Propose que le rapport soit adopté.

 — Honorables sénateurs, je propose aujourd’hui l’adoption du 12e rapport du Comité permanent de l’audit et de la surveillance, qui porte sur la mise en œuvre du plan d’audit interne axé sur les risques. Comme le mentionne le rapport, le Comité permanent de l’audit et de la surveillance a adopté un plan triennal d’audit interne axé sur les risques. Il s’agit de la dernière étape de notre parcours en vue de mettre en place une fonction d’audit interne robuste pour le Sénat.

Comme vous vous en souviendrez peut-être, le Comité permanent d’audit et de surveillance a été créé en octobre 2020. La première tâche du comité a été de recruter, dans le cadre d’un processus équitable et transparent, deux candidats hautement qualifiés occupant des postes de direction pour siéger en tant que membres externes du comité, une première dans l’histoire du Sénat. Mme Hélène Fortin et M. Robert Plamondon ont été nommés membres externes du comité le 8 juin 2021, lorsque le Sénat a adopté le cinquième rapport du comité.

Le comité s’est ensuite attelé à la mise en place de sa structure de gouvernance. Cette démarche a abouti à l’adoption, par le Sénat, de la Charte d’audit et de surveillance du Sénat. La charte définit le cadre de gouvernance, les pratiques administratives et les responsabilités du comité. Elle est entrée en vigueur le 23 juin 2022, en même temps que les changements conséquents apportés au Règlement et au Règlement administratif du Sénat, qui comprennent notamment un processus budgétaire indépendant pour le Comité permanent d’audit et de surveillance, tel qu’il est indiqué en détail dans le sixième rapport du comité.

La prochaine étape, pour le comité, consistait à recruter un dirigeant principal de l’audit pour s’occuper de la fonction d’audit interne. En octobre 2023, Amipal Manchanda a été engagé, avec pour tâche principale d’élaborer un plan pluriannuel d’audit interne axé sur les risques. Conformément aux pratiques exemplaires, ce plan a été préparé à la suite d’une analyse détaillée des principaux comptes corporatifs du Sénat et d’une série de consultations auprès des sénateurs et des représentants de l’Administration du Sénat.

Chers collègues, le rapport dont vous êtes saisis constitue la prochaine étape qui permettra au comité et au dirigeant principal de l’audit de mettre en œuvre la première année du plan. Idéalement, le rapport devrait être adopté avant la relâche estivale afin de permettre au comité de faire avancer les choses pendant l’été en entamant le processus d’embauche de deux ressources additionnelles et en lançant le processus d’approvisionnement concurrentiel pour les deux audits prévus cette année.

Chers collègues, le comité qui, dans un esprit d’intégrité, d’indépendance, de transparence et de responsabilisation, est chargé en vertu de l’article 12-7(4) du Règlement d’agir de sa propre initiative sur certaines questions, notamment pour retenir les services d’auditeurs internes et externes ainsi que pour diriger ces audits, et de faire rapport de ses observations et recommandations au Sénat à intervalles d’au plus un an, fait maintenant rapport de ce qui suit :

Votre comité soutiendra les prochaines étapes de la mise en œuvre du plan d’audit interne axé sur les risques, dans le but de s’assurer que le travail de l’audit interne est positionné de manière à fournir une évaluation et une analyse de l’existence, de l’efficacité et de l’adéquation des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance au sein du Sénat.

Pour l’exercice en cours, votre comité a approuvé l’exécution de deux audits, sous la responsabilité du dirigeant principal de l’audit. Le premier audit porte sur l’examen des données contractuelles. L’objectif est d’identifier les tendances en matière d’approvisionnement auprès des marchés et d’analyser ces activités à l’aide de l’analyse de données. L’audit portera sur les activités d’approvisionnement au sein du Sénat et de l’Administration du Sénat de 2019 à 2024, et examinera les tendances en matière de dépenses contractuelles, de contrats à fournisseur unique, d’amendements et de contrats multiples attribués à des fournisseurs individuels. Cette mission procurera une assurance (limitée) liée aux missions d’examen.

Le deuxième audit porte sur le cadre de contrôle de la gestion financière du Sénat. L’objectif est d’évaluer la conception et l’efficacité du cadre de contrôle de la gestion financière des dépenses des sénateurs, des bureaux des sénateurs et de l’Administration du Sénat. L’audit portera sur toutes les dépenses, y compris celles des sénateurs, de leurs bureaux et de l’Administration du Sénat, à l’exception de celles liées au personnel (salaires, avantages, etc.) et aux partenaires parlementaires. Les procédures comprendront le rapprochement du cadre de contrôle des dépenses et un échantillon de dépenses pour tester la conception et l’efficacité du cadre de contrôle. La mission procurera une assurance (élevée) liée aux missions d’audit.

Le budget de votre comité s’élève à 313 124 $ pour l’exercice financier se terminant le 31 mars 2025, tel qu’octroyé dans le cadre du processus du budget principal des dépenses du Sénat. De cette enveloppe, 120 000 $ sont alloués à la rémunération des deux membres externes du comité, conformément au Premier rapport, adopté par le Sénat le 9 décembre 2021. Un montant additionnel de 28 600 $ est alloué au contrat pour l’audit externe des états financiers du Sénat. Le comité a également autorisé le transfert de 50 000 $ au Bureau du dirigeant principal de l’audit, pour la rémunération d’un employé occasionnel et de 1 277,40 $ à des fins de formation. Votre comité a l’intention de transférer le solde de 113 246 $ du budget alloué pour cet exercice au Bureau du dirigeant principal de l’audit, pour entreprendre le travail d’audit tel que prévu.

Le rapport se poursuit ainsi :

Parallèlement, votre comité demande l’autorisation de créer deux nouveaux postes équivalents temps plein (ETP), soit un gestionnaire de l’audit et un auditeur principal. Votre comité estime que ces deux postes sont essentiels à la mise en œuvre et à la viabilité de la suite du plan d’audit. En intégrant à la fois des services contractuels et du personnel permanent, votre comité vise à maintenir un niveau élevé de qualité et d’efficacité en matière d’audit, tout en garantissant une surveillance et une conformité dans l’ensemble de l’organisation.

Par conséquent, afin de favoriser une fonction d’audit et de surveillance efficace, capable de mener à bien le plan triennal d’audit interne axé sur les risques, tel qu’il a été approuvé par votre comité, et de veiller à ce que la fonction d’audit interne du Sénat soit dotée d’un personnel adéquat, votre comité présente les recommandations suivantes :

1. Que deux nouveaux postes permanents ETP (un gestionnaire de l’audit et un auditeur principal avec une classification anticipée aux niveaux MMG01 et SEN10, respectivement) soient créés, au-dessus du plafond d’ETP approuvé par le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration (CIBA), au Bureau du dirigeant principal de l’audit, avec un financement comme suit :

a) pour l’exercice en cours (2024-2025), un montant estimé à 90 000 $ provenant des excédents budgétaires anticipés des bureaux des sénateurs [...]

Le rapport continue comme suit :

b) pour les années suivantes, pour les deux nouveaux postes, un financement permanent estimé à 249 152 $ (à confirmer par les résultats du processus de classification), à demander dans le cadre du processus du budget principal des dépenses 2025-2026.

2. Que le budget de la rémunération au rendement pour le nouvel ETP de niveau gestionnaire (MMG01) soit alloué au compte corporatif à un montant estimatif de 4 670 $ (notation « a atteint + » à 7 % pour 6 mois) pour l’exercice en cours (2024-2025), à financer à partir des excédents budgétaires anticipés des bureaux des sénateurs et avec un financement permanent estimé à 9 340 $ pour les années suivantes, à demander dans le cadre du processus du budget principal des dépenses 2025-2026 [...]

L’annexe du rapport contient un sommaire de l’estimation des fonds nécessaires à la mise en œuvre de la première année du plan d’audit interne axé sur les risques. Sur la base de l’expérience acquise lors de l’exécution de la première année du plan, le comité évaluera si des fonds supplémentaires seront nécessaires pour les deuxième et troisième années.

Chers collègues, votre Comité permanent de l’audit et de la surveillance et son dirigeant principal de l’audit sont prêts à entreprendre les démarches au cours de l’été, c’est-à-dire à émettre les demandes de propositions pour la sous-traitance des deux premiers audits et le recrutement de deux nouveaux auditeurs permanents.

Au nom de votre Comité permanent de l’audit et de la surveillance, je vous demande respectueusement d’adopter le rapport. Lançons les opérations. Merci.

Sénateur Deacon, avez-vous une question? Sénateur Klyne, acceptez-vous de répondre à une question?

Je vais répondre à une question.

Je crois qu’il s’agissait d’une ferme recommandation du vérificateur général à la suite de l’audit interne, je suppose que nous l’appellerons ainsi. Je vois déjà de nombreux frémissements.

Le Sénat a approuvé et suivi cette recommandation. Le Comité permanent de l’audit et de la surveillance a été créé, et il a procédé à la préparation de son cadre de gouvernance et d’une charte de travail, qui ont eux aussi été approuvés par le Sénat. Ce dernier a également approuvé la nomination de deux membres externes au comité, ce qui a été très utile. Le Sénat a ensuite demandé au comité de produire d’autres rapports, qu’il a tous approuvés jusqu’à présent. Maintenant, le comité lui demande d’approuver le présent rapport.

Je prends la parole, car j’aimerais partager certaines inquiétudes que j’ai. Je partage totalement les objectifs du Comité de l’audit. Je pense que les recommandations sont pertinentes et claires. Cependant, on gère des fonds publics et il s’agit de notre budget. On dit souvent que le gouvernement n’arrive pas à gérer adéquatement les fonds publics, mais il s’agit de notre budget et on fait beaucoup d’efforts pour le gérer de la manière la plus responsable possible.

Je pense que ce sont des demandes fort pertinentes.

Là où je suis inconfortable, c’est qu’à l’heure actuelle, le Comité de l’audit a un budget de 534 268 $. Avec ce rapport, on demande une augmentation de 65 %, ce qui le chiffrerait à 881 768 $, et de 50 % pour pérenniser les années précédentes à 797 420 $.

À titre de président du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités, je peux affirmer qu’on a fait des efforts. Par exemple, on a coupé le service de serviettes et les repas, on a limité à deux le nombre de lignes téléphoniques et on a limité les ordinateurs. On fait énormément d’efforts.

Les objectifs sont pertinents, mais est-ce qu’ils ne sont pas trop ambitieux pour un début? Sur le plan des ressources, je me dis que le fait d’avoir deux employés de plus est pérennisé, et il y a aussi les locaux et tout le travail que cela va demander. Je suis inconfortable avec ce rapport et je vais voter contre son adoption.

Je souhaite participer au débat. Je me souviens très bien que le rapport du vérificateur général qui a été déposé en 2015 recommandait que le vérificateur général ait compétence sur le Sénat. Nous avons considéré à l’époque — je suis membre du Comité de la régie interne depuis 2017 — qu’un Comité de l’audit et de la surveillance plus indépendant serait mieux adapté dans le contexte. En tout respect, le Comité de la régie interne a entendu le nouveau vérificateur interne lors de sa dernière séance à huis clos. Nous lui avons posé des questions pour lesquelles nous attendons des réponses. Il serait important d’avoir ces réponses avant de voter sur cette proposition de rapport. C’est pourquoi je demande l’ajournement du débat pour le reste de mon temps de parole.

Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?