps d’attente pour un déménagement est long. En moyenne, on l’estime de deux à trois mois environ. En plus de tous les déménagements, cette même équipe du service aux locataires, qui comporte six personnes, gère tous les projets qui se déroulent quotidiennement dans notre portefeuille de neuf édifices. À titre de référence, l’année dernière, l’équipe a traité plus de 12 000 courriels, 850 mémos, 1 600 demandes d’accès au bâtiment, 1 150 appels et plus de 400 demandes pour 1 000 articles. Nous effectuons en moyenne 64 réaménagements par année et 11 fermetures et réfections de bureaux pour un retour aux normes.
Nous réalisons également environ 80 projets par année, qui varient entre des réparations, des enjeux liés à la santé et la sécurité, des installations en lien avec les bâtiments de base et des projets de signalisation. Nous avons mis en place plusieurs mesures pour tenter de réduire le temps d’attente, notamment les déménagements légers, une réserve de tapis sur place pour éviter les délais et ruptures de stock et une évaluation préalable des bureaux des sénateurs qui partent à la retraite. La bonne nouvelle? Nos consultations nous portent à croire qu’il y a un consensus au sein des leaders pour imposer un moratoire, par exemple pour ne permettre aucun déménagement aux sénateurs à moins de deux ans de la date de leur départ à la retraite.
Or, les leaders que nous avons rencontrés semblaient ouverts à éviter un double aménagement sur une courte période et à imposer des restrictions de déménagement en place au début du mandat des sénateurs. Nous recommandons donc d’offrir un bureau générique aux nouveaux sénateurs, ce qui leur donne six mois pour choisir leur affiliation et choisir un bureau. De plus, nous recommandons qu’après l’aménagement du bureau qu’ils ou elles auront choisi, les nouveaux sénateurs attendent une période minimale de deux ans avant un déménagement subséquent. La période de deux ans est recommandée à la suite de consultations menées avec le comité directeur.
Ces deux mesures réduiront le volume et permettront d’offrir un meilleur service aux sénateurs qui doivent déménager. Bien entendu, ces mesures ne s’appliqueraient pas aux déménagements des sénateurs en position de leader, des sénateurs qui changent de groupe ou des sénateurs qui ont besoin de mesures d’adaptation spéciales.
Nous recommandons que ces mesures soient approuvées et communiquées. Sur ce, je vous remercie de l’attention que vous porterez cette proposition.
La présidente : Y a-t-il des questions ou des commentaires?
La sénatrice Saint-Germain : Je vous remercie de la consultation et du rapport. Voici un élément que j’avais en tête. On laisse deux mois aux sénateurs qui quittent le Sénat — je pense à ceux qui prennent leur retraite ou démissionnent —, mais en cas de décès en cours de mandat, ce serait différent. Si je comprends bien, il faut un autre mois au minimum avant que le bureau du sénateur qui l’a quitté soit disponible.
Cela veut donc dire trois mois après la date de la retraite ou de la démission d’un sénateur. Ces délais ne pourraient-ils pas être raccourcis?
Mme Labelle : Je vous remercie de la question. Vous avez bien raison; pour la date anticipée de retraite, on prévoit exactement deux mois avant d’aller dans le bureau et de faire des travaux. L’idée de l’efficience que nous mettons en place, c’est que l’équipe de gestion au service aux locataires soit en contact avec le sénateur ou la sénatrice qui prendra prochainement sa retraite pour voir s’il y a des inspections ou des évaluations visuelles à faire pendant la période de deux mois, ou même avant leur départ à la retraite.
On est en mesure de mieux anticiper les travaux à faire. Cela n’élimine pas toutes les surprises, mais cela nous aide à voir s’il y a des travaux à faire, comme des tapis ou des tuiles de plafond à changer ou des réparations à faire sur les murs. On demande aussi au sénateur ou à la sénatrice qui n’anticipe pas de prendre les deux mois au complet si l’on peut obtenir une notification formelle pour nous autoriser à aller de l’avant et à avoir accès au bureau après un mois. On met ensuite à jour notre liste de bureaux vacants et on la redistribue à tous les groupes et caucus pour les informer. Nous tentons donc d’être plus proactifs à cet égard pour effectuer les travaux et les planifier en conséquence dès que le sénateur ou la sénatrice quitte son bureau.
En ce qui a trait à la période de deux à trois mois, cela varie en fonction des travaux à faire dans le bureau. Par exemple, si l’on soulève le tapis et que l’on constate une infiltration d’eau, cela représente une surprise que nous n’aurions pas pu anticiper visuellement. Cela prolonge les délais; on tente d’être proactif et de l’annoncer aux futurs occupants. C’est là le genre de surprise qu’on peut difficilement anticiper à cet égard.
La sénatrice Saint-Germain : J’ai une question supplémentaire. L’idée que tous les bureaux retournent à une réserve centrale et qu’on les assigne aux sénateurs suivants conformément à certains critères n’a pas été retenue ou acceptée?
Mme Labelle : Le concept de consultation était toujours que chaque caucus avait son propre bassin de bureaux, mais les efficacités se trouvaient au sein des déménagements. Voici le raisonnement : souvent, une sénatrice ou un sénateur nouvellement nommé au Sénat arrive, on lui fait visiter des bureaux, il ou elle choisit un bureau qui devient son bureau permanent. Cependant, il y a souvent un déménagement de deux à quatre mois plus tard. Chaque déménagement a un effet domino. Quand un bureau se libère, on le remet aux normes, puis quelqu’un d’autre déménage, on fait de même et ainsi de suite. On voit rarement un seul déménagement en silo; on en voit deux ou trois.
La sénatrice Saint-Germain : J’ai bien compris, merci.
La présidente : Y a-t-il d’autres questions ou commentaires? Je n’en vois pas.
[Traduction]
J’aurais besoin que quelqu’un propose la motion suivante :
1. De modifier les Principes directeurs concernant l’attribution des bureaux de sénateurs de manière à inclure les éléments suivants :
a. Que les sénateurs nouvellement nommés se voient attribuer à leur arrivée une unité de bureaux générique (non personnalisable), pour une durée maximale de six (6) mois;
b. Qu’au cours des six premiers mois, le sénateur choisisse un UBP, étant entendu qu’un (1) seul déménagement de bureau sera autorisé au cours des deux (2) premières années de son mandat;
c. Que les sénateurs qui sont à moins de deux (2) ans de la date de leur départ à la retraite demeurent dans leur bureau jusqu’à leur retraite; et
d. Les restrictions énumérées ci-hauts ne s’appliquent pas dans le cas de besoin en matière de santé et sécurité, d’un sénateur qui change d’affiliation ou d’un sénateur qui est nommé à un poste de leader ou qui cesse d’occuper un tel poste.
2. Que la version finale des Principes directeurs concernant l’attribution des bureaux de sénateur soit publiée dans le Portail de bureau sur IntraSen.
Il nous faut quelqu’un pour proposer la motion. Avez-vous une question?
Le sénateur Plett : Oui, j’en ai une.
La présidente : Avant cela, sénateur, puis-je avoir quelqu’un pour proposer la motion?
Le sénateur Carignan : Je propose la motion.
La présidente : Merci, sénateur Carignan. Allez-y, sénateur Plett.
Le sénateur Plett : Pendant que vous arriviez à la fin de la motion, quelque chose m’est venu à l’esprit : le changement d’affiliation. S’il s’agit de nos bureaux parlementaires, et non de nos bureaux de direction, quelle différence notre affiliation fait‑elle? Nous n’obtenons pas de bureaux en fonction du caucus auquel nous sommes affiliés. Si je suis dans l’édifice de l’Est et que je change d’affiliation, pourquoi faudrait-il que j’obtienne un nouveau bureau à cause de cela? Je ne comprends pas. J’ai peut‑être mal compris comment vous avez lu la motion.
Mme Labelle : Merci de votre question, sénateur Plett. Vous n’auriez pas nécessairement à changer de bureau. Ce n’est que dans la possibilité où le nouveau caucus ou groupe auquel vous vous joignez vous offrirait un bureau différent ou un bureau qui soit plus près de quelqu’un en particulier dans l’édifice, par exemple. Sinon, si vous changez d’affiliation, le bureau deviendra le bureau de ce bassin particulier.
Le sénateur Plett : D’accord, il y a donc toujours des bassins distincts. Si c’est un bureau conservateur, il reste un bureau conservateur, c’est bien ce que vous dites, madame Labelle?
Mme Labelle : Si vous êtes un sénateur conservateur et que vous décidez de changer d’affiliation, mais sans choisir de bureau, le bureau que vous occupez actuellement passerait dans le bassin de votre nouvelle affiliation.
Le sénateur Plett : Je m’excuse, mais je suis perdu. Ce n’est pas la première fois que j’entends le rapport, mais je suis vraiment perdu.
Il est très clair qu’auparavant, chaque caucus était responsable de ses bureaux. Nous avions un système qui disait que si un sénateur démissionnait, prenait sa retraite ou autre, et que son bureau devenait vacant, un groupe parlementaire était responsable de ce bureau et pouvait le prêter à une autre personne. Lorsque cette personne partait, l’accord tacite était que le bureau revenait dans le bassin de bureaux de ce caucus.
Je croyais que nous avions mis fin à cette pratique, mais ce rapport me donne l’impression que nous y revenons. Je ne vois pas le bien-fondé de cette recommandation du rapport — que si vous changez d’affiliation, vous avez le droit de déménager dans un autre bureau, mais pas si vous ne changez pas d’affiliation. Cela n’a aucun sens. Vous ne pouvez pas être plus efficace ou moins efficace en tant que sénateur du Groupe des sénateurs indépendants arrivé du Groupe des sénateurs progressistes que si vous restez dans ce dernier. Au Sénat, nous avons des sièges, mais cela n’est pas le cas pour les bureaux.
En quoi cela est-il pertinent?
La présidente : Puis-je demander à Mme Legault de répondre à cela?
Pascale Legault, dirigeante principale des Services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration : Fondamentalement, si un sénateur qui était avec les conservateurs, par exemple, décide de se joindre au Groupe des sénateurs canadiens, cela signifie que les conservateurs perdent un membre et un bureau de leur bassin. Cependant, ils peuvent décider que le bureau dans lequel le sénateur se trouvait — le sénateur qui a décidé de rejoindre le Groupe des sénateurs canadiens — est celui qu’ils laisseront partir. Dans certains cas, il pourrait s’agir d’un bureau que les conservateurs souhaitent garder, car il fait partie de leur bassin. Dans ce cas, nous vous donnerions un autre bureau.
Il n’existe actuellement aucune règle sur la manière de procéder. Il s’agit donc d’une négociation.
Si nous voulons supprimer cette règle et dire que dès qu’un sénateur quitte un groupe ou un caucus pour en rejoindre un autre, le bureau qu’il occupe devient un bureau du nouveau groupe, il serait possible de le faire. Nous avons prévu cette exception parce que c’est la manière dont les choses sont gérées actuellement. Il reste que, encore une fois, la question est entre vos mains, sénateurs. Êtes-vous d’accord pour modifier la pratique actuelle?
Le sénateur Plett : Je ne suis pas à l’aise avec cette idée. Je ne dis pas que je vais voter contre quoi que ce soit. Cela n’aura probablement aucune incidence sur moi. Néanmoins, d’après ce que je lis en tant que chef du caucus conservateur et en consultation avec ma whip, si une autre personne décidait de siéger au sein du Groupe des sénateurs canadiens plutôt qu’avec nous, nous devrions en outre être en mesure de l’expulser de ce bureau. Je ne pense pas que nous puissions le faire. Le pouvons‑nous?
Mme Legault : Oui, vous pouvez le faire.
Le sénateur Plett : Donc, si le sénateur Carignan décide de faire l’impensable, je peux lui enlever son bureau.
Le sénateur Carignan : Ne vous inquiétez pas de cela.
Mme Legault : Oui, c’est ce que permet cette exception.
Le sénateur Plett : Merci beaucoup.
La sénatrice Saint-Germain : Merci, sénateur Plett, d’avoir soulevé cette question, car c’est un point important.
J’ai maintenant une question. En ce qui concerne la règle de ne plus bouger une fois passée la durée minimum de deux ans, cette règle aurait-elle priorité sur les changements dans la composition du caucus? Par exemple, si un membre du Groupe des sénateurs canadiens se joint aux conservateurs après avoir déménagé trois mois auparavant dans un bureau du Groupe des sénateurs canadiens, aurait-il la priorité pour déménager dans un bureau assigné aux conservateurs? La règle des deux ans...
Mme Legault : La réponse est non.
La sénatrice Saint-Germain : La réponse est « non ». Il devra rester au moins deux ans dans son bureau? D’accord, merci.
La présidente : L’autre chose que vous devez prendre en considération, c’est la possibilité de revenir à la décision du sénateur Plett, qui veut que si un bureau appartient au caucus conservateur et que ce dernier expulse le sénateur qui l’occupe, ledit bureau retourne au bassin général si, dans les deux mois, personne ne l’occupe.
La sénatrice Saint-Germain : Donc, le nouveau venu chez les conservateurs qui aurait quitté le Groupe des sénateurs canadiens devra rester au moins deux ans dans le bureau du Groupe des sénateurs canadiens qu’il occupe à ce moment-là. C’est ce que je veux clarifier, parce que l’administration pourrait avoir des problèmes d’interprétation si nous ne sommes pas clairs. Pour moi, la clarté est essentielle, même pour les politiques.
La présidente : Je voudrais revenir sur ce que je disais. Si les conservateurs veulent que ce bureau soit donné à l’un de leurs membres, le sénateur qui a quitté leur caucus n’a pas les deux ans. C’est dans cette situation que cela pourrait se produire.
La sénatrice Saint-Germain : Je suis désolée, mais pour revenir à ce que le sénateur Plett a dit au début, nous devons être plus efficaces et trouver des moyens d’économiser de l’argent. En voici un. Le minimum de deux ans dans votre bureau — que vous passiez à un autre groupe ou non — devrait avoir priorité.
Je fais cette proposition pour qu’elle soit clarifiée.
[Français]
Le sénateur Carignan : Je vais faire un peu d’histoire, si je peux.
C’était plus vrai auparavant, mais aujourd’hui, on comprend qu’il y a des caucus ou d’autres façons de vous regrouper, soit en fonction de vos affinités ou autres. L’idée, c’était de mettre ensemble les gens qui sont regroupés. Donc, auparavant, évidemment, il y avait les libéraux, les conservateurs et les indépendants, et on s’assurait de ne pas avoir, par exemple, un libéral au centre du bassin des conservateurs à cause de secrets, de questions de confidentialité des échanges et des types de rencontres. C’est donc la raison pour laquelle cette règle a été mise en place; on essayait de regrouper les différents bureaux par caucus ou par partis pour éviter cette situation.
C’est sûr qu’il y a plusieurs groupes et que cela complique un peu la situation, mais l’historique de cela, c’est cette situation.
La sénatrice Saint-Germain : Je comprends très bien, mais il est clair que la règle visant à interdire un déménagement après un minimum de deux ans dans le même bureau est ainsi totalement affaiblie. C’est tout à fait clair.
La présidente : Effectivement. L’idée est de conserver les privilèges des différents groupes en raison de ce qui a été édicté dans la règle. Ce serait beaucoup plus facile pour l’administration, lorsqu’un bureau devient vacant, qu’il tombe dans le bassin général et qu’il puisse être remis à quiconque. Toutefois, en prenant en considération le commentaire du sénateur Carignan, cela vient expliquer la situation.
La sénatrice Saint-Germain : J’ai en tête un sénateur qui a quitté le GSI pour le GSC; nous lui avons laissé son bureau parce que nous étions soucieux d’économiser les fonds publics. Je ne crois pas que ce soit un problème existentiel fondamental pour ce sénateur, dont les bureaux voisins sont des collègues du GSI et quelques conservateurs qui ne sont pas très loin non plus.
Ne racontons pas d’histoires à la population en lui laissant croire qu’on vient de resserrer les règles si l’on fait cette brèche majeure dès que nous souhaitons mettre en œuvre cette politique. Moi, je souhaite que l’on fasse une clarification.
[Traduction]
La sénatrice Moodie : Cette discussion me laisse perplexe, car j’entends plusieurs choses. L’une d’elles est qu’après deux mois, si ce bureau n’est plus occupé, il quitte le bassin de bureaux du caucus et passe au bassin général. Pour moi, cela signifie qu’il n’y a plus de bassins de caucus et que, dans les faits, les bureaux retournent au bassin général s’ils ne sont pas utilisés par un caucus dans les deux mois. Il existe un mécanisme permettant de les rapatrier. Nous avons donc modifié l’idée selon laquelle les biens immobiliers du Sénat appartiennent à des groupes parlementaires particuliers. Nous l’avons effectivement modifiée.
Deuxièmement, l’argument de longue date selon lequel il y a un risque « géographique » à avoir des bureaux mixtes de libéraux à côté de bureaux du Groupe des sénateurs canadiens ne s’applique plus. Je crois qu’on peut dire qu’il y a quatre groupes et que nous sommes assez bien répartis entre les quatre. Nous siégeons ensemble au Sénat. C’est logique, mais quels problèmes de confidentialité ou de sécurité pourrait-il y avoir au fait d’être assis à côté d’un sénateur d’un autre groupe? Je pense qu’il s’agit d’une idée obsolète qui nous vient d’une époque ancienne et qui doit changer. Je suis désolée. J’envisage les choses avec un regard neuf.
Je pense que la dernière chose, c’est que nous devons être beaucoup mieux organisés dans notre façon d’envisager les choses. Si nous établissons des règles générales — et c’est bien ce que nous faisons présentement —, nous devons nous y tenir. Il ne faut pas que d’autres choses interviennent et viennent saper ces règles.
La présidente : Je vous remercie.
La sénatrice Seidman : J’aimerais continuer à clarifier les choses un peu plus. Je crois que notre expérience des derniers mois nous en montre la nécessité. Lorsque nous parlons de changement d’affiliation, nous parlons d’une situation particulière, mais permettez-moi de clarifier la règle générale en vertu de laquelle nous fonctionnons. Je pense qu’elle correspond dans une certaine mesure à ce que la sénatrice Moodie vient de dire. La façon de faire qui s’applique actuellement et qui s’appuie sur une pléthore de cas, c’est qu’un sénateur qui prend sa retraite, par exemple, a deux mois pour quitter son bureau. Ensuite, si personne dans le caucus ou le groupe d’appartenance du sénateur ne veut de ce bureau, ce dernier retourne au bassin central. Le délai est très court. Je crois que c’est deux semaines. C’est ainsi que je comprends la règle actuelle.
Madame Labelle, pourriez-vous clarifier cela pour nous?
Mme Labelle : La distinction ici, c’est que nous avons un rapport sur un bureau vacant. Or, nous anticipons des mois et des mois d’avance le départ à la retraite des sénateurs. Tout le monde est donc au courant que tel ou tel bureau deviendra vacant à telle ou telle date. En outre, le sénateur qui prend sa retraite dispose de deux mois pour quitter son bureau. Les gens recevront donc au moins quatre ou cinq mois d’avance le rapport les informant de l’éventuelle vacance du bureau. Cela donne aux représentants de chaque groupe parlementaire la possibilité d’entrer en contact avec les membres et de discuter d’un possible intérêt pour ledit bureau.
Une fois la période de deux mois écoulée, nous entrons dans le bureau et nous nous mettons à l’ouvrage. Une fois le travail terminé, le bureau est considéré comme vacant et prêt à être visité si personne n’a manifesté d’intérêt. Deux semaines plus tard, le bureau retourne au bassin général.
Je dirais que lorsqu’un sénateur prend sa retraite, de nombreux mois peuvent s’écouler au cours desquels on aura pu établir si le bureau suscite un quelconque intérêt au sein du groupe parlementaire. Les membres de ce dernier auront beaucoup de temps pour y penser.
Pour répondre à l’observation de la sénatrice Moodie, chaque étage de chaque édifice compte des sénateurs de chacun des caucus, et cela a toujours été le cas.
La sénatrice Seidman : Je vous remercie. Je pense que c’est très utile. Ce que je veux dire ici, c’est que je n’essayais pas nécessairement de parler de la question de savoir si c’est deux mois ou quatre mois. Le problème, c’est que le bureau retourne au bassin central. Je pense que c’est la question dont nous essayons de discuter ici. Il y a un bassin central.
Il ne s’agit pas de dire qu’un bureau est la propriété d’un groupe ou d’un caucus donné pour l’éternité. Ce n’est pas ainsi que cela fonctionne. Je pense que nous devons être très clairs à ce sujet. Il y a un délai — quel qu’il soit — durant lequel le caucus ou le groupe peut continuer à revendiquer ce bureau parce que quelqu’un de son groupe veut l’utiliser. Après cela, si ce caucus ou ce groupe dit que personne n’utilise le bureau, désolé, ce dernier est rendu au bassin central. Telle est la règle actuelle. Nous devons nous assurer que c’est bien la règle que nous maintenons ici.
La présidente : C’est la règle que nous maintenons, et l’observation de la sénatrice Saint-Germain, c’est que cela ne devrait pas être le cas et que le bureau devrait retourner à un bassin général et que nous ne devrions pas avoir ce genre de négociations. Cela nous ramène à l’observation qui a également été formulée sur la question de savoir si un sénateur qui quitte un groupe ou un caucus quitte le bureau ou si ce bureau appartient au caucus auquel il a été affecté. C’est là que le bât blesse.
[Français]
Le sénateur Carignan : Selon ce que je comprends, c’est un nouveau coût de plus qui existait peu ou n’existait pas avant, parce qu’il n’y avait pas de changement d’affiliation dans le temps. On ne voyait pas un libéral se joindre au caucus conservateur et vice versa. C’était très rare, donc ces situations se produisaient très peu. Toutefois, avec le nouveau Sénat, vous changez d’affiliation selon le vent, donc cela se produit beaucoup plus souvent et cela amène des coûts supplémentaires. C’est ce que je comprends.
La sénatrice Saint-Germain : Notre nouveau Sénat a entraîné aussi des départs du caucus conservateur en nombre assez important pour entraîner des coûts.
Afin de prévenir certains coûts, j’insiste pour que le déménagement d’un sénateur ne puisse se faire d’un bureau à l’autre avant un minimum de deux ans, y compris si le sénateur change d’affiliation.
Le sénateur Carignan : Je crois qu’il faut vous discipliner.
La sénatrice Saint-Germain : Vous aussi.
Le sénateur Carignan : Nous, on ne change pas.
La présidente : Avant que cela dégénère, vous avez entendu la proposition de la sénatrice Saint-Germain.
Le sénateur Dalphond : J’ai une question.
Je voudrais comprendre ce qui appartient à un groupe. En général, les gens qui sont ici depuis plus longtemps que d’autres ont eu les meilleurs bureaux, en raison de règles plus anciennes. C’est la logique. Cela a bougé, ils montent dans l’échelle et ils arrivent dans les plus beaux et grands bureaux de l’édifice de l’Est, avec des suites immenses, etc. Je ne veux pas enlever au sénateur Carignan l’extrêmement belle suite qu’il a, là n’est pas la question.
Le sénateur Carignan : Je suis dans un bâtiment vétuste.
Le sénateur Dalphond : Le sénateur Oh était dans l’édifice de l’Est au deuxième étage. Il avait un très beau bureau. Est-ce que ce bureau continue d’appartenir au caucus conservateur ou ce bureau retourne dans le bassin général et tous les sénateurs peuvent l’avoir?
S’il continue d’appartenir au caucus conservateur, il peut y avoir des déménagements au sein du caucus conservateur d’un sénateur qui est dans l’édifice Victoria et qui veut aller dans l’édifice de l’Est. Je ne suis pas nécessairement contre cela. Je veux que l’on comprenne. Il n’y a pas tant de changements d’affiliation dans une année. Il y en a beaucoup s’il y en a un ou deux. Des retraites, il y en a 10 à 12 par année. C’est ce qui fait que nous avons souvent des bureaux vacants. Ceux qui prennent leur retraite à 75 ans et qui ont été nommés 10, 15 ou 20 ans auparavant ont les plus beaux bureaux. Je veux comprendre ceci : le plus beau bureau qui devient vacant après la retraite d’un sénateur reste-t-il dans le patrimoine du groupe auquel appartenait le sénateur, ou revient-il automatiquement dans le bassin général? C’est pour cette raison qu’il y a le plus de déménagements, ce n’est pas à cause des sénateurs qui changent d’affiliation. Il n’y en a pas tant que cela.
La présidente : Si je comprends bien, on semble être d’accord pour proposer qu’une fois que la période de deux mois et deux semaines est écoulée, les bureaux retournent dans le bassin général et on simplifie le processus.
Le sénateur Carignan : Peut-on savoir combien il y a de changements d’affiliation? J’en ai vu trois le mois dernier. On en reçoit un par semaine.
Le sénateur Dalphond : Ce ne sont pas des changements d’affiliation; ce sont des annonces de sénateurs non affiliés qui se joignent à un groupe de sénateurs.
Le sénateur Carignan : Donc, ils s’affilient jusqu’à ce qu’ils se désaffilient.
Le sénateur Forest : Il y en a beaucoup moins.
Si je comprends bien, si on veut maintenir et renforcer l’application de la règle pour éviter les déménagements, un membre du groupe concerné aura une période de deux mois, après le départ d’un sénateur, pour faire part de son intention d’occuper le bureau vacant. Toutefois, s’il s’agit d’un sénateur dont le dernier déménagement a eu lieu dans un délai de moins de deux ans, il ne pourra pas changer de bureau?
La présidente : C’est exact, même s’il change d’affiliation.
Le sénateur Forest : Donc, pour les deux premières années, si j’ai à choisir un bureau, peu importe ce qui arrive, je ne peux pas changer de bureau même si je change d’affiliation?
La présidente : C’est exact.
Le sénateur Forest : Même si mon groupe m’offre un nouveau bureau qui vient de se libérer, je dois rester au moins deux ans dans mon bureau actuel?
La présidente : C’est exact. C’est la nouvelle règle que l’on propose.
Mme Legault : Ce n’est pas ce qu’il y a dans les règles.
La présidente : Il y a un autre problème. J’ai pratiquement peur de vous le mentionner. Pour les sénateurs qui sont sénateurs depuis plusieurs années et qui voient un beau bureau se libérer, ils voudront occuper ce nouveau bureau. C’est là que l’effet domino commence : le beau bureau s’étant libéré, un sénateur change de bureau, car il occupe son bureau depuis plus de deux ans, un autre sénateur voit ce nouveau bureau libre et déménage à son tour. C’est l’effet domino que cela crée.
[Traduction]
Nous ne sommes pas très présents dans nos bureaux, et en raison de la façon dont les choses sont structurées en ce moment — nos bureaux étant situés à l’extérieur de l’édifice du Sénat du Canada —, j’ai un peu de mal à croire que nous allons changer de bureaux de la sorte. Encore une fois, tout dépend des préférences des sénateurs quant à l’aménagement de leur bureau. Je trouve un peu inhabituel qu’il y ait autant de déménagements parce qu’on aime mieux tel ou tel bureau ou parce que la vue dans tel ou tel autre est meilleure. Je ne crois pas que je passe deux heures par jour à mon bureau. Il y a des jours où je ne peux même pas y aller. Je trouve un peu difficile d’avoir autant de règles sur quelque chose qui devrait être simplifié.
Dans cette optique, pouvons-nous simplifier le processus et examiner la pratique actuelle? Nous conservons la période de deux mois et deux semaines pour que les groupes décident s’ils veulent ou non garder un bureau, après quoi le bureau vacant tombe dans le bassin général, et cela ne nous pose pas de problème. C’est déjà ce que prévoit la règle. Cela vous convient‑il?
Des voix : D’accord.
La présidente : C’est noté. Il s’agit d’une motion qui nous a été présentée. Très bien. Après cette longue discussion, êtes-vous tous en faveur?
Des voix : D’accord.
La présidente : Merci, chers collègues. La motion est adoptée.
[Français]
Je vous remercie, mesdames Labelle et Cowley.
Le prochain élément est la feuille de route de 2025-2029 pour la Direction des services d’information. Cet article est pour information seulement. Je demande à David Vatcher, dirigeant principal de l’information, Direction des services d’information, et Marie-Jules Morris Bourgouin, conseillère principale, Planification des activités des services d’information, de se joindre à nous en tant que témoins. Comme d’habitude, cette présentation sera suivie d’une période de questions.
Monsieur Vatcher, vous pouvez commencer votre présentation.
David Vatcher, dirigeant principal de l’information, Direction des services d’information, Sénat du Canada : Je vous remercie, madame la présidente. Bonjour. Kwe. Je vous remercie de nous permettre de vous présenter notre feuille de route de la gestion de l’information (GI) et des technologies de l’information (TI) au Sénat pour les quatre prochaines années. Notre feuille de route représente les meilleures pratiques de bonne gouvernance. Nous sommes heureux de la partager avec vous à titre d’information. Donc, il n’y aura aucune décision à prendre ni demande de fonds ce matin.
C’est dans la nature des TI d’implanter continuellement des changements. La feuille de route permet de porter un regard sur nos plans, alors que nous préparons le travail des prochaines années. Cela permet également de montrer que la direction n’improvise pas. Cette pierre angulaire est basée sur le passé et le présent de la GI et des TI au Sénat. Cependant, elle permet tout de même de s’adapter aux réalités changeantes auxquelles nous sommes confrontés. Ce document stratégique permet d’économiser des ressources en évitant des pièges et des impasses technologiques. La Direction des services d’information reste concentrée sur les services offerts aux sénateurs et au Sénat en utilisant des solutions technologiques efficientes, modernes et sécuritaires. La feuille de route est alignée au plan stratégique du Sénat et cherche à renforcer des services en GI et en TI.
Notre mandat demeure inchangé. Cette stabilité est un attribut qui nous permet de continuer d’offrir des services et du soutien constants aux sénateurs et au Sénat. Nous nous engageons à faire notre part pour aider le Sénat à atteindre ses objectifs, et nous nous appuyons sur les meilleures pratiques du secteur pour nous aider dans cette tâche.
Le budget de la DSI a augmenté de manière significative au cours des dernières années. Même si l’inflation y est pour beaucoup, nous continuons à faire des choix éclairés qui visent la réduction des coûts lorsque c’est possible et à éviter des coûts dans d’autres cas.
La feuille de route est basée sur cinq priorités stratégiques qui nous permettent de catégoriser nos efforts.
Si on regarde les résultats des dernières années, les avancées dans l’adoption de l’infonuagique de sécurité et la gestion du cycle de vie représentent des succès importants et apportent une fiabilité opérationnelle au Sénat. Des décisions prises lors de la dernière itération ont permis au Sénat d’augmenter sa flexibilité relative au télétravail. Cette adaptation, qui a été déterminante pour la poursuite de nos activités, facilitera grandement nos projets futurs, comme l’hébergement de bureaux pour nos employés.
Nous avons cinq priorités stratégiques, que vous voyez à l’écran. Nous allons en discuter très rapidement.
Tout d’abord, la DSI reste concentrée sur la responsabilité financière et les investissements à impact. Afin de définir un milieu de travail efficient et moderne au Sénat, nous prévoyons d’améliorer la technologie du lieu de travail du Sénat par le biais d’initiatives, y compris l’hébergement des bureaux et des stationnements afin d’optimiser les ressources disponibles. Nous redéfinirons les stratégies d’impression au sein de l’Administration du Sénat et explorerons le potentiel de l’intelligence artificielle pour soutenir les opérations.
Nous nous concentrerons sur l’amélioration de l’accessibilité sur toutes les plateformes du Sénat et offrirons davantage d’options en libre-service. Nous allons optimiser les services et l’évolution de nos outils. Nous prévoyons donc de mettre à jour certains logiciels développés à l’interne, comme Iris, ainsi que des logiciels commerciaux. Nous commençons avec Windows 11, la base de nos outils, qui est actuellement en déploiement.
Nous allons assurer la continuité des affaires au moyen de la gestion responsable des infrastructures. Le cycle de vie planifié des actifs multimédias, de réseautique et de télécommunication est central à la poursuite et à la fiabilité des opérations du Sénat. La mise en place d’un centre de données distant et l’utilisation stratégique de ressources infonuagiques permettront d’accroître la redondance et la disponibilité de nos systèmes.
Améliorer la sécurité de la GI et de la TI est, une fois de plus, au cœur de nos préoccupations. Nous réviserons et renouvellerons le plan de cybersécurité et mettrons en œuvre des partenariats avec des entités externes spécialisées dans la cybersécurité. Nous maintiendrons nos politiques en sécurité des TI et de gestion de l’information et mettrons à jour nos plans de reprise après sinistre.
Nous comptons également développer notre personnel. Le personnel dévoué de la DSI fait toute la différence. Une partie importante de nos plans est de pouvoir continuer de compter sur un personnel formé qui poursuivra son travail de vigie technologique. La DSI s’est engagée à développer l’expertise de son personnel dans les technologies émergentes, comme l’intelligence artificielle, l’infonuagique et les pratiques d’automatisation.
Cette diapositive présente un calendrier des principaux projets pour les cinq prochaines années.
Nous avons différencié visuellement les projets en fonction de leur statut d’approbation et nous avons inclus des ordres de grandeur de coûts anticipés. Encore une fois, il s’agit d’estimations et nous ne demandons pas d’approbation ni de fonds aujourd’hui. Tous les projets et initiatives nécessitant un financement seront abordés par l’intermédiaire de notes d’information ou dans des capsules du Budget principal des dépenses.
J’espère que cette présentation vous aura éclairés sur nos projets d’avenir. Il est important pour moi, même si certaines parties de la feuille de route peuvent sembler très techniques pour certains, que vous sachiez que nous avançons de manière financièrement responsable dans l’ordre et la mesure et que, sauf pour des événements imprévus, nous continuerons de tenir nos promesses.
Sur ce, Marie-Jules et moi serons heureux de répondre à vos questions. Meegwetch.
La présidente : Merci, David.
[Traduction]
Je pense que l’exposé que vous venez de faire correspond à la demande que le sénateur Plett a présentée au Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités pour obtenir une mise à jour sur ce qui s’en vient au cours des prochaines années. Je pense que l’exemple que vous donnez est de très bon augure.
Y a-t-il des questions ou des commentaires?
[Français]
Le sénateur Forest : Merci pour la présentation. C’est fort intéressant comme perspective. Je pense qu’il y a une préoccupation d’avoir autant le matériel que les logiciels et le personnel qui sont vraiment à jour. J’aurais aussi aimé voir une préoccupation visant à mettre à niveau les sénateurs — nous — qui utilisent l’ensemble de ce système. On veut que le Sénat soit plus efficient dans son ensemble. Je parle pour moi et non pas pour mes collègues, qui doivent tous être à la fine pointe de la technologie, mais je pense que souvent, on n’utilise pas pleinement tout le potentiel des ressources. J’aurais aimé voir, dans votre plan stratégique, cette préoccupation qui figure dans le cadre de votre mission globale. Je suis convaincu que vous êtes préoccupé, mais on ne le voit pas dans la stratégie.
M. Vatcher : Merci pour votre commentaire, sénateur.
Le sénateur Forest : En passant, les mentions « EF 2024-25 » dans vos projets, ce n’est pas pour « Éric Forest »?
M. Vatcher : Non. J’aurais dû dire oui.
[Traduction]
Le sénateur Boehm : Je vous remercie de votre exposé, monsieur Vatcher. Je pense que c’est une très bonne idée de nous présenter des mises à jour de temps en temps. J’appuie donc volontiers cette démarche.
Pour ma part, je suis parfois un peu frustré parce qu’il y a deux interfaces. Le système, c’est Microsoft. Nous sommes toutefois nombreux à utiliser des produits Apple parce qu’ils sont plus petits, plus légers, plus rapides ou peu importe, et le mariage entre les deux n’est pas très facile. Par exemple, je ne peux pas utiliser Unit4 sur mon iPad si je veux faire des tâches administratives. Cela signifie que je dois me rendre à mon bureau et utiliser mon ordinateur portable, qui est beaucoup plus lourd, en le branchant aux écrans qui se trouvent sur place. Je me demande simplement s’il y a du nouveau de ce côté-là.
Ma deuxième question porte sur l’utilisation de SharePoint. J’ai découvert que lorsque nous faisons parfois des choses avec l’autre endroit — autrement dit, lorsque les députés et les sénateurs voyagent —, les documents SharePoint qui sont fournis par la Direction des affaires internationales et interparlementaires peuvent être lus par les députés, mais ils ne semblent pas fonctionner sur notre système. Je ne sais pas si je suis le seul à éprouver cette difficulté ou s’il s’agit d’un problème généralisé. Je me demande si, dans votre approche de modernisation, vous envisagez en quelque sorte de combiner les deux.
M. Vatcher : Merci beaucoup de votre question, sénateur. Tout d’abord, en ce qui concerne Unit4, je vais devoir en vérifier la compatibilité avec les iPad. Je sais que tous nos systèmes utilisent Microsoft Windows, et le Sénat peut ainsi embaucher des professionnels pour vos bureaux et l’administration, car il s’agit du système informatique le plus courant et le plus répandu. Je vais donc me pencher sur la question concernant Unit4.
Nous utilisons SharePoint pour les sites de collaboration des bureaux des sénateurs et nos propres sites Jade au sein de l’administration. Je vais devoir communiquer avec vous, sénateur, au sujet des problèmes que vous avez pu rencontrer. Je sais que la Direction des affaires internationales et interparlementaires relève de la Chambre des communes et, s’il y a un problème de version, il faudrait que je me penche là-dessus. Je vous remercie de l’avoir porté à mon attention.
[Français]
Le sénateur Loffreda : Merci, David, pour la présentation.
[Traduction]
La sécurité informatique devient de plus en plus difficile pour nous tous, alors que les acteurs malveillants et les pirates informatiques utilisent des tactiques de plus en plus sophistiquées. Si je regarde vos résultats de 2020 à 2024, vous mentionnez la formation en matière de sécurité informatique.
À l’avenir, comment allez-vous donner ou instaurer une telle formation, et quel pourcentage des cours offerts ont été suivis par les membres du personnel ou les sénateurs? Les résultats ont‑ils été positifs, ou avons-nous besoin d’une autre méthode à cet égard? Je sais que tout le monde a un emploi du temps extrêmement chargé. Je me demande si cet effort était suffisant. Les simulations d’hameçonnage suffisent-elles, ou devons-nous ajouter un processus? Je pense que c’est un défi. Nous savons tous que les acteurs malveillants veulent en faire beaucoup plus.
M. Vatcher : Je vous remercie de votre question, sénateur. La cybersécurité est vraiment au cœur de nos préoccupations. Nous savons que, sur le plan central, nous sommes très bien protégés. Cependant, chaque utilisateur du Sénat représente une cible et un vecteur de menace. C’est pourquoi nous faisons vraiment preuve de transparence envers les utilisateurs du Sénat et les sénateurs en essayant de leur donner une formation. Les simulations d’hameçonnage que vous avez mentionnées revêtent une grande importance pour nous. Nous avons d’ailleurs fait un tel exercice il y a environ un mois, et nous avons obtenu un résultat beaucoup plus positif cette fois-ci, ce dont je suis très heureux. Je me ferai un plaisir de vous communiquer des statistiques à ce sujet dans les jours à venir.
Je peux vous faire part des statistiques sur la participation aux séances obligatoires de formation en matière de sécurité informatique, ainsi qu’aux séances de sensibilisation. Je pense que le pourcentage s’élève à 90 % pour l’Administration du Sénat, et je crois que la plupart des sénateurs ont terminé la formation. Il y en a quelques-uns qui, malheureusement, ne l’ont pas fait. Je pense que la plupart des sénateurs qui n’ont pas terminé cette formation sont de nouveaux membres du Sénat.
Le sénateur Loffreda : Le nombre est important, mais c’est ce que nous en faisons qui compte le plus. Je suis heureux d’entendre que le pourcentage est élevé et que nous réussissons de mieux en mieux à détecter les courriels d’hameçonnage. Je le constate moi-même. Cela devient très difficile; les tactiques utilisées sont très subtiles. Je vous remercie.
Le sénateur Boehm : J’ai une dernière observation à faire : ce serait vraiment formidable si nous pouvions utiliser nos iPad pour envoyer des commandes d’impression. Je ne sais pas si c’est possible.
La présidente : Nous en prenons bonne note. Y a-t-il d’autres questions ou commentaires?
[Français]
Merci beaucoup, David et Marie-Jules.
Le prochain article concerne les éléments envoyés à titre d’information.
Cette semaine, deux documents vous ont été envoyés pour information. Il s’agit du rapport du Sous-comité du programme et de la procédure. C’est un rapport semi-annuel portant sur la Politique de gestion des bureaux de sénateurs.
Vous avez également reçu le rapport du Sous-comité du programme et de la procédure portant sur une décision qui a été renvoyée au Comité de la régie interne pour le dossier Boyden.
Est-ce qu’il y avait des questions ou des commentaires sur ces rapports?
Nous allons passer au prochain article.
[Traduction]
Nous avons reçu une demande de la sénatrice Duncan pour un voyage à l’étranger, et la dernière fois que nous avons parlé de voyages internationaux, les membres du comité CIBA voulaient discuter de la situation en public.
Vous avez reçu l’information. La sénatrice Duncan demande la permission d’utiliser ses points de déplacement pour assister à une conférence sur les frontières de l’Arctique, intitulée Arctic Frontiers 2025 — Beyond Borders, qui se tiendra à Tromsø, en Norvège, du 27 au 30 janvier. On vous a envoyé l’information nécessaire, notamment en ce qui concerne les sommes demandées et le tarif aérien. La sénatrice a présenté le montant, mais elle m’a aussi mentionné qu’il y a lieu de le réduire. Nous pouvons en discuter. Vous avez le document d’information, qui explique entre autres le rôle qu’elle jouera pendant cette conférence.
Y a-t-il des questions ou des commentaires sur cette demande?
Le sénateur Smith : Oui. En fait, la sénatrice Duncan est venue me voir récemment pour discuter de cette question. Ayant moi-même été dans le Nord avec notre groupe au cours des 24 derniers mois, je n’ai pas été choqué, car je suis très reconnaissant et très conscient de ce qu’il faut faire dans le Nord et de l’importance de développer cette région de notre pays au chapitre des infrastructures et des systèmes. Sachant que la sénatrice a joué un rôle très influent dans le Nord tout au long de sa carrière, je me suis dit que nous aurions ainsi l’occasion de montrer que nous prenons ce dossier au sérieux. J’espère que nous pourrons nous en servir comme tremplin, en tenant compte d’autres questions ou faits nouveaux, grâce à nos connaissances et à nos efforts dans le Nord.
J’ai été stupéfait par la simplicité de l’infrastructure qui existait à l’époque et je suis encouragé par certains des plans qui ont été décrits. En tout cas, c’est un projet que nous devrions tous être très désireux d’appuyer, car ce qui compte, ce n’est pas le montant qui sera dépensé pour le voyage, mais plutôt les résultats qui en découleront et les liens qui seront noués avec d’autres personnes dans le monde. Je pense que c’est quelque chose que nous devrions vraiment examiner sérieusement.
La présidente : Merci, sénateur Smith. Y a-t-il d’autres commentaires?
Le sénateur Plett : À première vue, je ne suis pas tout à fait d’accord avec mon ami, le sénateur Smith, à ce sujet.
La sénatrice demande d’utiliser son budget de déplacement de 64 points, et pourtant, il est clair qu’elle demande beaucoup d’argent supplémentaire. Tout d’abord, je ne sais pas trop comment ses points de déplacement seront utilisés; je ne comprends pas très bien cet aspect-là. C’est ma première question.
Je dirais que je ne suis pas en désaccord avec le sénateur Smith quand il affirme qu’il s’agit probablement d’un dossier important; je n’en doute pas. Si c’est vraiment important pour le territoire que la sénatrice Duncan représente, soit le Yukon, alors le gouvernement du Yukon devrait être ravi de sa participation à la conférence et devrait peut-être aider à financer son déplacement. Si les Norvégiens demandent à la sénatrice de participer, ils devraient peut-être l’aider à cet égard. C’est généralement ainsi que les déplacements parrainés fonctionnent. Si on nous demande de nous rendre quelque part pour prononcer un discours, les gens qui nous invitent assument une partie des coûts.
Je compte voyager à l’étranger en février, et les gens qui m’ont invité sont évidemment très heureux de payer mes frais. Je n’ai certainement pas l’intention de venir demander au Sénat de financer ce voyage. Je crois que le résultat de ma participation sera, en fait, très bénéfique pour l’ensemble du pays, mais j’ai clairement dit aux gens qui m’ont invité que ce n’est pas quelque chose que je peux demander au Sénat de financer. S’ils veulent que je vienne, ils devront payer la note parce que je ne pense pas que le Sénat le fera.
J’estime qu’en l’occurrence, il faudrait suivre littéralement la même approche que celle que j’ai adoptée en prévision de mon déplacement en février.
Donc, premièrement, je ne sais pas comment la sénatrice prétend utiliser son budget de déplacement de 64 points alors qu’elle demande au Sénat de payer 16 000 $. Elle n’utilise pas son budget de déplacement. Il doit y avoir un meilleur argument que celui que je vois ici aujourd’hui. Je n’appuierai pas cette demande.
La présidente : Merci, sénateur Plett. Pouvez-vous répondre à la question?
Mme Legault : À propos des 64 points? Oui, je me ferai un plaisir de vous l’expliquer.
À l’heure actuelle, la sénatrice a droit à 64 points. Ce n’est pas un budget de voyage proprement dit, en dollars; cela repose plutôt sur des points. Toutefois, ces points ne peuvent pas être utilisés pour les voyages à l’extérieur du Canada, sauf s’il s’agit de New York et de Washington.
Le sénateur Plett : Je comprends cela.
Mme Legault : La sénatrice va utiliser un des points pour se rendre en Norvège. C’est ainsi que la demande est présentée.
Le sénateur Plett : Je comprends cela, madame Legault, mais si j’utilise mes points pour prendre l’avion d’ici à Winnipeg chaque semaine, c’est payé par le Sénat. Si je vais à Washington ou à New York et que j’utilise mes points, c’est payé par le Sénat. De toute évidence, c’est une décision que le Sénat a prise. Ce sont là des destinations importantes.
La sénatrice Duncan est-elle en train de dire qu’en utilisant un de ses points, elle devra venir une fois de moins à Ottawa? Ce n’est vraiment pas conforme à nos pratiques habituelles, parce que c’est comme si nous lui disions : « Eh bien, comme vous n’êtes venue à Ottawa que 30 fois, vous n’avez utilisé que 60 points. Cela signifie que vous avez des points supplémentaires. » Et si elle avait utilisé les 64 points au complet?
Je pense vraiment qu’on essaie de berner les gens. Soyons au moins francs et rejetons cette partie de la demande en disant simplement que la sénatrice Duncan demande 20 000 $ pour se rendre en Norvège.
La présidente : Merci, sénateur Plett.
J’ai deux observations à faire. Premièrement, avant la modification des 64 points dans la structure actuelle, les sénateurs étaient autorisés à utiliser certains de leurs points pour voyager à l’étranger. C’était donc...
Le sénateur Plett : Pour aller à New York ou...
La présidente : C’était la pratique auparavant. Voilà ce que je cherche à savoir.
Mme Legault : Auparavant — il y a plus de 10 ans —, oui, à un moment donné, les sénateurs pouvaient voyager à l’étranger, mais je crois que le 25e rapport a mis fin à cette pratique. Aujourd’hui, c’est seulement pour aller à New York et à Washington.
Le sénateur Plett : Lorsque je suis arrivé ici il y a 15 ans, on m’a dit que les 64 points servaient à faire des allers-retours en avion à l’intérieur de notre pays ou à Washington. Il devait également s’agir de voyages bien précis; on ne pouvait pas simplement se rendre à Washington pour y rencontrer des gens d’affaires. Les voyages devaient être liés aux travaux des Nations unies ou être désignés expressément.
La présidente : Est-ce qu’on pouvait utiliser autrefois des points pour voyager à l’étranger?
Mme Legault : C’était le cas il y a longtemps. Il faudrait que je consulte les règles. C’était avant l’entrée en vigueur de la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs.
La présidente : D’accord. J’ai oublié la deuxième chose que je voulais dire; j’y reviendrai.
Le sénateur Boehm : Pour ma part, j’appuie ce que le sénateur Smith a dit. Je crois que nous devons adopter une vision un peu plus à long terme. En tant que membre du Comité sénatorial permanent de la sécurité nationale et de la défense, je suis allé dans l’Arctique et j’ai participé à l’étude. Il se passe beaucoup de choses. Tout gouvernement — actuel ou futur — se préoccupera de l’Arctique, de ses habitants et, assurément, de tous les éléments stratégiques.
À ma connaissance, l’organisation hôte n’a pas les moyens de financer les parlementaires venant d’autres pays. De toute évidence, les fonds doivent provenir d’ici. La sénatrice Duncan est la seule sénatrice du Yukon. Elle a une responsabilité particulière, et si elle veut assister à cette conférence, nous devrions envisager tous les moyens possibles d’accueillir sa demande. Je ne veux pas entrer dans l’argumentaire des points, parce que je ne le comprends pas, mais je pense que nous devrions voir cette demande d’un bon œil.
La présidente : Je vous remercie. Je viens de me rappeler ce que je voulais dire comme deuxième point, sénateur Plett : en fait, autrefois, le comité directeur pouvait approuver des exceptions. Aujourd’hui, ce rôle revient au comité CIBA. Voilà la deuxième observation que je voulais faire.
La sénatrice Saint-Germain : J’appuie moi aussi cette demande pour les mêmes raisons que celles évoquées par les sénateurs Boehm et Smith.
Le sénateur Plett a tout de même raison. Je me souviens qu’il y a 8 ans, on m’a dit que j’avais 64 points pour mes déplacements et qu’un maximum de 4 points par année pouvait être utilisé pour aller à Washington et à New York à des occasions précises, notamment pour des événements multilatéraux aux Nations unies.
Cela dit, l’exception, comme vous l’avez dit dans votre deuxième observation, c’est que le Comité sénatorial permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration, ou CIBA, a le pouvoir d’autoriser ou non ces voyages. À mon sens, si nous refusons aujourd’hui ce voyage par souci d’équité envers tous les sénateurs, cela deviendra une nouvelle règle parce que le comité directeur a approuvé des voyages qui étaient — de mon point de vue et en tout respect — beaucoup moins liés aux intérêts du Canada et au travail des sénateurs au cours des derniers mois et des dernières années.
J’appuie donc cette demande de la sénatrice Duncan.
Le sénateur Smith : Lorsque nous examinons ce type de situation, l’une des choses sur lesquelles j’aimerais insister est que la sénatrice Duncan représente le Yukon, mais soyons honnêtes, au Yukon, à Iqaluit et dans le Nord, les gens se parlent et collaborent. Je ne sais pas dans quelle mesure cette collaboration est efficace, mais j’estime qu’elle représente le Nord. Le Nord ne se limite pas au Yukon. Il comprend Iqaluit et les autres régions, grandes et petites. Je n’essaie pas de réagir de manière excessive ou de me battre avec qui que ce soit. Je veux simplement dire que nous devons mieux nous organiser pour mener des projets et obtenir des résultats dans le Nord en nous appuyant sur un plan stratégique, et je n’en ai pas encore vu. Je n’ai vu que les sommes que le gouvernement compte dépenser.
Je pense que si nous examinons la question, nous devons adopter une vue globale. Examinons-nous la situation dans son ensemble ou n’en étudions-nous qu’une partie?
N’oublions pas que la Finlande et la Suède, pays qui ont rejoint l’OTAN, sont des pays du Nord. Nous ne parlons pas seulement du Nord du Canada. Cette question touche toute la partie Nord du monde. Je pense qu’il est très important de comprendre ce contexte.
La présidente : Merci, sénateur Smith.
Le sénateur Plett : Je ne vais pas m’étendre inutilement sur ce point. Je ne voterai pas contre. S’il y a un vote, il se peut que la motion soit adoptée avec dissidence. Le comité CIBA est tout à fait habilité à le faire. Personne ne remet en question le fait qu’il ait le pouvoir de le faire. Je suis le premier à dire que c’est le cas. Cela ne veut toutefois pas dire que je suis d’accord.
Lorsque nous faisons des demandes spéciales, nous contredisons la règle. Ce que dit la sénatrice Saint-Germain pourrait donc être interprété exactement dans le sens inverse, à savoir qu’en approuvant cette demande, nous généralisons ce genre de chose. Ces deux interprétations sont valables.
Je trouve un peu problématique que la sénatrice Saint-Germain, qui a déposé une motion contre les voyages parrainés au Sénat, dise maintenant : « Eh bien, à moins qu’il ne s’agisse d’un voyage parrainé avec lequel je suis d’accord ».
Je soutiens tout à fait l’idée que le sénateur Boehm voyage avec le Comité de la défense. Qu’il le fasse, mais le scénario est différent.
J’ai passé la moitié de ma vie dans le Nord. Je connais les difficultés auxquelles sont confrontés les habitants du Nord. Lorsque nous étions au gouvernement, Stephen Harper a clairement indiqué qu’il avait une passion pour le Nord. Ce n’est pas le cas de ce gouvernement. Je pense que ce sera à nouveau le cas du prochain gouvernement. Je l’espère, car j’y suis favorable.
Le sénateur Smith a tout à fait raison. Le Nord ne se limite pas au Yukon. Si le Nord ne comptait que le Yukon, les Territoires du Nord-Ouest et Iqaluit, ces trois territoires pourraient certainement trouver 20 000 $ pour envoyer un sénateur en Norvège pour qu’il les représente. J’y suis tout à fait favorable. Ce n’est pas ce que l’on demande ici.
Je ne suis même pas certain que ce que l’on demande aux sénateurs d’approuver relève de leur compétence. Je pense que ce type de décision relève de la responsabilité du gouvernement. La sénatrice Duncan devrait peut-être donc se rendre à l’édifice de l’Ouest pour voir s’ils ont 20 000 $ à lui donner. Je ne remets pas en cause l’importance de ce voyage, mais si nous avons pris cette décision, c’est qu’il y avait une raison.
Dans le passé, on a également refusé ce type de voyage. On ne les a pas toujours approuvés. On les a également parfois refusés. Je ne pense pas qu’il soit nécessaire de s’étaler sur cette question. J’ai présenté mon argument. Advienne que pourra.
La présidente : Chers collègues, il nous reste encore du travail à faire. Je vais donc vous laisser quelques minutes, puis je conclurai cette discussion et nous passerons au vote.
La sénatrice Saint-Germain : J’aimerais juste rectifier quelque chose que mon collègue, le sénateur Plett, et non mon adversaire, a dit. Arctic Frontiers a invité la sénatrice, mais n’a pas offert de payer pour le voyage. Il ne s’agit pas d’un voyage parrainé. Ça aurait été le cas si la sénatrice avait accepté que tous ses frais soient couverts par Arctic Frontiers, mais la situation est différente.
Nous accordons ou refusons les exceptions à l’interdiction générale au cas par cas. Je crois toutefois que nous devons prendre notre décision en fonction des mérites de chaque cas. Je soutiens celui-ci, mais je voulais préciser qu’il ne s’agit pas d’un voyage parrainé.
La sénatrice Boyer : Voilà qui m’a aidé à comprendre un peu mieux les choses. J’ai quelques questions sur la procédure.
Je suis tout à fait favorable à ce voyage. La sénatrice Duncan demande à utiliser son budget de voyage de 64 points, mais elle demande aussi de l’argent. Est-ce exact?
La présidente : Non.
La sénatrice Boyer : Elle ne demande qu’un point qui couvrirait les frais?
La présidente : Oui.
Le sénateur Plett : Elle demande 20 000 $.
La présidente : Elle demande un point. Elle demande à utiliser ses points.
La sénatrice Boyer : Elle ne demande pas d’argent?
La présidente : Il ne s’agit en fait pas de 20 000 $, mais d’environ 16 000 $. Elle a notamment indiqué qu’elle allait trouver des billets d’avion moins chers. Mais c’est ainsi que les choses nous ont été présentées. C’est ce que nous devons approuver.
La sénatrice Boyer : Il s’agit donc d’un point de voyage, plus le montant... ou pas d’argent?
La présidente : Le point de voyage couvre la totalité du montant.
La sénatrice Boyer : D’accord. La situation était la même pour le voyage de la sénatrice Pate, et la demande a été approuvée par le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités ou par le comité directeur?
La présidente : Elle a été approuvée par le comité directeur.
La sénatrice Boyer : Merci.
[Français]
Le sénateur Dalphond : J’ai une petite question. Quand on parle des 64 points, cela paie les billets d’avion, l’hôtel et les indemnités quotidiennes?
La présidente : Oui.
Le sénateur Dalphond : Le montant qui est prévu ici est donc au maximum de 15 000 $, mais il se situera davantage autour de 7 000 $; il serait couvert au complet par le système de points.
La présidente : Oui.
Le sénateur Dalphond : J’aimerais ajouter qu’il faut qu’on essaie de penser à une politique globale. On a des comités qui voyagent et le sujet nous est référé. Il s’agit de fonctions officielles du Comité sénatorial permanent de la sécurité nationale, de la défense et des anciens combattants, qui se rendra dans le Grand Nord du Canada et aux bureaux du NORAD aux États-Unis. On a des associations parlementaires qui voyagent; il n’y a rien à dire, car tout cela se fait en parallèle. Ensuite, il existe des voyages qui s’ajoutent à ces voyages officiels, en plus des voyages de ministres qui emmènent des gens avec eux; par exemple, quand les ministres se rendent aux Nations unies pour la question des droits des femmes, je crois qu’il y a souvent une délégation de sept ou huit personnes. Nous ne payons pas pour cela, mais c’est le ministère.
Il y a aussi les groupes, les déplacements parrainés, lorsque le pays ou l’organisation hôte paie pour des voyages de sénateurs, comme pour aller à Bakou, en Azerbaïdjan, pour la COP29. Il y a beaucoup de choses différentes. Nous sommes en train de mettre sur pied une nouvelle politique et c’est tout ce que je veux dire. Je vais voter en faveur de cette motion. C’est le deuxième voyage en Norvège que nous autorisons; une autre sénatrice y allait pour une conférence sur la santé et la fourniture de médicaments gratuits. Je ne veux pas la nommer, parce que je crois que c’était à huis clos. Ici, on a une deuxième demande. On est en train de créer un corpus qui crée des précédents, donc on est en train d’ouvrir une porte.
Je ne suis pas contre le fait d’ouvrir cette porte, mais il faut être conscients que nous sommes en train d’ouvrir une porte. On crée des précédents.
La présidente : Nous sommes d’accord, sénateur; si vous vous souvenez bien, on avait discuté de la possibilité de mettre une règle en place pour encadrer ce genre de voyages. Ces exceptions sont maintenant présentées au Comité de la régie interne.
Le sénateur Dalphond : C’est l’exception qui crée des règles.
[Traduction]
Le sénateur Plett : À la lumière de vos commentaires, madame la présidente, j’aimerais dire, pour le compte rendu, que je suis contre. Je ne vais pas demander un vote par appel nominal. Je vais permettre qu’on l’adopte avec dissidence, à moins que quelqu’un d’autre ne souhaite procéder à un vote par appel nominal.
À la lumière de ce que vous venez de dire, à savoir qu’elle ne fait qu’utiliser ses points et qu’il s’agit d’une pratique courante, je voulais dire que ce n’est pas le cas. Si la sénatrice Duncan avait déjà utilisé 64 points, elle aurait tout de même présenté cette demande et nous l’aurions approuvée. Soyons clairs. Nous approuvons un voyage spécial et nous la payons 15 000, 16 000 ou 20 000 $. Ne brouillons pas les pistes en disant que nous procédons déjà de cette manière. Nous avons le pouvoir de le faire, oui, mais aucun d’entre nous n’utilise jamais 64 points. Il est tout simplement faux de dire qu’elle utilise ses points et qu’elle ne fait que les utiliser pour quelque chose d’inhabituel. C’est faux.
À la lumière de ces commentaires selon lesquels elle utilise ses 64 points, qui tentent d’édulcorer les choses ou de faire croire qu’il s’agit d’un processus normal, je tiens au moins à déclarer que je suis contre. Merci.
La présidente : Merci. Chers collègues, compte tenu des mérites de ce voyage, sommes-nous d’accord pour autoriser la sénatrice Duncan à utiliser un point de voyage pour ce déplacement? Que ceux d’entre vous qui sont d’accord lèvent la main?
Des voix : Non.
Des voix : Oui.
La présidente : Avec dissidence?
Le sénateur Carignan : Non.
La présidente : Vous voulez que nous procédions à un vote par appel nominal.
[Français]
Le sénateur Carignan : Je ne savais pas qu’il y avait autant d’occasions de voyager sur le bras du roi pour faire de la représentation.
[Traduction]
La présidente : L’un de vous peut-il proposer la motion? Le sénateur Smith la propose.
[Français]
Mme Legault : Honorables sénateurs, je vais appeler le nom de chaque membre du comité, en commençant par la présidente et en procédant ensuite par ordre alphabétique. Je vous demanderais de mentionner, à voix haute, si vous votez pour ou contre la motion ou si vous vous abstenez.
L’honorable sénatrice Moncion?
La sénatrice Moncion : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Audette?
La sénatrice Audette : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Boehm?
Le sénateur Boehm : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Boyer?
La sénatrice Boyer : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Carignan, c.p.?
Le sénateur Carignan : Non.
Mme Legault : L’honorable sénateur Dalphond?
Le sénateur Dalphond : Abstention.
Mme Legault : L’honorable sénateur Forest?
Le sénateur Forest : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice LaBoucane-Benson?
La sénatrice LaBoucane-Benson : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Loffreda?
Le sénateur Loffreda : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice MacAdam?
La sénatrice MacAdam : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Moodie?
La sénatrice Moodie : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Plett?
Le sénateur Plett : Non.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Seidman?
La sénatrice Seidman : Non.
Mme Legault : L’honorable sénateur Smith?
Le sénateur Smith : Oui.
Mme Legault : Pour : 10; contre : 3; abstention : 1.
La présidente : La motion est adoptée. Merci.
[Traduction]
Nous passons maintenant à d’autres questions.
Chers collègues, alors que nous approchons de la fin de la réunion publique, j’ai une annonce à faire. Étant donné qu’il pourrait s’agir de la dernière réunion du comité CIBA, j’aimerais faire cette annonce maintenant.
Après six années passées au Sénat, notre légiste, Philippe Hallée a informé la greffière qu’il prendrait sa retraite en avril 2025. Son dernier jour au Sénat sera toutefois en décembre, car il sera ensuite en vacances.
Au nom du comité et de nos collègues du Sénat, je tiens à vous remercier publiquement, monsieur Hallée, pour les services que vous avez rendus et pour le leadership dont vous avez fait preuve au Sénat. Je vous souhaite, ainsi qu’à votre famille, de bien profiter de votre retraite.
[Français]
Philippe Hallée, légiste et conseiller parlementaire, Sénat du Canada : Merci beaucoup.
Des voix : Bravo!
La présidente : Avant de passer à huis clos, y a-t-il d’autres sujets à traiter?
Le sénateur Forest : Au sujet de la décision que nous venons de prendre, l’important sera de voir comment établir des règles qui guident nos décisions dans le cas de demandes particulières. On a le même problème dans le cas du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités dans le cas de délégations qui font des demandes : on n’a pas de règles. On agit selon l’émotion du moment; je pense qu’il est important de réfléchir et de se donner des règles à cet effet.
Le sénateur Loffreda : Nous devons être équitables. On a tous vu des demandes par le passé et il faut être équitables avec tout le monde. Il faut développer une procédure ou une politique en vue d’être équitables.
[Traduction]
Personne ne devrait se demander pourquoi lui et pas moi? Je suis favorable à ce que nous avons approuvé, mais dans le passé, il y a beaucoup de demandes que nous n’avons pas approuvées, et je me demande quelle sera la réaction de ces personnes. Merci.
La présidente : Merci.
La sénatrice Seidman : Merci beaucoup, monsieur le sénateur, car vous avez bien expliqué le problème. C’est une question d’équité. On ne peut pas refuser certaines demandes et en accepter d’autres lorsqu’elles sont semblables.
Ce que dit le sénateur Dalphond est tout à fait exact. Nous devons revoir nos politiques. Nous ne pouvons pas nous contenter de dire que nous faisons des exceptions. Je pense que la sénatrice Saint-Germain avait également raison lorsqu’elle a dit que nous devions évaluer les mérites de la proposition. Nous ne pouvons toutefois pas évaluer sans cesse les mérites des demandes sans nous rendre compte soudainement que nous sommes en train de changer les politiques. Nous devons évaluer notre politique, comme l’ont demandé le sénateur Dalphond et le sénateur Plett. Nous devons le faire.
Le sénateur Loffreda : J’aimerais ajouter rapidement quelque chose, car les mérites sont bien réels. Nous sommes tous des sénateurs. Je respecte tous mes collègues. Pourquoi un mérite serait-il plus important qu’un autre et pourquoi refusons-nous certaines demandes? Les choses doivent être équitables. Le leadership ne consiste pas toujours à être gentil. Nous devons être fermes et équitables.
[Français]
La présidente : Nous allons maintenant suspendre brièvement la séance pour que la greffière puisse s’assurer que nous sommes à huis clos. Toutefois, avant de le faire, j’aimerais rappeler à tous que les réunions de ce comité se déroulent la plupart du temps en public. Ce n’est que lorsque les points abordent des sujets délicats comme les salaires, les contrats et les négociations contractuelles, les relations de travail et les questions de personnel et de sécurité qu’ils sont examinés à huis clos. Le Comité de la régie interne souhaite être aussi transparent que possible sur le travail important qu’il fait. Je demanderai à la greffière d’informer les membres du comité lorsque nous serons à huis clos.
(La séance se poursuit à huis clos.)