Honorables sénateurs, je prends la parole aujourd’hui pour souligner le rôle essentiel que joue le Comité sénatorial de l’audit et de la surveillance, ou comité AOVS, et pour parler de son rapport annuel 2024-2025. En tant que comptable professionnel agréé, je sais que des fonctions de vérification solides et indépendantes apportent beaucoup à une organisation.

En vertu du Règlement du Sénat, un comité fait rapport directement au Sénat concernant les audits internes et externes, et il formule des observations et des recommandations. Cette surveillance indépendante se distingue du travail du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration, le comité CIBA, qui gère les questions financières et administratives. Les membres du comité AOVS ne peuvent pas siéger au comité CIBA, une séparation structurelle qui renforce la transparence, la reddition de comptes et la gestion responsable.

Depuis sa création, notre comité s’est concentré sur la modernisation de l’approche du Sénat en matière d’audit interne et sur le renforcement de la culture de surveillance du Sénat dans son ensemble.

Nous avons la chance de pouvoir compter sur l’indépendance et l’expertise des membres externes du comité AOVS, Bob Plamondon et Hélène Fortin, deux Canadiens éminents dont les contributions soutiennent des initiatives importantes, notamment un examen du cadre de gouvernance du Sénat et un examen analytique pluriannuel des dépenses du Sénat par rapport à celles d’autres organes parlementaires. Leur travail renforce la capacité du Sénat à diriger et à prendre des décisions éclairées.

Permettez-moi de souligner le rôle du comité dans ce que les experts en gouvernance appellent le modèle des « lignes de défense ». Dans ce cadre, l’Administration du Sénat constitue la première ligne de défense et le comité CIBA, la deuxième. Le comité AOVS sert de troisième et dernière ligne de défense. C’est le dernier point de contrôle garantissant que les ressources du Sénat sont gérées de manière responsable, efficace et transparente au nom des Canadiens.

Par exemple, les règles relatives aux dépenses des sénateurs sont fixées par le Sénat. L’administration applique des contrôles internes lors du traitement des demandes de remboursement et signale les risques afin d’aider le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration à affiner ses politiques. Le Comité permanent de l’audit et de la surveillance vérifie ensuite que les contrôles fonctionnent comme prévu, que les risques sont gérés et que les politiques font l’objet de révisions périodiques.

Lorsque les trois lignes de défense fonctionnent efficacement, qu’elles se soutiennent mutuellement et qu’elles communiquent ouvertement, les Canadiens peuvent être sûrs que le Sénat gère les fonds publics de manière responsable.

Il est important de noter que les audits ne sont pas lancés uniquement lorsque quelque chose se passe mal. Il s’agit d’outils proactifs qui fournissent une assurance, renforcent la responsabilité et confirment l’efficacité des systèmes et des contrôles. Leur objectif est de soutenir l’amélioration, de prévenir les problèmes et de renforcer la confiance dans l’institution. Avant tout, le mandat du comité concerne la confiance du public. La charte récemment modifiée du comité reflète désormais explicitement son rôle dans le renforcement de la confiance des Canadiens à l’égard du Sénat. Une surveillance rigoureuse témoigne d’une gestion prudente, d’une transparence et d’une volonté d’accepter un examen indépendant.

Ayant passé toute ma carrière dans le domaine de la surveillance financière, je peux affirmer que des fonctions d’audit solides ne nuisent pas à notre travail, mais le renforcent. Elles renforcent la crédibilité dont nous avons besoin pour diriger, décider et agir. Elles constituent la pierre angulaire d’une saine gouvernance.

À l’avenir, j’encourage mes collègues à considérer le Comité permanent de l’audit et de la surveillance comme un partenaire qui est déterminé à veiller à ce que le Sénat respecte les normes les plus élevées en matière d’intégrité, de professionnalisme et de responsabilité.

Mon père m’a toujours rappelé que quiconque ne se soucie pas d’une cenne ne vaut pas une cenne. Le message est intemporel. La prudence, la discipline et la responsabilité doivent guider tout ce que nous faisons. Nous ne pouvons pas nous permettre de faire preuve de négligence dans l’utilisation des fonds publics, non seulement parce que cette approche nuit à l’image de certains sénateurs, mais aussi parce qu’elle nuit à la réputation de l’ensemble de l’institution.

J’espère que le Comité sénatorial permanent de l’audit et de la surveillance pourra compter sur le soutien de cette honorable enceinte alors qu’il s’acquittera de son mandat et mènera ses travaux futurs. Tous les sénateurs doivent être des alliés dans cette entreprise. Merci. Meegwetch.

Sénateur Downe, avez-vous une question?

Oui, le sénateur Loffreda accepterait-il de répondre à une question?

Bien sûr.

Comme un intervenant l’a fait remarquer plus tôt, et comme vous l’avez également mentionné dans vos observations, les deux membres externes de votre comité sont ici. Je dois dire, en tant qu’ancien membre du Comité de l’audit et de la surveillance, que nous ne pouvions pas choisir de meilleurs membres. Deux Canadiens exceptionnels et professionnels siègent à ce comité. C’est le seul comité de l’histoire du Parlement qui compte des membres externes. Ils nous servent très bien.

D’après votre expérience, le comité — puisqu’il est nouveau — a-t-il obtenu le niveau de coopération qu’il mérite de la part de tous ceux qui participent au fonctionnement du Sénat?

Je vous remercie de votre question. Je suis d’accord avec vous. Comme j’ai collaboré étroitement avec les deux membres externes, je les connais bien maintenant.

Je fais partie du comité depuis quelques mois maintenant. Je n’y siège pas depuis les cinq années qu’il existe. Je n’ai pas entendu dire que la collaboration faisait défaut. Je pense que les membres du comité collaborent entre eux.

J’ai toujours utilisé la phrase suivante : « Ce ne sont pas les progrès qu’on réalise qui comptent, mais les progrès qu’on pourrait réaliser. »

Donc, oui, les membres du comité collaborent, mais, comme je l’ai indiqué dans mon rapport, je compte sur le soutien de tous les sénateurs pour améliorer le fonctionnement des audits internes et du Sénat lui-même.

Cette institution existe depuis 1867. C’est une excellente institution. Elle a servi tous les Canadiens et le gouvernement. Ce n’est toutefois pas un processus statique : il est dynamique. Il faut se tourner vers l’avenir. Il faut toujours se poser les questions suivantes : comment pourrions-nous faire mieux? Comment pourrions-nous collaborer davantage? C’est un travail d’équipe.

J’ai dit qu’il y avait trois lignes de défense. Le Comité de l’audit et de la surveillance n’est pas la première ligne de défense, mais la troisième. C’est une question importante. Comme je l’ai dit, il est important que nous collaborions tous à l’avenir.

Je ne voulais pas vous mettre dans l’embarras, sénateur. Je comptais poser la question au président du comité, mais il a terminé son intervention avant que je puisse prendre la parole. Peut-être que d’autres intervenants pourront aborder ce point dans leurs observations. Merci.

J’aurais dû poser la question, mais je suis heureux d’y répondre. Si quelqu’un d’autre souhaite le faire, n’hésitez pas.

Je pense que le sénateur Deacon s’exprimera à ce sujet, ainsi que d’autres sénateurs.

Honorables sénateurs, je prends la parole pour aborder un thème central du rapport annuel du Comité de l’audit et de la surveillance et pour souligner l’importance d’une planification réfléchie et structurée comme fondement d’une vérification et d’une surveillance rigoureuses au Sénat.

Depuis le début, le travail de notre comité repose sur les principes de l’intégrité, de l’indépendance, de la transparence et de la responsabilité. Ces principes constituent le fondement de notre travail depuis que j’ai proposé la création du comité au Sénat en 2019. D’ailleurs, j’étais président du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités lorsqu’il a été chargé d’examiner les recommandations du vérificateur général qui ont finalement abouti à la création du comité six ans plus tard.

Les principes seuls ne suffisent pas à renforcer une institution. C’est plutôt le cadre que nous construisons autour d’eux, et ce cadre commence par un plan, qui définit maintenant la fonction d’audit interne du Sénat. Ce plan n’est pas qu’une exigence administrative. C’est une pratique exemplaire conforme aux normes mondiales en matière d’audit interne. Il permet au Sénat de définir les risques à un stade précoce et d’agir de manière responsable en conséquence et il contribue à renforcer la confiance du public dans notre gouvernance.

Chers collègues, ce plan a été conçu par le dirigeant principal de la vérification en étroite collaboration avec l’Administration du Sénat et votre comité. Ensemble, nous avons évalué les huit facteurs qui définissent l’importance et l’exposition au risque dans l’ensemble des 85 éléments auditables au sein des fonctions relatives au corporatif, au juridique, au législatif et aux ressources humaines de l’Administration du Sénat. Ce plan est le fruit d’une démarche complète et rigoureuse et il garantit que la fonction d’audit interne ne repose pas sur des hypothèses, mais sur des preuves, des consultations et une compréhension systématique des domaines où l’institution est la plus exposée au risque.

Le résultat est un plan qui identifie les domaines où les audits internes peuvent apporter la plus grande valeur ajoutée, non seulement pour atténuer les risques, mais aussi pour améliorer l’efficacité opérationnelle, renforcer les contrôles internes et soutenir des pratiques administratives saines.

Le Comité de l’audit et de la surveillance considère ce plan comme étant une base pour son plan d’action. Comme nous le réexaminons chaque année, il évolue. Il est adapté aux risques émergents, aux changements organisationnels et aux nouveaux enjeux, de sorte que la fonction d’audit interne reste pertinente et orientée vers l’avenir.

Le rapport souligne également un point essentiel : la planification fonctionne seulement si l’institution s’investit pleinement. En misant sur le soutien des sénateurs, de l’Administration et de la fonction d’audit à l’égard des examens indépendants, les audits internes au Sénat en viendront à reposer sur une approche mieux coordonnée et plus efficiente par rapport aux coûts. Pour y arriver, il est essentiel que l’Administration fasse preuve d’ouverture. Sa volonté de partager des informations, de participer aux discussions et de soutenir le dirigeant principal de la vérification renforcera notre capacité à exercer une surveillance constructive.

Le rapport souligne également l’importance de la coordination constante entre le Comité de l’audit et de la surveillance et le Comité de la régie interne, des budgets et de l’administration, deux comités dont les mandats sont différents, mais complémentaires. Le Comité de la régie interne, des budgets et de l’administration gère l’administration, tandis que le Comité de l’audit et de la surveillance assure une surveillance indépendante. Une bonne communication entre ces deux comités est essentielle au maintien d’une fonction d’audit interne efficace.

L’importance des audits internes réguliers est l’un des thèmes récurrents du rapport. Les institutions à qui l’on confie la gestion de fonds publics doivent sans cesse examiner leurs systèmes, non seulement en réaction à des préoccupations, mais également dans le cadre normal d’une gestion responsable. Des audits réguliers permettent de détecter rapidement les problèmes, favorisent l’amélioration continue et garantissent une gestion proactive des risques plutôt que réactive.

Au fur et à mesure que la fonction d’audit interne continuera de se développer, le Sénat bénéficiera de plus en plus d’une garantie indépendante que les programmes, les systèmes et les processus décisionnels fonctionnent comme ils le devraient.

Chers collègues, le plan d’audit interne pluriannuel n’est pas qu’un simple document technique; c’est un plan détaillé pour une meilleure gouvernance. Il clarifie les risques, définit les priorités et établit une structure de surveillance. Il garantit que nos décisions seront fondées sur des données probantes, que nos vulnérabilités seront comprises et que nos activités s’amélioreront encore au fil du temps.

Il s’agit d’être proactif plutôt que réactif. Il s’agit de reddition de comptes, non seulement en théorie, mais également en pratique, et il s’agit de renforcer la confiance que nous voulons que les Canadiens aient envers cette institution.

Chers collègues, je souhaite maintenant la bienvenue à la sénatrice Saint-Germain à notre comité. Ses conseils et sa sagesse nous seront d’une grande aide. Enfin, je tiens à saluer M. Robert Plamondon et Mme Hélène Fortin, qui sont présents à la tribune. C’est un plaisir de travailler avec ces personnes alors qu’elles continuent de servir notre Sénat.

Merci.

Le sénateur Wells accepterait-il de répondre à une question?

Certainement, sénateur Downe.

Tout d’abord, je tiens à féliciter le sénateur Wells pour ses longues années de service dans ce comité. En tant qu’ancien président, il comprend, comme nous tous, la grande importance de ce comité, même si le sujet peut être ennuyeux et fastidieux; en tant qu’ancien membre, je le sais d’expérience. Cependant, le travail du comité est d’une importance cruciale.

Sénateur Wells, je me demande si vous pourriez répondre à la question suivante pour le Sénat : quel est le plus grand problème auquel le comité est actuellement confronté?

Je vous remercie de votre excellente question.

Nous rencontrons souvent des embûches — je ne les qualifierais pas de problèmes — dont nous devons discuter. Il y en a quelques‑unes. Je pense notamment à la division claire entre le Comité de la régie interne, des budgets et de l’administration et le Comité de l’audit et de la surveillance. Nous avons des tâches différentes, mais nous devons travailler ensemble. Parfois, même après cinq ans au sein du Comité de l’audit et de la surveillance, nous tâtonnons encore sur certains enjeux auxquels nous n’avions jamais fait face auparavant et pour lesquels il n’existe pas vraiment de précédent. Nous créons ces précédents au fur et à mesure.

L’autre chose que je voudrais mentionner, c’est que le Comité de l’audit et de la surveillance est là pour aider le Sénat. Nous ne sommes pas un comité d’audit au sens classique du terme, comme les auditeurs de l’Agence du revenu du Canada qui font tout de suite monter votre pression d’un cran. Encore là, je ne dirais pas que c’est un problème, mais c’est une perception dont nous devons tenter de venir à bout. Nous voulons être proactifs afin d’améliorer les systèmes qui régissent notre institution et de les rendre plus efficaces et, bien sûr, d’utiliser à bon escient l’argent que nous confient les Canadiens.

Je remercie les âmes vaillantes qui sont restées jusqu’à la toute fin. Mon discours est celui que vous attendiez, le dernier de l’après-midi, et je vous invite à y prêter attention. Il en vaut la peine.

Honorables sénateurs, j’ai l’honneur d’être membre du Comité de l’audit et de la surveillance, avec les sénateurs Klyne, Loffreda et David Wells. Je suis reconnaissant de pouvoir bénéficier de l’expérience et des connaissances de deux membres externes extraordinaires, Hélène Fortin et Bob Plamondon. J’apprends à leur contact à chaque réunion. C’est formidable de disposer de leurs références externes. Grâce à l’expérience qu’ils apportent, ce que nous faisons au Sénat est à la hauteur des attentes du secteur privé, du secteur public et de celui des organismes sans but lucratif.

Actuellement, le rôle et l’intérêt de notre comité sont très peu connus au Sénat. C’est surtout parce que la route a été longue pour mettre en place cette fonction d’audit interne. Je félicite le sénateur David Wells, comme on l’a déjà dit, et d’anciens membres d’avoir persévéré les premiers temps. Ce rapport annuel marque le moment où la fonction d’audit interne du Sénat a atteint un niveau de maturité tel que nous pouvons commencer à récolter les fruits de ce travail.

Chers collègues, je compare la fonction d’audit interne à celle du navigateur d’un navire. Ce navire, c’est le Sénat. Alors que le capitaine, en l’occurrence les sénateurs, décide de la destination et pilote le navire, et que l’équipage, c’est-à-dire l’Administration du Sénat, entretient les principaux systèmes du navire, le rôle du navigateur est de fournir des données objectives, de tracer la route et de suivre les progrès, ainsi que d’anticiper les risques pour que notre navire puisse arriver à bon port efficacement et en toute sécurité.

Comme j’étais autrefois entrepreneur dans le domaine de la technologie, je suis réputé pour remettre en question la rapidité des progrès au Sénat. Cela s’applique également à mon travail au sein du comité de l’audit et de la surveillance.

Cependant, je suis extrêmement reconnaissant pour les bases solides qui ont été établies. En effet, l’audit interne est essentiel pour garantir que les 85 unités d’exploitation du Sénat fonctionnent de manière efficace et économe, en produisant des avantages et des résultats mesurables et en assurant une gestion fiable des risques.

Jusqu’à présent, au cours de l’exercice financier actuel, le comité a approuvé le rapport final d’un examen de l’analyse des données contractuelles. Il s’agit de l’examen des données relatives aux activités d’approvisionnement du Sénat sur une période de cinq ans. Nous avons également examiné les résultats préliminaires d’un rapport général comparant les tendances en matière de dépenses du Sénat à celles d’autres organes parlementaires. À l’avenir, nous avons l’intention de concentrer un prochain audit sur la manière dont la gestion des risques, les contrôles internes et la gouvernance contribuent à l’efficacité des activités du Sénat.

De plus, nous avons l’intention de revoir — et vous devez prêter attention ici, car c’est important — le cadre de gouvernance, d’administration et d’approbation des dépenses des sénateurs, y compris l’utilisation d’Unit4. Une révision du cadre de gouvernance du Sénat est également prévue; toutefois, le calendrier de chacun de ces projets dépend des décisions relatives aux ressources, et je pense que cela répond à l’une des questions posées par le sénateur Downe.

À l’instar d’un bon navigateur, nous sommes organisés de manière indépendante pour étudier la situation et évaluer les progrès. Nous sommes prêts à repérer les dangers et les autres risques. Notre travail consiste à cerner les risques existants et nouveaux afin qu’ils puissent être gérés avant qu’une situation d’urgence ne survienne. Il vaut toujours mieux gérer les risques que gérer les crises.

En tant que comité, nous assumons nos responsabilités et nous sommes impatients de vous présenter tout ce que le Comité de l’audit et de la surveillance peut accomplir. Je tiens à vous remercier et j’espère que vous vous joindrez à notre comité pour adopter ce rapport. Félicitations! C’est la fin de l’après-midi. Merci, chers collègues.

Honorables sénateurs, si aucun sénateur ne demande à intervenir, nous allons considérer que le débat est terminé.