Propose que le rapport soit adopté.

— Honorables sénateurs, j’ai le plaisir de vous parler aujourd’hui du quinzième rapport du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration.

Ce rapport recommande une modification au chapitre 2:06 du Règlement administratif du Sénat. La modification proposée préciserait la marche à suivre par l’Administration du Sénat lorsque, en réponse à une demande présentée en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, une institution fédérale donne avis de son intention de communiquer des documents ou renseignements touchant les affaires du Sénat.

L’article 16 du chapitre 2:06 prévoit actuellement que l’Administration du Sénat peut présenter des observations relativement à de tels avis, mais il ne donne aucun détail sur qui devrait être informé de l’avis ou consulté dans la préparation de ces observations.

Ce manque de clarté dans la procédure à suivre peut entraîner des difficultés étant donné le court délai de réponse, qui est généralement de 20 jours. La modification proposée permettrait de déterminer qui doit être avisé et consulté, et à quel moment.

Aux termes des nouvelles dispositions proposées, tout sénateur, agent supérieur du Sénat, président de comité ou ancien sénateur qui pourrait être touché par la divulgation envisagée de documents ou de renseignements devrait en être avisé avant que le greffier ne présente des observations au responsable de l’institution fédérale.

La modification proposée présente les facteurs à prendre en considération lorsque le greffier estime qu’il y a lieu de présenter des observations concernant des documents ou des renseignements faisant partie des délibérations d’un comité du Sénat et qui sont donc assujettis au privilège parlementaire.

La modification proposée préciserait également que le greffier ne refuserait pas la communication des documents de comité publiés ou accessibles au public, mais qu’il devrait toujours refuser la divulgation de tout document ou renseignement qui fait partie de délibérations à huis clos, sauf si leur divulgation est autorisée par les autorités compétentes. Pour les documents qui ne relèvent pas de ces deux catégories — les documents qui ne sont ni publics ni liés à des délibérations à huis clos, mais qui sont tout de même protégés par le privilège parlementaire —, le greffier consulterait le comité dont les délibérations sont visées par l’avis. Si les documents font partie de délibérations d’un comité qui remontent à une session parlementaire antérieure, le greffier consulterait le comité successeur, s’il en existe un. Dans le cas où il n’y a pas de comité successeur, notamment en période de dissolution, le greffier consulterait le Président avant de présenter des observations à l’institution fédérale.

Je souligne que le greffier ne pourrait en aucun cas lever le privilège parlementaire. Le greffier pourrait simplement refuser, ou non, selon le cas, la divulgation et rappellerait toujours que le privilège parlementaire n’est pas levé.

Une fois encore, ces changements visent à garantir que le greffier sait clairement qui doit être conseillé ou consulté dans le cadre de ce processus et à quel moment. Nous espérons que cela aidera le greffier à respecter les échéances serrées pour préparer ces observations.